Användartips för Visma TransPA

För vecko- eller månadsavlönade enligt Transportavtalet gäller att de första 8 timmarna av sjukfrånvaron är karenstid utan sjuklön, motsvarande 1/5 av veckoarbetstiden, vilket även omfattar deltidsanställda. Därefter står arbetsgivaren för sjuklön fram till dag 14. Det är viktigt att alla dagar, inklusive lediga dagar och helger, markeras som sjukfrånvaro i Transpa för korrekt hantering, eftersom systemet kräver sammanhängande registrering av dessa dagar.   Exempel: Den anställde insjuknar den första augusti. Vid lönekörningen för augusti betalas hela månadslönen ut utan avdrag för sjukfrånvaro.   Vid septemberlönen görs sjukavdrag för augusti. Om den anställde varit sjuk hela månaden utbetalas ingen månadslön. Frånvaroavdraget kan skilja sig från månadslönen, beroende på månadens timmar, vilket kan leda till felaktiga avdrag. Använd enkla åtgärder i Transpa för att korrigera differenser: klicka på de tre strecken och utför "Gör avdrag för hela månadslönen" samt "Nollställ frånvaro".   Efter att ha utfört de båda åtgärderna i Transpa, visas nu effekten. Frånvaroavdraget matchar månadslönen och antalet sjukfrånvarotimmar är oförändrat, vilket säkerställer att timmarna överförs korrekt till ert löneprogram.   I vårt exempel blir den anställde frisk igen den 1 oktober. Sjukfrånvaron för september dras av i oktoberlönen, vilket innebär att ingen full månadslön betalas ut i oktober heller. Det är först i november som den anställde får en hel månadslön igen. Augusti September Oktober November SJUK SJUK FRISK FRISK Inget sjukavdrag Sjukavdrag för augusti Sjukavdrag för september Inget sjukavdrag   I denna artikel kan ni läsa om avdrag från månadslön vid semester, sjukfrånvaro och annan längre frånvaro,

Om en anställd har varit frånvarande mer än 12 arbetspass under en och samma månad kan det göras avdrag på hela månadslönen. Det är viktigt att notera att detta inte sker automatiskt i systemet, utan måste hanteras manuellt i löneberäkningen.   När du behöver göra avdrag för hela månadslönen, klickar du på de tre strecken högst upp till vänster. Därefter väljer du alternativet "Avdrag för hela månadslönen"       Vilket genererar ytterligare en rad i löneberäkningen "Avdrag månadslön" För att säkerställa korrekta avdrag, behöver du även nollställa de frånvaroavdrag som har skett under avvikelsemånaden. För att göra detta, klickar du på de tre strecken högst upp till vänster och välj alternativet "Nollställ frånvaro"     Det är viktigt att utföra denna åtgärd, eftersom det säkerställer att frånvaroaktiviteterna inte tas bort när löneberäkningen görs i löneprogrammet. Detta påverkar nämligen vissa ackumulatorer, såsom semesterlönegrundande frånvaro. Observera att när man gör avdrag för månadslönen, är det föregående månadens lön som justeras, vilket i vårt exempel innebär juli månadslön.   I de fall där man gör avdrag för månadslön bör timmarna för arbetad tid under perioden kompenseras, vilket i vårt exempel innebär 32 timmar i juli. För att göra detta, klicka på plustecknet "Ny rad" längst upp till höger.   I vårt exempel justerar vi augustilönen för att ta hänsyn till avvikelser i juli, där Diva haft semester under 19 arbetspass och arbetat 4 dagar. Efter att ha genomfört dessa justeringar ser löneunderlaget ut så här:     När man väljer att göra avdrag för månadslönen och ersätta den med timlön, är det viktigt att kontrollera om månaden innehåller helgdagar. Dessa helgdagar ska kompenseras med timlön enligt avtal, se §9 4 mom "Bibehållen lön" Detta tillämpas även om den anställde befinner sig i en sjuklöneperiod då arbetsgivaren betalar sjuklön, vilket gäller de första 14 kalenderdagarna.   Exempel vid sjuk hel månad och där helgdagar finns. När personen blir sjuk den 2 juni, börjar en sjuklöneperiod som behöver beaktas i julis löneutbetalning med avseende på juni månads avvikelser. För den inledande sjuklöneperioden, som varar i 14 dagar, är det arbetsgivaren som ansvarar för att betala ut sjuklön. Under den här perioden ska den anställde erhålla sjuklön enligt de gällande avtal. Så här ser löneunderlaget ut från start: I exemplet har den anställde varit frånvarande mer än 12 arbetspass. Vi gör då "avdrag för hela månadslönen" och "nollställer frånvaron". Vi lägger också till 8 timmars timlön för helgdagen den 6 juni, eftersom inget avdrag görs den dagen då arbetsgivaren betalar sjuklön.   Efter att ha genomfört justeringarna ser löneunderlaget ut så här:     OBS! Om ni i inställningarna har valt att exportera datum på lönearten "Avdrag månadslön", kommer datum för innevarande månad att exporteras i lönefilen. Efter importen till löneprogrammet behöver ni manuellt lägga till vilket datum månadslönen avser, som i vårt exempel juli. Under Register > Lönearter kan ni välja om datum ska skickas över på lönearten. Du kan läsa mer om detta i vår artikel lönearter   I denna artikel kan ni läsa mer om hantering vid längre sjukfrånvaro.

Här kommer en förklaring till hur TransPA beräknar sjuklön Sjuklön i korthet När en anställd blir sjuk behöver du som arbetsgivare säkerställa att du betalar ut rätt sjuklön. Sjuklönen ska motsvara 80 procent av vad den anställde hade tjänat om hen hade arbetat.    Om ni vill läsa om karensavdrag, se vår artikel karensavdrag Transportavtalet   Allmänt om beräkningen I underlaget för timlön skall ingå samtliga utbetalda löneposter förutom övertid, restidsersättning och traktamente.  Timlönen skall minst uppgå till grundtimlön + ordinarie premiekomp + schemalös premiekomp (vid tillämpning av 3 § 5b) + personliga tillägg (fasta och timbaserade)   Övertid skall inte räknas med i arbetade timmar då den tiden ingår i arbetad tid. Frånvaroposterna ska tas med eftersom frånvarotiden ingår i månadslönen   Vid kontrollräkning av sjuklön Lägg ihop summan av följande lönerader: Månadslön Timlön Veckolön Övertid (dock ej övertidsersättning) OB vardag OB helg Tillägg (både fasta och timbaserade) Premiekomp Schemalöst arbete (vid tillämpning av 3 § 5b) Måltidskuponger Uppfyllnadstid mot garantilön Milersättning Milersättning dubbelbemanning Timlön utland Timlön helg utland Lastningar/lossningar   Räkna nu fram och summera antalet timmar av följande lönerader: Arbetad tid (tänk på att övertid är inkluderad i arbetad tid, så du inte räknar med den två gånger) Semesterfrånvaro Sjukfrånvaro Övrig frånvaro (inkluderar frånvaro utan lön) Frånvaro med lön (t ex permission) Uttag från kompbank Uttag från flextidsbank Uttag från arbetstidsförkortning   Dela nu totalsumman med totala antalet timmar så får du resultatet av den genomsnittliga förtjänsten. Multiplicera nu resultatet med 0,8 (80%) för att få fram sjuklönens timlön.   Här finns en artikel som ger er ett exempel på beräkning av sjuklön, samt förklarar vilka kalenderkvartal du skall kontrollera när en anställd blir sjuk vid arbetstidsförläggning schemalöst arbete 3 § 5 mom B eller vid lokala överensekommelser.   Kända begränsningar, beräkning av sjuklön Vid schemalösa arbetstidsförläggningar som 3 § 5b och schemalösa lokala överenskommelser enligt 3 § 6 mom där man inte har kryssat i "föreslå schemalagd tid vid frånvaro" har TransPA satt ett maxbelopp för sjuklön som för närvarande är satt till 200kr per timma.  Vid dessa arbetstidsförläggningar räknar TransPA fram en sjuklön baserat på genomsnittlig timlön från föregående kalenderkvartal. Dvs sjukfrånvaro som uppstår i oktober, som ju tillhör kvartal 4, räknas då fram baserat på underlag från kvartal 3, dvs juli, augusti och september. Denna beräkning grundar sig i Transportavtalets avtalstext "I sjuklöneunderlaget skall ett genomsnitt av det ob-tillägg som utbetalats senast föregående kalenderkvartal ingå."   Utan taket hade vi kunnat se fall där en oönskad och orimligt hög sjuklön beräknas. Exempel när detta kan inträffa är om intjänandebeloppet i förhållande till antalet timmar är onormalt högt eller när vi saknar tillräckligt beräkningsunderlag från föregående kvartal   Ska vi spara lönen som den är när vi ser beloppet 200kr per timma med varningen ? Har ni fall där tillräckligt beräkningsunderlag finns och varningen kommer? Kanske har den anställde ett högt extra tillägg i premiekomp, många ob-timmar och dessutom övertid i föregående kvartal vilket skulle resultera i högre sjuklön än 200kr per timma? I dessa fall kommer vi alltså inte klara att visa upp en sjuklön som är högre än vårt nuvarande sjuklönetak på 200kr. Varningen kommer då och ni kan om ni önskar göra en egen beräkning och ändra beloppet TransPA föreslagit.   Sjuklön beräknas olika beroende på vilken arbetstidsförläggning den anställde går på. Här nedan är en artikel som beskriver de olika arbetstidsförläggningarna som finns i TransPA med en lathund som beskriver kort på hur beräkning görs för övertid eller hur sjuklön beräknas utifrån den arbetstidsförläggning ni väljer på personkortet. Arbetstidsförläggning enligt Transportavtalet 

TransPA utför beräkning av sjuklön automatiskt, men önskar du utföra en egen kontrollberäkning, så visar denna artikel hur du går till väga för att beräkna sjuklönen för en anställd som går på arbetsförläggning schemalöst arbete 35B eller Lokal överenskommelse (där man inte har kryssat i "Föreslå schemalagd tid vid frånvaro").   När man beräknar sjuklön för den anställde är det viktigt att man kontrollerar föregående kalenderkvartal vilket då menas med att man kontrollerar föregående löneperiodens kalenderkvartal.   Exempel Här är ett exempel på hur systemet räknar sjuklön på en anställd som är sjuk mellan den 5/9 till 11/9 och skall då få sjuklön i oktobers löneperiod.     För att beräkna denna sjuklönen på 158,73 kr behöver vi kontrollera kalenderkvartal Juli - Aug - Sept löneperiod. Räkna samman inkomsten och Arbetad tid se nedan   Här är underlaget för Juli - Augusti - September som behöver räknas samman.     Juli löneperiod. Månadslön                   28514 kr Övertid                            2130 kr Premiekomp                    725 kr Schemalöst arbete          435 kr Ob-tillägg vardag             408 kr Ob-tillägg helg                 204 kr   Tot sum:                      32416 kr   Arbetad tid                      145h Föräldraledig                       8h   Tot Tid :                             153h          Augusti löneperiod. Månadslön                   28514 kr Övertid                            4260 kr Premiekomp                    650 kr Schemalöst arbete         390 kr Ob-tillägg vardag            272 kr Måltidskuponger            600 kr   Tot sum:                      34686 kr    Arbetad tid                     130 h Semesterfrånvaro           56 h   Tot tid:                              186 h          September löneperiod. Månadslön                          28514 kr Övertid                                   2621 kr Premiekomp                           880 kr Schemalöst arbete                528 kr Ansvarstillägg                      3000 kr Ob-tillägg vardag                  272 kr Måltidskuponger                  850 kr   Tot sum:                            36665 kr   Arbetad tid                            176 h Uttag från kompbank              8 h   Tot tid:                                    184 h       Räkna samman alla värden från varje månad se nedan. Månader Arbetad tid Inkomst  Juli 153 h 32,416kr  Augusti 186 h 34,686 kr September 184 h 36,665 kr  Total 523 h 103767 kr   Dela inkomst med Arbetad tid och gångra med 0,80  103767 /  523 = 198,40 * 0,80 = sjuklön 158,73 kr / h        Här listar vi upp vilka månader som den anställde blir sjuk i och vilka månader som man skall kontrollera löneunderlaget i.   Beräkna sjuklön för den anställde under Jan - Feb - Mars kontrollera föregående kalenderkvartal Okt - Nov - Dec löneperiod .  Beräkna sjuklön för den anställde under Juli - Aug - Sept kontrollera föregående kalenderkvartal April - Maj - Juni löneperiod. Beräkna sjuklön för den anställde under Okt - Nov - Dec kontrollera föregående kalenderkvartal Juli - Aug  - Sept löneperiod.     Vill du läsa mer om vilka lönerader som skall räknas samman kolla i denna artikeln: Beräkning av sjuklön, Transportavtalet