Användartips för Visma TransPA

    Vi är nu i en pågående process där vi byter inloggningsmetod för anställda som loggar in på Mytranspa.com och tidrapporterar. Nedan beskriver vi händelseförloppet, steg för steg.   TransPA är en del av Visma som i dagsläget har en samlad inloggning till alla produkter som erbjuds. Inloggningsmetoden är knuten till en e-postadress och ett lösenord och har flera fördelar. Visma Connect, som inloggningen heter är ett säkert alternativ för att minimera risken att inkräktare kan ta sig in. Systemanvändare bytte till denna inloggningsmetod redan år 2018 och nu ska även chaufförer och andra anställda som tidredovisar i TransPA logga in på detta vis.  En stor fördel när anställda går över till att använda Visma Connect är att de har möjlighet att använda sig av FaceID eller fingeravtryck för förenklad inloggning. Dom får också möjligheten att själva begära ett nytt lösenord om man har glömt eller vill byta lösenord. Samt att de som vill kan lägga på ytterligare ett säkerhetsfilter t.ex. använda sig av 2-faktorsautentisering (använda en autentiserings-APP eller få SMS skickat med kod - ett extra lager för att säkerställa att “du är du”).  Bifogat i denna artikel finns också en manual som förklarar stegen för de anställda. Den kan med fördel distribueras till personalen.  Vi har skapat en ny personallista i TransPA för att möjliggöra denna inloggningsmetod.   För att du som systemanvändare ska få en bra överblick över hur flödet kommer att gå till finns nedan en sammanställning av den process som ni står inför samt länkar för varje händelse.   När ert Företag/databas aktiveras för övergången till Visma Connect kommer ni att få upp information på startsidan i TransPA, med kort information om när saker kommer att hända. T.ex. när ni får tillgång till "Nya" personallistan eller när era anställda kan bjuda in sig själva genom att fylla i ett formulär. Hela denna process kommer löpa över en 30 dagarsperiod. Läs om de olika stegen här:    Steg 1 Blå informationsruta Steg 2 Ny personallista Steg 3 Anställda skapar egna inloggningskonton Steg 4 Anställda Måste byta inloggningskonto Tips & Tricks, bra att veta Frågor och Svar ( öppnas i ny flik )           Steg 1 Blå informationsruta Dag 1. Den blå informationsrutan visas nu till höger på startsidan, där ni tydligt ser vilka steg och de aktuella datum för er övergång. Till toppen       Steg 2 Ny personallista Dag 10. Ni får tillgång till "Nya" personallistan där ni som systemanvändare kan bjuda in era anställda till att använda e-post som inloggningsmetod. Ni får också en bra överblick över er personal där ni ser status på vem som har blivit inbjuden, eller vem som har fått välkomstmejl men ännu inte aktiverat sitt konto. Aktuell status ser ni på höger sida i personallistan under kolumnen "Connect Status", och det fungerar på samma sätt som när man bjuder in en systemanvändare i systemet.    Statussymboler        Orange utropstecken: denna symbol betyder att den anställde inte är inbjuden och registrerad i Connect.  Klockan: denna symbol betyder att användaren är registrerad i Connect men har ännu inte verifierat sitt konto via länken i välkomstmejlet. Grön bock: denna symbol betyder att den anställde har aktiverat sitt konto och är registrerad i Connect. Den anställde kan nu logga in med den e-post och lösenord som de angett. Bjuda in en anställd  Genom att öppna personkortet på den anställda och klicka på länken "Bjud in till Connect" har ni möjlighet att fylla i deras e-postadress (om ni sen tidigare redan har skrivit in en e-post i TransPA för den anställde kommer vi att presentera och föreslå den i fältet.) När ni trycker på knappen "Spara och bjud in" skickas välkomstmejlet till den anställde som nu har 24h att aktivera sitt konto.         När den anställde aktiverat sitt konto och angett lösenord, kan de fortsätta inloggningen på Connect.mytranspa.com eller mytranspa.com    Läs gärna mer om den nya personallistan och dess funktioner här.   Till toppen       Steg 3 Anställda skapar egna inloggningskonton Dag 20. Om era anställda inte redan är inbjudna till nya inloggningsmetoden kan de nu bjuda in sig själva när de loggar in på nuvarande sätt, genom ett formulär där de anger sin e-post, för att sedan skicka inbjudan till sig själva. (Kontrollera skräppost om mejlet inte mottagits). Om den anställde inte har möjlighet att byta inloggningsmetod just nu kan man klicka på avbryt och fortsätta tidrapportera på tidigare vis (signatur och lösenord). Observera att detta endast är möjligt under den kortare period - senast inom 10 dagar måste aktiveringen av epost göras.   När den anställde fyllt i sin e-postadress och bjuder in sig själv har de 24 timmar på sig att aktivera länken som kommer i e-postmeddelandet, efter detta får de möjlighet att ange ett lösenord och fortsätta inloggningen med den nya inloggningsmetoden på connect.mytranspa.com      Välkomstmejl Ämne: Välkommen till TransPA Avsändaren : do.not.reply@mail.connect.visma.com   Till toppen       Steg 4 Anställda Måste byta inloggningsmetod Dag 30. Dina anställda blir nu tvungna att byta inloggningsmetod genom att följa formuläret och byta till e-post som användarnamn. Nästa gång den anställde loggar in måste de fylla i e-postadressen och klicka på Godkänn.     Efter att den anställde klickat på knappen "godkänn" kommer de fortfarande till inloggningssidan för att kunna tidrapportera ifall de inte har åtkomst till sin e-postadress just där och då, men efter att de loggat ut måste de aktivera sitt nya konto för att kunna logga in igen. De har 24 timmar på sig att aktivera sitt konto från det att de klickat på knappen "godkänn".    Välkomstmejl Ämne: Välkommen till TransPA Avsändaren : do.not.reply@mail.connect.visma.com     Till toppen     Skicka om välkomstmejl Om den anställde inte lyckats aktiverat sitt nya konto inom 24 timmar, kan man som systemanvändare skicka om inbjudan via personalkortet genom att klicka på "Skicka om välkomstmejl" som finns under fliken "Allmänt" och Inställningar för inloggning (Visma Connect)     Om den anställde inte hunnit aktivera sitt konto inom 24 timmar blir länken i välkomstmejlet ogiltig, men den anställde har då möjlighet att begära en ny giltig länk som fungerar i ytterligare 24 timmar.     Tips & Tricks, bra att veta Sker er tidrapportering på en enhet som delas med andra? Inloggningsmetod med mailadress som identifierare är väldigt vanlig idag. Många fördelar finns som förenklar inloggningen och ökar säkerheten för den enskilde användaren. För er som tidrapporterar med en eller flera gemensamma enheter för personalen vill vi tipsa om tillvägagångssätt vid inloggning på en enhet som inte tillhör dig. Allt för att upprätthålla och säkerställa en smidig och säker upplevelse.     Frågor och svar   Saknar ni något? Här finner ni frågor och svar om inloggning med Visma Connect     Till toppen

Frågor & svar   Fråga: Den anställde har ingen e-post adress, hur gör hen för att logga in? Svar: Det finns att skapa på exempelvis Gmail, enkelt och kostnadsfritt. Fråga: Jag är både systemanvändare och tidrapporterande anställd, jag ser att jag inte kan använda samma e-postadress, hur skall jag göra då?  Svar: Då behöver man skaffa två olika e-post adresser. Tips!! Om du har förnamn.efternamn@gmail.com som din personliga e-postadress, så för ditt konto som anställd kan du använda e-postadressen förnamn.efternamn+Arbetare@gmail.com , alla e-postmeddelanden de skickar ut till denna e-postadress går fortfarande till din e-postadress, kort och gott kan du sätta nästan vad som helst efter + och det kommer till din e-postadress eftersom gmail ignorerar allt mellan + och @. Många e-postleverantörer stöder även denna typ av e-postadress.   Fråga: Den angivna e-postadressen i formuläret är inkorrekt, kan man korrigera denna? Svar: Detta fält är redigerbart och går alldeles utmärkt att korrigera.    Fråga: Jag har angett korrekt e-postadress, men får inget mail, vad beror detta på? Svar: Kontrollera gärna din inkorg med dess mappar. Kan mailet ha hamnat som skräppost? När du hittat det så kan du markera det som ej skräppost. Om du använder gmail gör du på följande sätt för att få framtida mail från vår avsändaradress.       Fråga: Kan man redigera för- och/eller efternamn i formuläret? Svar: Absolut, det är bara att redigera så att ditt namn stämmer    Fråga: Detta är lite nytt för oss, vi känner en tidspress att administrera detta som systemanvändare. Vi är osäkra på om våra mailadresser till de anställda verkligen är helt uppdaterade sedan vi registrerade dessa. Hur ska vi gå till väga? Svar: Helt förståeligt och ingen fara. Nöj er då med att gå ut med information till era anställda att en förändring av TransPAs inloggning sker inom kort där epostadress är det nya sättet. Ni systemanvändare behöver inte ombesörja någon uppdatering av register och bjuda in, utan era anställda kommer slussas in med korrekta e-postadresser i den automatiska processen i steg 3.   Fråga: Jag har skickat inbjudan till min anställd men HEN verkar inte fått något välkomstmejl Svar: Kontrollera så att mejladressen är korrekt och skicka om inbjudan. se avsnitt "skicka om välkomstmejl"  Fråga: Den anställde har fyllt i sin e-post adress via formuläret, men inget välkomstmejl har kommit. Svar: Återställ e-posten på personkortet och Kontrollera så att mejladressen är korrekt för att skicka om inbjudan   Bifogat i denna artikel finns en manual för inloggning med Connect, som med fördel kan distribueras till personalen. Manualen innehåller följande guider: Hur skapas ett nytt lösenord? Hur ändras ett lösenord? Hur ändras en e-postadress? Glömt lösenord?    

Nedan finner du manual för hur man som anställd loggar in och tidrapporterar i TransPA's tidrapporteringsportal