Användartips för Visma TransPA

Löneimporten till Visma fungerar ej efter förändring i ert fordonsregister - se över era fordon och skapa därefter en ny exportfil   I samband med löneöverföring till Visma Lön så kan felruta komma som anmärker på att resultatenheter saknar kod eller beskrivning Resultatenheter finns angivna i ert fordonsregister i TransPA. Kontrollera att ert fordonsregister inte saknar någon information som rör registreringsnummer eller kostnadsställe. Om så är fallet, redigera de fordon som är ofullständiga och prova därefter att göra en ny export från TransPA med ny fil. Löneimporten till Visma fungerar ej efter förändring i ert löneartsregister - så här kopplar du tidkod   En orsak till importen till Visma Lön inte fungerar beror på att tidkod saknas.    Om du har lagt till en ny löneart i transPA och därefter exporterat lönefilen så kan Visma vid import reagera på detta och ge felruta som säger att tidkod saknas. Detta resulterar i att lönefilen inte kan läsas in. Här visar vi hur du kopplar tidkod mot löneart i Visma Lön 600.   I version 2023.51 av Visma lön görs detta på följande vis: Gå till Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar Därefter integrationer - tidkoder Här syns om någon tidkod saknar koppling mot löneart. Klicka på raden för "tidkod ej kopplad" och skriv in samma siffror som står i tidkod i detta exempel 54101. Spara därefter. Prova att läsa in lönefilen på nytt. Nu ska lönen kunna läsas in utan att felmeddelande kommer.        

Först en förklaring i text och längst ned i artikeln finns även film som förklarar funktionen.   Vill ni göra egna anpassningar vid beräkning av arbetstidsförkortning, ATF, så finns möjlighet att bygga upp detta i eget register och därefter aktivera dessa beräkningar på individnivå.   Funktionen finns tillgänglig i ert TransPA oavsett vilket avtalsområde ni tillämpar.   Inställning för hur beräkningen ska ske ställs in för var och en anställd under fliken lön. Här väljer man om atf ska beräknas enligt avtal, enligt arbetstidsförkortningsnyckel eller inte alls. Som standard är valet enligt avtal.       För att bygga upp en eller flera arbetstidsförkortningsnycklar, gå till register - arbetstidsförkortning.   Att tänka på när man bygger upp dessa - när man väljer att gå ifrån avtalets beräkning så kommer man också tappa den inbyggda hårdkodade beräkningen som man är van vid sker för de berörda anställda. Se då till att få med avtalets ordinarie atf i er nyckel ni skapar.   Kända begränsningar Vid tillämpning för Transports tjänstemannaavtal. Lönearten Arbetstidsförkortning och uttag för ATF finns ej i ert TransPA vilket försvårar. Vi kan trots detta hjälpa er att få arbetstidsförkortning att räknas upp vid intjänande. Dock kommer ej uttag av atf att kunna räkna ner ert saldo. Kontakta oss gärna så förklarar vi mer hur ni ändå kan nyttja funktionen och vilka manuella åtgärder som krävs.    

Enligt nya regler, i Transportavtalet, som trädde i kraft 1/9 2023 så har man rätt att göra avvikelser mot den tidigare 10-timmarsregeln vid nattarbete om man ersätter de anställde med extra Arbetstidsförkortning (ATF). Detta har tidigare varit möjligt genom en lokal överenskommelse med Transport, men kan nu förankras lokalt och istället meddelas Transport en vecka innan den träder i kraft.   Nattfönstret är som standard kl 01-05 och med de nya reglerna så skall den anställde ersättas med: 2 minuters ATF per arbetstimme i nattfönstret om arbetstiden är under 11 timmar 3 minuters ATF per arbetstimme i nattfönstret om arbetstiden är under 12 timmar 4 minuters ATF per arbetstimme i nattfönstret om arbetstiden är under 13,5 timmar I TransPa kan du använda vårt verktyg för arbetstidsförkortning för att bygga stöd för detta.   I denna film visar vi hur du aktiverar beräkningen enligt ovanstående nya avtalsvillkor.     Se över era inställningar, kontroll mot vägarbetstidslagen I samband med aktiveringen av denna beräkning så råder vi er också till att se över era inställningar för vilka varningar ni önskar som rör vägarbetstidslagen, för att få så smidig tidrapportering som möjligt där ni förstås vill att varningarna ska vara relevanta utifrån er verksamhet.      

Traktamente är en ersättning som du som arbetsgivare betalar ut till en anställd för hans/hennes ökade levnadskostnader under en tjänsteresa. Enligt skattereglerna har den anställde rätt till avdrag för sina ökade levnadskostnader under tjänsteresa. Det gäller ökade kostnader för mat, övernattning och småutgifter. Rätten till avdrag förutsätter att det är en tjänsteresa med övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten. Traktamente är egentligen inte skattefritt men om arbetsgivaren betalar traktamente som inte överstiger de avdragsgilla schablonbelopp som finns, ska den anställde inte deklarera traktamentet och inte heller göra avdrag.   Bussbranschavtalet anger hur mycket som ska ges i traktamente för olika typer av resor. Många gånger överstiger dessa schablonbeloppet, så därför måste TransPA beräkna en totalsumma, en skattepliktig och en skattefri del. Läs mer om detta under Skatteverkets regler för traktamenten.   Värt att notera är att resor i TransPA även används till att beräkna arbetstiden enligt §5  mom. 2 punkt 2, arbete med dygnsvila på bortaort. Det betyder att under varje 24-timmars period på resa kommer minsta arbetstid vara 8 timmar. Om föraren har tidrapporterat mindre än så, kommer arbetstiden höjas till 8 timmar ändå. Hemkomstdagen räknas arbetstiden som verklig rapporterad tid. Observera att detta endast gäller arbetad tid, och påverkar inte OB och andra tillägg som utgår per timme.    I de fall då ingen övernattning har skett, behöver föraren inte registrera resan. Vill man använda sig av resetillägg får man i så fall skapa särskilda arbetsuppgifter i transPA som ger rätt belopp per tillfälle. Som krav för samtliga resetillägg gäller att avståndet mellan hemorten och stationeringsorten är mer än 50 km. Fr o m 1 januari 2023 är traktamentesersättningarna följande: För linjetrafik gäller ett resetillägg på 42 kr per dag om frånvarotiden överstiger 9 timmar. För beställningstrafik är resetillägget 289 kr om frånvarotiden överstiger 9 timmar och 464 kr om den överstiger 12 timmar.   Korttidstraktamente inrikes I samband med att förare registrerar sina resor i TransPA, beräknas vad föraren ska få i traktamente från Bussbranschavtalet. En förutsättning för att traktamente ska utgå överhuvudtaget är att resan är tillräckligt lång för att kräva en övernattning, en gräns som är 15 timmar. Det resulterar i sin tur i 2 halvdygn korttidstraktamente dag och för varje påbörjad 12-timmars period ges ytterligare ett halvdygn. Det ger också ett korttidstraktamente logi och 24 timmar senare går gränsen för ytterligare ett logitraktamente, o s v.   Beloppen som ges för varje halvdygn sätts under register-lönegrupper - Bussbranschavtalet och för varje lönegrupp som används. Välj en lönegrupp och klicka på redigera på senaste avtalsperioden, t ex 2022-10-01 och du får upp följande bild. Av detta kan utläsas att du, precis som anges i Bussbranschavtalet, får 297 x 2 + 298 = 892 kr för ett dygns bortavaro. (nya belopp fr o m 2023-01-01).     Om ni som arbetsgivare står för måltider och/eller boende ska den anställde inte ha betalt för detta, och heller inte kunna göra ett schablonmässigt avdrag i den skattefria delen. Genom att föraren markerar antalet måltider och logi hon eller han har fått betalda (se nedan) reduceras respektive belopp. Fri frukost motsvarar 15%, fri lunch och fri middag motsvarar 35% vardera, av ett helt dygns korttidstraktamente. Notera att det är antalet måltider som är intressant här, inte vilka klockslag som personen i fråga är på resa, d v s per  24-timmarsperiod kan maximalt finnas en frukost, en lunch och en middag, men oväsentligt vilket datum som de är markerade på, så ange endast de måltider ni verkligen står för. Om man har stått för en frukost, en lunch och en middag under ett dygn för den anställde, kommer detta reducera traktamentet men lämna 15% kvar, för eventuella småutgifter, d v s 89,10 kr. Samtidigt reduceras självklart den skattefria delen med lika många måltider, se nedan.   Tänk också på att högsta värde för skattefritt traktamente är det verkliga traktamentet de får. När du klickat på raden för skattefritt traktamente visas Skatteverkets belopp inom den gula markeringen i kalendern, men totalsumman kan aldrig bli högre än korttidstraktamente dag plus korttidstraktamente logi.    Korttidstraktamente utomlands Eftersom Bussbranschavtalet säger att traktamente för beställningstrafik utomlands ska räknas precis enligt Skatteverkets regler, kommer TransPA presentera korttidstraktamente dag och logi som summerat blir samma som det skattefria traktamentet. Den anställde behöver med andra ord inte skatta för någon del av traktamentet eller ta upp det i sin deklaration, då det ligger under schablonens gräns. Läs hur det totala traktamentet beräknas nedan, under Skattefritt traktamente utomlands.   Skattefritt traktamente inrikes Skattefria delen av traktamentet beräknas utifrån verktyg-inställningar-länder. Det innebär för tillfället 260 kr för ett helt dygn, 130 kr per halvdygn. Man räknar här kalenderdagar. Det betyder att man får 2 halvdygn för avresedagen under förutsättning att man startar resan innan 12:00. På hemkomstdagen får man 1 halvdygn, om man kommer hem innan kl 19:00, efter 19:00 får man 2 st. Kommer man hem innan kl 06:00 får man inget skattefritt traktamente den dagen.       Om arbetsgivaren står för måltider ska reduktion av den skattefria traktamentet ske, med 52 kr för frukost, 91 kr för lunch och 91 kr för middag, men viktigt att bara markera de måltider som du som arbetsgivare faktiskt stått för. Om frukost, lunch och middag är betalda av er, återstår 26 kr per heldygn, tänkt att motsvara småutgifter när man är på resa.    Skattefritt traktamente logi är 130 kr som schablon, alltså motsvarande ett halvdygn. Detta förutsätter att resa går över hela natten (gränsen går vid 4:30). Det gäller inte om arbetsgivaren står för boendet, d v s reduceras då med 100%.   Skattefritt traktamente utomlands I Verktyg-inställningar-Länder anges normalbeloppet för varje aktuellt land. Ett normalbelopp är den skattefria delen av ett traktamente som får ges vid en hel dag på resa utomlands. Vad som är hel- respektive halvdag är samma beräkning som för skattefria traktamenten inrikes. För logi ges ett halvt normalbelopp per övernattning, baserat på landet där övernattningen skett, alltså var man befann sig 04:30. Ifall arbetsgivaren betalar för boende ska hela det skattefria traktamentet för logi reduceras bort. Markera raden skattefritt traktamente i löneberäkningen så ser ni den skattefria delen för varje land. Ni kan "hovra" över de gula blocken för att se hela traktamentes beloppet.  För en resa som går över fler länder är det land man spenderar mest tid mellan kl 06:00 - 00:00 som avgör beloppet. Det gäller till exempel avrese- och hemkomstdagen, som alltså kan ge svenska skattefria traktamenten ifall man huvuddelen av dagen befinner sig i Sverige.   Ifall arbetsgivaren står för kost ska den skattefria delen reduceras med 15% för frukost, 35% för lunch och 35% för middag. Det gör att 15% återstår av beloppet för dagen, till för småutgifter när man befinner sig utomlands. Notera att det är antalet måltider som avgör reduktionen, så var noga att inte klicka i för många, utan endast de måltider du verkligen stått för. Som tumregel kan det endast finnas en frukost, en lunch och en middag per 24-timmarsperiod av resa.    Skattepliktigt traktamente Efter att totalt traktamente för månaden (dagtraktamente plus logi) och skattefritt traktamente har beräknats, sätts skattepliktigt traktamente till differensen av dessa. Den går därför heller inte att ändra, utan kan bara komma från den differensen som blir. På samma sätt som skattepliktig lön endast kan komma av bruttolön minus skattefritt traktamente.

När det gäller skattefria delarna av traktamenten så är denna beräkning helt fristående och ska ej förknippas med Transportavtalets beräkning. Det skattefria regelverket lever sitt liv och traktamentes regelverk enligt Transportavtalet lever sitt liv. När det gäller Transportavtalets regler så är det baserat på antal timmar man är borta från stationsorten. Medan skattereglerna tittar på vad var klockan då man lämnade stationsorten och vad var klockan då man kom tillbaka till stationsorten.   Skatteverkets regler Det krävs alltid att man är borta över natten och ska vara minst 5 mil från stationsorten. Traktamente börjar när man lämnar stationsorten, dvs. man kan jobba på stationsorten innan man kör (när man släpper handbromsen) och denna tid är inte berättigad till traktamente. Samma princip vid hemkomst, traktamente slutar då man kommer hem till stationsorten kör (när man drar i handbromsen).   Den skattefria delen beräknas enligt följande: I Sverige är den skattefria delen 290 kr för närvarande. Enklast är att dela 290 kr med två och tänka enligt följande. 145 kr för förmiddag 145 kr för eftermiddag   Avresa Före kl. 12.00 = 145 kr för förmiddag + 145 för eftermiddag Efter kl. 12.00 = 145 kr för eftermiddag Hemkomst Efter kl. 06.00 = 145 kr för förmiddag Efter kl. 19.00 = 145 kr för förmiddag + 145 kr för eftermiddag På resa 145 kr för förmiddag + 145 kr för eftermiddag Natt 145 kr mellan kl. 00.00 – 06.00 Hemkomst innan kl. 04.30 = inget schablonavdrag natten Då arbetsgivare står för logi =  inget schablonavdrag natten Samma princip vid utland men med andra summor beroende på vilket land man varit i (flest antal timmar mellan kl. 06.00 och 00.00 i landet avgör schablonavdragets storlek)   Natt på färja beräknas med schablonavdragets storlek baserat på landet man åker till. Läs gärna mer på Skatteverkets hemsida om Traktamenten och andra kostnadsersättningar   Har ni fall där ni endast vill ge ersättning för den skattefria delen? Tidigare kunde man i TransPA lägga till lönerad med lönearten skattefritt traktamente och ange önskat antal och belopp. Det fanns då brister i logiken då traktamentet ju ska kunna härledas ifrån en resa eller typiskt ett antal dag eller/och logitraktamenten med belopp.   Om ni har registrerat resa får ni med er traktamentesrader naturligt och kan då redigera dom helt efter eget önskemål. Är det skattepliktigt och skattefritt ni vill ändra så gör ni ändring i skattefritt så kommer skattepliktig justeras till kvarvarande belopp. Saknas resa så kan ni lägga till lönerad för t ex dagtraktamente med önskat antal och belopp och därefter redigerar ni på samma sätt skattefritt belopp likt nedan.    

I menyn Verktyg-Inställningar-Löneberäkning under kategorin Export anger ni till vilket lönesystem ni vill överföra lönefilen till.  OBS! Vi rekommenderar att ni köper till en lönematchning för att få allt rätt inställt mellan systemen, samt bäst funktion och support. Vi kan lönematcha mot Visma, Hogia och Kontek lönesystem.   Inställningar för konteringsdimension används i de tillfällen ni vill exportera över information till löneprogrammet för kostnadsfördelning per fordon utifrån fordonsregistret.    Beroende på vilket lönesystem ni använder så skapas det upp olika filformat, och konteringsdimension kan vara olika inställt beroende på vilket lönesystem ni använder t. ex. kostnadsfördela på två olika saker samtidigt. I denna artikel kan ni läsa om Resultat och kostnadsuppföljning.   Här nedan är en kort beskrivning för de lönesystem vi har stöd för.     Visma 300/600 Skapas en fil upp, lönefilen är av typen TLU. Klarar av kostnadsfördelning Resultatenhet och Projekt.   Hogia Lön+ Skapas två filer upp, lönefilen är av typen WLI och personalfilen av typen TXT. Klarar av kostnadsfördelning på alla varianter TransPA har.   Hogia Transportlön Skapas två filer upp, lönefilen är av typen WLI och personalfilen av typen TXT. Klarar av kostnadsfördelning Resultatenhet och Projekt.   Kontek Skapas tre filer upp, lönefil, personalfil och schemafil är av typen XML. Klarar av kostnadsfördelning på alla varianter TransPA har. Resultatenhet i TransPA motsvarar kostnadsställe i Kontek.  Kostnadsbärare i TransPA motsvarar nivå 4 i Kontek. Projekt i TransPA motsvarar objekt i Kontek.   AGDA Skapas tre filer upp, lönefilen är av typen WLI, personalfil och schemafil är av typen TXT. Klarar av kostnadsfördelning Resultatenhet och Projekt.   Crona Lön Skapas två filer upp lönefilen är av typen CIE och personalfilen av typen TXT. Klarar av kostnadsfördelning på alla varianter TransPA har.   Vilka filer ska läsas in när vi importerar TransPAs filer vid lönekörning i vårt löneprogram? Även om TransPA skapar upp flera filer i olika fall som ni läser om här ovan, så läser man generellt sett inte in anställdafilen vid en lönekörning.   När import sker vid lönekörning är det endast lönefilen som ni läser in och eventuellt en schemafil.   Skulle ni ha ett helt tomt löneprogram som saknar anställda och många anställda uppskapade i TransPA så kan ni läsa in personalfilen och sedan fortsätta addera saknad information manuellt i löneprogrammet.                        

I TransPA finns en funktion för måltidskuponger. Transportavtalet säger: Heltidsanställd arbetstagare, som ej erhåller traktamente, är för varje arbetad dag berättigad till måltidskuponger till av riksskatteverket fastställt förmånsvärde.   På Skatteverkets hemsida hittar ni förmånsvärdet för aktuellt inkomstår och där kan ni läsa ,mer om kost och förmån. I Cirkuläret från Biltrafikens Arbetsgivareförbund som skickas ut varje år hittar ni information om förmånsvärdet och vilket belopp arbetsgivaren svarar för.   Två åtgärder krävs för att aktivera funktionen i TransPA: Gå till verktyg - inställningar - löneberäkning, fliken transport- & utlandsavtalet. Här finns valet ”Beräkna måltidskuponger”. Om ni aktiverar funktionen så kommer löneberäkningen visa att vi beräknar och föreslår måltidskuponger för alla era heltidsanställda och för samtliga arbetade dagar. Värdet för måltidskupong ställs in på personnivå, individuellt. Från början finns inget värde angivet i TransPA. Ni hittar fältet på personkortet under fliken lön - allmänt. Här kan ni ange beloppet. Lönearten finns i TransPA men kan behöva skapas och definieras i ert löneprogram. Den ska beskattas som lön men inte ligga till grund för Fora-rapportering.   Begränsning i funktionen Om ni har anställda som är på resa och får ersättning för traktamente så känner inte programmet av att ersättning för måltidskuponger inte ska utgå. Vid dessa tillfällen behöver ni plocka bort måltidskuponger för de dagar som berörs. Ni justerar ner det totala antalet för löneperioden i löneberäkningen.   Beräknas det på antal arbetade dagar föregående månad? Ja! En kupong per arbetat pass, spelar ingen roll hur många timmar passet är på. Du skall vara tillsvidare och heltidsanställd. Vi räknar fram antalet i t ex april och det betalas ut i maj, alltså månaden efter hela tiden.

Vill man kunna begränsa saldot till kompbanken, kan man göra det under Verktyg / Inställningar / Löneberäkning. I detta fallet nedan har vi satt 22 timmar som tak.     När vi sen kollar i löneberäkningen på en anställd som nått taket kommer det komma upp en varning bredvid komp saldot.      Vill man begränsa överföringen till kompbanken och betala ut resterande som pengar klickar man på åtgärds knappen och begränsar överföringen till kompbanken.   Notera att åtgärden endast finns då ert kompsaldotak ej passerats. Skulle ni i detta läge istället godkänna lönen utan att begränsa kompen så kommer ni fortsatt se en varning med utropstecken.

Den 1/1 2019 sker ändringar i Sjuklönelagen som påverkar hur karensavdraget hanteras i  Maskinföraravtalet.   Karensavdraget kommer framöver att vara 20% av den sjuklön som arbetstagaren beräknas att få under en genomsnittlig vecka. Det betyder att hanteringen med ett sjukavdrag för hela dag 1 kommer slopas och ersättas med en som räknar antalet timmar att göra avdrag för, alltså 20% av veckoarbetstiden, och ett avdrag motsvarande dag 2-14 för resterande timmar i sjuklöneperioden.   Kategori: Anställda med Månadslön eller Veckolön. Vid sjukdom kommer TransPA att visa:   Sjukavdrag dag 1 (Mfa) = 20% av ordinarie veckoarbetstid. Sjukavdrag dag 2-14 (Mfa) = Antal timmars sjukfrånvaro - Sjukavdrag dag 1   Exempel 1: Kalle ska arbeta 8 timmar per helgfri vardag (veckoarbetstid totalt 40 timmar och därför karensavdrag motsvarande 20% av 40 = 8 timmar) Han jobbar 3 timmar på måndagen, men blir sedan sjuk resten av dagen och följande två dagar. Det innebär att han får följande sjukavdrag: Måndag: Sjukavdrag dag 1 = 5 timmar Tisdag: Sjukavdrag dag 1 = 5 timmar plus Sjukavdrag dag 2-14 = 3 timmar Onsdag: Sjukavdrag dag 2-14 = 3 timmar   Exempel 2: Enligt lokal överenskommelse ska Lisa arbeta 40 timmar per helgfri vecka (karensavdraget motsvarar 8 timmar). På onsdagen skulle Lisa ha jobbat 10 timmar, men är istället sjuk hela dagen.  Hon får därför Sjukavdrag dag 1 = 8 timmar och Sjukavdrag dag 2-14 = 2 timmar för den dagen.   Kategori: Anställda med med Timlön och visstid extra. För anställda med oregelbunden arbetstid beräknas istället en genomsnittlig veckoarbetstid. Vid sjukdom kommer TransPA att visa: Timlön = Antal timmars total sjukfrånvaro Sjukavdrag dag 1 (Mfa) = 20% av genomsnittlig veckoarbetstid Sjukavdrag dag 2-14 (Mfa) = Antal timmars sjukfrånvaro - Sjukavdrag dag 1   För att beräkna genomsnittlig kontrollerar vi tidigare arbetstid 12 veckor tillbaks. Genomsnittet beräknas endast för de veckor där arbetstid identifieras. Finns det ingen arbetstid för de sista 12 veckorna, uppskattas genomsnittlig veckoarbetstid baserat på registrerad sjukfrånvaro i innevarande vecka.   Exempel 3: Lasse jobbar extra och brukar hjälpa till på företaget en vecka per månad.  Vecka 44 är han inplanerad att arbeta, men blir sjuk. TransPA kontrollerar då arbetstiden i perioden vecka 32-43.  Det visar sig att Lasse har arbetat: 25 timmar vecka 32, 30 timmar vecka 36 och 28 timmar vecka 40. Beräkningen blir då (25+30+28) / 3 = 27,67 timmars genomsnittlig veckoarbetstid. Sjukavdrag dag 1 blir 20% * 27,67 = 5,53 timmar.   Exempel 4: Anna är behovsanställd och brukar hjälpa till på företaget under sommaren. Hon är inplanerad att arbeta 30 timmar första veckan i juli. Arbetsgivaren registrerar sjuk för alla 30 timmar. Eftersom Anna inte har inrapporterad arbetstid de senaste 12 veckor, uppskattas karensavdraget utifrån den registrerade sjukfrånvaron i innevarande vecka. Det betyder att Anna får 30 * 20% = 6 timmars Sjukavdrag dag 1. Resterande 24 timmar får hon Sjukavdrag dag 2-14.    

Från den 1/1 2019 gäller nya regler för karensavdrag i samband med sjukdom. Detta innebär att karensdagen försvunnit och ersatts av karensavdrag. Karensavdraget skall motsvara 20 % av sjuklönen - ett engångsavdrag baserat på en genomsnittlig arbetsvecka. Kategori: Anställda med Månadslön. I Tjänstemannaavtalet finns redan regler om karensavdrag för månadsavlönade. Dessa regler kommer att fortsätta att gälla även efter de nya reglerna i sjuklönelagen från 1/1 2019. I TransPA görs ingen förändring för denna kategori.     Kategori: Anställda med Timlön i kombination med Visstid extra. För anställda med oregelbunden arbetstid beräknas en genomsnittlig veckoarbetstid.   Vid sjukdom kommer TransPA att visa Sjukfrånvaro = Antal timmars total sjukfrånvaro (inget timavdrag) Karensavdrag = 20% av genomsnittlig veckoarbetstid. Sjuklön = Antal timmars Sjukfrånvaro - Karensavdrag För att beräkna genomsnittlig veckoarbetstid kontrollerar vi tidigare arbetstid 12 veckor tillbaks. Genomsnittet beräknas endast för de veckor där arbetstid identifieras. Finns det ingen arbetstid för de sista 12 veckorna, uppskattas genomsnittlig veckoarbetstid baserat på registrerad sjukfrånvaro i innevarande vecka.   Exempel 1: Lasse jobbar extra och brukar hjälpa till på företaget en vecka per månad.  Vecka 44 är han inplanerad att arbeta, men blir sjuk. TransPA kontrollerar då arbetstiden i perioden vecka 32-43.  Det visar sig att Lasse har arbetat: 25 timmar vecka 32, 30 timmar vecka 36 och 28 timmar vecka 40. Beräkningen blir då (25+30+28) / 3 = 27,67 timmars genomsnittlig veckoarbetstid. Karensavdrag blir 20% * 27,67 = 5,53 timmar.   Exempel 2: Anna är behovsanställd och brukar hjälpa till på företaget under sommaren. Hon är inplanerad att arbeta 30 timmar första veckan i juli. Arbetsgivaren registrerar sjuk för alla 30 timmar. Eftersom Anna inte har inrapporterad arbetstid de senaste 12 veckor, uppskattas karensavdraget utifrån den registrerade sjukfrånvaron i innevarande vecka. Det betyder att Anna får 30 * 20% = 6 timmars karensavdrag.    

Från den 1/1 2019 gäller nya regler för karensavdrag i samband med sjukdom. Detta innebär att karensdagen försvunnit och ersatts av karensavdrag. Karensavdraget skall motsvara 20 % av sjuklönen - ett engångsavdrag baserat på en genomsnittlig arbetsvecka.     Kategori: Anställda med Månadslön eller Veckolön. I Transportavtalet finns redan regler om karensavdrag för vecko- eller månadsavlönade. Dessa regler kommer att fortsätta att gälla även efter de nya reglerna i sjuklönelagen från 1/1 2019. I TransPA görs ingen förändring för denna kategori.     Kategori: Anställda med Timlön i kombination med Visstid extra. För anställda med oregelbunden arbetstid beräknas en genomsnittlig veckoarbetstid.   Vid sjukdom kommer TransPA att visa Sjukfrånvaro = Antal timmars total sjukfrånvaro (inget timavdrag) Karensavdrag = 20% av genomsnittlig veckoarbetstid. Sjuklön = Antal timmars Sjukfrånvaro - Karensavdrag För att beräkna genomsnittlig veckoarbetstid kontrollerar vi tidigare arbetstid 12 veckor tillbaks. Genomsnittet beräknas endast för de veckor där arbetstid identifieras. Finns det ingen arbetstid för de sista 12 veckorna, uppskattas genomsnittlig veckoarbetstid baserat på registrerad sjukfrånvaro i innevarande vecka.   Exempel 1: Lasse jobbar extra och brukar hjälpa till på företaget en vecka per månad.  Vecka 44 är han inplanerad att arbeta, men blir sjuk. TransPA kontrollerar då arbetstiden i perioden vecka 32-43.  Det visar sig att Lasse har arbetat: 25 timmar vecka 32, 30 timmar vecka 36 och 28 timmar vecka 40. Beräkningen blir då (25+30+28) / 3 = 27,67 timmars genomsnittlig veckoarbetstid. Karensavdrag blir 20% * 27,67 = 5,53 timmar.   Exempel 2: Anna är behovsanställd och brukar hjälpa till på företaget under sommaren. Hon är inplanerad att arbeta 30 timmar första veckan i juli. Arbetsgivaren registrerar sjuk för alla 30 timmar. Eftersom Anna inte har inrapporterad arbetstid de senaste 12 veckor, uppskattas karensavdraget utifrån den registrerade sjukfrånvaron i innevarande vecka. Det betyder att Anna får 30 * 20% = 6 timmars karensavdrag.    

TransPA erbjuder löneberäkning enligt kollektivavtalet Maskinföraravtalet som tecknas mellan Maskinentreprenörerna (ME) och Service- och kommunikationsfacket (Seko). Arbetssättet för detta kollektivavtal är detsamma som för övriga kollektivavtal som stöds av TransPA. I denna artikel kommer vi därför inte att beskriva dessa funktioner specifikt utan pekar istället på de områden som behöver speciell uppmärksamhet när du startar upp löneberäkning enligt Maskinföraravtalet (MFA).   Kom igång Om du har personal som går på MFA skall du börja med att aktivera stödet för detta i TransPA. Det kan du göra själv och det ingår redan i din licens. Välj Verktyg på startsidan och klicka sedan på Inställningar och Företagsinställningar. Klicka i Maskin- och entreprenad.     Nu kommer ditt företag att förberedas med de uppgifter som behövs för att beräkna lön enligt MFA. Tänk på att göra detta i samtliga företag där du har MFA-personal.   Lönegrupper Lönesättningen för arbetstagare som går på MFA hanteras via lönegrupperna. För MFA finns det en uppsättning nya lönegrupper. Gå till Register - Lönegrupper - Maskinföraravtalet. Dessa lönegrupper finns tillgängliga från start: Klicka på redigera-knappen för att se giltighetsdatum och belopp.    Du kan lägga till och ta bort lönegrupper efter de förutsättningar som finns på ditt företag. Om du vill att TransPA automatiskt skall uppdatera lönebeloppen efter avtalsförhandlingar skall du tänka på att inte ändra namnet på lönegruppen.   Anställningskontrakt När du har kollat igenom att du har rätt lönegrupper skall du koppla ihop dessa med arbetstagaren. Det sker via anställningskontraktet. Gå till personen och öppna anställningskontraktet. Välj Maskinföraravtalet i fältet Avtalsområde och välj den lönegrupp som skall användas för den här arbetstagaren. Ange sedan vilken arbetstidsförläggning som gäller. Denna inställning anger hur övertid kommer att beräknas. Det finns två alternativ: 8 tim/helgfri vardag -> övertid uppstår när arbetad tid överstiger 8 tim. 40 tim/helgfri vecka -> övertid uppstår när arbetad tid överstiger 40 tim under en vecka. Tänk på att detta val enligt avtalet kräver att det finns en lokal överenskommelse med arbetstagaren. Observera att övertid alltid kommer att beräknas när arbetstid utförs utanför den ordinarie arbetstiden, t ex på lördag och söndag. Allt enligt avtalets definition.   Rapportering Personalens rapportering av tid är grunden för löneberäkningen. Det är tidrapporterna som är underlaget för beräkning av alla de lönearter som beräknas av TransPA, för maskinföraravtalet likväl som andra avtal. För personal som går på Maskinföraravtalet är det ändå några specifika saker att tänka på. Använd gärna schema för att planera arbetstiden för personalen. Det ger en bra översikt för både arbetsledare och personal. Det underlättar även rapporteringen eftersom den schemalagda tiden alltid presenteras som ett förslag som kan godkännas (eller justeras). Schemat har dock ingen betydelse för hur övertid beräknas. Övertidsberäkningen baseras alltid på den arbetstidsförläggning som är vald på personen (se ovan). MFA anger att lönetillägg skall utgå när specifika arbetsuppgifter utförs. Det avser Beredskapstillägg, Bergarbete i bergrum, Kontrollskrotning och Inredningsarbete. Dessa finns med i TransPA och kan rapporteras som arbetsuppgifter direkt på tidrapporten. Det medför att ett lönetillägg utgår som baseras på arbetstid eller antal tillfällen. Om ni inte vill använda dessa kan du ta bort och ändra dom i registret Arbetsuppgifter. Om ni vill använda dem, glöm inte bort att uppdatera värdena i samband med nya avtal.  Traktamente och förrättningstillägg beräknas enligt avtalet. För att dessa skall utgå skall resor rapporteras. I resan kan du ange om arbetsgivaren eller arbetstagaren står för logikostnaden.   Löneberäkning TransPA beräknar de allra flesta av de lönearter som finns beskrivna i MFA. Beräkning sker bl a av grundlön (månadslön och timlön), mertid, OB-ersättningar, övertid och undertid, traktamente, personliga lönetillägg, semestertillägg, sjukfrånvaro, övrig frånvaro. Dessa presenteras i löneberäkningen på ett pedagogiskt sätt där du på ett översiktligt kan följa hur beräkningen har utförts. Prova gärna att klicka på en lönerad för att se mer information om respektive löneart. I de allra flesta fall behöver du inte göra någon manuell justering av lönearterna utan du kan direkt spara lönen. När alla löner är sparade sker löneöverföring till ditt utbetalningssystem.    Innan du gör löneöverföringen behöver du gå igenom ditt löneartsregister.  Alla de nya lönearter som nu beräknas behöver matchas mot det löneartsnummer som du använder i utbetalningssystemet. Du kan enkelt se vilka nya lönearter som är skapade genom att de har "(MFA)" i namnet.   Begränsningar Även om TransPA ger dig stöd för det allra mesta som MFA definierar så finns det några saker som du fortfarande kan behöva ha en manuell hantering för. Styra komptid via tidrapporten är inte möjligt. I löneberäkningen kan detta styras om, typiskt peka om övertid till komp etc. Preliminära saldon av komp, övertid och flex presenteras ej i anställds tidrapportering Arbetstidsförkortning beräknas inte automatiskt av TransPA. Men du kan använda all information om arbetstid m m som finns i TransPA och göra denna beräkning manuellt vid årsskiftet. Beräkning av skifttillägg hanteras inte av TransPA. Ingen automatisk reducering av arbetstid pga skift- eller bergrumsarbete. Utskrift av arbetsgivarintyg är idag inte komplett. Dokumentet omfattar i nuläget inte alla lönearter som skall finnas med. Detta kommer att förbättras i TransPA efter hand men tills det är klart kan du göra manuella justeringar i dokumentet. Övertidsjournal registrerar inte utbetald övertid.

Vad är helglön? Helglön är ett icke-avdrag på på månads- eller veckolönen. Det sker alltså inget avdrag i lönen när en anställd inte arbetar på en helgdag.   OBS: Lönearten Helglön i TransPA är beteckningen för den ersättning den anställde får om han arbetar på en helgdag, ett annat namn för Övertid Helg.   I vissa tillfällen kan det vara nödvändigt att utbetala en "helglönsersättning" i form av tillägg även om den anställde ändå inte har arbetat.     Vem har rätt till helglön? Prov och tillsvidareanställd arbetstagare. Fungerar automatiskt i TransPA (månads- och veckolön)   Visstidsanställd för åkeriarbete efter en sammanhängande anställningstid om minst en månad. Kommer ej automatiskt i TransPA utan måste läggas till manuellt. Visstid extra med kontrakt på max en månad åt gången är ej inkluderade.   Visstidsanställd för terminalarbetare efter en sammanhängande anställningstid om minst tre månader. Kommer ej automatiskt i TransPA utan måste läggas till manuellt.   OBS: kombinationen Tillsvidare <-> Timlön/månad stöds inte av Transportavtalet. Denna kombination ger en helgdagsreduktion, men ingen extra helglönsersättning vid arbete på helgdag.   I fall den anställde är ledig en helgdag och har rätt till helglön enligt ovanstående fall måste man lägga till 8 * timlön i Löneberäkningen.    Helglön vid sjukdom Vid långtidssjukskrivning gör man oftast avdrag för månadslön samt nollar sjukfrånvaro. Skulle sjuklöneperioden som arbetsgivaren betalar pågå över helgdag, utbetalas ej sjuklön för dessa dagar. Då kan det vara nödvändigt att utbetala helglön som timersättning.

Vi vill göra er uppmärksamma på att vid arbetstidsförläggning schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B och vid schemalösa lokala överenskommelser reduceras den ordinarie arbetstiden (40 timmar/vecka) med 8 timmar för varje helgdag som infaller under måndag till lördag.   I November kommer följande helgdag Vecka 44 Sveriges Alla helgons dag   I exemplet nedan visar vi en heltidsanställd som går på schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B. Lönekörning  November månad. Tips! klicka på planerad arbetstid i löneberäkningen så visas den planerade arbetstiden för varje vecka.   Vecka 44 löper mellan 29 oktober till 4 November med 1 st helgdag.   OBS! Spara inte lönekörningen förrän den anställde har rapporterat in sin tid för hela sista veckan, är man för snabb kan den anställde gå miste om övertid & övertidsersättning.    Om ni bedriver kontinuerligt skiftarbete räknas även helgdagar på söndagar. I de tillfälle behöver ni registrera dessa helgdagar själva i registret helgdagar som ni finner under register-helgdagar       Tänk också på att på ni behöver kryssa i utför kontinuerligt skiftarbete på den anställde på fliken lön som finns under personal   I denna artikel kan i läsa exempel på vad blir den planerade arbetstiden vid helgdagar t ex vid månadsarbetstid.   Observera att denna regel för reducering av helgdagar avser i transportavtalet.        

I löneberäkningen behöver vi inte längre hoppa mellan löneformerna timlön / månadslön för att se dom anställda, vi ser alla numera i samma vy. På första sidan i nya Löneberäkningen till höger i bilden ser vi båda löneformerna samtidigt timlön / månadslön.     Hur ser det då ut i lönekortet på den anställdes när vi går ifrån ett anställningskontrakt på timlön till ett anställningskontrakt med månadslön. I exemplet nedan har vi en anställd som varit visstidsanställd  från 2019-09-01 till 2019-11-31 med Timlön och kommer att fortsätta med ett tillsvidarekontrakt från 2019-12-01 med månadslön. I bilden nedan ser vi en översikts bild på Novembers lönekörning med avvikelser från Oktober. Vi kommer att få ett varningstecken   på att anställningskontraktet löper ut, längst upp till vänster i bilden.  Vi ser också start och slut datum på anställningskontraktet längst bort till höger i bilden.     Här ser vi hur det ser ut i Decembers lönekörning med avvikelser från November. Vi har en månadslön för december och timlön med avvikelser från november i samma utbetalning.   OBS! detta hanteras automatisk om brytet sker i månadsskiftet.  Har ni anställda som bryter i mitten av en månad krävs manuell hantering i löneberäkningen. 

Nedan följer en beskrivning av löneberäkningen. Här går vi igenom steg för steg vad de olika knapparna tillför och vilka inställningar det finns att göra. ( Längst ner i artikeln finns även en film genomgång av Löneberäkningen ) Här är startsidan inne i löneberäkningen.     Vi börjar med att gå igenom den övre menyraden. NR 1. Längst upp till vänster kan du välja månadslön eller veckolön beroende på vilken löneform man har. Det är också här du bläddrar fram eller tillbaka på utbetalningsmånaderna. Du kan även välja att göra större hopp genom att klicka på innevarande "månadsutbetalning" mellan pilarna, då öppnas en årskalender med möjlighet att byta månad eller år om man vill det.   NR 2. Gruppering av personalen kan göras efter Arbetsledare, Stationsort, Arbetsgrupp, Trafikområde, Semestergrupp eller Löneform.   NR 3. I filter-funktionen kan du tex. filtrera på anställda, arbetsgrupp, arbetsledare mm. Funktionen kan också användas till att söka.     NR 4. Här kan du välja att se personal som är inaktiverad. Som standard visas endast aktiva anställda.   NR 5. Dessa knappar används för att filtrera på lönestatus, Öppen, Godkänd eller Exporterad. OBS för att visa alla löner oavsett status skall ingen knapp vara markerad.   NR 6. På dessa knappar kan du öppna en Godkänd lön eller återöppna en lön som redan är exporterad, knappen kommer att tända sig när man bockar i rutan längst ut till vänster på personens lönekort.     Det är också här man exporterar sina sparade löner, du kan läsa mer om exportfunktionen här. NR 7. Knappen löneunderlag, tar oss till rapporten löneunderlag period för att kunna skriva ut underlagen i TransPA.     Så här ser det ut när vi ser på de anställda beroende på vad du har ställt in i de olika filtren. Vi får en överskådlig vy på både namn, arbetstidsförläggning vi ser även giltighetstiden på kontraktet.  NR 1. I den övre raden på bilden kan vi välja att sortera de anställda efter kolumnerna tex Status på lönen, Anställningsnummer, Namn, Signatur, Arbetsförläggning genom att klicka på de olika rubrikerna. Även Löneform kan sorteras på, eftersom anställda på timlön eller månadslön numera visas i samma vy.   NR 2. Det finns även en snabbknapp till personkortet, klicka på ikonen   så kommer du direkt dit.     Här ser vi hur det ser ut när du har öppnat ett lönekort på en anställd.   Vi fortsätter att gå igenom lönekortet med vilken information som visas och vart vi hittar den, vi börjar med övre menyraden på lönekortet. NR 1. Här ser vi längst till vänster om lönen är Öppen, Godkänd eller Exporterad. vi ser även allmän information om den anställde som Anställningsnummer, Namn, Signatur, Arbetstidsförläggning, Giltighetstid på kontraktet vi ser också om den anställde har Månadslön eller Timlön.   NR 2. I mitten rutan ser vi information om anställningskontraktet vilket Avtalsområde, Anställningsform, Lönegrupp och vilken yrkeskategori den anställde har.   NR 3. Längst ner har vi samlat information om den anställdes saldon som Övertidstimmar, Kompsaldo, Uttagna semesterdagar/år, Flextid,  Arbetstidsförkortning. Talet /siffran som visas i saldot är efter senast sparad lön men vi presenterar också kommande saldo inom ( parentes ) för dom ändringar som görs under den aktuella löneberäkningen.     På lönekortet har vi en överskådlig kalender vy över hela månaden oavsett om veckan bryter mitt i månaden. Detta för att lättare se tex övertiden. Vi kan även se veckonummer och vilka dagar som är helgdagar. NR 1. Längst upp till vänster i kalender vyn ser du utbetalningsmånad.   NR 2. Längst upp till höger i bilden kan du lägga till eller redigera befintliga pass eller tidrapporter som är gjorda. Du har även möjlighet att kunna lägga till frånvaro, Resa eller övriga noteringar direkt i kalendern, genom klicka på den aktuella dagen eller aktiviteten så kommer dessa tillval att bli aktiva.     Till höger i lönekortet så har vi månadens summering av allt arbete. Ruta NR 1. Här presenterar vi en summering av månades registreringar som är gjorda, du kan välja att  lägga till egna manuella rader genom att klicka på "ny rad". Funktioner som fanns längst ner i gamla löneberäkningen som åtgärder finns nu under den blåa ringen längst upp till vänster.     Här kan du göra Avdrag för hela månadslönen, Nollställa alla frånvaroavdrag, eller göra frånvaroavdrag för all undertid.  Till höger om övertidsraden finns det också en blå ring, klickar man här kan man välja att spara övertiden till kompbank eller flexbank. Om man skulle vilja ta bort en rad kan man klicka på den röda runda ringen längst till höger om löneraden.   Ruta NR 2.  Här presenteras Planerad arbetstid, Arbetad tid, Undertid, arbetstidsförkortning. Även här kan du välja att lägga till eller ta bort en rad manuellt.     Ruta NR 3. Här har ni möjlighet att skriva en kommentar om vi vill notera ner något specifikt. Klicka på ny rad längst till höger så kommer en ny rad fram. Denna kommentar syns endast för er systemanvändare med tillgång till löneberäkningen.     Kommentarsrutan längst ner på sidan visar när en anställde har skrivit någon notering vid tidsrapporteringen, i kalendern kommer vi visa en gul post it lapp på den specifika dagen. Du kan också hovra över denna ikon för att läsa kommentaren.   Här finns även en film som går igenom löneberäkningen.      

När lönerna är sparade i löneberäkningen kan du skriva ut en sammanställning över alla sparade löner. Rapporten heter Löneunderlagsrapport. Från löneberäkningen kan ni klicka på symbolen  Som ni ser i det blå verktygsfältet högst upp på sidan, när ni klickar på symbolen kommer ni direkt till rapporten.  Man kan också gå via Analyser - Rapporter - Löner - Löneunderlag period. I rapporten finns dessa urval. Notera att du inte behöver göra utskrift av löneformerna månadslön och timlön/månad var för sig. När du väljer periodtyp månad kommer båda dessa löneformerna med. Om du väljer periodtyp vecka kommer både veckolön och timlön/vecka med.   Period från och till blir automatisk aktuell löneperiod.   Det finns även möjlighet att ta fram löneunderlag för en anställd i en längre period t ex. en anställd vill ha löneunderlag för flera månader. I vårt exempel väljer vi att skriva ut löneunderlag på Truls för period från 202201 och period till 202207 som avser löneunderlag för utbetalningsmånad Januari till Juli, avräkningsperiod December t.o.m. Juni månad.      Vad betyder "visa underlag True & False" Väljer du "visa underlag: False " och därefter  klickar på preview  så visas löneunderlaget.   Vill du få en mer detaljerad rapport som tar med arbetstid, frånvaro, raster och noteringar som har rapporterats in under löneperioden så kan du få med det genom att välja "visa underlag:True" därefter klickar på preview  så visas löneunderlaget. Det ger en bra dokumentation över förutsättningarna för hur lönen har beräknats. Informationen visas i datum ordning   I detta exempel har vi valt true och klickar därefter på preview. Resultatet visas: Löneunderlagen skrivs ut med en lön per sida. Bläddra med pilarna för att ta er fram och tillbaka i underlaget. Här visas sida två med närvaro, frånvaro, raster och noteringar:   Sist i rapporten visas en summering över alla löner i urvalet. Med hjälp av denna kan du enklare stämma av att överföringen till ditt lönesystem blir korrekt genom att kontrollera inlästa löner och totalbelopp med det som visas på på sista sidan. Tänk på att det endast är sparade löner som kommer med i denna rapport. Rapporten kan även sparas som fil, t ex i PDF-format. Det innebär att du inte behöver skriva ut den på papper för att spara en dokumentation över löneberäkningarna. Välj först vilket format du vill spara i och klicka sedan på Export. Detta är även ett bra alternativ om du vill mejla ut löneunderlaget till någon.

Jag undrar om man kan göra någon inställning i Transpa så att när man drar hela månadslönen att det blir föregående månads datum. Detta i och med att vi jobbar med månadslön för innevarande månad och tillägg och avdrag för föregående.   Det ni kan göra är att välja att inte föra över datum på lönearten "Avdrag månadslön" i exportfilen som skapas i TransPA.  Gå till Register / Lönearter och leta fram lönearten "Avdrag månadslön" klicka på pennan för att redigera, kryssa ur exportera datum klicka sedan på spara. Efter ni har importerat lönefilen till ert löneprogram kan ni manuellt lägga till vilket datum månadslönen avser.   I denna artikel kan ni läsa mer om lönearter.    

Hur många timmar blir den planerade arbetstiden när det uppstår helgdagar under en månad på anställda som går på Lokal överenskommelse där ni ändrar antalet timmar per månad i lönegruppen?     Vi ska visa er ett exempel på hur det kan se ut när en heltidsanställd som går på arbetstidsförläggning Lokal överenskommelse (3 § 6 mom) övertid när arbetstiden överskrider normal månadsarbetstid.  Arbetstidsförläggning väljs vid uppskapande av anställningskontrakt på en anställd under fliken anställningskontrakt i denna artikel kan ni läsa mer om arbetstidsförläggning enligt Transportavtalet och vad det innebär.      Var ändrar man arbetstidsmåttet? Arbetstidsmåttet per månad ändrar ni under register-lönegrupper. Här ser ni de olika avtalsområdena som finns i systemet. I vårt exempel har vi valt TransportUtlandsavtalet.     Klicka på pennan till vänster om lönegruppens namn, välj sedan Giltig från i vårt exempel 2023-04-01 klicka på pennan för att redigera lönegruppen   Vi börjar med att ändra antalet arbetade timmar i lönegruppen till 176 tim som avser November månad och klickar sedan på spara. Räkna antal dagar måndag – fredag. I November  är det 22 dagar x 8 tim = 176 tim.    I November är följande helgdag Alla helgons dag Den ordinarie arbetstiden (176 tim i vårt exempel) reduceras med 8 timmar för varje helgdag som infaller under måndag till lördag.  Detta innebär att den planerade arbetstiden blir 168 tim i löneberäkningen efter reducering av  1 st helgdagar (8 tim) som ni ser på bilden nedan.   I exemplet visar vi lönekörning för December månad. Tips! klicka på planerad arbetstid i löneberäkningen så visas den planerade arbetstiden för hela månaden.     Om ni bedriver kontinuerligt skiftarbete räknas även helgdagar på söndagar. I de tillfälle behöver ni registrera dessa helgdagar själva i registret helgdagar som ni finner under register-helgdagar    Tänk också på att på ni behöver kryssa i utför kontinuerligt skiftarbete på den anställde på fliken lön som finns under personal       I denna artikel    finns exempel på hur reduceringen blir om ni har anställda som går på Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B och vid schemalösa lokala överenskommelser 40 tim/vecka