Mijn Communities
Help

Kennisbank Youforce APP

Sorteren op:
Het inloggen op de Youforce app is vergelijkbaar met het inloggen op Mijn Youforce op een laptop. Afhankelijk van wat binnen jouw organisatie gebruikelijk is gaat dit via: Single Sign On van jouw organisatie Youforce account (account dat eindigt op @onyouforce.com)   De medewerker vult zijn haar account in op het volgende scherm en wordt dan doorgeleid naar het Single Sign On scherm van jouw organisatie of de inlog van het Youforce account:     Om de medewerker te helpen met deze keuze hebben we daar een help-toelichting toegevoegd:     Inloggen via je organisatie (SSO) Nadat de medewerker zijn/haar werk-email heeft ingevuld verschijnt het scherm van jouw organisatie (het zogenaamde scherm wat behoort bij jouw eigen Identity Provider (IDP)), Vanaf dit punt gelden de procedures, voorwaarden, regels van de organisatie.   Inloggen met je Youforce account Bij het invullen van een Youforce account (account dat eindigt op @onyouforce.com) is een tweede factor verplicht. Na het invoeren van gebruikersnaam en wachtwoord, zal deze gevraagd worden. In dit voorbeeld maken we gebruik van PING als tweede factor (het voordeel hiervan is dat er actief een push bericht verzonden wordt)       Na het inloggen (authenticatie) Na de eerste inlog vraagt de app om een pincode (6 cijfers) in te geven. Veelal wordt de pincode als backup gebruikt, als biometrische opties (vingerafdruk, gezichtsherkenning) niet beschikbaar zijn. (dit kan zijn omdat de telefoon dit niet ondersteund of andere redenen, zoals het dragen van een mondkapje waardoor de gezichtsherkenning simpelweg niet werkt) Vanaf nu hoeft de gebruiker in principe niet meer in te loggen, de Youforce app kan geopend worden via gezichtsherkenning of vingerafdruk. (in het ergste geval met de pincode) Swiped de gebruiker de Youforce app naar de achtergrond, zullen we na 30 seconden ook weer de gezichtsherkenning, vingerafdruk of pincode vragen. We minimaliseren hiermee misbruik van gegevens en functionaliteit indien men de telefoon onbeheerd laat. Je ziet, we doen er alles aan om het simpel en veilig te houden! Toch kan het voorkomen dat de Youforce app de gebruiker vraagt om opnieuw in te loggen. De app vernieuwd uit zichzelf de sessie, maar dit kan tot maximaal 300 dagen, hierna moet de gebruiker zich opnieuw aanmelden.   Bekijk ook de bijbehorende video's, Download en eerste inlog in de Youforce app voor Android en Download en eerste inlog in de Youforce app voor Apple
Volledig artikel weergeven
28-12-2021 11:41 (Bijgewerkt op 29-02-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 4 kudos
  • 4739 Weergaven
In de beheerdershandleiding (Handleiding Youforce app voor functioneel beheerders) is beschreven welke informatie hiervoor nodig is.   Vanuit Self Service is het nodig om de volgende informatie te weten De naam van de workflow die gekoppeld moet worden (b.v. Adreswijziging) Note: er kan dus één workflow worden gekoppeld De naam van de activiteit (b.v. Indienen MW) Note: de activiteit moet in Self Service zijn aangemerkt als ''start activiteit'' De naam van de knop (b.v. verzenden) Vervolgens worden de volgende gegevens vanuit de Youforce app naar Self Service verstuurd:   Item in Youforce app Verwerking in Self Service Opmerking Woonadres     Ingangsdatum FS0060   Woonadres met ingang van P01012 Deze rubriek is niet noodzakelijk op het Self Service formulier. Woonland P01024   Postcode P01020   Huisnummer P01016   Huisnummer toevoeging P01018   Straat P01014   Woonplaats P01022   Postadres     Gebruik een specifiek postadres  A00001 De vraag ''Is dit ook uw postadres ?'' zal de waarde ''Nee'' krijgen. De rubriek A0001 mag dus maar één keer als input veld in het Self Service formulier opgenomen worden  Postadres met ingang van P01011 Deze rubriek is niet noodzakelijk op het Self Service formulier. Land P00847   Postcode P00313   Huisnummer P00367   Huisnummer toevoeging P00368   Straat P00365   Plaats P00847    
Volledig artikel weergeven
28-12-2021 13:39 (Bijgewerkt op 29-02-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 1 kudos
  • 334 Weergaven
Met het in gebruik nemen van de declaraties via de Youforce app & desktop zal de werkwijze voor de Salarisprofessional ook veranderen. Dit betekent dat de Salarisadministratie andere en extra controle mogelijkheden krijgt.   In bijgaande presentatie lichten we toe welke extra controle mogelijkheden er zijn. Ook is zichtbaar hoe dit verschilt ten opzichte van bijvoorbeeld een declaratieformulier in Self Service.  
Volledig artikel weergeven
20-04-2022 09:02 (Bijgewerkt op 28-02-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 5 kudos
  • 815 Weergaven
Nee, dit is niet mogelijk. In het belastingplan 2022 is een samenloop van de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten en de gerichte vrijstelling voor het reizen naar een vast werkplek uitgesloten.
Volledig artikel weergeven
27-12-2021 16:25 (Bijgewerkt op 28-02-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 300 Weergaven
Nee, dit is niet mogelijk. De medewerker geeft tijdens het indienen expliciet aan dat de betreffende maand volledig - en naar waarheid - is ingevuld.  
Volledig artikel weergeven
27-12-2021 16:29 (Bijgewerkt op 28-02-2024)
  • 1 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 294 Weergaven
Ja, dit kan ingericht worden. Kijk in de Handleiding Youforce app voor functioneel beheerders in het hoofdstuk Gewerkte dagen. Los van de configuratie kan een medewerker nooit dagen registreren in een toekomstige maand.
Volledig artikel weergeven
27-12-2021 16:33 (Bijgewerkt op 28-02-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 238 Weergaven
Ja, een medewerker kan eenvoudig salarisstroken, jaaropgaven en andere HR-documenten downloaden. Voor Android gebruikers is dit een bekend fenomeen, voor iOS (Apple) gebruikers is dit relatief onbekend. Download je een document op een iPhone, dan kun je deze terugvinden in de Apple Bestanden app. Als de Youforce app verwijderd wordt, dan wordt de Youforce folder inclusief documenten ook verwijderd.      
Volledig artikel weergeven
27-12-2021 16:37 (Bijgewerkt op 28-02-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 286 Weergaven
Ja, eventuele notities zijn zichtbaar. Dit is uiteraard afhankelijk van de instellingen binnen Dossier.    
Volledig artikel weergeven
27-12-2021 16:45 (Bijgewerkt op 28-02-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 224 Weergaven
Voor salarisstroken en jaaropgaven geldt dat deze zichtbaar zijn voor de medewerker als deze zijn gepubliceerd.
Volledig artikel weergeven
27-12-2021 16:46 (Bijgewerkt op 28-02-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 367 Weergaven
Wanneer een manager een ziekmelding via de Youforce app doet is er geen reden om deze ook nog eens naar Self Service te sturen. De ziekmelding zal rechtstreeks naar Beaufort gaan. We proberen bij elk proces het aantal betrokken systemen zo laag mogelijk te houden omdat elke integratie tussen systemen, complexiteit en mogelijke problemen met zich mee kan brengen.  
Volledig artikel weergeven
28-12-2021 09:11 (Bijgewerkt op 28-02-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 250 Weergaven
Ja, als je ziek- en herstel melden in de Youforce app beschikbaar maakt voor medewerkers kan je ook nog de huidige Self Service workflows actief houden. Maar de verwachting is dat managers in de Youforce app  (of de desktop schermen) eenvoudiger vinden. Je bepaald dus als organisatie zelf hoe lang de huidige Self Service workflows nog nodig/gewenst zijn.  
Volledig artikel weergeven
28-12-2021 09:15 (Bijgewerkt op 28-02-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 245 Weergaven
Een veel gehoorde opmerking vanuit medewerkers was dat het onduidelijk was wanneer een in Self Service ingediende declaratie zou worden uitbetaald. Ondanks notificaties was het bijvoorbeeld voor een medewerkers vaak niet duidelijk of een declaratie bij het huidige salaris of het daaropvolgende salaris zou zitten. Met de directe integratie met Gemal is het mogelijk geworden om de medewerker in de Youforce app direct te laten zien of de declaratie in deze salarisperiode wordt uitbetaald.   Tevens willen wij binnen Visma|Raet we de gegevensuitwisseling binnen Youforce zo betrouwbaar, snel en eenvoudig mogelijk houden. Een directe integratie tussen de Youforce app --> Gemal past daar volledig bij. Een integratie vanuit Youforce app --> Self Service --> HR Core Beaufort --> Gemal zou vele malen complexer zijn.  
Volledig artikel weergeven
28-12-2021 09:57 (Bijgewerkt op 28-02-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 267 Weergaven
Hoewel uit de praktijk blijkt dat de meeste klanten door middel van steekproeven achteraf, de variabele mutaties (declaraties) controleren hebben we een volledige export beschikbaar gemaakt voor de beheerder. Je kunt voor zowel onkosten- als kilometerdeclaraties een CSV-bestand downloaden die je kunt gebruiken om controles en analyses op uit te voeren. Naast een export op basis van de Datum van indiening, kun je ook exporteren op basis van de Verwerkingsperiode Gemal. Zo zorgen we ervoor dat je eenvoudig alle declaraties van een bepaalde salarisrun kunt controleren. (dit kun je op ieder moment doen, dus ook voor het draaien van de betreffende periode)     Daar waar we bij de combinatie HR Self Service / Beaufort zien dat er reeds geaggregeerd wordt in HR Self Service (denk aan de rekenbladen), heb je in dit geval de beschikking over (bijna) alle detail-gegevens. Je kunt dus een zeer gedetailleerde controle uitvoeren.   Ook declaraties die nog niet volledig zijn goedgekeurd, zijn onderdeel van de export:  
Volledig artikel weergeven
28-12-2021 09:59 (Bijgewerkt op 28-02-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 347 Weergaven
Ja, Als beheerder richt je voor een bepaalde (KM-)categorie in dat de vermindering beschikbaar is voor de medewerker en een maximum.     Diverse CAO's (bijv. Gehandicaptenzorg, Huisartsenzorg, Ziekenhuizen) kennen een maximale vergoeding voor woon-werkverkeer. Dit maximum (bijv. 30 km) is ingericht in Gemal zodat daar de vergoeding gemaximeerd kan worden. Is de afstand woon-werk groter dan dit maximum, dan wordt daar geen vergoeding over toegekend, maar wordt wel fiscale ruimte opgebouwd. In Beaufort kennen we de rubriek Fiscale reisafstand woon-werk enkele reis (P00372); deze rubriek bevat de totale (werkelijke) afstand woon-werk.   Medewerker Op het moment dat een medewerker een KM-declaratie wil indienen en gekozen heeft voor een categorie waarbij Woon-werkverkeer in mindering gebracht mag worden, ziet deze een extra optie (schakelaar) met daar achter de afstand die hoort bij een retour woon-werk. In onderstaand voorbeeld is de waarde van rubriek P00372, 8,75 (km) Was de waarde P00372 groter geweest dan het maximum (in dit voorbeeld 30 km), dan had het systeem 60 km (2 x 30 km; heen en terug) in mindering gebracht.     Standaard wordt de vermindering toegepast. De medewerker moet zelf de schakelaar omzetten om de vermindering ongedaan te maken De medewerker ziet dan direct dat de afstand van de declaratie is aangepast.     Indien voor het betreffende dienstverband geen waarde bekend is in Beaufort voor woon-werkverkeer (P00372), wordt de schakelaar ook niet weergegeven.   Controle Tijdens de controle (veelal door de manager) van de declaratie, tonen we - indien de vermindering is toegepast - een beknopt overzicht. Hierdoor kan men eenvoudig en snel zien wat de totale afstand van de route was, de vermindering en het totaal van de declaratie.     Beheerder Ook beheerders zijn we niet vergeten, de export van KM-declaraties hebben we uitgebreid met het veld Correctie woon-werkverkeer. Daarnaast hebben we het veld Reisbewegingen geintroduceerd zodat er meer mogelijkheden zijn voor bijvoorbeeld controles. De declaraties op regel 2 en 3 zijn van het type A --> B --> C; dus 2 bewegingen (van A --> B en van B --> C) Op regel 4 betreft het een route met 3 reisbewegingen (A --> B --> C --> D).      
Volledig artikel weergeven
28-12-2021 11:12 (Bijgewerkt op 28-02-2024)
  • 2 Antwoorden
  • 1 kudos
  • 448 Weergaven
Nee, we hebben ook geen concrete plannen om ondersteuning voor directe doorbelasting toe te voegen daar er een zeer kleine groep klanten is die dit gebruikt.  
Volledig artikel weergeven
28-12-2021 11:28 (Bijgewerkt op 28-02-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 234 Weergaven
Op dit moment zijn de declaraties voor onkosten en kilometers gescheiden. Mogelijk gaan we in de toekomst de kilometer-declaraties uitbreiden zodat daar ook een aantal onkosten aan toegevoegd kunnen worden (denk aan parkeerkosten of tol).
Volledig artikel weergeven
28-12-2021 11:30 (Bijgewerkt op 28-02-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 250 Weergaven
Als een toekomstige medewerker een account heeft voor Youforce kan hij/zij ook gewoon inloggen in de Youforce app. De medewerker zal alle functionaliteiten zien die geautoriseerd zijn. Een medewerker kan zo bijvoorbeeld zijn dossier zien of zijn adresgegevens wijzigen.   In de onderdelen waar de medewerker een declaratie kan indienen (dus zowel gewerkte dagen, onkosten als kilometers) zal de volgende melding worden weergegeven.     In Profiel / Dienstverbanden zal de medewerker zien dat er nog geen actief dienstverband is. Dit ziet de medewerker als  volgt.    Vanaf de eerste werkdag kunnen de volledige functionaliteiten van de Youforce app worden gebruikt door de medewerker.  
Volledig artikel weergeven
28-12-2021 11:44 (Bijgewerkt op 28-02-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 293 Weergaven
Nee, anders dan de tokens die nodig zijn om de gebruiker toegang te verlenen, worden er geen gegevens opgeslagen op de telefoon. Deze tokens worden beveiligd opgeslagen conform best practices (iOS - Keychain, Android - Secure Preferences) Indien de gebruiker documenten download (bijv. een salarisstrook) worden deze uiteraard wel opgeslagen op de telefoon. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor downloads vanuit apps, ook de Youforce app.  
Volledig artikel weergeven
28-12-2021 11:47 (Bijgewerkt op 28-02-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 277 Weergaven
De Youforce app is gebouwd met de nieuwste technieken. Ook is er directe integratie met gegevens in HR Core Beaufort Online. Daardoor ziet de medewerker altijd actuele gegevens in de Youforce app. Daarom is de app alleen beschikbaar voor HR Core Beaufort Online.  
Volledig artikel weergeven
28-12-2021 11:49 (Bijgewerkt op 28-02-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 272 Weergaven
In de beheerdershandleiding (Handleiding Youforce app voor functioneel beheerders) staat de inrichting van de app stap voor stap beschreven. Maar vanzelfsprekend kan je vaste Customer Success Manager samen met een consultant altijd ondersteunen met de implementatie. En ook de Visma|Raet Servicedesk collega's staan altijd klaar om je vragen te beantwoorden.
Volledig artikel weergeven
28-12-2021 12:01 (Bijgewerkt op 28-02-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 398 Weergaven