Passeli+ Professional käyttövinkit

Ostolaskusta voidaan luoda hyvityslasku kopioimalla, jolloin hyvityslaskulle tulee vastaavat tiedot, kuin kopioitavassa ostolaskussa mutta negatiivisella summalla. Hyvityslaskun voi myös luoda tekemällä uuden laskun ja antamalla riviosille negatiiviset summat. Hyvityslaskun luominen kopioimalla: Valitse Ostoreskontra osiosta ”Ostolaskujen hallinta” Valitse Ostolasku, josta haluat tehdä hyvityslaskun Valitse Ostolaskujen hallinnan työkaluriviltä ”Luo valitusta ostolaskusta uusi kopioimalla” Valitse ”Luodaan ostolaskusta hvyityslasku Ostolaskun kirjausikkunaan aukeaa ostolaskusta luotu hyvityslasku. Tarkista, että tiedot ovat oikein ja paina ”Tallenna” –painiketta. Hyvityslasku on nyt luotu järjestelmään Hyvityslasku voidaan kohdistaa suoraan ostolaskuun, mikäli ostolaskun tila on ”Avoin”. Valitse Ostoreskontra osiosta ”Ostolaskujen hallinta” Valitse avoin ostolasku ja paina Ostolaskujen hallinnan työkaluriviltä ”Kirjaa valitulle ostolaskulle maksu” Tarkista maksun yleistiedot ja tyhjennä ”Maksettu” –kentän summa Valitse ”Hyvityslasku” kohdasta samalle toimittajalle luotu hyvityslasku Mikäli ostolasku on pienempi tai yhtä suuri kuin hyvityslaskun summa, niin ”Jää avoimeksi” kentässä näkyy ”0,00 EUR” Tallenna maksu ja Ostolaskujen hallinnassa ostolaskujen tilat on päivittyneet Mikäli ostolasku on jo maksettu, voidaan hyvityslaskuun kirjata suoritus käsin, jolloin saadaan hyvityslasku merkittyä maksetuksi

Ostolaskulle voidaan määrittää tositekohtainen kustannuspaikka tai jokaiselle ostolaskun riville erikseen. Tositekohtaisen kustannuspaikan voit valita Ostolaskun yleistiedoissa ennen rivikirjausten aloitusta. Tällöin jokaiselle riville tulee automaattisesti määritelty kustannuspaikka. Jos kustannuspaikka halutaan merkitä rivikohtaisesti, niin sen voi määrittää riviosan ”Kustannuspaikka” sarakkeeseen. Mikäli sarake ei ole näkyvissä, niin sen saa näkyviin rivikirjauksen työkalurivin ”Näytä sarakkeet” painikkeen takaa.

Ostoreskontran Vastaanota toiminnolla voidaan noutaa saapuneet laskut suoraan ostoreskontraan. Maventa palveluiden käyttöönotto Passelissa, toimenpiteisiin on tutustuttavissa ohjelman Ostoreskontra ohjeesta, Vastaanota Maventalla ohjeesta Maventan käyttöönotto kohdasta. Avaa Ostoreskontran Vastaanota –toiminto ja valitse ”Vastaanota laskuja” Vastaanota toiminto hakee automaattisesti saapuneet ostolaskut, joita ei ole vielä tallennettu ostoreskontraan Ostolasku siirretään ostoreskontraan työkalurivin ”Luo ostolaskut” painikkeesta Ostolasku siirtyy ostoreskontraan ”Keskeneräiseksi” ostolaskuksi. Ostolaskut ovat ”Keskeneräisiä” niin kauan, kun lasku on tarkistettu ja hyväksytty. Hyväksyntä tehdään ottamalla keskeneräinen ostolasku ”Muokkaus” tilaan ja tallennetaan lasku.

 Kassan ohjaustiedoissa on mahdollista määritellä kassoille 48 kappaletta pikanäppäimiä eri nimikkeille tai nimikeryhmille. Käytännössä näppäimiä voi olla rajoittamattomasti. Pikanäppäimet voidaan märitellä kassakohtaisesti. Avaa Kassa-osiosta ”Asetukset” – ”Kassan ohjaustiedot” Valitse ”Pikanäppäimet” välilehti Määrittely tehdään valitsemalla hiirellä haluttu pikanäppäin ja valitaan, että lisätäänkö näppäimeen nimikeryhmä vai nimike. Myös pikanäppäimen väri on valittavissa tässä lisäysikkunassa. Jos valitaan Nimike, niin aukeaa ”Nimikehaku”, josta valitaan pikanäppäimelle tuleva nimike. Tehdyt valinnat voidaan tarvittaessa poistaa hiiren ”2. painikkeella” Jos halutaan luoda pikanäppäimelle Ryhmä, valitaan tällöin vaihtoehto ”Uusi ryhmä” ja kirjoitetaan ryhmälle nimi ja painetaan ”OK” –painiketta Kun ryhmä on luotu, niin voit valita ryhmälle uusia alaryhmiä tai nimiketietoja. Ryhmän taakse pääset hiirenklikkauksella. Luodut pikanäppäimet voidaan kopioida kaikille kassoille käyttöön ”Kopioi pikanäppäimet kaikille kassoille” –painikkeesta ja pikanäppäimet voidaan tallentaa ”Käytä” –painikkeesta.

 Myyntitilaus tai -toimitus maksetaan kassaan Kassakuitin kirjaus-toiminnossa. Avaa kassakuitin kirjausikkuna Anna kassakuitille asiakas, jonka myyntitilauksen tai -toimituksen tiedot haetaan kassakuitille. Avaa Riviosa -valikosta ”Lisää myyntitilaus kuitille” tai ”Lisää toimitus kuitille” ja valitaan listasta haluttu myyntitilaus tai -toimitus. Myyntitilaukselta tai -toimitukselta tulevia nimiketietoja ei voida muokata, mutta voit lisätä kuitille uusia nimikkeitä Mahdollisten lisäysten jälkeen voit kirjata kuitille maksutapahtuman Maksusuorituksen jälkeen myyntilauksen sekä myyntitoimituksen tila päivittyy oikeaksi

 Kassalle määritelty myyjä voidaan vaihtaa kassakuitin kirjausnäkymässä. Myyjä on mahdollista vaihtaa kun kuittiin on kirjattu maksutapahtuma. Kesken kuitinkirjausta myyjän vaihtaminen ei ole mahdollista. Myyjä voidaan vaihtaa painamalla ”Myyjän vaihto” -painiketta tai painamalla F9 näppäintä Mikäli Myyjän vaihto -painike ei ole valittavissa, kuitin kirjaus on kesken, tai kassa on suljettu

Mikäli kuittiin ei ole vielä kirjattu maksusuoritusta, voidaan kirjattu kuitti perua Peru kuitti- painikkeella. Kassakuitin kirjausikkunassa voit perua kuitin ”Peru kuitti” –painikkeella tai F4 näppäimellä Kuittia johon on kirjattu maksutapahtuma, ei voida poistaa. Näissä tapauksissa kuittiin voidaan luoda hyvityskuitti ”Hyvityskuitti” toiminnolla

Kassassa on mahdollista luoda hyvityskuitti kassassa luoduista kuiteista. Tällöin hyvitetään koko kuitti. Kassassa voidaan myös luoda pelkkä hyvityskuitti, jolloin kuitinkirjauksessa annetaan hyvitettävän nimikkeen määräksi negatiivinen arvo. Kun kuitinkirjaus ei ole kesken, paina ”Hyvityskuitti” -painiketta tai F8 näppäintä Kassakuitin kirjausikkunassa Anna hyvitettävän kuitin numero Hyvitettävän kuitin tiedot tulevat näytölle ja ohjelma varmistaa hyvityskuitin luonnin. Mikäli haluat luoda hyvityksen näytöllä olevasta kuitista, valitse ”Kyllä”. Ohjelma tulostaa hyvityskuitin

Kassan ohjaustiedoissa pitää olla valittuna käytettävä kassa, ennen kuin kassakuittien luonti voidaan avata. Kassan avauksessa määritellään myyjä ja pohjakassa. Avaa ”Kassakuittien luonti”, jolloin pääset kassakuitin kirjausikkunaan Valitse kuitille asiakas, jonka jälkeen voit valita nimiketietoja kassakuitille Nimiketietoja voidaan lisätä antamalla Nimikekoodi, Nimikehaulla, Viivakoodinlukijalla tai ”Kassan ohjaustiedoissa” määritellyillä pikanäppäimillä. Maksutapahtuman pääset kirjaamaan ”Kuitin maksutapahtuma” –painikkeesta tai F5 näppäimestä

Uuden kassan luominen Käytettävät kassat luodaan Kassaosion perustiedoissa. Avaa Kassa-osio ja valitse yläpalkista ”Perustiedot” – ”Kassat” Kirjoita ”Kassat” ikkunan riville uuden kassan tunnus ja valitse mahdollinen kustannuspaikka OK –painikkeen jälkeen, kassa on valittavissa ”Kassan ohjaustiedoissa”   Käytettävän kassan määrittäminen käyttöön Ennen kassakuittien luontia, tulee Kassa-osioon määritellä tietokoneella käytettävä kassa. Kassa valitaan käyttöön Kassan ohjaustiedoissa. Avaa Kassa-osio ja valitse yläpalkista ”Asetukset” – ”Kassan ohjaustiedot” ”Käytä kassaa” –valikossa on valittavissa ne kassat, joita ei ole muilla tietokoneilla käytössä Kun olet valinnut kassan, tallenna muutokset ”Käytä” painikkeesta

Voit luoda verkkolaskuaineistoja Passeli ohjelmassa, joita voit lähettää asiakkaillesi pankin tai muun operaattorin kautta. Syötä asiakkaasi asiakaskortille verkkolaskutiedot. Tiedot syötetään asiakaskortin ”Muut tiedot” välilehdelle. Asiakkaalle pitää olla valittuna ”Verkkolasku”, jotta Verkkolasku osoite ja Verkkolaskuvälittäjän osoite voidaan antaa. Syötä myös tarvittaessa OVT-tunnus. Tiedot saatte asiakkaaltanne. Luo asiakkaallesi normaalisti lasku. Lasku voidaan tulostaa verkkolaskuaineistoksi normaalin tulostuksen yhteydessä, kun tulostuskohteena on ”Finvoice”. Finvoice-tulostuksen yhteydessä valitaan lähetystapa ”Pankkiaineiston mukana” tai ”Muu tapa”. Mikäli välität verkkolaskut pankin kautta, niin silloin on valittava vaihtoehto ”Pankkiaineiston mukana”. Verkkolaskut voidaan myös tulostaa kootusti yhteen verkkolaskutiedostoon. Tällöin tulostukseen pääsee Laskutus ja myyntireskontran toiminnosta ”Verkkolaskutus”. Listassa näkyy niiden asiakkaiden laskut, joilla on asiakaskortilla valittuna ”Verkkolasku”. Valitse aineistoon tulevat verkkolaskut näppäimistön CTRL-painike pohjassa ja paina työkalurivin ”Tulosta” –painiketta. Jos haluat laskut yhteen tiedostoon niin valitse ”Lisää kaikki laskut yhteen tiedostoon”, muussa tapauksessa jokaisesta laskusta tulee erillinen finvoice-tiedosto. Valitse ”Finvoice-hakemisto” kenttään kansio, johon haluat verkkolaskuaineistot tallentuvan ja paina lopuksi OK –painiketta Finvoice-hakemistoon ilmestyi verkkolaskuaineistot (XML-tiedostot), jotka voit lähettää eteenpäin esimerkiksi pankin verkkopalvelusta.

Laskun kirjauksessa on mahdollista valita nimikehakuikkunasta useita nimikkeitä samalla hakukerralla. Avaa nimikehaku Valitse nimike hakuikkunasta Paina Ctrl -näppäin pohjaan ja valitse toinen nimike. Pidä Ctrl -näppäin pohjassa koko ajan Kun olet valinnut haluamasi nimikkeet, paina OK -painiketta Laskun kirjausikkunan riviosalle tulee kaikki valitsemasi nimikkeet

Suorituksia on mahdollista poistaa laskutuksenhallinta ikkunan suoritukset näkymässä, tai suorituksen kirjausikkunassa. Suorituksen poistaminen laskutuksenhallinnassa Avaa Laskutuksenhallinta ja valitse näkymäksi ”Suoritukset” Valitse suoritus, jonka haluat poistaa Paina Laskutuksenhallinnan työkaluriviltä ”Poista valitut suoritukset” –painiketta. Lukittua suoritusta ei voida poistaa Ohjelma varmistaa vielä poiston. Mikäli haluat poistaa suorituksen, paina OK -painiketta Suorituksen poistaminen suorituksen kirjausikkunassa Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Uusi suoritus” Etsi suoritus työkalurivin suurennuslasi -kuvakkeesta Suorituksen tiedot tulevat suorituksen kirjaus -ikkunaan. Valitse suoritus muokkaus-tilaan painamalla ”Muokkaa” –painiketta. Paina työkaturiviltä Poista –painiketta poistaaksesi suorituksen. Lukittua suoritusta ei voi poistaa. Ohjelma varmistaa vielä poiston. Mikäli haluat poistaa suorituksen, paina OK –painiketta

Suorituksia on mahdollista muokata Laskutuksenhallinta ikkunan ”Suoritukset” näkymässä, tai suorituksen kirjausikkunassa. Suorituksia voidaan myös poistaa suoraan Laskutuksenhallinnan ”Suoritukset” näkymästä. Suorituksen muokkaus laskutuksenhallinnassa Avaa Laskutuksenhallinta ja valitse näkymäksi ”Suoritukset” Valitse suoritus, jota haluat muokata Paina laskutuksenhallinnan työkaluriviltä Näytä valittu suoritus -painiketta, tai F10 näppäintä Valitun suorituksen tiedot tulevat Suorituksen kirjaus -ikkunaan. Valitaan suoritus ”Muokkaus” tilaan yläpalkin Muokkaa-painikkeesta Tee suoritukseen tarvittavat muutokset ja paina ”Tallenna” -painiketta suorituksen kirjauksen työkaluriviltä Suorituksen muokkaus suorituksen kirjausikkunassa Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Uusi suoritus” Paina työkaluriviltä suurennuslasi –kuvaketta etsiäksesi muokattavan suorituksen Valitun suorituksen tiedot tulevat Suorituksen kirjaus -ikkunaan. Valitaan suoritus ”Muokkaus” tilaan yläpalkin Muokkaa-painikkeesta Tee suoritukseen tarvittavat muutokset ja paina ”Tallenna” -painiketta suorituksen kirjauksen työkaluriviltä.

Factoring laskulle voidaan kirjata suoritus aivan kuten normaaleille laskuillekin. Factoring-suorituksen kirjaamisen normaalista erottaa yleensä suoritukselle määritettävä kirjanpitotili. Factoringlaskujen kirjanpidon tili tulee Factoring sopimuksen tiedoista. Katso tarvittaessa suorituksen kirjaamisen ohje Laskutus ja myyntireskontra osiosta.

Suorituksen kirjaaminen manuaalisesti Laskulle on mahdollista kirjata suorituksia ”Uusi suoritus” –toiminnolla sekä suoraan Laskutuksenhallinnasta. Suorituksen kirjaaminen ”Uusi suoritus” -toiminnolla Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Uusi suoritus” Syötä tunniste kenttään laskunnumero tai hae avoin lasku ”Haku” -toiminnolla Anna suoritukselle kirjauspäivä, jolloin laskuun on saapunut suoritus Tarkista käytettävä kirjanpitotili, jotta tiliöinnit menevät oikein Ohjelma tarjoaa oletuksena avoinna olevaa summaa suorituksen määräksi. Muuta tarvittaessa suorituksen määrää. Kirjaa mahdolliset oikaisut tai/ja kurssierot Tallenna suoritus painamalla ”Tallenna” –painiketta Suorituksen kirjaaminen Laskutuksenhallinnasta Valitse avoin lasku, jolle halutaan kirjata suoritus Paina ”Kirjaa laskuun suoritus” –painiketta tai F3 –näppäintä Lasku tulee olla avoin tai osasuoritettu –tilassa, jotta siihen voidaan kirjata suoritus Ohjelma näyttää suorituksen kirjausikkunassa valitun laskun tiedot ja ohjelma tarjoaa suorituksen määräksi avoinna olevaa summaa. Kirjaa mahdolliset oikaisut ja/tai kurssierot Tarkista suorituksen tiedot ja paina ”Tallenna” -painiketta, jolloin suoritus tallentuu ohjelmaan. Suorituksen kuittaaminen tiliotteelta Suoritukset on mahdollista kuitata tiliotteelta tai viiteluettelosta. Nouda pankista tiliote tai viiteluettelo ja huolehdi, että aineisto on oikeassa tietue muodossa. Kyseinen pankkitili pitää olla perustettuna ohjelman yrityksen yhteystiedoissa. Suoritukset kohdistuvat viitenumeron perusteella, eli jos suoritusta ei ole maksettu viitenumerolla, se ei kohdistu automaattisesti mihinkään laskuun. Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Suoritusten kuittaus tiliotteelta” Valitse oikea tunniste. Mikäli tunnisteita ei ole vielä ohjelmassa, luo uusi painamalla Uusi tunniste -painiketta. Anna tunnisteelle pankin nimi ja paina OK -painiketta. Valitse hakemisto, johon on tallennettu konekieliset tiliotteet, viiteluettelot tai SEPA tiliotteet ja paina OK -painiketta Tiedostot kentässä näkyy kaikki valitun kansion tiedostot. Valitse tiedosto ja paina OK -painiketta. Suorituksen kuittaus tiliotteelta näkyy tiedoston suoritukset. Laskuno -sarakkeessa näkyy laskun numero ja L -sarakkeessa OK, mikäli suoritus voidaan kohdistaa laskuun. Paina Kuittaa suoritetuksi -painiketta Kuittauksen jälkeen tulee ilmoitus kohdistetuista suorituksista Mikäli aineistossa oleva suoritus on pienempi tai suurempi kuin avoimena oleva laskun summa, avautuu tällöin suorituksen kirjausikkuna, jolloin voit itse päättää miten lasku kirjataan suoritetuksi.

Ryhmälaskututusta käytetään samansisältöisten, kalenteriin sidottujen laskujen luontiin ryhmälaskumalleihin liitetyille asiakkaille tai asiakasryhmille. Laskut luodaan valituista ryhmälaskumalleista Laskutusajo-toiminnolla. Ryhmälaskupohjien ylläpito sekä Laskutusajo -toiminto löytyvät Laskutus -valikon Ryhmälaskutus -toiminnosta. Ryhmälaskutus aloitetaan ryhmälaskumallien luonnilla. Ryhmälaskumalli sisältää mallilaskun ja laskutustiedot. Mallilaskussa määritellään laskutettavat nimikkeet ja laskun yleistiedot. Laskutustiedoissa määritellään mallilla laskutettavat asiakkaat tai asiakasryhmät sekä laskuajojen tekemiseen tarvittavat tiedot kuten laskutuskausi- sekä laskutusperusteen voimassaoloaikaan liittyvät tiedot. Kun ryhmälaskumallit ovat kunnossa, voi laskut luoda laskutusajolla. Laskutusajossa käyttäjä luo laskut niille ajoon valittujen ryhmälaskumallien asiakkaille, joiden laskukausi päättyy ennen käyttäjän antamaa, ”Laskutetaan asti” päivää.

Maksukehotuksia on mahdollista tulostaa asiakkaille, joilla on avoinna laskuja ja laskut ovat myöhässä enemmän kuin asetuksissa annettu sallittu myöhästyminen. Asiakkaalle pitää olla myös valittuna asiakaskortistossa ”Muut tiedot” -välilehdellä maksukehotukset valinta. Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Maksukehotukset ja perintä” Tarkista laskuille annettava maksuaika ja huomautuskulut ”Asetukset” valikosta Valitse laskut, joista haluat tulostaa maksukehotuksen Paina lopuksi ”Tulosta” painiketta maksukehotuksien tulostamiseksi

Laskua voidaan muokata Laskun kirjaus -ikkunassa, mikäli laskun tila on keskeneräinen tai avoin. Valitse haluttu lasku kirjaus-ikkunaan Ota lasku muokkaus-tilaan Muokkaus –valikon ”Muokkaa” toiminnolla tai painamalla työkalurivin ”Muokkaa” -painiketta Tämän jälkeen laskun kaikki muut yksityiskohdat laskunumeroa lukuun ottamatta on muokattavissa Muokkauksen jälkeen tallenna lasku työkalurivin ”Tallenna” -painikkeesta

Kun halutaan lähettää Finvoice-aineistoja Maventan Lähetä-toiminnon kautta, niin pitää ensiksi tarkistaa laskutettavan asiakkaan tiedot asiakaskortilta. Asiakaskortilla tulee olla ruksi kohdassa ”Verkkolasku” sekä verkkolaskuosoite, verkkolaskuvälittäjän osoite ja mahdollinen OVT-tunnus pitää olla syötettynä. Verkkolaskuosoitteet voidaan tarkistaa TIEKEN verkkopalvelusta. http://verkkolasku.tieke.fi Maventa osaa myös hakea yrityksen verkkolaskuosoitteet yleisestä verkkolaskuosoiterekisteristä, mikäli asiakaskortille on annettu Y-tunnus. Tällöin verkkolaskuosoitteita ei tarvita. Lasku luodaan normaalisti asiakkaallenne ja verkkolasku voidaan lähettää Lähetä-toiminnon kautta.