Kennisbank YouServe

De migratie van de Visma Raet Community naar deze community is een feit. Het brengt voor klanten in de zakelijke markt een grote wijziging met zich mee. De oude groepen gaan samen in één nieuwe groep: YouServe HRYou. Dit betekent dat je alle informatie nu op één plek vindt. In dit document lees je hoe het zit. Hoe je je kunt abonneren, is hierin ook beschreven.    

YouServe HRYou community... Hoe zit dat? Bekijk deze video om snel op de hoogte te zijn.

Inrichting aanvullend geboorteverlof In het kader van het aanvullend geboorteverlof dat partners vanaf 1 juli 2020 kunnen opnemen bij de geboorte van hun kind, zijn aanpassingen doorgevoerd in onze software. Naast de aanpassingen in de software zijn standaard processen binnen Self Service ontwikkeld voor klanten die gebruik maken van HR Core Beaufort (Online). Deze komen beschikbaar om te importeren vanuit Self service. Let op: We adviseren je om alleen deze geboorteverlof gerelateerde formulieren te importeren. Ben je minder bekend met de functionaliteiten en impact van zelf formulieren importeren, dan raden we je aan om dit niet zelfstandig te doen. Wij kunnen je hierbij helpen. Bij het importeren van formulieren overschrijf je namelijk eventueel reeds bestaande formulieren die dezelfde technische naam hebben in je Self Service omgeving. Voor de dialogen dien je een workflow te definiëren en de activiteiten op te nemen in de gewenste activiteitenprofielen. Activeren Self Service processen Volg deze stappen om de formulieren werkend te krijgen: 1. Ga naar Self Service - Beheer - Formulierdefinitie - Definities importeren (9999998). 2.  Selecteer deze dialogen STA_Aanvraag_aanvullend geboorteverlof STA_Kindgegevens De onderstaande formulieren, rubrieken en controles worden automatisch meegenomen. Formulieren: In te vullen door medewerker: STA_F_Aanvullend geboorteverlof_tijdvak - Verloftijdvak - formuliertype: VT STA_F_Aanvullend geboorteverlof_verlof_per_dag - Verloftijd per dag - formuliertype: VD STA_Kindgegevens (1 t/m 3) STA_Kindgegevens (4 t/m 6) STA_Kindgegevens (7 t/m 9) HR Core Business Rubrieken: 1052536701KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536702KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536703KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536704KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536705KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536706KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536707KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536708KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536709KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v Registratieproces in Self service Op het formulier "kindgegevens" geeft de medewerker het gewenste aantal weken aanvullend geboorteverlof op in hele weken en de (vermoedelijke) geboortedatum. Verder kunnen de relevante kindgegevens ingevuld worden van het kind waarvoor aanvullend geboorteverlof aangevraagd wordt. De medewerker is niet verplicht om de naam van het kind vast te leggen. In verplichte velden kan een andere omschrijving worden opgegeven. Als de gegevens zijn vastgelegd en opgeslagen, genereert HR Core Business automatisch het recht voor het aanvullende geboorteverlof (via extra individueel recht). Het systeem vult de expiratiedatum automatisch in. Deze datum ligt 6 maanden na de geboortedatum. Zodra het recht is verwerkt in het verlofsaldo (dit duurt enkele minuten), kan de medewerker via het formulier: "Aanvraag aanvullende geboorteverlof" de daadwerkelijke aanvraag indienen. Voor deze processen dien je een workflow te definiëren en de activiteiten op te nemen in de gewenste activiteitenprofielen. In onderstaande link in de Wet Wieg staat het stappenplan en nemen we je mee in de benodigde stappen voor de aanvraag door de medewerker, de melding bij het UWV en het verwerken van het opgenomen verlof op de loonstrook. Bij elke stap verwijzen we ook naar de release notes van de betreffende modules waarin je de details kunt lezen. Onze dienstverlening is beschreven in onze WIEG menukaart. Meer informatie vind je hier : Lees meer over Wet Wieg (o.a. stappenplan HR Core Business) Publishing Date : 6/25/2020

Tijdens de Webinar Wet Arbeidsmarkt in Balans - Transitievergoeding zijn een aantal vragen gesteld, onderstaand de vragen en antwoorden vanuit Payroll Business. Vraag 1. Berekening tijdsduur dienstverband en stage. Vraag 2. Grondslagen voor berekening bij minder dan 1 of 3 jaar in dienst. Vraag 3. Hoe is de berekening bij een vier weken verloning Vraag 4. Automatisch berekenen van Transitievergoeding Vraag 5. Historische datum in dienst Vraag 6. Grondslagen vullen voor de berekening Vraag 7. Sturing via HR-Self Service Vraag 8. Kopiëren medewerker voor TR vergoeding over bedrijven heen. Vraag 9. Scherm velden bij Transitievergoeding Vraag 10. Vrije velden toepassen Vraag 11. Rapporten en toepassing van de groene tabel Vraag 12. Voor welk type medewerker geldt de transitievergoeding Vraag 13. Geldigheid van elementen Vraag 14. Vakantiegeld berekening Vraag 15. Overzetten van bedrijf naar nieuw bedrijf of Nieuw bedrijf Vraag 16. Samenvoeg Regeling ZVW toepassen Vraag 17. Aantal stroken en jaaropgaven Vraag 18. Compensatie transitievergoeding Vraag 19. Medewerkers jonger dan 18 die minder dan 12 uur per week werken Vraag 20. Persoonlijk budget (PKB) Vraag 21. Berekening grondslag bij oproep medewerkers/flex medewerkers Vraag 22. Proforma berekening voor transitievergoeding Vraag 23. Contracturen verlies Vraag 1. Berekening tijdsduur dienstverband en stage. Bij de berekening van de tijdsduur in dienst wordt in eerste instantie gesproken over alleen de werkelijke tijdsduur in dienstverband, echter indien een medewerker start als een stagiaire, moet de ingangsdatum van de stage ook worden meegenomen in de berekening. Antwoord We zullen dit meenemen in de productcommunicatie, zoals release notes en online Help. HEt is echter niet in alle gevallen mogelijk om in Payroll business meerdere dienstverbanden correct te bepalen, hiervoor kunnen de velden afwijkende jaren, maanden en dagen gebruikt worden om de juiste waarden op te geven. Vraag 2. Grondslagen voor berekening bij minder dan 1 of 3 jaar in dienst. Hoe wordt de berekening van de verschillende grondslagen bepaald wanneer een medewerker korter dan een jaar in dienst is om te komen tot een jaarbedrag (respectievelijk 3 jaar) Antwoord Payroll business kijkt naar de werkelijke bedragen in de grondslag die opgehaald kunnen worden, voor de tijdsduur dat de medewerker in dienst is en dat er een betaling op een van de emolumenten is geweest. Voor de grondslagen over een jaar zegt de wetgever dat de grondslag gedeeld moet worden door 12 en daar wordt weer 1/3e van berekend. Voor de grondslag Variabele looncomponenten, moet de waarde over 3 jaar worden opgehaald en dit bedrag gedeeld worden door 36 ( 3 jaar van elk 12 maanden) ook hiervan wordt weer 1/3e genomen. Daar waar de medewerker korter in dienst is, zal de deling zijn door de werkelijke aantal maanden in dienst. Vraag 3. Hoe is de berekening bij een vier weken verloning In de Webinar wordt gesproken over delen door maanden, hoe zit dit bij een vier weken verloning. Antwoord De wetgever spreekt expliciet over berekening naar maandbedragen, anders gezegd, jaarbedragen gedeeld door 12, of indien van toepassing gedeeld door 36 (3 jaar van 12 maanden). Ook het terugkijken naar historie wordt bepaald over de maand voorafgaand van het uit dienst gaan en dan 12 maanden terug kijken. In Payroll Business houdt het in bij 4 weken verloning, dat we 13 perioden terug kijken en het jaarbedrag dan weer delen door 12. Voor het vaste salaris zullen we het periode inkomen vermenigvuldigen met 13 en weer delen door 12. Vraag 4. Automatisch berekenen van Transitievergoeding Wat wordt het proces voor het automatisch bepalen en betalen van een transitievergoeding tegen de juiste fiscale parameters, indien een medewerker niet meer handmatig gekopieerd hoeft te worden. Antwoord Vanaf de tweede kwartaal zal het uitbetalen van de transitievergoeding tegen groene tabel binnen dezelfde bedrijf het niet meer nodig zijn om een medewerker te kopiëren. Binnen payroll business wordt automatisch een nieuw IKV nummer aangemaakt en een nieuw contract. Het nieuwe IKV is voor de belastingaangifte, het nieuwe contract wordt gebruikt voor het apart houden van de uitbetaling van de Transitievergoeding tegen groene tabel. Dit tweede contract heet in Payroll Business een ‘nevencontract’ Vraag 5. Historische datum in dienst Wordt voor de berekening van de transitievergoeding de historische datum in dienst meegenomen. Antwoord Ja, de generieke naam voor het gegevenselement Historische datum in dienst is Datum in dienst organisatie. Op bedrijfsniveau kan worden ingericht of deze datum moet worden toegepast voor de berekening, of de datum in dienst gegevenselement. Mocht onverhoopt bij een medewerker de oorspronkelijke datum in dienst niet gevuld zijn, dan wordt automatisch gekeken naar het veld datum in dienst. Wanneer er voor bepaalde medewerkers het veld historisch datum in dienst is gevuld, bij de overige medewerkers niet (bijvoorbeeld alleen bij medewerkers die starten als stagiaires), dan is het raadzaam om de generieke instelling op historische datum in te stellen, bij die medewerkers bij wie de historische datum dan niet gevuld is, zal de datum in dienst over worden genomen. Vraag 6. Grondslagen vullen voor de berekening Voor de berekening van de transitievergoeding wordt een viertal grondslagen gemaakt: Salaris Vaste looncomponenten Onafhankelijke looncomponenten Variabele looncomponenten Vraag 1: Kunnen we als eindgebruiker zelf looncomponenten toevoegen aan grondslagen? Vraag 2: Als er sprake is van andere looncomponenten, bijvoorbeeld tantième in plaats van bonus. Kan deze dan worden toegevoegd. Vraag 3: Is het mogelijk om de grondslagen in te richten op bedrijfsniveau. Antwoord Ja, elk grondslag wordt vrij in te richten voor alle klanten en bedrijven. Antw. 1: Indien een bepaald toeslag tot het salaris behoort, dan kan die in de grondslag Salaris worden meegenomen. Antw. 2:Eigen gebruikte looncomponenten vanuit regelingen of vrije looncomponenten kunnen aan grondslagen worden toegevoegd. Antw. 3: Alle grondslagen in Payroll Business kunnen worden ingericht op Klant- en bedrijfs cao niveau, zo ook op bedrijfs- en klantniveau. Vraag 7. Sturing via HR-Self Service Kan de berekening voor de transitievergoeding vanuit HR selfservice worden aangeleverd/ aangestuurd. Antwoord Ja, in principe wel. Elk gegevenselement in Payroll Business kunnen worden toegevoegd aan een formulier van HR-Selfservice binnen een workflow. Vraag 8. Kopiëren medewerker voor TR vergoeding over bedrijven heen. Als we als bedrijf ervoor kiezen om een transitievergoeding niet in de zelfde bedrijf te berekenen en uit te betalen, kan de transitievergoeding via kopiëren medewerker dan nog worden toegepast om de betaling te doen in een ander bedrijf. Antwoord Zeker, binnen de functionaliteit van kopiëren medewerker kun je kiezen om een medewerker te kopiëren naar een ander bedrijf (wel binnen dezelfde klant). Het is ook mogelijk om gewoon via de wizard nieuw medewerker een medewerker toe te voegen, binnen het ander bedrijf, hier zullen dan niet de instellingen voor de juiste tabel e.d. worden vooringevuld. Aandachtspunt hier is wel dan bij het berekenen van de transitievergoeding, er dan geen grondslag resultaten zullen zijn bij de nieuwe medewerker binnen het nieuwe bedrijf. Vraag 9. Scherm velden bij Transitievergoeding Binnen het scherm transitievergoeding staat reden uit dienst, zo ook het veld dienstverband indicatie. Indien een medewerker uit dienst gaat, moet dan het uit dienst melden en de reden uit dienstverband 2x worden vastgelegd. Deze twee gegevens staan ook in de scherm medewerker. Antwoord Nee, de gegevens elementen die op de transitievergoeding scherm staan, zijn gelijk aan de gegevenselementen op het scherm medewerker. Bij Payroll business moeten we nog een uitspraak doen of de uit dienst proces helemaal naar de transitievergoeding scherm gaat. In de menu zal het komen te staan onder Medewerker – Instroom, waarbij instroom wordt hernoemd naar Instroom/Uitstroom. Vraag 10. Vrije velden toepassen Wordt bij het bepalen van de transitievergoeding en de duur van de dienstverband ook gekeken naar vrije velden? Antwoord Payroll business is een generiek rekenmachine die gebruik maakt van alle generieke gegevens elementen. Vrije velden worden door eindgebruikers zelf aangemaakt met de betekenis die alleen voor die eindgebruiker duidelijk is. Dit is waarom vrije velden niet kan worden gebruikt bij de berekening van de transitievergoeding. Vraag 11. Rapporten en toepassing van de groene tabel Wanneer de transitievergoeding volautomatisch wordt berekend zullen er twee contracten berekend toegepast worden, de eerste voor de reguliere verloning tegen witte tabel, de tweede voor de transitievergoeding tegen groene tabel Zal in de rapporten over deze verschillende kleur tabellen zichtbaar zijn Antwoord Ja, de payroll element waarin staat welk tabel is toegepast zal op IKV niveau verschillend worden zichtbaar gemaakt in het rapport met payroll elementen. Vraag 12. Voor welk type medewerker geldt de transitievergoeding De Transitievergoeding wordt in principe voor alle medewerkers uitbetaald die ontslagen worden. Alleen bij onderstaande redenen vervalt de transitievergoeding recht. Ontslag nemen (werknemer neemt zelf ontslag) Ontslag met wederzijds goedvinden (werkgever en werknemer stemmen samen in om het contract te ontbinden) Het bereiken van de AOW gerechtigde leeftijd /met pensioen gaan Kunnen medewerkers worden uitgesloten voor het berekenen van de transitievergoeding Antwoord Het blokkeren van de berekening van de transitievergoeding op basis van type medewerker zal niet mogelijk zijn, wel is het mogelijk om per medewerker de berekening van de transitievergoeding uit te zetten. De reden uit dienst zal in eerste instantie wel bepalend zijn voor de uitbetaling van de transitievergoeding. Vraag 13. Geldigheid van elementen Zijn de vervangende waardes voor de grondslagen van de transitievergoeding van het soort geldigheid vast. Antwoord Nee, alle elementen zijn periode elementen. Vraag 14. Vakantiegeld berekening In de grondslag voor de reguliere vakantietoeslag berekening zitten ook looncomponenten voor suppleties. Welke methode wordt toegepast. Antwoord Wanneer de transitievergoeding wordt berekend, gaat deze uit van dezelfde grondslag. In principe gaan we volgens de peil methode kijken naar het ‘te reserveren’ bedrag per periode en rekenen dit om naar 1/12e deel van een jaarbedrag. Vraag 15. Overzetten van bedrijf naar nieuw bedrijf of Nieuw bedrijf Wanneer een bedrijf nieuw begint met het verwerken van de salaris in Payroll Business of een bedrijf wordt overgezet naar een nieuw bedrijf, is er geen historie om automatisch de transitievergoeding te berekenen. Kunnen de grondslagen worden ingelezen? Antwoord Indien er sprake van een volledig nieuw payroll administratie in Payroll Business, zal de gebruik gemaakt moeten worden met de vervangende waarden: Vaste looncomponenten: jaarbedrag Variabele looncomponenten: Het totaalbedrag over 3 jaren Onafhankelijke looncomponenten: Jaarbedrag Salaris: Maand salaris Indien er sprake is van een bedrijf die overgaat naar een nieuwe bedrijf, dan zal de berekende waarde vanuit het oude bedrijf (de grondslagen) geïmporteerd kunnen worden. Vraag 16. Samenvoegregeling ZVW toepassen Wanneer we transitievergoeding volledig berekenen en er automatisch een nieuw contract en IKV wordt aangemaakt, worden de sociale premies (zoals ZVW en WW) over de contracten heen berekend (op medewerker niveau). Wordt de samenvoeg regeling ZVW ook automatisch berekend bij de aanmaak 2e contract. Antwoord Nee, omdat het nieuwe contract al bij de bestaande medewerker wordt aangemaakt, hoeft er niet ‘samengevoegd’ te worden. De berekening van de sociale premies gaat over alle contracten heen bij de medewerker. Vraag 17. Aantal stroken en jaaropgaven Hoeveel stroken worden er gemaakt bij het betalen van de transitievergoeding op een separaat IKV en contract bij een zelfde medewerker Hoeveel jaaropgaven worden er gemaakt bij het betalen van de transitievergoeding op een separaat IKV en contract bij een zelfde medewerker Antwoord Er wordt twee pagina’s afgedrukt wanneer de transitievergoeding wordt betaald naast een reguliere betaling. Er wordt één jaaropgave aangemaakt met separaat het loon volgens de groene tabel en het loon volgens de witte tabel. Vraag 18. Compensatie transitievergoeding Wanneer een medewerker meer dan 2 jaar ziek is, kan de medewerker worden ontslagen. De medewerker krijgt dan recht op een transitievergoeding. De werkgever kan dan een aanvraag indienen bij het UWV voor compensatie bij ontslag wegens langdurige ziekte (regeling gaat in per 1 april 2020) Is de vastlegging van de gegevens voor de berekening van de transitievergoeding voldoende om een compensatie op te vragen Antwoord Nee, Payroll business berekend alleen de waarde van de transitievergoeding zelf op basis van de gegevens die bekend zijn in de payroll. De vastlegging inzake langdurig ziek zijn en minimale vereisten die hiervoor nodig zijn, liggen buiten het bereik van de transitievergoeding berekening. Vraag 19. Medewerkers jonger dan 18 die minder dan 12 uur per week werken Een medewerker die jonger is dan 18 en die minder werkt dan 12 uur per week, krijgt bij ontslag geen transitievergoeding . Ook voor de bepaling van de grondslag geldt dat de duur dat medewerker jonger was dan 18 en minder dan 12 uur werk, dat deze niet hoeft worden meegenomen in de bepaling van de tijd dat de medewerker in dienst is geweest. Antwoord In payroll business zullen we kijken naar de datum in dienst en leeftijd, wanneer de medewerker jonger is dan 18 jaar en de uren is lager dan 12 uur per week, wordt er geen transitievergoeding uitbetaald. Mocht er sprake zijn van verschillende contracten in de tijd waarbij de contracturen in de loop van de tijd is gewijzigd, kan het zo zijn dat de duur van de dienstverband zelf berekend moet worden en ingevuld worden in de velden afwijkende dagen, maanden en jaren. Vraag 20. Persoonlijk budget (PKB) Wanneer er een persoonsbudget systematiek wordt gebruikt voor de uitbetaling van de maandelijkse salaris en dit is inclusief bijvoorbeeld vakantiegeld is dit niet generiek een looncomponent voor de berekening van de transitievergoeding. Antwoord Wanneer het persoonsbudget op een apart looncomponent wordt uitbetaald, kan dit looncomponent in de grondslag basisloon worden opgenomen. Dan geldt het persoonlijk budget (salaris met vakantietoeslag) als het laatst genoten inkomen waarover transitievergoeding wordt berekend). Vraag 21. Berekening grondslag bij oproep medewerkers/flex medewerkers Niet alle medewerkers die verloond worden, ontvangen een vast salaris. Veel medewerkers ontvangen een salaris op basis van gewerkte uren. Hoe gaat de transitievergoeding dit berekenen. Antwoord Bij oproep medewerkers wordt een jaar teruggekeken naar de grondslag basisloon (Arbeidsvoorwaarde Salaris variabel) voor 1 jaar, startend een maand voor de datum uit dienst. Indien een medewerker 16 april uit dienst gaat, zal Payroll business vanaf Maart 12 maanden terug kijken. Vraag 22. Proforma berekening voor transitievergoeding Zal proforma ingezet kunnen worden voor het berekenen van de transitievergoeding. Antwoord In payroll business kan voor testdoeleinden of proforma doeleinden het veld prognose datum uit dienst worden gevuld. Dan wordt er een transitievergoeding berekend en weggeschreven in het gegevenselement voorstel transitievergoeding. Dit bedrag zal niet automatisch worden betaald, het berekend bedrag is op te vragen via een mutatie verslag of terug te zien op het scherm voorstel transitievergoeding. Vraag 23. Contracturen verlies Indien een medewerker een vast contract heeft van 40 uur en dit worden er minder, kan dan de transitievergoeding ook worden berekend. Antwoord In principe is het verlagen van uren niet een ontslag. Er is eerder door de Hoge Raad uitgesproken dat er bij urenvermindering slechts sprake is van een aanpassing van de arbeidsovereenkomst (en niet van ontslag) en derhalve geen recht op een transitievergoeding. Payroll business heeft de ontslagdatum nodig om de transitie vergoeding te bepalen ten behoeve van de bepaling van de duur van het dienstverband te bepalen. De hoge raad heeft echter bepaald dat wanneer een werknemer minder dient te gaan werken na langdurige ziekte of gewijzigde bedrijfseconomische omstandigheden, er wel recht op een gedeeltelijke transitievergoeding ontstaat.

De vragen uit de webinar Wet Arbeidsmarkt in Balans - WW Premiedifferentiatie zijn hier gebundeld terug te vinden.  Vraag 1. Herleiding en conversie van de nieuwe contractvelden Vraag 2. Contractwisselingen, bijvoorbeeld van oproepovereenkomst naar vast Vraag 3. WW Herziening Vraag 4. Gewerkte uren in rapport WW Herziening Vraag 5. Overschrijding 30% in signaleringsverslag Vraag 6. Overschrijding 30% bij contractwissel Vraag 7. Bedrijfswissel en herziening Vraag 8. Overschrijding 30% uren bij medewerker jonger dan 21 jaar, bepaalde tijd en minder dan 12 contracturen Vraag 9 . TWK en toepassing WW premie Vraag 10. Conversie van de oproepovereenkomst Vraag 11. Oproepovereenkomst en afleiding na 1 januari 2020 Vraag 12. Default waarde oproepovereenkomst Vraag 13. Aanpassing journalisering   Vraag 1. Herleiding en conversie van de nieuwe contractvelden Op het contractscherm zijn de velden “Bepaalde tijd/onbepaalde tijd”, Schriftelijke “Arbeidsovereenkomst ja/nee” en “Oproepovereenkomst ja/nee” toegevoegd.  Dient de herleiding van de velden Onbepaalde tijd (O) of Bepaalde tijd (B) op een nieuwe plek plaats te vinden, of hebben we dit vanuit de  ‘oude’ velden herleid? Antwoord De conversie wordt automatisch gedaan. Voor het gegevenselement Bepaalde, of Onbepaalde tijd stond voorheen een “O” of een “B”. De wetgeving verwacht nu daarvoor een “Ja” of een “Nee”.  De conversie van de “O’ naar een “Ja” wordt door Visma|Raet automatisch voor de klanten gedaan. Vraag 2. Contractwisselingen, bijvoorbeeld van oproepovereenkomst naar vast Hoe gaat Visma|Raet om met de conversie op het moment dat er een contractwisseling heeft plaatsgevonden? Bijvoorbeeld van een oproepovereenkomst naar vast?  Antwoord Voor de conversie hebben we de situatie van november als uitgangspunt genomen. Dit is in de release van november opgeleverd. Toen is er gekeken naar de situatie zoals het in november was en op basis daarvan is geconverteerd. Mocht er in de loop van de tijd toch nog iets veranderen, dan is het van belang dat zelf bij te houden op de gebruikelijke wijze via het scherm Contract.   Vraag 3. WW Herziening Per welke datum dient de herziening opgegeven te worden?  Antwoord De herziening dient met TWK per in dienst datum ingevoerd te worden Voorbeeld: Medewerker komt iin dienst komt per 1 januari 2020 en gaat per 15 februari 2020 weer uit dienst. Er wordt niet voldaan aan de minimum van 2 maanden in dienst, waardoor er herziening plaats moet vinden. Dit kan via het element WW herzien op het scherm Loonheffingen.    Vraag 4. Gewerkte uren in rapport WW Herziening Het concept rapport voor de WW herziening met betrekking tot 30% overschrijding contracturen, zoals getoond in de webinar toont nu de omschrijving gewerkte uren. Kan de omschrijving worden aangepast naar verloonde uren?  Antwoord Het rapport zoals getoond is slechts nog een concept. De kolomnaam dient inderdaad de verloonde uren als omschrijving te krijgen.   Vraag 5. Overschrijding 30% in signaleringsverslag Kan de melding rondom de overschrijding van 30% van de contracturen ook in het signaleringsverslag worden opgenomen? Antwoord Dit behoort tot de mogelijkheden. Er zal onderzocht worden hoe groot de behoefte is om dit generiek op te lossen. Daarnaast wordt er gekeken hoe het rapport op een effectieve manier aangeboden kan worden. Initieel zal dit aangeboden worden om periodiek te raadplegen op overschrijding van 30% van de contracturen.   Vraag 6. Overschrijding 30% bij contractwissel Wanneer er contractwissels plaatsvinden, hoe is dan de overschrijding van 30% van de contracturen te controleren en relatie tot het (gewisselde) contracttype. Antwoord Per 1 januari 2020 zal Payroll business de uren overschrijding gaan bijhouden. Mocht er voor die tijd een contractwissel hebben plaatsgevonden, dan is het zaak per 1 januari te controleren of de gegevens van het contract en de toegepast WW premie juist geregistreerd staan.    Vraag 7. Bedrijfswissel en herziening Wanneer er sprake is van een bedrijfswissel (tussen 2 juridische entiteiten) binnen 2 maanden na indiensttreding van de medewerker, dient er dan ook een herziening plaats te vinden? Antwoord Er is alleen sprake van een herziening als bij de bedrijfswissel sprake is van een einde van het dienstverband.    Vraag 8. Overschrijding 30% uren bij medewerker jonger dan 21 jaar, bepaalde tijd en minder dan 12 contracturen De overschrijding van uren met meer dan 30% van de contracturen geldt bij een onbepaalde tijd contract. Wat gebeurt er wanneer er meer uren voor een medewerker jonger dan 21 met een bepaalde tijd contract met minder dan 12 uur, waarbij zonder overschrijding laag tarief ww premie op wordt toegepast. Antwoord Per periode wordt bekeken of de toets om in aanmerking te komen voor de toepassing van de ww premie tegen laag tarief. Wanneer dit voor die periode niet meer van toepassing, wordt in dit voorbeeld ww premie tegen hoog tarief toegepast. Bijvoorbeeld medewerker, 20 jaar, maandverloning werkt in januari 40 uur, maar in februari 80 uur, dan geldt voor januari ww premie tegen laag tarief, voor februari zou dan hoog tarief gelden. In februari voldoet de conditie minder dan 52 uur per maand niet meer, dus wordt voor die periode hoog tarief toegepast.    Vraag 9 . TWK en toepassing WW premie Hoe gaat payroll business om als er met TWK wordt gecorrigeerd over een periode? Bijvoorbeeld in periode 3 wordt iemand gecorrigeerd van origineel 40 uur, dus toepassing ww premie laag, naar actueel 60 uur zou ww premie hoog moeten zijn. Wordt dit automatisch toegepast door Payroll business, of dient dit handmatig aangepast te worden? Antwoord Payroll business past dit automatisch toe. Zoals we ook van andere TWK mutaties gewend zijn, berekent Payroll business wat de nieuwe situatie is en dus ook hoe toegepast had moeten worden en wordt daarmee automatisch de voorgaande berekening gecorrigeerd.   Vraag 10. Conversie van de oproepovereenkomst De oproepovereenkomst wordt afgeleid voor de conversie. Wordt deze toegepast als er sprake is van variabel loon? Antwoord Bij de uitgevoerde conversie wordt er gekeken naar welke arbeidsvoorwaardenvariant van toepassing is, dus als dat salaris variabel is, of netto uurloon op basis van de volgende afvraging:    Geen oproepovereenkomst, als  Soort inkomen één van de volgende  waarden bevat  - 11 Loon ambtenaar (Ambt. wet 1929) ;  - 13. Loon directeur NV/BV werkn. verz. ;  - 15: Loon, overig) bevat  en Salaris één van de volgende waarden bevat - 0001 Salaris (vast bruto) ;  - 0004 Salarisschaal ;  - 0006 Netto Salarisschaal ;  - 0007 Salaris obv loonkosten (vast))    Oproepovereenkomst = Ja (j), als Soort inkomen één van de volgende  waarden bevat  - 11 Loon ambtenaar (Ambt. wet 1929) ;  - 13. Loon directeur NV/BV werkn. verz. ;  - 15: Loon, overig) bevat   en Salaris, éé, van de de volgende waarden bevat  - 0002 Uurloon ;  - 0003 Netto uurloon;   - 0005 Dagloon; - 0008 Salaris obv loonkosten variabel"   Vraag 11. Oproepovereenkomst en afleiding na 1 januari 2020 Als ik nu een oproepovereenkomst met ingangsdatum 1 januari 2020 invul, wordt dit dan ook afgeleid van het salaris? Antwoord Nee, vanaf heden, na de conversie in november, dienen bij de invoer, handmatig, de juiste contractvelden ingevoerd te worden. Dus in dit geval dient “ja” bij het veld “Oproepovereenkomst” ingevuld te worden.    Vraag 12. Default waarde oproepovereenkomst Kan ik de default waarde “nee” van oproepovereenkomsten aanpassen? Antwoord Ja dit kan, bijvoorbeeld bij bedrijven die veel oproepkrachten hebben, kan de standaardwaarde voor dit bedrijf aangepast worden.   Vraag 13. Aanpassing journalisering Wat dient er te gebeuren voor de journalisering? Antwoord We berekenen 3 nieuwe matrixkolommen, respectievelijk hoog, laag en herzien. Deze gegevens dienen ook in de journaliseringmodule toegevoegd te worden, waarbij de oude WW komt te vervallen. 

Om de kwaliteit van het geluid van de webinaropname te waarborgen, wordt hierbij een eerdere opname van de webinar beschikbaar gesteld.

Tijdens de Webinar Wet Arbeidsmarkt in Balans - Transitievergoeding zijn een aantal vragen gesteld, onderstaand de vragen en antwoorden vanuit Payroll Business. Vraag 1. Hoe check je als werkgever of het kind erkend is? Vraag 2. De wettelijk 70% doorbetaling van het aanvullend geboorteverlof houdt rekening met het minimumloon? A Vraag 3. Komt er een best practice workflow voor Self Service Vraag 4. Klant kan aangeven dat de uitkering naar de werknemer overgemaakt moet worden. Hoe gaat dit werken in Payroll Business? Vraag 5. Zullen uren verloners ook ondersteund worden? Vraag 6. Wordt er bij de verrekening rekening gehouden dat je altijd het minimum equivalent van het minimumloon moet betalen? Vraag 7. Loopt de wettelijke opbouw van verlof gewoon door tijdens het aanvullend geboorteverlof? Vraag 8. Loopt de pensioenopbouw door tijdens het aanvullend geboorteverlof? Vraag 9. Kan het rekenvoorbeeld toegelicht worden? Vraag 10. Dient er een dubbele IKV aangemaakt te worden in 2021? Vraag 1. Hoe check je als werkgever of het kind erkend is? Antwoord De memorie van toelichting, dossier 34 967 IV Inwerkingtreding, a. (Aanvullend) geboorteverlof zegt het volgende: “Het UWV zal op basis van gegevens in de Basisregistratie Personen (BRP) controleren of er een kind geboren is en of het kind ook is bijgeschreven op het adres van de verlofganger. Als dat niet het geval is kan UWV desgewenst nadere gegevens opvragen ter controle. Controle vindt nu ook plaats bij het verstrekken van de zwangerschaps- en bevallingsverlofuitkering. Verder zal UWV om controle op misbruik van de regeling mogelijk te maken, moeten kunnen beschikken over het Burgerservicenummer (BSN) van het kind en dit moeten kunnen registreren.’’  Vraag 2. De wettelijk 70% doorbetaling van het aanvullend geboorteverlof houdt rekening met het minimumloon? Antwoord De wettelijke doorbetaling van 70% kan ertoe leiden dat er onder het minimumloon betaald wordt door het UWV. Artikel artikel 4:2a van de Wet Arbeid en Zorg geeft hier namelijk het volgende antwoord: 1.Nadat de werknemer het geboorteverlof, bedoeld in artikel 4:2, heeft opgenomen, heeft hij gedurende een tijdvak van zes maanden, te rekenen vanaf de eerste dag na de bevalling, recht op aanvullend geboorteverlof zonder behoud van loon. De uitkering waar de werknemer recht op heeft, staat in artikel 4:2b De uitkering bedraagt per dag 70% van het dagloon van de in het eerste lid bedoelde werknemer, doch ten hoogste 70% van het bedrag, bedoeld in artikel 17, eerste lid, van de Wet financiering sociale verzekeringen, met betrekking tot een loontijdvak van een dag. Werknemers op, of net boven, het minimumloonniveau komen hiermee net op of onder bijstandsniveau. Wat betekent dat ze hier eigenlijk niet aan mee kunnen doen.  Wel hebben we al gezien dat sommige werkgevers in de CAO hebben bepaald dat er aangevuld wordt, tot soms zelfs wel 100%.  Vraag 3. Komt er een best practice workflow voor Self Service Antwoord Ja die komt er. Houd de overkoepelende communicatie in de gaten voor informatie hierover.  Vraag 4. Klant kan aangeven dat de uitkering naar de werknemer overgemaakt moet worden. Hoe gaat dit werken in Payroll Business?  Antwoord Er is de mogelijkheid in Payroll Business om aan te geven of de UWV uitkering aan de werknemer of werkgever uitbetaald wordt. De primaire focus van Payroll Business zal liggen op uitbetaling aan de werkgever. We hanteren hierbij de 80/20 regel. Waarbij de meerderheid via de werkgever zal verlopen.  Vraag 5. Zullen uren verloners ook ondersteund worden?  Antwoord Ja, zij hebben immers ook recht op het aanvullend geboorteverlof.  Vraag 6. Wordt er bij de verrekening rekening gehouden dat je altijd het minimum equivalent van het minimumloon moet betalen? Antwoord Zie hiervoor ook het antwoord op vraag 2. Vraag 7. Loopt de wettelijke opbouw van verlof gewoon door tijdens het aanvullend geboorteverlof? Antwoord Ja, aanvullend geboorteverlof (en langdurend zorgverlof) vormen een uitzondering op de verlofopbouw voor ontbetaald verlof. Voor Aanvullend Geboorteverlof loopt de opbouw van het verlof gewoon door. Vraag 8. Loopt de pensioenopbouw door tijdens het aanvullend geboorteverlof? Antwoord Pensioenregelingen verschillen per sector en per bedrijf. Informeer daarom bij uw werkgever of pensioenfonds naar de gevolgen van onbetaald verlof voor uw pensioen Vraag 9. Kan het rekenvoorbeeld toegelicht worden? Antwoord Het rekenvoorbeeld:  Voorbeeld  medewerker A.G. Wieg Dagen voor berekening dagloon = Werkdagen afrekenjaar Jaar heeft 261 werkdagen Bedrijfsuren = 40 uur per week Doorbetalingspercentage = 70% Werkt 5 dagen per week, 40 uur 20% verlof,  dit komt overeen met 8 uur per week bij 40 uur werken. Loon = 5.200 euro Aanvullend geboorteverlof over 20% van 5.200 euro 70% doorbetaling, geen max dagloon  Opgenomen verlof: 5.200  * 20% = 1.040 Korting op inkomen (100% - 70%) * 1.040 = 312  70% doorbetaald, oftewel 30% gekort.  Totaal doorbetaling salaris + opgenomen verlof: 5200 - 312 = 4.888,- Vraag 10. Dient er een dubbele IKV aangemaakt te worden in 2021? Antwoord De verwachting is dat voor het aanvullend geboorteverlof een nieuwe inkomstenverhouding gaat gelden. We zullen u op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de vereisten van nieuwe inkomstenverhoudingen. 

Om de kwaliteit van het geluid van de webinaropname te waarborgen, wordt hierbij een eerdere opname van de webinar beschikbaar gesteld.

Tijdens de Webinar IKV en Transitievergoeding is een aantal vragen gesteld, onderstaand de vragen en antwoorden vanuit Payroll Business. Vraag 1. Nieuwe IKV en Loonstrook en jaaropgaaf Vraag 2. In- en uit dienst op hetzelfde moment Vraag 3. Samenvoegregeling ZWV Vraag 4. Negatieve strook op hoofdcontract Vraag 5. Uit dienst met TWK en recht op transitievergoeding Vraag 1. Nieuwe IKV en Loonstrook en jaaropgaaf Betekent een nieuwe IKV voor transitievergoeding dat er per IKV een loonstrook en aan het eind van het jaar per IKV een jaaropgaaf wordt verstrekt?  Antwoord In nieuwe situatie heeft u per IKV 1 salarisstrook. U ontvangt 1 jaaropgave waarop meerrdere IKV's worden weergegeven.  Vraag 2. In- en uit dienst op hetzelfde moment Het is mogelijk, dat een medewerker in een en dezelfde periode in- en uitdienst gaat en tevens recht heeft op een transitievergoeding. Dan kan het nummer inkomstenverhouding gelijk zijn. Wordt deze dan voor de transitievergoeding automatisch aangepast? Antwoord De IKV voor de transitievergoeding wordt automatisch aangepast. Vraag 3. Samenvoegregeling ZWV  Worden ook de velden opgenomen die nodig zijn om de samenvoegregeling voor de ZVW in te vullen op het nieuwe ikv. Antwoord In de nieuwe situatie wordt de ZVW berekend over beide contracten (Hoofdcontract en Transitievergoeding) Hierdoor wordt de ZVW automatisch goed berekend en zijn de velden voor de samenvoegregeling niet meer nodig. Vraag 4. Negatieve strook op hoofdcontract Hoe gaat het syteem ermee om als iemand op zijn normale contract een negatieve strook heeft. Wordt dit automatisch ingehouden van de transitie vergoeding? Antwoord Inde nieuwe situate wordt de negatieve betaling automatisch verrekend. Vraag 5. Uit dienst met TWK en recht op transitievergoeding Hoe gaat het systeem om met twk wijziging uit dienst reden waardoor recht op transitievergoeding ontstaat? Antwoord Het systeem gaat de jusite vergoeding herrekenen.  

Voor de webinar IKV en transitievergoeding is een nieuwe opname beschikbaar. U kunt deze opname hier bekijken.  

Resultaten en FAQ naar aanleiding van de workshop Inkomstenverhouding zijn hier te vinden. 

Acties voorbereiden nieuw verlofjaar 1. Inleiding In dit document leest u welke stappen u moet doorlopen bij de jaarovergang naar het nieuwe verlofjaar. Wij adviseren u om het volgende verlofjaar al vast voor te bereiden door het uitvoeren van de volgende acties:  genereren van werkroosters collectief verlof aanvragen feestdagen inrichten verlofregelingen controleren Let op: de jaartallen in de afbeeldingen kunnen afwijken. U kunt hiervoor waar een afwijkend jaartal staat, natuurlijk 2019 voor het oude jaar en 2020 voor het nieuwe verlofjaar invullen.  Nieuw verlofjaar zo laat mogelijk activeren Wij adviseren u om het nieuwe verlofjaar zo laat mogelijk te activeren, bij voorkeur in het volgende jaar. 2. Werkroosters toekennen en genereren Het toekennen en genereren van werkroosters doet u via het menu Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren. Deze actie moet u per bedrijf uitvoeren.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen . Pas de datum aan en kies bij actie Genereren werkrooster (afb. 01).  Klik rechtsonder op Opslaan om de actie te voltooien.  afb. 01 3. Feestdagen activeren Stap 1: selecteer via de kalender de peildatum van het gewenste jaar, 1-1-20JJ.  Kies een medewerker, selecteer dan als peildatum 1-1-20JJ. We adviseren u om deze datum vast te zetten door op het slotje achter de peildatum te klikken (afb.02), omdat het scherm vaak verspringt naar de eerste dag van de salarisperiode.  afb.02 Stap 2: kies Instellingen > Vastlegging > Waardencluster. Het scherm Waardencluster opent (afb.03). afb.03 Stap 3: selecteer de gewenste doelgroep. Let er hierbij op dat u bij Soort doelgroep kiest voor het niveau waarop u altijd uw feestdagen inregelt (klant- of bedrijfsniveau).  Stap 4: kies het element Feestdag.  Stap 5: Klik op de knop Open. Het scherm met de feestdagen opent. Selecteer de algemene en jaarlijkse feestdagen die voor uw bedrijf van toepassing zijn. Controles bij overgang naar het volgende verlofjaar  Overzicht controles Voordat u het nieuwe verlofjaar start, adviseren wij u de inrichting van de verlofregeling te controleren. Mogelijk zijn er voor het volgende verlofjaar in uw bedrijf andere afspraken van toepassing waardoor u de inrichting moet aanpassen.  Stappen inrichting controleren Kies het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling, selecteer de regeling en klik op Verlofsoorten om het detailscherm Verlofsoorten te openen.  Dubbelklik op een verlofsoort om de kenmerken van deze verlofsoort op te roepen.  Controleer in het tabblad Basisrechten of bij Verlofrecht per jaar (in uren) het standaard aantal uren verlofrecht per jaar op basis van een voltijd dienstverband correct is ingevuld.  Controleer of het veld Max. over te hevelen uren correct is ingevuld.   Controleer zo nodig of het veld Maximaal negatief correct is ingevuld (bij oneindig niets invullen).  Als u via het tabblad Bijzondere rechten leeftijd- en/of dienstjarenrechten hebt toegekend, controleer dan of de peildatums in de verlofsoort zijn ingevuld.  Als u voor een verlofsoort gebruik wilt maken van Automatische afboeking, controleer dan of het vinkje is aangezet en de prioriteiten zijn bepaald. Gebruikt u Self Service, dan moet om er zeker van te zijn dat het automatisch afboeken correct verloopt, het meest recente verlofformulier gebruiken.  Controleer of de juiste Afrondingsmethode is gebruikt.  Aandachtspunten toekennen verlofrecht Twee aandachtspunten Het verlofrecht wordt alleen berekend voor de verlofsoorten die in de verlofregeling zijn vastgelegd. Als een verlofsaldo van een verlofsoort in uw verlofregeling negatief is, wordt dit negatieve verlofsaldo altijd overgeheveld naar het volgende jaar ongeacht de keuze die u heeft gemaakt bij het veld Maximum negatief.  Verlofrecht nieuw verlofjaar toekennen  Bij het toekennen van verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar 20JJ, worden de resterende verlofsaldi van de verlofsoorten (indien zo ingericht bij de verlofregeling) overgeheveld en worden de verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar toegekend. Stappen toekennen verlofrecht nieuw verlofjaar Kies in het menu Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen . Het scherm Verlofrecht toekennen opent.  Selecteer de actie Nieuw verlofjaar en klik rechts onderin op de knop Starten (afb. 07). afb.07 Toekennen verlofrechten uitvoeren voor ieder bedrijf afzonderlijk Binnen een bedrijf worden alle verlofregelingen meegenomen. De actie is pas voltooid als u een datum en een tijd ziet in het overzichtsscherm. Houd er rekening mee dat u deze actie voor elk bedrijf afzonderlijk moet uitvoeren.  Voltooien duurt enige tijd Na deze actie zijn bij de functie Medewerker > Verlof > Verlofsaldo de verlofkaarten van de medewerkers voor het volgende verlofjaar zichtbaar. Het duurt enige tijd voordat de kolom Overgeheveld is gevuld met het overgehevelde saldo van het voorgaande verlofjaar (indien van toepassing).  Verwerkingsverslag Het verwerkingsverslag kunt u oproepen via Rapporten > Mijn rapporten.  Collectief Verlof toekennen Voordat u definitief het volgende verlofjaar kunt vrijgeven aan uw medewerkers binnen de organisatie, legt u het collectief verlof vast. Een collectieve verlofaanvraag legt u vast via Instellingen > Verlof > Collectief verlof (afb.04).  afb. 04 Veld Toelichting Datum collectief verlof U moet per dag een collectieve verlofaanvraag vastleggen. Verlofsoort Selecteer een verlofsoort uit de lijst Aantal verlofuren Vul hier geen uren in als het collectief verlof verrekend moet worden volgens het werkrooster van de medewerkers. Soort verrekening Selecteer een van de opties: Wel of niet verrekenen met verlofsaldo.  Afdeling U kunt een collectieve verlofdag vastleggen per afdeling.  Let op: dit raden wij u niet aan, tenzij het echt noodzakelijk is. Reden verlof Wij adviseren u hier een reden voor het verlof op te geven. Memo Via dit veld kunt u eventueel een vrije tekst vastleggen. Het kan natuurlijk binnen de organisatie voorkomen dat er tijdens een collectieve vakantiedag medewerkers aan het werk zijn. U kunt het collectief verlof dan per medewerker blokkeren in de verlofaanvraag (afb. 05).  afb. 05 Als het verlof wordt geblokkeerd, worden de uren teruggeboekt naar 0,00 (afb.06).  afb. 06 Aandachtspunten na toekennen rechten  Als u in HR Core Business het toekennen van verlofrecht voor het komende verlofjaar heeft uitgevoerd, is het verlofrecht berekend en heeft het overhevelen van de restsaldi van het voorgaande verlofjaar plaatsgevonden. Wij vragen extra aandacht voor verlofaanvragen en verlofrechtmutaties over het voorgaande jaar. Zie hierna.  Aandachtspunt 1 - Verlofaanvraag in het vorige jaar boeken Als een medewerker, nadat de verlofrechten voor het nieuwe jaar zijn berekend, alsnog een verlofaanvraag indient die betrekking heeft op het voorgaande verlofjaar, wordt de overheveling van het verlofsaldo van het vorige naar het nieuwe verlofjaar niet automatisch herrekend, maar moet u deze zelf starten. Dit kunt u doen op medewerkerniveau of op bedrijfsniveau.  Medewerkerniveau U gaan naar Medewerker > Verlof > Verlofsaldo, selecteert de betreffende medewerker en kiest in onderin het scherm Verlofsaldo van deze medewerker voor Herberekenen.  Bedrijfsniveau U gaat naar Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen en start de actie Huidig verlofjaar (20JJ) corrigeren waardoor u een herrekening van het overgehevelde saldo uitvoert. Zie ook bij Veelgestelde vragen, vraag 1 t/m 5 waarin we meerdere situaties toelichten.  Let op Laat uw medewerkers weten dat hun verlofsaldo na het indienen van een verlofaanvraag in het vorige jaar niet direct wordt aangepast. Bepaal zelf met welke frequentie u de acties uitvoert en informeer uw medewerkers hierover.  Self Service Let op: als u de verlofaanvragen die via Self Service worden ingediend niet zelf fiatteert (dit hangt af van uw inrichting in Self Service), weet u niet of medewerkers nog verlofaanvragen over het vorige jaar hebben ingediend.  U kunt in Self Service controles aan uw formulieren toevoegen, waardoor het na een bepaalde periode voor niemand meer mogelijk is om verlofaanvragen voor het vorige jaar in te dienen. Beoordeel of dit voor uw organisatie gewenst is.  Aandachtspunt 2 - Extra Individueel verlofrecht in het vorige verlofjaar Als u voor een medewerker, nadat het nieuwe verlofjaar is geactiveerd, alsnog een Extra Individueel verlofrecht moet vastleggen met een boekingsdatum die valt in het vorige verlofjaar, dan wijzigen daarmee de rechten van het vorige jaar.  Gewijzigde rechten van het vorige verlofjaar worden niet automatisch verwerkt in het huidige verlofjaar. Zie hiervoor de uitleg bij vraag 5 van de Veelgestelde vragen. Veelgestelde vragen 1. U zit in het jaar 2020. Het verlofjaar 2019 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het verlofjaar 2019. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag waarbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Op basis van deze gegevens zal de verlofaanvraag verwerkt worden.  2. Het verlofjaar 2017 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2017 t/m 4 januari 2018. In het actieve verlofjaar (2017) wordt de volledige verlofaanvraag (van begindatum t/m einddatum) getoond, maar alleen de uren voor 2017 (= 24 uur) worden afgeschreven en getoond (afb.08). afb. 08  Hierbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Zodra het verlofjaar 2018 actief is, worden de verlofuren die van toepassing zijn op dit verlofjaar verrekend.  3. Het verlofjaar 2019 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het jaar 2020. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag. Hierbij wordt gekeken naar de inhoud van de verlofregeling (op full time basis). De uren van de verlofaanvraag worden gereserveerd. De medewerkers zien wel de verlofaanvraag die is ingelegd, maar niet hun saldo van 2020. 4. Het verlofjaar 2018 is actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2017 t/m 4 januari 2018. In het actieve verlofjaar (2018) wordt de volledige verlofaanvraag getoond, maar alleen de uren voor 2018 worden afgeschreven en getoond, waarbij het systeem kijkt of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld.  Bij een fulltime dienstverband is dit 8 uur omdat 1 januari als feestdag is aangemerkt (afb. 09). Voor het verrekenen van de twee dagen in 2017 moet u het huidige verlofjaar (2018) corrigeren, waardoor het saldo in de kolom Overgeheveld wordt aangepast.  afb. 09 5. Het nieuwe verlofjaar 2018 is toegekend, maar er moet nog Extra Individueel Verlofrecht met boekingsdatum in 2017 worden ingevoerd. Wat moet u doen?  Als u nog een extra individueel recht wilt toekennen aan (een) medewerker(s), kunt u het beste de volgende stappen doorlopen.  Stap 1 Kies Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   en kies bij het veld Actie voor Ongedaan maken huidige verlofjaar. Klik rechtsonder in het scherm op de knop Starten. Zodra u in het overzichtsscherm van de functie Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen ziet dat deze Actie de status Verwerkt heeft met een datum en een tijd, is het verlofjaar teruggezet van 2018 naar 2017. Proces id Verlofjaar Actie Gebruiker Status Mutatiedatum 10533956/3 2017/2018 Ongedaan maken huidig verlofjaar Tester 01 Verwerkt 26-01-2017 10:01:50 Stap 2 Voer nu de gewenste extra individuele verlofrechten in voor de betreffende medewerker via de functie Medewerker > Verlof > Extra Individueel Verlofrecht. Let op: kies hier voor de juiste peildatum. Stap 3 Kies Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   en kies bij het veld Actie voor Huidig verlofjaar corrigeren. Klik rechtsonder in het scherm op de knop Starten. Zodra u in het overzichtsscherm van de functie Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen ziet dat deze Actie de status Verwerkt heeft met een datum en een tijd, is het verlofjaar bijgewerkt. Nu zijn alle door u ingevoerde extra individuele verlofrechten verwerkt in het verlofsaldo van de medewerker(s). U kunt er ook voor kiezen om voor een medewerker het saldo bij te werken door in het medewerkerscherm Verlofsaldo onderin het scherm te kiezen voor Herberekenen. Het verlofsaldo van de gekozen medewerker wordt dan direct bijgewerkt.  Stap 4 U moet nu het verlof jaar 2018 weer opstarten. Kies Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   en kies bij het veld Actie voor Nieuw verlofjaar. Klik rechtsonder in het scherm op de knop Starten. Zodra u in het overzichtsscherm van de functie Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen ziet dat deze Actie de status Verwerkt heeft met een datum en een tijd, is het verlofjaar 2018 actief en zijn de (gecorrigeerde) verlofsaldi van 2017 overgeheveld. 6. Hoe kan ik Extra individueel verlofrecht voor meerdere medewerkers tegelijk invoeren?  Het is mogelijk om Extra individueel verlofrecht (collectief) te importeren via het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand. Volg hiervoor de volgende stappen  Stap 1 Open het Excel-bestand door bij het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand de definitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren en rechts onderin het scherm te klikken op de knop Maak bestand (afb. 10).  afb. 10 Stap 2 Bekijk het Excel-bestand. Dit ziet eruit zoals in afb. 11 en kan voor u qua kolomindeling afwijken. afb. 11  Stap 3 Selecteer in het Excel-bestand alle kolommen (in dit voorbeeld A t/m I), klik met de linker muisknop en kies de optie: Format cells met de optie Text (Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Tekst (Nederlandse versie). Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 12).  afb. 12 Stap 4  Selecteer in het Excel-bestand alleen de kolommen die met een datum gevuld moeten worden (in dit voorbeeld kolom D). Klik met de linker muisknop en kies de optie Format cells met de optie Date.(Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Datum (Nederlandse versie).  Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 13).  afb. 13  Stap 5 U kunt nu de kolommen vullen met de gegevens van de medewerkers waarvoor een Extra Individueel Verlofrecht moet worden toegekend. U ziet in dit voorbeeld dat in de kolommen waar een cijfer wordt ingevuld, een ‘ verschijnt. Dit is het juiste format (afb. 13).  Onderaan het Excel-bestand ziet u twee tabbladen. Hierin vindt u de codes voor Type recht en Verlofsoort (afb.14). Bij de verlofsoort kunt u kiezen voor de verlofsoorten die in uw verlofregeling(en) zijn opgenomen. Vervolgens slaat u het Excel-document lokaal op uw PC op.   afb. 14  Stap 6 Selecteer het bij stap 5 opgeslagen Excel-bestand met de knop Browse door via het menu Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand de importdefinitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren.  Klik op de knop Importeer bestand (rechts onderin) om het bestand in te lezen en de Extra Individuele Rechten bij de betreffende medewerkers te boeken (afb. 15). afb. 15 7. Bij sommige verlofsoorten wordt het verlofsaldo van vorig jaar (2019) niet overgeheveld. Wat kan hiervan de oorzaak zijn?  De twee meest voorkomende oorzaken zijn:  1. Het veld Max aantal over te hevelen uren is niet correct gevuld in de verlofregeling. Dit kunt u aanpassen door het wijzigen van de verlofregeling via het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling. Controleer of het veld Max aantal over te hevelen uren in de betreffende verlofsoort inderdaad niet correct is gevuld. Als u de verlofregeling aanpast, moet u daarna via Instellingen > Verlof > Verlofrecht de actie Huidig verlofjaar corrigeren uitvoeren.   Let op: correcties in een verlofregeling moet u aanpassen met de juiste peildatum. In deze situatie is dit 1 januari van het voorgaande verlofjaar = 1-1-2019. 2. Als een medewerker per 1-1-2020 een andere verlofregeling krijgt, worden eventuele restsaldi (zowel positief als negatief) niet overgeheveld.  We adviseren om hiervoor contact op te nemen met een consultant.  8. Kan ik vervallen verlof bij medewerkers in 2019 nog terugzien?  Bij het starten van het verlofjaar 2018 zijn vervallen uren uit het verlofjaar 2019 niet meer zichtbaar. In HR Core Business kunt u deze vervallen rechten nog terugzien via het verlofjaar 2019, menu Medewerker > Verlof > Verlofsaldo. Publishing Date : 1/6/2020

Hieronder kun je de pdf's van de uitleg van de diverse salarisspecificaties van Payroll Business downloaden. Nederlands Uitleg 3Koloms salarisspecificatie 2020 Uitleg 4Koloms salarisspecificatie 2020 Uitleg Liggende Matrix salarisspecificatie 2020 Uitleg Staande Matrix salarisspecificatie 2020   Engels Uitleg 3Koloms salarisspecificatie 2020 EN Uitleg 4Koloms salarisspecificatie 2020 EN Uitleg Liggende matrix salarisspecificatie 2020 EN Uitleg Staande matrix salarisspecificatie 2020 EN

Algemene informatie Je vind de algemene informatie over de AVG hier. Doelbinding Deze applicatie biedt meerdere oplossingen voor het ontsluiten van persoonsgegevens. Persoonsgegevens voor het ondersteunen van operationele, tactische en strategische besluitvorming. Single source data warehouse (BI 1.0) Multi source data warehouse (BI 2.0) Standaard Rapportages op basis van BI 1.0 Ad-Hoc Rapportages, ontsloten via report models HR Data Feed Scheduled Reports Dashboards op basis van BI 1.0 Dashboards op basis van BI 2.0 RMI Autorisatie Module (incl. subsystemen) De persoonsgegevens komen uit de HR Core systemen, de payrollsystemen, Performance Management en Flex Benefits. In de AVG-documenten van de bronsystemen is terug te vinden hoe wordt omgegaan met bewaartermijnen en autorisatielogging. Bewaartermijnen De applicaties waar de persoonsgegevens oorspronkelijk zijn vastgelegd, bepalen de bewaartermijnen. Het verwijderen van de gegevens wordt geïnitieerd vanuit het bronsysteem. In de AVG-documenten van de bronsystemen staat hoe daar de richtlijnen van de AVG worden gehanteerd. Voor operationele stuurinformatie, die we beschikbaar stellen middels standaard- en ad-hoc-rapportages, scheduled reports en de HR Data Feed hanteren we binnen MI Business een bewaartermijn van maximaal 48 maanden. Informatie ouder dan 48 maanden blijft, afhankelijk van de van toepassing zijnde bewaartermijnen, beschikbaar in het bronsysteem. Recht op vergetelheid Deze applicatie biedt geen mogelijkheden om persoonsgegevens te verwijderen. Het verwijderen van persoonsgegevens moet initieel plaatsvinden in de bronsystemen. De reguliere uitwisseling van gegevens, inclusief de mutatie van gegevens, initieert de automatische verwijdering in de applicaties en diensten die aan het bronsysteem zijn gekoppeld. Toets vóór het accepteren van een aanspraak op Recht op vergetelheid of het mogelijkerwijs leidt tot het schenden van de in dit kader geldende wet- en regelgeving. Er kunnen rechtsgeldige redenen zijn om persoonsgegevens te bewaren. Toegang tot gegevens Het verlenen van toegang tot deze applicatie vindt plaats via een autorisatie module. Autorisaties binnen de bronsystemen bepalen uiteindelijk de toegang tot de persoonsgegevens. Op de autorisatie is een logging aanwezig. Op dit moment is nog geen toegang mogelijk tot deze logging. Visma | YouServe werkt aan een oplossing en communiceert hierover via de release notes. De logging van de autorisatie is op te vragen bij het Service Center van Visma | YouServe. Waar gaan persoonsgegevens naar toe? Intern Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan de volgende applicaties. Payroll Business Self Service Talent Management Werving en Selectie Verzuim Management Flex Benefits Workforce Scheduling Youforce Portaal In de AVG-documenten van bovengenoemde applicaties is terug te vinden hoe wordt omgegaan met bewaartermijnen en autorisatielogging. Externe partijen Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan externe partijen. Dit gebeurt via specifieke software oplossingen. External API's IBU De volgende applicaties leveren informatie aan de IBU. HR Data Feed (externe interfaces) Scheduled Reports (externe interfaces)   Publishing Date: 2/28/2019

Hier vind je productinformatie over Management Informatie voor HR Core Business. Handleidingen voor de beheerder Handleiding HR Data Feed

Hieronder kun je de pdf's van de uitleg van de diverse salarisspecificaties van Payroll Business downloaden. Nederlands Uitleg 3Koloms salarisspecificatie 2021 Uitleg 4Koloms salarisspecificatie 2021 Uitleg Liggende Matrix salarisspecificatie 2021 Uitleg Staande Matrix salarisspecificatie 2021 Engels Uitleg 3Koloms salarisspecificatie 2021 EN Uitleg 4Koloms salarisspecificatie 2021 EN Uitleg Liggende Matrix salarisspecificatie 2021 EN Uitleg Staande Matrix salarisspecificatie 2021 EN

1. Hoe sluit ik het jaar 2019 af? Het jaar wordt definitief afgesloten, zodra u de eerste verwerking van het nieuwe jaar heeft opgestart. Let op Als er eenmaal een eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart, kunt u geen salarisverwerking over het oude jaar meer uitvoeren. Wel heeft u bij het rekenen in 2020 de keuze tussen rekenen in de nabetaalmodus of de correctiemodus (zie vraag 7). Aanvullende verwerking als laatste periode al is afgesloten Let op: een aanvullende verwerking wordt gestart voor alle medewerkers. Als er tussen de laatste (definitieve) verwerking en het tijdstip van uitvoeren van de aanvullende verwerking, mutaties zijn ingevoerd voor het af te sluiten jaar, neemt Payroll Business deze allemaal mee in de aanvullende verwerking. Uiterste aangiftedatum Voor alle periodiciteiten geldt als uiterste aangiftedatum 31-01-2020. Op die datum moet ook de laatste betaling over 2019 door de Belastingdienst zijn ontvangen. Rekening houdend met een maximale verwerkingstijd van drie dagen, adviseren wij u om uiterlijk 25 januari 2020 een laatste definitieve (aanvullende) verwerking voor 2019 uit te voeren.  2. Hoe kan ik jaaropgaven afroepen? Het afroepen van jaaropgaven is mogelijk zodra u 2019 definitief hebt afgesloten. Vanaf dat moment kunt u zelf bepalen wanneer u de jaaropgaven aanvraagt en hoe de distributie plaatsvindt. Let op: controleer de instellingen voordat u de jaaropgave opvraagt.            Via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven vraagt u de jaaropgaven per bedrijf aan. Als u vanaf periode 01 in nabetaalmodus werkt (zie vraag 7), zorg er dan voor dat u de jaaropgaven pas afroept als u er zeker van bent dat u geen aanvullende verwerking over 2019 meer uitvoert. De doorlooptijd tot het moment waarop de jaaropgaven worden verzonden is twee tot drie werkdagen. Als u in periode 01 in de correctiemodus gaat werken, heeft u twee opties: U wacht met het verzenden van de jaaropgaven totdat periode 01 is afgesloten, schakelt daarna over op nabetaalmodus en roept dan de jaaropgaven af voor alle medewerkers. Maar u kunt er ook voor kiezen om bij het afsluiten van 2019 alle medewerkers een normale jaaropgaaf te sturen en pas in februari of maart vervangende jaaropgaven te sturen naar de medewerkers waarvoor correcties zijn uitgevoerd. Let op dat u bij het opvragen het juiste jaar afroept. Via Bedrijf > Salarisadministratie > Afdrukken en verzenden jaaropgaven legt u vast hoe u de jaaropgaaf wilt laten verzenden. Controleer voordat u de jaaropgaven afroept, de ingevulde gegevens. Als u voor een bedrijf voor de eerste keer jaaropgaven afroept, klik dan eerst op de knop Toevoegen. Selecteer het bedrijf en vul daarna de gewenste velden in het scherm Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Via het scherm Medewerker > Medewerkergegevens > Medewerker (aanvullend) kunt u in het veld Jaaropgaven afdrukken de waarde Ja of Nee invullen. Hiermee kunt u per medewerker afwijken van de bedrijfsinstellingen. Gebruik hierbij als ingangsdatum uiterlijk de laatste dag van de laatste afrekenperiode. Via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage selecteert u het gegevenselement Jaaropgaven afdrukken om de instellingen per medewerker te controleren. Kies als ingangsdatum de laatste dag van de laatste periode, op deze manier selecteert u ook medewerkers die in de loop van de laatste periode pas in dienst zijn gekomen. Dit rapport laat de waarden zien die voor de betreffende medewerkers worden toegepast. Als er bij de medewerker een mutatie is vastgelegd, ziet u die waarde. Als er bij een medewerker géén mutatie is vastgelegd, ziet u de default inrichting die u hebt vastgelegd via Bedrijf > Salarisadministratie > Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Als u alleen de medewerkers wilt zien waarvoor een afwijkende waarde is vastgelegd, kunt u het beste het mutatieverslag gebruiken. Medewerkers voor wie Algehele blokkering en Blokkeren interface Loonaangifte op Ja staat, maar die wel een verloningsresultaat hebben in 2019, neemt Payroll Business mee in het proces voor het aanvragen van de jaaropgaven. Salarisdossier Maakt u gebruik van het Salarisdossier? Dan gelden voor u de volgende aandachtspunten: Controleer eventuele afwijkingen op medewerker niveau. Dit doet u via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage: gegevenselement Jaaropgaven afdrukken. De jaaropgaven worden pas in het Salarisdossier geplaatst nadat u via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven de jaaropgaven heeft aangevraagd. In uitzonderingsgevallen kunt u er in het Salarisdossier voor kiezen om specifieke jaaropgaven niet te publiceren richting de medewerker. In Salarisdossier kunt u op medewerker niveau de jaaropgave afkeuren en niet publiceren. 3. Hoe worden de referentietabellen Pensioenen/fondsen en Salarisschaal aangepast? De manier waarop de referentietabellen Pensioenen/fondsen worden aangepast, hangt af van de vraag of het gaat om een benoemde of eigen pensioenregeling (of fonds). Via Rapporten > Controleoverzichten > Overzicht bedrijfsinrichting > Referentietabellen kunt u de inrichting van de eigen regelingen controleren. Benoemde (CAO-)regelingen Pensioenen/fondsen Benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen zijn CAO-regelingen die Raet ondersteunt. Aanpassingen in de referentietabellen voor benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen worden door Raet verwerkt. Wij informeren u hierover via Youforce. Eigen regelingen Pensioenen/fondsen en Salarisschalen Aanpassingen in de referentietabellen Pensioenen/fondsen eigen regeling en in de referentietabel Salarisschaal kunt u zelf uitvoeren via Beheer > Inrichting > Referentietabellen.  4. Waar kan ik de percentages van de Gedifferentieerde premie Whk invoeren? De Gedifferentieerde premie Werkhervattingskas bestaat uit de volgende delen: Premiedeel WGA Premiedeel ZW-flex De premiepercentages kunt u invoeren in het scherm: Bedrijf > Interfaces > Gegevens UWV. De premies ontvangt u van de Belastingdienst. 5. Sectorrisicogroep De sectorrisicogroep is tot en met 2019 van belang voor het berekenen van de WW premie. Controleer daarom of in 2019 de juiste sectorrisicogroep is toegepast. Als u voor 2019 een onjuiste sectorrisicogroep heeft toegepast, corrigeer deze dan nog in 2019. Heeft u een onjuiste sectorrisicogroep gebruikt, dan kunt u een request indienen met opgave van de juiste sectorrisicogroep. De Servicedesk kan de aangegeven sectorrisiocgroep aan u beschikbaar stellen en u informeren over de manier waarop u correcties kunt verwerken. Met ingang van 2020 is de risicogroep vervallen als gevolg van de wet Wet Arbeidsmarkt in Balans en hoeft u alleen nog maar een sector vast te leggen. Deze is niet meer van invloed op de berekening van de WW-premie. 6. Wordt het Jaarloon bijzondere beloningen automatisch berekend? Ja het Jaarloon bijzondere beloningen wordt automatisch berekend op basis van de laatste verwerkingsperiode van het voorgaande jaar. In de volgende gevallen stelt Payroll Business geen jaarloon bijzondere beloningen vast: als Jaarloon BT berek blokkeren op Ja staat - scherm Loonheffingen. als Jaarloon bijz. bel. handmatig is ingevoerd - scherm Loonheffingen. Rapport opvragen voor controle Via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage vraagt u gegevenselement Jaarloon bijz. bel. op. Voor medewerkers met een Jaarloon bijz. bel. op een grens van de bijzonder tarieftabellen, is het raadzaam om in overleg met hen dit jaarloon naar boven bij te stellen om zo te voorkomen dat er te weinig loonheffing wordt ingehouden. 7. Hoe ga ik om met correcties en nabetalingen over 2019? Veel wijzigingen die u straks in 2020 met terugwerkende kracht (TWK) vastlegt in 2019, kunt u op twee manieren verwerken: als correctie of als nabetaling. Correctie: Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2019 en aangegeven in het betreffende tijdvak van 2019. Nabetaling: Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2020 en aangegeven in het actuele tijdvak van 2020. Specifieke verrekeningen zoals de Fiscale correctie lease auto en de toepassing van de 30% regeling moet u altijd in het voorgaande jaar verwerken. U kunt er voor kiezen om in 2020 in de nabetaalmodus te gaan draaien of u kunt er voor kiezen om eerst in de correctiemodus te blijven.  Aandachtspunten Nabetaalmodus In de nabetaalmodus kiezen veel gebruikers er voor om zo lang mogelijk aanvullende verwerkingen in het oude jaar te blijven draaien en de eerste verwerking van het nieuwe jaar uit te stellen. Zodoende is er maximaal de tijd om nog wijzigingen over 2019 door te voeren.  Als u dan na de eerste verwerking van periode 2020-01 constateert dat er nog mutaties over 2019 moeten plaatsvinden, kunt u dit alleen doen met handmatige correcties: U moet dan handmatige correcties voor 2019 rechtstreeks in Loonaangifte vastleggen. Ook moet u handmatig een gecorrigeerde jaaropgave aan de medewerker verstrekken. Correctiemodus Het voordeel van de correctiemodus is dat u, zolang als u wilt in de correctiemodus kunt blijven werken, ook als u al bent begonnen met verwerkingen in het nieuwe jaar: Kiest u voor correctiemodus, dan geldt het volgende: Alle herrekenverschillen over vorig jaar worden verwerkt volgens de rekenregels van vorig jaar. Er wordt automatisch een nieuwe loonaangifte van vorig jaar aangemaakt. Voor de medewerkers die het betreft, kun u automatisch een vervangende jaaropgaaf aanmaken. Diverse overzichten bieden de mogelijkheid om op twee manieren naar de gegevens te kijken: actueel, origineel of fiscaal. Controle en wijziging instellingen Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens   In het veld Nabetalingen vanaf periode kunt u opgeven vanaf welke periode u wilt beginnen met nabetalen. Vanaf die periode worden alle herrekenverschillen over 2019 belast volgens de rekenregels van 2020 en verwerkt in de loonaangifte van 2020. Zolang de ingestelde periode niet is bereikt, blijft u in de correctiemodus: herrekenverschillen over 2019 worden dan belast volgens de rekenregels van 2019 en verwerkt in de loonaangifte van 2019. Voorbeeld 1 U brengt geen wijziging aan in de standaard waarde: Nabetalingen vanaf periode = 1 Hierdoor worden vanaf periode 1 alle wijzigingen over 2019 als nabetaling verwerkt. Voorbeeld 2 U legt vast: Nabetalingen vanaf periode = 4 Hierdoor worden gedurende periode 1 t/m 3  alle wijzigingen over 2019 als correctie verwerkt. Voorbeeld 3 U legt vast: Nabetalingen vanaf periode = 99 Hierdoor worden gedurende het hele jaar alle wijzigingen over 2019 als correctie verwerkt. Overige aandachtspunten voor het invullen van Nabetalingen vanaf periode Kies een periode waarin normaal gesproken in uw onderneming geen correcties meer van toepassing zijn.  Als er vóór die periode toch al nabetalingen moeten plaatsvinden, leg deze dan vast met een eenmalige component Moeten er ná die periode toch correcties plaatsvinden, dan geldt daarvoor de werkwijze tot nu toe: u legt de correcties vast via de module Loonaangifte. Let op de peildatum verloont u per maand, gebruik dan 1 januari 2020 verloon u per 4-weken, gebruik dan 30 december 2019 Wijziging Nabetalingen vanaf periode later in het jaar Zodra u binnen een bepaald afrekenjaar een payrollperiode definitief afsluit in de nabetaalmodus, is het niet meer mogelijk om in datzelfde jaar terug te keren naar de correctiemodus. U kunt wel altijd als peildatum 1 januari van het volgende jaar kiezen en de instellingen voor het nieuwe jaar wijzigen. Ook kunt u het tijdvenster voor correcties verlengen, zolang u nog geen salarisperiode in nabetaalmodus heeft afgesloten. Het is mogelijk om midden in een periode over te stappen van correcties naar nabetalingen. Start daarna een vervolgverwerking, en voor zover nodig, voert Payroll Business de berekeningen opnieuw uit, dit keer in nabetaalmodus. Het is mogelijk om halverwege de periode overstappen van nabetaalmodus naar correctiemodus is, zolang er nog geen eerdere periode was afgesloten in de nabetaalmodus. Voor meer uitleg over correcties en nabetalingen, zie de uitleg in de online help: Berekening met terugwerkende kracht over de jaargrens heen. Hier wordt onder andere uitgelegd hoe u de verschillende rapporten kunt gebruiken voor het controleren van de TWK-mutaties. 8. Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren insturen? Correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren kunt u naar vewachting vanaf februari 2020 inzenden naar de Belastingdienst. Heeft u de salarisverwerking voor de laatste periode van 2019 definitief gemaakt en direct de loonaangifte verzonden, dan kunt u eventuele correctieberichten komend uit een aanvullende verwerking van de laatste periode van 2019 pas vanaf februari 2020 inzenden. Als u verwacht dat u aanvullende verwerkingen gaat opstarten over december 2019, wacht dan met het inzenden van de initiële loonaangifte december 2019 totdat u zeker weet dat u het jaar kunt afsluiten en de eerste periode voor 2020 gaat openen. 9. Welke aanpassingen moet ik in de journalisering doen voor de wet Wet Arbeidsmarkt in Balans? Door het invoeren van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) in het jaar 2020 wordt ook een andere manier van WW-premieheffing geïntroduceerd: WW hoog en WW laag. Hierdoor moet u de journalisering van Payroll Business aanpassen om de werkgeverslasten in relatie tot de wetgeving voor de WW correct te journaliseren. Vanaf 2020 worden drie nieuwe matrixkolommen actief in Payroll Business. Deze matrixkolommen bevatten de berekeningsuitkomsten van de premies WW hoog, WW laag en zo nodig WW herzien. Deze matrixkolommen vervangen de huidige kolommen WW werkgever en Sectorfonds. Let op: als u de aanpassingen in december doorvoert, zet dan de peildatum op de eerste dag van verloningsperiode 1. De drie matrixkolommen zijn namelijk dan pas zichtbaar. Stappen   Volg de volgende instructie om de aanpassingen te realiseren. Stap 1 – Log in via het Youforce portaal. Stap 2 – Kies het gebruikersprofiel voor journalisering Payroll Business. Stap 3 – Kies Beheer > Boekingsgroep > Boekingsdefinitie. Als het scherm Boekingsgroep met boekingsdefinities leeg blijft, is de journalisering waarschijnlijk ingericht op klantniveau. Via het navigatiepad kunt u dan naar het klantniveau opschakelen. Stap 4 – Zoek in de boekingsdefinities naar de matrixkolom WW werkgever. Gebruik zo nodig de zoekfunctie Ctrl+F. Via het icoon    aan het eind van de geselecteerde regel, kunt u nu een kopie maken van de boekingsdefinitie WW werkgever. Er opent een nieuw scherm waarin u direct de aanpassingen kunt doorvoeren.  Geef in het veld Boekingsdefinitie bovenin het scherm een andere naam op; kies een logische naam die de lading dekt, bijvoorbeeld de naam van de matrixkolom. Kies bij Soort matrixkolom voor AWf laag. Klik rechts onderin het scherm op Opslaan en daarna op Annuleren om terug te keren naar scherm met boekingsdefinities. Stap 5 – Herhaal stap 4 nog tweemaal: kies dan bij Soort matrixkolom voor AWf hoog. en AWf herzien.  Het resultaat zou er dan zo uit moeten zien:  Stap 6 – Ga nu via het menu naar de boekingsregels: kies Beheer > Boekingsgroep > Boekingsregel. Stap 7 – Klik rechtsboven in het scherm op Toevoegen   om de twee boekingsregels (debet en credit) per boekingsdefinitie te koppelen. Wij raden u aan hierbij dezelfde volgorde aan te houden als bij de boekingsdefinities: dus eerst AWf laag, dan AWf hoog en als laatste AWf herzien. Selecteer de Boekingsdefinitie AWf laag, Let op de eigen gekozen naamgeving. Selecteer bij Grootboekrekening de juiste grootboekrekening voor de debet boeking. Let op het toepassen van kostenplaats en/of andere criteria. Klik rechts onderin het scherm op Opslaan en daarna op Annuleren om terug te keren naar scherm met boekingsregels. Hieronder ziet u het resultaat van de debet boeking: Stap 8 – Herhaal stap 7 om de credit boeking te maken. Hieronder ziet u het resultaat van de credit boeking. Stap 9 – Maak achtereenvolgens zowel een debet- als credit boeking voor de boekingsdefinities AWf hoog en AWf herzien door het herhalen van stap 7 en stap 8. Het eindresultaat zou er zo uit moeten zien: Publishing Date : 12/17/2019

Tijdens de Webinar Uniforme Pensioenaangifte (UPA) zijn een aantal vragen gesteld, onderstaand de vragen en antwoorden. Vraag 1. Verschillen in de gegevens aanlevering tussen Loonaangifte en UPA Vraag 2. Meerdere Pensioenuitvoerders tegelijk Vraag 3. Meerdere pensioenregelingen gekoppeld aan dezelfde referentietabel Vraag 4. Correcties 2019 Vraag 5. Inrichting juiste gegevens bij regeling Vraag 6. Grondslagen vullen voor UPA Vraag 7. Controle overzichten Vraag 8. Heeft UPA invloed op Journalisering Vraag 9. Correcties terugwerkende kracht in aangifte bestand Vraag 1. Verschillen in de gegevens aanlevering tussen Loonaangifte en UPA De burgerlijke staat en de partnergegevens zijn toch niet verplicht in de HR- en Payroll adminstratie? Antwoord Klopt. Een aantal van deze nieuwe velden die wel in de UPA kan worden doorgegeven, maar niet in het huidige PA bericht zitten kunnen nodig zijn voor een juiste uitvoering aan de kant van het Pensioenfonds. Of deze gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering ligt aan het pensioenfonds, maar ook aan de Pensioenregeling. Zo kan het zijn dat de burgerlijke staat en partnergegevens nodig zijn om een juiste uitvoering te kunnen garanderen wanneer er sprake is van een Partnerpensioen of nabestaandenpensioen. Een ander voorbeeld is het e-mailadres wat sommige pensioenfondsen nodig hebben om te kunnen communiceren met de medewerkers. Vraag 2. Meerdere Pensioenuitvoerders tegelijk Wanneer er sprake is van meerdere pensioenuitvoerders binnen een bedrijf kunnen de mensen dan worden uitgezonderd? Antwoord Binnen UPA moet altijd iedereen worden aangeleverd. De Pensioenfondsen mogen al deze medewerkers ontvangen en daar controles op uitvoeren. Er zit wel een verschil in de gegevens die voor de medewerkers worden aangeleverd. Wanneer iemand niet deelneemt aan de regeling, zullen alleen de basisgegevens van de medewerker worden verzonden. Bij de medewerkers die wel deelnemen aan de regeling zullen ook de regeling gegevens worden doorgegeven. De reden dat iedereen aangeleverd moet worden is dat de pensioenfondsen een controle mogen uitvoeren of iedereen die zij verwachten met regeling gegevens ook met deze gegevens wordt aangeleverd. Vraag 3. Meerdere pensioenregelingen gekoppeld aan dezelfde referentietabel Wat als er sprake is van een groep medewerkers die aan een andere pensioenregeling gekoppeld dient te worden en er wordt gebruik gemaakt van 1 referentietabel? Antwoord Per regel in de referentietabel heb je de mogelijkheid om een productkenmerk te koppelen dat gebruikt wordt om te bepalen welke regeling het betreft voor het pensioenfonds. Wanneer er verschillende regelingen op 1 referentietabel staan ingericht, betekent dit dat de uitzondering hierop op een nieuwe regel, bijvoorbeeld variant van een regeling, moeten worden ingericht. Vraag 4. Correcties 2019 Hoe dienen we om te gaan met de correcties Pensioenaangifte over 2019? Antwoord Wanneer er in 2019 al sprake was van het gebruik van UPA dan zullen er over dat jaar correctie-aangiftes beschikbaar komen. Wanneer in 2020 voor het eerst gebruik gemaakt moet gaan worden van deze koppeling, dan zullen ook alleen maar de aangiftes vanaf 2020 verzonden kunnen worden naar het pensioenfonds. Elk pensioenfonds dat overgaat op UPA gaat anders om met de correcties over voorgaande jaren. Hoe zij dit kunnen en willen ontvangen kan dus afwijken van elkaar. Wij raden aan om in deze gevallen altijd contact op te nemen met het Pensioenfonds om af te stemmen hoe hier mee om te gaan. Vraag 5. Inrichting juiste gegevens bij regeling Hoe kom je aan de juiste regeling variant bij een regeling kenmerk en hoe weet je of een pensioenfonds een jaarbedrag Fulltime /  parttime dan wel maandbedrag wil ontvangen? Antwoord In de regelinggegevens staan al deze gegevens. Aan een regeling is altijd een regelingkenmerk gekoppeld en daaraan hangt dan altijd eenzelfde regelingvariant. Dit is niet klantafhankelijk, maar geldt altijd voor de regelingsoort. Ditzelfde geldt voor de keuze van jaar- of maandbedrag. In het geval van een variabele pensioenregeling geldt deze optie niet en moeten altijd de actuele gegevens van die periode worden doorgegeven. In de UPA-koppelingstabel kan daarom in dit geval altijd gekozen worden voor N.V.T. Vraag 6. Grondslagen vullen voor UPA Wat moet er precies worden ingevuld bij de grondslagen UPA? Antwoord Er dient in het UPA-bericht altijd te worden doorgegeven als er sprake is van verlof als dat invloed heeft op de loondoorbetaling. Hiervoor moet de arbeidsvoorwaarde loondoorbetaling bij verlof worden gebruikt. In de grondslagen voor UPA - uren dienen de 3 verschillende loonelementen die gebruikt worden, vanuit die arbeidsvoorwaarden loondoorbetaling bij verlof, te worden gekoppeld in deze grondslag. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van de HRE-koppeling voor verlof waarbij alle Loondoorbetaling bij verlof wordt gevuld door een verlofaanvraag in HR Core, dan dien je alleen dat element in de grondslag te koppelen. Vraag 7. Controle overzichten  Komt er in de toekomst ook een controle overzicht, net als bij de loonaangifte? Antwoord Ja. in 2020 zullen wij kijken hoe wij ook voor deze koppeling de klanten mee kunnen nemen in controle overzichten betreffende de pensioenaanlevering. Vraag 8. Heeft UPA invloed op de journalisering Heeft deze nieuwe UPA-koppeling en inrichting invloed op de journalisering? Antwoord In principe zal dit geen extra inrichting vergen in de journalisering. Wanneer de regeling nu al in gebruik is via de referentietabel, voeg je alleen de productkenmerken toe en pas je de inhoud van de regeling niet aan. Wanneer er mensen overgezet moeten worden op een andere regeling of een regeling is nu nog niet via de Payroll ingericht, dan zullen deze nieuwe uitkomsten uiteraard in de journaalpost moeten worden ingericht. Vraag 9. Correcties Terugwerkende kracht in aangifte bestand Wordt het aangiftebestand overschreven als dit bestand nog niet verstuurd is naar het Pensioenfonds? Antwoord Ja. De werking van het verzenden van het bestand werkt in die zin hetzelfde als de loonaangifte. Wanneer het bestand nog niet verzonden is, zal het bestand een nieuwe actuele stand laten zien en versturen. Wanneer de aangifte al wel is verzonden, zullen eventuele TWK-mutaties als correcties worden meegestuurd in de huidige maand.