Kennisbank Visma.net HRM

Dit artikel is alleen van toepassing voor klanten in de sector Voortgezet onderwijs   Basisbudget Startende leraar VO   Een startende leraar in het VO heeft gedurende de eerste twee jaar geen recht op het basisbudget.  Hoe zorg je ervoor dat na die twee jaar de medewerker wel de rechten voor het basisbudget toegekend krijgt? Hieronder een mogelijke werkwijze.   Stap1: Inrichting (inzicht en instellen signaal) Op het moment dat een nieuwe werknemer wordt toegevoegd aan het systeem zou je de Werknemernotities kunnen gebruiken om op te geven (en te kunnen terugzien) dat de werknemer een startende leraar is en bijvoorbeeld t/m wanneer dat geldt. Je kunt hierbij meteen voor deze werknemer een herinnering instellen. Dit zorgt ervoor dat er op het juiste moment een signaal (mail/taak) uitgaat. Dit signaal bevat dan bijv. instructies om acties te ondernemen die horen bij het feit dat de periode van startende leraar afloopt. Via de Werknemernotities is het op deze manier inzichtelijk dat het een Startende leraar betreft en t/m welke datum dat geldt. Schermafdruk-1 Hieronder zie je hoe een werknemernotitie voor de werknemer kan worden opgegeven. Schermafdruk-2 In dit scherm kun je bij Herinnering opgeven dat er een signaal uit moet gaan op een bepaald moment.  Je geeft hier het voor-gedefinieerde bericht op die je daarvoor wilt gebruiken en je geeft de datum op waarop dat moet gebeuren. Hieronder (schermafdruk-3) een voorbeeld van de inrichting van het voor-gedefinieerde bericht dat hierboven is opgeven bij de herinnering (schermafdruk-2). Optioneel: Je zou een vrij werknemer-gegeven in gebruik kunnen nemen voor de registratie van de einddatum-startende-leraar. Dat gegeven zou je vervolgens als tag kunnen opnemen in het voor-gedefinieerde bericht.   Schermafdruk-3 Stap 2: Toekennen van de DI-arbeidsvoorwaarde Wanneer het signaal (de herinnering die is ingesteld voor de werknemer) afgaat, moet voor elk (actief) contract van de werknemer de betreffende DI-arbeidsvoorwaarde worden opgevoerd. Uiteraard moet je daarbij wel de juiste ingangsdatum opgeven (zodat de DI-arbeidsvoorwaarde niet alsnog met terugwerkende kracht van toepassing wordt).

Vandaag, 14 november 2024, is het Equal Pay Day in Nederland. Vrouwen die minder betaald krijgen dan hun mannelijke collega’s werken vanaf nu tot het einde van dit kalenderjaar ‘voor niets’. Hoewel het verplicht is om mannen en vrouwen gelijk te belonen, blijkt dat vrouwen voor hetzelfde werk, ook in 2024, vaker lager betaald krijgen dan mannen.    Als medewerker is het lastig om te bepalen of deze loonkloof in jouw organisatie ook geldt. Want als medewerker heb je vaak geen inzicht in het salaris van jouw collega’s. Dit geldt uiteraard voor vrouwen. Maar ook voor mannen die wellicht meer verdienen dan hun vrouwelijke collega's, zij zijn ze zich hier vaak niet van bewust.    De verantwoordelijkheid om iets aan de loonongelijkheid te doen ligt hierin dan ook bij de organisatie zelf. Dat begint bij bewustwording. En als HR afdeling kunnen jullie hierin vandaag een belangrijke stap maken. En die stap kost je maar een paar minuten!   In Visma.net HRM is het overzicht ‘Werknemergegevens’ beschikbaar.   Hierin kun je de aan de linkerkant de bovenste afdeling aanvinken.  In de filteropties zet je ‘Groeperen op’ op functie. Vervolgens zet je de Export optie en de ‘Inclusief onderafdelingen’ aan. Dan komt er een lijst tevoorschijn met alle actieve medewerkers met hun functie, salaris en geslacht.    Je hebt nu het inzicht wat je nodig hebt om die ene vraag te beantwoorden: krijgen vrouwen en mannen in jullie organisatie voor dezelfde functie gelijk betaald?  

Iedere applicatiebeheerder krijgt te maken met het aanpassen van bepaalde rechten in visma.net HRM. Dat kan bijvoorbeeld het wijzigen van een manager op een bepaalde afdeling zijn, of er is een nieuwe functie beschikbaar gekomen in een release van visma.net HRM. Voor de een zal dit vaker voorkomen dan voor een ander, maar beiden hebben wel iets met elkaar gemeen wat we graag nog eens toelichten:   Autorisatie wijziging   Als je een wijziging doet in de autorisatie, heeft het systeem daarna even tijd nodig om de wijziging te verwerken. Dit komt ondermeer voor in de volgende situaties (maar kunnen ook andere zijn):  Er is een manager gewijzigd op 1 of meerdere afdelingen;  Je hebt een wijziging gedaan in 1 van de functiegroepen binnen je organisatie; Je hebt een wijziging gedaan in 1 van de gebruikersgroepen; Je hebt een wijziging gedaan in 1 van de virtuele mappen in het E-dossier; Je hebt een wijziging gedaan in 1 van de rollen binnen je organisatie.   Het komt voor dat de wijziging niet direct is verwerkt en dat er even gewacht moet worden, het kan hier gaan om enkele minuten veroorzaakt door:   1 - De verwerkingsduur en complexiteit   Afhankelijk van de wijziging die je hebt gedaan, bijvoorbeeld bij een manager toekennen aan een afdeling, gaan een aantal achtergrondprocessen lopen. Deze zorgen ervoor dat een manager de juiste afdeling(en) gaat zien, een eventuele voorganger zal zijn/haar rechten zien verdwijnen. Afhankelijk van hoe groot je organisatie is en afhankelijk van hoe groot de omvang van je wijziging is, is het advies om minimaal 5 minuten in acht te nemen voordat dit volledig is verwerkt door het systeem.    Terwijl deze wijziging wordt verwerkt, kan de medewerker zijn/haar ‘oude’ rechten nog steeds gebruiken. Wanneer de wijziging verwerkt is en de medewerker is opnieuw ingelogd, zullen de gewijzigde rechten effectief worden. Het is tijdens het verwerken niet zo dat de medewerker ineens iets anders kan dan wat in de oude of de nieuwe situatie van de rechten mogelijk was/is.    2 - Gebruik van “tijdelijke” internetbestanden   Om visma.net HRM zo snel mogelijk te houden voor jou als eindgebruiker, maken wij (net als praktisch alle websites) gebruik van het opslaan van tijdelijke internetbestanden op je lokale computer. Deze helpen om bijvoorbeeld het menu sneller te laden als je vaker op een dag visma.net HRM opent. Deze tijdelijke bestanden houden ook een deel van de autorisatie vast op jouw lokale computer, naast dat visma.net HRM dat ook aan onze kant doet. Hierdoor kunnen wijzigingen die gedaan worden in autorisatie, soms ook na 5 minuten nog niet het gewenste resultaat hebben.    Ons advies is dat de gebruikers, waarvoor je de wijziging in de autorisatie hebt gedaan, hun volledige browser afsluiten en deze opnieuw openen. In de meeste gevallen, als de 5 minuten ook in acht zijn genomen, zal dat voor een schone start zorgen.    Samenvatting Kortom, als jij als applicatiebeheerder wijzigingen doorvoert in visma.net HRM, is het handig om een aantal dingen te weten voor een optimaal resultaat: Wacht minimaal 5 minuten voordat de nieuwe wijzigingen worden uitgeprobeerd/getest worden; Adviseer je eindgebruiker om zijn of haar browser te sluiten (volledig) en daarna opnieuw te openen en in te loggen;   Uiteraard kan het ook aan te bevelen zijn om dergelijke wijzigingen waar mogelijk aan het eind van de dag of voor het weekend uit te voeren. In dat geval is het logisch dat de tijd is verstreken voor het systeem om de verwerking te doen en loggen gebruikers in de meeste gevallen opnieuw in nadat hun systeem is afgesloten.

Door het verwijderen van brandstoftype ‘Anders’ in de lijst met brandstoftypes zijn er een aantal issues geïntroduceerd. Bijvoorbeeld bij het ophalen van historische routes. Deze issues zijn nu opgelost in de webapplicatie.

Morgenavond 2 november zal er een update plaatsvinden waarbij de nieuwe PO schalen toegevoegd worden volgens de cao 2024-2025 Primair Onderwijs. Voor meer informatie zie de bijlage.

De nieuwe versie 10.2 van de Mobiele App van Visma.net HRM is vanaf nu (31 oktober 2024) beschikbaar in de Google Play Store (alleen voor Android). De iOS-versie van 10.2 zal te zijner tijd worden uitgebracht, afhankelijk van de voltooiing van een Apple-beoordeling. In de bijlage vind je de bijbehorende releasenotes.

Vanavond zal er een update plaatsvinden van de module 'Declaraties'. Voor meer details en een aankondiging van een volgende update, zie de bijlage.  

Vanavond zal er een update plaatsvinden van de module 'Declaraties'. Voor details, zie de bijlage.

Morgenavond 12 oktober zal er een update uitgeleverd worden voor de module Persoonsgegevens.  Voor details zie de bijgevoegde release notes.

Voor E-Dossier is er gisterenavond een update uitgeleverd om performance problemen te voorkomen.

In de bijlage vind je de releasenotes van release versie 1.144.00. Deze staat gepland op 5 oktober 2024. 

Dit artikel is alleen van toepassing voor klanten in de sector Primair onderwijs Standaardwaarde Verzekeringsvorm Bij het aanmaken van een nieuw contract werd tot nu toe de waarde voor verzekeringsvorm gekopieerd van het basiscontract. Dit kon leiden tot verkeerde mutaties. Want de waarde in het basiscontract is niet altijd de waarde die in bijvoorbeeld de uitbreiding van het contract gebruikt moet worden. Vanaf de release 1.144.00 (geplande datum 5 oktober 2024)  zal de actie ‘nieuw contract’ de waarde uit de metadata gebruiken. LET OP: Heb je geen standaardwaarde ingesteld, zal nog steeds de waarde uit het basiscontract gebruikt worden.      Ons advies is om voor de release 1.144.00 op 5 oktober de instelling te controleren bij Persoonsgegevens - Onderhoud - Metadata. Controleer per soort aanstelling of de standaardwaarde correct is gevuld. Of dat er geen waarde is gevuld als het de bedoeling is als de waarde van het basiscontract wordt overgenomen.    Daarnaast is het belangrijk dat er voor soorten aanstellingen die niet verzekerd zijn (zie daarvoor het reglement van het vervangingsfonds), dit hele veld wordt uitgezet (vinkje bij in gebruik uit). Dit om te voorkomen dat er een waarde op een soort medewerker komt die niet juist is en daardoor wel geleverd wordt. Dit voorkomt dat je hiervoor premie moet betalen.

De module duurzame inzetbaarheid in Visma.Net HRM is momenteel alleen beschikbaar voor de sector Onderwijs. De handleiding bestaat uit 2 delen: Duurzame inzetbaarheid - Handleiding Inrichtingsmogelijkheden Deze beschrijft hoe je de module kunt configureren om deze op de eigen mogelijkheden te laten aansluiten. Als je reeds de module in gebruik hebt, kun je deze ook naslaan om te begrijpen hoe of waarom het systeem zich op een bepaalde manier gedraagt. Duurzame inzetbaarheid - Handleiding Acties & Scenario's Deze handleiding is er vooral op gericht hoe je bepaalde zaken moet bewerkstelligen, bijv. wat te doen voor een nieuwe medewerker, wat te doen als de uren per week wijzigt, wat te doen bij uitdiensttreding, en meer. Tevens wordt het proces beschreven dat opgestart moet worden aan het einde van het budgetjaar. Dit document is een groei document. Het zal op basis van feedback periodiek worden aangevuld met nieuwe onderwerpen en zonodig worden verbeterd en/of verduidelijkt.  

In de release van vanavond 19 September 2024 hebben we het probleem opgelost met het openen van een bedrijfsdocument: Gebruikers kunnen geen bedrijfsdocument openen. Voor meer informatie zie de releasenotes in de bijlage.

Op dinsdag 17 september 2024 in de avond wordt de module Bedrijfsdocumenten uitgeleverd. Deze bevat de nieuwe sectie 'Gedeelde documenten' waarmee bedrijfsmappen (en documenten) gedeeld kunnen worden tussen meerdere bedrijven. Zie de bijgevoegde releasenotes voor de volledige beschrijving.

In de release van vanavond 10 september 2024 worden een aantal performance verbeteringen in het onderhoudsscherm van Workflow Plus doorgevoerd. Zie de bijgevoegde releasenotes voor de volledige beschrijving.

Met de release van zaterdagavond 24 augustus wordt er een probleem opgelost met de afronding van het minimumloon bij de 4-weken verloning. Voor meer details zie de bijlage.

Met de release van zaterdagavond 10 augustus worden twee issues opgelost in de verzuimmodule.  Deze betreffen een paar aanpassingen in de verzuimrapportages. Voor meer details, zie de bijlage.

Met de release van zaterdagavond 10 augustus worden twee issues opgelost. Het gaat om een issue met betrekking tot het goedkeuren van wizards met documenten en een issue gerelateerd aan het bekijken van de details van een taak via de Procesmonitor in de Workflow-module. Voor meer details, zie de bijlage.

Met de release van morgenavond 30 juli zullen er een aantal wijzigingen worden doorgevoerd in de module Persoonsgegevens. Voor meer details zie de bijlage.