Användartips för Visma Net

Det är möjligt att skicka alla fakturor till AutoInvoice även om kunden inte är registrerad för mottagande av e-fakturor. I Kundklasser (AR201000) kan man aktivera funktionen Skicka fakturor till AutoInvoice.   Skapar man en ny kund är då detta val redan ikryssat.     Vid fakturering skickas då alla fakturor till Visma AutoInvoice och sedan vidare till kunden.   Prioritetsordning för att skicka en faktura är:   1. E-faktura (standard) 2. E-post 3. Utskrift Mer information om att aktivera AutoInvoice hittar du i utbildningsmaterialet

Ett tips! Håll dig uppdaterad och få tillgång till den senaste informationen; godkänn fakturor, utlägg  direkt i mobilen!   Visma Manager är en gratis app som ger befintliga licensierade användare av Visma Approval med möjlighet att godkänna ärenden från Approval. Genom appen kan du hantera inkommande dokument och få en ökad kontroll med en fullständig överblick över ärenden som behöver godkännas.   Du får tillgång till Visma Approval  med Visma Manager. Tusentals användare använder redan denna app för att effektivisera sina affärsprocesser.   Med Visma Manager kan du: ● Godkänna eller avvisa fakturor och utlägg direkt i din mobil ● Inspektera mottagna dokument ● Lägga till kommentarer till dokument ● Få tillgång till dina Visma Approval ärenden var som helst och när som helst   Appen stödjer språken : Svenska, Engelska, Norska, Finska och Holländska App store Goggle Play

Nu går vi mot julledigheten  och  lämpligt att registrera vem som är din vikarie,  dvs vem skall godkänna dina dokument när du är ledig.    Så här gör du: Logga in i Approval Väljer Inställningar Vikarie Välj den användare som skall ta emot dina dokument (gäller alla typer av dokument) Du kan välja tre olika alternativ: Inaktiv Aktiv nu Aktiv i perioden där du kan registrera vilka datum som är aktuella    Önskar er alla en God Jul & Gott Nytt år!     

Vi släppte en ny funktion för ett tag sen som gäller för er som  har behov av ett enklare  EFH flöde med få godkänanre.   Nu kan man välja att  fakturan kan bli godkänd med en och samma  användare,  dvs den användaren som ni sätter upp som första godkännare.   Några saker att tänka på vid uppsättning av flödet i Approval:   Du måste fortfarande konfigurera en arbetsflödeskonfiguration Om du alltid bara vill använda första godkännare kan du skapa en arbetsflödeskonfiguration med ett enda steg där inställningen "Blockera dokumentet när inga godkännare hittas" inte är aktiverad. Du kan exempelvis  lägga till en regel baserad på en lista över godkännare, lägga till en godkännare och lägga till en beloppsgräns som inte kommer att utlösas. När du gör ändring av flödet gäller det  för fakturor som tas emot från Visma.net ERP, där en första godkännare är inställd på dokument  och eller radnivå.

Ingående fakturor har olika status beroende på hur långt de har behandlats i flödet. Dessa kolumner finns i leverantörsreskontran. Status som är fakturans status från  redovisningen och reskontran  Approvalstatus som visar status från  godkännandeflödet i Approval. Dessa kolumner kan ni enklet ta fram i er uppsättning. Tabellen nedan visar statusar som förekommer i flödet.    Status Approval Status leverantörsreskontran  Beskrivning Skickad till Approval  Balanserad Leverantörsfakturan ligger i Approval och väntar på godkännande Godkänd Öppen Leverantörsfakturan är godkänd, bokförd och klar för betalning Godkänd Balanserad Leverantörsfakturan är godkänd, väntar på kontering och frisläppning (bokföring) Avvisad Balanserad Leverantörsfakturan har blivit avvisad av användare i Approval med notering från användaren som avvisad. Kan skickas ut på nytt i flödet eller konteras och frisläppa. Väntar Balanserad Leverantörsfakturan finns i Approval och väntar på att en eller flera mottagare skall godkänna. Väntar Ankomstregistrerad Leverantörsfakturan är preliminärbokförd och finns i Approval och väntar på att en eller flera mottagare skall godkänna. Avbruten Ankomstregistrerad Godkännandeflödet har avbrutits i leverantörsreskontran. Avbruten Balanserad Godkännande flödet har avbrutits i leverantörsreskontran. Ny Balanserad Leverantörsfakturan har inte skickats till Approval och ligger kvar i leverantörsreskontran. - Öppen Leverantörsfakturan har bokförts och frisläppts direkt utan att ha skickats till Approval - Balanserad Leverantörsfakturan är registrerad i leverantörsreskontran, men uppgifter saknas           

Så här fungerar det när man ska skicka en elektronisk faktura till en kund och de önskar att man anger deras referens och ett referensnummer

Här kommer en video där @Isac Falkenberg guidar er igenom hur man inaktiverar 2FA i Visma.net.  

Vid import av kundregister stöter vi ständigt på problem med postnummer för utländska kunder. Systemet vill validera trots att vi tror oss ha stängt av det. Någon som vill bidra med lite input i frågan?

Funktionen fyra ögon principen används för att garantera att en faktura godkänns av minst två olika användare.   Om du aktiverar funktionen läggs ett reservsteg till i slutet av arbetsflödet, där du måste definiera minst två personer som får fakturan om det endast är godkänt av en person.  Har en person redan gjort sitt godkännande  i flödet  utesluts denna från flödet.  Fyra ögon principen

Skapa ett dashboard för att få snabbare och enklare översikt över din EFH process -  leverantörsfakturaprocess. Denna  dashboard visar olika status För inkommande fakturor Olika schemaläggningar  Vilka fakturor som ligger ute i flödet  Statistik - belopp på de mest frekventa leverantörerna   Betalningar som skickats till Autopay Nya återrapporteringar från Autopay   För att komma igång  och ta del av denna funktion kontaktar du din Vismapartner.    Observera att denna dashboard med tillhörande förfrågningar och filterer är en prototyp som visar hur ett dashboard kan byggas. Er partner har bra insikt på vad som kan fungera i er miljö.     

Nu går vi mot semestermånaderna och då är det lämpligt att registrera vem som är din vikarie,  dvs vem skall godkänna dina dokument som du får i Approval. Så här gör du: Loggar in i Approval Väljer Inställningar Vikarie Välj den användare som skall ta emot dina dokument (gäller alla typer av dokument) Du kan välja tre olika alternativ: Inaktiv Aktiv nu Aktiv i perioden där du kan registrera vilka datum som aktuella   Approval inställningar vikarie   Skulle du glömma bort detta kan alltid era Administratörer göra detta via funktionen Konfigurering - Vikarier - Tilldela vikarier för godkännare    Approval Konfiguration Vikarier  

I denna artikeln visar vi hur du ändrar den e-postadress du använder för att logga in.

Inställningar i Approval som du som Godkännare själv kan styra.   Antalet arbetsdagar innan ett ärende snart förfaller XX arbetsdagar innan förfallodatum (max14) = Det datum som visas  på dokumentet i ärendelistan Öppna kommentarsfönstret när jag godkänner ( vid aktivering visas alltid kommentarsfälten) Se bild nedan.  Efter att ett ärende har hanterats... vad skall då ske?   Öppna nästa ärende Gå tillbaka till ärendelistan    

Godkänn flera dokument samtidigt i Approval med appen Visma Manager.    Så här enkelt godkänner du dina utlägg och fakturor direkt i appen. Välj aktuell rad i dokumentlistan och klicka på ikonen vit cirkel (se nedan) för att godkänna raden och välj nästa rad.  När du är klar med att godkänna flera dokument väljer du knappen Godkänn. Vill du se mer detaljer för att kunna hantera dokumentet trycker du på en rad för att öppna dokumentet. Finns flera val, Godkänn, Avvisa, Skicka för granskning och Vidarebefordra  Se kontering finns under valet: Se rader. Finns möjlighet till att kontera om men krävs då att användaren har behörighet och beror på vilken tjänst som används. För att se fakturabild, utlägg klickar du en gång för att förstora bilderna. Visma Manager Ladda ner appen via  App store  eller Gooogle Play       

I version 8.40 har det lagts till stöd för att visa alternativt artikelnummer för alternativ typ Global, Kundens artikelnummer och Streckkod i flera rapporter i ordermodulen. Under fliken Korsreferens för Ej lagerförda artiklar (IN202000) och för Lagerförda artiklar (IN202500) är det möjligt att registrera alternativt artikelnummer på en artikel. Du kan nu se denna information i följande rapporter: Offert (SO64101S och SO64108S) Orderbekräftelse (SO64111S och SO64118S) Följesedel (SO64200S och SO64201S) Plocklista (SO644000) Proformafaktura (SO64300S) Monteringsbekräftelse (IN30702S) Plocklista för montering (IN30701S)  Faktura (AR64108S, AR64118S, AR64105S, AR64110S, AR64106S, AR64104S, AR64102S, AR64101S och AR64103S)  Dessutom kommer de nya fälten också att finnas tillgängliga om du har kopierat en av dessa rapporter (visas med prefix RE). För att redigera rapporterna kan du gå till önskad rapport och sedan klicka på Redigera rapport. Detta öppnar rapporten i redigeringsläge. Under datakälla finns de nya tabellerna (med tillhörande fält) tillgängliga.   Observera att du har dubbelt av de tre datakällorna. Se till exempel CrossRefBarCode och DftCrossRefBarCode. Skillnaden mellan dessa två är att CrossRefBarCode hämtar alternativa artikelnummer där en enhet är definierad. Om du tittar på vårt exempel nedan kommer AlternateID under CrossRefBarCode att visa värdet 22222222222222 om raden i försäljningsordern är registrerad med Enheten PALL. AlternateID under DftCrossRefBarCode visar värdet 11111111111111 oberoende av enhet. Detta ger dig också möjlighet att ange att om artikeln på orderraden har en enhet där ett specifikt värde definieras, så visas detta. Om det inte finns något värde för enheten kommer det att visa det värde som gäller oavsett enhet. Då kan du använda dessa formler: =IIf([CrossRefBarCode.AlternateID]<>NULL,[CrossRefBarCode.AlternateID],[DftCrossRefBarCode.AlternateID]) =IIf([CrossRefCustPartNumber.AlternateID]<>NULL,[CrossRefCustPartNumber.AlternateID],[DftCrossRefCustPartNumber.AlternateID]) =IIf([CrossRefGlobal.AlternateID]<>NULL,[CrossRefGlobal.AlternateID],[DftCrossRefGlobal.AlternateID])

I version 8.40 av Visma.net ERP släpptes en ny rutin för att generera en Periodisk sammanställning.   Det kommer att vara möjligt att fortsätta jobba med den gamla genereringen om man önskar ett tag till, denna går att hitta under Periodisk sammanställning (gammal) (AR40500S) men här går vi igenom den nya rutinen.   Observera att man måste “avsluta” tidigare rapporter som rapporteras i den gamla rutinen, innan man kan börja med den nya. Läs mer om detta längre ned i denna artikel.   När man öppnar det nya fönstret från menyn öppnas nu en listvy där man kan se alla tidigare rapporter som har genererats i den nya rutinen. För att skapa en ny rapport klickar man på +.   För att generera en ny raport fyller man i urvalet och sparar. Först efter man sparar ser man vad som ingår i sammanställningen.     Rapportnr - Varje rapport får ett unikt ID. Detta är en automatisk nummerserie. Organisation - Här väljer du den företagsgren som du ska generera sammanställningen för. Rapportår - Det år du ska rapportera för. Skattemyndighet - Den skattemyndighet du ska rapportera till, vanligtvis Skatteverket. Rapportperiod - Den månad du ska rapportera för. Rapportstatus - Status på rapporten. Denna kan vara ‘Öppen’ och ändras till ‘Skickad’ när man klickar på åtgärden ‘Skicka’ Rapportrevision - Här visas vilken revision som rapporten är i den valda rapportperioden. Inkludera - Här kan du välja vilka revisioner som ska inkluderas i denna revisionen. Inkludera gamla transaktioner - Om du vill att tidigare transaktioner ska tas med i sammanställningen kan du välja detta här. Gruppera transaktioner på momsregistreringsnummer - Som standard hämtas varje kund separat. Om du har flera kunder med samma momsregistreringsnummer registrerat.   Börja använda den nya rutinen För att kunna använda den nya rutinen och undvika att transaktioner som redan rapporteras kommer med måste man först avsluta den tidigare rutinen. När man öppnar Periodisk sammaställning - översikt (AR40501S) första gången finns en informationsruta med en hyperlänk. Klickar man på denna öppnas Confirm latest processed EC Sales List (IA40501S).       Du kan välja att utföra detta per företagsgren, eller alla samtidigt. När du har valt senaste rapporterade perioden och kryssar i Detta är riktigt kan du klicka på Behandla.   Alla transaktioner till och med den senaste rapporten kommer då att tilldelas en referens så att de inte kommer fram i den nya rutinen.

Hej på er,    När en faktura kommer in i fakturainkorgen kan det uppstå att den hamnar under fel eller under blockerat. Ibland kan det vara svårt att förstå sig på de olika felmeddelandena. Därför har jag skapat en video där jag går igenom de vanligaste felen.      Snabblänkar till avsnittet i videon Hur får jag fram statusorsak? Fel: Det uppstod ett fel under behandling av fältet Period med värdet X. Fel: Räkenskapsperiod är stängd AP dokument with this vendor ref already exist for this vendor see dokument with Fel: Posten infogar "Fakturan resulterade i minst ett fel" Kontrollera felen. Posten infogar "valutainfo" resulterade i minst ett fel kontrollera felen. The amount to be posted to the roundoing difference excedes the limit specified on the GL preferences Blockerad     Hur får jag fram statusorsak? Det första man kan göra är att dra fram fältet statusorsak. Detta gör du ute till vänster (Kolumnuppsättning)  Välj statusorsak och dra ut den till höger. Klicka sedan ok.      Det gör att du ser felmeddelandet.  Fel: Det uppstod ett fel under behandling av fältet Period med värdet X. Fel: Räkenskapsperiod är stängd Detta felet betyder att fakturan du försöker läsa in har ett fakturadatum som finns i en stängd period.    Det man kan göra är följande.  1. Ändra datum på fakturan i fakturainkorgen.    2. Tillåt bokföring på stängda perioder. Om du vill ha in fakturan i en redan stängd period kan du tillåta bokföring på stängda perioder. Detta gör du under (redovisning -> Egenskaper -> Redovisning)   AP dokument with this vendor ref already exist for this vendor see dokument with Detta felmeddelande tyder på att det redan finns en faktura från denna leverantör med detta fakturanr i den levreskontra. Innan man behandlar detta felmeddelande kan det vara bra att kontrollera fakturan i levreskontran och jämföra den med den faktura man försöker läsa in.    Om det nu är en dubblett som vi vill ta bort så klickar vi på papperskorgen inne i fakturainkorgen.      Fel: Posten infogar "Fakturan resulterade i minst ett fel" Kontrollera felen. Detta felmeddelande tyder på att fakturan i fakturainkorgen inte hittar en leverantörsplats.  Det första du ska göra är att dra fram så du ser leverantörsplatsen i fakturainkorgen.  Klicka på kolumnuppsättning ute till vänster.   Välj sedan leverantörsplats och dra den ut till höger.    Detta gör att vi nu kan se leverantörsplatsen i fakturainkorgen. Vi ser att platsen är tom.  Klicka på föstoringsglaset och välj rätt plats. Klicka sedan på behandla.      Posten infogar "valutainfo" resulterade i minst ett fel kontrollera felen. Detta fel tyder på att det inte finns en aktiv valutakurs för valutan som finns på fakturan.  Detta kan tyda på att vi inte har valutan upplagd i systemet. Då behöver vi lägga upp valutan och lägga en aktiv valutakurs i systemet.    Efter du har lagt upp valutan klickar du på behandla.    The amount to be posted to the roundoing difference excedes the limit specified on the GL preferences Detta felmeddelande tyder på att det finns ett för stort belopp i öres avrundningen på själva fakturan. Oftast är redan fakturan inläst till levreskontran (detta kan vi se via det blåa referensnr) Detta fel brukar uppstå om det är att inläsningen av momsen inte är helt korrekt. Om fakturan redan finns i systemet (när du ser det blåa refnr). Så kan det först vara bra att kontrollera att det är samma faktura först. Jämför fakturan som finns på refnr med den som finns i fakturainkorgen. Om de är samma så kan du klicka på validera för att få bort den ur fakturainkorgen.        Blockerad Ligger en faktura under blockerad kan det bero på att antingen så hittar inte fakturan leverantören att matcha med.    För att lösa detta klickar vi på förstoringsglaset och matchar den mot fakturan.    Klicka sedan på spara.   Om inte leverantören finns kan vi skapa upp den här "Skapa leverantör"     

Handelsföretag som har exportförsäljning kräver ofta förskottsbetalningar av sina kunder innan de skeppar varorna. Det kan variera hur mycket kunderna skall betala i förskott, men det finns stöd för detta i Visma.net ERP.   Förskottsbetalningar från Försäljningsorder – Valuta SEK Det är möjligt att skapa en förskottsbetalning från en försäljningsorder. Och om det redan har gjorts en förskottsbetalning kan denna läggas till på säljorder.   Skapa en försäljningsorder i Order (SO301000) som vanligt. När all information är registrerad på försäljningsordern, gå till fliken Betalningar och tryck på knappen Skapa förskottsbetalning.     Ett popup fönster öppnas då med all information ifylld. Om hela orderbeloppet inte ska vara i förskott behöver man ändra detta. Här kan man eventuellt också lägga till/ändra information om det behövs. När man är klar klickar man på Spara och stäng.     När kundens betalning har registrerats på banken går du in på själva förskottsbetalningen, korrigera eventuellt datumet så att det stämmer överens med det datum som pengarna kommit in på kontot och klickar på Frisläpp. Förskottet går då över till status Öppen, så länge det inte är använt på en faktura.     Det är även möjligt att på Försäljningsordern under fliken Betalningar se att en betalning är registrerad.     Beroende på hur flödet ser ut i företaget så gör man nu antingen en utleverans, eller om det är ett inköp kopplat till försäljningsordern så gör man en inköpsorder. När varor har kommit till lagret så gör man en inleverans och frisläpper denna.   När detta är gjort registrerar man utleveransen på försäljningsordern och bekräftar denna. När utleveransen är bekräftad skapar man kundfakturan och gör eventuella ändringar för att sedan frisläppa denna.   Om hela beloppet har blivit förskottsbetalat så kommer fakturan att direkt få status Stängd. Om inte kommer resterande saldo som kunden måste betala att visas under Restbelopp. Förskottsbetalningen status kommer också att ändras till Stängd.     Förskottsbetalningar från Försäljningsorder – Valuta Om en kund ska göra en förskottsbetalning i valuta, exempelvis USD så kan man även från försäljningsordern skapa det om det är ett likvidkonto med samma valuta (USD).   Skapa en försäljningsorder som vanligt och gå sedan till fliken Betalningar. Ändra betalningsmetod till 03 - Manuell och lägg in ett likvidkonto som är i samma valuta som försäljningsordern.     Gå till fliken Betalningar och klicka på Skapa förskottsbetalning. Ett popup fönster öppnas då med all information ifylld. Om hela orderbeloppet inte ska vara i förskott behöver man ändra detta. Här kan man eventuellt också lägga till/ändra information om det behövs. När man är klar klickar man på Spara och stäng.     Som med förskottsbetalningar i basvalutan i företaget (oftast SEK) låter man betalningen vara i status Balanserad tills man tar emot betalningen på kontot. När man har tagit emot betalningen korrigerar man eventuellt datum och frisläpper förskottsbetalningen.   Förskottet går då över till status Öppen så länge den inte är utnyttjad på en faktura. Detta kan man se på försäljningsordern.     Nu kan man hantera försäljningsordern och antingen skapa en inköpsorder eller göra en utleverans. När detta är gjort skapar man en faktura.   När man har förberett fakturan kan man under fliken Betalningsinformation se det belopp som finns på förskottsbetalningen under Summa betalning och kvarstående belopp under Belopp att registrera.     Gör eventuella ändringar på fakturan och frisläpp sedan denna. Om hela beloppet är förskottsbetalat så får fakturan direkt status Stängd. Är där något kvar att betala får den status Öppen.   Förskottsbetalning från Kundreskontra För att skapa en förskottsbetalning från kundreskontran, gå till Kundinbetalningar (AR302000). Välj Typ: Förskottsbetalning. Fyll i rätt uppgifter och hämta sedan upp ordern som ska förskottbetalas under fliken Order att matcha. Tänk på att ha rätt Betalningsmetod, Likvidkonto och Valuta.     När betalningen har registrerats på bankkontot, öppna förskottsbetalningen och korrigera eventuellt datumet innan du frisläpper betalningen. Förskottet går över till status Öppen så länge den inte har utnyttjats på en faktura.   Beroende på hur flödet är i företaget så gör man nu antingen en utleverans eller om det är ett inköp kopplat till säljordern så gör man en inköpsorder. När varor har kommit till lagret så gör man en inleverans och frisläpper denna.   Därefter går man in på försäljningsordern och gör en utleverans som sedan bekräftas. Skapa sedan en kundfaktura och kontrollera så att denna stämmer och frisläpp sedan denna.   Hantering av förskottsbetalningar som importeras från AutoPay I dagsläget finns ingen funktionalitet för att hantera förskottsbetalningar automatiskt i Visma.net ERP som kommer från AutoPay och hamnar i Behandla kundinbetalningar (AR305000). Om Datum och Belopp stämmer överens med förskottsbetalningen i Visma.net ERP finns det möjlighet att matcha manuellt, men annars gäller ovanstående hantering.  

I version 8.26 blev det implementerat stöd för flerspråkshantering i Visma.net ERP. Detta ger möjlighet för användare att registrera olika beskrivningar på olika språk i olika delar av systemet.   Här visas ett exempel från Kontoplan (GL202500).   Det är möjligt att importera in beskrivningar på olika språk med ett importscenario. För att detta ska bli korrekt lägger man in en kolumn för varje språk i filen man ska importera, och använder sig av ett speciellt uttryck i scenariot.    Uttrycket kan användas i alla fönster som har stöd för flerspråkshantering.   Uttrycket är följande: ='[{nb:'+[Description NB]+'},{en:'+[Description EN]+'},{fi:'+[Description FI]+'},{da:'+[Description DA]+'},{nl:'+[Description NL]+'},{sv:'+[Description SV]+'}]'   Bifogat här nedanför hittar du också det scenario som visas i skärmbilden ovanför. Observera att detta endast är ett exempel och kan behöva ändras för att fungera i ert företag.   Önskar ni hjälp med att importera beskrivningar på olika språk ber vi er att ta kontakt med er partner.

Fick en kommentar idag från en kollega som sa att han inte använder i appen Visma Manager för att godkänna fakturorna från Visma.net Approval  eftersom det inte fanns funktion för att godkänna dem direkt i ärendelistan.  Jag blev lite förvånad och kanske är det fler som inte känner till att denna funktion har vi haft sen tidig höst.    Så här enkelt godkänner du dina utlägg och fakturor direkt i dokumentlistan.  Tryck på en rad för att öppna detaljer för fakturan/utläggen Håll fingret på en rad för att markera en faktura Visma Manager Ladda ner Visma Manager