Het is vanaf nu mogelijk om medewerkers via de Youforce App (en ook via Mijn Youforce) een diploma of certificaat te laten uploaden. Dit proces gaat, net Verklaring Omtrent Gedrag, en werkgeversverklaring hypotheek door naar Self Service. Dit biedt wederom de volgende voordelen: De medewerker kan het proces starten vanuit de App Zodra de Self Service workflow is afgerond krijgt de medewerker een push-melding en weet zeker dat de kopie in zijn/haar dossier zit. Jij als beheerder hebt alle flexibiliteit in: De stappen/activiteiten van de workflow Het gebruik van aanvullende e-mails of notificaties Eigen inrichting met koppeling naar Personeelsdossier Alle mogelijkheden met eigen rubrieken, java-scripts of conditie In dit artikel beschrijven we hoe we dit proces hebben ontwikkeld, hoe je het inricht en welke flexibiliteit je hebt bij de inrichting.   Waarom is dit proces ontwikkeld? Simpel, omdat we het idee 'Uploaden diploma of certificaat' binnen kregen. Maar daarnaast zien wij als Visma|Raet ook dat fraude met diploma's, VOG of BIG helaas voorkomt (bron Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport).   Daarom stimuleren wij vanuit Visma|Raet gebruikers om diploma's uit het Diploma-register (van DUO) te uploaden. Net zoals we stimuleren om de digitale VOG van Justis te uploaden. Want de digitale versie zorgt ervoor dat je als werkgever de echtheid van de documenten beter kan controleren.   Hoe activeer je ‘Uploaden diploma of certificaat’? Bij dit en toekomstige processen bepaald Visma|Raet bepaalde inrichtingen in Self Service. Dit zal altijd worden beschreven en onderhouden in de ‘handleiding Youforce app & desktop - uploaden en aanvragen’.    Stap 1) Inrichting in Self Service Voor ‘Uploaden diploma of certificaat’ gelden de volgende eisen:   Noodzakelijke inrichting workflow Naam workflow Uploaden diploma of certificaat Uitsluiten startmenu Aan (hiermee voorkom je dat de Self Service workflow kan worden opgestart vanuit Mijn Youforce. Dit is ongewenst. Want je gaat in Mijn Youforce de desktop variant van het diploma/certificaat uit de App toevoegen.) Naam activiteit Indienen MW Naam knop verzenden In activiteit ‘Indienen MW’ instellingen in ‘Bijlagen’ Voeg bijlage toe Aan/actief Beschrijving van bijlagen Diploma of certificaat   Noodzakelijke inrichting formulier Noodzakelijke inrichting formulier In Self Service / Beheer / Formulierdefinitie / Definities importeren kan je vanuit de Raet Template 9999999 kan je de volgende dialoog en formulier importeren: GEN_D_Uploaden diploma of certificaat V01 GEN_F_Uploaden diploma of certificaat V01   Dit formulier heeft de benodigde rubrieken. Maar het is ook een optie om je bestaande formulier en dialoog te gebruiken. De enige voorwaarde in dat geval is dat minimaal de volgende rubriek aanwezig moet zijn op het formulier:  Rubriekcode Prompt Weergave FS1701 Datum diploma/certificaat datum   Stap 2) Koppel desktop-proces aan categorie in Mijn Youforce De innovaties uit de Youforce App zijn ook altijd beschikbaar in de desktop op Mijn Youforce. Ga daarom naar Mijn Youforce / Beheer / Configuratie links Mijn Youforce. Ga naar het onderdeel ‘Persoonlijk’ en koppel daar de optie ‘Uploaden diploma of certificaat’ aan de meest relevante categorie.   Stap 3) Autoriseer het nieuwe proces Om toegang te krijgen tot deze functionaliteit dient de gebruiker (veelal de groep alle medewerkers) in ‘Autorisatiebeheer’ rechten hebben op de applicatie ‘Profiel’ met rechten: Uploaden diploma of certificaat   Hoe werkt het proces?   1) Medewerker kan diploma of certifiaat uploaden via app of Mijn Youforce * Voor uitgebreide beschrijving hoe een medewerker een diploma download uit Mijn diploma's van Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) lees dit kennisbank artikel.   2) Er wordt een Self Service workflow gestart Via de Mijn Youforce Inbox en via Te doen in Self Service kan de workflow worden afgehandeld. In dit voorbeeld door degene met rechten ‘Behandelen PA’.   In de workflow worden is vanzelfsprekende de bijlage en datum getoond die medewerker heeft aangeleverd.   3) Workflow afgerond? De medewerker wordt geïnformeerd De medewerker krijgt een notificatie dat de workflow is afgerond. Via die notificatie kan de medewerker eenvoudig doorklikken naar zijn/haar eigen personeelsdossier. Ook is de is op de overzichtspagina van 'aanvragen & uploaden' de status zichtbaar.   Tips! Voor dit proces zijn meerdere kennisbank artikelen beschikbaar, bijvoorbeeld: Diploma/certificaat: Hoe kan een medewerker toevoegen vanuit Mijn diploma's (DUO)? Diploma/certificaat: Ik ben bezig met testen, maar ik zie na indienen geen Self Service workflow Diploma/certificaat: Waarom wordt rubriek FS1701 gebruikt voor de datum? Diploma/certificaat: Wat is de beste werkwijze als de workflow retour gestuurd moet worden? ... View more

De overheid heeft enige jaren geleden de diplomahulp van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) gemaakt.  Hiermee zijn de meeste diploma's digitaal beschikbaar. Waarbij het grote voordeel (als werkgever) is dat een download uit Mijn diploma's een gewaarmerkt officiele PDF betreft. Dit kan helpen bij het voorkomen van diploma fraude.   Om medewerkers te stimuleren deze échte diploma's toe te voegen hebben we eenvoudige link opgenomen met het diploma register. Dit werkt als volgt:   1) Vanuit de app kan medewerker direct naar diploma register 2) Er opent een nieuw scherm (browser van telefoon) waarop medewerker kan inloggen met DigiD app 3) Na inloggen met DigiD ziet medewerker al zijn/haar diploma's 4) Medewerker kan diploma('s) downloaden en vervolgens terug gaan naar de app  5) In de app kan het gedownloade diploma worden geselecteerd 6) De datum wordt herkend en medewerkers ziet een preview ... View more

Data leert dat de workflow ‘uploaden diploma of certificaat’ vrijwel nooit retour wordt gestuurd. Tenzij iemand per ongeluk een verkeerde bijlage toevoegd. Of een zwemdiploma heeft aangeleverd die niet relevant is voor het dossier. Gebeurt dit toch? Dan zijn er 2 mogelijkheden: Is er een activiteit zoals ‘retour MW’. Dan komt de retour gestuurde workflow in de Inbox van de medewerker. Alleen via de desktop kan deze Self Service workflow opnieuw worden ingediend door de medewerker Gaat de knop ‘retour MW’ naar een eindstatus zoals *afgekeurd? Zorg er dan voor dat hier een heldere aanvullende e-mail ingericht is voor de medewerker. Zodat de medewerker de reden ziet van afkeuring en via de App of MijnYouforce nogmaals het proces kan starten. ... View more

Ben je als beheerder aan het testen maar wordt er geen Self Service workflow gestart?    Ga dan als beheerder naar Mijn Youforce / Beheer / Configuratie profiel. Bovenin kan je kiezen voor 'Workflow overzicht' en dan het tabblad 'Aanvragen & uploaden' selecteren. Daar zul je de reden vinden waarom de workflow niet gestart kon worden. Veelal zal het een van de onderstaande redenen zijn: Inrichting Self Service workflow In de handleiding staat exact beschreven waar de workflow aan moet voldoen. Denk aan de naam van de workflow, activiteit, knop en namen van de twee bijlagen. Controleer of je exact hetzelfde gebruikt (inclusief dezelfde opzet kleine/hoofdletters).  Is de 'concurrency eenheid' in Self Service actief? Controleer dan of er geen vergelijkbare workflow nog in omloop is voor de test medewerker/dienstverband. Inrichting Self Service formulier In de handleiding staat exact beschreven welke rubriek verplicht op het formulier moeten staan. Controleer of deze rubrieken inderdaad op je formulier staan. Autorisatie Self Service Controleer of je inderdaad rechten hebt op de workflow, bijvoorbeeld als PSA-gebruiker voor 'Behandelen PA'. En wellicht ook nuttig om te kijken of je inderdaad de autorisatie hebt over de (test)-medewerker waarmee je de diploma/certificaat hebt ingediend. Heb je de inrichting helemaal gecontroleerd? En heb je iets aangepast (b.v. een kleine typfout in de bijlagen) dan zal 's nachts opnieuw het eerder ingediende diploma/certificaat alsnog worden aangeleverd aan Self Service. Dat wordt zelfs 60 nachten opnieuw geprobeerd. Het test diploma/certificaat is dus niet verloren.    Lukt het met bovenstaande stappen toch niet? Maak dan een melding aan bij het ServiceCenter. Daarin ontvangen we bij voorkeur minimaal de volgende gegevens van de test gebruiker die de VOG heeft geupload: Persoonsnummer (b.v. 200010) Youforce ID (b.v. RQ267496) Gebruiker ID (b.v. 0e6a62b8-de39-4bc4-92e9-f909abe2abdd) Op basis daarvan zullen we kijken hoe we je verder kunnen helpen bij de test. ... View more

Als een medewerker een diploma/certifcaat upload wordt in de meeste gevallen automatisch de datum dat het diploma is behaald herkend. Deze datum wordt meegenomen in Self Service. Hiervoor wordt de standaard rubriek FS1701 gebruikt die is geintroduceerd  in november 2023. Dit is een zogenaamde Self Service hulp-rubriek die niet wordt geexporteerd naar HR Core Beaufort.   Dit laadt ruimte om een organisatie specifieke werkwijze toe te passen rondom te gebruiken rubrieken. Er zijn daarbij diverse mogelijkheden: Leg je het vast op een eigen rubriek op persoonsniveau of dienstverband niveau? Een medewerker kan meerdere diploma's hebben, mogelijk heb je daarom meerdere rubrieken? Wellicht heb je per type certificaat of opleiding (MBO, HBO, EHBO) een eigen rubriek die je vastlegd. Wellicht noteer je de datum ook in het Personeelsdossier.   Door te werken met één standaard rubriek FS1701 garanderen we dat het proces vanuit de App (en Mijn Youforce) naadloos aansluit op Self Service. Waarbij je binnen Self Service de flexibiliteit kunt gebruiken die gewenst is in jouw eigen organisatie. ... View more

'Alles wat je in de App kunt doen, kan je ook doen via Mijn Youforce'. Om dat toe te lichten is deze video beschikbaar waarin we laten zien hoe je alle Youforce app processen ook kan inrichten voor op de desktop.   Als beheerder moet je rechten hebben tot: ► Autorisatiebeheer ► Configuratie links Mijn Youforce   ... View more

Als Visma|Raet praten we altijd met veel trots over de 'Youforce App'. Maar daarmee wordt vaak onderbelicht dat alle innovaties vanuit de app óók werken in Mijn Youforce op de desktop of een laptop.   Simpel gezegd: 'Alles wat je in de App kunt doen, kan je ook doen via Mijn Youforce'. Om toe te lichten hoe je al deze functionaliteiten gebruikt in Mijn Youforce hebben we op YouTube zojuist de video 'Youforce desktop processen inrichten' gepubliceerd. ... View more