Releases YouServe

25 januari 2024 Managers zijn niet gesynchroniseerd tussen HRCore/Portal en Self Service (Change 5676909) Wanneer een klant managerautorisaties naar Self Service wilde exporteren, werden de managers één voor één geïmporteerd in Self Service. Dit betekende dat het een tijd kon duren voordat alle managers in Self Service waren geimporteerd waardoor deze manager niet de juiste autorisatie sin Self Swrvice hadden. Dit is nu opgelost. Alle aangeboden managers met bijbehorende autorisaties worden tegelijkertijd geïmporteerd in Self Service. 23 januari 2024 Ik vervang overzicht is niet volledig zichtbaar omdat er niet in het overzicht gescrolld kan worden (Change 5524048) Bij de functie: _Ik vervang_ is het bijgaande overzicht (als je klikt op Details) niet te scrollen. Je ziet niet het hele overzicht. Dit hebben we opgelost. In dit overzicht zie je alle Activiteiten en afdelingen waarvoor de medewerker extra is geautoriseerd met betrekking to de _ik vervang_ functionaliteit.  Het overzicht:    Maak de velden in het venster Kopiëren/Hernoemen leeg nadat je hebt opgeslagen (Change 5519189) Na het opslaan in functie: _Kopiëren/hernoemen_ worden de velden geleegd zoals het hoort.   Bij Verlofoverzicht onder tabblad Saldo wordt 2x Verlofsoort getoond (Ideeënportaal)  In het verlofoverzicht onder het tabblad Saldo ziet u een header met de tekst Verlofsoort. Daaronder wordt echter het totaal aantal verlofuren getoond waar je recht op hebt in het huidige verlofjaar. We hebben de header aangepast naar Verlofuren totaal. Scriptkolom in Controles toont HTML tekens in plaats van nummers en text (Change 5620921) Deze wijziging is bedoeld om de scriptkolom in Controle te repareren en tekst en cijfers weer te geven in plaats van HTML-code.   3 januari 2024 Vanaf 3 januari 2024 zijn de nieuwe workflows, dialogen en formulieren ter ondersteuning van onze HRYou App beschikbaar via de functie: Importeren definities Onderstaande nieuwe declaratie formulieren en bijbehorende workflows zijn beschikbaar om de HRYou App declaratieprocessen te ondersteunen waardoor de manager en de HR professional de HRYou App mutaties kunnen bekijken en/of goedkeuren.  Deze formulieren heb je nodig als je een nieuw HRYou App declaratieproces wilt activeren. In de configuratiehandleiding van onze HRYou App vind je de juiste inrichting. Deze configuratiehandleiding komt rond 15 januari ter beschikking via de community.      _______________________________________________________________________________________ Release notes Self Service Business January 2024 January 25, 2024 Managers are not synced between HRCore/Portal and Self Service (Change 5676909) When a customer wanted to export manager authorizations to Self Service, the managers were imported one by one into Self Service. This meant that it could take a while for all managers to be imported into Self Service, meaning that these managers did not have the correct authorization for Self Swrvice. This has now been resolved. All offered managers with associated authorizations are imported into Self Service at the same time. January 23, 2024 I replace overview is not fully visible because the overview cannot be scrolled (Change 5524048) With the function: _I replace_, the accompanying overview (if you click on Details) cannot be scrolled. You don't see the whole overview. We have solved this. In this overview you see all Activities and departments for which the employee is additionally authorized with regard to the _I replace_ functionality. Clear the fields in the Copy/Rename window after saving (Change 5519189) After saving in function: _Copy/rename_ the fields are cleared as they should be.   At Leave overview under the Balance tab, 2x Leave types are shown (Ideas Portal) In the leave overview under the Balance tab you will see a header with the text Leave type. However, below this the total number of leave hours you are entitled to in the current leave year is shown. We have changed the header to Leave hours total. Script column in Controls shows HTML characters instead of numbers and text (Change 5620921) This change is to fix the script column in Control to display text and numbers instead of HTML code.   January 3, 2024 From January 3, 2024, the new workflows, dialogues and forms to support our HRYou App will be available via the function: Import definitions The new declaration forms and associated workflows below are available to support the HRYou App declaration processes, allowing the manager and the HR professional to view and/or approve the HRYou App changes.   You will need these forms if you want to activate a new HRYou App declaration process. You will find the correct setup in the configuration manual of our HRYou App. This configuration manual will be available through the community around January 15.  

  Gewijzigd in versie 2 In versie 2 zijn onder Opgeloste meldingen de volgende onderwerpen toegevoegd: L2225 Signaal Belastingdienst Intrekkingen Loonaangifte Veerpont was niet uit te sluiten bij automatische reisafstandsberekening (4969713) De oplossingen hiervoor leveren we uit op woensdagavond 25-10-2023. Mededelingen Betalingen doe je binnenkort rechtstreeks vanuit Payroll Business Zoals jullie via onze berichtgeving op de community kunnen lezen, verandert binnenkort de manier van salarisbetalingen. Dit doe je dan niet langer via de tegel Betaalmanager in het Youforce Portaal, maar via de gebruikersgroep Betalingen in Payroll Business zelf. Lees de informatie hierover op de community van YouServe HRYou: Nieuws -  Betalingen rechtstreeks vanuit Payroll Business Releases - Release notes nieuwe betalingen Payroll Business 2023-11   Nieuw  Wijzigingen in signaleringen - van waarschuwing naar fout Waarom Vanaf 2024 wijzigen we weer een aantal signalen van een waarschuwing naar een fout. Dit komt deels voort uit het feit dat de Belastingdienst het signaal zwaarder gaat laten wegen, zoals signaal L1906. Daarnaast willen we jullie als klant beter helpen om de signalen te voorkomen. Daarom hebben we de onderstaande signalen verplaatst van waarschuwing naar FOUT.  Hierdoor is het niet meer mogelijk deze foutieve gegevens naar de Belastingdienst te sturen en voorkom je dat je hierover een brief ontvangt.  Hoe Deze aanpassingen voeren we al in vanaf 01-11-2023, zodat je de signalen eerst moet oplossen voordat je de loonaangifte naar de Belastingdienst kunt sturen. Dat is dus iets eerder dan dat de Belastingdienst het signaal zwaarder laat wegen. De klanten waarvoor tot deze release deze signalen nog actueel waren, hebben we persoonlijk benaderd.  Je krijgt de signalen dus alleen als er nieuwe, foutieve mutaties worden vastgelegd. Gewijzigde signalen Code 2023 Code 2024 Signaal Nieuwe tekst 1906 1906 1906 - Arb verh en/of Srt inkv fout bij Invl verz Er is een Code invloed verzekeringsplicht aangegeven terwijl de Code soort inkomstenverhouding niet 11 en 15 is en/of de Code aard arbeidsverhouding 7 of 79 is. 2106 2106 2106 - Publ.recht.aanstelling moet NVT zijn Als de waarde van het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13 of 15 OF de waarde van het veld Aard arbeidsverhouding ongelijk is aan 18, dan moet Publiekrechtelijke aanstelling voor onbep. tijd de waarde N.V.T hebben. 2221 2221 2221 - Srt contr moet N zijn bij gekozen Srt ink Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Soort contract de waarde Niet van toepassing bevatten 2222 2222 2222 - Schrift ovk  moet X zijn bij gekozen Srt ink Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Schriftelijke arbeidsovk de waarde Niet van toepassing bevatten 2223 2223 2223 - Opr ovk moet X zijn bij gekozen Srt ink Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Oproepovereenkomst de waarde Niet van toepassing bevatten 2223 2223 2223 - Opr ovk moet X zijn bij gekozen Srt ink Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Oproepovereenkomst de waarde Niet van toepassing bevatten Opgeloste meldingen Intrekkingen Loonaangifte De oplossing hiervoor is woensdagavond 25-10-2023 opgeleverd Melding Er zijn verschillende meldingen binnengekomen over verschillen in de Loonaangifte. Deze verschillen hebben diverse oorzaken en geven in de Loonaangifte ook diverse problemen. Welke dat zijn, lees je hieronder. 1) Verschil tussen nominatief en correctie Als bij een medewerker een BSN-nummer met terugwerkende kracht is gewijzigd, moeten er in de Loonaangifte 2 zaken gebeuren. Het nieuwe BSN moet worden aangeleverd vanaf het moment dat het BSN is gewijzigd. Hiervoor moet je voor elke periode een correctie-aangifte doen. De periodes waarin de medewerker zonder of met het verkeerde BSN is aangeleverd, moet je in de aangifte doorgeven als intrekking. Dit laatste gebeurde helaas nog niet, waardoor de medewerker voor die periode 2 keer bij de Belastingdienst bekend was. De aansluiting vanuit de salarisverwerking met de Loonaangifte is in dit geval sluitend, maar bij de Belastingdienst ontstaan er verschillen.    2) Medewerker met terugwerkende kracht uitdienst gemeld Als een medewerker met terugwerkende kracht uit dienst werd gemeld, kon voor de periode waarin de medewerker achteraf NIET meer in dienst was de aangifte fout gaan. Op het moment dat de volledige periode werd teruggeboekt en er geen sprake meer was van een uitbetaling in die maand, werd deze periode NIET op nul gesteld in de Loonaangifte. Waar in de journaalposten, afrekenmatrixen, etc. de bedragen voor de periode keurig op nul werden gesteld, bleven de originele bedragen in de Loonaangifte staan. Dit zorgde voor verschillen bij de controle tussen de salarisadministratie en de in te sturen Loonaangifte. Als er nog een nabetaling was van uren, vakantiegeld, etc. speelde dit probleem niet, omdat er dan nog wel sprake is van een salarisverwerkingsresultaat in de betreffende periode. Oplossing De oplossing voor de diverse situaties die dit probleem veroorzaakten, hebben we woensdagavond 25-10-2023 in productie gezet. Zowel het gedeelte waarin de Belastingdienst verschillen constateert en contact met de klant opneemt, als het verschil dat ontstaat bij een uitdienstmelding met terugwerkende kracht is opgelost. Hieronder bij het onderdeel Actie vermelden we de wat je zelf nog moet doen, indien nodig. Actie Per bovenstaande oplossing hebben we hieronder de door jouw te nemen actie beschreven: Als er sprake is van een uitdienstmelding met terugwerkende kracht, moet je naast het vastleggen van de uitdienstmelding, ook het veld Verwijderen IKV op Ja zetten vanaf de eerste dag van uit dienst. Met deze actie zorg je ervoor dat de bedragen over deze periodes in de Loonaangifte op 0 worden gesteld, waardoor de rapportages weer aansluiten op de Loonaangifte, én dat er een intrekking voor deze periode(s) wordt aangemaakt richting de Belastingdienst. L2225 Signaal Belastingdienst  De oplossing hiervoor is woensdagavond 25-10-2023 opgeleverd Melding Medewerker > Contract > Arbeidscontract Als gedurende de periode het veld Contr. onbep./bep. tijd werd gewijzigd van Bepaald naar Onbepaald, werden er onterecht dubbele regels doorgegeven aan de Belastingdienst. Omdat de berekening van de AWF en AOF plaatsvinden op basis van de keuze op de eerste dag van de periode, kwam er een signaal L2225 terug.  Oplossing Dit probleem hebben we opgelost door, net als de berekening, alleen de waarde aan het begin van de periode weer door te geven zoals gewenst is door de Belastingdienst. Actie Er is geen actie nodig. Als de Salarisverwerking van oktober voor woensdagavond 25-10-2023 is afgesloten, is deze fout opgelost in de aangifte van oktober, anders wordt dit opgelost met de aangifte van november. De eventuele brieven die je over de voorgaande aangiftes ontvangt, kun je negeren.  Afwijkend FT percentage (4661748) Melding  Een onjuist aangemaakte verwerkingseenheid kon niet verwijderd worden. Oplossing Klantbeheer / Instellingen > Verwerkingseenheid We hebben aan het scherm Verwerkingseenheid de knop verwijderen toegevoegd. Zolang er geen medewerker gekoppeld is en de verwerkingseenheid dus niet in gebruik is, kun je deze verwijderen. Actie Met de knop Verwijderen in het scherm Verwerkingseenheid kun je deze verwerkingseenheid verwijderen zolang deze niet in gebruik is. Verloonde uren regeling voor APG (5064562)  Melding  Op het moment dat iemand gedurende de periode in- of uit dienst ging, werden soms de uren voor de regeling niet juist bepaald. De premie wordt bepaald op basis van de pro-rata methode, echter dat gebeurde niet met de uren. Hierdoor kon je bij APG het signaal 109 ontvangen. Oplossing We hebben dit met ingang van 01-01-2023 opgelost in de release van november. Vanaf deze release worden de uren berekend op basis van dezelfde pro-rata methode als de premie. Dat betekent dat er in de verwerking van november voor deze personen een herberekening plaatsvindt om voor de periode van in- uit dienst de juiste uren te berekenen. Actie Er is geen actie nodig. Na de eerstvolgende afsluitende salarisverwerking wordt in de aangifte richting APG automatisch een correctieperiode gegenereerd, zodat dit bij APG wordt opgelost. Signaal overschrijding urennorm AWf (5214581)  Melding Bij een stagiair die jonger is dan 21 jaar en minder dan 52 uur heeft gewerkt in een afrekenperiode bij maandverloning of 48 uur bij 4-weken verloning, werden ten onrechte berekeningen uitgevoerd voor de herziening van de AWf. Hierdoor kwam het voor dat er ten onrechte ook een melding in het Signaleringsverslag stond dat de AWf herzien moest worden.  Oplossing Met ingang van deze release is dit hersteld en worden bij een stagiair deze berekeningen voor de herziening van de AWf niet meer uitgevoerd.  Actie Er is geen actie nodig. Er wordt vanaf 1-1-2023 een automatische herberekening uitgevoerd, waardoor dit hersteld wordt, als dit bij jouw organisatie voorkwam. Openstaand negatief bedrag in combinatie met TWK-berekeningen leidde tot fouten (4917265 ) Melding Bij sommige medewerkers uit dienst, waar nog een netto negatief bedrag openstond, kon bij een TWK-berekening dit negatieve resultaat verdwijnen. Als resultaat was dan alleen de nieuw ontstane correctie nog aanwezig. Oplossing Dit is per 1 november 2023 opgelost en treedt na de novemberrelease niet meer op. Echter bij TWK-berekening over eerdere perioden kan het nog wel optreden. We hebben besloten dit niet met terugwerkende kracht op te lossen, omdat de meeste klanten dit al gecorrigeerd hebben en dan deze correctie weer zouden moeten terugdraaien. Actie Als je ziet dat door een TWK-berekening een negatief netto resultaat verdwijnt, kan je dit corrigeren door een (onbelaste) inhouding vast te leggen ter hoogte van het netto negatief resultaat. Wij verwachten dat het verdwijnen van een netto negatief resultaat, niet meer zal optreden bij nieuwe netto negatieve resultaten na november 2023. Veerpont was niet uit te sluiten bij automatische reisafstandsberekening (4969713) Melding Soms ligt er op de route van een woonadres naar een werklocatie een veerpont. Het is echter niet mogelijk om de route te laten berekenen zonder gebruik te maken van de veerpont. Deze wordt immers lang niet altijd gebruikt en daarom is het noodzakelijk dat er een optie komt om deze uit te sluiten. Oplossing Instellingen > Berekening > Reisafstandsbepaling Dit is per 1 november 2023 opgelost. We hebben aan het scherm Reisafstandsbepaling het veld Vermijd veerponten toegevoegd. Kies je hier Ja, dan wordt bij de automatische reisafstandsberekening de veerpont uitgesloten bij het berekenen van de reisafstand. Standaard staat dit veld optie op blanco = NIET UITSLUITEN, zoals de route op dit moment ook berekend wordt. Actie Als je wilt dat de automatische routeberekening op bedrijfsniveau, bij het bepalen van de reisafstand de veerpont gaat uitsluiten, dan kun je dit veld vanaf nu op Ja zetten. Er is dan wel een collectieve afstandsbepaling of een mutatie op adres / werklocatie bij de medewerker nodig om de route opnieuw te laten berekenen.  

  Gewijzigd en verbeterd Roltoewijzing Usermanagement automatisch beëindigd bij uitdiensttreding.  Waarom Om het proces rondom medewerkers die uit dienst treden te vereenvoudigen, introduceren we een nieuw veld in het scherm Roltoewijzing Usermanagement (UM): de 'Einddatum'. Dit veld is alleen-lezen en helpt bij het stroomlijnen van het beheer van gebruikersrollen na uitdiensttreding. Wanneer een medewerker uit dienst wordt gemeld, wordt automatisch de laatste werkdag ingevuld in dit veld. Dit zorgt ervoor dat de Usermanagement API direct weet dat de betreffende medewerker na de opgegeven datum geen rol meer heeft. Hoe Menu bijvoorbeeld: Medewerker> Arbeidsrelatie> Roltoewijzing UM In dit scherm hoef je zelf geen actie te ondernemen. Zodra een medewerker uit dienst wordt gemeld, wordt het veld 'Einddatum' automatisch gevuld met de laatste werkdag van de medewerker. Actie Geen actie nodig. Er zal geen conversie plaats vinden van alle bestaande medewerkers die reeds uit dienst zijn. De 'Einddatum' wordt alleen automatisch ingevuld voor medewerkers die uit dienst worden gemeld na de uitrol van deze functionaliteit in release 2024-05 (gepland op 04-05-2024).   Manager en/of backup manager beëindigd bij Organisatorische eenheid Waarom Om het proces rondom medewerkers die uit dienst treden te vereenvoudigen, wordt bij het uit dienst gaan van een medewerker die manager en/of backup manger is bij een Organisatorische eenheid, de manager en/of backup manager bij de organisatorische eenheid beëindigd op de laatste werkdag. Hoe Menu bijvoorbeeld: Medewerker > Medewerker > Arbeidsrelatie Als je een medewerker uit dienst wilt melden, doe dit dan via de workflow 'uit dienst' of zet de dienstverband indicatie om naar 'Uit dienst' op de juiste peildatum. Als een medewerker manager en/of backup manger is, zal in het scherm Instellingen > Formatie en organisatie > Organisatorisch eenheden vanaf de laatste werkdag van de medewerker deze medewerker geen manager meer zijn. Als er op een toekomstige datum al een andere manager en/of backup manager is toegewezen, blijft deze behouden. Actie Geen actie nodig. Er vindt geen conversie plaats van alle bestaande medewerkers die reeds uit dienst zijn.  Managers en of backup mangers bij een organisatorische eenheid worden alleen beëindigd na het melden van uitdiensttreding en na de uitrol van deze functionaliteit in release 2024-05 (gepland op 04-05-2024). Overzicht HR inrichting Waarom We hebben goed nieuws! We breiden het Overzicht HR Inrichting uit met nieuwe rapporten. Dit doen we om je een completer en gedetailleerder overzicht te geven van je HR-inrichting. Organisatorische eenheid Hiermee krijg je een overzicht van de inrichting van je organisatorische eenheden. Werklocaties bij Organisatorische eenheden Dit rapport toont je de gekoppelde werklocaties bij een specifieke organisatorische eenheid. Werklocaties Je ziet hier de vastgelegde data voor elke werklocatie. Rol toewijzing Dit rapport geeft je een overzicht van de roltoewijzingen en voor welke organisatorische eenheid ze gelden. Hoe Menu bijvoorbeeld: Rapporten > Instellingen > Overzicht HR inrichting We hebben het scherm een beetje aangepast. De rapporten zijn nu gegroepeerd voor een makkelijkere navigatie. Met het bovenste vinkje kun je alle rapporten binnen een groep in één keer selecteren of deselecteren. Elk rapport verschijnt in een apart tabblad in Excel, zo houden we het overzichtelijk. Naast de nieuwe rapporten kan ook worden gekozen of het rapport moet worden uitgevoerd naar 'Mijn rapporten' of 'Gedeelde rapporten'. Actie Heb je een overzicht nodig van de inrichting zoals beschreven in de nieuwe rapporten? Selecteer dan het gewenste rapport door het vinkje aan te zetten en voer het rapport uit.   Samenvoegen brief werkt niet meer via 'Mijn YouServe' (change 6100553)  Melding Samenvoegen brief werkt niet meer via 'Mijn YouServe'.   Oplossing Wanneer u documenten genereert, opent er nu een apart tabblad in uw browser.  Actie De eerste keer dat u dit doet, kan er een blokkerende melding verschijnen. Na één keer de blokkerende melding te hebben goedgekeurd, zal deze niet meer getoond worden. 

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.    Zaterdag 30 maart 2024   Product Release Opmerkingen YouServe HR Core Business NL Ja  -  YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja geen release notes YouServe Payroll Business Ja -   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

Nieuw  1. Actieve signalering starten met  pre en/of postbewerkingen Waarom  Actieve signaleringen in HR Core Business worden vaak gebruikt om een workflow in HR Self Service (HRSS) aan te sturen. Soms moet de medewerker een actie uitvoeren, maar het kan ook zijn dat er ter kennisgeving een document wordt geüpload naar het personeelsdossier van de medewerker. In deze workflow kun je voor het ophalen van bepaalde waarden gebruik maken van Pre en/of Postbewerkingen.   Helaas werkte dit niet goed als de workflow was aangemaakt door een actieve signalering. Dit zorgde voor extra handmatig werk in HR Self Service. Daarom hebben we in HR Core Business functionaliteit toegevoegd, die ervoor zorgt dat de pre en/of post bewerkingen wel werken, mits je het signaal in HR Core Business op de juiste manier inricht.  Hoe Instellingen > Actieve signaleringen > Definiëren signaal > tabblad Ontvangers Bij het tabblad Ontvangers hebben we aan de lijst bij Soort de optie HRSS workflow met actie voor/na toegevoegd. Als je nu een signaal aanmaakt en je kiest deze optie, dan zorgt dit ervoor dat de Pre en/of Post bewerkingen in HR Self Service goed werken. Actie  Wil je de functionaliteit voor pre en/of postbewerkingen gebruiken, zorg er dan voor dat het signaal op de juiste manier is ingericht.   Gewijzigd en verbeterd  2. Collectief verlof blokkeren via HR Self Service Waarom In HR Core Business kun je collectief verlof toekennen. Hierdoor krijgen alle medewerkers op dezelfde dag verlof dat wordt afgeboekt van het wettelijke verlofsaldo. Soms kan een medewerker geen gebruik maken van het collectieve verlof, bijvoorbeeld vanwege urgente werkzaamheden. Je kon dan dit collectieve verlof via speciale functionaliteit in HR Core Business blokkeren. In HR Self Service was dit nog niet mogelijk. We hebben er daarom voor gezorgd dat je vanaf release 2023-06 ook via HR Self Service collectief verlof voor een medewerker kunt blokkeren. Dit proces werkte echter niet helemaal correct als je het geblokkeerde collectief verlof weer wilde deblokkeren. Daarom hebben we er met ingang van 2023-07 voor gezorgd dat ook dit proces goed werkt.  Hoe HR Self Service > Verlof > Verlof intrekken > Autorisatie HR Core Business > Verlofaanvraag Voor het blokkeren van collectief verlof, kan de medewerker in HR Self Service de workflow Verlof intrekken gebruiken. Nadat je op de tegel Verlof intrekken hebt geklikt, zie je de verwerkte verlofaanvragen. Klik op het icoon   aan het eind van de regel met het collectieve verlof en klik op indienen. Dit zal het collectieve verlof niet verwijderen, maar blokkeren zodat het verlofsaldo van de medewerker niet wordt verlaagd met het aantal uren van het collectieve verlof. In HR Core Business zie je na het verwerken van de mutatie dat de verlofaanvraag nog wel bestaat maar is geblokkeerd. In HR Self Service zal het collectieve verlof bij die medewerker niet meer zichtbaar zijn.    In uitzonderlijke gevallen wordt het eenmaal geblokkeerde collectieve verlof weer geblokkeerd, omdat blijkt dat de medewerker toch niet hoeft te werken op de collectieve vrije dag. Het is dan niet meer mogelijk om dit via HR Self Service te deblokkeren. Het deblokkeren doe je dan in HR Core Business, waarna wij het collectieve verlof weer doorsturen naar HR Self Service met het juiste aantal uren. Op deze manier kan HR Self Service het collectieve verlof weer tonen in het verlof/bezettingsoverzicht en verschijnt het verlof weer in het proces Verlof Intrekken.  Actie Er is geen actie nodig.  3. Raadplegen en wijzigen medewerkergegevens vóór 1-1-2017  Waarom  Bij een aantal schermen in het menu Medewerker is vorig jaar de lay-out verbeterd. Als ingangsdatum voor de nieuwe versie van die schermen was gekozen voor 1-1-2017.  Omdat het in specifieke gevallen toch nodig is om bepaalde medewerkergegevens van voor 2017 te kunnen raadplegen of wijzigen, hebben wij dit vanaf deze release mogelijk gemaakt. Hoe  In de volgende schermen in het menu Medewerker kun je voortaan door het wijzigen van de peildatum terug in de tijd tot 1 januari 2010 in plaats van 1 januari 2017: Medewerker > Medewerkers Medewerker > Identiteit Arbeidsrelatie > Arbeidsrelatie Contract > Arbeidscontract Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen 4. Nieuwe medewerkers niet zichtbaar in Performance management (4524414) Melding Als een medewerker werd aangenomen met een datum indienst in de toekomst, kwam deze niet altijd beschikbaar in Performance management.  Oplossing Op de datum dat de medewerker indienst komt, wordt de medewerker voortaan nogmaals naar het Portaal verstuurd en worden de gegevens van daar uit nogmaals aan Performance management aangeboden. Actie Beheer > Gegevensuitwisseling > Heraanleveren overig (Medewerker) Als er nog medewerkers in Performance management ontbreken waarvan de datum indienst al is verstreken, kun je deze handmatig versturen via Heraanleveren overig (Medewerker).  5. Zoekactie gaf geen resultaten bij handmatig aanpassen peildatum (4647246) Melding Medewerker > Curriculum Vitae > Aanvullende CV- Gegevens / Ervaring / Kennis / Opleidingen Als je in de schermen van het menu Curriculum Vitae de peildatum handmatig aanpaste, werkte het zoeken niet goed. De groene balk met de filtergegevens met onder andere Medewerker en Medewerkercode verdween, het scherm bleef leeg en er verschenen geen zoekresultaten. Als voor het aanpassen van de Peildatum de kalender  gebruikte, verschenen wel de juiste zoekresultaten. Oplossing Met ingang van de juli release is dit opgelost en krijg je ook als je de peildatum handmatig aanpast, de juiste zoekresultaten. Actie Er is geen actie nodig.   

Gewijzigd en verbeterd Selectie eigenschap HR - Nieuwe manier selecteren elementen Waarom Omdat Management Information (MI) wordt vervangen door Your Data Service, hebben wij als voorbereiding hierop het selecteren van elementen in het scherm Selectie eigenschap HR gewijzigd.  Hoe Instellingen > Vastlegging > Selectie eigenschap HR In het scherm Selectie eigenschap HR kies je bij Selectie-eigenschap voor Datafeed; dit is de enige waarde. Vervolgens selecteer je in het veld Entiteit de gewenste entiteit uit de lijst.  Zodra je een entiteit hebt gekozen, kun je alle gegevenselementen die bij die entiteit kunnen worden gemuteerd, selecteren om aan de Data Service toe te voegen. Via het nieuwe zoekscherm heb je uitgebreide mogelijkheden om gegevenselementen te zoeken.     Let op het veld Groepskenmerk Alleen het veld groepskenmerk is geen zoekveld, hiermee geef je aan welk groepskenmerk je aan een groep elementen wilt koppelen. Als een groepskenmerk aan een groep gegevenselementen is gekoppeld, worden deze gegevenselementen bij de export van de dataservice, gebundeld in een mapje opgeleverd binnen de entiteit per groepskenmerk. Meer informatie vind je in de online help: Schermen en velden > Instellingen > Vastlegging >  Selectie eigenschap HR.  

Hier vind je de dagen waarop de Visma | YouServe releases in 2023 zijn gepland. Tijdens de releases op zaterdag zijn de applicaties tijdelijk niet beschikbaar. Welke producten die dag een release hebben, melden we vooraf via onze maandelijkse berichten bij Releases. Op de geplande zondagen vinden de maandelijkse (security) patches plaats van de infrastructuur. Hierdoor zijn de applicaties niet beschikbaar tussen 18.00 en 24.00 uur. Op de geplande dinsdagen vindt onderhoud plaats aan het netwerk. De applicaties blijven beschikbaar, maar er kunnen voor kortere momenten onderbrekingen zijn. Dit onderhoud vindt die dag plaats tussen 20.00 - 24.00 uur. De release kalender van Visma | Raet vind je hier. Januari 2023   52 1 2 3 4 5 Ma   2 9 16 23 30 Di   3 10 17 24 31 Wo   4 11 18 25   Do   5 12 19 26   Vr   6 13 20 27   Za   7 14 21 28   Zo 1 8 15 22 29   Februari   5 6 7 8 9   Ma   6 13 20 27   Di   7 14 21 28   Wo 1 8 15 22     Do 2 9 16 23     Vr 3 10 17 24     Za 4 11 18 25     Zo 5 12 19 26     Maart   9 10 11 12 13   Ma   6 13 20 27   Di   7 14 21 28   Wo 1 8 15 22 29   Do 2 9 16 23 30   Vr 3 10 17 24 31   Za 4 11 18 25     Zo 5 12 19 26     April   13 14 15 16 17   Ma   3 10 17 24   Di   4 11 18 25   Wo   5 12 19 26   Do   6 13 20 27   Vr   7 14 21 28   Za 1 8 15 22 29   Zo 2 9 16 23 30   Mei   18 19 20 21 22   Ma 1 8 15 22 29   Di 2 9 16 23 30   Wo 3 10 17 24 31   Do 4 11 18 25     Vr 5 12 19 26     Za 6 13 20 27     Zo 7 14 21 28     Juni   22 23 24 25 26   Ma   5 12 19 26   Di   6 13 20 27   Wo   7 14 21 28   Do 1 8 15 22 29   Vr 2 9 16 23 30   Za 3 10 17 24     Zo 4 11 18 25     Juli   26 27 28 29 30 31 Ma   3 10 17 24 31 Di   4 11 18 25   Wo   5 12 19 26   Do   6 13 20 27   Vr   7 14 21 28   Za 1 8 15 22 29   Zo 2 9 16 23 30   Augustus   31 32 33 34 35   Ma   7 14 21 28   Di 1 8 15 22 29   Wo 2 9 16 23 30   Do 3 10 17 24 31   Vr 4 11 18 25     Za 5 12 19 26     Zo 6 13 20 27     September   35 36 37 38 39   Ma   4 11 18 25   Di   5 12 19 26   Wo   6 13 20 27   Do   7 14 21 28   Vr 1 8 15 22 29   Za 2 9 16 23 30   Zo 3 10 17 24     Oktober   39 40 41 42 43 44 Ma   2 9 16 23 30 Di   3 10 17 24 31 Wo   4 11 18 25   Do   5 12 19 26   Vr   6 13 20 27   Za   7 14 21 28   Zo 1 8 15 22 29   November   44 45 46 47 48   Ma   6 13 20 27   Di   7 14 21 28   Wo 1 8 15 22 29   Do 2 9 16 23 30   Vr 3 10 17 24     Za 4 11 18 25     Zo 5 12 19 26     December   48 49 50 51 52   Ma   4 11 18 25   Di   5 12 19 26   Wo   6 13 20 27   Do   7 14 21 28   Vr 1 8 15 22 29   Za 2 9 16 23 30   Zo 3 10 17 24 31    

In deze versie Gewijzigd in versie 2 In deze versie hebben we het volgende onderwerp toegevoegd: Vertraging Youforce gebruikers uitgebreid (V3) is verholpen. Nieuw  Controle Persoonslaag uitgebreid Waarom Vanaf release 2022-06 kun je kiezen uit twee manieren om de Persoonslaag te controleren. Als je de persoonslaag aan hebt staan, kent deze een UPI toe aan medewerkers die op basis van het Burgerservicenummer als één persoon worden gekenmerkt. Dit is de enige unieke sleutel om te bepalen of een medewerker en een persoon hetzelfde zijn. Voor klanten die geen Burgerservicenummer van een medewerker vastleggen, maar wel willen dat een medewerker bij herindiensttreding gekoppeld wordt aan een bestaande persoon, heeft deze manier van controleren niet het gewenste effect. Daarom hebben we de controle van de persoonslaag nu uitgebreid.  Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > HR Koppelingen De Persoonslaag activeer je in het scherm HR Koppelingen, zie de online help (zoeken op persoonslaag) en eerdere release notes voor meer informatie over het proces.  Bij Koppeling selecteer je Persoonslaag (NL) en zag je voorheen alleen de optie Persoonslaag actief waarmee je de persoonslaag aanzet. Hier is nu het veld Toekennen UPI toegevoegd, waarmee je kunt aangeven of dit moet plaatsvinden op basis van: Burgerservicenummer Burgerservicenummer, Geboortenaam en Geboortedatum In het voorbeeld hieronder leggen we uit hoe dit werkt. Voorbeeld Via HR Self Service in HR Core wordt een (nieuwe) medewerker ingevoerd. Omdat de persoonslaag actief is, controleert het systeem eerst of er een persoon is met hetzelfde Burgerservicenummer als de ingevoerde medewerker. Als dat zo is, wordt de koppeling gemaakt met de juiste persoon, op Burgerservicenummer kunnen we namelijk altijd matchen. Als dit niet zo is, controleert het systeem of er voor de ingevoerde medewerker een koppeling gemaakt kan worden met een persoon op basis van voorletters+achternaam+geboortedatum.  Als de voorletters+achternaam+geboortedatum exact kloppen en het Burgerservicenummer bij de persoon is leeg op dit moment/ingangsdatum ingevoerde medewerker, dan vindt de koppeling plaats ongeacht of er in het verleden een Burgerservicenummer bekend was. Deze werking wordt vanaf release 2022-07 iets aangepast zodat er vaker een koppeling kan plaatsvinden.  Let op! Deze controle is hoofdlettergevoelig. Dat houdt in dat de voorletters+achternaam+geboortedatum precies zo geschreven moeten worden als in het identiteitsbewijs. Als de schrijfwijze van deze gegevens niet hetzelfde is, kan er ook geen koppeling plaatsvinden. Dit kan negatieve gevolgen hebben, omdat een medewerker dan als nieuw wordt aangemerkt en ook zo wordt aangeleverd aan achterliggende systemen.  Actie Als jouw organisatie nu de Persoonslaag aan heeft staan en er zijn weinig medewerkers zonder Burgerservicenummer, dan hoef je niks te doen. Als jouw organisatie veel uitzendkrachten en zelfstandige ondernemers aanneemt waarvoor het vastleggen van het Burgerservicenummer niet noodzakelijk is, adviseren we je om te kiezen voor de uitgebreide controle: Burgerservicenummer, Geboortenaam en Geboortedatum.  Knop Definitie verwijderen toegevoegd aan scherm Standenregister Waarom Rapporten > Controle >Standenregister Het scherm Standenregister had nog geen knop voor het verwijderen van een rapportdefinitie. Daarom hebben we met ingang release 2022-06 de knop Definitie verwijderen aan dit scherm toegevoegd. Na het verwijderen van de definitie. zie je bovenin het scherm de melding Definitie verwijderd.  Actie Er is geen actie nodig.  Gewijzigde afzender e-mail Actieve signaleringen Waarom Instellingen > Actieve Signalering > Definiëren Signaal Als er in de instellingen van actieve signaleringen is vastgelegd dat er een e-mail wordt verstuurd, gebeurde dit nog met een oud Raet e-mailadres als afzender.  Vanaf release 2022-06 worden deze e-mails verstuurd met als afzender No-Reply@visma.com. Actie Er is geen actie nodig.   Gewijzigd en verbeterd Verwerkingsverslag collectief verlof aangepast Waarom  Het Verwerkingsverslag collectief verlof toonde niet altijd alle redenen van uitval. Hierdoor werd soms niet opgemerkt dat voor een medewerker geen collectief verlof was verwerkt. Vanaf release 2022-06 is dit aangepast en toont het verwerkingsverslag de medewerkers waarvoor er geen collectief verlof is verwerkt inclusief de reden waarom. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste melding Vertraging Youforce gebruikers uitgebreid (V3) is verholpen Melding De interface Youforce gebruikers uitgebreid ook wel bekend als de V3-koppeling levert vanuit HR Core Business specifieke data richting het YouForce Portaal. Op basis van deze informatie worden in principe elke twee uur gebruikersnamen/users (R-nummers) aangemaakt. Vanwege de hoeveelheid data die deze V3-koppeling moet verwerken, onstond er soms een lange vertraging. Dit zorgde ook voor vertraging bij het aanleveren van de data aan het YouForce Portaal, wat verstorend kan zijn voor de achterliggende systemen. Oplossing We hebben met ingang van release 2022-06 een aanpassing doorgevoerd, waardoor de performance van de V3-koppeling aanzienlijk is verbeterd. Hierdoor zullen er geen grote vertragingen meer ontstaan. Actie Er is geen actie nodig.  

Mededelingen Oude Ad-hoc rapportage vanaf release 2022-05 uit menu In het onderwerp Ad-hoc rapportage (uitgebreid) op klantniveau in één rapport onder Nieuw vind je uitleg over de funcionaliteit die we hebben toegevoegd aan de Ad-hoc rapportage (uitgebreid). Omdat dit rapport dan aan alle wensen en eisen voldoet, verwijderen we vanaf de mei release de gewone of oude Ad-hoc rapportage uit het menu en is het niet meer mogelijk om deze gewone Ad-hoc rapportage te gebruiken. Actie Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage en Ad-hoc rapportage (uitgebreid) We raden je aan om vóóor de release van mei eigengemaakte rapportages die je nu gebruikt, over te zetten naar de Ad-hoc rapportage (uitgebreid). Nieuw Menu Instroom/Uitstroom opgesplitst Waarom Het menu Instroom/Uitstroom is opgesplitst, omdat er nieuwe opties zijn toegevoegd. Hierdoor blijft de menustructuur overzichtelijk. Hoe Medewerker > Instroom Hier vind je alle wizards voor het in dienst nemen van medewerkers, inclusief de nieuwe optie Herindienst, zie het onderwerp Herindienst met dezelde medewerkercode. Medewerker > Doorstroom Hier vind je de wizards voor doorstroom situaties, zoals de overgang van stagiair naar medewerker, nieuw sinds release 2022-01. Medewerker > Uitstroom Hier vind je de wizard voor het uit dienst melden van medewerkers met transitievergoeding. Actie Er is geen actie nodig Herindienst met dezelfde medewerkercode Waarom Voortaan is het niet meer nodig om een medewerker die opnieuw in dienst komt in te voeren als een nieuwe medewerker. In plaats daarvan kun je de bestaande medewerker selecteren en deze opnieuw in dienst nemen. Hoe Medewerker > Instroom > Herindienst Open het scherm Herindienst. Je ziet alleen de medewerkers met de Dienstverband indicatie Uit dienst. Kies als peildatum de datum waarop de medewerker weer in dienst moet komen en selecteer de medewerker. De wizard helpt je om alle arbeidsvoorwaarden die moeten worden voortgezet op volledigheid en juistheid te controleren. Denk bijvoorbeeld aan gratificatie en vakantiegeld. Pas de gegevens zo nodig aan. Pensioengegevens De bruto-netto berekening zal voor deze medewerkers de pensioengegevens initialiseren. Nog twee beperkingen Het is voorlopig alleen mogelijk om een medewerker op deze manier opnieuw in dienst te melden als de laatste werkdag in een eerdere periode ligt dan de periode waarin de medewerker opnieuw in dienst komt. Dit heeft te maken met het feit dat er anders twee inkomstenverhoudingen binnen dezelfde afrekenperiode ontstaan. Deze functionaliteit kan vooralsnog niet gebruikt worden als je pensioengegevens aanlevert aan APG. Het is de bedoeling deze beperkingen in de toekomst op te heffen. De informatie hierover lees je dan in de release notes.  Actie Gebruik de nieuwe optie om medewerkers opnieuw in dienst te melden. Doorstroomindicatie verwijderen Waarom Als de herindienst van een medewerker niet doorgaat of als je per ongeluk de verkeerde medewerker opnieuw indienst hebt gemeld, dan kun je met deze menuoptie op een gemakkelijke manier de herindienst ongedaan maken. Ook kun je deze menuoptie gebruiken als een stagiair die medewerker wordt, uiteindelijk toch geen medewerker wordt. Hoe Medewerker > Doorstroom > Verwijderen Doorstroomindicatie Met deze optie maak je de doorstroomsituatie weer ongedaan. Na het starten van de functie, zie je een overzicht van alle medewerkers die recent opnieuw in dienst zijn gekomen of zijn overgezet van stagiair naar medewerker. Van iedere medewerker zie je alleen de laatste doorstroomindicatie. Medewerker > Contract > Arbeidscontract Als je de doorstroomindicatie hebt verwijderd, worden ook automatisch de aangemaakte mutaties en berekeningen van de doorstroomindicatie weer ongedaan gemaakt. In het scherm Arbeidscontract wordt de nieuwe IKV verwijderd, je ziet dan bij de medewerker die uit dienst was gegaan of bij de stagiair weer de oude inkomstenverhouding. Medewerker > Inkomstenverhouding  > Loonaangifte (IKV) De eerder aangemaakte inkomstenverhouding zelf wordt niet automatisch verwijderd. Deze heeft dan geen effect meer en kun je eventueel handmatig verwijderen, zolang de salarisberekening nog niet definitief is gemaakt. Als er al een verkeerde  inkomstenverhouding is gemeld aan de Belastgindienst, kies dan voor Verwijderen IKV in het scherm Loonaangifte (IKV). Er wordt dan een intrekking naar de loonaangifte gestuurd. Actie Als je een herindienst of een overgang van stagiair naar medewerker ongedaan moet maken, gebruik hiervoor dan voortaan de functie Verwijderen Doorstroomindicatie. Proactieve signalen loonaangifte in salarisverwerking Waarom Om de kwaliteit van de loonaangiftes te verbeteren hebben we ervoor gezorgd dat je proactief en veel eerder in het proces op de hoogte wordt gesteld van onjuiste mutaties, waarvan we in Payroll Business al weten dat het hierdoor niet mogelijk is het loonaangiftebestand te verzenden of dat de Belastingdienst dit zal afkeuren. Vanaf deze release zijn er zeven loonaangiftesignalen die we proactief weergeven in de salarisverwerking met een uitroepteken. De fouten die deze signalen veroorzaken, moet je bij de medewerkers oplossen voordat je de salarisverwerking afsluit. Als je dit niet doet, maakt Payroll Business bij het afsluiten van de salarisverwerking geen loonaangiftebestand aan.   Met deze signalen ondervangen we de meeste fouten die nu zorgen voor een onjuiste loonaangifte, het aanmaken van tickets en het laten herstarten van de loonaangiftebestanden. In de komende maanden gaan we nog meer proactieve signalen toevoegen. Daarnaast kijken we welke signalen we in het mutatieproces kunnen opnemen, zodat het niet mogelijk is foute mutaties in te voeren. Hier nemen we ook de meldingen op die zorgen voor de brieven van de Belastingdienst. Hoe  Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening  Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening (met afsluiting) Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening (geavanceerd) - alleen voor Administratiekantoren en consultants Als Payroll Business tijdens een salarisverwerking een fout constateert die fouten in de loonaangifte veroorzaakt, verschijnt er een uitroepteken  en wordt ook het bijbehorende signaal gegeven, inclusief de L-code van de Belastingdienst. Door hierop te klikken, zie je voor welke medewerker een signaal is afgegeven dat je moet oplossen.  Signaal opzoeken in online help Een signaal kan duiden op meerdere fouten. Zoek daarom de foutmelding van de Belastingdienst op in de online help via Probleemoplosser > Signaleringen > Signaleringen loonaangifte. De uitleg die hier staat zou voldoende duidelijk moeten zijn om het signaal op te lossen. Je kunt in in de online help ook zoeken op het nummer van de Belastingdienst zonder de L.  Na het oplossen van de signalen en het opnieuw uitvoeren van een verwerking, dit kan ook een verwerking voor één medewerker zijn, staat er geen uitroepteken meer. Vanaf deze release hebben we de volgende codes in dit proces opgenomen: L1713 -  Aantal verloonde uren moet nul zijn L1823 -  Indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA onjuist L1824 -  Indicatie verzekerd WW onjuist L1825 -  Indicatie verzekerd ZW onjuist L2213 -  Ind. arbeidsovereenkomst ontbreekt L2214 -  Ind. Schriftelijke overeenkomst ontbreekt L2215 -  Ind. Oproepovereenkomst ontbreekt Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces / Loonaangifte Hier kun je per bedrijf instellen of je een e-mail wilt ontvangen als je een definitieve salarisverwerking met afsluiting hebt uitgevoerd en er een Interface Log rapport Loonaangifte is aangemaakt dat fouten bevat.  Via dit rapport weet je dan dat er geen loonaangiftebestand is aangemaakt. Actie  Als er een uitroepteken in de salarisverwerking verschijnt, los dan de fouten op. Hiermee voorkom je dat er bij de afsluitende verwerking geen loonaangiftebestand wordt aangemaakt. Als je een rapport voor wilt ontvangen, als er in een verwerking toch een fout zit, vul dan via Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces > Loonaangifte het e-mailadres in waarop je dit wilt ontvangen. Los eventuele fouten die in het rapport staan op. Daana kun je zelf de aangifte herstarten via Beheer > Gegevensuitwisseling > Handmatig starten automatische interfaces > Loonaangifte. Dubbele IKV in foutrapport Loonaangifte Waarom In het bovenstaande onderwerp Proactieve signalen loonaangifte in salarisverwerking lees je hoe we de kwaliteit van de loonaangiftes verbeteren. De komende maanden bekijken we hoe we zo veel mogelijk fouten al kunnen ondervangen bij het vastleggen van de mutaties. Deze release hebben we ervoor gezorgd dat bij het kopiëren van een medewerker het IKV-nummer voortaan met 1 wordt verhoogd. Dit omdat het niet mogelijk is een loonaangiftebestand te verzenden als er voor een Loonheffingennummer twee medewerkers aanwezig zijn waarbij voor hetzelfde Burgerservicenummer hetzelfde IKV-nummer is gebruikt. Hoe  Medewerker > Kopiëren medewerker Vanaf deze release wordt bij het kopiëren van een medewerker niet meer hetzelfde IKV-nummer gebruikt, maar wordt het IKV-nummer automatisch met 1 verhoogd. Actie  Als je een rapport voor wilt ontvangen, als er in een verwerking een fout zit, bijvoorbeeld een dubbel nummer IKV, vul dan via Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces > Loonaangifte het e-mailadres in waarop je dit wilt ontvangen. Los eventuele fouten die in het rapport staan op. Daana kun je zelf de aangifte herstarten via Beheer > Gegevensuitwisseling > Handmatig starten automatische interfaces > Loonaangifte. Ad-hoc rapportage (uitgebreid) op klantniveau in één rapport Waarom Afgelopen jaar hebben hebben we het mogelijk gemaakt om het rapport Ad-hoc rapportage (uitgebreid) aan te maken voor meerdere bedrijven tegelijk. Hierbij werd wel per gekozen bedrijf een apart bestand aangemaakt. Omdat klanten hebben aangegeven dat ze het rapport graag in één bestand willen krijgen, hebben we dat vanaf deze release op klantniveau mogelijk gemaakt.   Hoe  Rapporten > Controle > ad-hoc rapportage (uitgebreid) Aan het scherm Ad-hoc rapportage (uitgebreid) is op klantniveau het volgende veld toegevoegd: Uitvoertype rapport  Alle bedrijven in 1 rapport in 1 tab Dit is de standaardwaarde: het rapport wordt standaad aangemaakt in Excel waarbij alle bedrijven worden samengevoegd in één tabblad. Alle bedrijven in 1 rapport in eigen tab Dit is niet mogelijk als je bij Opslaan als hebt gekozen voor Pdf. Rapport per bedrijf Overige wijzigingen Het rapport start voortaan altijd met de kolom Bedrijfscode. Tabblad met parameters: hier wordt voortaan uitgeschreven welke bedrijfsnaam bij welke bedrijfscode hoort. Actie  Ga via het navigatiepad bovenin het scherm naar klantniveau. Pas bestaande rapportdefinties aan, als je deze nieuwe functionaliteit hiervoor wilt gebruiken. Gewijzigd en verbeterd Ernst en categorie loonaangiftesignalen aangepast Waarom  De Belastingdienst keurt loonaangiftes af, als die aan de juiste voorwaarden voldoen. Je moet dan de fouten herstellen en de aangifte opnieuw aanleveren. De reden voor het afkeuren van een loonaangifte, staat in de melding van de Belastingdienst en ook in het Signaleringsverslag dat Payroll Business aanmaakt. In dit verslag zie je: loonaangiftesignalen met een controlenummer die de ernst Fout hebben Op basis van deze signalen keurt de Belastingdienst een loonaangifte af.  loonaangiftesignalen die geen controlenummer hebben, maar wel de ernst Fout hebben Op basis van deze signalen keurt de Belastingdienst een loonaangifte niet af.  Om duidelijker te maken op basis van welke signalen de Belastingdienst een loonaangifte afkeurt, hebben we van de loonaangiftesignalen zonder controlenummer de ernst aangepast. In een toekomstige release gaan we er steeds vaker voor zorgen dat Payroll Business geen loonaangifte bestand aanmaakt als er een loonaangiftesignaal is met de ernst Fout. Vanaf deze release is dat het signaal 1713 met als meldtekst: 1713 - Aantal verloonde-uren moet nul zijn. Hoe Van alle loonaangiftesignalen zonder controlenummer waarvan de ernst Fout is, hebben we de ernst veranderd in Waarschuwing. Actie Rapporten > Berekening > Signaleringsverslag Controleer het signaleringsverslag op loonaangiftesignalen met de ernst Fout en los deze op voordat u een salarisverwerking afsluit. Scherm Arbeidsvoorwaardenpakket Waarom Afgelopen jaar hebben we het medewerkerscherm Arbeidsvoorwaardenpakket in Payroll Business opgenomen, waarin alle arbeidsvoorwaarden en ook alle vrije looncomponenten in één scherm bij elkaar staan. De bedoeling is om de oude arbeidsvoorwaardenschermen uiteindelijk uit het menu te halen. Als voorbereiding hierop, hebben we in deze release in het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket een aantal verbeteringen doorgevoerd en volgen er in de release van april nog meer verbeteringen. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket Vanaf de release van maart is het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket als volgt gewijzigd: De performance verbeterd. Er zijn twee kolommen toegevoegd, waardoor het nu duidelijker is of het om een arbeidsvoorwaarde gaat en om welke variant. Voor vrije looncomponenten is nu duidelijk aangegeven wat voor soort element het is en de waarde staat nu in een aparte kolom. Om een arbeidsvoorwaarde- of looncompontenscherm te openen, kun je er nu op dubbelklikken. Voorheen kon je het scherm alleen openen door te klikken op het icoon met het potlood aan het eind van de regel.  Bij het zoeken van een nieuwe arbeidsvoorwaarde en/of vrije looncomponent zijn er kolommen toegevoegd, zodat het sneller duidelijk wordt welke component je moet hebben. Actie Er is geen actie nodig. Automatische routeberekening  Waarom Voor het maken van een betere en meer betrouwbare routeberekening, maakt Payroll Business vanaf deze release rechtstreeks gebruik van de kaarten van de organisatie Here via een API. Voorheen gebruikten we ook de kaarten van Here, maar dit deden we via een webservice. Het gebruik van de kaarten via een API heeft de volgende voordelen: Er wordt automatisch gekeken naar de kaarten van 6 maanden geleden. Hierdoor zijn eventuele blokkades die je nu ervaart, verholpen. De route is hetzelfde als nu, maar blokkades zijn dan uit het geheugen verdwenen. Het berekenen gaat niet meer van huisnummer naar huisnummer, maar vindt plaats op basis van coördinaten. Dit maakt de berekening nog nauwkeuriger. De API verzamelt 5 routes en berekent op basis hiervan de snelste route. De berekening houdt geen rekening meer met verkeer. Wel kun je als klant zelf een tijdstip voor het berekenen meegeven. Als je dit doet, houdt het systeem wel rekening met het verkeer. Hoe Instellingen > Berekening > Reisafstandsbepaling Aan het scherm Reisafstandsbepaling is het veld Tijdstip routebereking (uur) toegevoegd. Hierin kun je het uur van de dag invullen waarop je het berekenen van de reisafstand wilt laten uitvoeren. Als dit veld leeg is, wordt er bij het automatisch berekenen van de reisafstand geen rekening gehouden met verkeer.  Actie Als je wilt dat er bij  het bepalen van de reisafstand rekening wordt gehouden met verkeer, vul dan het tijdstip in waarop de routeberekening moet plaatsvinden. Let op: na het aanpassen van het veld Tijdstip routebereking (uur), vindt er niet automatisch een herberekening van de route plaats. Dat gebeurt alleen voor nieuwe berekeningen bij een wijziging op persoonsniveau of na een collectieve berekening. Afronding maximum loon ZVW Waarom Bij een controle kwamen wij er achter dat het maximum loon ZVW niet gelijk was aan het maximum loon van de overige sociale verzekeringen. Dit kwam door een andere manier van afronden.  Hoe  Met ingang van deze release is per 1-1-2022 de bepaling van de maximum loon ZVW aangepast. Actie Er is geen actie nodig. Proformaberekening verbeterd Waarom Als er voor een specifieke medewerker een proformaberekening werd uitgevoerd, waarbij de arbeidsvoorwaarde Auto van de zaak actief was, dan werd er standaard gerekend met de gegevens die bij deze medewerker van toepassing waren. De cataloguswaarde en eigen bijdrage kon je aanpassen, maar als het bij de proformaberekening om een andere auto ging, werd de berekening niet correct uitgevoerd. Dit kwam omdat er voor de berekening nog altijd werd gekeken naar de datum tenaamstelling van de huidige auto waardoor mogelijk het verkeerde percentage werd toegepast. Hoe Beheer > Salarisberekening > Proforma Aan het scherm Proforma zijn de volgende velde toegevoegd: 1e datum tenaamstelling auto 1e datum toelating auto Hierdoor kun je voor de proformaberekening ook deze datums aanpassen.  Actie Wijzig voor een correcte proformaberekening van de bijtelling van de auto van de zaak zo nodig de hierboven genoemde datums. Opgeloste meldingen Extra korting aanvullend geboorteverlof ten onrechte uitbetaald (3074063) Melding Extra korting voor aanvullend geboorteverlof die Payroll Business eerder had berekend en ingehouden, is in november 2021 ten onrechte tegengeboekt en alsnog uitbetaald. De oplossing hiervoor is op dinsdagavond 2 februari 2022 uitgeleverd via extra onderhoud.  Oplossing Met ingang van 01-01-2022 hebben we de rekenmethodiek voor deze korting gewijzigd. De extra korting voor aanvullend geboorteverlof is geen sublooncomponent meer, maar een looncomponent. Hierdoor is ook duidelijker dat de extra korting voor aanvullend geboorteverlof betrekking heeft op alle looncomponenten waarop aanvullend geboorteverlof van toepassing is. Actie Aanpassen grondslag Als je op dit moment de sublooncomponent Aanvullend geboorteverlof extra korting gebruikt in een grondslag, moet je deze vanaf 01-01-2022 vervangen door de looncomponent Aanvullend geboorteverlof extra korting. Workaround terugdraaien Als je een workaround gebruikt om de extra korting aanvullend geboorteverlof in een afrekenperiode van 2022 te corrigeren, kan het zijn dat door het aanpassen van de berekening de Extra korting aanvullend geboorteverlof twee keer wordt toegepast. Dit kun je oplossen door de workaround voor de betreffende periode terug te draaien. Onjuiste uitsplitsing Journaalpost bij loonkostenverdeling (3124475) Melding Als je een conversietabel gebruikt voor bijvoorbeeld de kostenplaats, dan werkte deze conversietabel niet goed bij de kostenplaatsen 2 t/m 5. Alleen de hoofdkostenplaats werd dan correct omgezet naar de geconverteerde waarde.  Oplossing Dit is vanaf release 2022-03 opgelost. Als je een conversietabel inricht, wordt deze nu ook gebruikt voor de kostenplaatsen 2 t/m 5 die je inricht via de kostenplaatsverdeling. Actie Als je in journaalposten die je hebt gedraaid voor release 2022-03, de juiste waarden wilt terugzien, draai deze dan opnieuw.  Pensioenaangifte nul uren contract (3137276) Melding Bij oproepkrachten die deelnemen aan een pensioenregeling van APG (architecten) en die in een maand niet gewerkt hebben, werd de pensioenaangifte afgekeurd omdat de Code meetelling op Ja staat Oplossing Dit is opgelost. Voor oproepkrachten wordt de Code meetelling voortaan bepaald aan de hand van het deeltijdpercentage voor oproepkrachten; als een medewerker in een periode niet heeft gewerkt, wordt de Code meetelling op Nee gezet. De ingangsdatum voor deze wijziging is januari 2022. Actie Er is geen actie nodig. UPA - herindienst, datum uitdienst en reden uitdienst onterecht in aangiftebestand Melding Soms werden de datum uitdienst en reden uitdienst van het eerdere dienstverband van een medewerker die herindienst kwam, onterecht doorgegeven in de UPA-aangifte.  Oplossing Met ingang van 1-1-2022 is dit opgelost en kan dit niet meer voorkomen. Actie Er is geen actie nodig. Sublooncomponten - alternatieve omschrijvingen soms niet juist getoond Melding In bepaalde grondslagen kun je sublooncomponenten opnemen. Als voor een sublooncomponent een alternatieve omschrijving is vastgelegd, zie je deze terug in het scherm Grondslag. Als een alternatieve omschrijving echter was beëindigd, werd in het scherm Grondslag nog steeds de alternatieve omschrijving getoond.  Oplossing Instellingen > Vastlegging > Alernatieve omschrijvingen Dit is opgelost. Als een alternatieve omschrijving van een sublooncomponent is beëindigd, zie je voortaan in het scherm Grondslag de orginele omschrijving van de sublooncomponent. Actie Er is geen actie nodig.   

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.    Zaterdag 04 mei 2024   Product Release Opmerkingen YouServe HR Core Business - NL Ja  -  YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja geen release notes YouServe Payroll Business Ja -   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

1 Mei 2024 (mbt release van 30 april 2024)   De release van gisteren, dinsdag 30 april 2024, is helaas niet doorgegaan, waardoor de changes 6110079 en 608056 niet zijn geïmplementeerd. Onze excuses voor het ongemak. Zodra deze wijzigingen worden vrijgegeven, plaatsen we een nieuw bericht in deze community.   30 April 2024 (deze release is geannuleerd) Autorisaties worden niet berekend via de nieuwe Portal (Change 6110079) Bij het creëren of aanpassen van een nieuwe workflow in Self Service worden autorisaties toegewezen of gewijzigd. Echter, na het uitloggen en opnieuw inloggen op het nieuwe portaal, en het openen van de Workflow in Self Service, worden er geen medewerkers weergegeven die je kunt selecteren. De autorisaties worden niet opnieuw gegenereerd. Om dit probleem aan te pakken, hebben we een pictogram toegevoegd voor managers en professionals. Het uitlog pictogram:     Dit pictogram vind je links bovenaan het Self Service menu: Wanneer je een workflow hebt aangemaakt of gewijzigd en je hebt daarbij nieuwe autorisaties, dien je op dit pictogram te klikken. Hierdoor word je automatisch uitgelogd bij Self Service. De cookies waarin de instellingen worden bewaard worden dan namelijk geleegd. Na het opnieuw inloggen zullen de autorisaties nu wel opnieuw worden berekend met de nieuwe rechten. Startmenu wordt dubbel getoond in Self Service (Change 608056) Soms wordt het startmenu van Self Service dubbel getoond. Dit hebben wij nu opgelost. Het startmenu zal nu niet meer dubbel worden getoond. 16 April 2024 Verbetering van de elektronische ondertekening: als het telefoonnummer begint met "+" of "00", wordt de vlag met kengetal verwijderd Als reactie op feedback van klanten en consultants voeren we twee verbeteringen door in het pop-upscherm voor elektronische ondertekening. Het bericht dat bovenaan het pop-upscherm wordt weergegeven, luidt nu: “Check het telefoonnummer en het emailadres op juistheid voordat je op de knop Bevestigen klikt..” Als het telefoonnummer bovendien begint met een “+” of “00”, wordt de vlag met het kengetal niet getoond.   Post bewerking wordt alleen uitgevoerd in de eerste rij van de standaarddeclaratie (Change 5960608) Tot nu toe werd de post bewerking alleen in de eerste rij van de standaarddeclaratie uitgevoerd. Vanaf nu worden de postbewerkingsformules uitgevoerd in alle rijen van de standaarddeclaratie. Het exportfilter van Te doen-, Gedaan- en Archief werkt niet (Change 6120175) Het exportfilter (B=Bestand of P=Papier) van Te doen, Gedaan en Archief werkte niet. Dit hebben wij gefixed.     English translation: April 30th 2024 Authorizations are not calculated via the new Portal (Change 6110079) When creating or modifying a new workflow in Self Service, authorizations are assigned or changed. However, after logging out and logging back in to the new portal, and opening the Workflow in Self Service, no employees are displayed for you to select. The authorizations are not regenerated. To address this issue, we added an icon for managers and professionals. The logout icon:    This icon can be found at the top left of the Self Service menu: When you have created or changed a workflow and you have new authorizations, you must click on this icon. This will automatically log you out of Self Service. The cookies in which the settings are stored will then be emptied. After logging in again, the authorizations will now be recalculated with the new rights.   Start menu is shown twice in Self Service (Change 608056) Sometimes the Self Service start menu is shown twice. We have now resolved this. The start menu will now no longer be shown twice.   April 16th 2024 E-signing improvement: If the phonenumber starts with "+" or "00" ignore flag In response to feedback from customers and consultants, we are implementing two enhancements to the E-signing pop-up screen. The message displayed at the top of the pop-up screen now reads: “Check the telephone number and email address for accuracy before clicking the Confirm button.” Additionally, if the phone number begins with a “+” or “00”, the flag will be cleared.   Post bewerking is only executed in the first row of the standard expense (Change 5960608) Up and untill now the post bewerking was only executed in the first row of the standard expense. We have applied to execute the post bewerking formulas in all the rows of the Standard expenses.    The export filter of Todo, Done & Archive lists is not working (Change 6120175) The export filter (B=Bestand/File of P=Paper) of Todo, Done & Archive lists is not working. We have fixed this in the three lists.

HR Core/Payroll Business - Release op zaterdag  30 maart 2024   Op zaterdagochtend  30 maart 2024 brengen wij de april release van HR Core en Payroll Business naar productie. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.    English:   On Saturday morning, March 30 2024, we will bring the April release of HR Core and Payroll Business to production. As a result, our application is temporarily unavailable.

22 maart 2024  Vooraf invullen van pop-up scherm van e mailadres en telefoonnummer medewerker tbv digitale ondertekening In een workflow moet een medewerker één of meerdere documenten ondertekenen. In Self Service kun je voor de medewerker een stap voor elektronisch ondertekenen inrichten in het betreffende proces. In de voorgaande stap (Activiteit) verschijnt dan een pop-up scherm waarin het e-mailadres en telefoonnummer van de medewerker moet worden ingevoerd. Tot nu toe moest je dit handmatig invullen. Vanaf nu kan dit pop-up scherm automatisch worden gevuld met het e-mailadres en telefoonnummer van de medewerker. Je moet dit (eenmalig) inrichten in het betreffende proces. Volg deze stappen: Ga naar Beheer > Workflowdefinitie > Workflowdefinitie. Kies het proces waarbij het pop-up scherm automatisch wordt gevuld met de gegevens van de medewerker. Ga naar het 3e tabblad en zoek de activiteit voorafgaand aan de tekenstap van de medewerker. Klik op de betreffende knop (in dit geval Verzenden). Zet een vinkje bij: Vul medewerkergegevens in digitale handtekening pop-up. Vanaf dit moment zal het pop-up scherm automatisch worden vooringevuld met de gegevens van de medewerker. Dit bespaart tijd en zorgt voor een efficiëntere workflow Het pop-up scherm zal nu het telefoonnummer en e-mailadres van de medewerker tonen. Je kunt eventueel het nummer en het e mailadres nog aanpassen. Bij een buitenlands telefoonnummer zal het kengetal (in dit geval België) worden getoond. Je dient hier nog te checken of het telefoonnummer klopt. In dit geval dien je de 0 te verwijderen. Je krijgt een foutmelding als het telefoonnummer niet klopt qua lengte.  21 maart 2024  In YouServe HRCore verwijderde of inactieve organisatorische eenheden worden in YouServe Self Service niet automatisch op blokkeren gezet (Change 5510177) Wanneer een organisatorische eenheid in HRCore inactief wordt gemaakt, moet deze afdeling handmatig worden geblokkeerd in Self Service zodat deze organisatorische eenheid niet meer kan worden gekozen in de tabellen van Self Service. Dit moest de functioneel beheerder tot nu toe handmatig aanpassen in Self Service. Vanaf nu worden de wijzigingen (inactief en/of verwijderde organisatorische eenheden) automatisch geblokkeerd in Self Service.   Het tonen van een bericht in plaats van een foutmelding als het Personeelsinformatiesysteem HRCore offline is Self Service haalt enkele verlofgegevens direct uit het personeelsinformatiesysteem HRCore. Wanneer HRCore offline is vanwege onderhoud krijg je in Self Service nu een foutmelding bij bijvoorbeeld de medewerkerskaart of bij de verlofformulieren. Vanaf nu tonen nu een bericht in plaats van een foutmelding:  De verlof informatie kan momenteel niet worden opgehaald. Probeer het later nog eens.   Bij het aanvragen van verlof wordt een waarschuwing getoond: De verlof informatie kan momenteel niet worden opgehaald maar je kunt de mutatie aanmakenen verzenden   Als je een onvolledige verlofintrekking mutatie hebt aangemaakt bij het intrekken van een verlofaanvraag krijg je de volgende melding: De verlof informatie kan momenteel niet worden opgehaald. Probeer het later nog eens. 13 maart 2024 De afdelingen die zijn verwijderd in de HR Core blokkeren in Self Service (Change 5510177) Wanneer een afdeling in HRCore inactief wordt gemaakt, moet deze afdeling handmatig worden geblokkeerd in Self Service. Dit gaan we binnenkort automatisch doen. Het gevolg is dat je GEEN afdelingen meer kunt hebben die alleen in Self Service staan. ALLE afdelingen moeten in HRCore worden aangemaakt, gewijzigd en worden verwijderd. Self Service zal dit 1 op 1 overnemen.  Probleem met opgenomen verlofuren tijdens een ziekteperiode (Change 4991717) Indien een werknemer gedeeltelijk ziek is en vakantie opneemt, moet het volledige aantal uren van deze vakantiedagen in mindering gebracht worden op zijn vakantiedagen. Je trekt dus de volledige omvang van de uren en niet alleen de te werken uren gedeeltelijk af, Conform de wettelijke regeling. We hebben dit aangepast zodat altijd de volledige werkuren als verlofuren worden doorgegeven in de YouServe App en Self Service. 1 maart 2024 Pop-up is zichtbaar terwijl dat niet zou moeten en blokkeert (Change 5926791) Na het verschijnen van een (soms onterecht zichtbare) pop-upmelding in een Self Service-proces, werd je belemmerd om verder te gaan. We hebben dit probleem nu opgelost. Je kunt nu weer zonder onderbreking doorgaan. _______________________________________________________________________________________________ ENGLISH - Release notes Self Service Business March 2024 March 22, 2024 Pre-fill in the pop-up screen of the employee's email address and telephone number for digital signing In a workflow, an employee must sign one or more documents. In Self Service you can set up an electronic signing step for the employee in the relevant process. In the previous step (Activity), a pop-up screen will appear in which the employee's email address and telephone number must be entered. Until now you had to fill this in manually. From now on, this pop-up screen can be automatically filled with the employee's email address and telephone number. You must set this up (once) in the relevant process. Follow these steps: Go to Administration > Workflow Definition > Workflow Definition. Choose the process in which the pop-up screen is automatically filled with the employee's data. Go to the 3rd tab and find the activity prior to the employee's signing step. Click on the relevant button (in this case Send). Check the box: Enter employee details in digital signature pop-up. From this moment on, the pop-up screen will automatically be pre-filled with the employee's details. This saves time and ensures a more efficient workflow The pop-up screen will now show the employee's phone number and email address. You can still change the number and email address if necessary. For a foreign telephone number, the area code (in this case Belgium) will be shown. You still need to check whether the telephone number is correct. In this case you need to remove the 0. You will receive an error message if the telephone number is incorrect in length.    March 21, 2024 Organisational units deleted or inactive in YouServe HRCore are not automatically blocked in YouServe Self Service (Change 5510177) When an organisational unit is made inactive in HRCore, this department must be manually blocked in Self Service so that this organisational unit can no longer be selected in the Self Service tables. Until now, the functional manager had to adjust this manually in Self Service. From now on, changes (inactive and/or deleted organisational units) are automatically blocked in Self Service.   Showing a message instead of an error message when the HRCore Personnel Information System is offline   Self Service retrieves some leave data directly from the HRCore personnel information system. When HRCore is offline due to maintenance, you will now receive an error message in Self Service, for example with the employee card or with the leave forms. From now on we will now show a message instead of an error message: The leave information cannot currently be retrieved. Please try again later.   When requesting leave, a warning is shown: The leave information cannot currently be retrieved, but you can create and send the change   If you have created an incomplete leave withdrawal transaction when withdrawing a leave request, you will receive the following message: The leave information cannot currently be retrieved. Please try again later.   March 13, 2024 Block the departments deleted in the HR Core in Self Service (Change 5510177) When a department is made inactive in HRCore, this department must be manually blocked in Self Service. We will do this automatically soon. The result is that you can NO longer have departments that are only in Self Service. ALL departments must be created, modified and deleted in HRCore. Self Service will take over this 1 on 1.     Problem with taken leave hours during a period of illness (Change 4991717) If an employee is partially ill and takes vacation, the full number of hours of these vacation days must be deducted from his vacation days. So you partially deduct the full extent of the hours and not just the hours to be worked, in accordance with the legal regulations. We have adjusted this so that the full working hours are always passed on as leave hours in the YouServe App and Self Service.    March 1, 2024  Pop-up is visible when it shouldn't be and blocks (Change 5926791) After a (sometimes incorrectly visible) pop-up message appeared in a Self Service process, you were prevented from continuing. We have now resolved this issue. You can now continue without interruption.

29 februari 2024 Voeg een draaiend wieltje toe om te laten zien dat de gebruiker moet wachten tot het verzoek is voltooid in de Verlofaanvraag  (Change 5707815) Wanneer een gebruiker verlof aanvraagt, kan er een pop-up bericht worden weergegeven wanneer bijvoorbeeld de werknemer niet genoeg vakantie heeft of dat de werknemer ziek is. Wanneer deze pop-up wordt weergegeven, klikt de gebruiker op de Verder knop. De gebruiker zou dan moeten wachten tot het http-verzoek is voltooid. Echter, als de gebruiker opnieuw op de knop Verder klikt voordat het vorige verzoek is voltooid (niet voltooid) wordt de pop-up opnieuw weergegeven en een nieuw http-verzoek opgestart. We tonen in dit geval nu een spinner zodat de gebruiker ziet dat het http-verzoek nog niet is afgerond. Verlofmutaties geblokkeerd tijdens document generering (Change 5887755) Het is sinds kort mogelijk om verlofaanvraaggegevens van het 2e formulier (gegevenssoort DV)  in een document te presenteren. Bij verlofaanvragen over een langere periode gaat dit echter niet goed omdat er te veel gegevens moeten worden gepresenteerd en het document geblokkeerd raakt. We gaan hier nu een grens aan stellen van maximaal 90 dagen zodat er geen blokkade optreedt. Aanvullende e-mails zijn verdwenen uit de audit trail (Change 5458904) In een workflow proces kan ik een of meerdere documenten aanmaken binnen een mutatie. Het is ook mogelijk om deze documenten te verzenden via e-mail naar een werknemer of dat je het document verzendt naar het personeelsdossier. Dit wordt zichtbaar in de de audit (onder het + teken) bij Archief. Echter, als je een document (als bijlage in het proces) vervolgens verwijdert, wordt de audit regel van de verzending van de e-mail of verzending naar het personeelsdossier ook verwijderd. Dit hebben we nu verbeterd. De audit regel blijft nu altijd staan en zal niet worden verwijderd.   28 februari 2024 Terugkoppeling performance problemen in februari In februari heb je mogelijk performance problemen ervaren in Self Service, waarbij processen traag werden opgestart of bijvoorbeeld toegang tot Self Service niet mogelijk was. Om deze problemen op te lossen en om dergelijke situaties in de toekomst te voorkomen, hebben we verschillende maatregelen genomen. We blijven de komende tijd de performance van Self Service monitoren en zullen indien nodig verdere acties ondernemen. 21 februari 2024 Wanneer je geen toegang had tot Self Service kreeg je een onduidelijke melding. Wij hebben een wijziging doorgevoerd in de toegangscontrole voor Self Service. Als blijkt dat je geen toegang hebt tot Self Service dan krijg je een foutmelding die beter uitlegt waarom je de melding ontvangt. 15 februari 2024 De gegevens van het formulier Verlof per dag wordt niet getoond in het gegenereerde document (Change 5691006) De gegevens op het formulier Verlof per dag (met gegevenssoort VD) werden niet getransporteerd naar een gegenereerd document. Het mergeveld was aanwezig op het sjabloon maar de informatie werd niet getoond in het gegenereerde document. Dit hebben we nu opgelost. De informatie van  het formulier Verlof per dag wordt nu getoond.   Het verzenden van documenten naar het personeelsdossier faalde soms wanneer  (Change 4917760) Wanneer een workflow is geconfigureerd om bij verschillende activiteiten meerdere documenten naar het Persoonsdossier te verzenden, kreeg je de vermelding in de tegel Uitvalsverslag dat de verzendactie was geslaagd. Echter, het kon zijn dat er documenten niet waren verzonden. Het was dan ook niet mogelijk om deze niet verzonde documenten alsnog te verzenden vanuit de tegel Uitvalsverslag. Als nu een of meerdere documenten niet zijn verzonden wordt de status in de tegel Uitvalsverslag als mislukt genoteerd. Je kunt dan altijd zelf het mislukte document opnieuw verzenden via de tegel Uitvalsverslag. _____________________________________________________________________________________________ Release notes Self Service Business February 2024 February 29, 2024 Add a spinning wheel to show the user to wait for the request to complete in the Leave Request (Change 5707815) When a user requests leave, a pop-up message can be displayed if, for example, the employee does not have enough vacation or if the employee is sick. When this pop-up appears, the user clicks the Continue button. The user would then have to wait for the http request to complete. However, if the user clicks the Continue button again before the previous request is completed (not completed), the pop-up will be displayed again and a new http request will be initiated. In this case we now show a spinner so that the user can see that the http request has not yet been completed.   Leave transactions blocked during document generation (Change 5887755) It has recently become possible to present leave application data from the 2nd form (data type DV)  in a document. However, this does not work well for leave applications over a longer period because too much data has to be presented and the document becomes blocked. We are now going to set a limit on this of a maximum of 90 days so that no blockage occurs.   Additional emails have disappeared from the audit trail (Change 5458904) In a workflow process I can create one or more documents within a transaction. It is also possible to send these documents via email to an employee or to send the document to the personnel file. This becomes visible in the audit (under the + sign) at Archive. However, if you subsequently delete a document (as an attachment in the process), the audit line of sending the email or sending it to the personnel file is also deleted. We have now improved this. The audit line now always remains and will not be deleted. February 28, 2024 Feedback on performance problems in February In February you may have experienced performance problems in Self Service, where processes were slow to start or, for example, access to Self Service was not possible. To resolve these issues and prevent similar situations in the future, we have taken several measures. We will continue to monitor the performance of Self Service in the near future and will take further actions if necessary. February 21, 2024 If you did not have access to Self Service, you received an unclear message. We have made a change to the access control for Self Service. If it turns out that you do not have access to Self Service, you will receive an error message that better explains why you are receiving the message.   February 15, 2024 The data from the Leave per day form is not shown in the generated document (Change 5691006) The data on the form Leave per day (with data type VD) was not transferred to a generated document. The merge field was present on the template but the information was not shown in the generated document. We have now resolved this. The information from the Leave per day form is now shown.   Sending documents to the personnel file sometimes failed when (Change 4917760) When a workflow is configured to send multiple documents to the Personal File for different activities, you were notified in the Failure Report tile that the send action was successful. However, some documents may not have been sent. It was therefore not possible to send these unsent documents from the Outage Report tile. If one or more documents have not been sent, the status in the Outage Report tile will be noted as failed. You can always resend the failed document yourself via the Failure Report tile.  

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 2 maart 2024 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja geen release notes YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja geen release notes YouServe HRYou - Payroll Business Ja -   Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Self Service Business     YouServe API's         Releases Youforce  Youforce Docs      Youforce Personeels & Salarisdossier      Youforce Verzuimmanagement

HRCore/Payroll Business - Release op zaterdag 28 oktober 2023   Op zaterdagochtend 28 oktober brengen wij de november release van HRCore en Payroll Business naar productie. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.    English:   On Saturday morning, October 28, we will bring the November release of HRCore and Payroll Business to production. As a result, our application is temporarily unavailable.

1. Inleiding Zoals aangekondigd via onze berichtgeving op de community, verandert binnenkort de werking van de betalingen in Payroll Business. In deze release notes lees je wat er verbetert en verandert en welke actie van jou verwacht wordt. Belangrijk Op woensdag 1 november 2023 krijgen jij en je collega's toegang tot nieuwe menukeuzes waarmee je de betalingen voortaan regelt. Als je de betaalbestanden verwerkt via Salarisdossier, Zenden en Ontvangen of Gedeelde rapporten worden vanaf dat moment ook alle betalingen via de nieuwe interface verwerkt. Als je de betalingen verwerkt via Worldline CPS  (voorheen Equens), kun je pas overstappen naar de nieuwe manier van betalen nadat je dit met je bank hebt afgestemd. Vanaf 4  december 2023 kun je dan op de nieuwe manier gaan betalen. Let op: regel dit vóór 1 januari 2024 aanstaande! Kijk hieronder goed bij Jouw actie om te zien zie je wat je moet doen voordat je de nieuwe manier van betalen in gebruik kunt nemen. 2. Verbeteringen in de manier van werken Als je voor de betalingen tot nu toe de Betaalmanager (via tegel in Yourforce portal) gebruikte, zul je merken dat de volgende zaken zijn verbeterd:  Je hoeft niet meer via de Portal naar de Betaalmanager-tegel te navigeren. In plaats daarvan kies je een gebruikersgroep in Payroll Business zelf. De manier van werken is daardoor gelijk aan wat je verder in HR Core of Payroll Business gewend bent. Het zoeken naar betaalrekeningen is verbeterd. Voortaan zie je door welke bedrijven een bepaalde betaalrekening wordt gebruikt. Het overzicht met betaalposten krijg je voortaan standaard in Excel in plaats van CSV. Wijzigingen in de rekeninginstellingen zijn zichtbaar in het Mutatieverslag Uitgebreid. Hierdoor kun je gemakkelijk zien wanneer er wijzigingen hebben plaatsgevonden, en door wie. Daarnaast zijn er verbeteringen voor alle gebruikers: Het aanmaakproces is vereenvoudigd en verbeterd. Hierdoor zijn de betalingen sneller klaar en kunnen we je ook sneller helpen bij vragen of problemen. Je krijgt voortaan, zodra de betalingen definitief zijn, automatisch een opdrachtbrief en een overzicht met betaalposten.  Het vooraf vastleggen van betaaldatums voor de salarisberekening kan voortaan via een apart scherm Betaaldatums. Daardoor zijn ze gescheiden van de interface-instellingen, die normaal gesproken niet zo snel wijzigen. Als je Zenden en Ontvangen gebruikte, moest je tot nu toe navigeren naar een aparte tegel in de Youforce-portal om de bestanden te kunnen downloaden. Voortaan kan dit direct vanuit Payroll Business via Gedeelde rapporten. Met de nieuwe optie File API is het mogelijk om de betaalbestanden op een veilige manier over te halen naar een lokale omgeving, zodat je ze daar verder kunt verwerken. 3. Verbeteringen in de betaalbestanden Hieronder zie je de verbeteringen die we hebben doorgevoerd in de betaalbestanden, omdat we merken dat banken steeds vaker strengere eisen stellen aan bepaalde velden in de SEPA-XML: Naam begunstigde De naam van de begunstigde werd in de oude Betaalmanager weergegeven met een streepje (Jansen- J) als het een salarisbetaling betrof, en met een komma als het een tussentijdse betaling betrof (Jansen, J). Banken die naam-nummer controles uitvoeren gaven daardoor onnodig elke periode waarschuwingen. Vanaf nu is daarom de weergave in alle gevallen met een komma (Jansen, J). Korte en lange omschrijving van de betaling De korte omschrijving ("EndToEndIdentification", 35 posities) wordt door de meeste banken Kenmerk genoemd. Men eist steeds vaker dat hier een unieke code in staat, ter identificatie van de betaling.  Voortaan zie je daarom hier de medewerkercode, gevolgd door een uniek nummer van de betaalpost Voorbeeld: 30045-60708 Door deze aanpassing is het niet meer nodig om maandelijks nieuwe rekeningomschrijvingen met een uniek kenmerk te importeren bij de medewerkers. De lange omschrijving ("Unstructured", 140 posities) heet in de bankenwereld bijna overal Omschrijving en wordt voortaan als volgt gevuld: "Betaling over periode", gevolgd door de salarisperiode en de rekeningomschrijving (indien ingevuld) Voorbeeld "Salaris over periode 10-2023 Gezamenlijke rekening", OF "Tussentijdse betaling", gevolgd door de actuele datum en de rekeningomschrijving (indien ingevuld) Voorbeeld "Tussentijdse betaling 08-10-2023 Gezamenlijke rekening" Betaalopdracht identificatie De "PaymentInformationIdentification" in de SEPA-XML bevat voortaan niet alleen de Visma-klantcode, maar ook het unieke nummer van de betaalopdracht. Hiermee voldoen we aan strengere eisen van sommige banken, waardoor handmatig ingrijpen op dit punt niet meer nodig is. Voorbeeld: 4005067-30456 4. Nieuwe gebruikersgroep Betalingen Instellingen > Gebruikersgroep We zetten voor jouw organisatie een nieuwe gebruikersgroep klaar met de naam Betalingen: Alle collega's die tot dan toe toegang hadden tot de oude Betaalmanager, kunnen via deze gebruikersgroep de nieuwe menu-opties voor de betalingen in Payroll Business gebruiken. Als je de Betaalmanager tot nu toe niet gebruikte, zorgen we er voor dat iedereen toegang krijgt die tot nu toe toegang had tot de optie Salarisberekening. Jouw actie  Je hoeft in principe niets te doen: via de nieuwe gebruikersgroep heb je automatisch toegang tot alle nieuwe menukeuzes voor betalingen. Eventueel kunnen deze rechten voor specifieke gebruikers ingeperkt worden. Hiervoor kun je contact opnemen met de Service desk. 5. Betaaldatums Betalingen - Instellingen > Betaaldatums In het scherm Betaaldatums kun je voor het hele jaar vooraf de betaaldatums voor de salarisbetalingen vastleggen.  Voorheen deed je dit via het scherm Instellingen > Interfaces > Overboekingen SEPA Dit is niet verplicht: als je geen betaaldatums vooraf vastlegt, wordt op het moment dat je de salarisverwerking afsluit de eerstvolgende dag als betaaldatum in de betaalopdracht gezet. In het nieuwe scherm Verzenden betaalopdrachten kun je eventueel de betaaldatum nog wijzigen voordat je de betalingen definitief maakt (als je de betalingen niet automatisch verstuurt). Jouw actie Er is geen actie nodig. Als je eerder al betaaldatums had vastgelegd zie je die hier terug.  6. Instellingen voor de betaalrekening  Betalingen - Instellingen > Betaalrekening In het scherm Betaalrekening hebben we vastgelegd welke rekeningnummers binnen jouw organisatie in gebruik zijn en op welke manier de betalingen moeten worden aangemaakt en verzonden. Alle instellingen die je op 1-10-2023 in gebruik had bij de oude interface hebben we hier voor je klaargezet. Je ziet:  IBAN, BIC en tenaamstelling van de opdrachtgever (de rekening van afschrijving) De methode die gebruikt moet worden bij annuleringen, hiervoor zijn twee opties: Niet opnemen in het betaalbestand - dit is de standaard optie Het bedrag overmaken naar de rekening van afschrijving Bij Route betaalbestand heb je voortaan vier keuzes: Download vanuit Payroll Business Deze optie stuurt het betaalbestand naar de menukeuze Gedeelde rapporten, als je de betalingen daar wilt (laten) downloaden. Download vanuit Salarisdossier Deze optie stuurt het SEPA-betaalbestand naar de module Salarisdossier, bij menu Betalingen > Betaalbestand. File transfer door middel van File API Dit is een nieuwe optie om bestanden volledig automatisch en veilig over te zetten naar een specifieke file server in je eigen organisatie. Worldline CPS Verzenden naar Worldline Corporate Payment Services (voorheen Equens CPS) Route betaaloverzichten regelt het beschikbaar stellen van de opdrachtbrief en het overzicht betaalposten: deze komen beschikbaar in Salarisdossier of in Payroll Business bij Gedeelde rapporten. Betalingen automatisch verzenden: als dit veld op Ja staat, worden de betalingen direct verzonden na het afsluiten van de salarisverwerking of van het proces Tussentijds betalen. De opties Afschrijvingen en Valutacode vermelden bij IBAN opdrachtgever hebben een standaard waarde die je alleen in bijzondere situaties hoeft aan te passen. Betalingen - Instellingen > Interfaces > Overboekingen SEPA (nieuw) In de lijst met interfaces zie je de oude en de nieuwe betaalinterface naast elkaar: Overboekingen SEPA (oud)  Overboekingen SEPA (nieuw)  Via het detailscherm van de nieuwe interface zie je bij elk bedrijf: Welke betaalrekening wordt gebruikt. Of de betalingen van dat bedrijf mogen worden samengevoegd met de betalingen van andere bedrijven die dezelfde rekening gebruiken én op dezelfde dag betaald moeten worden.  Jouw actie Uiteraard hebben we deze verandering goed voorbereid: alle gegevens staan voor je klaar en zijn in overeenstemming met de manier waarop je tot nu toe betaalde. BELANGRIJK: Heb je in de oude betaalmanager na 1-10-2023 nog instellingen gewijzigd? Heb je in Payroll Business nog betaalinstellingen gewijzigd met een ingangsdatum na 1-10-2023? We verwachten dat dit weinig voorkomt, maar als dit inderdaad van toepassing is, moet je de wijzigingen nog een keer vastleggen via de nieuwe schermen! Als je wilt controleren welke nieuwe gegevens we voor je hebben klaargezet, kun je daarvoor het beste het Mutatieverslag uitgebreid gebruiken: Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag (uitgebreid): Kies bij Gegevensverzamelingen het niveau Betaalrekening en selecteer vervolgens alle gegevenselementen van dat niveau. Kies ook het niveau Bedrijf en selecteer het gegevenselement Betaalrekening. Bij het bedrijf zie je een belangrijke nieuwe mutatie: de verwijzing naar de te gebruiken Betaalrekening: Betaalrekening (895) Bij de betaalrekening zelf zie je in het mutatieverslag: IBAN opdrachtgever (10528438) BIC opdrachtgever (10528440) Naam opdrachtgever (10528439) Methode voor annuleren (10528565) Afschrijvingen (10528444) Valutacode vermelden bij IBAN opdrachtgever (10528445) Route betaalbestand (10528446) Betalingen automatisch verzenden (10528447) 7. Activeren nieuwe manier van betalen  Jouw actie Als je de betalingen NIET verwerkt via Worldline CPS (voorheen Equens), maar via één van de andere routes (Salarisdossier, Zenden en Ontvangen of Gedeelde rapporten), dan hoef je niets te doen: Wij zetten op 1-11-2023 automatisch de oude interface voor je uit en de nieuwe interface aan. Als je gebruik maakt van Salarisdossier of Gedeelde rapporten blijven de betaalbestanden op dezelfde plek terecht komen.  Als je voorheen de bestanden ophaalde in de Youforce portal via de aparte tegel Zenden en Ontvangen, moet je dit voortaan doen bij Rapporten > Gedeelde rapporten in Payroll Business zelf. Als je de betalingen verwerkt via Worldline CPS, dan kunnen wij de overstap niet automatisch voor je uitvoeren! Dit heeft te maken met de overgang van Visma Raet naar Visma YouServe. We vragen in dat geval aan jou om het volgende te doen: Informeer de bank dat de betalingen voortaan niet meer door Visma Raet zullen worden aangeleverd aan Worldline, maar door Visma YouServe.  De bank wil dan weten welke Service agent-nummer Visma YouServe heeft en op welke datum je de overstap wilt maken. Onderaan dit bericht hebben we als bijlage een tekst toegevoegd die je daarvoor kunt gebruiken in een brief of e-mail. Vul de tekst aan met de gegevens van jouw organisatie. Pas als de nieuwe afspraken zijn bevestigd, weet je zeker vanaf welk moment jouw bank de betalingen vanuit de nieuwe interface zal accepteren. Zet vanaf die datum de nieuwe interface aan en de oude uit. Kies als ingangsdatum de eerste dag van de salarisperiode die op dat moment nog moet worden afgesloten. Let op: gebruik daarom als ingangsdatum 1-12-2023, zolang je nog verwerkingen voor periode 12 doet! Bij vierwekenverloning is deze datum 4-12-2023. Dit kan een normale verwerking zijn, maar je kunt de overstap ook doen op het moment dat je een aanvullende salarisberekening afsluit. Let op: regel dit uiterlijk vóór 1 januari aanstaande. Vanaf dat moment zal de oude Betaalmanager route niet meer actief zijn. Wil je voor de zekerheid controleren langs welke route de betaalbestanden tot nu toe werden verwerkt? Dit kun je als volgt controleren:  Via het menu van Payroll Business bij Instellingen > Interfaces > Overboekingen SEPA (oud) > Betaalroute Is daar aangegeven dat je de Betaalmanager gebruikt, dan zijn ook de instellingen relevant in het menu van de oude Betaalmanager: Beheer > Instellingen 8. Werken met de nieuwe oplossing Betalingen Algemeen Via de nieuwe gebruikersgroep kun je de betaalopdrachten met daarin betaalposten controleren. Deze worden automatisch klaargezet zodra je salarisberekening of tussentijdse betalingen definitief maakt. Afhankelijk van de manier waarop het betaalproces in jouw organisatie is ingericht, zul je deze controles wenselijk vinden, bijvoorbeeld: als je de resultaten van meerdere bedrijven samenvoegt, vóórdat je tot betalen overgaat als je betaaldatums meegeeft die in de toekomst liggen en nog wacht met verzenden In dat geval kunnen er in de tussentijd situaties optreden (bijvoorbeeld een arbeidsconflict), waardoor je bepaalde betalingen wilt annuleren. als een bedrijf voor de eerste keer betaalt  Het kan ook zijn dat in jouw organisatie deze controles niet gebruikelijk zijn, bijvoorbeeld: als je tot nu toe de oude betaalmanager gebruikte en je had de optie Automatisch verzenden aan staan als je tot nu doe de oude betaalmanager niet gebruikte In dat geval is onderstaande uitleg over het controleren minder relevant voor jou. Bij Betaalrekening staat dan de optie Automatisch verzenden betalingen op Ja, en worden de betalingen direct verstuurd, zodra je een salarisberekening met afsluiting draait, of het proces Tussentijds betalen uitvoert met de optie Betalen. Controles Betalingen - Beheer > Controleren betaalopdrachten In het scherm Controleren betaalopdrachten zie je per betaalrekening alle betaalopdrachten die zijn klaargezet om te verzenden. Deze kunnen het resultaat zijn van de Salarisberekening of van het proces Tussentijds betalen. Werkwijze Als je een specifieke betaalrekening wilt selecteren kan dat via de zoekfunctie: je ziet dan een lijst met alle bedrijven en de betaalrekening die ze gebruiken. Standaard zie je alleen de openstaande opdrachten met een betaaldatum die niet verder terug ligt dan twee maanden. Je kunt deze filters aanpassen, zodat je bijvoorbeeld ook oudere reeds verzonden opdrachten ziet.  Dubbelklik op een opdracht als je de onderliggende betaalposten wilt controleren. Ook deze kun je filteren, op bedrijf, medewerker, tenaamstelling en IBAN. Betalingen - Beheer > Annuleren betaalposten In het scherm Betalingen kun je specifieke betalingen annuleren vóórdat de betaalopdracht definitief wordt gemaakt. Afhankelijk van de methode voor het annuleren, hebben annuleringen wel of geen invloed op het totaal aantal posten en het totaal over te maken bedrag in het betaalbestand. De methode is vastgelegd in het scherm Betaalrekening bij het veld Methode voor annuleren: Betalingen niet verwerken in het betaalbestand Het aantal posten en het totaalbedrag in het betaalbestand worden verminderd Betalingen overmaken naar IBAN opdrachtgever Het aantal posten en het totaalbedrag in het betaalbestand blijven gelijk Werkwijze Selecteer eerst de betaalopdracht. Gebruik eventueel de zoekfunctie om deze te vinden. Vink vervolgens de betaalposten aan die je wilt annuleren. Zoek eventueel ook andere medewerkers op en annuleer ook die betalingen. Klik tenslotte op Wijzigingen opslaan. De aangepaste totaaltellingen zie je vervolgens terug in de header van het scherm.  Eventueel kun je via de zoekfunctie alle geannuleerde betaalposten bekijken, vul dan in Geannuleerd = Ja en klik op Zoeken. Betalingen - Beheer > Verzenden betaalopdrachten In het scherm Verzenden betaalopdrachten kun je de nog openstaande betaalopdrachten verzenden. Dit is nodig als je de betaalopdracht niet automatisch laat verzenden. Werkwijze Vink de opdrachten aan die je wilt gaan verzenden. Dit kan eventueel collectief door het bovenste aanvinkvakje te gebruiken. Pas eventueel ook de gewenste betaaldatum aan. Let op: deze mag niet in het verleden liggen. Het bestand met betalingen wordt vervolgens verstuurd volgens de route die is vastgelegd bij de Betaalrekening. Onder het tabblad Verzending en verwerking kun je de verdere details van de verzending zien: Wie de betaalopdracht heeft er verzonden en wanneer. De hashtotalen die zijn vastgesteld. Als je Worldline gebruikt, kun je zien of er betalingen door Worldline of de achterliggende bank zijn geweigerd. 9. Opdrachtbrief betalingen Opdrachtbrieven worden gebruikt voor interne controle-doeleinden. Bijvoorbeeld de zogenaamde hash-totalen kun je gebruiken om de integriteit van het te verwerken bestand te controleren. Werkwijze Tegelijk met het verzenden van een betaalopdracht wordt de Opdrachtbrief betalingen automatisch aangemaakt. De inhoud sluit daardoor volledig aan bij het Overzicht betaalposten en de betalingen zelf. Afhankelijk van de instellingen bij de Betaalrekening in het veld Route betaaloverzichten, wordt de Opdrachtbrief betalingen naar het Salarisdossier gestuurd of naar Gedeelde rapporten in Payroll Business. De Opdrachtbrief betalingen vermeldt onder andere: Gegevens van de betaalrekening Totaal aantal posten Totaal te betalen bedrag  Het bedrag en aantal van alle geannuleerde posten en de manier waarop ze geannuleerd zijn  SHA1 en SHA256 hashtotalen  Omdat opdrachtbrieven tegenwoordig niet meer nodig zijn voor het fiatteren richting de bank, worden de volgende zaken niet meer vermeld: Gegevens van de Bank (naam bank, plaats bank, enz.) Gegevens van contactpersonen (naam, telefoonnummer, enz.) Gebruikte informatiedrager 10. Overzicht betaalposten Het rapport Overzicht betaalposten bevat de details van alle betaalposten en vervangt daarmee de bestaande optie Betaalopdrachten downloaden van de Betaalmanager. Werkwijze Het rapport wordt automatisch aangemaakt zodra je de betaalopdracht verstuurt. De inhoud zal daardoor per definitie 100% aansluiten op de opdrachtbrief en het aangemaakte SEPA-XML bestand. Afhankelijk van de instellingen bij de Betaalrekening in het veld Route betaaloverzichten, wordt het Overzicht betaalposten naar het Salarisdossier gestuurd of naar Gedeelde rapporten in Payroll Business. Het rapport is in Excel-formaat. Met een spreadsheet programma (bijvoorbeeld Excel of Google sheets), kun je de gegevens eventueel in een ander formaat opslaan, zoals csv.  

Op zaterdag ochtend 29 juli brengen wij de augustus release naar productie en vindt er onderhoud plaats aan HRCore en Payroll busines. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.    English:   On Saturday morning, July 29th, we will bring the August release to production and maintenance will take place on HRCore and Payroll businesses. As a result, our application is temporarily unavailable.  

De Visma YouServe releases van deze maand Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 1 juli 2023 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja -   Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   YouServe continuous releases YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's         Releases Youforce  Youforce Docs      Youforce Betaalmanager      Youforce Personeels & Salarisdossier      Youforce Portaal      Youforce Verzuimmanagement      

Mededelingen 1. IKV-gegevens die deze release verhuizen naar contractniveau Waarom Om in de nabije toekomst de veranderende wetgeving voor inkomstenverhoudingen te kunnen blijven ondersteunen, moet het mogelijk zijn dat een medewerker meerdere inkomstenverhoudingen tegelijkertijd heeft.  Daarom hebben we in release 2022-08  nieuwe contractschermen voor Loonheffingen en Loonaangifte geïntroduceerd. In deze en volgende releases gaan we deze gegevens ook daadwerkelijk fysiek omzetten naar een contractgegeven. Dit gebeurt groepsgewijs. Hoe Rapporten  >  Vastlegging > Mutatieverslag / Mutatieverslag (uitgebreid) De volgende elementen zijn voortaan voortaan zichtbaar als contractmutatie en hebben dus een contract-ID: 293 Soort inkomen 10204685 Aard arbeidsverhouding Actie Er is geen actie nodig. Externe HR-applicaties kunnen deze gegevens als medewerkermutatie blijven aanleveren, de mutaties komen automatisch terecht bij het hoofdcontract.   Nieuw 2. Aangifte 2023 - Rapport Aangifte totalen en afdrachten voor meerdere ondernemingen tegelijk Waarom Van klanten kregen wij de feedback dat het handig zou zijn om het rapport Aangifte totalen en afdrachten te kunnen aanmaken voor meerdere of alle ondernemingen tegelijk. Daarom hebben we ervoor gezorgd dat dit vanaf deze release mogelijk is. Standaard hebben wij vast alle ondernemingen geselecteerd waarvoor je bent geautoriseerd én waarvoor er een aangifte is in de betreffende periode. Hoe Loonaangifte - Rapporten > Aangifte totalen en afdrachten Het aanmaken van het rapport voor meerdere ondernemingen tegelijk doe je op klantniveau. Klik je in het navigatiepad bovenin het scherm Aangifte totalen en afdrachten op de klantnaam, dan zie je daar alle ondernemingen die beschikbaar zijn in de aangifte voor de betreffende periode. Wijzig zonodig het Jaar en de Aangifte waarvoor je voor alle geselecteerde ondernemingen het rapport wilt aanmaken en geef op waar je de pdf's wilt opslaan: in Mijn Rapporten of in Gedeelde Rapporten.  Actie Er is geen actie nodig.    Gewijzigd en verbeterd  3. Veld WW herzien aanzetten bij uitdienst in 2 maanden heeft nu Ja als standaardwaarde Waarom  Als een dienstverband waarvoor je als werkgever de lage WW-premie betaalde, binnen twee maanden eindigt, moet je alsnog de hoge WW-premie betalen. Het was al mogelijk om vast te leggen dat deze herziening van de WW-premie automatisch plaatsvindt. Hiervoor moet je WW herzien aanzetten bij uitdienst in 2 maanden de waarde Ja geven. De standaard waarde van dit veld was Nee. Vanaf deze release is de standaard waarde gewijzigd in Ja. Hierdoor vindt de herziening van de WW-premie bij uitdienst binnen 2 maanden automatisch plaats, zonder dat je hiervoor actie moet ondernemen.  Hoe  Instellingen > Berekening > Gegevens UWV Het veld WW herzien aanzetten bij uitdienst in 2 maanden staat op het scherm Gegevens UWV.   Als je in dit veld Ja laat staan en een medewerker gaat uit dienst binnen twee maanden na indiensttreding, dan gebeurt het volgende: Tijdens de salarisverwerking krijgt het veld WW herzien de waarde Ja , met als ingangsdatum de datum in dienst. Als je het Signaleringsverslag opvraagt (type waarschuwing), dan staat hierin de volgende signalering: Uitdienst binnen 2 maanden - WW herzien ind. op Ja . Als bij een medewerker waarvoor de lage WW (AWf) is toegepast het veld WW herzien op Ja staat, gaat Payroll Business de hoge WW (AWf) toepassen en verantwoordt dit dan in de Afrekenmatrix medewerker in de kolom AWf herzien .  Als je in dit veld de waarde Nee invult, dan gebeurt er het volgende: Om te waarschuwen dat de WW herzien moet worden, verschijnt in het signaleringsverslag de volgende signalering als waarschuwing: Uitdienst binnen 2 maanden - Awf mogelijk herzien .   Als je de WW-premie wilt herzien, moet je vervolgens in het scherm Loonheffingen (contract)  het veld WW herzien de waarde Ja geven.  Let op Je kunt er ook voor kiezen om zelf in het scherm Loonheffingen (contract)  bij de medewerker een waarde vast te leggen in het veld WW herzien .  Als je dit doet, prevaleert deze waarde op medewerkerniveau en zal Payroll Business het veld WW herzien niet meer muteren als de medewerker uit dienst gaat binnen twee maanden na indiensttreding. Actie Op woensdag 26 april krijgt dit gegevenselement de waarde Ja met als ingangsdatum 1-1-2023. Dit kan tot herberekeningen leiden. Dit gebeurt echter alleen als een medewerker uitdienst is gegaan binnen 2 maanden en de procedure om de WW te herzien niet goed is toegepast.  4. Lay-out Individuele- en Collectieve loonstaat gewijzigd Waarom Rapporten > Controle > Individuele loonstaat Rapporten > Controle > Collectieve loonstaat De Individuele loonstaat is als volgt aangepast:  Het loonheffingennummer wordt niet meer getoond. Omdat het loonheffingennummer is leeg sinds het is verplaatst naar het niveau onderneming in de nieuwe loonaangifte en het ook geen verplicht veld is op de Individuele loonstaat, is besloten om dit nummer niet meer te tonen.  De NAW-gegevens van het bedrijf werden getoond onder de kop Inhoudingsplichtige. Deze kop is gewijzigd in Bedrijf.  Voor zowel de Individuele loonstaat als de Collectieve loonstaat is het volgende aangepast: Kolom 19 Levensloopverlofkorting is verwijderd. De levensloopregeling is namelijk eind 2021 definitief gestopt. Actie Er is geen actie nodig. 5. Signalering over Vaste reisdagen per week niet meer bij uitdienst (4495103) Waarom De signalering Vaste reisdagen per week; foute berekeningsmethode werd ook gegeven bij medewerkers die al uitdienst waren, dit is niet gewenst. Hoe Rapporten > Berekening > Signaleringsverslag Vanaf deze release is dit aangepast per 01-01-2023, zodat de bovenstaande signalering alleen wordt getoond voor medewerkers die in dienst zijn. Actie Er is geen actie nodig 6. Aangifte 2023 -Verzendknop verplaatst naar welkbalk onderin scherm Deze wijziging is beschikbaar vanaf release 2023-04. Waarom Van diverse klanten kregen wij feedback dat de verzendknop voor het versturen van de loonaangifte lastig te vinden was. Je zag de knop pas in het scherm met de aangifte details bij de tab Verzending en verwerking rechtsonderin. Op basis van deze feedback hebben we daarom in de april release een aantal wijzigingen doorgevoerd. De knop is verplaatst en ook is de naam gewijzigd van Versturen in Verzenden, zoals de knop ook heet bij Collectief verzenden aangiftes. Hoe Loonaangifte - Beheer > Aangifte > Aangifte details Vanaf release 2023-04 staat knop Verzenden in de werkbalk rechts onderin het scherm, zodat deze nu duidelijker in beeld is. Daanaast is de verzendknop niet alleen meer zichtbaar bij de tab Verzenden en Verwerking, maar ook in de overige tabs van de aangifteschermen. Hierdoor moet het duidelijker en sneller werken als voorheen. Actie Er is geen actie nodig.  7. Aangifte 2023 - Eindheffingen en afdrachtverminderingen Deze wijziging is beschikbaar vanaf release 2023-04. Waarom Soms moet je een aangifte corrigeren en verwacht de Belastingdienst dat je een negatief bedrag opgeeft. Omdat dit in het scherm Eindheffingen en afdrachtverminderingen nog niet mogelijk was, hebben we dit aangepast.   Daarnaast kon je in het verleden via Payroll Business een vast bedrag vastleggen voor sommige gegevenselementen en in de aangifte een eenmalig bedrag. Daarom hebben we nu naast de vaste elementen ook eenmalige elementen aangemaakt. Hoe Loonaangifte - Beheer > Eindheffingen en afdrachtverminderingen Vanaf release 2023-04 hebben we aan het scherm Eindheffingen en Afdrachtverminderingen eenmalige gegevenselementen toegevoegd en ervoor gezorgd dat je bij alle eenmalige elementen ook een negatief bedrag kunt invullen. Je herkent deze eenmalige elementen aan de aanduiding (per.) achter de omschrijving. Onderin het scherm zie je nu de vaste elementen.  Als er zowel periode-elementen als vaste elementen zijn aangemaakt, gaan de periode-elementen altijd voor. Als je in een periode beide hebt, moet je dit dus in die periode als saldo vastleggen in het veld van de eenmalige componenten. Actie Als je nog een eenmalig negatief bedrag moest doorgeven, dan is dit mogelijk. Ook kun je nu vaste bedragen invoeren. Deze worden aan het begin van een nieuw jaar automatisch leeggemaakt, omdat er dan altijd sprake is van een nieuwe beschikking. 8. Aangifte 2023 - Omschrijving rapport Aangifte totalen en afdrachten bevat nu naam onderneming Deze wijziging is beschikbaar vanaf release 2023-04. Waarom Van diverse klanten kregen wij de feedback dat het lastig was dat je aan de omschrijving van het rapport Aangifte totalen en afdrachten niet kon zien voor welke onderneming het rapport was aangemaakt. Daarom hebben we de naam van de onderneming en het tijdvak toegevoegd aan de omschrijving van het rapport. Dit zie je als je het rapport hebt aangemaakt en dit is opgeslagen in Mijn Rapporten. Zeker als je meer ondernemingen hebt en dus ook meer rapportages achter elkaar aanmaakt, was dit niet werkbaar. Hoe Vanaf release 2023-04 hebben we deze aanpassing doorgevoerd. Na het aanmaken van het rapport zie je voortaan duidelijk voor welke onderneming je het rapport hebt aangemaakt. Actie Er is geen actie nodig. Vanaf de release van april is de omschrijving van het rapport bij het opslaan veranderd. 9. Aangifte 2023 - Melding L2327 en L2329 Deze wijziging is beschikbaar vanaf release 2023-04. Waarom In de loonaangifte kwam een melding dat als er bij een medewerker sprake was van een negatieve nabetaling over het voorgaande jaar en het bedrijf in nabetalingsmodus zit, er geen aanwas Whk en wel een premie Whk werd berekend. Bij het betreffende bedrijf is sprake van een werknemersdeel voor de WGA-premie. Hoe Hiervoor hebben wij met ingang van 1-1-2023 een aanpassing gedaan zodat de WGA-premie correct berekend en aangeleverd wordt. Actie Er is geen actie nodig. Deze aanpassing kan kleine correcties veroorzaken in de eerder berekende WGA-premie die ingehouden wordt bij de medewerker. Dit komt alleen voor als er een nabetaling is geweest over het voorgaande jaar. 10. Aangifte 2023 - L2287 Verplicht element bsn heeft geen waarde Waarom De Belastingdienst kent het signaal L2287 - Verplicht element bsn heeft geen waarde.  Dit signaal gaven we ook in het Signaleringsverslag voor medewerkers die alleen voor HR-doeleinden in het systeem zijn opgenomen en waarvoor geen aangifte werd gedaan. Soms wordt er bewust voor gekozen om daar geen BSN in te vullen. Omdat hierdoor in het Signaleringsverslag lastiger te zien was bij welke medewerkers dit wel echt aangepast moest worden voor een juiste aangifte, hebben wij het signaal aangepast. Hoe Met ingang van 2023 hebben we ervoor gezorgd dat dit signaal niet meer afgaat als voor de betreffende medewerker de Interface Loonaangifte op Blokkeren staat.   Actie Er is geen actie nodig. Vanaf deze release worden de medewerkers waarvoor in de interface Loonaangifte (medewerker) bij Blokkeren interface Loonaangifte de waarde Ja is ingevuld, niet meer getoond in het Signaleringsverslag. 11. Aangifte 2023 - L1829 Loonkostenvoordelen af bij Transitievergoeding Dit is opgelost in release 2023-04. Waarom Medewerker > Arbeidsrelatie > Loonkostenvoordelen Als voor een medewerker in het scherm Loonkostenvoordelen bij een van de volgende velden Ja was ingevuld: Ind. aanvraag LKV oudere werknemer Ind. aanvraag LKV arbeidsgehandicapte werknemer Ind. aanvraag LKV doelgroep banenafspraak Ind. aanvraag LKV herplaatsen arbeidsgeh wn dan werd deze indicatie in de Loonaangifte zoals gebruikelijk in de normale inkomstenverhouding aangeleverd. Deze indicatie werd echter ook doorgegeven als er sprake was van een transitievergoeding, terwijl in dat geval het veld op Nee moet staan of niet aangeleverd worden.   Hoe Dit is met ingang van 1-1-2023 aangepast. Als er sprake is van een transitievergoeding worden deze indicatievelden niet aangeleverd in de loonaangifte. Actie Als dit veld als workaround tijdelijk op Nee was gezet, dan kan dit je dit nu weer terugzetten op Ja.  12. Aangifte 2023 - L2050 en L2057 probleem Awf-premie hoog en laag bij medewerker jonger dan 21 jaar  Waarom De loonaangifte van een klant gaf een foutmelding waardoor de loonaangifte niet ingezonden kon worden. Dit werd veroorzaakt door een fout bij medewerkers jonger dan 21 jaar bij wie het aantal verloonde uren lag onder de grens van 52 verloonde uren (maandaangifte). Voor deze medewerkers moet de premie Awf laag worden toegepast, maar er werd naast de premie Awf laag ook premie Awf hoog berekend. Hoe De hierboven beschreven situatie kwam alleen voor bij twee arbeidsvoorwaarden. Bij L oondoorbetaling bij verlof (variant uitsplitsen) als verlofuren waren opgegeven met daglementen. Bij K open, verkopen, verrekenen dagen/uren als er uren waren gekocht.  Dit is opgelost met ingangsdatum 1-1-2023. Actie Medewerker > Arbeidsrelatie > Interfaces Als je de medewerkers had geblokkeerd voor de loonaangifte, om de aangifte toch tijdig ingezonden te krijgen, zet dan bij de betreffende medewerker in het scherm Loonaangifte (medewerker) het veld Blokkeren interface Loonaangifte op Nee met ingang van 1-1-2023. Payroll Business zal dan na de release van mei de verlof uren en kopen uren in de voorgaande periodes van 2023 opnieuw berekenen.   Opgeloste meldingen 13. Salarisberekening klopte niet (4361065) Melding Als in de loop van de afrekenperiode de contracturen van een medewerker worden gewijzigd en de medewerker maakt in die periode gebruik van betaald ouderschapsverlof 1 of 2, dan wordt de sublooncomponent niet altijd correct berekend en daardoor ook de korting op het ouderschapsverlof niet. Oplossing De looncomponentenregeling is aangepast, zodat de intervallen die ontstaan door de wijziging van de contracturen correct worden toegepast. Deze wijziging gaat in per 1-1-2023. Actie Er is geen actie nodig. Payroll Business zal na de release van mei het ouderschapsverlof in voorgaande periodes van 2023 opnieuw berekenen.