Kennisbank Visma.net HRM

In Visma.net HRM release 1.133 (dec. 2021) zijn aanpassingen gedaan voor het automatisch kunnen aanmaken van een IKV bij een nieuw contract met behulp van de ‘eenvoudige contract-wizard’. Eerder zijn er In Visma.net Payroll aanpassingen gedaan, release 175, voor het automatisch verwerken van de transitievergoeding.    In deze handleiding wordt uitgelegd hoe Visma.net kan worden ingericht om op een efficiënte en eenvoudige manier een nieuw contract en IKV aan te maken t.b.v. de transitievergoeding.  Voor het inrichten van de transitievergoeding is gedegen kennis van Payroll noodzakelijk. Voor ondersteuning bij de inrichting kan Payroll consultancy via Xurrent (4Me) aangevraagd worden.    11-02-2025: Nieuwe stijl 

Er zijn 2 adressen ingevoerd en nu moet de afstand ertussen berekend worden. Deze afstand wordt vervolgens geregistreerd. Maar hoe wordt deze berekening nu gedaan? En wat zijn de mogelijkheden?   Voor het berekenen van de afstand voor woon-werkverkeer en voor routes die worden ingevoerd via declaraties kan een routeplanner worden gebruikt. Welke routeplanner beschikbaar is, wordt per bedrijf bepaald. Alle medewerkers in dit bedrijf maken vervolgens gebruik van dezelfde routeplanner.   Er worden in Visma.net HRM 4 opties aangeboden: ANWB Google Bing Geintegreerde Google Maps Hieronder leggen we de overeenkomsten en verschillen uit tussen deze 4 routeplanners. ANWB Met de instelling ANWB wordt bij het berekenen van een route een pagina geopend van de ANWB routeplanner. Voorheen werden de ingevoerde adressen direct overgenomen in de routeplanner. Door een wijziging bij de website van de ANWB is dit helaas niet meer mogelijk. Uiteraard is het wel mogelijk om de van en naar adressen in te voeren. Daarbij kun je ervoor kiezen om actuele verkeersinfo niet mee te nemen. Vervolgens kan er nog gekozen worden uit de snelste, kortste of meest plezierige route. De berekende kilometers worden handmatig door de gebruiker ingevoerd in Visma.net HRM. Google Met de instelling Google wordt bij het berekenen van een route een pagina geopend van de Google maps routeplanner. De in Visma.net HRM ingevoerde adressen worden direct overgenomen in de routeplanner. Er worden verschillende routes weergegeven. De berekende kilometers van de gekozen route worden handmatig door de gebruiker ingevoerd in Visma.net HRM. Bing Met de instelling Bing wordt bij het berekenen van een route een pagina geopend van de Bing routeplanner. De in Visma.net HRM ingevoerde adressen worden direct overgenomen in de routeplanner. Er worden verschillende routes weergegeven. De berekende kilometers van de gekozen route worden handmatig door de gebruiker ingevoerd in Visma.net HRM. Geïntegreerde Google Maps De geïntegreerde Google Maps optie is anders dan de 3 voorgenoemde opties, waarbij de gebruiker zelf een route selecteert en de afstand vervolgens in Visma.net HRM overneemt. De oplossing van geïntegreerde google maps haalt de aanbevolen route* op en neemt het aantal kilometers van die route vervolgens over in Visma.net HRM. Dit is het gemakkelijkst voor de medewerker. Het nadeel kan zijn dat je niet kunt zien welke route is gebruikt voor de berekening.    Bij het gebruik van geïntegreerde Google Maps is een extra optie beschikbaar: ‘Afstand niet te wijzigen bij geïntegreerde Google Maps’.    Als dit vinkje niet aanstaat, kan de berekende afstand door de gebruiker worden aangepast.  Staat het vinkje wel aan dan kan deze afstand niet worden aangepast en zal deze als tekst worden getoond.    *In release 1.145.00 op 7 december 2024 wordt een aanpassing doorgevoerd. De aanbevolen route werd gebaseerd op een gemiddelde reistijd op het moment van invoeren. Daardoor kon de afstand verschillen afhankelijk van het moment van invoeren. De aanbevolen route wordt nu berekend op basis van een vast moment in de verre toekomst. Daardoor moet de berekende reisafstand consistent zijn en niet gevoelig voor afhankelijkheden.  Verschil en overeenkomsten routeplanner opties De voornaamste overeenkomst tussen de routeplanners ANWB, Google en Bing is dat dit als aparte pagina wordt geopend. De gebruiker berekent de route en heeft hierin een keuze. Vervolgens worden de kilometers handmatig in Visma.net gezet. Bij de geïntegreerde google oplossing gebeurt dit automatisch. Het is dan alleen niet duidelijk welke route is gekozen en hierin is ook geen keuze-optie beschikbaar. We hebben een lijst met routes berekend via de ANWB routeplanner, waarbij het vinkje uitstaat bij actuele verkeersinfo. Dezelfde routes zijn ook berekend met de geïntegreerde Google routeplanner (de Visma.net HRM versie van 1.145.00). De resultaten zijn nagenoeg hetzelfde. Verschillen zijn gemiddeld een halve kilometer over de hele route. Alleen bij afstanden van <200 kilometer kwam soms een verschil voor van 2 kilometer. 

Er moet een nieuw contract worden aangemaakt. Maar dat lukt niet, omdat er nog een andere ‘nieuwe contract’ actie openstaat. In dat geval komt er een foutmelding in beeld bij het aanmaken van het nieuwe contract:     Standaard is het niet mogelijk om een nieuw contract aan te maken op het moment dat er een andere contract actie openstaat. De reden hiervoor is dat niet alle functionaliteiten dan goed ondersteund kunnen worden met betrekking tot de mogelijkheid tot wijzigen van begin- en einddatum tijdens het uitvoeren van de actie.   In de praktijk kan het voorkomen dat acties langere tijd openstaan in verband met goedkeuring(en) en dan is het vervelend dat er intussen geen nieuw contract kan worden aangemaakt.   Daarom is er een functionaliteit beschikbaar die dit wel mogelijk maakt. Dit is beschikbaar bij Persoonsgegevens - Onderhoud - Instellingen - Actie instellingen.   Het vinkje kan worden aangezet bij ‘Meerdere openstaande acties nieuw contract’:   Het is dan niet mogelijk om tijdens de uitvoering van het proces de start- of einddatum van het contract te wijzigen. Het wijzigen van de einddatum kan wel na goedkeuring van het contract worden gedaan.    Op het moment dat het weinig voorkomt dat er meerdere contracten tegelijkertijd worden aangemaakt, raden we aan dit vinkje niet aan te zetten. Komt het wel vaak voor, dan raden we aan dit vinkje wel aan te zetten.    

Er is een mutatie in Persoonsgegevens ingevoerd die vervolgens werd afgewezen omdat hier een foutje was gemaakt. Maar de mutatie moet alsnog goed worden doorgevoerd!   Als de goedkeurder tijdens het goedkeuren een foutje ontdekt, dan kan deze actie worden teruggestuurd via de ‘Vraag om correctie’ knop. De taak komt dan weer uit bij de gebruiker die de actie heeft gestart en deze kan hem vervolgens wijzigen en opnieuw indienen.  Daarbij komt ook het commentaar in beeld wat de goedkeurder geeft. De gebruiker die de taak terug krijgt weet dus precies wat er moet gebeuren!   Maar het kan ook zijn dat een actie wordt afgewezen.  Afgewezen actie heropenen Bij Persoonsgegevens - Overzichten - Procesmonitor kun je gemakkelijk filteren op afgewezen acties. Dit doe je door bij Status te kiezen voor 'Afgewezen'. Vervolgens is er de mogelijkheid om de taak te heropenen door de afwijzing ongedaan te maken. De taak kan nu alsnog worden teruggestuurd voor correctie! De goedkeurder kan ook zelf een wijziging doorvoeren en alsnog goedkeuren.   

Omdat jullie regelmatig bedrijfskleding aanleveren is het handig om de kledingmaat vast te leggen.  De organisatie heeft 3 locaties en iedereen heeft 1 vaste locatie.  Het kan handig zijn om gegevens vast te leggen die niet standaard wordt ondersteund door Visma.net HRM. Daarom zijn de vrije velden beschikbaar, zodat je deze gegevens wel kunt vastleggen en hier op kunt rapporteren! Vrije velden Per sectie zijn er een x aantal vrije velden beschikbaar. Dit zijn verschillende type velden: alfanumerieke, numerieke en datumvelden.  Bij de alfanumerieke velden is het mogelijk om een keuzelijst toe te voegen.   Bij het inrichten van een nieuw veld bedenk je eerst wat een logische plek zou kunnen zijn om het gegeven te registreren. Kledingmaat zou wellicht bij persoonlijke gegevens kunnen. En de locatie zou je bij positie verwachten.   Vrij veld inrichten Bij Persoonsgegevens - Onderhoud - Vrije velden kies je eerst de gewenste sectie en vervolgens het type veld. Bedenk of je dit veld op bedrijfsniveau wilt maken of op Alle bedrijven niveau.   Klik op het pennetje bij het type veld dat je wilt gebruiken en vul de veldnamen in.   Wil je een keuzelijst maken? Vink dat het vinkje aan en klik op Onderhoud keuzelijst. Kies voor Nieuw en vul de eerste keuzeoptie in. Klik op Toepassen + nieuw totdat alle opties zijn ingevoerd.   Als alle opties zijn toegevoegd klik je op Sluiten   En vervolgens op Akkoord   Vrij veld beschikbaar maken Nu ga je inrichten bij welke soorten aanstellingen je het veld in gebruik wilt nemen. Dit doe je bij Persoonsgegevens - Onderhoud - Metadata. Selecteer de sectie waarin het vrije veld is ingericht. Het veld staat nu aan de linkerkant. Klik erop en nu kun je per soort aanstelling aangeven of het in gebruik is voor Talent / Mijn Talent.   Je kunt een veld ook als verplicht instellen. Bedenk goed van tevoren of je dit echt wilt. Dit betekent dat er geen positie wijziging kan worden gedaan zonder ook de locatie in te vullen.  Het is handig om eerst bij alle huidige medewerkers het veld te vullen voordat je het veld op verplicht zet.  Nadat het veld actief is gezet en zichtbaar is het veld is beschikbaar in de betreffende sectie waar het veld is ingericht.    Bij sommige secties is het mogelijk een massamutatie te doen. Dan kun je in een keer het veld bij iedereen vullen. Een massamutatie kun je doen via het menu Persoonsgegevens - Acties - Massamutaties. Kies dan voor de Mutatiewizard, of voor Exporteren - bewerk het exportbestand en vervolgens de actie Importeren.    Rapportages Via het eigen overzicht kan een overzicht worden samengesteld met vrije velden.   Hierdoor kun je snel inzichtelijk krijgen wat bij wie is ingevuld. Ook controleer je zo of het veld al is gevuld bij iedereen.   Documenten en taken Het is mogelijk om vrije velden als samenvoegveld op te nemen in een sjabloon. Ook kunnen tags worden opgenomen in Workflow plus taken. Vanuit het inrichtingsscherm van het sjabloon en van de workflow plus taken kunnen tags worden toegevoegd via het zoekscherm Samenvoegvelden selecteren. Zoek in zoekschem van de samenvoegvelden bij Naam op 'vrij'. De vrije velden komen nu naar voren.       

Komt dit je bekend voor? Je krijgt een taak waarin staat dat je een contract moet aanmaken. In de taak staat de instructie dat je dit vervolgens via Persoonsgegevens - Acties - Nieuw contract het proces moet starten.    Dat kan ook anders!   Er kan nu een taak gemaakt worden waarin direct het proces ‘ Nieuw contract’ gestart kan worden. Je hoeft dan niet zelf de actie op te zoeken via het navigatie menu.  Je krijgt dan een taak te zien waarin de instructie staat en je alleen nog maar op de knop Starten hoeft te klikken.   Klik op ‘Starten’ en dan opent het nieuwe contractscherm:   Vul de gegevens in, klik op ‘Voltooien’, en het contract is aangemaakt!   Wil je weten hoe je dit proces kunt verbeteren? Lees hieronder snel meer over het inrichten hiervan, en ga aan de slag! Nieuw type taak: actie nieuw contract Het was in Workflow Plus al mogelijk om een actie in persoonsgegevens te laten starten om gegevens binnen een contract te wijzigen. Het is nu ook mogelijk om een nieuw contract actie te starten vanuit Workflow Plus.   Er is een nieuw Workflow Plus taak type beschikbaar. Binnen de taak is het mogelijk een soort aanstelling te selecteren. Dit wordt dan ingevuld in de nieuwe contract taak. Dit is een voorselectie. De gebruiker kan er nog van afwijken en een andere soort aanstelling kiezen.     De gebruiker die de taak op de lijst krijgt, ziet eerst het startscherm. Dit werkt hetzelfde als bij de taak actie persoonsgegevens wijzigen. Zodra dit is gestart komt het eenvoudige contract scherm naar voren.    De invoer notities die tijdens het voorafgaande Workflow Plus proces zijn ingevuld zijn ook in dit scherm beschikbaar.    Een voorbeeld van hoe je dit kunt gebruiken: Een Workflow Plus proces start 2 maanden voor het einde van een (tijdelijk) contract). Via de Workflow Plus taken wordt besloten wat er moet gebeuren: moet het contract worden verlengd. Of gaat de medewerker uit dienst en moet er een extra contract en ikv worden aangemaakt tbv de transitievergoeding. Als dit via een beslissingstaak is besloten kan de vervolgtaak starten: actie nieuw contract. Zie voor meer informatie over het proces inrichten transitievergoeding de handleiding op de community.

Je bent een verzuimmelding aan het invoeren maar je wil je zieke collega nog even bellen om iets te vragen. Maar wat was haar telefoonnummer ook alweer? Je wil graag een mutatie invoeren op het contract en vraagt je af: wat waren ook alweer de contractgegevens van de andere contracten?   Misschien ga je dan uit de actie, klik je naar de betreffende module om de gegevens te bekijken en ga je vervolgens weer terug naar de actie. Maar dat is wellicht helemaal niet nodig!   Wist je dat je door op de naam te klikken van de medewerker een pop up krijgt met daarin persoons- en contactgegevens?   Toegang pop up Kun je niet op de naam klikken? De naam ziet er zo uit: het is dikgedrukt en niet onderstreept. Dan is de pop up voor jou niet beschikbaar. Dat kan meerdere oorzaken hebben. Vraag aan jullie applicatiebeheerder (of controleer dit zelf als je dat kunt) of de volgende gegevens aanstaan:   1. Controleer of de pop up aanstaat bij Applicatiebeheer - Systeeminstellingen - Bedrijf:   2. Het kan zijn dat de autorisatie niet aanstaat.  Dit kan aangezet worden door je de autorisatie PAY.31869 te geven via de functiegroep bij Applicatiebeheer - Autorisaties - Functiegroep:   Welke gegevens zichtbaar zijn in de pop up, wordt ingericht op de pagina Telefoonlijst - Onderhoud. Wanneer het vinkje aanstaat bij het veld in de kolom In pop-up weergeven, is het veld zichtbaar in de pop-up.  

Hoe kan ik zien of bij alle medewerkers waarbij dat verplicht is de VOG is toegevoegd? Is er iemand bij ons in de organisatie die op dit moment ingezet kan worden in het thuiszorgteam?   Inzicht in de verplichte documenten en opleidingen. Daar is veel behoefte aan. Want je moet wel snel kunnen zien of alle medewerkers beschikken over de juiste registraties. En ook wil je kunnen zien of er binnenkort wellicht iets verloopt. Daarbij wil je misschien ook de beoordeling kunnen zien.   En wat als je per direct wilt zien of iemand voldoet aan alle verplichte voorwaarden om even in te kunnen vallen in een team? Dan heb je snel inzicht nodig in de behaalde diploma's en verplichte officiële documenten voor die functie waar jij iemand voor zoekt.    Het overzicht ‘Functieprofielanalyse’ kan je daarbij helpen.  Met dit overzicht zijn 2 analyses mogelijk: Vergelijken met de eisen van de huidige functie. Het overzicht geeft het ook aan wanneer een opleiding of officieel document binnenkort verloopt. Vergelijken met de eisen van een andere functie: Met deze analyse kan inzichtelijk worden gemaakt welke werknemers het meest geschikt zijn voor een vacature.   Omdat dit artikel vrij uitgebreid is, is de uitleg toegevoegd als PDF bestand aan dit artikel.

Als de manager een mutatie invoert in Visma.net HRM moet eerst de directeur de mutatie goedkeuren en daarna HR. Maar als HR de mutatie invoert, moet alleen de directeur de mutatie goedkeuren.     Als die voorwaarde niet goed is ingericht in het mutatieproces, dan zal dit leiden tot gekke situaties. Bijvoorbeeld: HR voert de mutatie in, de directeur keurt goed en vervolgens moet HR (die de mutatie zelf heeft ingevoerd) diezelfde mutatie weer goedkeuren.   Dit kun je nu verbeteren door gebruik te maken van goedkeuringsregels.   Weten hoe je deze goedkeuringsworkflow kunt verbeteren? Lees hieronder snel meer over het inrichten hiervan en ga aan de slag!   Goedkeurder actie gebaseerd op indiener Het is mogelijk om in te kunnen richten wat de goedkeuringsworkflow is van een actie, gebaseerd op welke gebruiker/rol/gebruikersgroep de actie heeft gestart.   Let op: Door het inrichten van de speciale goedkeuring geef je geen toegang tot het initiëren van de actie. Dat doe je bij ‘Wie kunnen initiëren’.  Met het inrichten van de Speciale goedkeuring geef je alleen aan dat wanneer X heeft gestart, de goedkeuringsflow Y is.  Voor de acties nieuwe werknemer, nieuw contract en de eigen te definiëren acties is het mogelijk meerdere goedkeuringsregels toe te voegen. Dit wordt ingericht in Persoonsgegevens - Onderhoud - Soorten aanstellingen en acties - Tabblad Algemeen. Scroll naar beneden voor het kopje 'Speciale goedkeuring'.   Een voorbeeld van een inrichting zou kunnen zijn: 1: Als de rol HR administratie een medewerker invoert is de goedkeuring: Directeur - HR Adviseur  2: Als de rol Directeur een medewerker invoert is de goedkeuring: Manager - HR Adviseur 3: Als de rol Manager een medewerker invoert is de goedkeurings: Directeur - HR Adviseur   Bij de goedkeuringsregels is het verplicht een prioriteit in te geven. Deze prioriteit wordt gebruikt wanneer een gebruiker die de actie start meerdere rollen heeft.  In het bovenstaande voorbeeld zou er een conflict ontstaan als de gebruiker die de medewerker invoert zowel Directeur als Manager is van de medewerker. De goedkeuring van de 2e regel wordt dan gebruikt en daarmee is de goedkeuring Manager - HR Adviseur. Wanneer de gebruiker die een actie start niet voorkomt in 1 van de goedkeuringsregels, wordt de standaard goedkeuring gebruikt.   

1 tekstvak met daarin wat vragen en ook de bijbehorende antwoorden?  Of aparte velden met aparte antwoordvakken waarin duidelijk wordt welk type antwoord wordt verwacht?