Kennisbank Youforce APP

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die gebruik maken van de Youforce app. Dit document geeft inzicht in welke inrichting noodzakelijk is voordat de Youforce app gebruikt kan worden.

Nee, eenmaal ingediend kan de betreffende maand niet meer gecorrigeerd worden.  Visma|Raet kan de betreffende maand wel verwijderen; de beheerder kan een aanvraag aanmaken in Mijn Visma Raet. Het sjabloon dat hiervoor gebruikt kan worden, is te vinden onder de naam Youforce App Resetten gewerkte dagen.  Het sjabloon is zichtbaar onder de afname van Youforce App Worked days. Mocht je wel de afname van Worked days hebben, maar dit niet zien in 4ME, dan is het advies om dat op te nemen met je Customer Success Manager. De maand wordt verwijderd voor alle dienstverbanden van de betreffende persoon. Vergeet na het verwijderen niet om in Gemal de bijbehorende mutaties te verwijderen.

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van gewerkte dagen. In dit document wordt de werking en inrichting van gewerkte dagen beschreven.    Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

Om de afstand te bepalen tussen 2 of meer locaties zijn het kaartmateriaal en het algoritme (de berekening) van belang.   De kaart bevat de locaties (huizen, panden, bijzondere locaties / POI’s), wegen en allerlei andere informatie (gemiddelde snelheid, eenrichtingsverkeer, verhard/onverhard) die nodig is om een route te bepalen.   Het algoritme bepaalt de route op basis van een aantal criteria en het kaartmateriaal. Bijvoorbeeld wordt de snelste of kortste route gevraagd? Moet de verkeerssituatie meegenomen worden? Etc.   In de Youforce App (en Desktop) bepaal stel je per categorie in of je de snelste of kortste route wil gebruiken. De route wordt bepaald per auto.   Onze instellingen zorgen er voor dat het algoritme Geen rekening houdt met de actuele verkeerssituatie en andere tijdsafhankelijke zaken * Onverharde wegen worden vermeden (tenzij er geen alternatief is) Hiermee proberen we ervoor te zorgen dat de afstand tussen locaties zoveel mogelijk hetzelfde blijft. Dit zal niet in alle gevallen zo zijn; zowel de kaart als het algoritme zijn aan verbeteringen onderhevig en dit heeft invloed op de berekende afstand. Denk bijvoorbeeld aan een straat die van twee- naar eenrichtingsverkeer is gewijzigd. * Langdurige afsluitingen van wegen (d.w.z. huidige afsluitingen die langer dan een dag duren) worden nog steeds meegenomen in de bepaling van de afstand.

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van declaraties. In dit document wordt de werking en inrichting van declaraties beschreven.    Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van vervanging. In dit document wordt de werking en inrichting van vervanging beschreven.    Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van ziekteverzuim. In dit document wordt de werking en inrichting van ziekteverzuim beschreven.    Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

Het recht 'vervanging instellen' zorgt ervoor dat je alleen een vervanger kunt instellen minimaal dezelfde rol. Een 'manager' kan dus nooit zelf een 'secetaresse' instellen als vervanger. In de handleiding van de Youforce app hebben we de verschillende mogelijkheden toegelicht.   Echter een beheerder van Youforce kan het recht 'vervanging beheren' toegewezen krijgen. Hiermee kan deze beheerder meer. Een beheerder kan wel een 'manager' selecteren en daarna een 'secretaresse' instellen als vervanger. Meer daarover staat beschreven in de handleiding van de Youforce app. Of lees het nieuwsbericht 'Naast 'vervanging' ook 'delegatie' in te stellen door de beheerder'.

Het zou kunnen dat een bepaalde locatie (bijvoorbeeld een postcode/huisnummer combinatie) niet gevonden kan worden.    In dit geval kun je een ticket maken bij ons Service Center met daarin een link (URL) naar de betreffende locatie uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Klik hier voor een voorbeeld   Houd er rekening mee dat een verbetering van het kaartmateriaal een minimale doorlooptijd heeft van 4 tot 6 weken.

Het zou kunnen dat een bepaalde locatie wel beschikbaar is maar dat de aanvullende gegevens onjuist zijn of ontbreken.   Je ziet in bovenstaand voorbeeld dat we zoeken op de tekst “raet” en ons adres (Plotterweg 38) een aantal keren voorkomt. Dit komt omdat bij onze locatie aanvullende gegevens zijn opgenomen, bijvoorbeeld dat onze organisatie “Raet” en “Visma Raet” heet, en dat we beschikken over een parkeerplaats…   Mocht jouw organisatie niet bekend zijn onder de juiste naam, dan kun je zelf onze leverancier hier op attenderen via de volgende website: https://wego.here.com/   Zoek de locatie en klik op “Meer info bekijken”   Klik op “Meer weergeven” indien nodig en op daarna op “Een kaartfout melden”   Volg de korte wizard om de melding te doen  

Autorisaties voor de Youforce app worden ingericht via Autorisatiebeheer. Steeds meer onderdelen van Youforce richt je in via 'autorisatiebeheer'. Lees dus naast onderstaande kennisbank artikel voor de Youforce app ook het meer algemene artikel Hoe richt ik de rechten voor Mijn Youforce zo overzichtelijk mogelijk in 'autorisatiebeheer'?   Vanuit Visma|Raet adviseren we om de rechten van de Youforce app zo overzichtelijk mogelijk in te richten en zo veel mogelijk gebruik te maken van de rollen uit de organisatiestructuur van HR Core Beaufort. In dat gevallen zijn 3 profielen genoeg.   Rechten voor medewerkers Als een medewerker zowel toegang mag hebben tot zijn eigen salarisstrook, eigen personeelsdossier, adres- en contactgegevens mag wijzigen, gewerkte (thuis)werkdagen mag declareren en reis- en onkosten declaraties mag indienen dan is het volgende profiel van toepassing:     Rechten voor (back-up) managers en andere rollen Managers, back-up managers en alle andere rollen die je toegang wil geven tot ''declaraties goedkeuren (in bulk)'', ziek- en herstelmeldingen en vervanging kan je in één profiel zetten. In onderstaande voorbeeld zijn er 2 rollen gekoppeld aan de volgende rechten:      Rechten voor beheerders of rollen zoals salarisadministratie Ook voor beheerders, salarisadministrateurs of  andere professionals is het werken met rollen de beste oplossing. Stel je gebruikt hiervoor de rol HR Admin (HRA) en deze rollen mogen zowel toegang krijgen tot de rechten van een functioneel beheerder als o.a. tot het ziek- en herstelmelden van alle medewerkers. Dan is het volgende profiel van toepassing:  

Het is voor ons allemaal zeer belangrijk dat de Youforce app stabiel is en werkt in lijn met de huidige beveiligingsstandaarden. Omdat oudere versies van iOS of Android geen beveiligingsupdates meer ontvangen vanuit Apple en Google is het daarom niet gebruikelijk deze nog te ondersteunen.    Vanaf Youforce app versie 1.8.1 is het minimaal ondersteunde besturingssysteem iOS 14 voor Apple iPhone en Android 8 voor Android telefoons.   Elke keer als er een nieuwe versie van iOS of Android besturingssysteem beschikbaar komt, testen we de Youforce app op compatibiliteit en besluiten of we oudere versies niet meer zullen ondersteunen. We zullen dit steeds op voorhand laten weten zodat jullie je medewerkers hiervan op de hoogte kunnen stellen.

Als Visma|Raet bieden we geen extra ondersteuning voor Mobile Device Management tools. De meeste MDM-tools kunnen gebruik maken van apps uit de bekende app stores (Google Play en Apple App Store). We leveren dan ook geen losse applicatie, zoals een APK.

De medewerker zal in de Youforce app het onderdeel ''Mijn dossier'' en ''Profiel'' blijven zien. In ''Mijn dossier'' zijn alle oude salarisstroken & jaaropgaven nog beschikbaar als deze rechten zijn toegekend aan het onderdeel ''standaardgebruiker'' in Portaalbeheer / Gebruikersinstellingen / Youforce autorisatieprofielen beheren. In ''Mijn dossier'' zijn alle documenten uit het personeelsdossier nog beschikbaar als deze rechten zijn toegekend aan het onderdeel ''standaardgebruiker'' in Portaalbeheer / Gebruikersinstellingen / Youforce autorisatieprofielen beheren. Daarnaast is de toegang van de Youforce app voor medewerkers die uitdienst zijn afhankelijk van de rechten die zijn toegekend in Autorisatiebeheer . De volgende inrichting kan bijvoorbeeld voorkomen: Rechten op ''Personal information'' zijn toegekend aan ''alle gebruikers''. Een medewerker kan na zijn/haar uitdienst datum nog adres- en contactgegevens wijzigen via de Youforce app Rechten op ''WorkLocationRegistration'' zijn toegekend aan ''alle gebruikers''. Een medewerker kan na zijn/haar uitdienst datum nog eerder ingediende werklocatie declaraties bekijken. Nieuwe declaraties indienen kan niet meer. Rechten op ''Expense Management'' zijn toegekend aan ''alle gebruikers''. Een medewerker kan na zijn/haar uitdienst datum nog eerder ingediende declaraties bekijken. Nieuwe declaraties indienen kan niet meer. Een medewerker die dus uitdienst is maar nog wel rechten heeft op  ''WorkLocationRegistration" & ''Expense Management" zal de volgende schermen zien als hij/zij een nieuwe declaratie wil indienen:            

De functionaliteit 'vervanging' zorgt ervoor dat: De ingestelde 'vervanger' óók de declaratie ter goedkeuring krijgt De ingestelde 'vervanger' óók medewerkers kan ziek- en herstel melden   Het instellen van een 'vervanging' zorgt er echter niet voor dat de 'vervanger' automatisch de rechten krijgt om de applicatie 'ziekteverzuim' of 'declaraties' te openen. Het is dus raadzaam om de rechten van de Youforce app & desktop in te richten op basis van rollen en niet op individuele gebruikers. Meer informatie hierover is te vinden in het kennisbankartikel 'Best practise inrichting Autorisatiebeheer Youforce app'

In de   beheerdershandleiding (Handleiding Youforce app voor functioneel beheerders)  wordt in het hoofdstuk Algemeen / Rechten exact beschreven welk onderdeel van Autorisatiebeheer moet worden geautoriseerd.

Sommige professionals hebben ervoor gekozen om méér dan één account te hebben voor Youforce. Vaak een specifiek IC-account met een certificaat en een eigen medewerker account (b.v. beginnend met RO).    Het kan voorkomen dat deze accounts op een later moment zijn samengevoegd in Portaalbeheer van Youforce. Weet je daarom niet meer zeker welk account toegang geeft tot je eigen medewerker en dienstverband gegevens? Doorloop de volgende stappen om het te achterhalen: Log in op Youforce als Professional Download het gebruikersoverzicht via Portaalbeheer / Portaalbeheer / Rapportages /Gebruikersoverzicht Open dit overzicht via Excel. In dit overzicht staat een kolom ‘‘HR Persoonsnummer’’ Zoek in Excel het persoonsnummer van jezelf (of collega) waarvan je het juiste Youforce gebruikersnummer wil weten. Dat gebruikersnummer gebruik je  vervolgens in ‘‘ Autorisatiebeheer ’’ om de juiste autorisatie toe te wijzen.

Autorisaties voor de Youforce app worden ingericht via ''Policy Management''. Deze handleiding geeft uitleg over ''Policy Management''.

Nee, 'vervanging' in de Youforce app (& desktop) en Self Service zijn aparte functionaliteiten.   Bij de ontwikkeling van de Youforce app hebben we veel tijd gestoken in het realiseren van de autorisaties. Hierdoor kunnen we o.a. zorgen dat: Een declaratie terecht komt bij de juiste goedkeurder Een (back-up) manager de juiste medewerkers ziek kan melden   Bij de ontwikkeling hiervan hebben we veel gekeken naar de sterke punten, maar ook de verbeterpunten van Self Service. Daarom hebben we o.a. de volgende nieuwsberichten geplaatst over de Youforce app: Verbetering in ophalen gegevens uit organisatiestructuur Vervanging in te stellen door alle rollen   We hebben er dus bewust voor gekozen om de functionaliteit 'vervanging' volledig opnieuw te bouwen voor de Youforce app & desktop. Daarbij rekening houdend met de meest populaire idee bij Self Service om ''vervanging in te kunnen stellen voor andere rollen''.   Door het volledig opnieuw bouwen van 'vervanging' maken we het op lange termijn mogelijk om één oplossing te realiseren voor 'vervanging' die zowel werkt in de processen van de Youforce app (zoals declaraties en ziekte) als in Self Service.   Tot die tijd zal een manager (of andere rol) dus zowel 'vervanging' moeten instellen in Self Service als in de Youforce app.   Op basis van input via het Ideeën forum van de Youforce app hopen we te leren hoeveel prioriteit het realiseren van één centrale 'vervanging' functionaliteit heeft.

De Youforce app (& desktop) kent net zoals Self Service het zogenaamde 'opschakel-mechanisme'. Dit is bijvoorbeeld relevant wanneer een 'manager' een dienstverband heeft op de afdeling waar hij/zij ook zelf manager van is.   Bij de ontwikkeling hiervan hebben we veel gekeken naar de sterke punten, maar ook de verbeterpunten van Self Service. Graag lichten we het toe aan de hand van enkele voorbeelden   Opschakeling Youforce app werkt meerdere niveaus naar boven Stel je gebruikt 'declaraties' in de Youforce app en hebt ingericht dat de rol manager (MGR) een declaratie moet goedkeuren. Dan wil je dat een manager nooit zijn eigen declaratie goedkeurt. Daarom wordt in een dergelijk geval opgeschakelt tot er een andere manager gevonden wordt.       Opschakeling Youforce app werkt voor alle rollen Stel je gebruikt de rol 'salarisadministratie' om declaraties goed te keuren. Ook andere rollen dan manager (MGR) worden opgeschakeld.     Opschakeling Youforce app alleen indien noodzakelijk Het kan voorkomen dat één afdeling twee managers (MGR) heeft. In een dergelijk voorbeeld hoeft opschakeling niet toegepast worden. Immers 'de andere manager' heeft gewoon de rechten om een declaratie goed te keuren.