Passeli Yritys käyttövinkit

Passeli Yritys ohjelmassa on mahdollista määritellä automaattisesti käsiteltäviä aineistotyyppejä. Automaattisesti käsiteltäviä aineistoja ovat SEPA Tiliotteet, SEPA Maksupalautteet ja E-laskujen vastaanottoilmoitukset. SEPA Tiliote SEPA Tiliotteen automaattinen käsittely vaatii Liikekirjanpito –osion Passelissa. SEPA Tiliote on siis mahdollista tallentaa Passeli Yrityksen tietokantaan automaattisesti aineiston latauksen yhteydessä. Tallennuksen jälkeen SEPA Tiliote on käsiteltävissä ja tulostettavissa Liikekirjanpito –osion Pankkitiliotteet –toiminnosta. Toiminnosta voidaan kohdistaa mm. suorituksia, maksuja tai luoda uusia tositteita suoraan kirjanpitoon. Automaattisen käsittelyn SEPA Tiliotteelle saa aktiiviseksi, kun valitaan Pankkiyhteys –osion työkalupalkista ”Asetukset” – ”Pankkiyhteysohjelman asetukset” Valitaan ”Pankki” kenttään käyttämäsi Pankki ja kirjoitetaan SEPA Tiliote –kenttään tiliotteen aineistotyyppi. Aktivoi vielä kenttä ”Tallenna tiliote automaattisesti tietokantaan”, jonka jälkeen voit tallentaa tiedot ”Tallenna” –painikkeesta. Seuraavan kerran kun lataatte Pankkiyhteys –toiminnosta SEPA Tiliotetta, niin tiliote tallentuu tietokantaan ja tiliote löytyy Liikekirjanpito –osion Pankkitiliotteet –toiminnosta. SEPA Maksupalaute SEPA Maksupalautteita voi käsitellä automaattisesti mikäli käytössänne on Ostoreskontra –osio. Maksupalautteet luetaan ohjelmaan ja Maksuaineistojen hallinta –toiminnon kautta voi tarkastaa maksuaineistojen palaute-tilan. Avaa Pankkiyhteys –osion työkaluriviltä ”Asetukset” -> ”Pankkiyhteysohjelman asetukset” Valitse ”Pankki” kenttään käyttämäsi Pankki ja kirjoita SEPA Maksupalaute –kenttään SEPA Maksupalautteen aineistotyyppi. Aktivoi kenttä ”Käsittele palaute automaattisesti”, jos haluat lukea palautteet automaattisesti ohjelmaan. Mikäli haluat myös tulostaa palautteen käsittelyn jälkeen niin aktivoi ”Tulosta palaute käsittelyn jälkeen” –kenttä. Tulosteella näkyy palautteen tila ja mahdollinen hylkäyssyy, että miksi maksuaineistoa ei ole hyväksytty pankissa. Tallenna tiedot ”Tallenna” –painikkeesta. Seuraavan kerran kun lataatte Pankkiyhteys –toiminnosta SEPA Maksupalautteita, niin palautteet käsitellään automaattisesti ja mahdollisesti tulostetaan latauksen jälkeen. Tulostusikkuna aukeaa automaattisesti ruudullesi. Maksupalautteita voit käydä katsomassa Maksuaineistojen hallinnassa. Maksuaineistojen hallintaan pääsette Ostoreskontra –osion työkaluriviltä ”Ostoreskontra” -> ”Maksuaineistojen hallinta”. E-lasku vastaanottoilmoitus E-laskujen vastaanottoilmoituksia voidaan ladata Pankkiyhteyden kautta, jos olet lähettänyt Laskuttajailmoituksia ohjelmasta. Vastaanottoilmoitusten automaattinen käsittelyn kautta on mahdollista päivittää asiakkaiden tietoja, jotka ovat aktivoineet verkkolaskun vastaanoton. Avaa Pankkiyhteys –osion työkaluriviltä ”Asetukset” -> ”Pankkiyhteysohjelman asetukset” Valitse ”Pankki” –kenttään käyttämäsi Pankki ja kirjoita E-lasku vastaanottoilmoituksen aineistotyyppi sille määritettyyn kenttään. Aktivoi kenttä ”Käsittele vastaanottajailmoitus automaattisesti”. Tallenna tiedot ”Tallenna” –painikkeesta. Seuraavan kerran kun lataatte E-lasku vastaanottoilmoituksia Pankkiyhteyden kautta, ohjelma havaitsee aineiston ja käsittelee vastaanottoilmoituksen. Voitte päivittää esimerkiksi asiakkaan yleisiä tietoja ja verkkolaskutietoja kyseisen vastaanottoilmoituksen kautta.

Suorituksia on mahdollista poistaa laskutuksenhallinta ikkunan suoritukset näkymässä, tai suorituksen kirjausikkunassa. Suorituksen poistaminen laskutuksenhallinnassa Avaa Laskutuksenhallinta ja valitse näytöksi ”Suoritukset” Valitse suoritus, jonka haluat poistaa Paina Laskutuksenhallinnan työkaluriviltä ”Poista valitut suoritukset” –painiketta. Lukittua suoritusta ei voida poistaa. Ohjelma varmistaa vielä poiston. Mikäli haluat poistaa suorituksen, paina OK –painiketta Suorituksen poisto ei poista laskua, vaan ainoastaan tehdyn suorituksen. Tällöin lasku palautuu Avoin –tilaan. Suorituksen poistaminen suorituksen kirjausikkunassa Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Uusi suoritus” Etsi suoritus työkalurivin suurennuslasi -kuvakkeesta Suorituksen tiedot tulevat suorituksen kirjaus -ikkunaan. Valitse suoritus muokkaus-tilaan painamalla ”Muokkaa” –painiketta. Paina työkaturiviltä Poista –painiketta poistaaksesi suorituksen. Lukittua suoritusta ei voi poistaa. Ohjelma varmistaa vielä poiston. Mikäli haluat poistaa suorituksen, paina OK –painiketta Suorituksen poisto ei poista laskua, vaan ainoastaan tehdyn suorituksen. Tällöin lasku palautuu Avoin –tilaan.

Suorituksen kirjaaminen manuaalisesti Laskulle on mahdollista kirjata suorituksia ”Uusi suoritus” –toiminnolla sekä suoraan Laskutuksenhallinnasta. Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Uusi suoritus” Syötä tunniste kenttään laskunnumero tai hae avoin lasku ”Haku” -toiminnolla Anna suoritukselle kirjauspäivä, jolloin laskuun on saapunut suoritus Tarkista käytettävä kirjanpitotili, jotta tiliöinnit menevät oikein Ohjelma tarjoaa oletuksena avoinna olevaa summaa suorituksen määräksi. Muuta tarvittaessa suorituksen määrää. Kirjaa mahdolliset oikaisut tai/ja kurssierot Tallenna suoritus painamalla ”Tallenna” –painiketta Suorituksen kirjaaminen Laskutuksenhallinnasta Valitse avoin lasku, jolle halutaan kirjata suoritus Paina ”Kirjaa laskuun suoritus” –painiketta tai F3 –näppäintä Lasku tulee olla avoin tai osasuoritettu –tilassa, jotta siihen voidaan kirjata suoritus Ohjelma näyttää suorituksen kirjausikkunassa valitun laskun tiedot ja ohjelma tarjoaa suorituksen määräksi avoinna olevaa summaa. Kirjaa mahdolliset oikaisut ja/tai kurssierot Tarkista suorituksen tiedot ja paina ”Tallenna” -painiketta, jolloin suoritus tallentuu ohjelmaan. Suorituksen kuittaaminen tiliotteelta Suoritukset on mahdollista kuitata tiliotteelta tai viiteluettelosta. Nouda pankista tiliote tai viiteluettelo ja huolehdi, että aineisto on oikeassa tietue muodossa. Kyseinen pankkitili pitää olla perustettuna ohjelman yrityksen yhteystiedoissa. Suoritukset kohdistuvat viitenumeron perusteella, eli jos suoritusta ei ole maksettu viitenumerolla, se ei kohdistu automaattisesti mihinkään laskuun. Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Suoritusten kuittaus tiliotteelta” Valitse oikea tunniste. Mikäli tunnisteita ei ole vielä ohjelmassa, luo uusi painamalla Uusi tunniste -painiketta. Anna tunnisteelle pankin nimi ja paina OK -painiketta. Valitse hakemisto, johon on tallennettu konekieliset tiliotteet, viiteluettelot tai SEPA tiliotteet ja paina OK -painiketta Tiedostot kentässä näkyy kaikki valitun kansion tiedostot. Valitse tiedosto ja paina OK -painiketta. Suorituksen kuittaus tiliotteelta näkyy tiedoston suoritukset. Laskuno -sarakkeessa näkyy laskun numero ja L -sarakkeessa OK, mikäli suoritus voidaan kohdistaa laskuun. Paina Kuittaa suoritetuksi -painiketta Kuittauksen jälkeen tulee ilmoitus kohdistetuista suorituksista. Mikäli aineistossa oleva suoritus on pienempi tai suurempi kuin avoimena oleva laskun summa, avautuu tällöin suorituksen kirjausikkuna, jolloin voit itse päättää miten lasku kirjataan suoritetuksi. Factoring laskulle voidaan kirjata suoritus aivan kuten normaaleille laskuillekin. Factoring-suorituksen kirjaamisen normaalista erottaa yleensä suoritukselle määritettävä kirjanpitotili. Factoringlaskujen kirjanpidon tili tulee Factoring sopimuksen tiedoista. Katso tarvittaessa suorituksen kirjaamisen ohje Laskutus ja myyntireskontra osiosta.   Suorituksen muokkaaminen Suorituksia on mahdollista muokata Laskutuksenhallinta ikkunan ”Suoritukset” näytöllä, tai suorituksen kirjausikkunassa. Suorituksia voidaan myös poistaa suoraan Laskutuksenhallinnan ”Suoritukset” näkymästä. Suorituksen muokkaus laskutuksenhallinnassa: Avaa Laskutuksenhallinta ja valitse näytöksi ”Suoritukset” Valitse suoritus, jota haluat muokata Paina laskutuksenhallinnan työkaluriviltä Näytä valittu suoritus -painiketta, tai F10 näppäintä Valitun suorituksen tiedot tulevat Suorituksen kirjaus -ikkunaan. Valitaan suoritus ”Muokkaus” tilaan yläpalkin Muokkaa-painikkeesta Tee suoritukseen tarvittavat muutokset ja paina ”Tallenna” -painiketta suorituksen kirjauksen työkaluriviltä. Suorituksen muokkaus suorituksen kirjausikkunassa Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Uusi suoritus” Paina työkaluriviltä suurennuslasi –kuvaketta etsiäksesi muokattavan suorituksen Valitun suorituksen tiedot tulevat Suorituksen kirjaus -ikkunaan. Valitaan suoritus ”Muokkaus” tilaan yläpalkin Muokkaa-painikkeesta Valitaan suoritus ”Muokkaus” tilaan yläpalkin Muokkaa-painikkeesta Tee suoritukseen tarvittavat muutokset ja paina ”Tallenna” -painiketta suorituksen kirjauksen työkaluriviltä.

Ryhmälaskututusta käytetään samansisältöisten, kalenteriin sidottujen laskujen luontiin ryhmälaskumalleihin liitetyille asiakkaille tai asiakasryhmille. Laskut luodaan valituista ryhmälaskumalleista Laskutusajo-toiminnolla. Ryhmälaskupohjien ylläpito sekä Laskutusajo -toiminto löytyvät Laskutus -valikon Ryhmälaskutus -toiminnosta. Ryhmälaskutus aloitetaan ryhmälaskumallien luonnilla. Ryhmälaskumalli sisältää mallilaskun ja laskutustiedot. Mallilaskussa määritellään laskutettavat nimikkeet ja laskun yleistiedot. Laskutustiedoissa määritellään mallilla laskutettavat asiakkaat tai asiakasryhmät sekä laskuajojen tekemiseen tarvittavat tiedot kuten laskutuskausi- sekä laskutusperusteen voimassaoloaikaan liittyvät tiedot. Kun ryhmälaskumallit ovat kunnossa, voi laskut luoda laskutusajolla. Laskutusajossa käyttäjä luo laskut niille ajoon valittujen ryhmälaskumallien asiakkaille, joiden laskukausi päättyy ennen käyttäjän antamaa, ”Laskutetaan asti” päivää.

Maksukehotuksia on mahdollista tulostaa asiakkaille, joilla on avoinna laskuja ja laskut ovat myöhässä enemmän kuin asetuksissa annettu sallittu myöhästyminen. Asiakkaalle pitää olla myös valittuna asiakaskortistossa ”Muut tiedot” -välilehdellä maksukehotukset valinta. Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Maksukehotukset ja perintä” Tarkista laskuille annettava maksuaika ja huomautuskulut ”Asetukset” valikosta Valitse laskut, joista haluat tulostaa maksukehotuksen Paina lopuksi ”Tulosta” painiketta maksukehotuksien tulostamiseksi Maksukehtotuksista on asiakkaalle lähetettävissä tekstiviesti, maksukehotukset ohjeesta on tutustuttavissa toimintoon.

Myynti- ja ostotapahtumille kirjataan kirjanpidon tilinumerot. Mikäli tulosteissa on nähtävillä 6-numeroisia tilinumeroja, oletustileille ei ole määritelty kirjanpidontilejä. Ohjelmaan tulee perustaa kirjanpidon tilit ja sen jälkeen määritellä oletustileille käytettävät tilit. Mikäli käytössäsi on kirjanpito osio, suorita kirjanpidon käyttöönotto ja valitse käytettävä tilikartta kirjanpidossa. Mikäli käytössä ei ole kirjanpito-osiota, voit perustaa tilit ”Perustiedot” -valikosta ”Tililuettelon ylläpito”. Tililuettelopohja voidaan myös hakea painamalla ”Hae tilit” -painiketta. Valmiit tililuettelopohjat löytyvät ohjelman asennushakemistosta ”Tililuettelo” kansiossa. TK -alkuiset tiedostot ovat tilikartta- / tililuettelomalleja.   - Tili no -kenttään annetaan kirjanpitotilin yksilöivä tilinumero. - Selite kenttään annetaan kirjanpitotilin selkokielinen nimi, joka näkyy esim. raporteilla. - Tilityyppi vaikuttaa tililuettelon tilien tarjontajärjestykseen valittaessa kirjanpitotiliä pudotusvalikosta. - Verokäsittely kohdassa määritellään tilin käyttäytyminen arvonlisäverotuksen kannalta. - Ei käytössä -valinnalla kirjanpitotili tehdään passiiviseksi, jolloin se ei näy valintalistoissa, eikä sille voi tehdä kirjauksia - Tallennetaan annetut tiedot painamalla OK Oletustilien valinta Perustiedot valikosta valitaan ”Oletustilien ylläpito”. Valitse tilinumero sarakkeessa jokaiselle käytettävälle tilille haluttu kirjanpidontili, jolloin ohjelma tarjoaa oletuksena sitä tiliä mikä on valittuna. Paina OK -painiketta, jolloin muutokset tallentuvat

Rakennuspalveluiden ja romumyynnin myyntilaskun kirjaaminen helpottuu myyntialueiden luomisen kautta. Valitaan ohjelman yläpalkista ”Perustiedot” -> ”Myyntialueet” Lisätään myyntialueiden ylläpitoon uusi rivi ”Rakennuspalvelut” tai ”Romumyynti” ja kirjataan selitteeseen laskuille tulostuva selite voimassaolevasta direktiivistä. (esim. AVL 8 C §:ään tai direktiiviin(Art. 199, Dir.2006/112/EY)) tai vastaavat tiedot romumyynnin osalta. Tallennetaan myyntialue ”OK” painikkeella Avataan Asiakaskortisto ja valitaan asiakkaan ”Muut tiedot” välilehdelle myyntialueeksi luotu ”Rakennuspalvelut” tai ”Romumyynti” ja tarkistetaan että asiakaskortilla on annettuna asiakkaan Y-tunnus ja ALV-tunnus. Valitaan oletustilien ylläpidosta Rakennuspalveluille oletus myyntitili ja samoin romumyynnille. Valitse ohjelman yläpalkista ”Perustiedot” -> ”Oletustilien ylläpito” Valitse ”Rakennuspalvelut” tai ”Romumyynti” myyntialueelle haluamasi kirjanpidon myyntitili, jotta myynti ohjautuu kirjanpidollisesti oikealle tilille. Nyt voit luoda laskun asiakkaalle ja laskutulosteella näkyy rakennuspalveluiden ja romumyynnin myynnissä vaaditut tiedot laskun verottomuudesta.

Ennen kuin voidaan luoda Factoring laskuja, tulee ohjelmaan perustaa käytettävä rahoitusyhtiö ja valita asiakkaalle käytettävä rahoitusyhtiö. Rahoitusyhtiön luominen ohjelmaan Avaa perustiedot -valikosta Yrityksen yhteystiedot Mene Factoring välilehdelle Paina Factoring välilehden työkalurivin Uusi rahoitusyhtiö -painiketta Anna rahoitusyhtiön tiedot Factoring välilehdelle Paina Sopimustiedot -painiketta Anna Factoring sopimuksen yksilöintitiedot. Syötä myös ”Viitenumero” ja käytettävä ”Siirtoteksti”, joka tulostuu jokaiselle factoringlaskulle. Paina OK –painiketta tallentaaksesi tiedot Paina yrityksen yhteystiedoissa vielä OK -painiketta Valitaan asiakkaalle käytettävä rahoitusyhtiö Avaa kortisto -valikosta Asiakaskortisto Hae asiakas jolle haluat luoda Factoring laskuja Ota asiakkaan tiedot muokkaukseen painamalla asiakaskortiston työkaluriviltä Muokkaa -painiketta tai painamalla Ctrl + E näppäinyhdistelmää Mene Muut tiedot -välilehdelle Valitse Factoring sopimus -kenttään käytettävä rahoitusyhtiö Mikäli asiakas on kotimainen, anna vielä asiakkaan Y-tunnus. Tallenna tiedot painamalla Tallenna -painiketta   Laskujen pankkitilitiedot Kun asiakkaalle on valittu Factoring sopimus, tulostuu laskulle rahoitusyhtiön pankkitilitiedot. Factoringlaskun tunnistat Laskutuksenhallinnan F-sarakkeen merkinnästä ja laskujen kirjauksessa laskutusaiheen oikealla puolella olevasta Factoringlasku -tekstistä. Factoring aineiston luonnin epäonnistuessa Jos factoringlaskut tulostuvat vain esikatseluun tai paperille niin tarkista seuraavat tiedot: Jos lasku tulostuu kahteen kertaan esikatseluun tai laskusta tulee kaksi kopiota paperisena, niin virhe on laskulla. Tarkista laskulta, että ”Toimitusaika” ja muut laskutustiedot ovat oikein. Sekä tarkista, että laskulla ei esiinny erikoismerkkejä, koska verkkolaskuaineistossa ei saa olla mukana erikoismerkkejä. Jos lasku tulostuu esikatseluun tai paperille ja haluaisitte lähettää asiakkaallenne kyseisen laskun verkkolaskuna. Tarkista asiakaskortilta, että asiakkaalle on aktivoitu ”Verkkolasku” ja verkkolaskuosoite ja välittäjän osoite on annettuna

Koontilaskulla on mahdollista yhdistää saman asiakkaan toimituksia laskulle. Mikäli asiakkaalle on järjestelmässä kaksi tai useampia toimituksia, niin asiakkaalle voidaan luoda koontilasku. Avaa yläpalkin ”Tilaukset” -valikosta ”Koontilaskun laadinta”. Valitaan luettelosta asiakas, jolle luodaan koontilasku ja paina OK –painiketta. Koontilaskun laadinta -ikkunassa tarkistetaan luotavan koontilaskun tiedot. Koontilaskulta on mahdollista poistaa toimituksia, mikäli niitä ei haluta vielä toimittaa. Valitaan riviosalta kyseinen lähete ja painetaan ”Poista valittu läheterivi” –painiketta. Kun koontilaskun tiedot ovat kunnossa, painetaan OK –painiketta. Ohjelma luo koontilaskun laskutukseen. Koontilasku voidaan tarvittaessa myös perua. Tällöin Koontilasku poistuu laskutuksesta ja myyntitilauksien toimitukset ovat uudelleen laskutettavissa, toimituksia ei kuitenkaan enää tällaisessa tilanteessa voi muokata, eikä tilauksen tilaa enää päivitetä. Avaa yläpalkin ”Tilaukset” -valikosta ”Koontilaskun peruminen”. Valitaan luettelosta koontilasku, joka halutaan perua ja painetaan OK -painiketta. Koontilasku peruuntuu ja ohjelma ilmoittaa, mitkä toimitukset ovat palautuneet ”Toimitettu” tilaan. Toimitukset voidaan laskuttaa tarvittaessa nyt uudelleen, muokkaus ei ole mahdollista eikä toimitusta kannata poistaa sillä tilauksen tilaa ei enää päivitetä.