Vanuit de Youforce App & Desktop wordt een Self Service workflow opgestart. Dit proces loopt via een api die ook wordt gebruik in meerdere situaties waarbij een workflow wordt opgestart.    In Self Service wordt veelvuldig gebruik gemaakt van de hulprubriek A00001. Bijvoorbeeld voor een tekstblok, maar ook voor een getal, datum of een label. De diversiteit van deze rubriek is groot. Zo kan een A00001 rubriek misschien wel 2x voorkomen op hetzelfde formulier als tekstblok. Waarbij éénmaal voor de medewerker als input en éénmaal voor de PSA-gebruiker als input.   Om te zorgen dat vanuit de Youforce App & dekstop altijd de toelichting van de medewerker in het juiste veld terecht komt introduceerden wij daarom in november 2023 de reeks FS1700 - FS1799. Al deze rubrieken zullen door Visma|Raet worden beheerd voor specifieke doeleinden waarbij een waarde niet naar HR Core geëxporteerd hoeft te worden.   Daarbij is rubriek FS1700 specifiek aangemaakt voor 'Wensen voor werkgeversverklaring' als tekstblok met 240 karakters. Zo garanderen we de perfecte aansluiting tussen Self Service en de Youforce App.   ... View more

Het is vanaf nu mogelijk om medewerkers via de Youforce App (en ook via Mijn Youforce) een werkgeversverklaring woning (hypotheek) te laten aanvragen. Deze aanvraag gaat, net zoals bij Uploaden en declareren Verklaring Omtrent Gedrag, door naar Self Service. Dit biedt wederom de volgende voordelen: De medewerker kan het proces starten vanuit de App Zodra de werkgeversverklaring beschikbaar is krijgt hij/zij een push-melding en kan deze direct bekijken en downloaden vanuit zijn/haar dossier Jij als beheerder hebt alle flexibiliteit in: De stappen/activiteiten van de workflow Het gebruik van aanvullende e-mails of notificaties Eigen inrichting met koppeling naar Personeelsdossier Alle mogelijkheden met eigen rubrieken, java-scripts of conditie In dit artikel beschrijven we hoe we dit proces hebben ontwikkeld, hoe je het inricht en welke flexibiliteit je hebt bij de inrichting.   Waarom is dit proces ontwikkeld? Simpel, omdat we het idee 'Werkgeversverklaring aanvragen via Youforce app' binnen kregen. Mede op basis van dit idee hebben we gezien dat er meerdere vergelijkbare processen zijn, zoals ‘Uploaden diploma of certificaat’ en het eerder aangegeven  ‘Koppeling bijlage onkostendeclaratie VOG naar personeelsdossier'.    Hoe activeer je ‘Aanvragen werkgeversverklaring woning (hypotheek)’? Bij dit en toekomstige processen bepaald Visma|Raet bepaalde inrichtingen in Self Service. Dit zal altijd worden beschreven en onderhouden in de ‘handleiding Youforce app & desktop - uploaden en aanvragen’.    Stap 1) Inrichting in Self Service Voor ‘Aanvragen werkgeversverklaring woning (hypotheek)’ gelden de volgende eisen:   Noodzakelijke inrichting workflow Naam workflow Werkgeversverklaring hypotheek Uitsluiten startmenu Aan (hiermee voorkom je dat de Self Service workflow kan worden opgestart vanuit Mijn Youforce. Dit is ongewenst. Want je gaat in Mijn Youforce de desktop variant van het werkgeversverklaring proces uit de App toevoegen.) Naam activiteit Indienen MW Naam knop verzenden In activiteit ‘Indienen MW’ instellingen in ‘Bijlagen’ Voeg bijlage toe Aan/actief Beschrijving van bijlagen Formulier van hypotheekverstrekker     Noodzakelijke inrichting formulier De workflow kan gekoppeld zijn aan zowel een formulier als een dialoog. Veelal zal je een hele uitgebreide dialoog hebben met meerdere formulieren (inclusief scripts, templates en mails). Enige voorwaarde is dat dé standaard rubriek voor toelichting/input op het formulier voorkomt: Rubriekcode Prompt Weergave FS1700 Wensen voor werkgeversverklaring tekstblok   Stap 2) Koppel desktop-proces aan categorie in Mijn Youforce De innovaties uit de Youforce App zijn ook altijd beschikbaar in de desktop op Mijn Youforce. Ga daarom naar Mijn Youforce / Beheer / Configuratie links Mijn Youforce. Ga naar het onderdeel ‘Persoonlijk’ en koppel daar de optie ‘Aanvragen werkgeversverklaring woning’ aan de meest relevante categorie.   Stap 3) Autoriseer het nieuwe proces Om toegang te krijgen tot deze functionaliteit dient de gebruiker (veelal de groep alle medewerkers) in ‘Autorisatiebeheer’ rechten hebben op de applicatie ‘Profiel’ met rechten: Aanvragen werkgeversverklaring hypotheek   Hoe werkt het proces?   1) Medewerker vraagt 'werkgeversverklaring hypotheek' aan via app of Mijn Youforce     2) Er wordt een Self Service workflow gestart Via de Mijn Youforce Inbox en via Te doen in Self Service kan de workflow worden afgehandeld. In dit voorbeeld door degene met rechten ‘fiatteren SA’.   In de workflow worden is vanzelfsprekende de eventuele (optionele) tekst die de medewerker heeft ingevoerd alsmede de bijlage zichtbaar.     3) Workflow afgerond? De medewerker wordt geïnformeerd De medewerker krijgt een notificatie dat de workflow is afgerond. Via die notificatie kan de medewerker eenvoudig doorklikken naar zijn/haar eigen personeelsdossier. Ook is de is op de overzichtspagina van 'aanvragen & uploaden' de status zichtbaar.   Tips uit de praktijk Omdat we dit proces samen met meerdere beheerders hebben ontwikkeld hebben we ook direct enkele tips. Deze zijn opgenomen in de kennisbank. Hier vind je bijvoorbeeld: Wat is de beste werkwijze als de workflow retour gestuurd moet worden? Ik ben bezig met testen, maar ik zie na indienen geen Self Service workflow? Waarom wordt rubriek FS1700 gebruikt voor de toelichting? ... View more

Ben je als beheerder aan het testen maar wordt er geen Self Service workflow gestart?    Ga dan als beheerder naar Mijn Youforce / Beheer / Configuratie profiel. Bovenin kan je kiezen voor 'Workflow overzicht' en dan het tabblad 'Aanvragen & uploaden' selecteren. Daar zul je de reden vinden waarom de workflow niet gestart kon worden. Veelal zal het een van de onderstaande redenen zijn: Inrichting Self Service workflow In de handleiding staat exact beschreven waar de workflow aan moet voldoen. Denk aan de naam van de workflow, activiteit, knop en namen van de twee bijlagen. Controleer of je exact hetzelfde gebruikt (inclusief dezelfde opzet kleine/hoofdletters).  Is de 'concurrency eenheid' in Self Service actief? Controleer dan of er geen vergelijkbare workflow nog in omloop is voor de test medewerker/dienstverband. Inrichting Self Service formulier In de handleiding staat exact beschreven welke rubriek verplicht op het formulier moet staan. Controleer of deze rubrieken inderdaad op je formulier staan. Autorisatie Self Service Controleer of je inderdaad rechten hebt op de workflow, bijvoorbeeld als PSA-gebruiker voor 'Fiatteren SA'. En wellicht ook nuttig om te kijken of je inderdaad de autorisatie hebt over de (test)-medewerker waarmee je de werkgeversverklaring aanvraag hebt ingediend. Heb je de inrichting helemaal gecontroleerd? En heb je iets aangepast (b.v. een kleine typfout in de bijlagen) dan zal 's nachts opnieuw de eerdere aanvraag werkgeversverklaring alsnog worden aangeleverd aan Self Service. Dat wordt zelfs 60 nachten opnieuw geprobeerd. Die test 'werkgeversverklaring woning' is dus niet verloren.    Lukt het met bovenstaande stappen toch niet? Maak dan een melding aan bij het ServiceCenter. Daarin ontvangen we bij voorkeur minimaal de volgende gegevens van de test gebruiker die de aanvraag heeft geprobeerd: Persoonsnummer (b.v. 200010) Youforce ID (b.v. RQ267496) Gebruiker ID (b.v. 0e6a62b8-de39-4bc4-92e9-f909abe2abdd) Op basis daarvan zullen we kijken hoe we je verder kunnen helpen bij de test. ... View more

Data leert dat de workflow ‘aanvragen werkgeversverklaring woning (hypotheek)’ vrijwel nooit retour wordt gestuurd. Gebeurt dit toch? Dan zijn er 2 mogelijkheden: Is er een activiteit zoals ‘retour MW’. Dan komt de retour gestuurde workflow in de Inbox van de medewerker. Alleen via de desktop kan deze Self Service workflow opnieuw worden ingediend door de medewerker Gaat de knop ‘retour MW’ naar een eindstatus zoals *afgekeurd? Zorg er dan voor dat hier een heldere aanvullende e-mail ingericht is voor de medewerker. Zodat de medewerker de reden ziet van afkeuring en via de App of MijnYouforce nogmaals het proces kan starten. ... View more

Nee, een medewerker onder bewindvoering of met een loonbeslag kan géén bankrekening (IBAN) wijzigen. Ook niet als hij/zij het recht  ‘Bankrekening wijzigen' heeft.   In HR Core Beaufort leg je dit vast via rubriek P05030 Loonbeslag met de waarde ‘Ja’.     We hebben hiervoor gekozen omdat: P05030 Loonbeslag is dé standaard rubriek óp persoonsniveau. Dus als een medewerkers meerdere dienstverbanden heeft (met vastlegging bankrekening per dienstverband) wordt gezorgd dat voor geen enkel dienstverband het rekeningnummer kan worden gewijzigd. Deze rubriek werkt door op andere relevante plekken, zoals in Flex Benefits waarmee de mogelijkheid om keuzes te maken tijdens een loonbeslag worden beperkt.   Hoe werkt het voor een medewerker? Stel de medewerker heeft het recht ‘bankrekening wijzigen’ dan kan de medewerker nog steeds zijn eigen rekeningnummer bekijken. Maar de optie ‘wijzigen’ is niet meer beschikbaar.   Voorbeeld zonder loonbeslag mét recht ‘bankrekening wijzigen’ Voorbeeld met loonbeslag en mét recht ‘bankrekening wijzigen’ Rubriek P05030 Loonbeslag heeft waarde <leeg> of Nee Rubriek P05030 Loonbeslag heeft waarde Ja             ... View more

Eind 2023 introduceerden we de mogelijkheid om meerdere profiel-gegevens te kunnen wijzigen. Een van de opties is ‘bankrekening wijzigen’. Op basis van feedback hebben we daarin een wijziging doorgevoerd voor medewerkers met bewindvoering & loonbeslag.   Met het recht ‘bankrekening wijzigen’ kunnen medewerkers alleen het eerste (1e) rekeningnummer wijzigen. In de handleiding was daarom reeds de volgende tip opgenomen: Overleg voordat je dit gaat gebruiken met de Salarisadministratie of inderdaad loonbeslagen en bewindvoeringen nooit en te nimmer worden vastgelegd op rekeningnummer 1. Gebeurd dat wel? Dan kan een medewerker namelijk het loonbeslag/bewindvoering overschrijven via een wijziging van betalingsgegevens.   Feedback heeft ons geleerd dat met name voor bewindvoering het toch gebruikelijk/gewenst kan zijn om rekeningnummer 1 te gebruiken. Daarom hebben we gerealiseerd dat als een medewerker op rubriek P05030 Loonbeslag de waarde ‘Ja’ heeft géén bankrekeningnummer meer kan wijzigen. Dit leg je vast in HR Core Beaufort.   We hebben hiervoor gekozen omdat: P05030 Loonbeslag is dé standaard rubriek óp persoonsniveau. Dus als een medewerkers meerdere dienstverbanden heeft (met vastlegging bankrekening per dienstverband) wordt gezorgd dat voor geen enkel dienstverband het rekeningnummer kan worden gewijzigd. Deze rubriek werkt door op andere relevante plekken, zoals in Flex Benefits waarmee de mogelijkheid om keuzes te maken tijdens een loonbeslag worden beperkt.   Hoe werkt het voor een medewerker? Stel de medewerker heeft het recht ‘bankrekening wijzigen’ dan kan de medewerker nog steeds zijn eigen rekeningnummer bekijken. Maar de optie ‘wijzigen’ is niet meer beschikbaar.   Voorbeeld zonder loonbeslag mét recht ‘bankrekening wijzigen’ Voorbeeld met loonbeslag en mét recht ‘bankrekening wijzigen’ Rubriek P05030 Loonbeslag heeft waarde <leeg> of Nee Rubriek P05030 Loonbeslag heeft waarde Ja           ... View more

Op het YouTube kanaal van Visma|Raet is de volgende playlist beschikbaar: Youforce App Instructies   In die playlist zijn standaard video's beschikbaar die je kunt gebruiken om medewerkers en managers te informeren over hoe ze de Youforce App kunnen gebruiken. Onder andere de volgende video's zijn daar te vinden: Mijn profiel Salaris berekenen Inzicht in eigen verzuim Mijn dossier Declaratie kilometer Declaratie onkosten Declaratie overzicht Gewerkte dagen Verzuim door leidinggevende   💡 Alle gebruikers van de Youforce App kunnen ook vanuit de Youforce App eenvoudig naar deze YouTube playlist navigeren vanuit Instellingen ... View more

Via de Youforce App (& Desktop) kan een manager eenvoudig medewerkers ziek- en herstel melden. In veel gevallen is een medewerker vlot hersteld.   Maar er zijn ook diverse situaties waarin goede begeleiding van het verzuim belangrijk is. Welke rol de manager/leidinggevende heeft bij welke taak richt je in in 'VerzuimManagement'. Daarom vind je op de community van VerzuimManagement alle relavante informatie over het verzuim protocol. Tevens is in de kennisbank van VerzuimManagement veel informatie opgenomen, inclusief een tutorial video hoe je dit activeert in de Youforce App.   Om alle video's van de App op één plek te hebben, is dezelfde video hieronder ook te raadplegen: ... View more

In het artikel 'Welke mogelijkheden zijn er voor de digitale VOG (PDF) en de VOG per post?' hebben we toelichting geschreven over de 'digitale VOG'.   Omdat op het moment van het maken van dit kennisbankartikel (april 2024) nog niet alle organisaties bekend zijn met het digitale proces bijgaande enkele voorbeelden hoe de medewerker gaat ervaren. De printscreeens zijn afkomstig vanuit de Berichtenbox vanuit de Overheid en kunnen dus in de loop van tijd veranderen (dit wordt niet beheerd door Visma|Raet). 1. Medewerker krijgt mail & push melding in berichtenbox 2. Medewerker klikt op push melding en logt in op Berichtenbox 3. Medewerker opent bericht van Justis 4. Medewerker opent digitale VOG en kan deze openen met een andere app 5. Vanuit daar kan medewerker VOG downloaden   ... View more