Inleiding tot Smart Replenishment In deze procedure worden de stappen beschreven voor het instellen van Smart Replenishment in Visma Net. Een innovatieve oplossing die is ontworpen om de bevoorrading te optimaliseren en te vereenvoudigen. Smart Replenishment maakt gebruik van geavanceerde algoritmen en analysemethoden die helpen bij het nauwkeurig bepalen van de optimale bestelgrootte en  het juiste moment van bestelling. We bieden deze functionaliteit voorlopig kosteloos aan alle klanten die met Visma Net Logistics werken, zodat we ervaring kunnen opdoen en ontvangen graag jullie feedback. Wij adviseren om deze functionaliteit voor een beperkt aantal artikelen in te schakelen en het besteladvies zorgvuldig te controleren. Een verkoophistorie van minstens 1 jaar wordt aanbevolen voor een betrouwbaar advies    De procedure hieronder beschrijft de stappen voor het activeren en configureren van voorraadartikelen om Smart Replenishment te gebruiken.   Let op: Smart replenishment wordt (nog) niet ondersteund voor artikelen van het type Stuklijst. Functionaliteit inschakelen Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Kies Aanpassen Markeer de optie Smart replenishment Kies Inschakelen Voorraadartikelen instellen Voor de voorraadartikelen moeten een aantal instellingen worden geconfigureerd om Smart Replenishment mogelijk te maken. Open het venster Voorraadartikelen Selecteer het gewenste artikel en open de stamgegevens Standaardleverancier instellen Klik op het tabblad Crediteurkaart Voeg een nieuwe regel toe (als er nog geen crediteuren zijn gekoppeld) Markeer de kolom Standaard voor de standaardleverancier van dit artikel Leg voor deze leverancier de doorlooptijd vast Klik op Opslaan. Bevoorrading instellen: Klik op het tabblad Bevoorrading Voeg een nieuwe regel toe als deze nog niet bestaat.  Stel de volgende velden in: Bevoorradingstype: Inkoop Seizoensgebondenheid: Geen seizoen. Bron: Inkoop Methode: Smart replenishment. Servicelevel: 84 (kan naar wens worden aangepast) Klik op Opslaan. Levertijd leverancier instellen Open het venster Crediteuren Selecteer de betreffende crediteur en open de stamgegevens Klik op het tabblad Inkoopinstellingen Voer in het veld Levertijd (dgn) de standaard levertijd voor deze leverancier in. De totale levertijd is de optelling van Levertijd leverancier + Doorlooptijd artikel. Controleer status Smart Replenishment Het berekenen van de vraagvoorspelling en besteladviezen is een proces dat op de achtergrond wordt uitgevoerd. Om te controleren of dit achtergrondproces is voltooid kunnen onderstaande stappen worden gevolgd. Open het venster Overzicht Smart Replenishment Selecteer het gewenste magazijn Controleer of de status van alle artikelen op Compleet staat Gebruik eventueel de knop Verversen om de informatie bij te werken Bevoorrading met Smart Replenishment Open het venster Bevoorrading voorbereiden. Selecteer het juiste magazijn. Markeer de optie Alleen Smart Replenishment. Klik op Voorbereiden. Alle artikelen met een verbeterde suggestie voor het aantal te bestellen en het bestelniveau worden aangeduid met een uitroepteken. Klik op Gegevens om meer informatie te krijgen over Smart Replenishment. Gebruik het 'Info'-pictogram om meer te weten te komen over de verschillende termen. Klik na het selecteren van de betreffende artikelen op Verwerken om de bestellingen door te sturen naar het inkoopproces. Volg daarna de geldende procedure voor het aanmaken en verwerken van de inkooporders.   Video In de video hieronder worden de stappen nog eens overzichtelijk gepresenteerd:

Verwerk inkoopfacturen sneller met e-facturen Je kunt inkoopfacturen vele malen sneller en efficiënter verwerken als je deze als e-factuur ontvangt. Een e-factuur heeft als voordelen o.a minder kosten, meer automatiseringsmogelijkheden en een snellere en veiligere verwerking via het beveiligde Peppol netwerk.   Eerder hebben wij je al verteld hoe je facturen van PostNL en MKB Brandstof sneller kunt verwerken in de administratie door de facturen als e-factuur te ontvangen.   Maar wat nou als je nog andere leveranciers hebt waarvan je de facturen ook graag sneller zou willen verwerken?   Sindskort is in AutoInvoice, de e-facturatie software van Visma, een extra service beschikbaar gekomen die het mogelijk maakt om inzicht te krijgen in de leveranciers die e-facturen kunnen sturen. Dit wordt gedaan op basis van de facturen die worden ingestuurd naar de scanservice van AutoInvoice (basis of premium) . Deze service is nu ook beschikbaar voor Visma.net klanten.   Hoe werkt het? Op basis van de PDF facturen die je naar één van de scan services hebt gestuurd ontvangt je een overzicht per e-mail. In dit overzicht staan de leveranciers die in de afgelopen 6 maanden ook al een e-factuur naar een andere ontvanger binnen het netwerk van Visma hebben gestuurd.   Zo weet je dus dat er een grote kans is dat deze leveranciers ook jou een e-factuur kunnen sturen en kun je contact met deze leveranciers opnemen. Stappen om de service te activeren Open vanuit Visma.net Home de AutoInvoice service door op het AutoInvoice icoon te klikken     Selecteer het juiste bedrijf (indien u rechten heeft op meer bedrijven) Kies voor Instellingen>Extra services>Ontvang elektronische facturen van leveranciers (1 en 2) Stel de frequentie in (3) en geef het email adres op waar het rapport naar toe gestuurd dient te worden (4). Het is mogelijk om meerdere email adressen vast te leggen. Kies hierna voor Opslaan.   Indien er leveranciers gevonden worden, die jou ook een elektronische factuur kunnen sturen, zal je hiervan onderstaande melding per email ontvangen.        Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Projecten.   Gebruik van projectsjablonen, sjabloontaken en algemene taken Projectfacturering uitvoeren

Deze procedure beschrijft de stappen voor projectfacturering en bevat een aanvulling over hoe meerdere projecten in één keer kunnen worden gefactureerd. Projectfacturering kan op twee manieren worden uitgevoerd: Proforma-factuur Directe verkoopfactuur Per project kan op het tabblad Samengevat worden gekozen welke methode wordt toegepast.  1. Proforma-factuur Als je de facturen voor een project met de klant moet afstemmen, gebruik je een proforma -factuur. Dit conceptdocument kan worden aangepast zonder de subadministratie Debiteuren te beinvloeden. De proforma-factuur kan meerdere keren naar de klant worden gestuurd totdat overeenstemming is bereikt, waarna deze kan worden omgezet in een verkoopfactuur. Open het venster Projecten Selecteer het te factureren project en open de stamgegevens Kies Projectfacturering uitvoeren Het venster Proforma-facturen opent automatisch. Afhankelijk van de factreringsmethode verschijnen regels onder de tabbladen Facturatie voortgang en/of Uren en Materiaal. HetTe factureren bedrag kan op beide tabbladen worden aangepast. Voor het tabblad Uren en Materiaal kan zijn er twee opties (kolom Status): Restant blokkeren; het verschil (gefactureerd bedrag - bedrag te facturen) wordt de volgende keer opnieuw aangeboden voor faturatie Restant annuleren; het verschil (gefactureerd bedrag - bedrag te facturen) wordt geannuleerd Vervolgens kan de proforma-factuur worden afgedrukt of gemaild: Kies Rapporten/Proforma-factuur afdrukken voor het afdrukken van de conceptfactuur Kies Acties/Proforma-factuur e-mailen om de conceptfactuur per e-mail naar de klant te versturen Na akkoord van de conceptfactuur schakel je de optie Blokkeren uit en klik op Vrijgeven om de definitieve verkoopfactuur aan te maken. De proforma-factuur krijgt dan de status Gesloten.  2. Directe verkoopfactuur Voor projecten waar geen verdere afstemming en aanpassing nodig is, kan direct een verkoopfactuur worden aangemaakt.  Open het venster Projecten Selecteer het te factureren project en open de stamgegevens Kies Projectfacturering uitvoeren Het venster Verkoopfacturen opent automatisch. De verkoopfactuur kan nog worden aangepast, maar uitstel van een restantbedrag zoals bij een proforma-factuur is niet mogelijk.  Kies Vrijgeven om de factuur definitief te maken Batchverwerking van Projectfacturering Wanneer je meerdere projecten tegelijk wilt factureren, kun je als volgt te werk gaan: Open het venster Projectfacturering uitvoeren Kies in het veld Factuurdatum de gewenste factuurdatum Gebruik indien nodig een filter op Debiteur, Debiteurrype of Projectsajabloon Markeer de projecten waarvoor de facturering moet worden uitgevoerd Kies Verwerken om de gemarkeerde projecten te factureren, of kies Alle verwerken om alle projecten binnen het filter te factureren

Onderstaand is een overzicht te vinden van alle beschikbare procedurepagina's voor Visma Net. Deze pagina's bieden gedetailleerde instructies en ondersteuning voor belangrijke processen binnen Visma Net.   Algemeen Procedures Algemeen Financials Procedures Grootboek Procedures Debiteuren Procedures Crediteuren Procedures Bank/Kas Procedures Vaste activa Procedures Transitoria Procedures Btw Procedures Valuta Project accounting Procedures Projecten  

Het proces van het maken van projecten kan worden versneld door gebruik te maken van project- en taaksjablonen. Dit maakt het mogelijk om projecten die op elkaar lijken, met vergelijkbare taken, efficiënt aan te maken. Diverse sjablonen kunnen worden gemaakt naar behoefte, met standaardparameters voor verschillende soorten projecten en taken. Deze procedure beschrijft hoe je projectsjablonen en algemene taken configureert, een nieuw project maakt op basis van een sjabloon, en een sjabloon maakt op basis van een bestaand project. Aanmaken sjabloon op basis van bestaand project Voor toekomstige projecten die veel overeenkomsten vertonen met een bestaand project kan een projectsjabloon worden gemaakt: Open het venster Projecten Selecteer het gewenste project en open de stamgegevens Kies Acties/Sjabloon aanmaken Geef een code voor het nieuwe sjabloon en kies Ok Pas de eigenschappen van het sjabloon naar wens aan; voeg nieuwe taken toe of verwijder taken Kies Opslaan en sluiten Het is ook mogelijk een sjabloon van nul af aan te maken vanuit het venster Projectsjablonen.    Let op: Projectsjablonen zijn bedoeld om standaardwaarden te bepalen voor projecten die gebaseerd zijn op het sjabloon, en niet om projecten te groeperen of classificeren. Sjabloon projecttaken Een projectsjabloon kan projecttaken bevatten die bedoeld zijn als sjablonen voor taken die kunnen worden toegevoegd aan projecten op basis van hetzelfde sjabloon. Deze sjabloontaken kunnen worden toegevoegd via het venster Sjabloon projecttaken. Bij het maken van een nieuwe sjabloontaak kan worden aangegeven of deze automatisch wordt opgenomen in nieuwe projecten die op dit sjabloon zijn gebaseerd. Anders kunnen sjabloontaken optioneel worden toegevoegd via de knop Algemene taken toevoegen. Algemene projecttaken Algemene taken zijn ook sjablonen van taken, maar zijn niet gekoppeld aan een specifiek sjabloon. Deze kunnen aan zowel nieuwe als bestaande projecten worden toegevoegd, ongeacht het gebruikte sjabloon. Algemene taken worden aangemaakt via het venster Algemene Taken en kunnen worden toegevoegd aan een project via de knop Algemene taken toevoegen.  Aanmaken project op basis van sjabloon Volg deze stappen om een project te maken op basis van een sjabloon: Open het venster Projecten Klik + om een nieuw project toe te voegen Vul een waarde in het veld Project (of gebruik automatisch nummering) Selecteer optioneel een debiteur Selecteer het gewenste projectsjabloon. Direct na de selectie worden alle relevante velden gevuld, inclusief taken en budgetregels.  Voeg een omschrijving toe voor dit project Voeg eventueel nog taken toe met de knop Algemene taken toevoegen Kies Opslaan  

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Grootboek.   Een memoriaalboeking verwerking Journaaltransacties corrigeren Budgetten invoeren en vrijgeven Nieuw boekjaar aanmaken  Perioden blokkeren Journaaltransacties afletteren Wijzigen van de rekeningsoort Journaaltransacties categoriseren Journaaltransacties met Btw verwerken Niet-gejournaliseerde transacties Periodieke transacties gebruiken

Eenvoudig regelmatig terugkerende transacties aanmaken in Visma.net

Een overzicht van alle algemene procedures.   Administratiedatum wijzigen Mailen via de standaard mailserver Bestanden slepen naar Visma.net IP-adres Visma.net Werken met draaitabellen in Visma Net

Met Visma Net is het mogelijk om informatie vanuit een lijstvenster direct om te zetten in een draaitabel voor gegroepeerde analyses. Hieronder volgt een voorbeeld voor het presenteren van de inkoopfacturen in een draaitabel. Deze methodiek is toepasbaar in ieder ander venster binnen Visma Net.  Draaitabel aanmaken Open het venster Inkoopfacturen Klik rechtsboven op Aanpassingen/Draaitabellen Geef de draaitabel een duidelijke naam, bijvoorbeeld inkopen per kwartaal/maand Velden selecteren en plaatsen Aan de linkerkant zie je alle beschikbare velden vanuit het lijstvenster. Deze kunnen eenvoudig middels drag-en-drop naar de gewenste sectie van de draaitabel gesleept worden.  Sleep de kolom Naam naar het onderdeel Regels Klik op de kolom Naam om de eigenschappen te bewerken Stel de breedte in op 250 Sleep de kolom Datum naar het onderdeel Kolommen Klik op de kolom Datum om de eigenschappen te bewerken Selecteer Jaren voor de eigenschap Afronden op Sleep de kolom Bedrag naar het onderdeel Waarden Sleep opnieuw de kolom Datum naar het onderdeel Kolommen Klik op de kolom Datum om de eigenschappen te bewerken Selecteer Kwartaal voor de eigenschap Gedeelte Klik op Opslaan Klik op Weergeven om de draaitabel te bekijken Gebruik van draaitabellen Zodra de draaitabel is opgeslagen, kan deze eenvoudig opnieuw geraadpleegd worden vanuit het venster Inkoopfacturen. Rechtsboven in dit venster verschijnt nu de knop Draaitabellen, waarmee de gewenste draaitabel direct geselecteerd kan worden.  Wanneer er meerdere draaitabellen zijn aangemaakt voor hetzelfde venster, kun je eenvoudig schakelen tussen de verschillende weergaven binnen de draaitabel.  

Je wilt je leveranciers gaan benaderen zodat zij je een e-factuur kunnen sturen.   Om je hierbij te helpen, hebben wij onderstaande voorbeeld tekst voor je opgesteld.    Elektronisch factuuradres   In de voorbeeldtekst moet je ook je elektronisch factuuradres opgeven, in deze veelgestelde vraag lees je hoe je deze kunt terugvinden: Uw elektronisch factuuradres opzoeken   Voorbeeldtekst   Geachte {naam van de contactpersoon bij uw leverancier},   Graag ontvangen wij in de toekomst uw factuur als e-factuur (dus niet als pdf bestand per e-mail maar system-to-system via Peppol). Dit helpt ons in de correcte en vlotte verwerking van uw facturen.   De meeste standaard boekhoud-/facturatiesystemen kunnen e-facturen versturen via Peppol, mits deze de juiste gegevens hebben. Lees hier of uw boekhoudpakket in staat is om e-facturen te sturen: Hoe sluit ik aan op Peppol? Hieronder treft u de gegevens aan waarmee u ons vanuit uw systeem een e-factuur kan sturen:   Bedrijfsnaam:  KvK nummer:  BTW nummer:  Elektronisch Factuur Adres/PEPPOL id:    We stellen het zeer op prijs wanneer u ons in de toekomst elektronisch factureert.   Met vriendelijke groet,   {uw eigen gegevens}   P.S. wil je meer weten over e-facturatie? Over e-factureren is online veel te lezen. Enkele interessante websites zijn: Video Nederlandse Peppol Autoriteit https://nl.visma.com/elektronisch-factureren/ https://cmweb.nl/2018/10/de-belangrijkste-tip-maak-e-factureren-toegankelijk/   Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Debiteuren.   Automatische incasso's verwerken Debiteurenrestitutie verwerken Aanmaningen afdrukken of verzenden Afboeken openstaand saldo bij debiteuren Aanmaken en verwerken van een verkoopfactuur Aanmaken en verwerken van een creditnota Verrekenen verkoopfactuur met een creditnota Verwerken van PIN betalingen E-facturen versturen Gaten in mijn factuurnummers E-mail versturen naar afwijkend adres

E-mails worden standaard verzonden naar het adres dat is opgeslagen in de stamgegevens van de debiteur of crediteur. In het tabblad Instellingen mailing kun je voor specifieke processen extra ontvangers toevoegen. Deze ontvangers kunnen als CC of BCC aan de e-mail worden toegevoegd.   Als je het standaard e-mailadres wilt vervangen door een extra ontvanger, kun je de optie Naar selecteren. Dan ontvangt de gekozen ontvanger als enige de e-mail.    

Mogelijk ben je al bekend met termen als E-facturatie, Peppol en UBL. In een eerder bericht hebben we uitgelegd hoe je e-facturen kunt versturen vanuit Visma.net ERP: E-facturen versturen in twee eenvoudige stappen Deze keer gaan we in op hoe je e-facturen kunt ontvangen. Met onze AutoInvoice-service, standaard inbegrepen bij Visma.net ERP, kun je e-facturen ontvangen zonder extra moeite. Stap 1: Peppol-netwerk inschakelen Om e-facturen te ontvangen, is het belangrijk dat je te vinden bent in het Peppol-adresboek. Je kunt dit bewerkstelligen door de ontvangst van e-facturen via Peppol in te schakelen. Hier lees je hoe je dat kunt doen: Het Peppol-netwerk inschakelen Stap 2: Leveranciers actief benaderen Vervolgens kun je wachten tot de e-facturen binnenkomen of je kunt actief leveranciers vragen om e-facturen te sturen. Een voorbeeld van een verzoektekst om je leverancier te benaderen vind je in dit bericht: Voorbeeldtekst e-facturatieverzoek Peppol heeft een adresboek, als de ontvangst in stap 1 is ingeschakeld dan ben je als bedrijf vindbaar in het Peppol adresboek via 0106:kvk-nummer, dit is als het ware je telefoonnummer op het Peppol netwerk. Dit is ook nog terug te zien door bij de optie 'Peppol netwerk' in stap 1 op het pijltje naar beneden te klikken. Aan leveranciers kan je dus ook dat adres meegeven.   Inkoopfacturen die als e-factuur binnenkomen zijn terug te vinden in het venster Postvak In- Facturen van Visma.net ERP.    Een overzicht van ontvangen en verstuurde facturen via AutoInvoice is terug te vinden vanuit Visma.net Home door de AutoInvoice service te starten.   Kom je er toch niet uit? Neem dan contact op met je implementatiepartner, zij helpen je graag verder. Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice

We leggen u graag uit hoe u uw bankkoppeling kunt wijzigen. Daarnaast leggen we specifiek voor klanten van de Rabobank uit hoe het overstappen van de RIB Pro-koppeling naar de nieuwe Premium-koppeling werkt.

In de praktijk is het vaak wenselijk om journaaltransacties onder te kunnen brengen in verschillende categorieën. Hoewel het al mogelijk is om middels een deelproces onderscheid te maken (zoals debiteuren, crediteuren, bank/kas), ontbreekt er binnen het deelproces grootboek een verdere specificatie. Zo is het lastig om bijvoorbeeld loonjournaalposten en correcties apart te kunnen identificeren. Hiervoor kun je een extra veld, Transactiecode, beschikbaar maken in de journaaltransactie. Functionaliteit activeren Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Klik op Aanpassen Selecteer de optie Transactiecodes onder Financieel Klik op Inschakelen Transactiecodes aanmaken Open het venster Transactiecodes Klik op + om een nieuwe regel toe te voegen Selecteer de module Grootboek Kies Grootboekinvoer in Transacties module  Voer een code en een omschrijving in Klik opOpslaan Transactiecodes gebruiken Open het venster Journaaltransacties Klik op + om een nieuwe transactie aan te maken Selecteer de gewenste transactiecode Voer, zoals gebruikelijk, de transacties in Transactiecode verplicht stellen (optioneel) Om ervoor te zorgen dat de transactiecode altijd wordt meegegeven in journaaltransacties, kan hiervoor de optie Transactiecode vereist bij journaaltransacties worden gemarkeerd. Open het venster Voorkeuren grootboek. Markeer de optie Transactiecode vereist bij journaaltransacties  

Om te voldoen aan de voorschriften van de Belastingdienst, is het belangrijk om zorgvuldig met factuurnummers te werken. De regelgeving vereist dat factuurnummers opeenvolgend en uniek te zijn om transparantie en traceerbaarheid te garanderen.  Ontbrekende factuurnummers Het kan voorkomen dat er gaten ontstaan in de opeenvolgende nummering van facturen, bijvoorbeeld door het verwijderen van (concept)facturen. Het is belangrijk op te merken dat een 'verwijderde' factuur niet daadwerkelijk uit de administratie wordt gewist, maar gemarkeerd wordt als 'verwijderd'. Om de integriteit van de factuurnummering te waarborgen en eventuele gaten te verklaren, zijn twee hulpmiddelen beschikbaar:    Controle referentienummers (overzicht): Dit venster biedt een overzicht van alle transacties over een bepaalde periode (eventueel van een specifieke module). Het identificeert ontbrekende nummers in de reeks en toont in een samengevatte regel hoeveel nummers ontbreken om de reeks compleet te maken. Door Gegevens weergeven te markeren, wordt een specificatie getoond van elke transactie, of deze nog niet is verwerkt of als 'verwijderd' is gemarkeerd. Ter illustratie: in de afbeelding hieronder is te zien dat er acht ontbrekende nummers zijn tussen de nummers 2021F0009 en 2021F0018 uit de module Debiteuren. Controle referentienummer (gedetailleerd): Dit venster toont een gedetailleerde analyse van alle transacties over een bepaalde periode (eventueel van een specifieke module). Door de optie Alleen verwijderde weergeven te selecteren, worden alleen de verwijderde transacties getoond. Ter illustratie: de afbeelding hieronder laat zien welke facturen uit de module Debiteuren zijn verwijderd.  

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Bank-/kas.   Inlezen van bankafschriften via een bestand (CAMT/MT940) Afschriftregels verwerken voor een onbekende relatie Meerdere nulregels verbergen bij afschriftregels verwerken Afschriften opnieuw downloaden bij ontbrekende afschriften Bankkoppeling wijzigen  Terugbetaling crediteuren verwerken (zonder gekoppeld document) Terugbetaling debiteuren verwerken (zonder gekoppeld document) SEPA batch automatisch herkennen in afschriftregels Corrigeren van een verkeerd verwerkte afschriftregel  Herkenning verkoopfactuurnummers optimaliseren Herkenning inkoopfactuurnummers optimaliseren

Het doel van deze procedure is het optimaliseren van de herkenning van inkoopfactuurnummers in de omschrijvingen van bankafschriften. Herkenning inkoopfacturen In tegenstelling tot verkoopfacturen, zijn inkoopfacturen moeilijker te herkennen in een omschrijving. Dit komt doordat elke leverancier eigen unieke nummerreeksen hanteert. Hieronder volgt een schema met voorbeelden die illustreren hoe een een inkoopfactuur  herkend wordt. Een uitleg over het aanmaken van voorlooptekens en hoe deze het herkenningsproces kunnen bevorderen, wordt verderop in de procedure beschreven.    Omschrijving afschriftregel Herkend Opmerking factuur: 12345 Ja Factuurnummer "12345" Op basis van het voorloopteken ("factuur") * 56789 Ja Factuurnummer "56789" De omschrijving bevat enkel een nummer en er staat een inkoopfactuur open met dit nummer als referentienummer of extern referentienummer. A12345 Nee Factuurnummer wordt niet herkend. De omschrijving bevat enkel een nummer waarin letters voorkomen. Letters in een factuurnummer worden niet ondersteund;  "12345 98765" Ja Factuurnummer "98765" De omschrijving bestaat uit twee nummers, waarbij het eerste nummer is vastgelegd als extern debiteurnummer in het veld Referentie van de crediteur en het tweede nummer als openstaande inkoopfactuur kan worden herkend. "12345/98765" Ja Factuurnummer "98765" Zie vorige; echter een scheidingsteken is gebruikt. Toegestane scheidingstekens:  : , . / - ; | "12345 98765 88890" Nee Factuurnummer wordt niet herkend. De omschrijving bevat meer dan twee nummers. "facnr: A12345" Ja Factuurnummer "A12345" Op basis van de prefix "facnr" zal het factuurnummer herkend worden. Het gebruik van letters in factuurnummers is ondersteund.   "fac: 2020.12345" Ja Factuurnummer "2020.12345" Op basis van de prefix "fac" zal het factuurnummer herkend worden. Het gebruik van de scheidingstekens . - is ondersteund:  *Voorlooptekens vastleggen Door het instellen van voorlooptekens kunnen inkoopfactuurnummers herkend worden wanneer deze voorlooptekens voorkomen in de omschrijving van de afschriftregel. In het venster Bank/-kasrekeningen kan de deze lijst met voorlooptekens beheerd worden, waarbij de te herkennen voorlooptekens door een komma gescheiden worden.    

Het doel van deze procedure is het optimaliseren van de herkenning van factuurnummers in omschrijvingen van bankafschriften door het implementeren van specifieke nummerreeksen. Activeren van nummerreeksen Door specifieke nummerreeksen toe te kennen, kan het systeem efficienter te werk gaan bij het identificeren van factuurnummers vermeld in de omschrijvingen van bankafschriften.  Voor de herkenning van factuurnummers dient de nummerreeks ARINVOICE gebruikt te worden. Deze reeks dien niet alleen voor het uitdelen van eigen factuurnummers, maar stelt ons ook in staat om factuurnummers die buiten onze eigen reeksen vallen te herkennen door deze met een begindatum  in het verleden vast te leggen.   Proces van herkennen Het systeem begint met het zoeken naar factuurnummers binnen de omschrijving van de afschriftregels, zowel tijdens het importeren van de afschriftregels als na het handmatig activeren door op de knop Factuurnummers aanvullen te klikken. Herkenning van potentiele factuurnummers gebeurd aan de hand van alle reeksen binnen de nummerreeks ARINVOICE. De reeksen worden beoordeeld op basis van de Begindatum (aflopend). Een match stopt het zoekproces, verder zoeken naar aanvullende overeenkomsten binnen dezelfde omschrijving wordt niet uitgevoerd.   Om het herkenningsproces te illustreren is hieronder een schermafbeelding te zien van een aantal reeksen met daaronder een verklaring van de herkenning van factuurnummers in de afschriftregels.        Omschrijving afschriftregel Herkend Opmerking 202404889 klantnr 9099145071 Ja Factuurnummer: "202404889" Op basis van nummerreeks 01-01-2024 7028226/6205473 376171 Ja Factuurnummer: "7028226" Op basis van nummerreeks 01-01-1907 7028226/4205473 S.Dekker 52980 Ja Factuurnummer: "4205473" Op basis van nummerreeks 01-01-1909 SEPA overschrijving 120824/ABC-XY006857 Ja Factuurnummer: "ABC-XY006857" Op basis van nummerreeks 01-01-1908 2500AB9999 Ja Factuurnummer: "2500AB9999" Op basis van nummerreeks 01-01-1906 2500AC9999 Nee Geen match gevonden Doordat "AC" niet past binnen de nummerreeks ABC500 Ja Factuurnummer: "ABC500" Op basis van nummerreeks 01-01-1905 ABC500X Nee Geen match gevonden Doordat de extra "X" niet past binnen de nummerreeks