Een overzicht van alle algemene procedures.   Uitleg van de verschillende rollen in Visma Net (Admin) Administratiedatum wijzigen Mailen via de standaard mailserver Mailen via Office365 (oAuth2) Bestanden slepen naar Visma.net IP-adres Visma.net Werken met draaitabellen in Visma Net Aanpassen landenformaat (datum, tijd, getal)

Het weergeven van datum-, tijd- en bedragvelden kan op verschillende manieren, afhankelijk van de landinstellingen die voortkomen uit je taalkeuze. Wil je deze formaten personaliseren, dan kan dat eenvoudig via de Gebruikersinstellingen. Hieronder vind je een uitgewerkt voorbeeld dat uitlegt hoe je de datumnotatie kunt aanpassen van de standaardinstelling (5-9-2025) naar een aangepast formaat (05-09-2025). Op vergelijkbare wijze kun je ook andere formaten wijzigen, zoals het decimaalteken.  Aanpassen landenformaat Open het venster Gebruikersinstellingen (door het in de zoekbalk in te typen) Kies de tab Aangepast landenformaat Selecteer het formaat "nl-NL" Wijzig de korte datumnotatie van "d-M-yyyy" in "dd-MM-yyyy" Kies Opslaan

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Valuta.   Valutakoersen automatisch importeren Rapporteren in afwijkende valuta 

Stel je voert de administratie in EUR en wilt je financiele rapportages in USD presenteren.. Met Visma Net is dit eenvoudig mogelijk via extra grootboekboeken van het type Rapportage. In deze procedure wordt beschreven op welke manier je dit kunt toepassen.  Casebeschrijving Deze organisatie opereert in nederland en wordt per dec 2025 een dochteronderneming van een groter bedrijf dat in Amerika opereert. De financiële overzichten van het bedrijf moeten daarvoor worden opgesteld in de valuta van het moederbedrijf (dus in USD), zodat deze overzichten kunnen worden opgenomen in de geconsolideerde jaarrekening van het moederbedrijf. De controller heeft bepaald dat de saldi moeten worden omgerekend op basis van de volgende voorwaarden: Activa en passiva moeten volgens de huidige wisselkoers worden omgerekend. Kapitaalrekeningen moeten volgens een historische koers worden omgerekend. Opbrengsten en uitgaven, moeten volgens een gemiddelde koers voor een periode worden omgerekend. Extra grootboek aanmaken Open het venster Grootboeken Kies + om een nieuw grootboek aan te maken Gebruik de volgende gegevens: Grootboek: USDTRANS Omschrijving: Ledger for USD translations Soort: Rapportage Valuta: USD Koppel op de tabbladen Organisaties/vestigingen de gewenste vestigingen Kies Opslaan en sluiten Definieer koerssoorten Open het venster Valutakoerssoorten Kies + om een nieuwe koerssoort aan te maken Gebruik de volgende gegevens om gemiddelde koersen bij te houden: Koerssoort: AVG Omschrijving: Monthly average rate Gebruik de volgende gevens om historische koersen bij te houden Koerssoort: HIST Omschrijving: Historical rate Kies Opslaan Koersen vastleggen Open het venster Valutakoersen Kies in het veld Naar valuta de valuta USD Selecteer de gewenste ingangsdatum Voeg een regel toe en leg de volgende gegevens vast Van valuta: EUR Koerssoort: AVG Valutakoers: de gewenste gemiddelde koers Voeg een tweede regel toe en leg de volgende gegevens vast Van valuta: EUR Koerssoort: HIST Valutakoers: de gewenste historische koers voor de kapitaalrekeningen Kies Opslaan Omrekeningsdefinitie vastleggen Open het venster Omrekeningsdefinitie Leg de volgende gegevens vast: Omrekening: USD Brongrootboek: Werkelijk Doelgrootboek: USDTRANS Vestiging: selecteer de gewenste vestiging Omschrijving: "Omrekening naar USD" Klik op + om de volgende regels toe te voegen Reeks activa- en passivarekeningen: Omrekeningsmethode: Saldo jaar tot heden Koerssoort: SPOT Reeks kapitaalrekeningen: Omrekeningsmethode: Saldo jaar tot heden Koerssoort: HIST Reeks kosten- en opbrengstenrekeningen: Omrekeningsmethode: Saldo huidige periode Koerssoort: AVG Ingehouden winst: Omrekeningsmethode: Saldo huidige periode Koerssoort: AVG Let op: zorg dat er geen grootrekeningen in meerdere reeksen voorkomen. Maak desgewenst meerdere reeksen aan.    Omrekening voorbereiden en aanmaken Open het venster Omrekening aanmaken Selecteer de gewenste periode Selecteer de zojuist aangemaakte definitie Controleer de voorgestelde valutakoersen Kies Omrekening aanmaken Controleren saldi en vrijgeven transacties Alle saldi zijn omgerekend volgens de vastgelegde wisselkoersen. De kolom Bronbedrag toont de om te rekenen bedragen en is afhankelijk van de gebruikte methode: jaar-tot-heden of saldo-huidige-periode. De omgerekende saldi worden weergegeven in de kolom omgerekend bedrag. De kolommen Debetbedrag en Creditbedrag tonen het bedrag waarmee de rekening in de journaaltransactie zal worden gemuteerd om het benodigde saldo te verkrijgen. Bij de eerste omrekening zal dit bedrag gelijk zijn aan het omgerekende bedrag. De kolom Oorsp. bedrag laat het saldo zien voor de omrekening. Momenteel toont deze kolom 0,00 voor alle rekeningen, omdat alle rekeningsaldi voor de eerste omrekening nul waren.  Om ervoor te zorgen dat debet gelijk is aan credit, wordt een verschil automatisch geboekt op de grootboekrekening Winst/verlies (omrekening) zoals gespecificeerd in de stamgegevens van de rapportagevaluta.     Open het venster Werkbladen omrekening Controleer de saldi Kies Vrijgeven om het werkblad te verwerken Klik op het batchnummer van de omrekening om de aangemaakte transacties te bekijken Rapporteren vanuit het USD grootboek Het USDTRANS grootboek bevat nu de saldi in USD. Dit grootboek kan als bron worden gebruikt voor alle rapportages en analyses.  Open het venster Overzicht grootboek Selecteer het grootboek USDTRANS Bekijk de cijfers in USD    

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Crediteuren.   Aanmaken en verwerken van een inkoopfactuur Afboeken van een inkoopfactuur of betaling Afboeken van inkoopfacturen van het type Debetcorrectie Inkoopfactuur corrigeren Inkoopfactuur verrekenen met een debetcorrectie Verwerken terugbetaling crediteur E-facturen ontvangen Betaaldatum, Vervaldatum en Kortingsdatum Configureren en goedkeuren van betaalopdrachten Toepassen van een G-rekening bij inkoopfacturen Aanpassen van de periode voor inkoopfacturen in batch IBAN-naam controle voor crediteuren 4-ogen principe voor bankrekening crediteuren Declaraties medewerkers verwerken Inkoopfactuur in meerdere termijnen betalen Betalingen verwerken bij nulsaldo Niet-voorraadartikelen Inzicht krijgen in de bankrekening waarop een crediteurbetaling is uitgevoerd 

Wil je achteraf nagaan naar welke bankrekening een crediteurbetaling is overgemaakt? Dit is bijzonder handig voor het controleren van uitgevoerde betalingen en het ophelderen van eventuele onduidelijkheden met een leverancier.   Volg deze eenvoudige stappen om inzicht te krijgen in de gebruikte bankrekening voor een crediteurbetaling: Open het venster Crediteurbetalingen Klik op Aanpassingen/Analyse Klik op de tab Resultatenlijst Voeg een regel toe via + Selecteer APPayment in de kolom Object Selecteer CreditorAccountUsed in de kolom Gegevensveld Kies Opslaan  

In deze procedure wordt de mogelijkheid beschreven voor een vierogen controle op bankrekeningen van crediteuren. Dit betekent dat voortaan altijd een tweede persoon de IBAN van een crediteur moet goedkeuren voordat betalingen kunnen worden uitgevoerd. Hoe activeer je het 4-ogen principe? Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Kies de knop Aanpassen Markeer de optie Vierogenprincipe bankgegevens Kies de knop Inschakelen Hoe werkt het 4-ogen principe? Bij het vastleggen van een bankrekening (zowel voor bestaande als nieuwe crediteuren), wordt de bankrekening pas vrijgegeven voor betalingen wanneer een tweede persoon goedkeuring heeft gegeven. Deze controle wordt uitgevoerd aan de hand van de Audit trail, waarbij wordt gecontroleerd welke gebruiker de bankrekening heeft geregistreerd. De goedkeuring kan alleen worden gedaan door een andere gebruiker.  In het venster Betalingen verwerken wordt een melding weergegeven op alle facturen van crediteuren waarvan de bankrekening nog niet is goedgekeurd. Deze facturen zijn hierdoor uitgesloten van betaling. Hoe keur je bankrekeningen goed? Open het venster Bankrekeningen goedkeuren (crediteuren) Hier worden alle crediteuren weergegeven met een nieuwe of gewijzigde bankrekening TIP: Klik op het crediteurnummer om de stamgegevens van de crediteur te bekijken. Daarna kun je via de knop Opties/Audithistorie de wijzigingshistorie inzien. Markeer de crediteuren die goedgekeurd moeten worden Kies de knop Goedkeuren om de geselecteerde crediteuren goed te keuren (of kies Alle goedkeuren om de volledige lijst goed te keuren) Let op: In dit venster worden alle bankrekeningen weergegeven die goedgekeurd moeten worden. Als je niet gemachtigd bent om een bankrekening goed te keuren omdat jij verantwoordelijk was voor de wijziging, verschijnt er een waarschuwing en kun je de regel niet markeren.   Tip: aanvullende kolommen Er zijn twee extra kolommen beschikbaar die nuttig zijn voor het beoordelen van de IBAN: Laatst gewijzigd door: deze kolom vermeldt de medewerker die verantwoordelijk was voor de laatste wijziging van het IBAN. Voor goedkeuring van de wijziging is de tussenkomst van een andere medewerker vereist. Bestanden: Hier kun je de bijlagen van de crediteur bekijken. Het is nuttig om bijvoorbeeld de laatste inkoopnota als bijlage toe te voegen, waarop het gewijzigde IBAN zichtbaar is. Dit maakt het eenvoudiger voor de goedkeurder om te controleren of het ingevoerde IBAN correct is. Deze kolommen kunnen eenvoudig worden toevoegen in het venster via de knop Configurate kolommen. Tip: Audithistorie Vergeet niet om de audit te activeren voor deze gegevens als je later wijzigingen en goedkeuringen wilt bekijken. Voor hulp bij rapportage en analyse van de audithistorie is het aan te raden om contact op te nemen met je implementatiepartner. Tip: IBAN-naam controle Vergroot de zekerheid bij het gebruik van het juiste IBAN door de 4-ogen controle uit te breiden met een IBAN-naam controle volgens deze procedure.  

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Logistics. Voorraad Voorraadherwaardering uitvoeren Voorraadartikelen Verkoop Verwerken van een retournering met een creditorder (RC)  Inkoop Verwerken van een inkoopfactuur met een retour 

Voorraadartikelen zijn goederen die je inkoopt of produceert om vervolgens te verkopen. Deze artikelen worden aangemaakt in het venster Voorraadartikelen. Dit venster is alleen beschikbaar indien de module Logistics is geactiveerd en Voorraadbeheer is ingeschakeld in het venster Functionaliteit In-/uitschakelen.  Soorten voorraadartikelen Verschillende soorten voorraadartikelen worden ondersteund: Voltooid artikel: Dit type wordt gebruikt voor eindproducten die direct worden verkocht. Onderdeel: Dit type is bedoel voor onderdelen die worden gebruikt bij de assemblage van eindproducten Subassemblage: dit type wordt gebruikt voor tussentijdse samenstellingen die later worden omgezet in een eindproduct door middel van assemblage. Toepassing van voorraadartikelen Voorraadartikelen kunnen worden toegepast in de volgende transactievensters: Inkooporders Inkoopontvangsten Verkooporders Verzendingen Alle soorten voorraadtransacties (ontvangsten, uitgiftes, correcties, overdrachten, assemblages) Voorraadartikel aanmaken: laptop Ter illustratie maken we een voorraadartikel aan voor de verkoop van een laptop: Open het venster Voorraadartikelen Kies + om een nieuw artikel toe te voegen Gebruik de volgende gegevens: Artikel: LAPTOP01 Omschrijving: Hoogwaardige laptop voor zakelijke gebruikers Op het tabblad Algemene informatie:  Artikeltype: 11- Hardware (afhankelijk van de configuratie) Soort: Voltooide artikelen Waarderingsmethode: Vaste verrekenprijs Btw-categorie: 1 - Btw hoog Basiseenheid: STUK Verkoopeenheid: STUK Inkoopeenheid: STUK Controleer de grootboekrekeningen op het tabblad Rekeningen: Rekening voorraad en Subrek. voorraad Rekening verkoop en Subrek. verkoop Rekening kostprijs verkopen en Subrek. kostprijs verkopen; let op, als in het gekoppelde boekingstype is ingesteld dat de subrekening wordt overgenomen van de subrekening verkoop is deze inactief.  Rekening VVP (verschillen); voor eventuele verschillen tussen de vaste verrekenprijs en de daadwerkelijke inkoopprijs Rekening VVP (herwaardering); wordt gebruikt wanneer de VVP wordt aangepast Rekening Inkoop (reservering); tijdelijke boeking tussen de inkoopontvangsten en de inkoopfactuur.  Op het tabblad Prijs-/kosteninformatie: Standaardprijs: dit betreft de basis verkoopprijs per maateenheid Klik op Opslaan en sluiten   

Niet-voorraadartikelen Niet-voorraadartikelen zijn artikelen die niet als fysieke voorraad in een magazijn worden bijgehouden. Dit kunnen fysieke producten zijn waarvan de hoeveelheid niet gevolgd hoeft te worden, of diensten die geen fysiek product zijn en daarom niet in een magazijn opgeslagen worden. Je maakt niet-voorraadartikelen aan in het venster Niet-voorraadartikelen. Soorten niet-voorraadartikelen Er worden verschillende soorten niet-voorraadartikelen ondersteund: Niet-voorraadartikel: Dit is een algemeen type dat voor interne doeleinden toegepast kan worden of voor gebruik in verkoop, maar niet bedoeld om apart te verkopen. Service: Dit type vertegenwoordigt diensten en wordt geruikt om servicekosten te registreren. Arbeid: Dit type dient als bron voor de grootboekrekening bij urenregistratie. Commissie: Dit type staat voor specifieke tarieven die in rekening worden gebracht. Kosten: Dit type staat voor specifieke onkosten die worden geregistreerd bij declaraties. Toepassing van niet-voorraadartikelen Niet-voorraadartikelen kunnen worden toegepast in de volgende transactievensters: Inkoopfacturen Verkoopfacturen Contante verkopen Bank-/kastransacties Inkooporders Verkooporders Niet-voorraadartikel aanmaken Ter illustratie maken we een niet-voorraadartikel aan voor de verkoop van een digitaal marketingpakket: Open het venster Niet-voorraadartikelen Kies + om een nieuw artikel toe te voegen Gebruik de volgende gegevens: Artikel: DIGIMKTG Omschrijving: Digitale marketingdiensten pakket Op het tabblad Algemene informatie:  Artikeltype: STD Soort: Services Btw-categorie: 1 - Btw hoog Ontvangst vereist: Niet geselecteerd (omdat er geen fysieke ontvangst plaatsvindt) Verzending vereist: Niet geselecteerd (omdat het een dienst betreft) Basiseenheid: STUK Verkoopeenheid: STUK Inkoopeenheid: STUK Op het tabblad Rekeningen: Rekening kosten en Subrek. kosten: de standaard grootboekrekening en subrekening voor de inkoop van dergelijke diensten Rekening verkoop en Subrek. verkoop: de standaard grootboekrekening en subrekening voor het registreren van de omzet Op het tabblad Prijs-/kosteninformatie: Standaardprijs: dit betreft de basis verkoopprijs per maateenheid Klik op Opslaan en sluiten   

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Debiteuren.   Automatische incasso's verwerken Debiteurenrestitutie verwerken Aanmaningen afdrukken of verzenden Afboeken openstaand saldo bij debiteuren Aanmaken en verwerken van een verkoopfactuur Aanmaken en verwerken van een creditnota Verrekenen verkoopfactuur met een creditnota Verwerken van PIN betalingen E-facturen versturen Gaten in mijn factuurnummers E-mail versturen naar afwijkend adres Verkoopprijzen: opzoeken van bestaande prijzen  Niet-voorraadartikelen

Voor het afboeken van een inkoopfacturen van het type Factuur of Debetcorrectie is een directe actie beschikbaar in de inkoopfactuur. In deze procedure zijn de stappen beschreven voor het uitvoeren van deze actie. Voor het afboeken van een factuur van het type Creditcorrectie kunnen de stappen uit deze procedure worden gevolgd.    Deze procedure bestaat uit de volgende onderdelen:     Het instellen van de afboekingslimiet Open het venster Voorkeuren crediteuren Leg de Afboekingslimiet vast Selecteer een Redencode; de redencode bevat de informatie voor de tegenrekening van de afboeking. Kies Opslaan Het afboeken van een factuur Open het venster Inkoopfacturen Open de inkoopfactuur die afgeboekt moet worden (openstaand saldo moet binnen de afboekingslimiet vallen) Kies voor Acties/Afboeken Een Crediteurbetaling van het type Debetcorrectie wordt gegenereerd voor het openstaande saldo, waarbij ook de optie 'Afboeken' is gemarkeerd om aan te geven dat dit geen standaard debetcorrectie betreft. De Debetcorrectie wordt automatisch gekoppeld aan de Inkoopfactuur.  De kostenrekening en omschrijving zijn overgenomen uit de ingestelde redencode.  De Debetcorrectie wordt automatisch vrijgegeven en kan niet meer worden bewerkt.  Op het tabblad Betalingshistorie kun je de aflettering raadplegen.  Het afboeken van een debetcorrectie Open het venster Inkoopfacturen Open de debetcorrectie die afgeboekt moet worden (openstaand saldo moet binnen de afboekingslimiet vallen) Kies voor Acties/Afboeken Bij het afboeken van een inkoopfactuur van het type Debetcorrectie wordt een Inkoopfactuur van het type Creditcorrectie gegenereerd voor het openstaande saldo. De omschrijving van de factuur zal worden overgenomen vanuit de omschrijving van de redencode (credit). Ook de kostenrekening en subrekening zullen uit de redencode (credit) worden overgenomen.  Deze Creditcorrectie wordt automatisch vrijgegeven.  Het scherm Crediteurbetalingen wordt geopend waarin de Debetcorrectie wordt getoond.  De Debetcorrectie en Creditcorrectie worden op elkaar afgeletterd en deze aflettering wordt automatisch vrijgegeven.  Op het tabblad Betalingshistorie van de Crediteurbetaling kun je de aflettering raadplegen.   Het afboeken van een crediteurbetaling Open het venster Crediteurbetalingen Open een betaling die afgeboekt moet worden (openstaand saldo moet binnen de afboekingslimiet vallen) Klik op de knop Afboeken Bevestig door op Ja te klikken bij de waarschuwing De status van de crediteurbetaling wordt nu gewijzigd naar Gesloten. De knop Afboeken creëert op de achtergrond een creditcorrectie in het venster Inkoopfacturen, die wordt geboekt op de grootboekrekening volgens de redencode (credit). Deze creditcorrectie wordt vervolgens gekoppeld aan de crediteurbetaling en verwerkt. 

De kostprijs van een activum kan achteraf worden aangepast door een transactie af te letteren op een activum. Dit kan een toevoeging (kostprijs verhogend) of een inhouding (kostprijs verlagend) zijn.  Afschrijvingen zullen vanaf dat moment rekening houden met de gewijzigde kostprijs.  Toevoeging (kostprijs verhogen) Verhoog de kostprijs van een acitvum door een transactie (debet) af te letteren. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn bij een inkoopfactuur als extra investerting op een bestaand activum.  Boek een transactie (op tussenrekening activa), zoals een Inkoopfactuur of een reguliere Journaaltransactie.  Open het venster Vaste activa Open het activum waarop de extra investering afgeletterd moet worden Kies tab Aflettering Selecteer Toevoeging in het veld Afletteringssoort Kies de grootboekrekening waarop de transactie is geboekt Selecteer de datum en periode voor de verwerking van de toevoeging Markeer de betreffende transactie  Geef het bedrag in dat afgeletterd mag worden in het veld Geselecteerd bedrag (dit kan een deel van het totale bedrag zijn). In het veld Verwachte kosten zie je de nieuwe kostprijs.   Klik op de knop Verwerken Kies Opslaan om de wijziging definitief te maken* Inhouding (kostprijs verlagen) Verlaag de kostprijs van een acitvum door een transactie (credit) af te letteren. Dit kan bijvoorbeeld bij een creditfactuur of in geval van een herinvestering.  Boek een transactie (op tussenrekening activa), zoals een debetcorrectie zijn of een reguliere Journaaltransactie (bijvoorbeeld een herinvesteringsreserve).  Open het venster Vaste activa Open het activum waarmee de transactie afgeletterd moet worden Kies tab Aflettering Selecteer Inhouding in het veld Afletteringssoort Kies de grootboekrekening waarop de af te letteren mutatie was geboekt Selecteer de datum en periode voor verwerking van de inhouding Markeer de betreffende transactie  Voer het bedrag in dat afgeletterd mag worden in het veld Geselecteerd bedrag. In het veld Verwachte kosten zie je de nieuwe kostprijs.   Klik op de knop Verwerken Kies Opslaan om de wijziging definitief te maken*   Tip!  Wanneer je een inhouding wilt afletteren die niet gerelateerd is aan een activum. Dan kun je dit ook doen vanuit het tabblad aflettering in het scherm Vaste activa. Volg de hierboven genoemde stappen om de inhouding op te zoeken.  Markeer de betreffende transactie  Markeer de optie Afgeletterd in de regel Klik op de knop Verwerken * LET OP: indien de optie Inkooptransacties automatisch vrijgeven NIET is gemarkeerd in het venster Voorkeuren vaste activa, moeten de activatransacties eerst worden vrijgegven via het venster Transacties vaste activa vrijgeven.

Voorraadherwaardering is het proces waarbij de waarde van de bestaande voorraad in de financiële administratie wordt aangepast. Dit proces wordt voornamelijk toegepast wanneer gebruik wordt gemaakt van de methode Vaste verrekenprijs (VVP). Bij deze methode wordt een standaardprijs gehanteerd voor de waardering van de voorraad.   Wanneer de werkelijke inkoopprijzen of andere kosten significant afwijken van de VVP, dan kan een nieuwe VVP worden bepaald. Als dat gebeurt, is het noodzakelijk om een herwaardering uit te voeren. Dit zorgt voor een meer actueel beeld van de werkelijke voorraadwaarde. In deze procedure worden de stappen besproken om de voorraadherwaardering op de juiste manier uit te voeren voor artikelen met de waarderingsmethode Vaste verrekenprijs (zie afbeelding).  Stap 1: Aanpassen vaste verrekenprijs Open het venster Voorraadartikelen Open de stamgegevens van het te herwaarderen artikel Vul op de tab Prijs-/kosteninformatie de nieuwe kostprijs in bij het veld Voorstel kostprijs Geef een ingangsdatum op in het veld Voorstel datum kostprijs  Stap 2: Uitvoeren herwaardering Open het venster Vaste verrekenprijs bijwerken Markeer het artikel of de artikelen waarvoor de herwaardering moet worden uitgevoerd. (Let op: de herwaardering wordt per magazijn uitgevoerd) Kies Verwerken De aanwezige voorraad wordt nu gewaardeerd tegen de nieuwe kostprijs   Tip:  Het rapport Voorbeeld wijziging VVP kan worden geraadpleegd bij het uitvoeren van de wijziging. Dit rapport toont welke correctie er op de voorraadwaarde zal worden toegepast.  

In deze procedure wordt beschreven hoe je een urenstaat kunt invullen voor projectgerelateerde werkzaamheden. Case  Er is een tweedaagse training georganiseerd voor de klant Accuraat BV. Onze medewerker moet voor deze training uren registreren, namelijk twee keer 8 uur. Het project "PR0115" omvat één projecttaak: "Training". Invoeren urenstaat Open het venster Urenstaat medewerker Klik + om een nieuwe urenstaat toe te voegen Een nieuwe urenstaat verschijnt automatisch met het eerstvolgende weeknummer en de ingelogde gebruiker als medewerker.  Vul de volgende gegevens in op het tabblad Samenvatting Uursoort: SU (standaard uren) Project: PR0115 Projecttaak: TRN - Training Do en Vrij: 08:00 Factureerbaar: Actief Omschrijving:  Tweedaagse training Kies Opslaan Je dient de urenstaat in via Acties/Indienen of door gebruik te maken van een goedkeuringsflow via de knop Approval  In de stamgegevens van het project zijn beide urenregels zichtbaar als activiteiten op het project, zoals in de volgende schermafbeelding te zien is. Tip: Bij herhaalde, gelijksoortige werkzaamheden kan met de knop Vorige urenstaat overnemen de urenregels van de vorige week worden gekopieerd.  

Een declaratie kan een of meerdere onkostenregistraties bevatten en wordt als geheel ingediend en/of naar Visma.net Approval gestuurd voor goedkeuring. Een declaratie is bijvoorbeeld een zakenreis waarin een medewerker diverse kosten wil declareren die ten behoeve van deze reis zijn gemaakt, zoals kosten voor restaurants, autohuur, treintickets, et cetera. Aanmaken declaratie Het aanmaken van een declaratie gaat als volgt: Open het venster Declaraties Kies + om een nieuwe declaratie toe te voegen Leg een datum vast (bijvoorbeeld de einddatum van de zakenreis) Leg een omschrijving vast Voeg per uitgave een regel toe en leg daar minimaal de volgende gegevens vast: Datum Onkostenartikel Omschrijving Bedrag Bijlage -> bonnetje Het project en de projecttaak (gebruik X wanneer de onkosten geen  betrekking hebben op een extern project) Kies Opslaan Afhankelijk van de interne processen bij jouw organisatie moet een declaratie worden ingediend via Acties > Indiene of ter goedkeuring naar Approval worden gestuurd met de knop Approval.   Tip: het is ook mogelijk de declaratie via de Visma 360 app aan te maken en direct alle bonnetjes als onkostenregistratie toe te voegen! Declaraties goedkeuren in Approval Open Approval Open de taak met de declaratie Kies Goedkeuren om de declaratie goed te keuren   Nadat de declaratie is ingediend en/of goedgekeurd moet deze vrijgegeven worden. Door het vrijgeven zal de declaratie geboekt worden als inkoopfactuur voor de betreffende medewerker. Open de betreffende declaratie Kies Acties/Vrijgeven Of geef meerdere declaraties in een keer vrij via het venster Declaraties vrijgeven Inkoopfactuur betalen Door het vrijgeven van de declaratie is een inkoopfactuur aangemaakt voor de betreffende medewerker. De status van deze inkoopfactuur is Open en kan direct worden meegenomen in het reguliere betaalproces.  

Een rekeninggroep in Visma Net is een kenmerk wat je koppelt aan een of meerdere grootboekrekeningen. Deze koppeling zorgt voor de vertaling van financiele informatie naar projectgerelateerde informatie, waardoor een verbinding ontstaat tussen journaaltransacties en projecttransacties.    Let op: Het koppelen van een grootboekrekening aan een rekeninggroep maakt het verplicht om een project toe te passen op elke transactie. Desgewenst kan project X worden gebruikt, indien er geen relatie is met een "werkelijk" project.  Aanmaken rekeninggroep Open het venster Rekeninggroepen. Kies + om een rekeninggroep toe te voegen Geef een code voor de rekeninggroep Bepaal het type voor de rekeninggroep (activa, passiva, kosten, opbrengsten, statistisch). Een rekeninggroep van het type Statistisch heeft geen relatie met een financiele transacties en bestaat daardoor enkel binnen de projectadministratie.  Geef een omschrijving aan de rekeninggroep Kies Opslaan en sluiten Koppelen grootboekrekening(en) aan de rekeninggroep. Open het venster Rekeninggroepen. Selecteer de gewenste rekeninggroep. Kies + om een rekening toe te voegen.  Selecteer in de kolom Rekening de gewenste grootboekrekening. Selecteer opslaan om de rekening toe te voegen aan de rekeninggroep. 

Het doel van deze procedure is het optimaliseren van de herkenning van inkoopfactuurnummers in de omschrijvingen van bankafschriften. Herkenning inkoopfacturen In tegenstelling tot verkoopfacturen, zijn inkoopfactuurnummers moeilijker te herkennen in een omschrijving. Dit komt doordat elke leverancier eigen unieke nummerreeksen hanteert. Over het algemeen is dit ook minder vaak nodig bij inkoopfacturen, aangezien deze vanuit het systeem bij betalen al worden afgeboekt. Toch moeten bepaalde inkoopfacturen wel op deze manier worden herkend, bijvoorbeeld inkoopfacturen die via incasso worden afgeschreven.   Hieronder volgt een schema met voorbeelden die illustreren hoe een een inkoopfactuur  herkend wordt. Een uitleg over het aanmaken van voorlooptekens en hoe deze het herkenningsproces kunnen bevorderen, wordt verderop in de procedure beschreven.    Omschrijving afschriftregel Herkend Opmerking factuur: 12345 Ja Factuurnummer "12345" Op basis van het voorloopteken ("factuur") * 56789 Ja Factuurnummer "56789" De omschrijving bevat enkel een nummer en er staat een inkoopfactuur open met dit nummer als referentienummer of extern referentienummer. A12345 Nee Factuurnummer wordt niet herkend. De omschrijving bevat enkel een nummer waarin letters voorkomen. Letters in een factuurnummer worden niet ondersteund. "12345 98765" Ja Factuurnummer "98765" De omschrijving bestaat uit twee nummers, waarbij het eerste nummer is vastgelegd als extern debiteurnummer in het veld Referentie van de crediteur en het tweede nummer als openstaande inkoopfactuur kan worden herkend. "12345/98765" Ja Factuurnummer "98765" Zie vorige; echter een scheidingsteken is gebruikt. Toegestane scheidingstekens:  : , . / - ; | "12345 98765 88890" Nee Factuurnummer wordt niet herkend. De omschrijving bevat meer dan twee nummers. "facnr: A12345" Ja Factuurnummer "A12345" Op basis van de prefix "facnr" zal het factuurnummer herkend worden. Het gebruik van letters in factuurnummers is ondersteund.   "fac: 2020.12345" Ja Factuurnummer "2020.12345" Op basis van de prefix "fac" zal het factuurnummer herkend worden. Het gebruik van de scheidingstekens . - is ondersteund:  *Voorlooptekens vastleggen Door het instellen van voorlooptekens kunnen inkoopfactuurnummers herkend worden wanneer deze voorlooptekens voorkomen in de omschrijving van de afschriftregel. In het venster Bank/-kasrekeningen kan de deze lijst met voorlooptekens beheerd worden, waarbij de te herkennen voorlooptekens door een komma gescheiden worden.    

Het doel van deze procedure is het optimaliseren van de herkenning van factuurnummers in omschrijvingen van bankafschriften door het implementeren van specifieke nummerreeksen. Activeren van nummerreeksen Voor de herkenning van factuurnummers dient de nummerreeks ARINVOICE gebruikt te worden. Deze reeks wordt standaard gebruikt voor het uitdelen van eigen factuurnummers. Daarom wordt deze ook weer gebruikt voor het herkennen van factuurnummers in omschrijvingen in de bank. Als er naast de factuurnummers die door Visma Net worden uitgedeeld nog andere reeksen zijn die ook herkend moeten worden kunnen deze hier worden vastgelegd met een begindatum in het verleden.  Proces van herkennen Het systeem begint met het zoeken naar factuurnummers binnen de omschrijving van de afschriftregels, zowel tijdens het importeren van de afschriftregels als na het handmatig activeren door op de knop Factuurnummers aanvullen te klikken. Herkenning van potentiele factuurnummers gebeurd aan de hand van alle reeksen binnen de nummerreeks ARINVOICE. De reeksen worden beoordeeld op basis van de Begindatum (aflopend van nieuwste naar oudste). Als er een match wordt gevonden stopt het zoekproces.   Om het herkenningsproces te illustreren is hieronder een schermafbeelding te zien van een aantal reeksen met daaronder een verklaring van de herkenning van factuurnummers in de afschriftregels.        Omschrijving afschriftregel Herkend Opmerking 202404889 klantnr 9099145071 Ja Factuurnummer: "202404889" Op basis van nummerreeks 01-01-2024 7028226/6205473 376171 Ja Factuurnummer: "7028226" Op basis van nummerreeks 01-01-1907 7028226/4205473 S.Dekker 52980 Ja Factuurnummer: "4205473" Op basis van nummerreeks 01-01-1909 SEPA overschrijving 120824/ABC-XY006857 Ja Factuurnummer: "ABC-XY006857" Op basis van nummerreeks 01-01-1908 2500AB9999 Ja Factuurnummer: "2500AB9999" Op basis van nummerreeks 01-01-1906 2500AC9999 Nee Geen match gevonden Doordat "AC" niet past binnen de nummerreeks ABC500 Ja Factuurnummer: "ABC500" Op basis van nummerreeks 01-01-1905 ABC500X Nee Geen match gevonden Doordat de extra "X" niet past binnen de nummerreeks  

Deze procedure legt uit hoe een terugbetaling aan een debiteur kan worden verwerkt zonder dat er al een creditnota is aangemaakt in de administratie. De procedure bestaat uit twee onderdelen: 1. Terugbetaling debiteuren verwerken (afschriftregels) Open het venster Afschriftregels verwerken. Selecteer de betreffende afschriftregel (uitgave). Ga naar het tabblad Betaling aanmaken. Markeer de optie Aanmaken. Selecteer de module Debiteuren. Kies de debiteur waarop de terugbetaling betrekking heeft. Zorg ervoor dat een betaalmethode van het type Handmatig is gekoppeld.* Het is niet (meer) nodig om een document te koppelen om de afschriftregel te verwerken. Indien de optie 'Onverwerkt saldo toestaan' zichtbaar is, markeer deze. Klik op Opslaan. Klik op Verwerken. *TIP: Leg de betaalmethode voor handmatige betalingen vast in het venster Voorkeuren bank/kas in het veld Betaalmethode afschriftregels verwerken. 2. Terugbetaling debiteuren afletteren Na het verwerken van de afschriftregels ontstaat er een openstaande debiteurbetaling van het type Restitutie debiteur met de status Open. Deze moet uiteindelijk worden afgeletterd door te koppelen met een creditnota, betaling of vooruitbetaling. Open het venster Debiteurbetalingen. Open de betreffende betaling (type: Restitutie debiteur, status: Open). Koppel de gewenste documenten onder het tabblad Te koppelen documenten. Klik op Vrijgeven.