Visma Pay käyttövinkit

Kauppiasportaalin Tilastot-välilehdellä saat nopean yleiskatsauksen verkkokauppasi tapahtumista. Sivulla voit tarkastella volyymiä, maksutapahtumien määrää sekä käytettyjen maksutapojen jaottelua. Rajauksen voit halutessasi tehdä päivämäärän ja valuutan mukaisesti. Katso esimerkkikuvat alta:    

Maksujen selaaminen   Kauppiasportaalin Maksut-sivulla voit seurata kauppiastilisi maksutapahtumia helposti erilaisten hakutoimintojen avulla. Klikkaamalla “Näytä hakuvalinnat”-painiketta saat käyttöösi erilaisia suodattimia, joiden avulla voit etsiä yksittäisiä maksutapahtumia.       CSV-tiedosto   Klikkaamalla sivun ylälaidassa olevaa ”Näytä hakuvalinnat”-painiketta saat mahdollisuuden ladata tapahtumia CSV-muodossa.      CSV-tiedosto sisältää tapahtumasta seuraavia tietoja: Tapahtumatunnus, summa ja tilahistoria Kauppiaan sekä alikauppiaan tiedot Maksutapahtumaa käsitellyt maksulaitos, maksulaitoksen antama käsittelytunnus sekä viitenumero Tilaustunnus, maksajan tiedot (nimi ja yhteystiedot) ja tilauserittely (tuotteet sekä hinta- ja veroerittely)   Maksun tila   Kauppiasportaalin “Maksut”-välilehdellä maksun tila kertoo tapahtuman vaiheesta. Maksutapahtuman vaihe voi olla jokin seuraavista:   Vastaanotettu/Created: Maksutoimeksianto on vastaanotettu järjestelmään, mutta sitä ei ole maksettu. Varmennettu/Authorized: Maksutapahtuma on varmennettu ja katevaraus on tehty. Varmennus epäonnistui/Authorization failed): Maksutapahtuman varmennus / katevaraus on epäonnistunut tai maksaminen on keskeytetty. Validointi epäonnistui /Validation failed: Maksutoimeksiannon tiedot ovat virheelliset tai puutteelliset. Veloitettu /Settled: Maksutapahtuma on veloitettu ostajalta ja tilitetään kauppiaalle seuraavassa tilityksessä. Veloitus epäonnistui /Settlement failed: Maksutapahtuman veloittaminen on epäonnistunut. Peruutettu/Reversed: Katevaraus on peruutettu. Käsitelty / Resolved: Epäonnistunut maksutapahtuma tai palautus on käsitelty asiakaspalvelun toimesta. Maksettu /Paid: Maksutapahtuma on maksettu tilityksessä. Välitetty (Forwarded): Maksutapahtuma on käsitelty tilityksessä, mutta erillinen maksulaitos tai pankki tilittää maksun suoraan kauppiaalle. Hyvitys hyväksytty (Refund accepted): Maksutapahtuman palauttaminen on onnistunut. Hyvitetty (Refunded): Maksutapahtuman palautus on veloitettu kauppiaalta tilityksessä. Hyvitys pyydetty kauppiaan toimesta (Refund requested by merchant): Maksutapahtumasta on lähetetty hyvityspyyntö hyväksyttäväksi asiakkaalle. Hyvitys pyydetty asiakkaan toimesta (Refund requested by customer): Maksutapahtumasta on lähetetty hyvityspyyntö hyväksyttäväksi kauppiaalle. Hyvitys pyydetty (Refund requested): Maksutapahtumasta on lähetetty hyvityspyyntö maksulaitokselle. Hyvitys evätty kauppiaan toimesta (Refund rejected by merchant): Kauppias on evännyt hyvityspyynnön. Hyvitys evätty asiakkaan toimesta (Refund rejected by customer): Asiakas on evännyt hyvityspyynnön. Hyvitys evätty (Refund rejected): Maksutapahtuman palauttaminen on epäonnistunut Korjaus käsittelyssä (System adjustment created): Korjaustapahtuma on luotu. Korjaus käsitelty (System adjustment handled): Korjaustapahtuma on hyvitetty tai veloitettu tilityksessä. Tässä esimerkkikuva vaihtoehdoista. Tiloissa “Veloitettu” (Settled) ja “Maksettu” (Paid) olevat maksut ovat veloitettu maksajalta.   Tilassa “Varmennettu” (Authorized) olevista maksuista on tehty katevaraus (korttimaksut, laskut ja osamaksut) ja ne tulee veloittaa hyväksymällä maksutapahtuma veloitettavaksi (Settle payment). Veloituksen voi tehdä kauppiasportaalista avaamalla maksutapahtuman ja valitsemalla “Veloita” (Settle). Verkkokaupan toteutuksesta riippuen, veloitus voi olla mahdollista tehdä suoraan verkkokaupasta. Asiakastyytyväisyyden nimissä suosittelemme veloittamaan maksutapahtumat vasta, kun tilaus on toimitettavissa.    Automaattinen veloitus   Automaattista veloitusta käytettäessä ostaja voi vastaanottaa laskun tilauksesta ennen varsinaista tilauksen toimitusta. Verkkopankilla maksettaessa veloitus tehdään tällöin automaattisesti. Kaikille uusille kauppiaillemme aktivoidaan "Automaattinen veloitus" -ominaisuus, eli kauppiaan ei tarvitse huolehtia katevarausten erillisestä veloittamisesta.    Automaattisen veloituksen saa halutessaan myös pois päältä ”Asetukset”-välilehden kautta. Tämä on kätevää silloin, kun asiakkaan korttitiedot halutaan vain tallentaa "token"-muodossa myöhempiä veloituksia varten.     Riskienhallinta   Kaikkeen kaupankäyntiin liittyy aina petosten riski. Verkkomaksamisessa on syytä kiinnittää huomiota asianmukaiseen riskienhallintaan, koska yleensä kauppias ja asiakas eivät ole jatkuvassa asiakassuhteessa tai eivät tapaa toisiaan. Riski on korkeampi, jos maksettaessa kortilla tai laskulla ei käytetä vahvaa tunnistautumista (TUPAS / 3D Secure). Korttimaksamisessa riskejä hallitaan esimerkiksi käyttämällä 3D Secure –todentamista (Verified by Visa, MasterCard Identity Check). Riski maksutapahtuman takaisinveloitukseen (chargeback) on aina olemassa, mutta todentamisen avulla ja omalla riskienhallinnallisella tapahtumien seurannalla kauppias voi huomattavasti vähentää riskiä. Kauppiaan tulee aktiivisesti seurata maksutapahtumia. Kauppias voi hyvittää ne maksut, joiden osalta on perusteltua syytä epäillä väärinkäyttöä. Varmennusvaiheessa kortin myöntänyt pankki tarkistaa, että onko kortilla katetta tai onko se suljettu ym. Varmennuksella ei kuitenkaan voida varmistaa sitä, ovatko korttitiedot väärissä käsissä.   Korttimaksujen riskienhallinta kauppiasportaalissa   Kauppiasportaalissa on nähtävissä seuraavat riskienhallinnalliset tiedot jokaisesta korttimaksutapahtumasta: 3D Secure varmennus: maksussa käytetty todennuspalvelu Ostajan IP-osoitteen maakoodi     Näiden tietojen perusteella voi havaita maksutapahtumaan liittyvän kohonneen riskin, mikäli todennusta (3D Secure) ei ole käytetty tai ostajan IP-osoitteen maakoodin perusteella korttimaksu on tehty eri maassa kuin mihin tilaus toimitetaan. HUOM. Jos korttimaksussa ei ole käytetty vahvaa 3DS tunnistautumista, kantaa kauppias riskin takaisinveloituksesta. Ottakaa välittömästi yhteyttä Vismaan, mikäli epäilette maksukorttitietoja tai muita maksamiseen liittyviä tietoja päätyneen luvattomiin käsiin: 09 315 42 037 tai  helpdesk@vismapay.com. Ohjeita riskienhallintaan tilausprosessissa   Suosittelemme seuraavia toimenpiteitä osana verkkokaupan tilausprosessia. Kerää riittävät tiedot asiakkaasta ja tarkista asiakkaan antamien tietojen oikeellisuus, esimerkiksi ”Heikkisentie 12 - 48, 00100 Helsinki, 0451234567” on epäilyttävä yhdistelmä. Rajoita verkkokauppaan pääsyä käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Ylläpidä historiatietoja tilauksista ja säilytä tietoja väärinkäyttötapahtumista tai epäilyttävistä tapahtumista, sekä vertaa niitä uusiin tilauksiin. Esimerkiksi, onko samassa toimitusosoitteessa ollut aiemmin väärinkäyttötapahtumia. Erityistä huomioita vaativia merkkejä tilauksissa: Tilauksen summa on keskivertotilausta merkittävästi suurempi On tilattu paljon samaa tuotetta (ellei kyseessä ole tukkumyynti) Sama asiakas on tehnyt lukuisia epäonnistuneita maksuja Lukuisia arvokkaita tuotteita samassa tilauksessa (helposti myytäviä, korkea jälleenmyyntiarvo) Asiakas pyytää / painostaa kiirehtimään tilausta Samaan osoitteeseen useita tilauksia peräkkäin Toimitusosoite on postilokero-osoite tai pakettiautomaatti Tilauksen toimitusosoite on ulkomailla tai tilaus on tehty ulkomaisella kortilla ja toimitusosoite on Suomessa Käytetään anonyymiä tai ilmaista sähköpostiosoitetta.  

Kauppiasportaalin Alikauppiaat-sivulla näet listan kauppiastilisi alikauppiaista. Tarvitset alikauppiaan liitäntäavaimet palvelun käyttöönottoa varten. Sivulla voi luoda myös uusia alikauppiaita. Alikauppiaita käytetään maksutapahtumien erittelyyn kauppiasportaalin maksulistauksessa sekä raporteilla. Alikauppiaan tietoja ei näytetä maksajille.      Sivulla voidaan myös luoda alikauppiaalla uusi avainpari. Uusi avainpari tulee luoda aina jos on olemassa epäilys, että liitäntäavaimet ovat päätyneet vääriin käsiin. Huomaa, että nykyiset avaimet lakkaavat toimimasta välittömästi.    

Kauppiastilin välilehdeltä "Asetukset" pääset kätevästi muokkaamaan tilisi tietoja.     Kauppiastilin Asetukset-sivulta voit muokata seuraavia tietoja: Asiakaspalvelun tiedot Yhteyshenkilön sähköpostiosoite ja puhelinnumero Sähköposti tilitysraporteille Sähköposti tiedotteille, kuten esimerkiksi uutiskirjeille ja häiriötiedotteille Yrityksen osoitetiedot Laskutustiedot Kauppias vastaa laskutustietojensa ajantasaisuudesta. Huomioi valittu laskutustapa ja sen laskutuslisä Maksun veloittaminen Jos "Automaattinen veloitus"-asetus otetaan pois käytöstä, tehdään onnistuneen korttimaksun tai lasku- ja osamaksu-maksutapahtuman yhteydessä vain katevaraus ja maksu tulee veloittaa erikseen joko kauppiasportaalista tai käyttämällä maksurajapintaamme.     Maksuvahvistus Jos käytössäsi on Kehittynyt maksupalautusten hallinta, niin "Salli asiakkaan tehdä hyvitysehdotus maksuvahvistuksesta"-asetuksella voit sallia asiakkaiden pyytää hyvityksen tekemistä tilaukselleen maksuvahvistuksen sisältämän linkin avulla. "Sisällytä ostokuitin tiedot maksuvahvistukseen"-asetuksen ollessa käytössä tulostuu Visma Payn lähettämälle maksuvahvistukselle myös tilauksen tuote- sekä verotiedot. Kauppias vastaa tilauksen sisältämien tuotetietojen oikeellisuudesta.     Tilitysraportin ALV-erittely "Näytä ALV-erittely tilitysraportilla"-asetuksen ollessa käytössä tulostetaan tilitysraportille yhteenveto sen sisältämien maksutapahtumien verokannoista. ALV-erittely koostetaan rajapintaamme lähetettyjen tuotetietojen perusteella eikä tiedoille tehdä tarkistusta toimestamme. Jos erittelyssä on puutteita tai virheitä, tarkistattehan rajapintaamme lähetettyjen tuotteiden verotietojen oikeellisuuden.   Muuttaakseen muita kauppiastilin tietoja kauppiaan tulisi olla yhteydessä Visma Payn asiakaspalveluun.

  Maksujen hyvittäminen   Visma Payn palvelua käytettäessä on sinulla käytössä verkkomaksujen hyvitysominaisuus, jonka avulla voit tehdä hyvityksiä kokonaan kaikille maksutavoille, pois lukien S-pankki ja Ålandsbanken. Lisäpalveluna voit myös hankkia itsellesi kehittyneen maksupalautusten hallinnan, jonka voit aktivoida ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun. Kehittynyt maksupalautusten hallinta helpottaa palautusten käsittelyä, koska maksupalautus on mahdollista tehdä useita kertoja samaan maksuun. Koko- ja osahyvitys on mahdollista tehdä maksutavasta riippumatta. Palautustilanteissa viestintää helpottaa verkkopalvelun asiakkaiden mahdollisuus pyytää palautusta kauppiaalta helposti Visma Pay -palvelun hyvityspyyntölomakkeen kautta. Hyvityspyynnössä asiakas ilmoittaa palautettavat tuotteet sekä palautukseen liittyvät lisätiedot. Kauppias saa ilmoituksen hyvityspyynnöistä ja hyväksyy sen.   Verkkomaksun palauttaminen (versio 1) Verkkopankkimaksun voi palauttaa kokonaan – pois lukien S-Pankki ja Ålandsbanken, jotka eivät tue maksupalautusta Korttimaksun sekä laskun ja osamaksun voi palauttaa kokonaan tai osittain Palautuksen voi tehdä yhteen maksuun vain kerran Maksu palautuu maksajalle yhden pankkipäivän kuluessa Kauppias tekee maksupalautuksen kauppiasportaalin kautta tai tilisiirtona pankkitililtään tilanteissa, joissa kauppiasportaali ei mahdollista maksun palauttamista Kehittynyt maksupalautusten hallinta (versio 2) Maksut voi palauttaa kokonaan tai osittain maksutavasta riippumatta Palautuksen voi tehdä yhteen maksuun useita kertoja Maksu palautuu maksajalle seitsemän pankkipäivän kuluessa Kauppias voi tehdä palautuksen kauppiasportaalin kautta Maksaja voi pyytää palautusta maksuvahvistuksessa olevan linkin kautta Palautuksen tietoihin voidaan liittää palautusta koskevat tuoterivit, jotka päivittyvät kirjanpitorajapinnan kautta automatisoidusti taloushallintoon   Verkkomaksun palautus Versio 1:ssa   Miten voin palauttaa maksutapahtuman kokonaisuudessaan? Maksutapahtuman voi palauttaa ostajalle kokonaisuudessaan kauppiasportaalin kautta. Poikkeuksena ovat S-Pankin ja Ålandsbankenin kautta suoritetut maksut. Näillä maksutavoilla palauttamisesta voit sopia suoraan ostajan kanssa ja tehdä palautuksen tilisiirtona.   Miten voin palauttaa maksutapahtuman osittain? Kauppiasportaali tukee osittaista palauttamista korttimaksujen, laskun ja osamaksun osalta.  Pankkimaksurajapinnat tukevat vain kokopalautusta – eivät tue osittaista palauttamista. Voit sopia asian ostajan kanssa ja suorittaa osapalautuksen suoraan ostajan pankkitilille tilisiirrolla .   Kuinka pitkä aikaraja maksuttomalle palautuksen tekemiselle on? Maksutapahtuman voi palauttaa maksutta vähintään 45 vuorokauden ajan. Osa maksutavoista mahdollistaa pidemmänkin palautusajan, eikä Visma Pay rajoita palautusaikaa.   Verkkomaksun palautus kehittyneessä maksupalautusten hallinnassa, versio 2:ssa (maksullinen lisäpalvelu) Kauppias voi palauttaa maksun tekemällä hyvityksen kauppiasportaalista: Kirjaudu kauppiasportaaliin, etsi palautettava maksu ja avaa maksun yksityiskohdat klikkaamalla maksu Valitse “Hyvitä maksu”   Avautuvasta hyvityslomakkeesta voit valita tehdäänkö hyvitys tuoterivien vai summan perusteella. Hyvityksen voi tehdä tuoterivien perusteella, mikäli tuote-erittely on toimitettu maksuvaiheessa.     Hyvityspyynnön luomisen jälkeen asiakkaalle (tilauksen maksajalle) lähetetään sähköpostiviesti hyvityspyynnöstä mikäli asiakkaan tilinumeroa tarvitaan hyvityksen maksamista varten. Tilinumero pyydetään verkkopankilla maksetuista maksuista, jotka hyvitetään tilisiirtona. Hyvityspyynnön linkistä avautuvalla sivulla asiakas voi syöttää tilinumeronsa ja hyväksyä hyvityspyynnön.       Mikäli asiakas hylkää hyvityspyynnön, näyttää hyvitystapahtuma portaalissa seuraavalta. Hyvitystapahtumassa on nähtävissä mm. hyvityksen tila ja asiakkaan antama kommentti hylkäyksen syystä.     Mikäli asiakas hyväksyy hyvityspyynnön, näyttää hyvitystapahtuma portaalissa seuraavalta:    Seuraavan tilityksen yhteydessä hyväksytyt hyvitykset siirtyvät Hyvitetty-tilaan ja verkkopankkimaksujen hyvitykset maksetaan pankkitileille. Käytännössä verkkopankkimaksu hyvitetään seitsemän pankkipäivän kuluessa. Hyvitykset kortti-, lasku- tai osamaksuista kirjautuvat asiakkaiden kortti- ja laskusaldolle yhden pankkipäivän kuluessa.   Miten voin perua luomani hyvityspyynnön? Mikäli havaitset virheen luodussa hyvityspyynnössä esimerkiksi tuotteiden, summan tai asiakkaan sähköpostin osalta, voit perua hyvityspyynnön valitsemalla Maksun yksityiskohdat -sivulta löytyvästä hyvityslistauksesta “Näytä hyvitys”. Valitse hyvitystapahtuman sivulta “Peru hyvityspyyntö”.   Asiakas saa sähköpostiinsa ilmoituksen hyvityspyynnön perumisesta. Aiemmin lähetetetystä hyvityspyyntöviestin linkistä ei perumisen jälkeen enää pysty hyväksymään hyvityspyyntöä. Miten asiakas voi pyytää maksun palautusta? Asiakas (tilauksen maksaja) voi pyytää kauppiaalta hyvitystä helposti suoraan Visma Pay -palvelun kautta, mikäli kauppiaalla on käytössä kehittynyt maksupalautusten hallinta ja kauppias on ottanut käyttöön "Salli asiakkaan tehdä hyvitysehdotus maksuvahvistuksesta"-asetuksen. Asetuksen ollessa käytössä asiakas saa sähköpostiinsa maksuvahvistuksen yhteydessä linkin, jonka kautta asiakas voi pyytää hyvitystä tilaukselleen kunnes tilauksen koko summa on palautettu. Asiakas avaa maksuvahvistuksen linkin, jolloin seuraavanlainen näkymä avautuu. Näkymässä on nähtävissä mm. kauppiaan yhteystiedot sekä tilauserittely.     Asiakas valitsee pyytääkö hyvityksen tuotteiden vai summan mukaan. Tuotteiden mukaan hyvittäessä asiakas näkee hyvityksen summan heti lisättyään tuotteita hyvitettäväksi.   Summan mukaan hyvitettäessä näkymä on seuraavanlainen:   Valittuaan hyvityksen tuotteet tai summan asiakas syöttää hyvitysmaksun saajan nimen ja tilinumeron IBAN-muodossa. Asiakas voi halutessaan täyttää lisätietokenttään tietoja hyvityksestä, tilauksesta tai palautuksen syystä.   Asiakkaan lähetettyä hyvityspyynnön, kauppiaan asiakaspalvelun sähköpostiin lähetetään viesti uudesta hyvityspyynnöstä. Sähköpostin lisäksi kauppias näkee ilmoituksen hyvityspyynnöstä kauppiasportaalin etusivulla.   Hyvitykset-sivu näyttää kaikki hyvitystapahtumat ja listaa sekä kauppiaan että asiakkaiden hyväksyntää odottavat hyvityspyynnöt.   Hyvityksen avaamalla kauppias näkee pyynnön yksityiskohdat, kuten asiakkaan pyyntöön liittämän viestin sekä tuoterivit. Hyvitys hyväksytään valitsemalla “Hyväksy hyvityspyyntö” ja evätään valitsemalla “Peru hyvityspyyntö”.     Asiakas saa sähköpostiinsa tiedon hyvityspyynnön hyväksymisestä tai eväämisestä.   Mitä tehdä, jos asiakas ei ole vastaanottanut hyvityspyyntösähköpostia? Voit lähettää hyvityspyyntösähköpostin uudelleen klikkaamalla “Lähetä hyvityspyyntösähköposti uudelleen” ja syöttämällä asiakkaan sähköpostin. Vaihtoehtoisesti voit suoraan lähettää hyvitystapahtuman yhteydessä näkyvän hyvityslinkin asiakkaalle. Voit myös hyväksyä hyvityksen klikkaammalla hyvityslinkkiä ja syöttämällä asiakkaan nimen ja asiakkaan IBAN -tilinumeron lomakkeelle.

Visma Payn tekninen dokumentaatio on luettavissa täällä.

Maksut tilitetään kerran viikossa ja maksetaan Osuuspankista viikon ensimmäisenä arkipäivänä, sisältäen perjantain ja lauantain väliseen yöhön mennessä tehdyt tilittämättömät maksut.   Kauppiasportaalin Tilitykset-sivulla voit selata yrityksellesi maksettuja tilityksiä ja niiden sisältämiä maksutapahtumia. Jokaisen tilityksen yhteydessä on Avaa-painiketa, jonka alta löytyvät vaihtoehdot tilitysraportin lataamiseen PDF- tai CSV-muotoisena.

Salasanan voi palauttaa kauppiasportaalin kirjautumissivulta valitsemalla ”Nollaa salasana”. Anna sähköpostiosoitteesi, jolla olet rekisteröitynyt palveluumme. Tämän jälkeen järjestelmä lähettää ohjeet salasanan vaihtamiseksi kyseiseen sähköpostiosoitteeseen.     Jos olet unohtanut käyttäjätunnuksesi, ota yhteyttä asiakaspalveluumme osoitteeseen helpdesk@vismapay.com, niin autamme unohtuneen käyttäjätunnuksen palauttamisessa.