Användartips för Visma Mamut

Det finns flera faktorer som kan påverka hastigheten i Mamut. Här kan du läsa mer om vilka åtgärder du kan vidta för att öka hastigheten i Mamut One   Systemkrav Du kan läsa mer om systemkrav för den senaste versionen av programmet här Antivirus Antivirusprogram kan orsaka dröjsmål och kan i nätverksinstallationer leda till att arbetsstationer tappar förbindelse med servern. På grund av detta rekommenderas att programmet exkluderas från skanning och annan viruskontroll. Hur du sätter dessa inställningar i ditt antivirusprogram varierar beroende på vilket program du använder. Läs i Hjälp-avsnittet för ditt antivirusprogram för att få reda på hur det görs i ditt program. Följande punkter måste utföras: Exkludera Mamut Business Software och programmets filer från automatisk skanning och automatiskt skydd. Observera att både Mamut.exe och MdataTools.exe ska exkluderas. På datorn som fungerar som server, exkludera Microsoft SQL Server från skanningen om ert antivirusprogram stöttar skanning av detta. Programfilen som ska exkluderas heter sqlserver.exe och ligger som standard installerad i C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL.1\MSSQL\Binn. Exkludera Microsoft SQL Server Native Client från skanning både på arbetsstationer och server. Programfilen som ska exkluderas heter SQLCMD.exe och ligger som standard installerad i C:\Program Files\Microsoft SQL Server\90\Tools\Binn. Brandvägg/Firewall Brandväggar kan ofta spärra programmet från tillgången till Internet som krävs för att programmet bland annat ska kunna verifiera licensen. För att lösa detta måste du ge programmet tillgång till Internet. Hur detta görs varierar beroende på vilken brandvägg som du använder. Läs i Hjälp-avsnittet för din brandvägg för att få reda på hur det görs i ditt program. Följande punkter måste utföras: Ge programmet full tillgång till Internet i brandväggen på arbetsstationerna. Ge Microsoft SQL Server Native Client full tillgång till Internet i brandväggen på arbetsstationerna. Om ni använder en Microsoft Small Business Server som server för er databas, ange antal anslutningar per klient till 2000 i brandväggen Isa 2004. Se dokumentationen för Small Business Server för mer detaljer kring detta. Gör liknande inställningar för servern i brandväggen om det är möjligt, om ni inte har Small Business Server. Speciellt för Windows 8   I Windows 8 finns det en funktion som kan påverka program som använder SQL-servern i nätverk, så som Mamut gör. Denna funktion heter Link-Local Multicast Name Resolution (LLMNR ) och är skapad för att förenkla sökningen av andra maskiner på små ad hoc-nätverk men kan tyvärr orsaka stora hastighetsproblem. För en beskrivning av funktionen, se den här länken: http://technet.microsoft.com/en-us/library/bb878128.aspx   Den här funktionen måste vara avstängd för de klientdatorer som upplever problem med hastigheten i Mamut. Så här stänger du av den i Windows Professional:   Gå in på Start och skriv in gpedit.msc I fönstret som öppnas, bläddra till Local Computer Policy - Computer Configuration - Administrative Templates - Network - DNS Client I det högra fönstret dubbelklickar du på Turn off Multicast Name Resolution. Sätt inställningen till Enabled. Klicka på OK. Starta om datorn.   Så här stänger du av den här funktionen i Windows Home:   Gå till Start - Kontrollpanelen - Nätverk och Internet. Klicka på Nätverks- och delningscenter. Klicka på Avancerade delningsinställningar i det vänstra fönstret. Under nätverksprofil som du använder inaktivera Nätverksidentifering Klicka på Spara ändringarna. Starta om datorn. Loggning av databaskörningar är aktiverad i Windows Det finns en inställning i Windows som aktiverar loggning av databasköringar. Detta påverkar Mamuts prestanda enormt mycket, eftersom programmet då måste vänta mellan varje databasköring på att den föregående ska loggas. Det kan komma upp ett felmeddelande i Mamut om att databasen inte kan öppnas om det blir för trögt. Gör följande: Gå till Start - Kontrollpanel - Administrativa verktyg - Datakällor (ODBC) Välj fliken "Spårning" Klicka på knappen "Sluta spåra nu". Om du bara ser knappen "Börja spåra nu" så betyder det att loggningen inte är aktiverad. DNS-sökning är långsam  Varje gång Mamut skickar en fråga till SQL-servern, görs en DNS-sökning för att översätta datornnamnet till en IP-adress. Om denna sökning går trögt kommer det att sakta ner Mamut.   Ett sätt att testa detta är att redigera Mamut.ini på den dator som är långsam och ersätta datornnamnet på raden “servern=” med serverns IP-adress. Om det är “enanvändar-installation”, kan man ange adressen 127.0.0.1, som alltid är en lokal IP-adress för en dator. Mamut.ini finns under C:\Users\Public\Public Mamut\Mamut\   Om det gör att Mamut går snabbare så är det ett problem med DNS-sökning på datorn och det måste lösas av en IT ansvarig (eller de som ansvarar för nätverket). .

Vid utskrift av offert kan du välja utskrift till Skrivare/Förhandsgranskning eller Microsoft Word. Om du väljer utskrift till Skrivare/Förhandsgranskning innebär det att den vanliga offertrapporten, som går att redigera i rapporteditorn, används vid utskrift. Om du istället väljer utskrift till Microsoft Word innebär det att särskilda Wordmallar används vid utskriften. Det finns fem ”vanliga” offertmallar, och fem ”avancerade” offertmallar.   Redigera offertmallarna i Microsoft Word Gå till Arkiv – Databasverktyg – Gå till företagsdatabasens dokumentområde. I fönstret som öppnas dubbelklickar du på mappen Documents. Gå sedan in i mappen Templates och vidare in till mappen SE (för svenska dokumentmallar). Därefter öppnar du mappen Offer genom att dubbelklicka på mappen. Offert1 motsvarar filen Offer1.dot, Offert Avancerad 1 motsvarar Offerex1.dot osv. Högerklicka på den mall du önskar redigera och välj Öppna för att öppna den i redigeringsläge. Obs! Om du dubbelklickar på filen så öppnas mallen bara i visningsläge och det går då inte att redigera den. Redigera och anpassa mallen som du önskar. Notera dock att offertmallarna är väldigt känsliga för redigering så du måste testa dig fram för att få till dem. Om du skulle få något felmeddelande vid utskrift så har du förmodligen redigerat för mycket och mallen har blivit förstörd. Ursprungsmallarna kan hämtas in på nytt om de blivit förstörda. Du kan då kopiera dem från C:\Users\Public\Public Mamut\Mamut\Data\Library\Templates\SE\Offer (svenska offermallar) och sedan klistra in dem i mappen du först var inne i för att redigera dem. Notera att det inte går att lägga in kopplingsfält i offertmallarna. Svara Ja för att spara ändringarna när du stänger mallen efter redigering. Obs! Det är viktigt att mallen sparas med de befintliga namnen Offer1.dot, Offerex1.dot etc. Det går inte att döpa dem till andra namn, då blir de inte tillgängliga i programmet. Redigera offertmallarna i Raporteditorn Om du istället önskar redigera offerten du får vid utskrift till Skrivare/Förhandsgranskning så går du till Visa – Inställningar – Rapporter – Rapport/etiketteditor. Markera Offert och klicka på Redigera. Denna är inte lika känslig för redigering som offertmallarna i Word. Läs mer om rapportredigering i Mamut här

I Mamut One kan du ange nummerserier som används vid registrering och sortering av information. Om företaget redan har ett system för numrering av kunder och leverantörer kan ett motsvarande system fortsätta användas i programmet. Obs! Vid övergången till nytt räkenskapsår går det inte att ställa tillbaka fakturanummerserien till 1. Det kan inte finnas två fakturor med samma fakturanummer. Därför kommer fakturanummerserien att fortsätta där den slutade föregående år. Se även artikeln om att fortsätta nummerserier vid nytt år.   Vid uppstart av ett företag (en ny företagsdatabas) kan du ändra nummerserierna. Både första och sista numret kan då ändras. Nummerseriens första nummer kan endast ändras innan serien har tagits i bruk. Detta gör du genom att gå till Visa - Inställningar - Företag fliken Företagsinställningar - Nummerserier. Genom att klicka på denna öppnas fönstret Nummerserier. I fönstret Nummerserier kan du t ex ändra första numret för kontakt, leverantör, faktura osv. Detta gör du genom att klicka i kolumnen Första nr och skriva in det nummer du önskar. Efter att en nummerserie har tagits i bruk kan endast senast använda nummer ändras. Det nya numret måste vara högre än det som finns registrerat. Fälten som är rödmarkerade kan inte ändras.   Nummerserierna för Faktura- och Kreditnota bör inte överlappa varandra. Som standard börjar fakturanumret på 1 och kreditnotanumret på 90 000. Om du gör ändringar bör det vara minst 20 000 mellan de två nummerserierna. Speciell information om nummerserier för verifikat hittar du i Fortsätta med nummerserien på nytt räkenskapsår och Nummerserier för verifikat. Notera att nummerserien för verifikat börjar om på 1 vid övergången till nytt räkenskapsår. I Mamut One är det vanligast att varje verifikattyp har en egen nummerserie och varje nummerserie börjar på 1 varje nytt år. Detta gör systemet automatiskt och användaren behöver inte göra några inställningar vid byte av räkenskapsår. Om du dock önskar att fortsätta på de befintliga nummerserierna i det nya året, måste du vid årsskiftet gå in på Visa - Inställningar - Redovisning, välja fliken Redovisningsinställningar och klicka därefter på ikonen Verifikationstypsinställn. och nummerserier. Gå vidare till fliken Nummerserier. I fönstret som visas anger du de senaste numren från föregående år i kolumnen Första nummer och klickar på OK. Det går att ändra dessa nummer så länge du inte har börjat bokföra med verifikattypen i det nya året. Nummerserierna för t ex Order, Faktura och Kunder löper vidare oberoende av räkenskapsår. Dessa nummerserier ställs inte tillbaka till 1. Önskar man ha olika nummerserier för exempelvis order och faktura för varje år kan man ställa in att serien börjar med årtalets nummer, t ex 20150101.

SIE betyder Standard, Import och Export och är ett standardformat för överföring av räkenskapstransaktioner mellan olika ekonomisystem i Sverige. SIE finns i applikationen Mamut Import Export. Programmen stödjer följande SIE-format: SIE 1 - Export av bokslutsaldo Används ibland av företag som skickar en fil till sin revisor för att göra årsbokslut. Formatet tar med ingående och utgående saldo per konto aktuellt år och föregående år. SIE 2 - Export periodsaldo Denna export baseras på SIE1 men innehåller även konto saldo specificerat per period. SIE 3 - Export av objektsaldo Export som baseras på SIE1 men med koppling till avdelning/projekt, saldo per period. SIE 4 - Import och Export av transaktioner Detta är det vanligaste formatet som används av SIE formaten. Formatet används vid utbyte av verifikationer. SIE4 kan exporteras från så kallade försystem. Ett exempel på försystem är ett löneprogram. Ett exempel är filen från Visma Lön. SIE4 formatet innehåller endast transaktionsdata ”verifikationer” och innehåller inte ingående/utgående belopp eller saldoberäkningar. SIE4 kan exporteras från försystem eller från andra ekonomisystem. Programmet stödjer både import och export av detta format.

   I Mamut har ni möjlighet att exportera räkenskapsfiler för SIE1, SIE2, SIE3 och SIE4. SIE4 är det vanligaste formatet och den fil som innehåller alla verifikationer för året.     Observera att exportfunktionen endast är tillgänglig för användare som har en av följande Behörighetsprofiler; Superanvändare, Administrator eller Redovisning.      Vi rekommenderar att ni uppdaterar till senaste version av Mamut Business Software innan ni använder Mamut Import/Export. (Kunder som arbetar i Mamut via Application Hosting behöver inte tänka på detta.)    Ni kan ladda ned den Senaste versionen här.  För att exportera ut SIE-4 transaktionsfil gör ni enligt följande: Gå till Visa - Inställningar - Redovisning Ändra där i rullgardinsmenyn för Aktivt räkenskapsår (uppe till höger) så att det visar det räkenskapsår du önskar exporta filen för Tryck på knappen Spara i verktygsraden  Stäng fönstret för Redovisningsinställningar Ni ska kunna se att datumen längst upp i Mamut, nu har ändras till för det räkenskapsår som ni precis valt i steg 2-3 Gå till Arkiv - Export - Import/Export - SIE4 (Transaktioner) Välj den företagsdatabas som ni önskar exportera SIE-4 filen från Ange namn på filen (Filnamn) samt vart filen ska sparas (Filsökväg) Standard filnamn för SIE4 är ofta "företagsnamnet.se" Om ni utför exporten från Mamut i Application Hosting, bör ni välja en av följande grundmappar att spara filen på. Skapa där en mapp och spara filen i: - Home (H:) - Profile (P:) - C on "Din dators namn" (detta är er lokala dators C:) Klicka på Slutför I fönstret som öppnas anger du vilket Räkenskapsår du vill exportera från, samt vilken Tidsperiod. Om du väljer Avancerat urval  och klickar på Nästa, har du större möjlighet att begränsa vilka verifikationer som SIE-4 exporten ska innehålla   Klicka sedan på Nästa Exporten körs nu När exporten är klar dyker följande fönster upp   Klicka på Stäng för att avsluta exportguiden Om ni önskar öppna SIE-4 filen, gå till mappen där filen har sparats och öppna den med hjälp av programmet Anteckningar (Notepad). Om detta inte är inställt automatiskt, högerklickar du på filen och väljer där Öppna med. Välj sedan Anteckningar ur listan för att öppna filen.      

När du genererar order från ett avtal, kommer det automatisk en textlinje som visar vilken period ordern gäller för. Du kan ta bort denna linje genom att lägga till ett värde i filen Mamut.ini. Du går tillväga så här: Öppna Windows Utforskaren genom att gå til Start – Den här datorn. Bläddra dig fram till C:\Användare\Delad\Public Mamut\Mamut\ eller  c:\Users\Public\Public Mamut\Mamut\. Dubbelklicka på filen Mamut.ini för att öppna den. Lägg till detta värde nederst i filen:  [ORDER]  DisableAgreementFreeTextInfo = True Spara och stäng filen.   Vid generering av order från ett avtal ska det nu inte genereras textlinjen med från- och till-datum.

Du måste rapportera handel av både varor och tjänster med andra företag inom EU. Målet med detta är att beskattning av tjänster ska ske i det land där den konsumeras, för att förenkla administration och förhindra momsbedrägeri. Vissa företag måste rapportera månadsvis och andra kvartalsvis. Med hjälp av rapporten Periodisk sammanställning, EU, redovisning som innehåller både varor och tjänster kan du rapportera en sammanställning över din EU-handel till myndigheterna. Du hittar rapporten under Akriv - Skriv ut - Redovisning   Text vid EU-handel finns infogat på fakturautskrifter och fotnoter. Standardtexten i systemet är: EU-handel av produkter och tjänster. Intra community supply of products and services. Du kan dock anpassa denna text enligt dina egna behov (se nedan)   När du infogar produkter med en momskod för EU-export i en order, kommer en varningstext visas om kunden inte är registrerat med ett Moms-nr. Att utelämna denna information kan leda till böter från myndigheterna. Exempel på användning av moms vid EU-handel Om en svensk bilverkstad reparerar en bil för en dansk företagskunds räkning, innehåller fakturan ingen moms. Den danska företagskunden måste då betala moms på tjänsten i Danmark.   Lägg till momshantering för EU-handel i en försäljningsorder Du väljer momshantering för EU-handel på samma sätt som du hanterar andra momshanteringar på försäljningsorder. Klicka på rullgardinsmenyn i kolumnen Moms på den aktuella orderraden i försäljningsordern och välj Export, varor, annat EU-land (om det är en vara) eller Export, tjänster, annat EU-land (om det är en tjänst). När du fakturerar ordern kommer dessa orderrader visas med en asterisk (*) och informationstexten för EU-handel visas.   Text på fakturor med EU-handel av varor/tjänster När du fakturerar ordern kommer dessa orderrader visas med en asterisk (*) och informationstexten för EU-handel visas under orderraderna. Standardtexten i ditt system är: “EU-handel av produkter och tjänster. Intra community supply of products and services.” Du kan ändra denna text i Grundinställningarna eller skriva din egen text. Vilken text som ska visas på fakturor väljer du under Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Försäljning&fakturering - fliken Annat - rullgardinsmenyn Text vid EU-handel. Genom att högerklicka i rullgardinsmenyn kan du även härifrån öppna Grundinställningarna för att ändra eller lägga till en ny text.   Rapportera EU-handel med rapporten “Periodisk sammanställning, EU, redovisning” Du måste regelbundet rapportera din handel med andra EU-länder. Rapporteringsdatum fastställs av respektive lands skattemyndigheter. Företag som handlar med andra företag enligt den omvända momsredovisningen är skyldiga att rapportera en periodisk sammanställning över handel inom EU. Gå till Arkiv - Skriv ut. Välj Redovisning i vänstra menyn och markera rapporten Periodisk sammanställning, EU, redovisning i listan till höger. Välj önskat format och klicka på Skriv ut. I urvalsföntret som öppnas anger du vilken period och räkenskapsår som du vill rapportera för. Klicka OK för att skapa rapporten. Har du kunder som bara förknippas med EU-export? Om du har företagskunder i andra EU-länder kan du ange momshanteringen för EU-handel på dessa kunder direkt i kontaktregistret. Öppna det aktuella kontaktkortet genom att gå till Visa – Kontakt – Kontakuppföljning och leta upp kontakten i fråga. Gå därefter in på fliken Inställningar och klicka på knappen Kund. I rullgardinsmenyn Moms väljer du Handel inom EU. Observera att du även måste registrera kundens momsnummer i fältet Moms-nr på fliken Övrig info för att momsinställningen ska ha effekt. När du sedan skapar en försäljningsorder på denna kund och lägger till en produkt eller tjänst läggs momskoden för EU handel till automatiskt. Varor får momskoden Export, varor, annat EU-land och tjänster får momskoden Export, tjänster, annat EU-land. Ingen av dessa momskoder resulterar i momsavdrag på fakturan.

I Mamut Business Software sker varutransaktioner vid varuleverans i ordermodul, varumottagning i inköpsmodul, skapande av manuella lagerförändringar i lagermodul och vid lagerinventering . Vi rekommenderar att punkterna under Före lagerinventering ufförs efter det att alla varutransaktioner för 2018 är registrerade och innan varutransaktioner för 2019 registreras. När inventeringen utförs bör man registrera varken försäljning eller inköp som påverkar lagerbehållningen. Om det är nödvändingt måste det tas hänsyn till i Invetneringsrapporten. Inventeringsmodulen i Mamut kommer att justera förväntad behållning i efterhand men modulen måster restartas för att dessa värden ska hämtas fram. Före lagerinventering Beräkna lagervärde och disponsibel lagerbehållning för att vara säker på att alla transaktioner i ditt Mamut-sytem är uppdaterade. Detta görs genom att gå till Arkiv – Databaseverktyg – För support, och välja Korrigera och kontrollera lagerdataintegriteten. Skriv ut Lagervärdeslista för att få översikt över lagervärdet före lagerinventering. Gå till Arkiv– Skriv ut, och välj Produkt till vänster. Skriv ut rapporten Lagervärdeslista (lagerförändringar). Denne ger dig lagervärdet före utförd inventering. Skriv ut Inventeringsrapport, som du använder som underlag för själva inventeringen. VIKTIG! Om du också använder serienummer, varuparti eller hållbarhetsdatum, måste du skriva ut en separat Inventeringsrappor för dessa. Det är rapporten Inventeringsrapport: Serienummer, varuparti och hållbarhetsdatum.   Utför lagerinventering  Registrer räknat lager. Själva inventeringen registreras genom att gå till Visa – Lager – Lagerinventering. Lagerinventeringen i Mamut kan avbrytas och sparas. Detta görs genom att klicka på Avbryt, och svara Nej till Ska lagerinventeringen annulleras?. När inventeringen startas på nytt, får du upp frågan Ska du fortsätta på den påbörjade inventeringen? Genom att svara Ja till detta, kommer du att fortsätta där du avsluttade. Utför lagerinventering. Innan du utför lagerinventeringen bör du se till att systemdatum i Mamut är 31/12 2018 så att inventeringen blir registrerat på riktigt år. Stäng alla moduler.  Om du har inveteringsfönstret öppet måste det också stängas. Tryck på Avbryt och svara Nej på frågan Ska lagerinventeringen annulleras? Gå till Arkiv – Systemdatum, marker datumet 31/12 2018 i kalendern, och klicka OK för att godkänna. Gå till Visa – Lager – Lagerinventering, svara Ja till Ska du fortsätta på den påbörjade inventeringen? och genomför lagerinventeringen. Efter att inventeringen är genomförd bör du gå igen till Arkiv – Systemdatum, trycka Dagens datum och OK för att sätta dagens datum som systemdatum  Efter lagerinventering  Skriv ut en ny Lagervärdeslista. När inventeringen är genomförd bör du skriva ut en ny lagervärdeslista. Gå till Arkiv– Skriv ut, och välj Produkt till vänster. Skriv ut rapporten Lagervärdeslista (lagerförändringar). Den ska nu visa korrekt lagervärde för året 2019.

SIE betyder Standard Import och Export och är ett standardformat för överföring av räkenskapstransaktioner mellan olika ekonomisystem i Sverige. Transaktionerna i filen är specificerade med en akronym för att beskriva i vilken verifikationstyp de är bokförda i det system som filen är exporterad från. När du importerar en SIE-fil till Mamut Business Software visas SIE synkronisering-fönstret i vilket du måste ange till vilka verifikattyper i Mamut Business Software som verifikattyperna i filen ska importeras. I kolumnen Ver.typ i fil visas vilka akronymer transaktionerna i SIE-filen har. Dessa måste nu synkroniseras med den verifikationstyp de ska importeras till i ditt program. Detta görs genom att välja önskad verifikationstyp i rullgardingsmenyn i kolumnen Ver.typ i ekonomisystemet.   Notera även att om filen du ska importera är exporterad från ett annan system så måste du kontrollera med leverantören av detta system (eller med dem som du fick filen från), vad de olika akronymerna i SIE-filen motsvarar för verifikationstyp, innan du importerar filen. Om du vill kan du även välja att importera alla transaktionerna till samma verifikationstyp, exempelvis Diverse eller en egenupprättad verifikationstyp som du döpt till SIE. Då väljer du bara den verifikationstypen på samtliga rader i kolumnen Ver.typ i ekonomisystemet i fönstret SIE synkronisering.    Klicka på OK för att fortsätta med importen när du har valt verifikationstyper i fönstret SIE synkronisering .  

Du kan importera en SIE4-fil med räkenskapstransaktioner från revisorn/revisionsbyrån till ditt program. Det rekommenderas att du har senaste versionen av Mamut Business Software installerad för att ha tillgång till uppdaterad SIE-funktion i programmet. Notera att importfunktionen endast är tillgänglig för användare som tillhör användargrupperna Superanvändare, Administrator eller Redovisning. Obs! Ta alltid en säkerhetskopia innan du importerar något till programmet. Gå till Arkiv - Import - Import/Export - SIE4 (Transaktioner). Välj den företagsdatabas som filen ska importera till. Klicka på knappen med tre prickar för att bläddra dig fram till sökvägen där importfilen ligger sparad. Klicka därefter på Import för att starta importen. I nästa fönster SIE synkronisering ska verifikationstyper från importfilen synkroniseras med verifikationstyper i programmet. Välj i rullgardinsmenyn till höger de verifikationstyper i programmet som ska synkroniseras med verifikationstyperna i filen (listade till vänster). Klicka på OK. Om det inte finns något annat som programmet reagerar på i importfilen så får du till sist ett meddelande om att importen är klar. Klicka på Avsluta för att avsluta eller Föregående för att fortsätta importera/exportera. Verifikaten finns nu i Visa - Redovisning - Verifikatsregistrering och måste överföras till huvudbok. Innan du för över verifikaten till huvudboken Skriv ut rapporten Öppna verifikat rad för rad som du hittar under Visa - Redovisning - Rapport. Kontrollera med försystemet att saldot stämmer. Vid import av SIE så sker ingen registrering av momshantering/momskod. Orsaken till detta är att det blir fel om man använder den automatiska momsberäkningen i samband med SIE-import. Programmet hämtar momskoder från existerande konton/momshanteringskoderna Konton upprättas automatiskt om de inte existerar vid import. Det är dock viktigt att ändra Momskoder på alla nya konton innan du börjar bokföra annars blir det fel i momsredovisningen. Detta gör du via Visa - Redovisning - Kontoplan. Du måste också på enstaka verifikat ange rätt Momskod vid import av SIE-verifikat i de perioder där momsavslut inte är gjord. När kontaktinformation - dvs. kunder och leverantörer - saknas i importfilen kommer programmet att upprätta interimskonton som beloppen förs emot. Konto 1511 kommer att skapas för 1510 och 2441 för 2440. Därefter får du manuellt boka in fordringarna/skulderna på rätt konto i Verifikatregistreringen och boka bort interimskonton. Perioder som du importerar till måste vara öppna i programmet. Om de inte är det så lägger sig verifikaten på första nästkommande period som är öppen. För över verifikaten till huvudbok från verifikatregistrering genom att klicka på ikonen Överför till huvudbok. Matcha och koppla öppna poster När verifikaten förts över till huvudboken behöver du Matcha och koppla ihop alla poster som tillhör varandra i leverantörs och kundreskontran. 

Det är möjligt att kreditera delar av en faktura. En kreditnota kan redigeras på samma sätt som  en vanlig order. När du gör en kreditnota kan du ta bort artikelrader så att endast delar av en faktura blir krediterade. Gå till Visa - Försäljning/Order/Fakturering - Orderregistrering. Välj status Faktura i rullgardinsmenyn uppe i högra hörnet. Bläddra eller sök efter den order som ska krediteras. Klicka på knappen Radera (svart kryss). Du får nu en fråga om du vill generera en kreditnota, svara JA så skapas en obehandlad kreditnota. Nu finns möjlighet att ändra antal och pris på artiklarna på den obehandlade kreditnotan. Kontrollera totalsumman längst ned i högra hörnet om det stämmer med beloppet du vill kreditera. Klicka på knappen Fakturera i verktygsraden. Fönstret Fakturering öppnas. Fortsätt som vid fakturering: välj om du vill skriva ut från företags- eller gemensamma rapporter och om du vill skicka till skrivare/pdf/epost. Klicka på OK. Om kreditnotan innehåller lagervaror får du möjlighet att återföra artiklarna till lagret. Klicka på Stäng när du gjort ditt val. Svara JA på frågan Ska ordern faktureras? Kreditnotan skrivs ut och du får en fråga om du godkänner utskriften. Svara Ja om utskriften är ok.

Verifikat som bokförs i verifikatregistreringen blir först verkställda och permanent sparade när de har förts över till huvudboken. Att spara permanent, utan möjlighet att radera, är nödvändigt av säkerhetsmässiga skäl. Om det hade varit möjligt att radera verifikaten efter att de blivit överförda till huvudbok hade man inte vetat om de egentliga bokföringsuppgifterna och rapporterna hade stämt gentemot ursprungsuppgifterna.  Korrigering av eventuella fel efter överföring till huvudbok måste ske med hjälp av korrigering (tillägg av fler verifikatrader i samma verifikat) eller skapande av nya verifikat.   När verifikat är bokförda och godkända i verifikatregistreringen kan du överföra dem till huvudbok och reskontra genom att klicka på knappen Överför till huvudbok i verktygsraden. Om du inte är i verifikatregistreringen, men har verifikat där som ska föras över till huvudbok kan du gå till Visa - Redovisning - Överför från verifikatsregistrering till huvudbok. Du får nu upp ett fönster där du kan göra ett urval på vilka verifikat som ska överföras. Du kan göra urval på Verifikattyp eller Period eller en kombination av dessa. Som exempel kan du överföra alla verifikat med Verifikattyp Utgående faktura från period 3. Fördelen med detta är att du får möjlighet att skriva ut bokföringsjournal för varje urval. Det är inte nödvändigt att göra något urval, du kan välja att överföra allt. Markera Förhandsvisa bokföringsjournal för att få en översikt över vad som kommer att bokföras. När du har gjort urvalet klickar du på Nästa. Kontrollera bokföringsjournalen så att den stämmer mot uppgifterna du har registrerat. Om utskriften stämmer kan du stänga den och godkänna genom att trycka Slutför. Då kommer huvudbok och reskontra att bli uppdaterade med den nya bokföringen. Klickar du Avbryt kan du stoppa överföringen till huvudbok och genom att klicka Föregående kan du skriva ut bokföringsjournalen igen. Om det är något fel i verifikaten, t ex något verifikat som ej balanserar eller Verifikationsdatum som är flera år utanför räkenskapsåret, kommer du att få ett meddelande. Du får då avbryta överföringen, gå in i verifikatregistreringen och korrigera det som är fel. När du har slutfört överföringen är verifikaten permanent sparade i huvudboken.

När en räkenskapsperiod löper ut, kan du stänga den för att minska risken för att verifikat blir felaktigt bokförda i den perioden. Att stänga en period är en enkel process i Mamut Business Software. Gå till Visa - Redovisning – Stäng redovisningsperiod. Välj Räkenskapsår och Period som du vill avsluta och klicka på Nästa. Ett varningsmeddelande visas som säger att du inte längre kommer att kunna registrera verifikat i den period som stängs. Klicka på Slutför. Den angivna redovisningsperioden har nu stängts, och inga mer transaktioner kan bokföras i denna period.

Principen för att registrera en ingående faktura fungerar på samma sätt som en utgående faktura. Skillnaden är att registreringen sker mot leverantörsreskontran när du registrerar en ingående faktura. Gå till Visa - Redovisning - Verifikatsregistrering. Kontrollera att korrekt räkenskapsår är valt i fönstret. Om felaktigt år visas så klickar du på kalenderknappen som visar året och väljer det år som fakturan ska bokföras mot. Klicka sedan på ikonen Ny för att upprätta ett nytt verifikat Ange korrekt Ver.Typ, Ver.datum och Period. Skriv in kontonummer 2440 (Leverantörsskulder) i kolumnen Konto och välj aktuell leverantör från listan som visas. Alternativt kan du skriva in leverantörsnumret direkt i kolumnen Konto för att få fram korrekt leverantör. I det nya fönstret som öppnas, skriver du in informationen som gäller för fakturan. Obs! Du måste ange ett fakturanummer eller OCR för att komma vidare men det fungerar att ange ett fiktivt nummer. Klicka därefter på OK (eller tryck på plustangenten) så uppdateras verifikatet med den nya informationen. Ange motkonto, dvs det konto som 2440 ska bokföras mot. Är det ett inköp av varor använder du vanligtvis konto 4011 Inköp material och varor 25%. Konto 4011 är momsbelagt vilket innebär att när du lägger in bruttobeloppet så genererar systemet automatiskt momskonteringen. När verifikatet är färdigt och balanserar kan du överföra det till huvudboken genom att klicka på ikonen Huvudbok. Då blir verifikatet verkställt.

Om du får meddelande om att period som tillhör datum är avslutad när du försöker registrera verifikat i period 13 så beror det på att period 13 är en extra period som har skapats för att det ska vara möjligt att göra korrigeringsverifikat. Period 1 motsvarar januari, period 2 motsvarar februari, osv. Det finns ingen egen månad för period 13, så oavsett vilket datum som skrivs in så kommer du att få meddelandet ”Period som tillhör datum är avslutad”. I användarinställningarna i verifikatregistreringen kan du ta bort markeringen för datum/periodkontroll om du inte vill att meddelandet ska visas. Du kan givetvis också fortsätta utan att ta bort markeringen för datum/periodkontroll. Klicka då OK när meddelandet visas (när du bokför verifikat i period 13 har meddelandet ingen betydelse). Ta bort datumkontrollen Gå till Visa - Inställningar - Användare. Gå in på fliken Inställningar per modul och klicka på knappen Verifikatsregistrering. Gå in på fliken Funktion. Ta där bort bocken för Datum/periodkontroll. Klicka på OK. Stäng sedan fönstret med inställningar och svara JA till att spara ändringar. Notera att denna inställning görs för den användare du är inloggad som. Samtliga användare behöver gå in och sätta denna inställning enligt ovanstående beskrivning om de önskar ta bort inställningen för datum/periodkontroll.

Om du försöker stänga perioder eller göra årsavslut och får meddelande om att det ligger öppna verifikat i Verifikatregistreringen, kan dessa ligga registrerade mot en annan användare och därmed inte visas i din verifikatregistrering. Om verifikaten inte är överförda till huvudbok är de endast synliga i verifikatregistreringen för den användare som har registrerat dem. Gå till Visa - Redovisning - Verifikatreregistrering. Klicka på ikonen Användarinställningar. Gå in på fliken Funktion och klicka på knappen med tre pricker till vänster om Visa alla verifikat för alla användare.   Du får upp ett fönster som visar vilka verifikat som är registrerade av andra användare, markera dem och klicka OK så blir verifikaten tillgängliga i din Verifikatregistrering. Klicka på Överför till huvudbok.

Om du får meddelande (-122) så beror det på att du försöker bokföra mot ett konto som har inställt att avdelning och/eller projekt är obligatoriskt. Meddelandet kan du få i alla moduler där det är möjligt att generera verifikat, dvs i: order/fakturamodulen verifikatregistreringen inköpsmodulen vid period- och årsavslutning. Om du vill bokföra mot avdelning och/eller projekt så måste du specificera det i den modul som du arbetar i. Om detta inte görs trots att du har inställt att det krävs på vissa konton så kommer du att få upp detta meddelande. Om du får meddelandet trots att du har angett projekt och/eller avdelning i modulen du befinner dig i så måste du gå igenom kontoplanen och se ifall denna inställning är satt på flera konton. Börja med att ta reda på vilka konton programmet försöker bokföra på. Gå sedan till Visa – Redovisning – Kontoplan. Leta fram ett av de kontona som programmet försöker bokföra mot. Gå in på fliken Avancerat och kontrollera om Avdelning obligatorisk och/eller Projekt obligatoriskt är ibockat. Ta bort eventuella bockar och klicka på Spara. Upprepa ovanstående för alla konton som programmet försöker bokföra mot. Notera: Det är inte alla systemkonton som gör det möjligt att ange avdelning eller projekt vid bokföring. Konto för öresavrundning (3740) är ett exempel på ett sådant konto. Det rekommenderas därför inte att ha avdelning och/eller projekt obligatoriskt inställt på detta konto   Får du meddelandet -122 vid årsbokslut så kan det bero på att du har denna inställning på kontona, men att du inte har bockat för Generera ingående balans för konto, projekt och avdelning. Om du inte vill göra detta så måste du ändra inställningarna för kontona i kontoplanen enligt ovan.

Om du behöver återställa en säkerhetskopia kan du göra detta med hjälp av funktionen för att återställa säkerhetskopior i Mamut Business Software. Obs! När du återställer en säkerhetskopia överskrivs all information som registrerats efter att säkerhetskopian skapades. Gå till Arkiv – Säkerhetskopia – Återställ säkerhetskopia. Klicka på Nästa. Välj att du önskar Återställa en befintlig säkerhetskopia från ditt system, och markera den säkerhetskopian du önskar återställa. Du kan även välja att återställa en Extern säkerhetskopia genom att markera det valet och bläddra dig fram till platsen där du har sparat denna säkerhetskopia. Klicka sedan på Nästa. Klicka på Nästa igen. Läs igenom meddelandet som visas, sätt en bock för Jag har läst och förstått varningarna ovan innan du klickar på Nästa igen. När återställningen av säkerhetskopian är klar kommer du till ett nytt fönster som visar detaljerna för säkerhetskopian som har återställts. Klicka på Slutför. Tips: Du kan även återställa en säkerhetskopia utan att starta programmet. Detta gör du med hjälp av programmet MDataTools.exe som du finner under mappen DataTools i programfilsmappen. Standard sökväg är C:\Program Files\Mamut\DataTools. Återställning av säkerhetskopia via MDataTools.exe fungerar på samma sätt som återställning inifrån programmet enligt ovan. Klicka på knappen Återställ under fliken Säkerhetskopiering för att starta guiden.