Hoe zit het ook alweer met de btw-aangifte?

[#1]

De btw-aangifte in Visma.net is erg flexibel en biedt veel mogelijkheden. In dit artikel behandelen we een aantal belangrijke onderdelen in de btw-aangifte.

• Het voorbereiden van de Btw-aangifte
• Het verwerken van de Btw-aangifte
• Het verwerken van een Suppletie-aangifte
• Het venster Btw-perioden

Het voorbereiden van de Btw-aangifte

De eerste stap van de btw-aangifte is het voorbereiden van een aangifteperiode. Hiervoor gaat u naar het venster Btw-aangifte voorbereiden. In dit venster kiest u allereerst de organisatie waarvoor de btw-aangifte opgesteld gaat worden. Dit kan een organisatie zijn als fiscale eenheid voor meerdere vestigingen of een op zichzelf staande organisatie. De belastingdienst zal automatisch geselecteerd worden en het tijdvak toont standaard de eerste periode die nog niet-aangegeven transacties bevat. Wanneer dit een reeds afgesloten periode betreft, heeft u drie mogelijkheden:

1. Wanneer de termijn nog niet is verstreken om een btw-aangifte voor het betreffende tijdvak in te dienen, kunt u een nieuwe aangifte voor deze periode opnieuw aanbieden. In Visma.net zal deze aangifte als nieuwe revisie worden aangeboden.
2. Wanneer de termijn is verstreken kunnen deze correcties worden aangegeven in de volgende aangifteperiode. Desgewenst kunnen deze correcties ook opgespaard worden om bijvoorbeeld mee te nemen in een suppletieaangifte voor het gehele jaar. In dat geval moet de optie Transacties uit vorige periode uitsluiten worden gemarkeerd. 
3. Wanneer de termijn is verstreken kunnen deze correcties worden aangegeven als suppletieaangifte.

Nadat alle parameters op de juiste manier zijn ingevuld is de volgende stap het verwerken van de btw-aangifte. Dit venster verschijnt automatisch zodra de knop Btw-aangifte voorbereiden wordt gekozen. 

Het verwerken van de Btw-aangifte

De tweede stap is het verwerken van de btw-aangifte door het afsluiten van de btw-periode en het verzenden naar de Belastingdienst. In het venster Btw-aangifte verwerken is de aangifte te zien zoals deze bij het voorbereiden is klaargezet. Een aantal zaken kunnen hier worden gecontroleerd:

• Vervaldatum; dit is de vervaldatum van de inkoopfactuur die bij het afsluiten van de btw-periode aangemaakt zal worden voor de Belastingdienst. De vervaldatum zal standaard worden voorgesteld op de laatste dag van de volgende maand.
• Betalingsreferentie; dit is het betalingskenmerk van de inkoopfactuur en is erg belangrijk voor het kunnen doen van de betaling aan de Belastingdienst. Dit kenmerk wordt automatisch gegenereerd aan de hand van het aangiftetijdvak en het btw-nummer van de organisatie. Wanneer geen kenmerk gegenereerd kan worden, is het goed om het btw-nummer in de stamgegevens van de Organisatie te controleren op juistheid. 
• Rapportsoort; de btw-aangifte kan als hoofdrapport of suppletie worden opgesteld.
• Telefoonnummer; het telefoonnummer dat de Belastingdienst kan bellen om meer informatie over de aangifte op te vragen (verplicht)
• Contactpersoon; de naam van de contactpersoon bij wie de Belastingdienst meer informatie kan opvragen (verplicht)
• Bedragen; alle bedragen in de btw-aangifte kunnen eenvoudig gecontroleerd worden door op het betreffende bedrag te klikken. Hiermee wordt ingezoomd naar het venster Gegevens btw-aangifte waarin alle transacties zichtbaar zijn die onder een bepaalde aangifterubriek worden meegenomen. 

Indien blijkt dat bepaalde stukken ontbreken, kan de btw-aangifte geannuleerd worden via de knop Acties/Aangifte annuleren. Hiermee zal de aangifte teruggedraaid worden en moet de btw-aangifte opnieuw worden voorbereid. 

Indien er specifieke btw-correcties nodig zijn, dan kunnen deze via een btw-correctie geboekt worden. Dit venster verschijnt door het kiezen van Acties/Aangifte corrigeren. Ter illustratie is een voorbeeld van een correctie voor het privégebruik van een leaseauto te lezen in de community. 

Wanneer alle gegevens zijn gecontroleerd kan de periode afgesloten worden via de knop Periode afsluiten. Hiermee zal de status van de aangifteperiode de status Gesloten krijgen. Na het afsluiten van de periode kan de aangifte verzonden worden naar de Belastingdienst via de knop Verzenden. Na het verzenden wordt de btw-aangifte via AutoReport naar de Belastingdienst verzonden. De status hiervan verschijnt automatisch in het venster Btw-aangifte verwerken en kan ook bekeken worden in AutoReport (te vinden via Visma Home)

Het verwerken van een Suppletie-aangifte

Wanneer in Visma.net transacties geboekt worden in perioden waarvan de btw-aangifte verwerkt is, dan wordt bij het voorbereiden van de btw-aangifte een melding getoond voor de gesloten btw-periode dat er wijzigingen beschikbaar zijn. Wanneer minder dan 1.000,- terug te vorderen of te betalen is, mag de wijziging meegenomen worden in de volgende aangifteperiode. Door het voorbereiden van de btw-aangifte in de volgende btw-periode zullen deze automatisch meegenomen worden. Hiervan is dan een melding zichtbaar in het venster Btw-aangifte voorbereiden. Is er meer dan 1.000,- terug te vorderen of te betalen dan kan een suppletie worden aangemaakt. Hiervoor kiest u in het venster btw-aangifte voorbereiden als tijdvak de gesloten btw-periode waarin wijzigingen zijn gedaan. Door het opnieuw voorbereiden van de btw-aangifte in een afgesloten periode zal de btw-aangifte als rapportsoort Suppletieaangifte worden klaargezet. Voor deze suppletieaangifte kan ook de eerste aangifteperiode geselecteerd worden. Standaard zal dezelfde periode als de aangifteperiode zijn gekozen. Hiervan kan worden afgeweken wanneer een suppletie-aangifte voor meerdere perioden opgesteld moet worden, bijvoorbeeld een suppletie voor het gehele boekjaar. Het verwerken van een suppletieaangifte verloopt hetzelfde als de reguliere btw-aangifte, namelijk het afsluiten van de periode en vervolgens het verzenden van de aangifte. 

Het venster Btw-perioden

Het venster Btw-perioden biedt inzicht in de btw-perioden en per periode welk bedrag is aangegeven (te betalen/vorderen). Daarnaast laat dit venster ook zien wanneer correcties zijn gedaan in gesloten perioden en welk bedrag nog aangegeven moet worden. 

Tevens kan dit venster gebruikt worden om de periodiciteit van de btw-periode aan te passen, bijvoorbeeld bij het overgaan van kwartaalaangifte naar maandaangifte. Hiervoor moet de optie Soort btw-periode wijzigen gemarkeerd worden en daarna kan het veld Soort btw-periode worden aangepast. Ter illustratie een voorbeeld hoe de termijn aangepast zal worden bij een aanpassing van maandelijkse perioden naar kwartalen:

Btw- perioden 1 t/m 4 zijn afgesloten en er wordt omgeschakeld naar kwartaalaangiften. Periode 5 en 6 zullen als maand behandeld worden en vervolgens zal btw-periode 7 kwartaal 3 en btw-periode 8 kwartaal 4 voorstellen.