Användartips för Visma Business

Visma DCE Mobile  Har du en telefon som kan surfa på internet så har du möjlighet att hantera dina fakturor med den. Visma DCE Mobile är ingen app som du laddar ner eller måste uppdatera, det räcker att din telefon kan komma åt internet. 

 Visste du att det finns en systemparameter som heter AllowSendWhenFirstComplete? Denna inställning tillåt enstaka användare att skicka fakturan vidare i flödet, även om flera användare är knutna till samma ärende. Detta innebär att om du skickar en faktura till flera sakgranskare eller attestanter men en av dessa har möjlighet att sakgranska alternativt attestera samtliga konteringsrader så skickas fakturan vidare i flödet istället för att ligga och vänta hos de övriga användarna tills dessa också skickar fakturan. Detta gör att ditt fakturaflöde blir snabbt och effektivt.

 Nedan följer en kort genomgång av Visma DCE Mobile

Om kassörerna inte alltid står bakom disken eller har uppsikt över kassan  kan man via en inställning förhindra att obehörig får åtkomst till ERP POS användargränssnittet.

Arbetar ni fortfarande med att  manuellt kontera och skicka fakturor på attestflöde i DCE?  Detta behöver ni inte göra manuellt om ni startar upp modulen Återkommande faktura. Denna modulen hjälper er att minska manuell  kontering/sakgranskning och attest  på fakturor genom flödet.  Sätt upp beloppsgränser och då behöver ni bara hantera avvikleser genom flödet.  Denna modul ingår i er DCE licens. Vi har förbättrat administrationen av denna rutin då det ligger i tiden att enkelt  kunna administrera  och bevaka  automatiserade flöden.    Funktionen Sök och Ersätt släppte vi i somras 2017.  Denna funktion används som fördel när du vill uppdatera flera mallar samtidigt. Tidigare var man tvungen att klicka på varje mall för att göra ändringar. De mest frekventa värdena som måste underhållas löpande kan vara  referens, sakgranskare/attestsignatur, konto, koddelar, belopp etc.   Ändra och uppdatera flera mallar samtidigt gör du såhär: För att  ändra t ex ett konto  5090 i befintliga  mall/mallar . Välj Konto och gå till nästa fält och välj Är lika med 5090 Klicka på Sök. Mallar som innehåller 5090 visas.  Skriv in nya kontot 6090. Markera de mallar som du vill skall uppdateras. Klicka på  Ersätt alla. Mallarna uppdateras med nya kontot 6090.    

Hur många av er uppdaterar era fakturabuntar för preliminärbokning och definitivbokningen manuellt i Business som kommer från Document Center Enterprise ?   Vill ni bli mer effektiva och ta bort båda momenten eller bara uppdatering av preliminärbokningen?   Detta styr ni själva. Dessa inställningar styrs av enhetsparametrar samt ett API som behöver registreras på er Business installation. Kontakta er Visma partner så hjälper de er att komma igång.  Detta är en förutsättning för er som vill komma igång med rutinen återkommande faktura dvs enbart hantera avvikelser.    Ett annat tips är att för er som inte kunde vara med på vårt event Community live där vi presenterade nyheterna för Visma Business Produktlinje kan se dessa igen. Nyheterna för DCE finns i denna inspelning  ca 20 min in i videon. Klicka på denna länk och välj videon Nyheter i Visma Business Productline    Önskar er alla en riktig God Jul!     

I tidigare versioner av DCE behövde användare ha rättigheten "Redigera kontering på låsta konton" för att kunna kopiera en kontering som innehöll ett låst konto. Detta medförde att användaren även fick behörighet att manuellt kunna redigera konteringsrader med låsta konton.   I senaste versionen har istället en ny nivå lagts till på rättigheten "Kopiera kontering". Nivån möjliggör en användare att nyttja låsta konton i funktionen, men endast då.                  

I Document Center Enterprise  finns  flera funktioner i systemet som styrs av rättigheter som är kopplade till egendefinierade roller. Rättighet är vad användaren kan  göra i systemet  te x kontera. Vilka konton och koddelar styrs av behörigheter är kopplade till era egendefinierade roller. Användaren kan kontera på  konton och koddelar som man har behörighet till. Hur man utför en kontering är en smaksak men det finns flera möjligheter att förenkla konteringen. Man kan göra följande vid kontering. Skriv in t ex bil så visas alla konton som har denna beskrivningen. Vet du kontot så kan du även skriva in detta direkt Samma sak gäller koddelar som du har i din ekonomimodell Kan även välja att söka fram tidigare konterad faktura och kopiera konteringen från den framsökta fakturan. Har du din kontering i excelark kan du välja att kopiera in konteringsraderna Sök fram fakturamallar som är generella eller användarens egna mallar Kontering i Document Center Enterprise  

I version 9.0 har vi ett nytt användargränssnitt i webbklienten som gör att du kan arbeta effektivare och smartare när du tar ut rapporter. Det är nu enklare att se och påverka vilka parametrar du använder i en rapport.

Se hur man kan använda Visma BI och dess olika funktioner för analys och publicering av rapporter. I forumet finns det trådar där vi kan diskutera flera av de saker som beskrivs i webbinariet. Vill du diskutera något av det du sett? Skriv i forumet.  

Om Du skulle få ett meddelande om att din Visma DCE licens har gått ut när du är inne och arbetar i Visma DCE Administrator gör följande: - Gå in under System - Licens - Klicka på knappen "Aktivera online" - Din licens är nu återaktiverad. Om du fortfarande får felmeddelande kontakta Visma partner för mer hjälp.      

En av nyheterna i version 15 av Visma Business är att kunna ställa in om man vill visa nummer, beskrivning eller båda delar på en kolumn. Som standard visas båda.  För att få ett mer användarvänligt gränssnitt med fokus enbart på den information som är viktigast kan man nu ändra till att visa enbart beskrivning  t.ex. 

På en aktör eller en produkt finns möjlighet att visualisera en webbsida direkt i din layout i Visma Business. Adressen till webbsidan man vill visa finns i kolumnen “Webbsida 1” alternativt “Webbsida 2” för aktörer. För produkter används kolumnen “Webbsida”.  Se exempel nedan där vi visualiserar Vismabusiness.se på leverantören Visma Demo Oliver Testing. Har man lagt in olika hemsidor på sina leverantörer kommer respektive hemsida att visualiseras på "leverantörskortet".          Färdigt resultat.   Se steg för steg guide:   1. Öppna leverantörer i Visma Business   2. Ta fram kolumnen “Webbsida 1” alternativt “Webbsida 2” genom att trycka “CTRL + U” eller med hjälp av menyvalet i ribbon        3. Därefter använder vi en av de två kolumnerna till att fylla i valfri hemsida. Gå sedan in i designläge genom att trycka “CTRL + D” eller via menyvalet i ribbon.       4. Högerklicka och välj “Visualisera” i menyn.     5. I dialogrutan väljer ni typen “Webb-sida” samt korrekt kolumn. Använder ni t.ex. “Webbsida 1” är det den ni också väljer under menyvalet “kolumn:” i dialogen.       6. Ett fönster som visar webbsidan placeras därefter i din layout/skärmbild. Med hjälp av “CTRL+M” alternativt menyvalet “Flytta sidelement” i ribbon kan ni sedan placera webbsidan på önskad plats genom att dra och släppa med musen.   Efter att ha tryckt på “Flytta sidelement” / ”CTRL+M” Går det också att markera webbsidan och sedan använda piltangenterna för att förflytta. För att förminska/förstora använder man menyvalen “Gör smalare” eller “Gör bredare” alternativt “SHIFT+Piltangent”.    7. Det går också att göra motsvarande för produkter.    8. Glöm inte att spara ditt fönster när du är färdig.    Rådfråga alltid systemansvarig eller Visma partner om du är osäker. 

 I version 10 och uppåt av Visma DCE är en av nyheterna en förbättrad hjälp i webben som kallas supportpanelen. Via supportpanelen så kan du som användare enkelt söka i den skrivna hjälpen. Du kan även se filmer som beskriver olika funktioner i Visma DCE och direkt komma till vårt Visma community.  Du hittar supportpanelen genom att klicka på frågetecknet uppe till höger i DCE.  

Du som användare av Visma.net Approval kan själv styra hur ofta du vill ta emot meddelande när det finns ett nytt dokument för godkännande, utsedd till någons vikarie. Även hur ofta du vill ha daglig påminnelse när du har dokument att godkänna. Inställningar Visma.net Approval  

Hur man hanterar och betalar öppna kundfakturor. Visar också i den här filmen hur sökfunktionen fungerar. Ändringen vi gjort i denna rutin för att få bättre prestanda är att man måste sök eller trycka "Enter" för att få fram raderna. I tidigare versioner laddade vi hela tiden hela listan med alla öppna kundposter vilket är onödigt och prestandakrävande.       I forumet kan du prata med andra användare om Visma ERP POS. Till forumet. 

På nya startsidan i version 12 av DCE kan administratörer lägga till ett meddelande till användarna. Det kan röra sig om exempelvis viktiga datum, påminnelser eller önskan om en trevlig helg.   Meddelandet läggs till i DCE admin under System>Systeminställningar och GeneralMessage. Klicka på dokumentikonen i värdeskolumnen och skriv in meddelandet. Observera att det kan ta några minuter innan meddelandet blir synligt på startsidan.