Releases YouServe

De Visma YouServe releases van deze maand Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 27 januari 2024 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja geen release notes YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja geen release notes YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja -   Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Self Service Business     YouServe API's         Releases Youforce  Youforce Docs      Youforce Personeels & Salarisdossier      Youforce Verzuimmanagement      

De Visma YouServe releases van deze maand Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 30 september 2023 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja Geen release notes voor 2023-10 YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja No release notes for 2023-10 YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja -   Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's         Releases Youforce  Youforce Docs      Youforce Betaalmanager      Youforce Personeels & Salarisdossier      Youforce Portaal      Youforce Verzuimmanagement      

In this version Changed in version 2 In this version we have added the following topic: Delay Youforce users extended (V3) has been fixed. New 1.  Person layer check has been expanded Why As of release 2022-06 there are two ways for checking the person layer. When the person layer is active, a UPI is assigned to employees who are characterized as a single person based on the social security number. This is the only unique key that can be used to determine whether an employee and a person are one and the same. This way of checking is not useful where clients are concerned who do not register an employee’s social security number but do want a rehired employee to be linked to an existing person. That is why the person layer check has been expanded.  How Settings > Data exchange > HR links The person layer is activated in the HR links screen. Refer to the online Help (through the Person layer topic) and previous release notes for more information about the process.  When Person layer (NL) was selected at Link, the only option available for activating the person layer was Person layer active. Now the Assign UPI field has been added that can be used to specify whether this should take place based on: Social security number Social security number, birth name and date of birth Below follows an example. Example A (new) employee is passed to HR Core through HR Self Service. As the person layer is active, the system first checks if a person is available with the same social security number as the entered employee. If there is, the link is made with the correct person (matching by social security number is always possible). If there is not, the system checks if the entered employee can be linked to a person based on initials+last name+date of birth.  When initials+last name+date of birth are exactly the same and the social security number has not been specified for the person (either currently or on the start date of the entered employee), the link is made regardless of whether or not a social security number was known in the past. This process will be changed slightly as of release 2022-07 to ensure a link can be made more often.  Note This check is case-sensitive. This means that initials+last name+date of birth must match the information on the ID exactly. If the notation is not the same, no link can be made. This may have negative consequences: an employee will be regarded as being new and will be passed on as such to other systems.  Action If the organization has activated Person layer and there are few employees without a social security number, no action is required. If the organization hires many temporary employees and independent entrepreneurs where registration of the social security number is not required, we recommend opting for the expanded check: Social security number, birth name and date of birth.  2.  Delete definition button added to Level registry screen Why Reports > Check > Level registry The Level registry screen did not include a button for removing a report definition. As of release 2022-06 this screen includes the Delete definition button. When a definition has been removed, the message Definition deleted is displayed at the top of the screen.  Action No action is required.  3.  Modified email address of sender for Active signaling Why Settings > Active signaling > Define signal When active signaling was set to sending an email, an old Raet email address was used as the sender.  As of release 2022-06 these emails are sent by sender No-Reply@visma.com. Action No action is required. Modified and Improved 4.  Collective leave processing report has been modified Why The Collective leave processing report did not always specify the reasons for failure. This made it more difficult to determine whether collective leave had been processed for an employee. As of release 2022-06 the processing report shows employees whose collective leave has not been processed and the reason why not. Action No action is required. Solved notifications 5. Delay Youforce users extended (V3) has been fixed Notification The Youforce users extended interface, also known as the V3 interface, provides specific data from HR Core Business to the YouForce Portal. Based on this information, usernames/users (R numbers) are usually created every two hours. Due to the amount of data that this V3 interface has to process, there was sometimes a significant delay. This also caused a delay in delivering the data to the YouForce Portal, which can be disruptive to the underlying systems. Solution As of release 2022-06, we have made a change that significantly improves the performance of the V3 interface. This will prevent major delays. Action No action is required.  

Nieuw  1. Actieve signalering starten met  pre en/of postbewerkingen Waarom  Actieve signaleringen in HR Core Business worden vaak gebruikt om een workflow in HR Self Service (HRSS) aan te sturen. Soms moet de medewerker een actie uitvoeren, maar het kan ook zijn dat er ter kennisgeving een document wordt geüpload naar het personeelsdossier van de medewerker. In deze workflow kun je voor het ophalen van bepaalde waarden gebruik maken van Pre en/of Postbewerkingen.   Helaas werkte dit niet goed als de workflow was aangemaakt door een actieve signalering. Dit zorgde voor extra handmatig werk in HR Self Service. Daarom hebben we in HR Core Business functionaliteit toegevoegd, die ervoor zorgt dat de pre en/of post bewerkingen wel werken, mits je het signaal in HR Core Business op de juiste manier inricht.  Hoe Instellingen > Actieve signaleringen > Definiëren signaal > tabblad Ontvangers Bij het tabblad Ontvangers hebben we aan de lijst bij Soort de optie HRSS workflow met actie voor/na toegevoegd. Als je nu een signaal aanmaakt en je kiest deze optie, dan zorgt dit ervoor dat de Pre en/of Post bewerkingen in HR Self Service goed werken. Actie  Wil je de functionaliteit voor pre en/of postbewerkingen gebruiken, zorg er dan voor dat het signaal op de juiste manier is ingericht.   Gewijzigd en verbeterd  2. Collectief verlof blokkeren via HR Self Service Waarom In HR Core Business kun je collectief verlof toekennen. Hierdoor krijgen alle medewerkers op dezelfde dag verlof dat wordt afgeboekt van het wettelijke verlofsaldo. Soms kan een medewerker geen gebruik maken van het collectieve verlof, bijvoorbeeld vanwege urgente werkzaamheden. Je kon dan dit collectieve verlof via speciale functionaliteit in HR Core Business blokkeren. In HR Self Service was dit nog niet mogelijk. We hebben er daarom voor gezorgd dat je vanaf release 2023-06 ook via HR Self Service collectief verlof voor een medewerker kunt blokkeren. Dit proces werkte echter niet helemaal correct als je het geblokkeerde collectief verlof weer wilde deblokkeren. Daarom hebben we er met ingang van 2023-07 voor gezorgd dat ook dit proces goed werkt.  Hoe HR Self Service > Verlof > Verlof intrekken > Autorisatie HR Core Business > Verlofaanvraag Voor het blokkeren van collectief verlof, kan de medewerker in HR Self Service de workflow Verlof intrekken gebruiken. Nadat je op de tegel Verlof intrekken hebt geklikt, zie je de verwerkte verlofaanvragen. Klik op het icoon   aan het eind van de regel met het collectieve verlof en klik op indienen. Dit zal het collectieve verlof niet verwijderen, maar blokkeren zodat het verlofsaldo van de medewerker niet wordt verlaagd met het aantal uren van het collectieve verlof. In HR Core Business zie je na het verwerken van de mutatie dat de verlofaanvraag nog wel bestaat maar is geblokkeerd. In HR Self Service zal het collectieve verlof bij die medewerker niet meer zichtbaar zijn.    In uitzonderlijke gevallen wordt het eenmaal geblokkeerde collectieve verlof weer geblokkeerd, omdat blijkt dat de medewerker toch niet hoeft te werken op de collectieve vrije dag. Het is dan niet meer mogelijk om dit via HR Self Service te deblokkeren. Het deblokkeren doe je dan in HR Core Business, waarna wij het collectieve verlof weer doorsturen naar HR Self Service met het juiste aantal uren. Op deze manier kan HR Self Service het collectieve verlof weer tonen in het verlof/bezettingsoverzicht en verschijnt het verlof weer in het proces Verlof Intrekken.  Actie Er is geen actie nodig.  3. Raadplegen en wijzigen medewerkergegevens vóór 1-1-2017  Waarom  Bij een aantal schermen in het menu Medewerker is vorig jaar de lay-out verbeterd. Als ingangsdatum voor de nieuwe versie van die schermen was gekozen voor 1-1-2017.  Omdat het in specifieke gevallen toch nodig is om bepaalde medewerkergegevens van voor 2017 te kunnen raadplegen of wijzigen, hebben wij dit vanaf deze release mogelijk gemaakt. Hoe  In de volgende schermen in het menu Medewerker kun je voortaan door het wijzigen van de peildatum terug in de tijd tot 1 januari 2010 in plaats van 1 januari 2017: Medewerker > Medewerkers Medewerker > Identiteit Arbeidsrelatie > Arbeidsrelatie Contract > Arbeidscontract Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen 4. Nieuwe medewerkers niet zichtbaar in Performance management (4524414) Melding Als een medewerker werd aangenomen met een datum indienst in de toekomst, kwam deze niet altijd beschikbaar in Performance management.  Oplossing Op de datum dat de medewerker indienst komt, wordt de medewerker voortaan nogmaals naar het Portaal verstuurd en worden de gegevens van daar uit nogmaals aan Performance management aangeboden. Actie Beheer > Gegevensuitwisseling > Heraanleveren overig (Medewerker) Als er nog medewerkers in Performance management ontbreken waarvan de datum indienst al is verstreken, kun je deze handmatig versturen via Heraanleveren overig (Medewerker).  5. Zoekactie gaf geen resultaten bij handmatig aanpassen peildatum (4647246) Melding Medewerker > Curriculum Vitae > Aanvullende CV- Gegevens / Ervaring / Kennis / Opleidingen Als je in de schermen van het menu Curriculum Vitae de peildatum handmatig aanpaste, werkte het zoeken niet goed. De groene balk met de filtergegevens met onder andere Medewerker en Medewerkercode verdween, het scherm bleef leeg en er verschenen geen zoekresultaten. Als voor het aanpassen van de Peildatum de kalender  gebruikte, verschenen wel de juiste zoekresultaten. Oplossing Met ingang van de juli release is dit opgelost en krijg je ook als je de peildatum handmatig aanpast, de juiste zoekresultaten. Actie Er is geen actie nodig.   

Notifications Improved screens and menus coming soon Why In the next months we will improve a number of screens of HR Core and Payroll Business: Over the years, some screens have become overcrowded. The grouping of data in some screens no longer makes sense. In order to be able to support the ever-changing legislation, in some screens a clearer distinction is needed between employee and contract data. In addition, we want to improve the quality of the payroll and pension declarations through linkage checks on the data entered. How In the upcoming releases you will encounter new screens for: Employee data - e.g. personal details, address, marital status Identity - BSN (Citizen Service Number), proof of identity, UPI Employment relationship - employed, employee type, leave employment Calculation of payroll taxes and premiums Tax data These screens can be found separately in the menu, but you can also see them in series, for example when hiring new employees via the inflow/outflow menu. Action Working with the new screens will be more intuitive and therefore more pleasant, you don't have to prepare for that. Keep the following in mind: if the administrative processes in your organization are tightly set, then some details may need to be updated. New Activating person level without Product Development support Why As of the April release the person level can be activated by the user.  How  Settings > Data exchange > Raet HR links Activating or deactivating the person level: Select Person level at Link. When the Person level active option is selected, the person level is activated for the current client. When the Person level active option is selected and next deselected, the person level is deactivated for the current client. Employees and persons are no longer synchronized when this option has been deselected. The following steps must at least be performed before activating the person level: Create the Proposed UPI report. Reports > Check > Proposed UPI. If the Proposed UPI report contains inconsistencies in view of current data, these must be resolved first. The Conflict / Errors column should not contain any exclamation marks. If there are employees with multiple dates of birth, the correct date should be determined and entered throughout. Ensure the unique personal identification has been specified in the Unique Personal ID (UPI) field in the Employee screen of all employees. For example by importing an Excel basic document. Activating person level The initial conversion starts at 5.30 pm and takes approximately 10 minutes. A maximum of 40 conversions can be enabled in a single evening. This means a conversion run can be started 40 times between 5.30 pm and 11.00 pm. When the conversion has been completed, a processing report is generated and stored at Shared reports. No errors in processing report When the processing report does not contain any errors, processing has been completed and no further action is required. The report that can be generated using Check > Person report shows which persons have been created and which employees are linked to them. This can also be ascertained through the Person screen. Processing report contains errors When the processing report contains errors, use the Proposed UPI report to determine why the employees have not been converted and resolve the problem. Reinitiate the conversion: deselect the Person level active option and click Save. Reselect the option and again click Save. Action When the person level of your organization is to be activated, follow the above steps and consult the Online Help for more information on the Proposed UPI report and inconsistencies therein. Processing report of person level conversion When the person level has been activated (as client and/or consultant) using Raet HR links, the conversion starts as of 05.30 pm. How much time the conversion takes depends on the number of employees of a client. The conversion of clients with a maximum of 5000 employees takes approximately one hour. When the conversion has been completed, the processing report is stored at Shared reports. Note: this report is visible at client level. Select the client without the company in the navigation path at the top of the screen. If the first tab in this report is empty, all employees with a UPI are linked to a person. If the first tab in this report contains employees, they could not be linked to a person because, for example, there are two employees with the same UPI but with different last names.  Action If the first tab in the processing report contains employees, the Proposed UPI report must be generated to consult the remarks included therein. Correct the employees concerned and deactivate and reactivate the Person level active option as described above. The conversion starts again after 5.30 pm and the missing persons will be created. A new processing report will be generated when the conversion has been completed.  Modified and Improved Person screen has been expanded Why Employee > Person > Person The Person screen has been expanded with all data elements that are synchronized at person level. It shows which person data belongs to the person and corrections can be made. Take the reference date into account: the changed person data is synchronized with the linked employees as of the specified reference date. Some elements cannot be modified: Person code [10519680] Unique Personal ID (UPI) [7014] PING identity [10523564] Formatted name [146] Such data elements/person data can be modified through the linked employees. Social Security Number [10000018] and Identity [7013] cannot be modified at employee level either. These elements are stored at the person level and are not resynchronized if empty. The data available at the person is shown at employee level. If Social Security Number [10000018] and Identity [7013] have to be modified, these must be modified at person level. The modified data is then synchronized with the linked employees. All the elements can be viewed through the person level and the detail screen can be clicked to see which employees are linked to the selected person.  Reports > Check > Person report A Person report can be created for an overview of all persons and linked employees in the whole organization. Action No action is required. Person report has been expanded Why  Reports > Check > Person report As of the April release the Person report includes an additional column with the username of employees. Username is not a data element that is synchronized with the person. It is only registered at the employee level but can be useful to gain insight into the usernames that have been created.  The report shows which employees are linked to a person and other information that may be useful.  The Person report contains the following information: Type (P for Person, E for Employee) Person code Person name Company Employee code Employee name UPI Identity Ping ID Username Employed Not employed Organizational unit Contract sequence number This report can also be used if your organization does not use the person level. More information can be found in the Online Help through the Person report topic.  Action No action is required. Free fields screen – registration at multiple levels Why In the screen for creating free fields a free field can be applied at multiple levels. How Settings > Recording > Free fields The Free fields screen now includes the following options: Expanded levels This option can be used to determine at what level a value has been specified in the free field; this is automatically visible at another/higher level, such as client or company. When a free field is created at client and employee level and a value has been specified at client level, that value will by default be displayed in the screen for all underlying employees. When an employee requires another value, that value can be specified at employee level. This mechanism works the same as it does with regular fields/data elements. Employee, Contract or Other When the free field is to be registered at contract level, select Contract. When the free field is to be registered at employee level, select Employee. Select Other when the free field does not apply to the contract or employee level. Modifying free fields Some free field data can be modified, depending on the situation. If no data type has been selected when creating a free field, this can be done at a later time. Once a data type has been selected and saved, it cannot be modified anymore. Where the expanded levels and selection of Employee, Contract or Other are concerned, these can only be modified when the free field has not yet been used (i.e. no changes have been registered).  Action No action is required.  

Toegang nieuwe pensioenaangifte Vanaf dinsdag 15-08-2023 heb je toegang tot de nieuwe pensioenaangifte.  In deze release notes lees je hoe de nieuwe aangifte werkt en wat je moet doen om deze in gebruik te nemen. 1. Uniforme pensioenaangifte wordt onderdeel van Payroll Business Zoals vermeld in de Release notes Payroll Business 2023-08, gaat de werking van de Uniforme pensioenaangifte (UPA-aangifte) veranderen.  Dit zijn de belangrijkste veranderingen en verbeteringen:  De pensioenaangifte is onderdeel van Payroll Business. Voortaan ga je voor het versturen van de pensioenaangifte niet meer naar de aparte tegel in het Youforce portaal, maar kies je een gebruikersgroep in Payroll Business zelf. Het aanmaakproces is vereenvoudigd en verbeterd: daardoor is de aangifte sneller klaar en kunnen we je sneller helpen bij vragen of problemen. De rapportagemogelijkheden zijn verbeterd, zo krijg je de Aangifte details voortaan standaard in Excel en is er een overzicht Aangifte totalen en afdrachten, net zoals bij de nieuwe Loonaangifte. Je kunt voortaan zien welke collega de aangifte heeft ingestuurd. Je kunt exact zien welke salarisverwerkingen in welke aangifte zijn verwerkt. Alle wijzigingen in de instellingen zijn zichtbaar in het Mutatieverslag Uitgebreid. Hierdoor kun je gemakkelijk zien wanneer instellingen zijn gewijzigd en wie de wijzigiging heeft doorgevoerd.  De schermen en manier van werken zijn gelijkgetrokken met die van de nieuwe loonaangifte. Binnenkort volgt ook de APG-aangifte, zodat je indien van toepassing, vanaf dat moment voor alle aangiftes dezelfde werkwijze kunt aanhouden.  Actie  Het is de bedoeling dat je de UPA-aangifte van tijdvak 2023-07 controleert en instuurt via de nieuwe module in Payroll Business. Je hoeft dit in principe niet meer te doen in de oude oplossing via de tegel in het Youforce portaal. Heb je de UPA-aangifte voor het tijdvak 2023-07 toch al via de oude oplossing ingestuurd, dan is dat niet erg: stuur echter wel de UPA-aangifte 2023-07 ook in via de nieuwe Uniforme pensioenaangifte in Payroll Business zelf. Let op de uiterste aangifedatum voor het insturen van de UPA-aangifte 2023-07: voor vierwekenverloners is dit 16 augustus 2023, voor maandverloners is dit 31 augustus 2023. 2. Autorisatie Gebruikersgroep Uniforme pensioenaangifte Instellingen > Gebruikersgroepen Er is een nieuw gebruikersprofiel beschikbaar: Uniforme pensioenaangifte. Dit bevat alle menu-opties die je nodig hebt voor het aanmaken, controleren en verzenden van de aangifte. Gebruikt jouw organisatie de bestaande UPA-aangifte via de tegel in het Youforce portaal, dan zorgen wij ervoor dat de gebruikersgroep Uniforme pensioenaangifte voor jouw organisatie klaarstaat. De gebruikers die toegang hebben tot de gebruikersgroep Loonaangifte in Payroll Business, zien dan ook de gebruikersgroep Uniforme pensioenaangifte en hebben toegang tot de menu-opties voor de nieuwe UPA-aangifte. We gaan dezelfde mensen toegang geven. Actie Is er in jouw organisatie een duidelijke scheiding van taken tussen Loonaangifte en Pensioenaangifte, dan kun je de autorisaties voor deze nieuwe gebruikersgroep zo nodig (laten) aanpassen. Als niet iedereen toegang mag hebben tot dezelfde loonheffingennummers, kun je via de normale procedure extra gebruikersgroepen (laten) aanmaken. 3. Inrichten aangifteproces Onderneming Instellingen > Onderneming In dit scherm zijn eerder dit jaar voor de nieuwe Loonaangifte alle loonheffingenummers klaargezet die jouw organisatie gebruikt. Daarbij is ook de bijbehorende Aangiftefrequentie ingevuld. Deze instellingen worden ook gebruikt voor de UPA-aangifte. Actie Er is geen verdere actie nodig voor dit scherm.https://confluence.visma.com/pages/editpage.action?pageId=612358977# Aangifte stuurgegevens Instellingen > Aangifte stuurgegevens Hier zie je per onderneming welke aangiftes er gemaakt worden, voor welke pensioenuitvoerder (instantie) en wie de contactpersoon is. Voor elke pensioenuitvoerder kun je hier afzonderlijk vastleggen: Contactgegevens Of de aangifte automatisch moet worden verzonden, zodra alle bedrijven definitief de salarisverwerking hebben afgesloten. Of je een e-mail van ons wilt ontvangen als de aangiftetermijn dreigt te verstrijken. Of je een e-mail van ons wilt ontvangen als de pensioenuitvoerder een aangifte heeft afgekeurd. Actie  We zetten deze aangiftestuurgegevens voor je klaar, zodat je ze kunt controleren.  De pensioenuitvoerders zetten we klaar op basis van de inrichting van de referentietabel UPA - koppeling pensioenregelingen in Payroll business. Payroll Business schrijft mutaties weg op het gegevenselement UPA regelingkenmerk. Dat bepaalt naar welke pensioenuitvoerder een aangifte moet worden verstuurd.  De gegevens van de contactpersoon en de ingevulde waarden voor de signaleringen worden overgenomen van de bestaande stuurgegevens voor de loonaangifte.  Voor het controleren van de gegevens kun je eventueel het Mutatieverslag uitgebreid gebruiken. Kies dan het niveau Onderneming/Aangifte stuurgegevens.  Let op Bij Automatisch verzenden aangiftes vullen we niet de waarde Ja in, ook al is die voor de loonaangifte wel ingevuld. We gaan er namelijk van uit dat je de nieuwe UPA-aangiftes  eerst wilt controleren, voordat ze worden verzonden.  Als het proces naar tevredenheid loopt, kun je hier voor het volgende aangiftetijdvak eventueel zelf voor Ja kiezen.  Interfaces Instellingen > Interfaces > Uniforme pensioenaangifte (nieuw) Hier bepaal je per bedrijf of het resultaat van de salarisverwerkingen in de UPA-aangifte moet worden opgenomen.  Actie We zorgen ervoor dat voor al jouw bedrijven waarvoor de oude UPA-interface aan staat, automatisch worden gekoppeld aan de nieuwe interface Uniforme pensioenaangifte (nieuw).  De oude interface zetten we uit en deze is niet meer zichtbaar in het scherm Interfaces. Voor het controleren van deze gegevens kunt je eventueel het Mutatieverslag uitgebreid gebruiken. Kies dan het niveau Bedrijf. 4. Periodieke controle en verzending Aangifteverwerking Beheer > Aangifteverwerking In het scherm Aangifteverwerking vind je de bedrijven terug waarvoor een salarisverwerking met afsluiting is heeft plaatsgevonden en zie je in welke aangifte en welk aangiftetijdvak de resultaten terecht zijn gekomen. Daarnaast zie je voor welke Instanties (pensioenuitvoerders) de aangiftes zijn aangemaakt. Problemen/fouten in de aangifte Voor de UPA-aangiftes geldt net als voor de loonaangiftes: als er problemen zijn geconstateerd in de salarisverwerking worden de aangiftes niet aangemaakt of bijgewerkt. Je moet dan eerst een aanvullende verwerkingscyclus uitvoeren waarin je de fouten oplost. Dit gedeelte van het proces is niet gewijzigd: Als er fouten zijn, vind je deze terug in het Interface Log rapport Loonaangifte bij Gedeelde rapporten. Via Instellingen > Interfaces > Loonaangifte (nieuw) kun je opgeven dat dit rapport automatisch verzonden moet worden naar een specifiek e-mailadres.  Aangifte Beheer > Aangifte In het scherm Aangifte vind je de aangiftes terug die zijn klaargezet om te verzenden. Kies een instelling (pensioenuitvoerder) als je de aangiftes van één specifieke pensioenuitvoerder wilt zien. Dubbelklik op een aangifte om meer details te zien. De aangiftedetails vind je in de volgende tabbladen: Tabblad Aangifteverwerkingen Hier zie je de salarisberekeningen met afsluiting die verwerkt zijn in de aangifte. Dit zijn alle normale verwerkingen van de betreffende bedrijven en alle aanvullende verwerkingen die zijn uitgevoerd zolang de aangifte nog niet was verzonden.  Aanvullende verwerkingen die na het verzenden van een aangifte worden uitgevoerd hebben effect op de volgende aangifte in de vorm van een correctie-aangifte. Tabblad Onderneming tijdvakken Hier zie je alle aangiftetijdvakken die voor deze onderneming worden aangegeven. Dit is altijd het actuele tijdvak, maar als er in het lopende jaar herrekeningen hebben plaatsgevonden, zie je ook tijdvakken die al eerder zijn aangegeven en die nu opnieuw worden doorgegeven. Dubbelklik op een tijdvak om de details van de aangifte voor dat tijdvak te zien. Op dit niveau worden de volgende gegevens aan de pensioenuitvoerder doorgegeven: Per regeling het totaal premieloon, totaal premiegrondslag, totaal premie, verloonde uren en aantal IKV's In het actuele tijdvak zie je ook per regeling de saldo's van de verschillende correctieaangiftes (deze zijn een verplicht onderdeel van de UPA-aangifte). Verder zie je in het actuele tijdvak ook het totaal te betalen bedrag van het tijdvak, het totale saldo van de TWK correcties, en een totaal generaal. Dit zijn geen verplichte onderdelen van de UPA-aangifte,maar we berekenen ze wel, anoloog aan de loonaangifte, zodat er een duidelijk beeld van de betalingsverplichtingen ontstaat.  Tabblad IKV tijdvakken Hier zie je alle inkomstenverhoudingen die in de aangifte zijn opgenomen en per inkomstenverhouding alle aangiftetijdvakken.   Je kunt zoeken op bedrijf, aangiftetijdvak en medewerker. Klik op een IKV-tijdvak voor meer details: op dit niveau zie je alle rubrieken die volgens de UPA-gegevensspecificatie in de aangifte zijn opgenomen. Hierin is ook de opgaaf van verlofuren opgenomen zoals de UPA die voorschrijft. Tot slot zie je per regelingkenmerk en  regelingvariant hier het premieloon, de premiegrondslag, de premie totaal, de premie werknemer en het aantal verloonde uren. Tabblad Verzending en verwerking Via dit tabblad kun je de aangifte verzenden. Je ziet vervolgens de informatie die de pensioenuitvoerder terugkoppelt en wat dat doet met de status van de aangifte: verzonden, verwerkt of afgekeurd. Door bij Aangiftebericht te klikken op xml kun je het letterlijke XML bericht bekijken zoals dat is verzonden. Als de aangifte is afgekeurd of is verwerkt met waarschuwingen, kun je in de terugkoppeling bij Meldingen klikken op xlsx, om de lijst met fouten of waarschuwingen op te roepen. Collectief verzenden aangiftes Beheer > Collectief verzenden aangiftes Via dit scherm kun je meerdere aangiftes tegelijk versturen. Dit is vooral handig als jeorganisatie veel loonheffingennummers heeft of voor administratiekantoren die veel bedrijven binnen één klantomgeving hebben ingericht. Selecteer een pensioenuitvoerder en een aangiftetijdvak en controleer de betreffende ondernemingen die nog aangifte moeten doen voor dat tijdvak. Als de aangifte nog niet is verzonden, kun je door de optie rechts bovenin de titelbalk aan te vinken, alle nog niet verzonden aangiftes markeren.  Let op: alleen bij aangiftes met de status Klaar voor verzenden, staat rechts in het scherm een aanvinkvakje. Klik op Verzenden, om alle aangevinkte aangiftes te versturen.  

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.    Zaterdag 30 maart 2024   Product Release Opmerkingen YouServe HR Core Business NL Ja  -  YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja geen release notes YouServe Payroll Business Ja -   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

De release is uitgerold en het onderhoud is klaar. HRCore en Payroll Business is weer beschikbaar   Op zaterdag 1 juli brengen wij de juli release naar productie en vind er onderhoud plaats aan HRCore en Payroll busines. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar. Wij zullen op zaterdag 1 juli een bericht plaatsen wanneer de applicatie weer bereikbaar is.    English:   On Saturday, July 1, we will bring the July release to production and maintenance will take place on HRCore and Payroll businesses. As a result, our application is temporarily unavailable. We will post a message on Saturday 1 July when the application is available again.

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.    Zaterdag 04 mei 2024   Product Release Opmerkingen YouServe HR Core Business - NL Ja  -  YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja geen release notes YouServe Payroll Business Ja -   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 2 maart 2024 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja geen release notes YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja geen release notes YouServe HRYou - Payroll Business Ja -   Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Self Service Business     YouServe API's         Releases Youforce  Youforce Docs      Youforce Personeels & Salarisdossier      Youforce Verzuimmanagement

Gewijzigd en verbeterd  1. Nieuwe einddatum verlofaanvraag Waarom Soms is het nodig bij een verlofaanvraag voor langere tijd de einddatum te vervroegen, bijvoorbeeld als: de contracturen van de medewerker vanaf een bepaalde peildatum zijn gewijzigd de medewerker uit dienst gaat een persoonlijke situatie, waardoor de verlofaanvraag wijzigt Daarom is het vanaf deze release mogelijk de oorspronkelijke einddatum te wijzigen in een eerdere einddatum. Met deze functionaliteit kun je een bestaande verlofaanvraag inkorten. Dat wil zeggen dat een nieuwe einddatum nooit vóór de begindatum en nooit ná de oorspronkelijke einddatum van de verlofaanvraag mag liggen.  Hoe Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag Ins het scherm van een bestaande verlofaanvraag zie je voortaan rechtsonder de knop Nieuwe einddatum, waarmee je een pop-up scherm oproept waarin je een nieuwe eerdere einddatum kunt opgeven.  Na het opgeven van een nieuwe einddatum, zie je dat het systeem onder Details de Einddatum en de Verlof(eenheden) heeft aangepast. Klik je vervolgens in het scherm Verlofaanvraag op Opslaan dan maak je de nieuwe einddatum definitief en zie je dat het systeem onder Verlofsaldo uren het verlofsaldo heeft aangepast. Zolang je nog niet op Opslaan hebt geklikt, kun je een via de knop Nieuwe einddatum een nog eerdere einddatum opgeven of via Annuleren de datumwijzigingen ongedaan maken. Let op: deze functionaliteit is vooralsnog niet aan te sturen via Self Service.  Actie Er is geen actie nodig. Meer informatie vind je vanaf release 2023-03 in de online help onderwerp Verlofaanvraag, paragraaf 6. Nieuwe einddatum verlofaanvraag.    Opgeloste melding 2. Verwijderen persoongegevens AVG (change 4130177) Melding  Uitstroom > Wissen persoonsgegevens (AVG) Na het doorlopen van de stappen in het online help onderwerp Wissen persoonsgegevens, zagen wij in de Ad-hoc rapportage (uitgebreid) toch nog gegevens terug van medewerkers die verwijderd zouden worden. Oplossing  Vanaf release 2023-02 hebben we de programmatuur aangepast, zodat deze fout niet meer voorkomt en de medewerkers worden verwijderd. Actie Er is geen actie nodig. Na het uitleveren van release 2023-03, worden alle medewerkers die nog verwijderd moesten worden, alsnog verwijderd.  

Nieuw 1. Overzicht Selectie eigenschappen HR toegevoegd aan rapport Overzicht HR inrichting Waarom In HR Core Business leg je de gegevenselementen vast die nodig zijn voor de dienst Data as a service. Deze API geeft alleen die gegevenselementen per entiteit en bestandsnaam door die in HR Core Business zijn ingericht. Als je wilt zien hoe deze inrichting eruit ziet, kun je via het rapport Overzicht HR inrichting het overzicht Selectie eigenschappen HR aanmaken. Aan het Overzicht HR inrichting wordt dan het tabblad Selectie eigenschappen HR toegevoegd, met een overzicht van de HR-selectie eigenschap Datafeed. Hierin zie je per entiteit de geselecteerde gegevenselementen en eventueel de bestandsnaam waarin deze gegevenselementen moeten komen. De bestandsnaam in HR Core Business heet groepeerkenmerk.   Hoe Rapporten > Instellingen >  Overzicht HR inricting Het overzicht Selectie eigenschappen HR kun je als volgt opvragen. Open het scherm Overzicht HR inrichting. Zorg ervoor dat er een vinkje staat bij de optie Selectie eigenschappen HR en klik op Maak Rapport. Het excelbestand waarin het overzicht is opgenomen, vind je in Mijn rapporten. In het overzicht staan alle entiteiten en gegevenselementen die via Instellingen > Vastlegging > Selectie Eigenschap HR zijn vastgelegd.  Actie Instellingen > Vastlegging > Selectie Eigenschap HR Rapporten > Instellingen > Overzicht HR inrichting Als je de functionaliteit voor het vastleggen van HR selectie-eigenschappen wilt gebruiken, leg deze dan vast via het scherm Selectie Eigenschap HR. Vervolgens kun je deze inrichting bekijken via in het rapport Overzicht HR inrichting, tabblad Selectie eigenschappen HR. 2. Nieuw scherm Opgenomen verlof - in kalendervorm Waarom In HR Core Business houd je de administratie bij van elke medewerker met een verlofregeling en die verlof kan opnemen. Naast het scherm Verlofsaldo waarin je de status van het verlof kunt zien, is er nu het nieuwe scherm Opgenomen verlof. Hierin zie je in kalendervorm wanneer de medewerker verlof heeft opgenomen en voor hoeveel uur (of eenheden).  Daarnaast zie je per verlofsoort het aantal opgenomen uren en een overzicht van de verlofaanvragen. Hoe Medewerker >  Verlof > Opgenomen verlof In het scherm Opgenomen verlof zie je voor het gekozen verlofjaar het goedgekeurde opgenomen verlof van een medewerker. Het scherm bestaat uit de onderdelen Kalender Per maand en dag zie je hoeveel uren er per verlofsoort zijn opgenomen. Kleuren in de kalender:  Blauw = feestdag. Zijn er op die dag uren geboekt, dan is de kleur gewoon wit. Lichtgrijs = weekend Donkergrijs = dagen die buiten de maand vallen, bijvoorbeeld februari vanaf de 28e of 29e. Opgenomen uren Je ziet het totaal aantal opgenomen uren per verlofsoort. Verlofaanvraag Overzicht van de verlofaanvragen waarin je voor een verlofaanvraag kunt zien of de opgenomen uren zijn uitgesplitst over verschillende verlofsoorten. Per verlofsoort waarvan uren zijn afgeboekt zie je: De datum van de verlofaanvraag, de status, of de verlofsoort automatisch is afgeboekt, of het om collectief verlof gaat Begin- en einddatum: de eerste dag en laatste dag van een verlofsoort waarop binnen de verlofaanvraag verlof wordt opgenomen. Let op: in het scherm Verlofsaldo zie je bij de verlofaanvraag ook een begin- en einddatum; dit zijn echter de begin- en einddatum van de verlofaanvraag. Uren: totaal aantal verlofuren per dag van de verlofsoort. Als er sprake is van automatisch afboeken, kan dit een breuk zijn. Reden verlof: als er bij de verlofaanvraag een reden is opgegeven, zie je die hier.   Actie  Er is geen actie nodig.  3. Collectief verlof blokkeren via HR Self Service Waarom In HR Core Business kun je collectief verlof toekennen. Hierdoor krijgen alle medewerkers op dezelfde dag verlof dat wordt afgeboekt van het wettelijke verlofsaldo. Soms kan een medewerker geen gebruik maken van het collectieve verlof, bijvoorbeeld vanwege urgente werkzaamheden. Je kon dan dit collectieve verlof via speciale functionaliteit in HR Core Business blokkeren. In HR Self Service was dit nog niet mogelijk. We hebben er daarom voor gezorgd dat je van release 2023-06 ook via HR Self Service collectief verlof voor een medewerker kunt blokkeren.  Hoe HR Self Service > Verlof > Verlof intrekken > Autorisatie HR Core Business > Verlofaanvraag Voor het blokkeren van collectief verlof, kan de medewerker in HR Self Service de workflow Verlof intrekken gebruiken. Nadat je op de tegel Verlof intrekken hebt geklikt, zie je de verwerkte verlofaanvragen. Klik op het icoon  aan het eind van de regel met het collectieve verlof en klik op indienen. Dit zal het collectieve verlof niet verwijderen, maar blokkeren zodat het verlofsaldo van de medewerker niet wordt verlaagd met het aantal uren van het collectieve verlof. In HR Core Business zie je na het verwerken van de mutatie dat de verlofaanvraag nog wel bestaat maar is geblokkeerd. In HR Self Service zal het collectieve verlof bij die medewerker niet meer zichtbaar zijn.  Let op! In uitzonderlijke gevallen wordt het eenmaal geblokkeerde collectieve verlof weer geblokkeerd, omdat blijkt dat de medewerker toch niet hoeft te werken op de collectieve vrije dag. Het is dan niet meer mogelijk om dit via HR Self Service te deblokkeren. In HR Core Business kan het collectieve verlof wel weer gedeblokkeerd worden, maar dit werkt niet goed door in HR Self Service. Wij adviseren je daarom deze actie niet uit te voeren. In een volgende release zullen wij ervoor zorgen dat ook het deblokkeren van collectief verlof goed wordt doorgegeven aan HR Self Service.  Actie Er is geen actie nodig.  Gewijzigd en verbeterd 4. Selectie eigenschap HR Waarom  Via het scherm Selectie eigenschap HR leg je vast welke gegevenselementen met groepskenmerk nodig zijn voor de dienst Data as a Service. We hebben er nu voor gezorgd dat een gegevenselement binnen een entiteit meerdere keren kan voorkomen, maar dan met een ander groepskenmerk. Hierdoor kan je bijvoorbeeld in het eindresultaat (de csv-bestanden) het gegevenselement 24 Achternaam, bij meerdere uitvoerbestanden toepassen. Hoe Instellingen > Vastlegging > Selectie eigenschap HR Open het scherm Selectie eigenschap HR. Toevoegen Wil je bijvoorbeeld het gegevenselement 24 Achternaam (nogmaals) toevoegen, klik dan op Zoek element. Kies voor de gewenste entiteit, bijvoorbeeld Medewerker.  Selecteer het gegevenselement 24 Achternaam, selecteer het gewenste Groepskenmerk en klik op Opslaan en vervolgens op Sluiten. Wijzigen Wil je het groepskenmerk van het gegevenselement 24 Achternaam wijzigen, klik dan op het icoon    Wijzigen. Selecteer in het zoekscherm het gewenste Groepskenmerk uit de lijst en klik op Opslaan en vervolgens op Sluiten. Actie Controleer zo nodig de inrichting.