Passeli+ Professional käyttövinkit

Yrityksen tilikarttaa ylläpidetään Tilikartta-näkymässä, jossa näkyy yrityksen käytössä oleva tilikartta. Ikkunan vasemmassa reunassa olevasta hakemistopuusta valitun tason/tilin tiedot näkyvät ikkunan oikeassa laidassa. Kun halutaan ”Muokata” tai ”Luoda uusi tili”, valitaan hakemistopuussa se kohta, jota halutaan muokata ja painetaan työkaluriviltä ”Muokkaa” -painiketta. Tämän jälkeen voidaan tehdä halutut muutokset tilikarttaan. Uusi tili/taso on luotavissa painamalla ”Uusi” -painiketta. Muutokset voidaan tallentaa painamalla ”Tallenna” -painiketta tai ottamalla muokkaustila pois päältä painamalla ”Muokkaa” -painiketta.

Ostotoimitus on mahdollista poistaa ostotilaukselta ostotilaustenhallintaikkunassa tai toimituksen kirjausikkunan kautta. Ostotilaustenhallinnassa: Avaa Ostotilaustenhallinta ja valitse Näkymä kohtaan ”Ostotoimitukset” Jos Ostotoimituksen tila on ”Laskutettu”, tällöin toimitusta ei voi poistaa Valitse haluttu toimitus aktiiviseksi ja valitse Ostotilaustenhallintaikkunan työkaluriviltä ”Poista valitut ostotoimitukset” –painike poistaaksesi ostotoimituksen Ostotoimituksen kirjausikkunasta: Avaa ostotoimitus kirjausikkunaan Ostotilaustenhallinnan ”Ostotoimitukset” näkymästä Ota ”Ostotoimitus” muokkaus –tilaan ja valitse työkaluriviltä ”Poista” painike Katso video-ohje   Ostotoimituksen siirtäminen ostolaskuksi Ostotoimitusta ei voi siirtää ostolaskuksi, kuitenkin Ostoreskontra-osiossa on mahdollista hakea ostolaskun pohjaksi ostotoimituksen tiedot. Toiminto vaatii siis Ostotilaus- ja Ostoreskontra-osiot Passeliin ja ostotoimitus ei saa olla ”Laskutettu” tilassa. Avaa Ostoreskontra osiosta ”Uusi ostolasku” Valitse ostolaskulle toimittaja, jonka toimituksia haluat ostolaskun pohjaksi Avaa ”Toimittaja” -valikosta ”Merkitse toimitukset laskutetuiksi” Tarkista, että olet valinnut ”Tuo tiliöinnit ostolaskulle” -ostotoimitusten valinnassa Valitse toimitukset, joiden tiedot tuodaan ostolaskun riviosalle ja paina ”OK” -painiketta Tarkista, että ostolaskun rivit ovat oikein ja tallenna ostolasku  

Ostotilaukselle on mahdollista kirjata osatoimitus, mikäli kaikkia ostotilauksen tuotteita ei saavuteta kerralla. Avaa Ostotilaustenhallinta Valitse toimitettava ostotilaus ja valitse työkaluriviltä ”Luo tilauksesta uusi toimitus” tai paina F3 -painiketta Valitse toimitustyypiksi ”Uusi ostotoimitus” ja kirjaa vapaavalintaiset ostotoimituksen yksilöintitiedot Ostotoimituksen kirjausikkunassa voit kirjata nimikkeiden toimitetut määrät ”Toimitettu” sarakkeeseen Kirjausikkunassa voit myös vaihtaa toimituksen päiväyksen ja syöttää ostotoimituksen yksilöintitiedot, kuten ”Lähete” ja ”Rahtikirja” ”Tallenna muutokset työkalurivin ”Tallenna” -painikkeesta

Ostotilaukselle voidaan kirjata toimitus ostotoimituksen kirjausikkunassa tai ostotilaustenhallinnan kautta. Avaa Ostotilaustenhallinta ja valitse toimitettava ostotilaus aktiiviseksi Valitse Ostotilaustenhallinnan työkaluriviltä ”Luo ostotilaukselle uusi toimitus” –painike tai paina F3 -näppäintä Toimitustyyppi valitaan sen mukaan miten se on toimitettu ”Toimitettu kuten tilattu” valinta tarkoittaa, että ostotilaus on toimitettu kokonaisuudessaan ”Uusi ostotoimitus” valinnalla voidaan määritellä itse miten tilaus on toimitettu ”Asetetaan ostotilaus toimitetuksi” valinnalla voidaan merkitä ostotilaus käsitellyksi ilman toimitusta Toimitustyypin valintaikkunassa voidaan myös syöttää toimituksen yksilöintitiedot eli ”Lähete no” ja ”Rahtikirja” Samassa yhteydessä voidaan päivittää myös nimikkeen hankintatietoja ”Päivitä ostohinnat” valinnalla, jolloin nimikkeen hankintatietoihin päivittyy uusi ostohinta. Mikäli ostotilauksella olevilla nimikkeillä ei ole hankintatietoja ostotilauksen toimittajalta niin hankintatiedot voidaan lisätä valinnalla ”Lisää toimittaja nimikkeen toimittajaksi” ”OK” painikkeella voidaan kuitata nimikkeet toimitetuksi, jolloin nimikkeiden varastosaldot myös päivittyvät

Nimikkeen hinta määräytyy ostotilaukselle nimikkeen hankintatietojen mukaan. Mikäli ostotilaukselle on annettuna toimittaja, ohjelma tarjoaa nimikkeelle kyseisen toimittajan mukaisia hankintatietoja, jotka ovat määritetty Nimikekortille Mikäli ostotilaukselle ei ole annettuna toimittajaa, nimikkeen keskihintaa tarjotaan ostohinnaksi Mikäli tilatulle nimikkeelle ei ole perustettu annetun toimittajan hankintatietoja, käytetään nimikkeen keskihintaa hankintahinnoissa

Maksuaineiston luonnissa on mahdollista luoda ostolaskulle myös osamaksu. Valitse Ostoreskontra –osiosta ”Maksuaineiston luonti” Valitse ”Maksutili” –kenttään pankkitili, jolta ostolaskut maksetaan Tarkista, että ”Palvelutunnus” on oikein ja hakemistopolku on annettu Syötä ”Maksuun” –kenttään summa, jonka haluat maksaa Paina lopuksi ”Luo aineisto” –painiketta, jolloin maksuaineisto luodaan annettuun hakemistopolkuun. Jäljelle jäävä summa jää avoimeksi, ja on myöhemmin maksettavissa.

Ostolaskut on mahdollista kuitata maksetuksi maksuaineiston luonnin yhteydessä. Muussa tapauksessa ostolaskut merkitään ”Maksuaineistossa” tilaan odottamaan maksun vahvistusta käsin tai tiliotteelta. Maksun vahvistaminen manuaalisesti: Voit vahvistaa ostolaskun maksetuksi valitsemalla Ostolaskujen hallinnasta ”Maksut” näkymän Valitse vahvistettava ostolasku ja avaa maksu Ota maksu muokkaus –tilaan valitsemalla työkalurivin painikkeesta ”Muokkaa”. Tallenna ja vahvista maksu ”Tallenna” –painikkeesta Nyt maksu on vahvistettu ja tallennettu. Maksun vahvistaminen tiliotteelta: Avaa Ostoreskontra osion yläpalkin valikosta ”Ostoreskontra” – ”Maksut tiliotteelta” Valitse oikea tunniste. Mikäli tunnisteita ei ole vielä ohjelmassa, luo uusi painamalla ”Uusi tunniste” -painiketta. Anna tunnisteelle pankin nimi ja paina OK -painiketta. Valitse hakemisto, johon on tallennettu Konekielinen tiliote tai SEPA tiliote ja paina OK -painiketta Tiedostot kentässä näkyy kaikki valitun kansion tiedostot. Valitse tiliotteen tiedosto ja paina OK -painiketta. ”Maksun kuittaus tiliotteelta” –ikkunaan listautuu maksut, jotka tiliotteelta löytyy. Jos ”L” sarakkeessa on vihreä ”OK” painike, voidaan tiliotteella oleva maksu kohdistaa ”Maksuaineistossa” olevaan ostolaskuun. ”Kuittaa maksetuksi” –painikkeesta voit suorittaa tiliotteelta kuittauksen ja kuittauksen jälkeen tulee ilmoitus kohdistetuista maksuista. Ostolaskut päivittyvät ”Maksettu” tilaan  

Ostolaskusta voidaan luoda hyvityslasku kopioimalla, jolloin hyvityslaskulle tulee vastaavat tiedot, kuin kopioitavassa ostolaskussa mutta negatiivisella summalla. Hyvityslaskun voi myös luoda tekemällä uuden laskun ja antamalla riviosille negatiiviset summat. Hyvityslaskun luominen kopioimalla: Valitse Ostoreskontra osiosta ”Ostolaskujen hallinta” Valitse Ostolasku, josta haluat tehdä hyvityslaskun Valitse Ostolaskujen hallinnan työkaluriviltä ”Luo valitusta ostolaskusta uusi kopioimalla” Valitse ”Luodaan ostolaskusta hvyityslasku Ostolaskun kirjausikkunaan aukeaa ostolaskusta luotu hyvityslasku. Tarkista, että tiedot ovat oikein ja paina ”Tallenna” –painiketta. Hyvityslasku on nyt luotu järjestelmään Hyvityslasku voidaan kohdistaa suoraan ostolaskuun, mikäli ostolaskun tila on ”Avoin”. Valitse Ostoreskontra osiosta ”Ostolaskujen hallinta” Valitse avoin ostolasku ja paina Ostolaskujen hallinnan työkaluriviltä ”Kirjaa valitulle ostolaskulle maksu” Tarkista maksun yleistiedot ja tyhjennä ”Maksettu” –kentän summa Valitse ”Hyvityslasku” kohdasta samalle toimittajalle luotu hyvityslasku Mikäli ostolasku on pienempi tai yhtä suuri kuin hyvityslaskun summa, niin ”Jää avoimeksi” kentässä näkyy ”0,00 EUR” Tallenna maksu ja Ostolaskujen hallinnassa ostolaskujen tilat on päivittyneet Mikäli ostolasku on jo maksettu, voidaan hyvityslaskuun kirjata suoritus käsin, jolloin saadaan hyvityslasku merkittyä maksetuksi

Ostoreskontran Vastaanota toiminnolla voidaan noutaa saapuneet laskut suoraan ostoreskontraan. Maventa palveluiden käyttöönotto Passelissa, toimenpiteisiin on tutustuttavissa ohjelman Ostoreskontra ohjeesta, Vastaanota Maventalla ohjeesta Maventan käyttöönotto kohdasta. Avaa Ostoreskontran Vastaanota –toiminto ja valitse ”Vastaanota laskuja” Vastaanota toiminto hakee automaattisesti saapuneet ostolaskut, joita ei ole vielä tallennettu ostoreskontraan Ostolasku siirretään ostoreskontraan työkalurivin ”Luo ostolaskut” painikkeesta Ostolasku siirtyy ostoreskontraan ”Keskeneräiseksi” ostolaskuksi. Ostolaskut ovat ”Keskeneräisiä” niin kauan, kun lasku on tarkistettu ja hyväksytty. Hyväksyntä tehdään ottamalla keskeneräinen ostolasku ”Muokkaus” tilaan ja tallennetaan lasku.

 Kassan ohjaustiedoissa on mahdollista määritellä kassoille 48 kappaletta pikanäppäimiä eri nimikkeille tai nimikeryhmille. Käytännössä näppäimiä voi olla rajoittamattomasti. Pikanäppäimet voidaan märitellä kassakohtaisesti. Avaa Kassa-osiosta ”Asetukset” – ”Kassan ohjaustiedot” Valitse ”Pikanäppäimet” välilehti Määrittely tehdään valitsemalla hiirellä haluttu pikanäppäin ja valitaan, että lisätäänkö näppäimeen nimikeryhmä vai nimike. Myös pikanäppäimen väri on valittavissa tässä lisäysikkunassa. Jos valitaan Nimike, niin aukeaa ”Nimikehaku”, josta valitaan pikanäppäimelle tuleva nimike. Tehdyt valinnat voidaan tarvittaessa poistaa hiiren ”2. painikkeella” Jos halutaan luoda pikanäppäimelle Ryhmä, valitaan tällöin vaihtoehto ”Uusi ryhmä” ja kirjoitetaan ryhmälle nimi ja painetaan ”OK” –painiketta Kun ryhmä on luotu, niin voit valita ryhmälle uusia alaryhmiä tai nimiketietoja. Ryhmän taakse pääset hiirenklikkauksella. Luodut pikanäppäimet voidaan kopioida kaikille kassoille käyttöön ”Kopioi pikanäppäimet kaikille kassoille” –painikkeesta ja pikanäppäimet voidaan tallentaa ”Käytä” –painikkeesta.

 Kassalle määritelty myyjä voidaan vaihtaa kassakuitin kirjausnäkymässä. Myyjä on mahdollista vaihtaa kun kuittiin on kirjattu maksutapahtuma. Kesken kuitinkirjausta myyjän vaihtaminen ei ole mahdollista. Myyjä voidaan vaihtaa painamalla ”Myyjän vaihto” -painiketta tai painamalla F9 näppäintä Mikäli Myyjän vaihto -painike ei ole valittavissa, kuitin kirjaus on kesken, tai kassa on suljettu

Mikäli kuittiin ei ole vielä kirjattu maksusuoritusta, voidaan kirjattu kuitti perua Peru kuitti- painikkeella. Kassakuitin kirjausikkunassa voit perua kuitin ”Peru kuitti” –painikkeella tai F4 näppäimellä Kuittia johon on kirjattu maksutapahtuma, ei voida poistaa. Näissä tapauksissa kuittiin voidaan luoda hyvityskuitti ”Hyvityskuitti” toiminnolla

Kassassa on mahdollista luoda hyvityskuitti kassassa luoduista kuiteista. Tällöin hyvitetään koko kuitti. Kassassa voidaan myös luoda pelkkä hyvityskuitti, jolloin kuitinkirjauksessa annetaan hyvitettävän nimikkeen määräksi negatiivinen arvo. Kun kuitinkirjaus ei ole kesken, paina ”Hyvityskuitti” -painiketta tai F8 näppäintä Kassakuitin kirjausikkunassa Anna hyvitettävän kuitin numero Hyvitettävän kuitin tiedot tulevat näytölle ja ohjelma varmistaa hyvityskuitin luonnin. Mikäli haluat luoda hyvityksen näytöllä olevasta kuitista, valitse ”Kyllä”. Ohjelma tulostaa hyvityskuitin

Kassan ohjaustiedoissa pitää olla valittuna käytettävä kassa, ennen kuin kassakuittien luonti voidaan avata. Kassan avauksessa määritellään myyjä ja pohjakassa. Avaa ”Kassakuittien luonti”, jolloin pääset kassakuitin kirjausikkunaan Valitse kuitille asiakas, jonka jälkeen voit valita nimiketietoja kassakuitille Nimiketietoja voidaan lisätä antamalla Nimikekoodi, Nimikehaulla, Viivakoodinlukijalla tai ”Kassan ohjaustiedoissa” määritellyillä pikanäppäimillä. Maksutapahtuman pääset kirjaamaan ”Kuitin maksutapahtuma” –painikkeesta tai F5 näppäimestä

Uuden kassan luominen Käytettävät kassat luodaan Kassaosion perustiedoissa. Avaa Kassa-osio ja valitse yläpalkista ”Perustiedot” – ”Kassat” Kirjoita ”Kassat” ikkunan riville uuden kassan tunnus ja valitse mahdollinen kustannuspaikka OK –painikkeen jälkeen, kassa on valittavissa ”Kassan ohjaustiedoissa”   Käytettävän kassan määrittäminen käyttöön Ennen kassakuittien luontia, tulee Kassa-osioon määritellä tietokoneella käytettävä kassa. Kassa valitaan käyttöön Kassan ohjaustiedoissa. Avaa Kassa-osio ja valitse yläpalkista ”Asetukset” – ”Kassan ohjaustiedot” ”Käytä kassaa” –valikossa on valittavissa ne kassat, joita ei ole muilla tietokoneilla käytössä Kun olet valinnut kassan, tallenna muutokset ”Käytä” painikkeesta

Voit luoda verkkolaskuaineistoja Passeli ohjelmassa, joita voit lähettää asiakkaillesi pankin tai muun operaattorin kautta. Syötä asiakkaasi asiakaskortille verkkolaskutiedot. Tiedot syötetään asiakaskortin ”Muut tiedot” välilehdelle. Asiakkaalle pitää olla valittuna ”Verkkolasku”, jotta Verkkolasku osoite ja Verkkolaskuvälittäjän osoite voidaan antaa. Syötä myös tarvittaessa OVT-tunnus. Tiedot saatte asiakkaaltanne. Luo asiakkaallesi normaalisti lasku. Lasku voidaan tulostaa verkkolaskuaineistoksi normaalin tulostuksen yhteydessä, kun tulostuskohteena on ”Finvoice”. Finvoice-tulostuksen yhteydessä valitaan lähetystapa ”Pankkiaineiston mukana” tai ”Muu tapa”. Mikäli välität verkkolaskut pankin kautta, niin silloin on valittava vaihtoehto ”Pankkiaineiston mukana”. Verkkolaskut voidaan myös tulostaa kootusti yhteen verkkolaskutiedostoon. Tällöin tulostukseen pääsee Laskutus ja myyntireskontran toiminnosta ”Verkkolaskutus”. Listassa näkyy niiden asiakkaiden laskut, joilla on asiakaskortilla valittuna ”Verkkolasku”. Valitse aineistoon tulevat verkkolaskut näppäimistön CTRL-painike pohjassa ja paina työkalurivin ”Tulosta” –painiketta. Jos haluat laskut yhteen tiedostoon niin valitse ”Lisää kaikki laskut yhteen tiedostoon”, muussa tapauksessa jokaisesta laskusta tulee erillinen finvoice-tiedosto. Valitse ”Finvoice-hakemisto” kenttään kansio, johon haluat verkkolaskuaineistot tallentuvan ja paina lopuksi OK –painiketta Finvoice-hakemistoon ilmestyi verkkolaskuaineistot (XML-tiedostot), jotka voit lähettää eteenpäin esimerkiksi pankin verkkopalvelusta.

Laskun kirjauksessa on mahdollista valita nimikehakuikkunasta useita nimikkeitä samalla hakukerralla. Avaa nimikehaku Valitse nimike hakuikkunasta Paina Ctrl -näppäin pohjaan ja valitse toinen nimike. Pidä Ctrl -näppäin pohjassa koko ajan Kun olet valinnut haluamasi nimikkeet, paina OK -painiketta Laskun kirjausikkunan riviosalle tulee kaikki valitsemasi nimikkeet

Suorituksia on mahdollista poistaa laskutuksenhallinta ikkunan suoritukset näkymässä, tai suorituksen kirjausikkunassa. Suorituksen poistaminen laskutuksenhallinnassa Avaa Laskutuksenhallinta ja valitse näkymäksi ”Suoritukset” Valitse suoritus, jonka haluat poistaa Paina Laskutuksenhallinnan työkaluriviltä ”Poista valitut suoritukset” –painiketta. Lukittua suoritusta ei voida poistaa Ohjelma varmistaa vielä poiston. Mikäli haluat poistaa suorituksen, paina OK -painiketta Suorituksen poistaminen suorituksen kirjausikkunassa Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Uusi suoritus” Etsi suoritus työkalurivin suurennuslasi -kuvakkeesta Suorituksen tiedot tulevat suorituksen kirjaus -ikkunaan. Valitse suoritus muokkaus-tilaan painamalla ”Muokkaa” –painiketta. Paina työkaturiviltä Poista –painiketta poistaaksesi suorituksen. Lukittua suoritusta ei voi poistaa. Ohjelma varmistaa vielä poiston. Mikäli haluat poistaa suorituksen, paina OK –painiketta

Suorituksia on mahdollista muokata Laskutuksenhallinta ikkunan ”Suoritukset” näkymässä, tai suorituksen kirjausikkunassa. Suorituksia voidaan myös poistaa suoraan Laskutuksenhallinnan ”Suoritukset” näkymästä. Suorituksen muokkaus laskutuksenhallinnassa Avaa Laskutuksenhallinta ja valitse näkymäksi ”Suoritukset” Valitse suoritus, jota haluat muokata Paina laskutuksenhallinnan työkaluriviltä Näytä valittu suoritus -painiketta, tai F10 näppäintä Valitun suorituksen tiedot tulevat Suorituksen kirjaus -ikkunaan. Valitaan suoritus ”Muokkaus” tilaan yläpalkin Muokkaa-painikkeesta Tee suoritukseen tarvittavat muutokset ja paina ”Tallenna” -painiketta suorituksen kirjauksen työkaluriviltä Suorituksen muokkaus suorituksen kirjausikkunassa Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Uusi suoritus” Paina työkaluriviltä suurennuslasi –kuvaketta etsiäksesi muokattavan suorituksen Valitun suorituksen tiedot tulevat Suorituksen kirjaus -ikkunaan. Valitaan suoritus ”Muokkaus” tilaan yläpalkin Muokkaa-painikkeesta Tee suoritukseen tarvittavat muutokset ja paina ”Tallenna” -painiketta suorituksen kirjauksen työkaluriviltä.

Factoring laskulle voidaan kirjata suoritus aivan kuten normaaleille laskuillekin. Factoring-suorituksen kirjaamisen normaalista erottaa yleensä suoritukselle määritettävä kirjanpitotili. Factoringlaskujen kirjanpidon tili tulee Factoring sopimuksen tiedoista. Katso tarvittaessa suorituksen kirjaamisen ohje Laskutus ja myyntireskontra osiosta.