Vejledninger i Visma Løn

Denne artikel handler om vores Visma Løn Tools, der er en udvidelse til Microsoft Excel og muliggør videre arbejde med data fra Visma Løn. Det nyeste skud på stammen er “Læs Anmærkningsliste” der sammen med det, for nogle, velkendte “SplitStamkort” udgør Visma Løn Tools. Begge værktøjer kan du læse mere om i artiklen.   Nederst i artiklen finder du en vejledning til installation og brug af “Læs Anmærkningsliste” og “SplitStamkort”. Når værktøjerne er installerede, ligger de fast i menulinjen i Excel.     Sådan fungerer “Læs Anmærkningsliste” Det nyeste af vores Visma Løn Tools er “Læs Anmærkningsliste”. Det åbner den ellers ”låste” HTML-rapport i Microsoft Excel-format, så du lettere kan redigere og filtrere data. Værktøjet giver også mulighed for, at data kan dannes automatisk til Decentral Registrering.   Sådan fungerer “SplitStamkort” “SplitStamkort” er et værktøj, der giver dig et mere overskueligt stamkort i Excel. Du slipper for at splitte data op i kolonner og underark manuelt - filen gør det for dig. Derudover kan “SplitStamkort” også hente den nyeste information på medarbejderne fra CPR-registeret. Via decentral indlæsning bliver oplysningerne opdateret direkte i lønsystemet.    Har du allerede “SplitStamkort” liggende på din computer, skal du blot erstatte den gamle fil med den nye for også at kunne benytte det nye værktøj. Med filen i denne artikel installeres både “SplitStamkort” og “Læs Anmærkningsliste” på én gang.   Installering For at installere værktøjerne skal du downloade denne fil. (Bemærk, at filen downloades automatisk ved klik på linket.) Følg vejledning til instillation og brug i den vedhæftede vejledning, der ligger nedenfor.    Teknisk support Vær opmærksom på, at vi ikke kan ikke tilbyde support i forbindelse med installation og brug af Visma Løn Tools. Vi prioriterer i højere grad, at du kan få fat på os, når det drejer sig om lønbehandling. Tag gerne fat i din egen IT-afdeling, eller en Excel-kyndig kollega, hvis du har problemer med at komme i gang.

Pdf vejledning   I Visma Løn er der mulighed for genvejstaster og her vil du kunne se, hvilke der er og hvordan de anvendes. Ens for dem alle er at de åbner et menupunkt i Hovedmenuen til venstre – derefter kan du navigere i undermenuerne med ↓ og ↑ - når du står på det menupunkt du gerne vil vælge, så klik på Enter   Beskrivelse Genvej Forklaring Arbejdsgiver Alt + A Åbner menupunktet Arbejdsgiver i hovedmenuen, hvor du finder al information om den eller de arbejdsgivere der er Medarbejder Alt + M Åbner menupunktet Medarbejder i hovedmenuen – her vises undermenuer til registrering af stamdata og løndele mm. Lønadministration Alt + L Åbner menupunktet Lønadministration i hovedmenuen – her vises undermenuer, som omhandler lønkørsler, decentrale indlæsninger, samt visning af f.eks. lønsedler for en periode på én enkelt medarbejder Rapporter Alt + T Åbner menupunktet Rapporter i hovedmenuen – her findes der standardrapporter eller du kan anvende tilkøbt rapportmodul, samt visning af jobs der er kørt i systemet under Vis job Opsætning Alt + S Åbner menupunktet Opsætning i hovedmenuen – her vises undermenuer, hvor du bl.a. kan se Stillingskategorier, resultattabeller, kontoplan mm. Visma Løn Alt + I Åbner menupunktet Visma i hovedmenuen – her finder du Kontakt os og kan se, hvordan du kommer i kontakt med os Højremenu Alt + E Kan anvendes når du står i en undermenu og der er yderligere valgmuligheder i højre side i en dropdown menu. Når du står i højremenuen, vælg med pilene, menupunktet du ønsker at se, tryk herefter på Enter for at vælge Et niveau tilbage Esc Ønsker du at gå et skridt tilbage eller annullere en proces – tryk på Esc og ved flere tryk på Esc kommer du til hovedmenuen Ny Alt + N Anvendes når du er i en undermenu og ønsker at oprette f.eks. en ny medarbejder eller en ny lønart, fraværskode Kopier Ctrl + C Kopierer den tekst eller de tal du har markeret enten i Visma Løn eller andet program, hvorfra du skal bruge data til at sætte ind i Visma Løn Indsæt Ctrl + V Indsætter det du har kopieret sidst med kopi funktionen (Ctrl + C) Fortryd Ctrl + Z Fortryder du din sidste handling – kan gøres flere gange i træk, hvis der er foretaget flere rettelser i træk uden at gemme i processen Ny periode Alt + P Anvendes når du står i menuen Ansættelsesforhold, Resultattabel eller Kontoplan og skal oprette en ny periode Gem Alt + G Anvendes til at gemme eller starte en funktion/rapport Ok Alt + O Anvendes til at gemme eller starte en funktion/rapport Slet Alt + X Anvendes til sletning af f.eks. lønart, fravær eller resultattrin Søg Alt + Q Anvendes når du i en undermenu ønsker at søge en medarbejder frem, hvor muligheden Søg er tilgængelig Søg i oversigt Ctrl + F Søgning af specifik data – enten i systemet, i en oversigt, i lønsedler eller f.eks. kontoplan/linier Hjælp Alt + J Anvendes til at få hjælp til skærmbillede eller felter, så kommer en beskrivelse op i et pop up vindue Frem Page Down Anvendes, hvis du skal bladre frem og tilbage på medarbejderne eller f.eks. under Vis job i datoerne Tilbage Page Up Anvendes, hvis du skal bladre frem og tilbage på medarbejderne eller f.eks. under Vis job i datoerne Første forekomst Ctrl + Home Fører dig til f.eks. første medarbejder under Ansættelsesforhold Sidste forekomst Ctrl + End Fører dig til f.eks. sidste medarbejder under Ansættelsesforhold  

Guide: Sådan laver du en dataleverandøraftale

Pdf vejledning   Tjek af Overførselsservice leverancekvitteringer   1.     Hvad er en leverancekvittering? En leverancekvittering er en kvittering fra Overførselsservice, der viser hvilke overførsler der er foretaget, samt information om eventuelle fejl og afviste overførsler.   2.     Hvornår skal jeg tjekke mine leverancekvitteringer? Når din lønkørsel og afregning er godkendt, skal du tjekke dine leverancekvitteringer. Ved overførsel til Nemkonto kan kvitteringerne tidligst tjekkes fire dage før dispositionsdato. Efter hver lønkørsel sker der afregning af diverse overførsler. Der findes to typer afregninger: ‘Fast afregning’ ‘Ny afregning’   Når de er kørt i Visma Løn, skal du også tjekke status på dine leverancekvitteringer. Du kan under ‘Rapporter’ og ‘Vis job’ se om ovenstående jobs er kørt. Du skal kontrollere kvitteringerne i forbindelse med afregning til Banken, SKAT, ATP, Feriekonto og evt. pensionsselskaber. Der kommer dannes to typer af kvitteringer: T (Transmission) kommer først V (Validation) kommer efterfølgende Disse kvitteringer kommer få minutter efter, du har godkendt lønkørslen i Visma Løn, eller en ‘Fast afregning’ eller ‘Ny afregning’ er kørt i Visma Løn.   Eksempler på leverancekvitteringer og hvor finder jeg dem? Du skal tjekke to typer af leverancekvitteringer, som er beskrevet nedenfor: Transmissionskvittering Betyder besked fra MasterCard til dig som er Dataleverandør, om at MasterCard har modtaget data fra Visma på vegne af jer. Valideringskvittering/Leverancekvittering Betyder besked fra Mastercard til dig som er Dataleverandør, om at Mastercard kan validere data. Hvis kontonummer er forkert eller datoen er for langt ud i fremtiden, vil dette stå i denne kvittering.   3.     Hvor skal jeg logge på for at tjekke kvitteringer? Du skal logge ind i jeres TSI-postkasse hos Mastercard på https://ft.pbs.dk for at hente kvitteringer. Kan du ikke huske jeres Brugernavn og adgangskode, kan du få hjælp hertil ved at skrive til MasterCard Payment Service på følgende mail: it-servicedesk@mastercardpaymentservices.com Bemærk at det kun er Dataleverandører, der kan se leverancekvitteringerne. Når du er logget på med din bruger og password, skal du gøre følgende: Klik på Hent for at hente kvitteringer I næste billede kan du i Oprettelsesdato begrænse dato og klokkeslæt eller du kan lade det stå blankt Klik derefter på Dine filer for at hente kvitteringer Du får vist alle T (Transmission) og V (Validation) kvitteringer inden for oprettelsesdato:   Klik på de enkelte kvitteringer der starter med T eller V for at kontrollere dem. Husk at printe eller gemme filen, for når filen lukkes slettes den automatisk.   4.     Hvad skal jeg gøre, hvis der er en fejl i leverancekvittering? Oplever du fejl på din leverancekvittering, skal du kontakte MasterCard Payment Service: Mail: it-servicedesk@mastercardpaymentservices.com eller på Telefon: +45 80 81 06 65 Mandag-fredag kl. 9:00 - 16:00  

Vejledning log på Visma Løn 1.    Log på Visma Løn Når du skal arbejde i Visma Løn, skal du logge på en sikker forbindelse. Åben en Internet browser f.eks. Google Chrome Angiv url: community.visma.com Klik på firkanten med de 9 små firkanter i, på den blå bjælke. Klik på Find områder Vælg Visma Løn Gå i højre menuen under Relevante links og vælg Log på Visma løn Her vil du blive bedt om, at angive CVR-nummer og brugernavn (har du tidligere bedt om at systemet skal huske det, står det der i forvejen) Angiv din adgangskode Du vil modtage en engangskode retur, enten via mail eller som sms. Du skal skrive koden i feltet Engangskode Klik på Log in og du er nu logget på Visma Løn. OBS!! Gem evt. adressen som en genvej til systemet.

Kør løn om natten og oplev at få mere tid til andre opgaver

Vejledning til hvordan jeg efterreguler i Visma Løn

Vejledning Lønkørsel, supplerende   Supplerende lønkørsel Mangler du at indberette løn til en eller flere medarbejdere, der allerede er oprettet i lønsystemet, skal du oprette en supplerende lønkørsel. Du kan kun køre en supplerende lønkørsel efter den sidste godkendte lønkørsel. Du kan køre flere supplerende lønkørsler. Oprettelse af en kørselsordre For at kunne oprette en supplerende lønkørsel skal du gøre følgende: Vælg Lønadministration og Kørselsordre Klik på Ny Skriv et nummer og en tekst i feltet ’Kørselsordre’ Klik på OK Oprettelse af kørselsselektion til supplerende lønkørsel Vælg Lønadministration og Kørselsselektion Find den sidst anvendte kørselsordre samt selektionsnummer for de medarbejdere, som skal med i supplementskørslen Klik på Kopier  Skriv det kørselsordrenummer, som du har oprettet Vælg lønkørselstypen ’SUP’ Skriv en dispositionsdato (skal være en bankdag) Vælg en aflønningsform  Klik på OK I højremenuen vælger du en ikrafttrædelseskode  Vælg ’V’ i feltet ’Ikrafttrædelseskode’ for variabel løn Klik på OK Skal du køre en supplementskørsel på flere aflønningsformer, skal du oprette en kørselsselektion til hver enkelt aflønningsform ved at gentage ovenstående. Husk, at du altid skal udfylde dispositionsdatoen.  OBS! Medarbejderens skattefradrag bliver ikke brugt i en supplerende lønkørsel.        Rapport ved supplerende lønkørsel Når du opretter en kørselsordre og hvis du kun gør det med en selektion f.eks. bagud løn, så skal du være opmærksom på at der kan være rapporter, som kun viser saldi/beløb for den aflønningsform og dermed kan det se ud som om at saldi på f.eks. timelønnede er væk, men det skyldes blot at du ikke har haft den selektion med i din supplerende lønkørsel.   Eksempel: Du opretter en kørselsordre med kun aflønningsform Bagud. De timelønnede bliver dermed ikke behandlet i denne supplerende lønkørsel. Så vil saldi på f.eks. rapporten ’Medarbejder til gode (år til dato)’, ikke blive vist for de timelønnede, men kun for de bagudlønnede.   Husk at tjek Overførselsservice - se vedhæftet vejledning