Användartips för Visma Mamut

Om du har brutet eller förlängt räkenskapsår, exempelvis från april 2016 till mars 2017, kan det vara aktuellt att definiera dina momsperioder så att varje redovisningsperiod är kopplad till korrekt momsperiod. Gå till Visa – Inställningar – Redovisning. Använd pilarna upptill i fönstret för att välja ditt aktuella räkenskapsår. Klicka på ikonen Redigera och kontrollera att det är korrekt start- och slutmånad för året, samt korrekt antal momsperioder inställda. Klicka på OK och gå in på fliken Perioder. Dubbelklicka på någon av perioderna i listan. Under kolumnen År letar du fram raden där året börjar. Här ska du manuellt justera momsperioderna genom att under kolumnen Momsperiod markera siffran som står där och skriva in siffran för momsperioden du önskar ha kopplad till den valda redovisningsperioden. Om du har kvartalsredovisning av moms så skriver du 2 för april, maj, juni; 3 för juli, augusti, september och 4 för oktober, november och december. För januari, februari och mars på nästkommande år skriver du 1. Period 13 ska alltid ha samma momsperiod som period 12. För räkenskapsår som går från april till mars ska period 13 därmed ha momsperiod 1. Momsperioderna följer alltid månaderna, oavsett om du har kalenderår eller brutet räkenskapsår. För kvartalsmoms tillhör därmed alltid jan-mars momsperiod 1, april-juni momsperiod 2, juli-sept momsperiod 3 och okt-dec momsperiod 4. Detta oberoende av hur räkenskapsåret börjar och slutar. När du har definierat dina momsperioder klickar du på OK och svarar Ja på frågan Är du säker på att du vill ändra momsperiodiseringen?

På statusen Avslutad i reskontralistan ligger de poster som är stängda/låsta. Ett enkelt sätt att se vilka poster som är matchade/kopplade mot varandra i reskontran är att sortera på MatchID. Instruktionen nedan beskriver hur detta görs i kundreskontran, men motsvarande tillvägagångssätt används även i leverantörsreskontran.   Gå till Visa – Redovisning – Kundreskontra. Klicka på Reskontralista till vänster. Ange Urval Avslutad och Alla poster. Om kolumnen MatchID inte är synlig, så måste du klicka på ikonen Användarinställningar, gå där in på fliken Reskontralista och bocka för MatchID. Klicka därefter på OK. Nu kommer du att se kolumnen MatchID. För att sortera efter MatchID, så klickar du på själva kolumnrubriken MatchID. I den kolumn kommer du nu att se att två eller flera poster har samma MatchID. Om summan för de poster som har samma MatchID går i noll så är dessa poster stängda/låsta mot varandra

Du kan upprätta ett nytt konto med reskontrafunktion i kontoplanen. För att en post ska visas i reskontran så måste verifikatet vara bokat mot ett konto med reskontrafunktion. I Mamut är standardkonton med reskontrafunktion 1510 (Kundfordringar) och 2440 (Leverantörsskulder).   Skapa konto Gå till Visa - Redovisning - Kontoplan. Klicka på ikonen Ny för att upprätta ett nytt konto. Skriv in det önskade kontonumret, exempelvis 1511 och klicka på OK. Skriv sedan in önskat namn på kontot och sätt övriga aktuella inställningar för kontot. På fliken Avancerat i kontoplanen anger du i fältet Reskontrafunktion om kontot ska vara ett kundreskontrakonto (eller leverantörsreskontrakonto). Stäng sedan fönstret och svara Ja till att spara ändringar. Du kan nu gå in i kontaktuppföljningen och leta fram de kontakter som ska knytas mot det nya reskontrakontot.   Knyt kontakt mot kontot Gå till Visa – Kontakt – Kontaktuppföljning. Leta fram den kontakt som ska knytas mot det nya kontot. När du har den aktuella kontakten framför dig så går du in på fliken Inställningar. Klicka där på knappen Reskontra. Välj önskat reskontrakonto i rullgardinsmenyn Konto för Kundfordringar/Leverantörsskulder under fliken Reskontra. Klicka sedan OK. Stäng kontaktuppföljningen och svara Ja till att spara ändringar.

Om du får meddelande om att period som tillhör datum är avslutad när du försöker registrera verifikat i period 13 så beror det på att period 13 är en extra period som har skapats för att det ska vara möjligt att göra korrigeringsverifikat. Period 1 motsvarar januari, period 2 motsvarar februari, osv. Det finns ingen egen månad för period 13, så oavsett vilket datum som skrivs in så kommer du att få meddelandet ”Period som tillhör datum är avslutad”. I användarinställningarna i verifikatregistreringen kan du ta bort markeringen för datum/periodkontroll om du inte vill att meddelandet ska visas. Du kan givetvis också fortsätta utan att ta bort markeringen för datum/periodkontroll. Klicka då OK när meddelandet visas (när du bokför verifikat i period 13 har meddelandet ingen betydelse). Ta bort datumkontrollen Gå till Visa - Inställningar - Användare. Gå in på fliken Inställningar per modul och klicka på knappen Verifikatsregistrering. Gå in på fliken Funktion. Ta där bort bocken för Datum/periodkontroll. Klicka på OK. Stäng sedan fönstret med inställningar och svara JA till att spara ändringar. Notera att denna inställning görs för den användare du är inloggad som. Samtliga användare behöver gå in och sätta denna inställning enligt ovanstående beskrivning om de önskar ta bort inställningen för datum/periodkontroll.

Principen för att registrera en ingående faktura fungerar på samma sätt som en utgående faktura. Skillnaden är att registreringen sker mot leverantörsreskontran när du registrerar en ingående faktura. Gå till Visa - Redovisning - Verifikatsregistrering. Kontrollera att korrekt räkenskapsår är valt i fönstret. Om felaktigt år visas så klickar du på kalenderknappen som visar året och väljer det år som fakturan ska bokföras mot. Klicka sedan på ikonen Ny för att upprätta ett nytt verifikat Ange korrekt Ver.Typ, Ver.datum och Period. Skriv in kontonummer 2440 (Leverantörsskulder) i kolumnen Konto och välj aktuell leverantör från listan som visas. Alternativt kan du skriva in leverantörsnumret direkt i kolumnen Konto för att få fram korrekt leverantör. I det nya fönstret som öppnas, skriver du in informationen som gäller för fakturan. Obs! Du måste ange ett fakturanummer eller OCR för att komma vidare men det fungerar att ange ett fiktivt nummer. Klicka därefter på OK (eller tryck på plustangenten) så uppdateras verifikatet med den nya informationen. Ange motkonto, dvs det konto som 2440 ska bokföras mot. Är det ett inköp av varor använder du vanligtvis konto 4011 Inköp material och varor 25%. Konto 4011 är momsbelagt vilket innebär att när du lägger in bruttobeloppet så genererar systemet automatiskt momskonteringen. När verifikatet är färdigt och balanserar kan du överföra det till huvudboken genom att klicka på ikonen Huvudbok. Då blir verifikatet verkställt.

SIE betyder Standard Import och Export och är ett standardformat för överföring av räkenskapstransaktioner mellan olika ekonomisystem i Sverige. Om du har stängt period 1-12 i Mamut Business Software, men fått en SIE4 fil med bokslutstransaktioner från din redovisningskonsult som ska läsas in i programmet innan årsavslutet genomförs så ska du använda dig av importfunktionen Bokslut (SIE4). Börja med att ta en säkerhetskopia av Mamut Business Software Gå därefter till Arkiv – Import – Bokslut (SIE4). Ett fönster visas och förklarar att SIE4-filer som importeras via denna funktion hamnar i period 13, bokslutsperioden. Klicka på OK för att fortsätta. Du får nu ett nytt fönster där du ska välja om eventuella öppna verifikat i  verifikatsregistreringen i bokslutsperiod 13 ska raderas och överskrivas med det som finns i importfilen, eller om bokslutstransaktionerna i importfilen ska läggas till de verifikat som redan finns. Peka ut sökvägen till SIE-filen. När du kommer till fönstret SIE synkronisering ska du ange vilka verifikattyper i Mamut Business Software som verifikattyperna i filen ska importeras till. När importen är klar får du möjlighet att skriva ut en journal som visar vilka verifikat som har importerats. Dessa ligger nu i verifikatsregistreringen och du kan överföra dem till huvudbok därifrån. Klicka till sist på Stäng för att avsluta importguiden. Obs! Vid inläsning av SIE4 fil via importfunktionen Arkiv - Import - Import/Export - SIE4 (Transaktioner) importeras verifikaten till det datum/period i Mamut Business Software som specificeras i filen. Om den period som verifikatet hör till inte är öppen, så kommer programmet att lägga verifikaten på första öppna period den hittar. Om perioder 1-12 är stängda så importeras verifikaten till nästa öppna period på nästkommande år. Period 13 räknas inte som vanlig period och inga verifikat importeras till denna period om du gör importen via importfunktionen SIE4 (Transaktioner). Vid inläsning av SIE4 fil med bokslutstransaktioner ska därmed alltid importfunktionen SIE4 (Bokslut) användas.

För att stämma av huvudbok och reskontror får du skriva ut rapporterna Huvudbok saldolista per konto, detaljerad, Öppna kundreskontraposter per vald period och Öppna Leverantörsreskontraposter per vald period.   Gå till Arkiv - Skriv ut, och klicka på Redovisning i vänstra menyn. Markera och skriv ut rapporten Huvudbok saldolista per konto, detaljerad. Kontrollera i urvalsfönstret som öppnas att det angivna året efter Räkenskapsår är det år du ska stämma av. Ange period 1 t o m 13. Klicka på Reskontra i vänstra menyn och skriv ut rapporterna Öppna kundreskontraposter per vald period och Öppna leverantörsreskontraposter per vald period. Obs! Det är viktigt att du sätter urval på period 1-13. Dessa rapporter ska stämma överens. Om föregående redovisningsår inte är avslutat ska Huvudbok saldolista per konto, detaljerad skrivas ut även för det året.

Övergången från ett räkenskapsår till ett nytt innebär att du arbetar parallellt med två år under en viss period. För en detaljerad beskrivning av hur du stänger året i Mamut ladda ner detta dokument: Enklare årsbokslut i ditt Mamut-system (pdf). När Mamut Business Software genomför ett årsbokslut så är det olika punkter som måste genomföras innan du kan avsluta året. Nedanför är det beskrivit vad de olika meddelanden som du kan få upp i ett årsbokslut betyder och vad som behöver göras.   Följande Perioder/Momsperioder måste avslutas Om du får besked om att inte alla perioder är avslutade måste du avbryta årsbokslut och gå tillbaka och avsluta nämnda perioder. Du avslutar perioder genom att gå till Visa - Redovisning - Stäng Redovisningsperiod. Alla perioder måste avslutas, även de perioder som du eventuellt inte har bokfört i. Om du har kvartalsmoms så ska du vid stängning av period 3, 6, 9, 12 även stänga momsperioderna. Verifikatsregistreringen innehåller data Om det finns verifikat i verifikatregistreringen som ännu inte har blivit överförda till huvudboken så måste detta göras innan ett årsbokslut kan genomföras. Du måste antingen överföra dessa till huvudboken eller radera verifikaten. Om du inte ser att det ligger verifikat i verifikatregistreringen så kan du klicka på ikonen Användarinställningar i verktygsfältet inne i verifikatsregistreringen. Gå in på fliken Funktion och klicka därefter på knappen med tre punkter på bredvid Visa alla verifikat för alla användare. Du kommer nu att se verifikat som är registrerade av andra användare och som inte har överförts till huvudboken. Fakturajournalen (automatisk överföring) måste skrivas ut Fakturajournalen kan skrivas ut från rapportmodulen. Gå till Arkiv – Skriv ut – Redovisning. När du skriver ut fakturajournalen vid ett årsbokslut är det viktigt att du skickar utskriften direkt till skrivare, och inte via förhandsgranskning. Utskriften blir bara verkställd om den skickas direkt till skrivare. Du kommer även få besked om detta när du skriver ut en fakturajournal till förhandsgranska. Tänk på att också välja korrekt räkenskapsår som aktivt år innan du skriver ut rapporten. Bokföringsjournalen (automatisk överföring) måste skrivas ut Bokföringsjournalen kan skrivas ut från rappormodulen. Gå till Arkiv – Skriv ut – Redovisning. När du skriver ut fakturajournalen vid ett årsbokslut är det viktigt att du även skickar denna utskrift direkt till skrivare, och inte via förhandsgranskning. Annars kommer utskriften inte verkställas. Tänk på att också välja korrekt räkenskapsår som aktivt år innan du skriver ut rapporten. Överskott/Underskott måste disponeras När du genomför ett årsbokslut i Mamut Business Software ska det bara finnas saldon på balanskonton (konto 1000 – 2999) som blir överfört till det nya året som Ingående Balans. Det ska inte finnas något saldo på resultat konton (konto 3000 – 9999). Om det finns saldo på resultatkonton så måste detta nollställas mot ett balanskonto innan årsbokslut. Detta är detsamma som att disponera ett underskott/överskott. Du kan se på rapporterna Resultaträkning1 (detaljerad) och Balans detaljerad om disponering är gjord. När du skriver ut dessa rapporter så är det viktigt att du sätter urval på det korrekta räkenskapsåret och perioderna 1 – 13. Förutsättningen att genomföra ett årsbokslut är att summan av intäkter är detsamma som skuld. Saldo på momskonton Det enda momskonto som ska innehålla ett saldo vid ett årsbokslut är konto 2650, momsredovisningskonto. När du avslutar en period töms saldona på momskontona automatiskt mot momsredovisningskontot 2650 i perioden 1-12. På detta sätt så blir den ingående balansen korrekt i det nya året och tar bara med sig det du eventuellt har till godo/skyldig i moms. Om det finns saldo på andra momskonton så kan detta bero på följande: Momsperiod 4 är inte utskriven och godkänd Momsperioder 1-3 är inte utskrivna och godkända. Det är bokfört verifikat i period 13 som innehåller moms. När det gäller de två första punkterna så går du till Visa – Redovisning – Stäng Redovisningsperiod. Tänk på att varje momsperiod innehåller tre perioder. Bokfört momsverifikat i Period 13 Om du har bokfört verifikat i period 13 och dessa innehåller moms så måste du manuellt boka om detta i verifikatsregistreringen. Period 13 finns endast för att bokföra årsbokslutregistreringar och korrigeringar. Eftersom denna period inte är knuten till någon momsperiod ska momskontona som används (kontogrupp 26) bokföras mot konto 2650, som blir överfört på Ingående Balansen i det nya året när du gör ett årsbokslut.

Om du försöker stänga perioder eller göra årsavslut och får meddelande om att det ligger öppna verifikat i Verifikatregistreringen, kan dessa ligga registrerade mot en annan användare och därmed inte visas i din verifikatregistrering. Om verifikaten inte är överförda till huvudbok är de endast synliga i verifikatregistreringen för den användare som har registrerat dem. Gå till Visa - Redovisning - Verifikatreregistrering. Klicka på ikonen Användarinställningar. Gå in på fliken Funktion och klicka på knappen med tre pricker till vänster om Visa alla verifikat för alla användare.   Du får upp ett fönster som visar vilka verifikat som är registrerade av andra användare, markera dem och klicka OK så blir verifikaten tillgängliga i din Verifikatregistrering. Klicka på Överför till huvudbok.

Verifikat som bokförs i verifikatregistreringen blir först verkställda och permanent sparade när de har förts över till huvudboken. Att spara permanent, utan möjlighet att radera, är nödvändigt av säkerhetsmässiga skäl. Om det hade varit möjligt att radera verifikaten efter att de blivit överförda till huvudbok hade man inte vetat om de egentliga bokföringsuppgifterna och rapporterna hade stämt gentemot ursprungsuppgifterna.  Korrigering av eventuella fel efter överföring till huvudbok måste ske med hjälp av korrigering (tillägg av fler verifikatrader i samma verifikat) eller skapande av nya verifikat.   När verifikat är bokförda och godkända i verifikatregistreringen kan du överföra dem till huvudbok och reskontra genom att klicka på knappen Överför till huvudbok i verktygsraden. Om du inte är i verifikatregistreringen, men har verifikat där som ska föras över till huvudbok kan du gå till Visa - Redovisning - Överför från verifikatsregistrering till huvudbok. Du får nu upp ett fönster där du kan göra ett urval på vilka verifikat som ska överföras. Du kan göra urval på Verifikattyp eller Period eller en kombination av dessa. Som exempel kan du överföra alla verifikat med Verifikattyp Utgående faktura från period 3. Fördelen med detta är att du får möjlighet att skriva ut bokföringsjournal för varje urval. Det är inte nödvändigt att göra något urval, du kan välja att överföra allt. Markera Förhandsvisa bokföringsjournal för att få en översikt över vad som kommer att bokföras. När du har gjort urvalet klickar du på Nästa. Kontrollera bokföringsjournalen så att den stämmer mot uppgifterna du har registrerat. Om utskriften stämmer kan du stänga den och godkänna genom att trycka Slutför. Då kommer huvudbok och reskontra att bli uppdaterade med den nya bokföringen. Klickar du Avbryt kan du stoppa överföringen till huvudbok och genom att klicka Föregående kan du skriva ut bokföringsjournalen igen. Om det är något fel i verifikaten, t ex något verifikat som ej balanserar eller Verifikationsdatum som är flera år utanför räkenskapsåret, kommer du att få ett meddelande. Du får då avbryta överföringen, gå in i verifikatregistreringen och korrigera det som är fel. När du har slutfört överföringen är verifikaten permanent sparade i huvudboken.

Vid årsbokslut är det några punkter som är viktiga att gå igenom. Listan nedan kan vara ett hjälpmedel i ditt arbete vid årsbokslut. Dessutom rekommenderar vi att du tar kontakt med din revisor för att få mer konkreta råd i förhållande till tillvägagångssätt.   Skapa ett nytt räkenskapsår. Kontrollera och bokför det sista som ska göras på dina konton. Om du har öppna verifikat i verifikatsregistrering så måste dessa föras över till huvudboken innan du går vidare. Stäng alla perioder i det gamla räkenskapsåret. Momsperioderna för räkenskapsåret stängs i samband med respektive period som innehåller momsperiod. Gå till Arkiv - Skriv ut, välj Journal i vänstra menyn och skriv ut följande rapporter: Fakturajournal (automatisk överföring) Bokföringsjournal (automatisk överföring) Läs mer om hur du skriver ut och verkställer journaler. Gå till Arkiv - Skriv ut, välj Redovisning i vänstra menyn och skriv ut följande rapporter: Saldobalans, detaljerad Saldobalans, export Balans, detaljerad Resultaträkning1 vald period jämförd fg. år och budget (detaljerad) Skattedeklaration - momsrapport (för alla perioder) Kontrollera att momskontona för in- och utgående moms har saldo noll efter att perioderna har stängts på året. Disponera vinst eller förlust. Utför eventuella bokslutstransaktioner som föreslagits av din revisor i period 13, och starta därefter årsbokslutet. För närmare beskrivning om hur du utför årsbokslut i Mamut Business Software kan du läsa Årsavslut i Mamut Business Software

När en räkenskapsperiod löper ut, kan du stänga den för att minska risken för att verifikat blir felaktigt bokförda i den perioden. Att stänga en period är en enkel process i Mamut Business Software. Gå till Visa - Redovisning – Stäng redovisningsperiod. Välj Räkenskapsår och Period som du vill avsluta och klicka på Nästa. Ett varningsmeddelande visas som säger att du inte längre kommer att kunna registrera verifikat i den period som stängs. Klicka på Slutför. Den angivna redovisningsperioden har nu stängts, och inga mer transaktioner kan bokföras i denna period.

Om du bokför verifikat med momskod i period 13 är det viktigt att du är uppmärksam på att momskonton (kontogrupp 26) måste därefter tömmas manuellt (mot konto 2650) i verifikatregistreringen.   Registreringar som görs under period 1-12, blir automatiskt behandlade av momsperioderna som finns i programmet. Momsperioderna är kopplade till de vanliga redovisningsperioderna i programmet, och vid periodavslut stängs även tillhörande momsperiod automatiskt. Eftersom period 13 inte är en normal redovisningsperiod, utan endast finns där för att du ska kunna bokföra årsbokslutsregistreringar och korrigeringar, så kan du inte stänga denna period vid normalt periodavslut i programmet, och det finns heller ingen tillhörande momsperiod till denna period. På grund av detta måste du manuellt tömma momskonton som du har registrerat något på i period 13, så att momsredovisningen blir korrekt. Tömmer du inte dessa konton så kommer saldot på kontona följa med till den ingående balansen för nästkommande år då dessa konton är balanskonton. Detta kan i sin tur leda till att du inte kan stänga perioder på nästkommande år på grund av att momskonton innehåller saldon. Exempel: Du registrerar en försäljning (kundfordran) i period 13.         Notera att verifikatet har en momskod på försäljningskontot och momskontot. Momskod 05. Momspliktig försäljning innebär att summan som bokförs mot det kontot och den momskoden kommer att visas på rad 05 i momsrapporten för aktuell månad. Momskod 10. Utgående moms innebär att summan som bokförs mot det kontot och den momskoden kommer att visas på rad 10 i momsrapporten för aktuell månad. För att dessa summor fortsatt ska visas på rapporten efter att du tömt momskontona mot redovisningskontot för moms så måste du bokföra verifikatet som ska tömma momskontot utan momskod. Detta verifikat bokas så här:         När du har tömt momskontot mot redovisningskontot för moms kommer momsrapporten fortfarande att visas korrekt, och momskontot är tömt så att ingående balans i nästkommande år inte får felaktiga saldon eller att momsen räknas dubbelt. Notera att ovanstående tillvägagångssätt även kan användas om du av någon anledning behöver tömma momskonton i någon annan redovisningsperiod utöver period 13  

Om du får meddelande (-122) så beror det på att du försöker bokföra mot ett konto som har inställt att avdelning och/eller projekt är obligatoriskt. Meddelandet kan du få i alla moduler där det är möjligt att generera verifikat, dvs i: order/fakturamodulen verifikatregistreringen inköpsmodulen vid period- och årsavslutning. Om du vill bokföra mot avdelning och/eller projekt så måste du specificera det i den modul som du arbetar i. Om detta inte görs trots att du har inställt att det krävs på vissa konton så kommer du att få upp detta meddelande. Om du får meddelandet trots att du har angett projekt och/eller avdelning i modulen du befinner dig i så måste du gå igenom kontoplanen och se ifall denna inställning är satt på flera konton. Börja med att ta reda på vilka konton programmet försöker bokföra på. Gå sedan till Visa – Redovisning – Kontoplan. Leta fram ett av de kontona som programmet försöker bokföra mot. Gå in på fliken Avancerat och kontrollera om Avdelning obligatorisk och/eller Projekt obligatoriskt är ibockat. Ta bort eventuella bockar och klicka på Spara. Upprepa ovanstående för alla konton som programmet försöker bokföra mot. Notera: Det är inte alla systemkonton som gör det möjligt att ange avdelning eller projekt vid bokföring. Konto för öresavrundning (3740) är ett exempel på ett sådant konto. Det rekommenderas därför inte att ha avdelning och/eller projekt obligatoriskt inställt på detta konto   Får du meddelandet -122 vid årsbokslut så kan det bero på att du har denna inställning på kontona, men att du inte har bockat för Generera ingående balans för konto, projekt och avdelning. Om du inte vill göra detta så måste du ändra inställningarna för kontona i kontoplanen enligt ovan.

Perioder som är stängda skall normalt inte öppnas igen. Men det kan finnas tillfällen där detta är nödvändigt. Det finns två möjligheter om du vill öppna en period: Återställa en säkerhetskopia från innan du stängde perioden. Var då uppmärksam på att eventuella ändringar som har gjorts under tiden också kommer att överskrivas.  Kontakta supporten för upplåsning av period/er. Notera dock att detta är en konsulttjänst som inte ingår i serviceavtalet och kostar 495:- SEK exkl moms. Kontakta supporten på support@mamut.se eller telefonnummer 08-40 000 166 om du är i behov av detta. För dig som använder Mamut Application Hosting: För att säkerställa en så snabb hantering av ärendet som möjligt rekommenderar vi att du tar kontakt via e-post om du har behov för att låsa upp en eller flera perioder. Vänligen specificera följadande i mejlet till supporten: Räkenskapsår och perioder som ska låsas upp Namn på den aktuella företagsdatabasen. En textrad som bekräftar att du godtar den ovan nämnda kostnaden.

När du genomför en årsavslutning i Mamut Business Software kommer alla saldon på balanskontona automatiskt att överföras till nästa redovisningsår som Ingående balans (IB). Förutsättningen för att detta ska bli korrekt är att årets över-/underskott blir disponerat till ett balanskonto. Vid ett årsavslut måste du disponera ditt över-/underskott innan årsavslutet kan genomföras. Om du startar guiden för Årsbokslut via Visa - Redovisning - Årsbokslut, så kommer du att få besked om det finns ett över- eller underskott och vilket belopp det är på. Det finns två rapporter som visar på eventuellt över-/underskott: Balans detaljerad Resultaträkning1 vald period jämförd fg år och budget (detaljerad) Skriv ut Balansrapporten Gå till Arkiv - Skriv ut. Välj Redovisning i listan till vänster och markera rapporten Balans detaljerad. I fältet Skicka till väljer du skrivare för att kunna skriva ut den. När du sen klickar på Skriv ut kommer ett filterfönster upp. Här ska du ange period 1-13 för att vara säker på att alla transaktioner visas på rapporten. Skriv ut Resultaträkning1 vald period jämförd fg år och budget (detaljerad) Gå till Arkiv - Skriv ut. Välj Redovisning i listan till vänster och markera rapporten Resultaträkning1 vald period jämförd fg år och budget (detaljerad). I fältet Skicka till väljer du skrivare för att kunna skriva ut den. När du sen klickar på Skriv ut kommer ett filterfönster upp. Här ska du ange period 1-13 för att vara säker på att alla transaktioner visas på rapporten. Jämför rapporterna Du har nu båda rapporterna framför dig. Längst ner på rapporten Balans detaljerad hittar du Beräknat Resultat. Det belopp som står här är ditt eventuella över-/underskott som ska disponeras. Ditt över-/underskott är differensen mellan Sum. Tillgångar och Sum. Egetkapital, avsättn. och skulder. Du kommer att hitta samma belopp längst ner på rapporten Resultaträkning1 vald period jämförd fg år och budget (detaljerad) i fältet Resultat. Var observant på att alla positiva tal (intäkter/överskott) på resultaträkningen skrivs med – (minus) framför.   Exempel på Överskott: Summa tillgångar = 10.712.438,50 Summa Eget kapital, avsättningar och skulder = -9.889.886,34 Beräknat resultat blir då 822.522,16 som utgör överskottet.   På rapporten Resultaträkning1 vald period jämförd fg år och budget (detaljerad) kommer du att hitta samma belopp i fältet Resultat. I vårt exempel är detta belopp -822.552,16. Det är överskottet på 822.552,16 som ska disponeras.   Exempel på underskott: Summa tillgångar: 9.889.886,34 Summa Eget kapital, avsättningar och skulder = -10.712.438,50 Odisponerat resultat blir då -822.522,16 som utgör underskottet.   På rapporten Resultaträkning1 vald period jämförd fg år och budget (detaljerad) kommer du att hitta samma belopp i fältet Resultat. I vårt exempel är detta belopp 822.552,16. Det är underskottet på 822.552,16 som ska disponeras. Disponering av över-/underskott: Själva disponeringen av över-/underskott görs i verifikatregistreringen. Vilka konton som ska användas beror på resultatet, kontoplan, skattemässiga avdrag och beräkningar osv. I artiklarna nedan hittar du exempel på dessa verifikat   Disponera ett överskott Disponera ett underskott

När du ska skriva ut fakturajournal eller bokföringsjournal (automatisk överföring) vid ett årsbokslut är det viktigt att du tar utskriften direkt till skrivaren, och inte via förhandsgranskning. Utskriften blir bara verkställd om den skrivs ut direkt till skrivaren. När du ska skriva ut en fakturajournal eller bokföringsjournal är det viktigt att utskriften blir verkställd. Om du först skriver ut rapporten till förhandsgranskning och därifrån klickar på knappen Print Report kommer utskriften inte att verkställas. Detta får du även besked om när du skriver ut en fakturajournal eller bokföringsjournal till förhandsgranskning. Gå till Visa - Redovisning - Rapport (eller Akriv - Skriv ut - Redovisning). I listan över tillgängliga rapporter markerar du Fakturajournal eller Bokföringsjournal (automatisk överföring). I fältet Skicka till väljer du Skrivare, inte Förhandsgranskning. Observera att om du skriver ut till förhandsgranskning kommer du att få upp ett meddelande om att utskriften inte blir verkställd. Då ska du stänga ner förhandsvisningen och därefter välja att skriva ut till Skrivare. När du har valt att skicka till Skrivare klickar du på knappen Skriv ut. Kontrollera att du har rätt räkenskapsår angett i fältet Räkenskapsår. Fakturajournalen/Bokföringsjournalen skrivs ut och du får en fråga om du vill godkänna utskriften. Svarar du Nej verkställs inte utskriften och du kan skriva ut rapporten på nytt. Svarar du Ja kommer rapporten att bli verkställd och den kan då inte skrivas ut på nytt igen.

Som regel är det under en viss period nödvändigt att kunna bokföra i ett redovisningsår även efter att ett nytt kalenderår har startat. Du löser detta genom att du vid övergången till det nya året kan bokföra i båda redovisningsåren samtidigt. Redovisningsåret avslutas först när alla poster för året är färdiga och utgående balans bokförs som ingående balans på nästkommande år. Efter att årsavslutet är klart finns det ingen möjlighet att bokföra eller ändra på bokförda poster i det avslutade året. Redovisningsåret är då låst. Skulle det senare komma fram att det behövs bokföras på det avslutade året är lösningen att lägga detta som en korrigeringspost i det nya året.   I programmet måste du skapa ett nytt redovisningsår innan du kan börja använda det. Detta gör du genom att gå till Visa - Inställningar - Redovisning. Här ser du vilket år som är aktivt och genom att klicka på Ny-knappen kan du skapa ett nytt redovisningsår. Det viktigaste med att skapa ett nytt år är att bokföringstransaktionerna hamnar i det nya året. Men användaren har möjlighet att gå tillbaka till det föregående året för att arbeta färdigt i det. Nedan hittar du en lista över hur de olika modulerna väljer vilket år det ska bokföras i. Det kommer alltid att vara det redovisningsår som står som aktivt redovisningsår som kommer att bli föreslaget i samtliga moduler. Därför är det mest praktiskt att sätta nuvarande år som aktivt när du är färdig med huvuddelen av bokföringen i det gamla året.   Välj vilket år de olika modulerna ska bokföras i Försäljnings/Faktureringsmodulen Det är möjligt att själv styra i vilken period och år (datum) en faktura ska bokföras på genom att sätta aktuellt fakturadatum i fältet Fakturadatum i Försäljnings-/Faktureringsmodulen. Det är datumet du skriver in här som styr vilken period fakturan bokförs i. Om ingenting läggs in här är det dagens datum som används. Tips! Om du ska lägga in flera fakturor på samma datum kan du sätta detta datum som systemdatum. Det gör du genom att välja Arkiv - Systemdatum. Kom ihåg att sätta tillbaka datumet till dagens datum när du är färdig med dina fakturor. Beställning/Inköpsmodulen Denna modul använder Systemdatumet för att tilldela period och redovisningsår. Vill du ha ett annat datum än dagens kan du ändra det genom att välja Arkiv - Systemdatum och markera det önskade datumet där. Verifikatsregistreringen I verifikatsregistreringen kan du fritt välja den period och det redovisningsår du vill bokföra i. Du kan dock endast välja mellan ej avslutade perioder i de öppna redovisningsåren. Om period 12 i det gamla året är avslutad kan du endast bokföra i period 13 i samma år. Du kan endast välja mellan befintliga redovisningsår. Notera att du måste klicka på Välj räkenskapsår (kalenderikonen) för att ange önskat år om det ska bokföras på annat år än det som är aktivt. Det hjälper inte att bara ange önskat verifikatsdatum. Om du inte hittar det redovisningsår som du vill bokföra i när du klickar på knappen Välj räkenskapsår, kan du skapa ett nytt. I Mamut One Enterprise är det vanligast att varje verifikattyp har sin egen nummerserie. Samtliga nummerserier börjar på 1 varje år. Detta gör systemet automatiskt så fort du börjar använda ett nytt redovisningsår. Detta betyder att användaren inte behöver göra något innan de olika modulerna tas i bruk i det nya redovisningsåret. Om du inte vill byta kan du läsa hur du fortsätter med nummerserien på nytt räkenskapsår. Period 13 och årsredovisningsposterna Efter att period 12 i det gamla året är avslutad, finns bara period 13 i det gamla året kvar. Denna stängs inte förrän i samband med årsavslutet, och kan därmed användas för eventuella korrigeringsposter som ska bokföras efter att de huvudsakliga transaktionerna är klara för året. Huvudanledningen till att man har period 13 i ett redovisningssystem är att de flesta användarna inte vill genomföra årsavslutet förrän en bit in i det nya året. Många avslutar inte det gamla redovisningsåret förrän i april/maj året efter. De viktigaste posteringarna som ska göras i period 13 är bokslutsrelaterade och tidsavgränsningsposteringar (avskrivningar, inventering, avsättningar och så vidare) samt disponering av över/underskottet. De flesta använder då traditionellt ett bokslutsprogram och ofta i samarbete med sin revisor.

I Mamut Business Software kan du ange önskad momshantering/momskod på konton direkt i kontoplanen. Det är även möjligt att ange eller ändra momshantering och momskod på verifikatlinjer direkt vid bokföring i verifikatsregistreringsmodulen. Om du har bokfört ett verifikat med momshantering/momskod så kommer detta i sin tur att vara kopplat till momsrapporten för att bokförda belopp ska visas där.  I kontoplanen Du finner kontoplanen genom att gå till Visa – Redovisning – Kontoplan. Leta fram aktuellt konto och kontrollera inställningar för momshantering och momskod. I fältet uppe till höger under kontonamnet ställer du in önskad momshantering, och under fliken Avancerat anges önskad momskod. Generellt sett kan man säga att ett konto har antingen momshantering eller momskod (eller ingetdera) i kontoplanen. Ett exempel är konto 3051 Försäljning varor 25%. Detta konto har momshantering 1. Momspliktig försäljning 25% (05), men ingen momskod. I och med att kontot har ovanstående momshantering, så innebär det att kontot i sin tur är kopplat till ett momskonto – i detta fall konto 2611 Utgående moms 25 %, och detta konto har en momskod vilket innebär att bokfört belopp skrivs ut på momsrapporten. Vad de olika momshanteringarna är knutna mot för momskonton kan du se genom att gå in i momsregistret. Du finner detta genom att gå till Visa – Inställningar – Redovisning – fliken Redovisningsinställningar, och klicka på Anpassning och underhåll av momssatser. Där ser du en lista på de momshanteringar som finns i programmet. Genom att markera exempelvis momshantering 1 Momspliktig försäljning 25% (05) och klicka på Redigera så ser du i nedre delen av det fönster som öppnas vilket momskonto som är kopplat till den momshantering, i detta fall konto 2611 Utgående moms 25 %. I kontoplanen kan du sedan se vilken momskod som ligger på det momskonto under fliken Avancerat. Konto 2611 har momskod 10. Utgående moms 25%(32) som är kopplat till momsrapportens rad 10. Utgående moms 25%. Detta innebär alltså att de belopp som bokförs mot konto 2611 med momskod 10 visas på rad 10 i momsrapporten. Momskod i verifikatet Upptäcker du att det saknas eller blivit felaktiga momskoder på ett verifikat som redan har bokförts så kan du i efterhand gå in i huvudboken och lägga in korrekt momskod på verifikatslinjerna. Detta görs genom att öppna huvudboken via Visa – Redovisning – Huvudbok, markera den verifikatslinje du önskar ändra/lägga till momskod på, och sedan klicka på ikonen Redigera. I fältet Momskod kan du där ange den momskod som önskas. Notera att det endast är möjligt att ändra momskod på verifikatlinjer i efterhand så länge perioderna inte är stängda/avslutade. De momshanteringar och momskoder som är förinställda på kontona i Mamut Business Software följer BAS-kontoplanen.

Om du får meddelandet Period XX, YYYY kan inte avslutas eftersom den innehåller ’Preliminär Ingående balans’-verifikat med poster från förra året på momskontona när du försöker stänga en period, så beror det på att det finns saldon på momskonton i ingående balansverifikatet. Om du har överfört en preliminär ingående balans utan att sista perioden i föregående räkenskapsår är avslutad, så kommer momsbeloppen följa med i IB-verifikatet som skapas på det nya året.   Lösningen på detta är att avsluta sista perioden i föregående räkenskapsår. Gå till Visa – Redovisning – Stäng redovisningsperiod. Välj att avsluta de sista perioderna i föregående räkenskapsår. Gå därefter till Visa – Redovisning – Överför preliminär ingående balans. Du kan nu avsluta första perioden på det nya året.