Användartips för Visma TransPA

Ny funktion i TransPA för er som använder behörighetskontroll (BKY), är att ni numera kan kontrollera nationella trafiktillstånd hos era underleverantörer. Tjänsten har funnits länge hos BKY men gör i och med denna förändring att vi har fullt stöd för hela behörighetskontrollen även i TransPA, och att du känna dig trygg i att alla förare och alla underleverantörer har de behörigheter och nationella tillstånd som krävs. På samma sätt som med förare har du alltid koll på vilka som kontrolleras och larm om någon förändring skulle inträffa, på e-post, SMS och inuti TransPA. Tänk på att ni måste söka medgivande för trafiktillstånd hos BKY för att tjänsten ska komma igång.    Funktionen aktiveras på samma plats som resten av behörighetskontrollen, d v s under Säkerhet - Behörighetskontroll, och det enda du behöver göra är att bocka för vilken bransch och notera organisationsnummer för era underleverantörer, 10 siffror utan bindestreck,vid enskild firma 12 siffror och därefter trycker Enter, alltså ett organisationsnummer per rad.  Vilka arbetsledare som informeras/larmas är detsamma för tjänsten i övrigt, så om du är nöjd med inställningarna där är det bara att spara.   i denna artikel kan ni läsa mer om hur ni kommer igång med BKY

Innan du aktiverar tjänsten mot BKY bör du gå igenom era kompetenstyper och se över hur de är skapade. Det är dessa som anger vilken sorts behörighet chauffören har.  Gå till Kompetens och välj Kompetenstyper. Nu visas ett register över alla de kompetenstyper ni har registrerade. Registret innehåller normalt både typer som avser förarbehörigheter och övriga som avser andra typer av kompetenser/utbildningar som ni vill dokumentera. De som är aktuella för att registrera förarbevis och de vi kan utföra behörighetskontroll på är dessa: För dig som bedriver godsverksamhet: ADRGrund ADRKlass1 ADRKlass7 ADRTank B B96 BE C C1 C1E CE YKBGods För dig som bedriver bussverksamhet: D D1 D1E DE YKBBuss För dig som bedriver taxiverksamhet: TaxiLeg   För att kontrollen skall utföras korrekt skall namnet på kompetenstypen vara precis som det står ovan. Namnet är också skiftlägeskänsligt vilket gör att stora och små bokstäver måste anges precis som ovan. Börja därför med att kolla igenom att ditt register med kompetenstyper stämmer med dessa. Om du har en kompetenstyp som heter 'CE' behöver du inte göra något, kontrollen kommer att utföras för de personer som du lagt in denna kompetens på. Om namnet på kompetenstypen är en variant på detta, t ex 'Körkort CE' så behöver du endast ändra namnet på denna till 'CE'. Du behöver alltså inte gå in och ändra på personkortet för varje person.   Observera att behörigheter som ska kontrolleras av BKY måste ha typen "Körkort" förutom YKBGods och YKBBuss, som måste ha typen "Annan", se bilden nedan.    Det är vanligt att en chaufför har flera behörigheter på ett körkort, t ex 'BE CE'. Denna kombination kan du skapa upp som en egen kompetenstyp med namnet 'BE CE'. Här krävs mellanslag. TransPA kommer då att kontrollera både BE och CE. Tänk på att om du har byggt upp era behörigheter sammansatta, typiskt som CE DE och en av dessa behörigheter ej längre är giltig finns en begränsning. Exempel, är CE ej längre giltig har vi ej möjlighet att fortsätta ställa frågor på DE behörigheten. Detta beror på att CE DE finns skapad som en kompetens med en och samma giltighetstid. Körkortsklasser, värt att tänka på Körkort ska registreras på den högsta behörigheten inom varje kategori (B, C respektive D) som står på framsidan på körkortet. I bilden visas underordnade behörigheter med pilar. Har en person behörighet som exempelvis CE så har han också de underordnade behörigheterna C1, C, C1E. På körkortet kan det stå olika beroende på när körkortet tillverkades men den högsta behörigheten som CE i detta fall skrivs alltid ut och det är den som skall registreras i transPA. Har en person behörighet som ex. vis D och eller D1E så har han också den underordnade behörigheten D1. På körkortet kan det stå olika beroende på när körkortet tillverkades men den högsta behörigheten som D och eller D1E i detta fall skrivs alltid ut och det är den som skall registreras i TransPA. Exempel: Skulle person A ha behörighet BE men finns endast registrerad i TransPA med behörighet B så sker följande, frågan till Transportstyrelsen är om personen har behörighet B? Svaret blir att detta ej är korrekt, då rätt svar är BE. Detta resulterar i svaret: Behörighetskontroll genomförd hos Transportstyrelsen – 1 person hade ogiltiga behörigheter.   Viktigt vägval gällande giltighetstider för körkortsklasser ​​​​​​Just giltighetstid på körkort är en vanlig frågeställning hos kunder vi har dialog med kring BKY-kontrollen. Det finns inget rätt eller fel, ni väljer helt och hållet själva vilken metod ni vill använda, men vägvalet är av avgörande betydelse, då det förändrar förutsättningarna och resultatet efter genomförd behörighetskontroll. 1. Sätt specifikt giltighetsdatum då körkortet går ut 2. Sätt giltig tillsvidare Så här ser kontrollen ut i ett exempelfall där man valt specifikt giltighetsdatum för körkortsklass: Namn                       Kalle Karlsson Körkort                    CE Giltighetstid t o m   2024-09-13 2024-09-13 ställs påståendet via BKY till Transportstyrelsen att den anställde har ett körkort med körkortsklass CE som är giltig. Resultatet blir då, "XX antal personer med tillhörande behörigheter har idag kontrollerats hos Transportstyrelsen. 0 av dessa personer har identifierats med ogiltiga behörigheter" 2024-09-14 kommer vi inte längre ställa påståendet att den anställde har ett körkort med körkortsklass, i och med att den giltighet ni satt i TransPA har gått ut. (Ni påstår alltså inte att den är giltig längre och därmed undantas frågan i kontrollen) Som ni förstår så finns det alltså en fara, lite av en falsk trygghet med att ha en giltighetstid på körkorten, då er rutin för att löpande uppdatera giltighetstiderna måste säkerställas för att inte hamna i ett oönskat läge där TransPA slutar kontrollera era körkortsklasser.   Har ni chaufförer med utländska förarbevis? Tänk på att Transportstyrelsen endast har information om svenska förarbevis/behörigheter. Om ni har anställda med utländska förarbevis får transPAs fråga till BKY svar att "behörighet är ogiltig". Vi saknar automatiskt funktion att utesluta dessa från den dagliga kontrollen, men ett tips är att skapa separat behörighet i transPAs kompetensregister och registrera era utländska förare mot denna. Välj då en benämning som inte pekar mot de behörigheter vi skriver om här ovan. Alternativt väljer ni inte typ "körkort" utan istället "annan" för att undvika att vi ställer fråga för denna förarbehörighet.     Kontrollerna kan endast utföras på det trafikslag som du har fått medgivande för. Om du bedriver godsverksamhet kan du alltså fråga efter YKBGods men inte efter YKBBuss.  

Som arbetsgivare i transportbranschen har du ett ansvar för att dina chaufförer har giltiga förarbevis när de utför arbete åt dig. Via TransPA kan du få hjälp med detta. TransPA kan varje dag skicka en förfrågan till Transportstyrelsen via vår samarbetspartner, bky.se, för att kontrollera att chaufförernas förarbevis fortfarande är giltiga. Om någon av dina chaufförer förlorat en behörighet får du automatiskt larm om detta via SMS eller e-post. Denna funktion är endast tillgänglig för svenska kunder. Transportstyrelsen har endast information om svenska förarbevis/behörigheter.     Nu har det skett en utökning i tjänsten då även utgående behörigheter kan fångas upp. Observera att detta gäller ej körkortsklasser - gör därför viktigt vägval om era giltighetstider - läs mer här i avsnittet se över era kompetenstyper. Vid behörigheterna YKB och ADR ställs en tilläggsfråga om de är utgående. Om en av dessa behörigheter löper ut inom 3 månader presenterar vi det i det dagliga mejlet som en utgående behörighet. Detta svarsbesked upprepas alltså och kommer fortsätta komma tills dess att behörighetens slutdatum har flyttats fram eller om behörigheten blir ogiltig.    Exempel på text från detta mail: "1 personer med tillhörande behörigheter har idag kontrollerats hos Transportstyrelsen. 1 av dessa personer har identifierats med ogiltiga behörigheter och 1 av dessa personer har utgående behörigheter inom 3 månader från första varningen. KAKU, Kalle Kula, Bosses Frakt AB  ogiltig licens av typ: BE CE KAKU, Kalle Kula, Bosses Frakt AB utgående licens av typ: ADRUtgaende YKBGodsUtgaende"   OBS. Utgående behörigheter kommer inte att ingå larm till övrig personal utan enbart ingå i mejlet som mottages efter avslutad kontroll. Ni kan kontrollera vem som mottar dessa mejl idag i Säkerhet - Behörighetskontroll. Om den utgående behörigheten inte förnyas inom 3 månader kommer den att utgå och då ingå i de sedvanliga larmen.    Dessutom kan du, om du tecknat dig för den tjänsten hos BKY, även kontrollera trafiktillstånd för era underleverantörer, se följande artikel.   För att komma igång med behörighetskontroll i TransPA, följ instruktionerna nedan.   1. Anslut dig till BKY - transportbranschens tjänst för kontroll av förarbehörigheter   2. Se över era kompetenstyper   3. Registrering av förarbevis   4. Koppla ert BKY-konto till TransPA samt inställningar och larm   När du har ställt in detta och sparat kommer TransPA att starta kontroll av alla dina registrerade förarbevis. Kontrollen sker varje natt mot Transportstyrelsens register. Om ett förarbevis är ogiltigt kommer det, förutom att skicka larm, att anges som ogiltigt i TransPA. Det innebär att giltighetsdatum sätts till gårdagens datum och därmed slutar TransPAs kontrollerna i detta specifika fall. När du får information från chauffören om att det finns ett nytt förarbevis går du in på personkortet och lägger in det nya giltighetsdatumet. Då kommer TransPA att återuppta kontrollen.   Tänk på att Transportstyrelsen endast har information om svenska förarbevis/behörigheter. Om ni har anställda med utländska förarbevis får TransPAs fråga till BKY svar att "behörighet är ogiltig". Vi saknar automatisk funktion att utesluta dessa från den dagliga kontrollen, men ett tips är att skapa separat behörighet i TransPAs kompetensregister och registrera era utländska förare mot denna. Välj då en benämning som inte pekar mot de behörigheter vi skriver om här nedan. Alternativt väljer ni inte typ "körkort" utan istället "annan" för att undvika att vi ställer fråga för denna förarbehörighet.    

När du har fått dina inloggningsuppgifter till BKY och du har registrerat alla förarbevis är allt på plats för att starta upp den dagliga kontrollen. Gå sen från TransPAs startsida och klicka på knappen Säkerhet därefter på Behörighetskontroll och fyll i de uppgifter som krävs, samt vilka grupper av behörigheter ni vill göra kontroll mot. För att få fram rätt uppgifter om användarnamn och lösenord, gör följande: Logga in hos BKY med de uppgifter du fått från dom via mail. Efter inloggning, gå till BKY Kontrollpanel under företagsuppgifter, autentiseringsuppgifter tjänsten BKY. Här finns det användarnamn och lösenord som ni nu ska ange i TransPA. Om lösenordet visas som  *** i kontrollpanelen behöver du klicka visa lösenord innan du kopierar lösenordet. Observera att ni ska ange ert unika användarnamn och lösenord. Ej användarnamnet här nedan på bilden.   Vem/vilka ska få larm vid ogiltig behörighet och efter avslutad kontroll? Därefter väljer du vem eller vilka som ska få larm vid ogiltiga förarbevis. Välj en eller flera administratörer i rullisten (se bild nedan).       Hur ska larmet skickas?   Larmsätt - ange hur larmet skall skickas. Skickas endast efter kontroll då ogiltig behörighet påträffats. SMS - ett SMS skickas till de valda personerna. E-post - ett mail skickas till de valda personerna. Internt meddelande - ett TransPA-meddelande skapas och visas på startsidan för varje vald person. Här är exempel på hur detta besked kan se ut: Ämne: Behörighetskontroll genomförd hos Transportstyrelsen – 1 person hade ogiltiga behörigheter. STAN, Stig Andersson, Håby Åkeri AB ogiltig licens av typ: CE   Felrapport - en felrapport skapas i säkerhetsfunktionen. Genom denna felrapport kan du enkelt följa upp processen kring detta ärende.   Skicka e-post till den här användaren efter avslutad kontroll - ett mail skickas till utvalda personer när kontrollen har genomförts - oavsett om någon behörighet påträffats som ogiltig eller ej. Besked om någon saknar behörighet syns på samma sätt som med larm ovan. Dessutom står här också om någons YKB eller ADR går ut inom 3 månader.   OBS: se över berörda systemanvändares kontaktuppgifter: Kontrollera att mobilnummer och mailadresser finns angivet och är riktiga för de personer som larm ska skickas till. De finns i registret över systemanvändare.  Är fältet mobiltelefon blankt behöver den enskilde systemanvändare registrera in detta själv på home.visma.com denna artikel finns en guide hur man gör.   Nu är allt klart. Nästkommande natt kommer ett mail skickas om hur många personer som har kontrollerats, och eventuella YKB eller ADR som går inom 3 månader, om allt har fungerat som det ska.   

För att starta upp kontrollen av behörigheter behöver du ha ett konto hos BKY. BKY är en tjänst som tagits fram av transportbranschens intresseorganisationer och är sammankopplat med Transportstyrelsens register över förarbehörigheter. Tjänsten är öppen för alla transportföretag men erbjuder ett rabatterat pris om du är medlem i någon av branschorganisationerna som står bakom tjänsten. Denna funktion är endast tillgänglig för svenska kunder. Transportstyrelsen har endast information om svenska förarbevis/behörigheter.  Tjänsten ingår inte i transPA utan kommer att faktureras av BKY separat. Observera att om ni redan har tjänsten idag men saknar koppling till transPA behöver ni kontakta bky och begära att den kopplas om. Ni kommer då byta spår och gå från bky:s lösning via deras klient och istället köra lösningen genom TransPA. För att kunna genomföra en kontroll måste ditt företag ha tillstånd från Transportstyrelsen att fråga efter förares behörighet. Tillstånd erhålls om ni har ett yrkesmässigt behov av att kontrollera personers förarbehörigheter. Vid ansökan anger ni om ni bedriver Gods, Buss eller Taxiverksamhet. Gör så här för att ansöka om tillstånd samt skapa ett konto hos BKY: Gå till hemsidan för BKY, www.bky.se Läs om tjänsten samt priser och villkor för denna. Gå till Anslut till BKY och följ instruktionerna. Under rubriken Uppgifter om teknisk anslutning skall du välja Systemleverantör och transPA. Skicka in de dokument som krävs.   Normalt tar det ca två veckor att få tillståndet klart från Transportstyrelsen. När det är klart får du ett mail från BKY med dina kontouppgifter. Följ anvisningarna från BKY.   Kontroll av Trafiktillstånd mot BKY. För er som använder BKY har ni också möjlighet att kontrollera trafiktillstånd hos era underleverantörer.  På samma sätt som med förare har ni alltid koll på vilka som kontrolleras. Läs mer i denna artikel Tänk på att ni måste söka medgivande för trafiktillstånd hos BKY för att tjänsten ska komma igång.

För att kontrollen mot BKY skall kunna genomföras behöver ni lägga in alla förarbevis som era chaufförer innehar. Detta sker i personregistret under fliken Kompetens. Kanske ser allt bra ut här, men saknas behörigheter, klicka på Lägg till ny. Nu får du upp en lista och kan välja bland de som finns skapade i kompetensregistret, ange sista giltighetsdag och klicka sedan på Spara. Säkerställ att samtliga berörda kompetenser har framtida datum, vad gäller giltighetstid. Har giltighetsdatumet passerats kommer TransPA ej ställa fråga om behörighet.  Fortsätt att lägga till alla de förarbevis som chauffören har. Kolla gärna att du har lagt in personnummer på personen - det är en förutsättning för att få svar från Transportstyrelsen. Format på personnumret som krävs är något av följande: ÅÅÅÅMMDDXXXX, ÅÅÅÅMMDD-XXXX.   Har ni chaufförer med utländska förarbevis? Tänk på att Transportstyrelsen endast har information om svenska förarbevis/behörigheter. Om ni har anställda med utländska förarbevis får transPAs fråga till BKY svar att "behörighet är ogiltig". Vi saknar automatiskt funktion att utesluta dessa från den dagliga kontrollen, men ett tips är att skapa separat behörighet i transPAs kompetensregister och registrera era utländska förare mot denna. Välj då en benämning som inte pekar mot de behörigheter vi skriver om i denna artikel. Alternativt väljer ni inte typ "körkort" utan istället "annan" för att undvika att vi ställer fråga för denna förarbehörighet.     YKB, värt att veta Observera att när det gäller YKB-behörighet är det endast den kompletta behörigheten YKBGods respektive YKBBuss som ni får svar på. För att underlätta och ha överblick över genomförda kompetenser i TransPA är det vanligt att skapa upp kompetenser som rör YKB och delstegen 1-5 enligt nedan, men mot dessa ställs inga frågor i kontrollen.