Kennisbank Visma.net HRM

Met deze release voeren wij een aantal performance verbeteringen door aan de Taakservice voor Verzuim. Raadpleeg de bijlage voor meer details.

In Visma.net HRM release 1.133 (dec. 2021) zijn aanpassingen gedaan voor het automatisch kunnen aanmaken van een IKV bij een nieuw contract met behulp van de ‘eenvoudige contract-wizard’. Eerder zijn er In Visma.net Payroll aanpassingen gedaan, release 175, voor het automatisch verwerken van de transitievergoeding.    In deze handleiding wordt uitgelegd hoe Visma.net kan worden ingericht om op een efficiënte en eenvoudige manier een nieuw contract en IKV aan te maken t.b.v. de transitievergoeding.  Voor het inrichten van de transitievergoeding is gedegen kennis van Payroll noodzakelijk. Voor ondersteuning bij de inrichting kan Payroll consultancy via Xurrent (4Me) aangevraagd worden.    11-02-2025: Nieuwe stijl 

Met deze release optimaliseren wij een deel van het OLAP-achtergrondproces, wat in veel gevallen zal leiden tot een kortere doorlooptijd. Raadpleeg de bijlage voor meer details.

Een vernieuwde, korte beschrijving van de eenvoudige contractinitialisatie.

In deze handleiding wordt beschreven hoe verschillende velden in persoonsgegevens geïmporteerd kunnen worden.  

Jij bent die persoon die veel HR taken afhandelt in Visma.net HRM. En dan vooral taken vanuit de Workflow plus module.  Taken worden vaak achtereenvolgens ingepland. Als je een taak hebt afgehandeld, is het wel zo handig dat de opvolgende taak ook gelijk zichtbaar is. En niet dat je dan eerst terug moet naar je takenlijst om de taak te kunnen openen.    Gelukkig kan dit! Opvolgende taken automatisch starten De applicatiebeheerder kan het vinkje aanzetten bij Workflow Plus - Onderhoud - Instellingen Openstaande taken autom. Starten. Daarmee worden opvolgende taken die aan dezelfde gebruiker zijn toegewezen automatisch getoond na het afhandelen van de vorige taak.   

Wil je graag een stuk tekst of 1 woord in een document krijgen, wat niet voor elke medewerker precies hetzelfde is? Maar is het niet mogelijk dit op basis van de samenvoegvelden in het sjabloon te zetten? Er zijn vaak variabelen binnen een brief die niet te vullen zijn met gegevens vanuit Visma.net HRM, omdat deze gewoonweg niet zijn geregistreerd. Dan is de optie invulvelden in Word wellicht de uitkomst!   Hieronder zie je een voorbeeld van een invulveld die in het sjabloon is gebruikt. In Visma.net HRM geef je de tekst in die dan direct in het document komt te staan.      Omdat deze instructie vrij uitgebreid is, kun je deze vinden als bijlage aan dit artikel.

Misschien gebruik je wel de werknemerroosters. Per dag kan dan het aantal uren opgegeven worden en daar komt vervolgens een totaal aantal uren uit. Dit totaal aantal uren moet met een loepje worden bijgewerkt.   Er kan een reden voor zijn dat het totaal aantal uren en deeltijdfactor niet overeenkomt met het aantal uren dat het rooster is ingegeven. Maar als je dit nooit wilt, dan is er een manier om te voorkomen dat dit fout kan gaan! En dat is simpelweg met 1 vinkje te realiseren. Werknemerroosters leidend maken Bij Applicatiebeheer - Organisatie - Bedrijf onder tabblad roosters is de optie ‘Maak werknemerroosters leidend’.   Als je die aanzet verdwijnt het veld ‘vaste uren’ en ‘deeltijdfactor/werktijdfactor’ als invoerveld en is het een alleen lezen veld.   Het totaal aantal uren correspondeert nu altijd met het aantal uren in het rooster.

Oeps, vergeten. Ik had nog moeten registreren dat Margreet afgelopen maandag ziek was. Gelukkig was ze de volgende dag weer beter!   Nu moet ik 2 acties uitvoeren: ziekmelden en betermelden. Die 2 acties kunnen niet direct achter elkaar uitgevoerd worden. Na het ziekmelden moet deze verwerkt worden door de verzuimservice en dat kan enkele minuten duren. Pas daarna kan de betermelding worden doorgevoerd.   Maar dat kan sneller! Historisch verzuim melden Via het menu Verzuim - Acties - Historisch verzuim melden kan in 1 actie de begin- en einddatum van het verzuim worden ingevoerd. Je hoeft dus niet te wachten tot de ziekmelding is verwerkt voordat de betermelding gedaan kan worden. Zijn de gebruikers die ziekmeldingen doorvoeren niet voor deze actie geautoriseerd? Dan kunnen ze hem ook niet gebruiken en dat zou jammer zijn. Controleer dus vooral snel of ze deze actie beschikbaar hebben!   Let op: het kan zijn dat de taken bij de actie Historisch verzuim niet hetzelfde zijn als bij ziekmelden. Het is belangrijk om je dit te realiseren. Vooral bij langdurig verzuim zal deze actie niet altijd geschikt zijn ivm mogelijk niet ingeplande taken.

In de nieuwe layout zie ik per rubriek in het declaratie overzicht maar 2 declaratieregels! Mogelijk heeft dit te maken met de beeldscherminstellingen.   Bovenstaand voorbeeld is de weergave als of de beeldscherm instellingen vanuit Windows, of het zoomlevel van de browser op 150% procent staat.   In onderstaande screenshot is het hele overzicht te zien, zonder scrollbar aan de rechterkant van de pagina. Ook zijn er meer declaraties zichtbaar per groepering.    

Toch maar die maandag vrij nemen in plaats van die woensdag? Een medewerker kan dit gemakkelijk zelf doorgeven in Visma.net HRM. Bij het doorgeven van deze wijziging moet het niet mogelijk zijn om de totale omvang van het rooster te wijzigen. Daar zou namelijk een andere goedkeuringsflow aanhangen en er zal een wijziging op de arbeidsovereenkomst gegenereerd moeten worden.  Bij een werkpatroon wijziging is dit niet nodig.   Het is mogelijk om dit in te richten in het mutatieformulier. Zie het voorbeeld hieronder waarbij de totale omvang (per ongeluk) wordt gewijzigd. Op woensdag worden uren toegevoegd maar op maandag worden deze uren niet weggehaald. Deze wijziging kan niet worden opgeslagen.   Als vervolgens de uren op de maandag worden weggehaald, komt het totaal weer op 32 uur. Dan kan het rooster wel worden opgeslagen.   Wil je weten hoe je dit mutatieformulier aanmaakt? Lees hieronder snel meer over het inrichten hiervan, en ga aan de slag!   En zie je de invoer van de uren per dag in het rooster nu voor het eerst? Wellicht gebruiken jullie de klassieke bedrijfsroosters. Stap dan snel over op de werknemerroosters!  Mogelijkheid tot alleen roosterdagen wijzigen en niet totale uren In het mutatieformulier is het nu mogelijk om aan te geven dat er een roosterwijziging gedaan kan worden, maar dat daarbij niet de totale uren mogen veranderen. Hierdoor is het mogelijk een apart proces in te richten voor alleen een roosterdagen wijziging en een daadwerkelijke uren wijziging waarbij de deeltijdfactor wijzigt. Dit kan dus wel: Marleen wijzigt haar roosteruren van:  Maandag 8, Dinsdag 8, Donderdag 8 = totaal 24 uur naar Maandag 8, Dinsdag 8, Vrijdag 8 = totaal 24 uur  Dit kan dan niet: Marleen wijzigt haar roosteruren van:  Maandag 8, Dinsdag 8, Donderdag 8 = totaal 24 uur naar Maandag 8, Dinsdag 8, Donderdag 8, Vrijdag 8 = totaal 32 uur    Er is een nieuwe optie toegevoegd aan het inrichtings scherm van het mutatieformulier om deze restrictie in het formulier mogelijk te maken. Deze optie is alleen beschikbaar als alleen het rooster is toegevoegd aan het mutatieformulier. Als de vaste uren en/of deeltijdfactor/werktijdfactor is geselecteerd is de optie niet beschikbaar. Als het vinkje is aangezet en later worden de vaste uren en of deeltijdfactor aan het mutatieformulier toegevoegd dan zal de instelling alsnog genegeerd worden. Het is dan wel mogelijk om de totale uren aan te passen.    Wanneer deze optie aanstaat wordt er een blokkerende melding getoond wanneer de gebruiker uren probeert op te slaan die niet overeenkomen met het totaal aantal uren in het rooster.   Dit werkt ook als het mutatieformulier onderdeel is van een actie:     Gebruiken werknemerroosters Om werknemerroosters in gebruik te nemen zet je de volgende vinkjes aan  ‘Gebruik werknemerroosters’ en ‘Maak werknemerroosters leidend.’   Let op, dit heeft wel consequenties. Neem hierover contact op met jullie consultant om dit verder te bespreken.

In het E-dossier is veel informatie op het scherm te zien.  Zowel in het overzicht wordt informatie getoond als bij acties, zoals bijvoorbeeld het toevoegen van een document.  Maar niet alle informatie is even relevant. Wellicht staan er velden aan die nooit gebruikt worden.  Instellingen velden E-dossier Het is mogelijk om per kolom aan te geven of je dit wilt weergeven/gebruiken. Dit wordt ingericht op bedrijfsniveau. Als je dit aanpast is het direct van toepassing voor alle gebruikers.   Niet gebruikte velden kunnen worden uitgevinkt bij EDossier - Onderhoud - Instellingen bij ‘Velden weergeven in E-Dossier’.     Dit maakt het overzicht en het uitvoeren van acties in het E-dossier direct wat gebruiksvriendelijker!