Releases YouServe

Gewijzigd en verbeterd  Aantal looncomponenten Variabele Werkgeverslast uitgebreid Waarom  Vanuit de markt kwam de wens voor het uitbreiden van het aantal looncomponenten met het kenmerk Variabel werkgeverslast eenmalig. Hoe  We hebben 30 nieuwe looncomponenten (nummer 31 t/m 60) met het kenmerk Variabele werkgeverslast eenmalig aangemaakt met een ingangsdatum van 1-1-2021.  Actie Als je deze nieuwe looncomponenten wilt gebruiken, kun je deze muteren bij de medewerker. Bruto inhouding 30%-regeling in grondslag variabele pensioenen die geen aftrekpost zijn  Waarom Vorig jaar is het mogelijk gemaakt dat de bruto inhouding van de 30%-regeling, de grondslag kan verlagen van de variabele pensioenen die aftrekpost zijn voor de loonheffing, werknemersverzekeringen en ZVW.  Dit is toen gerealiseerd voor de volgende variabele pensioenen:  Pensioen Pensioen aanvulling Pensioen overbrugging Pensioen extra VUT Vroegpensioen Vroegpensioen extra WIA hiaat WIA hiaat extra ArbeidsOngeschiktheids Pensioen (AOP) Daarna is de wens gekomen om dit ook mogelijk te maken voor de variabele pensioenen die geen aftrekpost zijn voor de loonheffing, werknemersverzekeringen en ZVW. Het gaat om de volgende variabele pensioenen: Sociaal fonds Opleidingsfonds Extra fonds Extra fonds 2 Extra fonds 3 Extra fonds 4 In deze release hebben we dit gerealiseerd met ingang van 01-01-2021.    Hoe Contract > Arbeidsvoorwaarden > 30% regeling bruto inhouding/netto vergoeding Aan het scherm 30% regeling bruto inhouding/netto vergoeding is per 1-1-2021 het veld Bruto inh 30% in gronds. var. pens. (niet aftrekb.) toegevoegd. Als bij dit veld de waarde Ja is ingevuld, dan verlaagt de inhouding van de 30%-regeling vanaf 01-01-2021 de grondslag voor de variabele pensioenen die geen aftrekpost zijn.  Let op: dit werkt alleen als in de referentietabel voor die variabele pensioenen bij 10 Soort grondslag is opgegeven 1 in eigen grondslag SV-loon.  De omschrijving van het bestaande veld Bruto inhouding 30% in grondslag variabel pensioen heeft nu als omschrijving gekregen Bruto inh. 30% in gronds. var. pens. (aftrekbaar). Als bij dit veld de waarde Ja is ingevuld, dan verlaagt de inhouding van de PAWW-premie de grondslag voor de variabele pensioenen die aftrekpost zijn. Deze functionaliteit is al beschikbaar Actie Wil je de nieuwe functionaliteit gaan gebruiken, leg dan bij het veld Bruto inh 30% in gronds. var. pens. (niet aftrekb.) de waarde Ja vast. Dit is pas mogelijk met ingang van 1-1-2021. Vanaf die datum is deze nieuwe functionaliteit beschikbaar.  Uurloon standaard niet goed berekend bij 53e week Waarom Als bij een vierwekenbedrijf de 53e week werd uitbetaald en het salaris werd aangevuld tot het minimum loon, dan werd het payrollelement Uurloon standaard te hoog bepaald. Hoe Dit is opgelost. Als het salaris aangevuld moet worden tot het minimum loon, wordt nu naast de looncomponent Minimumloon - aanvulling, ook de looncomponent Minimumloon - aanvulling week 53 geschreven, zodat dit net als het salaris wordt uitgesplitst. Als de looncomponenten Salaris (salaris per periode) en Minimumloon - aanvulling zijn opgenomen in de grondslag Uurloon standaard, dan wordt het uurloon correct berekend, ook als er sprake is van de 53e week. Actie Als er in jouw organisatie wordt aangevuld tot het minimum loon, moet je de looncomponent Minimumloon - aanvulling week 53 toevoegen aan de journalisering. Foutcode Belastingdienst toegevoegd aan signaleringen Waarom Bepaalde signaleringen die ons systeem geeft, worden ook teruggekoppeld door de Belastingdienst. Om duidelijk te maken welke signaleringen in ons systeem de Belastingdienst zal terugkoppelen, hebben wij hieraan de foutcode van de Belastingdienst toegevoegd. Hoe Vanaf deze release zijn de volgende signaleringen hernoemd: Nieuwe omschrijving  Oude omschrijving 1828 - LKV aanvr oudere wn niet toegest: lft < 56 LKV aanvr. oudere wn. niet toegest.: leeft. < 56  1829 - LKV aanv niet toeges bij Srt.ink en WN verz LKV aanvr. niet toegest. bij Srt.ink. en WN verz.  1830 - LKV aanvr niet toegest: AOW ger.lft bij ind LKV aanvr. niet toegest.: AOW ger.leeft. bij ind 1831 - LKV aanv niet toeges AOW lft bij start per. LKV aanvr. niet toegest.: AOW lft. bij start afr.p  Deze signaleringen worden nog steeds in dezelfde situaties gegeven. Vanaf 2021 gaat Payroll Business deze gegevens toetsen als poortcontrole en wordt de loonaangifte hierop bij het inzenden afgekeurd. Daarom worden deze signaleringen vanaf 2021 als Fout gegeven. Actie Er is alleen actie nodig als deze signaleringen in het Signaleringverslag staan. Uitleg hierover vind je in de online help via Probleemoplosser > Signaleringen > Signaleringen loonaangifte. Signaleringen aangepast Waarom De volgende signaleringen stonden soms onterecht in het Signaleringsverslag: 2031 - Contract onbep/bep tijd is verplicht 2035 - Ind. schr. arb.overeenk. verplicht 2039 - Indicatie oproepovereenkomst verplicht Dit kwam voor als in de overeenkomstige velden van het scherm Arbeidscontract was gekozen voor Niet van toepassing. Hoe Met ingang van release 2020-12 hebben we ervoor gezorgd dat het systeem de hiervoor genoemde signaleringen alleen nog geeft in de juiste situatie. Daarnaast zijn deze signaleringen met ingang van 2021 beëindigd. Voor 2021 komen hier nieuwe signaleringen voor in de plaats, zie het onderwerp Nieuwe signaleringen Loonaangifte L2102, L2103, L2109 en L 2110 aan het eind van deze release notes. Voor deze nieuwe signaleringen geldt dat je ze moet oplossen voordat de salarisverwerking definitief is verwerkt, anders wordt de loonaangifte hierop afgekeurd en niet verwerkt.  Actie Als deze signaleringen nog in het Signaleringsverslag voorkomen, pas dan de inrichting aan. Uitleg hierover vind je in de online help via Probleemoplosser > Signaleringen > Signaleringen loonaangifte. Waardenlijsten in meerdere talen Waarom HR Core Business en Payroll Business worden in meerdere talen gebruikt. Daarom is het wenselijk om de namen van bijvoorbeeld functies en afdelingen vast te kunnen leggen in een andere taal dan het Nederlands. Hoe Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst Aan het scherm Waardenlijst is het veld Taal toegevoegd, waarmee je de taal kunt selecteren zodat je ook in andere talen de toegestane waarden en omschrijvingen kunt vastleggen. Als in een bepaalde taal nog niet alle omschrijvingen zijn vastgelegd, terwijl dat in een van de andere talen wel het geval is, zie je in de omschrijving de betreffende waarde, omsloten door een hekje (#). Voorbeeld: de functie 1000 Verkoper is alleen in het Nederlands vastgelegd. Kies je Duits of Engels, dan zie je de functie 1000 #1000#. Daarnaast is in dit scherm manier van navigeren aangepast aan de gangbare norm: het selecteren van de soort doelgroep en doelgroep is vervangen door een navigatiepad bovenin het scherm. Actie Inventariseer welke behoefte er is bij medewerkers en managers in jouw organisatie om gegevens in andere talen te zien, bijvoorbeeld in Self Service. Gegevenselementen waarvoor jouw organisatie zelf een waardenlijst heeft aangemaakt, kun je van een eigen vertaling voorzien. Denk aan afdelingen en functies, maar ook aan bijvoorbeeld Reden ontslag en Type medewerker.   Controleer het niveau waarop je de lijst wilt onderhouden. Selecteer de klant (jouw organisatie) of een van de bedrijven via het navigatiepad bovenin het scherm. Zorg dat je de juiste ingangsdatum hebt geselecteerd. Selecteer het betreffende gegevenselement, kies een taal en vul de lijst aan. Met de export- en importoptie gaat dit gemakkelijk: zet de taal in het scherm op Nederlands exporteer de lijst pas de lijst in Excel aan naar bijvoorbeeld Engelse functie-omschrijvingen zet de taal in het scherm op Engels importeer de lijst klikt op Opslaan om de lijst in het Engels te bewaren Waardenlijsten die door Visma | Raet op een hoger niveau zijn gedefineerd, zoals Geslacht of Nationaliteit, zijn nog niet in alle talen beschikbaar, maar gaan we in de komende releases bijwerken. Actie Administratiekantoren Wist je dat je met een spreadsheet voor meerdere klanten en bedrijven tegelijkertijd de waardelijsten in meerdere talen kunt onderhouden? Dat kan via Beheer  > Externe mutaties. Log daarvoor in op Adminstratieniveau. Uitleg over het formaat spreadsheet dat daarvoor geschikt is, vind je in de  online help, zoek naar Raet Basisdocument. PAWW-maximum vanaf 2021 juist berekend - geen workaround meer voor verkeerde PAWW-premieberekening bij medewerkers uit dienst Waarom Bij medewerkers die uit dienst waren en een nabetaling ontvingen waarover PAWW moest worden ingehouden, werd de PAWW premie soms foutief berekend. Dit kwam omdat Payroll Business niet op de juiste manier rekening hield met het maximum loon waarover PAWW moest worden ingehouden. Via een workaround kon je er toch voor zorgen dat voor die medewerkers de juiste PAWW werd berekend. Vanaf 2021 wordt het maximum loon voor de PAWW wel op de juiste manier berekend. De workaround is hierdoor niet meer nodig en wordt met ingang van 1-1-2021 weer verwijderd.   Hoe Medewerker > Medewerker > Samenvoegregeling In het scherm Samenvoegregeling kon je bij het veld PAWW afwijkend cumulatief maximumloon wn het maximum bedrag opgeven waarmee Payroll Business moest rekenen bij het bepalen van de PAWW-premie. Met ingang van 1-1-2021 is dit veld van het scherm verwijderd.  Actie Er is geen actie nodig.  Opslaan Conversietabel niet meer mogelijk bij dezelfde waarden Waarom Bij het aanmaken van een conversietabel was het mogelijk om dezelfde waarde nog een keer op te slaan. Hierdoor werden onder andere dat foutieve APG-aangiftes aangemaakt of werd een foutieve Reden uit dienst aan de Belastingdienst doorgegeven. Om dit te voorkomen hebben we een controle aan het veld Waarde toegevoegd. Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > Conversietabel Als je een regel in het conversieschema wilt aanpassen waarvan een waarde al bestaat, krijg je voortaan de volgende een melding:  ... waarde bestaat al. Deze melding verschijnt ook als het conversieschema al is ingericht, omdat het systeem bij het openen van het scherm de bestaande inrichting controleert, zodat je ook dan bij het opslaan eventuele fouten kunt herstellen.  Actie Er is geen actie nodig. 30% regeling en het overgaan van mastertitel naar regulier bij het behalen van de 30-jarige leeftijd Waarom Als een medewerker een mastertitel heeft en de 30-jarige leeftijd bereikt, gaat de berekening van het norminkomen van laag naar hoog. Het is wenselijk dat dit automatisch plaatsvindt door een toetsing in het systeem, zodat altijd het juiste norminkomen wordt gehanteerd.  Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardengegevens > 30% regeling excl extraterritoriale kosten Medewerker > Contract > arbeidsvoorwaarden > 30% regeling excl extraterritoriale kosten In deze arbeidsvoorwaardevariant kun je kiezen hoe het Norminkomen wordt getoetst bij de overgang van mastertitel naar regulier: Cumulatieven voor het fiscaal loon en cumulatieven voor het norminkomen lopen door Cumulatieven voor fiscaal loon en norminkomen worden nieuw opgebouwd 1. Cumulatieven voor het fiscaal loon en cumulatieven voor het norminkomen lopen door Als een medewerker 30 wordt, gaat in de eerstvolgende maand na de verjaardag het norminkomen van laag naar hoog. De berekening van de 30%-regeling werkt volgens het Voortschrijdend Cumulatief Rekenen. Bij deze keuze zal dus het totaal fiscaal inkomen over alle perioden van het lopende jaar worden opgeteld, zo ook het norminkomen, en met dit cumulatief wordt het 30%-percentage berekend.  2. Cumulatieven voor fiscaal loon en norminkomen worden opnieuw opgebouwd Als een medewerker 30 wordt, gaat in de eerstvolgende maand na de verjaardag het norminkomen van laag naar hoog. Echter hier is het verschil dat bij het Voortschrijdend Cumulatief Rekenen vanaf dat moment het hoge norminkomen van toepassing is. Het norminkomen en het cumulatief fiscaal loon worden vanaf de eerstvolgende maand gestart met 0 euro. De inrichting voor keuze 1 of 2 Je kunt het veld Splitsen norminkomen (30% regeling) inrichten op zowel bedrijfs- en klantcao niveau als op contractniveau. Actie Als je de cumulatieven per soort norminkomen apart wilt laten berekenen, vul dan per de 1e van het jaar op bedrijfs- of klantcaoniveau bij het veld Splitsen norminkomen (30% regeling) de waarde Mastertitel norminkomen splitsen in. Waardebereik velden voor Verkopen uren uitgebreid Waarom Om, zeker in deze tijd waarin veel mensen thuiswerken vanwege Corona, stuwmeren aan verlof te voorkomen, moet het mogelijk zijn voor medewerkers om ook grotere aantallen verlofuren te kunnen verkopen. Daarom is het is het nu mogelijk om voor het verkopen van uren maximaal 9999,99 vast te leggen. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Kopen, verkopen, verrekenen dagen/uren In het scherm Kopen, verkopen, verrekenen dagen/uren is het waardebereik van de volgende velden aangepast, zodat je hier nu als maximale waarde 9999,99 kunt vastleggen: Uren doneren Uren verkopen  Uren verrekenen Acties Er is geen actie nodig. Nieuw icoon voor oproepen online help Waarom Payroll Business en HR Core Business hebben een uitgebreide online help. Hierin vind je niet alleen per scherm uitleg over de velden in dat specifieke scherm, maar er zijn ook hoofdstukken met Procedurebeschrijvingen met uitleg over speciale onderwerpen, zoals transitievergoeding, TWK-berekening en loonkostenverdeling. Tot nu toe kon je deze help alleen oproepen via het menu van de rechtermuisknop, maar dat was niet voor alle gebruikers makkelijk te vinden. Daarom is het nu ook mogelijk de help op te roepen via een icoon rechtsboven in het scherm. Hoe Aan bijna alle schermen is rechtsboven het icoon  toegevoegd. Door hier op te klikken open je eveneens de helpfunctie. Acties Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Inhouding PAWW in grondslag variabele pensioenen die geen aftrekpost zijn (2102146) Waarom Vorig jaar is het mogelijk gemaakt dat de inhouding van de PAWW, de grondslag van de variabele pensioenen kan verlagen die aftrekpost zijn voor de loonheffing, werknemersverzekeringen en ZVW. Het gaat om de volgende variabele pensioenen:  Pensioen Pensioen aanvulling Pensioen overbrugging Pensioen extra. VUT Vroegpensioen Vroegpensioen extra WIA hiaat WIA hiaat extra ArbeidsOngeschiktheids Pensioen (AOP) Daarna is de wens gekomen om dit ook mogelijk te maken voor de variabele pensioenen die geen aftrekpost zijn voor de loonheffing, werknemersverzekeringen en ZVW. Dit gaat om de volgende variabele pensioenen: Sociaal fonds Opleidingsfonds Extra fonds Extra fonds 2 Extra fonds 3 Extra fonds 4 In deze release hebben we dit gerealiseerd met ingang van 01-01-2020.    Hoe Instellingen > Berekeningen > Stichting PAWW Aan het scherm Stichting PAWW is per 1-1-2020 het volgende veld toegevoegd: PAWW in grondslag variabel pens. (niet aftrekbaar) Als bij dit veld de waarde Ja is ingevuld, verlaagt de inhouding van de PAWW-premie vanaf 01-01-2020 de grondslag voor de variabele pensioenen die geen aftrekpost zijn. Let op Dit werkt alleen als in de referentietabel voor die variabele pensioenen bij de parameter Soort grondslag is opgegeven: 1 in eigen grondslag SV-loon.  Het bestaande veld Bruto inhouding PAWW in grondslag variabel pens. heeft nu als omschrijving gekregen PAWW in grondslag variabel pensioen (aftrekbaar). Als bij dit veld de waarde Ja is ingevuld, dan verlaagt de inhouding van de PAWW-premie de grondslag voor de variabele pensioenen die aftrekpost zijn. Deze functionaliteit is al beschikbaar Actie Wil je deze nieuwe functionaliteit gaan gebruiken, leg dan bij het veld PAWW in grondslag variabel pens. (niet aftrekbaar) de waarde Ja vast. Denk eraan dat hierdoor herberekeningen zullen plaatsvinden. Genereren Overzicht Bedrijfsinrichting lukte niet altijd (2039446) Melding Soms werd het overzicht bedrijfsinrichting niet gegenereerd. Dit kwam doordat het het aanmaken van het rapport nog via een oude server verliep. Dit is vanaf deze release veranderd. Oplossing We laten het Overzicht bedrijfsinrichting voortaan genereren via een nieuwe, snellere server. Ook hebben wij het overzicht als volgt aangepast: Het overzicht wordt niet meer gegenereerd in PDF, maar in XSLX-formaat. Voor ieder subrapport dat je hebt aangevinkt, zie je in het excelbestand een apart tabblad. In het laatste tabblad van het excelbestand vind je de Rapport-parameters op basis waarvan het overzicht is aangemaakt. Actie Er is geen actie nodig. Exporteren CSV en Ad-hoc rapportage (uitgebreid) tonen niet altijd de juiste waarde (1059816) Melding Soms was in de rapporten Exporteren CSV en Ad-hoc rapportage (uitgebreid) niet de juiste waarde zichtbaar. Op contractniveau was er dan bijvoorbeeld een mutatie te zien in het arbeidsvoorwaardenscherm, terwijl de rapportage de waarde van het CAO-niveau liet zien. In andere gevallen was de CAO-waarde niet zichtbaar. Oplossing Mutaties worden nu altijd correct getoond, het systeem kijkt in deze volgorde naar het voorkomen van een waarde:   Als er een mutatie bij het contract van de medewerker is, wordt deze altijd getoond. Als die niet aanwezig is, kan er een klantspecifieke waarde zijn ingericht op Bedrijf-CAO niveau, Bedrijf niveau, Klant-CAO niveau of Klantniveau. Als er geen klantspecifieke inrichting is, wordt de waarde van het CAO-niveau getoond. Deze verbeteringen zijn doorgevoerd bij: Exporteren CSV Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Actie Er is geen actie nodig.  Ad-hoc rapportage (uitgebreid) verbeterd Melding Soms was niet de juiste waarde zichtbaar in de Ad-hoc rapportage (uitgebreid).  Oplossing Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Je ziet weer de juiste waarden in het rapport, zie het vorige onderwerp Exporteren CSV en Ad-hoc rapportage (uitgebreid) tonen niet altijd de juiste waarde (1059816). Daarnaast zie je voortaan bij het resultaat onder Mijn rapporten de toegepaste peildatum. Actie Er is geen actie nodig.  Verwerken Externe mutaties ging fout voor Locatieomschrijving (1796917) Melding Bij het importeren van een extern mutatiebestand, verscheen in het verwerkingsverslag de melding: Gegevens op het veld Locatieomschrijving en deze zijn niet opgeslagen, terwijl het importeren van de Locatieomschrijving wel plaatsvindt. Oplossing Beheer > Externe mutaties > Verwerken externe mutaties Vanaf deze release is het weer mogelijk om het veld Locatieomschrijving (postadres) te importeren, daarnaast hebben we hetzelfde probleem opgelost voor het veld Locatie omschrijving. Actie Er is geen actie nodig. Auto van de zaak - Onjuiste ingangsdatum nieuw bijtellingspercentage bij 4-weken verloning Melding Bij 4-weken verloning vond de toetsing van de 60 maandsperiode niet plaats op de eerste dag van de maand die volgde op de tenaamstelling van de auto, maar op de eerste dag van de afrekenperiode. Op 7 oktober 2020 werd de 60 maanden na tenaamstelling vastgesteld en werd het toegepaste bijtellingspercentage aangepast naar 7% tot 50.000 en daarboven naar 25%. Deze toetsing zou echter plaats moeten vinden op de eerste dag van de maand die volgt op de tenaamstelling. In dit voorbeeld is het bijtellingspercentage voor de maand oktober nog 7% en zou de afsluiting van de 60 maandsperiode pas ingaan op 1 november. Oplossing De beëindiging van de 60 maandsperiode vindt voortaan plaats op de eerste van de maand nadat 60 maanden zijn verstreken. Bij een 4-weekse verloning zal dit in die periode een splitsing in het toegepaste percentage en de aftopwaarde veroorzaken. Als bijvoorbeeld de 60 maanden termijn vervalt per 1 april 2021, dan zal vanaf volgend jaar in periode 4 een splitsing worden toegepast: van 29 - 31 maart het reductietarief en vanaf 1 - 25 april het standaard percentage. De ingangsdatum van deze wijziging is 1 januari 2021. Acties Er is geen actie nodig. Berekening voorstel Transitievergoeding rekende met vakantietoeslag voorgaande jaar en niet met de toekomstige vakantietoeslag (2310095) Melding Voor een medewerker die uit dienst gaat, werd bij het bepalen van het voorstel transitievergoeding niet gerekend met 8% vakantietoeslag van het laatste salaris, terwijl de verwachting is dat bij de grondslag onafhankelijke looncomponenten 8% van de grondslag van het laatste basisloon wordt gehanteerd. Oplossing Vanaf deze release wordt bij de transitievergoeding voor de onafhankelijke looncomponenten gekeken naar de huidige periode op basis van het fulltime dienstverband. Hierbij bepaalt de grondslag wat meegenomen wordt in het bepalen van het bedrag voor de onafhankelijke looncomponenten. Voor het uurloon/variabele salaris kijkt het systeem voortaan naar de referteperiode en voert op basis daarvan de berekening uit. Actie Er is geen actie nodig. Onterechte melding Incidentele inkomstenvermindering ziekte in Mutatieverslag (2316644)  Melding In het Mutatieverslag werd bij veel medewerkers een incidentele inkomstenvermindering getoond, die met terugwerkende kracht door muteerder Payroll engine was aangemaakt. Er stond voor 2020 wel een incidentele inkomstenverlaging Ziekte in het Mutatieverslag, terwijl er geen korting was in de betreffende periodes. Het was onduidelijk hoe je dit kon verhelpen. Oplossing Dit is opgelost. In 2021 zal voor de situaties waarin geen korting is, ook geen incidentele inkomstenverlaging Ziekte meer worden geschreven. Actie Er is geen actie nodig. Betalen compensatie ziektegeld variabele vergoeding (2279297) Melding Voor Variabel ziekengeld is in het veld Afw. ziekteuurloon var. verg de waarde 0 ingevoerd, zodat er geen variabel ziekengeld wordt berekend. Hierdoor vonden echter onverwacht herberekeningen plaats.  Oplossing Medewerker > Contract > Loondoorbetaling bij ziekte  Uitsplitsing / Referentietabel Aan het scherm Loondoorbetaling bij ziekte Uitsplitsing / Referentietabel is vanaf deze release het veld Betalen compensatie ziektegeld var. vergoeding toegevoegd. Als je hier Nee invult, voorkom je dat Payroll Business variabel ziekengeld berekent, zonder herberekeningen te veroorzaken. Het is ook mogelijk dit nieuwe veld gedurende de maand te muteren, omdat de ingangsdatum van ziekte doorgaans niet op de eerste dag van de periode valt. Het veld is per 1 oktober 2020 beschikbaar voor de varianten: Loondoorbetaling bij ziekte (Uitsplitsing) Loondoorbetaling bij ziekte (Referentietabel) Meer informatie vind je in de online help. Actie Als je wilt dat er geen compensatie ziektegeld variabele vergoeding wordt uitbetaald, zet dan het veld Betalen compensatie ziektegeld var. vergoeding op Nee. Logo te groot weergegeven op loonstrook (2327530) Melding Na het uploaden van een nieuwe afbeelding van een logo werd het logo veel te groot weergegeven op de salarisstrook. Oplossing Instellingen > Salarisspecificaties > Bedrijfslogo Het probleem was de breedte / hoogte verhouding van het logo. In de huidige versie van Payroll Business zijn de eisen aan het logo versoepeld. Bestandsformaat: GIF/PNG Bij een verhouding van  2:1 (breedte:hoogte) wordt de beschikbare ruimte in de loonstrookmodellen het beste benut. Wil je hiervan afwijken, bijvoorbeeld als het logo vierkant is, dan adviseren wij om het resultaat goed op de voorlopige loonstrook te controleren. Omvang: max. 125 KB Acties Controleer voor je een logo gaat uploaden of het bestand voldoet aan de hierboven genoemde specificaties. Ziektedagen werden niet meegeteld in SV-dagen Melding Na een salarisverwerking waren er voor de periode negatieve SV-dagen, terwijl je verwacht dat SV-dagen niet worden gecorrigeerd.  Dit kwam doordat er sinds oktober een nieuwe variant voor Loondoorbetaling bij ziekte is en de ziektedagen niet meer werden meegeteld in de SV-dagen. Er werd namelijk gekeken of het doorbetalingspercentage ziektedagen of ziekte bij één van de twee varianten gelijk is aan 0. Hier werd altijd aan voldaan, omdat er geen onderscheid werd gemaakt tussen de variant Loondoorbetaling bij ziekte (uitsplitsing) en de variant Loondoorbetaling ziekte (referentietabel) waardoor dit resulteerde in correctiedagen. Oplossing Voortaan kijkt Payroll Business eerst welke variant van toepassing is en daarna pas of voor de toegepaste variant het doorbetalingspercentage voor ziekte of ziekte-uren gelijk is aan 0. Actie Er is geen actie nodig. Wijzigen Rapportsjablonen weer mogelijk Melding Let op: de functie Rapportsjablonen is alleen beschikbaar voor administratiekantoren en consultants Het was tijdelijk niet meer mogelijk om rapportsjablonen te wijzigen. Oplossing Administratiebeheer > Instellingen > Rapportage > Rapportsjablonen Het probleem is verholpen, het scherm werkt weer. Daarnaast hebben we de zoekfunctie verbeterd: als je veel sjablonen hebt aangemaakt kun je nu filteren op de naam van het rapport of van het sjabloon. Actie Er is geen actie nodig. Wet- en regelgeving Nieuwe signaleringen Loonaangifte - L2102, L2103, L2109 en L2110 Waarom Vanaf 2021 zijn er nieuwe signaleringen geïntroduceerd en zijn bepaalde signaleringen aangescherpt.  Hoe Vanaf deze release zijn de volgende foutsignaleringen toegevoegd met ingang van 1-1-2021:  Let op: dit zijn foutsignaleringen die je moet oplossen vóórdat de salarisverwerking definitief is verwerkt, anders wordt de loonaangifte hierop afgekeurd en niet verwerkt.  2102 - Ind. Arbeidsovereenkomst ontbreekt Als het veld Soort inkomen gelijk is aan 11, 13 of 15 en het veld Aard arbeidsverhouding is 01, 10 ,11, 82 of 83, dan moet het veld Contr. onbep./bep. tijd gevuld zijn met onbepaalde tijd of bepaalde tijd. 2103 - Indicatie overeenkomst Arb, Opr, Schrift Als het veld Aard arbeidsverhouding gelijk is aan 4, 6, 7, 18 , 79 of 81 dan moeten de velden Contr. onbep./bep. tijd, Schriftelijke arbeidsovk en Oproepovereenkomst allemaal gevuld zijn met Niet van toepassing. 2109 - Ind. Schriftelijke overeenkomst ontbreekt Als het veld Soort inkomen gelijk is aan 11, 13 of 15 en het veld Aard arbeidsverhouding is 01, 10 ,11, 82 of 83, dan moet het veld Schriftelijke arbeidsovk de waarde Ja of Nee hebben. 2110 - Indc. Oproepovereenkomst ontbreekt Als het veld Soort inkomen gelijk is aan 11, 13 of 15 en het veld Aard arbeidsverhouding is 01, 10 ,11, 82 of 83, dan moet het veld Oproepovereenkomst de waarde Ja of Nee hebben. Actie Als je deze signaleringen in het Signaleringsverslag ziet, controleer dan de inrichting en pas deze zo nodig aan. Zie voor informatie over deze en andere signaleringen de online help Probleemoplosser > Signaleringen > Signaleringen loonaangifte. APG - wijzigingen pensioenaangifte per 2021 Waarom Elk jaar geeft APG wijzigingen door voor het aanleveren van de pensioenaangifte. Voor de pensioenaangiftes richting APG voor 2021, hebben we daarom de hieronder vermelde wijzigingen doorgevoerd. Hoe Vanaf 2021 verandert er voor twee van de vier interfaces voor APG het volgende: Voor Woondiensten is het vanaf 2021 niet meer nodig het VPL-pensioen door te geven. Wij zorgen ervoor dat vanaf de eerste periode van 2021 dit productkenmerk niet meer wordt doorgegeven aan APG. Voor Baksteen is het vanaf 2021 niet meer nodig BPFBAK als regelingkenmerk door te geven. Wij zorgen ervoor dat dit regelingkenmerk vanaf de eerste periode van 2021 niet meer wordt doorgegeven aan APG. Redenen uit dienst conform Belastingdienst Daarnaast zal APG de redenen uit dienst van de Belastingdienst gaan gebruiken. Tot en met 2020 gebruikte APG eigen redenen die werden opgegeven via een conversietabel. Deze conversietabel kan je vanaf 2021 verwijderen. Actie Om ervoor te zorgen dat vanaf 2021 de juiste redenen uit dienst worden doorgegeven, moet je het volgende aanpassen. Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces Als jouw organisatie de waardenlijst met redenen uit dienst van de Belastingdienst gebruikt die Visma | Raet onderhoudt op landniveau, maak dan in het scherm van de Periodieke interface APG het veld APG itf. reden einde dienstverband conv.tabel leeg. Instellingen > Gegevensuitwisseling > Conversietabel Gebruikt jouw organisatie een eigen waardenlijst met redenen uit dienst, dan is er voor het doorgeven van de juiste waarden aan de Belastingdienst al een conversietabel ingericht. Deze Conversietabel kun je dan ook koppelen via het veld APG itf. reden einde dienstverband conv.tabel in het scherm Periodieke interface APG. Publishing Date : 11/19/2020

Hier vind je de PDF versie van de slides die horen bij de gegeven presentatie.

Mededelingen Verbeteren 4-koloms salarisstrook Vanaf de  komende releases gaan we de 4-koloms salarisstrook verbeteren. Geregistreerde uren In het bruto-netto gedeelte zullen wij naast de bedragen van de looncomponenten voor overuren en toeslaguren, ook de geregistreerde uren gaan vermelden, in combinatie met het toegepaste uurloon. Deze aanpassingen gaan we vanaf september in de loop van het najaar gefaseerd opleveren. Kolom ZVW loon verwijderen Daarnaast verwijderen we aparte kolom voor ZVW loon, omdat door gewijzigde wetgeving de bedragen in de kolom ZVW loon al langere tijd gelijk zijn aan de bedragen in de kolom Fiscaal loon.  BTL91-betalingen binnenkort niet meer beschikbaar Door de introductie van SEPA is het gebruik van de interface voor buitenlandse betalingen - BTL91 - al enkele jaren geleden stilgevallen. Daarom gaan we binnenkort de betreffende opties uit het menu verwijderen. Update meerdere Inkomstenverhoudingen en Transitievergoeding Vanaf de oktober release is het niet meer nodig om voor het uitbetalen van de transitievergoeding een nieuwe medewerker aan te maken. De nieuwe functionaliteit hiervoor stellen we eerst beschikbaar aan een aantal pilotklanten, die we vanuit Visma | Raet benaderen. Via de release notes en de berichtgeving op de Payroll Business Community houden we je op de hoogte van de voortgang.  Uniek Persoonlijk id (UPI) Waarom Eerder hebben wij laten weten dat het Unieke Persoonlijk Id (UPI) verplicht zou worden met ingang van de release van september. Een aantal klanten heeft echter aangegeven meer tijd nodig te hebben voor het identificeren van medewerkers en invullen van de UPI. Daarom hebben we besloten de UPI vanaf release 2020-09 alleen verplicht te maken voor klanten die: de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid gebruiken én  de generieke API voor Identity & Access Management gaan gebruiken Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerkers  Via het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) in het scherm Medewerkers en kun je een ID invullen om medewerkers aan elkaar te koppelen, omdat zij dezelfde persoonsgegevens hebben. Voorbeeld J. Jansen is medewerker bij bedrijf A en is ook een (gekopieerde) medewerker 2 bij bedrijf B binnen de klant X. Via de UPI kun je beide medewerkers aan elkaar koppelen. Als in de toekomst vanuit een aanpalende applicatie via een zoekopdracht wordt gezocht op de UPI van de heer J. Jansen, dan zie je beide medewerkers in de zoekresultaten.   Uw actie  Als je de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid gebruikt of gebruik gaat maken van de generieke API voor Identity & Access Management, zorg er dan voor dat de UPI bij de medewerkers is ingevuld.  Feedback op onze applicatie Waarom  In de vorige release notes hebben we je op de hoogte gebracht dat we binnenkort gaan starten met de Customer Effort Score. Dit houdt in dat er na het uitvoeren van een specifieke procedure, een gesloten vraag verschijnt over die procedure. Hiermee kun je ons feedback geven op hetgeen wij hebben gereleased. Via deze feedback stel je ons in staat het proces op de juiste plekken te verbeteren. De vraag wordt vanaf release 2020-09 gedurende een bepaalde tijd gesteld bij twee processen en je krijgt deze maar 1 of 2 keer in beeld.  Hoe Vanaf de september release verschijnt de vraag na het uitvoeren van de volgende acties: Medewerker > Medewerker > AVG Verwijderen medewerker - nadat je op de knop Verwijderen hebt geklikt. Medewerker > Instroom/uitstroom > Voorstel Transitievergoeding - nadat je op de knop Opslaan hebt geklikt. Uw actie Als je een vraag krijgt over het gebruik van de applicatie, verzoeken we je om deze zoveel mogelijk te beantwoorden. Hierdoor weten wij beter wat jij van bepaalde processen en schermen vindt en stel je ons in staat om functionaliteiten gerichter te verbeteren.  Gewijzigd en verbeterd Aanpassingen signaleringen Waarom De signalering RSP is groter dan het maximum wordt gegevens als op contractniveau de waarde van het veld RSP hoger is dan de waarde van het veld RSP-maximum. Het signaal werd  echter ook gegeven als het veld RSP-maximum geen waarde had. Dit was niet terecht. Hoe De programmatuur is aangepast, zodat de signalering nu niet meer verschijnt als het veld RSP-maximum geen waarde heeft.  Uw actie Er is geen actie nodig. Kwaliteit logo verbeterd Waarom Naar aanleiding van een wens, PRB-I-136, in het wensenportaal is het mogelijk gemaakt een logo toe te voegen van het type .png. Hiermee krijgt de afbeelding van het logo een hogere kwaliteit.   Instellingen > Salarisspecificaties > Bedrijfslogo  Vanaf deze release is het mogelijk een bedrijfslogo van het type .gif of .png toe te voegen. Let er hierbij op dat de bestandsgrootte voldoet aan de volgende voorwaarden: Maximale bestandsgrootte logo is 125 KB Kies als resolutie voor de afbeelding de verhouding van 2:1 voor een optimale weergave op de loonstrook, bijvoorbeeld een resolutie van 800 x 400 pixels.   Uw actie Je kunt een logo van het nieuwe bestandstype .png, of van het bestandstype .gif, toevoegen zoals hierboven beschreven. Corrigeren pensioenopbouw bij opgenomen aanvullend geboorteverlof Waarom Afhankelijk van de pensioenverzekeraar of het pensioenfonds wordt bij opname van aanvullend geboorteverlof de pensioenopbouw gekort.  Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Pensioen varianten Bij de pensioenvarianten Pensioen Vast kun je de pensioenopbouw corrigeren door Ja te kiezen bij het veld Corrigeren voor opgenomen aanv geboorteverl (P). Is hier Ja ingevuld, dan wordt de pensioenpremie gekort op basis van het doorbetalingspercentage dat is vastgelegd voor aanvullend geboorteverlof in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing).  Als de werkgever gedeeltelijk loon doorbetaalt tijdens het aanvullend geboorteverlof, wordt er over dit deel wél premie berekend. Als de medewerker meer verdient dan het maximum dagloon UWV en de werkgever hier rekening mee houdt en dus meer dan de 70% doorbetaalt, met inachtneming van het maximum dagloon, dan houdt Payroll Business bij het berekenen van de premie rekening met het doorbetalingspercentage.  Uw actie Als je wilt dat Payroll Business bij opname van aanvullend geboorteverlof, de pensioenpremie corrigeert, vul dan Ja in bij het veld Corrigeren voor opgenomen aanv geboorteverl (P). Scherm Voorstel transitievergoeding aangepast Waarom Op basis van feedback van onze gebruikers hebben we het scherm Voorstel Transitievergoeding aangepast. De komende tijd gaan we de gebruikerservaring van dit scherm monitoren en vragen je daarom bij het gebruik van dit scherm feedback te geven. Per gebruiker wordt deze feedback ongeveer eenmaal per 6 maanden uitgevraagd. We gaan de feedback gebruiken om de functionaliteit van het scherm Voorstel transitievergoeding verder te verbeteren.   Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Voorstel Transitievergoeding In het scherm Voorstel Transitievergoeding zijn de volgende gegevens aangepast: Veld Altijd uitvoeren is hernoemd naar Negeer reden uit dienst Veld Afwijkende datum uit dienst is vervangen door het veld Startdatum opvolgend werkgeverschap.   De positie van de velden Voorstel transitievergoeding en Verrekenen kosten met transitievergoeding is omgedraaid. Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Aanvullend geboorteverlof (WIEG) maximum dagloon (change 2148479) Melding Het aftoppen van 70% op het maximum dagloon bij aanvullend geboorteverlof bleek niet altijd te worden uitgevoerd. Ook was de hoogte van de aftopping niet juist, als er wel werd afgetopt. Oplossing Dit is nu gecorrigeerd. Als bij Maximum dagloon toepassen aanv geb verl is gekozen voor Ja , wordt het totaal van de looncomponenten die gekoppeld zijn aan de looncomponentenregeling Aanvullend geboorteverlof  afgetopt op 70% van het maximum dagloon. Dit is onafhankelijk van het doorbetalingspercentage dat je hebt ingevoerd. Uw actie Als je het maximum dagloon wilt toepassen, controleer dan of bij Maximum dagloon toepassen aanv geb verl is gekozen voor Ja is ingevuld. Payroll Business zal dan bij een nieuwe salarisverwerking het aftoppen van het maximum dagloon correct toepassen. Signaal Niet AOW gerechtigd en niet verz WW, WAO/WIA en ZW (change 1813082) Melding Bij een medewerker die uitsluitend belastingplichtig is en waarbij de premieplicht voor SV uit staat, verscheen onterecht de volgende melding in het Signaleringsverslag: Niet AOW gerechtigd en niet verz WW, WAO/WIA en ZW.  Daarnaast was de toelichting in de online Help onduidelijk.  Oplossing De programmatuur is aangepast zodat de onterechte melding niet meer verschijnt en in de online help is de toelichting bij deze signalering aangepast. Uw actie Er is geen actie nodig. Profielgroepen - Niet alle profielen werden weergegeven (change 2123079) Melding Als de profielen die aan een profielgroep zijn gekoppeld, over meerdere pagina's werden weergegeven, zag je alleen de eerste pagina en kon je de profielen op de volgende pagina's niet selecteren.  Oplossing Dit is opgelost. Je kunt weer naar de volgende pagina's navigeren, zodat alle profielen zichtbaar zijn.  Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 7/23/2020

26-08-2020 Extended signing period Intradata extended the signing period from 6 days to 14 days. Starting from today, all documents sent for signing will have an extended period of 14 days for signing; while the ones created until today will remain...

  Acties voorbereiden nieuw verlofjaar 1. Inleiding In dit document leest u welke stappen u moet doorlopen bij de jaarovergang naar het nieuwe verlofjaar. Wij adviseren u om het volgende verlofjaar al vast voor te bereiden door het uitvoeren van de volgende acties:  genereren van werkroosters collectief verlof aanvragen feestdagen inrichten verlofregelingen controleren Let op: de jaartallen in de afbeeldingen kunnen afwijken. U kunt hiervoor waar een afwijkend jaartal staat, natuurlijk 2019 voor het oude jaar en 2020 voor het nieuwe verlofjaar invullen.  Nieuw verlofjaar zo laat mogelijk activeren Wij adviseren u om het nieuwe verlofjaar zo laat mogelijk te activeren, bij voorkeur in het volgende jaar. 2. Werkroosters toekennen en genereren Het toekennen en genereren van werkroosters doet u via het menu Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren. Deze actie moet u per bedrijf uitvoeren.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen . Pas de datum aan en kies bij actie Genereren werkrooster (afb. 01).  Klik rechtsonder op Opslaan om de actie te voltooien.  afb. 01 3. Feestdagen activeren Stap 1: selecteer via de kalender de peildatum van het gewenste jaar, 1-1-20JJ.  Kies een medewerker, selecteer dan als peildatum 1-1-20JJ. We adviseren u om deze datum vast te zetten door op het slotje achter de peildatum te klikken (afb.02), omdat het scherm vaak verspringt naar de eerste dag van de salarisperiode.  afb.02 Stap 2: kies Instellingen > Vastlegging > Waardencluster. Het scherm Waardencluster opent (afb.03). afb.03 Stap 3: selecteer de gewenste doelgroep. Let er hierbij op dat u bij Soort doelgroep kiest voor het niveau waarop u altijd uw feestdagen inregelt (klant- of bedrijfsniveau).  Stap 4: kies het element Feestdag.  Stap 5: Klik op de knop Open. Het scherm met de feestdagen opent. Selecteer de algemene en jaarlijkse feestdagen die voor uw bedrijf van toepassing zijn. Controles bij overgang naar het volgende verlofjaar  Overzicht controles Voordat u het nieuwe verlofjaar start, adviseren wij u de inrichting van de verlofregeling te controleren. Mogelijk zijn er voor het volgende verlofjaar in uw bedrijf andere afspraken van toepassing waardoor u de inrichting moet aanpassen.  Stappen inrichting controleren Kies het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling, selecteer de regeling en klik op Verlofsoorten om het detailscherm Verlofsoorten te openen.  Dubbelklik op een verlofsoort om de kenmerken van deze verlofsoort op te roepen.  Controleer in het tabblad Basisrechten of bij Verlofrecht per jaar (in uren) het standaard aantal uren verlofrecht per jaar op basis van een voltijd dienstverband correct is ingevuld.  Controleer of het veld Max. over te hevelen uren correct is ingevuld.   Controleer zo nodig of het veld Maximaal negatief correct is ingevuld (bij oneindig niets invullen).  Als u via het tabblad Bijzondere rechten leeftijd- en/of dienstjarenrechten hebt toegekend, controleer dan of de peildatums in de verlofsoort zijn ingevuld.  Als u voor een verlofsoort gebruik wilt maken van Automatische afboeking, controleer dan of het vinkje is aangezet en de prioriteiten zijn bepaald. Gebruikt u Self Service, dan moet om er zeker van te zijn dat het automatisch afboeken correct verloopt, het meest recente verlofformulier gebruiken.  Controleer of de juiste Afrondingsmethode is gebruikt.  Aandachtspunten toekennen verlofrecht Twee aandachtspunten Het verlofrecht wordt alleen berekend voor de verlofsoorten die in de verlofregeling zijn vastgelegd. Als een verlofsaldo van een verlofsoort in uw verlofregeling negatief is, wordt dit negatieve verlofsaldo altijd overgeheveld naar het volgende jaar ongeacht de keuze die u heeft gemaakt bij het veld Maximum negatief.  Verlofrecht nieuw verlofjaar toekennen  Bij het toekennen van verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar 20JJ, worden de resterende verlofsaldi van de verlofsoorten (indien zo ingericht bij de verlofregeling) overgeheveld en worden de verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar toegekend. Stappen toekennen verlofrecht nieuw verlofjaar Kies in het menu Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen . Het scherm Verlofrecht toekennen opent.  Selecteer de actie Nieuw verlofjaar en klik rechts onderin op de knop Starten (afb. 07). afb.07 Toekennen verlofrechten uitvoeren voor ieder bedrijf afzonderlijk Binnen een bedrijf worden alle verlofregelingen meegenomen. De actie is pas voltooid als u een datum en een tijd ziet in het overzichtsscherm. Houd er rekening mee dat u deze actie voor elk bedrijf afzonderlijk moet uitvoeren.  Voltooien duurt enige tijd Na deze actie zijn bij de functie Medewerker > Verlof > Verlofsaldo de verlofkaarten van de medewerkers voor het volgende verlofjaar zichtbaar. Het duurt enige tijd voordat de kolom Overgeheveld is gevuld met het overgehevelde saldo van het voorgaande verlofjaar (indien van toepassing).  Verwerkingsverslag Het verwerkingsverslag kunt u oproepen via Rapporten > Mijn rapporten.  Collectief Verlof toekennen Voordat u definitief het volgende verlofjaar kunt vrijgeven aan uw medewerkers binnen de organisatie, legt u het collectief verlof vast. Een collectieve verlofaanvraag legt u vast via Instellingen > Verlof > Collectief verlof (afb.04).  afb. 04 Veld Toelichting Datum collectief verlof U moet per dag een collectieve verlofaanvraag vastleggen. Verlofsoort Selecteer een verlofsoort uit de lijst Aantal verlofuren Vul hier geen uren in als het collectief verlof verrekend moet worden volgens het werkrooster van de medewerkers. Soort verrekening Selecteer een van de opties: Wel of niet verrekenen met verlofsaldo.  Afdeling U kunt een collectieve verlofdag vastleggen per afdeling.  Let op: dit raden wij u niet aan, tenzij het echt noodzakelijk is. Reden verlof Wij adviseren u hier een reden voor het verlof op te geven. Memo Via dit veld kunt u eventueel een vrije tekst vastleggen. Het kan natuurlijk binnen de organisatie voorkomen dat er tijdens een collectieve vakantiedag medewerkers aan het werk zijn. U kunt het collectief verlof dan per medewerker blokkeren in de verlofaanvraag (afb. 05).  afb. 05 Als het verlof wordt geblokkeerd, worden de uren teruggeboekt naar 0,00 (afb.06).  afb. 06 Aandachtspunten na toekennen rechten  Als u in HR Core Business het toekennen van verlofrecht voor het komende verlofjaar heeft uitgevoerd, is het verlofrecht berekend en heeft het overhevelen van de restsaldi van het voorgaande verlofjaar plaatsgevonden. Wij vragen extra aandacht voor verlofaanvragen en verlofrechtmutaties over het voorgaande jaar. Zie hierna.  Aandachtspunt 1 - Verlofaanvraag in het vorige jaar boeken Als een medewerker, nadat de verlofrechten voor het nieuwe jaar zijn berekend, alsnog een verlofaanvraag indient die betrekking heeft op het voorgaande verlofjaar, wordt de overheveling van het verlofsaldo van het vorige naar het nieuwe verlofjaar niet automatisch herrekend, maar moet u deze zelf starten. Dit kunt u doen op medewerkerniveau of op bedrijfsniveau.  Medewerkerniveau U gaan naar Medewerker > Verlof > Verlofsaldo, selecteert de betreffende medewerker en kiest in onderin het scherm Verlofsaldo van deze medewerker voor Herberekenen.  Bedrijfsniveau U gaat naar Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen en start de actie Huidig verlofjaar (20JJ) corrigeren waardoor u een herrekening van het overgehevelde saldo uitvoert. Zie ook bij Veelgestelde vragen, vraag 1 t/m 5 waarin we meerdere situaties toelichten.  Let op Laat uw medewerkers weten dat hun verlofsaldo na het indienen van een verlofaanvraag in het vorige jaar niet direct wordt aangepast. Bepaal zelf met welke frequentie u de acties uitvoert en informeer uw medewerkers hierover.  Self Service Let op: als u de verlofaanvragen die via Self Service worden ingediend niet zelf fiatteert (dit hangt af van uw inrichting in Self Service), weet u niet of medewerkers nog verlofaanvragen over het vorige jaar hebben ingediend.  U kunt in Self Service controles aan uw formulieren toevoegen, waardoor het na een bepaalde periode voor niemand meer mogelijk is om verlofaanvragen voor het vorige jaar in te dienen. Beoordeel of dit voor uw organisatie gewenst is.  Aandachtspunt 2 - Extra Individueel verlofrecht in het vorige verlofjaar Als u voor een medewerker, nadat het nieuwe verlofjaar is geactiveerd, alsnog een Extra Individueel verlofrecht moet vastleggen met een boekingsdatum die valt in het vorige verlofjaar, dan wijzigen daarmee de rechten van het vorige jaar.  Gewijzigde rechten van het vorige verlofjaar worden niet automatisch verwerkt in het huidige verlofjaar. Zie hiervoor de uitleg bij vraag 5 van de Veelgestelde vragen. Veelgestelde vragen 1. U zit in het jaar 2020. Het verlofjaar 2019 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het verlofjaar 2019. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag waarbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Op basis van deze gegevens zal de verlofaanvraag verwerkt worden.  2. Het verlofjaar 2017 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2017 t/m 4 januari 2018. In het actieve verlofjaar (2017) wordt de volledige verlofaanvraag (van begindatum t/m einddatum) getoond, maar alleen de uren voor 2017 (= 24 uur) worden afgeschreven en getoond (afb.08). afb. 08  Hierbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Zodra het verlofjaar 2018 actief is, worden de verlofuren die van toepassing zijn op dit verlofjaar verrekend.  3. Het verlofjaar 2019 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het jaar 2020. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag. Hierbij wordt gekeken naar de inhoud van de verlofregeling (op full time basis). De uren van de verlofaanvraag worden gereserveerd. De medewerkers zien wel de verlofaanvraag die is ingelegd, maar niet hun saldo van 2020. 4. Het verlofjaar 2018 is actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2017 t/m 4 januari 2018. In het actieve verlofjaar (2018) wordt de volledige verlofaanvraag getoond, maar alleen de uren voor 2018 worden afgeschreven en getoond, waarbij het systeem kijkt of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld.  Bij een fulltime dienstverband is dit 8 uur omdat 1 januari als feestdag is aangemerkt (afb. 09). Voor het verrekenen van de twee dagen in 2017 moet u het huidige verlofjaar (2018) corrigeren, waardoor het saldo in de kolom Overgeheveld wordt aangepast.  afb. 09 5. Het nieuwe verlofjaar 2018 is toegekend, maar er moet nog Extra Individueel Verlofrecht met boekingsdatum in 2017 worden ingevoerd. Wat moet u doen?  Als u nog een extra individueel recht wilt toekennen aan (een) medewerker(s), kunt u het beste de volgende stappen doorlopen.  Stap 1 Kies Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   en kies bij het veld Actie voor Ongedaan maken huidige verlofjaar. Klik rechtsonder in het scherm op de knop Starten. Zodra u in het overzichtsscherm van de functie Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen ziet dat deze Actie de status Verwerkt heeft met een datum en een tijd, is het verlofjaar teruggezet van 2018 naar 2017. Proces id Verlofjaar Actie Gebruiker Status Mutatiedatum 10533956/3 2017/2018 Ongedaan maken huidig verlofjaar Tester 01 Verwerkt 26-01-2017 10:01:50 Stap 2 Voer nu de gewenste extra individuele verlofrechten in voor de betreffende medewerker via de functie Medewerker > Verlof > Extra Individueel Verlofrecht. Let op: kies hier voor de juiste peildatum. Stap 3 Kies Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   en kies bij het veld Actie voor Huidig verlofjaar corrigeren. Klik rechtsonder in het scherm op de knop Starten. Zodra u in het overzichtsscherm van de functie Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen ziet dat deze Actie de status Verwerkt heeft met een datum en een tijd, is het verlofjaar bijgewerkt. Nu zijn alle door u ingevoerde extra individuele verlofrechten verwerkt in het verlofsaldo van de medewerker(s). U kunt er ook voor kiezen om voor een medewerker het saldo bij te werken door in het medewerkerscherm Verlofsaldo onderin het scherm te kiezen voor Herberekenen. Het verlofsaldo van de gekozen medewerker wordt dan direct bijgewerkt.  Stap 4 U moet nu het verlof jaar 2018 weer opstarten. Kies Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   en kies bij het veld Actie voor Nieuw verlofjaar. Klik rechtsonder in het scherm op de knop Starten. Zodra u in het overzichtsscherm van de functie Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen ziet dat deze Actie de status Verwerkt heeft met een datum en een tijd, is het verlofjaar 2018 actief en zijn de (gecorrigeerde) verlofsaldi van 2017 overgeheveld. 6. Hoe kan ik Extra individueel verlofrecht voor meerdere medewerkers tegelijk invoeren?  Het is mogelijk om Extra individueel verlofrecht (collectief) te importeren via het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand. Volg hiervoor de volgende stappen  Stap 1 Open het Excel-bestand door bij het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand de definitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren en rechts onderin het scherm te klikken op de knop Maak bestand (afb. 10).  afb. 10 Stap 2 Bekijk het Excel-bestand. Dit ziet eruit zoals in afb. 11 en kan voor u qua kolomindeling afwijken. afb. 11  Stap 3 Selecteer in het Excel-bestand alle kolommen (in dit voorbeeld A t/m I), klik met de linker muisknop en kies de optie: Format cells met de optie Text (Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Tekst (Nederlandse versie). Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 12).  afb. 12 Stap 4  Selecteer in het Excel-bestand alleen de kolommen die met een datum gevuld moeten worden (in dit voorbeeld kolom D). Klik met de linker muisknop en kies de optie Format cells met de optie Date.(Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Datum (Nederlandse versie).  Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 13).  afb. 13  Stap 5 U kunt nu de kolommen vullen met de gegevens van de medewerkers waarvoor een Extra Individueel Verlofrecht moet worden toegekend. U ziet in dit voorbeeld dat in de kolommen waar een cijfer wordt ingevuld, een ‘ verschijnt. Dit is het juiste format (afb. 13).  Onderaan het Excel-bestand ziet u twee tabbladen. Hierin vindt u de codes voor Type recht en Verlofsoort (afb.14). Bij de verlofsoort kunt u kiezen voor de verlofsoorten die in uw verlofregeling(en) zijn opgenomen. Vervolgens slaat u het Excel-document lokaal op uw PC op.   afb. 14  Stap 6 Selecteer het bij stap 5 opgeslagen Excel-bestand met de knop Browse door via het menu Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand de importdefinitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren.  Klik op de knop Importeer bestand (rechts onderin) om het bestand in te lezen en de Extra Individuele Rechten bij de betreffende medewerkers te boeken (afb. 15). afb. 15 7. Bij sommige verlofsoorten wordt het verlofsaldo van vorig jaar (2019) niet overgeheveld. Wat kan hiervan de oorzaak zijn?  De twee meest voorkomende oorzaken zijn:  1. Het veld Max aantal over te hevelen uren is niet correct gevuld in de verlofregeling. Dit kunt u aanpassen door het wijzigen van de verlofregeling via het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling. Controleer of het veld Max aantal over te hevelen uren in de betreffende verlofsoort inderdaad niet correct is gevuld. Als u de verlofregeling aanpast, moet u daarna via Instellingen > Verlof > Verlofrecht de actie Huidig verlofjaar corrigeren uitvoeren.   Let op: correcties in een verlofregeling moet u aanpassen met de juiste peildatum. In deze situatie is dit 1 januari van het voorgaande verlofjaar = 1-1-2019. 2. Als een medewerker per 1-1-2020 een andere verlofregeling krijgt, worden eventuele restsaldi (zowel positief als negatief) niet overgeheveld.  We adviseren om hiervoor contact op te nemen met een consultant.  8. Kan ik vervallen verlof bij medewerkers in 2019 nog terugzien?  Bij het starten van het verlofjaar 2018 zijn vervallen uren uit het verlofjaar 2019 niet meer zichtbaar. In HR Core Business kunt u deze vervallen rechten nog terugzien via het verlofjaar 2019, menu Medewerker > Verlof > Verlofsaldo. Publishing Date : 1/7/2020

Nieuw Interface Loonstroken en jaaropgaven naar File API toegevoegd aan Handmatig starten automatische interfaces Via Handmatig starten automatische interfaces kun je een bepaalde interface herstarten, zodat specifieke bestanden van een periode (nogmaals) worden aangemaakt. Omdat het vanaf januari 2022 mogelijk is om de salarisstroken en de jaaropgaven zelf op te halen via een File API, hebben we ervoor gezorgd dat het nu ook mogelijk is de betreffende interface hiervoor opnieuw te starten. Hoe Beheer > Gegevensuitwisseling > Handmatig starten automatische interfaces In het scherm Handmatig starten automatische interfaces hebben we aan de lijst van het veld Interface de interface Loonstroken en jaaropgaven naar File API toegevoegd. Zodra je deze selecteert, zie je in het scherm alleen de laatste definitieve salarisverwerking. Selecteer deze en klik op Herstarten. Aandachtspunt  jaaropgaven Je kunt alleen de salarisstroken kunnen opnieuw opvragen. Als het nodig is om de jaaropgaven opnieuw op te vragen, doe je dit op de gebruikelijke manier via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven. Selecteer het Jaar, geef op voor welke medewerkers je de jaaropgaven wilt aanvragen en klik op Aanvragen. Meer informatie Meer informatie over het zelf ophalen van de loonstroken en jaaropgaven via een File API, vind je in het helponderwerp Loonstroken en jaaropgaven naar File API, zoekterm File API.  Contractnummer voortaan automatisch ingevuld Waarom Vanaf release 2022-01 hebben wij ervoor gezorgd dat onder bepaalde voorwaarden het contractvolgnummer (Element 7430) automatisch wordt ingevuld op basis van de informatie die binnen HR-Core Business beschikbaar is. Het werken met contractvolgnummers en het automatisch invullen ervan hebben we mede gerealiseerd als voorbereiding op de toekomstige functionaliteit Ketenbepaling.  Voorwaarden Het automatisch invullen van het contractnummer vindt alleen plaats als: je als klant de persoonslaag gebruikt en een medewerker in dienst treedt met een UPI (Unieke Persoonlijke Identificatie) Persoonslaag: door elke medewerker aan een persoon te koppelen kun je snel zien hoe vaak een medewerker binnen de organisatie in dienst is of is geweest. Het gebruik van de persoonslaag is vooral handig als jouw organisatie een hoog personeelsverloop kent met veel herindiensttredingen. Hoe Medewerker > Medewerker > Contracthistorie Als een medewerker in dienst komt met een UPI en de persoonslaag is geactiveerd, dan kijkt het systeem of deze UPI of persoonscode al bestaat. Als dit zo is, koppelt het systeem de medewerker aan de betreffende reeds bestaande persoon, Is dit niet het geval, dan maakt het systeem een nieuwe persoon aan en koppelt de medewerker aan deze nieuwe persoon. Daarnaast vult het systeem in het veld Contractvolgnummer van het scherm Contracthistorie, automatisch het juiste contractvolgnummer in. Zo nodig kun je als klant of consultant het contractvolgnummer handmatig aanpassen. Er vindt geen conversie plaats Voor bestaande medewerkers die aan een persoon zijn gekoppeld, vindt geen conversie plaats. Geen conversie houdt in dat het systeem voor de bestaande populatie het contractvolgnummer niet gaat doorrekenen. Dit moet je als klant zelf doen. Je kunt het contractvolgnummer altijd aanpassen. Let op: als je een contractvolgnummer handmatig hebt aangepast, zal het systeem voor de eerstvolgende medewerker doornummeren vanaf het aangepaste contractvolgnummer. Als het contractvolgnummer nog niet is ingevuld en er zijn meerdere medewerkers die bij één persoon horen, dan vult het systeem bij de eerstvolgende medewerker als contractvolgnummer het totaal aantal medewerkers in dat bij die persoon hoort. Voorbeeld Persoon 123 - Medewerker 1 - Contractvolgnummer (niet ingevuld) Persoon 123 - Medewerker 2 - Contractvolgnummer (niet ingevuld) Persoon 123 - Medewerker 3 - Contractvolgnummer (niet ingevuld) Bij persoon 123 wordt medewerker 4 aangemaakt, resultaat: Persoon 123 - Medewerker 3 - Contractvolgnummer 4 Meer informatie Meer informatie over de werking van het contractvolgnummer en over de persoonslaag vind je in het helponderwerpen: Procedurebeschrijving > Contractvolgnummer (zoekterm contractvolgnummer) Schermen en velden > Medewerker > Persoon > Persoon (zoekterm Persoon) Actie Er is geen actie nodig. Gegevenselementen toevoegen aan Salarisstrook en Jaaropgaaf XML voor File API Waarom Via de File Api voor Loonstroken en jaaropgaven kun je de stroken en jaaropgaven importeren in een eigen HR-systeem of portal. Sommige HR-systemen hebben eigen sleutelvelden voor het herkennen van een medewerker. Omdat het handig is voor het herkennen van een medewerker, om deze sleutelvelden als gegevenselement toe te voegen aan de XML voor de salarisstroken en jaaropgaven, hebben we dat vanaf deze release mogelijk gemaakt. Hoe Instellingen > Vastlegging > Selectie-eigenschappen In het scherm Selectie-eigenschappen hebben we hiervoor aan de lijst van het veld Selectie eigenschap de keuze Sleutelveld payslip API toegevoegd. Stappen Het toevoegen van een sleutelveld doe je als volgt. Kies in het veld Selectie eigenschap voor de eigenschap Sleutelveld Payslip API. Klik rechts op het icoon Toevoegen en kies in het scherm waarin je de element selecteert bij het veld Soort voor Gegevenselement. Klik op Zoeken, selecteer het gewenste element en klik op Toevoegen. Met deze selectie-eigenschap kan je alleen gegevenselementen toevoegen. Payroll Business geeft alleen het eerste gegevenselement van de selectie-eigenschap door in de XML van de File API. Dit is dus het element dat bovenaan staat. Toevoeging XML-bestand Aan het XML-bestand is de groepstag CustConf toegevoegd met daarin: Code - het nummer van het gegevenselement Description - de omschrijving van het gegevenselement Value - de waarde van het gegevenselement bij de medewerker Actie Als je deze functionaliteit afneemt en een eigen veld in de XML wilt hebben, voeg dit veld dan toe via de bovengenoemde stappen. Gewijzigd en verbeterd Loading spinner toegevoegd aan scherm Definiëren Samenvoegfunctie Waarom Als je in het scherm Definiëren Samenvoegfunctie een zoekterm had ingevoerd, zag je soms een wit scherm, waardoor het niet altijd duidelijk was dat het systeem bezig was met het laden van gegevens. Daarom hebben we aan het scherm een zogenaamde Loading spinner toegevoegd. Hoe Beheer > HR Easy Docs > Definiëren Samenvoegfunctie Om duidelijk te maken dat het scherm gegevens aan het laden is, zie je nadat je in het scherm Definiëren Samenvoegfunctie op de knop Zoeken hebt geklikt, voortaan een Loading spinner in beeld. Dit voorkomt dat je nogmaals op de knop Zoeken gaat klikken. Actie Er is geen actie nodig. Organisatorische eenheid beëindigen zonder herberekening OE-structuur Waarom Als een organisatorische eenheid een einddatum krijgt, leidde dit altijd tot het herberekenen van de complete organisatiestructuur. Deze herberekening was niet altijd noodzakelijk, omdat er verder niets in de organisatiestructuur was gewijzigd. Bovendien zorgt een dergelijke herberekening er soms voor dat het systeem trager werkt. Daarom hebben we ervoor gezorgd dat er geen onnodige herberekeningen meer plaatsvinden. Hoe Instellingen > Formatie en organisatie > Organisatorische eenheden Vanaf release 2022-01 is de programmatuur aangepast, waardoor er na het wijzigen van de organisatiestructuur, alleen herberekeningen plaatsvinden als dit noodzakelijk is. Actie Er is geen actie nodig.  Organisatorische eenheden - rapport maken met Gekoppelde elementen Waarom  In het scherm Organisatorische eenheid kun je via het icoon Gekoppelde elementen  rechtsboven in het scherm het pop-up scherm Gekoppelde elementen oproepen. Hierin zie je welke elementen er aan de organisatorische eenheid zijn gekoppeld. Verschillende klanten hebben ons gevraagd om het mogelijk te maken de inhoud van dit pop-up scherm te exporteren naar een rapport. Daarom hebben we ervoor gezorgd dat je vanaf deze release de elementen die aan een organisatorische eenheid zijn gekoppeld, kunt opvragen in een rapport. Hoe Instellingen > Formatie en organisatie > Organisatorische eenheden > pop-upscherm Gekoppelde elementen Aan het pop-up scherm Gekoppelde elementen hebben we rechts onderaan de knop Maak rapport toegevoegd. Hiermee kunt je de inhoud van het pop-up scherm exporteren naar een Excel-bestand dat je kunt bekijken via Mijn rapporten. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Foutverslag toonde geen foutgegevens medewerker (3000248) De oplossing hiervoor is meegegaan met de extra release van 11 december 2021 Melding Als je ziekmeldingen had geïmporteerd en daarbij trad een fout op, dan kon je in het Verwerkingsverslag niet bij welke medewerker het fout was gegaan. Hierdoor kon je niet achterhalen voor welke medewerker er nog aanvullende acties nodig waren.   Oplossing Beheer > Import / Export > Importeer Excel bestand (consultant) Medewerker > Ziekte > Ziekteverzuim Dit is opgelost met de extra release van 11 december 2021. Het verwerkingsverslag is bijgewerkt en toont voor welke medewerker er een fout is ontstaan, zodat je hierop actie kunt ondernemen; bijvoorbeeld door  de ziekmelding handmatig in te voeren. Het importeren van ziek- en hersteldmeldingen werkt sinds de september release hetzelfde als het invoeren van een ziek- of hersteldmelding via het scherm Ziekteverzuim. Je moet eerst de openstaande ziekmelding afsluiten, voordat je een nieuwe kunt invoeren. Het is dus niet mogelijk om in één import zowel de hersteldmelding, als de nieuwe ziekmelding te registeren. Dit moet in twee aparte bestanden verwerkt worden. Dit voorkomt dat er dubbele ziekmeldingen in het systeem worden verwerkt. Actie Er is geen actie nodig. Persoonssynchronisatie duurde soms erg lang (3018772) Melding Soms duurde het synchroniseren van gegevens, een proces dat in de achtergrond plaatsvindt, naar een persoon en naar andere medewerkers erg lang. Dit kwam omdat er een wachtrij was ontstaan door de reguliere mutaties.  Oplossing Wij hebben het synchronisatieproces aangepast, zodat grote hoeveelheden mutaties voortaan apart worden verwerkt, waardoor de reguliere mutaties ongestoord verwerkt kunnen worden. Actie Er is geen actie nodig. Import organisatorische eenheid met achtcijferige code (2944213 Melding Als er via de functie Upload extern mutatie bestand voor een medewerker een Organisatorische eenheid werd geïmporteerd, volgde er een foutmelding met de mededeling dat de code niet bestond.  Dit kwam omdat HR Core Business een numerieke achtcijferige OE-code altijd beschouwde als een mutkey, dit is een intern technisch nummer. Oplossing Als een OE-code die binnen een klant wordt geïmporteerd uit 8 tekens bestaat en numeriek is, wordt voortaan in de verwerking eerst gecontroleerd of deze numerieke OE-code al bestaat. Is dit niet het geval, dan kijkt het systeem of de technische code bestaat. Als het systeem constateert dat binnen de betreffende klant geen van beide codes bestaat, volgt er alsnog een foutmelding. Actie Er is geen actie nodig. Importeren Roltoewijzingen weer mogelijk (3010272) Melding In de lijst met beschikbare definities van de volgende schermen: Importdefinitie HR gegevens  Aanmaken Excel bestand (Consultant) Importeer Excel bestand (Consultant) was de keuze Importeren Roltoewijzing verdwenen.  Oplossing Beheer > Import/Export > Importdefinitie HR gegevens Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand (Consultant) Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand (Consultant) De optie Importeren Roltoewijzing is weer in alle talen beschikbaar gemaakt. Actie Als je de roltoewijzingen die je wilde toevoegen inmiddels nog niet handmatig hebt ingevoerd, is het vanaf release 2022-01 weer mogelijk om deze te importeren via een spreadsheet.

Mededelingen Rapporten krijgen Visma kleuren Waarom Door het samengaan van Raet en Visma is de behoefte ontstaan om de groene huisstijl van de Raet-modules aan te passsen. Hoe De komende maanden gaan we de diverse rapporten van HR Core Business en Payroll Business geleidelijk omzetten naar de huisstijl van Visma in de kleuren blauw-wit-rood-zwart. Actie Er is geen actie nodig, de werking van de rapporten verandert hierdoor niet. Payroll-resultaten 2020 opnieuw berekend Waarom Binnenkort wordt het mogelijk om bij het uit dienst treden van een medewerker de verschuldigde transitievergoeding uit te betalen bij dezelfde medewerker onder een tweede inkomstenverhouding. Hoe Voor het correct berekenen van meerdere inkomstenverhoudingen hebben wij nieuwe payrollelementen geïntroduceerd: als er tot nu toe alleen een cumulatief bedrag beschikbaar was, bijvoorbeeld ZVW loon werkn laag, is er voortaan ook een periode-bedrag beschikbaar, bijvoorbeeld ZVW loon werknemer periode. Deze nieuwe payrollelementen zijn voorzien van een verwijzing naar de inkomstenverhouding (IKV), zodat ze gebruikt kunnen worden in de loonaangifte en in diverse overzichten. Sommige cumulatieve payrollelementen hadden tot nu toe ook al een verwijzing naar de IKV. Deze IKV-aanduidingen zullen de komende maanden geleidelijk vervallen. Reden hiervoor is dat een opgebouwd cumulatief binnenkort het resultaat kan zijn van meerdere inkomstenverhoudingen en dus in principe geen IKV-verwijzing moet bevatten. Na het vrijgeven van release 2020-10, zal Payroll Business de nieuwe payrollelementen voor heel 2020 met terugwerkende kracht berekenen.  Actie De eerste salarisberekening na de release duurt mogelijk langer dan je gewend bent; houd hier rekening mee door tijdig een eerste verwerking of vervolgverwerking te starten. Na de verwerking zie je de nieuwe payrollelementen terug in: Afrekenmatrix medewerker en Afrekenmatrix werkgever: plaats hiervoor een vinkje bij de optie Overzicht payroll-elementen Rapport Payrollelementen BTL91-betalingen niet meer beschikbaar Medewerker > Medewerker > Overboekingen buiten SEPA (BTL91) Door de introductie van SEPA is het gebruik van de interface voor buitenlandse betalingen - BTL91 - al enkele jaren geleden stilgevallen. Zoals enige tijd geleden aangekondigd, hebben wij daarom met ingang van deze release de functie Overboekingen buiten SEPA (BTL91) uit het medewerkermenu verwijderd. In een volgende release gaan we de interface ook verwijderen uit het scherm Interfaces in het menu Instellingen. Nieuw Gewerkte uren duidelijker op de salarisstrook Waarom  Wij krijgen regelmatig het verzoek om gewerkte uren en overuren duidelijker te vermelden op de salarisstrook. Achterliggende redenen zijn meestal: De relatie tussen uren en het berekende bedrag is voor de medewerker niet altijd duidelijk. Met name mutaties die met terugwerkende kracht zijn uitgevoerd, leveren verwarring op. Hoe  Het bruto-netto gedeelte van het loonstrookmodel Vierkoloms (staand) A4 is uitgebreid met een extra kolom Berekening: daarin zie je voortaan naast het bedrag ook de gewerkte uren. Voorbeeld  Overuren 120%    -    10 uur    -     150,00  Dit is gerealiseerd voor de volgende arbeidsvoorwaarden: Salaris variabel bruto - gewerkte uren, ziekte-uren en verlofuren Overuren - uren geld/geld en uren tijd/geld Overige uren tabel Overige uren bijzonder tarief Toeslagen variabel - aantallen zonder specifieke eenheid Bijzonderheden Uren die met terugwerkende kracht zijn vastgelegd verschijnen op een aparte regel, samen met het resulterende bedrag en een asterik (*). De arbeidsvoorwaarde Toeslagen variabel verwerkt aantallen waarbij de eenheid vrij interpreteerbaar is, bijvoorbeeld Aantal ritten. De aanduiding op de strook is daarom eenheden in plaats van uren. De uren worden alleen getoond als je ze vastlegt met eenmalige mutaties. Deze vind je terug onder Vergoedingen en inhoudingen (dagvergoedingen). Als je uren vastlegt met één mutatie voor de hele periode in het arbeidsvoorwaardescherm, is het aantal uren op de strook vooralsnog niet zichtbaar. Het is niet altijd mogelijk de aantallen weer te geven, dit hangt af van de instellingen voor de weergave:  Als je bijvoorbeeld kiest voor het splitsen van de overwerkvergoeding en de toeslag, worden de uren alleen vermeld bij de overwerkvergoeding. Dit om te voorkomen dat dezelfde uren op meerdere regels worden weergegeven. Kies je voor het salderen van overwerk en toeslagen, dan worden er eveneens geen uren weergegeven. Verder zijn ook andere verbeteringen in het loonstrookmodel doorgevoerd: De kolom ZVW loon is verwijderd, deze is sinds een aantal jaren per definitie gelijk aan het fiscale loon. De kolommen Bruto en Fiscaal zijn naar rechts verplaatst. De kolom Bruto heet nu Bruto-Netto. Alle wijzigingen gelden ook voor de modellen Vierkoloms (staand) A4 met urenspecificatie en Vierkoloms (staand) A4 met extra resultaatregels. In de toekomst zullen wij onderzoeken of het mogelijk is om meer informatie te vermelden in de nieuwe kolom Berekening, bijvoorbeeld gedeclareerde kilometers en het toegepaste uurloon. Als je daar ideëen over hebt, horen wij het graag via de Community! Actie  In principe hoef is er geen actie nodig. Wel zijn er vanaf nu nieuwe mogelijkheden. Dit hangt af van het loonstrookmodel dat je op dit moment gebruikt: Je gebruikt het Vierkolomsmodel als je op dit moment de kolommen Bruto - Fiscaal - ZVW loon en SV loon ziet. In dat geval zie je  de wijzigingen vanzelf bij de eerstvolgende verwerking.  Zie je alleen de kolommen Verg./Inh. - Belastb. loon - SV loon, dan gebruik je het Driekolomsmodel. In dit model is qua lay-out geen ruimte voor bovenstaande verbeteringen. Zie je de kolommen Bruto - Loonheffing - Netto en mogelijk nog andere inhoudingen, dan gebruik je het model Matrix staand A4 of Matrix liggend A4. Deze modellen zijn vooralsnog ongewijzigd. Overstappen naar een ander loonstrookmodel In overleg met onze Servicedesk kun je eventueel overstappen naar het Vierkolomsmodel, zodat medewerkers bovenstaande informatie te zien krijgen. Overstappen naar een ander loonstrookmodel is mogelijk aan het begin van een afrekenperiode, zolang er nog geen eerste verwerking heeft plaatsgevonden,  Het vak met Aantallen beter benutten Als je het Vierkolomsmodel gebruikt is het in principe niet meer nodig om de gewerkte uren te vermelden in het vak Aantallen. Daar is dus meer ruimte voor andere zaken. Instellingen > Salarisspecificaties > Loonstrookelementen Kies het Bedrijf en selecteer vervolgens het Loonstrookmodel en het Loonstrookgebied. Verwijder de urensoorten die je niet meer wilt laten zien en voeg eventueel andere elementen toe, bijvoorbeeld verlofsaldi of gedeclareerde kilometers. Meer gebruik maken van alternatieve omschrijvingen Wist je dat je de omschrijving van de looncomponent kunt aanpassen naar eigen behoefte? Dit kan door het vastleggen van een alternatieve omschrijving. Instellingen > Vastlegging > Alternatieve omschrijvingen Zo kunt je het percentage dat van toepassing is op een bepaalde looncomponent toevoegen aan de omschrijving als dat nog niet gebeurd is, bijvoorbeeld: Overuren 120%. Jaaropgaaf klaar voor meerdere inkomstenverhoudingen Waarom Binnenkort wordt het mogelijk om bij het uit dienst treden van een medewerker, de verschuldigde transitievergoeding uit te betalen bij dezelfde medewerker onder een tweede Inkomstenverhouding (IKV). Hoe De jaaropgaaf is voorbereid, zodat het mogelijk is meerdere IKV's weer te geven: Als de medewerker in de loop van het jaar meerdere inkomstenverhoudingen heeft gehad, zie je meerdere kolommen met bedragen. Het nummer inkomstenverhouding staat als kolomkop boven de bedragen. Actie Er is geen actie nodig. De manier waarop je de jaaropgaven afroept, is ongewijzigd: Collectief via Beheer  > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven Individueel via Rapporten > Salarisspecificaties > Jaaropgaaf medewerker Nieuwe regeling Loondoorbetaling bij ziekte (referentietabel) Waarom Voor het kunnen vastleggen van doorbetalingspercentages op basis van de ziekteduur, is er nu een nieuwe variant voor Loondoorbetaling bij ziekte beschikbaar. Voor deze variant is er een referentietabel waarbij je het doorbetalingspercentage bij de bijbehorende ziekteduur in maanden kunt vastleggen. Het is alleen mogelijk deze regeling te gebruiken als je ook Ziekteverzuim in HR Core gebruikt of de verzuimoplossing Verzuim Managment 2.0.  Hoe Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer > Doorbetalingsperc. ziekte aantal maanden ziek Aan de lijst met referentietabellen is de referentietabel Referentietabel Doorbetalingsperc. ziekte - aantal maanden ziek toegevoegd. Hierin kun je per ziektesoort en aantal maanden het doorbetalingspercentage vastleggen op basis waarvan een medewerker die ziek is krijgt doorbetaald. Je selecteert een ziektesoort, nu is alleen de ziektesoort Ziek nog mogelijk,en legt het aantal maanden ziek en het bijbehorende doorbetalingspercentage vast.  Looncomponentenregeling Looncomponenten die moeten worden uitgesplitst, kun je via de Service Desk in een looncomponentenregeling laten opnemen.  Instellingen > Berekening > Grondslag In de grondslag geef je de looncomponenten op die  meetellen voor de berekening van het Ziekendagloon vaste vergoedingen en eventueel van het Ziekendagloon variabele vergoedingen.  Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Loondoorbetaling bij ziekte (referentietabel) Je kunt hier de volgende gegevens vastleggen: Veld Veld Dagen voor berekening dagloon Korting ziekengeld tonen Ziekteuren opgave Gebruik contracturen referteperiode Dagloon Ziektegeld berekening Ziekteuren, invoer via Afrekenperiodes ophalen vaste vergoedingen Periode invoer ziekteuren Afrekenperiodes ophalen variabele vergoedingen Peilmoment aantal maanden ziek Afrekenperiodes ophalen SV loon Koppeling ziekte 1 t/m 3 met HR Core ziektesoort Toepassen maximum dagloon   Meer informatie vind je in de online help. Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Loondoorbetaling bij ziekte (referentietabel)  Hier kun je de volgende gegevens vastleggen Afwijkend ziekte-uurloon var. verg. Aanvullend bedrag uit te betalen ziekengeld Ziekte-uren 1 t/m 3 Daarnaast is er een veld waarin Payroll Business aangeeft of het een doorlopend ziektegeval betreft. In de velden Doorbetalingsperc ziektedagen / uren 1 t/m 3 zie je informatie over het toegepaste doorbetalingspercentage uit de referentietabel. Meer informatie vind je in de online help. Actie Als je de regeling wilt gaan gebruiken, kun deze inrichten zoals is beschreven in de online help.  Gewijzigd en verbeterd Salarisstrook viewer - Lijst medewerkers niet volledig zichtbaar Waarom  Als er al een loonstrook van een persoon was geopend en er werd geprobeerd een andere medewerker te zoeken, dan verscheen de lijst met medewerkers achter de getoonde salarisstrook. Hierdoor zag je er slechts drie regels en niet de gehele lijst met medewerkers die voldeden aan de zoekopdracht. Dit kwam alleen als je Payroll Business had geopend in Internet explorer, bij Google Chrome deed dit probleem zich niet voor. Hoe  Rapporten > Salarisspecificaties > Salarisstrook viewer In deze release is het probleem opgelost. Ook als je werkt met Internet Explorer, zie je weer de complete lijst met medewerkers die aan de zoekopdracht voldoen. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Soort element weer getoond bij het zoeken naar loonstrookelementen (1604745)  Melding  Instellingen > Salarisspecificaties > Loonstrookelementen In het zoekvenster van de functie Loonstrookelementen was de kolom Soort leeg, waardoor je geen onderscheid kon zien tussen gegevenselementen, payrollelementen en looncomponenten. De kolom Rekeneigenschap is vaak leeg omdat deze alleen van toepassing is op looncomponenten.  Oplossing  De kolom Soort is weer gevuld.  Actie Er is in principe geen actie nodig. Als je eerder besloten had om te wachten met het toevoegen van elementen, kun je nu alsnog het juiste element zoeken en toevoegen. Knop Gebruikersinstellingen onderin menubalk niet meer getoond (2180082)  Melding Als je bij een gebruiker bijvoorbeeld oude bedrijven uit het menu wilde halen, maakte je soms alle bedrijven onzichtbaar. Hierdoor verdween de knop Instellingen   en was het niet meer mogelijk om zelf weer een bedrijf toe te voegen. Oplossing  De programmatuur is aangepast, zodat het niet meer mogelijk is om alle bedrijven onzichtbaar te maken. Binnen de autorisatie van een professional moet minimaal één bedrijf toegevoegd blijven, anders is opslaan niet mogelijk.  Als je probeert alle bedrijven te verbergen verschijnt bij het opslaan de melding: Er moet ten minste één bedrijf zijn toegevoegd aan de lijst met zichtbare bedrijven.  Actie Er is geen actie nodig. Conditie voor signaleringen Uitdienst binnen twee maanden aangescherpt  (15393480) Melding 1 Voor de volgende signalering is de conditie aangescherpt: 1. Uitdienst binnen 2 maanden - AWf mogelijk herzien Dit signaal krijg je als een medewerker binnen twee maanden uit dienst gaat en bij het veld WW herzien aanzetten bij uitdienst in 2 maanden niet de waarde Ja is ingevuld.  Als een medewerker binnen twee maanden uit dienst gaat en er is voor die medewerker AWf laag (WW laag) toegepast, dan moet de AWf mogelijk herzien worden. Dit signaal wordt gegeven om je er aan te herinneren dat dit het geval kan zijn. Het herzien van de AWf doe je door in het scherm Loonheffingen bij het veld WW herzien de waarde Ja in te vullen met als Peildatum (ingangsdatum) de datum in dienst van de medewerker. Hierna controleert Payroll Business of het nodig is de AWf  te herzien en past deze zo nodig aan.   Deze signalering werd echter ook gegeven als de medewerker niet verzekerd was voor de WW. Oplossing  1 Dit signaal wordt nu alleen nog maar gegeven als een medewerker binnen twee maanden uit dienst gaat en het veld WW herzien aanzetten bij uitdienst in 2 maanden niet op Ja staat EN de medewerker ook verzekerd is voor de WW.   Melding 2 Voor de volgende signalering is de conditie aangescherpt: 2. Uitdienst binnen 2 maanden - WW herzien indicatie op Ja Dit signaal krijg je als een medewerker binnen twee maanden uit dienst gaat en bij het veld WW herzien aanzetten bij uitdienst in 2 maanden de waarde Ja is ingevuld. Als een medewerker binnen twee maanden uit dienst gaat en er is voor die medewerker AWf laag (WW laag) toegepast, dan moet de AWf mogelijk herzien worden.  Dit signaal wordt gegeven om je er aan te herinneren dat de medewerker binnen twee maanden uit dienst is gegaan en dat Payroll Business het veld WW herzien de waarde Ja heeft gegeven met als ingangsdatum de datum in dienst van de medewerker. Payroll Business controleert vervolgens of het nodig is de AWf te herzien en past deze zo nodig aan.   Deze signalering werd echter ook gegeven als de medewerker niet verzekerd was voor de WW. Oplossing 2 Dit signaal wordt nu alleen nog maar gegeven als een medewerker binnen twee maanden uit dienst gaat en het veld WW herzien aanzetten bij uitdienst in 2 maanden op Ja staat EN de medewerker ook verzekerd is voor de WW.   Actie Er is geen actie nodig. Lengte dagvergoeding Z4 afwijkend in Payroll Business (2224860) Melding Bij invoer via Self Service of via import, was het niet mogelijk om voor het element Z4 Uren tijd/tijd (overuren) 1000,00 of meer uren te muteren. Bij het handmatig vastleggen via de schermen in Payroll Business bleek het wel mogelijk om meer uren dan 1000,00 op te geven. Dit kwam omdat de lengte van het veld via import inclusief decimalen maximaal 5 posities was. Oplossing De handmatige invoer via de schermen in Payroll Business liet de waarde van 1000,00 of meer onterecht toe. Het was echter een wens van de melder om ook via Self Service of import 1000,00 of meer te kunnen invoeren. Daarom hebben we de eigenschappen van dit specifieke element Z4 Uren tijd/tijd (overuren) aangepast, zodat het invoeren van 1000,00 of meer met een maximum van 9999,99 nu ook is toegestaan. Actie Er is geen actie nodig.  Arbeidsvoorwaarde 30% regeling - veld Toepassen normbedrag 30% regeling niet meer aanwezig (2237153) Melding Het veld Toepassen normbedrag 30% regeling was van de arbeidsvoorwaardeschermen voor de 30%-regeling verdwenen.  Oplossing Het veld Toepassen normbedrag 30% regeling is inmiddels weer beschikbaar. Actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 9/22/2020

Mededelingen UPI verplicht  Waarom  In de voorgaande release notes en de tussentijdse update hierop heb je kunnen lezen dat de UPI verplicht gaat worden. Dit gaat aanvankelijk alleen gelden voor: gebruikers van de nieuwe oplossing voor Verzuim Management. gebruikers van de generieke API voor Identity & Access Management (IAM), in combinatie met de interface Youforce gebruikers uitgebreid. Als je alleen de HR-koppeling Youforce gebruikers uitgebreid gebruikt, zonder de andere hiervoor genoemde koppelingen, dan is de UPI nog niet verplicht. Hoe  Instellingen > Gegevensuitwisseling  > Raet koppelingen HR > Youforce gebruikers uitgebreid  Voor de gebruikers van een van de hiervoor genoemde koppelingen zal er een extra optie komen om de UPI verplicht mee te leveren aan het Youforce portaal.  Actie  Er is geen actie nodig. Als je gebruik gaat maken van één van de hiervoor genoemde applicaties zal Visma | Raet contact met je opnemen om de juiste instellingen voor je in te richten.  Terugkoppeling Belastingdienst (L2023) Waarom In de maandelijkse terugkoppeling van de Belastingdienst zien we in periode 5 en periode 6 nog een groot aantal signalen voor Signaal L2023: Er is geen Code reden einde arbeidsovereenkomst aangeleverd terwijl er een Datum einde inkomstenverhouding is aangeleverd. De afgelopen maanden hebben wij diverse verbeteringen doorgevoerd om deze meldingen te voorkomen, zoals het verplicht stellen van dit veld. Ondanks deze veranderingen gaat het niet goed als er nabetalingen plaatsvinden over voorgaand jaar (2019 in 2020). Omdat de Code reden einde arbeidsovereenkomst toen nog niet verplicht was, komt het vaak voor dat de reden uit dienst niet is vastgelegd. Dit zorgt voor bovenstaande melding vanuit de Belastingdienst. Deze informatie over periode 5 en 6 heeft de Belastingdienst ook per brief aan je gemeld. Hoe  Medewerker > Medewerkers > Reden uit dienst Op de eerste dag van de periode dat de medewerker nog een nabetaling krijgt, moet je de reden uit dienst vastleggen volgens één van de redenen die is voorgeschreven door de Belastingdienst. Als een medewerker op 1-12-2019 in periode 6 van 2020 nog een nabetaling krijgt, moet je de reden uit dienst vastleggen met peildatum 1-6-2020. Dit is vanaf 2020 bij elke aanlevering een verplicht gegeven. Actie  Om de meldingen van de Belastingdienst op te lossen voer je bovenstaande actie uit voor medewerkers die in een voorgaand jaar uit dienst zijn getreden en in 2020 nog een nabetaling krijgen. Daarnaast kun je via het Signaleringsverslag nagaan voor welke medewerkers in welke periode de reden uit dienst ontbreekt. Terugkoppeling Belastingdienst (L1314 en L1315) Waarom  In de maandelijkse terugkoppeling van de Belastingdienst zien vaak de volgende signalen: L1314 - De indicatie verzekerd WAO is J bij een persoon die de AOW-leeftijd heeft bereikt.  L1315 - De indicatie verzekerd WW is J bij een persoon die de AOW-leeftijd heeft bereikt. In eerdere release notes hebben we hier al aandacht aan besteed en de programmatuur aangepast om deze signalen te voorkomen. Omdat we zien dat het vastleggen van de juiste verzekeringsindicaties nog niet altijd goed gaat, willen wij dit nogmaals onder de aandacht brengen. De Belastingdienst geeft deze meldingen als een persoon na het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd door blijft werken. Hieronder leggen we nogmaals uit hoe u dit in Payroll Business vastlegt. Hoe  1. Bij het dienstverband dat stopt per de AOW-gerechtigde leeftijd: Meld deze medewerker uit dienst met ingang van de dag dat de medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt. Hierdoor vindt er een volledige afrekening plaats van vakantiegeld, eindejaarsuitkering, enz. Vul in het scherm Loonheffingen bij de volgende velden Nee in per het begin van de afrekenperiode.  WW verzekerd WAO/IVA/WGA verzekerd Met deze aanpassing wordt de premieberekening in Payroll Business gestopt. Omdat in de loonaangifte over deze periode voor deze velden de waarde Ja doorgegeven moet worden, bepaalt Payroll Business tijdens de salarisverwerking de gegevenselementen WW verzekerd (vervangende waarde) en WAO/IVA/WGA verzekerd (vervangende waarde) met de correcte waarde. Deze automatisch gemuteerde waarden vindt u terug in het mutatieverslag. Hierdoor wordt de loonaangifte correct aangeleverd. Let op: bij vierwekenverloning gelden er afwijkende voorwaarden voor de periode voor de AOW-datum. Zie hiervoor het Handboek loonheffingen van de Belastingdienst. In de loonaangifte wordt automatisch de waarde Ja doorgegeven. 2. Bij het dienstverband dat bestaat doordat de medewerker blijft doorwerken na de AOW-gerechtigde leeftijd: Voer na stap 1 ook onderstaande stap uit. Voeg in Payroll Business met ingang van de datum waarop de medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt, een nieuwe medewerker toe met een afwijkend IKV-nummer. Dit nummer mag niet hetzelfde zijn als het nummer van het eerdere dienstverband. Bij deze inkomstenverhouding vult u in het scherm Loonheffingen bij de velden voor de werknemersverzekeringen de volgende waarden in: WW verzekerd = Nee WAO/IVA/WGA verzekerd = Nee ZW verzekerd = Ja Actie Voer voor het oplossen van de meldingen L1314 en L1315 van de Belastingdienst met terugwerkende kracht bovenstaande stappen uit met als ingangsdatum de AOW-datum. Feedback op onze applicatie  Waarom  In de vorige release notes hebben we laten weten dat we vanaf de release van september gaan starten met de Customer Effort Score. Dit houdt in dat er na het uitvoeren van een specifieke procedure, een gesloten vraag verschijnt over die procedure. Hiermee kun je ons feedback geven op hetgeen wij hebben gereleased. Via deze feedback stel je ons in staat het proces op de juiste plekken te verbeteren.   Hoe Vanaf de september release verschijnt na het uitvoeren van deze acties: Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens - nadat je op de knop Verwijderen hebt geklikt. Medewerker > Instroom/uitstroom > Voorstel Transitievergoeding - nadat je op de knop Opslaan hebt geklikt. de volgende vraag: Hoe makkelijk was het voor u om de volgende taak of actie uit te voeren? Je kunt deze vraag beantwoorden door het geven van een cijfer. Op basis dit cijfer zie je dan de bijbehorende vervolgvraag: Score 1-5 : Wat zouden wij kunnen verbeteren zodat u deze taak /actie gemakkelijker kunt uitvoeren? Score 6-7 : Kunt u aangeven wat u gemakkelijk vond aan deze taak /actie? Actie Als je een vraag krijgt over het gebruik van de applicatie, verzoeken we je om deze zoveel mogelijk te beantwoorden. Hierdoor weten wij beter wat jij van bepaalde processen en schermen vindt en stel je ons in staat om functionaliteiten gerichter te verbeteren. 30%-regeling Exclusief territoriale kosten Waarom Voor ingekomen medewerkers die in Nederland komen werken, mag de werkgever onder specifieke voorwaarden ook de extraterritoriale kosten vergoeden door 30% van het loon, inclusief vergoeding, belastingvrij te verstrekken. Als het toetsinkomen onder de norm voor het toepassen van de 30%-regeling komt, moet je de toepassing ervan verlagen.  Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardengegevens > 30%-regeling excl. extraterritoriale kosten Vanaf deze release is de nieuwe arbeidsvoorwaardevariant Excl extraterritoriale kosten voor de 30%-regeling in Payroll Business opgenomen. Op bedrijfsniveau kun je de volgende instellingen gebruiken:  Via het veld Toepassen normbedrag 30% regeling kun je kiezen welke inkomensnorm je wilt toepassen:  Geen inkomensnorm toepassen Er vindt geen toetsing plaats tegen een van de waarden voor de inkomensnorm. Het ingevoerde percentage wordt altijd toegepast over de gehele looncomponent. Mastertitel inkomensnorm toepassen Payroll Business houdt rekening met de inkomensnorm die geldt voor medewerkers met een mastertitel. Reguliere inkomensnorm toepassen Hierbij houdt Payroll Business rekening met de reguliere inkomensnorm. Via het veld Toepassen inhouding 30% rgl loon onder toetsloon kun je een van de volgende keuzes maken:  Geen automatische berekening Er vindt geen toetsing plaats tegen een van de waarden voor de inkomensnorm.  Verlaging 30% percentage Payroll Business berekent op grond van het cumulatieve inkomen vanaf de ingang van de 30%-regeling of vanaf het huidige jaar, het maximale percentage dat mag worden toegepast. Wanneer het inkomen in de eerste maanden onder het norminkomen is, wordt door het VCR rekenen in de maanden dat er een hoog inkomen is en daarmee ruim boven het norminkomen komt, altijd de 30% premie over het totaal inkomen van het jaar dat tot dan is opgebouwd berekend met aftrek van de premie wat al betaald is.  Hierdoor wordt altijd het maximale binnen de 30% regeling toegepast, wat er betaald dient te worden.  Meer informatie vind je in de Online Help via Arbeidsvoorwaarden en regelingen > 30%-regeling. Medewerker > Contract > arbeidsvoorwaarden > 30% regeling excl extraterritoriale kosten Hier vind je de volgende instellingen op medewerkerniveau.  Beschikkingsnummer - Hier kun je het nummer vastleggen van de beschikking die voor de betreffende medewerker van toepassing is. Datum ingang beschikking - Leg hier de ingangsdatum van de beschikking vast.  Datum einde beschikking - Vul de datum in waarop de beschikking eindigt. Datum tussentijdse toetsing - Als er nog sprake is van een tussentijdse toetsing, vul dan hier de datum van de tussentijdse toetsing in. Percentage 30% regeling - Het vastgelegde percentage voor de 30%-regeling. Dit percentage kun je zo nodig bij de medewerker aanpassen. Toepassen normbedrag 30% regeling - Selecteer de inkomensnorm uit de lijst, zie ook de lijst hierboven bij de bedrijfsinstellingen.  Berekend percentage 30% regeling - Hier zie je het percentage dat Payroll Business voor 30%-regeling heeft berekend en toegepast. Bruto inhouding 30% in grondslag variabel pensioen - Hier kun je aangeven of de bruto inhouding van de 30%-regeling meedoet in de grondslag voor variabel pensioen.  Toepassen inhouding 30% rgl loon onder toetsloon - Hier kun je aangeven of de inhouding moet worden toegepast, zie ook de lijst hierboven bij de bedrijfsinstellingen.  Actie Als je deze regeling wilt gaan gebruiken, moet je deze toevoegen en de instellingen vastleggen. Denk eraan dat als je deze arbeidsvoorwaarde gedurende het jaar gaat toevoegen, dit tot herberekeningen kan leiden.  Signaleringen 30%-regeling  Waarom Op basis van de toepassing van de 30%-regeling zijn er verschillende signaleringen in Payroll Business opgenomen, die helpen om inzage te krijgen in de berekening of inrichting  Hoe De volgende signaleringen zullen getoetst worden: Informatief - Einddatum beschikking 30% regeling in deze periode Informatief - Medewerker 30 jaar, toetsinkomen van Laag naar Hoog Informatief - 30% regeling toegepaste percentage is lager dan 30% Informatief - Begindatum beschikking later dan deze afrekenperiode Waarschuwing - Belastbaar inkomen onder norminkomen 30%- regeling Waarschuwing - Gegevens beschikking 30% regeling niet compleet Fout - 30% regeling slechts gedeeltelijk toegestaan Actie Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd APG Interface Waarom Binnenkort wordt het mogelijk om een transitievergoeding uit te betalen via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding. Als voorbereiding hierop hebben we de APG-interface aangepast. Hoe Als je straks gebruik gaat maken van het uitbetalen van de transitievergoeding via het tweede contract, is het niet meer nodig de transitievergoeding te blokkeren voor de APG-interface. Als je dus voor het uitbetalen van de transitievergoeding het tweede contract gebruikt, sturen wij dit tweede contract niet door naar APG. Actie Gebruik je voor het uitbetalen van de transitievergoeding het tweede contract, dan hoef je geen actie te ondernemen. Als je voor het uitbetalen van de transitievergoeding een nieuwe medewerker blijft aanmaken, dan moet je de transitievergoeding  blokkeren voor de APG-interface. Verkopen en verrekenen verlofuren in de arbeidsvoorwaarde Verlof - opbouw Waarom Binnen de arbeidsvoorwaarde Verlof - opbouw was het nog niet mogelijk om verkochte verlofuren en verrekende verlofuren correct te verrekenen in de verlofsaldo’s. Verlofuren die verkocht worden, mogen alleen op de bovenwettelijke verlofsaldo’s in mindering worden gebracht en niet op de wettelijke verlofsaldo’s. Hetzelfde geldt voor verrekende verlofuren die met een positieve waarde zijn vastgelegd. Deze  leiden tot een uitbetaling aan de medewerker en moeten op de bovenwettelijke verlofsaldo’s in mindering worden gebracht. De medewerker verkoopt dan verlof. Verrekende verlofuren die met een negatieve waarde zijn vastgelegd, moeten in het bovenwettelijke verlofsaldo van dit jaar worden bijgeteld. Deze leiden tot een inhouding bij de medewerker en de medewerker koopt in dit geval verlof bij.      Met ingang van deze release is het mogelijk gemaakt om verkochte verlofuren en verrekende verlofuren correct te verwerken. Deze worden nu alleen verwerkt in de bovenwettelijke verlofsaldo’s en niet meer in de wettelijke verlofsaldo’s.  Hoe Instellingen > Berekening > Grondslag In het scherm Grondslag zijn aan de lijst van het veld Grondslag de volgende grondslagen toegevoegd:  Verlofuren verkochte verlofuren Gegevenselementen die je in deze grondslag opneemt, worden beschouwd als verkochte verlofuren en worden op de bovenwettelijke verlofsaldo’s in mindering gebracht. Eerst worden de eventuele bovenwettelijke verlofsaldo’s van voorgaande jaren bijgewerkt en als die niet aanwezig zijn, het bovenwettelijke verlofsaldo van het huidige jaar. Het saldo van de uren die in deze grondslag zijn opgenomen, zie je in het cumulatieve payrollelement Verlofopbouw - uren verkocht. Verlofuren verrekende verlofuren Gegevenselementen die je in deze grondslag opneemt, worden beschouwd als verrekende verlofuren. Als de grondslag een positieve waarde heeft, worden ze op de bovenwettelijke verlofsaldo’s in mindering gebracht. Dit gebeurt op dezelfde manier als bij verkochte verlofuren. Als de grondslag een negatieve waarde heeft, worden ze in het bovenwettelijke verlofsaldo van het huidige jaar bijgeteld. Het saldo van de uren die in deze grondslag zijn opgenomen, zie je in het cumulatieve payrollelement Verlofopbouw - uren verrekend.  Actie Als je de mogelijkheid om verlofuren te verkopen wilt gaan gebruiken, neem dan de gegevenselementen waarop die verkochte verlofuren worden vastgelegd, op in de grondslag Verlofopbouw verkochte verlofuren. Als je de mogelijkheid om verlofuren te verrekenen wilt gaan gebruiken, neem dan de gegevenselementen waarop die verrekende verlofuren worden vastgelegd, op in de grondslag Verlofopbouw verkochte verlofuren. Negatief verlof is weer mogelijk in de arbeidsvoorwaarde Verlof – opbouw Waarom Binnen de arbeidsvoorwaarde Verlof - opbouw was het voor medewerkers vanaf 1-1-2020 niet meer mogelijk om meer verlof op te nemen, dan waarop zij voor dat verlofjaar maximaal verlofrecht hebben. Als een medewerker voor een verlofjaar recht heeft op 160 uur wettelijk verlof en 48 uur bovenwettelijk verlof, was het niet mogelijk meer dan 208 uur verlof op te nemen. Het meerdere aangevraagde verlof werd opgeslagen in het cumulatieve payrollelement Verlof aangevraagd boven saldo. Op verzoek van diverse gebruikers is het vanaf deze release weer mogelijk gemaakt om dit wel toe te staan. Hierbij kun je zelf kiezen of je dit wel of niet wenst.   Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens Aan het bedrijfsscherm van de arbeidsvoorwaarde Verlof Opbouwmethode is per 1-1-2020 het veld Negatief verlofsaldo toestaan weer toegevoegd. Vul je hier Ja in, dan mogen medewerkers meer verlof opnemen, dan waarop zij voor dat verlofjaar maximaal verlofrecht hebben. Laat je het veld leeg of kies je Nee, dan is dit niet toegestaan.  Per medewerker kun je eventueel afwijken van de keuze die op bedrijfsniveau. Dit doe je door in het medewerkerscherm Verlof opbouwmethode bij het veld Negatief verlofsaldo toestaan een afwijkende waarde op te geven. Actie Omdat het veld Negatief verlof toestaan vroeger (voor 1-1-2020) ook werd gebruikt binnen de arbeidsvoorwaarde Verlof - opbouwmethode, kan het nog een oude waarde bevatten. Controleer daarom in het bedrijfsscherm van de arbeidsvoorwaarde of dit veld de gewenste waarde bevat en pas deze zo nodig aan.   Bij uit dienst gedurende de periode stond er een standaard reden in UPA-bericht Waarom Bij het uit dienst melden van een medewerker die halverwege de afrekenperiode uit dienst is gegaan, werd in het UPA-bericht standaard de waarde 20 (= Einde arbeidsovereenkomst door opzegging werknemer, door toedoen of op initiatief werknemer) als reden opgenomen, ook als er een andere reden was opgegeven.  Hoe Dit is opgelost. Alleen als er geen reden uit dienst is opgegeven, wordt voor die medewerker nog de standaard waarde 20 in het UPA-bericht geplaatst. Wij hebben dit met terugwerkende kracht vanaf peildatum 1-1-2020 hersteld. Actie Er is geen actie nodig. UPA - Gegevens partner soms niet volledig Waarom Vanuit de pensioeninstanties ontvingen wij meldingen dat de gegevens van de partner soms niet volledig werden doorgegeven.  Hoe In deze release de programmatuur met ingang van 1-1-2020 een aangepast, waardoor de partnergegevens volledig worden doorgegeven naar de UPA-aangifte. Actie Er is geen actie nodig. Bij de eerstvolgende aanlevering worden de partnergegevens gecorrigeerd. Voorstel transitievergoeding (instellingen) op klantniveau Waarom Tot deze release was het alleen mogelijk om op bedrijfsniveau de instellingen voor Voorstel transitievergoeding vast te leggen. Het was echter wenselijk om dit op klantniveau te kunnen inrichten.  Hoe Instellingen > Berekening >  Voorstel transitievergoeding (instellingen) Als je naar het scherm Voorstel transitievergoeding (instellingen) gaat, kun je kiezen of je dit op klant- of bedrijfsniveau wilt vastleggen.  Actie Als je de instellingen voor het voorstel transitievergoeding wilt vastleggen op klantniveau, kan je dit doen door de klant te selecteren in het scherm Voorstel transitievergoeding (instellingen). Koppeling Payroll voor aanvullend geboorteverlof Waarom Als je voor Aanvullend geboorteverlof gebruik wilt maken van Loondoorbetaling bij verlof (Uitsplitsing), moet je voor het koppelen hiervan een aantal stappen uitvoeren.  Hoe Instellingen > Verlof > Verlof koppeling payroll  Als je de verlofkoppeling met de payroll wilt gebruiken, moet je in het scherm Verlof koppeling payroll vastleggen op basis van welke verlofsoort Payroll Business de loondoorbetaling bij verlof moet berekenen. Selecteer in het veld Verlofsoort de verlofsoort die u wilt koppelen, bijvoorbeeld Aanvullend geboorteverlof.  Selecteer in het veld Verlofuren verrekening payroll het gegevenselement met de verlofuren die je in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij Verlof (uitsplitsing) hebt gekoppeld. Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing)  Hier leg je vast hoe het registreren van de verlofuren voor Aanvullend geboorteverlof moet plaatsvinden: Handmatig via Payroll Business - kies bij Aanvullend geboorteverlof, invoer via voor Handmatige invoer of in HR Core Business - kies bij Aanvullend geboorteverlof, invoer via voor HR Core Actie Als je de verlofkoppeling met HR Core wilt gebruiken, leg dan de hierboven vermelde gegevens vast.  Opgeloste meldingen  Nulboekingen in journaalposten en exportdefinitie (change 1934868) Melding Door een aanpassing in de februari release werden in alle gevallen de nulregels in de journaalexport niet getoond. Dit kan echter in sommige gevallen en inrichtingen juist wel wenselijk zijn. Daarom kunt u voortaan zelf kiezen of u de nulwaarden in de export journaalpost wel of niet wilt tonen.  Oplossing Module journalisering - Instellingen > Uitvoerdefinitie > Exportdefinitie Aan het scherm Exportdefinitie is het veld Nulregels in exportbestand toegevoegd, waarmee je via de volgende opties kunt vastleggen of je nulregels in de export wilt zien: Alle waarden tonen (default) Waarden onderdrukken als debet = 0 en credit is 0 Waarden onderdrukken als debet = credit Actie Als je de journaalpost wilt blijven gebruiken met daarin alle nulwaardes, dan hoef je niets te doen. Wil je dat er geen nulwaardes meer voorkomen in de export journaalpost, leg dan in het scherm Exportdefinitie de juiste waarde vast bij het veld Nulregels in exportbestand.  Ultimo regeling en verwerking UPA PGB voor parttime en/of gedurende de periode in-/uitdienst (change 2156477) Melding Voor PGB wordt gebruik gemaakt van pensioensoorten met een vaste grondslag. In de UPA-aangifte wordt het parttime periode regelingloon doorgegeven. Als een medewerker halverwege de periode in- of uitdienst kwam, werd het regelingloon voor de volledige periode doorgegeven. Dit moet echter naar rato zijn. Oplossing Met ingang van 1-1-2020 wordt, als in de referentietabel UPA - koppeling pensioenregelingen bij het veld 6 Jaarbedrag / periode bedrag is gekozen voor Periode (Parttime), het regelingloon bij in- en uitdienst naar rato doorgegeven op basis van de pro rata methode die is gekozen in de Uniforme pensioenaangifte. Dit is een algemene aanpassing die ook voor andere pensioeninstanties dan PGB kan gelden. Actie Er is geen actie nodig. Ouderschapsverlof na aanpassing nog niet gekort op regelingloon (change1950101) Melding Voor PGB wordt gebruik gemaakt van pensioensoorten met een vaste grondslag. In de UPA-aangifte wordt het parttime periode regelingloon doorgegeven. Als een medewerker ouderschapsverlof opnam, werd het regelingloon voor de volledige periode doorgegeven. Dit moet echter naar rato zijn. Oplossing Met ingang van 1-1-2020 wordt, als in de referentietabel UPA - koppeling pensioenregelingen bij het veld 6 Jaarbedrag / periode bedrag is gekozen voor Periode (Parttime) en in de arbeidvoorwaarde van de pensioensoort in het veld Corrigeren voor opgenomen verlof (pensioensoort) de waarde Ja is ingevuld, het regelingloon bij ouderschapsverlof naar rato doorgegeven in de Uniforme pensioenaangifte. Dit is een algemene aanpassing die ook voor andere pensioeninstanties dan PGB kan gelden. Uw actie Er is geen actie nodig. UPA Verschil premieberekening pensioen Raet en pensioenfonds DTH - Ref: VM Ned. Pensioen (change 2161727) Melding Als het veld in de referentietabel 10 Soort grondslag is ingesteld op 1 in eigen grondslag SV-loon, was bij de pensioenregelingen met een variabele grondslag het Regelingloon in de UPA-berichten te hoog. Het Regelingloon dat werd doorgegeven was Loon werknemer in plaats van het Loon werknemer + PremieLoonPremie. Het PremieLoonPremie is de som van alle pensioenpremies van de werknemer. Als de Soort grondslag is ingesteld op 2 Niet in eigen grondslag SV-loon is het Regelingloon wel juist. Het Regelingloon is dan namelijk Loon werknemer. Oplossing In de september release wordt met terugwerkende kracht vanaf peildatum 1-1-2020 de Regeling loonbedragen hersteld als de Soort grondslag is ingesteld op 1 in eigen grondslag SV-loon. Actie Er is geen actie nodig. Kenmerk soort betaling ontbreekt soms op overzicht netto resultaten (opschakelen) (change 1343821) Melding Bij sommige bedrijven kwam het voor dat niet alle kolommen in de betaalstaat juist werden gevuld. Dit kwam doordat deze velden voor deze bedrijven op een hoger niveau waren vastgelegd in Payroll Business waaraan de klant niets kon doen. Hierdoor kwamen de velden niet altijd juist en volledig in het rapport bij bijvoorbeeld het aanmaken van een nieuwe medewerker waarbij de soort salarisrekening standaard werd gevuld en niet werd aangepast. Oplossing Met ingang van deze release is het niveau van deze mutaties aangepast zodat in het Betalingsoverzicht netto resultaat alle kolommen juist worden gevuld. Actie Er is geen actie nodig. Niet alle stroken zichtbaar in het vernieuwde scherm Salarisstrook viewer (change 2119125) Melding Door het aanpassen van de lijst waaruit u in rapportageschermen de medewerkers selecteert, waren medewerkers die gedurende de periode in dienst komen niet zichtbaar, omdat in de meeste gevallen de peildatum van het bedrijf op de eerste van de periode staat. Oplossing We hebben de peildatum ook in het rapportscherm van de Salarisstrook viewer gezet, zodat je daar zelf de juiste peildatum kunt invullen en je altijd alle salarisstroken kunt selecteren van de medewerkers die op dat moment in dienst zijn of waren. Actie Er is geen actie nodig. Verzamelloonstaat en Individuele loonstaat (change 2180653) ( change 2142194) Melding Een aanpassing in de release van juli ter voorbereiding van de Transitievergoeding gaf als ongewenst resultaat dat de verzamelloonstaten en individuele loonstaten niet meer juist werden gepresenteerd. Oplossing Op maandag 3-8-2020 hebben wij de oplossing hiervoor uitgeleverd, zodat de Verzamelloonstaat en Individuele loonstaat weer op een juiste manier gegenereerd kunnen worden. Actie Er is geen actie nodig. Signaalcode 170 pensioenfonds architect februari 2020 (change 2008502) Melding Sommige klanten ontvingen van het pensioenfonds APG (PFAB) signaalcode 170. Dit kwam voor als bij een medewerker halverwege de periode in dienst kwam, de APG deeltijdfactor niet correct was bepaald. Oplossing Met ingang van 1-1-2020 hebben wij een de programmatuur aangepast, zodat de deeltijdfactor correct wordt bepaald. Ook hebben we de interface APG Bouw (CAO Baksteen) aangepast, omdat het probleem ook hier kon voorkomen. Met terugwerkende kracht wordt dit vanaf peildatum 1-1-2020 hersteld. Actie Er is geen actie nodig Salaris niet altijd berekend bij promotie / terugplaatsing (change 2142435) Melding Bij het invoeren van een promotie door een salarisschaalaanpassing, werd er soms geen nieuw bijbehorend salaris berekend.  Oplossing Dit is opgelost. Bij een promotie of terugplaatsing wordt nu ook het (nieuwe) salaris berekend. Signalering 30%-regeling slechts gedeeltelijk toegestaan (change 1860909) Melding Voor een medewerker die halverwege de periode in dienst kwam, werd het toetsinkomen voor de 30%-regeling niet omgerekend naar rato van de werkdagen,  Hierdoor verscheen in het Signaleringsverslag de signalering: 30% regeling slechts gedeeltelijk toegestaan. Oplossing Voortaan wordt in dit geval het toetsinkomen 30%-regeling omgerekend naar rato van de werkdagen in dienst.  Publishing Date : 8/24/2020

30-12-2020Email notification when signing a documentWhen digitally signing a document, a document is created that must be signed by, for example, first the manager and then by the employee. Until now, both received an email notification immediately...