Användartips för Control Edge

Nu när julen snart är här och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma IM Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Tänk på att det numera är möjligt att välja om ersättaren ska ärva attestbelopp per automatik för rad och faktura från Attestanten.  Detta styrs av Enhetsparametern "UseInheritAttestAmountsForSubstitutes"   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i IM klicka på användaren uppe till höger. Därefter på Användarinställningar.   I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".   I nästa steg väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter för vilken period det ska gälla.   Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Du vet väl att du kan både sakgranska och attestera samt kontera dina fakturor i IM Mobile.   https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Kontera-dina-fakturor-i-IM-Mobile/ta-p/690470     Prenumera gärna på både nyheter och användartips här inne på Community så att ni inte missar kommande inlägg. 

Den 8:e December kommer det ske ett planerat underhåll för Control Edge och Invoice Manager kl. 20:00 CET till den 9 december, kl. 00:00 CET. Du kan följa status via följande länk

Steget "Validera objekt" ligger likt "Validera kontering" mellan stegen "Sakgranskning" och "Attest". Funktionen gör det möjligt för ekonomihandläggare att filtrera ut specifika konteringar för granskning innan de skickas vidare till steget "Attest" och slutligen "Definitivbokning". De konteringar som ska kontrolleras registreras per enhet i IM Admin, under Enhetsregister > Inställningar, fliken Objektkontroller. När en faktura skickas från "Sakgranskning" till "Attest" och innehåller en kontering som matchar de regler som lagts upp i systemet, skickas fakturan till ekonomiavdelningens gruppkö för steget "Validera objekt".   I exemplet nedan stannar alla fakturor som är konterade med konto [4051] eller [4011 och projekt 101] i steget "Validera objekt". I gruppkön ”Validera Objekt” har ekonomihandläggare möjlighet att redigera konteringsrader på fakturorna, radera konteringsrader (fakturan måste då sakgranskas på nytt), förändra eller lägga till fritext, skicka tillbaka fakturan till valfri sakgranskare, skicka fakturakopia till valfri användare, samt möjlighet att ändra mottagare i nästkommande steg (dvs. ”Attest”).  

Funktionen periodisering läser konton och koddelar direkt från redovisningen och håller koll på bokföringsdatum. Vid defbokningen uppdateras periodiseringsregistret i redovisningen.    Om ni har många konteringsrader kan ni enklet markera alla rader genom att markera översta rubrikraden i konteringsfönstret och då markeras samtliga rader. Alternatviet är att markera de rader som är akutella för periodisering.  Vem som får periodisera styrs av era rättigheter via roller eller användare.   Hur man gör kan ni se här:        

InExchange har på sin hemsida uppdaterat sina vanligaste frågor och svar om fakturaskanning och avvikelsehantering.   På nedan länkar kan ni läsa mer. https://support.inexchange.com/hc/sv/articles/360000038818-Vanliga-fr%C3%A5gor-om-fakturaskanning#4 https://support.inexchange.com/hc/sv/articles/360009541298-Skanning-Avvikelsehantering     Under nedan länk ser du hur man undersöker om en leverantör kan skicka e-faktura. https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Undersok-om-leverantoren-kan-skicka-e-faktura/ta-p/726970

Öppna fakturan i IM I vänstermarginalen på fakturabilden visas information om från vilken e-postadress fakturan har skickats från och till, samt tidpunkt om det är en skannad faktura.     För att enklare kunna läsa information kan du klicka på knappen Rotera och vända fakturabilden.   Har ni fortfarande många leverantör som skickar papper och pdf fakturor? Genom att byta till elektroniska fakturor (e-faktura) kan ni få ett smidigare flöde. Se nedan länk hur du enkelt kan undersöka om en leverantör har möjlighet att skicka e-faktura.   (Beskrivning utgår ifrån att Inexchange är er tjänsteleverantör) https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Undersok-om-leverantoren-kan-skicka-e-faktura/ta-p/726970   https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Hur-far-man-leverantorer-att-skicka-e-faktura/ta-p/712832

Referenser är en viktig del av hanteringen av fakturainformation och används för att säkerställa korrekt adressering och kontering av inkommande fakturor.   I IM Admin läggs Adresseringsreferenser och Konteringsreferenser upp i samma register: Enheter > Enhetsregister > Inställningar, fliken Referenser.   Med hjälp av referenser i återkommande fakturamallar så kan ni effektivisera och automatisera stora delar av hanteringen av fakturor.   Läs mer om Återkommande fakturamallar https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Automatisera-mera/ta-p/645595   Det är först när man tar emot en e-faktura som båda referenser kan finnas. På skannande fakturor är det bara en referens som används, den blir då adresseringsreferensen.   När endast Adresseringsreferens finns kan både mottagare och konto/objekt hämtas från denna referens. När endast Konteringsreferens finns hämtas endast konto och objekt från denna. Om både en Adresseringsreferens och Konteringsreferens finns kommer mottagare hämtas från Adresseringsreferensen och eventuella konton och objekt hämtas från Konteringsreferensen.      Genom att ange referenser korrekt kan ni automatisera fakturahanteringen, där rätt faktura styrs till rätt mottagare och konteras automatiskt. Det minskar manuellt arbete, minimerar fel och skapar ett effektivt och smidigt fakturaflöde.    

Här kommer några tips du kan undersöka om det är problem med att radera en användare.   - Kontrollera att användaren inte har några fakturor i sina köer genom att i IM välja utökat sökläge och välja användaren i fältet för Fakturor i flödet, se bild ovan. Om det finns kan du i IM Admin under Operationer och fliken Flytta faktura flytta de till en annan användare eller till utredning.    -Kontrollera att det inte finns några preliminärbokade fakturor i IM där användaren har en konto-, sakgransknings- eller attestsignatur. Signaturen måste då tas bort eller måste den defintivbokas. För att undersöka detta väljer du utökat sökläge i IM. Välj status Preliminärbokad och sen gör en sökning för varje typ av signatur, se bild ovan.   - Kontrollera om det finns några konteringsmallar med användaren som ägare och markerade som publik. Detta gör du under varje enhet i IM Admin - Enhetsregister - Konteringsmallar. Om det finns måste de redigeras och avmarkeras som publik innan användaren går att radera. Tänk på att när en delad konteringsmall avmarkeras som publik blir den raderad tillsammans med användaren.   - Om ni har Avtal i IM får användaren inte ligga med sitt namn i fältet Påminnelse till för några avtal. Om det finns måste du ta bort/byta användaren i fältet Påminnelse till för alla avtal.   Om det fortfarande inte skulle gå att radera användaren även om du gått igenom ovanstående punkter kan du ta kontakt med supporten för hjälp.  

Nedan bild visar flödet av en faktura från leverantör till Invoice Manager.          

Här kommer några tips du kan undersöka om det är problem med att radera en användare i IM. - Kontrollera att användaren inte har några fakturor i sina köer genom att i IM välja utökat sökläge och välja användaren i fältet för Fakturor i flödet, se bild ovan. Om det finns kan du i IM Admin under Operationer och fliken Flytta faktura flytta de till en annan användare eller till utredning.    - Kontrollera om det finns några konteringsmallar med användaren som ägare och markerade som publik. Detta gör du under varje enhet i DCE Admin - Enhetsregister - Konteringsmallar. Om det finns måste de redigeras och avmarkeras som publik innan användaren går att radera. Tänk på att när en delad konteringsmall avmarkeras som publik blir den raderad tillsammans med användaren.   -Kontrollera att det inte finns några preliminärbokade fakturor i IM där användaren har en konto-, sakgransknings- eller attestsignatur. Signaturen måste då tas bort eller måste den defintivbokas. För att undersöka detta väljer du utökat sökläge i IM. Välj status Preliminärbokad och sen gör en sökning för varje typ av signatur, se bild ovan.   - Kontrollera om det finns några konteringsmallar med användaren som ägare och markerade som publik. Detta gör du under varje enhet i IM Admin - Enhetsregister - Konteringsmallar. Om det finns måste de redigeras och avmarkeras som publik innan användaren går att radera. Tänk på att när en delad konteringsmall avmarkeras som publik blir den raderad tillsammans med användaren. Om det det är en publik mall som vill ha kvar behöver man byta användare på mallen.   - Om ni har Avtal i IM får användaren inte ligga med sitt namn i fältet Påminnelse till för några avtal. Om det finns måste du ta bort/byta användaren i fältet Påminnelse till för alla avtal.   Om det fortfarande inte skulle gå att radera användaren även om du gått igenom ovanstående punkter kan du ta kontakt med supporten för hjälp.  

Nu när det närmar sig sommar och semester så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter så kan temporära roller  tilldelas till denne. Detta administreras från Invoice Manager Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller". Notera att för attestanter så ärver ersättaren attestbelopp för rad och faktura per automatik från attestanten under vikarieperioden. Vill man inte att belopp ska ärvas per automatik så styr man det via enhetsparameter UseInheritAttestAmountsForSubstitutes.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i Invoice Manager klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.      I nästa steg så väljs enhet (en eller alla), period samt vem som ska vara ersättare.      Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Invoice Manager Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Glöm inte heller att ni enkelt kan kontera, sakgranska och attestera era fakturor i Invoice Manager Mobile. Läs mer i detta inlägg

Varför fungerar det inte att ta emot leverantörsfakturor från Transportstyrelsen via skanningstjänsten?   Fakturor från Transportstyrelsen/Länsstyrelsen klassas som juridiska dokument och innehåller därför inte organisationsnummer, VAT-nummer och fakturanummer. På grund av detta kan skanningcentralen inte hantera dem som vanliga fakturor. Vill du ändå att fakturor från Transportstyrelsen ska skickas elektroniskt till dig kan du ansöka om att de skickas som e-fakturor.  Läs mer på Transportstyrelsen.  

Har ni någon leverantör som skickar sina fakturor via exempelvis skanning men som egentligen har möjligheten att skicka som e-faktura? Det är enkelt att kontrollera. E-fakturor är ett snabbare, säkrare och mer informationsrikt alternativ. (Nedan beskrivning utgår ifrån att Inexchange är er tjänsteleverantör) Logga in i Inexchanges portal via: https://web.inexchange.se/inexchange/Start/Account/Login  Välj "Utöka ditt nätverk" Sök fram leverantören på Namn, org.nr eller GLN Visas nedan symbol har leverantören möjlighet att skicka e-fakturor.  

För att lägga till ett nytt konto som periodiseringskonto behöver man tillgång till IM Administrator. Börja med att gå in på Enheten - Enhetsregister - Inställningar och fliken Konton och Objekt.  Markera raden för Konto överst och klicka sedan i rutan för Visa objektvärden.  I den nya rutan som visas letar du upp kontot du söker, markerar det och bockar i rutan Periodisera ute till höger.  Klicka därefter på Verkställ och sedan på Spara.   Det nya kontot kommer nu vara valbart vid periodisering i IM.    

I sök faktura finns nu en ny checkbox Periodiserad som gör det lättare att söka fram fakturor som innehåller en eller flera periodiserade rader.    En ny kolumn i sökresultatet, Periodiserad, vilken innehåller texten Ja eller Nej. På detta sätt blir det exempelvis lättare att hitta fakturor som inte har en periodisering men kanske borde ha.     Om kolumnen inte syns så kan ni välja den via Kolumnväljaren.      

När du använder en webbläsare sparas viss information från webbplatser i cacheminnet och som cookies. Detta gäller även när ni använder IM. Vissa problem åtgärdas av att rensa den, som till exempel problem med visningen av fakturabilden.   Chrome: Klicka på de tre prickarna uppe till höger > Radera webbinformation Välj ett tidsintervall, till exempel Senaste timmen eller Sedan start. Markera de typer av information som du vill ta bort. Klicka på Radera data.     Edge:  Klicka på de tre punkterna upp till höger > Ta bort webbdata  Välj Tidsintervall  Markera de typer av information som du vill ta bort. Klicka på Rensa nu.                   

Har ni en faktura som inte går att skicka till önskad attestant eller att alla raderna inte går att attestera trots behörighet för beloppen? Nedan ges några tips på hur man kan stämma av inställningar och hitta vart begränsningen ligger.   Som första steg måste vi ta reda på vad som är atteststyrande på enheten. Gå via "Enhetsregister>Inställningar, fliken Konton och objekt" och kontrollera för vilken/vilka rader kolumnen Attest har värdet "1". I bilden nedan är "KST" det atteststyrande objektet. Gå därefter in på användaren och fliken "Visa behörigheter". Kontrollera så att "konto/objekt" är inställt på det atteststyrande värdet och jämför listan med hur fakturan i fråga är konterad. Värdet "-1" betyder obegränsat i bilden nedan.   Saknas något värde från den anställda behöver detta läggas till via "Behörigheter>Behörigheter, fliken Attestbehörigheter". Vi rekommenderar här att nyttja roller men behörigheterna kan även läggas direkt på användaren.   Tips! För att se vilka behörigheter/rättigheter en specifikt roll har kan man inne på användaren dubbelklicka på rollen för att få upp mer information.    

När ett nytt konto eller objekt har skapats i Visma Control behöver oftast konteringsbehörigheter tilldelas för att användarna ska kunna nyttja dom i IM. Inställningarna hittas i IM admin, på respektive enhet, under Enhet>Behörigheter>Behörigheter, fliken "Konteringsbehörigheter". Markera den roll eller användare som ska kompletteras. Välj om det gäller ett konto eller objekt. Markera ett eller fler värden under "Tillgängliga värden" och flytta till "Valda värden". Spara ändringen.  

För att öka antalet leverantörer som skickar e-fakturor kan det vara effektivt att regelbundet påminna och ställa krav på detta vid kommunikation med leverantören. En annan strategi är att tillhandahålla information om hur man tar emot e-fakturor så det är tydligt för leverantörerna.   Att informera sina leverantörer om att börja skicka e-fakturor kan ha flera fördelar, bland annat: Tidsbesparingar: Genom att använda e-fakturor minskar man manuell hantering och därmed tidsåtgång för både leverantören och mottagaren. Detta kan leda till kortare betalningstider och färre misstag vid fakturering.   Kostnadsbesparingar: E-fakturor kan minska kostnaderna för papper, porto och andra administrativa kostnader som är förknippade med att skicka fakturor manuellt. Dessutom kan e-fakturor minska risken för förlorade eller försenade fakturor, vilket i sin tur kan leda till förseningar i betalningar.   Bättre spårbarhet: E-fakturor ger bättre spårbarhet och ökad transparens genom hela faktureringsprocessen. Detta kan bidra till att minska risken för felaktiga fakturor och tvister.   Miljövänligare: Genom att använda e-fakturor minskar man pappersanvändningen och därmed den negativa miljöpåverkan.   Effektivitet: E-fakturor kan integreras direkt i företagets affärssystem (ERP) och leverantörsfakturahanteringssystem (EFH), vilket kan leda till effektivare fakturahantering och lägre risk för manuella fel.   Sammanfattningsvis kan införandet av e-fakturor förbättra effektiviteten, minska kostnaderna, öka spårbarheten och minska den negativa miljöpåverkan. Genom att informera leverantörerna om att börja skicka e-fakturor kan man uppmuntra användningen av denna teknik och därmed dra nytta av dess fördelar.

Att kontera dina fakturor i Invoice Manager Mobile är både smidigt och användarvänligt!  Följ dessa enkla steg: Välj Kontering: Börja med att klicka på “Kontering” för att få full översikt över fakturans kontering, inklusive konto, objekt och belopp. Redigera och Lägg till: Klicka på en rad för att se alla tillgängliga objektdimensioner. Ange nödvändiga värden och om du behöver fler rader, använder du bara knappen "Lägg till rad". Markera och Åtgärda: För att utföra åtgärder som att radera eller periodisera, markera raderna enkelt med kryssrutan, och ta del av menyn som dyker upp längst ner. Spara dina ändringar: När du är klar, se till att klicka på Spara för att bevara alla dina konteringsjusteringar. Sakgranska: Om du behöver sakgranska fakturan, kom ihåg att den måste vara färdig konterad först. Skriv eventuella meddelanden och skicka vidare med den gröna knappen. Attest - självklart kan man även attestera fakturor i IM Mobile. Utifrån de behörigheter man har. Inloggning sker med samma konto som inloggning till Invoice Manager webb. Och det är samma rättigheter och behörigheter som man har i webben.   Ett tips är att spara en länk till IM Mobile som genväg i din smartphone.   Med IM Mobile har du alla nödvändiga verktyg tillgängliga i fickan – oavsett var du befinner dig. Effektivisera din fakturahantering idag och få mer tid över till att fokusera på din verksamhet!