Användartips för Control Edge

"Validera kontering" är en rättighet som kan tilldelas en användare. Steget ligger mellan ”Sakgranskning” och ”Attest” och utgör en möjlighet för ekonomihandläggare att sortera ut vissa fakturor för kontroll, innan de skickas vidare till ”Attest” och ”Definitivbokning”. Har fakturan när den skickas från ”Sakgranskning” till ”Attest” en konteringssignatur från en användare med rättigheten aktiverad innebär detta att fakturan skickas till ekonomiavdelningens gruppkö för steget ”Validering kontering”.   I gruppkön ”Validera kontering” har ekonomihandläggare möjlighet att: Redigera konteringsrader på fakturorna (dock ej möjlighet att ta bort sakgransknings- eller attestsignatur) Radera konteringsrader (fakturan måste då sakgranskas på nytt), förändra eller lägga till fritext Skicka tillbaka fakturan till valfri sakgranskare Skicka fakturakopia till valfri användare Samt möjlighet att ändra mottagare i nästkommande steg (dvs. ”Attest”).

Via InExchange Network Portal kan du se vilket ursprung en leverantörsfaktura har, om det är pdf, papper (skannad) eller e-faktura.   Gå till Mottagna fakturor och via välj kolumner läggs Ursprung till.   Om det står Papper i den kolumnen så har den ankommit via brev till skanningen. Om det står pdf har den mailats till skanningen. Om det står ett (-) bindestreck har en ankommit som en e-faktura.   Hur du undersöker om leverantören kan skicka e-faktura. ( Beskrivning utgår ifrån att Inexchange är er tjänsteleverantör)   https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Undersok-om-leverantoren-kan-skicka-e-faktura/ta-p/726970   Kontakta leverantörerna som fortfarande skickar pdf- och pappersfakturor till er och be om e-faktura! Fördelarna med e-faktura är att kvalitén är bättre, kostnaden lägre och mottagandet av fakturan är snabbare.

Effektivisera kontering av inkommande fakturor. AI-modellen ger er konteringsförslag baserat på er fakturahistorik och lär sig i takt med att nya fakturor kommer in. Detta betyder att ju mer data, ju mer den används, desto bättre blir förslagen.    Ett komplement till Återkommande fakturor. Här finns redan bra automatisering!    Hur fungerar det? Varje kund har ett eget dataset. Har man flera enheter så har också varje enhet ett eget dataset. Detta eftersom exempelvis objekt kan skilja sig mellan enheter För nyupplagda enheter, där ingen historik finns, så tar det cirka 100-200 fakturor innan modellen kan ge förslag. För befintliga enheter så laddas fakturahistorik vid aktivering. Inom 24h börjar den att gå igenom data och träna. Förslag ges vid import och det är en konteringsrad som föreslås.  Tränas enbart på definitivbokade fakturor. Konteringssignatur kommer att vara “System” precis som våra andra typer av automatiska konteringsförslag. En "AI-ikon" visas på konteringsraden. Inställt på hög träffsäkerhet - dvs AI-modellen föreslår endast när den känner sig trygg och säker med förslaget.          Att tänka på: Momsrad ingår inte i förslaget från AI-modellen. Moms tolkar vi som vanligt från information i fakturan. Ev. momsfördelning ska fortsatt göras via knapp Momsfördelning.  Återkommande fakturor som går mot en mall har alltid prio 1. Dvs matchas fakturan mot en mall så ges inget förslag från AI-modellen.  Ligger förslaget under den nivå som AI-modellen känner sig trygg med så kommer förslag att ges enligt tidigare satta parametrar, ex från leverantör och/eller referens Hur aktiveras det? Funktionen aktiveras enkelt via 2 enhetsparametrar Aktivera enhetsparameter UseAutoSuggest Nya nivåer i enhetsparameter AutoAccRules ( 6,7 och 8). En av dessa måste väljas för att aktivera funktionen Beskrivning av dessa nya nivåer samt fler detaljer kring AI-baserad förslagskontering hittar ni i denna manual (obs kräver inloggning).       

Nu när julen snart är här och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma IM Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Tänk på att det numera är möjligt att välja om ersättaren ska ärva attestbelopp per automatik för rad och faktura från Attestanten.  Detta styrs av Enhetsparametern "UseInheritAttestAmountsForSubstitutes"   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i IM klicka på användaren uppe till höger. Därefter på Användarinställningar.   I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".   I nästa steg väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter för vilken period det ska gälla.   Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Du vet väl att du kan både sakgranska och attestera samt kontera dina fakturor i IM Mobile.   https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Kontera-dina-fakturor-i-IM-Mobile/ta-p/690470     Prenumera gärna på både nyheter och användartips här inne på Community så att ni inte missar kommande inlägg. 

Steget "Validera objekt" ligger likt "Validera kontering" mellan stegen "Sakgranskning" och "Attest". Funktionen gör det möjligt för ekonomihandläggare att filtrera ut specifika konteringar för granskning innan de skickas vidare till steget "Attest" och slutligen "Definitivbokning". De konteringar som ska kontrolleras registreras per enhet i IM Admin, under Enhetsregister > Inställningar, fliken Objektkontroller. När en faktura skickas från "Sakgranskning" till "Attest" och innehåller en kontering som matchar de regler som lagts upp i systemet, skickas fakturan till ekonomiavdelningens gruppkö för steget "Validera objekt".   I exemplet nedan stannar alla fakturor som är konterade med konto [4051] eller [4011 och projekt 101] i steget "Validera objekt". I gruppkön ”Validera Objekt” har ekonomihandläggare möjlighet att redigera konteringsrader på fakturorna, radera konteringsrader (fakturan måste då sakgranskas på nytt), förändra eller lägga till fritext, skicka tillbaka fakturan till valfri sakgranskare, skicka fakturakopia till valfri användare, samt möjlighet att ändra mottagare i nästkommande steg (dvs. ”Attest”).  

I Control Edge finns flödet avstämning bokslut, som tagits fram för att möta dagens redovisningsbehov. Här beskriver vi processen för att stämma av balanskonton vid bokslutet och belyser några funktioner. Börja processen under Redovisning / Avstämning bokslut. Här listas alla relevanta balanskonton med saldo, och du kan ange avstämt belopp samt bifoga anteckningar och bilagor för varje konto. Innan du påbörjar avstämning av en ny period, behöver du avmarkera dina avstämningar från förra perioden. Kryssa i “Ladda även redan avstämda konton” för att få fram raderna. Klicka på Avmarkera alla och spara.   Välj affärsenhet och period du behöver stämma av. Klicka på 'Ladda' för att se det inledande, periodens och avslutande saldo för varje konto. Du har möjlighet att exkludera konton med nollsaldo samt stängda konton.      Du kan hämta belopp som du vill stämma av från rapporter eller försystem. Ange det belopp du hämtat i kolumnen “Avstämt belopp”. Om det finns en differens, specificeras den automatiskt i kolumnen "Differens". Du kan välja att acceptera en differens om du vet att korrigeringen kommer falla på plats framöver, exempelvis i nästa månad.   Att bifoga bilder av verifikationer kan förbättra insyn och förenkla revisionen. Du kan se vem som senast stämde av ett konto, vilket underlättar samarbetet med kollegor. Det finns möjligheten att automatiskt låsa konton när du angett UB Belopp, vilket markeras i kolumnen "Låst". Skulle differens finnas kan kontot ändå låsas. När avstämningen är klar, kan du generera en rapport under månadsrapporter i utskriftscentralen.   Vill du ha fler tips? Anmäl dig till webbinar. 

Öppna fakturan i IM I vänstermarginalen på fakturabilden visas information om från vilken e-postadress fakturan har skickats från och till, samt tidpunkt om det är en skannad faktura.     För att enklare kunna läsa information kan du klicka på knappen Rotera och vända fakturabilden.   Har ni fortfarande många leverantör som skickar papper och pdf fakturor? Genom att byta till elektroniska fakturor (e-faktura) kan ni få ett smidigare flöde. Se nedan länk hur du enkelt kan undersöka om en leverantör har möjlighet att skicka e-faktura.   (Beskrivning utgår ifrån att Inexchange är er tjänsteleverantör) https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Undersok-om-leverantoren-kan-skicka-e-faktura/ta-p/726970   https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Hur-far-man-leverantorer-att-skicka-e-faktura/ta-p/712832

Referenser är en viktig del av hanteringen av fakturainformation och används för att säkerställa korrekt adressering och kontering av inkommande fakturor.   I IM Admin läggs Adresseringsreferenser och Konteringsreferenser upp i samma register: Enheter > Enhetsregister > Inställningar, fliken Referenser.   Med hjälp av referenser i återkommande fakturamallar så kan ni effektivisera och automatisera stora delar av hanteringen av fakturor.   Läs mer om Återkommande fakturamallar https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Automatisera-mera/ta-p/645595   Det är först när man tar emot en e-faktura som båda referenser kan finnas. På skannande fakturor är det bara en referens som används, den blir då adresseringsreferensen.   När endast Adresseringsreferens finns kan både mottagare och konto/objekt hämtas från denna referens. När endast Konteringsreferens finns hämtas endast konto och objekt från denna. Om både en Adresseringsreferens och Konteringsreferens finns kommer mottagare hämtas från Adresseringsreferensen och eventuella konton och objekt hämtas från Konteringsreferensen.      Genom att ange referenser korrekt kan ni automatisera fakturahanteringen, där rätt faktura styrs till rätt mottagare och konteras automatiskt. Det minskar manuellt arbete, minimerar fel och skapar ett effektivt och smidigt fakturaflöde.    

Nedan bild visar flödet av en faktura från leverantör till Invoice Manager.          

I Control Edge kan du med hjälp av programmets funktioner göra olika typer av avstämingar. Skulle du behöva stämma av huvudboken mot leverantörsreskontran kan du använda rapporterna Huvudbok och Leverantörsreskontra, obetalda. Båda rapporterna finner du via Rapportering - Utskriftcentral. Du kan även använda dig av funktionen Inköp - Avstämning för att se hur många poster det rör sig om. För att läsa mer om hur Avstämningsfunktionen fungerar kan du läsa vårat inlägg om Avstämning här Tänk på att alla konton för leverantörsskulder skall tas med vid en avstämning.  Huvudbok - Control Edge standardrapporter - Redovisning - Dagliga rapporter   Leverantörsreskontra, obetalda - Control Edge standardrapporter - Inköp - Avstämning  

I en tid där behovet av kunskap och samarbete är större än någonsin, är vi glada att kunna erbjuda dig en rad webbinar utformade för att både inspirera och dela med oss av vår kunskap. Dessa sessioner är noggrant planerade för att möta de vanligaste frågorna från våra kunder. Oavsett om du vill veta mer om den senaste programvarureleasen, finslipa dina färdigheter, eller få insiktsfulla råd från Visma, har vi något som passar just dig.   Vad kan du förvänta dig av våra webbinarier?   Mångsidigt innehåll: Vi täcker allt från tips och tricks till fördjupningar inom periodisering, anläggningar och betalningar. Expertpresentatörer: Våra kunniga rådgivare delar med sig av sin ovärderliga expertis och erfarenhet. Interaktivitet: Delta i våra livefrågestunder och få omedelbara svar direkt från våra presentatörer. Flexibilitet: Om du skulle missa ett webbinar, kan du se det vid ett annat tillfälle. Alla sessioner spelas in och är tillgängliga för att ses när du har möjlighet. Alla våra webbinar hittar du i vår webbinarkalender. Vi ser fram emot att ha dig med oss på denna spännande resa av lärande och samverkan. Låt oss tillsammans göra resten av året framgångsrikt och inspirerande.   Anmäl dig här!

  När du skickat en betalning vidare till Autopay, har du fortfarande möjlighet att justera betalningen innan den skickas vidare, vilket kan spara tid och undvika missförstånd. Här är några viktiga punkter att tänka på:   Avbryt betalningar: Om betalningen fortfarande ligger i steget "Godkänn" i Autopay kan den enkelt avbrytas. För att se enskilda betalningar, aktiverar du Transaktionsöversikten, markerar betalningen och klickar på knappen Avbryt nere till vänster på skärmen. Om betalningen redan finns på fliken "Översikt" behöver banken kontaktas. Redigera datum: Du kan ändra betaldatum och förfallodatum direkt  i Autopay, så länge betalningen inte har godkänts. Klicka på knappen Åtgärder när Transaktionsöversikten är aktiverad, för att se de alternativ som finns.  Kontrollera status: Om betalningar inte rapporteras korrekt, använd sökfunktionerna i Control Edge för att hitta status och eventuella felmeddelanden. Med Autopay ökar din kontroll över betalningsflödet, vilket säkerställer att allt går enligt plan innan pengar dras från ditt konto.   Vill du ha fler Tips & Trix i Control Edge? Anmäl dig till webbinar här. 

Vi har tidigare skrivit om hur du kan hitta en betalning i flödet från betalningsförslag till Autopay. När betalningen har status "Att återrapportera" har den skickats till Autopay. Här får du några tips om hur du kan hitta en betalning i flödet om du behöver redigera betalningen, eller om du saknar återrapportering på en betalning.  1. Jag vill avbryta en betalning. Ligger betalningen kvar i “Godkänn” steget så kan du markera betalningen och välja avbryt. Har betalningen godkänts och skickats till banken så är det banken du måste kontakta för att avbryta betalningen. Vissa banker tillåter funktionen "Begär annullering" som du hittar genom att klicka på din betalningsbunt i översikten. Kontakta din bank först för att se om de stöder funktionen. 2. Jag vill ändra betaldatum eller förfallodatum. Vill du ändra förfallodatum så Klickar du på Åtgärder / Redigera förfallodatum i vyn Transaktionsöversikt för att ändra förfallodatum.   Vill du ändra betaldatum så klickar du på den blåa pennan bredvid betalningsdatum och väljer det nya datumet istället. Observera att ändra betaldatum och förfallodatum endast fungerar om betalningen ännu inte är godkänd och fortfarande ligger kvar i Godkänd steget. 3. Jag har en betalning som inte har återrapporteras i Control. I Control kan du söka fram betalningen i Inköp - sök och ladda fram kolumnerna Autopay status, Autopay meddelande samt Autopay buntnummer genom att klicka på det lilla kugghjulet bredvid alla kolumner. Står det t,ex Avvisad av bank i Autopay status måste du i första hand kontakta banken för att se vad som har hänt. Om du vet att betalningen dragits ifrån ditt konto och du inte ser något felmeddelande i Autopay, men betalningen ändå inte har återrapporteras korrekt i Control kan du testa funktionen Uppdatera Autopay status i Inköp - Operationer. Där skriver du in aktuella Affärsenheten och sedan väljer du Buntnummer Control. Välj sedan utför och vänta några minuter och se om statusen uppdaterats till slubetald. Buntnummer hittar du i kolumnen Autopay Buntnummer i Inköp - sök. Alternativt kan du registrera betalningen som betald direkt i Autopay.  När en betalning har dragits från ditt konto kan du även registrera den som betald manuellt under Inköp / Registrera betalning. Välj "Inte skickad med fil eller Autopay". 

Varför fungerar det inte att ta emot leverantörsfakturor från Transportstyrelsen via skanningstjänsten?   Fakturor från Transportstyrelsen/Länsstyrelsen klassas som juridiska dokument och innehåller därför inte organisationsnummer, VAT-nummer och fakturanummer. På grund av detta kan skanningcentralen inte hantera dem som vanliga fakturor. Vill du ändå att fakturor från Transportstyrelsen ska skickas elektroniskt till dig kan du ansöka om att de skickas som e-fakturor.  Läs mer på Transportstyrelsen.  

I Control har du möjlighet att registrera både kundinbetalningar och leverantörsbetalningar manuellt. Det här inlägget kommer dock att fokusera specifikt på leverantörsbetalningar. Har du betalat en leverantörsbetalning manuellt på banken kommer den betalningen inte att återrapporteras automatiskt till Control, eftersom den har gått utanför Autopayflödet. För att kunna bocka av den betalningen som betald i Control behöver du göra följande steg: Så här registrerar du manuella leverantörsbetalningar: Gå till Inköp > Registrera betalningar > Inte skickad via fil eller Autopay. Här får du sedan välja Standardbokning eller Avancerad bokning. Ett tips är att bekanta dig med båda för att se vilken som passar dig och er verksamhet bäst. Fyll i de obligatoriska uppgifterna (de som är markerade med en *). Lägg till eventuella sekundära uppgifter om det behövs. För att stryka betalningar som inte ska komma med i registreringen klickar du på minustecknet längst ute till höger. När du är nöjd med antalet betalningar eller med den betalning du ska registrera trycker du på Spara-knappen. Fakturan kommer då att uppdateras till slutbetald. Tips! Du kan alltid välja att markera raden och trycka på Förhandsgranska. Då ser du hur fakturan kommer att se ut i Reskontran och hur Verifikationen kommer att bli bokad när du sedan sparar.

För att lägga till ett nytt konto som periodiseringskonto behöver man tillgång till IM Administrator. Börja med att gå in på Enheten - Enhetsregister - Inställningar och fliken Konton och Objekt.  Markera raden för Konto överst och klicka sedan i rutan för Visa objektvärden.  I den nya rutan som visas letar du upp kontot du söker, markerar det och bockar i rutan Periodisera ute till höger.  Klicka därefter på Verkställ och sedan på Spara.   Det nya kontot kommer nu vara valbart vid periodisering i IM.    

Efterfrågan på kunskap och samarbete har aldrig varit större, och vi är stolta över att kunna erbjuda en serie webbinar som är utformade för att inspirera och utbilda dig utifrån de vanligaste frågeställningarna från våra kunder. Oavsett om du är intresserad av den senaste releasen, vill förbättra dina färdigheter, eller söker råd från Visma, så har vi något för alla.   Vad kan du förvänta dig?   Mångsidiga ämnen: Från ett urval av Tips & Trix till teman som periodisering, anläggning och betalningar.  Expertpresentatörer: Lyssna på våra rådgivare som delar med sig av sin kunskap och erfarenhet. Interaktiva format: Delta i livefrågestunder och få svar direkt från vår presentatör. Flexibilitet: Missar du ett webbinar? Alla sessioner spelas in och kan ses i efterhand. För att få veta mer om varje enskilt webbinar, och för att registrera dig, kolla in vår webbinarkalender.   Vi ser fram emot att ha dig med oss på en spännande resa av lärande och samarbete. Tillsammans gör vi resten av året till en framgångsrik och inspirerande tid!    Välkommen på webbinar! 

I Control kan du som användare skicka betalningar till era leverantörer. Modulen för att skapa och skicka betalningar finns i Inköp under 'Skapa betalning'. Nedan följer en beskrivning av flödet från att skapa en betalning till att den skickas från Control. Under 'Skapa betalningar' finner du följande flikar: Betalningsförslag (om betalningsförslag är aktiverat i systeminställningarna) Här anger du betaldatum, det vill säga det tidigaste datumet för betalning av fakturorna, samt om det ska vara 'efter/tidigare' eller 'Exakt'. Betaldatum efter/tidigare fungerar så här: fakturor som inte har förfallit vid det angivna betaldatumet betalas på sitt förfallodatum. Om fakturan är förfallen betalas den på det angivna betaldatumet. Om du vill betala alla fakturor på samma dag, oavsett förfallodatum, väljer du 'Exakt' i betaldatum. Om en faktura ska delbetalas anger du det belopp som ska betalas i fältet 'Belopp'. Restbeloppet visas i kolumnen 'Restbelopp'.   Förbered betalning: Här anger du vilka fakturor som ska betalas utifrån betalningsförslaget. Om du kommer från 'Betalningsförslag' efter att ha valt att fortsätta till detta steg vid utskrift av betalningsförslaget, är vissa fält redan ifyllda med uppgifter från det första steget. Om en faktura inte ska betalas tas den bort genom att klicka på minusknappen (-) på den aktuella raden. Denna faktura återgår då till flödet och inkluderas i nästa betalningsförslag. Skapa betalning: Här skapar du en betalning för de betalningsposter som skapades i steget 'Förbered betalning'. Om du kommer från fliken 'Förbered betalning' och har valt att fortsätta till detta steg, är vissa fält förifyllda med uppgifter från föregående steg, till exempel affärsenhet och intervall för betaldatum. Om du gör några ändringar i urvalet, kontrollera att beloppet stämmer överens med beloppet från föregående steg. Om allt ser korrekt ut klickar du på 'Skapa betalning'. En dialogruta visas nu med det belopp som har skapats för betalning och som skickas till Visma Net Autopay. Skriv ut betalningsorder: Om du kommer från fliken 'Skapa betalning' är de flesta fält redan ifyllda och posterna laddas fram automatiskt. Ange destination för utskrift av betalningsordern. Fältet 'Uppdatera reskontraposter till utskriven' markeras automatiskt om destinationen ändras från 'screen' till till exempel 'reportfile'. Det är viktigt att uppdatera posterna till 'Utskriven' för att undvika att posterna kommer med på nästa betalningsorder.

Verkar din anläggning ha försvunnit i anläggningslistan?    Efter sammanslagning av en preliminär anläggning (t ex 457) med en annan anläggning (t ex 369), finns den preliminära anläggningen inte kvar som separat tillgång. Anläggning 457 har då integrerats i anläggning 369.    En preliminär anläggning skapas när du aktiverar ett projekt eller bokför på ett konto markerat som ett anläggningskonto i registret. Ett positivt anskaffningsvärde på den preliminära anläggningen läggs ihop med anskaffningsvärdet på den ursprungliga anläggningen vid sammanslagningen.    Vilka preliminära anläggningar som slagits ihop med en huvudanläggning kan du se i anläggningshistoriken under Anläggning / Sök och kolumnen "Historikinfo", på de rader som har händelsetypen "12; Ihopslagning"      Vill du har fler tips och tricks? Välkommen till webbinar!

För att öka antalet leverantörer som skickar e-fakturor kan det vara effektivt att regelbundet påminna och ställa krav på detta vid kommunikation med leverantören. En annan strategi är att tillhandahålla information om hur man tar emot e-fakturor så det är tydligt för leverantörerna.   Att informera sina leverantörer om att börja skicka e-fakturor kan ha flera fördelar, bland annat: Tidsbesparingar: Genom att använda e-fakturor minskar man manuell hantering och därmed tidsåtgång för både leverantören och mottagaren. Detta kan leda till kortare betalningstider och färre misstag vid fakturering.   Kostnadsbesparingar: E-fakturor kan minska kostnaderna för papper, porto och andra administrativa kostnader som är förknippade med att skicka fakturor manuellt. Dessutom kan e-fakturor minska risken för förlorade eller försenade fakturor, vilket i sin tur kan leda till förseningar i betalningar.   Bättre spårbarhet: E-fakturor ger bättre spårbarhet och ökad transparens genom hela faktureringsprocessen. Detta kan bidra till att minska risken för felaktiga fakturor och tvister.   Miljövänligare: Genom att använda e-fakturor minskar man pappersanvändningen och därmed den negativa miljöpåverkan.   Effektivitet: E-fakturor kan integreras direkt i företagets affärssystem (ERP) och leverantörsfakturahanteringssystem (EFH), vilket kan leda till effektivare fakturahantering och lägre risk för manuella fel.   Sammanfattningsvis kan införandet av e-fakturor förbättra effektiviteten, minska kostnaderna, öka spårbarheten och minska den negativa miljöpåverkan. Genom att informera leverantörerna om att börja skicka e-fakturor kan man uppmuntra användningen av denna teknik och därmed dra nytta av dess fördelar.