Releases Youforce Self Service

15 juni 2022 Een medewerker kan de rol van een andere manager (eindgebruiker) simuleren (change 3054365) Bij Beheer/Gebruikers Definitie/Eindgebruikers bestaat de mogelijkheid voor de applicatiebeheerder om handmatig een medewerker te koppelen aan een eindgebruiker (manager) account. Als hier dan per ongeluk de verkeerde medewerker wordt gekoppeld krijgt deze medewerker dan de autorisaties die bedoeld zijn voor een manager. Als je nu het persoonsnummer wilt wijzigen krijg je dit bericht: “ Je staat op het punt het persoonsnummer van de manager te wijzigen. Het instellen van een onjuist persoonsnummer kan autorisaties geven aan een medewerker die daar niet voor bevoegd is. Weet je zeker dat dit het juiste persoonsnummer/medewerker is? “   Het kan ook voorkomen dat je een medewerker probeert te koppelen die al een bestaand account heeft. Dan krijg je dit bericht:  “ Er bestaat al een account, namelijk: “......”, gekoppeld aan het persoonsnummer dat je probeert te wijzigen. De wijziging wordt niet opgeslagen! “ Dezelfde eindgebruiker is twee keer aangemaakt (change 3154800) We hebben het eindgebruikersproces verbeterd waardoor duplicatie van een account niet meer mogelijk is.

  07-04-2022 It is not possible to create a new department/function (change 3425864) Self Service Beaufort only When creating a new department/function combination under "Settings/system/departments/functions" the error message "Function is called incorrectly, notify your administrator". We have now fixed this. It is now possible to create a new department/function combination under "Settings/system/departments/functions". Warning message when selecting role in email templates (change 3420512) In a workflow definition, an additional email can be added per activity on the 3rd tab. This additional email can be linked to a role. In this case, the warning message "You have previously chosen a role that currently no longer exists. Choose another role to ensure the mail is sent or delete the rule." was shown incorrectly. We have improved this. The warning message is only shown when a role name is no longer present. 04-04-2022 Not able to select the first form when creating a new dialog (change 398684) When creating a new dialog and trying o select an first form in search screen, the select pop up screen select the first form wasn’t closing anymore. The user could not continue anymore. This is fixed now. User could only see his/her own mutation details on first form in a dialog (change 3406750) The user couldn’t see his/her own mutation details in Done and Archive. They could only see mutation details on the first form and not from the other forms in the same mutation. This is fixed now. Mutations were blocked in document merge process (change 3390160) This change unblocked mutations which were blocked in document merge process because of an error 403. Mutations are blocked when trying to generate a document (change 2999024) This issue is not occurring anymore. The mutations blocked were unblocked on 24/03/2022 in the change 3398986 and the documents were generated. 01-04-2022 Easycruit - HR Self Service integration improvement (change 3382713) Now it's safe to use special characters in the Name Affix field as it no longer causes issues in the Hire Candidate process in HR Self Service.  

  07-04-2022 Het is niet mogelijk om een nieuwe afdeling/functie aan te maken (change 3425864) Alleen Self Service Beaufort Bij het maken van een nieuwe afdeling/functie combinatie onder "Beheer/Systeem/Afdelingen/Functies" komt de foutmelding "Functie wordt verkeerd aangeroepen, waarschuw uw applicatiebeheerder". We hebben dit nu gerepareerd. Het is nu weer mogelijk om een nieuwe afdeling/functie combinatie aan te maken. Onterecht waarschuwingsbericht bij aanvullende email gekoppeld aan een bestaande rol (change 3420512) In een workflowdefinitie kan op het 3e tabblad per activiteit een aanvullende email worden toegevoegd. Deze aanvullende email kan worden gekoppeld aan een rol. In dit geval werd het waarschuwingsbericht "U heeft eerder een rol gekozen die op dit moment niet meer bestaat. Kies een andere rol om te zorgen dat de mail verzonden wordt of verwijder de regel" onterecht getoond. Dit hebben we verbeterd. Het bericht wordt alleen getoond als er daadwerkelijk een rolnaam niet meer aanwezig is. 04-04-2022 Kan het eerste formulier niet selecteren bij het maken van een nieuwe dialoog (change 398684) Bij het maken van een nieuwe dialoog en het selecteren van een eerste formulier in het zoekscherm, sloot het selectie-pop-up scherm om het eerste formulier te selecteren niet meer af. De gebruiker kon niet meer verder. Dit is nu opgelost. Gebruiker kon alleen zijn/haar eigen mutatiedetails zien op het eerste formulier in een dialoog (change 3406750) De gebruiker kon zijn/haar eigen mutatiedetails niet zien in "Gedaan" en "Archief". Ze konden alleen mutatiedetails zien op het 1e formulier en niet van de andere achterliggende formulieren. Dit is nu opgelost. Mutaties zijn geblokkeerd in het proces voor het samenvoegen van documenten (change 3390160) Deze change deblokkeerde mutaties die waren geblokkeerd in het document samenvoegproces vanwege een error 403. Mutaties waren geblokkeerd terwijl documenten werden gegenereerd (change 299924) Dit probleem doet zich niet meer voor. De geblokkeerde mutaties werden vrijgegeven op 24/03/2022 in de change 3398986 en de documenten werden gegenereerd. 01-04-2022 Integratie met Easycruit verbeterd (change 3382713) Je kunt nu speciale tekens gebruiken in het veld 'Naam toevoeging'. Dit geeft geen problemen meer in het proces Aannemen kandidaat in Self Service.  

22-03-2022 Workflow with a '%' in the name cannot be selected in Activity Profile (change 3132840) When searching in Activity Profile for a workflow and using a special character, an error 500 appeared. This is fixed now. You are allowed to search by special characters in column names that exist in the list of workflows. 18-03-2022 Security issue solved by preventing javascript injections (change 3317159)  If an attacker (hacker) can control a script that is executed in the victim's browser, then they can typically fully compromise that user. Youforce allows you to set links to websites you use. If potentially an admin gets to see the same links, this could be used to perform an XSS attack on them. We have fixed the parameter “TransactieCode” to prevent javascript injections in Self Service. In this way an attacker cannot control a script. Error 500 when selecting a mutation from archive List (change 3133167) When clicking on a mutation in Done or in Archive, an error 500 appeared. The error occurred because HTML text wasn’t allowed there. (F.i. <b> - Bold text, <i> - Italic text or <mark> - Marked text). We solved this now by allowing HTML text in Done and Archive lists. Template name is not properly displayed in the Formdump Report (change 3091010) If the name of an existing template is changed into a new name, the new name  is not updated in the Configuration Report. We solved this. The last name of the template linked to an activity and transition will be shown in the configuration report. Social security number (BSN number) is valid with value 000000000 (change 2924482) Up until now it was allowed to enter and save an invalid BSN number with value 000000000. We have built in a check which doesn’t allow this anymore. Concurrency unit fails when using expense forms (with datatype: DE) (change 446763) When using “concurrency unit” in a workflow, an employee can only have 1 active mutation of this workflow in Todo. This was not working properly. An employee could have multiple active expense mutations at the same time. This is fixed now.  An employee can't create more than 1 active mutation at the same time when the concurrency unit has been filled in the workflow configuration. Datetime in GMT+0 in "uitvalverslag" (change 2875795) When facing the audit trail of a mutation including email the datetime that is presented you will see a difference of +1 or +2 (summer) between the fact that is sending the email and the datetime that is displayed on the report. This is fixed now. We use the CET datetime when registering email notification in "Uitvalverslag". Error 500 - Issue in Audit Trail when the user does not exist (change 2875718) If there is a mutation X that was started by a manager who left the company and the account or this manager was deleted in Self Service. When a different user clicked on the mutation and on the Audit trail (“+”) to see the facts an error 500 occurred. This is fixed now. When a user doesn’t exist anymore in Self Service and another user will click on the “+” in the Audit trail, the word: “Unknown” will appear instead of the name of the deleted user. "Failure report" tile gives an error 404 (change 2893964) When clicking on the tile “Failure report” the user gets an error 404. We have fixed this bug. The error isn’t occurring anymore. Wrong typo in warning message: “Anciënniteitmoet ingevuld zijn” (change 3328705) We have added a space between “anciënniteit”and “moet”. Date field from the module Flex Benefits gets turned around  (change 2886003) There was a malfunction of the system (Services). Now Flex Benefits is working as expected therefore this issue is not occurring anymore.

22-03-2022 Workflow met een '%' in de naam kan niet worden geselecteerd in activiteitenprofiel (change  3132840) Bij het zoeken in Activiteitenprofiel naar een workflow en het gebruik van een speciaal teken, verscheen fout 500. Dit is nu opgelost. Je kan nu zoeken met speciale tekens die voorkomen in de lijst met workflow namen. 18-03-2022 Beveiligingsprobleem opgelost door het voorkomen van javascript-injecties  (change  3317159) Als een aanvaller (hacker) een javascript kan besturen dat in de browser van de gebruiker wordt uitgevoerd, kan de aanvaller de gebruiker doorgaans volledig compromitteren. Youforce stelt je namelijk in staat om links in te stellen naar websites die je gebruikt. Als een beheerder mogelijk dezelfde links te zien krijgt, kan dit worden gebruikt om een XSS-aanval uit te voeren. We hebben de parameter “TransactieCode” aangepast om javascript injecties in Self Service te voorkomen. Op deze manier kan een aanvaller een script niet meer besturen en gebruikers compromitteren. Error 500 bij het selecteren van een mutatie uit archieflijst (change 3133167) Bij het klikken op een mutatie in Gereed of in Archief, verscheen er een error 500. De fout deed zich voor omdat HTML-tekst daar niet was toegestaan. (Bijvoorbeeld <b> - Vetgedrukte tekst, <i> - Cursieve tekst of <mark> - Gemarkeerde tekst). We hebben dit nu opgelost door HTML-tekst toe te staan ​​in de lijsten Gereed en Archief. Sjabloon naam wordt niet correct weergegeven in het Inrichtingsrapport (change 3091010) Als de naam van een bestaande sjabloon wordt gewijzigd in een nieuwe naam, wordt de nieuwe naam niet bijgewerkt in het inrichtingsrapport. Dit hebben we opgelost. De achternaam van het sjabloon dat aan een activiteit en mutatie is gekoppeld, wordt weergegeven in het inrichtingsrapport. Burgerservicenummer (BSN-nummer) is geldig met waarde 000000000 (change 2924482) Tot nu toe was het toegestaan ​​om een ​​ongeldig BSN-nummer met waarde 000000000 in te voeren en op te slaan. We hebben een controle ingebouwd die dit niet meer toestaat. “Concurrency eenheid” mislukt bij gebruik van declaratieformulieren (met datatype: DE) (change 446763) Bij gebruik van “Concurrency eenheid” in een workflow kan een medewerker slechts 1 actieve mutatie van deze workflow in “Te doen” hebben. Dit werkte niet naar behoren. Een werknemer kan meerdere actieve declaraties tegelijk hebben. Dit is nu opgelost. Een medewerker kan niet meer dan 1 actieve mutatie tegelijk aanmaken als de concurrency unit is ingevuld in de workflow configuratie. Datumtijd in GMT+0 in "uitvalverslag" (change 2875795) Wanneer je geconfronteerd werd met de audit trail van een mutatie wateen e-mail bevatte, werd de datetime met een verschil van +1 of +2 (zomer) gepresenteerd tussen het feit dat de e-mail wordt verzonden en de datetime die wordt weergegeven op het rapport. Dit is nu opgelost. We gebruiken de CET datetime bij het registreren van e-mailmeldingen in "Uitvalverslag". Error 500 - Probleem in Audit Trail wanneer de gebruiker niet bestaat (change 2875718) Als er een mutatie X is die is gestart door een manager die het bedrijf heeft verlaten en het account of deze manager is verwijderd in Self Service. Toen een andere gebruiker op de mutatie en op de Audit trail (“+”) klikte om de feiten te zien, trad er een fout 500 op. Dit is nu opgelost. Wanneer een gebruiker niet meer bestaat in Self Service en een andere gebruiker klikt op de “+” in de Audit trail, dan verschijnt het woord: “Onbekend” in plaats van de naam van de verwijderde gebruiker. Tegel "Uitvalverslag" geeft foutmelding 404 (change 2893964) Bij het klikken op de tegel "Uitvalverslag" kreeg de gebruiker een foutmelding 404. We hebben deze bug verholpen. Deze fout komt niet meer voor. Verkeerde typefout in waarschuwingsbericht: “Anciënniteitmoet ingevuld zijn” (change 3328705) We hebben een spatie toegevoegd tussen "anciënniteit" en "moet". Datumveld uit de module Flex Benefits werd omgedraaid (change 2886003) Er was een storing in het systeem (Services). Nu werkt Flex Benefits zoals verwacht, daarom doet dit probleem zich niet meer voor.

09-02-2022 New field from EasyCruit (within the hire candidate process) The Last Name Prefix is now transferred from EasyCruit to Self Service when hiring a candidate. The info is mapped to the following rubrics: HR Core Beaufort - P00302  HR Core Business - 26PS  HR Core Education - ZY05PARTIC

09-02-2022 Nieuw veld van Werving & Selectie (binnen het sollicitatieproces) Het Achternaam voorvoegsel wordt nu overgedragen van Werving & Selectie (EasyCruit) naar Self Service bij het aannemen van een kandidaat. De informatie is toegewezen aan de volgende rubrieken: HR Core Beaufort - P00302  HR Core Business - 26PS  HR Core Education - ZY05PARTIC

20-1-2022 Batch Signing filtering improved Case fixed: In the Batch Signing page, when filtering the data by using the search functionality and getting results on multiple pages -> when going to another page the search parameter was lost and the displayed data was not filtered by it anymore.

20-1-2022 Batch signing verbeterd Op de Batch Signing pagina, bij het filteren van de gegevens met de zoekfunctionaliteit en het verkrijgen van resultaten op meerdere pagina's, ging bij het gaan naar een andere pagina de zoekparameter verloren en werden de weergegeven gegevens niet meer vastgehouden. Dit is nu opgelost. De gefilterde selectiegegevens blijven nu vastgehouden.    

Dutch Algemene informatie Je vind de algemene informatie over de AVG hier. Doelbinding Deze applicatie heeft als primair doel het ondersteunen van de managers en medewerkers, maar ook professionals, in het uitvoeren van activiteiten voor een personeels- en een salarisadministratie. De salarisadministratie wordt gevoerd, zoals bedoeld in de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Deze applicatie legt geen restricties op voor het registreren van gegevens. De doelbinding kan daarom per organisatie verschillen. Gegevens soort Doelstelling gebruik Persoonlijke gegevens als adres, bank, kinderen, contactgegevens, partner gegevens. Ondersteunen van personeelsbeheer, verlenen van personeelszorg. Arbeidsverhouding en arbeidsvoorwaardengegevens als dienstverband, locatie, functie, salaris, benefits, mobiliteitsregelingen. Zorgen voor de juiste inzetbaarheid en het behalen van organisatorische doelstellingen. Deze gegevens zijn van belang voor het uitvoeren van de optimale doorstroom binnen een organisatie. Verlofgegevens als registratie vakantie, bijzonder verlof, verlof saldo. Verlofgegevens voor de personeelsplanning, voor het effectief inzetten van personeel. Ziekmeldinggegevens als start- en hersteldatum, ziektepercentage. Gegevens voor meldingen richting ARBO-diensten of voor meldingen richting instanties als UWV. Er worden geen medische gegevens geregistreerd. Gegevens gerelateerd aan salarisverplichtingen als fiscale gegevens. Registratie voor de verplichtingen voor salarisverwerking. Gegevens voor onkostendeclaraties. Registratie om te voldoen aan de financiële verplichtingen conform cao of arbeidsovereenkomst en voor de fiscale bewaarplicht. Bewaartermijnen De bewaartermijnen van de persoonsgegevens zijn afhankelijk van de doelbinding. Voor het afhandelen van persoonsgegevens volgt deze applicatie de HR Core applicatie en Salarisapplicaties. Recht op vergetelheid Binnen de applicatie zijn geen persoonsgegevens te verwijderen, het verwijderen van gegevens wordt getriggered vanuit de HR Core applicaties van Raet. Toets vóór het accepteren van een aanspraak op Recht op vergetelheid of het mogelijkerwijs leidt tot het schenden van de in dit kader geldende wet- en regelgeving. Er kunnen rechtsgeldige redenen zijn om persoonsgegevens te bewaren. Het verwijderen van persoonsgegevens (medewerkers en dienstverbanden) uit deze applicatie, gestart in de HR Core applicatie, kan consequenties hebben voor andere Raet applicaties of externe partijen. Bij het verwijderen is het van belang om een vastgestelde volgordelijkheid aan te houden. Toegang tot gegevens Deze applicatie is voor de medewerkers, managers en professional. De autorisatie is gebaseerd op toegang tot een organisatorische eenheid in combinatie met een gebruikersprofiel. Meer informatie over het verwijderen van gegevens is gepubliceerd in de help van de applicatie. De applicatie biedt een autorisatierapport dat inzicht geeft in de actuele autorisaties. Om te kunnen bekijken wie toegang heeft gehad tot welke persoonsgegevens, vindt (autorisatie)logging plaats waarvan het resultaat via rapportages centraal ter beschikking komt. Deze rapportages zijn nog niet beschikbaar. Raet communiceert hierover via de release notes. Waar gaan persoonsgegevens naar toe? Intern Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan de volgende Raet applicaties. HR Core Beaufort HR Core Education HR Core Business Payroll Business Talent Management Werving en Selectie Verzuim Management Youforce Portaal Personeelsdossier online In de AVG documenten van bovengenoemde applicaties is terug te vinden hoe wordt omgegaan met bewaartermijnen en autorisatielogging. Externe partijen Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan externe partijen. Keesing voor het valideren van ID-bewijs. Intradata voor het digitaal ondertekenen van documenten. English Goal setting This application has the primary purpose of supporting the managers and employees, but also professionals, in carrying out activities for personnel and payroll administration. The salary administration is carried out as referred to in the General Government Tax Act. This application does not impose any restrictions on the registration of data. The goal binding can, therefore, differ per organization. Retention periods The retention periods of the personal data depend on the purpose limitation. For the processing of personal data, this application follows the HR Core application and Salary applications. Right to be forgotten No personal data can be deleted within the application, the removal of data is triggered by the HR Core applications. Test before accepting a claim to the Right to be forgotten or it may lead to a violation of the applicable laws and regulations. There may be valid reasons for storing personal data. The removal of personal data (employees and employment relationships) from this application, started in the HR Core application, can have consequences for other Raet applications or external parties. When deleting, it is important to maintain a predetermined order. Access to data This application is for employees, managers, and professionals. The authorization is based on access to an organizational unit in combination with a user profile. More information about deleting data is published in the application's online help. The application offers an authorization report that provides insight into current authorizations. To be able to view who has had access to which personal data, (authorization) logging takes place whose results are made available centrally via reports. These reports are not yet available. Communication takes place via the release notes. Where do personal data go? Internal This application provides personal information to the following Visma | Raet applications. HR Core Beaufort HR Core Education HR Core Business Payroll Business Talent Management Recruitment and selection Absence management Youforce Portal Personnel file online In the AVG documents of the aforementioned applications, you can find how to handle retention periods and authorization logging. External parties This application provides personal data to external parties. Keesing for validating ID proof. Intradata for digitally signing documents. Publishing Date : 1/24/2020

[toc] Inrichting aanvullend geboorteverlof In het kader van het aanvullend geboorteverlof dat partners vanaf 1 juli 2020 kunnen opnemen bij de geboorte van hun kind, zijn aanpassingen doorgevoerd in onze software. Naast de aanpassingen in de software zijn standaard processen binnen Self Service ontwikkeld voor klanten die gebruik maken van HR Core Beaufort (Online). Deze komen beschikbaar om te importeren vanuit Self service. Let op: We adviseren je om alleen deze geboorteverlof gerelateerde formulieren te importeren. Ben je minder bekend met de functionaliteiten en impact van zelf formulieren importeren, dan raden we je aan om dit niet zelfstandig te doen. Wij kunnen je hierbij helpen. Bij het importeren van formulieren overschrijf je namelijk eventueel reeds bestaande formulieren die dezelfde technische naam hebben in je Self Service omgeving. Activeren Self Service processen Volg deze stappen om de dialogen en formulieren werkend te krijgen: 1. Ga naar Self Service - Beheer - Formulierdefinitie - Definities importeren (9999999). 2. Selecteer deze dialogen en formulier: STA_D_Aanvraag_geboorteverlof, STA_D_Aanvraag_aanvullend geboorteverlof STA_D_Correctie_aanvraag_aanvullend_geboorteverlof) en Selecteer het  formulier:  STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof_WAZO. Na selectie (aanvinken) wordt alles geïmporteerd wat je nodig hebt. De volgende dialogen, formulieren, rubrieken, formules en controles worden dan geïmporteerd: Dialogen: STA_D_Aanvraag_geboorteverlof STA_D_Aanvraag_aanvullend geboorteverlof STA_D_Correctie_aanvraag_aanvullend_geboorteverlof Formulieren: In te vullen door de medewerker: STA_F_Aanvraag_geboorteverlof - Aanvraagformulier geboorteverlof - formuliertype: G STA_F_Aanvraag_geboorteverlof_regeling - Wijzigen verlofregeling - formuliertype: GR STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof - Aanvraagformulier aanvullend geboorteverlof - formuliertype: G STA_F_Correctie aanvraag aanvullend geboorteverlof - Correctie aangevraag aanvullend geboorteverlof - formuliertype: G In te vullen door de werkgever (HR Professional): STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof_WAZO - aanvraag WAZO | Aanvullend geboorteverlof - formuliertype: G STA_F_Aanvraag_geboorteverlof_VM - Verlofrechtmutatie - formuliertype: VM STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof VM- Verlofrechtmutatie - formuliertype: VM STA_F_Correctie aanvraag aanvullend geboorteverlof VM - Verlofrechtmutatie - formuliertype: VM Controles: Wieg - Bankr. Buitenl. Wieg - Bankrekening Wieg - Einddatum verlof Wieg - Geb. Dat. niet in toekomst Wieg - Geb.Dat.Gebruikt Wieg - Geboortedatum verplicht Wieg - Ing. dat. na geb. Wieg - Verplicht GV voor AGV Nieuwe HR Core Beaufort rubrieken Deze zijn opgenomen in HR Core Beaufort release van mei en juni 2020. De rubrieken moeten worden toegevoegd aan de rubriekenset (HSSK) in Beaufort (alleen voor On Premise klanten). Hierna moeten deze rubrieken via de functie: Incidentele export TM en HSS vanuit HR Core Beaufort naar Self Service.  P01473 Ingangsdatum verlof. Op formulier: STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof_WAZO  P01474 Geboortedatum kind. Op formulier: STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof_WAZO  P01475 Aantal weken verlof. Op formulier: STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof_WAZO P01476 Geboortedatum opgenomen. Op formulier: STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof_WAZO P01477 Betaling aan werknemer. Op formulier: STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof_WAZO P01478 Bankrekeningnummer. Op formulier: STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof_WAZO P01479 BIC. Op formulier: STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof_WAZO P01480 Naam Bank buitenland. Op formulier: STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof_WAZO P01481 Plaats Bank buitenland. Op formulier: STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof_WAZO PI0154 Geboortedatum kind. Op formulier: STA_F_Aanvraag_geboorteverlof  PI0153 Einddatum verlof. Op formulier: STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof  PI0155 Aantal weken verlof. Op formulier: STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof PI0156 Ingangsdatum verlof. Op formulier: STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof Je moet voor de 3 dialogen en het ene WAZO formulier nog een workflow definiëren en de activiteiten opnemen in de gewenste activiteitenprofielen (autoriseren). Registratieproces in Self Service Op het formulier "Aanvraag geboorteverlof" geeft de medewerker het gewenste aantal weken geboorteverlof op in hele weken en de (vermoedelijke) geboortedatum. Verder kunnen de relevante kindgegevens ingevuld worden van het kind waarvoor geboorteverlof aangevraagd wordt. De medewerker is niet verplicht om de naam van het kind vast te leggen. In verplichte velden kan een andere omschrijving worden opgegeven. Op het formulier "Aanvraag aanvullend geboorteverlof" geeft de medewerker het gewenste aantal weken aanvullend geboorteverlof op in hele weken en de (vermoedelijke) geboortedatum. Verder kunnen de relevante kindgegevens ingevuld worden van het kind waarvoor geboorteverlof aangevraagd wordt. De medewerker is niet verplicht om de naam van het kind vast te leggen. In verplichte velden kan een andere omschrijving worden opgegeven. Gebruikers van HR Core on premise en Online kunnen ervoor kiezen om een verlofrechtmutatie (VM formulier) te koppelen aan de aanvraag. Wel moet dan handmatig een nieuwe verlofregeling worden toegekend in HR Core Beaufort (indien de verlofsoort niet reeds is opgenomen in de, aan de medewerker toegekende, regeling). Na aanlevering aan Self Service kan de workflow worden afgesloten en de verlofrechtmutatie kan worden verzonden naar HR Core Beaufort. Wat belangrijk is om  aan te tekenen is dat de opties niet gecombineerd kunnen worden. Werken met verlof en Actieve signalering Wanneer jullie organisatie de verlofmodule gebruikt, maak dan een nieuwe verlofregeling aan met daarin een verlofsoort voor het aanvullend geboorteverlof zodat de medewerker dit verlof zelf kan opnemen via Self Service.. Als deze verlofregelingen ook worden doorgezet naar bijvoorbeeld roosterpakketten, stem dan de impact van deze aanpassing van te voren goed af.  In de Wet Wieg standaard processen zijn we uitgegaan van het gebruik van de verlofmodule binnen HR Core Beaufort (Online). Pas de dialoog aan als je geen gebruik maakt van de verlofmodule en geen verlofrecht mutatie wilt doorgeven en het workflow alleen wilt gebruiken om de aanvraag kenbaar te maken.  De medewerker vraagt aanvullend geboorteverlof aan bij werkgever via proces in Self Service (Aanvragen aanvullend geboorteverlof). Bij de aanvraag moet een nieuwe verlofregeling inclusief de verlofsoort voor aanvullend geboorteverlof worden toegekend aan de desbetreffende medewerker binnen HR Core Beaufort (Online). Vul in Self Service eenmalig op de verlofrechtmutatie formulieren (type VM) het verlofsoortcode in bij defaultwaarde en zet hierna Weergave AK op: read only.  Deze nieuwe toegekende verlofregeling en verlofsoort bij betreffende medewerker dient te worden geexporteerd door middel van een Afroep op rubriek: P05009 met de waarde: "A" Als de regeling is omgezet, kan de workflow worden afgemaakt en kan via het Self Service formulier de verlofrechtmutatie met het juiste saldo worden doorgegeven. Hiervoor wordt een verlofrechtmutatie gedaan met een vaste reden: AGBV - Aanvullend geboorteverlof. Vul in Self Service eenmalig op de verlofrechtmutatie formulieren (type VM) de verlofrechtmutatie reden in bij defaultwaarde met de waarde: AGBV - Aanvullend geboorteverlof en zet hierna Weergave AK op: read only. Check of de Rubriek: WAGVRL de betreffende tabel heeft staan mbt aantal weken. Klik op: Beheer/Formulierdefinitie/Rubrieken Zoek rubriek WAGVRL Selecteer de rubriek en klik op: Toekennen rubrieken:  Vul de tabel aan zoals hieronder is aangegeven: Vul - eenmalig - het stuurgegeven: AGBVRLF met de verlofsoort voor het aanvullend geboorteverlof in HR Core Beaufort (online). Gebruik de rubriek PI0153 - Signaaldatum aanvullend geboorteverlof voor het automatisch signaal Actieve Signalering voor het op een later moment aanvragen van de uitkering door de werkgever bij het UWV. Corrigeren van de aanvraag aanvullend geboorteverlof Op het formulier "Correctie aanvraag aanvullend geboorteverlof" kan de medewerker een correctie maken op een eerdere registratie zolang de werkgever dit toestaat. De medewerker kan hier het gewenste aantal hele  weken, de (vermoedelijke) geboortedatum en kindgegevens corrigeren en indienen. Dit zal zorgen voor een correctie. In HR Core Beuafort zal het verlof worden aangepast naar de gewenste correctie en worden herberekend.  Nadat de aanvraag WAZO is gedaan kan deze het desbetreffende aanvullend geboorteverlof niet meer worden gecorrigeerd. Deze controle/check ligt bij Personeelsadministratie. Je kunt hiervoor de actieve signalering voor inzetten om een signaal te genereren (zie punt 5 Paragraaf Werken met verlof en Actieve signalering hierboven). Aanvragen van de Wazo-uitkering door de werkgever Op het formulier "Aanvraag van de Wazo-uitkering" kan de HR professional de WAZO aanvraag registreren en door te sturen via EDI in HR Core Beaufort (Online) . Om de nieuwe gegevens voor de aanvraag van een aanvullend geboorteverlof via EDI aan UWV te kunnen doorgeven, is daarvoor een nieuw berichtsoort aangemaakt. (Meer informatie vind je hier :Lees meer over Wet Wieg (o.a. stappenplan HR Core Beaufort (Online)) en de Release notes van juni 2020 van HR Core Beaufort). Links voor meer informatie In onderstaande link in de Wet Wieg staat het stappenplan van HR Core Beaufort (Online) en nemen we je mee in de benodigde stappen voor de aanvraag door de medewerker, de melding bij het UWV en het verwerken van het opgenomen verlof op de loonstrook. Bij elke stap verwijzen we ook naar de release notes van de betreffende modules waarin je de details kunt lezen. Onze dienstverlening is beschreven in onze WIEG menukaart. Meer informatie vind je hier : Lees meer over Wet Wieg (o.a. stappenplan HR Core Beaufort (Online)) Wat ziet de medewerker: Tot slot nog een korte impressie van wat de medewerker te zien krijgt in Self Service. 1 Aanvraagformulier regulier geboorteverlof (medewerker) 2 Aanvraagformulier aanvullend geboorteverlof (medewerker)  3 Correctieformulier aanvullend geboorteverlof (medewerker) 4 Aanvraagformulier WAZO (professional) Publishing Date : 6/26/2020

[toc] Inrichting aanvullend geboorteverlof Self Service - HR Core Education - Payroll Gemal In het kader van het aanvullend geboorteverlof dat partners vanaf 1 juli 2020 kunnen opnemen bij de geboorte van hun kind, zijn aanpassingen doorgevoerd in onze software. Naast de aanpassingen in de software zijn standaard processen binnen Self Service ontwikkeld voor klanten die gebruik maken van HR Core Education. Let op: We adviseren je om alleen deze geboorteverlof gerelateerde formulieren te importeren. Ben je minder bekend met de functionaliteiten en impact van zelf formulieren importeren, dan raden we je aan om dit niet zelfstandig te doen. Wij kunnen je hierbij helpen. Bij het importeren van formulieren overschrijf je namelijk eventueel reeds bestaande formulieren die dezelfde technische naam hebben in je Self Service omgeving. Voor de dialogen dien je een workflow te definiëren en de activiteiten op te nemen in de gewenste activiteitenprofielen. Activeren Self Service processen Voor de dialogen (STA_D_Aanvraag_geboorteverlof, STA_D_Aanvraag_aanvullend geboorteverlof en STA_D_Correctie_aanvraag_aanvullend_geboorteverlof) en voor het formulier STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof_WAZO dien je een workflow te definiëren en de activiteiten op te nemen in de gewenste activiteitenprofielen. Volg deze stappen om de dialogen en formulieren werkend te krijgen: 1. Ga naar Self Service - Beheer - Formulierdefinitie - Definities importeren (9999997). 2. Selecteer deze dialogen en formulier: STA_D_Aanvraag_geboorteverlof, STA_D_Aanvraag_aanvullend geboorteverlof STA_D_Correctie_aanvraag_aanvullend_geboorteverlof) en Selecteer het  formulier:  STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof_WAZO. Na selectie (aanvinken) wordt alles geïmporteerd wat je nodig hebt. De volgende dialogen, formulieren, rubrieken, formules en controles worden dan geïmporteerd: Dialogen: STA_D_Aanvraag_geboorteverlof STA_D_Aanvraag_aanvullend geboorteverlof STA_D_Correctie_aanvraag_aanvullend_geboorteverlof Formulieren: In te vullen door de medewerker: STA_F_Aanvraag_geboorteverlof - Aanvraagformulier geboorteverlof - formuliertype: G STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof - Aanvraagformulier aanvullend geboorteverlof - formuliertype: G STA_F_Correctie aanvraag aanvullend geboorteverlof - Correctie aangevraag aanvullend geboorteverlof - formuliertype: G In te vullen door de werkgever (HR Professional): STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof_WAZO - aanvraag WAZO | Aanvullend geboorteverlof - formuliertype: G STA_F_Aanvraag_geboorteverlof_VM - Verlofrechtmutatie - formuliertype: VM STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof VM- Verlofrechtmutatie - formuliertype: VM STA_F_Correctie aanvraag aanvullend geboorteverlof VM - Correctie aangevraagd aanviullend geboorteverlof - formuliertype: VM Controles: Wieg - Einddatum verlof Wieg - Geb. Dat. niet in toekomst Wieg - Geboorteverlof opname binnen 4 weken Wieg - Ing. dat. na geb. Wieg - Verplicht GV voor AGV Aan te passen rubrieken voor in gebruik name Je dient enkele rubrieken vooraf te veranderen. Het betreft: In Self Service: Standaard max uren werkweek: Geef hier op welk aantal max uren werkweek je hebt, bijvoorbeeld: 36 uur, 36.86, 38 of 40 uur. Deze rubriek staat in Self Service op het aanvraag formulier voor de medewerker bij zowel regulier als aanvullend geboorteverlof. Hetzelfde geldt voor de inrichting van de tabellen "verlofsoort" en "afboekreden". Dit moet je in HR Core Education eerst inrichten. Meer informatie vind je hier: Lees meer over Wet Wieg (o.a. stappenplan  HR Core Education). Verder moet je de defaultwaarden van tabellen "verlofsoort" en "afboekreden" in de verlofrechtmutatieformulieren toevoegen. Deze rubrieken staan in Self Service op de verlofmutatie formulieren. Registratieproces in Self Service Op het formulier "Aanvraag geboorteverlof" geeft de medewerker het gewenste aantal weken geboorteverlof op in hele weken en de (vermoedelijke) geboortedatum. Verder kunnen de relevante kindgegevens ingevuld worden van het kind waarvoor geboorteverlof aangevraagd wordt. De medewerker is niet verplicht om de naam van het kind vast te leggen. In verplichte velden kan een andere omschrijving worden opgegeven. Op het formulier "Aanvraag aanvullend geboorteverlof" geeft de medewerker het gewenste aantal weken aanvullend geboorteverlof op in hele weken en de (vermoedelijke) geboortedatum. Verder kunnen de relevante kindgegevens ingevuld worden van het kind waarvoor geboorteverlof aangevraagd wordt. De medewerker is niet verplicht om de naam van het kind vast te leggen. In verplichte velden kan een andere omschrijving worden opgegeven. Werken met verlof Je kunt het recht voor het aanvullende geboorteverlof via een verlofsoort inregelen zodat de medewerker dit verlof zelf kan opnemen via Self Service. Als je verlof wilt gebruiken zie Stappenplan HR Core Education:  Lees meer over Wet Wieg (o.a. stappenplan HR Core Education) Corrigeren van de aanvraag aanvullend geboorteverlof Op het formulier "Correctie aanvraag aanvullend geboorteverlof" kan de medewerker een correctie maken op een eerdere registratie zolang de werkgever dit toestaat. De medewerker kan hier het gewenste aantal hele  weken, de (vermoedelijke) geboortedatum en kindgegevens corrigeren en indienen. Dit zal zorgen voor een correctie. In HR Core Education zal het verlof worden aangepast naar de gewenste correctie en worden herberekend.  Nadat de aanvraag WAZO is gedaan kan deze het desbetreffende aanvullend geboorteverlof niet meer worden gecorrigeerd. Deze controle/check ligt bij Personeelsadministratie. Aanvragen van de Wazo-uitkering door de werkgever Op het formulier "Aanvraag van de Wazo-uitkering" kan de HR professional de WAZO aanvraag registreren. Dit wordt automatisch via HR Core Education doorgestuurd en via EDI doorgestuurd naar het UWV. (Meer informatie vind je hier :Lees meer over Wet Wieg (o.a. stappenplan en Release Notes van HR Core Education). Links voor meer informatie In onderstaande link in de Wet Wieg staat het stappenplan van HR Core Education en nemen we je mee in de benodigde stappen voor de aanvraag door de medewerker, de melding bij het UWV en het verwerken van het opgenomen verlof op de loonstrook. Bij elke stap verwijzen we ook naar de release notes van de betreffende modules waarin je de details kunt lezen. Onze dienstverlening is beschreven in onze WIEG menukaart. Meer informatie vind je hier : Lees meer over Wet Wieg (o.a. stappenplan HR Core Education) Publishing Date : 6/26/2020

29-12-2021 Nieuwe workflow “Office travel” beschikbaar in combinatie met HR You app. Je kunt via de functie: “importeren definities” de omgeving: “9999998 - Raet Template” selecteren en dan 1 nieuwe workflow selec...