Kennisbank Youforce Reporting & Analytics

In dit artikel kom je alles te weten over het datamodel voor Youforce Analytics

Verzuimduurklassen In dit artikel geven we je meer inzicht in de wijze waarop de verzuimduurklassen tot stand komen. Dit artikel helpt je om de volgende metingen in het model beter te begrijpen: Verzuim % Kort Verzuim % Middellang Verzuim % Lang Verzuim % Extra Lang Verzuimduurklasse (uit entiteit verzuimgeval) Verzuimdagen Kort Verzuimdagen Middellang Verzuimdagen Lang Verzuimdagen Extra Lang In de entiteit Verzuimgeval is ook een kolom beschikbaar die de duurklassen kan weergeven. Dit veld kun je gebruiken in combinatie met Verzuim %.    De indeling van de verzuimduur klassen is gebaseerd op verzuimstandaard van het CBS. Het datamodel hanteert dan ook dezelfde definities: Duurklassen Aantal dagen (tot en met) Kort 1 - 7 Middellang 8 - 42 Lang 43 - 365 Extra Lang 366+   De verzuimduurklassen gaan uit van hele ziektedagen. Een halve ziektedag of een parttime-ziektedag telt dus als een hele ziektedag.   Bepaling duurklassen Het bepalen van de duurklasse van een verzuimgeval gebeurt op basis van het aantal kalenderdagen vanaf de eerste dag van de verzuim melding tot de hersteldatum(of de einddatum van de verslagperiode indien het een lopend ziektegeval is). Het gaat dus niet alleen om de dagen binnen de verslagperiode. Een verzuimgeval valt altijd maar in één verzuimduur klasse!  Het is dus niet zo dat de eerste zeven dagen van een verzuimgeval altijd in de klasse Kort verzuim vallen.    Openstaande ziektegevallen Verzuimstatistieken worden berekend over volledige maanden. Ook de maand waarin het rapport gedraaid wordt meegerekend, ook al is de maand nog niet voorbij. Houd hier rekening mee wanneer het je het rapport draait en de maand nog niet voorbij is. De uiteindelijke verzuimcijfers zijn pas bekend wanneer de maand voorbij is en alle gegevens compleet. Indien er sprake is van een openstaand verzuimgeval op het moment dat het rapport gedraaid wordt is er geen hersteldatum bekend. In dit geval houden we de einddatum van de openstaande maand aan in de berekeningen.    Tip: er is een veld beschikbaar in de tabel Periode Velden ‘Huidige maand’. Dit veld geeft een ‘1’ bij de huidige maand en een ‘0’ bij de overige maanden. Als je niet de huidige maand wil zien in je rapportage dan kun je deze eruit filteren met behulp van dit veld.   Het verschil tussen duurklassen en jaren Je kunt verzuimcijfers die gesplitst zijn op basis van de duurklasse niet vergelijken met verzuimcijfers die verdeeld zijn over jaren. Dit komt doordat bij verdeling op basis van duurklasse,  alle verzuimdagen in één specifieke duurklasse geplaatst worden, terwijl bij verdeling over jaren verzuimdagen zowel in het eerste als tweede jaar vallen. Bijvoorbeeld, als een werknemer 465 dagen ziek is geweest, worden deze dagen bij verdeling op basis van duurklasse  in de categorie 366 tot 730 dagen geplaatst, maar bij verdeling over ziektejaren vallen de eerste 365 dagen in het eerste ziektejaar en de resterende 100 dagen in het tweede ziektejaar.   Hieronder nog een paar voorbeelden die het verschil tussen duurklassen en verzuim jaren goed weer geven:   Verzuimgeval Totaal Verzuimdagen 1e Jaar Verzuimdagen 2e Jaar Verzuimdagen 3e Jaar Verzuimdagen Duurklassen 1 6 6 0 0 Kort 2 40 40 0 0 Midden 3 180 180 0 0 Lang 4 400 365 35 0 Extra Lang 5 800 365 365 70 Extra Lang   Verschil met Report Builder Er zijn een aantal verschillen in de berekening van de duurklassen ten opzichte van de berekeningen in Report Builder. In Report Builder werd er anders omgegaan met de duurklassen Lang en Extra Lang, namelijk: Extra lang: verzuimgevallen die langer dan 365 dagen duren worden hierin meegeteld, alleen worden de dagen van het eerste verzuim jaar niet meegerekend. De dagen die meegenomen worden zijn de dagen vanaf het tweede verzuim jaar (vanaf 365 dagen). In essentie kun je dit te vergelijken met de metingen Verzuim % 2e jaar en Verzuim % 3e jaar bij elkaar opgeteld. Lang: de verzuimgevallen die langer dan 42 dagen duren worden hierin meegeteld. Alle verzuimdagen tussen de 43 en 365 worden hierin meegeteld, ook van de verzuimgevallen die langer dan 365 dagen duren en eigenlijk in de duurklasse Extra lang vallen zoals dat in Youforce Reporting wordt gedaan. In essentie kun je dit vergelijken met de meting Verzuim % 1e jaar als je de de verzuimgevallen die korter dan 43 dagen duren niet mee zou tellen. Deze twee belangrijke verschillen zorgen ervoor dat het totaal van de duurklassen Kort, Midden, Lang en Extra Lang bij elkaar opgeteld wel overeenkomen met het totaal in Youforce Reporting, maar dat onderlinge verdeling bij de duurklasse andere resultaten geeft bij de duurklassen Lang en Extra Lang. Kijkend naar de vorige paragraaf waarin het verschil tussen verzuimjaren en duurklassen wordt toegelicht, lijkt het erop dat in het verleden deze twee elkaar zijn gaan overlappen in Report Builder. Bij het ontwerpen van de berekeningen binnen Youforce Reporting hebben we dit soort keuzes opnieuw gemaakt om nog meer aan de CBS definitie te voldoen. Hoe kun je bovenstaande verschillen herkennen als je resultaten tussen Report builder en Youforce Reporting met elkaar vergelijkt? In de meeste gevallen betekent dit dat de cijfers voor Lang in Report builder hoger zullen uitvallen en de cijfers voor Extra Lang in Youforce Reporting hoger uit zullen vallen. 

In deze entiteit vind je de Roltoewijzing informatie uit BO4. Alle noodzakelijke velden vind je hierin terug, zoals je dat ook gewend bent in report builder. In sommige gevallen is de naamgeving iets gewijzigd. In de tabel rechts kun je deze informatie terugvinden.   Deze entiteit is zo opgebouwd dat je verschillende velden kunt selecteren die horen bij de roltoewijzing. Wil je de naam weten van bijvoorbeeld de manager   dan gebruik je hiervoor de velden die beschikbaar zijn in de folder ‘naamgegevens’. Je kunt hiervoor niet de velden uit de entiteit persoon gebruiken.    Zie onderstaande voorbeeld: Er zijn twee kolommen ‘Naam Volledig’, waarvan de eerste uit de entiteit roltoewijzing en de tweede uit de entiteit Persoon. Naam Volledig (Roltoewijzing) =  naam van de manager Naam Volledig 2 = naam van medewerker          Het model is zo opgebouwd om jou een zo gebruiksvriendelijk en toegankelijk mogelijke ervaring te bieden. Daarom bieden we nu 1 gegevensmodel in plaats van meerdere losse modellen. De bedoeling is dat je zoveel mogelijk entiteiten met elkaar kunt combineren in rapportages, maar in sommige gevallen is dit niet mogelijk of het geeft je gewoonweg geen relevante informatie:   Niet te combineren met: Bank Info  Dienstverband Historie Formatie en organisatie Inzet Journaalpost Werknemer Loonverdeling Salarismutaties Salarisresultaten Standenregister Systeemmutaties Verlof Verlof details Verzuimgeval Verzuim tijdvak   Veldnaam Folder BO4 Table Report Builder Roltoewijzing Code     Rol Roltoewijzing     Omschrijving roltoewijzing Voornaam Roltoew _Naamgegevens     Achternaam Roltoew _Naamgegevens     Persoonsnummer     Persoonsnummer Naam Volledig Roltoew _Naamgegevens     Startdatum     Ingangsdatum roltoewijzing Jaar_Startdatum       Maand_Startdatum       Kwartaal_Startdatum       Einddatum     Einddatum roltoewijzing Jaar_Einddatum       Maand_Einddatum       Kwartaal_Einddatum       Roltoewijzing Status       Voorletters Roltoew _Naamgegevens     Roepnaam Roltoew _Naamgegevens     Organisatorische Eenheid     Operationele org.eenheid Korte Naam Org. Eenheid       Kostenplaats       Maand_Startdatum       Maand_Einddatum      

In deze entiteit vind je de Journaalpost werknemer informatie uit BO4. Alle noodzakelijke Journaalpost werknemer velden vind je hierin terug, zoals je dat ook gewend bent in report builder. In sommige gevallen is de naamgeving iets gewijzigd. In de tabel rechts kun je deze informatie terugvinden.     Het model is zo opgebouwd om jou een zo gebruiksvriendelijk en toegankelijk mogelijke ervaring te bieden. Daarom bieden we nu 1 gegevensmodel in plaats van meerdere losse modellen. De bedoeling is dat je zoveel mogelijk entiteiten met elkaar kunt combineren in rapportages, maar in sommige gevallen is dit niet mogelijk of het geeft je gewoonweg geen relevante informatie:   Niet te combineren met: Bank Info  Dienstverband Historie Formatie en organisatie Salarismutaties Systeemmutaties Verlof Verlof details Verzuimgeval Verzuim tijdvak Salarisresultaten Standenregister   Details Veldnaam Folder Brontabel Report Builder Bedrag   DPIL009 Bedrag Tegenrekening   DPIL009 Tegenrekening Dienstverband nummer   DPIL009 Volgnr dienstverband Dienstverband_ID   DPIL009 - Kostenplaats Code   DPIL009 Code Kostenplaats Kostensoort Code   DPIL009 Code Kostensoort Kostendrager Code   DPIL009 Kostendrager Code Opdrachtgevernummer   DPIL009 Opdrachtgever Aantal FTE   DPIL009 Aantal FTE Uren   DPIL009 Uren Broncode   DPIL009 Herkomst Instellingsnummer   DPIL009 Instelling Prod.periode   DPIL009 Prod.periode Registratienummer   DPIL009 Registratienummer Jaar   DPIL009 Jaar Persoonsnummer   DPIL009 Persoonsnummer

Aantal Medewerkers en Dienstverbanden Iedere medewerker dat een actief dienstverband heeft gehad in de betreffende maand wordt meegeteld in deze meting. Ook al gaat het om 1 dag, dan wordt de medewerker en het dienstverband meegeteld.  Een medewerker kan uiteraard meerdere actieve dienstverbanden hebben. Deze worden dan ook meegeteld bij de meting aantal dienstverbanden.   FTE (Gewogen gemiddelde) De bron voor dit veld is gebaseerd op het veld ‘Percentage Deelbetrekking’ uit Beaufort.  Zoals eerder beschreven berekenen we deze metingen niet specifieker dan per maand. De vraag is hoe bereken je FTE per maand? Je kunt ze namelijk niet allemaal bij elkaar optellen en wat gebeurd er als het Percentage Deelbetrekking verandert gedurende de maand? We kunnen de volgende situaties onderscheiden:   Actief dienstverband met ongewijzigd percentage deelbetrekking Actief dienstverband met veranderende percentage deelbetrekking gedurende de maand   Per dienstverband berekenen we het FTE op basis van onderstaande berekening. Al deze FTE’s tellen we bij elkaar op en zo ontstaat het totaal FTE per maand.   (Percentage Deelbetrekking x Aantal dagen) / Totaal aantal dagen in periode   Actief dienstverband met ongewijzigd percentage deelbetrekking In dit geval wordt voor dit dienstverband het percentage deelbetrekking meegenomen wat voor die maand geldt.   Actief dienstverband met veranderende percentage deelbetrekking In dit geval moeten we rekening houden met meerdere percentages deelbetrekking van hetzelfde dienstverband gedurende de maand. Dit doen we als volgt:   Voorbeeld: Percentage deelbetrekking (PD 1) is in de eerste 10 dagen 1.0 Percentage deelbetrekking (PD 2) is in de laatste 21 dagen 0.5   (PD 1 x Aantal dagen 1) + (PD 2  x Aantal dagen 2) / Totaal aantal dagen in periode   (1.0 x 10) + (0.5  x 21) / 31  =  0.661   Verschil met People analytics: daar rekenden we met de beschikbare dagen van het dienstverband. Als een dienstverband halverwege de maand is ingestroomd met 1 FTE, dan telden we daar 0.5 FTE voor die maand.   Dagen in periode Deze meting geeft het aantal beschikbare dagen van de geselecteerde periode weer. Dus als de maand januari van 2022 is geselecteerd zijn er 31 beschikbare dagen. Deze meting wordt gebruikt bij het berekenen van de andere metingen, maar kan ook relevant zijn voor zelf gemaakte rapportages.   Beschikbare dagen Dit is het totaal van het aantal dagen per dienstverband dat beschikbaar is geweest in de geselecteerde periode. Als een dienstverband de hele maand actief is geweest rekenen we voor bijvoorbeeld januari 2022 31 beschikbare dagen voor het actieve dienstverband. Als het dienstverband halverwege de maand is ingestroomd dan geeft deze meting 15 of 16 dagen weer afhankelijk van de maand.   Gewogen beschikbare dagen Deze meting is vergelijkbaar met ‘Beschikbare dagen’ met het verschil dat er rekening wordt gehouden met het FTE van het dienstverband in de geselecteerde periode. Als een dienstverband de gehele maand actief is geweest, maar een FTE heeft van 0.5 dan tellen we voor de maand januari 2022 15.5 gewogen beschikbare dagen.   In- en uitstroom Dit is het totaal van in- en uitstroom van de geselecteerde periode waarbij instroom een positief getal is uitstroom een negatief getal.    Dus als er 3 instromers zijn en er zijn 5 uitstromers, dan tellen we een totaal in- en uitstroom van -2.   Instroom Deze meting telt het aantal medewerkers dat in de geselecteerde periode is ingestroomd. Hierbij kijken we naar het veld ‘Eerste datum in dienst’. Dit veld kijkt of ‘Datum in dienst CAO’ is gevuld in Beaufort Online en als deze leeg is dan wordt er gekeken naar ‘Datum in dienst’.   Instroom % Deze meting geeft de verhouding van instromers weer ten opzichte van het totaal aantal medewerkers in de geselecteerde periode.   Uitstroom Deze meting telt het aantal medewerkers dat in de geselecteerde periode is uitgestroomd. Hierbij kijken we naar het veld ‘Laatste datum in dienst’. Dit veld kijkt naar de laatste datum uit dienst per medewerker.    Uitstroom % Deze meting geeft de verhouding van uitstromers weer ten opzichte van het totaal aantal medewerkers in de geselecteerde periode. 

Bij het valideren van de verzuimcijfers in rapportages wordt er door sommige organisaties vergelijkingen gedaan met de rapporten die Verzuimmanager zelf beschikbaar stelt. In de praktijk kom je dan verschillen tegen tussen Verzuimmanager en Youforce Reporting. Deze verschillen zijn niet per definitie ‘fout’, maar hebben te maken met een verschillende manier van berekenen en het hanteren van andere definities. In dit artikel leggen we uit wat de verschillen zijn tussen deze rapporten in Verzuimmanager en Youforce Reporting.   Voor meer informatie over de berekeningen van verzuimpercentages in Youforce Reporting worden gebruikt Toelichting Verzuimstatistieken    Algemene opmerkingen De centrale plek voor alle verzuimrapportages is Youforce Reporting. Dit wordt ook door het verzuimmanagement team zo benadrukt. Hier hebben we meerdere redenen voor, maar het belangrijkste is dat er binnen Youforce Reporting meer mogelijkheden zijn. Youforce Reporting is een veel krachtigere oplossing voor het bieden van moderne en flexibele rapporten.  Ons advies is dan ook om deze rapporten binnen Youforce Reporting te gebruiken in plaats van de rapporten van Verzuimmanager.   Parameters bij Verzuimmanager Bij het draaien van rapporten binnen Verzuimmanager moet je eerst bepaalde keuzes maken. Zorg dat je goed oplet en dezelfde keuzes op de juiste manier toepast binnen de rapportages van Youforce Reporting. Denk hierbij aan arbeidsrelaties, periode en vangnetgevallen.  In Youforce Reporting wordt automatisch rekening gehouden met een specifieke set aan arbeidsrelaties die in een stuurgegeven in HR Core Online zijn vastgelegd. Voor meer informatie hierover zie Toelichting Verzuimstatistieken  Dit gebeurt niet vanzelf in Verzuimmanager, dus let hierin ook goed op dat je de juiste arbeidsrelaties selecteert. Berekeningsverschillen Vangnetgevallen Binnen Youforce Reporting worden alle vangnetgevallen meegenomen behalve het vangnetgeval Zwangerschap/bevalling indien er geen sprake is van zwangerschapsverlof. Zie ook onderstaande tabel, waarbij dus alleen de onderste regel wordt uitgesloten in de verzuim berekeningen. Belangrijk om dit goed mee te nemen in de keuzes die je maakt bij het genereren van een rapport in verzuimmanager Binnen Verzuimmanager kun je ‘Inclusief’ of ‘Exclusief’ kiezen, oftewel alles of niet. Dat geeft verschillen in de berekeningen. Gemiddelde FTE/medewerkers In de basis bereken je het verzuimpercentage door het aantal verzuimdagen te delen door het aantal beschikbare dagen in een periode. Een verschil in het verzuimpercentage hoeft dus niet alleen een afwijking te betekenen in de verzuimgevallen die wel of niet worden meegerekend, maar kan ook te maken hebben met het aantal beschikbare dagen.  Het aantal beschikbare dagen is gebaseerd op de dienstverbanden die in de geselecteerde periode actief waren. In Youforce Reporting worden deze dagen precies berekend en gebruikt in de berekening van het percentage In Verzuimmanager wordt er iets minder nauwkeurig gerekend met deze beschikbare dagen. Hier wordt een gemiddelde gepakt van de maand, namelijk stand van begin en einde van de maand, gedeeld door 2. Dit levert kleine afwijkingen op in de percentages ten opzichte van Youforce Reporting. Verzuimgevallen langer dan 2 jaar In Youforce Reporting worden de verzuimgevallen die langer duren dan 2 jaar ook meegenomen in de verschillende meetwaarden (verzuim %, Verzuim % Extra lang ect.) In Verzuimmanager worden de verzuimgevallen vanaf de 1e dag van het derde jaar niet meer meegerekend in de maand dat het derde jaar begint. In alle maanden daarvoor zie je dit verzuimgeval wel gewoon in de percentages terug, maar vanaf het derde jaar niet meer.   

In deze entiteit vind je de Opdrachtgever & Instelling informatie uit BO4. Alle noodzakelijke Organisatorische Eenheid velden vind je hierin terug, zoals je dat ook gewend bent in report builder. In sommige gevallen is de naamgeving iets gewijzigd. In de tabel rechts kun je deze informatie terugvinden.   Het model is zo opgebouwd om jou een zo gebruiksvriendelijk en toegankelijk mogelijke ervaring te bieden. Daarom bieden we nu 1 gegevensmodel in plaats van meerdere losse modellen. De bedoeling is dat je zoveel mogelijk entiteiten met elkaar kunt combineren in rapportages, maar in sommige gevallen is dit niet mogelijk of het geeft je gewoonweg geen relevante informatie:     Niet combineren met:  Systeemmutaties    Tips: Deze entiteit is voornamelijk belangrijk in combinatie met HR Core gerelateerde velden. Salarisresultaten komen uit GEMAL en hierin komen de opdrachtgever en instelling velden ook mee. Let dus goed op uit welke entiteit je de velden haal   Veldnaam Folder BO4 Table Report Builder Instellingsnummer _Instelling dpic210 Instellingsnummer Instelling _Instelling dpic210 Naam Insteling CAO Code   dpic202   CAO   dpic005   Opdrachtgevernummer _Opdrachtgever dpic200 Opdrachtgevernummer Opdrachtgever _Opdrachtgever dpic200 Naam Opdrachtgever Periodiciteit   dpic200   Instellingsnummer + Oms _Instelling     Opdrachtgevernummer + Oms _Opdrachtgever    

Work in progress   Wanneer stopt report builder? In Youforce Reporting geen mogelijkheid om query aan te passen bij de klassieke rapporten. Report Builder wordt in stappen uitgefaseerd. Bij iedere stap worden er 1 of meerdere report builder modellen niet meer beschikbaar, waardoor de rapporten die deze modellen gebruiken niet meer werken. De rapporten blijven bestaan, maar ze zullen dan niet meer werken. Alle andere rapporten die nog wel werkende modellen hebben, blijven werkend en voorlopig heb je ook nog de mogelijkheid om deze rapporten aan te passen. Verlof stop als eerst, eind september, verzuim eind januari 2024 en andere modellen later in 2024. De klassieke rapporten zijn zichtbaar in youforce reporting op basis van de autorisaties binnen de Managementinformatie-tegel, maar het aanpassen ervan gebeurd nog steeds via 'Ad-hoc rapportages' op de MI-tegel.   Kun je dan ook in Verzuimmanagement geen rapporten meer draaien in januari 2024? Dus alleen in Youforce Reporting? Verzuimmanagement is een aparte applicatie. De rapporten hierbinnen staan los van youforce reporting. Je kunt deze dus blijven draaien.   Vervallen de rapporten met label 'standaard' en 'klassiek' ook of alleen met label 'klassiek'? Het gaat om rapporten met het label 'klassiek'. Sommige rapporten hebben twee labels inderdaad, 'klassiek' en 'standaard', deze komen dus ook te vervallen.   Wat als je geen Mijn Youforce hebt of snel gaat krijgen, blijft dan wel Youforce Report Builder actief? Nee, het maakt niet uit of je wel of geen gebruik maakt van Mijn Youforce, het gaat om Report Builder zelf.   Worden de rapporten die ooit door Raet zijn gemaakt als standaard rapport wel omgezet naar Reporting? of moet je die ook zelf aanpassen? Raet heeft een nieuwe set aan standaardrapporten en dashboards in Youforce Reporting gemaakt. Daarin is op basis van het gebruik van de rapporten de keuze gemaakt om een reporting-variant te maken. Je zult dus niet een-op-een de lijst met standaardrapporten zien.   Kun je in Report builder nog wel de "bouw" benaderen als de data niet meer beschikbaar is? Je kunt via de managementinformatie-tegel nog wel report builder openen en de rapporten, maar er zullen wel beperkingen zijn in wat je kunt zien binnen het rapport. Je kunt bijvoorbeeld niet in de query (gegevensset), maar je kunt wel de bewerkingen buiten de query zien.   Een rapport kan je opslaan, maar kan een collega's er dan ook bij? Als je een rapport in Youforce Reporting maakt, dan is deze alleen nog maar zichtbaar voor jou. Je kunt dit rapport promoveren (let op: promoveren is een apart recht dat in Autorisatiebeheer aangezet moet zijn). Daarmee stel je het beschikbaar aan andere (groepen) gebruikers.   Kan er inzichtelijk worden gemaakt hoe een Klassiek rapport is opgebouwd, zodat dit kun (na)bouwen in Youforce reporting? Veel rapporten heb ik niet gebouwd, dus moet ik eerst weten hoe het klassieke gebouwd is. Je kunt via 'Ad-hoc rapportages' op de managementinformatie-tegel Report Builder opstarten. Daarin kun je de klassieke rapporten openen om te zien welke velden gebruikt zijn,welke berekende velden gemaakt zijn, welke filters zijn toegepast etc.   (vervolg) Maar er is niet een totaaloverzicht of iets dergelijks van ee rapport? Nee, je zal per rapport moeten kijken wat er precies nodig is. Ons advies is om rapporten niet letterlijk na te bouwen op basis van de opbouw van een report builder rapport. Soms zijn er omwegen of work arounds in report builder gebruikt, vanwege de beperkingen in die applicatie. Dit hoeft niet het geval te zijn in Youforce Reporting. Begin met het gewenste eindresultaat voor ogen.   Er is nu een rapport verlofsaldo, bestaat een dergelijk rapport straks ook in Youforce Reporting? Of moeten we dat zelf ombouwen? Er bestaat ook in Youforce Reporting een standaard rapport verlofsaldo. Dit toont op medewerkerniveau het verlofsaldo.   Zijn er kosten verbonden aan het gebruik van reporting pro? Hiervoor kan je het beste contact opnemen met Customer Success Manager, zij kunnen dit met je bespreken   Ik heb alleen licenties staan. Wat nu? Dan heb je geen beheerrechten. In Autorisatiebeheer kun je 'Instellingen beheren' (laten) aanzetten.   Kan je een berekeningen opslaan en een collega deze laten gebruiken? Als je een berekening toevoegt aan het model, dan kan iedereen die rapporten mag bouwen deze berekening gebruiken.   Ik heb hier de melding dat er geen gebruikerslicentie is. Wat nu? Waarschijnlijk staat Youforce Reporting Pro niet aan. Als het niet aan staat, dan kun je contact opnemen met je Customer Succes Manager om dit te bespreken en aan te zetten.     Is Power BI alleen om berekende velden te maken, of kun je hier ook de rapporten in (om)bouwen? In PowerBI zou je ook het rapport kunnen maken. Als je dit opslaat, dan kun je dit in youforce reporting importeren (knop links naast de groene knop om rapporten te maken). Het is alleen wel iets foutgevoeliger als je ook berekende velden gebruikt, omdat je namen hiervan wel moet beginnen met een '@' teken. Zo worden ze namelijk in het model opgeslagen als je ze toevoegt (dit moet je nog steeds doen in youforce reporting). Dit komt later in het webinar nog voorbij.   Op dit moment wordt berekend veld gebruikt op tabel personen. Stel dat je een berekend veld hebt met gegevens uit 2 verschillende tabellen. Waar zet je het berekend veld dan neer? En kan dit dit uberhaubt want soms heb je natuurlijk 1 : N relaties. Als je te maken hebt met een 1:N relatie, dan maak je de kolom in de 'N'-tabel. Zo krijg je een waarde voor iedere N. Als je in de kolom niet kunt verwijzen naar de andere tabel, dan kun je gebruik maken van de related functie om dat veld op te halen (staat niet op de planning vandaag). Als dat ook niet kan, dan ga je richting de measures.   Moet je steeds spaties geven als je if formule gebruikt (dus bv tussen de = "V"of kan je de gegevens ook gewoon achter elkaar typen? Je kunt ook Person[Gender]="V" typen   Als het uitkomst 0 is, hoe kan je dan zorgen dat deze regel uit de tabel blijft? Je kunt in het rapport filterenop dit veld en de waarden eruit filteren die je niet wilt zien.   Waarom geef je in de kolom toevoegen 1 aan en een @? Als je een veld toevoegt aan het model, wordt het met een '@' voor de opgegeven naam toegevoegd. Dus als je in reporting het veld 'Test' aanmaakt, dan heet dit in het model '@Test'. Dan is het handig als je in powerbi desktop al het veld met @ in de naam zet. Dan kun je het rapport makkelijk importeren in youforce reporting.   Uitvoercodes in de regel in combinatie met maand en jaar als parameter, dit mis ik hier? Als je in het rapport slicers opneemt voor jaar en maand, of daarop filtert in het filterscherm, dan krijg je de waarde van die periode te zien. Dat hoeft je dus niet in het berekende veld op te nemen.   Staat er straks een lijst op de community welke tekens je waarvoor gebruikt, zoals nu || voor OF? Ja deze komt er nog. Op dit moment staat dit nog niet op de community. Voor nu deel ik wel de volgende pagina van microsoft: https://learn.microsoft.com/en-us/dax/dax-operator-reference   Kun je vanuit report builder inzichtelijk maken welke eigen / berekende velden op dit moment gebruikt worden in de huidige rapporten binnen reportbuilder? Als je een rapport in report builder geopen hebt, kun je op drie plekken te maken hebben met berekende velden. In de tabel zelf, daarin zie je dan een tekstvak met de tekst "expr". In de eigenschappen van de gegevensset, daarin zie je bij de velden dan een veld met in het waardetekstvak "expr", of in de query zelf. Deze laatste is wat minder overzichtelijk, omdat je in feite iedere tabel waaruit je gegevens hebt gebruikt, afmoet om te kijken of er berekende velden zijn aangemaakt in de tabel. Deze herken je aan het feit dat in het scherm linksonder ('Velden') je er met je rechtermuisknop op kunt klikken en de opties kunt selecteren (bij de standaardvelden heb je dit niet).   Groepering OE codes is wel bewerkelijk. Bij nieuwe OE codes moet je deze berekende kolom aanpassen. Je zou het wellicht kunnen versimpelen door bijvoorbeeld formules te clusteren. Switch(left([veld], 2), "01", "Cluster SA", etc.). Met het veld left kijk je dus naar de eerste X tekens, waarbij je zelf aangeeft wat X is. Zo zou je in plaats van specifieke OE's ook kunnen kijken naar bijv. het veld 'Autorisatie niveau nieuw'.  

Dit dashboard geeft inzicht in de medewerker populatie en hoe deze zich heeft ontwikkelt door de tijd heen.   Selecties op dashboard Ieder beschikbare dashboard geeft de mogelijkheid om verschillende keuzes te maken, zodat dit dashboard op verschillende vragen antwoord kan geven. Hieronder beschrijven we de verschillende keuzes die je kunt maken met behulp van de geleverde ‘slicers’:   Als eerste heb je de mogelijkheid om te kiezen tussen drie metingen: Dienstverbanden, FTE en Medewerkers. Het hele dashboard, met uitzondering van de waarden bij ‘huidige maand’, passen zich aan op basis van de keuze die je hebt gemaakt.  Als tweede kun je kiezen welke jaren je weer wil geven op het dashboard. Alle jaren, 2 of meer jaren of een enkel jaar kun je selecteren. Ook hier geldt dat dit geen invloed heeft op het gedeelte bij ‘huidige waarden’. Als laatste is het mogelijk om Organisatorische eenheden te selecteren. Hier past het gedeelte ‘huidige waarden’ zich wel op aan.     Huidige maand Op dit dashboard kun je zien hoe de huidige stand van zaken is. Rechtsboven in het dashboard zie je de belangrijkste waarden voor de huidige maand. Deze waarden laten altijd de huidige maand zien, ook al verander je in het dashboard het jaar dat je wilt bekijken.     Grafieken Dit dashboard geeft ook inzicht hoe de populatie zich heeft ontwikkelt door de tijd heen. Op basis van je selectie geeft deze grafiek inzicht in FTE’s, aantal dienstverbanden of aantal medewerkers. Per jaar kun je zien hoe de populatie medewerkers zich heeft ontwikkelt. Het is ook mogelijk om alle jaren weer te geven. Dan kun je eventuele trends ontdekken over de verschillende jaren heen.   Op de rest van het dashboard krijg je inzicht in de verdeling van de medewerkers over verschillende dimensies. Hier worden de medewerkers per geslacht, leeftijdscategorie, dienstjaren, type contract en soort arbeidsrelatie weergegeven. Let ook hierbij weer op welke selectie je hebt gemaakt. Welk jaren en welke meting je hebt geselecteerd (FTE, dienstverband of medewerkers).      

PKB is vanaf juli 2022 ook beschikbaar in het datamodel van Youforce Reporting. Hier hebben we ons gericht op twee onderdelen, namelijk de resultaten van die in HR Core Online opnieuw verdeeld worden en Journaalpost informatie per werknemer.   Voor de verdeelde resultaten uit HR Core Online hebben we geen aparte entiteit in het datamodel toegevoegd. Hiervoor hebben we de bestaande Salarisresultaten entiteit hergebruikt. Als je gebruik maakt van de PKB module in HR Core Online dan zorgen wij ervoor dat deze data in Salarisresultaten terecht komt. Hiervoor hoef je niets zelf te doen. Dezelfde kolommen kunnen gebruikt worden in de rapportages. Dit betekent dat het standaardrapport ‘Salarisresultaten’ ook gevuld is met PKB data. Journaalpost werknemer heeft wel een aparte entiteit gekregen. Voor meer informatie over deze entiteit kun je onderstaand artikel raadplegen.   Journaalpost Werknemer 

Dit dashboard geeft inzicht in de salarisresultaten en de ontwikkeling door de tijd heen   Selecties op dashboard Ieder beschikbare dashboard geeft de mogelijkheid om verschillende keuzes te maken, zodat dit dashboard op verschillende vragen antwoord kan geven. Hieronder beschrijven we de verschillende keuzes die je kunt maken met behulp van de geleverde ‘slicers’:   Op dit dashboard kun je veel keuzes maken met behulp van vijf verschillende slicers, namelijk Kostenplaats, Kostensoort, Uitvoercode, Jaar en Salariscomponent. De vier eerstgenoemde slicers vind je in dit gedeelte links bovenin.   Aan de linkerkant van het dashboard zie je de verschillende ‘knoppen’. Dit is ook een slicer, maar dan voor Salariscomponent. Salariscomponent is een groepering van meerdere uitvoercodes: Grafieken De eerste twee grafieken laten het totaal aan salarisresultaten zien, op basis van de gemaakte keuzes in de slicers, per Opdrachtgever en per Instelling. Ook hier is het weer mogelijk om een specifieke opdrachtgever of instelling te selecteren. Het hele dashboard past zich aan op basis van de selectie.    Aan de rechterkant van het dashboard laten we als eerst het totaal van de resultaten weer zien, maar dan per maand. Dit geeft inzicht in de ontwikkeling van dit totaal door te tijd heen. Daaronder laten we het totale verschil aan resultaten zien ten opzichte van de voorgaande periode. Hiermee brengen we (on)verwachte veranderingen duidelijk in beeld. Deze verschillen kunnen zowel positief als negatief zijn uiteraard.

Ter ondersteuning van de module Personele Kostenbekwaking (PKB) in HR Core Online is de entiteit journaalpost werknemer beschikbaar in het datamodel. Met deze module worden de salariskosten nauwkeuriger verdeeld dan de standaard aanlevering vanuit Gemal.   Nu de entiteit journaalpost werknemer beschikbaar is in het datamodel hebben we gekeken naar de toegevoegde waarde van een bijbehorend standaard rapportage. Veel organisaties gebruiken journaalpost werknemer rapportage om de verdeelde resultaten inzichtelijk te krijgen.  Opbouw rapport In dit rapport zie je de resultaten per Opdrachtgever, Instelling, Registratienummer, Dienstverband en Tegenrekening. Per groep laten we ook de totalen zien. Via onderstaande knoppen heb je de mogelijkheid om minder of meer details weer te geven in het rapport. Deze knoppen vind je rechtsboven de tabel wanneer je er met de muis overheen gaat:       De resultaten hebben we opgesplitst in Debit en Credit. Daarnaast staan FTE en Uren ook in de tabel.      

In deze entiteit vind je de Tijdregistratie informatie uit BO4. Alle noodzakelijke  velden vind je hierin terug, zoals je dat ook gewend bent in report builder. In sommige gevallen is de naamgeving iets gewijzigd. In de tabel rechts kun je deze informatie terugvinden.  Het model is zo opgebouwd om jou een zo gebruiksvriendelijk en toegankelijk mogelijke ervaring te bieden. Daarom bieden we nu 1 gegevensmodel in plaats van meerdere losse modellen. De bedoeling is dat je zoveel mogelijk entiteiten met elkaar kunt combineren in rapportages, maar in sommige gevallen is dit niet mogelijk of het geeft je gewoonweg geen relevante informatie:   Niet combineren met:  Bank Info Dienstverband Historie Loonverdeling Inzet FnO Standenregister Systeemmutaties Salarismutaties   Details Veldnaam Folder Brontabel Report Builder Activiteit Status   DPIN150 Status Activiteit Berekeningsperiode   DPIN150 Berekenings Periode Dagdeel   DPIN150 Dagdeel Dienst Code   DPIN150 Code Dienst Dienstverbandnummer   DPIN150 Volgnr Dienstverband Jaar   DPIN150 Jaar Periode   DPIN150 Periode Starttijd activiteit   DPIN150 Begintijd Activiteit Datum activiteit   DPIN150 Datum Activiteit Duur activiteit   DPIN150 Duur Activiteit Eindtijd activiteit   DPIN150 Eindtijd Activiteit Regel volgnr TR act   DPIN150 Regel Volgnr TR Act Org. Eenheid activiteit   DPIN150 Org. Eenheid activiteit Org. Eenheid dienst   DPIN150 Org. Eenheid dienst Org. Eenheid registratie   DPIN150 Org. Eenheid registratie Kostendrager Code   DPIN150 Kostendrager Dienst   DPIN150  

Dit dashboard geeft inzicht in de instroom en uitstroom van de medewerkers en de ontwikkeling van verzuim door de tijd heen.   Selecties op dashboard Ieder beschikbare dashboard geeft de mogelijkheid om verschillende keuzes te maken, zodat dit dashboard op verschillende vragen antwoord kan geven. Hieronder beschrijven we de verschillende keuzes die je kunt maken met behulp van de geleverde ‘slicers’:   De eerste keuze die gemaakt kan worden is tussen Instroom, Uitstroom en het totaal aan in- en uitstroom cijfers. Door te klikken op één van de buttons verandert het dashboard. Daarnaast is het ook mogelijk om één of meerdere jaren te selecteren.   Huidige maand Op dit dashboard kun je ook weer zien wat de huidige stand van zaken is. Rechtsboven in het dashboard zie je de belangrijkste waarden voor de huidige maand. Deze waarden laten altijd de huidige maand zien, ook al verander je in het dashboard het jaar dat je wilt bekijken.   Grafieken De eerste grafiek geeft de ontwikkeling van instroom, uitstroom of in- en uitstroom weer door de tijd heen. Zo is het mogelijk om 1 of meerdere jaren weer te geven en eventuele trends te herkennen.   Verder worden de gekozen waarden ook weergegeven ten opzichte van verschillende dimensies, namelijk geslacht, leeftijd, arbeidsrelatie, organisatorische eenheid en reden uitstroom. Deze laatste dimensie is alleen zichtbaar als je uitstroom geselecteerd hebt bij de slicers. Deze vervangt de dimensie organisatorische eenheid die op bij de andere twee waarden Instroom en In- en uitstroom wel zichtbaar is.    

In het datamodel hebben we verschillende peildata filters beschikbaar, maar hoe maak je nou zelf zo'n peildatum? En hoe kun je er 1 maken die naar meerdere velden kijkt uit het datamodel? Onderstaande toelichting helpt je hiermee verder. Template Expressie BELANGRIJK dat je het uiteindelijke resultaat als een Meting toevoegt en niet als berekende kolom!     Voorbeeld Peildatum = MINX( 'Contract Custom Fields', Switch(TRUE(), AND([Kolom 01]<=MAX('Reference date filters'[Date]), [Kolom 01]>=MIN('Reference date filters'[Date])), 1, AND([Kolom 02]<=MAX('Reference date filters'[Date]), [Kolom 02]>=MIN('Reference date filters'[Date])), 1, AND([Kolom 03]<=MAX('Reference date filters'[Date]), [Kolom 03]>=MIN('Reference date filters'[Date])), 1, AND([Kolom 04]<=MAX('Reference date filters'[Date]), [Kolom 04]>=MIN('Reference date filters'[Date])), 1, AND([Kolom 05]<=MAX('Reference date filters'[Date]), [Kolom 05]>=MIN('Reference date filters'[Date])), 1, 0 ) ) // ----------------------------------------------------------------------// // Wil je op meer velden filteren? Voeg dan onderstaande expressie toe // na de laatste komma in bovenstaande expressie. // AND([Kolom 00]<=MAX('Reference date filters'[Date]), // [Kolom 00]>=MIN('Reference date filters'[Date])), // 1, // ----------------------------------------------------------------------//         Pas de template expressie als volgt aan: Voeg een nieuwe Meting toe in Power BI Desktop Plak de template expressie in de formule balk Vervang Kolom 01 t/mt 05 met eigen velden uit je datamodel: Voeg velden toe of haal velden weg uit de template expressie: Pas de tabel aan en test het resultaat        

  Wat is de deadline voor de overige rapporten en het gebruik van Report Builder? De deadline voor verlof en verzuim is bekend. Voor de overige rapporten nog niet, deze tijdslijn zullen we nog gaan opstellen.   Is de in- en uitstroom op basis van dienstverband of persoon? Zie het volgende artikel op de community voor een toelichting van de in- en uitstroom velden Datamodel - Youforce Analytics    Wat is de defintie van instroom en uistroom? Zie het volgende artikel op de community voor een toelichting van de in- en uitstroom velden Datamodel - Youforce Analytics    Waarom is er in de filtering bovenin niet de OE te selecteren? Deze filtering wordt meegenomen als optie in de update van de dashboards   Wij maken minder gebruik van de namen van de OE's maar meer van de nummering van de OE's, is deze ook te tonen? Er is een veld beschikbaar 'Niveau Org. Eenheid' die de het nummer aangeeft per OE.   Wanneer komen de updates van de dashboards beschikbaar? In juni zullen de updates beschikbaar zijn   Waar kan ik de rekenregels voor Verzuim vinden? Zie het volgende artikel voor de rekenregels van verzuim Toelichting Verzuimstatistieken    Waar kan ik de definities vinden achter de velden zoals het veld 'FTE categorie'? Zie het volgende artikel op de community voor een toelichting van de in- en uitstroom velden Datamodel - Youforce Analytics    Wanneer komen de vrije velden in Dienstverband historie beschikbaar? Dat is nog onbekend. Voor het gewone reporting datamodel is deze al wel beschikbaar, maar voor analytics nog niet   Kan ik ook meerdere soorten lijnen gebruiken in 1 grafiek om bijv jaren te onderscheiden als de data dicht bij elkaar liggen? Ja dat kan zeker. Dit heb ik live in de webinar toegelicht vanaf minuut 1:09.10. Zie Overzicht Webinars Youforce Reporting  voor een link naar de opname.   Je had het eerder over canvas, zodat je het dashboard groter kan maken/scrollen. Kan je dit nog laten zien? Live in de webinar beantwoord vanaf minuut 1:26.45

Meldingsfrequentie   Voor de meldingsfrequentie hebben we  twee varianten: meldingsfrequentie en meldingsfrequentie (jaarbasis). Deze twee varianten vind je terug in de folder verzuim en in de folder voortschrijdend verzuim. Uiteindelijk hebben we dus 4 verschillende meetwaarden voor meldingsfrequentie.   Berekening Meldingsfrequentie Deze meetwaarde kijkt naar het aantal nieuwe verzuimgevallen en deelt dit door het aantal gewerkte dagen wat weer gedeeld is door het totaal aantal dagen in de periode:     Bij de verzuimmeldingen wordt er geen onderscheid gemaakt tussen verschillende percentages van verzuim. Iedere melding telt gewoon mee. Onder de streep wordt er eigenlijk gekeken naar het aantal dienstverbanden, maar hierin wordt er rekening gehouden met hoe lang een dienstverband actief was in die periode. Als een dienstverband halverwege de maand is geëindigd dan wordt dit dienstverband ook voor de helft meegerekend. In de meeste gevallen zal dit niet zo zijn en zal het aantal gewerkte dagen en het aantal dagen in periode per dienstverband gelijk zijn.   Berekening Meldingsfrequentie (jaarbasis) Bij deze variant wordt de eerder beschreven meetwaarde op jaarbasis berekend. Bovenstaande berekening is in dit geval uitgebreid met het volgende:     Op deze manier  ontstaat er een geëxtrapoleerd gemiddeld aantal meldingen per medewerker per jaar.   Verschil met report builder In report builder werd de meldingsfrequentie net iets anders berekend, namelijk op basis van FTE. Als een dienstverband minder dan 1 FTE heeft dan wordt dit dienstverband ook minder dan 1 meegeteld in de telling onder de streep. Dit kan er dus voor zorgen dat de meldingsfrequentie in Report Builder wat hoger uit kan vallen.     ------------------ LET OP: De beschrijving van bovenstaande meetwaarden zijn pas van toepassing vanaf de release die is gedaan op 7 december 2023. Vóór 7 december waren er andere meldingsfrequentie velden aanwezig in het datamodel, genaamd Ziekmeldingsfrequentie en Ziekmeldingsfrequentie (gewogen). Deze velden waren nog niet correct en zijn in deze release vervangen.    

Filteren in Youforce Reporting is een toegankelijke manier om data te verfijnen zodat je verschillende doelgroepen in je organisatie specifieke en relevante informatie kan tonen. In Reporting Pro gaan we hier nog een stapje verder in met ‘OF Filters’. In sommige gevallen wil je namelijk kunnen filteren op meerdere kolommen als OF Filter. Denk bijvoorbeeld aan de situatie als je wil controleren welke medewerkers (g)een waarde hebben voor een groep vrije velden. Dan wil je de medewerkers zien als ze geen waarde hebben voor Rubriek 1 of Rubriek 2 of rubriek 3.. enzovoort. Met deze functie kun je filteren op de waarde in de ene of de waarde in een andere kolom. Met de standaard functionaliteit kun je niet op die manier een filtering toepassen. Je kunt daar niet aangeven welke relatie de onderlinge filters met elkaar moeten hebben. Standaard wordt er gebruik gemaakt van een EN  relatie. In bovenstaande tutorial leg ik precies uit hoe je met Reporting PRO alsnog een OF Filter kunt maken. In deze video maak ik gebruik van onderstaande expressies: OF Filter 1 OF Filter 1 = IF ( OR ( Contract[ContractType] = 1, Contract[Parttime_percentage] > 0.7 ), 1, 0 ) OF Filter 2 OF Filter 2 = IF ( 'SicknessCase'[SicknessStatus] = "Actief" || RELATED ( Contract[Contractstatus] ) = "Inactief", 1, 0 )

Hoe kun je op een goede manier rekenen met datumvelden in Reporting Pro? Waar moet je op letten en welke functies kun je gebruiken? Al deze vragen behandel ik in bovenstaande tutorial. In deze tutorial leg ik de volgende situaties uit die ik ook verder toelicht in dit artikel. Ook de gebruikte expressies kun je per situatie terugvinden en eventueel hergebruiken in je eigen rapportages: Rekenen met dagen/weken Rekenen met maanden Rekenen met jaren Rekenen met 2 datumvelden Opmaak van datumvelden   1. Rekenen met dagen/weken De volgende expressie is een voorbeeld van hoe je x aantal dagen kunt optellen bij een datumveld. Hier kun je uiteraard ook dagen van aftrekken door het '+' te vervangen met '-'   'Sickness case'[Date begin] + 294   2. Rekenen met maanden Het tellen met maanden werkt anders dan met dagen. Hiervoor bestaat een specifieke functi genaamd EDATE. Zie hieronder de expressie die wordt gebruikt in de tutorial:   EDATE('Sickness case'[Date begin],10)   3. Rekenen met jaren Voor het rekenen met jaren moeten we een andere aanpak kiezen. Hiervoor gebruiken we de DATE functie. Met deze functie kun je een datumwaarde samenstellen door het jaar, maand en de dag te definieren. Door te verwijzen naar een bestaande kolom met de functies YEAR, MONTH en DAY kun je hier makkelijk mee rekenen. Zie onderstaande expressie die ook in de tutorial wordt gebruikt:   DATE( YEAR('Sickness case'[Date begin])+2, MONTH('Sickness case'[Date begin]), DAY('Sickness case'[Date begin]) )   4. Rekenen met 2 datumvelden Hoe bereken je de periode tussen twee datumvelden? Daar gebruik je de functie DATEDIFF voor. In deze functie kun je naar twee datumvelden verwijzen en aangeven in welke eenheid je het verschil wil aangeven. In onderstaande voorbeeld tellen we het aantal dagen van een verzuimgeval. DATEDIFF( 'Sickness case'[Date begin], 'Sickness case'[Date end], DAY )   Bovenstaande expressie zorgt er alleen wel voor dat de rijen zonder einddatum (omdat het verzuimgeval nog actief is) geen waarde laten zien. Hij kan het verschillen niet berekenen. Om dit op te lossen kunnen we gebruik maken van de datum van vandaag. Dat zou je als volgt kunnen doen:   DATEDIFF( 'Sickness case'[Date begin], IF( ISBLANK('Sickness case'[Date end]), TODAY(), 'Sickness case'[Date end] ) DAY )   5. Opmaak van datumvelden In sommige gevallen wil je het resultaat van je berekening ook op een juiste manier weergeven in je rapportage. Daarvoor moet je een extra stap toevoegen aan de expressie. Dat kun je het best doen met de functie FORMAT. Met deze functie kun je datumvelden (ook text en andere type velden) formatteren zoals je dat wil. Zie hieronder een voorbeeld:   FORMAT( DATE( YEAR('Sickness case'[Date begin])+2, MONTH('Sickness case'[Date begin]), DAY('Sickness case'[Date begin]) ), "dd-mm-yyy" )