Passeli+ Professional käyttövinkit

 Muista tarkistaa Palkanlaskenta-osion perustiedot seuraavalle vuodelle. Tarkista Eläkelajit ja niiden tiedot Tarkista vakuutusten tiedot Tarkista Luontoisedut ja verottomat korvaukset tiedot Palkansaajan verokorttitietojen syöttö, yleensä tulee suorittaa helmikuun alkuun mennessä Tarvittaessa päivitä palkansaajan muuttunut tapaturmavakuutusprosentti palkansaajan perustiedoissa

Vakiopalkkojen luonti: Vakiopalkat -toiminnossa voidaan muodostaa aktiiviseen laskentaryhmään kuuluvien palkansaajien palkkatapahtumat aktiiviselle palkkakaudelle, mikäli palkansaajille on annettu palkansaajatiedoissa vakiopalkkatiedot. Jos palkansaajalle on jo kirjattu palkkatapahtumia, ohjelma lisää vakiopalkkatapahtumat palkansaajan palkkalaskelmalle. Avaa Palkanlaskenta -valikosta ”Vakiopalkat” Aloita vakiopalkkojen luonti ”Luo palkat” -painikkeesta Kuitataan vakiopalkat luoduiksi ”OK” –painikkeella   Palkkatapahtumien lisäys Palkkatapahtuman lisäyksellä voidaan lisätä palkkatapahtuma yhdelle tai useammalle aktiiviseen laskentaryhmään kuuluville palkansaajille, joiden työsuhde on voimassa aktiivisella palkkakaudella. Palkkatapahtuma lisätään aina aktiiviselle palkkakaudelle. Avaa Palkanlaskenta -valikosta ”Palkkatapahtumien lisäys” Valitse palkansaajat, joilla palkkatapahtuma lisätään Valitse palkkalaji, joka lisätään valituille palkansaajille Anna palkkatapahtumalle tarvittavat tiedot Lisää palkkatapahtumat valituille palkansaajille ”Lisää” -painikkeesta Kuitataan palkkatapahtumien lisäys ”OK” –painikkeella Verojen ja vähennysten laskenta Verojen ja vähennysten laskennassa suoritetaan kaikille aktiivisen laskentaryhmän aktiiviselle palkkakaudelle kirjatuille palkkalaskelmille verojen ja vähennysten laskenta Avaa Palkanlaskenta -osiosta ”Verojen ja vähennysten laskenta” toiminto Aloita Verojen ja vähennysten laskenta ”Laske” -painikkeesta Kuitataan Verojen ja vähennysten laskenta ”OK” -painikkeella Suljetaan verojen ja vähennysten laskenta   Palkkatapahtumien hyväksyntä Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä -toiminnossa suoritetaan aktiivisen laskentaryhmän aktiiviselle palkkakaudelle kirjattujen palkkalaskelmien hyväksyntä. Palkkalaskelmien verot ja vähennykset pitää olla laskettu ennen kuin palkkalaskelmat voidaan hyväksyä. Avaa Palkanlaskenta -osiosta ”Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä” Aloita Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä ”Hyväksy” -painikkeesta Kuitataan Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä ”OK” -painikkeella Suljetaan Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä   Palkan maksu, kuittaus maksetuksi tai pankkiin toimitettavan maksuaineiston luonti Palkan maksu -toiminnossa voidaan luoda aktiivisen laskentaryhmän aktiiviselle palkkakaudelle kirjatuista palkkalaskelmista maksuaineisto tai kuitata palkkalaskelmat maksetuiksi. Palkkakauden palkkalaskelmat pitää olla hyväksyttyjä, jotta palkat voidaan maksaa. Palkkalaskelmien kuittaaminen maksetuiksi (mikäli ei luoda pankkiaineistoa, vaan maksetaan palkat muulla tavalla) Avaa Palkanlaskenta -osiosta ”Palkan maksu” Oletuksena kaikki maksettavat palkkalaskelmat ovat valittuna ja voit halutessasi myös valita vain tietyt palkat maksetuksi. Tarkista että tiedot ovat oikein Merkitään valitut palkkalaskelmat maksetuiksi ”Kuittaa maksetuiksi” -painikkeesta Kuitataan toiminto ”OK” –painikkeella ja suljetaan ”Palkan maksu” Pankkiaineiston muodostaminen Avaa Palkanlaskenta -osiosta ”Palkan maksu” Oletuksena kaikki maksettavat palkkalaskelmat ovat valittuna ja voit halutessasi myös valita vain tietyt palkat maksetuksi Tarkista että tiedot ovat oikein Luo palkoista maksuaineisto painamalla ”Luo aineisto” -painiketta Kuitataan aineiston luominen OK –painikkeella ja suljetaan ”Palkan maksu” Lähetä luotu maksuaineisto pankkiyhteysohjelmallasi pankkiinne

Laskentaryhmän ja palkkakauden valinta -toiminnossa valitaan ohjelmassa käytössä oleva laskentaryhmä ja sen aktiivinen palkkakausi. Palkkatapahtumien kirjaus tapahtuu aina aktiiviselle laskentaryhmälle ja sen palkkakaudelle. Avaa Palkanlaskenta -valikosta ”Laskentaryhmän ja palkkakauden valinta” Valitse Laskentaryhmä Valitse Palkkakausi Paina ”OK” –painiketta Uusia palkkakausia voidaan luoda seuraavasti: Avaa Palkanlaskenta -valikosta ”Palkkakaudet” Valitse ”Laskentaryhmä”, jolle luodaan uusi palkkakausi Paina työkalurivin ”Uusi” -painiketta Anna palkkakaudelle tunnus ja selite. Ajanjakson pituudeksi ohjelma tarjoaa laskentaryhmälle määriteltyä laskentajaksoa. Tarkista että palkkakauden tiedot ovat oikein. Tallenna palkkakausi työkalurivin ”Tallenna” –painikkeella

Voit luoda uuden palkansaajan seuraavasti: Avaa Perustiedot valikko ja valitse ”Palkansaajat” Paina työkaluriviltä ”Uusi palkansaaja” -painiketta Anna palkansaajan yleistiedot Siirry työsuhdevälilehdelle ja paina ”Uusi työsuhde” -painiketta Anna työsuhdetiedot, sekä työsuhteen perus-, vero-, palkkatiedot. Voit myös määritellä palkansaajalle vakiopalkkojen luonnin yhteydessä luotavat palkkatiedot. Tallenna tiedot työkalurivin ”Tallenna” –painikkeella   Mikäli palkansaajan palkkatiedot muuttuvat, palkansaajalle luodaan uudet palkkatiedot ja määritellään tietojen alkamispäivämäärä. Avaa perustiedot valikosta ”Palkansaajat” Siirry ”Työsuhteet” -välilehdelle Siirry ”Palkkatiedot” -välilehdelle Valitse palkansaaja muokkaus tilaan painamalla palkansaaja työkalurivin ”Muokkaa” -painiketta Paina palkkatiedot välilehden työkaluriviltä ”Uusi palkkatieto” -painiketta Valitse tunnus ja anna hinta/prosentti sekä alkaen päivämäärä. Alkaen päivämäärä luo vanhalle tunnukselle päättymispäivämäärän automaattisesti. Uusi palkkatieto on käytössä alkaen päivästä lähtien. Tallenna palkansaajan tiedot ”Tallenna” –painikkeesta   Mikäli palkansaajan verotiedot muuttuvat, palkansaajalle luodaan uudet verotiedot ja määritellään tietojen alkamispäivämäärä. Avaa Perustiedot valikosta ”Palkansaajat” Siirry ”Työsuhteet” -välilehdelle Siirry Verotiedot -välilehdelle Valitse palkansaaja muokkaus tilaan painamalla palkansaaja työkalurivin ”Muokkaa” -painiketta Paina verotiedot välilehden työkaluriviltä ”Uudet verotiedot” -painiketta. Ohjelma kysyy kopioidaanko vanhat tiedot uusien pohjaksi Anna uudet verotiedot ja tarkista että ”Tiedot voimassa alkaen” päivämäärä on oikein verotietojen työkaluriviltä Tallenna palkansaajan tiedot ”Tallenna” –painikkeesta

Mikäli ohjelmassa ei ole valmiina palkkalajia, voidaan luoda uusia palkkalajeja joko kopioimalla olemassa olevan palkkalajin tiedot uuden pohjaksi tai luoda kokonaan uusi palkkalaji. Luodaan palkkalaji kopioimalla Avaa Perustiedot -valikko ja valitse ”Palkkalajit” Valitse palkkalaji, jonka tiedot kopioidaan uuden palkkalajin pohjaksi Paina työkaluriviltä Kopio -painiketta Anna palkkalajille puuttuvat tiedot ja tarkista että kopioidut tiedot ovat oikein Tallenna palkkalaji työkalurivin ”Tallenna” -painikkeella Luodaan uusi palkkalaji Avaa perustiedot -valikko ja valitse ”Palkkalajit” Paina työkaluriviltä ”Uusi” -painiketta Anna palkkalajille tarvittavat tiedot Tallenna palkkalaji työkalurivin ”Tallenna” –painikkeella

Palkanlaskenta-osion avauksen yhteydessä ohjelma luo automaattisesti Palkanlaskennan oletustietoja. Palkanlaskenta-osion valikosta valitaan ”Perustiedot” – ”Laskentaryhmät” Tarkista ja tarvittaessa muuta laskentajakso. Uutta palkkakautta avattaessa ohjelma ehdottaa palkkakauden pituudeksi laskentaryhmän laskentajakson pituutta. Tilit kenttään valitaan kirjanpitotili, jolle laskentaryhmälle kirjatut palkkatapahtumat tiliöidään. Anna palkkalaskelmille tulostuvan yhteyshenkilön tiedot   Palkanlaskenta-osion valikosta valitaan ”Perustiedot” – ”Palkkaperusteet”. Toiminnossa ylläpidetään palkkalajeilla käytettäviä palkkaperusteita. Tarkista ja tarvittaessa luo uudet palkkaperusteet ”Yleiset” ja ”Palkansaajakohtaiset” välilehdille.   Palkanlaskenta-osion valikosta valitaan ”Perustiedot” – ”Palkanlaskennan yleistiedot” ”Eläkelaji” välilehdellä luodaan ja ylläpidetään työeläkemaksutietoja. ”Sotu ja vakuutukset” välilehdellä ylläpidetään sairausvakuutusmaksun ja muita vakuutusmaksutietoja ”Luontaisedut ja verottomat korvaukset” välilehdellä annetaan erilaisten luontaisetujen ja verottomien korvauksien arvoja   Palkanlaskenta-osion valikosta valitaan ”Perustiedot” – ”Sopimusalat”. Toiminnossa ylläpidetään palkansaajien sopimusalakohtaisia tietoja. Tarkista ja tarvittaessa muuta sopimusalojen tiedot palkansaajille noudatettavien sopimuksen mukaisiksi.   Palkanlaskenta-osion valikosta valitaan ”Perustiedot” – ”Ammattiyhdistykset”. Toiminnossa ylläpidetään ammattiyhdistysten ja niiden osastojen tietoja. Mikäli yritys perii ja tilittää palkansaajien ammattiyhdistysjäsenmaksut, ylläpitäkää tarvittavat ammattiyhdistykset ja osastot.   Palkanlaskenta-osion valikosta valitaan ”Perustiedot” – ”Tehtävänimikkeet”. Toiminnossa määritellään yrityksessä käytössä olevat tehtävänimikkeet. Ylläpitäkää tarvittavat palkansaajien tehtävänimikkeet, palkansaajan palkkatodistukselle tulostuva tieto.   Palkanlaskenta-osion valikosta valitaan ”Perustiedot” – ”Tapaturmavakuutusluokat”. Toiminnossa määritellään yrityksessä käytössä olevat lakisääteiset tapaturmavakuutusluokat. Ylläpitäkää palkansaajien tehtävien mukaiset tapaturmavakuutusluokat.   Palkanlaskenta-osion valikosta valitaan ”Perustiedot” – ”Palkkalajit”. Toiminnossa ylläpidetään palkkalaskelmilla käytettäviä palkkalajeja. Palkkalajit mm. ohjaavat palkansaajille maksetut palkat veroraporteille ja muille tilastoille, on hyvin tärkeää käyttää oikeita palkkalajeja maksettaessa palkkoja Palkkalajien luomisesta on oma ohjeensa   Palkanlaskenta-osion valikosta valitaan ”Perustiedot” – ”Poissaolokoodit”. Toiminnossa ylläpidetään tarvittavia poissaolokoodeja. Poissaolokoodeja käytetään poissaolojen merkitsemiseen ja raportoinnissa mm. rajaustekijänä.   Palkanlaskenta-osion valikosta valitaan ”Perustiedot” – ”Lomakertoimet” Lomakertoimia käytetään muuttuva palkkaisten vuosilomalaskennassa. Tarkista ja muuta lomakertoimet sopimusten mukaisiksi.

Kirjanpito-osioon voidaan tuoda kirjanpitoon valitut tapahtumat annetulta aikaväliltä. Tapahtumat voidaan tuoda laskutus/ myyntireskontrasta, ostoreskontrasta, kassasta, palkanlaskennasta ja matkalaskuista. Kirjanpitoon tuotavat tiedot luetaan suoraan yrityksen tietokannoista. Kirjanpitoaineisto voidaan myös tuoda erillisestä siirtotiedostosta. Kirjanpitoaineistojen tuontiin pääset valitsemalla ”Tuonti osakirjanpidosta” -toiminnon Tuotavat aineistot valitaan osiokohtaisesti ”Tuontiaineistot” valinnasta. Tuontitapa sekä Tositteen yleistiedot määritetään ikkunan oikeassa reunassa. Jos tuonti tuodaan siirtotiedostosta, pitää tiedosto hakea ”Tiedosto” kentän oikean reunan painikkeesta, jossa on kolme pistettä. HUOM! Jos tuonnissa määritelty aineisto sisältää keskeneräinen tilassa olevia myynti- tai ostolaskuja, joiden prioriteetti on hyväksymätön, keskeytyy tuonti eikä tapahtumia siirretä kirjanpitoon. Tällöin tapahtumat tulee hyväksyä ennen kuin tuonti tehdään. Aineistojen tuonnin yhteydessä toiminto lukitsee tuotujen osioiden tapahtumat.

Tositekirjausikkunassa voidaan tositelajin ja päiväyksen lisäksi valita mm. tositekohtainen selite, tunniste, kustannuspaikka tai antaa jokaiselle riville itse kyseiset tiedot.   Mikäli tositteelle annetaan tositekohtaiset selite, tunniste ja kustannuspaikka tiedot ennen rivien luontia, ohjelma ehdottaa jokaiselle kirjattavalle riville annettavaksi näitä tositekohtaisia tietoja, riville tullutta tietoa voi käyttäjä muuttaa. Mikäli tositekirjausikkunassa ei näy kustannuspaikka ja tunniste tietoja, määrittele kirjanpidon ohjaustiedoista kustannuspaikka ja tunniste -valinta voimaan. Tositetyypin valinnan merkitys Normaali tyyppisille tositteille kirjataan useimmat kirjanpidon tapahtumat. Alv-laskennassa huomioidaan ainoastaan normaali tyyppisiä tositteita. Alv-kirjaus tyyppisiä tositteita käytetään arvonlisäverojen kirjauksiin. Ohjelma luo alv-kirjaus tyyppisen tositteen alv-kirjausajon yhteydessä. Alv-kirjaus tyyppisiä tositteita ei huomioida alv-laskennassa. Tilinpäätösvienti tyyppisiä tositteita käytetään tilinpäätösvientien kirjauksissa. Näitä tositteita ei huomioida alv-laskennassa. Alkusaldo tyyppisiä tositteita käytetään kirjanpidon alkusaldojen kirjaamiseen. Tilinpäätöstoiminnon yhteydessä ohjelma luo alkavalle tilikaudelle alkusaldo tyyppisen tositteen, jossa näkyvät taseen alkusaldot. Alkusaldo tyyppisiä tositteita ei huomioida alv-laskennassa.

Päättyneen tilikauden tiedot kirjataan vuoden viimeiselle päivälle, kvartaaleittain tai kuukausittain sen mukaan miten vertailutietoja halutaan tulosteissa näkyvän. Mikäli haluat vertailutietojen näkyvän kuukausittain, syötä jokaisen kuukauden tapahtumien saldo tileittäin, päiväyksenä kuukauden viimeinen päivä. Avaa Kirjanpito -osiosta ”Uusi tosite”. Valitse haluamasi tositelaji, tositetyypiksi ”Alkusaldo”. Tarkista myös että oikea tilikausi on valittuna. Vertailutiedoista tulee muodostaa tositteet sillä aikajaksotuksella, millä halutaan vertailutietoja käyttää. Syötä tositteelle tapahtumien saldot tileittäin ja tallenna tosite työkalurivin ”Tallenna” –painikkeesta Avaa Kirjanpito -valikosta ”Tilinpäätös”, jolloin ohjelma luo Alkusaldo-tyyppisen tositteen uudelle tilikaudelle ja kopioi päätetyn taseen arvot alkusaldoiksi. ”Alkusaldo” tositteella päätetyn tilikauden voitto/tappio tyyppisen tilin saldo on siirretty edellisten tilikausien voitto/tappio tyyppiselle tilille.

Yrityksen tilikarttaa ylläpidetään Tilikartta-näkymässä, jossa näkyy yrityksen käytössä oleva tilikartta. Ikkunan vasemmassa reunassa olevasta hakemistopuusta valitun tason/tilin tiedot näkyvät ikkunan oikeassa laidassa. Kun halutaan ”Muokata” tai ”Luoda uusi tili”, valitaan hakemistopuussa se kohta, jota halutaan muokata ja painetaan työkaluriviltä ”Muokkaa” -painiketta. Tämän jälkeen voidaan tehdä halutut muutokset tilikarttaan. Uusi tili/taso on luotavissa painamalla ”Uusi” -painiketta. Muutokset voidaan tallentaa painamalla ”Tallenna” -painiketta tai ottamalla muokkaustila pois päältä painamalla ”Muokkaa” -painiketta.

Liikekirjanpidon käyttöönotossa on huomioitava mahdollisesti vertailutiedoille avattava tilikauden perustaminen, käytettävän tilikartan käyttöönotto, tositelajien perustaminen sekä kirjanpidon ohjaustietojen määritys. Luo vertailutiedoille tarvittava tilikausi Avaa Liikekirjanpito-osion ”Perustiedot” -valikosta ”Tilikaudet” Paina ”Uusi tilikausi” –painiketta ja määritä tilikauden pituus Tallenna tilikauden tiedot Valitse yrityksellä käytettävä tilikartta ja ota se käyttöön. Ota käyttöön myös yrityksellä käytettävä virallinen kaava. Huom! Tk -alkuiset ovat tilikarttoja ja Vk -alkuiset virallisia kaavoja Avaa ”Perustiedot” valikosta ”Tilikartta” Avaa ”Tilikartta” -valikosta Avaa tiedostosta Valitse käytettävä tilikartta tiedostosta ja paina ”Avaa” -painiketta Valitse ”Tilikartta” -valikosta ”Ota käyttöön” Valitse tilikartta -valikosta ”Virallisen kaavan ylläpito” Valitse ”Virallinen kaava” -valikosta ”Avaa tiedostosta” Valitse virallinen kaava tiedostosta ja paina ”Avaa” -painiketta Valitse ”Virallinen kaava” -valikosta ”Ota käyttöön” Luo tarvittavat tilit ja ota tarpeettomat tilit pois käytöstä. Katso ”Tilikartan tilien muokkaus” ohje. Luo tositelajit Avaa perustiedot -valikosta Tositelajit Luo tarvittavat Tositelajit ja tallenna   Määrittele kirjanpidon ohjaustiedot Valitse ”Asetukset” -valikosta Kirjanpidon ohjaustiedot Määritä haluamasi ohjaustiedot ja tallenna   Syötä edellisen tilikauden vertailutiedot tositteille. Huom! Jos haluat kuukausitason vertailuja, vertailutiedot tulee syöttää kuukausitasolla. Katso tositteen kirjaus ohje. Suorita ”Tilinpäätösajo”, jolloin ohjelma luo uuden kuluvan tilikauden ja sille alkusaldotositteen automaattisesti Tilinpäätös luodaan valitsemalla ”Kirjanpito” -valikosta ”Tilinpäätös” Tilinpäätöksen yhteydessä voidaan valita Alkusaldo-tositteelle selite ja tositelaji. Tilinpäätös suoritetaan ”OK” –painikkeella   Kirjanpidon käyttöönotto kesken tilikauden Kun ohjelma otetaan käyttöön kesken tilikauden, niin mikäli haluat tilikauden alkukuukausien tietojen näkyvän kuukausittain, valitse kuluva tilikausi, syötä jokaisen kuukauden tapahtumien saldo tileittäin, päiväyksenä kuukauden viimeinen päivä. Huomioithan myös verottajan ilmoitusten osalta käyttämänne ilmoitusjakson. Avaa Kirjanpito -osiosta ”Uusi tosite” Valitse haluamasi tositelaji ja tositetyyppi. Mikäli käytät tositetyyppinä ”Normaali”, muista ajaa Kirjanpito-valikosta ”Arvonlisäverojen kirjausajo” kuukausittain Anna tositteelle oikea päiväys Syötä tositteelle tapahtumien saldot tileittäin ja tallenna tosite työkalurivin ”Tallenna” –painikkeesta Kirjanidon ohjaustiedot Kirjaustapa-kohdassa valitaan yrityksen kirjanpidossa sovellettava kirjaustapa, brutto, netto tai valinnainen. Kirjanpidon ohjaustiedot löytyvät Liikekirjanpito –osion yläpalkin ”Asetukset” valikon kautta. Bruttokirjausta sovellettaessa kaikki kirjaukset tehdään verollisina Nettokirjauksessa kirjataan aina veron perusteet ja verot erikseen. Kirjaustavalla ”Valinnainen”, voi käyttäjä valita tilikartan ylläpidossa kirjanpitotilikohtaisesti halutaanko soveltaa brutto- vai nettokirjausta. Optiolla ”Automaattinen alv-kirjaus”, ohjelma ehdottaa tositteen kirjausikkunan alv-oikaisu kohdassa optiota ”oikaistaan”. Alv-oikaisua käytetään netto-kirjaustapaa soveltavien tilien tapauksessa. Toiminto erottaa annetusta summasta veron osuuden ja tekee siitä oman tiliöintirivin. Optiolla ”Yhdistetään alv-tilien kirjaukset” ohjelma yhdistää tositteen automaattiset alv-kirjaukset yhdelle riville (ts. yksi alv-velka/saaminen kirjaus per tosite). Jos optiota ei ole valittu, tositteen jokainen alv-kirjaus tulee omalle rivilleen. Kirjaukset yhdistetään tunnisteittain ja kustannuspaikoittain. Vastatili-optiolla ohjelma ehdottaa vastakirjausta tilikartalla määritellylle vastatilille. Mikäli vastatiliä ei ole määritelty, ehdottaa ohjelma vastakirjausta tilikartan tilityypin perusteella. Kirjanpitovaluutta-kentässä näkyy valuutta, jossa kirjanpidon tapahtumat tallennetaan. Tunniste-valinta tuo tositteen kirjaus-ikkunaan tositekohtaisen tunniste-kentän. Kustannuspaikka-valinta tuo tositteen kirjaus-ikkunaan tositekohtaisen kustannuspaikka-kentän. Kirjanpidon valikot harmaana Kirjanpidon valikot ovat harmaana, mikäli kirjanpidon käyttöönotto on suorittamatta. Suorita kirjanpidon käyttöönotto, jonka jälkeen valikot ovat käytössä.

Ostotoimitus on mahdollista poistaa ostotilaukselta ostotilaustenhallintaikkunassa tai toimituksen kirjausikkunan kautta. Ostotilaustenhallinnassa: Avaa Ostotilaustenhallinta ja valitse Näkymä kohtaan ”Ostotoimitukset” Jos Ostotoimituksen tila on ”Laskutettu”, tällöin toimitusta ei voi poistaa Valitse haluttu toimitus aktiiviseksi ja valitse Ostotilaustenhallintaikkunan työkaluriviltä ”Poista valitut ostotoimitukset” –painike poistaaksesi ostotoimituksen Ostotoimituksen kirjausikkunasta: Avaa ostotoimitus kirjausikkunaan Ostotilaustenhallinnan ”Ostotoimitukset” näkymästä Ota ”Ostotoimitus” muokkaus –tilaan ja valitse työkaluriviltä ”Poista” painike Katso video-ohje   Ostotoimituksen siirtäminen ostolaskuksi Ostotoimitusta ei voi siirtää ostolaskuksi, kuitenkin Ostoreskontra-osiossa on mahdollista hakea ostolaskun pohjaksi ostotoimituksen tiedot. Toiminto vaatii siis Ostotilaus- ja Ostoreskontra-osiot Passeliin ja ostotoimitus ei saa olla ”Laskutettu” tilassa. Avaa Ostoreskontra osiosta ”Uusi ostolasku” Valitse ostolaskulle toimittaja, jonka toimituksia haluat ostolaskun pohjaksi Avaa ”Toimittaja” -valikosta ”Merkitse toimitukset laskutetuiksi” Tarkista, että olet valinnut ”Tuo tiliöinnit ostolaskulle” -ostotoimitusten valinnassa Valitse toimitukset, joiden tiedot tuodaan ostolaskun riviosalle ja paina ”OK” -painiketta Tarkista, että ostolaskun rivit ovat oikein ja tallenna ostolasku  

Ostotilaukselle on mahdollista kirjata osatoimitus, mikäli kaikkia ostotilauksen tuotteita ei saavuteta kerralla. Avaa Ostotilaustenhallinta Valitse toimitettava ostotilaus ja valitse työkaluriviltä ”Luo tilauksesta uusi toimitus” tai paina F3 -painiketta Valitse toimitustyypiksi ”Uusi ostotoimitus” ja kirjaa vapaavalintaiset ostotoimituksen yksilöintitiedot Ostotoimituksen kirjausikkunassa voit kirjata nimikkeiden toimitetut määrät ”Toimitettu” sarakkeeseen Kirjausikkunassa voit myös vaihtaa toimituksen päiväyksen ja syöttää ostotoimituksen yksilöintitiedot, kuten ”Lähete” ja ”Rahtikirja” ”Tallenna muutokset työkalurivin ”Tallenna” -painikkeesta

Ostotilaukselle voidaan kirjata toimitus ostotoimituksen kirjausikkunassa tai ostotilaustenhallinnan kautta. Avaa Ostotilaustenhallinta ja valitse toimitettava ostotilaus aktiiviseksi Valitse Ostotilaustenhallinnan työkaluriviltä ”Luo ostotilaukselle uusi toimitus” –painike tai paina F3 -näppäintä Toimitustyyppi valitaan sen mukaan miten se on toimitettu ”Toimitettu kuten tilattu” valinta tarkoittaa, että ostotilaus on toimitettu kokonaisuudessaan ”Uusi ostotoimitus” valinnalla voidaan määritellä itse miten tilaus on toimitettu ”Asetetaan ostotilaus toimitetuksi” valinnalla voidaan merkitä ostotilaus käsitellyksi ilman toimitusta Toimitustyypin valintaikkunassa voidaan myös syöttää toimituksen yksilöintitiedot eli ”Lähete no” ja ”Rahtikirja” Samassa yhteydessä voidaan päivittää myös nimikkeen hankintatietoja ”Päivitä ostohinnat” valinnalla, jolloin nimikkeen hankintatietoihin päivittyy uusi ostohinta. Mikäli ostotilauksella olevilla nimikkeillä ei ole hankintatietoja ostotilauksen toimittajalta niin hankintatiedot voidaan lisätä valinnalla ”Lisää toimittaja nimikkeen toimittajaksi” ”OK” painikkeella voidaan kuitata nimikkeet toimitetuksi, jolloin nimikkeiden varastosaldot myös päivittyvät

Nimikkeen hinta määräytyy ostotilaukselle nimikkeen hankintatietojen mukaan. Mikäli ostotilaukselle on annettuna toimittaja, ohjelma tarjoaa nimikkeelle kyseisen toimittajan mukaisia hankintatietoja, jotka ovat määritetty Nimikekortille Mikäli ostotilaukselle ei ole annettuna toimittajaa, nimikkeen keskihintaa tarjotaan ostohinnaksi Mikäli tilatulle nimikkeelle ei ole perustettu annetun toimittajan hankintatietoja, käytetään nimikkeen keskihintaa hankintahinnoissa

Ostotilausten luonti hälytyslistalta toiminnossa on mahdollista luoda ostotilausehdotukset hälytyslistalta valituille nimikkeille. Toiminto on käynnistettävissä Ostotilaukset -valikon kohdasta Ostotilaukset hälytyslistalta. Toiminnon ohjeesta on tutustuttavissa tarkemmin toiminnossa käytettävissä oleviin rajauksiin ja valintoihin.

Maksuaineiston luonnissa on mahdollista luoda ostolaskulle myös osamaksu. Valitse Ostoreskontra –osiosta ”Maksuaineiston luonti” Valitse ”Maksutili” –kenttään pankkitili, jolta ostolaskut maksetaan Tarkista, että ”Palvelutunnus” on oikein ja hakemistopolku on annettu Syötä ”Maksuun” –kenttään summa, jonka haluat maksaa Paina lopuksi ”Luo aineisto” –painiketta, jolloin maksuaineisto luodaan annettuun hakemistopolkuun. Jäljelle jäävä summa jää avoimeksi, ja on myöhemmin maksettavissa.

Järjestelmään tallennettujen ostolaskujen pohjalta voi muodostaa maksuaineistoja, jotka toimitetaan pankkiyhteysohjelmalla pankkiin maksettaviksi. Valitse Ostoreskontra –osiosta ”Maksuaineiston luonti” Valitse ”Maksutili” –kenttään pankkitili, jolta ostolaskut maksetaan Tarkista, että ”Palvelutunnus” on oikein ja hakemistopolku on annettu Valitse listalta avoimet ostolaskut, joista muodostetaan maksuaineisto Paina lopuksi ”Luo aineisto” –painiketta, jolloin maksuaineisto luodaan annettuun hakemistopolkuun. Jos käytössäsi on Pankkiyhteys-osio, niin maksuaineisto voidaan lähettää suoraan Pankkiyhteys-ohjelmasta. Mikäli aineistoon on valittu samalle toimittajalle sekä hyvityslaskuja että ostolaskuja, niin hyvityslaskut kohdistuvat automaattisesti avoimiin ostolaskuihin ja maksuaineistoon siirtyy ostolaskuun mahdollisesti jäljelle jäävä summa. HUOM! Maksuaineiston luonnin jälkeen aineisto pitää toimittaa pankkiin, jotta ostolaskut tulevat maksetuiksi. Huolehdi, että aineisto toimitetaan pankkiin.

Ostolaskut on mahdollista kuitata maksetuksi maksuaineiston luonnin yhteydessä. Muussa tapauksessa ostolaskut merkitään ”Maksuaineistossa” tilaan odottamaan maksun vahvistusta käsin tai tiliotteelta. Maksun vahvistaminen manuaalisesti: Voit vahvistaa ostolaskun maksetuksi valitsemalla Ostolaskujen hallinnasta ”Maksut” näkymän Valitse vahvistettava ostolasku ja avaa maksu Ota maksu muokkaus –tilaan valitsemalla työkalurivin painikkeesta ”Muokkaa”. Tallenna ja vahvista maksu ”Tallenna” –painikkeesta Nyt maksu on vahvistettu ja tallennettu. Maksun vahvistaminen tiliotteelta: Avaa Ostoreskontra osion yläpalkin valikosta ”Ostoreskontra” – ”Maksut tiliotteelta” Valitse oikea tunniste. Mikäli tunnisteita ei ole vielä ohjelmassa, luo uusi painamalla ”Uusi tunniste” -painiketta. Anna tunnisteelle pankin nimi ja paina OK -painiketta. Valitse hakemisto, johon on tallennettu Konekielinen tiliote tai SEPA tiliote ja paina OK -painiketta Tiedostot kentässä näkyy kaikki valitun kansion tiedostot. Valitse tiliotteen tiedosto ja paina OK -painiketta. ”Maksun kuittaus tiliotteelta” –ikkunaan listautuu maksut, jotka tiliotteelta löytyy. Jos ”L” sarakkeessa on vihreä ”OK” painike, voidaan tiliotteella oleva maksu kohdistaa ”Maksuaineistossa” olevaan ostolaskuun. ”Kuittaa maksetuksi” –painikkeesta voit suorittaa tiliotteelta kuittauksen ja kuittauksen jälkeen tulee ilmoitus kohdistetuista maksuista. Ostolaskut päivittyvät ”Maksettu” tilaan  

Ostolaskusta voidaan luoda hyvityslasku kopioimalla, jolloin hyvityslaskulle tulee vastaavat tiedot, kuin kopioitavassa ostolaskussa mutta negatiivisella summalla. Hyvityslaskun voi myös luoda tekemällä uuden laskun ja antamalla riviosille negatiiviset summat. Hyvityslaskun luominen kopioimalla: Valitse Ostoreskontra osiosta ”Ostolaskujen hallinta” Valitse Ostolasku, josta haluat tehdä hyvityslaskun Valitse Ostolaskujen hallinnan työkaluriviltä ”Luo valitusta ostolaskusta uusi kopioimalla” Valitse ”Luodaan ostolaskusta hvyityslasku Ostolaskun kirjausikkunaan aukeaa ostolaskusta luotu hyvityslasku. Tarkista, että tiedot ovat oikein ja paina ”Tallenna” –painiketta. Hyvityslasku on nyt luotu järjestelmään Hyvityslasku voidaan kohdistaa suoraan ostolaskuun, mikäli ostolaskun tila on ”Avoin”. Valitse Ostoreskontra osiosta ”Ostolaskujen hallinta” Valitse avoin ostolasku ja paina Ostolaskujen hallinnan työkaluriviltä ”Kirjaa valitulle ostolaskulle maksu” Tarkista maksun yleistiedot ja tyhjennä ”Maksettu” –kentän summa Valitse ”Hyvityslasku” kohdasta samalle toimittajalle luotu hyvityslasku Mikäli ostolasku on pienempi tai yhtä suuri kuin hyvityslaskun summa, niin ”Jää avoimeksi” kentässä näkyy ”0,00 EUR” Tallenna maksu ja Ostolaskujen hallinnassa ostolaskujen tilat on päivittyneet Mikäli ostolasku on jo maksettu, voidaan hyvityslaskuun kirjata suoritus käsin, jolloin saadaan hyvityslasku merkittyä maksetuksi