Samleside over tips til regnskapsbyrå som benytter Visma Lønn.

04-05-2020

Flere regnskapsbyråer benytter Visma Lønn. Vi har i dette brukertipset samlet de brukertips som kan gjøre hverdagen effektivere for regnskapsbyrået. Selvsagt så er brukertipsene også nyttige for andre.

Ny kunde / firma

Et nytt firma ønsker at vi skal kjøre lønn for de. Hvordan få inn de ansatte?

Ansatte kan registreres manuelt. De kan importeres via dette excel arket. Hvis det tidligere er benytte Visma Lønn så kan disse dataene utkopieres (ikke sikkerhetskopi). Denne utkopieringen kan leses inn hos dere. Visma Lønn versjonen som benyttes må være lik. Utfordring er at innkopiering krever at ingen andre er logget inn i Visma Lønn. Dette gjør at innkopiering ofte må gjøres utenfor normal arbeidstid. Les mer om utkopiering her.

Skattekort

I Visma Lønn er det mulig å forespørre om skattekort for alle / mange firmaer samtidig.

I starten av året så vil det være mest effektivt hvis en saksbehandler forespør for alle klienter. Dette gjør at alle klienter er oppdatert når lønnskjøringen opprettes i januar.

Videre ut over så anbefaler vi at den enkelte saksbehandler forespør for det / de firmaene denne saksbehandleren skal kjøre lønn for i løpet av dagen / etterfølgende dag. Les hele brukertipset her.

Adgangskontroll

Det finnes 3 alternativer for å styre adgangskontroll i Visma Lønn

Standard ssc fil
RAC
VUD

1. Standard ssc fil passer for mindre regnskapskontorer, maks 70- 100 klienter. Når nytt firma opprettes må alle ansatte på regnskapskontoret manuelt legges inn som bruker. Når ny ansatt, så denne manuelt legges inn som bruker på alle firmaer.

2. RAC benyttes av de største regnskapsbyråene med god erfaring. Gir mulighet for brukergruppe og firmagrupper. En ny medarbeider på f.eks. kontoret i Fredrikstad legge inn i gruppen Fredrikstad, og har med dette tilgang til alle firmaer som hører til firmagruppen Fredrikstad.

3. VUD samme muligheter som RAC. Er med som standard i Visma Business. Utfordring er at når Visma Lønn kommer i ny versjon, må VUD oppgraderes til tilsvarende versjon. Som igjen ofte krever at Visma Business oppgraderes til samme versjon. Dette er ikke alltid like lett å få til i praksis.

Hastighet i Visma Lønn

For regnskapskontorer med mer enn 20 som jobber inne i Visma Lønn og Visma Lønn kjøres på terminalservere. Her anbefaler vi at VL_srv.exe kjøres på alle terminalsereverene. Dette får dere enklest til med ved å benytte RAC. Hvis det da er integrasjon med Visma.net, må følgende gjøres.

Altinn

Under forutsetning av at firmaet har registrert i Brønnøysund at ditt regnskapsbyrå er regnskapsfører, så vil innsending til Altinn gjøres via systemid til regnskapskontorert.

Felles lønnsartregister

Når RAC eller VUD benyttes (anbefalt for effektiv tilgangstyring) så kan ikke felles lønnsartregister benyttes. Men du kan kopiere lønnsartregisteret, fremgangsmåten står beskrevet her.

Kunden har mange reiser og utlegg

Hurtigste og mest feilfri metoden å få inn disse type transaksjoner er via dedikerte programvare. Her er Visma.net Expense et alternativ. Hvis kunden ikke ønsker å benytte et program, kan dette excel arket spare dere for litt tid.

Hvis dere starter med Expense eller Calendar, må dere tilpasse meldingen i e-posten som sendes til nye brukere.

Fraværsføring

Alle firmaer er pålagt å føre fravær, hvor mange av dine kunder fører dere fravær for?

Visma opplever ofte at firmaet selv har sagt at de skal føre dette selv, men erfaringsmessig så blir ikke dette gjort. Hvis kunden har timesystem kan fravær importeres til Visma Lønn.

Hvis kunden ikke har noe system, kan Visma.net Absence være et alternativ.

Avstemming

Vi har samlet vår anbefaling til avstemming her. Benytter dere Visma Business elller Visma Global har Visma Lønn mulighet for å hente ut avstemmingstall fra disse systemene.

Innlogging etter oppgradering av Visma Lønn tar lengre tid

Etter at Visma Lønn er oppgradert, så oppdateres hvert firma med nye oppdaterte verdier. Dette kan ta litt tid, og tar lengre tid des flere ansatte som er i firmaet.

Men det er mulig å oppgradere alle baser i en rutine. Fremgangsmåten finner du her.

Vi ønsker ikke lenger å ha egen server- hvilke muligheter tilbyr Visma?

Flere regnskapsbyråer ønsker ikke lenger å ha egen server, vær da kjent med at Visma har et tilbud til dere. Les mer om Visma Accountancy Cloud her. Dette gir enkel overgang fra lokal server, til server driftet av Visma. Alltid oppdatert programvare og stabil drift.

Nytt år

Som et alternativ til at den enkelte sakbehandler må huske på å opprette nytt år, kan dette gjøres for alle klienter. Les mer her.

Tilpasset lønnsslipp eller annen rapport

Noen kunder ønsker logo eller annen tilpasning av lønnsslipp. Visma support kan tilby slike enkle tilpasninger. Les mer her.

Regnskapsbyrå, hvordan få fult utbytte av Visma Lønn - tips for effektiv utnyttelse av Visma Lønn