I denna artikel går vi igenom vad som är best practice gällande formulär i Visma.net ERP.
Om inställningarna för formulär inte är korrekta i Visma.net ERP kan det vara så att standard rapporterna som ligger i programmet används. Dessa är inte uppdaterade och det är inte tänkt att använda dessa.
I systemet finns det inställningar för formulär på 3 olika nivåer som följer en hierarki:
Entitet: Specifikt för den kund/leverantör som det är inställt på.
Klass: Applicerat på alla kunder/leverantörer som har samma klass.
Modul: Övergripande för alla kunder/leverantörer som inte har ändrat på inställningarna.
På Kunder (AR303000) under fliken Utskicksinställningar.
På Kundklasser (AR201000) under fliken Utskicksinställningar.
På Kundreskontra (AR101000) under fliken Rapporteringsinställningar.
Liknande inställningar finns för de flesta andra moduler (T.ex Leverantörsreskontra, Projekt, mm).
Om du inte har ett specifikt behov är det generellt bäst att inte ändra på inställningarna.
I detta exempel vill kunden ha formulär AR.64.11.8S (Faktura, svensk adress till höger) på sina fakturor.
Detta bör då ändras under kund specifika inställningarna och inte i Kundreskontran (standard AR.64.10.00) för att inte påverka andra kunder.
Vi har flera kunder med leverantörer som jobbar med flera valutor. En orsak till detta kan vara att man har leverantörer utomlands, t.ex. Finska leverantörer kan skicka fakturor i EUR och norska leverantörer i NOK.
Hur skall man hantera detta i Visma.net ERP?
Valuta kopplas till leverantören, man har ett fält på leverantörer där man lägger in valutorna. Så hur skall man göra när man tar emot fakturor i olika valutor från leverantörer eller vad händer när man tar emot fakturor i olika valutor från leverantörer utomlands (t.ex. Fakturor i EUR och NOK)?
Hur skall man styra från vilket bankkonto betalningen skall betalas ut från, baserat på vilken valuta fakturan kommer in i?
På leverantören skall man registrera valutan som används vanligtvis. Första som skall göras är att tillåta ändring av valuta i Leverantörer (AP303000) under Meny - Leverantörsreskontra - Register. Ni kan också tillåta ändring av kurs om ni vill att det skall vara möjligt att redigera kursen som kommer in automatiskt.
Dessa ger då möjligheten att registrera fakturor i annan valuta än denna som är standard på leverantören.
Önskar ni att valuta- och betalningskontot skall växlas automatiskt kan ni göra det genom att skapa en plats per valuta. I exemplet under har två platser skapats, en för EUR och en för SEK.
Kom ihåg också att ändra på OCR-inställningarna för valutan så att allt går rätt.
Om man går in på EUR och går på Betalningar ser man betalningsinställningar. Man skall ha Utlandsbetalningar på Betalningsmetod och Bankkonto EUR som Likvidkonto.
Primärplatsen har Betalningsmetod 01 - Inhemska betalningar och Betalningskonto 1930 (SEK konto).
Exempel:
Då man registrerar en faktura, väljs betalningsinställningar automatiskt enligt plats som står på fakturan under Redovisningsdetaljer. I exemplet nedan ser vi en faktura registrerad på Primärplatsen med betalningsmetod 01 och konto 1930.
Observera: Om du önskar att endast överstyra valuta, (och du inte behöver betala ut från olika bankkontonummer som är beroende av valuta) behöver du inte använda plats. Då räcker det med att aktivera Tillåt ändring av valuta.
I denna artikel visas hur man ändrar språk i Visma.net Financials.
För att ändra språk gå till Mina Visma.net-uppgifter.
Man kommer dit genom att trycka på sitt namn i högra hörnet.
Man kan också gå direkt till accountsettings.
Tryck på pennan för att kunna redigera uppgifterna
Välj önskat språk och tryck på Spara.
I Financials ligger det standard resultat- och balansrapporter. Upprättar du nya huvudbokskonton kan det vara så att dessa inte kommer med på rapporterna.
I Visma.net Financials har ni möjlighet att skapa fakturor, spara och ta bort dem. Ingenting bokförs innan man trycker på Frisläpp. När ni skapar en faktura får den sitt eget fakturanummer. Om ni tar bort en faktura som har blivit uppdaterad, alltså har sitt eget fakturanummer, är det viktigt att ni ändrar nummerserien manuellt, då det inte händer automatiskt.
Hur vet man att man har hål i nummerserien?
Ni kan hitta hål i fakturanummerserien genom att sortera fakturorna enligt fakturanummer.
Steg 1: Gå in på Kundfakturor (ScreenId=AR3010PL) som finns under Kundreskontra - Transaktioner.
Tryck på fakturanummer så att de sorteras.
Steg 2:
Hitta vilket fakturanummer som saknas från listan.
Gå in på Nummerserier (CS201010) under Meny - Inställningar - Egenskaper.
Välj ARINVOICE (utgående faktura) eller APBILL (inkommande faktura)
I kolumnen Senast tilldelade numret lägger man in numret som man vill ändra.
T.ex. i bilden är den senaste fakturan 101001. Vi säger att 101000 saknas, då lägger man in 100999 som senaste nummer.
Programmet låter inte er att ha samma nummer på två olika fakturor så den hoppar alltid till det nästa lediga numret.
I vissa fall är det önskvärt att man kan reversera en matchning.
En sådan situation kan vara t.ex. att en betalning har blivit matchad med fel faktura.
Processen att reversera matchningar är nästan lika för både kund- och leverantörsverifikat.
Skillnaden är att leverantörsverifikat måste alltid ha en motpost när man sparar. Det går alltså inte lämna verifikatet Öppet som det går med kundverifikat.
På bilden nedan från Kundinbetalningar (ScreenId=AR302000) som ni kan hitta under Kundreskontra - Transaktioner - Kundinbetalningar, kan ni se att Reversera motpost finns under fliken Historik. Kom ihåg att klicka på Spara och Frisläpp efter ni har gjort reverseringen.
Matchningen blir reverserad och den reverserade linjen visas i historiken. Status på betalningen blir Öppen igen.
Efter reverseringen ändras fakturans status till Öppen och den är redo för att matchas mot en annan betalning.
Datorn är påslagen. Kaffet i kaffekoppen på skrivbordet är rykande färskt. Du är redo att starta dagen med Visma.net ERP. Då händer det som inte får hända. När du loggar in är allt bara vitt. Jag vet inte hur du känner dig, men jag vill helst bara ta en röd markeringspenna och rita en ledsen, röd smiley över hela skärmen. Typ såhär:
Det finns dock lite hopp. Till skillnad när vi människor blir distraherade och “blanka” i hjärnan, så meddelar våra datorprogram ofta vad felet är.
Så om du loggar in och möts av en vit skärm - kolla i din webbläsares fönster. Hittar du ett “Error” i url-strängen, ja, då är det bara stänga ned fönsterfliken och öppna programmet igen. (Du behöver alltså inte ens logga ut och logga in igen. Vilket för övrigt är ett användbart lifehack. Hur många problem löses inte av att bara logga ut och logga in igen?).
*Bildtext: Såhär ser det alltså ut i ditt Visma.net bara fått hjärnsläpp och det blir blankt.
Det finns även ett annat tillfälle då det känns som om programmet har checkat ut och arbetar mot en. Det är när du får upp detta på skärmen:
Här får en väldigt mycket oklar information och en hel del följdfrågor.
Varför finns inga artiklar? Och varför, varför har jag inte bara ett alternativ, utan två sätt att exportera detta?
Jag kan tyvärr inte förklara varför du kan exportera en tom skärm till Word.
MEN
Jag vet varför du helt plötsligt ser Screen Title och noll användbar information att ta dig vidare beror på. Du saknar behörighetsåtkomst till fönstret du nu försökt komma åt. Det finns lite olika orsaker till det. Två rätt vanliga fall:
1. Du är helt enkelt inte behörig till informationen som visas i detta fönster
Hur skönt är inte det? Du slipper bekymra dig om tjafset som står där. Detta är till för att underlätta för dig (hur irriterande det än kan kännas), du slipper ytterligare en onödig skärmbild i ditt liv… och antagligen det extrajobb som krävs av den som är behörig.
2. Någon har varit inne och skruvat lite på behörigheterna
Kanske har det skapats något sen sist du var inloggad. Kanske är du ny och inte fått tillgång till din rätta rollbehörighet än.
För fall nummer 2 så är lösningen att be någon på företaget som har rättigheter/tillgång till användare/roller. Ett tips här är att fråga den som verkar kunna lite mer än alla andra om Visma.net på företaget- det brukar vara de som fått lite mer behörigheter. För den personen är lösningen följande:
Gå in under Meny - Användare/Roller - Användarroller (SM201005)
Tryck på rutan Rollnamn för att få upp en lista på alla roller som finns i systemet.
Välj den roll som din utestängda användare ska ha.
Tryck på + och sök upp användaren under kolumnen Användarnamn.
Spara
Sen är det bara för den utestängda medarbetaren att logga ut, helt, från Visma.net och sedan in igen.
Så nästa gång en tom skärm dyker upp hoppas jag du känner att det ändå är helt ok. Lite irriterande, men nu vet du hur du ska tackla problemet.
En av de absolut svåraste frågorna att ta ställning till vid köp och implementation av affärssystem är balansgången hur standardiserat eller anpassat det ska vara. Standardisering har ju definitivt sina fördelar. Jag tänker främst på att det gör att vi kan automatisera rutiner och arbeta mer med avvikelsehantering. Hela poängen med att välja Visma.net enligt mig.
MEN
Att bara starta igång programmet utan att göra minsta anpassning är också ganska dumt. Jag har ännu inte stött på ett enda företag eller ekonomiavdelning som arbetar helt “enligt standard”. Även om det ju vore drömmen - tänk vad vi skulle kunna automatisera!
Där är vi ju inte riktigt än i dagsläget, vi kan inte automatisera avvikelser till exempel. Även om många avvikelser följer samma mönster de med. Därför finns möjligheten att göra små, små förändringar som gör det lättare för just dig att arbeta med Visma.net. Det är framförallt två anpassningar jag verkligen rekommenderar dig att göra:
1. Favoritmarkera rapporter och förfrågningar du ofta använder
Den här funktionen brukar jag vara lite försiktig med att rekommendera i början. Den kan nämligen missbrukas på ett sätt som gör att du slipper lära dig att hitta i systemet. Dock är den himla fiffig när det kommer till att slippa komma ihåg namnet på det där fönstret där du alltid hittar de svaren du behöver (har vi inte alla våra favoritförfrågningar?).
För att favoritmarkera klickar du bara på stjärnikonen - och voilá, du får en ny flik, favoriter, med de sidor du har stjärnmarkerat.
2. Flytta, lägg till och ta bort kolumner
Vi har tyvärr ingen statistik på hur många som redan gör detta. Källa magkänsla säger att det är alldeles för få. Det här går dessutom att göra lite överallt i Visma.net. Det jag pratar om är den här knappen:
Så liten att ingen känner igen den egentligen. Men den är placerad längst till vänster på radnivå i väldigt många fönster och flikar. Så här:
När du klickar på den lilla, lilla ikonen poppar detta fönster upp:
Och det är här det roliga börjar. I detta fönster kan du hitta dolda kolumner som du kan lägga till under Tillgängliga kolumner. Dessa flyttar du över med hjälp av Högerpilen. Du kan också dölja kolumner som kommer som standard genom att flytta dessa med hjälp av Vänsterpilen. Du kan även flytta de olika kolumnerna som du ser i fönstret. Uppåtpilen flyttar kolumnen till vänster, och Nedåtpilen flyttar kolumnen till höger.
Så lite paradoxalt måste du kanske ändå anpassa Visma.net för att kunna arbeta mer effektivt och standardiserat. För än finns inte en superstandard när det kommer till hur vi arbetar i affärssystem.
Du vet väl att du kan arbeta med olika ordertyper och även lägga upp egna i Visma.net?
Ordertyperna finns under Meny - Order - Egenskaper - Ordertyp (SO2010PL). Om ordertypen är Aktiv så syns den i listan över ordertyper vid registreringen.
Följande försäljningsordrar finns att tillgå:
ID
Ordertyp
Beskrivning
CM
Kreditfaktura
Används som justering av redan slutförda försäljningsorder där kunden returnerar artiklar
CR
Återköp
Används för att registrera returer för kontant försäljning som inte inkluderade utleverans
CS
Försäljning, kontant
Används för kontantförsäljning
IN
Faktura
Används för att fakturera kund för utlevererade artiklar
QT
Offert
Används för att specificera en artikel, kvantitet, datum och pris som erbjudande till köp för potentiell kund
RC
Retur för kredit
Används för att registrera accepterad retur för kreditering (kreditfaktura) utan ersättningsartikel
RM
Returorder
Används för att registrera accepterad retur från kund för kreditering eller ersättningsartikel inom garantitiden
RR
Retur med ersättning
Används för att registrera accepterad retur från kund som ska ersättas med ny artikel
SA
Försäljningsorder med allokering
När du tar bort status Parkerad för denna ordertyp så reserveras (allokeras) artiklar på lagret
SO
Försäljningsorder
Försäljningsorder skapas på beställning från kund och används för att förbereda utleverans
TR
Överföring
Används för lageröverföring mellan olika lager
Under Försäljningsorder hittar du alla försäljningsordrar som markerats som aktiva
Meny - Order - Transaktioner - Försäljningsordrar (SO3010PL)
Använd knappen Urklipp i översta verktygsraden och kopiera en befintlig ordertyp som utgångspunkt om du vill skapa din egen ordertyp.
Lägg till en ny valuta
Valuta lägger du till under Meny - Valutahantering - Egenskaper - Valutor (CM2020PL).
Välj + för att skapa ny post
Registrera Valuta, Valutasymbol, Antal decimaler, Beskrivning och kryssrutan Använd till redovisning.
Registrera sedan konton och kostnadsbärare.
Du kan även kopiera konto och kostnadsinformation från en annan valuta. Välj Urklipp och Kopiera och tryck sedan på + för att skapa ny valuta.
Fyll i fälten genom Använd till redovisning. Välj sedan Urklipp och Klistra in. Då fylls i information från den valuta du kopierade från.
Registrera valutakurser
Välj: Meny - Valutahantering - Register - Valutakurser (CM301000). Ta upp växelkursen du ska beräkna mot t.ex. SEK
Under Registrering valutakurs Välj + och ange den nya valutan i Från valuta, Valutakurstyp, Startdatum valuta, Valutakurs samt hur kursen ska beräknas (kolumnen Mult/div).
Du ska nu kunna använda den nya kursen för registrering.
En del kunder upplever att det inte är möjligt att registrera verifikationer med moms i verifikationsregistreringen. Denna artikeln går igenom hur du aktiverar detta.
Under Leverantörsreskontra - Egenskaper - Leverantörsklasser (AP201000) finns inställningen Varna för dubbletter av org.nr och/eller momsreg.nr på andra leverantörer.
Markerar du denna kryssruta på leverantörsklassen kommer du att få en varning när du lägger upp en ny leverantör om du anger samma organisationsnummer och/eller momsregistreringsnummer som redan finns på en befintlig leverantör. Markerar du även kryssrutan Tillåt inte dubletter av leverantörer går det inte att spara en ny leverantör om denna har samma organisationsnummer och/eller momsregistreringsnummer som en befintlig leverantör.
För dig som godkänner fakturor och utlägg i Approval kan du använda appen Visma Manager.
Här får du tillgång till dina Visma Approval ärenden var som helst och när som helst
Godkänn dokumenten genom att öppna varje dokument eller använd funktionen godkänn flera samatidigt.
Visma Manager godkänn flera dokument
Om du vill följa flödet vad som sker med dina dokument för tex utlägg eller leverantörsfakturor. Klicka på Historik.
Visma Manager Historik
Med Visma Manager kan du:
Godkänna eller avvisa fakturor och utlägg direkt i din mobil
Inspektera mottagna dokument
Lägga till kommentarer till dokument
Söka på Historik
Kontering på befintliga rader om du har rollen Financial User i Visma.net ERP
Visma Manager är en gratis app som ger befintliga licensierade användare av Visma Approval med möjlighet att godkänna ärenden från Approval.
Stödjer språken : Svenska, Engelska, Norska, Finska och Holländska
App store
Goggle Play
Snart semestertider glöm inte att registrera vem som är din vikarie, dvs vem skall godkänna dina dokument när du är ledig.
Så här gör du:
Logga in i Approval
Väljer Inställningar
Vikarie
Välj den användare som skall ta emot dina dokument (gäller alla typer av dokument)
Du kan välja tre olika alternativ:
Inaktiv
Aktiv nu
Aktiv i perioden (daumintervall )
Visma.net Approval
När Ni aktiverat PEPPOL-faktura i kundreskontra (AR101000) kan Ni också aktivera ytterligare två inställningar:
Exkludera PDF-faktura
Som standard skickas alltid PDF faktura kopia från Visma.net ERP med som inbäddad i XML filen till AutoInvoice.
När man skickar i nya PEPPOL BIS Billing 3 så kan dock mottagaren be om att inte få faktura kopia som PDF inbäddad (baserat på den europeiska standarden EN16931). Detta är nu möjligt att styra genom en inställning för att exkludera PDF-faktura vid utskick från Visma.net ERP till Visma.net AutoInvoice. Det kan ställas in per kundklass eller per kund.
Inställningen heter Exkludera PDF-faktura och finns i Kundklasser (AR201000) och Kunder (AR303000).
Använd den första AutoInvoice-bilagan för att se fakturan
Denna kryssruta kan aktiveras när du har valt att Exkludera PDF-faktura.
Om du lägger till en egen faktura PDF i kundfakturor (AR301000) under fliken Bilagor och markerar denna inställningen kommer den första bilagan i listan blir den PDF faktura som kunden får. AutoInvoice skickar då både XML filen och bifogar bilagan som en faktura kopia vidare till kunden tillsammans med de övriga bilagorna.
Detta kan vara användbart om man skapar sina fakturor i något annat system och vill skicka med sin egen layout till kunden.
Inställningen heter Använd den första AutoInvoice-bilagan för att se fakturan och ligger i Kundklasser (AR201000) och Kunder (AR303000).
Har man aktiverat inställningarna på kundklass kommer nya kunder att få den automatiskt . På existerande kunder måste man kryssa i rutorna direkt på kundkortet
Det är möjligt att skicka alla fakturor till AutoInvoice även om kunden inte är registrerad för mottagande av e-fakturor.
I Kundklasser (AR201000) kan man aktivera funktionen Skicka fakturor till AutoInvoice.
Skapar man en ny kund är då detta val redan ikryssat.
Vid fakturering skickas då alla fakturor till Visma AutoInvoice och sedan vidare till kunden.
Prioritetsordning för att skicka en faktura är:
1. E-faktura (standard) 2. E-post 3. Utskrift
Mer information om att aktivera AutoInvoice hittar du i utbildningsmaterialet
Ett tips!
Håll dig uppdaterad och få tillgång till den senaste informationen; godkänn fakturor, utlägg direkt i mobilen!
Visma Manager är en gratis app som ger befintliga licensierade användare av Visma Approval med möjlighet att godkänna ärenden från Approval.
Genom appen kan du hantera inkommande dokument och få en ökad kontroll med en fullständig överblick över ärenden som behöver godkännas.
Du får tillgång till Visma Approval med Visma Manager. Tusentals användare använder redan denna app för att effektivisera sina affärsprocesser.
Med Visma Manager kan du:
● Godkänna eller avvisa fakturor och utlägg direkt i din mobil
● Inspektera mottagna dokument
● Lägga till kommentarer till dokument
● Få tillgång till dina Visma Approval ärenden var som helst och när som helst
Appen stödjer språken : Svenska, Engelska, Norska, Finska och Holländska
App store
Goggle Play