Releases YouServe

De afgelopen maanden hebben we hard gewerkt om de YouServe app nog slimmer en gebruiksvriendelijker te maken. Of je nu HR-professional, manager, medewerker of applicatiebeheerder bent, er zitten een aantal handige nieuwe functies bij die je echt tijd gaan besparen én de ervaring verbeteren. Hier is bij de kennissessies over gecommuniceerd maar dit lijkt een mooi moment om alles even op een rijtje te zetten. Wat is er nieuw? 1. Declaraties uitgebreid Btw-percentage vastleggen bij onkostendeclaraties Bij de kilometerdeclaratie kun je nu kiezen voor TomTom (ANWB) in plaats van Here bij de afstandsberekening, dit is een parameter in HR Core Op deze manier kan het ook mogelijk gemaakt worden om bij de kilometerdeclaratie de afstand automatisch te berekenen indien er gebruikgemaakt wordt van TomTom (ANWB). Dit scheelt de gebruiker extra werk en de manager een extra controle. Uren en hoeveelheden declareren Voor medewerkers betekent dit: een extra declaratie mogelijkheid op een centrale plek. 2. Wijzigen persoonsgegevens Wijzigingen van woonadres kan nu ook via een workflow lopen in plaats van direct naar HR Core HR-professionals kunnen hierdoor een adreswijziging controleren voordat deze wordt vastgelegd. 3. Rechtenbeheer verfijnd Rechten (het wel of niet laten zien van een knop) was al een tijdje instelbaar op bedrijfsnummer niveau. Nu is het ook mogelijk op medewerker type (bijv. magazijnmedewerkers uitsluiten van thuiswerkvergoeding) Tijdelijk rechten toewijzen aan geselecteerde gebruikers voor pilots HR en beheerders behouden zo volledige controle en kunnen functies stapsgewijs uitrollen. Wil je alles tot in detail bekijken en zelf aan de slag met de nieuwe mogelijkheden? 👉 Bekijk de configuratiehandleiding voor alle details

  4 maart 2026   Opgelost: foutmelding bij BSN‑verificatie in workflow (her)indiensttreding In de workflow voor (her)indiensttreding trad een foutmelding op tijdens de BSN‑verificatie, terwijl het ingevoerde BSN correct was. Dit probleem deed zich uitsluitend voor wanneer de medewerker code een punt (.) bevatte. Dit probleem is verholpen. De BSN‑verificatie werkt nu correct, ongeacht het gebruik van punten in de medewerker code.     ENGLISH TRANSLATION   March 4th 2026 Resolved: Error during BSN verification in the (re)employment workflow An error occurred during the BSN verification step in the (re)employment workflow, even when the entered BSN was correct. This issue only appeared when the employee code contained a period (.). This problem has now been resolved. The BSN verification step functions correctly again, regardless of whether the employee code includes periods.

  26 februari 2026 Toon alleen actieve Workflows Onder Beheer > Workflowdefinitie vind je alle aanwezige workflows. Na vandaag zie je een toggle-switch. Hiermee schakel je eenvoudig tussen een weergave van alle workflows (inactieve en actieve workflows) of alleen actieve Workflows. Dit zorgt voor meer overzicht. Een inactieve workflow is een workflow met een einddatum.    Handig: De toggle-switch onthoudt je laatste keuze. Zo hoef je niet telkens opnieuw aan te geven of je alle Workflows (inactieve en actieve workflows) of alleen de actieve wilt zien.   Als je als medewerker een mutatie hebt verzonden kom je automatisch in Gedaan Na afronding van de mutatie wordt de medewerker automatisch doorverwezen naar het venster 'Gedaan'. Dit is de bevestiging dat je aanvraag goed is ontvangen en verwerkt       19 februari 2026 Verberg de kolom met oude gegevens dmv een toggle switch (Change 10043550) Bij onze generieke formulieren is het nu mogelijk om de kolom met oude gegevens te verbergen. De toggle-switch bevindt zich linksboven in het formulier, zodat je de weergave met één klik kunt aanpassen aan jouw voorkeur. Handig: de toggle-switch onthoudt je laatste keuze. Zo hoef je niet telkens opnieuw aan te geven of je de kolom “oude gegevens” wel of niet wilt zien. Dit is het formulier met de kolom oude gegevens.   Dit is het formulier zonder de kolom oude gegevens.   Toon alleen actieve eindgebruikers en PSA‑gebruikers Onder Beheer > Gebruikersdefinitie vind je zowel de Eindgebruikers als de PSA-gebruikers. In beide overzichten is het selectievakje vervangen door een toggle-switch. Hiermee schakel je eenvoudig tussen een weergave van alle gebruikers of alleen de actieve gebruikers. Dit zorgt voor meer overzicht. We zullen deze switch ook voor andere filters gaan inzetten. Handig: de toggle-switch onthoudt je laatste keuze. Zo hoef je niet telkens opnieuw aan te geven of je alle gebruikers of alleen de actieve wilt zien. Dit is het overzicht met alle gebruikers met de toggle-switch     12 februari 2026 Toon alleen actieve eindgebruikers en PSA‑gebruikers In Beheer > Gebruikersdefinitie vind je zowel Eindgebruikers als PSA‑gebruikers. In beide overzichten hebben we een selectievakje toegevoegd waarmee je kunt kiezen om alle gebruikers of alleen actieve gebruikers te tonen. Dit maakt de overzichten een stuk overzichtelijker. Dit is het overzicht met alle gebruikers   Dit is het overzicht met alleen de inactieve gebruikers. De checkmark is aangevinkt. Inactieve gebruikers zijn gebruikers waar de einddatum is gevuld.   Onduidelijke Pop‑up bevestigingsmelding bij het opslaan van een PRO (Change 9146254)  Wanneer je een PSA‑gebruiker of Eindgebruiker aanmaakt en deze medewerker al bestaat als PSA‑gebruiker of Eindgebruiker, verschijnt er een melding. De oorspronkelijke melding was onduidelijk, daarom hebben we deze aangepast naar: Bevestiging: Er is al een gebruiker aanwezig met dezelfde Visma Connect‑ID als Eindgebruiker en/of als PSA‑gebruiker. Wil je doorgaan?   3 februari 2026 Reisafstandbepaling in declaratie Bij het automatisch berekenen van de reisafstand in de kilometerdeclaratie maken we gebruik van nieuwe en uitgebreide parameters uit HR Core. Organisaties kunnen in HR Core nu zelf instellen: Welke serviceprovider wordt gebruikt: HERE of TomTom (ANWB) Of tolwegen zijn toegestaan of moeten worden uitgesloten Of veerboten zijn toegestaan of moeten worden uitgesloten Welk type route moet worden gebruikt In de pop‑up tonen we automatisch de standaardinstellingen die voor de organisatie van de gebruiker zijn vastgelegd.      ENGLISH TRANSLATION   February 26th 2026 Show only active workflows Under Management > Workflow Definition, you will find all existing workflows. Starting tomorrow, a new toggle switch will be available. This allows you to easily switch between a view of all workflows (both active and inactive) or only active workflows, providing a better overview.   Good to know: The toggle switch remembers your last selection. This means you won’t have to manually filter for active or inactive workflows every time you visit the page.   Once an employee has submitted a change request, they are automatically directed to the 'Done' screen. After completing the change request, the employee is automatically redirected to the 'Done' window. This serves as confirmation that your request has been successfully received and processed.     February 19th 2026 Hide the column with old data via a toggle switch (Change 10043550) In our generic forms, it is now possible to hide the column containing old data. The toggle switch is located at the top left of the form, allowing you to adjust the view to your preference with a single click. Handy tip: the toggle switch remembers your last selection. This means you don't have to repeatedly indicate whether or not you want to see the "old data" column.   This is the form including the old data column.    This is the form without the old data column.    Show only active end users and PSA users Under Management > User Definition, you will find both End Users and PSA Users. In both overviews, the checkbox has been replaced by a toggle switch. This allows you to easily switch between a view of all users or only active users, providing a cleaner overview. We will also be implementing this switch for other filters. Handy tip: the toggle switch remembers your last selection, so you don't have to specify whether you want to see all or only active users every time. This is the overview of all users with the toggle switch.     February 12th 2026 Show only active end users and PSA users In Administration > User Definition, you can find both End Users and PSA Users. In both overviews, we have added a checkbox that allows you to choose whether to display all users or only active users. This makes the overviews much easier to navigate. This is the overview with all users      This is the overview with only the inactive users. Inactive users are users for whom an end date has been entered. Unclear pop‑up confirmation message when saving a PSA user or enduser (Change 9146254)   When creating a PSA user or End User, and the employee already exists as either a PSA user or an End User, a notification appears. The original message was unclear, so we have updated it to: Confirmation: There is already a user with the same Visma Connect ID as an End User and/or PSA user. Do you want to continue?   February 3rd 2026 Travel distance determination in declaration When automatically calculating travel distance in the mileage declaration, we use new and expanded parameters from HR Core. Organizations can now configure in HR Core: Which service provider is used: HERE or TomTom (ANWB) Whether toll roads are allowed or must be excluded Whether ferries are allowed or must be excluded Which type of route should be used In the pop‑up, we automatically display the default settings defined for the user’s organization.  

  Mededelingen Op zaterdagochtend 28 februari 2026 brengen wij de maart release van Core en Payroll naar productie. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar. Nieuw Medewerker Dienstverband Reis - Employee Journey (Core) Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens klant Inleiding Met de release van 2025-03 is de "Medewerker Dienstverband Reis" (Employee Journey) beschikbaar gekomen in Core/Payroll Business. Deze functionaliteit is onderdeel van YouServe Toegangsbeheer en biedt de mogelijkheid om medewerkers die nog in dienst moeten treden en/of medewerker die uit dienst zijn nog te laten inloggen bij de systemen van YouServe. Je kunt in de oorspronkelijke release notes teruglezen hoe deze functionaliteit werkt: klik hier voor de release notes van 2025-03. In de release van 2026-03 worden er nieuwe functionaliteiten toegevoegd en zijn een aantal wijzigingen doorgevoerd om de "Medewerker Dienstverband Reis" nog beter aan te laten sluiten bij het beoogde doel van de functionaliteit. Nieuw toegevoegd: •    Nieuw gegevenselement: Login na uit dienst tot [10530996] Aangepast: •    Aantal maanden login na uit dienst [10529727] en Login na uit dienst tot [10530996] houden nu rekening met de peildatum waarop ze worden ingevoerd. •    Pop-up melding waarin over een betaalde dienst wordt gesproken is verwijderd – gebruik van deze functionaliteit leidt niet langer tot extra kosten. Nieuw gegevenselement: Login na uit dienst tot [10530996] In het scherm Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens klant is een derde gegevenselement toegevoegd waarmee de Medewerker Dienstverband Reis kan worden ingericht: •    Login na uit dienst tot: De toekomstige datum tot aan wanneer een medewerker die uit dienst is gegaan nog kan inloggen. De gekozen datum is altijd de 1e van de maand (1 januari, 1 februari etc.) en ligt altijd in het eerstvolgende nieuwe jaar na uitdiensttreding. Het gebruik van Login na uit dienst tot werkt op vergelijkbare wijze als het bestaande veld Aantal maanden login na uit dienst: medewerkers die uit dienst treden en onder de ingestelde range van de stuurgegevens vallen krijgen een Arbeidsrelatiestatus 3 – Uit dienst en er wordt een Einddatum login bepaald op basis van de gekozen toekomstige datum. De reden om deze extra keuzeoptie te bieden naast de bestaande optie is om gerichter toegang te verschaffen tot een specifiek moment in de toekomst. Via de eerdere optie werd er in bepaalde scenario’s veel langer toegang gegeven dan strikt noodzakelijk. Denk bijvoorbeeld tot aan het moment waarop de jaaropgave en/of eventueel een bonusuitkering beschikbaar komt en ingezien moet worden. Omdat de velden Login na uit dienst tot en Aantal maanden login na uit dienst beiden werken met de Einddatum login, zijn deze velden wederzijds uitsluitend: deze velden kunnen niet gelijktijdig gevuld zijn met een waarde groter dan 0. Wanneer je een waarde kiest bij Login na uit dienst tot, dan wordt Aantal maanden login na uit dienst automatisch naar de waarde 0 gezet en vice versa. Voorbeeld: Wanneer een medewerker uit dienst gaat op 31-1-2026, wanneer de gekozen waarde van Login na uit dienst tot op '1 februari eerstvolgend nieuwe jaar' staat, dan kan de medewerker nog inloggen tot 1-2-2027. Peildatum Vanaf deze release zijn de velden met betrekking tot inloggen na uit dienst (Login na uit dienst tot en Aantal maanden login na uit dienst) peildatum gestuurd. Voorheen kon er wel een peildatum gebruikt worden bij het instellen van deze velden, maar werd de ingestelde waarde niet met terugwerkende kracht toegepast op medewerkers die al uit dienst waren gegaan voorafgaand aan de datum dat de mutatie werd gemaakt Bijvoorbeeld: wanneer je de stuurgegevens wijzigt op 17-2-2026 met peildatum 1-1-2026, worden enkel medewerkers die na 17-2-2026 uit dienst treden berekend volgens de ingestelde stuurgegevens. Met deze aanpassing wordt voortaan de peildatum gehanteerd om te bepalen voor welke groep medewerkers de toegang na uitdiensttreding bepaald moet worden. Medewerkers die tussen peildatum en datum van de aanpassing uit dienst zijn getreden, worden automatisch geupdate waardoor ze kunnen inloggen. Het updaten van de medewerkers kan enkele minuten in beslag nemen, afhankelijk van de aantallen medewerkers die geupdate moeten worden. Voorbeeld: Je stelt in de stuurgegevens in dat medewerkers die uit dienst treden nog mogen inloggen tot 1 mei van het eerstvolgende nieuwe jaar (Login na uit dienst tot – 05 – 1 mei eerstvolgende nieuwe jaar) met als peildatum 1-1-2025. Voor alle medewerkers die vanaf 1-1-2025 uit dienst zijn getreden zal met terugwerkende kracht de Arbeidsrelatiestatus en Einddatum login berekend worden. Pop-up melding verwijderd Bij de overgang naar YouServe Toegangsbeheer is er gecommuniceerd dat er mogelijk kosten verbonden zouden worden aan gebruik van de Medewerker Dienstverband Reis. Inmiddels is besloten deze functionaliteit zonder bijkomende kosten aan te bieden. De pop-up melding die getoond werd door het systeem bij het opslaan van de stuurgegevens met een waarde groter dan 0 op de velden Aantal maanden login na uit dienst en Aantal maanden login voor uit dienst. Actie Bij de release vindt geen directe wijziging plaats: oude instellingen bij Aantal maanden login na uit dienst blijven staan en gelden volgens de oude werking. Wanneer de oude instellingen met een peildatum in het verleden zijn opgevoerd, wordt er niet met terugwerkende kracht een herberekening uitgevoerd na release. Wil je dat medewerkers die in het verleden uit dienst zijn getreden maar nog geen toegang hebben gekregen alsnog toegang geven, of wens je gebruik te gaan maken van het nieuwe gegevenselement, dan zal je de instellingen opnieuw moeten invoeren met de juiste peildatum. Vastlegprofielen voortaan ook op administratieniveau beschikbaar (Core) Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor administratiekantoren, via Instellingen > Vastlegging > Profielen Instellingen > Vastlegging > Profielgroepen Profielen en profielgroepen kunnen nu ook worden ingericht op administratieniveau. In dat geval zijn ze beschikbaar voor alle onderliggende klanten. Op klantniveau kunnen deze profielgroepen van het administratieniveau worden geselecteerd en gebruikt. Wanneer de inhoud van een administratieprofiel of profielgroep op klantniveau wordt gewijzigd, wordt deze automatisch omgezet naar klantniveau. Bij een wijziging van een administratieprofielgroep op klantniveau worden tevens de oorspronkelijke profielen uit de administratieprofielgroep ontkoppeld. Vervolgens moeten de gewenste profielen opnieuw worden gekoppeld. In de kolom ‘Niveau’ is zichtbaar op welk niveau het profiel of de profielgroep is ingericht: Niveau – Klant: Profiel of profielgroep afkomstig van klantniveau. Verschijnt er een sterretje (*), dan betekent dit dat de profielgroep afkomstig is van het administratieniveau, maar is aangepast op klantniveau door het koppelen van een "Administratie" profiel. Niveau – Administratie: Profiel of profielgroep afkomstig van administratieniveau. Niveau – Klant/Administratie: Profielgroep afkomstig van administratieniveau, maar aangepast op klantniveau door het koppelen van een “Klant” profiel. Niveau – Administratie/Klant: Profielgroep afkomstig van administratieniveau, maar aangepast op klantniveau door het wijzigen van een gekoppelde “Administratie” profiel op klantniveau. Uitgebreid Selectiescherm voor Extra Individueel Verlofrecht (EIR) (Wens) (Core) Medewerker > Verlof > Extra individueel verlofrecht In deze release hebben we het selectiescherm voor Extra Individueel Verlofrecht (EIR) verbeterd door aanvullende informatie toe te voegen. Dit zorgt ervoor dat gebruikers gemakkelijker en nauwkeuriger het juiste EIR kunnen identificeren en openen. Voorheen ontbrak cruciale informatie, wat het uitdagend maakte om het gewenste verlofrecht te selecteren. Import/export uitbreiden met kolommen (Core & Payroll) Beheer > Import / Export > Exporteren CSV   Beheer > Import / Export> Importeren CSV Het maximum aantal kolommen bij import en export van CSV-bestanden is verhoogd van 100 naar 200. Hierdoor is het importeren en exporteren van rapportages met meer kolommen nu mogelijk. Aanpassing Salarisstrook viewer (Payroll) Rapporten > Salarisspecificaties > Salarisstrook viewer Bij het opzoeken van een medewerker worden nu enkel de medewerkers weergegeven die in de geselecteerde periode daadwerkelijk een salarisstrook hebben ontvangen. Deze aanpassing zorgt voor een meer gerichte en overzichtelijke selectie. Aanpassing Engelstalige loonstrook (Payroll) Rapporten > Salarisspecificaties > Salarisstrook viewer Op de Engelstalige loonstrook zijn een aantal omschrijvingen aangepast (voor gegevenselementen, payrollelementen en/of looncomponenten). De benamingen zijn soms ouderwets, niet kloppend of er is geen Engelse omschrijving aanwezig en daardoor werd de Nederlandse omschrijving getoond. Met ingang van deze release zullen de nieuwe omschrijvingen voor die elementen op de loonstrook getoond worden. Als je Engelstalige rapporten opvraagt zullen ook daar de nieuwe omschrijvingen getoond worden. Als je zelf Engelstalige alternatieve omschrijvingen hebt ingericht en op de loonstrook hebt geplaatst blijven die alternatieve omschrijvingen op de loonstrook staan. Opgeloste meldingen Omschrijving van uitgevallen mutaties (9909096) (Core) Rapporten > Gegevensuitwisseling > Uitgevallen HRSS mutaties In bepaalde situaties werd een foutmelding weergegeven die aangaf dat een onbekend element was doorgestuurd, wat resulteerde in de afkeuring van de mutatie. Om de duidelijkheid en het gebruiksgemak van deze foutmeldingen te verbeteren, is er een aanpassing doorgevoerd. Waar mogelijk wordt nu in de foutmeldingen ook het data-elementnummer vermeld dat als onbekend is geclassificeerd. Herindiensttreding vanuit Self Sevice (9889246) (Core) Wanneer er een punt (.) in de medewerkerscode stond, veroorzaakte dit problemen bij een medewerker die her in dienst werd genomen via Self Service. Er werd ten onrechte een foutmelding weergegeven waarin stond dat het BSN niet zou overeenkomen. De programmatuur is aangepast, zodat deze fout niet meer optreedt. Medewerker geen toegang tot YouServe (10004151) (Core) Medewerker > Arbeidsrelatie > YouServe toegang Bij het invoeren van een nieuwe medewerker na 22:00 uur met een indiensttredingsdatum op de volgende dag werd de arbeidsrelatiestatus niet correct bijgewerkt.  Dit is opgelost zodat de status nu altijd correct wordt verwerkt. Vreemde foutmelding in verwerkingsverslag bij inboeken van collectief verlof  (10056227) (Core) Wanneer er al verlof was geregistreerd op een dag waarop collectief verlof werd ingeboekt, ontstond er een foutmelding in het rapport. Dit is opgelost en het rapport wordt nu correct gegenereerd. Vermijden tolwegen (10172090) (Payroll) (Hotfix 13-02-2026)  Wanneer vermijden van tolwegen werd ingesteld werden onterecht ook tunnels vermeden in de routeberekening. Op 13 februari 2026 is dit verholpen. De routeberekeningen zijn opnieuw uitgevoerd, exclusief tolwegen, zodat medewerkers nu de correcte reisafstand berekend krijgen.  Foutmelding bij selecteren van medewerkers bij de Afrekenmatrix werkgever en werknemer (9607456) (Payroll) Het selecteren van medewerkers in de Afrekenmatrix voor werkgever en werknemer werkte niet altijd correct, vooral wanneer er autorisaties waren ingesteld op het niveau van Organisatie-eenheden (OE). Dit resulteerde in selectiefouten, waardoor er geen medewerkers konden worden geselecteerd. Met deze release is dit opgelost. Medewerkers kunnen nu correct geselecteerd worden, zelfs wanneer er autorisatie op OE-niveau is ingesteld. Vakantietoeslag afrondingsverschil (9696771) (Payroll) Als de vakantietoeslag periodiek wordt uitbetaald en er is sprake van volledig onbetaald verlof in de betreffende periode, dan kon het voorkomen dat er 1 cent aan vakantietoeslag werd uitbetaald. Met ingang van 01-01-2026 wordt er bij volledig onbetaald verlof geen vakantietoeslag meer uitbetaald. Pensioenpremie bij betaald ouderschapsverlof (9954700) (Payroll) Voor de vaste pensioenregelingen is er de mogelijkheid om pensioen bij vormen van verlof voort te zetten, zoals betaald en onbetaald ouderschapsverlof. Tot nu toe is het uitgangspunt hierbij geweest dat het bedrag dat onbetaald is, dat op basis hiervan het premiedeel voor het verlof bepaald werd. Het premiedeel van het verlof werd bepaald, en via aansturing kan aangegeven worden of dit voor rekening is van de werknemer of werkgever of voor beiden. Uit nadere informatie van pensioenfondsen is gebleken dat er niet altijd van het onbetaalde deel wordt uitgaan, maar van het totale premiedeel van het verlof (ook wanneer er bijvoorbeeld 70% salaris uitgekeerd wordt). Dit gaf bij verlofsoorten als aanvullend geboorteverlof en betaald ouderschapsverlof een verschil in de berekening met de nota. Per 1-1-2026 is de berekening van de premie aangepast wanneer er sprake is van verlof. Er is bij de pensioenregelingen een nieuw veld Volledig verlof verrekenen (Pens.soort) geintroduceerd. Dit Ja/Nee veld heeft de volgende werking. Als dit veld leeg of Nee is, dan wordt de premieberekening op de bestaande manier uitgevoerd. Wanneer dit veld op Ja gezet worden dan wordt het premiedeel van het volledige verlof gekort. In deze situatie wordt het premiedeel over het volledige verlof gekort. Voorbeeld: Bij een pensioenfonds is de afspraak dat 50% van het premiedeel van het verlof voor rekening is van het fonds en 50% is voor rekening van de werknemer. Een werknemer heeft in de 1e maand geen verlof. De premie voor de werknemer is 150,- en voor de werkgever 100,. De totaalpremie is 250. De maand daarna heeft de werknemer de volledige maand betaald ouderschapsverlof, waar sprake is van een doorbetaling van 70%.. Wanneer het veld Volledig verlof verrekenen (Pens.soort) leeg of Nee is, dan wordt de volgende premie bepaald: Eerst wordt het premieverschil bepaald over de 70% doorbetaling. Deze premie is voor de werknemer 105,- en voor de werkgever 70,. De totaalpremie is 175. Het verschil tussen de volledige premie en de gekorte premie is 250,  - 175,- = 75,-. Van dit bedrag wordt 50% bepaald, is 37,50. De premie voor de werknemer wordt 105,- + 37,50 = 142,50. Voor de werkgever is de premie 70,- Wanneer het veld Volledig verlof verrekenen (Pens.soort) op Ja staat, zal de volgende premie berekend worden 250,- x 50% = 125,-. Dit bedrag wordt ingehouden bij de werknemer. En er is geen sprake van een werkgeversdeel. Voor CAO's die bij ons bekend zijn, waar deze nieuwe methode voor geldt, zal de inrichting van het veld Volledig verlof verrekenen (Pens.soort) aangepast worden. Dit zal via een apart CAO bericht op de community aangekondigd worden. Wet- en regelgeving Update referentietabel Redenen ontslag transitievergoeding Op 2 februari 2026 is de referentietabel Redenen ontslag transitievergoeding geupdate. Als de reden uitdienst 32, 33 of 34 gekozen wordt zal er geen inkomstenverhouding aangemaakt worden voor uitbetaling van de transitievergoeding. Indien er gebruik gemaakt wordt van een afwijkende lijst op klantniveau of bedrijfsniveau, dan kan dit via Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer aangepast moeten worden.

Automatisch verwijderen gebruiker In HR Core wordt de status van een medewerker bijgehouden in het gegevenselement Arbeidsrelatie status. De verschillende waarden voor dit veld zijn: 0 Toekomstig id (geen login) 1 Toekomstig id 2 Actief dienstverband 3 Uit dienst 4 Nooit in dienst geweest 5 Uit dienst (geen login) De waarden 0, 4 en 5 betreffen medewerkers voor wie geen login in de YouServe-portal gewenst is. Wanneer voor een medewerker een arbeidsrelatie wordt vastgelegd met één van deze drie statussen, wordt de betreffende gebruiker automatisch verwijderd uit het Toegangsbeheer. HR Core In HR Core worden de volgende gegevens elementen leeg gehaald wanneer de gebruiker wordt verwijderd Visma connect identiteit - 10530657 Toegekende identiteit- 10523564 E-mail adres (Login Portaal) - 7013.  

Mededelingen Op zaterdagochtend 31 januari 2026 brengen wij de februari release van Core en Payroll naar productie. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar. Nieuw Rapport Opleidingen (Core) Rapporten > Personeelsmanagement > Opleidingen In de release van september 2025 zijn de opleidingsgegevens in het systeem uitgebreid. Er was echter nog geen standaardrapportage beschikbaar. In deze release wordt een rapport beschikbaar gesteld waarin de opleidingsgegevens van medewerkers worden getoond. Journalisering  - controle op ontbrekende componenten (Payroll) Menu journalisering > Beheer > Journaalpostverwerking Menu journalisering > Instellingen > Boekingsgroep > Boekingsgroep > Niet signaleren Tijdens het journaliseren controleren we altijd of er looncomponenten of matrixkolommen zijn berekend die niet zijn geboekt. Deze componenten vind je in de overzichten terug in een apart tabblad Niet geboekt.  In de boekingsgroep kun je componenten van deze controle uitsluiten, als je zeker weet dat je ze niet wilt verwerken. Als er desondanks toch componenten ontbreken, dan wordt dit voortaan getoond in het scherm Journaalpostverwerking. De verwerking krijgt dan de status Niet alle componenten geboekt, in plaats van Verwerkt. De status Niet in balans is verder niet gewijzigd: als je die ziet is het totaal Debet ongelijk aan het totaal Credit, en zul je eveneens moeten controleren welke componenten je bent vergeten te boeken. Automatische journalisering bij voorlopige salarisberekeningen (Payroll) Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces > Automatische journalisering In dit scherm kon je tot nu toe vastleggen dat bij een salarisberekening met afsluiting automatisch de journalisering en bijbehorende rapporten werden gedraaid. Voortaan is er ook deze nieuwe optie: Voorlopige journaalposten volgens kalender. Hiermee kun je journaliseren en rapporten aanmaken als er door middel van de Kalender salarisberekening een voorlopige salarisberekening heeft plaatsgevonden. Dit helpt je om in een vroeg stadium controles te doen op de journaalposten: er is dan meer tijd om eventuele aanpassingen te doen in de boekingsdefinities. Je hebt twee opties: Journaliseren en rapporten aanmaken bij alle voorlopige salarisberekeningen die op basis van de kalender zijn gestart. Alleen bij de eerste en de laatste voorlopige berekening die op basis van de kalender zijn gestart. De journalisering en bijbehorende rapportages worden met deze optie op dezelfde manier aangemaakt als bij een definitieve berekening, maar met dit verschil: Er wordt nog geen exportbestand voor de financiële applicatie aangemaakt Er gaan nog geen documenten naar het salarisdossier, alle output komt terecht bij Gedeelde rapporten Koppeling met de RDW (Rijksdienst voor het wegverkeer) voor het ophalen van autogegevens (Payroll) Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Auto van de zaak Een nieuwe functionaliteit is geïntroduceerd die het registreren van auto's van de zaak eenvoudiger en minder foutgevoelig maakt. Vul het veld "Kenteken" in en klik vervolgens op de knop "Zoeken". Het systeem vult dan automatisch een aantal velden in met de gegevens die bij de RDW geregistreerd staan voor dit kenteken, namelijk: Merk / model / type 1e datum tenaamstelling auto 1e datum toelating auto Cataloguswaarde / Econom. waarde  Let op! Niet alle benodigde velden via de RDW kunnen worden opgehaald. Velden zoals de Auto Categorie dienen handmatig aangevuld te worden Met deze functionaliteit streven we naar een eenvoudigere, accuratere en minder foutgevoelige registratie van autogegevens. Gewijzigd en verbeterd Verlofjaar starten (Core) Instellingen > Verlof > Verlofjaar starten In sommige gevallen was het niet mogelijk om een verlofjaar op klant- of administratieniveau te starten als er eerder een fout in de verwerking was opgetreden. Dit is opgelost, waardoor het verlofjaar nu correct kan worden gestart zonder verwijzing naar een oude status. Toekenning Extra individueel verlofrecht (Core) Medewerker > Verlof > Extra individueel verlofrecht Er is een verbetering doorgevoerd in de behandeling van Extra Individueel Verlofrecht. Voorheen kon het voorkomen dat verlofrecht al werd opgenomen voordat de vastgelegde boekingsdatum was bereikt. Vanaf deze release zal het systeem voorkomen dat dit recht voor de boekingsdatum wordt opgenomen. Dit mechanisme is geïntegreerd in de herberekening van verlofmutaties, zodat deze situatie voortaan correct wordt afgehandeld. Namen tonen van verwijderde gebruikers in het mutatieoverzicht (Core & Payroll) Wanneer een gebruiker werd verwijderd, bleef de kolom 'Gewijzigd door' in het mutatieverslag leeg, waardoor niet meer zichtbaar was wie de betreffende mutatie oorspronkelijk had ingevoerd. Met deze release is er een aanpassing doorgevoerd. De naam van de gebruiker die de wijziging heeft ingevoerd blijft vanaf nu altijd beschikbaar in het mutatieverslag, zelfs als de gebruiker inmiddels is verwijderd. Reisafstandbepaling (Core & Payroll) Instellingen > Berekening >Reisafstandbepaling In deze release is de functie voor het bepalen van reisafstanden uitgebreid. Het is nu mogelijk om een reisafstandaanbieder te selecteren. Standaard staat de aanbieder ingesteld op Here, de huidige standaardaanbieder. Echter, je kunt nu ook kiezen voor TomTom. TomTom is de kaartleverancier voor de ANWB routeplanner. Na het selecteren van TomTom worden alle nieuwe afstandsberekeningen met deze aanbieder uitgevoerd. Deze wijziging werkt ook door voor Self Service en de App.   Daarnaast is er een nieuwe instelling toegevoegd waarmee bepaald kan worden of tolwegen vermeden moeten worden in de berekening. Deze instelling staat standaard op "Nee" en werkt ook door voor Self Service en de App. Veld YouForce toegang (Core & Payroll) Met de overgang naar het vernieuwde toegangsbeheer is het veld 'YouForce toegang' overbodig geworden. Daarom is dit veld verwijderd uit de verschillende schermen binnen het systeem. Aanvraag jaaropgaven (Payroll) Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven Het systeem maakt het nu mogelijk om jaaropgaven aan te vragen voor een volledige klant of administratie. Daarbij worden de onderliggende bedrijven automatisch geselecteerd op basis van de onderstaande criteria: Bedrijfsstatus: Alleen bedrijven met de status 'Implementatie', 'Productie - Factureerbaar', of 'Productie - Niet Factureerbaar' worden in aanmerking genomen. Verwerkingseis: Er moet een bestaande verwerking voor het jaar 2025 zijn voor alle geselecteerde bedrijven. Mocht het niet wenselijk zijn om een van de automatisch geselecteerde bedrijven mee te nemen in de aanvraag, dan kan deze eenvoudig worden verwijderd door op de 'X' knop naast het betreffende bedrijf te klikken. Bekijken van de jaaropgaven (Payroll) Rapporten > Salarisspecificatie > Jaaropgaaf Op de pagina 'Jaaropgaaf medewerker' is het veld 'Jaar' nu verplaatst naar de bovenkant van de pagina. Het jaar wordt bepaald aan de hand van de geselecteerde bedrijven, alle geselecteerde bedrijven moeten als laatst hetzelfde jaar hebben afgeroepen. Indien dit niet het geval is, blijft het veld leeg. Als een bedrijf afwijkt, kan deze uit de selectie worden verwijderd of de afroep kan dan per bedrijf plaatsvinden.  Daarnaast is het niet meer nodig om specifiek medewerkers te selecteren. Als er geen selectie wordt gemaakt, wordt de jaaropgaaf voor alle medewerkers in het rapport opgenomen.  Pensioen vast tot AOW-leeftijd en eindigend op geboortedag (Payroll) Instellingen > Berekening > Referentietabellen Als bij een vast pensioen de premie berekend wordt tot de datum dat een medewerker de aow leeftijd bereikt, werd er te weinig premie berekend; het premieloon (de basis voor de premieberekening) werd dan 2 maal gecorrigeerd voor het interval dat de medewerker nog premieplichtig is. Ook wordt in deze situatie niet altijd het productkenmerk bepaald; is het productkenmerk niet bepaald dan werden de regeling gegevens niet opgenomen in de pensioenaangifte. Dit is in de release gecorrigeerd met ingang van januari 2026. Standenregister - selectie van sublooncomponenten is mogelijk (Payroll) Rapporten > Controle > Standenregister uitgebreid In dit rapport kun je voortaan ook sublooncomponenten selecteren, bijvoorbeeld de kortingen op het salaris bij ziekte of aanvullend geboorteverlof. Deze verbetering hebben we alleen doorgevoerd in het (nieuwere) rapport Standenregister uitgebreid. Het (oudere) rapport Standenregister bevat nog een aantal andere "pluspunten": ook die gaan we binnenkort overnemen in het nieuwere rapport Standenregister uitgebreid.  Auto van de zaak - wijziging bijtellingspercentages (Payroll) Rapporten > Instellingen > Referentietabel Het bijtellingspercentage voor auto's met categorie 6 (Zonder CO2-uitstoot) en 11 (Waterstof- of zonnecelauto) met datum eerste toelating voor 2021 is gewijzigd van 17% naar 18%. Deze wijziging gaat in per 1 januari en het is daardoor mogelijk dat een correctie over januari op de nieuwe strook verschijnt. Vanaf januari geldt het bijtellingspercentge van 35% voor auto's van 16 jaar en ouder (categorie 5); dit was 15 jaar. Voor auto's met categorie standaard (1 of 12) met datum eerste toelating voor 2010 wordt ook dit nieuwe percentage toegepast; voor auto's in deze categorie waarvoor in 2025 al 35% bijtelling geldt (op basis van de 15 jaar) blijft dit zo voor 2026. Opgeloste meldingen Herverdeling ouderschapsverlof bij 2e kind (9571581) (Core) Wanneer een medewerker onbetaald ouderschapsverlof opneemt en later in hetzelfde jaar een nieuw kind krijgt waarvoor ook verlof gewenst is, werd er eerder ten onrechte al betaald ouderschapsverlof toegekend vóór de daadwerkelijke geboortedatum van het nieuwe kind door herverdeling. In deze release is de herverdeling van ouderschapsverlof verbeterd. Betaald ouderschapsverlof wordt nu correct toegekend, dat wil zeggen, pas na de geboorte van het nieuwe kind. Hiermee wordt gezorgd voor een correcte verwerking van het ouderschapsverlof in lijn met de geboortedata. Extra individueel recht wordt niet consequent aangepast bij corrigeren van geboortedatum kind (9436133) (Core) Een probleem is opgelost waarbij de informatie over extra individueel verlof, gekoppeld aan een kind, niet automatisch werd bijgewerkt wanneer de geboortedatum van het kind werd aangepast. Dit is nu gecorrigeerd, zodat bij wijzigingen van de geboortedatum de relevante verlofinformatie consistent en automatisch wordt bijgewerkt. Wanneer de geboortedatum van een kind wordt gewijzigd naar een eerder jaar, worden de bestaande extra individuele verlofrechten van het ouderschapsverlof automatisch naar het huidige jaar verschoven. Om ouderschapsverlof op te nemen in een eerder jaar, moet de boekingsdatum van het extra individuele verlofrecht worden aangepast naar de (nieuwe) geboortedatum van het kind, of een datum daarna. Samenvoegen van documenten (9714406) (Core) In uitzonderlijke situaties kon het voorkomen dat het niet mogelijk was om documenten samen te voegen. Dit is verholpen, waardoor het samenvoegen van documenten nu naar behoren zou moeten werken. Medewerkers nog niet actief in Self Service op de startdatum (9622813) (Core) In sommige situaties kon het voorkomen dat een medewerker op zijn startdatum nog niet kon inloggen in Self Service. Deze situatie ontstond doordat de Visma Connect-identiteit pas op de eerste werkdag in Core werd geregistreerd en pas tijdens de daaropvolgende nachtverwerking naar Self Service werd overgezet. Met deze release is hier een oplossing voor geïmplementeerd. Zodra een medewerker in Core is geregistreerd, wordt er direct een mutatie naar Self Service geactiveerd. Hierdoor kunnen medewerkers vanaf hun eerste werkdag meteen inloggen in Self Service. Rapport Zorg voor kinderen (9705398) (Core) In bepaalde situaties werden de gegevens van zwangerschapsverlof niet weergegeven in het rapport 'Zorg voor kinderen'. Deze situatie is aangepakt, waardoor de gegevens nu volledig worden weergegeven in het rapport. Hierdoor wordt een complete weergave van het zwangerschapsverlof binnen het rapport. 30% regeling WNT norm bij herindienst (9305433) (Payroll) Als een medewerker een beschikking heeft voor de 30% regeling en de medewerker is uit dienst getreden en komt in de loop van het jaar opnieuw indienst, dan mag de WNT norm voor het bepalen van de 30% regeling cumulatief worden bepaald. Dit werd niet juist toegepast in het systeem, op het moment van de herindiensttreding werd er niet cumulatief doorgerekend. Vanaf 01-01-2026  is er een nieuw payrollelement beschikbaar. Dit payrollelement "30 procent maximum loon doorlopend" heeft een geldigheid van een jaar en heeft de cumulatieve waarde als een medewerker herindienst komt. Hierdoor wordt de cumulatieve WNT norm voor de 30% regeling juist berekend. Signalering (Mogelijke) overschrijding urennorm voor lage AWf terwijl WW herzien al op Ja staat (9715399) (Payroll) Wanneer de signalering (Mogelijke) overschrijding urennorm voor lage AWf afging, dan moest WW herzien op Ja gezet worden. Wanneer daarna een salarisberekening gedaan werd, bleef deze signalering getoond worden. In deze release is dit signaal met ingang van 1-1-2026 aangepast, zodat deze niet meer afgaat. CO2 rapportage: nieuwe medewerkers niet geselecteerd (9594908) Als een medewerker in de loop van het rapportagejaar in dienst was gekomen, werd deze ten onrechte niet meegenomen in het rapport CO2 rapport jaaraantallen. Dit is aangepast waardoor alle medewerkers die gedurende het jaar indienst zijn meetellen. CO2 rapportage: oude waarde voor uren periode (9677226)  Als de contracturen (Uren periode) sinds het begin van het contract waren aangepast, werd ten onrechte de oude waarde gebruikt. Dit gold voor zowel het rapport Toetsing CO2 aangifteplicht als het rapport CO2 rapport jaartallen. Dit is aangepast in beide rapporten. Technisch afgekeurde aanv.LA 2023 bij geen BSN (9527484)  Als er geen BSN bij een medewerker is ingevoerd blijkt dat in de xml van de loonaangifte een spatie wordt geschreven. Hierdoor wordt de aangifte afgekeurd. Wij hebben het declaratie element in de aangifte muteerbaar gemaakt; in dit geval kan je of de tag helemaal verwijderen uit de aangifte, of het BSN (achteraf) in de aangifte invoeren, zodat de aangifte verzonden kan worden. Risicoppremie SGB foutief berekend (Payroll) (9979694) (Hotfix 23-1-2026) Wanneer de risicopremie SGB berekend werd over meerdere looncomponenten, dan werd de ingehouden premie bij de werknemer niet correct berekend. Per 1-1-2026 is er een aanpassing gedaan zodat de premie weer correcte berekend wordt. Deze aanpassing zal correcties tot gevolg hebben.

23 januari 2026 Na aanklikken vergrootglas werd de tekst niet vertaald (Change 9699346) Wanneer je op het vergrootglas klikte, verscheen er eerder een tekst die niet was vertaald. Dit is inmiddels opgelost. Als je bijvoorbeeld Engels als taal hebt ingesteld, wordt de tekst nu correct in het Engels weergegeven.   12 januari 2026 Element 'Percentage BTW' toegevoegd aan formulier: 'APP_Expenses' Het is vanaf nu mogelijk om via de YouServe App een Percentage BTW door te geven aan HRCore/Payroll. Daarom is het element ‘10530936DV Percentage BTW’ toegevoegd aan het formulier ‘APP_Expenses’. Wil je hiervan gebruikmaken, importeer dan dit formulier éénmalig in je Self Service‑omgeving via de functie ‘Importeren definitie’. Na het importeren wordt het element automatisch gevuld door de mutatie vanuit de YouServe App. Zodra de functie beschikbaar is in de App lees je dit in de release notes in de App stores. En in de configuratie handleiding op de community.     ENGLISH TRANSLATION   January 23th 2026 After clicking the magnifying glass, the text was not translated (Change 9699346) Previously, when you clicked the magnifying glass, a piece of text appeared that had not been translated. This issue has now been resolved. For example, if you have English set as your language, the text will now correctly appear in English. January 12th 2026 Element ‘VAT Percentage’ added to form ‘APP_Expenses’ It is now possible to submit a VAT Percentage from the YouServe App to HRCore/Payroll. For this reason, the element ‘10530936DV VAT Percentage’ has been added to the ‘APP_Expenses’ form. If you want to use this functionality, import this form once into your Self Service environment using the ‘Import definition’ function. After importing, the element will automatically be populated by the mutation sent from the YouServe App. As soon as the feature is available in the app, you'll read about it in the release notes in the app stores and in the configuration guide in the community.

Hier vind je de dagen waarop de YouServe releases in 2026 zijn gepland. Tijdens de releases op zaterdag zijn de applicaties tijdelijk niet beschikbaar. Op de geplande zondagen vinden de maandelijkse (security) patches op de Infrastructuur plaats. Hierdoor zijn de applicaties niet beschikbaar tussen 18.00 en 24.00 uur.  Op de geplande dinsdagen vindt onderhoud plaats aan het netwerk. De applicaties blijven beschikbaar, maar er kunnen voor kortere momenten onderbrekingen zijn. Dit onderhoud vindt plaats tussen 20.00 en 24.00 uur. Voor de zaterdag releases melden we vooraf welke producten die dag een release hebben, via onze maandelijkse berichten in Releases.    Januari 2026   1 2 3 4 5   Ma   5 12 19 26   Di   6 13 20 27   Wo   7 14 21 28   Do 1 8 15 22 29   Vr 2 9 16 23 30   Za 3 10 17 24 31     Zo 4 11 18 25         Februari   5 6 7 8 9   Ma   2 9 16 23   Di   3 10 17 24   Wo   4 11 18 25   Do   5 12 19 26   Vr   6 13 20 27   Za   7 14 21 28     Zo 1 8 15 22         Maart   9 10 11 12 13 14 Ma   2 9 16 23 30 Di   3 10 17 24 31   Wo   4 11 18 25   Do   5 12 19 26   Vr   6 13 20 27   Za   7 14 21 28   Zo 1 8 15 22 29       April   14 15 16 17 18   Ma   6 13 20 27   Di   7 14 21 28   Wo 1 8 15 22 29   Do 2 9 16 23 30   Vr 3 10 17 24     Za 4 11 18 25     Zo 5 12 19 26         Mei   18 19 20 21 22   Ma   4 11 18 25   Di   5 12 19 26   Wo   6 13 20 27   Do   7 14 21 28   Vr 1 8 15 22 29   Za 2 9 16 23 30   Zo 3 10 17 24 31       Juni   23 24 25 26 27   Ma 1 8 15 22 29   Di 2 9 16 23 30   Wo 3 10 17 24     Do 4 11 18 25     Vr 5 12 19 26     Za 7 14 21 28     Zo 6 13 20 27         Juli   27 28 29 30 31   Ma   6 13 20 27   Di   7 14 21 28   Wo 1 8 15 22 29   Do 2 9 16 23 30   Vr 3 10 17 24 31   Za 4 11 18 25     Zo 5 12 19 26         Augustus   31 32 33 34 35 36 Ma   3 10 17 24 31   Di   4 11 18 25   Wo   5 12 19 26   Do   6 13 20 27   Vr   7 14 21 28     Za 1 8 15 22 29   Zo 2 9 16 23 30       September   36 37 38 39 40   Ma   7 14 21 28   Di 1 8 15 22 29   Wo 2 9 16 23 30   Do 3 10 17 24     Vr 4 11 18 25     Za 5 12 19 26     Zo 6 13 20 27         Oktober   40 41 42 43 44   Ma   5 12 19 26   Di   6 13 20 27   Wo   7 14 21 28   Do 1 8 15 22 29   Vr 2 9 16 23 30   Za 3 10 17 24 31   Zo 4 11 18 25         November   44 45 46 47 48 49 Ma   2 9 16 23 30   Di   3 10 17 24     Wo   4 11 18 25     Do   5 12 19 26     Vr   6 13 20 27     Za   7 14 21 28     Zo 1 8 15 22 29       December   49 50 51 52 53   Ma   7 14 21 28   Di 1 8 15 22 29 Wo 2 9 16 23 30 Do 3 10 17 24 31   Vr 4 11 18 25   Za 5 12 19 26   Zo 6 13 20 27    

  Mededelingen Op zaterdagochtend 27 december 2025 brengen wij de januari release van Core en Payroll naar productie. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.   Nieuw Beheer van definities voor rapportage en export (Payroll) Autorisatie > Beheer > Gedeelde definities Als gebruiker kun je voor een aantal rapporten definities maken. Die zijn handig: daardoor hoef je niet elke keer hetzelfde setje elementen bij elkaar te zoeken. In plaats daarvan haal je de definitie op die je eerder hebt gemaakt, en je klikt op Uitvoeren. Ook in het scherm Exporteren CSV is dit mogelijk. Zo'n definitie kun je delen met andere gebruikers die voor dezelfde klant of voor hetzelfde bedrijf werken. Ook dat is handig: collega's kunnen elkaar zodoende ondersteunen met slimme of handige rapporten. Er ontstond tot nu toe echter een probleem als een iemand het team verlaat: de betreffende gebruiker wordt dan verwijderd, diens definities zijn nog steeds zichtbaar voor iedereen, maar kunnen niet meer gewijzigd worden. Zodoende zijn ze op enig moment niet meer actueel, maar blijven ze toch bij iedereen in de lijst staan. Als je toegang hebt tot het gebruikersprofiel Autorisatiebeheer kun je voortaan met de nieuwe menukeuze Gedeelde definities alle definities zien die gebruikers met anderen gedeeld hebben.  In de lijst kunt je zoeken naar definities voor een specifiek rapport of naar de definities van een bepaalde gebruiker. Je kunt vervolgens één of meer definities selecteren, en door middel van de opdrachtknoppen één van deze drie acties uitvoeren: Je kunt de eigenaar van een definitie wijzigen, zodat iemand het beheer kan overnemen van een collega die is vertrokken. Je kunt het delen van een definitie stoppen. Dan blijft de gebruiker die de definitie gemaakt heeft de beheerder, maar verdwijnt deze uit de lijst die de collega's zien. Je kunt een definitie verwijderen. Dit is vooral handig als de gebruiker die de definitie heeft gemaakt er niet meer is, en de definitie zelf niet meer bruikbaar is. Bij de deze rapporten kun je definities maken en vervolgens delen met collega's: Exporteren CSV Proforma berekening Afrekenmatrix per Periode Payrollelementen Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Standenregister Standenregister uitgebreid Overzicht verlofsaldo Overzicht verlof vervaldatum Overzicht jubilea Als jij toegang hebt tot het profiel Autorisatiebeheer, dan ben jij voor jouw klantorganisatie de beheerder van de gebruikers. Voortaan kun je ook van de definities van gebruikers beheren. Gebruik het nieuwe scherm om de lijst met gedeelde definities voor alle collega's zichtbaar te maken. Automatische rapportage bij eerste en laatste voorlopige verwerking (Payroll) Let op: deze functionaliteit is alleen beschikbaar als er op het niveau Administratie een profiel voor automatische rapportage is klaargezet. Beheer > Salarisberekening > Kalender salarisberekening Een tijdje geleden hebben we deze kalender geïntroduceerd. Daarmee kun (onder andere) vooraf vastleggen: a) wanneer de eerste verwerking van een afrekenperiode moet starten b) wat de laatste dag is waarop je een voorlopige berekening wilt laten plaatsvinden Het is vanaf nu ook mogelijk om specifiek op die momenenten - de eerste verwerking en de laatste geplande voorlopige verwerking - alle rapportages automatisch aan te laten maken die je nodig hebt voor de controle. Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces > Automatische rapportage Het was eerder in dit scherm al mogelijk om een rapportageprofiel in te vullen . Daarmee bepaalt het administratiekantoor welke rapporten automatisch aangemaakt zullen worden. Je kreeg dan bij elke voorlopige berekening alle rapportages te zien in Gedeelde rapporten. In het scherm is nu deze nieuwe optie toegevoegd: Voorlopige rapportages aanmaken. Je kunt kiezen uit twee opties: Bij alle voorlopige verwerkingen Bij de eerste en de laatste voorlopige verwerking volgens de kalender De omschrijvingen spreken voor zich: kies je de eerste optie, dan worden bij elke voorlopige verwerking alle rapporten klaargezet. Kies je voor de tweede optie, dan gebeurt dat alleen bij de eerste verwerking, en bij de laatste geplande voorlopige verwerking, conform de opgave in de kalender. Signaleringsverslag voortaan ook automatisch (Payroll) Let op: deze functionaliteit is alleen beschikbaar als er op het niveau Administratie een profiel voor automatische rapportage is klaargezet. Administratiebeheer > Instellingen > Rapportage > Rapportsjablonen (alleen beschikbaar voor de administratiekantoren) Je kunt voortaan na elke payroll verwerking ook het signaleringsverslag automatisch laten aanmaken.  Als je dit wilt, klik dan in de lijst met rapportsjablonen op het plusje (toevoegen), en kies voor Signaleringsverslag. Bij het opslaan van het sjabloon kun je kiezen uit de PDF variant of de Excel-weergave. Afhankelijk van het rapportageprofiel en de instellingen voor automatische rapportage bij het bedrijf komt het rapport automatisch terecht ofwel bij Gedeelde rapporten, of in het Salarisdossier. Op het rapport worden alle signalen getoond die in de loop van het huidige jaar zijn opgetreden, en nog niet zijn opgelost. Terugvorderen BTW over declaraties (Payroll) Inleiding Werkgevers mogen de BTW over declaraties terugvorderen bij de Belastingdienst. Als vooraf vaststaat welk percentage van toepassing is - 9% of 21% - dan kun je dit het beste regelen door de betreffende looncomponenten groepsgewijs te boeken naar aparte grootboekrekeningen voor 9 en 21%. In de meeste boekhoudpakketten is het mogelijk om vervolgens het terug te vorderen bedrag te berekenen. Ditzelfde is mogelijk in de module Journalisering, door het maken van extra boekingsdefinities en boekingsregels. Er zijn echter ook declaratiesoorten waarbij het percentage BTW niet vooraf vaststaat. Dit kan dan uitsluitend kan worden afgeleid van wat er op het bonnetje of de factuur staat. Om dit proces te ondersteunen hebben we een nieuw gegevenselement aangemaakt: Percentage BTW (10530936). De toegestane waarden zijn 0%, 9% en 21%. Dit nieuwe element kun je als volgt gebruiken: Vastlegging  Je kunt het element Percentage BTW toevoegen aan de selectie-eigenschap Verbijzonderingscriteria. Zie menu Instellingen > Vastlegging > Selectie-eigenschappen. Dit heeft als effect: a) De medewerker kan bij het vastlegging van de declaratie het BTW percentage opgeven in de App of in Self-service (als daar een workflow voor is ingericht) b) De HR professional kan in HR Core hetzelfde doen of indien nodig correcties aanbrengen via Medewerker > Variabele mutaties > Vergoedingen/Inhoudingen (dagvergoedingen) Berekening Als er een BTW percentage is opgegeven bij het vastleggen zie je dit terug in: Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag Rapporten > Berekening > Verbijzonderingen salarisberekening Journalisering Je kunt het nieuwe gegevenselement Percentage BTW vervolgens toepassen in het journaliseringsproces: Als verbijzonderingscriterium in een boekingsgroep (Instellingen > Boekingsgroep > Boekingsgroep > Criteria) Als selectiecriterium bij het maken van herverdelingsdefinities (Instellingen > Verdeling > Herverdelingsdefinitie > Criteria) Vervolgens kun je door middel van herverdelingsregels extra debet- en creditboekingen genereren voor respectievelijk 9 en 21% BTW . Controle Voeg het Percentage BTW toe als boekingscriterium aan één of meer overzichtsdefinities (Instellingen > Uitvoerdefinitie > Overzichtsdefinitie). Controleer de resultaten van de journalisering zoals gewoonlijk via Rapporten > Journalisering > Overzicht journaalposten. Aandachtspunten Als je gebruik wilt maken van herverdelingsdefinities, vergeet dan niet om bij het journaliseren het vinkje Toepassen herverdeling aan te zetten! Fiets van de zaak gegevens delen (Payroll) Menu : Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket Op het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde "Fiets van de zaak" is een nieuw gegevenselement toegevoegd. Via het gegevenselement "Gegevens delen met Fietsleasemaatschappij" kan worden aangegeven of er gegevens mogen worden gedeeld. Gewijzigd en verbeterd Toekomstige uitdienst mutaties in combinatie met verlofjaar 2026 (Core - Hotfix 10-12-2025) Indien het verlofjaar 2026 reeds is open gezet, was het voor medewerkers die in de toekomst uit dienst zijn gemeld niet meer mogelijk om nog verlof op te nemen. Met deze aanpassing is het voor medewerkers met een toekomstige uitdienst datum weer mogelijk om verlof op te nemen. Verlof verbeteringen (Core - Hotfix 15-12-2025) Op maandag 15 december is er een wijziging doorgevoerd die de performance heeft verbeterd. Verder is er een verbetering aangebracht in het proces voor het aanmaken of herberekenen van een verlofjaar. Voorheen kreeg een verlofjaar de status "Verwerkt" zodra de berekening van de rechten klaar was, maar nu krijgt het deze status pas als het volledig is afgerond. Dit betekent dat de status pas naar "Verwerkt" gaat nadat ook de verlofopnames en het saldo zijn bijgewerkt.  Een andere aanpassing is dat de verlofuren minder lang op 0 blijven staan tijdens het herberekenen van een verlofjaar. In de eerdere procedure werden de verlofuren in de eerste stap direct op 0 gezet. Nu blijven de oude uren staan totdat de berekening gereed is en de correcte uren kunnen worden bijgewerkt. Hierdoor valt er minder verlof uit, omdat er korter (of zelfs helemaal niet) sprake is van een afwezig saldo. Uurloon bij minimumloon bij maandverloningen (Payroll) In een aantal CAO's zijn wij in de salarisschalen tegengekomen dat de salarisschalen gebaseerd zijn op maandlonen. De bijbehorende uurlonen worden vaak op een vaste manier bepaald. Dit kan op basis van een aantal jaaruren zijn of op basis van standaard 260 dagen. Wanneer in de salarisschalen ook minimumlonen aangegeven waren, dan viel op dat de maand- en uurbedragen op een andere wijze berekend werden. De uurlonen werden omgerekend naar een maandloon op de wettelijke wijze. Hierbij werd uitgegaan van het aantal werkdagen van het betreffende kalenderjaar x het aantal uren per dag. In Payroll business word een maandloon omgerekend naar een uurloon op basis van de gekozen methode in het scherm (Instellingen > Berekening > Uurlonen berekenen). Wanneer het minimumloon maandloon omgerekend werd naar een uurloon, gaf het berekende uurloon een verschil met de minimum uurloon. Per 1-1-2026 is er in het scherm Uurlonen berekenen het veld Afwijkende berekening uurloon bij WML toegevoegd. Standaard is dit veld leeg en wordt de huidige berekeningswijze van het uurloon aangehouden. Wanneer de berekeningsmethode van het uurloon op basis van Bedrijfsuren of Jaar uren is en het veld Afwijkende berekening uurloon bij WML heeft de waarde Ja en de arbeidsvoorwaarde Salaris is variant Vast bruto of Salarisschaal, als dan het maandloon van de medewerker exact overeenkomt met het berekende maandbedrag van het minimumloon van het betreffende kalenderjaar, dan zal het uurloon op de wettelijke wijze berekend worden. Dit geldt voor de payrollelementen Uurloon standaard, Uurloon 2, Uurloon 3, Uurloon 4 en Uurloon 5. Let op, deze optie zal niet actief ondersteund worden vanuit CAO Services. Een van de redenen hiervoor is dat bij 4-weken verloningen dit veld leeg of op Nee moet blijven. Deze optie is in te richten per 1-1-2026. Herverdelingsregels (Payroll) Menu Journalisering > Instellingen > Verdeling > Herverdelingsregels Aan dit scherm is de indicatie Debet/Credit omslag toegevoegd. Dit werkt als volgt:  Bij het maken van herverdelingsdefinities geef je een grootboekrekening op waarvan de boekingen moeten worden herverdeeld Als je vervolgens in de onderliggende herverdelingsregels kiest voor Debet/Credit omslag, worden debet boekingen omgezet naar creditboekingen en omgekeerd. Gebruik deze optie als je op basis van de oorspronkelijke debetboeking het BTW bedrag debet doorboekt, en vervolgens ook een credit boeking wilt maken zodat de journaalpost weer in balans is. Verder zijn er in dit scherm twee verbeteringen aangebracht: Je ziet voortaan bij Criterium de juiste omschrijvingen van de criteria uit de boekingsgroep. Als je het vinkje bij een criterium weghaalt wordt de betreffende boeking "verdicht". Het criterium wordt dan tijdens de journaalpostverwerking leeg gemaakt, wat tot gevolg heeft dat boekingen die een verschillende waarde voor dat criterium hebben worden samengevoegd. Tenaamstelling jaaropgaaf (Payroll) Rapporten > Salarisspecificaties > Jaaropgaaf medewerker Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven Op de jaaropgaaf is de aanhef toegevoegd aan de naam van de werknemer. Deze hangt in principe af van het geslacht, bijvoorbeeld De heer J.Jansen of Mevrouw D.Danuk. Als bij het geslacht van de medewerker Onbekend of Niet gespecificeerd is opgegeven, dan wordt er geen aanhef toegepast. Als bij de medewerker een Datum overlijden is ingevuld, wordt als aanhef De erven toegepast. Voor de volledigheid: deze wijziging betreft de voorkant van het document, de jaaropgaaf zelf dus. Het adres dat in het venster van de enveloppe zichtbaar is als de jaaropgaaf op papier wordt afgedrukt staat op de achterkant, en was al eerder uitgebreid met de aanhef. Scherm Overboekingen SEPA verbeterd (Payroll) Menu bijvoorbeeld: Medewerker > Arbeidsrelatie > Overboekingen SEPA De layout van het scherm is met ingang van 01-01-2026 aangepast: De groepering en tabvolgorde is verbeterd: per rekening (1 t/m 10) staan alle gegevens nu duidelijker bij elkaar. Het gegevenselement Woonplaats begunstigde is uit alle groepen verwijderd: sinds de introductie van SEPA wordt dit veld voor de betalingen niet meer gebruikt. Scherm Voorstel transitievergoeding hernoemt naar Instellingen transitievergoeding en RVU (Payroll)  Instellingen > Berekening >  Instellingen transitievergoeding en RVU De omschrijving van dit scherm is gewijzigd; naast de instellingen voor de transitievergoeding is er nu ook een veld opgenomen over het toepassen van de pro rata berekening voor de RVU (zie hieronder). Wijzigingen in RVU (Regeling vervroegde uittreding) (Payroll)  Instellingen > Berekening >  Instellingen transitievergoeding en RVU In de arbeidsvoorwaarde RVU zijn 2 wijzigingen doorgevoerd. De berekening van het vrijstellingsbedrag is gewijzigd: als het drempelvrijstellingbedrag per maand wijzigde, werd de totale vrijstelling berekend door dit nieuwe bedrag toe te passen over de volledige duur van de RVU-uitkering voor de medewerker. Vanaf 2026 mag het nieuwe vrijstellingsbedrag per maand alleen worden toegepast op de resterende maanden dat de medewerker de RVU-uitkering ontvangt. De cumulatieve vrijstelling zal na een wijziging van het vrijstellingsbedrag per maand daardoor lager zijn dan voor deze wijziging. In de periode dat de RVU-uitkering voor de medewerker is begonnen, en in de periode dat de medewerker de aow-leeftijd bereikt, werd de RVU-uitkering altijd pro rata werkdagen berekend. Dit  kan je nu op bedrijfsniveau aanpassen: in het scherm Instellingen transitievergoeding en RVU kan je aangeven of de RVU pro rata berekend moet worden, of niet. De standaardwaarde op Nederland niveau is JA - er wordt als je de waarde niet aanpast altijd pro rata werkdagen gerekend. Opgeloste meldingen Gebruiker 0 in mutatieverslag (change 9477698) (Core) In bepaalde gevallen werd gebruiker '0' geregistreerd bij verlofmutaties die via een bestand waren ingelezen. Met deze release is de programmatuur aangepast, zodat voortaan de daadwerkelijke gebruiker die de actie heeft uitgevoerd wordt weergegeven bij het inlezen van een bestand. Hierdoor wordt het bijhouden van wijzigingen transparanter en nauwkeuriger. Presentatie werkschema in Excel (Change 9573095) (Core) Instellingen > Werkpatroon > Presentatieschema  Bij het exporteren van het presentatieschema naar Excel werd waargenomen dat de inhoud vanaf regel 3862 niet correct werd weergegeven. Dit probleem is verholpen, waardoor het gehele schema nu correct en zonder verschuivingen wordt weergegeven in het Excel-bestand. Toegekend Extra Individueel verlof in voorgaand Jaar (Change 9599502) (Hotfix 03-12-2025) (Core) Er was een probleem waarbij extra individueel verlof dat werd toegekend in een voorgaand jaar niet werd meegenomen in de overheveling en niet werd toegevoegd aan het verlofsaldo. Dit zorgde ervoor dat het verlofsaldo voor medewerkers onjuist werd weergegeven. De programmatuur is nu aangepast, zodat een correct verlofsaldo wordt getoond voor de medewerker.  Medewerkers uitdienst niet in UPA bestand (Change 9473974) (Payroll) Het kon voorkomen dat medewerkers die uitdienst werden gemeld aan het eind van de vorige periode en geen nabetaling hadden niet goed werden doorgegeven in het UPA bestand. Dit is per 01-01-2025 opgelost. Voor medewerkers bij wie dit speelt, moet er voor het insturen van de volgende Aangifte een mutatie worden gedaan om de aangfifte te triggeren, hierbij kan de Servicedesk ondersteunen.  

Per 2026 vervalt volgende reden uitdienst: • 31 - Einde van rechtswege om een andere reden (ontbindende voorwaarde, pensionering, overlijden e.d.) Deze reden wordt vervangen door: • 32 - Einde van rechtswege vanwege pensionering • 33 - Einde van rechtswege vanwege overlijden • 34 - Einde van rechtswege, om een andere reden (intreden ontbindende voorwaarde, e.d.) Om extra muteerwerk in het nieuwe kalenderjaar te voorkomen hebben we vandaag de nieuwe redenen uitdienst zoals ze per 2026 gelden vanaf de peildatum 1-11-2025 beschikbaar gemaakt in Core/Payroll en Self Service. Als je vanaf nu een medewerker uitdienst meldt met de reden uitdienst 32, 33 of 34 dan zorgen wij er op de achtergrond automatisch voor dat de code reden einde arbeidsverhouding 31 in de loonaangifte en/of pensioenaangifte over 2025 komt. Bij eventuele nabetalingen in 2026 zijn de juiste codes dan al bekend en is er geen aanvullende mutatie meer nodig voor het gegevenselement. Wil je voor uitdienstredingen in 2025 toch de huidige code 31 blijven gebruiken dan blijft dit gewoon mogelijk. Wel hebben wij de omschrijving alvast aangepast naar "Reden vervallen gebruik 32,33 of 34". Wij raden aan om vanaf nu de nieuwe codes te gaan gebruiken bij een uitdienstmelding. Self Service In Self Service zijn de nieuwe redenen uitdienst te gebruiken vanaf disndag 11 november. Enkele klanten gebruiken de “oude” waarde ‘31’: • als defaultwaarde • in een formule • in een controle gebruikt • in een conditie in een dialoog gebruikt Deze waardes staan vrijwel altijd in een uitdienst proces. Vanaf dinsdag 11 november kun je deze waarde in de inrichting van Self Service aanpassen naar de waarde 32 (gepensioneerd), 33 (overleden) of 34 (overig).