Brukertips i Visma Business og -Regnskapsbyrå

Etter seneste oppdatering av Outlook (KB4484343) har mange fått problemer med flytting av filer fra Outlook til Visma Document Center.   Avinstallasjon av seneste oppdatering for Outlook løser problemet. Se: https://support.microsoft.com/en-us/help/4484343/may-5-2020-update-for-outlook-2016-kb4484343 Alternativ løsning kan være å flytte filene til AutoImport mappe for VDC slik at de automatisk blir importer i VDC. Eller lagre filene i annen mappe for så og dra de inn i VDC.

På alle leverandører hvor det skal foretas utlandsbetalinger må det legges inn noen ekstra opplysninger som for eksempel SWIFT-kode (BIC): 1. Gå til Administrasjon > Aktører > Leverandører. 2. Legg inn bankkontoen etter IBAN standarden for de land som bruker det. (IBAN og BIC er et krav innen EU/EØS + Sveits) 3. Legg inn SWIFT-kode (omtalt som BIC/SWIFT-adresse av bankene) 4. SWIFT-adresser legges kun inn når IBAN ikke brukes, men må da legges inn. 5. Noen få land, bla. USA, krever Clearingkode/bankkode. Dette legges inn i feltet "Bankfilial". 6. I feltet "Lev.pref." bør du krysse av for "Utlandsremittering". 7. Se for øvrig DNB sine sider om krav til utlandsbetalinger. 8. Feltet ''Landnummer'' på leverandør må fylles ut, men ikke for Norge (47). 9. Utenlandsk landnummer må unntas fra moduluskontrollen    For mer utfyllende informasjon se pdf

Ny norsk mva-rutine 2022 - elektronisk innsending   Forutsetninger for å sende elektronisk mva-melding via Autoreport Dette forutsetter versjon 16.10.2 av Visma Business / Regnskapsbyrå. Servicen “Visma Business Host for OD MessageQueue” må kjøre både på server og for pc klient. MVA- og SAF-T koder må være satt opp riktig. Autoreport må være aktivert for aktuelt firma, og du må ha aktivert “Send til Autoreport” i “Autoreport behandling” under “Bedriftsinformasjon”. Hvis aktuelt firma ikke er oprettet/eksportert til Visma.net, vil integrasjonen med Autoreport feile, og MVA-meldingen vil ikke komme frem til Autoreport.           Ny mva-melding fra 2022 innebærer en del endringer i rapporteringen til myndighetene. Skatteetaten ønsker at flest mulig skal levere elektronisk, noe som skjer i to trinn. Først validerer Skatteetaten mva-meldingen direkte via et eget grensesnitt, hvor de sjekker om mva-meldingen inneholder korrekt informasjon. Hvis denne første testen hos Skatteetaten konkluderer med at mva-meldingen er OK, vil den bli sendt videre til Altinn.   Det er også viktig å merke seg at Autoreport har endret måten en autentiserer seg på mot Altinn. For å levere ny mva-melding er det ikke den gamle påloggingen io Autoreport under “Settings” som skal velges.      Autoreport har laget en ny innlogging mot ID-porten, og her må du logge deg på ved sending av mva-rapport, og den nye innloggingen vil være aktiv i 8 timer før du trenger å logge deg inn på nytt. Ny innlogging er beskrevet lenger ned i dette dokumentet.   Sende MVA-meldingen Selve prosessen for å sende den nye mva-meldingen starter med at du under tabellen “Avgiftstermin” velger “Behandling” og deretter “Send norsk mva-melding”.   Du får da opp en dialog som viser mva-meldingen:   Behandlingen i Autoreport Når du trykker på “Send” vil mva-meldingen bli sendt til Autoreport, og Autoreport vil bli trigget til å starte opp i et eget nettleservindu hvor du må logge på Autoreport, og også logge inn via ID-porten hvis du ikke har gjort dette tidligere på dagen (innloggingen til ID-porten via Autoreport er aktiv i 8 timer før du må logge inn på nytt).    Hvis du ikke får opp et nettleservindu med Autoreport, må du åpne opp autoreport.visma.com manuelt, og logge på Autoreport der.    Når du er logget inn via ID-porten vil nettleservindu se slik ut:   Etter at du så har sendt mva-meldingen, vil du i Autoreport få opp følgende skjermbilde:       Det neste som så skjer er at mva-meldingen blir validert direkte mot Skatteetatens regler, da vil du i Autoreport se en klokke med en pil rundt, og statusen “Sending in progress, please wait…”       Etter at valideringen er gjennomført og alt er OK, vil statusen endres til “Sending to Altinn”. Altinn vil bruke noen minutter på å kvittere tilbake, og hvis alt gikk bra også her vil ny status være en grønn hake med ring rundt, og teksten vil si “Report was sent successfully and accepted by government”.       Det kan tenkes situasjoner hvor enten valideringen hos Skatteetaten eller innsendingen til Altinn feiler. Dette vil isåfall skyldes feil av en eller annen art i mva-meldingen, slik som f.eks. manglende mva-nummer, avvik mellom registrert mva prosent og beregnet mva etc.   Hvis valideringen hos Skatteetaten feiler, vil du få en status markert med en rød ring med et hvitt utropstegn i, og teksten vil si “Report rejected by Skatteetaten, see feedback for more details”. Det vil da stå ytterligere detaljer i filen som du kan laste ned under “Download feedback”, med tilbakemelding om hva som må rettes opp før du kan sende mva-rapporten på nytt.       I noen, ganske sjeldne tilfeller kan det hende at mva-meldingen passerer Skatteetatens validering, men blir avvist etter at den kommer til Altinn. I disse tilfellene vil vi fremdeles få den røde ringen med hvitt utropstegn, samt en beskjed om at “Report was rejected by government, Altinn error code…”, etterfulgt av en mer detaljert beskrivelse av hva som er feil.      Også i dette tilfellet må feilen korrigeres feil før du sender ny mva-melding. Behandlingen i Visma Business 16.10 Statusene ovenfor vil også reflekteres inne i Visma Business, i tabellen “Autoreport arkiv”.   Det første som skjer når vi sender en mva-melding til Autoreport og deretter til Skatteetaten/Altinn, er at vi venter i inntil 2 minutter for å se om valideringen hos Skatteetaten gikk bra eller ikke.    Hvis valideringen gikk bra vil du ganske raskt få opp en dialog for Avgiftsoppgjør, for å produsere / oppdatere bunt.       Denne dialogboksen komme kun opp hvis mva-meldingen er blitt sendt til Skatteetaten og validert OK der.    Hvis valideringen feiler, eller hvis du ikke sender rapporten videre fra Autoreport innen 2 minutter, vil vi få en timeout for avgiftsoppgjøret, og du vil i stedet få beskjed om at “Rapporten besto ikke valideringer”.    Dette er altså ikke nødvendigvis en melding om at det er feil i mva-meldingen, det kan like gjerne skyldes en timeout fordi meldingen ikke ble sendt i tide.         Det er som ovenfor nevnt derfor ikke nødvendigvis slik at mva-meldingen feilet i valideringen hos Skatteetaten. For å finne ut av hva som forårsaker denne feilmeldingen må vi derfor gå inn i tabellen “Autoreport arkiv” for å sjekke status, alternativt sjekke statusen i Autoreport som vist i det ovenstående.    Hvis du ser status = 3 (Mottatt i Autoreport) samtidig som du ser feilmeldingen om at rapporten ikke besto valideringer, betyr dette at du har fått en timeout, hvor mva-meldingen er oversendt Autoreport, men ikke sendt videre derfra.      Det du da må gjøre er å gå inn i Autoreport og sende mva-meldingen derfra, eventuelt også i forkant logge på ID-porten ved behov, slik som beskrevet ovenfor i avsnittet om behandling i Autoreport.       I dette tilfellet ser vi at rapporten nå har status 4 (Mottatt i Altinn), og dette betyr at den har passert validering og er sendt OK til Altinn.   Det er mulig med en rekke ulike statuser her, de vanligste vil ventelig være 2 (Sendt), 3 (Mottatt i Autoreport), 4 (Mottatt i Altinn)samt 9 (Akseptert i Altinn), i tillegg til status 11 (Betalingsinformasjon mottatt) naturligvis.       I vårt eksempel ovenfor venter vi nå litt, før vi ser at vi får en ny status med 11 Betalingsinformasjon mottatt. Her får du også kvitteringen tilbake fra Altinn, som du kan dobbeltklikke på og åpne direkte fra tabellen.       Siden alt nå ser bra ut, ønsker du å opprette både bunt og bilag, og vi velger derfor “Behandling” i Autoreport arkiv, og deretter “Godkjenn norsk mva-melding”     Vi får da opp dialogen for avgiftsoppgjør:       Betalingsoppfordring, Bilag for betaling til Skattetaten Dette er dessverre foreløpig ikke på plass slik at betaling må håndteres manuelt. Vi håper å få dette på plass i versjon 17.01.   Typiske feilsituasjoner Som vi så ovenfor er det en rekke ulike statuser i Autoreport arkiv, og noen av disse statusene er forbundet med noen typiske feilsituasjoner.        Den vanligste feilsituasjonen er at meldingen blir stående i status 2. Sendt. Hvis det viser seg at mva-meldingen rent faktisk er mottatt i Autoreport, skyldes denne situasjonen at meldingskøen ikke kjører, slik at Visma Business ikke mottar tilbakemeldingene fra Autoreport. For å rette denne situasjonen må du inn på Windows services og starte opp Visma Business Host for OD MessageQueue.     Hvis det derimot viser seg at statusen er 2. Sendt men mva-meldinge rent faktisk ikke er sendt til Autoreport, kan det tenkes at firmaet du sender mva-meldingen fra ikke er registrert i Visma.net, og/eller at Autoreport ikke er aktivert der. Det kan også tenkes at Visma Cloud Gateway ikke er aktivert, og isåfall vil du få en feilmelding ved sending av mva-meldingen som ser slik ut:     Det en da må gjøre er å starte opp tjenesten Visma Cloud Gateway     Forbereder autentisering… Vennligst vent, rapporten blir validert. Dette kan ta en stund:  Etter en tid vil du få en feilmelding i Visma Business som sier “Rapporten besto ikke valideringen”.      Hvis du får denne meldingen ved sending av MVA-oppgave i Autoreport, kan årsaken være at klientmaskin er klonet med MSMQ component. Løsningen for dette er å deaktivere MSMQ og aktivere igjen på hver klientmaskin. MSMQ kan ikke være klonet.     "Report was accepted with anomalies” Denne meldingen kan du få om det f.eks. mangler bankkonto i mva-meldingen. Mva-meldingen blir godkjent, men om du har penger til gode så er det et tips om å legge inn bankkontonr. slik at dette også kommer med i mva-meldingen. Sjekk i så tilfelle om bankkontonr. er registrert i Bedriftsopplysninger, kolonnen Bankkonto.   Feil ved validering av mva-melding pga feil mva sats Sjekk i tabellen Merverdiavgift og aktuell SAF-T avgiftskode om det ligger gammel sats i kolonnen Sats og riktig sats i kolonnen Ny sats med “Fom. dato” (fra og med dato). I så tilfelle må Sats settes lik Ny sats da det er Sats som benyttes for mva-melding. Vi beklager feilen og den er planlagt rettet i versjon 17.  Ny rapportering mva 2022 - innsending 

Bankavstemming   Forutsetninger: Aktiv bankavtale i visma.net AutoPay Komme i gang med visma.net AutoPay, les her: Brukertips Visma-Business-Oppstart-Visma-net-AutoPay-med-Visma-Business/ Visma Business versjon 14.10. Alle kunder på bankavstemming må benytte ver. 15.x og nyere. Ver.14.10 var pilotversjon, og sentrale feil ble rettet etter pilotkjøring. Lisens for “Visma Business Bank reconciliation”. Modulen har ingen begrensning på antall brukere, det er kun en Av/På-lisens. Uten lisensen vil ikke behandlingsvalgene for bankavstemming være tilgjengelige   Se gjennomgang av bankavstemming ( se vedlagte pdf ) :   Banktransaksjoner tilbake i tid: Det fungerer ikke hente ned banktransaksjoner tilbake i tid, Du kan kun hente ned/motta automatisk via visma.net autopay kontoutskrifts-transaksjoner fra det tidspunkt hvor dette aktiveres på bankavtalen i Autopay. Du kan registrere kontoutskrifts-transaksjonene manuelt tilbake i tid inne i Visma Business.   Formular bankavstemmingsrapport: Det ligger 2 formularer som standard til bankavstemmingsrapporten – formulartype lik 12. Et formular for innenlands – og et formular for valutakonto   I formularet som benyttes mot en innlands- konto så er det viktig at det er kolonnen  for "avstemming restbeløp" som er tatt frem og benyttes - ikke kolonnen for "avstemming restbeløp i valuta". "Avstemming restbeløp i valuta" kolonnen benyttes ved avstemming valutakonti da det er "Beløp i valuta" verdiene som ligger til grunn   Husk å velge riktig formular ved godkjenning av periodens avstemming. Du kan manuelt evt endre vindu for utskriftsoppsett – eller lage et nytt utskriftsoppsett med riktige kolonner – og knytte dette til et nytt formular   Versjonsendringer:   Versjon 16.0     Avstemming av regnskapstransaksjon med valuta   Avstemming av en hovedbokstransaksjon med valuta mot en tilhørende kontoutskriftstransaksjonen, var ikke alltid mulig. Dette fordi mange banker leverer kontoutskrifter kun med beløp i kontovalutaen, uten de tilhørende valutabeløpene. Avstemming er nå endret for bankkontoer i innenlandske valuta (dvs. kontoer hvor feltet Valutanr i tabellen Bankpartner er tomt, eller likt med feltet Valutanr i tabellen Bedriftsopplysninger). For disse vil kun verdien i feltet Avstemming restbeløp bli tatt hensyn til i avstemmingen, og ikke som tidligere også valutafeltet på transaksjonen. Godkjent avstemming vedlegg   Det er nå mulig å koble vedlegg til rader i tabellen Godkjent avstemming. Vedlegg kan for eksempel være PDF-filer med kontoutdrag fra banken, eller dokumenter med ekstra forklaringer av beløpene i avstemmingen.   Versjon 15.01.0 Manuell avstemming   I tidligere versjoner fikk man en advarsel når det ble gjort forsøk på å matche transaksjoner med ulike beløp. Nå er standard virkemåte at dette ikke er mulig, og en feilmelding returneres. Det er imidlertid mulig å få tilbake den "gamle" virkemåten ved å angi den nye parameteren Match transaksjoner selv om beløpene er forskjellige i feltet EBF-behandling 2 i tabellen Bankpartner.   Versjon 15.00 Automatisk avstemming som en del av behandlingen Bokfør bankgebyrer og renter   Når Direkte oppdatering er aktivert i dialogboksen Bokfør bankgebyrer og renter, blir avstemmingsprosessen automatisk utført. Den opprettede posten i tabellen Hovedbokstransaksjon blir automatisk avstemt med den refererte posten i tabellen Kontoutskriftstransaksjon.   Merk: Kolonnen Kontoutskr.trans.nr har blitt lagt til i tabellene Bilag og Oppdatert bilag og som referanse til tabellen Kontoutskriftstransaksjon.   Bankreferanse-basert matchingsalgoritme for Automatisk avstemming   Det er lagt til en ny matchingsalgoritme for automatisk å kunne avstemme Hovedbokstransaksjon-poster med poster i tabellen Kontoutskriftstransaksjon. Algoritmen søker i disse to tabellene etter unike, matchende kombinasjoner av Bankreferanse og Avstemming restbeløp i valuta. Etter at matchingen er gjennomført, vil de resulterende Avstemt transaksjon-postene ha Algoritme angitt som 7 - Enkeltvise transaksjoner med samme bankreferanse.   Merk: Denne nye algoritmen får den høyeste kjøringsprioriteten av alle algoritmene for behandlingsvalget Automatisk avstemming. Ny kolonne for Bankpartnernr   Kolonnen Bankpartnernr er lagt til i tabellene Godkjent avstemming og Avstemt transaksjon. Ved hjelp av denne fremmednøkkelen kan tabellen Bankpartner slås sammen med tabellene Godkjent avstemming og Avstemt transaksjon.   Trekk tilbake godkjent avstemming   Nå er det mulig å trekke tilbake en bankavstemmingsrapport. Behandlingsvalget Trekk tilbake godkjent avstemming kan bare kjøres for den seneste godkjente rapporten. Dvs. hvis den valgte raden i tabellen Godkjent avstemming har det høyeste Avstemmingsnr. for en bestemt Bankpartnernr-verdi. I tillegg kan behandlingsvalget bare kjøres hvis Avstemt pr. dato for den valgte posten er nyere enn sperredatoen.   Bruk av feltet "Avstemming restbeløp" for matching   For bankkontoer i innenlandsk valuta benyttes nå feltet Avstemming restbeløp for matching av transaksjoner i tabellene Hovedbokstransaksjon og Kontoutskriftstransaksjon. Feltet Avstemming restbeløp i valuta ble tidligere brukt både for bankkontoer både i innenlandsk og utenlandsk valuta, men benyttes nå kun for utenlandske kontoer.   Bankavstemmingsrapport   I filen for norske standardoppsett (norstd.txt), har formularet for Bankavstemmingsrapport blitt oppdatert med informasjon for "Bankkonto" og "Hovedbokskonto". Det finnes nå også to utskriftsformularer, et som skal benyttes for bankkontoer i innenlandsk valuta og et for valutakontoer   Konvertering av format på bankkontonr. ved import av kontoutskriftstransaksjoner   Enkelte banker kan sende kontoutskriftstransaksjoner for bankkontonr. med et annet format (BBAN eller IBAN) enn det som er angitt på den aktuelle bankpartneren. For bankavstemmingsformål blir nå bankkontonr. på importerte rader i tabellen Kontoutskriftstransaksjon lagt til med samme format som bankkontonr. på bankpartneren.   Feil fortegn på banksaldo   Ved import av kontoutskriftstransaksjoner ble negative verdier i saldofeltene for bank importert som positive. Dette er nå løst.   Bankavstemmingsrapport   Ved utskrift av Bankavstemmingsrapport ble ikke uavstemte transaksjoner for tidligere perioder spesifisert, noe som førte til differanse på rapporten. Dette er nå løst.   Import av kontoutskriftstransaksjoner feiler   Hvis XML-filen for kontoutskriftstransaksjoner kun inneholdt saldoer, og ingen transaksjoner (dvs. ingen <Entry>-elementer), feilet importen. Dette er nå løst.   Versjon 14.10 Utskrift og godkjenning av avstemning   Det er lagt til utskrift av Bankavstemmingsrapport. Dette har blitt gjort for en eller flere bankkontoer, for en bestemt regnskapsperiode/år. Hvis innholdet i rapporten er riktig, kan det godkjennes før de avstemte transaksjonene låses for videre behandling. Det opprettes en post for godkjenningen i tabellen Godkjent avstemming, som også vil inneholde PDF-rapporten.   Legge inn data manuelt i tabellen Kontoutskriftstransaksjon   Når man starter opp med bankavstemmingen, kan man noen ganger trenge å legge inn poster manuelt i tabellen Kontoutskriftstransaksjon. Dette kan nå gjøres direkte i tabellen. Radene som er lagt inn manuelt, vil ha verdien 1 - Manuelt registrert i det nye feltet Opprinnelse. Disse radene kan redigeres og slettes helt til de har blitt avstemt, mens rader med opprinnelsen 2 - Importert fra AutoPay er låst for redigering.   Ny kolonne for Algoritme i tabellen Avstemt transaksjon   Det er lagt til en ny kolonne for Algoritme i tabellen Avstemt transaksjon. Kolonnen viser hvilken avstemmingsalgoritme den automatiske avstemmingsrutinen brukte. Hvis manuell avstemming ble brukt, logges det også.   Gjenstående desimaler etter avstemming   Avstemmingen kunne for noen beløp føre til at 0,01 ble stående igjen i feltene for Avstemming restbeløp. Dette er nå løst.    

Endring av merverdiavgift for lav sats endres fra 01.04.2020 og reduseres fra 12% til 6%. Ref. Skatteetaten: https://www.skatteetaten.no/satser/merverdiavgift/   Løsningen i Visma Business er å gjøre endring i tabellen Merverdiavgift. Raden for lav sats må endres slik at kolonnen for "Sats" settes til 12, kolonnen "Ny sats" til 6 og kolonnen "Fom. dato" til 01.04.2020. Eks.            Alternativ løsning for å håndtere eventuelle avvik i April (periode 4) kan være å sette Fom. dato til 02.04.2020 slik at bilag med 12% mva kan føres med valuteringsdato 01.04.2020.  

Med Visma.net AutoPay kan man motta innbetalinger både med og uten KID. For å motta disse filene fra banken, må det legges opp et Factoringselskap med "Fact.behandling" 2. OCR/KID definisjon. Her må feltene "Bankkonto" og "OCR bankkontonr" (hovedbok) fylles ut.     Dersom KID benyttes: I feltet KID kunde/lev.-sifre fylles ut antall siffer i kundenummeret. I feltet KID ref.nr.-sifre fylles ut antall siffer i fakturanummeret. I feltet factoring ID kan du definere hvor i KIDen kundenummer og fakturanummer ligger. Ekspempel hvis KID er 9876501234567: - Kundenummer: 98765 - Fakturanummer: 123456 - Factoring ID blir da 1;7 Dersom du ikke fyller ut antall siffer i kundenummer og fakturanummer kan du skrive 0;0 i Factoring ID feltet, da tolkes KID i sin helhet. Dersom det faktureres med ulike KID-oppsett, er det bare å legge opp flere linjer i Factoringselskap, en for hver KID-definisjon.   Det siste som må fylles ut er feltet "Betalingsbehandling" (se boks i bildet over). Her kan du krysse preferanser for bokføring, oppslag i reskontrotabeller, matching, KID-kontroll m.m. Du kan også krysse av for spesielle tilfeller av KID hvor f.eks fakturanummer kommer før kundenummer, eller KID kun består av fakturanummer.    Når en innbetaling kommer i bilagsregistreringen, kan du alltid se hvilken informasjon om betaler som har kommet med filen. Det gjør du ved å velge "Behandling" og "Vis betalingsinformasjon". Denne er særlig nyttig for innbetalinger uten KID.   Du kan også se alle innbetalinger i Visma.net AutoPay, ved å laste ned PDF innbetalingsfil under "Nedlastninger" i oversiktsfanen dersom du har rollen "AutoPay Accountant" i Visma.net. 

Ved betaling av skatt og avgifter til Kemner krever mange banker en kode 'TAX' ved remittering via Visma.net AutoPay   Denne koden blir automatisk generert ved remittering direkte fra lønnssystem, eks Visma Lønn, men mangler dersom man remitterer uten korrekt oppsett fra Visma Business. Oppdrag vil i slike tilfeller avvises med meldingen FF06 - Invalid category purpose code   For å kunne remittere skatt og avgifter fra Visma Business må man sette leverandørpreferanse Betalingsmottaker skatt   

Visste du at 90% av alle henvendelser tidlig i et purreløp (som betyr når en kunde mottar en betalingspåminnelse eller et inkassovarsel) er spørsmål om fakturakopi? Kunden finner faktisk ikke fakturaen! Bruker du AutoInvoice og AutoCollect? Da kan vi hjelpe hverandre ved at vi får tilgang på fakturakopien!  Vi vet at dette sparer alle parter for tid og fører til raskere betaling av forfalt faktura. Andre fordeler: Vi får tilgang på fakturakopi på saker du har sendt oss for oppfølging med et enkelt tastetrykk i vårt produksjonssystem Fakturakopi på inkassosaken blir tilgjengelig for sluttkunden i vår sluttkundeportal "MinSide" Ved kontakt med sluttkunden bistår vi med fakturakopi Hvordan komme i gang om du har en klient / et firma?  Logg inn i Autoinvoice kontoen din: www.autoinvoice.no  Gå til Innstillinger / brukere Legg til ny bruker ​Brukeren må ha navnet svc_autoinvoicevfs@visma.com  Brukeren må ha adminrettigheter Lagre Hvordan komme i gang om du har flere klienter / firmaer?  Logg inn i Autoinvoice kontoen din: www.autoinvoice.no  Gå til Innstillinger / brukere Legg til ny bruker ​Brukeren må ha navnet svc_autoinvoicevfs@visma.com  Brukeren må ha adminrettigheter Trykk på “Flere firma” (liste med alle firmaer / klienter fremkommer) Trykk på knappen “Alle admin(xx)” (*xx* henviser til antall klienter) Lagre    Tada! Så enkelt og så effektfull!   PS! Lurer du på hva AutoCollect er? Bli kjent med tjenesten her AutoCollect i Visma Business

Avskriv restbeløp   Du kan avskrive restbeløp som ligger i åpen kundeposttabellen ved å høyreklikke – avskriv betalinger. Det blir da produsert avskrivingsbilag for fakturaer     Du har noen settinger i bedriftsopplysninger vedr dette Maks betalingsavvik annet og maks betalingsavvik kontantrabatt Betaling avskrivingskonto annet og og betalings avskrivings konto kontantrabatt Betaling avskrivingsserie   Du har også tre settinger i regnskapsbehandling i bedriftsopplysninger : avskriv restbeløp istedenfor betalingsavvik avskriv negative beløp kjør avskriv betalinger etter oppdatering av bunt Sistnevnte gjør at avskriving blir kjørt automatisk etter oppdatering så du slipper å kjøre dette fra åpen posttabell     Alle rader i tabellen åpen kundepost vil bli behandlet, det er dessverre ingen mulighet for å markere kun en rad (Dersom Avskriv restbeløp i stedet for betalingsavvik ikke er valgt vil feltet Bet.avvik annet bli benyttet for avskrivningsbilaget, og kun valgte rader vil bli behandlet.)    

Etter tids bruk av Visma Business vil det være behov for vedlikehold og opprydding av utgåtte ansvarsenheter. Det er da lurt å legge på verdier slik at disse hindres i å bli benyttet ved feil valg.   Mulighetene for en slik opprydding kan gjøres slik:       Her har jeg gjort følgende: Status: Satt på ønsket status, f.eks: 3 [Avsluttet], dette kan brukes i etterkant for selektering ved utskrift av tilsvarende ansvarsenheter. Start og slutt dato: Dette benyttes for å angi når en tenker å starte med, og senere avslutte med en ansvarsenhet. I tillegg kan en legge inn de virkelige datoene som dette skjer på   Så har vi det feltet som er kanskje mest viktig i tilfelle for å hindre bruk, nemlig ansvarsenhetsbehandling.     Ved å sette på Sperret så hindrer dette at ansvarsenheten blir benyttet, og i Visma Business får brukeren varsel om at dette er sperret. Dette vil også gjøre at denne ansvarsenheten ikke dukker opp i søk i dokumentsenter.

Etter oppgradering til Visma Business v.14 opplever noen at Message Queue stopper og får denne feilmeldingen ved manuell henting av returdata på enkelte klienter   Dette skyldes forsøk på nedlasting av en ''tom kontoutskrift'' (inneholder kun saldo) på klientene som får meldingen (løst i VB 15.01)   Løsning for VB v 14.x: Gå inn i visma.net autopay / fanen Oversikt. Hent fram kontoutskrifter som ikke har nedlastingsdato og merk disse som nedlastet Restart MQ og hent manuelt på nytt, denne meldingen vil da forsvinne   Anbefaler alle som ikke har tatt i bruk bankavstemmingsmodulen i Visma Business om å slå av nedlasting av kontoutskrifter på avtalen i autopay (fane: Velg tjenester) fram til Bankavstemmingsmodulen tas i bruk

Det er mulig å legge ut saldobalanse til mange ulike årsavslutningssystemer, direkte fra Visma Business.

Vi ser at noen brukere har utfordringer etter aktivering av 2FA. Ved opplasting av betalingsforslag henger rutinen seg uten at godkjenningsbildet med passord og kode kommer opp: Får fram 2FA loading og så stanser prossessen. Dette kan være enkelte brukere, på enkelte av deres klienter.   Årsaken ser ut til å være problemer med  "embedded'e" (innebygde) sider i Visma Business for Autopay når de benyttes i kombinasjon med 2FA, disse sidene er bygd mot Internet Explorer.   Internet Explorer vil bli erstattet med Microsoft Edge, foreløpig planlagt v. 15.10 desember 2020.   For de av brukerne som opplever problem anbefaler vi en sjekk av brannmur mot Internet Explorer, dersom det ikke løser problemet foreslår vi workaround:   Unnlate å bruke de embeddede vinduene i kombinasjon med 2FA frem til dette er løst, og benytt muligheten i bedriftstabellen i Business med å definere at godkjennings-bildet  automatisk kommer opp ved opplastning av betalinger, dette fungerer med 2FA og bl.a. google chrome. Her må annen nettleser enn Internet Explorer være definert som standard nettleser i Windows settings    

For å periodisere i Visma Business er det viktig å tenke ut hvor vi ønsker å gjøre dette. Det er 2 hoved muligheter som vi ønsker å presentere: Bilagsbehandling i Visma Business Benytte Dokumentsenter   Periodisering i Visma Business Forarbeid    Når Visma Business benyttes så tas det utgangspunkt i balanse-kontoene. Det som kan være lurt å gjøre på disse kontoene er: Sett på valget Periodisering - da vil dialogen automatisk dukke opp ved bruk av disse kontoene. Ta vekk avg.kontr. - da vil det være mulig å benytte mva behandling på disse kontoene.     Føring av bilag   Fakturaen føres som en inngående faktura, men viktig ved periodisering at Debet konto er konto for forhåndsbetalte kostnader - 17XX.   Når f.eks konto 1700 er merket for periodisering vil denne dialogen dukke opp:     Denne kan også nås ved hjelp av behandling og valget periodisering.      Periodisering   For å foreta selve periodiseringen så er det greit å vite følgende fra hvilken periode gjelder kostnaden og hvor mange perioder gjelder dette.       I eksempelet har vi mottatt faktura på husleie, fakturadato er 05.01.2020. Kostnaden gjelder fra Januar, periode 1, og gjelder for januar til mars.   Til Start viser hvor stort avvik det er på perioder fra valuteringsdato for bilaget og når 1. periode i kostnaden skal starte. i Eksempelet vil det ikke være avvik og derfor 0 i Til start.   Varighet er 3 mnd, og er derfor angitt i feltet  Det angis også konto for motpostering, her er kostnaden husleie og derfor valgt 6300 i debet. Resultatet av periodiseringen vil da bli som følger:   Her har vi lagt mva fradraget på konto 1700, og det vil da bli nettobeløp som periodiseres. Legg merke til Valuteringsdatoen på bilagslinjene. Disse vil nå fordele kostnaden på de forskjellige periodene.   Resultatet av periodiseringen skjer direkte i bilagsbilde og greit å kontollere før en foretar oppdatering av bunten     Periodisering via dokumentsenter.   Når det velges å periodisere fra dokumentsenter så er det viktig å vite at her tas det utgangspunkt i en kostnadskonto, og periodiseringen skjer via en felles periodiseringskonto. Forarbeid På Administrasjon - Bedriftsopplysninger - Regnskap - Regnskapsbehandling settes det på hvilke kontoer som ønskes som periodiseringskonto:   Her har vi valgt 1700 Dokumentsenter behandling I dokumentsenteret er det lurt å hente frem 2 kolonner for å angi periodiseringen, dette er: Periodiseringsstart år/periode og Periodiseringsslutt år/periode.   Når bilaget behandles angis dette men verdiene år/periode.   I eksempelet har vi forsikring faktura mottatt i januar, men gjelder fra februar 2020 til januar 2021.     Bokføring Når denne overføres til ERP tas verdiene for periodisering med over og danner grunnlaget for bokføring som skal skje.   Når vi ser bilagslinjen for dette bilaget så ligger den som en linje i visningen, og selve periodiseringen vil ikke skje før vi oppdaterer bunten.   Resultatet av periodiseringen kan leses ut fra f.eks spørring/kontroll hovedbok     Alternativ måte å løse dette på er og overføre bilag/dokument til Visma Business for så å bruke metode nevnt under “Periodisering i Visma Business”.

Visma Business-kunder kan endre betalingsbeløp på transaksjon før den sendes til bank. Beløpsredigering kan gjøres fra AutoPay-godkjenningssiden Gruppevisning eller detaljvisning   Krav: Kun for Visma Business fom v 16.10 Beløp kan bare reduseres Kun mulig på innland (ikke valuta) Ikke mulig på kreditnota             Beløpet kan endres flere ganger før godkjenning. Den nye verdien kan ikke være mer enn det opprinnelige beløpet, negativ eller 0. Alle beløpsendringer som er gjort av brukeren er synlige i transaksjonsdetaljer på godkjenningssiden og oversiktssiden "Vis hendelser". Visma Business varsles om endringene gjennom Visma Statusrapport når endelig status kommer fra bank. Betalingslinjen blir oppdatert med det som faktisk er (del)betalt i Autopay, og restbeløpet blir da korrekt på den åpne posten i Visma Business slik at det kan remitteres på nytt.