Releases YouServe

Gewijzigd in versie 2 In versie 2 zijn in de hoofdstukken 3. Autorisatie en 4. Inrichten aangifteproces alle acties gewijzigd.  1. Functionaliteit Loonaangifte nu onderdeel van Payroll Business Zoals je in de release notes Payroll Business 2023-01 kunt lezen, verandert de werking van de loonaangifte. Vanaf januari 2023 verstuur je de loonaangiftebestanden niet meer via de aparte module Loonaangifte die je start via de tegel in het Youforce portaal, maar vanuit Payroll Business (YouPay) zelf. Let op: dit betekent ook dat je in de oude module GEEN nieuwe aangiftes meer zult zien. De verwachting is dat wij eind januari deze nieuwe manier van loonaangifte voor elke klant vrij kunnen geven.  Meld je aan voor de kennissessie In deze extra release notes vind je de nodige uitleg over de werking van de nieuwe Loonaangifte. In onze maandelijkse kennissessie waarin wij uitleg geven over de inhoud van de laatste release, gaan wij deze maand uitgebreid in op de werking van de nieuwe loonaangifte. We laten de nieuwe functionaliteiten zien en je hebt de gelegendheid om vragen te stellen. Je kunt je hiervoor aanmelden via de Eventkalender op de algemene YouServe-community.  Updates via community Zodra als we verder zijn in het opleverproces en wij de nieuwe Loonaangifte volledig vrij gaan geven, zullen we regelmatig updates over de nieuwe Loonaangifte op de community publiceren via het nieuwsbericht Status nieuwe loonaangifte. Abonneer je op dit nieuwsbericht, zodat je geen update mist. 2. Verbeteringen nieuwe Loonaangifte De belangrijkste verbeteringen in de geheel vernieuwde Loonaangifte van Payroll Business (Youpay) zijn: Voortaan ga je niet meer via de Youforce portal naar de Loonaangifte-tegel, maar je kiest een gebruikersgroep in YouPay (Payroll Business) zelf Het aanmaakproces is vereenvoudigd en verbeterd: daardoor is de aangifte sneller klaar en kunnen we je - als het goed is - ook sneller helpen bij vragen of problemen. De rapportagemogelijkheden zijn verbeterd, zo krijg je onder meer de aangifte-details voortaan standaard in Excel. Je kunt voortaan zien welke collega de aangifte heeft ingestuurd. Je kunt exact zien welke salarisverwerkingen in welke aangifte zijn verwerkt. Alle wijzigingen in de instellingen zijn zichtbaar in het Mutatieverslag Uitgebreid. Zodoende kun je gemakkelijk zien wanneer er wijzigingen hebben plaatsgevonden, en door wie. Het te gebruiken betalingskenmerk wordt bepaald en getoond in het scherm en in het overzicht met afdrachten. De UPA- en APG-aangiftes gaan we het komende jaar toevoegen aan deze nieuwe gebruikersinterface, zodat je vanaf dat moment voor alle aangiftes dezelfde werkwijze kunt aanhouden. Hieronder is beschreven hoe de nieuwe loonaangifte werkt en wat je moet doen om deze voor een van je klanten in gebruik te nemen. 3. Autorisatie Gebruikersgroep Loonaangifte Instellingen > Gebruikersgroepen Er is een nieuw gebruikersprofiel beschikbaar: Loonaangifte. Dit bevat alle menu-opties die je nodig hebt voor het aanmaken, controleren en verzenden van de aangifte. Actie Eind januari zorgen we ervoor dat voor jouw organisatie een Gebruikersgroep klaar staat met de naam Loonaangifte. Alle collega's die tot dan toegang hadden tot de oude oplossing via de tegel op het Youforce Portaal, kunnen dan via deze Gebruikersgroep de nieuwe menu-opties voor de Loonaangifte in Payroll Business benaderen. 4. Inrichten aangifteproces Onderneming Instellingen > Onderneming In dit scherm leg je vast welke loonheffingenummers binnen jouw organisatie in gebruik zijn en welke aangiftefrequentie van toepassing is.  Actie Eind januari zorgen wij ervoor dat voor al jouw loonheffingennummers een onderneming wordt klaargezet. Op dat moment kun je controleren of de getoonde gegevens correct zijn: het loonheffingennummer en de aangiftefrequentie. Als je veel loonheffingennummers in gebruik hebt, kun je daarvoor eventueel het Mutatieverslag uitgebreid gebruiken. Kies in dat geval bij de beschikbare niveaus, het niveau Onderneming. Aangifte stuurgegevens Instellingen > Aangifte stuurgegevens Hier leg je per onderneming vast welke aangiftes er aangemaakt moeten worden, voor welke instantie, en wie de contactpersoon is. Voorlopig is dit alleen de loonaangifte en is de instantie per definitie de Belastingdienst, later komen hier de pensioenuitvoerders bij. Actie Eind januari zetten we deze gegevens automatisch voor je klaar, op basis van de contactgegevens  in de oude aangiftemodule. Op dat moment kun je controleren of de getoonde gegevens correct zijn: de contactpersoon en het telefoonnummer. Hiervoor kun je eventueel ook het Mutatieverslag uitgebreid gebruiken. Kies dan het niveau Onderneming/Aangifte stuurgegevens.  Interfaces Instellingen > Interfaces > Loon- en pensioenaangifte (nieuw) In het interfacescherm Loon- en pensioenaangifte (nieuw) bepaal je per bedrijf onder welke onderneming (Loonheffingennummer) het bedrijf valt en vanaf wanneer de gegevens van het bedrijf in de aangifte moeten worden opgenomen. Actie Eind januari zorgen we ervoor dat jouw bedrijven automatisch worden gekoppeld aan de onderneming met het juiste loonheffingennummer. Gebruik eventueel het Mutatieverslag uitgebreid om de bedrijfsgegevens te controleren, met name de Onderneming waar een bedrijf aan is gekoppeld is voortaan belangrijk. Kies hiervoor het niveau Bedrijf. 5. Periodieke controle en verzending Eindheffingen en afdrachtverminderingen Beheer > Eindheffingen en afdrachtverminderingen Het controleren en vastleggen van eindheffingen en afdrachtverminderingen deed je voorheen in het scherm Interfaces, per bedrijf afzonderlijk en je kon in Payroll Business alleen Eindheffing doorlopend afwisselend gebr bestelauto en     Afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk vastleggen. De overige bedragen moest je elke maand opnieuw aan de loonaangifte toevoegen, nadat die was klaargezet. Dit proces hebben we als volgt verbeterd: Voortaan leg je de eindheffingen en afdrachtverminderingen vast dit bij Onderneming, dus op het niveau van het Loonheffingennummer. Je kunt alle eindheffingen en afdrachtverminderingen vastleggen die zijn toegestaan. De aangifteverwerking zal in elk aangiftetijdvak het opgegeven bedrag verwerken. Als een bedrag vanaf enig moment wijzigt, kies dan de juiste Peildatum, wijzig het bedrag en kies Opslaan .  Als het aangeven van een bedrag vanaf enig moment niet meer nodig is, vul dan de juiste Peildatum in, maak het bedragveld leeg en kies Opslaan. Let op: De Eindheffing publiekrechtelijke uitkeringen en tijdelijke knelpunten van ernstige aard wordt bepaald via de arbeidsvoorwaarde Eindheffingen (dit is ongewijzigd) en staat niet in dit scherm. Als je deze bedragen wijzigt voor een tijdvak waarvoor de aangifte al is gemaakt, worden de bedragen bij de volgende tijdvakaangifte met terugwerkende kracht doorgegeven in de vorm van een correctie aangifte. Draai eventueel een aanvullende salarisverwerking voor de actuele periode om de bedragen van de actuele periode alsnog in het actuele aangiftetijdvak op te nemen. Actie  Geef in dit scherm vanaf tijdvak 01-2023 de juiste bedragen op zoals die voor het loonheffingennummer periodiek moeten worden toegepast. Doe dit bij voorkeur vóórdat je de salarisverwerking van januari afsluit, hierdoor komen de gegevens meteen in de aangifte 01-2023 terecht. Aangifteverwerking Beheer > Aangifteverwerking In het scherm Aangifteverwerking vind je de bedrijven terug waarvoor er een salarisverwerking met afsluiting is uitgevoerd en zie je in welk aangiftetijdvak de gegevens terecht zijn gekomen. Ook zie je een signalering als er problemen zijn geconstateerd in de salarisverwerking. Let op: de aangifte is in dat geval niet aangemaakt of bijgewerkt, je moet dan eerst een aanvullende verwerkingscyclus uitvoeren waarin je de fouten oplost. Dit gedeelte van het proces is niet gewijzigd: Als er fouten zijn, vind je deze terug in het Interface Log rapport Loonaangifte bij Gedeelde rapporten. Via Inrichting > Interfaces > Loonaangifte (nieuw) kun je opgeven dat dit rapport automatisch verzonden moet worden naar een specifiek e-mailadres. Aangifte Beheer > Aangifte In het scherm Aangifte vind je de aangiftes terug die zijn klaargezet om te verzenden. Kies een aangifte om meer details te zien. De informatie vind je in de volgende tabbladen: Tabblad Aangifteverwerkingen Hier zie je de salarisberekeningen met afsluiting die verwerkt zijn in de aangifte. Dit zijn alle normale verwerkingen van de betreffende bedrijven en alle aanvullende verwerkingen die zijn uitgevoerd zolang de aangifte nog niet was verzonden.  Aanvullende verwerkingen die na het verzenden van een aangifte worden uitgevoerd hebben effect op de volgende aangifte in de vorm van een correctie-aangifte. Tabblad Onderneming tijdvakken Hier zie je alle aangiftetijdvakken die voor deze onderneming worden aangegeven. Dit is altijd het actuele tijdvak, maar als er in het lopende jaar herrekeningen hebben plaatsgevonden, zie je ook tijdvakken die al eerder zijn aangegeven en die nu opnieuw worden doorgegeven. Dubbelklik op een tijdvak om de details van de aangifte voor dat tijdvak te zien. Op dit niveau worden de volgende gegevens aan de Belastingdienst doorgegeven: De totalen van diverse aangifterubrieken - loon, aanwas, loonheffing, premies Eindheffingen en afdrachtverminderingen Totaal te betalen voor deze aangifte, met vermelding van de saldo's van correctieaangiftes Tabblad IKV tijdvakken Hier zie je alle inkomstenverhoudingen die in de aangifte zijn opgenomen en per inkomstenverhouding alle aangiftetijdvakken.   Je kunt zoeken op bedrijf, aangiftetijdvak en medewerker. Klik op een IKV-tijdvak voor meer details: op dit niveau zie je alle rubrieken die volgens de Gegevensspecificatie van de Belastingdienst in de aangifte zijn opgenomen. Tabblad Verzending en verwerking Via dit tabblad kun je de aangifte verzenden. Je ziet vervolgens de informatie die de Belastingdienst terugkoppelt en wat dat doet met de status van de aangifte: verzonden, verwerkt, afgekeurd. Door bij Aangiftebericht te klikken op zip kun je het letterlijke XML bericht bekijken zoals dat is verzonden. Als de aangifte is afgekeurd of is verwerkt met waarschuwingen, kun je in de terugkoppeling bij Meldingen klikken op xlsx, om de lijst met fouten of waarschuwingen op te roepen. 6. Rapporten Met onderstaande twee nieuwe rapporten kun je de inhoud van de aangifte bekijken en controleren. Aangifte totalen en afdrachten Rapporten > Aangifte totalen en afdrachten Het rapport Aangifte totalen en afdrachten laat alle bedragen zien die op het niveau Onderneming (loonheffingennummer) in de aangifte zijn opgenomen. Het rapport is een samenvoeging van de bestaande rapporten Inhoud periodecollectieven en Te betalen per periode(n), in de oude oplossing moest je deze twee rapporten afzonderlijk opvragen. Pagina 1 toont de bedragen die aan de Belastingdienst betaald moeten worden: Totaal af te dragen voor het actuele aangifte tijdvak Totaal af te dragen voor eerdere tijdvakken Totaal generaal Vanaf pagina 2 zie je de achterliggende details per aangiftetijdvak: Als er geen herrekening heeft plaatsgevonden, is dit alleen één pagina met daarop het actuele aangifte tijdvak. Als er wel is herrekend, zie je meerdere pagina's met op elke pagina de nieuwe stand van de aangifte en de verschillen die dat oplevert ten opzichte van eerdere aangiftes. Werkwijze Kies het actuele aangiftetijdvak waarover je het rapport wilt opvragen. Geef eventueel aan dat je alleen pagina 1 met daarop de te betalen bedragen wilt ontvangen. Klik op Rapport uitvoeren. Het resultaat wordt in de achtergrond aangemaakt en vind je terug bij Mijn rapporten. Als je alleen de te betalen bedragen in het rapport wilt opnemen, zet dan een vinkje bij Alleen overzicht afdrachten; je krijgt dan alleen de eerste pagina. Aangifte detalis Rapporten > Aangifte details Het rapport Aangifte details laat alle gegevens zien die op het niveau Inkomstenverhouding in de aangifte zijn opgenomen. Standaard krijg je dit in Excel-formaat (xlsx), eventueel kun je vanuit Excel of Google sheets de gegevens ook in een ander formaat opslaan, bijvoorbeeld csv of oudere  Excel-versies. De gegevens zijn gegroepeerd in zes tabbladen: Inkomstenverhouding: Alle gegevens die één-op-éen met de inkomstenverhouding kunnen worden weergegeven, zoals BSN, IKV, naam van de medewerker en alle berekende bedragen. Inkomstenperiode: Alle rubrieken uit de gegevensgroep Inkomstenperiode. Deze groep kan binnen een aangiftetijdvak bij hetzelfde IKV meerdere keren voorkomen. Sector Dit gegeven word apart vermeld, omdat er in de aangifte in principe meerdere waarden binnen een aangiftetijdvak kunnen voorkomen. Intrekkingen Hier zie je de inkomstenverhoudingen die komen te vervallen ten opzichte van eerder ingediende aangiftes.  Legenda Dit tabblad helpt je om de juiste aangifterubriek te vinden. De namen stemmen overeen met de Gegevensspecificatie aangifte loonheffingen. Rapport-parameters: Hier zie je de parameters die je hebt ingevuld toen je het rapport opvroeg. Werkwijze Kies het actuele aangiftetijdvak waarover je het rapport wilt opvragen. Geef aan welke tijdvakken je wilt zien: alleen de tijdvakkken die je met deze aangifte aangeeft alle tijdvakken die in het lopende jaar tot en met deze aangifte bij de Belastingdienst kenbaar zijn gemaakt.  Klik op Rapport uitvoeren. Het rapport wordt in de achtergrond aangemaakt en vind je bij Mijn rapporten Optionele velden Bedrijf, Medewerker, Tijdvak vanaf en t/m Het rapport Aangifte details toont standaard de complete inhoud van de aangifte, met daarin alle bedrijven en alle medewerkers. In de Excel-file kun je vervolgens zoeken of filters aanbrengen. Als je echter op zoek bent naar een bepaald bedrijf, een bepaalde medewerker of een specifiek eerder aangegeven aangiftetijdvak, vul deze gegevens dan in voordat je het rapport aanmaakt. Hierdoor krijg je een veel beknopter rapport, dat sneller klaar is en waarin je gemakkelijker kunt zoeken naar specifieke aangifterubrieken. Automatische rappportage Salarisdossier Zodra de Belastingdienst een aangifte heeft verwerkt, wordt automatisch het rapport Aangifte totalen en afdrachten aangemaakt. De gebeurt alleen als aan de volgende voorwaarden is voldaan: De interface Loonstroken en jaaropgaven naar Digitaal dossier staat aan. De interface Automatische rapportage staat aan, waarbij in het detailscherm:  de indicatie Aangifte totalen en afdrachten aan staat  de bestemming voor het rapport is ingevuld: Salarisdossier of Zelf downloaden via gedeelde rapporten Plaatsing in salarisdossier: Het rapport wordt gepubliceerd onder de menukeuze Aangifteoverzicht afdrachten. Dit geldt zowel voor pagina 1 (de afdrachten), als de overige pagina's (de totalen per tijdvak). De menukeuze Aangifteoverzicht specificaties wordt voor aangiftes vanaf 2023 niet meer gebruikt. Deloitte Het rapport wordt eveneens automatisch aangemaakt als de interface Gegevensuitwisseling Deloitte actief is. In de interface wordt het rapport Aangifte totalen en afdrachten doorgegeven in plaats van het oude rapport Te betalen per periode. 7. Nul- en Nihilaangiftes Er zijn twee speciale soorten aangiftes: Nihilaangifte Deze is nodig als je geen personeel in dienst hebt en geen loon meer betaalt, maar nog geen schriftelijke melding hebt ontvangen van de Belastingdienst dat je niet meer inhoudingsplichtig bent. Nulaangifte Deze moet je versturen als je wel werknemers in dienst hebt in het loontijdvak, maar geen loon hebt betaald. Dit geldt met name twee keer per kwartaal voor kwartaalverloners. Op dit moment is het nog niet mogelijk om dit soort aangiftes te genereren. Deze komen binnenkort wel beschikbaar. Bedrijven die in januari een kwartaalverloning voor het eerste kwartaal willen uitvoeren, kunnen dit wel gewoon doen en de salarisberekening gewoon afsluiten. De aangifte voor tijdvak 01-2023 zal in eerste instantie nog niet aangemaakt worden, maar volgt wel zo spoedig mogelijk. 8. Signaleren aangiftetermijn, automatisch verzenden en collectief inzenden nog niet mogelijk Drie zaken die je wellicht gewend was te gebruiken, zijn op dit moment in deze nieuwe Loonaangifte nog niet mogelijk: Je kunt nog niet inrichten dat de aangifte automatisch wordt verstuurd. We kunnen je nog geen signaal sturen dat de aangiftetermijn gaat verstrijken. Je kunt nog niet een groep loonheffingennummers in één keer collectief inzenden - dit is vooral van belang voor administratiekantoren. Deze opties gaan we uiteraard zo spoedig mogelijk in een van de volgende releases toevoegen.  

Mededelingen  1. Nieuwe Loonaangifte vanaf 2023 - meld je aan voor de  speciale release sessie Vanaf 2023 vindt het verzenden van de loonaangiftebestanden niet meer plaats via de aparte module Loonaangifte die je start via een tegel in het Youforce portaal, maar is het een onderdeel van Payroll Business. Voor jou als klant betekent dit een geheel nieuwe manier van omgaan met loonaangiftegegevens en het verzenden ervan. Om jullie hier meer over te vertellen, organiseren we dinsdag 10 januari 2023 van 14.00 tot 15.30 uur een release sessie die volledig in het teken zal staan van de nieuwe manier van Loonaangifte. Aanmelden Je kunt je via de community van Visma YouServe onder Events aanmelden voor deze speciale release sessie via, klik hiervoor op de volgende link: https://community.visma.com/t5/Events/eb-p/EventsVYS 2. Informatie jaarovergang 2022-2023 Lees ook de informatie over de jaarovergang die je kunt vinden in de kennisbank van YousServe HRYou: Vooraankondiging Jaarovergang 2022-2023 - over de aanpassingen die we in Payroll Business voor de jaarovergang van 2022 naar 2023 hebben doorgevoerd Uitleg journaliseren  AWF-uitkering vanaf 2023 Veelgestelde vragen Jaarovergang 2022-2023 Gewijzigd en verbeterd 3. Rapportages aangepast met nieuwe grondslag en premie voor AWF-uitkering Waarom Als je als werkgever een uitkering betaalt aan de werknemer, dan moet je vanaf 2023 in de loonaangifte de AWf-premie apart aanleveren. Hoe Rapporten > Controle > Verzamelloonstaat / Controleoverzicht loonaangifte Met ingang van 2023 hebben we de Verzamelloonstaat en het Controleoverzicht loonaangifte hierop aangepast. Actie Er is geen actie nodig. 4. Aanpassingen APG Architecten (PFAB) - Code meetelling / aanleveren pensioenproduct Waarom Uit een controle is gebleken dat bij medewerkers die in de loop van de periode uitdienst gingen, de Code meetelling niet met de waarde Ja naar de loonaangifte werd gestuurd. Ook werd het pensioenproduct niet meer aangeleverd. Hoe We hebben dit hersteld met ingang van 1-1-2022 zodat deze gegevens nu correct worden doorgestuurd. Actie Er is geen actie nodig. Als dit in jouw organisatie voorkwam, worden de betreffende gegevens in een eerstvolgende salarisverwerking aangepast. Na de het definitief verwerken van de betreffende periode wordt de APG-aangifte verzonden inclusief deze correcties.   Opgeloste meldingen 5. DUWO APG wonen signaal 112 en 170 (3995552) Melding Als een medewerker deelneemt aan een generatiepactregeling, werden in de APG-aangifte niet alle uren correct ingevuld. Oplossing Wij hebben de programmatuur aangepast met ingang van 1-1-2022, zodat de uren van de pensioenproducten gelijk zijn aan de uren in het blok werknemergegevens en correct worden aangeleverd in de APG-aangifte. Actie Instellingen > Berekening > Grondslag Maak je in jouw bedrijf gebruik van het Generatiepact, zorg er dan voor dat voor het correct aanleveren in de APG-aangifte: in de grondslag Uren loonaangifte het gegevenselement Generatiepact Correctie uren Loonaangifte is opgenomen. in de grondslag Uitzonderen aantal uren periode - interface de volgende gegevenselementen zijn opgenomen: Generatiepact Correctie uren Loonaangifte Generatiepact Correctie uren pensioenaangifte 

De Visma YouServe releases van deze maand De releases van Visma Raet vind je hier. Zodra de release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 26 november 2022 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja - Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

Gewijzigd en verbeterd  Signaal Bij Herleidingsregel hoort Verzekeringssituatie Zvw K, L, M of N soms niet gegeven Waarom  Als een medewerker premieplichtig is voor de WLZ, dan moet bij Verzekeringssituatie Zvw voor die medewerker de waarde K, L, M of N zijn ingevuld. Of een medewerker premieplichtig is voor de WLZ is af te leiden uit de waarde die in het scherm Loonheffingen (medewerker) is ingevuld bij Herleidingsregel. Als hier geen waarde of de een van de volgende waarden is ingevuld, dan is de medewerker premieplichtig voor de WLZ. A Uitsluitend premieplichtig, niet AOW gerechtigd D Belastingplichtig en premieplichtig voor de WLZ, niet AOW gerechtigd F Niet belastingplichtig en WEL premieplichtig voor de WLZ, niet AOW gerechtigd G Uitsluitend premieplichtig, AOW gerechtigd J Belastingplichtig en premieplichtig voor de WLZ, AOW gerechtigd L Niet belastingplichtig en WEL premieplichtig voor de WLZ, AOW gerechtigd Als deze controle niet voldoet, verschijnt in het Signaleringsverslag het signaal: Bij Herleidingsregel hoort Verzekeringssituatie Zvw K, L, M of N.  Dit signaal werd echter niet altijd gegeven.  Met ingang van deze release is dit hersteld.  Hoe  Rapporten > Berekening > Signaleringsverslag Het signaal is aangepast en wordt nu wel correct gegeven.  Actie Ei is geen actie nodig.  Corrigeren vaste pensioenen bij Betaald ouderschapsverlof Waarom Het was niet mogelijk de nieuwe verlofsoorten Betaald ouderschapsverlof 1 en Betaald ouderschapsverlof 2 voor het het onbetaalde deel uit te sluiten in de vaste pensioenregelingen, zoals dit wel mogelijk is voor de andere verlofsoorten van de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof. Daarom hebben we dit nu ook mogelijk gemaakt voor de verlofsoorten betaald ouderschapsverlof 1 en 2. Hoe Instellingen > Berekening > Referentietabel beheer Met ingang van 1-8-2022 hebben wij de volgende referentietabellen aangepast: Pensioenen/fondsen benoemd (vast) - Corr. Verlof Pensioenen/fondsen eigen (vast) - Corr. Verlof Hierin kan je nu voor de verlofsoorten Betaald ouderschapsverlof 1 en Betaald ouderschapsverlof 2 aangeven voor welke pensioenregeling deze gekort moeten worden door het veld op 1 Ja te zetten. Standaard staat deze waarde op 0 Nee. Actie Als je wilt dat betaald ouderschapsverlof invloed heeft op de berekende pensioengrondslag, dan kan je dit vanaf 1-8-2022 inrichten in de referentietabel Pensioenen/fondsen benoemd (vast) - Corr. Verlof of Pensioenen/fondsen eigen (vast) - Corr. Verlof. Eenmalige uitkering die wordt verwerkt in de pensioenpremie Waarom Voor CAO 487 (Metalektro) wordt vanaf 1 december 2022 een uitkering aan medewerkers uitgekeerd als korting op de pensioenpremie voor de medewerkers. Het bedrag dat wordt verminderd bij de pensioenpremie voor de medewerkers, wordt toegevoegd aan de pensioenpremie voor de werkgever zodat de totale afdracht aan het pensioenfonds gelijk blijft. Als de premie voor de medewerker lager is dan de uitkering, wordt deze niet verwerkt in de pensioempremie maar wordt deze uitgekeerd. Deze functionaliteit is alleen toegevoegd aan de pensioenregelingen Pensioen (vaste grondslag), zowel aan de benoemde variant als aan de eigen regeling. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Pensioen Aan de pensioenschermen voor de Eigen regeling en Benoemde variant zie je het bedrag van de uitkering in het veld Eenmalige uitkering via pens premie (FT) getoond en kan je de medewerker voor de uitkering blokkeren via het veld Blokkeren uitkering via pensioenpremie. Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Pensioen In de schermen voor de Eigen regeling en Benoemde variant zie je het bedrag van de uitkering in het veld Eenmalige uitkering via pens premie (FT). Actie Deze regeling wordt geactiveerd door CAO-services. Bij de medewerker kun je deze uitkering blokkeren. Als er sprake is van 4-weekse verloning moet je het bedrag van de uitkering aanpassen in het bedrijfs-CAO scherm. Opgeloste meldingen Aof-grondslagbepaling achteraf - foutmelding Teveel iteraties! (3348669) Melding  Bij het gebruik van meerdere elementen in de grondslag Looncomponenten AWF laag / Aof uitkering kreeg je soms de foutmelding:  Teveel iteraties! We hebben toen geadviseerd om de grondslag tijdelijk niet te gebruiken. Hierdoor is aan de Belastingdienst de verkeerde premie doorgegeven. Oplossing  Vanaf release 2022-12 hebben we de code zo aangepast dat de berekening juist gaat en deze foutmelding bij het gebruik van  de grondslag niet meer verschijnt. Hierdoor kun je de grondslag weer gewoon gebruiken.  Actie Om de berekening juist te laten werken en de juiste premies af te dragen, kun je vanaf deze release met ingang van 1-1-2022 de grondslag Looncomponenten AWF laag / Aof uitkering weer vullen. Muteren arbeidsvoorwaarden ten onrechte mogelijk bij alleen-lezen autorisatie (3841798) Melding  Gebruikers die ingelogd waren met een gebruikersgroep die was gemarkeerd als alleen-lezen, waren ten onrechte in staat om de arbeidsvoorwaardegegevens van medewerkers te wijzigen. Oplossing  De volgende schermen bleken ten onrechte mutaties toe te staan in combinatie met een alleen-lezen autorisatie, en zijn daarom aangepast: Arbeidsvoorwaardenpakket Verwijderen doorstroomIndicatie Snelinvoer Verlofsaldo Wijzigen datum Indienst Wissen persoonsgegevens (AVG) Opmerking De alleen-lezen optie is bedoeld om de medewerkergegevens in de menu's Workflows en Medewerker af te schermen. De schermen onder Beheer of Inrichting zullen in het algemeen niet op deze indicatie reageren.  Actie Er is geen actie nodig. SV-loon stagiair die medewerker wordt (26557010)  Melding Als een stagiair later medewerker wordt, moet het loon dat is verdiend als stagiair worden opgeteld bij het loon van de medewerker om over dat loon ook SV-premies te kunnen berekenen. Deze functionaliteit is al beschikbaar. De payrollelementen Loonstaat 3 - (Loon in geld) en Loonstaat 8 - (SV loon periode) laten als je zelf de stagiair als nieuwe medewerker invoert, het bedrag zien inclusief de Stagevergoeding. De Belastingdienst schrijft voor dat in dat geval de payrollelementen voor de Loonstaat 3 - (Loon in geld) en Loonstaat 8 - (SV loon periode) het loon laten zien, exclusief het loon dat is verdiend als stagiair.  Oplossing Vanaf nu voldoen we aan de voorwaarde van de Belastingdienst die  voorschrijft dat in dat geval de payrollelementen voor de Loonstaat 3 - (Loon in geld) en Loonstaat 8 - (SV loon periode) het loon laten zien, exclusief het loon dat is verdiend als stagiair. Het cumulatieve payrollelement SV loon toont wel de waarde inclusief de opgegeven Stagevergoeding. Actie De betreffende medewerkers moeten worden herrekend vanaf 01-01-2022 zodat voor bovenstaande payrollelementen de juiste bedragen worden berekend.  

Nieuw WENS - Nieuwe elementen arbeidsvoorwaarden Kopen, verkopen, verrekenen dagen/uren en Vergoedingen en inhoudingen (dagvergoedingen) Waarom Omdat bij veel klanten de wens bestond een aantal nieuwe elementen toe te voegen aan de arbeidsvoorwaarden Kopen, verkopen, verrekenen dagen/uren en Vergoedingen en inhoudingen (dagvergoedingen), hebben we dit deze release gerealiseerd. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket Medewerker > Variabele mutaties > Vergoedingen en inhoudingen (dagvergoedingen) Aan de arbeidsvoorwaarden Kopen, verkopen, dagen/uren hebben we het volgende element toegevoegd: Uren verkopen 2 Aan Vergoedingen en inhoudingen (dagvergoedingen) hebben we de volgende elementen toegevoegd: Uren verkopen (dag) Uren verkopen 2 (dag) Uren verrekenen (dag) Uren Doneren (dag) Actie Als je de nieuwe elementen wilt gebruiken kan dat vanaf deze release. Maak je gebruik van HR Self Service, dam kun je deze nieuwe elementen opnemen in de formulieren, zodat medewerkers bovenstaande zaken per dag kunnen aanvragen en dit niet hoeven op te sparen per periode. WENS - Nieuwe elementen Salary split Bij veel klanten bestond de wens om een aantal nieuwe elementen toe te voegen voor het vastleggen van diverse zaken voor de Salary split. Daarom hebben we hiervoor elementen toegevoegd aan de vrije looncomponenten. Hoe Contract > Variabele mutaties > Vergoedingen en inhoudingen vast/periode Contract > Variabele mutaties > Vergoedingen en inhoudingen dagvergoedingen Aan de vrije looncomponenten zijn daarom een aantal nieuwe elementen toegevoegd voor zowel vaste en periode elementen als dagelementen. Deze beginnen allemaal met de tekst Sal. split.  Actie Als je de nieuwe elementen wilt gebruiken kan dat vanaf deze release. Maak je gebruik van HR Self Service, dan  kun je deze nieuwe elementen opnemen in de formulieren. WENS - Arbeidsvoorwaardenclusters op niveau klant- en bedrijfscao Als binnen dezelfde klant meerdere bedrijven en CAO's zijn ingericht, was het tot nu alleen mogelijk om de arbeidsvoorwaardenclusters in te richten op klant- en/of bedrijfsniveau . De wens is om deze ook, net als de grondslagen, op klant- en/of bedrijfscao te kunnen inrichten. Hoe Instellingen > Algemeen > Arbeidsvoorwaardenclusters Als je bovenin het scherm teruggaat naar klantniveau, zie je nu ook de tabbladen Klant CAO en Bedrijf CAO, zodat je de arbeidsvoorwaardenclusters kunt  inrichten op klant- en bedrijfscaoniveau. Actie Als het helpt om de arbeidsvoorwaardenclusters in te richten op een CAO-niveau, is dat vanaf nu mogelijk. Feedback op onze applicatie - Proforma berekening Waarom Vorig jaar zijn we gestart met de Customer Effort Score (CES) waarmee je na het afronden van bepaalde acties feedback kon geven op de werking ervan. We hebben toen goede feedback gekregen en ook opgepakt. In de afgelopen release hebben we de nieuwe Proforma berekening beschikbaar gesteld en we zouden hierover graag direct feedback willen ontvangen. Hoe Daarom vragen we vanaf deze release jouw feedback hierover: Beheer > Salarisberekening > Proforma berekening Actie Als je gebruik maakt van de Proforma berekening, vragen we je om na het afronden hiervan ons feedback te geven door de CES in te vullen. Gewijzigd en verbeterd  Risicogroep niet meer gebruiken bij vastleggen medewerkers Waarom  In 2020 is in de Loon- en pensioenaangiftes element 297 Risicogroep vervangen door 10524588 Sector. De workflows voor het aanmaken van medewerkers in Payroll Business en HR core Business zijn hier indertijd op aangepast. Om de overgang voor klanten met externe applicaties te vergemakkelijken, was het tot nu toe nog steeds mogelijk om de risicogroep aan te leveren. Payroll Business maakte er dan automatisch een sector van. Vanaf deze release hebben we deze overgangsmaatregel beëindigd. Hoe  Medewerker > Contract > Loonaangifte (contract) Met ingang van deze release wordt de sector niet meer automatisch afgeleid van de risicogroep. Daarom is het voortaan nodig dat hiervoor óf een correcte defaultwaarde is ingericht óf dat bij  elke nieuwe medewerker de sector expliciet als mutatie wordt vastgelegd. Mutaties op de risicogroep zullen niet worden afgekeurd, maar ze hebben heeft geen betekenis meer. Actie  Deze actie is alleen nodig als jouw organisatie nog steeds de risicogroep gebruikt bij het vastleggen van medewerkers in een externe HR-applicatie of in Self Service. Let op: loonaangiftes zullen worden afgekeurd als de sector geen juiste waarde bevat.   Optie 1 - Vervang Risicogroep door Sector bij het vastleggen: Verwijder het element Risicogroep van het HR-scherm of van het Self Service-formulier, en vervang dit door Sector. Als er bij het inlezen van externe mutaties een conversieregel wordt gebruikt om de risicogroep te verwerken, dan moet deze worden vervangen door een conversieregel voor Sector. Zie daarvoor Beheer > Externe mutaties > Conversieregels. Optie 2 - Richt een defaultwaarde voor Sector in: Het is mogelijk om in Payroll Business een default waarde voor Sector vast te laten leggen. Dit kan op het niveau Klant, Bedrijf, en vanaf deze release ook op het niveau Klant-CAO of Bedrijf-CAO. Dit heeft als voordeel dat je bij nieuwe medewerker helemaal geen sector meer hoeft vast te leggen. Hiervoor kun je contact opnemen met onze Servicedesk. Alleen voor consultants en administratiekantoren Instellingen > Bedrijf - Risicogroep  Deze menukeuze is uit het menu verwijderd, het is dus niet meer mogelijk om Bedrijven te koppelen aan risicogroepen. Instellingen > Klant-CAO en Instellingen > Bedrijf-CAO - alleen voor consultants en administratiekantoren Het is voortaan mogelijk om ook op deze twee niveaus een default waarde voor de sector vast te leggen. Als er meerdere CAO's van toepassing zijn, kun je zodoende ook meerdere default waarden voor de Sector vastleggen.   IKV-gegevens die deze release verhuizen naar contractniveau Waarom  Om in de nabije toekomst de veranderende wetgeving voor inkomstenverhoudingen te kunnen blijven ondersteunen, moet het mogelijk zijn dat een medewerker meerdere inkomstenverhoudingen tegelijkertijd heeft. Daarom hebben we in release 2022-08 nieuwe contractschermen voor Loonheffingen en Loonaangifte geïntroduceerd. In deze en volgende releases gaan we deze gegevens ook daadwerkelijk fysiek omzetten naar een contractgegeven. Dit gebeurt groepsgewijs. Hoe  Rapporten  >  Vastlegging > Mutatieverslag / Mutatieverslag (uitgebreid) De volgende elementen zijn voortaan zichtbaar als contractmutatie en hebben dus een contract ID: 10524588 Sector 10204689 Incidentele inkomstenvermindering 10205315 Verzekeringssiutatie ZVW 10300022 Compensatie ink. afh. premie 10300057 Reden geen bijtelling auto 10305522 Auto categorie De laatste twee velden zijn standaard beschikbaar bij de arbeidsvoorwaarde Auto van de zaak.  Sommige gebruikers hebben ze ook toegevoegd aan een ander medewerkerscherm, maar vervolgens blijken ze daar niet gebruikt te worden. Om verwarring te voorkomen, hebben we ze daarom verwijderd van deze schermen. Je kunt ze vanaf nu eventueel wel toevoegen aan andere contractschermen. Actie Er is geen actie nodig. Externe HR-applicaties kunnen deze gegevens als medewerkermutatie blijven aanleveren, de mutaties komen automatisch terecht bij het hoofdcontract. Banknummer uit Andorra toegevoegd aan SEPA-betalingen Waarom  Vanaf 2019 is ook Andorra toegevoegd bij de SEPA-betalingen. Wij hadden dit echter nog niet aan de codelijst toegevoegd, waardoor je geen banknummer uit Andorra kon toevoegen in de schermen van SEPA-betalingen. Hoe  Medewerker > Medewerker > Overboekingen SEPA Vanaf release 2022-11 staat Andorra in de codelijst, zodat je banknummers uit Andorra kunt invullen. Actie Er is geen actie nodig. Invullen en opslaan Alternatieve omschrijvingen van meer dan 50 posities niet meer mogelijk Waarom  De omschrijving die je kan vastleggen bij de Alternatieve omschrijvingen heeft een maximaal aantal posities van 50. Je kon wel langere omschrijvingen invullen en opslaan, maar na het opslaan kapte het systeem de alternatieve omschrijving af op 50 posities. Hierdoor werd de nieuwe omschrijving niet exact opgeslagen zoals je zou willen. Hoe  Instellingen > Vastlegging > Alternatieve omschrijvingen Bij het invoeren van een alternatieve omschrijving is het niet meer mogelijk om meer dan 50 posities in te vullen. Hierdoor zie je direct dat je aan het maximaal aantal posities zit en kun je zelf kiezen hoe je de omschrijving wilt afkorten. Actie Controleer eventueel of er alternatieve omschrijvingen zijn die zijn afgekapt en pas deze zo nodig aan. Code meetelling APG Architecten DGA soms niet correct bepaald Waarom Soms kwam het specifieke situaties voor dat de code meetelling niet correct werd bepaald bij een medewerker voor wie in de Periodieke interface APG PFAB bij APG Verbijzondering inkomstenverhouding (PFAB) de waarde DGA of WIA was ingevuld. Hoe Met ingang van 1-1-2022 is er een aanpassing gedaan waardoor de Code meetelling altijd de waarde Ja heeft als er sprake is van Verbijzondering inkomstenverhouding DGA of WIA. Actie Er is geen nodig. Opgeloste meldingen PME pensioenfonds beschikbaar maken voor eigen regeling (3808787) Melding  Bij het PME pensioenfonds kan de medewerker er zelf voor kiezen om tijdens het onbetaalde ouderschapsverlof vrijwillig de pensioenopbouw te laten doorlopen. De opbouw is daarbij echter maar 50% van het normale bedrag over het gedeelte van het ouderschapsverlof. Ook is er over die 50% opbouw een mogelijkheid om tussen werkgever en medewerker een afwijkende verdeling te kiezen ten opzichte van het normale gedeelte. In de release van september 2022 hebben we deze mogelijkheid al beschikbaar gesteld voor de benoemde regeling van PME Pensioenfonds. Nu hebben we dit ook voor de eigen regeling beschikbaar gesteld. Oplossing Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens >Pensioen eigen rgl. (vaste grondslag) Aan het bedrijfsscherm Pensioen vast (eigen) zijn de volgende velden toegevoegd: Ouderschapsverlof Procentueel WG-deel pens. (PME) Ouderschapsverlof Procentueel WN-deel pens. (PME) Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Pensioen eigen rgl. (vaste grondslag) In het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarden Pensioen vast (benoemd) moet je bij Voortzetting pensioen (ouderschapsverlof - PME) kiezen voor  Ja.  Actie Als er sprake is van bovenstaande situatie, pas dan de bovengenoemde velden aan per 1-1-2022.  Als er geen vrijwillige voortzetting is, hoef je niets te doen. Loondoorbetaling bij ziekte in combinatie met Transitievergoeding en Verwerkingseenheid (3592685) Melding Als jouw organisatie gebruik maakt van de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij Ziekte, dan werd het bedrag aan ziekengeld soms niet juist berekend als: de medewerker uit dienst ging met een transitievergoeding én er was sprake van een verwerkingseenheid bij de medewerker Oplossing Dit is in deze release opgelost met ingang van 01-01-2022. Actie Er is geen actie nodig. Afrekenmatrix per periode toonde geen gegevens (change 3770429) Melding Als een element een alternatieve omschrijving heeft van 50 posities en is vastgelegd als TWK-mutatie, dan toonde de afrekenmatrix per periode geen gegevens. Oplossing Rapporten > Berekening > Afrekenmatrix medewerker/werkgever/per periode Het probleem kwam voor als een omschrijving van 50 posities voor een looncomponent was vastgelegd als TWK-mutatie. Door het *2 achter het element werd deze omschrijving echter langer dan 50 posities, waardoor het rapport niet meer werd aangemaakt. De procedure van alle afrekenmatrices is nu zo aangepast dat de omschrijving 50 posities kan zijn zonder de *2 aanduiding voor een TWK-mutatie. Actie Er is geen actie nodig. Na het herrekenen van de betreffende medewerker, wordt de correcte berekening toegepast. Loonaangifte - Awf herzien werd niet berekend (change 3692901)  Melding Als een dienstverband waarvoor je als werkgever de lage AWf-premie betaalde, binnen twee maanden eindigt, moet je alsnog de herziene (hoge) AWf-premie betalen. U Je kunt aangeven dat deze herziening automatisch plaats moet vinden binnen het systeem door het gegevenselement WW herzien aanzetten bij uitdienst in 2 maanden de waarde Ja te geven. Het kon echter voorkomen dat deze herziening niet plaatsvond. Met ingang van deze release is dit hersteld.    Oplossing Instellingen > Berekening > Gegevens UWV Als op het scherm Gegevens UWV het veld WW herzien aanzetten bij uitdienst in 2 maanden de waarde Ja heeft en het systeem constateert dat een werknemer binnen 2 maanden uit dienst is gegaan, dan muteert de de payroll het gegevenselement WW herzien bij deze medewerker en vult deze dan met de waarde Ja. De ingangsdatum van deze mutatie is de datum in dienst. De AWf wordt in de salarisverwerking waarin dit gebeurt echter nog niet herzien. Bij de daarop volgende salarisverwerking heeft het gegevenselement WW herzien de waarde Ja en wordt de AWf voor de desbetreffende medewerker herzien, waardoor alsnog de hoge AWf premie wordt toegepast.  Actie Er is geen actie nodig.  Als je deze functionaliteit wilt gaan gebruiken, vul dan in het scherm Gegevens UWV bij het veld WW herzien aanzetten bij uitdienst in 2 maanden de waarde Ja in. Jaaropgaaf 2022 - onjuiste waarde bij de rubriek Totaal premies werknemersverzekeringen (3785445)  Melding Als de jaaropgaaf voor 2022 wordt opgevraagd toonde de rubriek Totaal premies werknemersverzekeringen een verkeerde waarde.     Oplossing Rapporten > Salarisspecificaties > Jaaropgaaf medewerker Met ingang van deze release toont de jaaropgaaf voor 2022 wel de juiste waarde bij de rubriek Totaal premies werknemersverzekeringen.   Actie Er is geen actie nodig.  Fout in berekening Jaarloon bijzondere beloningen bij opnieuw in dienst melden (3841954)  Melding Een medewerker opnieuw in dienst melden is binnen Payroll Business mogelijk via de volgende twee wizards. Stagiair wordt medewerker Herindienst In dat geval moet het Jaarloon bijzondere beloningen opnieuw berekend worden. Dit gebeurde echter niet. Als de berekening vervolgens werd afgedwongen door het Jaarloon bijzondere beloningen op nul te stellen, werd er een te hoog Jaarloon berekend. Het eerdere verdiende fiscale loon in dat jaar werd ten onrechte ook meegenomen bij de berekening.        Oplossing Workflows > Doorstroom > Stagiair wordt medewerker Workflows > Instroom > Herindienst Als u gebruik maakt van bovenstaande wizards om een medewerker opnieuw in dienst te melden, wordt het Jaarloon bijzondere beloningen nu wel automatisch opnieuw berekend. Tevens vindt de berekening dan plaats op het nieuwe fiscale loon van de medewerker. Actie Er is geen actie nodig.   

De Visma YouServe releases van deze maand De releases van Visma Raet vind je hier. Zodra de release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 29 oktober 2022 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja   YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja   YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja  - Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

Nieuw Ouderschapsverlof overhevelen uren Waarom Ouders hebben tot de 8e verjaardag van hun kind recht op ouderschapsverlof. Sinds augustus 2022 mag een medewerker voor zijn/haar kind 9 weken betaald ouderschapsverlof opnemen tot één jaar na de geboorte van het kind. Als een medewerker niet alle betaalde uren opneemt, blijven deze uren als onderdeel van het ouderschapsverlof wel bestaan. Ouders hebben namelijk recht op maximaal 26 weken ouderschapsverlof: 9 weken gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en 17 weken onbetaald ouderschapsverlof. Dit betekent in HR Core Business dat de uren overgeheveld moeten worden van betaald naar onbetaald ouderschapsverlof.  Hoe Vanaf release 2022-11 berekent HR Core Business bij een verlofaanvraag automatisch of er vervallen betaalde uren zijn en/of deze overgeheveld moeten worden naar onbetaald ouderschapsverlof. Op deze manier hoeft niemand dit zelf te berekenen. In het verlofoverzicht zie je hoeveel uren betaald en onbetaald zijn en welke vervaldatum hieraan is gekoppeld. Hierdoor kun je altijd nagaan hoeveel ouderschapsverlof de medewerker nog kan aanvragen voor het kind.  Als de vervaldatum van het betaalde en onbetaalde ouderschapsverlof is verstreken en de medewerker probeert alsnog een aanvraag voor ouderschapsverlof in te dienen voor hetzelfde kind, zal het systeem deze aanvraag niet verwerken.  Actie  Er is geen actie nodig. HR Core Business berekent automatisch of de vervallen betaalde uren overgeheveld moeten worden naar onbetaald ouderschapsverlof.  Let op: als bij de ouderschapsverlofsoorten geen waarde is ingevuld bij Ouderschapsverlof recht o.b.v. kind, vindt het overhevelen niet automatisch plaats. Ouderschapsverlof automatisch afboeken Vanaf release 2022-11 is het mogelijk om ouderschapsverlof, evenals wettelijk en bovenwettelijk verlof, automatisch te laten afboeken. Hierdoor hoef je als organisatie niet meer zelf te berekenen hoeveel ouderschapsverlof er opgenomen moet worden en van welke ouderschapsverlofsoort. Dit gaat volledig geautomatiseerd als je dit in HR Core Business vastlegt via Ouderschapsverlof recht op basis van het kind.  Inrichting Wil je de functionaliteit van voor het automatisch afboeken van ouderschapsverlof gaan gebruiken, dan moet je de instellingen hiervoor op verschillende plaatsen in HR Core Business vastleggen. Dit doe je als volgt. Instellingen > Verlof > Verlofregeling Bij de verlofsoorten die gebruikt worden voor Ouderschapsverlof (betaald 1 en 2) en Ouderschapsverlof (onbetaald) moet je de Prioriteit vastleggen. Bij een verlofaanvraag wordt er als eerste afgeboekt van de verlofsoort met de hoogste prioriteit. Voor het automatisch laten afboeken van ouderschapsverlof moet je in de verlofregeling ook de verlofsoort Ouderschapsverlof (automatisch) aanmaken. Deze richt je als volgt in:  Verlofrecht = 0 uur Prioriteit = 99 - is voor deze verlofsoort niet van belang Ouderschapsverlof recht o.b.v. kind = Automatisch OSV Maximum negatief = 0 Door het vastleggen van de waarde Automatisch OSV, gebruikt het systeem deze verlofsoort voor het afboeken van de verlofsoorten waarvoor een waarde aanwezig is bij Ouderschapsverlof recht o.b.v. kind.  Let op: als bij de ouderschapsverlofsoorten geen waarde is ingevuld bij Ouderschapsverlof recht o.b.v. kind, kan het automatisch afboeken niet worden uitgevoerd. Deze functionaliteit zoekt alleen naar die verlofsoorten waarbij in dit veld een waarde aanwezig is.  Gebruik Via HR Self Service of direct in HR Core business kun je een verlofaanvraag doen met de verlofsoort Ouderschapsverlof (automatisch). Het systeem bepaalt dan via de prioriteit en vervaldatum van welke verlofsoort er als eerste moet worden afgeboekt; is er geen verlofsaldo meer voor het verlof met de hoogste prioriteit, dan wordt er automatisch verder afgeboekt de volgende verlofsoort met een lagere prioriteit.  Actie Inrichten verlofregeling HR Core Business op basis van de beschrijving hierboven.  Inrichten verlofsoort Ouderschapsverlof (automatisch) in de betrokken processen in Self Service.  Gewijzigd en verbeterd Verwijderen WAO/WIA registratie niet mogelijk Waarom In het scherm WAO/WIA registratie stonden de volgende gegevenselementen als verplichte velden: 7606 WAO/WIA klasse 7607 Reden instroom Hierdoor was het niet mogelijk een onterecht ingevuld WAO/WIA-scherm te verwijderen. Daarom zijn deze velden voortaan optioneel. Hoe Medewerker > Ziekte > WAO/WIA registratie  Met ingang release 2022-11 zijn in het scherm WAO/WIA registratie alle verplichte velden optioneel gemaakt, zodat het nu mogelijk is de waarden uit de velden te verwijderen. Functioneel is er verder niets gewijzigd. Actie Als er onterecht medewerkers zijn vastgelegd met een WAO/WIA registratie, kun je nu de velden in het scherm leegmaken. Dit doe je door de afzonderlijke velden leeg te maken of door op de knop Wissen te klikken. RVM heraanlevering - hernoemd naar Heraanlevering RVM Vanaf deze release zijn de menu-optie RVM heraanlevering en het bijbehorende scherm hernoemd naar Heraanlevering RVM.  Hoe  Beheer > Gegevensuitwisseling > Heraanlevering RVM Alleen de naam van de menu-optie en de schermnaam zijn gewijzigd, De functionaliteit is hetzelfde gebleven. Actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen Gewenste Brondatumsoort niet te vinden in lijst (change 3733800) Melding Instellingen > Actieve Signalering > Definiëren Signaal Het was niet mogelijk om de in de lijst van het veld Brondatumsoort het gewenste gegevenselement te selecteren.  Oplossing In de lijst van het veld Brondatumsoort werd de officiële benaming van het gegevenselement getoond in plaats van de alternatieve omschrijving die was ingericht. Vanaf deze release toont de lijst ook de alternatieve omschrijving, als deze is ingericht. Alternatieve omschrijvingen leg je vast via Instellingen > Vastlegging > Alternatieve omschrijvingen. Actie  Er is geen actie nodig. Self Service - Mutaties vanuit Self Service niet geëxporteerd naar HR Core Business (3786931) Melding Enkele weken geleden was er door een fout in onze programmatuur een probleem ontstaan met het verwerken van Self Service-mutaties. De mutaties vanuit Self Service werden niet meer naar HR Core Business geëxporteerd. Als tussenoplossing hebben we toen snel de IKV-aanpassing teruggedraaid die deze fout veroorzaakte, zodat de mutaties vanuit Self Service wel verwerkt konden worden. Oplossing Met ingang van de november release hebben wij de programmatuur zo aangepast dat deze fout niet meer kan voorkomen.  Actie  Er is geen actie nodig. Verwijderen kindgegevens vanuit Self Service (3842585) Melding Via Self Service is het mogelijk om kindgegevens te verwijderen uit HR Core Business. Als er voor het kind echter al aanvullend geboorteverlof of ouderschapsverlof is geregistreerd, kunnen de kindgegevens niet zomaar uit ons systeem worden verwijderd. Als gebruiker kreeg je onterecht geen melding terug dat het niet mogelijk was deze actie te verwerken.  Oplossing Wij hebben er voor gezorgd dat de mutatie in HR Core Business uitvalt met de melding dat het kind niet verwijderd kan worden, omdat er voor dat kind aanvullend geboorteverlof en/of ouderschapsverlof is vastgelegd. Op die manier ben je wel op de hoogte van de niet verwerkte mutatie.  Actie  Als deze mutatie voor jouw organisatie uitvalt, moet je eerst het aanvullende geboorteverlof en/of ouderschapsverlof verwijderen, daarna is het mogelijk om gegevens van het kind te verwijderen.  Blokkade collectief verlof niet meer zichtbaar bij openen van verlofaanvraag (3901430) Melding Als een verlofaanvraag werd geopend van een reeds geblokkeerde collectieve verlofdag, was in de aanvraag niet meer zichtbaar dat deze dag was geblokkeerd. Oplossing Vanaf deze release is bij het openen van collectief verlof dat reeds is geblokkeerd, het vinkje achter het veld Collectief verlof geblokkeerd zichtbaar. Ook zie je nu de knop Deblokkeer verlof rechts onderin het scherm om de blokkade op te heffen. Als je hierop klikt, zal het collectief verlof volgens werkpatroon opnieuw worden toegekend aan de betreffende medewerker.   Actie  Er is geen actie nodig  

De Visma YouServe releases van deze maand De releases van Visma Raet vind je hier. Zodra de release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 1 oktober 2022 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL V2 Ja  Versie 2   -   29-09-2022 YouServe HRYou - HR Core Business EN V2 Ja  Version 2 -  29-09-2022 YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja  - Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

Mededelingen  1. Risicogroep binnenkort niet meer gebruiken bij vastleggen medewerkers Waarom  In 2020 is in de Loon- en pensioenaangiftes element 297 Risicogroep vervangen door 10524588 Sector. De workflows voor het aanmaken van medewerkers in Payroll Business en HR core Business zijn indertijd hierop aangepast. Om de overgang voor klanten met externe applicaties te vergemakkelijken, was het tot nu toe nog steeds mogelijk om de risicogroep aan te leveren. Payroll Business maakte er dan automatisch een sector van. Deze overgangsmaatregel eindigt binnenkort. Hoe  Medewerker > Contract > Loonaangifte (contract) Met ingang van de volgende release (2022-11) wordt de sector niet meer automatisch afgeleid van de risicogroep. Er moet dan óf een correcte default waarde zijn ingericht en als dat niet zo is, moet je bij  elke nieuwe medewerker de sector expliciet als mutatie vastleggen, in plaats van de risicogroep.  Het blijft voorlopig nog wel mogelijk om een risicogroepmutatie aan te leveren, maar die heeft dan geen betekenis meer. Actie  Deze actie is alleen nodig als jouw organisatie nog steeds de risicogroep gebruikt bij het vastleggen van medewerkers in een externe HR-applicatie of in Self Service. Optie 1 - Vervang Risicogroep door Sector: Verwijder het element Risicogroep van het HR-scherm of van het Self Service-formulier en vervang deze door Sector. Als je bij het inlezen van externe mutaties een conversieregel gebruikt om de risicogroep te verwerken, dan moet deze worden vervangen door een conversieregel voor Sector. Zie daarvoor Beheer > Externe mutaties > Conversieregels. Optie 2 - Richt een defaultwaarde voor Sector in: Het is mogelijk om in Payroll Business een default waarde voor Sector vast te laten leggen. Dit kan op het niveau Klant, Bedrijf, en vanaf de volgende release ook op het niveau Klant-CAO en Bedrijf-CAO. Dit heeft als voordeel dat je bij een nieuwe medewerker helemaal geen sector meer hoeft vast te leggen. Hiervoor kun je contact opnemen met onze Servicedesk. Nieuw 2. Proforma berekening met zelf te kiezen elementen Waarom Met de Proforma berekening kun je uitproberen wat het effect is van bepaalde mutaties op de salarisberekening, zonder dat die mutaties daadwerkelijk bij de medewerker worden opgeslagen. Tot nu toe kon je voor deze berekening alleen een vooraf gedefinieerde set arbeidsvoorwaarden en elementen toepassen. Met de  nieuwe  Proforma berekening kun je een proformaberekening maken met elementen die je zelf kunt selecteren. Ook kun je de definitie van een berekening opslaan en ervoor kiezen om deze te delen met je collega's. Hoe  Beheer > Salarisberekening > Proforma berekening Het scherm is flexibel gemaakt: Je kunt vanaf nu zelf de gegevenselementen kiezen die je wilt gaan muteren. Een zoekfunctie helpt je bij het ophalen van de juiste elementen. Vervolgens kun je de gekozen set elementen bewaren. Daardoor hoef je ze de volgende keer niet opnieuw bij elkaar te zoeken. Kies een naam voor de definitie en klik op Definitie opslaan. Ben je tevreden bent over een bepaalde definitie? Dan kun je deze ook delen met collega's. Dit werkt hetzelfde als bij de Ad hoc rapportage: Vul Definitie beschikbaar stellen voor in. Als je een specifiek bedrijf invult, dan is de definitie alleen beschikbaar voor dat bedrijf. Vul je de klant in, dan is de definitie te gebruiken bij alle bedrijven. Klik op Definitie opslaan. Let op: collega's kunnen nu de definitie ook wijzigen en/of verwijderen Tips: Bedenk bij het opslaan van definities duidelijk herkenbare namen. Verwijder definities die je niet meer gebruikt, zodat de lijst overzichtelijk blijft.  Oude proformaberekening Let op: de oude proformaberekening die je kon starten via Beheer > Salarisberekening > Proforma zal vanaf de november release niet meer beschikbaar zijn. Actie  Er is geen actie nodig.  Gewijzigd en verbeterd  3. IKV-gegevens die deze release verhuizen naar contractniveau Waarom  Om in de nabije toekomst de veranderende wetgeving voor inkomstenverhoudingen te kunnen ondersteunen, moet het mogelijk zijn dat een medewerker meerdere inkomstenverhoudingen tegelijkertijd heeft. Daarom hebben we in release 2022-08 nieuwe contractschermen voor Loonheffingen en Loonaangifte geïntroduceerd, zie Release notes Payroll Business 2022-08, onderwerp 2. Verbeterde indeling schermen. In deze en volgende releases gaan we deze gegevens ook daadwerkelijk fysiek omzetten naar een contractgegeven. Dit gebeurt groepsgewijs. Hoe  Rapporten  >  Vastlegging > Mutatieverslag / Mutatieverslag (uitgebreid) De volgende elementen zijn voortaan zichtbaar als contractmutatie en hebben dus een contract ID: 10524736 Indicatie Jaaruren norm 10526534 Aanvullend geboorteverlof - boven 70% 10301872 Verstr aanv op uitk wn verzekering 10204692 Incl. WAJONG uitkering 10204694 Vervoer vanwege inhoudingsplichtige 10204766 Alimentatie in uitkering 10204767 Rechtstreekse alimentatie 10205316 Invloed verzekeringsplicht 1 10205317 Fase indeling F en Z 10311888 Wachtgeld oude regeling  Actie Er is geen actie nodig. Externe HR-applicaties kunnen deze gegevens als medewerkermutatie blijven aanleveren, de mutaties komen automatisch terecht bij het hoofdcontract. Opgeloste meldingen 4. Payrollelement Jaarinkomen fulltime (Pens.) niet altijd correct bepaald (change 3655214) Melding Als bij een vaste pensioenregeling een afwijkend fulltime jaarloon bij een medewerker wordt opgegeven, wordt bij het bepalen van het payrollelement Jaarinkomen fulltime altijd het percentage vakantietoeslag gebruikt: dat is vastgelegd op niveau Bedrijfs CAO bij benoemde pensioenen of dat is vastgelegd in de referentietabel voor een eigen regeling Als er een afwijkend percentage vakantietoeslag bij de medewerker is opgegeven, wordt dat in dit geval niet gebruikt, terwijl het afwijkende percentage wel wordt gebruikt bij de berekening van de pensioenpremie. Dit kan leiden tot meldingen van het pensioenfonds. Deze fout treedt op bij alle 16 pensioensoorten. Oplossing De regelingen voor de vaste pensioenen zijn aangepast zodat het afwijkende percentage vakantietoeslag wordt gebruikt voor de bepaling van het payrollelement. De ingangsdatum van deze wijziging is 1 januari 2022. Actie Als je vanwege deze fout een afkeuring van het pensioenfonds hebt gekregen, kun je na de herrekening door Payroll Business de pensioenaangifte opnieuw (laten) aanmaken en verzenden. 5. Signaleringsverslag - ABP Generatiepact verschil (change 3618548) Melding  Bij ABP moet de inrichting voor het Generatiepact voor elke pensioensoort die je moet doorgeven, gelijk zijn. Het systeem controleert dit en geeft een signaal als bij een klant de inrichting binnen de diverse pensioenregelingen verschilt. Dit signaal werd echter ten onrechte ook gegeven, bij klanten bij wie de inrichting van het Generatiepact voor de pensioenregelingen niet gel heen, maar niet de ABP-koppeling aan hebt staan.  Oplossing  We hebben het signaal aangepast. Voortaan verschijnt dit alleen zoals het bedoeld is, dus als de pensioenkoppeling ABP is aangevinkt en er verschillen zijn in de inrichting van het Generatiepact, Bij andere pensioenfondsen mag deze inrichting verschillen en verschijnt het signaal niet meer.  Actie Er is geen actie nodig. Vanaf deze release staat het onterechte signaal na het uitvoeren van een salarisverwerking niet meer in het Signaleringsverslag. 6. Signaleringsverslag - Reiskosten fiscale ruimte negatief (change 3748421) Melding  Als je in de arbeidsvoorwaarden voor reiskosten bij Reiskosten middelen had gekozen voor Ja en de fiscale ruimte wilde berekenen, dan werd deze niet goed bepaald. Hierdoor ontstond soms onterecht een kleine negatieve fiscale ruimte. Hiervoor werd dan, naast de onjuiste berekening, ook onterecht een signaal gegeven in het Signaleringsverslag. Oplossing  We hebben de progammatuur aangepast, zodat vanaf deze release het berekenen van de fiscale ruimte correct plaatsvindt, ook als bij Reiskosten middelen de waarde Ja is ingevuld. Hierdoor ontstaat er geen negatieve fiscale ruimte meer en wordt het signaal niet meer onterecht gegeven. Ook hebben we in de online help de matrix over de diverse berekeningsmethodes aangepast, zie het onderwerp  Arbeidsvoorwaarden en regelingen > Reiskosten > Reiskosten matrix. Actie Er is geen actie nodig. Vanaf deze release staat het onterechte signaal na het uitvoeren van een salarisverwerking niet meer in het Signaleringsverslag. 7. Foutcode L1812 en L1813 Belastingdienst (change 3792204) Melding  Als je gedurende het jaar het veld Reden geen bijtelling auto had leeggemaakt, bleef de waarde van daarvoor in de loonaangifte staan. Dit zorgde voor de foutmeldingen L1812 en L1813. Oplossing  We hebben de code aangepast. Als je het veld Reden geen bijtelling auto in Payroll Business leegmaakt, worden voortaan ook de corresponderende velden in de loonaangifte als leeg naar de Belastingdienst gestuurd. Deze oplossing hebben we via extra onderhoud uitgeleverd op maandag 12-09-2022. Actie Er is geen actie nodig. De onterecht ingevulde velden zullen bij de volgende loonaangifte met terugwerkende kracht zijn hersteld. Omdat de de foutcodes L1812 en L1813 met de september aangifte worden opgelost, kun je de brieven van de Belastingdienst over de aangifte van juli en augustus als niet verzonden beschouwen, 8. Foutcode onterecht bij code ziekte Belastingdienst (change 3792224) Melding  Als een medewerker ziek is, wordt er automatisch een Code incidentele inkomstenvermindering gevuld richting de Belastingdienst. Als de medewerker niet meer ziek was, werd deze code echter nog steeds doorgegeven. Oplossing  We hebben de code aangepast zodat, als het veld Incidentele inkomstenvermindering in Payroll Business wordt leeggemaakt, ook de corresponderende velden in de loonaangifte als leeg naar de Belastingdienst worden gestuurd. Deze oplossing hebben we via extra onderhoud uitgeleverd op maandag 12-09-2022. Actie Er is geen actie nodig. De onterecht ingevulde velden zullen bij de volgende loonaangifte met terugwerkende kracht zijn hersteld. De foutcode wordt dus opgelost met de aangifte van september. Daarom kun je de brieven van de Belastingdienst over de aangifte van juli en augustus als niet verzonden beschouwen.  

Nieuwe Proforma berekening Vanaf release 2022-10 is in het menu Beheer > Salarisberekening de nieuwe Proforma berekening beschikbaar. Hiermee is het mogelijk een proformaberekening te maken met elementen die je zelf kunt selecteren. Je kunt de definitie van de berekening opslaan en ervoor kiezen om deze te delen met je collega's.

Gewijzigd en verbeterd  Nummer inkomstenverhouding is voortaan een contractgegeven Waarom  Om in de nabije toekomst de veranderende wetgeving rondom inkomstenverhoudingen te kunnen blijven ondersteunen moet een medewerker meerdere inkomstenverhoudingen tegelijkertijd kunnen hebben. Om die reden is het nummer IKV de vorige releas op het scherm Arbeidscontract gezet. In deze release is het gegeven ook daadwerkelijk een contractgegeven geworden. Hoe  Rapporten  >  Vastlegging > Mutatieverslagen Wijzigingen van het nummer inkomstenverhouding zijn voortaan zichtbaar als contractmutatie, en zijn dus te zien op het rapport met een Contract ID. Bij alle bestaande transitievergoedingen is het Nummer inkomstenverhouding als mutatie aan het contract toegevoegd, met als muteerder RPD Technisch grote aantallen. Actie Er is geen actie nodig. Externe HR applicaties kunnen het nummer inkomstenverhouding gewoon als medewerkermutatie blijven aanleveren, de mutaties komen automatisch op het hoofdcontract terecht  Loonaangiftedetails niet meer op de oude manier beschikbaar Waarom De medewerkergegevens voor de loonaangifte waren tot voor kort beschikbaar via Medewerker > Interfaces > Loonaangifte. Bijvoorbeeld: Soort inkomen, Aard arbeidsverhouding en Incidentele inkomstenvermindering. In de vorige release zijn deze gegevens ondergebracht in nieuwe schermen, die je via het menu kunt benaderen  Hoe Arbeidsrelatie > Instellingen > Loonaangifte  (HR Core) Medewerker  > Instellingen > Loonaangifte  (Payrol only) In dit scherm kun je vanaf nu uitsluitend de medewerker blokkeren voor de loonaangifte. Dit is overigens alleen nodig in zeer specifieke gevallen. Medewerker  > Contract > Arbeidscontract Hier wijzig je sinds de vorige release Soort inkomen en Aard arbeidsrelatie. Medewerker  > Contract > Loonaangifte (contract) In dit scherm zijn sinds de vorige release de overige loonaangiftegegevens beschikbaar. Alleen de gegevens van het hoofdcontract kun je wijzigen, die van het nevencontract (de transitievergoeding) zijn alleen-lezen. Actie Er is geen actie nodig. Het onderhoud van de reguliere loonaangiftegegevens doe je voortaan uitsluitend via de nieuwe schermen. Betaald ouderschapsverlof is hoger dan de uitkering Waarom  De hoogte van de uitkering tijdens betaald ouderschapsverlof is 70% van het dagloon van de werknemer en dit dagloon is nooit hoger dan 70% van het maximum dagloon. In de CAO of arbeidsovereenkomst kunt u echter hebben afgesproken dat u de uitkering aanvult.  Indien u dit doet moet deze aanvulling naar de Loonaangifte worden doorgegeven via de rubriek Verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekering. Vanaf deze release berekent Payroll Business deze aanvulling op de uitkering automatisch en wordt deze doorgegeven naar de Loonaangifte. Hoe  Naast het bedrag dat wordt uitgekeerd aan betaald ouderschapsverlof berekent Payroll Business nu ook het bedrag van de uitkering. Indien het uitgekeerde bedrag hoger is dan de berekende uitkering dan wordt het verschil bepaald en dit verschil is zichtbaar in de volgende elementen: Het gegevenselement Betaald ouderschapsverlof 1 - boven 70%.  Het gegevenselement Betaald ouderschapsverlof 2 - boven 70%. Het payroll element Aang.- Verstr aanv op uitk wn verzekering contract. Tevens wordt dit verschil dan doorgegeven naar de Loonaangifte via de rubriek Verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekering.  Actie Er is geen actie nodig.     Opgeloste meldingen De einddatum ANW-hiaatregeling werd niet in een payrollelement gezet (3660394) Melding  In het UPA-bericht ontbrak de einddatum in de rubriek RegelingEinddatum als een medewerker alleen ANW-hiaat had. Oplossing In de ANW-hiaatregeling wordt nu de einddatum deelname bepaald en doorgegeven aan de UPA-regeling.  De UPA-regeling zorgt er voor dat in het UPA-veld RegelingEinddatum de einddatum komt te staan. Actie Er is geen actie nodig. Na afsluiting van de salarisverwerking, zal in de huidige en in de vorige periode de rubriek RegelingEinddatum aanwezig zijn. Medewerkers met ouderschapsverlof bij wie het pensioen op 100% doorloopt (3324040) Melding  Bij het PME pensioenfonds kan de medewerker er zelf voor kiezen om tijdens het onbetaalde ouderschapsverlof vrijwillig de pensioenopbouw te laten doorlopen. De opbouw is daarbij echter maar 50% van het normale bedrag over het gedeelte van de ouderschapsverlof. Ook is er over die 50% opbouw een mogelijkheid om tussen werkgever en werknemer een afwijkende verdeling te kiezen ten opzichte van het normale gedeelte. Tot deze release was deze optie nog niet in Payroll Business beschikbaar en gingen de inhouding en aangifte ervan niet goed. Oplossing Aan het bedrijfsscherm Pensioen vast (benoemd ) zijn de volgende velden toegevoegd: Ouderschapsverlof Procentueel WG-deel pens. (PME) Ouderschapsverlof Procentueel WN-deel pens. (PME) In het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarden Pensioen vast (benoemd) moet je bij Voortzetting pensioen ouderschapsverlof - PME kiezen voor Ja.  Actie Als er sprake is van bovenstaande situatie, pas dan de bovengenoemde velden aan per 1-1-2022.  Als er geen vrijwillige voortzetting is, hoef je niets te doen.  

De Visma YouServe releases van deze maand De releases van Visma Raet vind je hier. Zodra de release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 30  juli 2022 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja  - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja  - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja  - Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

Gewijzigd en verbeterd 1. Verbeterde indeling menu's Waarom Omdat we regelmatig nieuwe functionaliteiten aan onze applicatie toevoegen, waren sommige delen van het menu erg lang geworden. Je moest dan steeds scrollen om de juiste menu-optie te vinden. Daarom hebben we het menu op een paar plekken onderverdeeld in kleinere stukken. Ook hebben enkele schermen een meer logische plek gekregen. Hoe De menuprofielen zijn als volgt gewijzigd: Je ziet voortaan een nieuw hoofdmenu Workflows. Dit bevat alle wizards die je helpen met speciale processen, zoals indiensttreding, uitdiensttreding en transitievergoeding. Ook het verwijderen van medewerkergegevens in het kader van de AVG is ondergebracht bij deze groep, in het submenu Uitstroom. Het werken met personen is duidelijker in beeld gebracht:  De schermen Persoon en Wijzig UPI zijn samengevoegd in het menu Medewerker > Persoon. De rapporten Voorgestelde UPI en Persoonsoverzicht zijn ondergebracht in het menu Rapporten > Personeelsmanagement. Voor HR Core klanten is het menu Medewerker gesplitst: Medewerker bevat voortaan uitsluitend persoonlijke informatie, zoals adres, partner en kinderen. Arbeidsrelatie bevat de schermen die op de indiensttreding betrekking hebben, zoals de indienst-gegevens, SEPA-rekeningnummers en loonkostenvoordelen. Het menu Contract is eveneens in tweeën gedeeld: Contract bevat voortaan alleen vaste gegevens, zoals arbeidscontract, arbeidsvoorwaarden, verlofregeling (scherm Dienstverband voor HR core), en uurlonen. Variabele mutaties bevat de zaken die normaal gesproken periodiek terugkeren, zoals declaraties, kostenplaatsverdelingen en inzet (HR core). De volgende schermen zijn uit het menu verwijderd: Arbeidsvoorwaarden heeft al een tijdje een opvolger: Arbeidsvoorwaardenpakket. Het nieuwe scherm Arbeidsvoorwaardenpakket toont niet alleen de arbeidsvoorwaarden maar ook de vrije looncomponenten, waardoor je een compleet overzicht hebt van alle vaste beloningen.  Arbeidsvoorwaardegegevens De navigatie in dit (oudere) scherm was afwijkend en verliep daardoor erg traag: als je wilt zien welke medewerkers een bepaalde arbeidsvoorwaarde hebben, gebruik dan het rapport Vastlegging > Toegekende arbeidsvoorwaarden. Verder zijn je ook een paar nieuwe schermen. In het volgende onderwerp Verbeterde indeling schermen lees je meer hierover. Actie Er is geen actie nodig. 2. Verbeterde indeling schermen Waarom Zoals eerder aangekondigd, is een aantal schermen in deze release ingrijpend gewijzigd. Hiervoor waren meerdere redenen: In de loop der jaren zijn sommige schermen te vol geworden. De groepering van gegevens was hier en daar niet meer logisch. Om de veranderende wetgeving rond het begrip Inkomstenverhouding te kunnen blijven ondersteunen, is er op sommige plaatsen duidelijker onderscheid nodig tussen medewerker- en contractgegevens. Hoe Medewerker > Medewerkers  De schermen Medewerker voor payroll only gebruikers, en Medewerkers en Medewerker (aanvullend) voor HR core gebruikers, zijn als volgt gewijzigd: Medewerker en Medewerkers bevatten voortaan uitsluitend persoonlijke informatie zoals BSN, geboortedatum en adres. Alle overige eigenschappen voor de indiensttreding, zoals Datum in dienst en Type medewerker, zijn verplaatst naar een nieuw scherm: Arbeidsrelatie. Voor de HR Core gebruikers is er een nieuw scherm Identiteit: daar vind je alle gegevens voor het identificatieproces en aangrenzende applicaties, zoals Nummer identiteitsbewijs en Youforce toegang. Het scherm Medewerker (aanvullend) is hiermee overbodig en daarom verwijderd. In het scherm Arbeidscontract zie je de volgende wijzigingen: Voortaan zie je hier het Nummer inkomstenverhouding. Dit wordt standaard nog steeds gevuld met het jaartal + de maand waarin de indiensttreding plaatsvindt. We hebben Soort inkomen en Aard arbeidsverhouding toegevoegd, zodat we later via verbandscontroles problemen in de loonaangifte kunnen tegenhouden. Manager en Werklocatie zijn naar dit scherm verplaatst, stonden voorheen in het scherm Medewerker/Medewerkers. Het scherm Loonheffingen is opgesplitst: Bij Arbeidsrelatie > Loonheffingen (medewerker) zie je alle fiscale gegevens waarvoor per medewerker slechts één waarde bestaat, zoals Jaarloon bijzondere beloningen of Studenten/scholieren regeling. Bij Contract > Loonheffingen (contract) zie je de gegevens die per (uitbetaal)contract moeten kunnen verschillen. Voor het normale loon geldt bijvoorbeeld de witte loonheffingstabel en premieplicht WW, maar bij de transitievergoeding zie je geen groene tabel zien en geen premieplicht WW. Het scherm Loonaangifte (contract) laat alle speciale fiscale indicaties zien die per contract moeten kunnen verschillen, zoals Incidentele inkomstenvermindering of Indicatie Jaarurennorm. Als je voortaan een van de workflows gebruikt, bijvoorbeeld voor het aanmaken van een nieuwe medewerker, kom je de nieuwe schermen vanzelf tegen, in deze volgorde: Medewerker Arbeidsrelatie Arbeidscontract Arbeidsvoorwaardenpakket Overboekingen SEPA Loonheffingen (medewerker) Loonheffingen (contract) Loonaangifte (contract) Overige verbeteringen Bij het aanmaken van nieuwe medewerkers hoef je de Dienstverbandindicatie niet meer in te vullen, deze krijgt standaard de waarde Indienst. Dit geldt ook voor medewerkers die je vanuit een externe bron importeert, bijvoorbeeld via een spreadsheet of interface-bestand. In de wizard Aanmaken medewerker hoef je de Periodiciteit niet meer in te vullen, standaard wordt de periodiciteit van het bedrijf toegepast. HR Core: de verschillende telefoonnummers stonden deels in het scherm Medewerkers en deels in het scherm Adresgegevens. Deze zijn nu in één groep ondergebracht in het scherm Adresgegevens. HR Core: de adresgegevens in het scherm Persoon zijn qua volgorde gelijk getrokken met Medewerker(s) en Adresgegevens. Actie Er is in principe geen actie nodig: het werken met de nieuwe schermen is intuïtiever en daardoor prettiger. Houd eventueel wel rekening met het volgende: als de administratieve processen in jouw organisatie strak vastliggen, dan kan het zijn dat een aantal details bijgewerkt moeten worden, bijvoorbeeld als precies is vastgelegd welk proces met welke schermen moet worden uitgevoerd.  3. Beter onderscheid tussen E-mail adres zakelijk en privé Waarom In het scherm  Adresgegevens  was het onderscheid tussen de beschikbare e-mail adressen niet helemaal duidelijk. Hoe Medewerkers > Medewerker > Adresgegevens Het veld  E-mail adres (element 7212) heeft in de omschrijving de toevoeging (zakelijk) gekregen. Dit maakt het onderscheid met het veld E-mail adres (privé) (element 7213) duidelijker. Actie Er is in principe geen actie nodig. Als jouw organisatie het veld E-mail adres (zakelijk)  (element 7212) gebruikt voor zowel het vastleggen van zakelijke als privé e-mail adressen vind je deze wijziging wellicht niet handig. Je kunt dan de omschrijving voor jouw organisatie weer wijzigen in de oorspronkelijke naam  E-mail adres. Dit doe je via Instellingen > Vastlegging > Alternatieve omschrijvingen. Let daarbij op het juiste niveau: kies de klant of een van de bedrijven. 4. Details verwerkingseenheid beschikbaar voor consultants Dit onderwerp is alleen bedoeld voor consultants en administratiekantoren Waarom Het begrip  Verwerkingseenheid  is bedoeld om binnen een bedrijf aparte groepen medewerkers te definiëren met afwijkende normuren. In het scherm Instellingen > Verwerkingseenheid kon de consultant tot nu toe de verwerkingseenheid aanmaken (een code en naam opgeven), maar je kon geen details vastleggen: dat moest via een andere gebruikersgroep, die op het niveau van de betreffende klant moest worden gedefinieerd. Dit was niet handig. Hoe Instellingen > Verwerkingseenheid Het scherm toont voortaan alle details die je ook ziet als je inlogt via de andere gebruikersgroep: 10001500    Bedrijfsuren 10303230    Jaaruren standaard uurloon 10303227    Jaaruren berekening 2e uurloon 10303229    Jaaruren berekening 3e uurloon 10513218    Jaaruren berekening 4e uurloon 10514245    Jaaruren berekening 5e uurloon 10303990    Jaaruren voor berekening uurloon [LDV] Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen 5. Werkgeversverklaring toonde geen bedragen (2876407) Melding  Soms ontbraken bij het aanmaken van een werkgeversverklaring de bedragen. Dit gebeurde als de werkgeversverklaring werd gebruikt vanuit HR Self Service en was ingericht in HR Core Business. Oplossing  Medewerker > Arbeidsrelatie > Werkgeversverklaring Dit is opgelost. Als je de grondslagen van de werkgeversverklaring in HR Core Business hebt ingevuld en je haalt deze elementen op in de werkgeversverklaring van HR Self Service, dan zie je voortaan de juiste bedragen. Actie Er is geen actie nodig. De inrichting was al aanwezig. 6. Rapport Payrollelementen - geen gegevens bij selecteren kostenplaats (3511985) Melding  Als je het rapport Payrollelementen wilde opvragen en daarbij koos voor een groepering op Kostenplaats, werd het rapport niet altijd aangemaakt. Daarnaast was het scherm van het rapport nog gebaseerd op een oud scherm. Oplossing  Rapporten > Berekening > Payrollelementen Vanaf deze release kun je het rapport ook weer opvragen, als je kiest voor een groepering op Kostenplaats. We hebben het scherm aangepast, zodat de indeling ervan nu overeenkomt met de nieuwste schermen voor het aanmaken van rapporten. Actie Er is geen actie nodig.  7. Ad-hoc rapportage (uitgebreid) in pdf - dubbele regels medewerkers (3607220) Melding  Bij het opvragen van een Ad-hoc rapportage (uitgebreid) in pdf, stonden medewerkers bij het kiezen van bepaalde elementen, soms onterecht met twee regels in het rapport. Oplossing Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Vanaf deze release is dit opgelost en komen medewerkers maar één keer in het rapport voor. Actie Er is geen actie nodig.  8. Journalisering - Fout in Overzicht journaalposten cumulatief (3605601) Melding  Als je het rapport Overzicht journaalposten cumulatief opvroeg, toonde dit niet de juiste bedragen als medewerkers alleen in een aanvullende run waren verwerkt. Deze medewerkers stonden er dan dubbel in. Oplossing  Vanaf deze release is dit opgelost. Het rapport toont de juiste bedragen en medewerkers komen staan er maar één keer in. De bedragen komen weer overeen met het handmatig selecteren van alle periodes via de normale journaalpost. Actie Er is in principe geen actie nodig. Als je het rapport nog nodig hebt, moet je het opnieuw aanmaken.  9. Code Meetelling bij Architecten niet juist (3605676) Melding  In release 2022-03 hadden we op basis van een foutief signaal dat APG bij sommige klanten had afgegeven, de programmatuur per januari 2022 aangepast om het vermeende probleem op te lossen. Zie het onderwerp Pensioenaangifte nul uren contract (3137276) in de Release notes Payroll Business 2022-03. Door deze onjuiste aanpassing, ontstonden er andere onverwerkbare signalen op de Code meetelling die onjuist zijn.  Oplossing  We hebben de aanpassing van release 2022-03 teruggdraaid, zodat de Code meetelling nu weer juist wordt doorgestuurd. Actie Zodra je een nieuwe salarisverwerking afsluit, worden de waarden over heel 2022 weer juist berekend en bij een eerstvolgende aangifte aangeleverd aan APG.  

Mededelingen  1. Volgende release verbeterde schermen en menu's Waarom In release 2022-08 gaan we een aantal schermen van HR Core en Payroll Business verbeteren: In de loop der jaren zijn sommige schermen te vol geworden. De groepering van gegevens is hier en daar niet meer logisch. Om de gewijzigde wetgeving voor inkomstenverhoudingen te kunnen blijven ondersteunen, is er op sommige plaatsen duidelijker onderscheid nodig tussen medewerker- en contractgegevens. Daarnaast willen we de kwaliteit van loon- en pensioenaangiftes verbeteren door het toepassen van verbandscontroles op de ingevoerde gegevens. Hoe Je zult vanaf de augustus release nieuwe schermen tegenkomen voor: Medewerkergegevens  - bijvoorbeeld personalia, adres, burgerlijke staat Identiteit - BSN, identiteitsbewijs, UPI Arbeidsrelatie  - in dienst, type medewerker, uit dienst Berekening loonheffingen en premies Loonaangiftegegevens Deze schermen gebruik je ofwel afzonderlijk via het menu, of in een serie achter elkaar via een wizard op het moment dat je bijvoorbeeld een nieuwe medewerker vastlegt via Aanmaken medewerker.  Actie Het werken met de nieuwe schermen zal intuïtiever en daardoor prettiger zijn, je hoeft je daar niet op voor te bereiden. Houd eventueel rekening met de documentatie van administratieve processen in jouw organisatie: als die strak vastliggen, dan moeten binnenkort wellicht enkele details worden bijgewerkt. Nieuw 2. Automatisch afleiden Soort medewerker Waarom Het bleek in de meeste gevallen mogelijk om de waarde voor Soort medewerker in het scherm Loonheffingen automatisch af te leiden op basis van andere gegevens. Dit maakt het in dienst nemen van een medewerker weer een stukje gemakkelijker. Hoe Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens > velden Bedrijfsdagen en Dagen periode Medewerker > Medewerker > Loonheffingen > veld Soort medewerker t/m 2022-07 Als een medewerker uit dienst treedt gedurende de periode, is het voor het toepassen van de juiste tijdvaktabel voor de loonheffing van belang of de medewerker fulltime dagen of parttime dagen werkt. Voor medewerkers die parttime dagen werken en die gedurende de periode in- of uit diensttreden, mag je altijd de volledige tijdvaktabel gebruiken. Voor medewerkers die fulltime dagen werken, gebruik je in dit geval de dagtabel.  Hiervoor stond tot nu toe het veld Soort medewerker in het scherm Loonheffingen. Dit veld heeft 4 validatiewaarden, die je handmatig moest opgeven: Fulltime uren, fulltime dagen Fulltime uren, parttime dagen Partime uren, fulltime dagen Partime uren, partime dagen Automatisch bepalen fiscale fulltime of parttime medewerker vanaf 2022-08 Vanaf 01-08-2022 wordt voor de meeste medewerkers automatisch bepaald of het gaat om een fiscale fulltime of fiscale parttime medewerker. Dit werkt als volgt: Als er op contractniveau in het veld Dagen periode een aantal dagen is vastgelegd, dan vergelijkt het systeem deze dagen met het aantal Bedrijfsdagen. Als er geen bedrijfsdagen zijn ingevuld, dan kijkt het systeem naar de Dagen periode die op bedrijfsniveau zijn ingevuld. Als het aantal dagen op contractniveau kleiner is dan het aantal op bedrijfsniveau, gaat het om een fiscale parttime medewerker. Als dit niet zo is, gaat het om een fiscale fulltime medewerker. Nieuwe veld Soort medewerker loonheffing voor oproepkrachten Voor oproepkrachten waarvoor je geen vaste dagen vastlegt, kan het systeem niet automatisch bepalen of er sprake is van een fiscale fulltimer of parttimer. Daarom hebben we voor deze groep het volgende gegevenselement/veld aangemaakt:  Soort medewerker loonheffing met de validatiewaarden: 5 dagen per week of meer (fiscale fulltimer) Minder dan 5 dagen per week (fiscale parttimer) -  standaardwaarde Je vindt dit gegevenselement of veld in de detailschermen van de volgende arbeidsvoorwaardenvarianten voor variabele beloning: Variant Omschrijving 0002 Salaris variabel bruto 0003 Netto uurloon 0005 Salaris dagloon 0008 Salaris o.b.v. loonkosten variabel Veld Soort medewerker verwijderd Per 01-08-2022 is het oude veld Soort medewerker van het scherm Loonheffingen verwijderd en wordt dit niet meer gebruikt in de rekenregels. Actie Als een medewerker bij indiensttreding één van bovenstaande vier arbeidsvoorwaarden heeft, controleer dan in het arbeidsvoorwaardescherm het veld Soort medewerker Loonheffing  Alleen als de medewerker ondanks het variabele karakter van de arbeidsvoorwaarden toch vijf dagen per week werkt, wijzig dan de waarde van het veld in 5 dagen per week of meer (fiscale fulltimer). In alle andere gevallen hoef je niets meer in te vullen. 3. Betaald ouderschapsverlof Waarom Ouders hebben tot hun kind 8 jaar oud is, recht op onbetaald ouderschapsverlof. Dit verlof is maximaal 26 keer het aantal uren van hun werkweek. Vanaf 2 augustus 2022 kunnen zij hiervan 9 werkweken betaald ouderschapsverlof opnemen en daarvoor een uitkering van het UWV krijgen. Hieronder de belangrijkste punten:   Betaald ouderschapsverlof duurt minimaal 1 en maximaal 9 werkweken. Ouders kunnen het verlof flexibel opnemen, bijvoorbeeld een aantal uren per dag verdeeld over meerdere weken. Ouders moeten het verlof opnemen: binnen 1 jaar na de geboorte van het kind of binnen 1 jaar na opname van het kind in het gezin, als het om een adoptie- of pleegkind gaat en het kind nog geen 8 jaar is Bij geboorte van een meerling heeft de ouder voor ieder kind recht op maximaal 9 werkweken betaald ouderschapsverlof. Niet opgenomen betaald ouderschapsverlof kunnen ouders nog wel opnemen als onbetaald ouderschapsverlof. De hoogte van de uitkering tijdens het betaald ouderschapsverlof is 70% van het dagloon van de medewerker. Dit dagloon is nooit hoger dan 70% van het maximum dagloon.  In de CAO of arbeidsovereenkomst kunnen afspraken zijn opgenomen dat de uitkering door de werkgever wordt aangevuld.   Vanwege deze nieuwe regeling, is in Payroll Business mogelijk om per 2 augustus 2022  betaald ouderschapsverlof vast te leggen en daarbij rekening te houden met de uitkering van maximaal 9 weken betaald ouderschapsverlof door het UWV. Hoe De velden en andere elementen die je nu al gebruikt voor ouderschapsverlof hebben allemaal de toevoeging onbetaald gekregen.  Omdat je in de CAO of arbeidsovereenkomst positief mag afwijken van de wettelijke regeling, hebben we twee soorten betaald ouderschapsverlof toegevoegd, namelijk Betaald ouderschapsverlof 1 en Betaald ouderschapsverlof 2. Als je de wettelijke regeling volgt en niet positief afwijkt, gebruik je alleen Betaald ouderschapsverlof 1 en is Betaald ouderschapsverlof 2 niet van toepassing.  Wil je bijvoorbeeld de eerste 5 weken van het betaald ouderschapsverlof 100% van het loon doorbetalen en de laatste 4 weken de wettelijke regeling volgen, dan kan je gebruik maken van Betaald ouderschapsverlof 1 voor de 100% doorbetaling en Betaald ouderschapsverlof 2 voor de wettelijke regeling. Nieuwe looncomponentenregelingen Betaald ouderschapsverlof Instellingen > Berekening > Looncomponentenregeling      Voor Betaald ouderschapsverlof zijn de volgende looncomponentenregelingen toegevoegd:  Betaald ouderschapsverlof 1 Betaald ouderschapsverlof 2 Via deze regelingen kan je de looncomponenten vastleggen die voor betaald ouderschapsverlof  van toepassing zijn. Let op : omdat betaald ouderschapsverlof ingaat per 2-8-2022, mag de ingangsdatum die je hier gebruikt niet vóór deze datum liggen.  Gegevens vastleggen voor betaald ouderschapsverlof  Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Vanaf 1 augustus 2022 kun je op Bedrijfs/CAO-niveau in het scherm Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) de volgende gegevens voor betaald ouderschapsverlof vastleggen: Veld Toelichting Betaald ouderschapsverlof 1 max dagloon toepassen Kies Ja  als je wilt dat de doorbetaling wordt beperkt tot het opgegeven percentage over het maximum dagloon.  Kies Nee  als je wilt dat de doorbetaling niet wordt beperkt tot het maximum dagloon. Betaald ouderschapsverlof 2 max dagloon toepassen Kies Ja als je wilt dat de doorbetaling wordt beperkt tot het opgegeven percentage over het maximum dagloon. Kies Nee als je wilt dat de doorbetaling niet wordt  beperkt tot het maximum dagloon Doorbetalingspercentage betaald ouderschapsverlof 1 Geef het percentage op. Doorbetalingspercentage betaald ouderschapsverlof 2 Geef het percentage op. Betaald ouderschapsverlof 1, invoer via Keuze tussen HR Core of Handmatig Betaald ouderschapsverlof 2, invoer via Keuze tussen HR Core of Handmatig   Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) - t/m 2022-07 Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing)  Vanaf 1 augustus 2022 kun je op medewerkerniveau in het scherm Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) de volgende gegevens voor betaald ouderschapsverlof vastleggen: Betaald ouderschapsverlof 1 Veld Toelichting Betaald ouderschapsverlof 1 percentage periode Geef hier het percentage betaald ouderschapsverlof 1 op dat Payroll Business in de betreffende periode moet gebruiken. Let op Als je hier een percentage invult, dan gebruikt Payroll Business dit in plaats van een ingevulde waarde bij Betaald ouderschapsverlof 1 percentage vast of Betaald ouderschapsverlof 1 uren vast. Betaald ouderschapsverlof 1 uren periode Geef hier het aantal uren betaald ouderschapsverlof 1 op dat Payroll Business in de betreffende periode moet gebruiken. Let op Als je hier een aantal uren invult, dan gebruikt Payroll Business dit in plaats van een ingevulde waarde bij Betaald ouderschapsverlof 1 percentage vast of Betaald ouderschapsverlof 1 uren vast. Betaald ouderschapsverlof 1 percentage vast Geef hier een percentage op als je eenmalig een percentage wilt opgeven dat voor de gehele periode voor het betaald ouderschapsverlof 1 geldt. Let op Omdat betaald ouderschapsverlof ingaat op 2 augustus 2022 mag de ingangsdatum die je gebruikt om dit percentage vast te leggen niet vóór deze datum liggen. Je moet zelf het percentage weer op 0 zetten vanaf het moment waarop geen betaald ouderschapsverlof 1 meer wordt opgenomen.  Betaald ouderschapsverlof 1 uren vast Geef hier het aantal uren op dat voor de gehele periode van het betaald ouderschapsverlof 1 geldt. U hoeft dit aantal dus maar één keer op te geven. Let op Omdat betaald ouderschapsverlof ingaat op 2 augustus 2022 mag de ingangsdatum die je gebruikt om deze uren vast te leggen niet vóór deze datum liggen. Je moet zelf het aantal uren weer op 0 zetten vanaf het moment waarop er geen betaald ouderschapsverlof 1 meer wordt opgenomen.  Betaald ouderschapsverlof 1 uren berekend Als je een percentage hebt opgegeven en in het bedrijfsscherm hebt aangegeven dat je uren wilt afleiden, dan zie je hier na een salarisverwerking het aantal uren voor de periode. Ook als je ervoor hebt gekozen om de uren vast te leggen in HR Core Business, zie je de daar opgegeven uren na een salarisverwerking terug in dit veld. Doorbetalingsperc betaald ouderschapsverlof 1 Hier zie je het doorbetalingspercentage voor betaald ouderschapsverlof 1.   Betaald ouderschapsverlof 2 Veld Toelichting Betaald ouderschapsverlof 2 percentage periode Geef hier het percentage betaald ouderschapsverlof 2 op dat Payroll Business in de betreffende periode moet gebruiken. Let op Als je hier een percentage invult, dan gebruikt Payroll Business dit in plaats van een ingevulde waarde bij Betaald ouderschapsverlof 2 percentage vast of Betaald ouderschapsverlof 2 uren vast. Betaald ouderschapsverlof 2 uren periode Geef hier het aantal uren betaald ouderschapsverlof 2 op dat Payroll Business in de betreffende periode moet gebruiken. Let op Als je hier een aantal uren invult, dan gebruikt Payroll Business dit in plaats van een ingevulde waarde bij Betaald ouderschapsverlof 2 percentage vast of Betaald ouderschapsverlof 2 uren vast . Betaald ouderschapsverlof 2 percentage vast Geef hier een percentage op als je eenmalig een percentage wilt opgeven dat voor de gehele periode voor het betaald ouderschapsverlof 2 geldt. Let op Omdat betaald ouderschapsverlof ingaat op 2 augustus 2022 mag de ingangsdatum die je gebruikt om dit percentage vast te leggen niet vóór deze datum liggen. Je moet zelf het percentage weer op 0 zetten vanaf het moment waarop geen betaald ouderschapsverlof 2 meer wordt opgenomen.  Betaald ouderschapsverlof 2 uren vast Geef hier het aantal uren op dat voor de gehele periode van het betaald ouderschapsverlof 2 geldt. U hoeft dit aantal dus maar één keer op te geven. Let op Omdat betaald ouderschapsverlof ingaat op 2 augustus 2022 mag de ingangsdatum die je gebruikt om deze uren vast te leggen niet vóór deze datum liggen. Je moet zelf het aantal uren weer op 0 zetten vanaf het moment waarop er geen betaald ouderschapsverlof 1 meer wordt opgenomen.  Betaald ouderschapsverlof 2 uren berekend Als je een percentage hebt opgegeven en in het bedrijfsscherm hebt aangegeven dat je uren wilt afleiden, dan zie je hier na een salarisverwerking het aantal uren voor de periode. Ook als je ervoor hebt gekozen om de uren vast te leggen in HR Core Business, zie je de daar opgegeven uren na een salarisverwerking terug in dit veld. Doorbetalingsperc betaald ouderschapsverlof 2 Hier zie je het doorbetalingspercentage voor betaald ouderschapsverlof 2. Naast bovenstaande mogelijkheden, is het ook mogelijk om het betaalde ouderschapsverlof in HR Core Business vast te leggen en de financiële afwikkeling daarvan te laten plaatsvinden in Payroll Business.    Meer informatie Meer informatie is binnenkort beschikbaar via de online help.  Actie Als een medewerker betaald ouderschapsverlof wil opnemen, kun je deze opname vastleggen via de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing). Zie de uitleg hierboven.    Gewijzigd en verbeterd 4. Herberekenen periode voor vaststellen transitievergoeding bij wijzigen reden uit dienst  Waarom  Het veld Reden uitdienst bepaalt mede of er wel of geen transitievergoeding moet worden berekend en uitbetaald. Als de uitdiensttreding en reden uit dienst werden vastgelegd met ingang van de volgende afrekenperiode, zorgde de mutatie van de Reden uitdienst niet voor het herberekenen van de laatste periode dat de medewerker in dienst is, terwijl dit wel nodig is voor het correct berekenen van de transitievergoeding. Daarom hebben we er voor gezorgd dat vanaf 01-07-2022 het muteren van de Reden uitdienst er toe leidt om ook de laatste periode van in dienst opnieuw te berekenen. Hoe  Medewerker > Uitstroom > Uitdienst met Transitievergoeding Als je bij Dienstverband indicatie de waarde Uit dienst invult en vervolgens het bij het veld Reden Uitdienst een reden selecteert, zorgt deze mutatie er vanaf 01-07-2022 altijd voor dat er een herberekening plaatsvindt van de voorafgaande periode. Actie Er is geen actie nodig 5. Verwerkingsverslag externe mutaties - voortaan conversieschema vermeld Waarom In het Verwerkingsverslag externe mutaties werd niet vermeld welk conversieschema was toegepast. Omdat het achteraf belangrijk kan zijn, om te controleren hoe de mutaties zijn verwerkt, hebben we het verwerkingsverslag hierop aangepast. Hoe Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatiebestand Rapporten > Gedeelde rapporten Als je een extern mutatiebestand verwerkt, zie je voortaan op het eerste tabblad van het Verwerkingsverslag de naam van het conversieschema, mits er een conversieschema is toegepast. Actie Er is geen actie nodig.    

De Visma YouServe releases van deze maand De releases van Visma Raet vind je hier. Zodra de release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 2  juli 2022 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja  - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja  - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja  - Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

Gewijzigd en verbeterd  1. Controle Persoonslaag uitgebreid Waarom  Vanaf de juni release is het mogelijk om te kiezen hoe je de UPI aan een medewerker wilt toekennen. Als je in het scherm HR Koppelingen bij het veld Koppeling hebt gekozen voor Persoonslaag (NL), zie je het veld Toekennen UPI waarmee je voor het zoeken naar een persoon kunt kiezen uit de volgende methodes van koppelen:  Alleen Burgerservicenummer BSN, geboortenaam en geboortedatum Het systeem zoekt dus altijd eerst op Burgerservicenummer (BSN) om na te gaan of er een persoon is met hetzelfde BSN. Heb je echter de zoekmethode BSN, geboortenaam en geboortedatum gekozen, dan zoekt het systeem verder en kijkt of er voor de medewerker een koppeling gemaakt kan worden met een persoon op basis van voorletters + achternaam + geboortedatum. Vanaf de juli release hebben wij de ze zoekmethodes eenvoudiger gemaakt, zodat je makkelijker kunt nagaan wanneer er een koppeling zal plaatsvinden tussen medewerkers en bestaande personen. Hierdoor is het ook mogelijk om medewerkers waarvoor geen BSN is ingevoerd, te koppelen aan een bestaand persoon. Als de juiste koppeling is gemaakt, zijn alle persoonsgegevens van de medewerker aan elkaar gekoppeld en makkelijk terug te vinden in HR Core Business.  Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > HR Koppelingen Voortaan vind het koppelen van een medewerker aan een persoon altijd plaats in de volgende situaties.  Situatie Medewerker met Burgerservicenummer Persoon met Burgerservicenummer Vind er een unieke koppeling plaats? A Nee Nee Ja, op achternaam, voorletters en geboortedatum B Ja Nee Ja, op achternaam, voorletters en geboortedatum C Nee Ja Ja, op achternaam, voorletters en geboortedatum D Ja Ja Ja, op achternaam, voorletters en geboortedatum Let op! De controle op geboortenaam en geboortedatum is hoofdlettergevoelig. Dat houdt in dat de voorletters+achternaam+geboortedatum precies zo geschreven moeten worden als in het identiteitsbewijs. Als de schrijfwijze van deze gegevens niet hetzelfde is, kan er ook geen koppeling plaatsvinden. Dit kan negatieve gevolgen hebben, omdat een medewerker dan als nieuw wordt aangemerkt en ook zo wordt aangeleverd aan achterliggende systemen.  Deze controle werkt goed als je een (nieuwe) medewerker aanlevert vanuit HR Self Service. Als je echter in HR Core Business handmatig een (nieuwe) medewerker invoert, dan is deze controle nog niet altijd actief. In de tabel hieronder zie je in welke situaties de controle nog niet volledig is. Stuurgegevens UPI/Identity - Veld UPI  vullen met Controle actief Leeg Ja Automatisch genereren Nee Medewerkercode toepassen Nee We gaan dit in een van de komende releases aanpassen, zodat ook hier de controle goed verloopt. Actie Als jouw organisatie nu de Persoonslaag aan heeft staan en er worden weinig tot geen medewerkers zonder Burgerservicenummer aangenomen, hoef je niks te doen. Als jouw organisatie veel uitzendkrachten en zelfstandige ondernemers aanneemt waarvoor het vastleggen van het Burgerservicenummer niet noodzakelijk is, adviseren we je om te kiezen voor de uitgebreide controle op burgerservicenummer, geboortenaam en geboortedatum. 2. Scherm Heraanleveren Portaalbeheer (Medewerker) hernoemd Waarom Het scherm Heraanleveren Portaalbeheer (Medewerker) is hernoemd, omdat de naamgeving niet de volledige lading dekte van de functionaliteit. Als je deze functionaliteit gebruikt, zorg je namelijk voor een aanlevering aan het Youforce Portaal, het Datawarehouse en aan Talentsuite.  Hoe Beheer > Gegevensuitwisseling > Heraanleveren overig (medewerker) - NIEUW Vanaf deze release is de naam van het scherm Heraanleveren Portaalbeheer (medewerker) gewijzigd in Heraanleveren overig (medewerker). We hopen dat het nu duidelijker is dat je via deze functionaliteit een heraanlevering van meerdere processen kunt forceren. Als het niet duidelijk is wat een proces precies doet, kijk dan altijd in de online help van het scherm, om zeker te weten of je alle informatie hebt.  Actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen 3. Uitzetten feestdag was niet meer mogelijk (3526833) Melding Instellingen > Waardencluser > Feestdag Het uitzetten van feestdagen was niet meer mogelijk, omdat je een foutmelding kreeg zodra je het vinkje bij een feestdag verwijderde. Oplossing We hebben de programmatuur aangepast, zodat je feestdagen weer kunt uitzetten.   Actie Er is geen actie nodig.   

Ouderschapsverlof In HR Core en Payroll Business is de standaardinrichting gereed voor het ondersteunen van betaald ouderschapsverlof. De nieuwe wettelijke regeling voor betaald ouderschapsverlof gaat in op 2 augustus 2022. Zie ook ons bericht van 9 juni 2022: Technische nummers voor betaald ouderschapsverlof per 2 augustus 2022.

De Visma YouServe releases van deze maand De releases van Visma Raet vind je hier.   Zaterdag 28 mei 2022 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL V2 Ja  - YouServe HRYou - HR Core Business EN V2 Ja  - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja  - Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

Mededeling Feedback op onze applicatie Vorig jaar zijn we gestart met de Customer Effort Score (CES) waarmee je na het afronden van bepaalde acties feedback kon geven op de werking ervan. We hebben toen goede feedback gekregen en deze ook opgepakt. In de afgelopen releases hebben we een aantal nieuwe functionaliteiten en worklows beschikbaar gesteld en vanaf deze release zouden we hierover graag direct feedback willen ontvangen. Daarom vragen we deze en vanaf deze release jouw feedback over de volgende functionaliteiten: Medewerker > Instroom > Herindienst Medewerker > Doorstroom > Stagiair wordt medewerker Medewerker > Doorstroom > Verwijderen Doorstroomindicatie Actie Als je gebruik maakt van een van bovenstaande  functionaliteiten, vragen we je om na het afronden hiervan ons feedback te geven door de CES in te vullen. Nieuw Exporteren en importeren referentietabellen via Excel Waarom  Vanaf deze release is het mogelijk om Referentietabellen, van bijvoorbeeld pensioenen of salarisschalen te exporteren en importeren via Excel. Hierdoor is het niet altijd nodig om het CSV-formaat te gebruiken. Hoe  Instellingen >  Berekening > Referentietabellen beheer Aan het scherm Referentietabellen beheer is de knop Exporteren Excel toegevoegd waarmee je de betreffende referentietabel naar Excel kunt exporteren. Het Excel-bestand wordt klaargezet in Mijn rapporten. Vervolgens kun je de inhoud van de referentietabel aanpassen en het bestand weer importeren via de knop Importeren bestand. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Vertaling Niet van toepassing verbeterd (3447165) Melding  De vertaling van de keuze Niet van toepassing was niet overal consequent. Dit viel met name op bij de indicaties Oproepovereenkomst en Schriftelijke arbeidsovereenkomst op Engelse loonstroken. Oplossing  Bij alle velden is de omschrijving van de validatiewaarde Niet van toepassing gecontroleerd en indien nodig aangepast naar: Not applicable Nicht zutreffend Ne s'applique pas Actie Er is geen actie nodig. Stagiairs uit dienst niet meer zichtbaar bij zoeken over bedrijven heen (3417298) Melding  Als je naar medewerkers zocht over de bedrijven heen, door eerst in het navigatiepad op de klant te klikken, kon je stagiairs die uit dienst waren gegaan niet meer terugvinden. Als je vervolgens eerst navigeerde naar een specifiek bedrijf en dan zocht, dan was de medewerker wel zichtbaar. Oplossing  Dit is opgelost, zodat alle medewerkers die uit dienst zijn gegaan, weer correct worden weergegeven.  Deze groep medewerkers wordt zichtbaar als je via de rechtermuisknop het vinkje Alleen medewerkers in dienst  uit zet. Deze manier van werken is verder niet gewijzigd. Actie Er is geen actie nodig.  Arbeidsvoorwaarde Mobiliteitsbudget niet stopgezet bij uitdienstmelding (3397742) Melding De arbeidsvoorwaarde Mobiliteitsbudget bleef doorrekenen wanneer een medewerker uit dienst was gegaan. Hierdoor moest je de berekening handmatig stopzetten. Oplossing Dit is opgelost. Voortaan stopt ook de arbeidsvoorwaarde Mobiliteitsbudget automatisch als een medewerker uit dienst gaat, net als de andere arbeidsvoorwaarden. Hierdoor is het niet langer nodig de arbeidsvoorwaardenschermen voor het Mobiliteitsbudget leeg te maken per de datum uit dienst om de berekening te laten stoppen. Actie Er is geen actie nodig.  Groepering en sortering Mutatieverslag (geen change) Melding  Als je bij het maken van het Mutatieverslag een groepeerkenmerk kiest, krijgt het rapport een extra (eerste) kolom, met daarin bijvoorbeeld de functie of afdeling:  Het rapport werd echter niet gesorteerd op die eerste kolom, dat is niet handig. Als een medewerker meerdere contracten had, werden de medewerkermutaties dubbel weergegeven. Oplossing  Als je nu een groepeerkenmerk kiest, wordt het rapport ook als eerste gesorteerd op bijvoorbeeld de gekozen afdeling of functie. Daarbinnen op medewerkercode of medewerkernaam. Als een medewerker meerdere contracten heeft, wordt alleen het groepeerkenmerk van het hoofdcontract gebruikt. Medewerkermutaties worden niet meer dubbel weergegeven. Actie  Er is geen actie nodig.  

De Visma YouServe releases van deze maand De releases van Visma Raet vind je hier.   Zaterdag 30 april 2022 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja  - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja  - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja  - Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's