In deze procedure leggen we je stap voor stap uit hoe je het saldo van je bank- of kasrekening controleert en aansluit op het grootboek. Ook lees je hoe je een eventueel verschil snel terugvindt. We adviseren om deze controle op te nemen in je checklist voor het afsluiten van de periode. Je vergelijkt daarbij steeds het saldo per de laatste dag van de maand: in internetbankieren, op de bank-/kasrekening en op de grootboekrekening. In de stappen hieronder gaan we daarom uit van de maand die je wilt controleren. 1. Controle op niet-verwerkte en niet-gejournaliseerde transacties Voordat je begint met aansluiten, is het belangrijk dat alle afschriftregels volledig zijn verwerkt. Open het venster Afschriftregels verwerken en selecteer de bank-/kasrekening. Staan hier nog regels tot en met de laatste dag van de maand? Verwerk deze dan eerst. Controleer of alle betalingen, ontvangsten en bank-/kastransacties zijn vrijgegeven. Open het venster Transacties journaliseren. Staan hier nog posten? Verwerk deze dan eerst door te kiezen voor Alle journaliseren. 2. Saldi vergelijken Bij een bankrekening heb je te maken met drie saldi: het saldo bij de bank, het saldo van de bank-/kasrekening en het saldo op de grootboekrekening. Als je de afschriften automatisch inleest, horen deze aan het einde van de maand gelijk te zijn. Zo controleer je de aansluiting: Noteer het saldo van de bankrekening per de laatste dag van de maand uit internetbankieren. Gebruik daarbij de boekdatum en niet de valutadatum. Open het venster Bank-/kastransacties en selecteer de bank-/kasrekening. Vul als begin- en einddatum de eerste en laatste dag van de maand in. Zorg dat Niet-vrijgegeven opnemen niet is aangevinkt. Noteer het eindsaldo. Open het venster Grootboekkaart en selecteer de grootboekrekening die aan de bank-/kasrekening is gekoppeld. Kies bij Van periode en T/m periode de maand die je controleert. Zorg dat Niet-gejournaliseerde opnemen niet is aangevinkt. Noteer het eindsaldo. Vergelijk de drie saldi. Is er een verschil? Kijk dan eerst tussen welke saldi het verschil zit: Wijkt het saldo bij de bank af van de bank-/kasrekening? Ga naar stap 3. Wijkt de bank-/kasrekening af van het grootboek? Ga naar stap 4. 3. Verschil tussen de bank en de bank-/kasrekening Omdat je in stap 1 alle afschriftregels hebt verwerkt en alle documenten hebt vrijgegeven, zit het verschil in de transacties zelf. Zoek daarom de dag waarop het verschil is ontstaan: Vink in het venster Bank-/kastransacties de optie Overzicht weergeven aan. Je ziet nu per dag het totaal van de ontvangsten en uitgaven. Exporteer dit naar Excel. Exporteer uit internetbankieren de transacties van dezelfde maand en tel ze per dag op. Zet beide per dag naast elkaar en bereken het verschil per dag en het cumulatieve verschil. De eerste dag waarop het cumulatieve verschil afwijkt, is de dag waarop het verschil is ontstaan. Vergelijk de transacties van die dag regel voor regel. Tip: Het verschilbedrag geeft vaak al een hint: Is het verschil gelijk aan één transactie? Dan ontbreekt deze in Visma Net of staat deze dubbel. Is het verschil gelijk aan het totaal van een dag? Dan is een afschrift mogelijk niet of dubbel ingelezen. Is het verschil twee keer een bedrag? Dan is een transactie aan de verkeerde kant verwerkt. Valt het verschil de volgende dag weer weg? Dan heeft het document een andere datum dan de boekdatum bij de bank. 4. Verschil tussen bank-/kasrekening en grootboek Een veel voorkomende oorzaak is dat er buiten de module Bank/kas om is geboekt op de bank-/kasrekening via een handmatige journaaltransactie. Open het venster Grootboekkaart en selecteer de bank-/kasrekening. Kies bij Van periode en T/m periode de maand die je controleert. Filter de kolom Module en sluit de modules Bank/Kas, Debiteuren en Crediteuren uit. Je ziet dan welke boekingen buiten de modules om zijn gemaakt. Tip: Boek niet met een handmatige journaaltransactie op een grootboekrekening die aan een bank-/kasrekening is gekoppeld. Gebruik hiervoor altijd een bank-/kastransactie, zodat bank, bank-/kasrekening en grootboek gelijk blijven lopen.   Vind je hier niets? Zoek dan de dag waarop het verschil is ontstaan: Vink in het venster Bank-/kastransacties de optie Overzicht weergeven aan en exporteer het resultaat naar Excel. Vink in het venster Grootboekkaart ook de optie Overzicht weergeven aan, voor dezelfde maand, en exporteer dit eveneens naar Excel. Zet de dagtotalen naast elkaar en bereken het verschil per dag en het cumulatieve verschil. De eerste dag waarop het cumulatieve verschil afwijkt, is de dag waarop het verschil is ontstaan. Vergelijk de transacties van die dag regel voor regel. Let op: Het venster Bank-/kastransacties werkt op documentdatum, de Grootboekkaart op boekperiode. Is een document met een datum in de ene maand geboekt in de periode van een andere maand, dan zie je dat als verschil. Filter in het venster Bank-/kastransacties de kolom Periode op alle periodes behalve de maand die je controleert. Zo zie je welke documenten in een andere periode zijn geboekt.   Blijft het verschil bestaan? Open het venster Rekeningsaldo valideren. Markeer de bank-/kasrekening en kies Valideren. Het saldo van de bank-/kasrekening wordt dan opnieuw berekend op basis van de historie. Kom je er niet uit? Cijfers die niet direct aansluiten kunnen soms een complexe oorzaak hebben. Lost het volgen van deze stappen het verschil niet op? Neem dan contact op met support via je implementatiepartner.

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Grootboek.   Een memoriaalboeking verwerking Journaaltransacties corrigeren Budgetten invoeren en vrijgeven Nieuw boekjaar aanmaken  Perioden blokkeren Journaaltransacties afletteren Wijzigen van de rekeningsoort Journaaltransacties categoriseren Journaaltransacties met Btw verwerken Niet-gejournaliseerde transacties Periodieke transacties gebruiken Aansluiting grootboek controleren Aansluiting controleren grootboek met debiteuren en crediteuren Toewijzingen configureren en uitvoeren (kostenverdeling) Instellen en gebruiken van gecombineerde subrekeningen Gecombineerde subrekening in grootboek

Deze procedure beschrijft hoe je de gecombineerde subrekening configureert voor Journaaltransacties. Hiermee stelt het systeem tijdens het invoeren van een journaaltransactie automatisch een subrekening samen op basis van waarden uit verschillende bronnen. Waar je bij Crediteuren of Debiteuren bronelementen gebruikt zoals de crediteur, debiteur of medewerker, kies je voor journaaltransacties per segment uit bronnen die specifiek zijn voor het grootboek. Beschikbare bronkeuzes per segment Voor elk segment in de subrekening kun je kiezen uit de volgende bronnen: A – Grootboekrekening: Overnemen van de subrekening die op de gekozen grootboekrekening is ingesteld. B – Vestiging: Overnemen van de subrekening die aan de gekozen vestiging is gekoppeld. C – Rubriek: Overnemen van de subrekening uit de betreffende rubriek. G – Voorkeuren grootboek: Overnemen van de standaard subrekening zoals ingesteld in de Voorkeuren grootboek. Werkwijze Open het venster Voorkeuren grootboek. Selecteer het veld Combineer subrekening van Bepaal per segment uit de subrekeningstructuur welke bron (A, B, C of G) gebruikt moet worden. Selecteer per segment de gewenste broncode. Klik op Opslaan. Praktijkvoorbeeld Uitgangssituatie subrekeningstructuur (xx-xx-xxxx) Segment 1 – Vestiging (2 tekens) Segment 2 – Productlijn (2 tekens) Segment 3 – Afdeling (4 tekens) Standaard subrekeningen per entiteit Entiteit Ingestelde subrekening Grootboekrekening 4000 00-DI-0000 Vestiging (Utrecht - UT) UT-00-0000 Rubriek (verkoopkosten) 00-00-ONTW Voorkeuren grootboek (standaard) 00-00-0000 Instelling in Voorkeuren grootboek In het venster Voorkeuren grootboek is de bron per segment als volgt geconfigureerd: Segment 1:  B (Vestiging) Segment 2:  A (Grootboekrekening) Segment 3:  C (Rubriek) Resultaat bij het invoeren van een journaalpost Bij het invoeren van een journaalpost op vestiging Utrecht en grootboekrekening 4000: Segment 1: Haalt de waarde uit de Vestiging -> UT Segment 2: Haalt de waarde uit de Grootboekrekening -> DI Segment 3: Haalt de waarde uit de Rubriek -> ONTW Uiteindelijke gecombineerde subrekening op de journaalregel: UT-DI-ONTW

Deze procedure beschrijft het inrichten van de Verkooporderassistent en het verwerken van verkooporders die door AI automatisch worden aangemaakt op basis van binnenkomende e-mails. Voorbereiding Zorg dat er een standaard ordertype, een standaard debiteur en een standaard niet-voorraadartikel beschikbaar zijn om als terugvalwaarden te gebruiken. Informeer klanten over het e-mailadres van de assistent en de geaccepteerde bijlageformaten ( .pdf , .docx , .xlsx , .png , .jpeg ) en zorg dat stamgegevens (zoals mailadressen, Btw-/KvK-nummers en alternatieve artikelcodes) up-to-date zijn. Werkwijze Functionaliteit inschakelen Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen. Klik op Wijzigen. Vink de optie Orderassistent aan. Klik op Activeren. Instellingen configureren Open het venster Voorkeuren verkoop. Open het tabblad Instellingen orderassistent. Selecteer de Vestiging waarvoor de assistent ingeschakeld moet worden Selecteer een Standaard ordersoort (het is raadzaam een specifieke ordersoort aan te maken om orders van de assistent makkelijk te herkennen). Selecteer een Standaarddebiteur (wordt gebruikt wanneer de assistent de debiteur niet herkent; zorg dat voor deze debiteur de opties Vervangen valuta toegestaan en Vervangen tarief toegestaan zijn ingeschakeld). Selecteer een Standaardartikel (gebruik een niet-voorraadartikel waarvoor Verzending vereist niet gemarkeerd is). Klik op Orderassistent activeren zodra alle velden zijn ingevuld en bevestig de melding met Ja. Noteer het e-mailadres (dit is het adres waarnaar bestellingen gestuurd kunnen worden). Controle van ontvangen bestellingen Open het venster Postvak IN - Verkooporders (gebruiker dient de rol Sales Viewer(nextGen) te hebben). Controleer de statuskolom van de verwerkte e-mails: Geslaagd (groen): De verkooporder is volledig correct aangemaakt zonder terug te vallen op de standaardwaarden voor debiteur en/of artikelen. Gedeeltelijk geslaagd (oranje): De verkooporder is aangemaakt, maar er is gebruikgemaakt van een standaarddebiteur en/of standaardartikel. Mislukt (rood): De assistent kon geen verkooporder aanmaken. Verwerken (blauw): Het document wordt op dit moment verwerkt. Handmatig (paars): De e-mail is handmatig afgehandeld. Deze status wordt gebruikt om gefaalde berichten deze status te geven om daarmee aan te geven dat de order handmatig was aangemaakt. Afhandelen van verkooporders Open de aangemaakte verkooporder vanuit het postvak IN. Alle verkooporders die door de assistent zijn aangemaakt, krijgen automatisch de status In wacht. Controleer de verkooporder grondig aan de hand van de bijgevoegde e-mail (te vinden onder de paperclip op de order). Controleer of er een waarschuwingsmelding aanwezig is op de orderkop of op specifieke orderregels: Bij de melding "Standaarddebiteur assistent; selecteer de juiste debiteur": koppel handmatig de juiste debiteur aan de verkooporder. Bij de melding "Standaardartikel assistent; selecteer het juiste artikel": controleer alle regels en vervang het artikel door het juiste artikel. Pas na volledige controle en correctie de status van de verkooporder aan van Geblokkeerd naar de status Open. Verwerk de verkooporder volgens het reguliere verkoopproces. Stamgegeven optimaliseren Voor een zo goed mogelijke herkenning is het belangrijk de stamgegevens te voorzien van alle noodzakelijk informatie.  Debiteuren: zorg dat de KvK- en Btw-nummers van debiteuren goed in het systeem staan. Artikelen: leg alle mogelijke Kruisverwijzingen (alternatieve artikelnummers) vast in de stamgegevens van het artikel.

In Visma Net kun je valutaherwaarderingen uitvoeren voor openstaande crediteuren-/ debiteurendocumenten en bank-/kasrekeningen die in een vreemde valuta worden geregistreerd.  In deze procedure worden de stappen beschreven voor het herwaarderen van deze drie onderdelen, inclusief een praktisch voorbeeld. Bank-/kasrekening herwaarderen Debiteuren/crediteuren herwaarderen Herwaarderen vanuit één venster Bank-/kasrekening herwaarderen Controleer de configuratie Controleer of er een koerssoort voor herwaardering (bijv. SPOT) is gekoppeld aan de specifieke grootboekrekening in het venster Rekeningschema Indien dit veld niet is ingevuld, wordt de koerssoort gebruikt die is vastgelegd in het  venster Voorkeuren valuta  Controleer dat de juiste grootboekrekeningen voor herwaarderingswinst en -verlies zijn vastgelegd voor de betreffende valuta in het venster Valuta's Herwaardering uitvoeren Open het venster Grootboekrekeningen herwaarderen Vul de volgende gegevens in: Periode: Vul de periode in waarvoor de herwaardering uitgevoerd gaat worden (bijv. 01-2026). Ingangsdatum valuta: De datum van de wisselkoers die voor herwaardering gebruikt zal worden. Valuta: De valuta van de te herwaarderen grootboekrekening. Omschrijving: Een korte omschrijving. In het overzicht verschijnen de grootboekrekeningen in de geselecteerde valuta. Vink de rekeningen aan waarvoor de herwaardering uitgevoerd moet worden. Klik op de knop Herwaarderen. Het systeem berekent nu het verschil tussen het oorspronkelijke saldo en het geherwaardeerde saldo op basis van de opgehaalde wisselkoers. Er wordt automatisch een journaaltransactie gegenereerd. In tegenstelling tot een debiteuren en crediteuren herwaardering wordt deze journaaltransactie niet automatisch tegengeboekt.  Voorbeeld herwaardering In dit voorbeeld een bedrijf met een basisvaluta in euro (EUR) en een Amerikaanse bankrekening in Dollar (USD).   Waarde USD Wisselkoers Waarde EUR Saldo voor herwaardering $ 1.250,00 0,9200 € 1.150,00 Saldo na herwaardering $ 1.250,00 0.9300 € 1.162,50 Resultaat (winst*)     € 12,50 * In Visma Net noemen we dit een niet-gerealiseerd winst, omdat het geld nog op de bank staat. De grootboekrekening waarop deze niet-gerealiseerde winst wordt geboekt is vastgelegd in het venster Valuta's. Debiteuren en crediteuren herwaarderen Het doel van het herwaarderen van de openstaande posten is om aan het einde van een rapportageperiode de werkelijke waarde van openstaande facturen in vreemde valuta te tonen in de basisvaluta (EUR). Dit proces is in de basis hetzelfde voor zowel debiteuren als crediteuren. Automatisch tegenboeken In tegenstelling tot bank-/kasrekeningen, worden bij het herwaarderen van openstaande posten de journaaltransacties automatisch tegengeboekt. De reden hiervoor is dat het resultaat nog niet gerealiseerd is. De definitieve winst of het verlies wordt pas bepaald op het moment dat de factuur daadwerkelijk wordt betaald.  Per einde periode: Het systeem boekt de winst of het verlies om de balans op de rapportagedatum correct te presenteren. Begin nieuwe periode: Het systeem draait deze boeking direct terug. Herwaardering debiteuren/crediteuren uitvoeren Open het gewenste venster:  Voor Debiteuren: Rekeningen debiteur herwaarderen  Voor Crediteuren: Rekeningen crediteur herwaarderen Vul de volgende gegevens in: Periode: Vul de periode in waarvoor de herwaardering uitgevoerd gaat worden (bijv. 01-2026). Ingangsdatum valuta: De datum van de wisselkoers die voor herwaardering gebruikt zal worden. Valuta: De valuta van de te herwaarderen facturen. Omschrijving: Een korte omschrijving. In het overzicht verschijnen de debiteuren in de geselecteerde valuta. Vink de debiteuren aan waarvoor de herwaardering uitgevoerd moet worden. Klik op de knop Herwaarderen. Wanneer de herwaardering wordt uitgevoerd op de laatste dag van de maand (bijv. 31 januari 2026), berekent het systeem het verschil tussen de historische waarde (koers op factuurdatum) en de actuele waarde (koers op 31 januari). Er wordt automatisch een journaaltransactie gegenereerd. Voorbeeld herwaardering In dit voorbeeld een bedrijf met een basisvaluta in euro (EUR) en een Amerikaanse bankrekening in Dollar (USD).   Wisselkoers USD Waarde in EUR Boekwaarde (bij invoer) 0.9200 € 920,00 Nieuwe waarde (31-01-2026) 0.9500 € 950,00 Verschil (herwaardering) *   € 30,00 * In Visma Net noemen we dit een niet-gerealiseerd resultaat omdat de facturen nog openstaan en de definitieve winst of het verlies pas wordt vastgesteld op het moment dat de betaling daadwerkelijk plaatsvindt. De grootboekrekening waarop dit niet-gerealiseerde resultaat wordt geboekt is vastgelegd in het venster Valuta's. Herwaarderen vanuit één venster Hoewel je de herwaardering per proces kunt uitvoeren, is het ook mogelijk om dit centraal te doen via het venster Valutaherwaardering. Dit is vaak de snelste methode tijdens de maandafsluiting. In dit centrale venster kun je voor alle processen tegelijk (Grootboek, Crediteuren en Debiteuren) en voor alle valuta's in één run de herwaardering uitvoeren. Herwaarderen uitvoeren Open het venster Valutaherwaardering Selecteer de gewenste periode en datum voor herwaardering (standaard is de voorlaatste periode en de laatste dag van deze periode geselecteerd) Selecteer in het veld Valuta alle valuta's die je wilt herwaarderen Voeg een omschrijving toe voor de herwaardering Markeer de processen waarvoor de herwaardering moet worden uitgevoerd: Grootboekrekeningen (bank/kas) Crediteurenrekeningen Debiteurenrekeningen  Controleer in de corresponderende tabbladen voor welke transacties een herwaardering wordt uitgevoerd. Indien gewenst, kun je hier nog bepaalde transacties uitsluiten Controleer de totaalbedragen per proces Klik de knop Herwaarderen om de herwaardering voor de geselecteerde valuta's, processen en transacties uit te voeren In dit centrale venster worden automatisch de actuele valutakoersen opgehaald op de door jou geselecteerde datum, wanneer je gebruik maakt van de instelling Valutakoersen automatisch importeren in het venster Voorkeuren valuta.

De kostprijs van een activum kan achteraf worden aangepast door een transactie af te letteren op een activum. Dit kan een toevoeging (kostprijs verhogend) of een inhouding (kostprijs verlagend) zijn.  Afschrijvingen zullen vanaf dat moment rekening houden met de gewijzigde kostprijs.  Toevoeging (kostprijs verhogen) Verhoog de kostprijs van een activum door een transactie (debet) af te letteren. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn bij een inkoopfactuur als extra investering op een bestaand activum.  Boek een transactie (op tussenrekening activa), zoals een Inkoopfactuur of een reguliere Journaaltransactie.  Open het venster Vaste activa Open het activum waarop de extra investering afgeletterd moet worden Kies tab Aflettering Selecteer Toevoeging in het veld Afletteringssoort Kies de grootboekrekening waarop de transactie is geboekt Selecteer de datum en periode voor de verwerking van de toevoeging Markeer de betreffende transactie  Geef het bedrag in dat afgeletterd mag worden in het veld Geselecteerd bedrag (dit kan een deel van het totale bedrag zijn). In het veld Verwachte kosten zie je de nieuwe kostprijs.   Klik op de knop Verwerken Kies Opslaan om de wijziging definitief te maken* Inhouding (kostprijs verlagen) Verlaag de kostprijs van een activum door een transactie (credit) af te letteren. Dit kan bijvoorbeeld bij een creditfactuur of in geval van een herinvestering.  Boek een transactie (op tussenrekening activa), zoals een debetcorrectie of een reguliere journaaltransactie (bijvoorbeeld een herinvesteringsreserve).  Open het venster Vaste activa Open het activum waarmee de transactie afgeletterd moet worden Kies tab Aflettering Selecteer Inhouding in het veld Afletteringssoort Kies de grootboekrekening waarop de af te letteren mutatie was geboekt Selecteer de datum en periode voor verwerking van de inhouding Markeer de betreffende transactie  Voer het bedrag in dat afgeletterd mag worden in het veld Geselecteerd bedrag. In het veld Verwachte kosten zie je de nieuwe kostprijs.   Klik op de knop Verwerken Kies Opslaan om de wijziging definitief te maken*   Tip!  Wanneer je een inhouding wilt afletteren die niet gerelateerd is aan een activum, kun je dit ook doen vanuit het tabblad aflettering in het venster Vaste activa. Volg de hierboven genoemde stappen om de inhouding op te zoeken.  Markeer de betreffende transactie  Markeer de optie Afgeletterd in de regel Klik op de knop Verwerken * LET OP: indien de optie Inkooptransacties automatisch vrijgeven NIET is gemarkeerd in het venster Voorkeuren vaste activa, moeten de activatransacties eerst worden vrijgegeven via het tabblad Transactiehistorie, of in bulk vanuit het venster Transacties vaste activa vrijgeven.

In deze procedure leer je hoe je handmatig een nieuw activum kunt aanmaken en deze achteraf kunt afletteren met de aankoop. Dit is nuttig in situaties waarbij de inkoopfactuur nog niet is ontvangen of wanneer er meerdere transacties voor de aankoop zijn geweest. Stap 1: Activum handmatig aanmaken Open het venster Vaste activa Voeg een nieuw activum toe ( + ) Geef een omschrijving voor het activum Vul de volgende informatie in: Activumtype Levensduur (indien afwijkend van de standaard levensduur) Aanschafdatum Datum ingebruikneming Originele aanschafkosten Afdeling Kies Opslaan; Het systeem maakt nu een inkooptransactie aan (zie tabblad Transactiehistorie) Controleer de informatie op het tabblad Saldo. De afschrijvingsmethode en berekening gemiddelde zijn overgenomen vanuit het activumtype. Het veld Afschrijvingen vanaf periode is berekend op basis van de datum ingebruikname. Desgewenst kan deze datum worden aangepast via het veld Afschrijvingen vanaf.  Demarkeer de optie Blokkeren op het tabblad Algemene informatie en sla op. Let op: afhankelijk van de voorkeuren vaste activa, wordt de inkooptransactie automatisch vrijgegeven. Indien dit niet het geval is, kan de inkooptransactie handmatig worden vrijgegeven via het tabblad Transactiehistorie, of in bulk via het venster Transacties vaste activa vrijgeven Stap 2: Afletteren van het aangemaakte activum Ga naar het tabblad Aflettering van het zojuist aangemaakte activum Selecteer de juiste grootboekrekening in het veld Rekening. Dit betreft de grootboekrekening waarop de aankooptransactie(s) zijn geregistreerd Markeer de regel(s) die betrekking hebben op de aankoop van dit activum Klik de knop Verwerken Kies Opslaan om de afletteringstransacties te verwerken (zie tabblad Transactiehistorie) . Let op: afhankelijk van de voorkeuren vaste activa, wordt de inkooptransactie automatisch vrijgegeven. Indien dit niet het geval is, kan de inkooptransactie handmatig worden vrijgegeven via het tabblad Transactiehistorie, of in bulk via het venster Transacties vaste activa vrijgeven Controleer het veld Niet-afgeletterd bedrag op het tabblad Aflettering Dit bedrag dient nu 0,00 te zijn; het volledige bedrag van het activum is afgeletterd.   

Bij het verwerken van de afschriftregels kan het voorkomen dat het niet direct bekend is voor welke relatie de uitgave/ontvangst bestemd is. In deze situatie is het niet direct mogelijk om de afschriftregel te verwerken. Je kunt er in dat geval voor kiezen om de afschriftregel te laten staan in het venster Import afschriftregels, maar soms is dat geen optie. Bijvoorbeeld omdat je de periode moet afsluiten. Uiteraard kun je er dan voor kiezen om de regel naar een vraagposten rekening te boeken en vanaf daar verder te verwerken of later te corrigeren met behulp van deze procedure.  Maar Visma Net biedt ook een methode om afschriftregels opnieuw in te delen, met behulp van een herindelingsrekening.  Dit proces bestaat uit een aantal stappen: Aanmaken van een Bank-kasrekening Aanmaken van een Invoersoort Toepassen van de invoersoort bij het verwerken van afschriftregels Transactie toekennen aan de debiteur/crediteur 1. Aanmaken bank-/kasrekening Ga naar het venster Bank-/kasrekeningen Voeg via + een nieuwe rekening toe met de omschrijving Herclassificeren. Let op: Je kunt uiteraard kiezen om een herindelingsrekening per vestiging aan te maken. Maak in dat geval voor elke vestiging een aparte tussenrekening aan. Zet de Instellingen voor AutoPay-integratie zowel bij afschriften als inkomende betalingen op Uitsluiten van AutoPay Gebruik bij Rekening een tussenrekening (maak eventueel een nieuwe grootboekrekening aan) Kies de juiste Subrekening Voeg in het tabblad Betaalmethoden de betaalmethode 1 toe Markeer Gebruik in Crediteuren en Gebruik in Debiteuren Kies voor Opslaan en sluiten 2. Aanmaken invoersoort herindeling Open het venster Invoersoorten Klik op het + om een nieuwe invoersoort aan te maken met de code “CLSO” Kies Ontvangst Gebruik de omschrijving “Herclassificeren” Zet een vinkje bij Betalingen herindelen Selecteer bij het veld Rek. voorlopig boeken de bij stap 1 gekoppelde tussenrekening Klik op het + om de bank-/kasrekeningen te koppelen waarvoor deze herindeling beschikbaar moet zijn. Let op: Zorg dat hier geen betalingen onderweg of vereffeningsrekeningen tussen staan Kies voor Opslaan Maak nu op vergelijkbare wijze een invoersoort aan voor de herindeling van uitgaven met code “CLSU”.  3. Afschriftregel verwerken naar herindelen In dit voorbeeld wordt een afschriftregel verwerkt van een onbekende ontvangst van een crediteur die een terugbetaling heeft gedaan. Ga naar het venster Afschriftregels verwerken Selecteer de Bank-/kasrekening voor de verwerking van de afschriften Selecteer de afschriftregel met de ontvangst Kies Aanmaken op het tabblad Betaling aanmaken Selecteer de module Bank/kas Selecteer de invoersoort CLSO Wijzig indien gewenst het veld Omschr. trans. Kies Verwerken Deze onbekende ontvangst is nu terug te zien op de grootboekrekening 1102 Herclassificeren 4. Transactie toekennen aan debiteur/crediteur In het venster Betalingen opnieuw indelen verschijnen alle transacties die vanuit de afschriftregels naar deze tussenrekening zijn verwerkt. Vanuit dit venster kan vervolgens gekozen worden naar welk deelproces de betaling verwerkt moet worden.  Ga naar het venster Betalingen opnieuw indelen Selecteer de Invoersoort CLSO Alle openstaande transacties op deze rekening worden nu weergegeven. Klik in de betreffende regel in het veld Debiteur/crediteur en selecteer de juiste crediteur Markeer de betreffende regel en kies voor Verwerken Let op: De betaling is nu verwerkt naar een crediteurenbetaling. Als ook bekend is op welke factuur deze terugbetaling betrekking heeft kan direct gekozen worden voor de knop Resulterend document weergeven. Hiermee wordt het venster Crediteurbetalingen geopend waar de betreffende factuur kan worden gekoppeld.

Wist u dat het via een herkenningsregel mogelijk is om de afschrijving van een batchbetaling automatisch te herkennen...?

Leveranciers bieden soms de optie om een factuur in meerdere termijnen te betalen. Visma.net ondersteunt dit door een betalingsvoorwaarde met meerdere afbetalingstermijnen te configureren. Configuratie van de Betalingsvoorwaarde Open het venster Betalingsvoorwaarden. Voeg een nieuwe voorwaarde toe: Geef deze een unieke code en omschrijving. Selecteer de optie Meerdere in het veld Soort afbetalingstermijn. Stel de gewenste parameters in, zoals Splits op procent in tabel met de bijbehorende termijnen. Klik op Opslaan. Inkoopfactuur met betaaltermijnen Open het venster Inkoopfacturen. Maak een nieuwe inkoopfactuur aan en selecteer daarbij de zojuist aangemaakte betalingsvoorwaarde. Kies Vrijgeven om de inkoopfactuur te verwerken. Na het toepassen van de betaaltermijnen gebeurt het volgende: De originele inkoopfactuur krijgt de status Gesloten. Voor elke termijn wordt een nieuwe inkoopfactuur aangemaakt, inclusief de corresponderende vervaldatum. De btw wordt op de originele factuur verwerkt. Instelling voor dubbele referentienummers Wanneer je de optie Melding bij dubbele referentienummers in het venster Voorkeuren crediteuren aan hebt staan, krijgt het referentienummer van de originele factuur automatisch een opvolgend nummer om dubbele referentienummers te voorkomen. Bijvoorbeeld, als het referentienummer 123456 is, ontvangen de termijnfacturen de nummers 123456-1, 123456-2, etc.  

De IBAN-naamcontrole maakt het mogelijk om de overeenkomst van IBANs en bedrijfsnaam van crediteuren te verifiëren voor extra zekerheid. Tijdens de controle wordt weergegeven of de naam van de rekeninghouder volledig, gedeeltelijk of helemaal niet overeenkomt met de naam van de crediteur. Dit helpt om de juistheid van een IBAN te verifiëren en biedt meer zekerheid dat de rekening toebehoort aan de opgegeven crediteur. Hoe kun je de IBAN-naam controle gebruiken? 1. Gebruiksvoorwaarden accepteren en kenmerk selecteren Om de IBAN-naamcontrole te kunnen gebruiken, dient een gebruiker met de rol Financial Administrator eerst de voorwaarden voor de kosten en de algemene voorwaarden van SurePay te accepteren. Open de adresextensie (vanuit Debiteuren of Crediteuren via de knop Acties/Gegevens aanvullen en controleren) Klik op het tandwiel Markeer de optie om akkoord te gaan met kosten en algemene voorwaarden Let op: selecteer een eigen kenmerk om de uitvoeringsdatum van de IBAN-naamcontrole bij een crediteur op te slaan, zodat je achteraf kunt zien wanneer de IBAN-validatie was uitgevoerd. Alleen kenmerken van het type Datum/tijd zijn hiervoor geschikt.  2. IBAN-naamcontrole uitvoeren Open het venster Crediteuren Open een crediteur waarvoor het IBAN gecontroleerd moet worden Kies Acties/Gegevens aanvullen en controleren Klik op het bedrijf om naar de volgende pagina te gaan De ingevulde IBAN van de crediteur wordt hier getoond of kan hier worden ingevoerd Klik op de validatieknop naast het IBAN om de controle uit te voeren In het validatieresultaat is zichtbaar of de naam van de rekeninghouder overeenkomt met de bedrijfsnaam van de crediteur Kies om de validatie te accepteren of af te wijzen Kies Toepassen; indien de validatie was geaccepteerd zal de huidige datum opgeslagen worden in het opgegeven kenmerk (in de voorkeuren).   In het validatieresultaat worden zowel de bedrijfsnaam als de naam van de rekeninghouder weergegeven.    

Een creditnota kan handmatig worden toegevoegd of als tegenboeking van een bestaande factuur. Handmatig aanmaken creditnota Open het venster Verkoopfacturen Voeg een nieuwe factuur toe ( + ) Kies de Soort Creditnota Wijzig eventueel de factuurdatum en de periode Selecteer de debiteur De Externe referentie en de Factuurtekst zijn optionele gegevens Op het tabblad Documentgegevens kunnen factuurregels worden toegevoegd door gebruik te maken van ( + ). Let op:  bedragen moeten positief worden ingevoerd Sla de factuur op met Kies Vrijgeven om de factuur te verwerken naar de financiële administratie. Hierna is de factuur niet meer wijzigbaar. Tegenboeken van een bestaande factuur Open het venster Verkoopfacturen Zoek de factuur waarvoor een creditnota aangemaakt moet worden Kies Acties/Tegenboeken De creditnota is aangemaakt Sla de factuur op met Kies Vrijgeven Overzicht statussen creditnota Status Beschrijving In balans De factuur is aangemaakt maar nog niet vrijgegeven en kan dus nog bewerkt worden. Geblokkeerd De optie Blokkeren is gemarkeerd. Vrijgeven is niet mogelijk. Open De creditnota is vrijgegeven en heeft nog een openstaand saldo.   Gesloten De creditnota is vrijgegeven en heeft geen saldo meer. Vrijgeven van meerdere creditnota's In het venster Debiteuren documenten vrijgeven is het mogelijk om meerdere facturen tegelijkertijd vrij te geven. Kies Alle vrijgeven om alle beschikbare documenten vrij te geven of kies Vrijgeven om alleen de gemarkeerde (aangevinkte) documenten vrij te geven Verzenden van creditnota’s In het venster Facturen verzenden is het mogelijk om meerdere facturen tegelijkertijd te verzenden, afhankelijk van de gekozen actie. Mogelijke acties zijn onder andere: Facturen e-mailen Facturen afdrukken Naar AutoInvoice verzenden Op basis van de gekozen actie en het datumbereik worden alle verkoopfacturen getoond die aan deze criteria voldoen Kies Alle verwerken om alle creditnota's te verwerken of kies Verwerken om alleen de gemarkeerde (aangevinkte) creditnota's te verwerken

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Logistics. Voorraad Voorraadherwaardering uitvoeren Voorraadartikelen Externe voorraad: Voorraad bij derden & Voorraad van derden (consignatievoorraad) Verkoop Verwerken van een retournering met een creditorder (RC)  Inkoop Verwerken van een inkoopfactuur met een retour 

Deze procedure beschrijft het instellen en verwerken van consignatievoorraad (consignment). Er worden twee scenario's behandeld: voorraad op de locatie van jouw klant waarvan jij eigenaar blijft tot verbruik, en voorraad op jouw eigen locatie die eigendom is van de leverancier (VOI). Scenario 1: voorraad op locatie bij de klant Inrichten klantmagazijn Open het venster Magazijnen en maak een nieuw (virtueel) magazijn aan voor de klant. Selecteer in het veld Bevoorradingstype de waarde Overdracht. Open het venster Debiteuren en open de betreffende klant. Selecteer het klantmagazijn in het veld Magazijn onder het tabblad Leveringsinstellingen. Open het venster Magazijngegevens en voeg de artikelen toe die bij de klant op voorraad liggen. Stel per artikel op het tabblad Bevoorradingsgegevens het bevoorradingstype in op Overdracht en selecteer jouw hoofdmagazijn als bronmagazijn. Vul de gewenste veiligheidsvoorraad, het bestelniveau en het max. aantal in. Voorraad overboeken en verzenden naar het klantmagazijn Open het venster Bevoorrading voorbereiden om de benodigde overdrachtsorder te genereren. Open het venster Overdrachtssorders aanmaken, selecteer het bestemmingsmagazijn van de klant en verwerk de order. Het systeem maakt een verkooporder aan van het type TR (Overdracht). Open het venster Verkooporder en kies Acties -> Verzending aanmaken. Bevestig de verzending en kies Acties -> Voorraad bijwerken. Open het venster Inkoopontvangsten en kies + om een nieuwe ontvangst toe te voegen Selecteer het soort Overdrachtsorder en selecteer het klantmagazijn Klik op Overdracht toevoegen en selecteer de betreffende overdrachtsorder Klik op Vrijgeven om de goederen in het klantmagazijn te boeken. Consignment verkoop en bevoorrading verwerken Bij de verkoop van klantvoorraad kan het verbruik handmatig worden ingevoerd, via een importdefinitie (spreadsheet) worden verwerkt, of geautomatiseerd via een API-koppeling worden geregistreerd. Registreer het periodieke verbruik van de klant als een verkooporder van het type IN. Maak de verkoopfactuur aan en geef deze vrij. Hiermee wordt de voorraad in het klantmagazijn verlaagd en de omzet geboekt. Open het venster Bevoorrading voorbereiden om automatisch nieuwe overdrachtsorders te genereren voor de verkochte aantallen. Scenario 2: voorraad op eigen locatie van de leverancier (cosignatie) Inrichten leveranciersmagazijn Maak een nieuwe vestiging en een virtueel magazijn aan die gekoppeld is aan een separaat werkelijk grootboek, zodat de voorraad niet op jouw balans verschijnt. Maak een nieuwe grootboekrekening aan voor Ontvangen consignatievoorraad. Maak voor elke leverancier een aparte magazijnlocatie aan Vink bij de magazijnlocaties de optie Kosten afzonderlijk bijhouden aan zodra er meer dan 1 leverancier hetzelfde magazijn gebruikt. Maak een redencode aan voor consignatie-ontvangsten en koppel deze aan de rekening Ontvangen consignatievoorraad. Consignment goederen van leverancier ontvangen Open het venster Ontvangsten  Klik + om een nieuwe ontvangst aan te maken Selecteer op de tab Financiele gegevens de vestiging van het externe magazijn Voer de ontvangen artikelen in en selecteer het externe magazijn, de juiste leverancierslocatie en de aangemaakte redencode. Klik op Vrijgeven. De artikelen zijn nu beschikbaar voor verkoop zonder dat de balanswaarde toeneemt. Stuur optioneel een ontvangstrapport naar de leverancier ter bevestiging, zoals het rapport Voorraadregister (gedetailleerd) die je vanuit de ontvangsten kan afdrukken. Verkoop van leveranciersgoederen en eigendomsoverdracht Voer een verkooporder in vanuit de hoofdvestiging en selecteer het leveranciersmagazijn als bronmagazijn. Maak de verzending aan en bevestig de verzending. Maak de verkoopfactuur aan en geef deze vrij. Overzicht van het grootboek vanuit het "externe" grootboek.  Periodieke afrekening en opschoning consignatievoorraad Op basis van verbruiksrapportage kan een inkoopfactuur verwerkt worden (of via self-billing) in de financiële administratie. Gelijktijdig kun je in het externe grootboek de positie bijwerken: de rekening 1320 Rekening-courant leverancier wordt gecrediteerd voor het afgerekende bedrag, met als tegenrekening 0950 Ontvangen Consignatievoorraad. Hierdoor valt het saldo op de RC terug naar € 0,00 en sluit de resterende stand op rekening 0950 precies aan op de daadwerkelijk fysiek aanwezige voorraad in het externe magazijn.

Deze procedure beschrijft het aanmaken en inrichten van een nieuw project in Visma Net Financials. Aan de hand van de basisinstellingen, taken, budgetten en statussen doorloop je het proces om een project voor te bereiden voor de registratie van transacties. Voorbereiding Controleer of de gewenste projectmanagers zijn aangemaakt als medewerker in Visma Net en of de medewerker is gekoppeld aan een gebruiker.. Controleer of de benodigde grootboekrekeningen zijn gekoppeld aan een rekeninggroep om transacties op het project mogelijk te maken. Optioneel: Controleer of er een geschikt projectsjabloon of een lijst met algemene taken beschikbaar is. Werkwijze Basisgegevens project vastleggen Open het venster Projecten. Klik op + om een nieuw project toe te voegen. Vul een code in het veld Project in of laat het systeem automatisch een nummer toekennen. Vul de omschrijving van het project in. Selecteer optioneel een debiteur en een projectsjabloon. Raadpleeg voor meer informatie over het gebruik van sjablonen de procedure Gebruik van projectsjablonen, sjabloontaken en algemene taken. Ga naar het tabblad Rekeningen en vul het veld Subrekening (standaard) in. Klik op Opslaan. Projectdetails en manager instellen Vul op het tabblad Samengevat de begindatum en einddatum in. Selecteer een medewerker in het veld Project manager. Leg optioneel aanvullende gegevens vast via het tabblad Kenmerken. Projecttaken toevoegen Ga naar het tabblad Taken en voeg minimaal één taak toe. Vul de velden Taak en Omschrijving handmatig in, of selecteer een van de algemene taken. Budgetten inrichten Ga naar de tabbladen Opbrengstenbudget en/of Kostenbudget. Voeg per taak, rekeninggroep en optioneel per artikel budgetregels toe. Raadpleeg voor meer informatie de procedure over het vastleggen van een projectbudget via Projectbudget vastleggen. Project activeren en controleren Controleer op het tabblad Saldo of de budgetten correct zijn. Zorg ervoor dat zowel de status van het project als de status van de projecttaak op Actief staan om transacties toe te staan. Gebruik de tabbladen Verkoopfacturen en Inkoopfacturen om de op het project geregistreerde facturen in te zien.  

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Projecten.   Aanmaken van een nieuw project  Gebruik van projectsjablonen, sjabloontaken en algemene taken Aanmaken en onderhouden van Rekeninggroepen Projectfacturering uitvoeren Declaraties verwerken Instellen van de ISO 8601-weeknummering voor urenstaten  Urenstaat aanmaken en invullen Overboeken balanspositie bij afsluiten project Migratie van lopende projectsaldi  Projectbudget vastleggen

Om ervoor te zorgen dat declaraties verwerkt kunnen worden in combinatie met Visma Net, moeten er een aantal zaken worden ingesteld. Lees hieronder hoe dit in zijn werk gaat. Gebruikers aanmaken Maak voor alle medewerkers die declaraties moeten kunnen verwerken een gebruiker aan in Visma.net Admin. Aan deze gebruiker(s) moeten minimaal de rollen API-user en Time & expense user worden toegewezen. Open Admin Kies + Nieuwe gebruiker Vul alle gegevens in Koppel het bedrijf Koppel de rol API-user en Time & Expense user Medewerkers aanmaken Voeg voor alle gebruikers een medewerker toe in Visma Net.  Open Visma Net Financials Open het venster Medewerkers Kies + (toevoegen) Vul minimaal de volgende velden in: Algemene informatie Achternaam E-mail (gebruik hetzelfde mailadres als in Admin) Medewerkerstype Vestiging Afdeling Kalender Financiële instellingen Rekening en Subrekening crediteur Rekening en Subrekening betalingskorting Rekening en Subrekening kosten Rekening en Subrekening verkoop Betaalmethode Bank-/kasrekening IBAN Koppel vervolgens de medewerker aan de gebruiker: Open het venster Gebruikers Selecteer de desbetreffende gebruiker Koppel de medewerker in het veld Gekoppelde medewerker Niet-voorraadartikelen aanmaken Maak voor alle onkosten-categorieën een niet-voorraadartikel aan. Open het venster Niet-voorraadartikelen Kies + (toevoegen) Vul minimaal de volgende velden: Artikelcode Omschrijving Artikeltype Soort = Kosten Btw-categorie (voor declaraties zal dit over het algemeen "geen btw" zijn) Rekening kosten Functionaliteit inschakelen Om de declaraties beschikbaar te maken in Visma Net moet de betreffende functionaliteit nog worden ingeschakeld. Schakel de functionaliteit als volgt in: Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Kies Aanpassen Markeer de optie Declaraties Kies Inschakelen Na het inschakelen komen de volgende extra vensters beschikbaar: Onkostenregistraties Declaraties Declaraties vrijgeven Analyses: Overzicht declaraties Rapporten: Declaratiegegevens Declaraties per medewerker Declaraties per afdeling Voorkeuren declaraties Er zijn verschillende voorkeuren beschikbaar voor het werken met declaraties. Pas deze gerust naar wens aan. Voor een juiste werking is het wel belangrijk dat nieuwe declaraties na het opslaan standaard de status Geblokkeerd krijgen. Zo stel je dit in:   Open het venster Voorkeuren uren en declaraties Markeer de optie Declaraties bij invoer Blokkeren Klik op Opslaan  

Soms wil je een handmatige journaaltransactie, ook wel bekend als een memoriaalboeking, verwerken. Denk bijvoorbeeld aan het boeken van de loonjournaalpost, of het boeken van voorzieningen.  Volg de volgende stappen om een memoriaalboeking aan te maken: Open het venster Journaaltransacties Voeg een transactie toe (+) De module is altijd Grootboek. Transacties voor de overige modules ontstaan door middel van een verwerking in een van de deelprocessen, zoals Debiteuren of Crediteuren.  Geef een Datum in voor de transactie Selecteer een Periode Geef de boeking een logische omschrijving De boekingsregels kunnen worden ingevoerd met de (+) Kies Vrijgeven om de boeking te verwerken (voordat een journaaltransactie kan worden verwerkt moet het totaal debet gelijk zijn aan het totaal credit) Tip: Een geblokkeerde journaaltransactie hoeft niet in balans te zijn om op te slaan   Tip: Wil je de journaaltransactie verder categoriseren, bijvoorbeeld als memoriaalboeking of journaalpost, dan kun je dit doen door een transactiecode mee te geven aan deze boeking. Hoe je dat doet lees je in de procedure journaaltransacties categoriseren.  

De administratiedatum (ook bekend als de systeemdatum) speelt een cruciale rol als standaarddatum in alle invoervensters, rapportages en analyses. Het aanpassen van deze datum kan bijzonder nuttig zijn wanneer je werkt in een vorige periode. Door de datum naar een dag in die specifieke periode te wijzigen, wordt automatisch de juiste periode voorgesteld in alle toepassingen. De stappen om de administratiedatum aan te passen, zijn als volgt:   Klik in de rechterbovenhoek op je naam om de contextselector te openen (of gebruik de sneltoets Alk+K) Klik op Administratiedatum of op de kalender Selecteer nu de datum die je als standaard wilt gebruiken Klik Ok De geselecteerde datum (en periode) zal nu gebruikt worden als standaarddatum in alle invoervensters, rapportages en analyses.    

Een gebruiker in Visma Net kan worden toegewezen aan een of meerdere rollen. Dit toewijzen van rollen kan gedaan worden in het onderdeel Admin.   Maar wat betekenen de verschillende rollen die aan een gebruiker toegewezen kunnen worden?   In de Visma Academy is een beschrijving beschikbaar van alle rollen in Admin. Deze beschrijving is te vinden in de training Visma Net Financials Foundation.   Om het voor de accountant makkelijker te maken het overzicht te kunnen downloaden is er daarnaast ook nog een PDF met de beschrijvingen bij dit bericht gevoegd.