Användartips för Visma TransPA

  En viktig uppgift som utförs av arbetsledare är att godkänna tidrapporterna. Detta utförs i attestfunktionen. Detta är en av TransPAs levande paneler och därför är den blå. De blå panelerna/ menyvalen uppdateras kontinuerligt när ny information inkommer och attestfunktionen fångar upp alla tidrapporter som skapas. Alla tider som registreras i TransPA tidrapportering, d v s den del som era anställda använder, hamnar här i väntan på godkännande. Skulle en tidrapport istället registreras eller förändras av en systemanvändare så hamnar den dock inte i attest utan definieras som redan attesterad. Attestfunktionen hämtar tidrapporter 60 dagar bakåt i tiden.   För att kunna attestera tider så krävs att du är inloggad som arbetsledare. Vem som är arbetsledare ställs in på personnivå under fliken Grupper. Förklaring av pilar och avvikelser Längst upp i attestvyn finns en knapp för att godkänna alla tidrapporter som inte har någon avvikelse. Antalet visar totalt antal poster från alla sidor, alltså inte bara den synliga vyn. En avvikelse är enligt TransPA en tidrapport som i totaltid ej överensstämmer med passets tid (schemalagd tid). Har ni tidrapporter där start- och sluttid samt även rast ändrats men där totaltiden är densamma som passets totaltid får ni därmed ingen avvikelse, utan visas då bara som ett streck, se Eriks tidrapport här nedan. Pilarna utgår alltid från rapporterade timmar. Tittar vi i exemplet nedan så visar Reines nedåtpil för färdskrivartid att de rapporterade 10,5 timmarna är färre än färdskrivarens 10,67 timmar. Niklas uppåtpilar både för pass och färdskrivare visar att de 12,5 rapporterade timmarna är fler än passets 11 h och färdskrivarens 10,45 h.   Attestera arbetstid på dagar som inte är schemalagda Attestfunktionen ger dig en bra möjlighet att fånga upp arbetstid som ligger utanför schemat. Genom en inställning kan du välja att denna arbetstid skall visas som en avvikelse. Det innebär att de får en avvikelsemarkering ( ) och att de inte kommer att godkännas via knappen godkänn alla tidrapporter utan avvikelse. Så här blir resultatet i attestlistan.   Eftersom den översta tidrapporten ligger på en dag som inte är schemalagd visas den som en avvikelse. Funktionen kan användas för alla typer av arbetstidsförläggningar. För att aktivera funktionen går du till Verktyg -> Inställningar och väljer Attest. Under rubriken Inställningar finns detta val. Gör din attestvy personlig I attestfunktionen finns det många möjligheter att anpassa utseendet efter det arbetssätt som passar dig bäst. Här visar vi några exempel. Du kan visa och dölja kolumner genom att högerklicka på raden. Ta därefter bort den blå markeringen på en eller flera kolumner som du anser är överflödiga. Därefter kan du byta plats på kolumnerna genom att dra och släppa dom i sidled. Om du ställer dig mellan två kolumner kan du justera dess storlek genom att öka eller minska kolumnbredden. Du kan ändra gruppering från datum (som är standard) till t ex arbetsledare. Detta gör du enkelt genom att flytta upp/ner kolumnerna mellan det blå och grå fältet. När du ställt in översikten som du önskar att den skall se ut behöver du spara inställningarna genom att trycka på denna knapp   Vill du återställa inställningarna tillbaks till standard kan du klicka på denna knapp     Ersättare för att godkänna tidrapporter En funktion finns i TransPA som underlättar om den ordinarie arbetsledaren skall vara frånvarande en tid, t ex p g a semester. I attestfunktionen är det möjligt att utse en ersättare för en önskad period. Denne ersättare övertar då den ordinarie arbetsledarens attestfunktion under frånvaroperioden. Dock har den ordinarie attesteraren fortfarande behörighet att attestera under perioden. För att aktivera funktionen väljer du Verktyg -> Inställningar. Klicka därefter på knappen Attest. För att tilldela en ny ersättare klickar du på Lägg till ny och fyller i de värden som är aktuella.     Arbetsledare – den ordinarie arbetsledaren som kommer att vara frånvarande. Ersättare – den person som kommer att ersätta den ordinarie arbetsledaren. Datum från/Datum till – första och sista datum som ersättare skall attestera tidrapporter. När du klickar på Spara-knappen kommer ersättaren att läggas till i listan. När du har angivit vem som skall ersätta vem under t ex semesterperioden så kommer attestfunktionen i TransPA att ta hand om resten. I attestfunktionen visas nu tidrapporter från personal som jag är ordinarie arbetsledare för samt för de arbetsledare som jag skall vara ersättare för. Även Attest-knappen på startsidan anger det totala antalet tidrapporter som skall godkännas.   Det är möjligt att ange samma ersättare för flera olika arbetsledare. Det är även möjligt att utse flera ersättare för samma arbetsledare under olika perioder. Tänk dock på att ersättningen endast sker i ett led, det är alltså inte möjligt att ersätta en ersättare med en annan ersättare. För att ange ersättare krävs behörighet för systeminställningar eller löneberäkning.   Ni har även möjlighet att godkänna tider direkt i kalendern Alla händelser som inte är godkända presenteras med fet stil i kalendern. När du upptäcker en sådan är det möjligt att godkänna den direkt utan att gå till attestfunktionen. Du kan helt enkelt välja det arbetssätt som fungerar bäst för dig. Gör så här för att godkänna: När du klickar på en tidrapport, frånvaro eller resa visas flera alternativ längst ner på skärmen. Klicka på godkänn.   När du väljer det visas en ny ruta där du bekräftar att du vill godkänna händelsen. När du bekräftat detta visas händelsen med normal stil och det sker en loggning att det är du som godkänt den.  Du kan alltså spåra vad som hänt sedan tiden registrerades av den anställde till dess att du godkände den. Det kan se ut på följande vis.    Samma logg kan ni också låta vara synlig i den anställdes tidrapportering. Är ni osäker vad som syns där så se över era inställningar för tidrapportering.   Du kan även godkänna flera poster samtidigt. Då skall du först trycka ner Ctrl-tangenten och sedan klicka på de händelser som du vill godkänna. Varje händelse blir markerad för att visa att den ingår i ditt urval. När du valt ut de du vill godkänna visas antalet vid godkänn längst ner i kalendern. Klicka godkänn.       Attestfunktionen, frågor och svar   Som arbetsledare arbetar jag mycket i kalendern. Hur kan jag skilja på om tider är attesterade eller ej? Kan jag se det här, eller måste jag gå till attestfunktionen? Tidrapporterna är gröna. De attesterade tiderna syns med normalt typsnitt och de som ej attesterats syns i fet stil. Här ser ni skillnad mellan den 10 januari där tiden är godkänd och den 11 januari där tidrapporten inte har attesterats ännu.     Som arbetsledare så har jag ett ansvar att attestera tider. Jag kan se inkomna tider i kalendern, men på TransPA startsida så finns inga tider att attestera. Varför? Gå in på någon anställd som du är ansvarig att attestera tider för. Titta under fliken grupper. För att tider ska visas i attestlistan måste ni utse en arbetsledare till den anställde. Spara på bocken. Nu ska tider finnas i attestlistan.    Har ni många anställda där tider saknas? Gå till personal  Här får ni en bra överblick över vilka som saknar arbetsledare. Vill ni tilldela så klickar ni på pennan som redigerar och anger arbetsledare under fliken grupper som ovan.     En av våra arbetsledare slutar och ska ersättas av annan. Hur går vi tillväga? Här handlar det ju inte om en tillfällig förändring så här föreslår vi att ni gör följande: Se till att den nya arbetsledaren finns skapad som systemanvändare och fått inloggningsuppgifter med önskade behörigheter. Ni skapar arbetsledare i TransPA klients inställningar för systemanvändare (behörighet för systemanvändare krävs). Är ni osäker hur ni gör så finns beskrivning i detta avsnitt. Så här skapar ni en systemanvändare Idag finns ingen funktion för att ändra om flera anställdas arbetsledare i ett moment. Ni behöver därför gå in på varje anställd och ändra. Välj personal, redigera med pennan och ändra under fliken gruppering som beskrivs här ovan.   När jag ska attestera så visas tidrapporter dubbelt. Vad beror det på?   Kontrollera era inställningar. Gå till verktyg - inställningar - attest. Du är troligen upplagd dubbelt som ersättare till ordinarie attesterare. Är du upplagd dubbelt så ta bort en av raderna. Gå nu tillbaka till attestlistan så ska det se rätt ut.