Användartips för Visma Business

I version 12 av DCE har varningen för förfallna och snart förfallna fakturor fått ett nytt utseende. Varningen dyker upp i fakturalistan 5 dagar innan fakturans förfallodatum för att ge tid att slutbehandla fakturan.   Tidigare utseende: Nytt utseende:

 Hej!   Nu när det närmar sig sommar och semester så vill vi påminna er om funktionen att lägga till en vikarie.   Om vikarien normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken Köer och Roller.   Kom även ihåg att kontrollera attesbeloppet om vikarien skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på inställningar uppe till höger.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken Hantera ersättare och klickar sedan på knappen Lägg till.     Nästa steg så väljer man om det bara är för en enhet som man behöver vikarie eller för alla och bestämmer därefter vilken period som vikarien ska vara ersättare.     Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Här kan du se en kort film om hur du lägger till en vikarie  

I Visma Business finns möjlighet att ha flera fönster synliga samtidigt på en skärm. Det mest naturliga är kanske att ha två fönster synliga men det finns möjlighet att ha flera! Detta gör du på följande sätt. Öppna de fönster som du vill visa. Klicka på fönsterfliken, som visas i nederkant, och håll musknappen intryckt. Dra fliken in på skärmen och släpp knappen.    Nu visas följande dialogruta: Välj t ex New Vertical Tab Group för att visa flikarna bredvid varandra. Då kommer det att se ut som nedan. Man kan se två fönster på en gång. Det är användbart om man t ex vill se värden i ett fönster och registrera i ett annat.    För att få tillbaka den ursprungliga visningen så klickar du på fliken igen och släpper den någonstans i bilden. Du får då upp följande dialog och du väljer Move to Previous Tab Group: Därefter är inte fönstren delade. Du kan också ”dra fliken” direkt till den ursprungliga gruppen utan att behöva välja i en dialogruta.    

Nu går vi mot semestermånaderna och då är det lämpligt att registrera vem som är din vikarie, dvs vem skall godkänna dina dokument som du får i Approval. Så här gör du: Loggar in i Approval Väljer Inställningar Vikarie Välj den användare som skall ta emot dina dokument (gäller alla typer av dokument) Du kan välja tre olika alternativ: Inaktiv Aktiv nu Aktiv i perioden där du kan registrera vilka datum som aktuella   Approval Inställningar vikarie   Skulle du glömma bort detta kan alltid era Administratörer göra detta via funktionen Konfigurering - Vikarier - Tilldela vikarier för godkännare Approval Konfiguration Vikarier    

Den här funktionen har fått utökad funktionalitet i version 10 så vi läser och laddar listan dynamiskt från tabellen produktkategorier som finns i Visma Business.   I forumet kan du prata med andra användare om Visma ERP POS. Till forumet. 

Det finns många inställningar och validering på hur flödet kan se ut i EFH modulen DCE. Här kommer ett tips.    Fakturabelopp styr om sakgranskning och attest skall kunna ske av samma användare.   Om inställningen är aktiverad att användarna kan sakgranska och attestera i samma steg och vill kunna styra att användaren får bara sakgranska och attestera fakturor upp till ett visst fakturabelopp. Kan man sätta upp det såhär:    Användaren Anna som är attestant har rätt att sakgranska och attestera sina fakturor om fakturabeloppet är upp till 2000 kr. Är fakturabeloppet på t ex 2001 kr kan Anna inte både sakgranska och attestera i samma steg utan då måste hon vidarebefordra den till annan giltig attestant.   Vilka inställningar krävs då? Enhetsparametrar sätts till nedanstående värden: AttestInCheck = 1 "Öppnar upp attestfunktion i steget sakgranskning" DiffCheckAttestSign = 0  "Krav på olika sakgranskning- attestsignaturer" DiffCheckAttestSignLimit = 2000 "Styr vilken beloppsgräns som skall gälla.      Så här kan de då se ut vid sakgranskning med attest.  

 I version 11 av DCE finns det möjlighet att gömma sökkriterierna i utökat sökläge så att du kan se fler fakturor.    

Fråga Vad är och vad kan man göra med Visma Business Services (VBS)? Svar Visma Business Services (VBS) är ett verktyg (webservice) för att bygga integrationer där det krävs en server-till-server lösning. VBS har stöd för att läsa, infoga, uppdatera och radera data. Verktyget utnyttjar samma affärslogik som i Visma Business för att validera data som adderas till systemet via en integration. Mer information Några system som ofta integreras mot Visma Business: E-handel CRM Lageroptimering Handdatorer Fraktbokning och fraktsedel Tid- och lönesystem Fastighetssystem Serviceorder via mobil Fördelar med VBS Skapa robusta integrationer Utbyte av data Tjänsteorienterad arkitektur Skapa integrationer för tillämpningar inom områden som: Webben - e-handelslösning/plattform  .Net - exempelvis integrera andra Windows-program med Visma Business Mobilapplikationer - exempelvis för tidredovisning, order, inventering och serviceorder

Förbättringen med att visa detaljerna i kommentarspanelen kan du själv styra om den skall vara aktiv eller ej via inställningar i Approval. Kommentarspanelen visas även när du navigerar mellan flikarna. Visma.net Approval   Inställningen kan du ändra genom att markera/avmarkera "Öppna kommentarsfönstret när jag godkänner"  Visma.net Approval      

Nu har tydligare visning av kreditfakturor i de olika listorna i Visma.net Approval (t.ex. i Mina Ärenden). I tidigare versioner kunde det vara svårt att särskilja fakturor och kreditfakturor eftersom alla fakturor visades med positivt belopp.   Nu visas kreditfakturorna med negativt belopp samt en röd ikon, vilket gör det enklare att urskilja dessa. Document Center med Visma.net Approval  

 Har du inte sett vår Webb app där du enkelt kan sakgranska och attestera dina fakturor. Titta då på denna videon.   Visma DCE Mobile

I Visma Document Center kan du gruppera dina dokument utifrån ett antal fördefinerade attribut, som t.ex. Leverantörsnamn i Nya dokument och Statusnamn under Dokument fliken. På så vis blir det lättare och effektivare att överblicka dina dokument. Se nedan ett exempel på där jag grupperat mina dokument på statusnamn under fliken Dokument.    För att gruppera dokument använder ni knappen som är markerad i rött på bilden och väljer attribut. Man kan efter att man grupperat även ändra sorteringsordning genom att trycka på en av kolumnerna. 

 I Document Center kan du enkelt organisera om kolumner, dels nere på konteringsraden men även i ärendelistan för att lättare se just de kolumner du behöver. På så vis kan du arbeta effektivare och se rätt information direkt utan att behöva skrolla horisontellt. Genom att ställa markören i valt område och sedan trycka “CTRL+U” kan du enkelt markera för/av de kolumner du önskar visa/dölja. Du kan också genom enkel “drag and drop” arrangera om ordningen efter dina önskemål. Skulle du trots detta inte se alla fält du behöver i ärendelistan kan man genom att trycka på: ...dölja förhandsgranskningen av fakturabilden, alternativt kan man t.ex. lyfta ut fakturabilden till en andra bildskärm för att få en bättre överblick med hjälp av följande knapp:

En av de många fördelarna med Visma Business är dess flexibilitet, här kommer ett kort exempel på hur du som systemadministratör kan fräscha upp startsidan. Du kan t.ex. lägga in den nya uppgiftsöversikten (Version 12.10) eller visma community som startsida för valfria användare och företag. Följ stegen nedan för att lära dig hur:   Tryck längst upp till vänster på “Arkiv" “Ny vy” Tryck på knappen “Webb-sida Välj sedan adress med hjälp av “CTRL+N” eller tryck på ikonen. För att använda Visma Business produktlinje sida på community, använd denna länk (https://community.visma.com/t5/Visma-Business-Product-Line/ct-p/SE_SW_Visma-Business-Product-Line) Flytta bilden med hjälp av piltangenterna Förstora/förminska genom att trycka “SHIFT+Piltangent” När du är nöjd med din design trycker du på “spara fönster” I nästa fönster behöver du markera “Används som startfönster”, välja “namn” och även för vilka användare och företag detta skall gälla. Nu är du klar! Skulle du behöva administrera din startsida hittar du den i filhanteraren och under den mapp där du valt att spara den. Öppna vyn och tryck “CTRL+D” för att gå till designläge.  

Det är många som har Visma BI installerat och bara använder applikationen till att köra standardrapporterna. Bifogad fil är ett dokument som vår utvecklingsavdelning tagit fram för att hjälpa oss som skriver och utvecklar rapporter. Dokumentet finns också med i versionen när ni installerat applikationen. Länk till dokumentet: Pdf

Vi  uppdaterar våra gränssnitt och funktioner löpande. Oftast kommer dessa förslag om förbättringar från er kunder.  Det är ni som är proffs på att använda systemen.  Små enkla ändringar som ger er kunder stor nytta. En av dem är Söken där ni kan stänga ner sökfältet så att fler fakturor visas i samma bild. Mindre scrollning och bläddring. Så här går det till:      

 Hej!   Nu när det närmar sig jul och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".     I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla.     Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Här finns mer information om hur funktionen har förbättrats i version 13  

  När du skapar en vikarie för en användare ärver inte vikarien denna användares behörigheter och rättigheter. För att lättare hantera detta kan du tilldela den vikarierande användaren temporära roller. Detta gör du genom att öppna upp användarkortet för den vikarierande användaren och klicka på fliken "Köer och roller". Längst ner till höger ser du fältet "Temporära roller". Här klicka du på "Ny"     Ett nytt fönster öppnar sig där du kan välja den/de roll/er som användaren behöver för att kunna hantera de fakturor som den användare som hen vikarierar för. Sedan väljer du under vilken period som dessa roller skall vara giltiga och klickar på "OK".     Nu har användaren fått dessa roller under den aktuella perioden. OBS, notera att du fortfarande måste tilldela användaren eventuella köer som hen behöver för att kunna hantera fakturor för användaren som hen vikarierar för.