Alle processen die onderdeel zijn van 'aanvragen en uploaden' ondersteunen de volgende bestandstypen: afbeeldingen (*.png, *,jpg, *.jpeg) PDF De keuze om dit te ondersteunen is: Dit is vergelijkbaar met de mogelijkheden bij 'declaratie onkosten' Bovenstaande bestandsformaten zijn toegestaan in Self Service Zowel afbeeldingen en PDF-bestanden bieden mogelijkheden voor zogenaamde Optical Character Recognition (OCR). Simpel gezegd bijvoorbeeld automatisch herkennen van de 'datum' of 'bedrag' van de bijlage.   ... View more

Het is vanaf nu mogelijk om medewerkers een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) te laten uploaden en declareren via de Youforce App en desktop. Grote voordelen hierbij zijn: Medewerker ontvangt VOG digitaal in Berichtenbox (van MijnOverheid). Deze download je en upload je vervolgens direct in de Youforce App. Ontvangt de medewerker VOG toch nog per post? Dan maak je eenvoudig een foto met via de Youforce App. De afgifte datum wordt automatisch herkend Na toevoegen van het betaalbewijs wordt het bedrag automatisch herkend Vanuit de App gaat het door naar een Self Service workflow. Dit biedt jou als beheerder enorme flexibiliteit in: De stappen/activiteiten van de workflow Het gebruik van aanvullende e-mails of notificaties Eigen inrichting met koppeling naar Personeelsdossier Alle mogelijkheden met eigen rubrieken, java-scripts of condities   In dit artikel beschrijven we hoe we dit proces hebben ontwikkeld, hoe je het inricht en welke flexibiliteit je hebt bij de inrichting.   Waarom is dit proces ontwikkeld? Simpel, omdat we het idee ‘Koppeling bijlage onkostendeclaratie VOG naar personeelsdossier’ binnen kregen. Mede op basis van dit idee hebben we gezien dat er meerdere vergelijkbare processen zijn, zoals ‘Uploaden diploma of certificaat’ & ‘Werkgeversverklaring aanvragen via Youforce app’   We hebben ‘uploaden en declareren VOG’ als eerste proces uitgekozen die kan dienen als blauwdruk voor meerdere vergelijkbare processen.    Hoe is het ontwikkeld? Wellicht heb je via LinkedIn gelezen dat we enkele Youforce beheerders hebben uitgenodigd op kantoor in Amersfoort om ons uit te leggen hoe het meest ideale proces er uit zou moeten komen te zien.   Op basis daarvan hebben we een eerste concept gemaakt en gedeeld met meerdere beheerders. Deze is vervolgens verbeterd zodat het een échte blauwdruk is voor meerdere processen. Een heel mooi voorbeeld hoe de Visma|Raet Value Loop in de praktijk werkt.   Hoe activeer je ‘Uploaden en declareren VOG’ Bij dit en toekomstige processen bepaald Visma|Raet bepaalde inrichtingen in Self Service. Dit zal altijd worden beschreven en onderhouden in de ‘handleiding Youforce app & desktop - uploaden en aanvragen’.    Stap 1) Inrichting in Self Service Voor ‘Uploaden en declareren VOG’ gelden de volgende eisen:   Noodzakelijke inrichting workflow Naam workflow Uploaden en declareren VOG Uitsluiten startmenu Aan (hiermee voorkom je dat de Self Service workflow kan worden opgestart vanuit Mijn Youforce. Dit is ongewenst. Want je gaat in Mijn Youforce de desktop variant van het VOG proces uit de App toevoegen.) Naam activiteit Indienen MW Naam knop verzenden In activiteit ‘Indienen MW’ instellingen in ‘Bijlagen’ Voeg bijlage toe Aan/actief Beschrijving van bijlagen Verklaring Omtrent Gedrag Betaalbewijs   Noodzakelijke inrichting formulier Minimaal de volgende twee rubrieken moeten aanwezig zijn op het formulier  Rubriekcode Prompt Weergave PI0379 VOG datum uitgifte datum P06932 Kosten VOG in € getal   💡Tip: Je kunt via Self Service / Beheer / Formulierdefintie / Definities importeren uit Raet Template HRC (9999999) de volgende dialoog/formulier importeren. Zo weet je dat je direct de juiste rubrieken gebruikt.   Stap 2) Koppel desktop-proces aan categorie in Mijn Youforce De innovaties uit de Youforce App zijn ook altijd beschikbaar in de desktop op Mijn Youforce. Ga daarom naar Mijn Youforce / Beheer / Configuratie links Mijn Youforce. Ga naar het onderdeel ‘Persoonlijk’ en koppel daar de optie ‘Uploaden en declareren VOG’ aan de meest relevante categorie.   Stap 3) Autoriseer het nieuwe proces Om toegang te krijgen tot deze functionaliteit dient de gebruiker (veelal de groep alle medewerkers) in ‘Autorisatiebeheer’ rechten hebben op de applicatie ‘Profiel’ met rechten: Uploaden Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)   Hoe werkt het proces? Justis zorgt ervoor dat de medewerker de VOG ontvangt. In onderstaande infographic legt Justis uit dat dit zowel digitaal als per post kan.   1) Medewerker upload zowel VOG als betaalbewijs via Youforce App of Mijn Youforce Zowel via de App als ook via speciaal ontwikkelde desktop schermen in Mijn Youforce wordt de medewerker door de stappen heen geleid.   2) Er wordt een Self Service workflow gestart Via de Mijn Youforce Inbox en via Te doen in Self Service kan de workflow worden afgehandeld. In dit voorbeeld door degene met rechten ‘behandelen PA’.   Inbox van Mijn Youforce   Self Service / Te doen   3) Workflow afgerond? De medewerker wordt geïnformeerd De medewerker krijgt een notificatie dat de workflow is afgerond. Via die notificatie kan de medewerker eenvoudig doorklikken naar zijn/haar eigen personeelsdossier     Tips uit de praktijk Omdat we dit proces samen met meerdere beheerders hebben ontwikkeld hebben we ook direct enkele tips. Deze zijn opgenomen in de kennisbank. Hier vind je bijvoorbeeld: Vastlegging van de datum VOG op persoons- of dienstverband-niveau Wat is de beste werkwijze als de workflow retour gestuurd moet worden? Welke mogelijkheden zijn er voor de digitale VOG (PDF) en de VOG per post? Mogelijkheden om eigen/andere rubrieken te gebruiken voor 'datum' en 'kosten' Ik ben bezig met testen, maar ik zie na indienen geen Self Service workflow ... View more

In de handleiding lees je welke 2 rubrieken moet gebruiken.   Gebruik je andere velden gebruiken voor ‘VOG datum uitgifte’ of ‘Kosten VOG in €’? Kijk dan of je kunt overstappen op de standaard rubrieken.   Wil/kan dat niet? Voeg dat toch de hierboven genoemde velden toe, zet exporteren uit en gebruik een javascript om de waarden over te zetten naar je eigen rubrieken. ... View more

De datum VOG wordt vastgelegd op PI0379. Dit is een rubriek op dienstverband niveau. Dit is gedaan omdat: Er bij meerdere dienstverbanden sprake kan zijn van verschillende screeningsprofielen Als er bij herindiensttreding na x maanden/jaren op een nieuw dienstverband reden kan zijn om opnieuw een VOG aan te vragen.   Maar je kunt zelf in je Self Service formulier ervoor kiezen om via een java-script de waarde uit PI0379 ook over te nemen in een persoonsrubriek zoals PO0026. ... View more

Data leert dat de workflow ‘uploaden en declareren VOG’ vrijwel nooit retour wordt gestuurd. Gebeurt dit toch? Dan zijn er 2 mogelijkheden: Is er een activiteit zoals ‘retour MW’. Dan komt de retour gestuurde workflow in de Inbox van de medewerker. Alleen via de desktop kan deze Self Service workflow opnieuw worden ingediend door de medewerker Gaat de knop ‘retour MW’ naar een eindstatus zoals *afgekeurd? Zorg er dan voor dat hier een heldere aanvullende e-mail ingericht is voor de medewerker. Zodat de medewerker de reden ziet van afkeuring en via de App of MijnYouforce nogmaals het proces kan starten. ... View more

In de loop van 2024 is Justis gestart met de mogelijkheden om een digitale VOG (als PDF) aan te vragen. De medewerker beslist of hij/zij een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) digitaal of per post wil ontvangen. De volgende beslisboom ligt dit toe:   Ervaringen van organisaties die Youforce gebruiken weten we dat de voorkeur heeft om de digitale VOG te ontvangen. Deze kan je namelijk als werkgever op echtheid controleren via https://www.validatie.nl/. Om dit te stimuleren hebben wij in het proces 'Uploaden en declareren VOG' de tekst opgenomen:  Voeg de digitale VOG van Justis (PDF) toe of een afbeelding als je de VOG per post hebt ontvangen   De flexibiliteit van Self Service stelt je in staat om het proces in te richten wat relevant is voor jouw organisatie. Als een medewerker een kopie van de orginele VOG per post aanlevert kan je in Self Service aan een specifieke knop een mail toevoegen zoals:     Op die manier ben je in staat om het volgende te realiseren: De medewerker kan zowel via de App als Mijn Youforce zijn VOG aanleveren. Of dit nu de digitale VOG (PDF) of een foto van een orginele VOG per post is. De Personeel- of Salarisadministratie kan in het geval van een digitale VOG (PDF) direct de echtheid controleren via https://www.validatie.nl/. Is het een echte VOG? Dan kan de workflow naar de volgende activiteit of naar de eindstatus *goedgekeurd. Is het een foto van de  een orginele VOG per post? Dan kan de Personeel- of Salarisadministratie via een aparte knop/activiteit zorgen dat er een automatische mail wordt gestuurd naar de medewerker. Zodra de medewerker vervolgens orgineel aanlevert kan de workflow weer worden doorgezet naar olgende activiteit of naar de eindstatus *goedgekeurd. ... View more

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van aanvragen & uploaden. In dit document wordt de werking en inrichting van aanvragen & uploaden beschreven. Dit betreft de functionaliteiten: Uploaden en declareren VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) Aanvragen werkgeversverklaring woning (voor hypotheek of huurwoning) Uploaden diploma of certificaat   Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.   ... View more

Medewerkers kunnen via de optie 'salaris berekenen' eenvoudig laten berekenen wat de netto gevolgen zijn van: Wijziging van uren Wijziging van salaris Betaald ouderschapsverlof Onbetaald ouderschapsverlof De berekening wordt altijd gedaan aan de hand van de actuele gegevens van de medewerker in Gemal. Daarom is op de Community van Gemal een speciaal onderdeel voor de releases van de salaris simulator. Tevens is de handleiding te vinden in de kennisbank van Gemal.   Maar omdat de optie 'salaris berekenen' ook eenvoudig te gebruiken is via de App is de tutorial ook te vinden op de kennisbank van de app:     ... View more

Stel je toch eens voor. Je zit 's avonds op de bank. Je opent de Youforce App en ziet dat 4 uur extra werken per week je netto € 200,- per maand oplevert. Wat is er mooier dan met één druk op de knop je leidinggevende te verzoeken om je contract aan te passen.    Klinkt te mooi om waar te zijn? Zeker niet! Dit is vanaf nu mogelijk met de integratie tussen 'salaris berekenen' -> 'Self Service'. Misschien wel net het zetje in eenvoud wat in jouw organisatie kan helpen in de strijd tegen persoonstekort.   Hoe richt je het in? Als beheerder ga je naar 'Configuratie Salaris Simulator'. Je activeert de functionaliteit en geeft aan welke workflow gekoppeld moet worden. Meer hoef je niet te doen. In de Handleiding Configuratie Salaris Simulator staat exact beschreven waar je rekening mee moet houden.   Hoe werkt het voor de medewerker? Zowel in de Youforce App als via Mijn Youforce op de desktop kan de medewerker kiezen voor het scenario 'simuleer een wijziging van uren'. De medewerker ziet het berekende netto verschil en kan alle details zien op de proefstrook.   Vervolgens is de knop 'wijzgingsverzoek' zichtbaar. De medewerker klikt daar op en vult de gewenste start datum in.    Wat gebeurt er in Self Service? Na de knop 'accepteren' wordt de gekoppelde Self Service workflow gestart. Zowel in de Inbox van Mijn Youforce als in Self Service Te doen is de workflow zichtbaar voor degene die een actie moet uitvoeren.   In dit voorbeeld de leidinggevende die de 'aanvraag uren wijziging' moet goedkeuren. Het reguliere workflow proces wat jij hebt ingericht voor jouw organisatie.   ... View more