Kennisbank Youforce Portaal

Het beste kun je de autorisaties opbouwen als een pyramide. De autorisaties worden vanaf onderaan de pyramide opgebouwd.   Je begint met in autorisatiebeheer de rechten toe te kennen die alle gebruikers van Youforce moeten hebben. Denk aan de rechten op bijvoorbeeld het eigen personeelsdossier. Dit profiel kan bijvoorbeeld bestaan uit   Maar waarschijnlijk hebben medewerkers met een actief dienstverband méér functionaliteiten in Mijn Youforce nodig. Daarom voeg je de volgende laag toe:     In het profiel voor alle actieve medewerkers voeg je aanvullende rechten toe. Dit zijn dus rechten die bovenop de groep 'alle gebruikers' komen. Denk aan:     Daarnaast onderscheid jouw organisatie in HR Core Beaufort één of meerdere rollen. Een veel voorkomende rol is de rol 'manager' (MGR).  Ook deze laag voeg je toe.   In het profiel voor manager (of andere rol) voeg je aanvullende rechten toe. Dit zijn dus rechten die alleen gebruikers met die rol moeten hebben. Denk bijvoorbeeld aan: Naast de rol manager kan het goed dat je andere rollen hebt vastgelegd. Denk bijvoorbeeld aan de rol van 'salarisadministratie'. Een dergelijke rol heeft hele andere toegangen nodig dan andere gebruikers. Een salarisadministrateur heeft bijvoorbeeld toegang tot:   Tot slot maak je de pyramide compleet. Er zijn altijd een aantal gebruikers binnen jouw organisatie die uniek zijn. Deze krijgen op gebruiker niveau rechten.    Deze specifieke gebruikers krijgen specifieke rechten. Dit kunnen bijvoorbeeld de functioneel beheerders zijn. Rechten die veel beheerders zullen krijgen zijn bijvoorbeeld: Worden de autorisatie ingericht volgens bovenstaande stappen? En bestaat jouw organisaties uit de volgende 'soorten' gebruikers: Alle gebruikers Alle actieve medewerkers Managers (op basis van rol in HR Core Beaufort) Back-up managers (op basis van rol in HR Core Beaufort) HR Professionals (op basis van rol in HR Core Beaufort) Salarisadministratie (op basis van rol in HR Core Beaufort) Beheerders (op basis van specifieke gebruikers) Dan bestaan autorisatiebeheer uit totaal 7 regels, zoals hieronder  

Hieronder volgt een handige checklist voor de te nemen stappen in het inrichten van Autorisatiebeheer en Mijn Youforce.   Voordat je begint, zorg dat je alle informatie hebt doorgenomen op de community of meld je aan voor de workshops:   Schrijf je in voor de workshops ‘Autorisatiebeheer’ en ‘Mijn Youforce’ waarin we je stap voor stap meenemen in de inrichting.  Kun je niet aanwezig zijn bij de workshops, dan hebben we ook de volgende documentatie om je te helpen:   Terugkijken workshops Uitleg opbouw Autorisatiebeheer Handleiding Autorisatiebeheer Best Practice Autorisatiebeheer Welk recht in Autorisatiebeheer geeft toegang tot welk proces in Mijn Youforce? E-learning Autorisatiebeheer Handleiding Mijn Youforce Best Practice Mijn Youforce    

In Autorisatiebeheer hebben we een aantal verschillen in de benamingen in vergelijking met Toegangsbeheer. Een reden hiervoor kan zijn dat de modules in Toegangsbeheer verwijzen naar een recht in Autorisatiebeheer. Om de overstap naar Autorisatiebeheer zo makkelijk mogelijk te maken hebben we deze verschillen voor je op een rij gezet.    De modules die één op één zijn overgenomen qua benaming worden niet in deze lijst opgenomen.    Module in Toegangsbeheer Module in Autorisatiebeheer Recht in Autorisatiebeheer Declaraties indienen en controleren Declaraties Declaraties indienen en controleren Digitale handtekening extended Digitale handtekening Toegang tot Digitale handtekening extended Managementinf. - Export Service Beaufort Online Managementinformatie Toegang tot Rapportages Managementinfo - Ad-hoc Rapportages Managementinformatie Toegang tot Ad-hoc Rapportages Managementinfo - Dashboardmodule [Beheer] Managementinformatie Beheer Autorisaties Mijn Taken Deze vervalt. De inbox is voor alle gebruikers beschikbaar in Mijn Youforce     Personeelsdossier - Medewerker Medewerker dossier Toegang tot personeelsdossier Proforma Advanced Proforma Toegang tot Proforma Advanced Salarisdossier - Medewerker (GEMAL) Medewerker dossier Toegang tot salarisdossier Salarisdossier - Professional (Gemal) Salarisdossier Gemal Toegang tot Salarisdossier Gemal Configuratie declaraties Declaraties Configuratie declaraties Configuratie gewerkte dagen Gewerkte dagen Configuratie gewerkte dagen Configuratie profiel Profiel Configuratie profiel Configuratie ziekteverzuim Ziekteverzuim Configuratie ziekteverzuim Huisstijlkenmerken beheren Mijn Youforce Configuratie huisstijl Payroll Payroll Gemal Direct Toegang tot Payroll Gemal Direct Personeelsdossier - Autorisatie Personeelsdossier Autorisatie Personeelsdossier Personeelsdossier - Configuratie Personeelsdossier Configuratie Personeelsdossie Raet Betalingsverkeer Module Betaalmanager Toegang tot Betaalmanager Raet Betalingsverkeer Module Beheer Betaalmanager Toegang tot Betaalmanager UPA Aangifte Monitor Toegang tot UPA Werving en selectie EasyCruit Toegang tot Werving en Selectie

Binnen Mijn Youforce hebben jullie de mogelijkheid om een eigen banner toe te voegen. De banner gaat op verschillende plekken gebruikt worden binnen Mijn Youforce. De grootte van de afbeelding is niet overal gelijk en daarom hebben we hier een aantal richtlijnen voor jullie.  Doel Banner Het doel van deze banner is om de uitstraling van jullie organisatie in mijn Youforce naar voren te laten komen. Niet alleen zal de banner gebruikt worden binnen Mijn Youforce maar deze zal in de toekomst ook gebruikt worden voor de Youforce app. Om jullie mee te nemen hoe de banner zal worden toegepast in Mijn Youforce verdelen we het in twee secties:  Sfeerimpressie/foto  Abstracte huisstijl Formaat banner: De banner in Mijn Youforce heeft als afmeting 880 * 200 Pixels maar deze afmetingen zijn niet gelijk aan bijvoorbeeld die van de Youforce app, om deze reden raden we je aan om een iets hogere afbeelding te nemen. We ondersteunen de volgende formats: png, jpeg, tiff.  Sfeerimpressie/foto   Kort samengevat: Tips voor sfeerfoto banner Zorg ervoor dat het onderwerp op de foto niet teveel is ingezoomd Zorg dat het onderwerp, bijvoorbeeld personen, in het midden van de afbeelding staan Zorg dat er genoeg ruimte is boven en onder het onderwerp op de foto zodat wij deze op verschillende plekken kunnen gebruiken Zorg dat je rechten hebt om de afbeelding te gebruiken (copyright) Houdt rekening met het eindresultaat zodat hier geen tekst of het onderwerp van jouw foto wordt overschreden Toelichting Sfeerimpressie/foto Foto 1: zorgmedewerker met cliënt De eerste is qua personen op de foto erg ingezoomd. Hierdoor zie je dat de personen worden afgesneden en kan het dus zijn dat je niet de kern erop krijgt van wat je zou willen tonen. Mocht je graag een foto willen toevoegen met personen, dan raden wij aan dat deze persoon meer uitgezoomd zijn, zoals op foto 2.    Foto 2: vrolijk ouder stel Voor de tweede foto zijn de personen op de foto veel meer uitgezoomd. Dit is in dit geval goed zichtbaar en krijg je een goed beeld van dit sfeerbeeld. In principe is het dus beter als het onderwerp op de foto wat minder ingezoomd is en dat deze zich voornamelijk in het (rechts) midden van de afbeelding plaatsvinden.    Ook bij beide foto’s zie je dat er een deel wordt afgesneden. Zorg er in dit geval voor dat er genoeg ruimte is boven en onder het onderwerp op de foto zodat wij deze op verschillende plekken kunnen gebruiken Abstracte huisstijl  Kort Samengevat: Tips voor abstracte huisstijl banner Zorg dat er genoeg ruimte is boven en onder het onderwerp op de foto zodat wij deze op verschillende plekken kunnen gebruiken Logo’s en tekst kunnen het beste aan de rechterkant van de banner worden geplaatst (zie eindresultaat) Houd de linkerkant van de banner rustig, bijvoorbeeld door een egaal kleurvlak.  Toelichting abstracte huisstijl In principe kan je zelf bepalen hoe jouw banner eruit ziet. Hierbij een voorbeeld van een abstracte huisstijl banner: Formaat afbeelding In het voorbeeld hierboven zie je dat we een deel van de afbeelding afsnijden (de rode vlakken laten zien wat we afsnijden).  In principe is het dus goed om een iets grotere/hogere afbeelding te hebben zodat de banner goed zichtbaar blijft, ook als deze op verschillende plekken en schermen wordt getoond. Design banner Je ziet in de afbeeldingen  aan de linkerkant de huidige situatie hoe jouw banner er op dit moment uit zal komen te zien. In de toekomst willen we een begroeting inclusief naam, zoals goedemiddag Lotte, toevoegen zoals afgebeeld aan de rechterkant op de afbeeldingen. Zorg dus dat je in principe aan de linkerkant geen tekst hebt staan, zoals hierboven in de afbeelding. Hieronder in de afbeelding zie je dat zodra je tekst toevoegt aan de linkerkant, dat deze in de toekomst zal worden overschreden door de begroeting.  Logo Zoals we in de voorbeelden hebben getoond zijn er twee designs van de banners. De linkerkant laat de huidige banner zien. Deze toont nog niet het logo inclusief de welkomsttekst. De banners aan de rechterkant van de voorbeelden tonen wel het logo en de welkomsttekst. Dit zal uiteindelijk het eindresultaat zijn van de banner binnen Mijn Youforce. Dit zullen wij in de loop van 2024 realiseren.     

Als je Mijn Youforce gaat gebruiken zonder inrichting krijg je toegang tot de volgende variant van Mijn Youforce. Dit noemen we ook wel de Applicatieweergave.      Om het optimale rendement uit Mijn Youforce te halen, richt je als beheerder je eigen categorieën in voor HR voor anderen en Persoonlijk.  Op de beheer pagina creer je deze categorien en voeg je daarin de processen toe. Het voordeel is dat gebruikers zo niet meer eerst naar Self Service  hoeven te navigeren maar gelijk vanuit Mijn Youforce de processen kunnen starten. Denk bijvoorbeeld aan 'verlof aanvragen'.      Op die manier worden de processen en categorieën in Mijn Youforce als volgt zichtbaar: *De procesweergave is alleen beschikbaar voor klanten met Beaufort Online. 

We krijgen soms vragen of de inbox ook een handige vervanger is voor Self Service Te doen voor HR Professionals. Dat is een terechte vraag. Ik neem je in dit artikel mee in de mogelijkheden.    De huidige situatie betreft alle notificaties voor jou als gebruiker, dus ook als HR professional ontvang je al jouw notificaties in de inbox en kan je ze vanuit daar direct afronden. Toch weten we dat het aantal notificaties van de HR professionals erg veel is en om die reden kan het voor de HR professional van toegevoegde waarde zijn om toch Self Service Te doen beschikbaar te stellen.    Hieronder neem ik je mee in de mogelijkheden die je daarvoor hebt binnen Mijn Youforce. We hebben hiervoor twee opties om dit beschikbaar te stellen: Je kan deze groep gebruikers het recht ‘toegang tot Self Service voor anderen’ toekennen in autorisatiebeheer. Daarna voeg je het proces 'Self Service' toe aan een categorie onder HR voor anderen (bijvoorbeeld ‘Contact mutaties’). Op Mijn Youfroce kan men dan naar HR voor anderen gaan en door middel van zoeken of door te klikken op de categorie alsnog navigere naar Self service. Mocht je hiervoor kiezen, dan zullen alle gebruikers met het tabblad HR voor anderen en het recht tot Self Service voor anderen dit proces beschikbaar hebben. Of Je kent deze groep het recht ‘toegang tot Self Service professionals’ toe in autorisatiebeheer. Op Mijn Youforce gaan zij naar het tabblad beheer en kunnen door middel van zoeken naar Self Service naar Self Service navigeren. Op het tabblad beheer kan Self Service tevens gevonden worden in de categorie 'HR & arbeidsvoorwaarden'. Het voordeel hiervan is dat managers niet onnodig ook de link naar Self Service krijgen op HR voor anderen.   Hopelijk helpt dit jullie in de keuzes rondom het beschikbaar stellen van Self Service Te doen voor HR professionals. 

Je hebt al je autorisaties ingericht in Autorisatiebeheer en nu?  Je begeeft je nu in een hybride situatie. Met de huidige inrichting zijn de autorisaties van Autorisatiebeheer alleen zichtbaar in Mijn Youforce. Voor Youforce Portal en Home is Toegangsbeheer leidend voor de autorisaties.   Let op: als je Autorisatiebeheer nog niet leidend hebt gemaakt op 1 december, zal Toegangsbeheer leidend worden voor jouw autorisaties in Mijn Youforce. Wanneer Toegangsbeheer leidend is heb je alsnog Autorisatiebeheer nodig voor Youforce Reporting, de Youforce App en bestandsuitwisseling.    Waarom kan ik mijn autorisaties niet op één plek vastleggen?  Gelukkig kun je je autorisaties wel op één plek vastleggen, maar daarvoor moet je Autorisatiebeheer leidend maken. Zodra Autorisatiebeheer leidend is, heb je Toegangsbeheer niet meer nodig en Autorisatiebeheer wordt leidend voor Youforce Portal, Home en Mijn Youforce.    Hoe kan ik Autorisatiebeheer leidend maken?  Je kan heel gemakkelijk aanvragen om Autorisatiebeheer leidend te maken. Ga hiervoor naar Mijn Visma | Raet en selecteer Youforce (Portal). Kies voor ‘Maak Autorisatiebeheer leidend voor autorisaties Youforce’. Vul vervolgens de datum vanaf wanneer je wilt dat Autorisatiebeheer leidend te maken. Vervolgens verzend je de aanvraag. Let op: kies een datum die jouw organisatie het beste schikt. Kies altijd een datum een paar dagen in de toekomst, niet vandaag, zodat wij als Visma|Raet rekening kunnen houden met de door jouw gewenste datum.     Zodra we voor jouw omgeving Autorisatiebeheer leidend hebben gemaakt, krijg je hiervan bevestiging in jouw aanvraag. Vanaf dat moment ben je live met Autorisatiebeheer en kan je Toegangsbeheer niet meer gebruiken. Je kunt de autorisaties in Toegangsbeheer nog wel inzien. Maar aanpassingen in de autorisaties van Toegangsbeheer worden niet meer verwerkt. 

Om de veiligheid van uw en onze systemen en gegevens beter te kunnen waarborgen zijn wij genoodzaakt enige beperkingen te stellen aan de naamgevingsconventie voor bestanden die worden ingezonden naar Youforce m.b.v. IBU, Bestandsuitwisseling en File API (bv Powershell scripts). Vanaf heden zijn bij de naamgeving van in te zenden bestanden alleen de volgende karakters toegestaan: Alle alfanumerieke karakters: Letters (klein en hoofd) en Cijfers underscore (_), min-teken (-), punt (.), komma (,), dollar-teken ($) en ronde haakjes ( en ). Spatie Tevens zijn de volgende bestand-extensies NIET meer toegestaan: action,apk,app,asa,asax,asp,axd,bat,bin,cer,cfc, cfm,cgi,cmd,com,command,cpl,csh,css,dbm,dll,do, exe,gadget,htm,html,inc,inf,ins,inx,ipa,isu,jar, job,js,jse,jsp,jsv,jsw,jsx,ksh,lnk,msc,msi,msp, mst,osx,out,paf,phar,php,php2,php3,php4,php5,php6, php7,phps,pht,phtm,phtml,pif,pl,prg,ps1,rem,reg, rgs,run,scr,sct,shb,shs,shtml,swf,u3p,vb,vbe,vbs, vbscript,workflow,ws,wsf,wsg,wss,xap   LET OP! Bij inzenden met Bestandsuitwisseling en File API (powershell scripts) krijg je direct een foutmelding als je het bestand probeert in te zenden. Bij IBU lijkt het bestand echter normaal ingezonden, echter wordt het bestand verderop in onze systemen afgekeurd. We kunnen voor deze afkeuring helaas geen terugkoppeling geven, maar het bestand wordt niet afgeleverd op de gewenste bestemming.

Op deze pagina vind je alle gestelde vragen tijdens workshop Mijn Youforce. We hebben de vragen zoveel mogelijk proberen te groeperen per onderwerp:    Autorisaties Ik krijg toegang geweigerd als ik naar mijn.youforce.com ga. Hoe kan ik toegang krijgen? Neem contact met jouw CSM op om te zorgen dat jij toegang krijgt tot Mijn.Youforce.com.   Kunnen we de huidige authorisatie die in YF is ingericht meenemen? Als je hiermee doelt op de autorisaties in Toegangsbeheer, dan kan dit niet. Mijn Youforce werkt samen met Autorisatiebeheer. Dit hebben we ook toegelicht in de Workshop aan de slag met Autorisatiebeheer. Heb je deze gemist? Je kunt deze terug kijken op de community.    Ik kan autorisatiebeheer niet vinden onder het tabblad beheer. Hoe kan ik die toevoegen? In principe zou de link naar autorisatiebeheer te vinden moetn zijn onder het tabblad beheer. Mocht dat niet het geval zijn, dan zou je eerst even kunnen kijken of je de tegel hebt in het oude portaal. Mocht dat ook niet het geval zijn, log dan een ticket bij het Service Center om toegang te vragen voor Autorisatiebeheer.    Na het inloggen in Mijn.youforce.com ga ik naar het tabblad beheer. Als ik zoek op 'configuratie links' dan zie ik het proces 'configuratie links Mijn Youforce' niet. Hoe kan ik zorgen dat ik toegang krijg? Matthias legt dit uit tijdens de webinar. Check de opname om dit terug te kijken. Hier ook nog even de korte uitleg: Je zult hiervoor in autorisatiebeheer de beheerdersgroep toegang moeten geven tot 'configuratie links'. Deze staat onder applicatie Mijn Youforce.     Kan ik vanuit een andere autorisatie kijken in Mijn Youforce? Nee, je kan alleen datgene zien waar je zelf rechten toe hebt. Je zou voor het testen een pilotgroep aan kunnen maken of misschien voor jezelf extra gebruikers aanmaken met bepaalde rechten.    Ik zie niet alle tegels die ik in Toegangsbeheer heb toegevoegd, hoe kan dit?  Dit is afhankelijk van jouw inrichting in Autorisatiebeheer. Mijn Youforce kijkt op dit moment alleen naar Autorisatiebeheer voor jouw autorisaties. Wanneer je Autorisatiebeheer hebt ingericht dan zul je ook de andere processen en tegels zien URL  Hoe krijg ik de nieuwe look en feel te zien? Als je inlogt in mijn.youforce.com zul je automatisch de nieuwe look and feel te zien krijgen.    Ik kan niet inloggen omdat mijn gebruikersnaam niet te vinden is Je kunt dezelfde gebruikersnaam gebruiken als waarmee je inlogt met portal.youforce.com of via admin.youforce.com. Is het inmiddels gelukt?   Als je het ingericht hebt blijft de link hetzelfde toch? Dan pakt het toch automatisch de versie met configuratie?  Ja de link mijn.youforce.com blijft hetzelfde. Door de switch Proces weergave te activeren bepaal je of je de applicatieweergave of de procesweergave van Mijn Youforce ziet.    Betekent dit dat inloggen (buiten SSO) alleen via mijn.youforce.com kan ipv portal.youforce.com ? Om met mijn Mijn Youforce te kunnen werken wordt de nieuwe URL om in te loggen inderdaad mijn.youforce.com. Op termijn zal portal.youforce.com en daarmee ook de oude portal gaan vervallen.    Waarom opent alles in een nieuw tabblad? is dat in te stellen dat alles in 1 scherm blijft? In het verleden waren er sommige modules die openden in hetzelfde scherm (zoals Self Service) in een tabblad (zoals HR Core Beaufort) of in een nieuw venster (VerzuimManagement). Om MijnYouforce logischer te maken hebben we er voor gekozen om altijd een nieuw tabblad te openen voor ieder proces/module. Dat maakt het voor gebruikers logischer in gebruik." Rolswitch  Ik word steeds met mijn persoonlijke account ingelogd en kan niet switchen naar mijn rol professional? Wanneer je een Youforce account hebt waarbij medewerker en professional gekoppeld zijn, dan hoef je niet te switchen. Door middel van het gebruiken van de tabbladen zie jij de processen voor die verschillende rollen. Onder persoonlijk vind jij al jouw medewerker processen en onder beheer vind jij alle processen als applicatiebeheerder.    Ik begrijp dat je HR voor anderen ook kan gebruiken voor processen van professionals, bv. de salarisadministratie. Daar werken we nu met een handmatig aangemaakt IC-account met certificaat naast het automatisch aangemaakte medewerkeraccount. Het zou fijn zijn als alles gestart kan worden vanuit dit automatische medewerkeraccount. Als dat kan, is het dan nog nodig om een certificaat aan te maken? Verder zie ik dat je ook vanuit Autorisatiebeheer rollen kunt aanmaken. Wanneer doe je dat in Beaufort en wanneer in Autorisatiebeheer? Met Mijn Youforce kun je gebruik maken van één account voor de medewerker en de professional. Het is daarbij wel nog nodig om een certificaat aan te maken, omdat we daarmee zien dat de gebruiker professional is. In Autorisatiebeheer kun je geen rollen aanmaken. De rollen uit Autorisatiebeheer komen uit Beaufort.    Met Mijn Youforce kun je gebruik maken van één account voor de medewerker en de professional. Het is daarbij wel nog nodig om een certificaat aan te maken, omdat we daarmee zien dat de gebruiker professional is. Geldt dat ook voor beheerders?  Ja, dit geldt voor alle gebruikers. Het kan zijn dat als een beheerder een 'level 2' applicatie opent, er nogmaals wordt gevraagd om even te verifiëren met PingID zodat we zeker weten dat jij het echt mag openen.    Je hebt nu enkel de rol 'hr voor anderen'. krijg je dan alle rechten te zien van alle rollen door elkaar? nu kun je de afdelingen verdelen over verschillende rollen. wij maken hier gebruik van mbv back up managers Onder HR voor anderen zie je inderdaad alle rechten die je hebt om HR taken voor anderen uit te voeren HR voor anderen Ik zie het tabblad HR voor anderen niet. Ik ben even kwijt hoe ik ervoor zorg dat ik deze optie te zien krijg in mijn youforce? Er zijn twee opties waardoor je het tabblad niet kan zien. 1. Over het algemeen heb je als beheerder geen rol als manager. De rechten die je gekoppelt hebt aan die rol, zul je daardoor ook niet terug zien in Mijn Youforce. Check hiervoor ook even de uitleg rondom de pyramide van autorisatiebeheer.  2. Het kan zijn dat je wel deze rechten hebt in de processen van Self Service of in autorisatiebeheer die op hr voor anderen zichtbaar zouden moeten zijn. Dan kan je controleren of je op de pagina 'configuratie links mijn youforce' of je onder HR voor anderen categorieën hebt gekoppeld en daaraan ook processen hebt toegvoegd (waar je recht op hebt om te zien).   Wat is functie Flex Benefits voor anderen? Flex Benefits voor andere is de toegang tot de module Flex Benefits, maar is zichtbaar op de tab in Mijn Youforce HR voor anderen. Dit is de plek waar de manager bijvoorbeeld de taken voor een ander op kan pakken. Categorieën Waarom voeg je bij HR voor anderen Declaraties toe? Bij ons worden deze alleen ingediend door de medewerker.  In de  declaratie module kan je stappen inbouwen om goed te keuren. Degenen die moeten goedkeuren zijn over het algemeen managers of salarisadministrateurs. Wij voegen onder declaraties het proces: declaraties in bulk controleren zodat bijv. de manager alle declaraties van zijn team tegelijk kan goedkeuren.    Kun je de naam van een categorie achteraf nog aanpassen? Nee, helaas niet. Je kan wel processen verwijderen of toevoegen maar het wijzigen van de naam is momentele niet mogelijk. Hiervoor zul je de categorie dus moeten verwijderen en weer toevoegen. Er bestaat een idee op de community waar je op zou kunnen stemmen   Ik zie niet alle aangemaakte categorieën terug bij HR voor anderen en Persoonlijk. Terwijl ik hier wel autorisatie voor heb.  Als je een categorie hebt toegevoegd maar nog geen processen hebt toegevoegd aan de categorie, dan zal de categorie ook niet getoond worden.  Processen Moet je bij meerdere rollen in een proces het proces bekend maken bij zowel HR voor anderen als Persoonlijk? Ja, in principe is het de bedoeling dat je per tabblad aangeeft welke processen zichtbaar zullen zijn. Mocht er dus inderdaad een Self Service proces zowel ingediend kunnen worden door de medewerker maar ook door de manager en salarisadminstrateur dan zul je het proces moeten toevoegen HR voor anderen (2x) en aan persoonlijk.    Kan je de volgorde van weergeven ook beinvloeden bij de processen? Op dit moment kun je de volgorde nog niet beinvloeden. Het wordt getoond op alfabetische volgorder voor de eindgebruiker. Mocht je dit graag willen kunnen, stem dan op dit idee.    Zijn de processen voor Flex Benefits straks wel te benaderen via iPad? We zullen op dit moment niets aanpassen aan de werking van de processen. Dit zal dus blijven zoals het nu ook werkt.    Kunnen de processen vanuit Verzuimmanagement 2.0, dus de Dotweb cloud ook toegevoegd worden? Op dit moment zijn de zogenaamde deeplinks, de links naar rechstreekse processen, beschikbaar voor Self Service en voor Flex Benefits. Voor verzuim 2.0 is alleen toegang tot de applicatie beschikbaar. Je kunt wel met zoektermen het de gebruikers gemakkelijker maken om snel bij het proces uit te komen.    Hoe krijg je een overzicht van alle processen, zodat je zeker weet dat je niets vergeet om aan te bieden via de links? We hebben geen overzicht vanuit de configuratie links Mijn Youforce. Wel kan je natuurlijk checken of je alles hebt toegevoegd vanuit het inrichtingsrapport vanuit Self Service (en dan filteren op uitsluiten startmenu 'nee').    Als je nu controleren declaraties toevoegt, werkt dit dan wel op al onze eigen declaratieworkflows die wij hebben die niet standaard visma flows zijn? Ik vind dit nog erg verwarrend. Als je dit nu toevoegt dat geldt het voor de declaraties vanuit de nieuwe declaratie module.Dit gaat nog niet over de declaraties in Self Service. Self Service Processen Ik zie bij toevoegen van processen twee nieuwe medewerker. Hoe weet je welke juist is? In dit Kennisartikel leggen we je verder uit hoe dit werkt en wat je het beste kan doen.    Klopt het dat niet alle workflows die je in selfservice hebt hier zichtbaar zijn om als proces te kiezen? Je zou alle workflows die een startactiviteit hebben en actief zijn moeten zien om te kunnen koppelen.   Zitten niet actieve workflows vanuit HRSS ook in de keuzelijst processen? Nee, deze zijn uitgesloten.   Hoe zie ik het archief in Self Service? Je kunt bij processen de module Self Service toevoegen en dan kan je de applicatie benaderen zoals je dat nu gewend bent. Op die manier kan je ook archief benaderen. Tevens werken we er nu aan om ervoor te zorgen dat Gedaan/Archief zichtbaar wordt onder HR voor anderen.    Hoe weet je of voor een gekoppeld proces de deeplink al werkt? Dit kun je testen door erop te klikken. Als het goed is wordt je vanuit Mijn Youforce doorgelinkt naar het juiste proces binnen Self Service en Flex Benefits.   In Home kun je je eigen favorieten binnen Self Service toevoegen. Kan dit straks ook binnen Mijn Youforce, zodat je een aantal processen vast kunt zetten, onafhankelijk van "recent gebruikt"? Op dit moment is dit nog niet mogelijk. Maar je kunt dit idee delen op ons ideeën portaal. Wij zullen dan onderzoeken of we dit aan Mijn Youforce toe kunnen voegen.   Ik zie ook Gedaan onder de processen staan. Is het handig om ook die toe te voegen aan Persoonlijk? Dat is een eigen keuze. Als je jouw medewerkers toegang wilt geven aan de lijst gedaan van HRSS dan kun je deze toegang geven door het proces toe te voegen. Autorisaties directe links Ik heb onder Persoonlijk de categorie "Individueel Keuzebudget" ingericht met 3 processen (fiets, vakbondscontributie en Flex Benefits), maar ik zie deze niet terug onder "Persoonlijk". Hoe kan dit? Zijn dit wellicht processen in de app? Voor de processen van Flex Benefits kijken we naar de rechten binnen de Flex Benefits, dus afhankelijk van wat er in jouw flex package zit zal getoond worden.  Inbox Wanneer worden de notificaties gesplitst in HR voor anderen en Persoonlijk. Nu staat alles bij elkaar. Voor PSA-medewerkers ondoenlijk om hun persoonlijke processen te herkennen. We zullen stap voor stap de inbox verder gaan verbeteren. Hiervoor moeten ook achter de schermen nog een aantal zaken worden aangepast. Zodra die zijn uitgevoerd kunnen we volgende stappen zetten, wij houden jullie daarvan via de community en pilot groep op de hoogte. Mocht jij dit idee ook graag willen zien binnen de inbox, stem dan op dit idee.    Wij lopen er tegenaan dat de actieve signalen uit HR Core die alleen bij de inbox terecht komen niet afgehandeld kunnen worden. Is dat een bekend issue? Dit is niet bij ons bekend en wij hebben hier tot op heden nog geen issues van ontvangen. Zou je een support ticket willen aanmaken in het Service Center. Dan kunnen we kijken naar jouw specifieke situatie.   Kan ik ook zoeken in de ''Inbox''? naar bijvoorbeeld een medewerker of een formulier soort.  We zullen de functionaliteiten geleidelijk aan uitbreiden en dit ook via de community aangeven. Feedback is welkom, we zien jouw idee graag tegemoet op:  https://community.visma.com/t5/Ideeen-Youforce-Portaal/idb-p/nl_ra_YF_Portaal_ideas Handige links Kan je de links vastzetten zodat deze niet gewijzigd kan worden? Stel ik wil daar de link naar de community inzetten, zodat iedereen kan checken of er een storing is in SelfService. Het zou dan fijn zijn dese vast te kunnen zetten voor alle medewerkers en dat zij deze niet kunnen verwijderen. Medewerkers kunnen handige links niet verwijderen. Dit kan alleen een beheerder.   Link naar Studytube ook mogelijk? Ja, deze link kun je plaatsen in de handige links. Banner Kun je een banner per CEA nummer uploaden? Nee, dit kan niet, de banner is voor heel Mijn Youforce. Je zou hiervoor altijd een idee kunnen aanmaken op de community en vanuit daar kunnen we kijken of deze wens ook leeft bij andere klanten.  Zoekwoorden Als hij niet recent gebruikt is, weet je toch niet direct op welke term je moet zoeken? Is er ergens een overzicht? Ja, we hebben op deze pagina ook een excel sheet bijgevoegd waar je kan zien welke zoekwoorden zijn toegevoegd per link. Dit betreft uiteraard niet de directe links vanuit flex benefits en self service. Tevens kan je per link ook onder configuratie link Mijn Youforce ook zien per proces welke zoekwoorden door Visma | Raet zijn toegevoegd.    Hebben jullie een lijst met meest geraadpleegde zoektermen in het systeem beschikbaar die we als voorbeeld al mee kunnen nemen? De meest logische hebben we al toegevoegd. In het volgende artikel kan je een Excel downloaden met alle zoekwoorden die wij al hebben ingericht. Hopelijk geeft dat inspiratie: https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Youforce-Portaal/Welke-proces-module-link-in-Mijn-Youforce-is-gekoppeld-aan-welk/ta-p/532618"   Als een deel van een zoekwoord wordt ingetypt, wordt het dan ook gevonden? Of bv als een zoekwoord uit 2 woorden bestaat en men zoekt op 1 van deze 2 woorden? Bij een deel van het zoekwoord vindt je het inderdaad ook al.   En hoofdletter kleine letter, moet dat ook apart worden toegevoegd? Dit zou niet uit moeten maken. Single Sign On  Wij werken met SSO moet dan de link alleen aangepast worden om over te gaan naar Mijn.youforce ? Je moet inderdaad de link aanpassen en dan ben je over op Mijn Youforce zonder configuratie. Zoals je straks zult zien kun je Mijn Youforce ook inrichten zodat je met de nieuwe werkwijze aan de slag kunt.   Hoe gaat het als je organisatie specifieke SSO URL hebt? Krijgen we hier dan een andere URL voor als we over willen naar Mijn Youforce? Deze komt te vervallen. We hebben wel een login hint toegevoegd dus zo wordt je gebruikersnaam wel ingevuld en hoef je deze niet meer meerdere keren te doen.   Wij maken op dit moment bewust geen gebruik van een onyouforce account voor medewerkers, deze kunnen met ons bedrijfsaccount automatisch inloggen. Begrijp ik het goed dat dit dus gaat verwijderen? Nee je kunt wel nog inloggen via SSO. Je vult dan op mijn.youforce.com de gebruikersnaam die jullie hebben uitgegeven (vermoedelijk het zakelijk mailadres). Daarmee herkennen wij dat het geen onyouforce account is en wordt je doorgestuurd naar jullie inlogpagina. Met de login hint wordt je gebruikersnaam automatisch gevuld en moet de gebruiker alleen nog een wachtwoord invullen. Daarna is de gebruiker ingelogd in Mijn Youforce. Youforce app Processen (nieuwe modules) Het is niet altijd duidelijk wat een proces is wat bij de youforce app hoort. Zeker voor degenen die de app nog niet gebruiken. Misschien door het woord "app" aan die processen toe te voegen? In principe zijn de processen niet specifiek voor de app. De  nieuwe modules zijn zowel voor de desktop als in de app beschikbaar. In de best practice hebben we opgenomen welke processen vanuit welke module komen.    Komt dit ook allemaal in de app? We ontsluiten specifieke processen in de app om HR taken snel en eenvoudig af te kunnen handelen. Van deze processen is dan ook in de meeste gevallen een desktop variant beschikbaar, denk bijvoorbeeld aan het indienen van een declaratie woonwerk. In Mijn Youforce zijn meer processen beschikbaar dan in de Youforce app, denk aan de Flex Benefits processen en Self Service.   Wat is het proces Controleren declaraties? Dit is een proces met betrekking tot de module Declaraties. Met dit proces kan je de declaraties controleren en goedkeuren. De nieuwe ziekmelden module Kan een medewerker zichzelf ook ziekmelden in de app? Dit is een van de onderdelen die op de roadmap staat, dus houd de community in de gaten!   Werkt dit ook als je nog geen APIkoppeling hebt? Wat Matthias nu laat zien is beschikbaar voor alle klanten die gebruik maken van HR Core Beaufort Online. Je kunt dan de Youforce app gaan gebruiken en de beschreven stappen volgen.   Wat is het verschil tussen Mijn Youforce en de Youforce App? Alleen de weergave voor resp. desktop en smartphone? Mijn Youforce is de vervanging van het huidige Youforce en is het portaal waar een gebruiker bij inloggen 'binnenkomt'. De Youforce App is in dezelfde look and feel als Mijn Youforce maar heeft niet alle processen als in desktop beschikbaar zijn. Hierin staan alleen de processen die je gemakkelijk en snel moet kunnen opstarten vanaf je telefoon. Deze processen kun je ook vanuit Mijn Youforce en het huidige Youforce oppakken.   Bij bijzonderheden kun je aangeven of de MGR dit mag registreren, maar ik neem aan dat als ik een andere rol toevoeg bij ziekmelden dat deze dit dan ook mag registreren? Dat klopt inderdaad.    klopt het dat je een herstelmelding doet via de app dit niet terug vind in Selfservice? Dat klopt inderdaad, maar in Ziekteverzuim hebben we hier ook mooie mogelijkheden voor. Ons advies is wel dat zodra je met Ziekteverzuim gaat werken, je de workflow in Self Service uitzet.    kan de beheerder ook evenuteel de ziekmeldingen zien zoals in self service? Als je als beheerder rechten hebt tot ziekte registreren voor alle medewerker, kan je ook de ziekmeldingen zien van alle gebruikers.. Deadline Wat is de uiterlijke datum dat je over moet naar Mijn Youforce? Op 1 december 2023 gaat het huidige portaal uit en wordt de Mijn Youforce applicatie weergave beschikbaar voor al jullie medewerkers.    Bepaal jezelf wanneer je overgaat naar mijn.youforce ? Tot 1 december kun je nog zelf bepalen wanneer je live gaat met Mijn Youforce.    Wat als je niets doet? Op 1 december 2023 gaat het huidige portaal uit en wordt de Mijn Youforce applicatie weergave beschikbaar voor al jullie medewerkers.  Dit is een directe vervanger van het huidige portaal alleen dan wel in een moderne ‘look and feel’. Als je niets doet kun je geen gebruik maken van de waardevolle functionaliteiten zoals: Directe links naar de processen van Self Service en Flex Benefits  Handige organisatie specifieke URL’s Verschil tussen ‘Persoonlijk’ en ‘HR voor anderen’  Directe weergave van ‘Recent gebruikte processen’ En alle verdere toekomstige ontwikkelingen die toegevoegd worden op Mijn Youforce   Hoe kunnen wij dan checken hoe het voor de werknemers er uit komt te zien? Dit kan je testen met een test gebruiker en door eventueel een medewerker te vragen om samen in te loggen. Maar je kan ook jouw gebruikers samenvoegen en dan krijg je net als ons drie tabjes te zien.

Organisaties die gebruik maken van Mijn Youforce nemen op het eigen intranet een link op naar https://mijn.youforce.com/. Vervolgens kunnen alle gebruikers (zoals medewerkers en managers) en alle HR-Professionals inloggen op Mijn Youforce.   Hoe log je in met Single Sign On op Mijn Youforce? Met Single Sign On kan je met het account van jouw organisatie inloggen in Youforce. De inlogpagina kan daardoor per organisatie verschillen. Aan de hand van een voorbeeld van onze collega laten we zien hoe dit werkt.    De medewerker gaat naar https://mijn.youforce.com/  & vult zijn/haar e-mail in. Door het invullen van het e-mailadres herkent het systeem of je probeert in te loggen met een Youforce account of via SSO met het zakelijke e-mailadres.      Wanneer je je zakelijke mailadres invult wordt je doorgestuurd naar de inlogpagina van jouw organisatie. Hoe dit scherm eruit ziet verschilt per organisatie. Maar bij de medewerkers van Visma|Raet ziet dit er als volgt uit:    Hier vult de medewerker alleen het wachtwoord in. Het e-mailadres wordt namelijk onthouden, met behulp van de login hint, waardoor de medewerker niet nogmaals het mailadres hoeft in te vullen.    Afhankelijk van je organisatie moet je bijvoorbeeld nog een tweede factor goedkeuren. Zoals bij ons van Microsoft:   Je bent succesvol ingelogd in Mijn Youforce     Bovenstaande stappen zijn de allereerste keer inloggen. De volgende keer (dat kan dezelfde dag zijn, maar ook dagen of weken later) ziet de medewerker het volgende op https://mijn.youforce.com/     Het is dan voor de medewerker slechts een kwestie van het klikken op het e-mailadres wat er al staat en je wordt verder ingelogd.   Om gebruikers van jouw organisatie te informeren kun je als voorbeeld een volgende instructie verstrekken:  

Naast de Quick Reference Cards hebben we hier ook nog een korte uitlegvideo voor de medewerkers omtrent Mijn Youforce.      Wil je de video downloaden voor op intranet? Dat kan! Door op de naam van de video te klilkken of rechtstreeks naar deze link te gaan, heb je de mogelijkheid om de video te downloaden.     

Snel en eenvoudig je HR zaken regelen met Mijn Youforce. Navigeer gemakkelijk binnen Mijn youforce naar het juiste HR proces zodat je in 60 seconden jouw HR taken hebt afgerond. Zo heb je tijd over voor wat écht belangrijk is!

Je hebt het webinar: ‘Zorgeloos aan de slag met Autorisatiebeheer’ gevolgd en bent druk bezig met het inrichten. Aan de hand van het artikel met de meest gebruikelijke autorisaties ben je een heel eind gekomen, maar hoe weet je nu dat je echt alles hebt? Hier hebben wij een aantal tips en tricks voor.    Controle op basis van rollen In Autorisatiebeheer kan je autorisaties onder andere toepassen op medewerkers en rollen. In Toegangsbeheer heb je de mogelijkheid om autorisatieprofielen op te stellen voor de medewerker en rollen. Je kunt deze autorisatieprofielen naast de aangemaakte autorisatie in Autorisatiebeheer houden en controleren of deze overeenkomen.      Hier kan wel een verschil in zitten. We hebben namelijk gezegd dat in Autorisatiebeheer de autorisaties doorwerken. Heb je een autorisatie gegeven aan een medewerker dan hoef je deze autorisatie niet meer te geven aan bijvoorbeeld een manager. Twijfel je of je de autorisatie al hebt toegekend? Je kan een autorisatie ook meerdere keren toekennen, dat is geen probleem.    Hoe zit dat voor de gebruikers met afwijkende rechten?  In Toegangsbeheer kun je een gebruiker opzoeken en zie je welke autorisaties deze gebruiker heeft. Dit kan ook in Autorisatiebeheer, maar dan iets uitgebreider. Als je de gebruiker hebt opgezocht kun je zien voor welke applicaties en rechten deze gebruiker autorisatie heeft, maar ook hoe hij of zij deze autorisaties heeft gekregen.      Heb je een gebruiker die afwijkende rechten heeft en zijn deze nog niet toegekend? Dan kun je een autorisatie aanmaken en toekennen aan deze specifieke gebruiker. Ons advies is wel om zo min mogelijk met afwijkingen te werken zodat het makkelijker te beheren is, maar soms kom je er niet onderuit.    Zijn er rapportages beschikbaar? Zowel in Toegangsbeheer en in Autorisatiebeheer kan je een rapportage uitdraaien dat inzicht geeft in de autorisaties per gebruiker. Hier zit alleen een kleine maar, Toegangsbeheer toont in de rapportage de applicaties en Autorisatiebeheer toont in de rapportage de rechten die een gebruiker heeft. Dit maakt het één op één controleren iets ingewikkelder, maar is gezien de verschillende werkwijzen van Autorisatiebeheer en Toegangsbeheer niet te ontkomen.    Rapportage in Autorisatiebeheer Om de rapportage in Autorisatiebeheer te downloaden ga je naar Overzicht en klik je op download overzicht. Er wordt nu een csv bestand gedownload. Hoe je het csv bestand kan omzetten naar Excel of Google Spreadsheets staat in dit kennisartikel beschreven.      Rapportage in Toegangsbeheer In Logboek gebruik Youforce vind je overzichten van het beheer van gebruikers en autorisaties en andere overzichten. Portaalbeheer Logboek gebruik Youforce Bij ieder overzicht kun je achter het vraagteken in de balk een uitgebreide toelichting vinden.   Het overzicht Autorisatiemutatiehistorie toont welke (directe) autorisaties zijn aangepast Het  overzicht Profielmutatiehistorie toont alle mutaties op autorisatieprofielen behorend bij centraal in het HR-systeem toegekende rollen. Om naar bepaalde specifieke gegevens te zoeken, kun je filters instellen (boven de kolommen).  Als je in de autorisatiemutatiehistorie bijvoorbeeld filtert op : “beheerder”, worden alle gebruikers getoond waarbij het vinkje bij  ”Individueel gebruikersbeheer”  op enig moment Aan of Uit is gezet “toegangsbeheer”, worden alle gebruikers getoond waarbij het vinkje bij ”Toegangsbeheer” op enig moment Aan of Uit is  gezet. Hierbij wordt ook de datum/tijd en degene die de actie heeft uitgevoerd vermeld. Bij sommige gebruikers zie je dan ook dat de rechten eerst Aan zijn gezet en later weer Uit.   Een andere optie is om de totale tabel te downloaden en vervolgens  in Excel te filteren.   Als een gebruiker verwijderd wordt via Individueel gebruikers beheer, wordt deze gebruiker met de eventuele dienstverbanden die daar aan hangen verwijderd uit de database van Youforce portaal.  Daardoor komt deze gebruiker niet meer te voorschijn  bij “Overzichten aanmaken”  en “Gebruikersoverzicht downloaden” onder Portaalbeheer Portaalbeheer Rapportages In de Audit overzichten in logboek gebruik Youforce blijft een verwijderde gebruiker wel zichtbaar, want deze overzichten worden veel gebruikt t.b.v. Accountantcontrole.

In Autorisatiebeheer hebben we de mogelijkheid om een overzicht als csv te downloaden. Om hier een overzichtelijk document van te maken, moet de csv wel goed ingelezen worden in Excel of google Spreadsheets.    Excel Wanneer je op Download overzicht klik, wordt een CSV bestand gedownload. Je kunt het gedownloade bestand openen door deze aan te klikken of via de verkenner op je computer het gedownloade bestand openen. Dit CSV bestand kun je in Excel omzetten naar kolommen door de volgende stappen uit te voeren: Selecteer kolom A Klik op gegevens Klik op Tekst naar kolommen Een nieuw scherm opent, klik op volgende Selecteer komma  Klik op voltooien     Google Spreadsheets Wanneer je op Download overzicht klik, wordt een CSV bestand gedownload. Je kunt het document openen in Google Spreadsheets door de volgende stappen te volgen: Open een nieuw document Klik linksboven op File Kies voor Import Ga naar Upload Open de verkenner Kies het bestand dat je in wilt lezen Een nieuw scherm opent Vul de velden met Append to current sheet en Detect automatically  

In Mijn Youforce kan je onder 'HR voor anderen' de directe links naar de Self Service workflows koppelen. Het kan voorkomen dat je 2x dezelfde workflow ziet, zoals:   Waarom gebeurt dit? Mijn Youforce krijgt vanuit Self Service alle beschikbare workflows door. Dit wordt gedaan op gebruikerstype. Self Service kent 3 gebruikerstypes: ESS (Employee Self Service) --> workflows hiervan kunnen in Mijn Youforce worden gekoppeld in 'Persoonlijk' MSS (Management Self Service) --> workflows hiervan kunnen in Mijn Youforce worden gekoppeld in 'HR voor anderen' PRO (PSA-gebruikers) --> workflows hiervan kunnen in Mijn Youforce worden gekoppeld in 'HR voor anderen'   Hierdoor zijn er 2 redenen waardoor een workflow 2x zichtbaar kan worden tijdens het configureren van de links in Mijn Youforce. Hieronder leggen we beide redenen uit.   Reden 1) Zelfde workflow & startactiviteit geautoriseerd voor zowel 'PSA-gebruiker' als 'Eindgebruiker'  In bovenstaande voorbeeld is de workflow 'Verlengen of omzetten tijdelijk contract' in Self Service zowel geautoriseerd voor minimaal één gebruiker met MSS-rechten. Dit is bijvoorbeeld een gebruiker met de rol 'manager' (MGR) die in Self Service bekend is als 'eindgebruiker'. Daarnaast is dezelfde workflow ook bij minimaal één gebruiker in Self Service geautoriseerd die bekend staat als PRO (PSA-gebruikers). Bijvoorbeeld omdat de activiteit 'fiatteren salarisadministratie' óók als startactiviteit is toegestaan. Of omdat een collega van de Salarisadministratie voor een test óók rechten heeft gekregen om de workflow 'Verlengen of omzetten tijdelijk contract' te kunnen indienen.   Reden 2) Zelfde workflow & met meerdere startactiviteiten Self Service biedt een enorme flexibiliteit in de inrichting van workflows. Het is mogelijk om dezelfde workflow meerdere startactiviteiten te geven. Bijvoorbeeld zoals hieronder zijn zowel 'Behandelen PA' als 'Fiatteren SA'  een start activiteit:   In dit voorbeeld zal hierdoor de workflow 'Verlengen of omzetten tijdelijk contract' 2x zichtbaar zijn in het configureren van de links in Mijn Youforce.   Hoe richt ik dit in? Je kunt 2x dezelfde workflow in Mijn Youforce koppelen. Bijvoorbeeld als volgt:     De gebruikers van Mijn Youforce zullen nooit 2x dezelfde link zien. Degene met MSS-rechten (zoals de manager) zal alleen de juiste directe link naar de workflow zien in Mijn Youforce. En de collega met PRO (PSA-gebruikers-rechten) zal óók direct naar de juiste workflow en activiteit worden geleid.    Hetzelfde geldt voor de 'startactiviteit'. De gebruiker met rechten op 'Behandelen PA' als start activiteit komt rechtstreeks in de juiste workflow en activiteit. En de collega met rechten op 'Fiatteren SA' zal als hij/zij vanuit Mijn Youforce op 'Verlengen of omzetten tijdelijk contract' klikt direct in deze activiteit uitkomen.

Samen met een grote groep organisaties, die Youforce gebruiken, hebben wij Mijn Youforce ontwikkeld. Op dit moment zijn we actief de feedback van deze organisaties aan het realiseren, zoals bijv. het direct kunnen navigeren naar de specifieke self service workflows vanuit Mijn Youforce. Vanuit de verkregen feedback, hebben wij als Visma | Raet helder welke functionaliteiten nog zullen worden toegevoegd. Daarom noemen we de huidige fase ‘controlled available’.   Vanuit deze fase willen we graag meer organisaties gebruik laten maken van Mijn Youforce.  Wil jij óók gebruik maken van Mijn Youforce? Dan regelen wij dit als volgt:   Wij vanuit Visma | Raet Gebruik je HR Core Beaufort Online? Dan hebben wij gezorgd dat jouw klantnummer toevoeg heeft tot https://mijn.youforce.com/ In ‘Autorisatiebeheer’ hebben wij voor jou al de applicatie ‘Mijn Youforce’ met het rechten zoals ‘Configuratie links’ en 'Configuratie huisstijl' toegevoegd Wij hebben gezorgd dat je op https://mijn.youforce.com/ nog maar één keer je e-mailadres hoeft in te vullen bij inloggen   Jij Richt 'Autorisatiebeheer' volledig in (mogelijk met behulp van terugkijken van deze webinar(s)) Volg de e-learning en lees de handleiding Richt je eigen categorieën voor Mijn Youforce in en richt alle autorisatie in via ‘Autorisatiebeheer’ Start een pilot binnen jouw organisatie (mogelijk met behulp van onze voorbeeld Quick Reference Cards) Verzoekt Visma|Raet om 'Autorisatiebeheer' leidend te maken. Je hoeft dan nooit meer iets toe doen in 'Toegangsbeheer' Je gaat volledig live met Mijn Youforce  

In Self Service kan je een gebruiker koppelen als 'Eindgebruiker' of 'PSA-gebruiker'. Als je in HR Core Beaufort werkt met roltoewijzing en dezelfde rol hebt gekoppeld aan een 'activiteitenprofiel' dan worden gebruikers automatisch gekoppeld als 'eindgebruiker'. Dit werkt met iedere rol, bijvoorbeeld:     Er kunnen rollen zijn die je specifiek wil aanmaken als 'PSA-gebruiker'. Dit kan bijvoorbeeld gaan om specialistische rollen zoals 'Salarisadministratie'. Voor die rollen raden we je aan om deze gebruikers handmatig te koppelen aan de 'PSA-gebruiker'. Daar vul je als volgt het 'Gebruikersnummer':   Belangrijk is om te weten hoe ingevulde 'verbijzondering' in het activiteitenprofiel werkt. Stel je hebt het activiteitenprofiel de rol 'SA' gekoppeld. Dan heb je in Self Service de volgende inrichting:     Stel er start een nieuwe collega Salarisadministrateur. Als hij/zij nog niet is aangemaakt als 'PSA-gebruiker' dan wordt hij/zij automatisch aangemaakt als 'Eindgebruiker'. Wil je dat niet? Zorg er dan voor dat je deze nieuwe collega opvoert als 'PSA-gebruiker' voordat je de roltoewijzing in HR Core Beaufort vastlegd?   Wat zijn de voordelen om rollen als Salarisadminstratie op te nemen in de organisatiestructuur van HR Core Beaufort? Alleen Self Service kent dit specifieke onderscheid tussen 'Eindgebruiker' en 'PSA-gebruiker'. Voor andere onderdelen van Youforce is het eenvoudig dat de rollen vanuit HR Core Beaufort kunnen worden beheerd. Denk aan Personeelsdossier, Declaraties (via Youforce app & desktop) of Ziekteverzuim. Ook kunnen deze rollen, zoals Salarisadministratie, gebruik gaan maken van 'vervanging'.   Tot slot heb je hiermee veel meer controle op de autorisaties als een collega weer uitdienst gaat. Je kunt bijvoorbeeld in Youforce Reporting controleren welke collega's uitdienst zijn gegaan en toch nog een actieve roltoewijziging hebben. Dus met het vastleggen van rollen in Salarisadministratie vervalt niet het toekennen van de 'PSA-gebruiker-rechten' in Self Service. Maar op vele andere plekken in Youforce werkt de roltoewijzing van een rol 'Salarisadministratie' eenvoudig door.