Vi følger opp suksessen fra i høst, og klemmer til med gratis Brukerdag Julespesial i Oslo 11.desember! Dette blir siste brukerdag for i år, og vi lover deg masse spennende og nyttig innhold, i tillegg til lussekatter og lun førjulsstemning. I løpet av Brukerdagen vil vi fortelle om Visma sine viktigste fokusområder og planer fremover. Du vil få presentert nye muligheter og tjenester i Mamut One og vi tar opp viktige temaer i forbindelse med den nye personvernlovgivningen og regelendringer for lønn. Vi vil også presentere våre nettbaserte alternativer slik at du er oppdatert på hvilke løsninger som vil være best for deg og din bedrift i dag og i fremtiden.   Program og Gratis påmelding   ... View more

 Her er oversikten over kostnader per transaksjon i forbindelse med Mamut Autoinvoice:   Denne oversikten finner du også ved å gå til denne siden, scrolle litt ned og trykke på "Klikk her for å sammenligne de ulike versjonene".   ... View more

Visma Mamut har denne høsten vært ute på veien for å holde brukerdager i norske byer. Etter å ha holdt brukerdager i Oslo reiste vi til Bergen 26. September, og Trondheim 18. oktober. Til sammen hadde vi ca 55 deltakere i disse to byene, hvor vi bød på frokost og kaffe.   Agendaen var som følger: Fokusområder i Visma Digitalisering og trender Status Mamut One Nyhet! Ny tjeneste for elektronisk fakturering i Mamut Digitaliser reiseregninger og lønn Hold deg oppdatert med Mamut Nettbaserte alternativer til Mamut Mamut i sky Deltakere fikk høre litt om våre planer for Mamut i fremtiden, hvor vi ønsket å understreke at Mamut ikke skal fases ut. Tvert imot skjer det mye spennende i Mamut. Vi demonstrerte blant annet ny tjeneste for elektronisk fakturering i Mamut, en av de største nyhetene i siste versjon. Vi viste også hvordan våre kunder kan effektivisere håndtering av reiser, utlegg og lønn ved hjelp av Visma.net Payroll, hvor flere mente de hadde et stort potensial for å gjøre ting enklere og mer digitalt.   Til slutt demonstrerte vi tilleggstjenesten Mamut Application Hosting, vår serverplattform hvor vi håndterer drift av Mamut, og kundene logger på Mamut via nettleser - Mamut i skyen!   Vi har fortsatt to brukerdager til denne høsten: Stavanger 24. oktober og Oslo 30. november. Meld deg gjerne på om du er nysgjerrig på dine muligheter med Mamut!   Meld deg på her   Mamut kunde, Trondheim: “Veldig bra tiltak og håper på flere slike brukerdager”   ... View more

I Community legger vi ut viktige nyheter og informasjon om oppdateringer, det er derfor smart at du abonnerer på dette så du ikke går glipp av noe.     Hvordan abonnere For å kunne abonnere må du være innlogget, og dette gjør du enkelt øverst til høyre på denne siden. Velg Logg inn om du allerede er registrert som bruker, eller Registrer deg om du ikke har en bruker.   Etter innlogging abonnerer du enkelt ved å trykke på sirkel-symbolet oppe til høyre og velger Abonner:     Du har nå abonnert på alle Nyheter fra Mamut One, og blir varslet så fort vi legger ut noe. Varslingshyppighet Standardvarsling er “med èn gang”, og du vil da motta varsel på mail sekunder etter at en nyhet er lagt ut. Varslingshyppighet kan justeres under Mine Abonnementer:   Under Mine Abonnementer velger du Innstillinger for varsler, og gjør de avhukningene som passer for deg, før du lagrer nederst på siden:   HUSK at du kan også abonnere på både Brukertips og vårt diskjusjonsforum Diskusjon.   Les mer om abonnement i "Hjelp"    ... View more

Ny løsning for elektronisk faktura erstatter Mamut Online Vi har nå lansert en ny løsning for elektronisk fakturering (EHF/eFaktura sending og mottak) i Mamut One. Den nye løsningen, som baserer seg på Visma AutoInvoice, er fullintegrert i Mamut One og er bygget for å kunne tilby en enklere, bedre og mer stabil tjeneste enn det vi har i dag gjennom Mamut Online.Løsningen kan taes i bruk allerede nå, les her hvordan du enkelt aktiverer den nye løsningen.   Som en følge av dette er det besluttet at Mamut Online blir utilgjengelig fra mai 2019. Det betyr at du fra mai 2019 ikke lenger vil kunne benytte tjenester i Mamut Online eller logge deg på www.mamutonline.com fra PC eller mobil. Benytter du kun Mamut Online til elektronisk fakturering i dag bør du bytte til den nye løsningen og deaktivere den gamle. Slik deaktiverer du Mamut Online: Gå til Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Mamut Online i ditt Mamut program, og velg Koble fra. Du trenger en gyldig Mamut ID og passord for å få koblet fra. Mamut ID er brukerens epostadresse, som benyttes ved innlogging på mamutonline.com. Klikk på “Glemt eller utdatert passord?”, hvis du trenger passordet til din Mamut ID. Hvis du er usikker på hvilken epostadresse som er deres Mamut ID, kan du kontakte support.   For brukere som benytter annen funksjonalitet i Mamut Online anbefales en samtale med våre rådgivere om alternative løsninger for å dekke de behovene. De kan kontaktes her   MERK! Det er viktig å presisere at dette gjelder kun Mamut Online, og ikke selve økonomisystemet ditt (Mamut Enterprise og Mamut Office). FAQ Hva er Mamut Online? Mamut Online er en tjeneste for å laste opp deler av din database til vår server, og gir deg tilgang til å gjøre enkelte oppgaver på nettet mens den synkroniserer mot din lokale database. De alle fleste Mamut kunder bruker denne kun til å sende elektroniske fakturaer i dag. Man kan komme til tjenesten ved å logge på www.mamutonline.com.   Hva betyr Mamut One? Mamut One er en samlebetegnelse for økonomisystemet og de tjenestene man har rundt. Selve økonomisystemet ditt/programmet heter Mamut Enterprise, eller Mamut Office. Dette ser du under Hjelp - Om. Hva betyr dette for meg som ikke bruker Mamut Online? Dersom du ikke bruker Mamut Online i dag, betyr avviklingen ingenting. Ditt Mamut program vil ikke påvirkes av dette, og vil fungere akkurat som før. Vi vil anbefale deg å ta i bruk elektronisk fakturering.   Hva betyr dette for meg som benytter Mamut Online kun til å sende elektroniske fakturaer? Dersom du kun bruker Mamut Online til å sende elektroniske fakturaer, så er det en enkel prosess å bytte til den nye løsningen og deaktivere den gamle. Den nye løsningen er vesentlig mer stabil, enklere i bruk og gir noen andre fordeler enn den gamle. Det anbefales å gjøres snarest, men senest før utgangen av mai 2019.   Hva betyr dette for meg som bruker Mamut online til andre ting enn elektroniske fakturaer, for eksempel kundeoppfølging og timeregistrering? Dersom du bruker Mamut Online til andre ting enn eFaktura, anbefales det å kontakte vår salgsavdeling for å se på mulige alternativer til å løse de behovene man har.    Har Visma Mamut planer om å avslutte Mamut One? Nei, det finnes ingen planer i dag om å avslutte Mamut One. Har du spørsmål om dette må du gjerne ta kontakt med oss, eller delta på brukerdag.   Vi bruker en 3.parts ekstern løsning for å overføre timer til Mamut. Vil dette påvirke oss? Nei, 3.parts løsninger med integrasjon til timer i Mamut har ikke integrasjon mot Mamut Online, men mot den lokale databasen. ... View more

Når kunden får eFaktura direkte i nettbanken er den allerede ferdig utfylt. Det vil si at de slipper å bruke tid på å skrive inn KID-nummer og kontonummer når de skal betale. Kunden betaler raskere, som fører til bedre likviditet for deg. I tillegg slipper kundene fakturagebyrer og det er en langt sikrere og mer effektiv sending enn ved bruk av post.   En smart ny funksjon er det vi kaller for Avtalefangst. Hvis du aktiverer denne så vil kundene dine få tilbud om å opprette en eFaktura avtale med deg når de betaler en papirfaktura i nettbanken, hvem ønsker vel ikke det?   Den korte tiden du bruker på å aktivere AutoInvoice vil garantert spare både deg og kundene dine for mye tid fremover.   Informer gjerne kundene deres på forhånd, slik at de er klar over at dere vil tilby dette.   eFaktura til privatpersoner er en del av vår nye AutoInvoice-løsning i Mamut. Se hvordan du kommer i gang her ... View more

Via AutoInvoice kan man sende eFaktura direkte til privatpersoner via tjenesten Visma Autoinvoice, slik at den havner i kundens nettbank. Dette kalles også eFaktura B2C. Man benytter da Nets sitt nettverk for å levere fakturaene til den aktuelle kunden i deres nettbank. Å levere eFakturaer til en forbrukers nettbank krever en forhåndsgodkjenning fra forbrukeren. Dette er en sikkerhet for forbrukere slik at ikke useriøse aktører sender fakturaer til deres nettbank. Første gang man fakturerer kunden i Mamut (se lengre ned for innstillinger), så vil kunden motta en sms og en e-post. Kunden klikker på en link i e-posten eller smsen, og logger inn med  BankID for å godkjenne avtalen. Når avtalen er godkjent, vil fakturaen bli tilgjengelig i kundens nettbank. Ved fremtidige faktureringer vil man ikke behøve å godkjenne avtalen igjen, men kun få fakturaen rett i nettbanken. E-posten/SMS som sendes ut vil ha følgende tekst Hei, <Ditt firmanavn> ønsker å sende eFaktura til din nettbank. Med avtale om eFaktura blir fakturaen tilgjengelig direkte i din nettbank. Dette betyr blant annet ingen fakturagebyrer og en sikrere og mer effektiv sending enn ved bruk av post. Når du får eFaktura direkte i nettbanken er den allerede ferdig utfylt, det vil si at du slipper bruke tid på å skrive inn KID-nummer og kontonummer når du skal betale regninger.   Dersom du ønsker å motta fakturaer fra <Ditt firmanavn> som eFaktura til din nettbank, kan du akseptere avtale om mottak av eFaktura her med BankID eller BankID mobil. Dersom du ikke aksepterer eFaktura avtalen vil faktura fra denne leverandøren bli sendt i posten eller via e-post.    For mer informasjon, besøk www.efaktura.no Med vennlig hilsen, Visma Dersom kunden ikke godkjenner avtalen innen tre dager vil fakturaen sendes per e-post til kunden som et vedlegg i PDF format, eller i posten dersom kunden ikke har en registrert e-postadresse i Mamut. Dette håndteres av AutoInvoice tjenesten, og du behøver ikke gjøre noe dersom din kunde ikke godkjenner avtalen. Dersom en kunde ikke forhåndsgodkjenner, så vil de motta per e-post eller post og kan betale den som normalt. For å ta i bruk eFaktura må du Aktivere Visma AutoInvoice i Mamut, og du kan lese mer om hvordan du gjør dette her. Etter at du har aktivert løsningen går du til Vis - Autoinvoice - Innstillinger - Fakturainnstillinger - Fakturering av privatpersoner (B2C)   Fyll ut Navn og E-post for den som skal godkjenne avtalen     Når du har fylt ut all informasjon vil du få tilsendt en e-post med en lenke på for å godkjenne en utstederavtale. Og i AutoInvoice vil det ligge en melding om at utstederavtalen venter på godkjenning   Trykk på linken i e-posten du har mottatt for å godkjenne avtalen Behandling av kontakter i Mamut I Mamut er det viktig at kundene registreres med mobilnummer +47xxxxxxxx, altså sammenhengende og med +47 foran. Ingen andre format vil la deg sende ut sms for godkjenning av avtalen. Sjekk også at korrekt epostadresse er registrert på kunden. Under fanekortet Annen info må du velge Type kontakt: Privatperson.     Gå deretter til fanekortet Innstillinger på kontakten - og knappen AutoInvoice:   Velg aksesspunkt for B2CNO og huk av i boksen for Motta eDokumenter. Om du ikke har valgt Privatperson som type kontakt, vil du få en feilmelding om at du mangler organisasjonsnummer, og vil ikke komme videre. Utskriftsformat vil være fakturarapporten som legges ved den elektroniske forsendelsen, som kunden kan åpne og se i nettbanken (eventuelt mottar per e-post eller post dersom de ikke godtar avtalen). Opprett faktura som vanlig på kunden, og fakturaen vil så leveres til kundens nettbank ved fakturering. Du kan se den sendte fakturaen i utboksen din under Autoinvoice - Sendte dokumenter. MERK! Denne tjenesten kan ikke kombineres med andre tredjeparts løsninger for eFaktura som er integrert mot Mamut. Benytter du for eksempel en løsning fra Integrasjonspartner for eFakturering vil du ved å aktivere denne avtalen i Mamut, avslutte den som du har opprettet i NETS via Integrasjonspartner tidligere. Kunder vil også måtte godkjenne seg på nytt som mottaker av eFaktura fra deg som leverandør. Det er heller ikke mulig å kjøre denne løsningen i kombinasjon med Avtalegiro. Priser for bruk av Autoinvoice til å sende eFakturaer finner du her ... View more

Når man aktiverer den nye AutoInvoiceløsningen, vil alle dokumenter ha status Bokført: Nei, selv om de er bokført manuelt eller med den gamle eDokumenter løsningen. For å løse dette har vi laget et lite verktøy som gjør det enkelt å oppdatere status på alle dokumenter som er bokført i databasen. Kolonnen Bokført under AutoInvoice - Mottatte dokumenter kan ha 3 forskjellige statuser: Ja  Nei   Håndtert. Alle nye dokumenter vil ha Bokført: Nei når de ankommer. Ved å klikke inn på en faktura og enten klikke Bokfør eller Håndtert, vil status oppdateres til henholdsvis Bokført: Ja eller Bokført: Håndtert.   Feltet oppdateres kun når man bokfører/håndterer med den nye AutoInvoice integrasjonen. Verktøyet vi har laget gjør det enkelt å oppdatere status på alle dokumenter som er bokført i databasen. Det er også mulig å manuelt endre status på spesifikke dokumenter, ved å markere de i listen.   MERK! Verktøyet oppdaterer kun Bokført kolonnen hos AutoInvoice, og vil ikke gjøre endringer i regnskapet deres. Verktøyet brukes på eget ansvar. Eventuelle feil kan korrigeres i verktøyet. Det vil ikke hjelpe å lese tilbake sikkerhetskopi, da listen over mottatte dokumenter ligger hos AutoInvoice og ikke lokalt i firmadatabasen.   Slik bruker du verktøyet til å sette Bokført: Ja på alle faktura som er bokført i firmadatabasen: Last ned verktøyet her, på en maskin hvor Mamut er installert: https://cdl.mamut.com/BIN/Support/AutoInvoice/MamutAutoInvoiceStatusUpdate.exe Kjør filen MamutAutoInvoiceStatusUpdate. En liste over deres firmadatabaser i Mamut skal vises. Velg ønsket firmadatabase og klikk Neste. Systemet henter en liste over alle mottatte AutoInvoice dokumenter de siste 6 månedene, og gjør et søk i hovedbok/bilagsregistrering for å se om det finnes bilag på noen av dokumentene. Søket gjøres på bakgrunn av fakturanummer og avsenders orgnummer. Alternativt vil det også søkes på fakturanummer og beløp. Hvis treff vil bilagsnr og bilagsår kolonnene være utfylt. Dokumenter hvor systemet har fått treff på bilag, men Bokført står til Nei, vil automatisk bli haket av i listen. Du kan manuelt legge til eller fjerne haker, for å tilpasse hvilke dokumenter som får oppdatert status. Dobbeltsjekk at korrekte dokumenter er haket av. Sjekk Endre status til står til Ja (bokført) i bunnen av vinduet og klikk Neste. Verktøyet ber deg bekrefte at du ønsker å endre status på valgte dokumenter. Klikk Ja for å oppdatere status. Vent mens status oppdateres. En bekreftelse vises når prosessen er fullført. Du kan så lukke verktøyet. ... View more

Skanning av inngående faktura kan aktiveres om du ønsker at PDF-faktura på epost skal kunne tolkes som elektronisk faktura. Dette åpner for at dine leverandører kan sende deg fakturaer på papir eller e-post som tolkes, og sendes inn i din Mamut som en elektronisk faktura til bokføring. Det anbefales at denne aktiveres Aktivering av Skanning: Gå til Vis - AutoInvoice - Innstillinger - Fakturainnstillinger - Inngående og trykk på Aktiver på linjen med Skanning Du vil nå få opp et registreringsvindu, hvor du legger inn kontaktinformasjonen din for å registrere en scannekonto, hvor avsender av fakturaer kan sende papirer og PDF-fakturaer:   Etter at Skanning er aktivert vil systemet forsøke å åpne en skanningkonto hos AutoInvoice. Det vil være mulig å motta materiell en virkedag etter at skannekontoen er aktivert. Du vil da få en e-post adresse og en post adresse som du skal oppgi til dine leverandører som de kun skal benytte til fakturaer.  Om du trykker på Vis skanneadresse, vil du se hvilken adresse som skal benyttes ved skanning.  Det er viktig å merke seg her at om det i Autoinvoice-skannetjenesten mottas brevpost, som ikke er faktura, så vil den videresendes til postadressen som står her.  MERK: På denne siden kan du se hvilke priser som er gjeldende for de forskjellige tjenestene. ... View more

      I Autoinvoice modulen har du en funksjon for å identifisere alle kunder som kan motta elektronisk faktura. Du finner den under Autoinvoice - Autoidentifiser kunder. Klikk på denne Du vil nå få opp en veiviser: Klikk Neste og systemet vil sjekke alle dine kontakter opp mot elektroniske registre for å sjekke om de kan motta elektroniske fakturaer. Ved å klikke Neste igjen vil alle disse kontaktene bli oppdatert med at de ønsker å motta elektronisk faktura.   Dersom kunder ikke blir identifisert, kan man fortsatt sette de opp med Autoinvoice, og Autoinvoice vil da sende fakturaen per mail eller per post. Du kan også sette innstilling for mange kunder samtidig via Vis - Kontakt - Endre verdier på et utvalg kontakter. Velg Enkelt utvalg, Neste, huk av for Kunder og klikk Neste Velg Endre statusfelter/annen kontaktinformasjon og klikk Neste Velg fanekortet Innstillinger for kunder, huk av for Send dokument som, og du vil få flere valg i nedtrekkslisten Velger du her Automatisk vil Autoinvoice forsøke å sende fakturaen som en eFaktura. Dersom kunden ikke kan motta eFaktura, vil systemet forsøke å sende faktura per e-post. Dersom kunden mangler e-post adresse så vil systemet sende fakturaen per post. Klikker du Neste og Fullfør vil systemet oppdatere dette valget på alle kunder.   ... View more

    I Mamut kan du velge å bokføre en mottatt faktura direkte fra Autoinvoice modulen. Her er det flere fordeler, blant annet er den ferdig utfylt, samt legger ved fakturaen som et vedlegg til bilaget i hovedboken automatisk. Du kan endre både konto og avdeling/prosjekt fra vinduet i Autoinvoice for bokføring. Bokføringsvinduet kan enten åpnes ved å klikke Bokfør inne på en faktura/kreditnota i Motta dokumenter, eller ved å klikke direkte på Bokfør mottatte dokumenter. Det gjøres et søk på organisasjonsnummer for å finne leverandøren i databasen deres. Hvis det ikke er treff, må du velge leverandør ved å klikke på Leverandør knappen. Bokføringsvinduet viser alle produktlinjene på fakturaen, og gir deg mulighet til å velge hvilken  hovedbokskonto de skal føres mot. Det er også mulig å ekskludere en produktlinje, ved å sette Produkttype til Ignorer. Klikk på enten Opprett bilag i bilagsregistrering eller Bokfør i hovedbok. Knappen Innstillinger oppe i venstre hjørne gir deg muligheten til å bestemme hvilke kolonner som skal vises, samt hva  som skal skje når en faktura/kreditnota er bokført ... View more

Når integrasjonen er aktivert, vil dere ha tilgang til de ulike funksjonene fra AutoInvoice fokusområdet til venstre eller fra Vis - AutoInvoice i topp-menyen i Mamut: Forklaring av flytdiagrammet og funksjonalitet: Aktiver AutoInvoice brukes for å deaktivere AutoInvoice-integrasjonen, hvis det skulle være behov for det. Her kan dere også endre hvilken fakturarapport som skal benyttes som standard ved aktivering av AutoInvoice på nye kunder, i feltet Utskriftsformat. Ikke sendte dokumenter gir liste over fakturaer/kreditnotaer som ikke ennå er sendt. Hvis noe skulle gå galt ved sending til AutoInvoice, kan man her se informasjon om feilen og ha mulighet til å sende på nytt.   Sendte dokumenter gir liste over fakturaer/kreditnotaer som er sendt, med status på leveringen. Ved å klikke på et fakturanummer i listen, vil dere se informasjon om fakturaen og ha muligheten til å sende den på nytt.   Mottatte dokumenter gir en liste over mottatte fakturaer/kreditnotaer. Ved å klikke på et fakturanummer i listen, vil dere se informasjon om fakturaen og ha muligheten til å åpne fakturautskriften fra avsender. Klikk på Bokfør for å åpne bokføringsvinduet, eller Marker som håndtert. Bokfør mottatte dokumenter gir en liste over faktura/kreditnota som ennå ikke er bokført. Velg en faktura fra listen for å åpne bokføringsvinduet.   Innstillinger åpner AutoInvoice-innstillingene. Se veiledning her   Autoidentifiser kunder er en veiviser hvor det gjøres et søk for å finne kunder som støtter mottak av elektronisk faktura. Søket kan ta lang tid hvis dere har mange kunder i systemet. Etter søket er fullført, vil det være mulig å aktivere AutoInvoice automatisk på kundene som støtter mottak. ... View more

Denne artikkelen tar for seg hvordan du sender en elektronisk faktura fra Mamut One. Den forutsetter at du har aktivert Autoinvoice slik denne artikkelen beskriver.     Vi har i dette eksempelet allerede kjørt veiviser for å oppdatere alle kunder med Autoinvoice innstillinger (se denne artikkelen) og dobbeltsjekker at alt stemmer ved å klikke på knappen Autoinvoice: Da får du opp dette vinduet: AutoInvoice-innstillinger   Her ser vi at systemet har oppdatert alt av elektronisk adresse, aksesspunkt og utskriftsformat, og nå vil denne kunden motta en elektronisk faktura dersom vi oppretter en faktura. Om man velger Automatisk under Send dokument som, så vil Autoinvoice først forsøke å sende fakturaen som en eFaktura. Dersom kunden ikke kan motta eFaktura, vil systemet forsøke å sende faktura per e-post. Dersom kunden mangler e-post adresse så vil systemet sende fakturaen per post. Du kan også oppdatere kunder manuelt med Autoinvoice-innstillinger. Sett en hake ved Send elektroniske dokumenter til denne kunden ved hjelp av AutoInvoice, under Vis - Kontakt - Kontaktoppfølging - Innstillinger - AutoInvoice. MERK: Dersom du skal sende eFaktura til mottager via meldingsformidler Peppol så må mottager være registrert i ELMA og den elektroniske adressen vil ha prefix 0192. Den elektroniske adressen vil da ha følgende format 0192:0rganisasjonsnummer (EHF 3.0).  Elektronisk adresse AutoInvoice blir automatisk valgt ved opprettelse av en ordre, hvis AutoInvoice er aktivert på kunden. Ordren vil da ha følgende ikon øverst i høyre hjørne: MERK: AutoInvoice kan aktiveres og deaktiveres manuelt på en ordre før fakturering, ved å velge eFormat: (ingen)/AutoInvoice under fanekortet Diverse.  Fyll inn ordren som normalt, og klikk Fakturere. Ved fakturering av ordre vil valget AutoInvoice (ingen utskrift) være valgt som standard i Fakturering-vinduet. Det er da bare å klikke OK for å sende fakturaen til AutoInvoice. Den skal etter kort tid være synlig under Vis - AutoInvoice - Sendte dokumenter. Her vil du se fakturaen(e), status og hvilken Leveringsform som er brukt under Sendt Via: * e-faktura (intern): Der det står (intern) betyr det at mottaker også benytter Autoinvoice, men dette har ingen praktisk betydning. * E-post: Autoinvoice har sendt fakturaen som en e-post og da brukt kundens e-post adresse fra kontaktkortet i Mamut. * Post: Fakturaen er blitt skrevet ut og sendt i posten til kundens adresse fra kontaktkortet i Mamut. Dersom fakturaen sendes før kl 10, vil den postes senest dagen etter.  * Feilet: Om en faktura har status som feilet kan du klikke på den i denne oversikten for å få opp informasjon om hva som kan være årsaken til at den har feilet: Fakturaen vil da åpne seg og under Fakturahistorikk, vil du kunne se hvorfor fakturaen har feilet. Rett opp hvis mulig, og send faktura på nytt, med korrigert informasjon:   MERK: På denne siden kan du se hvilke priser som er gjeldende for de forskjellige tjenestene. ... View more

Flere og flere bedrifter ser nå fordelene i å ta i bruk elektronisk håndtering av fakturaer både inn og ut av bedriften. Mamut har nå en ny løsning for dette som heter Visma Autoinvoice, som lar deg sende og motta fakturaer i alle tilgjengelige leveringsformer som elektronisk faktura (f.eks EHF) , epost eller per post. Les mer under om hvordan du aktiverer denne løsningen i Mamut på få minutter. Listen over sendte og mottatte fakturaer vil kun være tilgjengelig via Mamut programmet. Det er mulig å bokføre mottatte fakturaer og kreditnotaer i bilagsregistrering eller hovedbok, direkte fra Mamut programmet, men det er ikke støtte for bokføring mot innkjøpsmodulen.       Aktivering av den nye AutoInvoice-integrasjonen Sjekk hvilken versjon av Mamut dere har, under Hjelp - Om i programmet. Hvis dere ikke har versjon 24.0.1034 (eller høyere), må dere først og fremst oppdatere til siste versjon. Installasjonsfiler og veiledning finnes på våre nettsider.  Klikk på valget AutoInvoice i menyen til venstre. Hvis du ikke har valget tilgjengelig, så kan det være at brukeren din ikke har tilstrekkelig tilgang til modulen i programmet. Brukeren må være satt opp med tilgang Superbruker for å bruke AutoInvoice-løsningen Det nye fokusområdet for AutoInvoice skal nå vises. Klikk på Aktiver  AutoInvoice, og du vil få et nytt vindu som indikerer status på løsningen og en link til priser og vilkår for tjenesten. (Se også denne siden for mer info om priser) Klikk så på Aktiver her og du vil få en veiviser som tar deg igjennom aktiveringen. Aktiveringsveiviseren vil nå vises. Les gjennom informasjonen og klikk på Neste Skriv inn en gyldig epostadresse for å motta epost vedrørende autentisering av firmaet. Autentiseringen går via Visma Sign, følg instruksjonene i eposten etter at denne veiviseren er fullført.   Klikk Neste. Les gjennom lisensavtalen, klikk på Jeg aksepterer vilkårene for bruk av Visma.net  og klikk på Aktiver Aktiveringen kan ta noen sekunder. Hvis du får melding om at integrasjonen er aktivert kan du klikke Fullfør for å lukke veiviseren Fullfør Du vil så få beskjed om at AutoInvoice er aktivert. Klikk Fullfør. Etter at firmaet er autentisert via Visma Sign (se instruksjoner i tilsendt epost) kan du sende og motta elektroniske dokumenter via Mamut. Velg hvilken fakturarapport som skal benyttes som standard ved aktivering av  AutoInvoice på nye kunder, i feltet Utskriftsformat AutoInvoice-integrasjon aktivert Klikk OK for å lukke vinduet AutoInvoice-integrasjon. De øvrige knappene under AutoInvoice fokusområdet skal nå være tilgjengelig. Klikk  på Innstillinger for å åpne AutoInvoice innstillingene Sjekk at Navn og E-post er korrekt. Gjør eventuelle endringer og klikk Lagre Velg Postadresse i menyen til venstre og sjekk at denne er korrekt. Gjør eventuelle endringer og klikk Lagre. Velg Fakturainnstillinger - Inngående i menyen til venstre. Her kan du aktivere og deaktivere mottak av elektronisk faktura i forskjellige nettverk Visma-nettverket er Vismas nettverk for elektronisk fakturering, og må være aktivert for å kunne motta elektronisk faktura. Peppol-nettverket er det vanligste nettverket for sending/mottak av elektronisk faktura i Norge. Ved aktivering i Peppol, blir dere automatisk registrert i ELMA registeret. Hvis dere ikke ønsker å motta elektronisk faktura, må du deaktivere Peppol-nettverket først, og så Visma-nettverket. Skanning kan aktiveres hvis dere ønsker at PDF-faktura på epost skal kunne tolkes som elektronisk faktura. Dette åpner for at dine leverandører kan sende deg fakturaer på papir eller e-post som tolkes, og sendes inn i din Mamut som en elektronisk faktura til bokføring. Det anbefales at denne aktiveres Etter at Skanning er aktivert vil systemet forsøke å åpne en skanningkonto hos AutoInvoice. Du vil da få en e-post adresse og en post adresse som du skal oppgi til dine leverandører som de kun skal benytte til fakturaer. Les mer i informasjonsvinduet som kommer opp ved aktivering. Velg Fakturaforsendelse i menyen til venstre. Her kan du aktivere eller deaktivere muligheten for å sende faktura som e-post og utskrift (brev i posten) via AutoInvoice-integrasjonen. Gjør eventuelle endringer og klikk Lagre. Hvis e-post eller utskrift er aktivert, og det er valgt Automatisk som leveringsmetode på kunden, vil faktura automatisk bli levert som e-post eller utskrift/brevpost om det skulle feile som elektronisk faktura. Vær oppmerksom på at det er ekstra kostnad ved levering av faktura som utskrift. Under Fakturavarsel i menyen til venstre, kan du aktivere varsel på epost ved mottak og sending av elektronisk faktura. Gjør eventuelle endringer og klikk Lagre Under valget Fakturering av  forbruker kan man sette opp en eFaktura-avtale som lar deg sende en faktura direkte til en forbrukerkundes nettbank eller Vipps. Dette er en stor fordel dersom man har forbrukerkunder da de vil få fakturaen ferdig utfylt direkte i nettbanken eller Vipps. Les mer om B2C her  Lukk vinduet med krysset i hjørnet, når du har gått igjennom innstillingene. AutoInvoice-integrasjonen er nå klar til bruk. Hvis dere har flere brukere, må de andre brukerne starte Mamut på nytt for å kunne ta i bruk integrasjonen. MERK: På denne siden kan man se hvilke priser som er gjeldende for de forskjellige tjenestene. ... View more

Det er kommet nye diettsatser fra 22.06.2018. For at de nye diettsatsene skal være tilgjengelig i Mamut må det lastes ned nye systemfiler i Mamut. For å gjøre dette, gå til Fil - Databaseverktøy - Last ned systemfiler.   I noen tilfeller kan det være nødvendig å oppdatere formlene på lønnsartene for at disse skal hente korrekt sats i henhold til statens satser, når lønnsartene benyttes i lønnsregistreringen.   Oversikten nedenfor viser formlene og de tilhørende satsene: Diettsatser med tilhørende formler - 2018 NB: Vær oppmerksom på at ved utbetaling av bilgodtgjørelse etter statens satser, så er deler av beløpet skattepliktig. Du kan lese mer om det her.   Slik legger du inn en ny formel i formelfeltet på en lønnsart: 1. Gå til Vis – Lønn – Lønnsarter 2. Velg den lønnsarten du ønsker å endre og klikk på Rediger 3. Legg inn formel fra tabellen over i feltet Formel - Lønnsgrunnlag nederst på fanekortet Generelle Innstillinger   MERK: Finnes det ikke en formel som henter den satsen som ønskes kan satsen/beløpet skrives direkte inn i formelfeltet. Man må da bruke punktum i stedet for komma som desimaltegn. Se også denne artikkelen om nye regler for skattepliktig diettgodtgjørelse fra 2018 ... View more

I 2020 er statens sats for kilometergodtgjørelse 4,03 kr pr. km, der 3,50 av dette er skattefritt. Hvis man utbetaler 4,03 kr pr. km må man skatte av 0,53 kr pr km. I Mamut er det lønnsart 710 Bilgodtgjørelse inntil 10.000 km som brukes for satsen på 3,50 kr pr km. Ønsker du fortsatt å utbetale 4,03 kr. pr. km. må du utbetale de siste 0,53 kr. som skattepliktig inntekt. Vi anbefaler at du bruker lønnsart 720 Bilgodtgjørelse, trekkpliktig til dette, men korrigerer formelen på denne lønnsarten for å få satsen på 0,53 kr.    Slik gjør du dette i Mamut: 1) Gå til Vis – Lønn – Lønnsarter 2) Finn lønnsart 720 Bilgodtgjørelse, trekkpliktig 3) I formelfeltet, fjern garates(12,2) og skriv inn 0.53. 4) For at antall KM ikke skal dobles må du  fjerne markeringen for Antall er Antall KM Lønnsarten bør se slik ut:     5) Klikk OK og Avbryt   Skal det utbetales en sats på 4,03 kr. til de ansatte må begge lønnsarter benyttes i lønnsregistreringen.   For brukere av integrasjon mot reiseregningstjenesten Visma.net Expense. For brukere som har integrasjon mot Expense, der alle reiser og utlegg sømløst importeres til Mamut, og benytter særavtale på bilgodtgjørelsen (du utbetaler den siste 0,53 pr km) kan følgende gjøres: Opprett lønnsartene slik det er beskrevet over i Mamut. Synkroniser så med Visma.net Expense:  Klikk deg inn i Mamut på Lønn og personal modulen - Klikk på knappen Visma.net Expense - Under "Velg data som skal eksporteres til Visma.net Expense" markerer du for Lønnsart - Klikk deretter på knappen Eksporter til Visma.net Expense. Logg deg så på Visma.net Expense og gå til Innstillinger - Typer - Kjøring - Bil. Klikk på Bil og stå på fanen Generell Huk av her for Bruk sats for statens særavtale.   6. Klikk så videre på Lønn/bokføring: Her velger du da henholdsvis 710 og 720 (eller den lønnsarten du har opprettet for dette) i feltet for trekkfri og trekkpliktig.   ... View more

  Etter siste oppdatering av Windows 10 kan noen av våre kunder som har Mamut Application Hosting oppleve at Mamut kobler til og så forsvinner i “tray”. Programmet har åpnet seg, men vises ikke på oppgavelinjen. Dette kan i de aller fleste tilfeller løses ved å endre skjermoppløsningen. Lukk alle programmer Høyreklikk på skrivebordet og velg Skjerminnstillinger/Screen resolution Klikk på Avanserte skjerminnstillinger Bla ned og velg Avansert skalering av tekst og andre elementer Klikk på linken Angi et egendefinert skaleringsnivå, velg 100% (eller høyere)  Klikk OK, Bruk og velge å logge ut dersom du ikke har åpne programmer Om du ikke restartet eller logget ut i punktet over, lukk alle programmer og logg ut og inn av Windows/restart maskinen OBS! Benytter du flere skjermer, må skaleringen settes likt på alle skjermene ... View more

I mai 2018 trer nye regler for GDPR (General Data Protection Regulation) i kraft innen EU. Reguleringens hensikt er å styrke og sikre håndteringen av data.  Alle bedrifter som håndterer informasjon om privatpersoner (innen EU) må innføre dette. Norske myndigheter har bestemt at regulativet også skal gjelde i Norge.     For flere spørsmål rundt GDPR, se vår Generelle FAQ   Denne artikkelen skal hjelpe deg å etablere et system som enklest mulig fungerer i henhold til reglene for GDPR.  Den inneholder tips og eksempler, men er ikke et fullstendig sett med instrukser og kan ikke brukes som et underlag for aksept. De nøyaktige forutsetningene for hvordan GDPR skal innføres, varierer fra miljø til miljø. Andre viktige faktorer i en innføring er: hvilken type data du håndterer i ditt system hva systemet skal brukes til hvorfor dataene lagres (hensikt) Faktorene skal sørge for at det lagres minst mulig data. Dette er også noe kundene skal sikre selv fordi de eier sine egne data (er sin egen databehandler). Artikkelen tar for seg forholdene for et standard miljø for Mamut: Mamut One (Mamut One Office og Mamut One Enterprise) Mamut Online Vi beskriver også her vanlige tilknytninger til andre Vismabaserte systemer som f.eks Mobilescanner, Expense, Application Hosting og AutoInvoice, men går inn inn på GDPR fir disse systemene.    For tjenester utenfor Mamut One  er faktorene for GDPR og sikkerhet beskrevet i: https://www.visma.com/privacy/ https://www.visma.com/trust-centre/   MERK: Mamut One brukes i et såkalt on-premise-miljø. I denne sammenhengen betyr det at du som eier av programvaren er ansvarlig for miljøet programmet kjører i. Du er behandlingsansvarlig og er din egen databehandler. Det betyr at du er ansvarlig for å imøtekomme kravene fra GDPR. Dette er likt de juridiske kravene som allerede gjelder for håndtering av økonomiske data som f.eks bokføringsbilag og regler/lover rundt skatt og merverdiavgift. Visma ønsker å levere løsninger som i størst mulig utstrekning gjør det mulig for alle våre kunder å oppfylle disse kravene, også for GDPR. Generelle aspekter Bruk av data For all data hvor hensikten med informasjonen er uklar, kan det lede til at man unnlater å bruke GDPR. Dette gjelder ikke bare felt og kolonner med en definert hensikt, men også der hvor det finnes en mulighet for å lagre vilkårlig informasjon. Fritekstfelt og kommentarer er kilder til misbruk. Denne typen informasjon  kan også ha innhold det er mulig å søke på og analysere. Lagring av data For Mamut One lagres data på ulike steder og i ulike formater. For et system i drift er det mest vanlig å lagre data i: Systemets databaser Loggfiler på serversystemet Loggfiler på lokale maskiner (klienter) Arkivfiler, f.eks. bildefiler av fakturaer Forskjellige typer informasjonskapsler i nettlesere som er innebygde i klienter Forskjellige typer informasjonskapsler i alminnelige nettlesere Systemer kan også ha tilpasninger som muliggjør lagring på andre måter. Varianter av den typen data kan også opprettes på systemer som kjører: Direkte sikkerhetskopier av databaser eller alminnelige filer, f.eks. bildearkiv av fakturaer som lagres på spesielt definerte plasser. Indirekte sikkerhetskopier, f.eks  filer som lagres i skytjenester; DropBox eller Google Drive. I disse lagringsmediene har man i prinsippet ingen kontroll over spredning av data. Det gjelder for data i drift og data som leverandøren av skytjenesten har tatt sikkerhetskopi av. Vær opmmerksom på at du som kunde av disse skytjenestene står ansvarlig for disse dataene, og her gjelder reglene for GDPR uansett om dataene spres med eller uten hensikt. En situasjon kan være at man har tatt en sikkerhetskopi av en database og sendt den til analyse eller support hos en ekstern aktør. Overføring av data Programvare innenfor samme produktlinje er integrerte og deler data på forskjellig måte. Ofte deles også data utenfor de integrerte systemene. Det kan være andre systemer i Visma som har tilleggsfunksjoner f.eks. Autoinvoice eller Mobilescanner, men også systemer fra tredjepartsleverandører. Så fort data flyter mellom forskjellig programvare utenfor Mamut One, kan den GDPR-messige integriteten for disse dataene ikke dekkes av dette dokumentet alene. I slike tilfeller må direktivene for hvert enkelt system også følges. Eksempler på dette er at dere sender e-post fra programmet, utskrifter til fil etc.   Merk at data som i Mamut One-miljøer er beskyttet av forskjellige integrerings- og tilgangssystemer ikke nødvendigvis har samme beskyttelse når de overføres til ytre systemer. Brukerstøtte I mange situasjoner hvor vi yter brukerstøtte, blir produktive data fra kunden lagt ved forespørselen. I tillegg kan kunden sende en beskrivelse av feilsituasjonen, hvordan den kan rekonstrueres, innstillinger i Mamut og databasen som en fil. Med gjeldende GDPR er det ikke lenger tillatt å sende databasen til Visma Mamut uten å ha en forhåndsavtale om dette, via vårt supportsenter.  Tilbakekalling av personlig data Når hensikten med datalagring av informasjon om et individ ikke gjelder lengre, kan personen kreve at lagringen av data tilbakekalles.  Det betyr at alle hoved-og underposter kan slettes eller anonymiseres. Dette krever selvsagt at regnskapsloven fortsatt blir brukt i sin helhet: Regnskapsposter som er eldre enn 10 år Fakturaordre som er eldre enn 5 år Se forøvrig Altinns sider for mer informasjon om regler for oppbevaring av regnskapsmateriale   Sletting eller anonymisering av slike data kan utføres  ved å kontakte vår supportavdeling. Les mer om dette her:  https://community.visma.com/t5/GDPR/GDPR-FAQ-og-script-for-tilretteleggelse-av-Mamut/ta-p/144031     ... View more

Her har vi samlet en rekke spørsmål vedrørende GDPR generelt, og GDPR i Mamut  GENERELT Q:  Får vi som kunde en Databehandleravtale fra Visma? A: Som kunde av Visma har du allerede en Databehandleravtale som gjelder for for ditt kundeforhold hos Visma. Se mer informasjon på vårt Trust Centre Mamut One brukes i et såkalt on-premise-miljø. I denne sammenhengen betyr det at du som eier av programvaren er ansvarlig for miljøet programmet kjører i. Du er behandlingsansvarlig og er din egen databehandler. Det betyr at du er ansvarlig for å imøtekomme kravene fra GDPR. Dette er likt de juridiske kravene som allerede gjelder for håndtering av økonomiske data som f.eks bokføringsbilag og regler/lover rundt skatt og merverdiavgift. Visma ønsker å levere løsninger som i størst mulig utstrekning gjør det mulig for alle våre kunder å oppfylle disse kravene, også for GDPR. I de tilfeller hvor du som kunde benytter en ekstern partner for drift av dine Visma løsninger bør du ha en databehandleravtale med aktuell driftspartner.   Q: Må jeg gjøre noe teknisk for å tilfredsstille kravene i GDPR? A:  Som databehandler bør du rydde opp i egne kunderegistre slik at dere ikke lagrer unødvendige data. Vi har laget en rekke script, som vil være gode verktøy i en slik oppryddingsprosess. Disse kan du lese mer om, og bestille, her Dere bør også vurdere kryptering av maskinparken, samt tenke generell passordsikkerhet.   Q: Er det nødvendig å innhente samtykke for å lagre og bearbeide persondata i Mamut? Vil Mamut tilby en løsning  for innhenting av samtykke? A: Dette vil det være opp til hver og en bedrift å vurdere håndteringen av selv. Man vil ikke få en egen funksjon i Mamut One som vil bistå innhenting av samtykke   Q: Hvilken konsekvens får den nye personvernloven for oss som har Application Hosting? A: Det er ingen forskjell på Mamut Application Hosting og Mamut med tanke på personvernloven.   Må vi innhente samtykke for utsending av nyhetsbrev? A: Du må alltid ha samtykke fra kunden for å kunne sende informasjon i form av nyhetsbrev/salgsfremmende informasjon. Det er dog mulig å sende ikke-selgende informasjon til eksisterende kunder, om det er viktig informasjon som de bør være informert om.   Q: Er det noe verktøy jeg kan kjøre gjennom for å sjekke om mine maskiner er klare for GDPR? A: Nei, dere er selv ansvarlig for å sikre egen infrastruktur (gjennomgang av data som lagres, passordsikkerhet, m.m.)   Q: Er Mamut GDPR Godkjent? Har dere dokumentasjon på det? A: Både GDPR-tilpasning og dokumentasjon vil være på plass fra versjonen som kommer medio mai   Q: Finnes det en "passord sikkerhetspolitikk" i mamut ? Er dataene krypterte osv? A: Nei. Passord står du som kunde fritt til å sette selv i Mamut. Dataene som ligger bak er generelt ikke krypterte, men det er visse datafelter (f.eks. passord) som er det.   Q: Er det noe spesielt i Mamut vi må tenke på, når det gjelder GDPR? A: Kun som tidligere nevnt: Passordsikkerhet på maskinen, passordsikkerhet inn i Mamut One, sikre dataene og tilgangen generelt. Passordbeskytt gjerne sikkerhetskopier. Se denne artikkelen for ikke-Mamut-spesifik informasjon om GDPR:  Generell GDPR FAQ LØNN Q: Man bør ikke kryptere lønnsslipp med fødsels- og personnummer, vil dere gjøre noe med det? A: Ja, det kommer en funksjon hvor man kan velge å legge inn eget passord ved kryptering. Om dette ikke er valgt vil personnummer/D-nummer legges inn Les mer om kryptering av lønnslipp her KONTAKT Q: Hvordan kan man slette eller skjule inaktive kontaktpersoner og kontakter, kommer det noe fuksjonalitet rundt det? A: Vi har laget en rekke script, som vil være gode verktøy i en slik oppryddingsprosess. Disse kan du lese mer om, og bestille, her   Q: En privatperson nekter å gi samtykke på håndtering av hans personlige data i Mamut, hvordan håndterer jeg det i Mamut?   A: For å kunne opprette et kundeforhold lagres data, men dere må da i kontrakten ha med informasjon om hvordan dere lagrer data. Om mangel på samtykke gjelder markedsføring, så kan man jo velge å huke av for Ingen utsendelse på kontaktkortet. Men det blir vanskelig å lagre en kunde uten data. NETTBUTIKK Q: Blir det noen endringer på nettbutikken i forhold til GDPR? A: Nei, det er ikke behov for endringer der. ... View more