Deze handleiding is geschreven voor Educatie klanten met een AO-structuur. Het beschrijft de stappen die nodig zijn voor de aanvraag en configuratie om getekende documenten na ondertekening via IntraDocs automatisch op te slaan in het Edossier van de medewerker. In deze handleiding gaan we uit van de API integratie.
Een korte update over het nieuwe medewerker proces.
Nieuwe medewerker proces 1.139.00
Bij de release van versie 1.139.00 zijn de eerste stappen gezet in de nieuwe oplossing voor het invoeren van een nieuwe medewerker.
Hiervoor is destijds een artikel geplaatst op de community waarin het plan kort wordt beschreven. Ook wordt beschreven wat er is opgeleverd in deze release en hoe je dit in gebruik kunt nemen of kunt testen.
Meer hierover kun je lezen in het artikel, de releasenotes of kun je terugkijken in de video die via het artikel te bekijken is.
Nieuw in release 1.140.00
In release 1.140.00 zijn er weer nieuwe functionaliteiten beschikbaar gekomen. In de vorige release hebben we een eerste stap gemaakt met het beschikbaar stellen van een formulier waarin velden uit de secties Werktijden en Positie opgenomen kunnen worden.
In release 1.140.00 hebben we ons gefocust op de oplossing voor de nieuwe medewerker.
Hiervoor zijn de volgende nieuwe functionaliteiten toegevoegd:
Er is een 2e formulier beschikbaar. Er kunnen nu 2 formulieren worden ingericht.
De secties Persoonsgegevens, Adres, Bank en Officiële documenten zijn beschikbaar voor het formulier.
Er kan een formulier aangewezen worden aan de nieuwe medewerker
Er is een standaard uitnodigingsbericht beschikbaar met een link naar het formulier. Dit bericht kan naar eigen inzicht worden aangepast
Het emailadres kan worden aangegeven waar de uitnodiging met het formulier naartoe verzonden moet worden
Er is een optie om de uitnodigings email opnieuw te verzenden
Daarnaast is er inmiddels een overzicht beschikbaar waarop de medewerkers staan die niet automatisch verzonden worden naar Payroll, zie release 1.139.00. Dit is zowel op bedrijfsniveau als op masterniveau te gebruiken.
Wat kan ik later dit jaar verwachten
Uiteraard blijven we doorgaan met het ontwikkelen van deze functionaliteit.
In de volgende release voegen we weer meer secties toe aan de formulieren.
De actievragen willen we in het formulier gaan ondersteunen. Zo kunnen jullie zelf bepalen welke informatie er nog meer uitgevraagd moet worden.
Ook zullen we de functionaliteit met officiële documenten uitbreiden doordat je kunt instellen in welke edossier map een document type terecht moet komen.
En uiteraard willen we hier in 2024 doorgaan met de verdere geplande ontwikkelingen.
Presentatie
In de diverse gebruikersgroepen en releasedemo’s wordt bovenstaande gepresenteerd.
Hier is een video beschikbaar waarin we kort uitleggen wat er nu beschikbaar is!
Tips voor bij het testen
Misschien kun je niet wachten om aan de slag te gaan met het testen. De volgende tips kunnen hierbij helpen:
Let op de instelling op tabblad algemeen bij 'Rol centrale invoer'. Deze instelling negeert wat er bij de stappen bij 'Wie doet het' is ingesteld. Als hier bijvoorbeeld rol HR staat, wordt het formulier niet toegewezen aan de medewerker, maar aan de rol HR.
Als je de link wilt testen die in de uitnodigings e-mail is verzonden, open de link dan in een andere browser dan de browser waar je al bent ingelogd. Je kunt de link ook plakken in een incognito browser.
Algemene informatie
Je vindt de algemene informatie over de AVG hier.
Doelbinding
Deze applicatie heeft als primair doel het uitvoeren van een personeels- en salarisadministratie. Deze applicatie legt geen restricties op voor het registreren van persoonsgegevens. De doelbinding kan daarom per organisatie verschillen.
Bewaartermijnen
De bewaartermijnen van de persoonsgegevens zijn afhankelijk van de doelbinding. Vanuit Visma Raet wordt er een standaard uitgeleverd, maar u kunt hiervan afwijken. Het is niet mogelijk om de bewaartermijn van fiscale gegevens (contractgegevens, salaris, declaraties,adres etc.) te wijzigen. Deze staat vast op 7 jaar.
De bewaartermijnen van documenten in E-dossier kunt u instellen in Onderhoud virtuele mappen.
De bewaartermijnen van de overige gegevens stelt u in via Applicatiebeheer >Verwijder gegevens > Instellingen.
Recht op vergetelheid
Binnen deze applicatie zijn medewerkers en hun dienstverbanden/contracten te verwijderen. Raadpleeg de in dit kader relevante wet- en regelgeving om te bepalen of de persoonsgegevens mogen worden verwijderd en wanneer dit mag.
Het verwijderen van persoonsgegevens (medewerkers en dienstverbanden) uit deze applicatie kan consequenties hebben voor externe partijen.
Toegang tot gegevens
Deze applicatie is voor alle gebruikers binnen een organisatie.
Als nieuwe gebruikers moeten worden aangemaakt of als gebruikers geen toegang meer mogen hebben tot de applicatie, is hun autorisatie via Visma.net Admin aan te maken of te beëindigen.
Functiegroepen: In deze functiegroepen worden de rechten bepaald voor alle werknemers en managers en kan er bepaald worden wie wat waar mag inzien en wijzigen. In een functiegroep definieert u de autorisatie voor alle gebruikers die in deze groep geplaatst worden. U bepaalt de functiegroep vanuit de functies/rol binnen de organisatie. Voorbeelden hiervan zijn: werknemer, manager, salarisadministrateur en opleidingscoördinator. Per functie/rol maakt u een functiegroep. Een medewerker met meerdere rollen, krijgt meerdere functiegroepen.
Gebruikersgroepen: Via de gebruikersgroep geeft u een gebruiker rechten om van een beperkt aantal organisatorische eenheden de gegevens te tonen.
DAA: DAA staat voor Department Authorization Awareness functies. Wanneer bij DAA ‘Actief’ is aangevinkt dan betekent dit dat de betreffende functie afdelingsgevoelig is gemaakt en dat alleen leden van gebruikersgroepen met rechten op een afdeling voor die afdeling de functionaliteit mogen gebruiken.
Autorisatie op persoonsniveau is ook mogelijk. Deze autorisatie werkt op alle gegevens.
De volgende overzichten zijn beschikbaar en worden hierna toegelicht:
Gebruikers per functie Dit overzicht laat per selecteerde functie zien welke gebruikers hiervoor geautoriseerd zijn.
Gebruikers per gebruikersgroep Dit overzicht laat de naam, werknemersnummer (als deze er is), aanmeldingsnaam en gebruikersnummer zien van de gebruikers binnen de geselecteerde gebruikersgroep.
Autorisatie per functiegroep Dit overzicht laat de geautoriseerde functies zien per geselecteerde functiegroep. Hierin staan de functies, functie-id’s, omschrijving en er wordt onderscheid gemaakt tussen ‘Mijzelf/Mijn Talent’ en ‘Anderen/Talent’.
Autorisatie per gebruiker Dit overzicht laat zien aan welke functie- en gebruikersgroepen geselecteerde gebruiker is toegevoegd.
Gebruikers Dit overzicht toont van gebruikers de volledige naam, superuser: ja/nee, gebruikersnummer, aanmeldingsnaam, domeinnaam, e-mailadres en naam en nummer van de gekoppelde werknemer. Vervallen gebruikers kunnen eruit gefilterd worden door ‘Exclusief vervallen gebruikers’ aan te vinken.
Waar gaan persoonsgegevens naar toe?
Intern
Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan interne partijen.
nvt
Externe partijen
Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan externe partijen.
UWV
Belastingdienst
Onderliggende documenten
Handleiding autorisaties
Verwijderen gegevens ex-werknemers
Verwijder één medewerker
Visma|Raet heeft in samenwerking met RPost en Youserve Robotics team een gerobotiseerde oplossing gerealiseerd waarmee de toekomstige medewerker zelf gegevens invult ten behoeve van de registratie in Visma.net HRM & Payroll. Hiermee worden managers en de PSA-afdeling ontlast met het overtypen van gegevens van nieuwe medewerkers.
Lees onderstaande handleiding!
of de FAQs
Via dit document willen wij je erop wijzen dat de ontwikkelingsafdeling van Visma.net niet stil heeft gestaan. Wij kunnen ons voorstellen dat je over een nieuwe functionaliteit wel gelezen hebt, maar op dat moment voor jou niet van toepassing was. Mogelijk is het nu wel van toepassing, maar heb je de functionaliteit niet meer op je netvlies. Vandaar dat wij in dit document een aantal mooie functionaliteiten van de afgelopen 1,5 jaar m.b.t. HRM en Payroll onder elkaar hebben gezet.
Deze soort verlofaanvraag onderscheidt zich van de reguliere verlofaanvraag, door de mogelijkheid om een frequentie aan te geven in een aan te vragen reeks verlofdagen voor 1 persoon.
Sinds release 1.125 is in HRM>Talent>Persoonsgegevens>Contract, de sectie Contract Algemeen uitgebreid met een subsectie Effectief vanaf. Welke functionaliteit schuilt er achter deze subsectie?