Releases YouServe

Ter voorbereiding op het vernieuwde toegangsbeheer, ondersteunen we met Salarisdossier, naast het bestaande PING ID, nu ook Visma Connect.   Indien je via het portaal naar Salarisdossier navigeert, verandert er niets. Echter, als je gebruikmaakt van de directe link om naar Salarisdossier te gaan, zal vanaf maandagavond 24-02-2025 een tussenscherm getoond worden. Hierin dient de gebruikersnaam ingevoerd te worden, waarna de gebruikelijke route vervolgd kan worden.     Voor verdere informatie met betrekking tot het toegangsbeheer verwijzen we jullie naar: https://community.visma.com/t5/Nieuws-YouServe/YouServe-toegangsbeheer-wordt-vernieuwd/ba-p/671843    

Na de introductie van het nieuwe Visma YouServe logo met passende huisstijl  zijn we druk bezig om onze producten stap voor stap te ‘rebranden’ naar de nieuwe Visma YouServe styling en kleuren.   Het product Routechecker is vanaf maandag 30 september 2024 beschikbaar in de nieuwe styling. De functionaliteit van de applicatie is niet veranderd en de applicatie werkt zoals je gewend bent.   Hieronder 2 afbeeldingen van de huidige/oude en de nieuwe styling.   Oude/huidige styling   Nieuwe styling  

1 Mei 2024 (mbt release van 30 april 2024)   De release van gisteren, dinsdag 30 april 2024, is helaas niet doorgegaan, waardoor de changes 6110079 en 608056 niet zijn geïmplementeerd. Onze excuses voor het ongemak. Zodra deze wijzigingen worden vrijgegeven, plaatsen we een nieuw bericht in deze community.   30 April 2024 (deze release is geannuleerd) Autorisaties worden niet berekend via de nieuwe Portal (Change 6110079) Bij het creëren of aanpassen van een nieuwe workflow in Self Service worden autorisaties toegewezen of gewijzigd. Echter, na het uitloggen en opnieuw inloggen op het nieuwe portaal, en het openen van de Workflow in Self Service, worden er geen medewerkers weergegeven die je kunt selecteren. De autorisaties worden niet opnieuw gegenereerd. Om dit probleem aan te pakken, hebben we een pictogram toegevoegd voor managers en professionals. Het uitlog pictogram:     Dit pictogram vind je links bovenaan het Self Service menu: Wanneer je een workflow hebt aangemaakt of gewijzigd en je hebt daarbij nieuwe autorisaties, dien je op dit pictogram te klikken. Hierdoor word je automatisch uitgelogd bij Self Service. De cookies waarin de instellingen worden bewaard worden dan namelijk geleegd. Na het opnieuw inloggen zullen de autorisaties nu wel opnieuw worden berekend met de nieuwe rechten. Startmenu wordt dubbel getoond in Self Service (Change 608056) Soms wordt het startmenu van Self Service dubbel getoond. Dit hebben wij nu opgelost. Het startmenu zal nu niet meer dubbel worden getoond. 16 April 2024 Verbetering van de elektronische ondertekening: als het telefoonnummer begint met "+" of "00", wordt de vlag met kengetal verwijderd Als reactie op feedback van klanten en consultants voeren we twee verbeteringen door in het pop-upscherm voor elektronische ondertekening. Het bericht dat bovenaan het pop-upscherm wordt weergegeven, luidt nu: “Check het telefoonnummer en het emailadres op juistheid voordat je op de knop Bevestigen klikt..” Als het telefoonnummer bovendien begint met een “+” of “00”, wordt de vlag met het kengetal niet getoond.   Post bewerking wordt alleen uitgevoerd in de eerste rij van de standaarddeclaratie (Change 5960608) Tot nu toe werd de post bewerking alleen in de eerste rij van de standaarddeclaratie uitgevoerd. Vanaf nu worden de postbewerkingsformules uitgevoerd in alle rijen van de standaarddeclaratie. Het exportfilter van Te doen-, Gedaan- en Archief werkt niet (Change 6120175) Het exportfilter (B=Bestand of P=Papier) van Te doen, Gedaan en Archief werkte niet. Dit hebben wij gefixed.     English translation: April 30th 2024 Authorizations are not calculated via the new Portal (Change 6110079) When creating or modifying a new workflow in Self Service, authorizations are assigned or changed. However, after logging out and logging back in to the new portal, and opening the Workflow in Self Service, no employees are displayed for you to select. The authorizations are not regenerated. To address this issue, we added an icon for managers and professionals. The logout icon:    This icon can be found at the top left of the Self Service menu: When you have created or changed a workflow and you have new authorizations, you must click on this icon. This will automatically log you out of Self Service. The cookies in which the settings are stored will then be emptied. After logging in again, the authorizations will now be recalculated with the new rights.   Start menu is shown twice in Self Service (Change 608056) Sometimes the Self Service start menu is shown twice. We have now resolved this. The start menu will now no longer be shown twice.   April 16th 2024 E-signing improvement: If the phonenumber starts with "+" or "00" ignore flag In response to feedback from customers and consultants, we are implementing two enhancements to the E-signing pop-up screen. The message displayed at the top of the pop-up screen now reads: “Check the telephone number and email address for accuracy before clicking the Confirm button.” Additionally, if the phone number begins with a “+” or “00”, the flag will be cleared.   Post bewerking is only executed in the first row of the standard expense (Change 5960608) Up and untill now the post bewerking was only executed in the first row of the standard expense. We have applied to execute the post bewerking formulas in all the rows of the Standard expenses.    The export filter of Todo, Done & Archive lists is not working (Change 6120175) The export filter (B=Bestand/File of P=Paper) of Todo, Done & Archive lists is not working. We have fixed this in the three lists.

  23 oktober 2024 403 foutmeldingen wanneer je Firefox browser gebruikt (Change 7035415) Gebruikers die Firefox gebruikten om in te loggen via de Self Service kregen een 403-foutmelding: ‘Access forbidden’. Dit kwam doordat Self Service de gebruiker naar een verkeerde bestemming stuurde, wat leidde tot deze foutmelding. Dit probleem is nu opgelost. Gebruikers kunnen weer normaal inloggen zonder foutmeldingen te ontvangen.   _______________________________________________________________________________________________ De release van Maandag 21 oktober is uitgesteld en wordt nu op dinsdag 22 oktober uitgevoerd. Excuses voor het ongemak. 22 oktober 2024 Activatie van de nieuwe functionaliteit Uitsluiten workflow In de loop van dinsdag 22 oktober zal de nieuwe functionaliteit Uitsluiten workflow worden geactiveerd bij alle klanten. De uitleg en instructie zal dan ook hier in deze community worden gepubliceerd. (let op: je ziet het icoon nu al wel maar deze is nog niet werkend). Dit is de link naar de helptekst en instructie om deze nieuwe functionaliteit in te richten:  HR Self Service - Instructie inrichten van de functionaliteit: Uitsluiten workflow 21 oktober 2024 Het kleine Self Service pictogram [favicon] is gewijzigd  We hebben het kleine pictogram (favicon) op de webpagina van Self Service gewijzigd. Dit pictogram wordt weergegeven in het browsertabblad. Self Service vervangt de huidige Visma favicon:   door de nieuwe YouServe favicon:  Activering van de workflow Bijzondere verlofaanvraag voor de YouServe App De YouServe App heeft het verlof Bijzondere verlofaanvraag toegevoegd. In Self Service kun je de corresponderende workflow Bijzondere verlofaanvraag  vanaf nu importeren en inrichten. Zie voor meer informatie: Configuratiehandleiding YouServe App     ENGLISH TRANSLATION October 23, 2024 403 errors when using Firefox browser (Change 7035415) Users using Firefox who tried to log in via the Self Service Portal received a 403 error: ‘Access forbidden’. The Self Service Portal caused an incorrect redirection, which led to this 403 error. This has been fixed now. You do not get an error page anymore.   ___________________________________________________________________________________________________ The release for Monday October 21st has been postponed and will now take place on Tuesday October 22nd. Apologies for the inconvenience. October 22, 2024 Activation of the new functionality Exclude workflow In the course of Tuesday, October 22, the new functionality Exclude workflow will be activated for all customers. The explanation and instruction will then also be published here in this community. (note: you can already see the icon, but it is not yet working). This is the link to the help text and instructions to set up this new functionality (instruction is in Dutch): HR Self Service - Instructie inrichten van de functionaliteit: Uitsluiten workflow   October 21, 2024 Change of the small icon [favicon] on the Self Service webpage We have changed the small icon (favicon) on the Self Service webpage. This icon is displayed in the browser tab. We have replaced the current Visma favicon:   by the new YouServe favicon: Activate workflow Special leave for the YouServe App The YouServe App has added the Special leave request. In Self Service you can now import and set up the corresponding workflow Special leave request. For more information, see (Manual is in Dutch): Configuratiehandleiding YouServe App  

  Gewijzigd en verbeterd Roltoewijzing Usermanagement automatisch beëindigd bij uitdiensttreding.  Waarom Om het proces rondom medewerkers die uit dienst treden te vereenvoudigen, introduceren we een nieuw veld in het scherm Roltoewijzing Usermanagement (UM): de 'Einddatum'. Dit veld is alleen-lezen en helpt bij het stroomlijnen van het beheer van gebruikersrollen na uitdiensttreding. Wanneer een medewerker uit dienst wordt gemeld, wordt automatisch de laatste werkdag ingevuld in dit veld. Dit zorgt ervoor dat de Usermanagement API direct weet dat de betreffende medewerker na de opgegeven datum geen rol meer heeft. Hoe Menu bijvoorbeeld: Medewerker> Arbeidsrelatie> Roltoewijzing UM In dit scherm hoef je zelf geen actie te ondernemen. Zodra een medewerker uit dienst wordt gemeld, wordt het veld 'Einddatum' automatisch gevuld met de laatste werkdag van de medewerker. Actie Geen actie nodig. Er zal geen conversie plaats vinden van alle bestaande medewerkers die reeds uit dienst zijn. De 'Einddatum' wordt alleen automatisch ingevuld voor medewerkers die uit dienst worden gemeld na de uitrol van deze functionaliteit in release 2024-05 (gepland op 04-05-2024).   Manager en/of backup manager beëindigd bij Organisatorische eenheid Waarom Om het proces rondom medewerkers die uit dienst treden te vereenvoudigen, wordt bij het uit dienst gaan van een medewerker die manager en/of backup manger is bij een Organisatorische eenheid, de manager en/of backup manager bij de organisatorische eenheid beëindigd op de laatste werkdag. Hoe Menu bijvoorbeeld: Medewerker > Medewerker > Arbeidsrelatie Als je een medewerker uit dienst wilt melden, doe dit dan via de workflow 'uit dienst' of zet de dienstverband indicatie om naar 'Uit dienst' op de juiste peildatum. Als een medewerker manager en/of backup manager is, zal in het scherm Instellingen > Formatie en organisatie > Organisatorisch eenheden vanaf de laatste werkdag van de medewerker deze medewerker geen manager meer zijn. Als er op een toekomstige datum al een andere manager en/of backup manager is toegewezen, blijft deze behouden. Actie Geen actie nodig. Er vindt geen conversie plaats van alle bestaande medewerkers die reeds uit dienst zijn.  Managers en of backup mangers bij een organisatorische eenheid worden alleen beëindigd na het melden van uitdiensttreding en na de uitrol van deze functionaliteit in release 2024-05 (gepland op 04-05-2024). Overzicht HR inrichting Waarom We hebben goed nieuws! We breiden het Overzicht HR Inrichting uit met nieuwe rapporten. Dit doen we om je een completer en gedetailleerder overzicht te geven van je HR-inrichting. Organisatorische eenheid Hiermee krijg je een overzicht van de inrichting van je organisatorische eenheden. Werklocaties bij Organisatorische eenheden Dit rapport toont je de gekoppelde werklocaties bij een specifieke organisatorische eenheid. Werklocaties Je ziet hier de vastgelegde data voor elke werklocatie. Rol toewijzing Dit rapport geeft je een overzicht van de roltoewijzingen en voor welke organisatorische eenheid ze gelden. Hoe Menu bijvoorbeeld: Rapporten > Instellingen > Overzicht HR inrichting We hebben het scherm een beetje aangepast. De rapporten zijn nu gegroepeerd voor een makkelijkere navigatie. Met het bovenste vinkje kun je alle rapporten binnen een groep in één keer selecteren of deselecteren. Elk rapport verschijnt in een apart tabblad in Excel, zo houden we het overzichtelijk. Naast de nieuwe rapporten kan ook worden gekozen of het rapport moet worden uitgevoerd naar 'Mijn rapporten' of 'Gedeelde rapporten'. Actie Heb je een overzicht nodig van de inrichting zoals beschreven in de nieuwe rapporten? Selecteer dan het gewenste rapport door het vinkje aan te zetten en voer het rapport uit.   Samenvoegen brief werkt niet meer via 'Mijn YouServe' (change 6100553)  Melding Samenvoegen brief werkt niet meer via 'Mijn YouServe'.   Oplossing Wanneer u documenten genereert, opent er nu een apart tabblad in uw browser.  Actie De eerste keer dat u dit doet, kan er een blokkerende melding verschijnen. Na één keer de blokkerende melding te hebben goedgekeurd, zal deze niet meer getoond worden. 

29 februari 2024 Voeg een draaiend wieltje toe om te laten zien dat de gebruiker moet wachten tot het verzoek is voltooid in de Verlofaanvraag  (Change 5707815) Wanneer een gebruiker verlof aanvraagt, kan er een pop-up bericht worden weergegeven wanneer bijvoorbeeld de werknemer niet genoeg vakantie heeft of dat de werknemer ziek is. Wanneer deze pop-up wordt weergegeven, klikt de gebruiker op de Verder knop. De gebruiker zou dan moeten wachten tot het http-verzoek is voltooid. Echter, als de gebruiker opnieuw op de knop Verder klikt voordat het vorige verzoek is voltooid (niet voltooid) wordt de pop-up opnieuw weergegeven en een nieuw http-verzoek opgestart. We tonen in dit geval nu een spinner zodat de gebruiker ziet dat het http-verzoek nog niet is afgerond. Verlofmutaties geblokkeerd tijdens document generering (Change 5887755) Het is sinds kort mogelijk om verlofaanvraaggegevens van het 2e formulier (gegevenssoort DV)  in een document te presenteren. Bij verlofaanvragen over een langere periode gaat dit echter niet goed omdat er te veel gegevens moeten worden gepresenteerd en het document geblokkeerd raakt. We gaan hier nu een grens aan stellen van maximaal 90 dagen zodat er geen blokkade optreedt. Aanvullende e-mails zijn verdwenen uit de audit trail (Change 5458904) In een workflow proces kan ik een of meerdere documenten aanmaken binnen een mutatie. Het is ook mogelijk om deze documenten te verzenden via e-mail naar een werknemer of dat je het document verzendt naar het personeelsdossier. Dit wordt zichtbaar in de de audit (onder het + teken) bij Archief. Echter, als je een document (als bijlage in het proces) vervolgens verwijdert, wordt de audit regel van de verzending van de e-mail of verzending naar het personeelsdossier ook verwijderd. Dit hebben we nu verbeterd. De audit regel blijft nu altijd staan en zal niet worden verwijderd.   28 februari 2024 Terugkoppeling performance problemen in februari In februari heb je mogelijk performance problemen ervaren in Self Service, waarbij processen traag werden opgestart of bijvoorbeeld toegang tot Self Service niet mogelijk was. Om deze problemen op te lossen en om dergelijke situaties in de toekomst te voorkomen, hebben we verschillende maatregelen genomen. We blijven de komende tijd de performance van Self Service monitoren en zullen indien nodig verdere acties ondernemen. 21 februari 2024 Wanneer je geen toegang had tot Self Service kreeg je een onduidelijke melding. Wij hebben een wijziging doorgevoerd in de toegangscontrole voor Self Service. Als blijkt dat je geen toegang hebt tot Self Service dan krijg je een foutmelding die beter uitlegt waarom je de melding ontvangt. 15 februari 2024 De gegevens van het formulier Verlof per dag wordt niet getoond in het gegenereerde document (Change 5691006) De gegevens op het formulier Verlof per dag (met gegevenssoort VD) werden niet getransporteerd naar een gegenereerd document. Het mergeveld was aanwezig op het sjabloon maar de informatie werd niet getoond in het gegenereerde document. Dit hebben we nu opgelost. De informatie van  het formulier Verlof per dag wordt nu getoond.   Het verzenden van documenten naar het personeelsdossier faalde soms wanneer  (Change 4917760) Wanneer een workflow is geconfigureerd om bij verschillende activiteiten meerdere documenten naar het Persoonsdossier te verzenden, kreeg je de vermelding in de tegel Uitvalsverslag dat de verzendactie was geslaagd. Echter, het kon zijn dat er documenten niet waren verzonden. Het was dan ook niet mogelijk om deze niet verzonde documenten alsnog te verzenden vanuit de tegel Uitvalsverslag. Als nu een of meerdere documenten niet zijn verzonden wordt de status in de tegel Uitvalsverslag als mislukt genoteerd. Je kunt dan altijd zelf het mislukte document opnieuw verzenden via de tegel Uitvalsverslag. _____________________________________________________________________________________________ Release notes Self Service Business February 2024 February 29, 2024 Add a spinning wheel to show the user to wait for the request to complete in the Leave Request (Change 5707815) When a user requests leave, a pop-up message can be displayed if, for example, the employee does not have enough vacation or if the employee is sick. When this pop-up appears, the user clicks the Continue button. The user would then have to wait for the http request to complete. However, if the user clicks the Continue button again before the previous request is completed (not completed), the pop-up will be displayed again and a new http request will be initiated. In this case we now show a spinner so that the user can see that the http request has not yet been completed.   Leave transactions blocked during document generation (Change 5887755) It has recently become possible to present leave application data from the 2nd form (data type DV)  in a document. However, this does not work well for leave applications over a longer period because too much data has to be presented and the document becomes blocked. We are now going to set a limit on this of a maximum of 90 days so that no blockage occurs.   Additional emails have disappeared from the audit trail (Change 5458904) In a workflow process I can create one or more documents within a transaction. It is also possible to send these documents via email to an employee or to send the document to the personnel file. This becomes visible in the audit (under the + sign) at Archive. However, if you subsequently delete a document (as an attachment in the process), the audit line of sending the email or sending it to the personnel file is also deleted. We have now improved this. The audit line now always remains and will not be deleted. February 28, 2024 Feedback on performance problems in February In February you may have experienced performance problems in Self Service, where processes were slow to start or, for example, access to Self Service was not possible. To resolve these issues and prevent similar situations in the future, we have taken several measures. We will continue to monitor the performance of Self Service in the near future and will take further actions if necessary. February 21, 2024 If you did not have access to Self Service, you received an unclear message. We have made a change to the access control for Self Service. If it turns out that you do not have access to Self Service, you will receive an error message that better explains why you are receiving the message.   February 15, 2024 The data from the Leave per day form is not shown in the generated document (Change 5691006) The data on the form Leave per day (with data type VD) was not transferred to a generated document. The merge field was present on the template but the information was not shown in the generated document. We have now resolved this. The information from the Leave per day form is now shown.   Sending documents to the personnel file sometimes failed when (Change 4917760) When a workflow is configured to send multiple documents to the Personal File for different activities, you were notified in the Failure Report tile that the send action was successful. However, some documents may not have been sent. It was therefore not possible to send these unsent documents from the Outage Report tile. If one or more documents have not been sent, the status in the Outage Report tile will be noted as failed. You can always resend the failed document yourself via the Failure Report tile.  

Nieuw Correctieaangiftes 2023 Waarom In januari 2023 hebben we een nieuwe manier geïntroduceerd om loonaangiftes te controleren en te verzenden. Vanaf deze release worden langs dezelfde weg - indien nodig - automatisch correctieaangiftes over 2023 aangemaakt.   Correctieaangiftes zijn nodig als de salarisverwerking bij het rekenen in 2024 ook tijdvakken van 2023 raakt en deze in de zogenaamde correctiemodus uitrekent: de bruto-netto berekeningen worden dan uitgevoerd volgens de rekenregels van 2023 en de betreffende bedragen moeten daarom met een aparte correctieaangifte 2023 aan de Belastingdienst worden doorgegeven. Hoe Gebruikersgroep Loonaangifte Loonaangifte > Beheer > Aangifte Loonaangifte > Beheer > Collectief verzenden aangiftes Werkwijze Als de salarisberekeningen voor 2024 tot nu toe geleid hebben tot correcties over 2023,  zie je op deze plek binnenkort automatisch de benodigde correctieaangiftes verschijnen: Selecteer het jaartal 2023 om eventuele correctieaangiftes 2023 te kunnen zien. In de kolom Bijzonderheden kun je zien of het een correctieaangifte betreft. Als aangiftetijdvak zie je het laatste aangiftetijdvak van het voorgaande jaar, dus 2023-12 of 2023-13 (vierweken). Reden hiervoor is dat er in feite een nieuwe versie van de laatste aangifte van 2023 wordt klaargezet, inclusief eerdere tijdvakken, als dat van toepassing is. Het is in eerste instantie nog niet mogelijk om de correctieaangiftes te verzenden, de status staat dan nog niet op Gereed voor verzenden, maar je kunt de inhoud op dat moment wel al gaan controleren: dit kan via het scherm Aangifte of via de rapporten Aangifte details en Overzicht totalen en afdrachten. Nadat wij (Visma YouServe) een aantal controles hebben uitgevoerd, geven we de aangiftes vrij voor verzenden. Vanaf dat moment kun je de correctieaangiftes gaan verzenden. Als je in het scherm Aangifte stuurgegevens hebt ingericht dat aangiftes automatisch verstuurd moeten worden, dan worden vanaf het moment van vrijgeven ook de correctieaangiftes automatisch verstuurd, inclusief aangiftes die al klaarstonden. Voor correctieaangiftes geldt geen uiterste aangiftetermijn, dus eventuele wachtdagen zijn niet van toepassing. Automatisch corrigeren aangifte versus handmatig corrigeren Let op: bovenstaande betreft alleen correctieaangiftes die automatisch worden klaargezet na het uitvoeren van een salarisberekening die rekent over 2023. Als de salarisverwerking niet rekent over voorgaand jaar óf als de salarisberekening vanaf periode 01-2024 in nabetaalmodus plaatsvindt, dan worden correctieaangiftes 2023 niet automatisch aangemaakt. Eventuele correcties over 2023 in de aangifte moet je in dat geval handmatig uitvoeren. Let op: dit wordt binnenkort mogelijk, maar we geven deze mogelijkheid pas op een later moment vrij. Handmatig corrigeren van de aangiftes 2023 is op dit moment dus nog niet mogelijk. Actie Houd de komende weken de berichten op community in de gaten, wij gaan bekend maken: wanneer de eerste correctieaangiftes 2023 zijn klaargezet voor controle wanneer je deze kunt gaan verzenden Als je twijfelt hoe voor jou de salarisberekening is ingericht, controleer dan het volgende: In het scherm Beheer > Salarisberekening kun je zien of de berekeningen voor 2024-01 in correctiemodus of nabetaalmodus zijn uitgevoerd. Bij Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens kun je per bedrijf aangeven vanaf welke salarisperiode de salarisberekening moet stoppen met correcties en dus moet overgaan naar nabetalingen. Vanaf die afrekenperiode worden alle eventuele bruto herrekenverschillen over voorgaand jaar afgehandeld volgens de rekenregels van 2024 en worden er geen correctie-aangiftes over 2023 meer automatisch aangemaakt. Op het overzicht Afrekenmatrix medewerker en Afrekenmatrix werkgever kun je zien of er daadwerkelijk herrekend is over tijdvakken in 2023. Meer uitleg over het verschil tussen correcties en nabetalingen vind je in de online help.    Opgeloste melding Reisafstandsberekening Buitenland gaf geen resultaat (5572451) (Hotfix 08-01-2024) De oplossing hiervoor is 8 januari 2024 uitgeleverd Melding Voor een buitenlands adres werd er geen automatische routeberekening meer uitgevoerd en werd er geen reisafstand in meters meer betaald. Omdat er hierdoor geen uitbetaling meer plaatsvond, moesten de kilometers handmatig worden ingevoerd. Oplossing Dit is opgelost per 8-1-2024 zodat nu ook voor de buitenlandse adressen de routeberekening plaatsvindt. Actie Als de routeberekening ook nu niet plaatsvindt. wijzig dan iets in de adresgegevens van de medewerker of voer een wijziging in bij de vestiging, zodat de reisafstand berekend wordt.   Wet- en regelgeving 30%-regeling - voortaan standaardwaarden bij aantal gegevenselementen Standaard ingericht Voor de 30%-regeling hebben een aantal gegevenselementen een standaardwaarde gekregen met ingangsdatum 01-01-2024. Gegevenselement Standaardwaarde Toepassen inhouding 30% rgl loon onder toetsloon Verlaging 30% percentage (V) Deze waarde was al gevuld en staat hier voor de volledigheid. Splitsen norminkomen (30% regeling) Mastertitel norminkomen splitsen (01) Verhoging norminkomen toepassen Nieuw gegevenselement per 01-01-2024 Ja Verhogen norminkomen met Nieuw gegevenselement per 01-01-2024 1,00 Euro Actie Als het nodig is om voor de berekening van de 30%-regeling van één van deze waarden af te wijken en het is niet mogelijk om dit te doen via het medewerkerscherm, dan moet je de waarde omzetten binnen de inrichting van de Bedrijfs- of Klant-CAO, Op medewerkerniveau kun je de volgende gegevens aanpassen: Toepassen normbedrag 30% regeling Toepassen inhouding 30% rgl loon onder toetsloon Splitsen norminkomen (30% regeling) - Mastertitel norminkomen splitsen  

De Visma YouServe releases van deze maand Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 2 december 2023 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja -   Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's         Releases Youforce  Youforce Docs      Youforce Betaalmanager      Youforce Personeels & Salarisdossier      Youforce Portaal      Youforce Verzuimmanagement      

  Gewijzigd in versie 2 In versie 2 zijn onder Opgeloste meldingen de volgende onderwerpen toegevoegd: L2225 Signaal Belastingdienst Intrekkingen Loonaangifte Veerpont was niet uit te sluiten bij automatische reisafstandsberekening (4969713) De oplossingen hiervoor leveren we uit op woensdagavond 25-10-2023. Mededelingen Betalingen doe je binnenkort rechtstreeks vanuit Payroll Business Zoals jullie via onze berichtgeving op de community kunnen lezen, verandert binnenkort de manier van salarisbetalingen. Dit doe je dan niet langer via de tegel Betaalmanager in het Youforce Portaal, maar via de gebruikersgroep Betalingen in Payroll Business zelf. Lees de informatie hierover op de community van YouServe HRYou: Nieuws -  Betalingen rechtstreeks vanuit Payroll Business Releases - Release notes nieuwe betalingen Payroll Business 2023-11   Nieuw  Wijzigingen in signaleringen - van waarschuwing naar fout Waarom Vanaf 2024 wijzigen we weer een aantal signalen van een waarschuwing naar een fout. Dit komt deels voort uit het feit dat de Belastingdienst het signaal zwaarder gaat laten wegen, zoals signaal L1906. Daarnaast willen we jullie als klant beter helpen om de signalen te voorkomen. Daarom hebben we de onderstaande signalen verplaatst van waarschuwing naar FOUT.  Hierdoor is het niet meer mogelijk deze foutieve gegevens naar de Belastingdienst te sturen en voorkom je dat je hierover een brief ontvangt.  Hoe Deze aanpassingen voeren we al in vanaf 01-11-2023, zodat je de signalen eerst moet oplossen voordat je de loonaangifte naar de Belastingdienst kunt sturen. Dat is dus iets eerder dan dat de Belastingdienst het signaal zwaarder laat wegen. De klanten waarvoor tot deze release deze signalen nog actueel waren, hebben we persoonlijk benaderd.  Je krijgt de signalen dus alleen als er nieuwe, foutieve mutaties worden vastgelegd. Gewijzigde signalen Code 2023 Code 2024 Signaal Nieuwe tekst 1906 1906 1906 - Arb verh en/of Srt inkv fout bij Invl verz Er is een Code invloed verzekeringsplicht aangegeven terwijl de Code soort inkomstenverhouding niet 11 en 15 is en/of de Code aard arbeidsverhouding 7 of 79 is. 2106 2106 2106 - Publ.recht.aanstelling moet NVT zijn Als de waarde van het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13 of 15 OF de waarde van het veld Aard arbeidsverhouding ongelijk is aan 18, dan moet Publiekrechtelijke aanstelling voor onbep. tijd de waarde N.V.T hebben. 2221 2221 2221 - Srt contr moet N zijn bij gekozen Srt ink Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Soort contract de waarde Niet van toepassing bevatten 2222 2222 2222 - Schrift ovk  moet X zijn bij gekozen Srt ink Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Schriftelijke arbeidsovk de waarde Niet van toepassing bevatten 2223 2223 2223 - Opr ovk moet X zijn bij gekozen Srt ink Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Oproepovereenkomst de waarde Niet van toepassing bevatten 2223 2223 2223 - Opr ovk moet X zijn bij gekozen Srt ink Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Oproepovereenkomst de waarde Niet van toepassing bevatten Opgeloste meldingen Intrekkingen Loonaangifte De oplossing hiervoor is woensdagavond 25-10-2023 opgeleverd Melding Er zijn verschillende meldingen binnengekomen over verschillen in de Loonaangifte. Deze verschillen hebben diverse oorzaken en geven in de Loonaangifte ook diverse problemen. Welke dat zijn, lees je hieronder. 1) Verschil tussen nominatief en correctie Als bij een medewerker een BSN-nummer met terugwerkende kracht is gewijzigd, moeten er in de Loonaangifte 2 zaken gebeuren. Het nieuwe BSN moet worden aangeleverd vanaf het moment dat het BSN is gewijzigd. Hiervoor moet je voor elke periode een correctie-aangifte doen. De periodes waarin de medewerker zonder of met het verkeerde BSN is aangeleverd, moet je in de aangifte doorgeven als intrekking. Dit laatste gebeurde helaas nog niet, waardoor de medewerker voor die periode 2 keer bij de Belastingdienst bekend was. De aansluiting vanuit de salarisverwerking met de Loonaangifte is in dit geval sluitend, maar bij de Belastingdienst ontstaan er verschillen.    2) Medewerker met terugwerkende kracht uitdienst gemeld Als een medewerker met terugwerkende kracht uit dienst werd gemeld, kon voor de periode waarin de medewerker achteraf NIET meer in dienst was de aangifte fout gaan. Op het moment dat de volledige periode werd teruggeboekt en er geen sprake meer was van een uitbetaling in die maand, werd deze periode NIET op nul gesteld in de Loonaangifte. Waar in de journaalposten, afrekenmatrixen, etc. de bedragen voor de periode keurig op nul werden gesteld, bleven de originele bedragen in de Loonaangifte staan. Dit zorgde voor verschillen bij de controle tussen de salarisadministratie en de in te sturen Loonaangifte. Als er nog een nabetaling was van uren, vakantiegeld, etc. speelde dit probleem niet, omdat er dan nog wel sprake is van een salarisverwerkingsresultaat in de betreffende periode. Oplossing De oplossing voor de diverse situaties die dit probleem veroorzaakten, hebben we woensdagavond 25-10-2023 in productie gezet. Zowel het gedeelte waarin de Belastingdienst verschillen constateert en contact met de klant opneemt, als het verschil dat ontstaat bij een uitdienstmelding met terugwerkende kracht is opgelost. Hieronder bij het onderdeel Actie vermelden we de wat je zelf nog moet doen, indien nodig. Actie Per bovenstaande oplossing hebben we hieronder de door jouw te nemen actie beschreven: Als er sprake is van een uitdienstmelding met terugwerkende kracht, moet je naast het vastleggen van de uitdienstmelding, ook het veld Verwijderen IKV op Ja zetten vanaf de eerste dag van uit dienst. Met deze actie zorg je ervoor dat de bedragen over deze periodes in de Loonaangifte op 0 worden gesteld, waardoor de rapportages weer aansluiten op de Loonaangifte, én dat er een intrekking voor deze periode(s) wordt aangemaakt richting de Belastingdienst. L2225 Signaal Belastingdienst  De oplossing hiervoor is woensdagavond 25-10-2023 opgeleverd Melding Medewerker > Contract > Arbeidscontract Als gedurende de periode het veld Contr. onbep./bep. tijd werd gewijzigd van Bepaald naar Onbepaald, werden er onterecht dubbele regels doorgegeven aan de Belastingdienst. Omdat de berekening van de AWF en AOF plaatsvinden op basis van de keuze op de eerste dag van de periode, kwam er een signaal L2225 terug.  Oplossing Dit probleem hebben we opgelost door, net als de berekening, alleen de waarde aan het begin van de periode weer door te geven zoals gewenst is door de Belastingdienst. Actie Er is geen actie nodig. Als de Salarisverwerking van oktober voor woensdagavond 25-10-2023 is afgesloten, is deze fout opgelost in de aangifte van oktober, anders wordt dit opgelost met de aangifte van november. De eventuele brieven die je over de voorgaande aangiftes ontvangt, kun je negeren.  Afwijkend FT percentage (4661748) Melding  Een onjuist aangemaakte verwerkingseenheid kon niet verwijderd worden. Oplossing Klantbeheer / Instellingen > Verwerkingseenheid We hebben aan het scherm Verwerkingseenheid de knop verwijderen toegevoegd. Zolang er geen medewerker gekoppeld is en de verwerkingseenheid dus niet in gebruik is, kun je deze verwijderen. Actie Met de knop Verwijderen in het scherm Verwerkingseenheid kun je deze verwerkingseenheid verwijderen zolang deze niet in gebruik is. Verloonde uren regeling voor APG (5064562)  Melding  Op het moment dat iemand gedurende de periode in- of uit dienst ging, werden soms de uren voor de regeling niet juist bepaald. De premie wordt bepaald op basis van de pro-rata methode, echter dat gebeurde niet met de uren. Hierdoor kon je bij APG het signaal 109 ontvangen. Oplossing We hebben dit met ingang van 01-01-2023 opgelost in de release van november. Vanaf deze release worden de uren berekend op basis van dezelfde pro-rata methode als de premie. Dat betekent dat er in de verwerking van november voor deze personen een herberekening plaatsvindt om voor de periode van in- uit dienst de juiste uren te berekenen. Actie Er is geen actie nodig. Na de eerstvolgende afsluitende salarisverwerking wordt in de aangifte richting APG automatisch een correctieperiode gegenereerd, zodat dit bij APG wordt opgelost. Signaal overschrijding urennorm AWf (5214581)  Melding Bij een stagiair die jonger is dan 21 jaar en minder dan 52 uur heeft gewerkt in een afrekenperiode bij maandverloning of 48 uur bij 4-weken verloning, werden ten onrechte berekeningen uitgevoerd voor de herziening van de AWf. Hierdoor kwam het voor dat er ten onrechte ook een melding in het Signaleringsverslag stond dat de AWf herzien moest worden.  Oplossing Met ingang van deze release is dit hersteld en worden bij een stagiair deze berekeningen voor de herziening van de AWf niet meer uitgevoerd.  Actie Er is geen actie nodig. Er wordt vanaf 1-1-2023 een automatische herberekening uitgevoerd, waardoor dit hersteld wordt, als dit bij jouw organisatie voorkwam. Openstaand negatief bedrag in combinatie met TWK-berekeningen leidde tot fouten (4917265 ) Melding Bij sommige medewerkers uit dienst, waar nog een netto negatief bedrag openstond, kon bij een TWK-berekening dit negatieve resultaat verdwijnen. Als resultaat was dan alleen de nieuw ontstane correctie nog aanwezig. Oplossing Dit is per 1 november 2023 opgelost en treedt na de novemberrelease niet meer op. Echter bij TWK-berekening over eerdere perioden kan het nog wel optreden. We hebben besloten dit niet met terugwerkende kracht op te lossen, omdat de meeste klanten dit al gecorrigeerd hebben en dan deze correctie weer zouden moeten terugdraaien. Actie Als je ziet dat door een TWK-berekening een negatief netto resultaat verdwijnt, kan je dit corrigeren door een (onbelaste) inhouding vast te leggen ter hoogte van het netto negatief resultaat. Wij verwachten dat het verdwijnen van een netto negatief resultaat, niet meer zal optreden bij nieuwe netto negatieve resultaten na november 2023. Veerpont was niet uit te sluiten bij automatische reisafstandsberekening (4969713) Melding Soms ligt er op de route van een woonadres naar een werklocatie een veerpont. Het is echter niet mogelijk om de route te laten berekenen zonder gebruik te maken van de veerpont. Deze wordt immers lang niet altijd gebruikt en daarom is het noodzakelijk dat er een optie komt om deze uit te sluiten. Oplossing Instellingen > Berekening > Reisafstandsbepaling Dit is per 1 november 2023 opgelost. We hebben aan het scherm Reisafstandsbepaling het veld Vermijd veerponten toegevoegd. Kies je hier Ja, dan wordt bij de automatische reisafstandsberekening de veerpont uitgesloten bij het berekenen van de reisafstand. Standaard staat dit veld optie op blanco = NIET UITSLUITEN, zoals de route op dit moment ook berekend wordt. Actie Als je wilt dat de automatische routeberekening op bedrijfsniveau, bij het bepalen van de reisafstand de veerpont gaat uitsluiten, dan kun je dit veld vanaf nu op Ja zetten. Er is dan wel een collectieve afstandsbepaling of een mutatie op adres / werklocatie bij de medewerker nodig om de route opnieuw te laten berekenen.  

1. Inleiding Zoals aangekondigd via onze berichtgeving op de community, verandert binnenkort de werking van de betalingen in Payroll Business. In deze release notes lees je wat er verbetert en verandert en welke actie van jou verwacht wordt. Belangrijk Op woensdag 1 november 2023 krijgen jij en je collega's toegang tot nieuwe menukeuzes waarmee je de betalingen voortaan regelt. Als je de betaalbestanden verwerkt via Salarisdossier, Zenden en Ontvangen of Gedeelde rapporten worden vanaf dat moment ook alle betalingen via de nieuwe interface verwerkt. Als je de betalingen verwerkt via Worldline CPS  (voorheen Equens), kun je pas overstappen naar de nieuwe manier van betalen nadat je dit met je bank hebt afgestemd. Vanaf 4  december 2023 kun je dan op de nieuwe manier gaan betalen. Let op: regel dit vóór 1 januari 2024 aanstaande! Kijk hieronder goed bij Jouw actie om te zien zie je wat je moet doen voordat je de nieuwe manier van betalen in gebruik kunt nemen. 2. Verbeteringen in de manier van werken Als je voor de betalingen tot nu toe de Betaalmanager (via tegel in Yourforce portal) gebruikte, zul je merken dat de volgende zaken zijn verbeterd:  Je hoeft niet meer via de Portal naar de Betaalmanager-tegel te navigeren. In plaats daarvan kies je een gebruikersgroep in Payroll Business zelf. De manier van werken is daardoor gelijk aan wat je verder in HR Core of Payroll Business gewend bent. Het zoeken naar betaalrekeningen is verbeterd. Voortaan zie je door welke bedrijven een bepaalde betaalrekening wordt gebruikt. Het overzicht met betaalposten krijg je voortaan standaard in Excel in plaats van CSV. Wijzigingen in de rekeninginstellingen zijn zichtbaar in het Mutatieverslag Uitgebreid. Hierdoor kun je gemakkelijk zien wanneer er wijzigingen hebben plaatsgevonden, en door wie. Daarnaast zijn er verbeteringen voor alle gebruikers: Het aanmaakproces is vereenvoudigd en verbeterd. Hierdoor zijn de betalingen sneller klaar en kunnen we je ook sneller helpen bij vragen of problemen. Je krijgt voortaan, zodra de betalingen definitief zijn, automatisch een opdrachtbrief en een overzicht met betaalposten.  Het vooraf vastleggen van betaaldatums voor de salarisberekening kan voortaan via een apart scherm Betaaldatums. Daardoor zijn ze gescheiden van de interface-instellingen, die normaal gesproken niet zo snel wijzigen. Als je Zenden en Ontvangen gebruikte, moest je tot nu toe navigeren naar een aparte tegel in de Youforce-portal om de bestanden te kunnen downloaden. Voortaan kan dit direct vanuit Payroll Business via Gedeelde rapporten. Met de nieuwe optie File API is het mogelijk om de betaalbestanden op een veilige manier over te halen naar een lokale omgeving, zodat je ze daar verder kunt verwerken. 3. Verbeteringen in de betaalbestanden Hieronder zie je de verbeteringen die we hebben doorgevoerd in de betaalbestanden, omdat we merken dat banken steeds vaker strengere eisen stellen aan bepaalde velden in de SEPA-XML: Naam begunstigde De naam van de begunstigde werd in de oude Betaalmanager weergegeven met een streepje (Jansen- J) als het een salarisbetaling betrof, en met een komma als het een tussentijdse betaling betrof (Jansen, J). Banken die naam-nummer controles uitvoeren gaven daardoor onnodig elke periode waarschuwingen. Vanaf nu is daarom de weergave in alle gevallen met een komma (Jansen, J). Korte en lange omschrijving van de betaling De korte omschrijving ("EndToEndIdentification", 35 posities) wordt door de meeste banken Kenmerk genoemd. Men eist steeds vaker dat hier een unieke code in staat, ter identificatie van de betaling.  Voortaan zie je daarom hier de medewerkercode, gevolgd door een uniek nummer van de betaalpost Voorbeeld: 30045-60708 Door deze aanpassing is het niet meer nodig om maandelijks nieuwe rekeningomschrijvingen met een uniek kenmerk te importeren bij de medewerkers. De lange omschrijving ("Unstructured", 140 posities) heet in de bankenwereld bijna overal Omschrijving en wordt voortaan als volgt gevuld: "Betaling over periode", gevolgd door de salarisperiode en de rekeningomschrijving (indien ingevuld) Voorbeeld "Salaris over periode 10-2023 Gezamenlijke rekening", OF "Tussentijdse betaling", gevolgd door de actuele datum en de rekeningomschrijving (indien ingevuld) Voorbeeld "Tussentijdse betaling 08-10-2023 Gezamenlijke rekening" Betaalopdracht identificatie De "PaymentInformationIdentification" in de SEPA-XML bevat voortaan niet alleen de Visma-klantcode, maar ook het unieke nummer van de betaalopdracht. Hiermee voldoen we aan strengere eisen van sommige banken, waardoor handmatig ingrijpen op dit punt niet meer nodig is. Voorbeeld: 4005067-30456 4. Nieuwe gebruikersgroep Betalingen Instellingen > Gebruikersgroep We zetten voor jouw organisatie een nieuwe gebruikersgroep klaar met de naam Betalingen: Alle collega's die tot dan toe toegang hadden tot de oude Betaalmanager, kunnen via deze gebruikersgroep de nieuwe menu-opties voor de betalingen in Payroll Business gebruiken. Als je de Betaalmanager tot nu toe niet gebruikte, zorgen we er voor dat iedereen toegang krijgt die tot nu toe toegang had tot de optie Salarisberekening. Jouw actie  Je hoeft in principe niets te doen: via de nieuwe gebruikersgroep heb je automatisch toegang tot alle nieuwe menukeuzes voor betalingen. Eventueel kunnen deze rechten voor specifieke gebruikers ingeperkt worden. Hiervoor kun je contact opnemen met de Service desk. 5. Betaaldatums Betalingen - Instellingen > Betaaldatums In het scherm Betaaldatums kun je voor het hele jaar vooraf de betaaldatums voor de salarisbetalingen vastleggen.  Voorheen deed je dit via het scherm Instellingen > Interfaces > Overboekingen SEPA Dit is niet verplicht: als je geen betaaldatums vooraf vastlegt, wordt op het moment dat je de salarisverwerking afsluit de eerstvolgende dag als betaaldatum in de betaalopdracht gezet. In het nieuwe scherm Verzenden betaalopdrachten kun je eventueel de betaaldatum nog wijzigen voordat je de betalingen definitief maakt (als je de betalingen niet automatisch verstuurt). Jouw actie Er is geen actie nodig. Als je eerder al betaaldatums had vastgelegd zie je die hier terug.  6. Instellingen voor de betaalrekening  Betalingen - Instellingen > Betaalrekening In het scherm Betaalrekening hebben we vastgelegd welke rekeningnummers binnen jouw organisatie in gebruik zijn en op welke manier de betalingen moeten worden aangemaakt en verzonden. Alle instellingen die je op 1-10-2023 in gebruik had bij de oude interface hebben we hier voor je klaargezet. Je ziet:  IBAN, BIC en tenaamstelling van de opdrachtgever (de rekening van afschrijving) De methode die gebruikt moet worden bij annuleringen, hiervoor zijn twee opties: Niet opnemen in het betaalbestand - dit is de standaard optie Het bedrag overmaken naar de rekening van afschrijving Bij Route betaalbestand heb je voortaan vier keuzes: Download vanuit Payroll Business Deze optie stuurt het betaalbestand naar de menukeuze Gedeelde rapporten, als je de betalingen daar wilt (laten) downloaden. Download vanuit Salarisdossier Deze optie stuurt het SEPA-betaalbestand naar de module Salarisdossier, bij menu Betalingen > Betaalbestand. File transfer door middel van File API Dit is een nieuwe optie om bestanden volledig automatisch en veilig over te zetten naar een specifieke file server in je eigen organisatie. Worldline CPS Verzenden naar Worldline Corporate Payment Services (voorheen Equens CPS) Route betaaloverzichten regelt het beschikbaar stellen van de opdrachtbrief en het overzicht betaalposten: deze komen beschikbaar in Salarisdossier of in Payroll Business bij Gedeelde rapporten. Betalingen automatisch verzenden: als dit veld op Ja staat, worden de betalingen direct verzonden na het afsluiten van de salarisverwerking of van het proces Tussentijds betalen. De opties Afschrijvingen en Valutacode vermelden bij IBAN opdrachtgever hebben een standaard waarde die je alleen in bijzondere situaties hoeft aan te passen. Betalingen - Instellingen > Interfaces > Overboekingen SEPA (nieuw) In de lijst met interfaces zie je de oude en de nieuwe betaalinterface naast elkaar: Overboekingen SEPA (oud)  Overboekingen SEPA (nieuw)  Via het detailscherm van de nieuwe interface zie je bij elk bedrijf: Welke betaalrekening wordt gebruikt. Of de betalingen van dat bedrijf mogen worden samengevoegd met de betalingen van andere bedrijven die dezelfde rekening gebruiken én op dezelfde dag betaald moeten worden.  Jouw actie Uiteraard hebben we deze verandering goed voorbereid: alle gegevens staan voor je klaar en zijn in overeenstemming met de manier waarop je tot nu toe betaalde. BELANGRIJK: Heb je in de oude betaalmanager na 1-10-2023 nog instellingen gewijzigd? Heb je in Payroll Business nog betaalinstellingen gewijzigd met een ingangsdatum na 1-10-2023? We verwachten dat dit weinig voorkomt, maar als dit inderdaad van toepassing is, moet je de wijzigingen nog een keer vastleggen via de nieuwe schermen! Als je wilt controleren welke nieuwe gegevens we voor je hebben klaargezet, kun je daarvoor het beste het Mutatieverslag uitgebreid gebruiken: Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag (uitgebreid): Kies bij Gegevensverzamelingen het niveau Betaalrekening en selecteer vervolgens alle gegevenselementen van dat niveau. Kies ook het niveau Bedrijf en selecteer het gegevenselement Betaalrekening. Bij het bedrijf zie je een belangrijke nieuwe mutatie: de verwijzing naar de te gebruiken Betaalrekening: Betaalrekening (895) Bij de betaalrekening zelf zie je in het mutatieverslag: IBAN opdrachtgever (10528438) BIC opdrachtgever (10528440) Naam opdrachtgever (10528439) Methode voor annuleren (10528565) Afschrijvingen (10528444) Valutacode vermelden bij IBAN opdrachtgever (10528445) Route betaalbestand (10528446) Betalingen automatisch verzenden (10528447) 7. Activeren nieuwe manier van betalen  Jouw actie Als je de betalingen NIET verwerkt via Worldline CPS (voorheen Equens), maar via één van de andere routes (Salarisdossier, Zenden en Ontvangen of Gedeelde rapporten), dan hoef je niets te doen: Wij zetten op 1-11-2023 automatisch de oude interface voor je uit en de nieuwe interface aan. Als je gebruik maakt van Salarisdossier of Gedeelde rapporten blijven de betaalbestanden op dezelfde plek terecht komen.  Als je voorheen de bestanden ophaalde in de Youforce portal via de aparte tegel Zenden en Ontvangen, moet je dit voortaan doen bij Rapporten > Gedeelde rapporten in Payroll Business zelf. Als je de betalingen verwerkt via Worldline CPS, dan kunnen wij de overstap niet automatisch voor je uitvoeren! Dit heeft te maken met de overgang van Visma Raet naar Visma YouServe. We vragen in dat geval aan jou om het volgende te doen: Informeer de bank dat de betalingen voortaan niet meer door Visma Raet zullen worden aangeleverd aan Worldline, maar door Visma YouServe.  De bank wil dan weten welke Service agent-nummer Visma YouServe heeft en op welke datum je de overstap wilt maken. Onderaan dit bericht hebben we als bijlage een tekst toegevoegd die je daarvoor kunt gebruiken in een brief of e-mail. Vul de tekst aan met de gegevens van jouw organisatie. Pas als de nieuwe afspraken zijn bevestigd, weet je zeker vanaf welk moment jouw bank de betalingen vanuit de nieuwe interface zal accepteren. Zet vanaf die datum de nieuwe interface aan en de oude uit. Kies als ingangsdatum de eerste dag van de salarisperiode die op dat moment nog moet worden afgesloten. Let op: gebruik daarom als ingangsdatum 1-12-2023, zolang je nog verwerkingen voor periode 12 doet! Bij vierwekenverloning is deze datum 4-12-2023. Dit kan een normale verwerking zijn, maar je kunt de overstap ook doen op het moment dat je een aanvullende salarisberekening afsluit. Let op: regel dit uiterlijk vóór 1 januari aanstaande. Vanaf dat moment zal de oude Betaalmanager route niet meer actief zijn. Wil je voor de zekerheid controleren langs welke route de betaalbestanden tot nu toe werden verwerkt? Dit kun je als volgt controleren:  Via het menu van Payroll Business bij Instellingen > Interfaces > Overboekingen SEPA (oud) > Betaalroute Is daar aangegeven dat je de Betaalmanager gebruikt, dan zijn ook de instellingen relevant in het menu van de oude Betaalmanager: Beheer > Instellingen 8. Werken met de nieuwe oplossing Betalingen Algemeen Via de nieuwe gebruikersgroep kun je de betaalopdrachten met daarin betaalposten controleren. Deze worden automatisch klaargezet zodra je salarisberekening of tussentijdse betalingen definitief maakt. Afhankelijk van de manier waarop het betaalproces in jouw organisatie is ingericht, zul je deze controles wenselijk vinden, bijvoorbeeld: als je de resultaten van meerdere bedrijven samenvoegt, vóórdat je tot betalen overgaat als je betaaldatums meegeeft die in de toekomst liggen en nog wacht met verzenden In dat geval kunnen er in de tussentijd situaties optreden (bijvoorbeeld een arbeidsconflict), waardoor je bepaalde betalingen wilt annuleren. als een bedrijf voor de eerste keer betaalt  Het kan ook zijn dat in jouw organisatie deze controles niet gebruikelijk zijn, bijvoorbeeld: als je tot nu toe de oude betaalmanager gebruikte en je had de optie Automatisch verzenden aan staan als je tot nu doe de oude betaalmanager niet gebruikte In dat geval is onderstaande uitleg over het controleren minder relevant voor jou. Bij Betaalrekening staat dan de optie Automatisch verzenden betalingen op Ja, en worden de betalingen direct verstuurd, zodra je een salarisberekening met afsluiting draait, of het proces Tussentijds betalen uitvoert met de optie Betalen. Controles Betalingen - Beheer > Controleren betaalopdrachten In het scherm Controleren betaalopdrachten zie je per betaalrekening alle betaalopdrachten die zijn klaargezet om te verzenden. Deze kunnen het resultaat zijn van de Salarisberekening of van het proces Tussentijds betalen. Werkwijze Als je een specifieke betaalrekening wilt selecteren kan dat via de zoekfunctie: je ziet dan een lijst met alle bedrijven en de betaalrekening die ze gebruiken. Standaard zie je alleen de openstaande opdrachten met een betaaldatum die niet verder terug ligt dan twee maanden. Je kunt deze filters aanpassen, zodat je bijvoorbeeld ook oudere reeds verzonden opdrachten ziet.  Dubbelklik op een opdracht als je de onderliggende betaalposten wilt controleren. Ook deze kun je filteren, op bedrijf, medewerker, tenaamstelling en IBAN. Betalingen - Beheer > Annuleren betaalposten In het scherm Betalingen kun je specifieke betalingen annuleren vóórdat de betaalopdracht definitief wordt gemaakt. Afhankelijk van de methode voor het annuleren, hebben annuleringen wel of geen invloed op het totaal aantal posten en het totaal over te maken bedrag in het betaalbestand. De methode is vastgelegd in het scherm Betaalrekening bij het veld Methode voor annuleren: Betalingen niet verwerken in het betaalbestand Het aantal posten en het totaalbedrag in het betaalbestand worden verminderd Betalingen overmaken naar IBAN opdrachtgever Het aantal posten en het totaalbedrag in het betaalbestand blijven gelijk Werkwijze Selecteer eerst de betaalopdracht. Gebruik eventueel de zoekfunctie om deze te vinden. Vink vervolgens de betaalposten aan die je wilt annuleren. Zoek eventueel ook andere medewerkers op en annuleer ook die betalingen. Klik tenslotte op Wijzigingen opslaan. De aangepaste totaaltellingen zie je vervolgens terug in de header van het scherm.  Eventueel kun je via de zoekfunctie alle geannuleerde betaalposten bekijken, vul dan in Geannuleerd = Ja en klik op Zoeken. Betalingen - Beheer > Verzenden betaalopdrachten In het scherm Verzenden betaalopdrachten kun je de nog openstaande betaalopdrachten verzenden. Dit is nodig als je de betaalopdracht niet automatisch laat verzenden. Werkwijze Vink de opdrachten aan die je wilt gaan verzenden. Dit kan eventueel collectief door het bovenste aanvinkvakje te gebruiken. Pas eventueel ook de gewenste betaaldatum aan. Let op: deze mag niet in het verleden liggen. Het bestand met betalingen wordt vervolgens verstuurd volgens de route die is vastgelegd bij de Betaalrekening. Onder het tabblad Verzending en verwerking kun je de verdere details van de verzending zien: Wie de betaalopdracht heeft er verzonden en wanneer. De hashtotalen die zijn vastgesteld. Als je Worldline gebruikt, kun je zien of er betalingen door Worldline of de achterliggende bank zijn geweigerd. 9. Opdrachtbrief betalingen Opdrachtbrieven worden gebruikt voor interne controle-doeleinden. Bijvoorbeeld de zogenaamde hash-totalen kun je gebruiken om de integriteit van het te verwerken bestand te controleren. Werkwijze Tegelijk met het verzenden van een betaalopdracht wordt de Opdrachtbrief betalingen automatisch aangemaakt. De inhoud sluit daardoor volledig aan bij het Overzicht betaalposten en de betalingen zelf. Afhankelijk van de instellingen bij de Betaalrekening in het veld Route betaaloverzichten, wordt de Opdrachtbrief betalingen naar het Salarisdossier gestuurd of naar Gedeelde rapporten in Payroll Business. De Opdrachtbrief betalingen vermeldt onder andere: Gegevens van de betaalrekening Totaal aantal posten Totaal te betalen bedrag  Het bedrag en aantal van alle geannuleerde posten en de manier waarop ze geannuleerd zijn  SHA1 en SHA256 hashtotalen  Omdat opdrachtbrieven tegenwoordig niet meer nodig zijn voor het fiatteren richting de bank, worden de volgende zaken niet meer vermeld: Gegevens van de Bank (naam bank, plaats bank, enz.) Gegevens van contactpersonen (naam, telefoonnummer, enz.) Gebruikte informatiedrager 10. Overzicht betaalposten Het rapport Overzicht betaalposten bevat de details van alle betaalposten en vervangt daarmee de bestaande optie Betaalopdrachten downloaden van de Betaalmanager. Werkwijze Het rapport wordt automatisch aangemaakt zodra je de betaalopdracht verstuurt. De inhoud zal daardoor per definitie 100% aansluiten op de opdrachtbrief en het aangemaakte SEPA-XML bestand. Afhankelijk van de instellingen bij de Betaalrekening in het veld Route betaaloverzichten, wordt het Overzicht betaalposten naar het Salarisdossier gestuurd of naar Gedeelde rapporten in Payroll Business. Het rapport is in Excel-formaat. Met een spreadsheet programma (bijvoorbeeld Excel of Google sheets), kun je de gegevens eventueel in een ander formaat opslaan, zoals csv.  

Gewijzigd en verbeterd Uniforme Pensioenaangifte (UPA) - rapport Aangifte details Vanaf deze release hebben we het rapport Aangifte details, dat in de oude module bekend was als Download werknemergegevens, toegevoegd aan de UPA-aangifte. Hiervoor hebben we het bestaande rapport Aangifte details gebruikt, dat je al kent uit de Loonaangifte. Het gaat om hetzelfde rapport, alleen kun je het nu opvragen vanuit het gebruikersprofiel Uniforme pensioenaangifte. Het bevat dan de tabbladen en gegevens die betrekking hebben op de Pensioenaangifte. De elementen en tabbladen voor de Loonaangifte zijn eruit weggelaten.  Uniforme Pensioenaangifte - rapport Aangifte details Rapporten > Aangifte details Het rapport Aangifte details laat alle gegevens zien die op het niveau Inkomstenverhouding in de aangifte zijn opgenomen. Het rapport wordt standaard aangemaakt in het Excel-formaat (xlsx), eventueel kun je vanuit bijvoorbeeld Excel of Google sheets de gegevens ook in een ander formaat opslaan, zoals csv of oudere  Excel-versies. De gegevens zijn gegroepeerd in de volgende tabbladen: Inkomstenverhouding: Alle gegevens die één-op-éen met de inkomstenverhouding kunnen worden weergegeven, zoals BSN, nummer inkomstenverhouding (IKV), naam van de medewerker en alle berekende bedragen. Inkomstenperiode: Alle rubrieken uit de gegevensgroep Inkomstenperiode. Deze groep kan binnen een aangiftetijdvak bij hetzelfde IKV meerdere keren voorkomen. Sector Dit gegeven word apart vermeld, omdat er in de aangifte in principe meerdere waarden binnen een aangiftetijdvak kunnen voorkomen. Regelinggegevens Hier vind je per regelingkenmerk en regelingvariant de  details van de regeling: Regelingloon Premiegrondslag Premie totaal Premie wn Aantal verloonde uren periode Verlof Hier vind je de opgaaf van verlofsoorten en -uren per inkomstenverhouding. Intrekkingen Hier zie je de inkomstenverhoudingen die komen te vervallen ten opzichte van eerder ingediende aangiftes.  Legenda Dit tabblad helpt je om de juiste aangifterubriek te vinden. De namen stemmen overeen met de Gegevensspecificatie aangifte loonheffingen. Rapport-parameters Hier zie je de parameters die je hebt ingevuld toen je het rapport opvroeg. Werkwijze Kies het actuele aangiftetijdvak waarover je het rapport wilt opvragen. Geef aan welke tijdvakken je wilt zien: Alleen de tijdvakken die je met deze aangifte aangeeft. Alle tijdvakken die in het lopende jaar tot en met deze aangifte bij de Pensioenuitvoerder kenbaar zijn gemaakt of kenbaar worden gemaakt als de aangifte nog niet is verzonden.  Klik op Rapport uitvoeren. Het rapport wordt in de achtergrond aangemaakt en vind je bij Mijn rapporten. Optionele velden Bedrijf, Medewerker, Tijdvak vanaf en t/m Het rapport toont standaard de complete inhoud van de aangifte, met daarin alle bedrijven en alle medewerkers. In de Excel-file kun je vervolgens zoeken of filters aanbrengen. Als je echter op zoek bent naar een bepaald bedrijf, een bepaalde medewerker of een specifiek eerder aangegeven aangiftetijdvak, vul deze gegevens dan in voordat je het rapport aanmaakt. Hierdoor krijg je een veel beknopter rapport, dat sneller klaar is en waarin je gemakkelijker kunt zoeken naar specifieke aangifterubrieken. APG - rapport Aangifte details Vanaf deze release hebben we het rapport Aangifte details, dat in de oude module bekend was als Download werknemergegevens toegevoegd aan de APG-aangifte. Hiervoor hebben we het bestaande rapport Aangifte details gebruikt, dat je al kent uit de Loonaangifte. Het gaat om hetzelfde rapport, alleen kun je het nu opvragen vanuit het gebruikersprofiel APG-aangifte. Het bevat dan de tabbladen en gegevens die betrekking hebben op de Pensioenaangifte. De elementen en tabbladen voor de Loonaangifte zijn eruit weggelaten.  APG-aangifte - rapport Aangifte details Rapporten > Aangifte details Het rapport Aangifte details laat alle gegevens zien die op het niveau Inkomstenverhouding in de aangifte zijn opgenomen. Het rapport wordt standaard aangemaakt in het Excel-formaat (xlsx), eventueel kun je vanuit bijvoorbeeld Excel of Google sheets de gegevens ook in een ander formaat opslaan, zoals csv of oudere  Excel-versies. De gegevens zijn gegroepeerd in zes tabbladen: Inkomstenverhouding: Alle gegevens die één-op-éen met de inkomstenverhouding kunnen worden weergegeven, zoals BSN, nummer inkomstenverhouding (IKV), naam van de medewerker en alle berekende bedragen. Inkomstenperiode: Alle rubrieken uit de gegevensgroep Inkomstenperiode. Deze groep kan binnen een aangiftetijdvak bij hetzelfde IKV meerdere keren voorkomen. PensioenVerzekering Hier vind je per regelingkenmerk en regelingvariant de  details van de regeling: Regelingloon Premiegrondslag Premie totaal Premie wn Aantal verloonde uren periode Intrekkingen Hier zie je de inkomstenverhoudingen die komen te vervallen ten opzichte van eerder ingediende aangiftes.  Legenda Dit tabblad helpt je om de juiste aangifterubriek te vinden. De namen stemmen overeen met de Gegevensspecificatie aangifte loonheffingen. Rapport-parameters: Hier zie je de parameters die je hebt ingevuld toen je het rapport opvroeg. Werkwijze Kies het actuele aangiftetijdvak waarover je het rapport wilt opvragen. Geef aan welke tijdvakken je wilt zien: Alleen de tijdvakken die je met deze aangifte aangeeft. Alle tijdvakken die in het lopende jaar tot en met deze aangifte bij de Pensioenuitvoerder kenbaar zijn gemaakt of kenbaar worden gemaakt als de aangifte nog niet is verzonden.  Klik op Rapport uitvoeren. Het rapport wordt in de achtergrond aangemaakt en vind je bij Mijn rapporten Optionele velden Bedrijf, Medewerker, Tijdvak vanaf en t/m Het rapport toont standaard de complete inhoud van de aangifte, met daarin alle bedrijven en alle medewerkers. In de Excel-file kun je vervolgens zoeken of filters aanbrengen. Als je echter op zoek bent naar een bepaald bedrijf, een bepaalde medewerker of een specifiek eerder aangegeven aangiftetijdvak, vul deze gegevens dan in voordat je het rapport aanmaakt. Hierdoor krijg je een veel beknopter rapport, dat sneller klaar is en waarin je gemakkelijker kunt zoeken naar specifieke aangifterubrieken. Benefitbudget reservering via werkgever - Corrigeren saldo Waarom In Release 2023-07 is het mogelijk gemaakt om in bepaalde situaties een hoger bedrag Benefitbudget uit te betalen dan het gereserveerde saldo. Bij automatisch uitbetalen van het saldo in de periode van uitbetalen, kan het voorkomen dat dit teveel uitgekeerde bedrag weer wordt ingehouden. Ook is het  omslachtig om bij de overgang van een medewerker naar een ander bedrijf, het saldo van de reserveringen over te zetten. Daarom hebben we aan het medewerkerscherm Benefitbudget res. via werkgever een veld toegevoegd waarmee je het saldo kunt corrigeren. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Benefitbudget res. via werkgever Met ingang van 1-9-2023 is aan het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde Benefitbudget res.via werkgever het veld Correctie saldo (Ben. Budg.) toegevoegd. In de periode waarin in dit veld een bedrag is ingevuld, wordt het saldo met dit bedrag verhoogd. Gaat het om een negatief bedrag, dan wordt het saldo hiermee verlaagd. Actie Als je het saldo bij een medewerker wilt aanpassen, kun je hier in de betreffende periode het bedrag opgeven waarmee je het saldo wilt verhogen of verlagen. Vakantiegeld periodiek uitbetalen Waarom Als je vakantiegeld iedere periode wilt laten uitbetalen, dan was dat alleen mogelijk door de arbeidsvoorwaardevariant te wijzigen naar Betalen per periode. Dit kon je echter alleen zonder problemen doen in de eerste periode van het vakantierechtjaar. Daarom hebben we het vanaf oktober 2023 mogelijk gemaakt het vakantiegeld iedere periode te laten uitbetalen, terwijl de medewerker gekoppeld blijft aan de opbouw-, peil- of combinatiemethode. Je kan deze instelling wijzigen in de loop van een vakantierechtjaar. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Vakantietoeslag Met ingang van 1-10-2023 is aan het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde Vakantietoeslag het volgende veld toegevoegd: Vakantiegeld iedere periode uitbetalen In de periode waarin je dit veld op Ja zet, wordt het opgebouwde saldo uitgekeerd en vanaf de volgende periode wordt de vakantietoeslag periodiek uitgekeerd. Vanaf de periode waarin je dit veld op Nee zet of leeg maakt, wordt het saldo opgebouwd en uitbetaald in de betaalperiode. Let wel op als de betaalperiode vóór de eindperiode ligt, zie hiervoor de toelichting bij dit veld in de online help, onderwerp Medewerkerinstellingen vakantietoeslag. Actie Als je bij een medewerker het vakantiegeld periodiek wil laten uitbetalen, dan kun je het veld Vakantiegeld iedere periode uitbetalen op Ja zetten. Gratificatie en Winstdeling periodiek uitbetalen Waarom Als je gratificatie of winstdeling iedere periode wilt laten uitbetalen, dan was dat alleen mogelijk door de arbeidsvoorwaardevariant te wijzigen naar Betalen per periode. Dit kon je echter alleen zonder problemen doen in de eerste periode van het opbouw/rechtjaar. Daarom hebben we het vanaf oktober 2023 mogelijk gemaakt gratificatie en winstdeling iedere periode te laten uitbetalen, terwijl de medewerker gekoppeld blijft aan de opbouw-, peil- of combinatiemethode. Je kan deze instelling wijzigen in de loop van een opbouw/rechtjaar. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Gratificatie Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Winstdeling Met ingang van 1-10-2023 zijn aan de medewerkerschermen van de arbeidsvoorwaarden Gratificatie en Winstdeling respectievelijk de volgende velden toegevoegd: Gratificatie iedere periode uitbetalen Winstdeling iedere periode uitbetalen In de periode waarin dit veld op Ja zet wordt het opgebouwde saldo uitbetaald en vanaf de volgende periode wordt de gratificatie/winstdeling periodiek uitbetaald. Vanaf de periode waarin je dit veld op Nee zet of leeg maakt, wordt saldo opgebouwd en uitbetaald in de betaalperiode. Let wel op als de betaalperiode vóór de eindperiode ligt, zie hiervoor de toelichting in de online help, onderwerpen Medewerkerinstellingen gratificatie en Inleiding winstdeling. Actie Als je bij een medewerker de gratificatie of winstdeling periodiek wil laten uitbetalen dan kun je de hierboven genoemde velden op Ja zetten.     Opgeloste melding Technische code organisatorische eenheid op loonstrook in plaats van omschrijving (change 4969044) Melding Op de loonstrook werd sinds de juli release de technische code van de Organisatorische eenheid getoond in plaats van de omschrijving.  Hoe  Dit probleem hebben we via extra onderhoud op 8 september verholpen. Actie Om ervoor te zorgen dat de omschrijving voor de Organisatorische eenheid weer wordt getoond, moet je een herberekening opstarten.  

  Mededelingen In de vorige release is functionaliteit toegevoegd die ervoor zorgt dat bepaalde gegevens automatisch worden beëindigd wanneer een medewerker als uitdienst wordt gemeld. Dit betreft de volgende gegevens: Manager Back-up manager Roltoewijzing Deze gegevens worden onmiddellijk beëindigd zodra de uitdiensttreding is ingevoerd. Indien later blijkt dat de uitdiensttreding onjuist is ingevoerd en de datum verder in de toekomst moet liggen, worden de beëindigde gegevens niet automatisch verlengd. In dat geval moeten de gegevens handmatig opnieuw worden ingevoerd indien dit wenselijk is. Overzicht HR inrichting Waarom Om eenvoudiger te kunnen zien hoe de inrichting is in HR Core / Payroll business zijn er verschillende rapporten beschikbaar gemaakt.   In deze release zijn de volgende rapporten beschikbaar: Vrije velden - Een overzicht van vrije velden  met daarbij hoe ze zijn gedefinieerd. Vrije schermen - Een overzicht van de vrije schermen en voor welk niveau ze worden toegepast. Scherm uitbreiden - Een overzicht van schermen waarbij extra gegevens elementen zijn geplaatst. Waardenlijst - Een overzicht van alle waardenlijsten die door de gebruiker zijn gevuld. Profielen - Een overzicht van hoe de profielen zijn ingericht, dit is inclusief de gebruikte gegevens elementen en waarden die moet worden toegepast Profielgroepen - Een overzicht van alle profielgroepen waarin de profielen zijn samengevoegd. Feestdagen Cluster - Wanneer een klant gebruikt maakt van de feestdagen cluster functionaliteit, kan de feestdagen clusters worden getoond. In bij elke feestdag wordt ook de datum van de feestdag weergegeven. Functie informatie - Een overzicht van de functie informatie inrichting. Actieve signalering - Inrichting van actieve signalering. Bij elk rapport is te zien wanneer een wijziging is ingegaan en Beëindigd, en door wie de wijziging is uitgevoerd (de gebruiker). Hoe Menu bijvoorbeeld: Rapporten > Instellingen > Overzicht HR inrichting Selecteer de gewenste peildatum in het scherm 'Overzicht HR inrichting'. Kies Mijn Rapporten of Gedeelde rapporten. Standaard staat het scherm op Mijn rapporten. Door het vakje achter de dik gedrukte tekst aan te vinken, worden alle rapporten binnen die groep geselecteerd of gedeselecteerd.   Door op het vinkje te klikken bij elk groep (Dik gedrukte tekst), worden alle rapporten binnen die groep geselecteerd/gedeselecteerd Klik op Maak rapport. Op basis van de keuze Mijn Rapporten of Gedeelde rapporten, zal het rapport in die menu optie verschijnen. Klik op het rapport in het rapporten overzicht (download). Actie Wanneer er informatie nodig is over de inrichting van een van de opties in de scherm HR inrichting, klik op de vinkjes en haal het rapport op. Uitlogknop toegevoegd  Waarom Voor administratiekantoren, consultants en collega's van onder andere de service desk die toegang hebben tot meerdere klantomgevingen, is het noodzakelijk om de internet browser correct af te kunnen sluiten. Zodat de inloggegevens niet vastgehouden worden en de actieve sessie op een correcte manier wordt afgesloten. Hoe Er is een uitlogknop beschikbaar gesteld die de correcte manier van uitloggen ondersteunt. Hiermee wordt de sessie beëindigd en kan je opnieuw in te loggen.    Actie Op het moment dat je wilt overschakelen naar een andere klantomgeving, kan er op de knop uitloggen worden geklikt.  Wensen van de klant  Uit dienst - Beëindigen verlof en herrekenen verlofsaldo Waarom  Wanneer een medewerker uit dienst gaat, moet de gebruiker momenteel handmatig het verlof inkorten voor verlof dat is aangevraagd na de datum van uitdiensttreding. Dit proces wordt nu geautomatiseerd. Alle lopende verloven na de datum van uitdiensttreding worden automatisch beëindigd en het verlofsaldo wordt bijgewerkt voor: Reguliere verlofsoorten: Voor reguliere verlofsoorten, wordt het nieuwe saldo na rato herrekend op basis van het dienstverband en de uitdienstdatum, minus het opgenomen verlof wat is opgenomen voor de datum uit dienst.  Extra individueel verlof zoals Ouderschapsverlof of Aanvullend verlof: Hierbij worden de uren die zijn opgenomen na datum uit dienst verwijderd, waardoor het totale verlofsaldo toeneemt. Deze verlofsoorten worden niet naar rato dienstverband omgerekend. Met name bij ouderschapsverlof is dit correct, het nieuwe saldo dat overblijft, gaat mee met de medewerker naar een nieuw dienstverband. Hoe  Wanneer een medewerker uit dienst gaat, zal op de achtergrond een proces worden gestart dat alle verlof na de datum van uitdiensttreding verwijdert en het verlofsaldo opnieuw berekent. De doorlooptijd kan maximaal 5 minuten duren. Een uitzondering hierop is zwangerschapsverlof. Deze wordt niet automatisch stopgezet.  In de volgende schermen kan het nieuwe verlofsaldo en het totaal opgenomen verlof tot en met de datum van uitdiensttreding worden bekeken: Medewerker > Verlof > Verlofsaldo  Medewerker > Verlof > Opgenomen verlof Actie Voor medewerkers die al uit dienst zijn gemeld, zal de automatische verwerking niet worden uitgevoerd. Hier blijft handmatige verwerking nodig. Voor medewerkers die uit dienst worden gemeld na deze release (29-06-2024), zal dit proces automatisch verlopen. Indien een medewerker nog zwangerschapsverlof heeft als deze uitdienst gaat, zal dit nog handmatig stopgezet moeten worden.  Let op! Indien een medewerker achteraf onterecht uit dienst is gemeld, zullen de verwijderde verloven handmatig opnieuw moeten worden ingevoerd. Deze zijn terug te zien op het mutatieverslag. Opgenomen verlof wordt aangepast na wijziging van het werkpatroon Waarom Wanneer het werkpatroon van een medewerker wijzigt, moet het bestaande verlof momenteel worden ingetrokken en opnieuw worden ingediend om het verlofsaldo op basis van het nieuwe werkpatroon bij te werken. Na deze release zal dit automatisch worden doorgevoerd voor dagen waarop minder uren gewerkt gaan worden. Hoe Medewerker > Contract > Dienstverband Kies bij een medewerker op de juiste peildatum wat het nieuwe werkpatroon moet zijn, let hierbij op dat de totaal uren per week van het werkpatroon op dezelfde peildatum ook zo is ingevuld bij de uren per week in het scherm arbeidscontract. Op de achtergrond wordt een proces gestart dat de verlofaanvragen na de roosterwijziging opnieuw berekent op basis van het nieuwe werkpatroon. Echter, wanneer door het nieuwe werkpatroon meer uren geboekt zouden moeten worden, wordt de verwerking niet uitgevoerd. Dit komt doordat het niet bekend is of de extra uren handmatig lager zijn gezet of dat dit komt door het oude werkpatroon. In het verlofaanvraagscherm worden de uren die niet gewijzigd kunnen worden met rode regels gemarkeerd. Actie Na deze release wordt het opgenomen verlof automatisch aangepast bij een wijziging van een werkpatroon, waarbij de werkuren minder worden op een dag. Wanneer iemand meer uren op een dag gaat werken, zal het verlof nog handmatig aangepast moeten worden.   Opgeloste meldingen  Reden korting verlofrecht niet meer te kiezen (change 5692098) Melding  Bij het toevoegen van een nieuwe reden voor korting verlofrechten in de waardenlijst, was het niet meer mogelijk om bij een medewerker een reden voor korting verlofrechten te kiezen. Oplossing  Navigeer naar: Medewerker > Verlof > Korting verlofrechten Er is een aanpassing gedaan zodat bij de medewerker de reden voor korting verlofrechten gekozen kan worden als er nieuwe waarden zijn toegevoegd in de waardenlijst. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen. Manager wordt niet altijd correct getoond via HR Easy docs (change 6100870) Melding In sommige situaties kon het voorkomen dat via HR Easy Docs een onjuiste manager werd getoond op een brief. Oplossing Er is een aanpassing doorgevoerd zodat na deze release de juiste manager op een brief wordt gepresenteerd. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen. Mutatieverslag uitgebreid wordt niet opgeleverd (change 6379906) Melding In sommige situaties kon het voorkomen dat het mutatieverslag uitgebreid niet werd aangemaakt. Dit gebeurde voornamelijk wanneer alle gegevenselementen en alle looncomponenten voor een langere periode werden opgevraagd.  Oplossing Er is een aanpassing doorgevoerd zodat er na deze release meer geheugen en ruimte beschikbaar is om het mutatieverslag te kunnen aanmaken. We adviseren echter om altijd bewuste keuzes te maken in het opvragen van de gewenste informatie. Dit verkort de wachttijd voor het genereren van een rapport. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen.  

De meeste gebruikers van Youforce  loggen in via onze inlogpagina op de website. Aangezien niet meer duidelijk is wat oud en nieuw is gaan we de tekst op onze inlogpagina wijzigen.   Wanneer?  Per maandag 26 september aanstaande   Wat? Voor medewerkers en managers is het ‘nieuwe inloggen’ inmiddels al de norm geworden, daarom halen we de tekst ‘Nieuwe’ weg.    Weergave    Als medewerkers inloggen via ‘Inloggen Youforce’ volgt er een tussenscherm:   Hiermee kunnen, net als in de Youforce app, ook medewerkers met Single Sign On (SSO) via de website inloggen: Inloggen via je organisatie.   Voor professionals gaan we een extra optie toevoegen:  Inloggen Youforce *) Inloggen Youforce Certificaat is het ‘oude’ inloggen, mét een certificaat via login1.youforce.biz.   Weergave Met ‘Inloggen Youforce’ kom je uit op het nieuwe inloggen via admin.youforce.com.   *) Inloggen Youforce Deze wijze van 2FA inloggen voor professionals zónder installatie van een certificaat op de PC is nieuw. Wij gaan u hierover de komende maanden verder informeren. Wilt u hierover nu al meer weten klik dan op link nieuwe inloggen en ga naar Beheer professionele accounts met 2FA.   Jouw actie Intern communiceren dat www.vismaraet.nl/inloggen gaat veranderen Pas eventuele (interne) handleidingen aan Pas eventuele snelkoppelingen aan Heb je in de tussentijd toch vragen over deze aanpassingen? Neem dan contact op met ons Service Center.     

Mededelingen (optioneel) YouServe toegangsbeheer - Proef import (Core & Payroll) Medewerker > Proef import In het nieuwe toegangsbeheer is het mogelijk om, voordat de organisatie daadwerkelijk wordt gemigreerd, eerst een proefrun uit te voeren. Na enkele seconden volgt een Excel-rapport dat een evaluatie bevat van de totale import van medewerkers. Het doel hiervan is om te controleren of de medewerkers die je verwacht te importeren uit Core/Payroll Business correct zijn ingericht in het toegangsbeheer. Hoe: Navigeer in het toegangsbeheer naar het menu Medewerkers / Employee. Klik op de knop Proef import Er wordt een nieuw Excel-rapport in de downloadmap opgeslagen. Titel NL Titel EN Omschrijving Klant Client Klant naam en code Bedrijf Company Bedrijfsnaam en code Medewerker Id Employee id Unieke code van medeweker Medewerker code Employee code Medewerker code vanuit HR core/Payroll business Naam Employee name Volledige naam van de medewerker Type medewerker Employee Type Type medewerker  Omschrijving Employee type description Omschrijving van type medewerker. Dienstverband Inservice indicator Dienstverband indicatie  Arbeidsrelatie status Employment status Arbeidsrelatie status waarde en omschrijving Evaluatie datum Evaluation date Datum dat proefrun is gedraaid Evaluatie tijd Evaluation time Tijdstip dat proefrun is gedraaid Import gelukt Access pass Medewerker import True - Gelukt False- Gefaald Aantal ontbrekende velden nr. missing fields Aantal ontbrekende velden Ontbrekende velden / Opmerking Missing field/ remark De velden die ontbreken en eventuele andere foutmeldingen Vastleggen Bedrijfsstatus en facturering Let op: deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor administratiekantoren en consultants. Waarom We gaan voortaan de fase waarin een bedrijf zich bevindt nauwkeuriger vastleggen. Dit is om de volgende redenen: Voor een nieuw bedrijf willen we tijdens de implementatiefase nog geen facturen sturen  Bij een testbedrijf willen we voorkomen dat er per ongeluk betalingen gedaan worden Bij bedrijven die niet meer actief zijn willen we voorkomen dat er nog payroll berekeningen worden uitgevoerd Voor rapportages op klantniveau willen we eventuele testbedrijven en gearchiveerde bedrijven niet meer automatisch selecteren Hoe Menu Applicatiebeheer consultant > Instellingen > Bedrijf Aan het scherm Bedrijf is een nieuw veld toegevoegd: Bedrijfsstatus. Hiermee kun je de volgende statussen vastleggen: Implementatie Productie - Factureerbaar Productie - Niet factureerbaar Testbedrijf klant Testbedrijf Visma Archief Verwijderen Actie Tijdens de opstartfase van een bedrijf hoef je niets te doen: de standaardwaarde is Implementatie. Tijdens deze fase kan het systeem worden ingericht en wordt er nog niet gefactureerd. De status wordt automatisch aangepast naar "Productie - Factureerbaar" zodra er wordt betaald of aangifte wordt gedaan. Alleen in de volgende situaties is het nodig om handmatig de status te wijzigen: Als een bedrijf uitsluitend personeel bevat dat niet in loondienst is, zul je geen aangiftes doen. Wij kunnen dan niet automatisch vaststellen of er sprake is van een productie situatie. Je moet deze bedrijven dus zelf omzetten van Implementatie naar Productie-Factureerbaar. Je mag bedrijven aanmaken met de status Testbedrijf klant: er wordt dan niet gefactureerd. Het is wel de bedoeling dat deze testbedrijven een beperkt aantal medewerkers bevatten: het mag dus geen kopie zijn van alle productiedata! Voor de zekerheid blokkeren we bij dit soort bedrijven het betalen en het doen van aangiftes. Als een klant het contract opzegt, en daarbij een archiefbundel afsluit, zet dan de status van de bedrijven op Archief. Er wordt dan niet meer gefactureerd, maar de gegevens blijven wel bewaard. Als een klant opzegt en daarbij GEEN archiefbundel afsluit, kies dan voor Verwijderen. Het bedrijf zal dan worden verwijderd, zodra de klant als geheel wordt verwijderd. De komende maanden gaan we het factureringsproces aanpassen, zodat er overal met deze status rekening wordt gehouden. Nieuw Rapportages - Overzicht toegang gebruikers/gebruikersgroepen (Core & Payroll) Rapporten > Overzicht toegang gebruikers/gebruikersgroepen  In het profiel Autorisatiebeheer is een nieuw rapport toegevoegd dat een overzicht biedt van de gebruikers met toegang tot de applicatie. Het rapport bestaat uit drie tabbladen: Gebruikers Dit tabblad geeft een overzicht van de gebruikers en hun toegekende rechten. Gebruikersgroepen Hier wordt een overzicht gegeven van alle gebruikersgroepen die in gebruik zijn, samen met het totale aantal gebruikers dat aan elke groep is gekoppeld. Parameter Geeft informatie over de parameters die in het rapport zijn gebruikt. Rapportages - Overzicht inhoud gebruikersprofielen (Core & Payroll) Rapporten > Overzicht inhoud gebruikersprofielen  In het profiel Autorisatiebeheer is een nieuw rapport toegevoegd dat een gedetailleerd overzicht biedt van de inhoud van gebruikersprofielen. Voor elk gebruikersprofiel dat aan een klant gekoppeld is, wordt er een apart tabblad gegenereerd. Op elk tabblad is duidelijk aangegeven via welk navigatie pad een scherm toegankelijk is. Journalisering - Meerdere exportbestanden (Core & Payroll) Let op: deze functionaliteit kan alleen ingericht worden door consultants of administratiekantoren Bij bedrijven waarvoor de automatische journalisering is ingericht is het voortaan mogelijk om de resultaten van de journaalpostverwerking meerdere keren in verschillende export bestanden naar het salarisdossier te sturen.  Menu HR en Payroll > Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces > Automatische journalisering Op deze plek richt je op de gebruikelijke wijze de automatische journalisering in, door het vastleggen van de toe te passen verwerkingsdefinitie en export definitie.  Hierin verandert niets. Menu Journalisering > Instellingen > Uitvoerdefinitie > Exportdefinitie Met deze menukeuze kun je zelf export definities maken, op niveau klant of bedrijf, en kun je ook definities kopieren uit een lijst met standaard definities. In deze definities kun je voortaan het (nieuwe) vinkje Automatisch journaliseren aanzetten. Er wordt dan na het automatisch journaliseren een extra journaalpostenbestand aangemaakt in het gekozen formaat.  Loonaangifte - Handmatig corrigeren (Payroll) (Hotfix 09-04-2025) Soms is het nodig om buiten de salarisverwerking om zaken aan te passen in de Loonaangifte. Het wijzigen van elementen was al mogelijk, echter zijn er ook nog andere situaties mogelijk waarbij het handig is om in te kunnen grijpen op een aangifte. Hieronder hebben we de meest voorkomende gevallen op een rijtje gezet met de daarbij behorende actie. Onderstaande acties dienen altijd per medewerker, per aangiftetijdvak uitgevoerd te worden. Aangifte / Beheer / Bijzondere aangifte / Correctie gebruiker Toevoegen van medewerkers: Via het plusje rechts in het scherm kun je een periode voor een medewerker toevoegen. In de pop up die verschijnt kun je de medewerkers ophalen uit Payroll Business waarbij het systeem al een aantal zaken vooraf voor je invult. Deze medewerker zal worden toegevoegd in de gekozen aangifte periode. Nadat je deze hebt toegevoegd kun je op de gebruikelijke manier (bij IKV tijdvakken) naar de desbetreffende medewerker gaan en daar alle mutaties toevoegen / wijzigen wat je door wilt geven aan de Belastingdienst. Toevoegen / verwijderen van elementen bij een IKV / Medewerkers: Via IKV Tijdvakken kun je, zoals reeds bekend, de medewerker voor een bepaalde periode openen om daar wijzigingen in door te voeren. Tot voor kort was het alleen mogelijk om daar wijzigingen door te voeren op reeds bestaande elementen. Vanaf nu kun je ook eventueel elementen toevoegen, als ze nog niet waren doorgegeven. Dit kan soms voorkomen wanneer het een optioneel element is, maar die nog niet eerder was aangegeven / berekend door de payroll. Als je een regel wilt verwijderen dan kun je de gewenste regel selecteren en dan onderaan kiezen voor "element verwijderen. Als je een regel wilt toevoegen dan kun je onderaan kiezen voor element toevoegen en kun je door te zoeken een element selecteren die nog niet aanwezig is bij deze medewerker in dit aangifte tijdvak. Verwijderen van een IKV / Medewerkers: Soms kan het voorkomen dat de belastingdienst over een eerder jaar een verschil heeft geconstateerd tussen het nominatieve en het collectieve deel. De oorzaak is bijna altijd dat er gedurende het jaar een wijziging heeft plaatsgevonden op een IKV van een werknemer en dat de originele IKV niet is ingetrokken bij de Belastingdienst. Tot heden was hier altijd ondersteuning vanuit YouServe voor nodig. Vanaf nu kun je, door het openen van een IKV tijdvak, zelf het IKV tijdvak verwijderen door onderaan te kiezen voor IKV tijdvak verwijderen. Hierdoor zal er automatisch een intrekking plaatsvinden richting de belastingdienst. Na al deze bovenstaande acties is het altijd noodzakelijk om de desbetreffende correctie aangifte te herberekenen om een XML te genereren.   Salarisdossier - Zoeken naar medewerkers via extra velden (Payroll) In het salarisdossier kun je in het tabblad Resultaten extra kolommen bij de medewerkers laten zien door de HR selectie-eigenschap Zoekvelden in te richten. Deze kolommen kun je voortaan ook gebruiken om documenten te zoeken. Menu Salarisdossier > Documenten > Medewerker > Salarisspecificatie Menu Salarisdossier > Documenten > Medewerker > Jaaropgave In het tabblad Filter is de optie Zoekveld toegevoegd. Hier kun je een van de velden kiezen als je die eerder hebt benoemd als extra kolom. Vul in het vak daarnaast de te selecteren waarde in. Voorbeeld: zoek naar documenten van alle medewerkers van de Afdeling = Finance Als je nog geen extra kolommen had ingericht kun je dat eventueel alsnog doen via Instellingen > Vastlegging > Selectie-eigenschappen HR. Salarisdossier - Sortering van de documenten wijzigen (Payroll) In het salarisdossier staan de documenten van de afrekenperiode die als laatste is afgesloten altijd bovenaan. Meestal is dat een handige volgorde, maar soms is een andere sortering wenselijk. Menu Salarisdossier > Documenten  Door op een kolomklop te klikken kun je voortaan de sortering van de documenten aanpassen. Bijvoorbeeld: Je kunt salarisspecificaties sorteren op de achternaam van de medewerker. Daarbinnen staan de meest recente documenten  - per medewerker - dan nog steeds bovenaan Betaalbestanden kun je sorteren op betaalrekening Aangifte rapporten kun je sorteren op de naam van de onderneming Als je extra kolommen hebt toegevoegd aan de lijst met documenten, bijvoorbeeld het loonheffingennummer in de lijst met aangiftedocumenten, dan kun je ook op die kolommen sorteren. Gewijzigd en verbeterd Verlof - Verlofsaldi herverdelen in de juiste potjes (Core) Oorzaak Het kon voorkomen dat bij een verlofaanvraag of verlof intrekking met terugwerkende kracht, de opgenomen verloven onterecht uit een potje met een latere expiratiedatum waren opgenomen. Hierdoor was het mogelijk dat een verlofsaldo onterecht (op een eerdere datum) verviel. Deze verkeerde manier van afboeken hebben wij in deze release opgelost.  Oplossing Na deze release wordt bij elke verlofaanvraag (welke op automatisch afboeken is gezet) of verlof intrekking bij een medewerker gecontroleerd of de opname uit het juiste verlofpotje wordt gedaan. Dit is het potje dat als eerste vervalt. Uiteraard is dit alleen van toepassing op verlofsoorten binnen de regeling waarbij is aangegeven dat deze automatisch afgeboekt mogen worden. Ook als een nieuw verlofjaar wordt gestart, zullen de reeds gedane verlof opnames voor het nieuwe jaar worden getoetst en vanuit het juiste potje worden afgeboekt. Indien een verlofaanvraag niet op automatisch afboeken is gezet, maar bewust een verlofsoort is gekozen, zal deze altijd van de gekozen verlofsoort worden afgeboekt. Voor aanvragen die op automatisch afboeken gebeurt dit altijd uit het potje met de expiratiedatum die als eerste vervalt voor deze verlofsoort. Hierdoor kan het dus nog wel voorkomen dat er verlofsaldo beschikbaar is uit een ander verlofsoort-potje, met een vroegere expiratiedatum.  Reeds bestaande verlofaanvragen worden niet automatisch herverdeeld. Dit gebeurt alleen bij een nieuwe verlofopname of een verwijdering. Op de pagina Medewerker > Verlof > Verlofsaldo is de knop ‘herverdelen’ geïntroduceerd. Met deze knop kunnen alle verlofaanvragen van een medewerker vanaf het gekozen verlofjaar opnieuw worden beoordeeld en herverdeeld. Dit geldt voor het geselecteerde jaar en de daaropvolgende jaren voor deze medewerker. Let op: na de herverdeling kan dit niet meer ongedaan worden gemaakt. Ook is het mogelijk om het huidige verlofjaar te corrigeren voor een bedrijf. Dit kan door op de plus knop te klikken en vervolgens te kiezen voor ‘Huidig verlofjaar corrigeren’ bij: Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen. Hierdoor zullen alle verlofaanvragen van de medewerkers van dit bedrijf worden beoordeeld en herverdeeld. Deze actie kan enige tijd in beslag nemen. Tijdens dit proces is het mogelijk dat een verlofsaldo bij een medewerker tijdelijk op 0 staat, omdat de herberekening wordt uitgevoerd. Als er op datzelfde moment vanuit de app of vanuit Self Serve een verlofopname wordt toegevoegd, zal deze uitvallen omdat er geen saldo beschikbaar is. Wij adviseren dan ook om deze actie uit te voeren op een moment wanneer de kans op nieuwe verlofaanvragen minimaal is. Rapportages - HR Inrichting (Core) In de menu optie: Rapporten > Instellingen > HR inrichting staan rapporten die iets vertellen over de inrichting in Core. De lijst met rapporten wordt uitgebreid met twee extra rapporten: HR koppelingen  HR koppelingen details HR koppeling Geeft een overzicht van de HR koppelingen van de klant en hoe deze is ingericht HR koppeling details Geeft een overzicht van de instelling per HR koppeling wat daarin is ingericht, bijvoorbeeld in sturing van het gegevenselement Type medewerker met daarin de medewerkers die voor een HR koppeling worden uitgesloten. Gaar naar: Rapporten > Instellingen > HR inrichting Klik op één van de vinkjes of beiden en klik op uitvoeren. Het rapport zal dan in 'Mijn Rapporten' verschijnen wanneer het gereed is. Wanneer een overzicht van de HR koppelingen en inrichting hiervan, vraag de rapporten op. Rapportages - Afrekenmatrix medewerker (Payroll) Rapporten > Berekening > Afrekenmatrix medewerker Het vernieuwde rapport kan nu zowel op klant- (dus ook voor meerdere bedrijven) als ouderwets op bedrijfsniveau worden opgevraagd. We hebben de gebruiksvriendelijkheid van het rapport verbeterd door op het scherm de tabbladen toe te voegen voor het maken van selecties, medewerkers, bedrijven, en het groeperen. Deze aanpassingen zorgen ervoor dat het rapport in lijn is met onze werkwijze voor nieuwe rapporten. De inhoud van het rapport is hetzelfde gebleven. Bij het opvragen van het rapport op klantniveau moet worden aangegeven voor welke bedrijven het rapport uitgevoerd moet worden. Aangezien er meerdere bedrijven geselecteerd kunnen worden, is het noodzakelijk om per bedrijf de salarisverwerking te selecteren tot en met een bepaalde datum. Dit kan gedaan worden achter de bedrijfselectie. Rapportages - Excel output (Core & Payroll) Rapporten Voor alle Excel-rapportages binnen het systeem hebben we de volgende wijzigingen doorgevoerd: -De kopregel nu standaard vastgezet - Standaard filtering aan. De inhoud van de rapporten is verder ongewijzigd gebleven. Gegevenselement "Meldingen vanuit digitaal dossier" (Payroll) Via het gegevenselement "Meldingen vanuit digitaal dossier" is het mogelijk om aan te geven of de medewerker voor het salarisdossier wel of geen meldingen wenst te ontvangen. De standaardwaarde op landniveau was "Geen meldingen". Het gegevenselement werkt echter niet met opschakeling. Medewerker > Arbeidsrelatie > Arbeidsrelatie Vanaf 01-01-2025 is er geen standaardwaarde meer voor het gegevenselement "Meldingen vanuit digitaal dossier" en is de waarde "leeg", dit heeft dezelfde functie als de waarde "Geen meldingen" en houdt in dat er geen meldingen worden ontvangen. Tevens is het veld niet meer verplicht op het scherm.   Aangiftes - Actuele data Aangiftes na herberekening (Payroll) Tot dit moment werden altijd de actuele IKV data opgehaald bij de diverse aangiftes. Dit kan echter verschillen geven als je tussen de afsluitende payroll en de aangifte wijzigingen in de IKV hebt gedaan. Dit komt vooral voor wanneer de aangiftes achter lopen, dan wel zijn afgekeurd, en je de aangifte moest herberekenen. Hierdoor kon het soms zijn dat de rapportage of de XML nieuwe data ophaalde en niet de data van de IKV zoals deze was berekend in de salarisverwerking.  Dit hebben we verbeterd, zodat vanaf nu de rapportages en aangifte zelf altijd de originele IKV data in de aangiftes toont en verwerkt. Aangiftes - L1716: Controle of er voldoende loonheffing is voor de afdrachtverminderingen (Payroll) Menu Loonaangifte > Beheer > Eindheffingen en afdrachtverminderingen In dit scherm kun je de toe te passen afdrachtverminderingen opgeven, voor Zeevaart en/of Speur- en ontwikkelingswerk. De bedragen in het eerste gedeelte van het scherm worden eenmalig toegepast, onderin kun je bedragen opgeven die elk aangiftetijdvak automatisch mogen worden toegepast. Het komt soms voor dat het totaal van de opgegeven afdrachtverminderingen hoger is dan het berekende totaal aan loonheffing. De aangifte wordt in dat geval door de Belastingdienst afgekeurd. Bijvoorbeeld als er uitdiensttredingen hebben plaatsgevonden, kunnen de vaste bedragen plotseling te hoog blijken te zijn.  Om dit te voorkomen gaan we vanaf deze release controleren of dit het geval is: als er niet genoeg loonheffing is om de verminderingen toe te kunnen passen, blijft de aangifte op Bijgewerkt staan. Deze kun je dan niet verzenden, je moet dan eerst de bedragen van de afdrachtverminderingen corrigeren. Vervolgens kun je de aangifte opnieuw doorrekenen via de knop Herberekenen. We gaan binnenkort nog meer van dit soort controles toevoegen, bijvoorbeeld om fouten als gevolg van handmatige correcties af te vangen. Daarbij gaan we dan ook de signalering verbeteren, zodat je nog gemakkelijker kunt zien wat het probleem is. Aangiftes - L1002: Bewaking vroegste moment van inzenden Het komt voor dat aangiftes te vroeg worden ingestuurd, de Belastingdienst keurt deze dan af: inzenden is officieel pas mogelijk vanaf de eerste dag van het aangiftetijdvak. Deze situatie willen we voorkomen. Menu Loonaangifte > Beheer > Aangifte Menu Loonaangifte > Beheer > Collectief verzenden aangiftes Als een aangifte te vroeg wordt ingezonden, dan bewaren wij die, en sturen hem pas door op de tweede dag van het betreffende aangiftetijdvak.  Er is gekozen voor de tweede dag omdat in de praktijk blijkt dat aangiftes soms ook (vroeg) op de eerste dag worden afgekeurd. Je ziet de datum en tijd van verzending terug in het detailscherm van de aangifte onder het tabblad Verzending en verwerking.   Aangiftes - Signaleringen Payroll (Payroll) In het systeem zijn diverse signaleringen beschikbaar die kunnen worden gebruikt om de resultaten van de payrollverwerking te controleren. Het bleek dat een aantal signaleringen inmiddels niet meer van toepassing zijn en onterecht op het signaleringsverslag verschenen. Ook konden een aantal signaleringen van het soort Loonaangifte verder worden aangescherpt, waardoor foutieve Loonaangiftes kunnen worden voorkomen. Tevens zijn de helpteksten van de signaleren doorgenomen en waar nodig ge-updatet. Rapporten > Berekening > signaleringsverslag De volgende signaleringen zijn aangepast per 01-01-2025: Signalering Aanpassing 2216 - Datum uitdienst is niet gevuld Gegevenselement "Reden uitdienst" is vervangen door "Reden einde inkomstenverhouding" 2307 - Aard arb.verh. icm reden uitdienst ongeldig Soort signalering aangepast naar Ernst Fout 2501 - Reden uitdienst niet gevuld Signaal aangescherpt. Reden UD vervangen 1812 - reden geen bijtelling en prive gebruik > 0 Nieuw signaal; op het einde van de periode is wel een reden geen bijtelling auto, maar er is wel een bijtelling berekend. Dit leidt tot een afkeuring van de aangifte 1813 - reden geen bijtelling en bijdrage wn > 0 Nieuw signaal: op het einde van de periode is er een reden geen bijtelling auto, maar er is wel een eigen bijdrage werknemer opgevoerd. Dit leidt tot een afkeuring van de aangifte 2103 - Indicatie overeenkomst Arb, Opr, Schrift De waarde van de contractindicaties worden nu getoetst aan het begin van de periode 1606 - Code aard arbeidsverh. is niet opgegeven  Soort signalering aangepast naar Ernst Fout Daarnaast zijn er diverse signaleringen die niet meer van toepassing waren stopgezet per 01-01-2025 of indien nodig per een eerdere begindatum. Hiermee willen we voorkomen dat er onnodige signaleringen in het signaleringsverslag terecht komen.   Opgeloste meldingen Verlofoverzicht - informatie getoond dat er niet hoort (change 8025019) (Core) Oorzaak Bij het exporteren van het verlofsaldo werd onterecht de omschrijving "extra ind. recht" weergegeven naast de totale rechten.   In het rapport staan de volgende kolommen: Oplossing De tekst is aangepast naar "Totaal", zodat het duidelijk is dat alleen de totale uren worden getoond. No show medewerkers in andere systemen (change 8199890) (Core) Oorzaak In release 2025-04 is een wijziging doorgevoerd waarin de uitdienstdatum niet meer werd opgeslagen voor medewerkers die nooit in dienst zijn geweest. Dit heeft helaas onvoorziene gevolgen gehad voor andere systemen. Oplossing Omdat andere systemen een uitdienstdatum vereisen, is besloten om voor no-show medewerkers alsnog een uitdienstdatum op te slaan. Deze datum zal gelijk zijn aan de datum waarop de medewerker oorspronkelijk in dienst zou treden. Roltoewijzingen worden niet afgesloten na uitdienst in het portal (change 8136468) (Core) Oorzaak Binnen HR Core krijgt de roltoewijzing een einddatum nadat een medewerker uitdienst is gemeld. Deze functionaliteit is in release 2024-05 naar productie gegaan, zodat de rollen via de USMM API beëindigd zouden worden. Echter, de rollen bleven binnen het portal nog actief. Oplossing De functionaliteit is aangepast zodat de rollen ook binnen het portal automatisch zullen worden verwijderd. Dit proces wordt uitgevoerd voor alle medewerkers die na release 2024-05 uitdienst zijn gemeld. Situaties die voor deze release zijn gemeld, blijven ongewijzigd. Medewerker ontbreekt op het Overzicht WAZO-WIEG-OSV (change 8029389) (Core) Oorzaak Wanneer er voor een medewerker verlof is vastgelegd dat over de jaargrens heen gaat, verscheen deze medewerker niet op het tabblad OSV van het rapport. Oplossing Dit probleem is opgelost. Na de release zijn medewerkers met een verlof dat over een jaarovergang gaat nu ook zichtbaar op het rapport. Selectie-eigenschappen HR - Laatste element verwijderen lukt niet (Core & Payroll) Oorzaak Als er nog maar één gegevenselement in een selectie-eigenschap aanwezig is, kun je deze niet verwijderen. Oplossing Het probleem is opgelost, ook het laatste element kan - indien nodig - uit een selectie-eigenschap verwijderd worden. Aangiftes - Loonkostenvoordeel indicaties worden niet verwerkt in de Loonaangifte (change 7995074) (Payroll) (Hotfix 02-04-2025) Oorzaak Wanneer er alleen een mutatie is vastgelegd bij een medewerker wat een indicatie van de Loonkostenvoordeel betreft kwam deze niet altijd terecht in de Loonaangifte. Wanneer er ook andere mutaties waren gedaan bij een werknemer kwam de wijziging van de indicatie Loonkostenvoordeel wel mee in de Loonaangifte. We hebben dit in de programmatuur opgelost en zal vanaf nu wel altijd het geval zijn. Wanneer  Oplossing 2025: Voor de indicaties die over 2025 niet mee zijn genomen zal dit worden opgelost na de eerstvolgende afsluitende salarisverwerking. Het systeem zal dan automatisch correctie periodes aanmaken voor deze medewerkers. 2024: Wanneer je als bedrijf nog in de correctie modus zit, zal het systeem automatisch na een eerstvolgende afsluitende salarisverwerking een correctie aangifte klaarzetten waarbij deze indicatie alsnog juist zal worden doorgegeven. 2024: Wanneer je als bedrijf NIET meer in de correctiemodus zit zullen wij de laatste aangifteperiode voor je openzetten, waardoor deze indicatie alsnog zal worden toegevoegd in de aangifte. Daarna kan de aangifte opnieuw verstuurd worden. 2023: Voor 2023 zal deze correctie, wanneer de indicatie niet in de Loonaangifte is gekomen opgelost kunnen worden door een handmatige correctie. Wanneer je in 1 van bovenstaande groepen hoort, zal YouServe contact met je opnemen, met de daarbij behorende werkinstructies.  

  15 april 2025 Workflow uitgesloten voor niet manager (Change 55552960) Oorzaak: In de functie 'Uitsluiten workflow' wordt bij het uitsluiten van een manager ook andere rollen uitgesloten. Oplossing: We hebben het probleem opgelost, voor een manager sluiten we nu alleen de rol MGR uit.   10 april 2025 Verwijder knop werkt niet bij declaraties met Excel formaat (Change 7743554) Oorzaak: Bij het klikken op de knop "Verwijderen" in een uitgebreide uitgave treedt een JavaScript-fout op. Hierdoor wordt de knop uitgeschakeld en kan de mutatie niet worden verwijderd. Oplossing: We hebben maatregelen genomen om de JavaScript-fout te voorkomen. Dit zorgt ervoor dat de knop "Verwijderen" correct werkt, zodat declaratie mutaties kunnen worden verwijderd.   1 april 2025 Formulieren of dialoogvensters zijn nog steeds meerdere keren zichtbaar in de Template Editor (Change 8119849) Het probleem van de gedupliceerde templates is opgelost. In de Template Editor moeten de gedupliceerde templates (formulieren en/of dialogen) nog wel worden verwijderd. Het Template Editor-team zal dit verzorgen. Update wijziging in de afzender van verstuurde mail  Het wijzigen van het noreply e-mailadres in Self Service naar noreply@youserve.nl is met twee weken uitgesteld. We houden je op de hoogte wanneer we het noreply e-mailadres gaan wijzigen. Dit uitstel heeft geen gevolgen.     ENGLISH TRANSLATION April 15th 2025 Workflow excluded for non-managers (Change 55552960)   Cause: In the function 'Exclude workflow,' excluding a manager also resulted in other roles being excluded. Solution: We have resolved the issue, when excluding a manager, only the MGR role is excluded.   April 10th 25th 2025 Delete Button is not working for expense mutations with Excel sheets (Change 7743554) Rootcause: A JavaScript error occurs when clicking the Delete button in an extended expense, which disables the button and prevents the deletion of the mutation. Solution: Implement measures to prevent the JavaScript error, ensuring the Delete button functions correctly and allows for the deletion of expense mutations.   April 1st 25th 2025 Forms or dialogs are still visible multiple times in the Template Editor (Change 8119849) The problem of duplicated templates has been resolved. In the Template Editor, the duplicated templates (forms and/or dialogs) still need to be removed. The Template Editor team will take care of this. Update change in sender of sent mail Changing the noreply email address in Self Service to noreply@youserve.nl has been postponed by two weeks. We will keep you informed when we will change the noreply email address. This postponement has no consequences.    

Gewijzigd en verbeterd Aanpassing voor toegangsbeheer (HR Core) Medewerker > Medewerker > Identiteit  Het veld "PING Identiteit" is hernoemd naar "Toegekende Identiteit". Medewerker > Arbeidsrelatie > YouServe toegang Het veld "Indicatie YouServe Toegang" is verwijderd. Vanwege een andere oplossing is dit veld niet langer nodig. Aanpassing bestaande rapporten (HR Core) Rapporten > Personeelsmanagement > Voorgestelde UPI  Rapporten > Personeelsmanagement > Persoonsoverzicht Voor bovenstaande rapporten is in Excel de kopregel vastgezet en staat filtering standaard ingeschakeld. De inhoud van het rapport is onveranderd gebleven.   Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht indiensttredingen Voor dit rapport is naast het vastzetten van de kopregel en het aanzetten van de filtering, het ook mogelijk gemaakt om deze zowel op klantniveau (dus ook voor meerdere bedrijven tegelijk) als op bedrijfsniveau te draaien.   Mutatieverslag uitgebreid verbeteringen (HR Core en Payroll) Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag (uitgebreid) Er zijn drie belangrijke wijzigingen doorgevoerd in het opgeven van de parameters: Tijd specifieke filtering: Het is nu mogelijk om, naast de 'Datum vanaf' en 'Datum tot en met', ook een specifieke tijd in te stellen. Standaard zijn deze tijden ingesteld op 00:00 uur en 23:59 uur, zodat volledige dagen worden weergegeven. Indien gewenst, kunnen deze tijden worden aangepast. Dit kan handig zijn wanneer je bijvoorbeeld een run halverwege de dag hebt afgesloten en voor de nieuwe maand vanaf dat tijdstip de mutaties wilt meenemen in de controles. Standaard datumbereik: De standaard instelling voor de 'Datum vanaf' en 'Datum tot en met' is nu één maand (de huidige maand), om te voorkomen dat onnodig grote selecties worden gemaakt. Uiteraard kunnen deze velden ook naar wens worden aangepast. Kopregel en Filtering: in het Excel-rapport de kopregel nu standaard vastgezet, en staat filtering standaard ingeschakeld. Rapport Looncomponenten uitvoer verbeterd (Payroll) Rapporten > Berekening > Looncomponenten uitvoer Het vernieuwde rapport kan nu zowel op klant-(dus ook voor meerdere bedrijven) als op bedrijfsniveau worden opgevraagd. We hebben de gebruiksvriendelijkheid van het rapport verbeterd door op het scherm de tabbladen toe te voegen voor het maken van selecties, waaronder looncomponenten, medewerkers, bedrijven, en het groeperen. Deze aanpassingen zorgen ervoor dat het rapport in lijn is met onze werkwijze voor nieuwe rapporten. Verder is de kopregel in Excel nu vastgezet en staat filtering standaard ingeschakeld. De inhoud van het rapport is hetzelfde gebleven. Bij het opvragen van het rapport op klantniveau moet worden aangegeven voor welke bedrijven het rapport uitgevoerd moet worden. Aangezien er meerdere bedrijven geselecteerd kunnen worden, is het noodzakelijk om per bedrijf de salarisverwerking te selecteren tot en met een bepaalde datum. Dit kan gedaan worden achter de bedrijfselectie. Aanpassing in de signalen L2221, L2222 en L2223 (Payroll) Indien bij een medewerker bij het veld Soort inkomen een waarde is vastgelegd die ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moeten de onderstaande velden op het scherm Arbeidscontract de waarde Niet van toepassing hebben. Contract onbepaalde / bepaalde tijd. Zo niet dan wordt signaal 2221 op het signaleringsverslag gegeven. Schriftelijke arbeidsovereenkomst. Zo niet dan wordt signaal 2222 op het signaleringsverslag gegeven. Oproepovereenkomst. Zo niet dan wordt signaal 2223 op het signaleringsverslag gegeven. Bovenstaande signaleringen werden ten onrechte NIET gegeven als de medewerker uit dienst is en nog een nabetaling ontvangt. Dit kon signalen veroorzaken bij de Belastingdienst over de eerste periodes van 2025.  Wanneer je deze signalen hebt ontvangen van de Belastingdienst kun je deze nog aanpassen naar de juiste waarden, per de juiste datum, zodat je deze signalen oplost. Vanaf deze release zijn bovenstaande signalen aangepast en worden ze ook gegeven als de medewerker uit dienst is en nog een nabetaling ontvangt. Dit geldt vanaf 1-1-2025. Verzekeringswetten en AOW (Payroll) Wanneer een medewerker met een IVA uitkering of WGA uitkering (Soort inkomen heeft dan de waarde 39 of 40) de AOW gerechtigde leeftijd bereikt, dan werden de indicatoren WAO/IVA/WGA verzekerd en WW verzekerd niet automatisch op Nee gezet. Dit gebeurt al wel als Soort inkomen de waarde 11, 13 of 15 heeft. Het niet op Nee zetten leidt dan tot signalen van de Belastingdienst dat deze indicatoren een onjuiste waarde hebben. Met ingang van deze release is dit opgelost en zal de Payroll bij de eerstvolgende salarisverwerking de verzekeringswetten alsnog juist muteren. Indien een medewerker met een IVA of WGA uitkering de AOW gerechtigde leeftijd bereikt, dan worden de indicatoren WAO/IVA/WGA verzekerd en WW verzekerd ook op Nee gezet, met als ingangsdatum de begindatum van de afrekeningsperiode waarin de AOW gerechtigde leeftijd wordt bereikt.  Rapport Aangifte totalen en afdrachten ook voor UPA automatisch naar Salarisdossier (Payroll) (Wens) Het rapport Aangifte totalen en afdrachten werd tot nu toe automatisch aangemaakt en geplaatst in het Salarisdossier zodra de Belastingdienst een loonaangifte had goedgekeurd. Vanaf deze release zal ditzelfde proces ook gelden voor de Uniforme pensioenaangiftes. Salarisdossier > Documenten > Aangiftes Zodra een Uniforme Pensioenaangifte is goedgekeurd door de pensioenuitvoerder, wordt het rapport Aangifte totalen en afdrachten automatisch aangemaakt en in het salarisdossier geplaatst. In het salarisdossier is daarom de menukeuze Belastingdienst hernoemd naar Aangiftes. De rapporten zijn in dit menu van elkaar te onderscheiden door een extra kolom Omschrijving: deze laat zien of het om een loonaangifte gaat of een Uniforme pensioenaangifte. De pensioenuitvoerder wordt daarbij tussen haakjes vermeld.  Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces > Automatische rapportage Het veld Aangifte totalen en afdrachten hoeft niet meer op Ja gezet worden, dit veld is van het scherm verwijderd. De rapporten worden automatisch aangemaakt, zodra de Belastingdienst of pensioenuitvoerder de aangifte heeft verwerkt. Salarisdossier: zoeken naar medewerkers is verbeterd (Payroll) (Wens) Bij het zoeken naar Salarisstroken en jaaropgaven kun je in het tabblad Filter een bedrijf kiezen, en via de keuzelijst daarnaast een medewerker zoeken. Daarbij kreeg je tot nu toe de medewerkers van alle bedrijven te zien en niet alleen de medewerkers die behoren toe het geselecteerde bedrijf. Dit hebben we op basis van feedback van gebruikers aangepast. Als je in de eerste keuzelijst een bedrijf kiest, en daarna in de andere lijst zoekt naar een medewerker, zul je alleen de medewerkers zien van het geselecteerde bedrijf. Dit maakt het zoeken gemakkelijker. De wijziging geldt voor de twee onderstaande schermen in het Salarisdossier: Salarisdossier > Documenten > Salarisspecificatie Salarisdossier > Documenten > Jaaropgave  Opgeloste meldingen Icoon dat getoond wordt in OrgSight (Change 7917583) (OrgSight) Oorzaak   In sommige situaties werd er onterecht een icoon van de organisatiestructuur weergegeven bij een medewerker.    Oplossing Vanaf deze release is de programmatuur aangepast zodat het icoon van de organisatiestructuur niet meer bij medewerkers wordt getoond. Datum indienst organisatie wordt niet getoond in Performance Management (change 7917901) (HR Core) Oorzaak Vanwege verschillende benamingen tussen HR Core en Performance management, werd het veld niet correct getoond. Oplossing Dit probleem is opgelost. Na de release zal dit veld correct worden weergegeven. Datum uitdienst past zich aan naar peildatum (change 8006253) (HR Core) Oorzaak Bij medewerkers die als 'no show' zijn gemarkeerd, was er een statusverandering doorgevoerd in de afgelopen release als gevolg van de overgang naar een nieuw toegangsbeheersysteem. Voor deze medewerkers wordt de datum van uitdiensttreding (tevens ook indienstdatum) niet meer fysiek opgeslagen, maar op het scherm werd iets anders weergegeven. Oplossing Er is een aanpassing doorgevoerd zodat bij een No show medewerker de 'Datum uitdienst' leeg is, bij de dienstverbandindicatie wordt Uit dienst getoond, om zo zichtbaar te maken dat deze medewerker niet actief is geweest. Berekening verlofrecht bij ouderschapsverlof (change 7796412) (HR Core) Oorzaak De berekening van de korting verlofrecht indien ouderschapsverlof is opgenomen kon in sommige situaties afwijken. Dit kon soms voorkomen indien een wijziging van parttime percentage plaatsvond, waarna een te hoge korting werd toegepast.  Oplossing De programmatuur is aangepast dat vanaf deze release de juiste verlofkorting wordt toegepast bij nieuwe invoer. Indien er bij een reeds bestaand ouderschapsverlof een onjuiste verlofkorting heeft plaatsgevonden, dient de aanvraag te worden verwijderd en vervolgens opnieuw ingevoerd te worden.  Ouderschapsverlof onjuist berekend (change 7917955) (HR Core) Oorzaak De berekening en toekenning van ouderschapsverlof was in sommige situaties onjuist. In bepaalde gevallen werd betaald ouderschapsverlof ten onrechte toegekend aan kinderen ouder dan 1 jaar. Dit saldo werd bovendien niet correct overgezet naar onbetaald ouderschapsverlof. Daarnaast kon het in uitzonderlijke gevallen voorkomen dat uren opgenomen bij een vorige werkgever niet correct van het saldo werden afgetrokken. Oplossing De programmatuur is bijgewerkt zodat met deze release betaald ouderschapsverlof alleen wordt toegekend aan kinderen die op of na 02-08-2022 zijn geboren en jonger zijn dan 1 jaar. Voor kinderen van 1 tot en met 7 jaar zal het saldo worden overgeheveld naar onbetaald ouderschapsverlof. Verder is er aanpassing gedaan zodat opgenomen uren bij een vorige werkgever correct van het saldo worden afgetrokken. Reeds toegekend ouderschapsverlof dat al aan een medewerker is toegekend, wordt niet automatisch gewijzigd, mocht hier een foutieve toekenning zijn gedaan, is het advies om deze te verwijderen en opnieuw in te voeren.  Foutmelding bij Ad-hoc rapportage (change 7989863) (HR Core & Payroll) (Hotfix 13-03-2025) Oorzaak In bepaalde situaties verscheen er een foutmelding bij het opvragen van de ad-hoc rapportage. Oplossing Op 13-03-2025 hebben we de programmatuur aangepast, zodat deze foutmelding niet langer wordt weergegeven bij het opvragen van het rapport. Ten onrechte uitbetaling gratificatie bij uitdiensttreding (change 7827323) (Payroll) Oorzaak Bij een medewerker die uitdienst gaat per 1 februari is niet alleen de uitgestelde gratificatie over het vorig jaar, waar de medewerker nog recht op had, uitbetaald, maar ook de gereserveerde opbouw van het nieuwe jaar. Hierop had de medewerker geen recht omdat de keuze "uitbetalen bij uit dienst" op nooit staat. Oplossing De programmatuur is aangepast zodat, vanaf deze release bij uitdienst terwijl uitbetalen bij uitdienst op "nooit" staat, alleen een eventueel uitgestelde betaling nog kan worden betaald; de reservering voor het nieuwe jaar zal niet worden uitbetaald. Toetsing minimumloon houdt geen rekening met wachturen (change 7955320) (Payroll) Oorzaak Wanneer er een wachtdag ingehouden werd bij een medewerker EN in de arbeidsvoorwaarde Salaris was het veld "Controleren op wettelijk minimumloon" gevuld met de waarde "Alleen Controleren of Controleren en aanvullen", dan werd het uitbetaalde salaris getoetst tegen het fulltime minimum. Echter moet dit getoetst worden tegen het minimumloon minus de wachturen. Hierdoor werd er een onterechte signalering gegeven dat er onder het wettelijk minimum uitbetaald werd, of vond er onterecht een aanvulling plaats tot het fulltime minimumloon. Oplossing Met ingang van 1-1-2025 is er een aanpassing gedaan, waardoor er nu getoetst wordt tegen het verlaagde minimumloon wanneer er sprake is van wachturen. Medewerkers met hetzelfde fulltime maandloon hebben een cent verschil in het berekende uurloon (change 7941203) (Payroll) Oorzaak Indien het salaris op fulltime basis van een medewerker gelijk is aan het berekende minimumloon op fulltime basis, dan werd het berekende uurloon naar boven afgerond. Momenteel is er sprake van een minimum uurloon en niet meer van een minimumloon. Bij medewerkers die op het minimum uurloon zijn ingedeeld, werd door die afronding een te hoog uurloon berekend en kon dit € 0,01 hoger zijn.   Oplossing Vanaf deze release is dit aangepast en vindt deze afronding niet meer plaats. De aanpassing is gedaan per 1-1-2025. Collectief zenden aangiftes werkt niet meer (change 7959154) (Payroll) (Hotfix 24-03-2025)  Oorzaak Na een aanpassing in de release van februari om het collectief zenden ook mogelijk te maken voor alle instanties tegelijkertijd is er helaas een fout ingeslopen waardoor dit collectief zenden niet meer werkt. Oplossing Vanaf deze Hotfix ( 24-03-2025) is dit aangepast en kun je het collectief zenden weer gebruiken voor alle type aangiftes. Wet- en regelgeving CO2 jaarrapportage (Payroll) Oorzaak   De wens van klanten is geweest om een aanpassing te doen in de CO2 Rapportage. In veel gevallen wordt de registratie voor "Declaratie zakelijke kilometers" niet specifiek de verbijzondering "Mobiliteit" vastgelegd. Dit was echter wel nodig voor een juiste rapportage. De wens is om ook, wanneer de verbijzonder Mobiliteit" leeg is deze te koppelen aan het rapport in de kolom " Zakelijke Kilometers"  Oplossing In deze release hebben we een aanpassing gedaan op het rapport zodat de zakelijke kilometers ook bij een lege verbijzondering "Mobiliteit" worden opgeteld.

10 april 2025 Verwijder knop werkt niet bij declaraties met Excel formaat (Change 7743554) Oorzaak: Bij het klikken op de knop "Verwijderen" in een uitgebreide uitgave treedt een JavaScript-fout op. Hierdoor wordt de knop uitgeschakeld en kan de mutatie niet worden verwijderd. Oplossing: We hebben maatregelen genomen om de JavaScript-fout te voorkomen. Dit zorgt ervoor dat de knop "Verwijderen" correct werkt, zodat declaratie mutaties kunnen worden verwijderd. 1 april 2025 Formulieren of dialoogvensters zijn nog steeds meerdere keren zichtbaar in de Template Editor (Change 8119849) Het probleem van de gedupliceerde templates is opgelost. In de Template Editor moeten de gedupliceerde templates (formulieren en/of dialogen) nog wel worden verwijderd. Het Template Editor-team zal dit verzorgen. Update wijziging in de afzender van verstuurde mail  Het wijzigen van het noreply e-mailadres in Self Service naar noreply@youserve.nl is met twee weken uitgesteld. We houden je op de hoogte wanneer we het noreply e-mailadres gaan wijzigen. Dit uitstel heeft geen gevolgen.   25 maart 2025 Wijziging in de afzender van verstuurde mail In Self Service wordt begin volgende week maandag 31 maart, in navolging van HRCore Business, de afzender van de e-mails die vanuit het systeem worden verzonden gewijzigd van noreply@youforce.com naar:  noreply@youserve.nl. Het is belangrijk om binnen je eigen organisatie te controleren of deze e-mails als betrouwbaar worden gemarkeerd en niet als spam. Zorg ervoor dat de juiste whitelisting maatregelen zijn genomen om een vlotte communicatie te garanderen. Formulier of dialoogvenster verschijnt meerdere keren in de Template Editor (Change 800321) Oorzaak De Template Editor ondervond een probleem bij het maken van een kopie van een formulier of dialoog in Self Service. Dit probleem resulteerde in gedupliceerde dialogen of formulieren, omdat elke keer dat de Template Editor faalde, er een duplicaat template werd gemaakt aan de kant van de Template Editor. Oplossing Het Template Editor team heeft het probleem aan hun kant opgelost. Aan de kant van Self Service hebben we nu een oplossing geïmplementeerd om de gegenereerde template te verwijderen in het geval dat de Template Editor service faalt. 13 maart 2025 Gegevens Self Service worden niet volledig naar HRCore verzonden (Change 7800699) In een Self Service formulier kan het voorkomen dat er een element aanwezig is dat niet bestaat bij een klant. Dit element blijft niet zichtbaar in het formulier en moet handmatig worden verwijderd. Bovendien bevat dit element een bewerking. Dit element is via de functie "Importeren definitie" meegekomen in de inrichting. Het niet-bestaande element met bewerking zorgde ervoor dat alle daaropvolgende pre- of postbewerkingen niet meer werden uitgevoerd. Door middel van een aanpassing in onze code is dit probleem opgelost. Als het element niet bestaat, worden alle andere bewerkingen in het formulier uitgevoerd. Je kunt bij de speciale functie "Formulier consistentie" zien of er elementen op een formulier aanwezig zijn die niet bestaan in de betreffende klantomgeving.   Je kunt het element verwijderen door op de prullenmand te klikken.       ENGLISH TRANSLATION April 10th 25th 2025 Delete Button is not working for expense mutations with Excel sheets (Change 7743554) Rootcause: A JavaScript error occurs when clicking the Delete button in an extended expense, which disables the button and prevents the deletion of the mutation. Solution: Implement measures to prevent the JavaScript error, ensuring the Delete button functions correctly and allows for the deletion of expense mutations.   April 1st 25th 2025 Forms or dialogs are still visible multiple times in the Template Editor (Change 8119849) The problem of duplicated templates has been resolved. In the Template Editor, the duplicated templates (forms and/or dialogs) still need to be removed. The Template Editor team will take care of this. Update change in sender of sent mail Changing the noreply email address in Self Service to noreply@youserve.nl has been postponed by two weeks. We will keep you informed when we will change the noreply email address. This postponement has no consequences.   March 25th 2025 Change in sender of sent mail In Self Service, following HRCore Business, the sender of the e-mails sent from the system will be changed from noreply@youforce.com to: noreply@youserve.nl at the beginning of next Monday, March 31. It is important to check within your own organization whether these e-mails are marked as reliable and not as spam. Make sure that the correct whitelisting measures have been taken to guarantee smooth communication. Form or Dialog appears multiple times in Template Editor (Change 800321) Cause The Template Editor encountered an issue when creating a copy of a form or dialog in Self Service. This issue resulted in duplicated dialogs or forms because each time the Template Editor failed, a duplicate template was created on the Template Editor side. Solution The Template Editor team has resolved the issue on their end. On the Self Service side, we have implemented a solution to delete the template generated in case the Template Editor service fails.     March 13th 2025 Self Service data is not completely sent to HRCore (Change 7800699) In a Self Service form, it can happen that an element is present that does not exist for the customer in question. This element does not remain visible in the form and must be removed manually. In addition, this element contains an edit (Bewerking). This element was included in the setup via the "Import definition" function. The non-existent element with edit caused all subsequent pre- or post-editing to no longer be performed. English This problem has been solved by means of an adjustment in our code. If the element does not exist, all other edits in the form are performed. You can see in the special function "Form consistency" whether there are elements on a form that do not exist in the customer environment in question.  You can remove the element by clicking on trash can      

Gebruikers die in Mijn YouServe inloggen en geautoriseerd zijn voor minstens 1 HR Professional applicatie zien vanaf donderdag 13 maart 2025 een popup met de mededeling dat YouServe een verbetert toegangsbeheer introduceert. Gebruikers kunnen dit bericht als gelezen aanvinken en daarmee vermijden dat het bericht na elke aanmelding verschijnt.    Kennisartikel hier beschikbaar

Nieuw Grondslagen CO2 rapportage ( Hotfix 03-02-2025) Waarom  Voor de vastlegging van de elementen die meetellen voor de CO2 rapportage is een nieuwe grondslag aangemaakt en bij een bestaande grondslag standaard een aantal elementen toegevoegd in de grondslag.  Hoe  Instellingen > Berekening > Grondslag Nieuwe grondslag "CO2 Openbaar vervoer declaraties vrije looncomp.": In deze grondslag kunnen vrije looncomponenten worden ingericht die worden gebruikt om openbaar vervoer declaratie te vergoeden. Bestaande grondslag "CO2 Declaratie elementen" In deze Grondslag zijn op nivo Nederland de volgende gegevenselementen voor het vastleggen van km's toegevoegd, die worden gebruikt voor het vergoeden van zakelijke km's: kilometers declaratie aanv. belast 1 - reiskosten kilometers declaratie aanv. belast 2 - reiskosten Kilometers declaratie o.b.v. staffel - Reiskosten OV kilometers declaratie - Reiskosten Zakelijke kilometers CO2 registratie Actie  Wij hebben bovenstaande U kunt de nieuwe grondslag evt verder inrichten met eigen vrije looncomponenten. YouServe toegangsbeheer in HR core HR Core/Payroll Business Inleiding Bij YouServe wordt hard gewerkt aan een eigen Identiteits- en Autorisatie Manager (IAM). Om dit proces eenduidig aan te sturen, is HR Core/Payroll Business leidend voor de werknemersgegevens. Naast de mogelijkheid voor medewerkers om in te loggen in de systemen van YouServe, is er ook functionaliteit ontwikkeld voor medewerkers die nog in dienst moeten treden of al uit dienst zijn, maar bijvoorbeeld nog toegang tot hun salarisdossier nodig hebben. Dit noemen we de "Medewerker Dienstverband Reis" (Employee Journey). Ondersteuning voor de Employee Journey Een belangrijk aspect van de Employee Journey is het gegevenselement "Arbeidsrelatie Status," dat te vinden is in het scherm YouServe Toegang. Dit element kent nu vier waarden, die binnenkort worden uitgebreid naar vijf: 0 - Toekomstig in dienst, geen login vooraf: Wanneer de medewerker al bestaat in HR Core/Payroll Business voor de datum van indiensttreding en er geen begindatum login is, is de status 0. 1 - Toekomstig in dienst, met login vooraf: De medewerker kan inloggen voordat hij of zij in dienst treedt. 2 - Actief dienstverband: Medewerker is momenteel in dienst. 3 - Uit dienst: Medewerker is niet meer in dienst. 4 - Nooit in dienst geweest: Medewerker is aangemaakt maar nooit verschenen (no show). 5 - Uit dienst, kan niet meer inloggen: Toekomstige waarde om de toegang verder te beperken. Deze waarden kunnen in YouServe toegangsbeheer worden gebruikt als filter bij het toekennen van autorisaties. Waarom YouServe streeft naar volledige integratie van HR Core/Payroll Business tot en met het Portaal, waarin elke gebruiker de programma's van YouServe in eigen beheer kan gebruiken. Hiermee wordt de toegang tot de YouServe omgeving vereenvoudigd. Hoe Menu bijvoorbeeld: Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens Klant In dit scherm staan twee gegevenselementen waarmee de Medewerker Dienstverband Reis kan worden ingericht: Aantal maanden login voor indiensttreding: Het aantal maanden dat een toekomstige medewerker eerder kan inloggen. Aantal maanden login na uitdiensttreding: Het aantal maanden na uitdiensttreding dat de medewerker nog kan inloggen. Voor beide elementen geldt dat het gebruik ervan leidt tot extra kosten, die worden meegenomen in de maandelijkse facturatie. Medewerker > Arbeidsrelatie > YouServe toegang Op dit scherm staan de elementen die helpen om te zien E-mail (Zakelijk) Via het scherm Medewerker(s) of Adresgegevens wordt het E-mail zakelijk opgegeven.  Dit is het E-mail dat vanuit de organisatie aan een medewerker wordt gegeven. E-Mail (privé) Via het scherm Medewerker(s) of Adresgegevens wordt het E-mail privé opgegeven. Dit is het E-mailadres dat persoonlijk is van de medewerker E-Mail (login) Op basis van het E-mail Zakelijk, E-mail Privé en de dienstverband status wordt door HR core/Payroll business bepaald wat het E-mail login is.  Medewerker heeft een datum indienst in de toekomst: Email login = Email privé (wordt omgezet naar zakelijk email adres, als de datum indienst is bereikt).  Medewerker in dienst en zakelijk e-mailadres. is gevuld: Email login = Email zakelijk Medewerker in dienst en zakelijk e-mailadres is niet gevuld maar email prive wel : Email login = Email privé Medewerker is uit dienst en privé email is gevuld: Email login = Email privé Medewerker is uit dienst en privé email is niet gevuld maar zakelijk Email wel: Email login = Email zakelijk Indien Geen email prive of zakelijk is gevuld, zal geen email login worden bepaald. Wanneer er geen e-mail login is, zal een medewerker niet in het domein van YouServe kunnen inloggen.   Arbeidsrelatie status Dit veld geeft de status van een medewerker in, er zijn een aantal statussen waaraan een medewerker voldoet: 0 - Toekomstig in dienst, geen login vooraf - Wanneer de medewerker al bestaat in HR core/Payroll business voor de datum in dienst er er is geen begindatum login, is de status 0 1 - Toekomstig in dienst, met login voordat de medewerker in dienst komt. 2 - Actieve dienstverband 3 - Uit dienst 4 - Nooit in dienst geweest, dit is het geval dat een medewerker al aangemaakt is, maar nooit is komen opdagen (no show).  5 - Uit dienst, kan niet meer inloggen  Arbeidsrelatie soort Dit veld geeft weer of een medewerker echt een medewerker is  of een externe. Een medewerker wordt als medewerker aangeduid indien: De medewerker verloond wordt (algemene blokkering = Nee) De Loonaangifte aan staat Aard arbeidsverhouding is niet 11: Uitzendkracht 82 Payrolling 99: Niet van toepassing') Er is een salarisverwerking voor de klant/medewerker Alle andere medewerkers krijgen de indicatie Externe. Medewerker toegangssleutel Hierin wordt de unieke medewerker identiteitscode (GUID) vastgelegd, waarmee de medewerker bekend is in YouServe toegangsbeheer. Begin datum login Dit veld wordt bij berekend bij medewerkers met een arbeidsrelatie status 1 -  Toekomstig in dienst. Als op het scherm Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens klant de waarde aantal maanden login voor indienst een waarde heeft die groter is dan nu.  Einddatum login Dit veld wordt bij berekend bij medewerkers met een arbeidsrelatie status 3 - uit dienst . Als op het scherm Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens klant de waarde aantal maanden login voor na uit dienst een waarde heeft die groter is dan nu.  Type medewerker Type medewerker is een waardenlijst waarin kan worden vastgelegd wat voor soort medewerker een medewerker is, deze inrichting kan in YouServe toegangsbeheer worden gebruikt om autorisaties automatisch aan een medewerker/gebruiker te koppelen.  Het invullen van dit veld gebeurt in het scherm: Medewerker > Medewerker > Arbeidsrelatie. Medewerker dienstverband reis (Employee journey) De levenscyclus van een medewerker kent verschillende stappen, zoals weerspiegeld in het gegevenselement "Arbeidsrelatie Status." Specifiek de stappen waarin een medewerker al wel geregistreerd is maar nog niet in dienst is, en wanneer een medewerker uit dienst is maar nog wel kan inloggen, verdient extra aandacht. Toekomstig in dienst Wanneer een medewerker in HR Core wordt vastgelegd, gebeurt dit normaal gesproken op de datum dat de medewerker daadwerkelijk in dienst treedt. Er bestaat echter een mogelijkheid om de medewerker eerder als 'entiteit' aan te maken, terwijl de daadwerkelijke indiensttreding pas later plaatsvindt. Dit wordt geregeld via het gegevenselement "Aantal maanden login voor indiensttreding." Wanneer dit veld een waarde groter dan nul (0) heeft, wordt een begindatum login berekend. Voorbeeld Vandaag = 7 februari  Datum in dienst 1 mei Aantal maanden login voor in dienst komen 1 maand Begindatum login wordt dan ( mei - 1 maand = 1 april De arbeidsrelatie status = 1  Toekomstig in dienst tot  1 mei, dan is het 2 Actief. Bij de workflow "Nieuwe Medewerker" wordt de peildatum opgegeven als 1 mei, zoals standaard gebeurt. Aangezien al bekend is dat de medewerker 1 maand eerder mag inloggen in het YouServe domein, wordt het bestaan van de medewerker in HR Core/Payroll Business 1 maand eerder aangemaakt. In HR Core zul je zien dat sommige velden een ingangsdatum hebben van 1 april en andere velden van 1 mei. Het contract wordt pas aangemaakt vanaf de datum van indiensttreding. Uit dienst en nog mogen inloggen Een medewerker gaat uit dienst, maar mag nog gedurende 1 maand na de uitdienstdatum inloggen. Voorbeeld Vandaag 7 februari Datum uit dienst 7 februari Aantal maanden login na maand uit dienst  1 maanden Bepaling van de Laatste Logindatum: Datum van uitdiensttreding is 7 februari. Het aantal maanden na de uitdienst maand is 1. Er wordt dus gerekend vanaf 1 maart, de eerste maand na het uitdiensttreden. De laatste logindatum wordt dan 1 maart + 1 maand = 1 april. De arbeidsrelatie status veranderd naar "3 - Uit dienst" van 7 februari tot 31 maart en "5 - Uit dienst, geen login" vanaf 1 april. Actie Voorlopig is geen directe actie vereist. YouServe werkt nauw samen met PD&S en Operations om de klanten op tijd live te brengen. Samen met de consultants zal de interface voor YouServe Toegangsbeheer worden geactiveerd en de configuratie in overleg worden bekeken en indien nodig aangepast. Nogmaals: Nu geen actie ondernemen. Gewijzigd en verbeterd Ziek- en herstelmelding in één keer vastleggen (HR Core) (Wens) Er was een wens om het invoeren van een herstelmelding niet mogelijk te maken direct na een ziekmelding, vanwege foutieve registraties die ontstonden. Wij hebben het probleem geanalyseerd en, in plaats van de directe invoer van een herstelmelding onmogelijk te maken, hebben wij het probleem opgelost. Na deze release is het mogelijk om zowel een ziekmelding als een herstel melding direct in te voeren. Deze gegevens kunnen worden ingevoerd via: Medewerker > Ziekte > Ziekteverzuim. Proces rond Wissen persoonsgegevens (AVG) uitgebreid (HR Core & Payroll) Wanneer een medewerker wordt verwijderd via Wissen persoonsgegevens (AVG), zullen na deze release ook de documenten van deze medewerker uit het salarisdossier worden verwijderd. Tot op heden was hier altijd een extra handmatige actie voor nodig in het salarisdossier.  De wissen persoonsgegevens kan worden opgestart via: Workflows > Uitstroom > Wissen persoonsgegevens (AVG). Pensioenregelingen - Toevoegen nieuwe grondslagen (Payroll) Met ingang van 1 januari 2024 hebben wij een uitbreiding gedaan in de grondslagen van de arbeidsvoorwaarden van de pensioenregelingen. Deze uitbreiding is echter nog niet gedaan in de grondslagen met looncomponenten die voor een bepaalde periode gelden. Deze worden meegenomen bij de berekening van de pensioengrondslag, maar werden niet standaard verhoogd met het ophogingspercentage vakantietoeslag en het ophogingspercentage overige, die zijn ingericht in de referentietabel van de desbetreffende pensioenregeling. Vanuit onze klanten is de wens geuit om ook voor deze looncomponenten te kunnen bepalen of deze wel of niet, of met een van beide ophogingspercentages verhoogd moet worden voor de pensioengrondslag.  In steeds meer regelingen geldt niet meer dat altijd een standaard inrichting gevolgd kan worden en dus worden er steeds vaker handmatige berekeningen in de systemen gedaan wat maandelijks veel werk met zich meebrengt.   Met ingang van 1 januari 2025 hebben wij een uitbreiding gedaan in de grondslagen met looncomponenten per periode die gelden voor de arbeidsvoorwaarden van de pensioenregelingen.    Aanpassing in bestaande grondslagen (hier is als voorbeeld Pensioen genomen): 01(Pensioen) Vaste grdslg - looncomp. periode is hernoemd naar 01(Pensioen) Vaste grdslg - looncomp. periode (D) Deze grondslag werkt nog altijd op dezelfde manier en wordt niet opgehoogd met het ophogingspercentage vakantietoeslag en het ophogingspercentage overig.  Nieuwe grondslagen (hier is als voorbeeld Pensioen genomen): 01(Pensioen) Vaste grdslg - looncomp. periode (A) = De looncomponenten die in deze grondslagen worden gezet, worden opgehoogd met het ophogingspercentage vakantietoeslag en het ophogingspercentage overig. 01(Pensioen) Vaste grdslg - looncomp. periode (B) = De looncomponenten die in deze grondslagen worden gezet, worden alleen opgehoogd met het ophogingspercentage vakantietoeslag 01(Pensioen) Vaste grdslg - looncomp. periode (C) = De looncomponenten die in deze grondslagen worden gezet, worden alleen opgehoogd met het ophogingspercentage overig Ook hier worden de gebruikelijke payrollelementen aangemaakt zoals deze ook gelden voor de overige grondslagen. Actie Wanneer er looncomponenten per periode zijn die afwijkend opgehoogd moeten worden, dan kan dit ingericht worden met behulp van deze grondslagen. ADVIES: Wij adviseren om deze grondslagen per 1-1-2025 (of later) in te richten, omdat veel regelingen de grondslag vaststellen op basis van het januari inkomen.    Aangiftes - Rapport Aangifte Details (Payroll) Er was een wens om het rapport aangifte details zodanig aan te passen dat deze de laatste actuele waarden laat zien wanneer je het rapport draait met de instelling " Tijdvakken tot en met de gekozen aangifte" bij de optie Selectie tijdvakken.  Met ingang van deze release hebben we het rapport zo aangepast dat deze de actuele waarden laat zien met deze instelling en niet de originele waarden. Door deze aanpassing wordt het makkelijk de actuele data aan te sluiten met de actuele rapportages vanuit de Payroll. Het rapport kan gedraaid worden via Loonaangifte > Rapporten > Aangifte Details. Tevens hebben we de aangifte details aangepast naar de nieuwe standaard en zal het Excel rapport direct geopend worden met een filter en vaste kopregel. Aangiftes - Verduidelijking aanduiding aangifte periode (Payroll) Wanneer er meerdere runs zijn over een en dezelfde periode, door bijvoorbeeld correctieperiodes, of handmatige correcties, is het onduidelijk welke run hoort bij de desbetreffende aangifte. Vanaf deze release hebben we in alle schermen waarbij de tijdvakken worden getoond ook de datum van aangifte en tijdstip vermeld. Zo wordt het eenvoudig om de juiste aangiftes te herkennen. Hierbij tonen we naast de datum ook of deze aangifte hoort bij een correctie voortkomend uit de payroll, dan wel een handmatige correctie betreft. Aangiftes - Verwijderen optie bedrijvenlijst in menu (Payroll) Tot op heden was het mogelijk om een bedrijf te selecteren zoals deze bekend is in Payroll Business. De aangiftes werken echter niet bedrijven maar met onderneming. Om deze verwarring en onnodig selecteren van bedrijven te voorkomen hebben we de optie Bedrijven in het Aangifte menu verwijderd.  Aangiftes - Verbeteringen Herberekening en verzenden aangifte (Payroll) Soms is het nodig, bijvoorbeeld na het toevoegen van afdrachtverminderingen, om een aangifte te herberekenen. Wanneer de aangifte uit meerdere afgesloten runs, dan wel bedrijven bestaat gaat het systeem de aangifte weer opnieuw opbouwen uit al deze afgesloten periodes. Tussen elke afgesloten periode werd er een aangifte klaargezet en was deze in te sturen. Dit was echter nog niet volledig omdat er daarna nog meerdere afgesloten runs worden toegevoegd aan de aangifte. Vanaf deze release zal de knop herberekenen en de knop verzenden niet te selecteren zijn zolang niet alle afgesloten runs zijn verwerkt voor een nieuwe volledige aangifte. Hiermee is het niet meer mogelijk om per ongeluk half aangemaakte aangiftes te verzenden. Aangiftes - Verbetering alleen wijzigingen op ondernemingsniveau (Payroll) Wanneer er alleen een wijziging wordt gedaan in een aangifte periode op ondernemingsniveau ( bijvoorbeeld het toevoegen van eindheffingen WKR) en er is in die periode geen enkele wijziging voor een IKV dan werd tot op heden er geen correctie periode aangemaakt in de Loonaangifte. Vanaf deze release zal ook na het wijzigen van alleen een element op ondernemingsniveau een correctieperiode worden aangemaakt in de Loonaangifte, zonder dat je daar een wijziging op IKV niveau voor hoeft door te voeren als workaround. Aangifte UPA - Vasthouden geselecteerde instantie Als je elke maand naar meerdere instanties een UPA aangiftes stuurt, moest je tot nu toe in de aangifte schermen steeds weer opnieuw de juiste instantie kiezen. Dit gaan we verbeteren: vanaf deze release "onthouden" de schermen de instantie waar je mee bezig bent. Die hoef je dan niet steeds weer opnieuw te kiezen. Dit zul je vanaf deze release merken als je wisselt tussen één van deze drie schermen: Aangifte Collectief verzenden aangiftes Aangifte details Aangifteverwerking Aangifte totalen en afdrachten Mutatieverslag aangifte correcties Verder hebben we in deze release er ook voor gezorgd dat in het scherm Collectief verzenden aangiftes de instantie niet verplicht is. Zodoende kun je de aangiftes van alle instanties in één keer verzenden. Nul aangiftes Uniforme Pensioen aangifte (UPA) met correctie voorgaande periodes (Payroll) Bij het genereren van een UPA bericht, waarbij geen een enkele werknemer meer aan een regeling deelneemt die bij een pensioenfonds hoort, worden er onterecht lege correctieperiodes aangemaakt. Volgens de gegevensspecificatie van de UPA dient er dan een volledig lege aangifte gestuurd te worden, zonder enige werknemer in het bestand. Vanaf deze release hebben we deze bijzonderheid ook dermate aangepast dat deze aangiftes volledig juist worden aangemaakt en ingestuurd kunnen worden.  Aangifte APG - Alleen doorgifte soort inkomen 15 en Aard arbeidsverhouding 01 (Payroll) APG verwacht in de aangifte alleen reguliere medewerkers, waar Soort inkomen 15: Loon, overig en Aard arbeidsverhouding in combinatie met 01: Arbeidsovereenkomst (exclusief BBL) is. Medewerkers (zoals stagiaires) die niet voldeden aan deze instellingen dienden handmatig in het interface scherm geblokkeerd te worden. Tot op heden werden deze wel doorgegeven en moest je zelf de overige medewerkers voor de APG aangifte zelf blokkeren.  Vanaf deze release zullen wij alle medewerkers die niet voldoen aan de specificaties van APG in de payroll al blokkeren, zodat de handmatige actie niet meer nodig is. Mochten er om andere redenen mensen geblokkeerd dienen te worden, dan kan dit nog op de gebruikelijke manier worden gedaan. Aangifte APG - Standaardwaarden Beroepencode (Payroll) Bij APG BOUW en APG SGB moet er een code beroep aangeleverd worden in de APG aangifte. APG heeft een standaard lijst met beroepencodes die aangeleverd mogen worden. Tot op heden wordt er gebruik gemaakt van een conversietabel om de eigen functies om te laten zetten naar een voor APG verwachte beroep. Wanneer niet alle functies juist zijn opgenomen in de conversietabel zorgt dit ervoor dat het systeem geen XML maakt, en is er altijd een herstelactie nodig. Vanaf deze release hebben we op het bedrijfsscherm van de interface (Instellingen / Gegevensuitwisseling / Interfaces / APG Bouw en APG SGB) een nieuw veld gemaakt waar een standaardwaarde voor beroep opgegeven kan worden die meegenomen zal worden in de APG aangifte. Hierdoor is de conversietabel niet meer nodig en zal er altijd een XML gemaakt worden en het bestand direct voldoen aan de specificaties van APG. Aangifte APG - Nieuwe signalen bij negatief aantal uren periode (Payroll) APG staat niet toe dat er in een periode een negatief aantal uren wordt doorgegeven. Dit kan ontstaan in Payroll Business als je bijvoorbeeld meer verlofuren hebt opgegeven dan er uren in die periode voor de medewerker zijn. APG zal dan de aangifte afkeuren. In deze release zijn 5 nieuwe signalen in het signaleringsverslag opgenomen die aangeven dat er een negatief aantal uren is ontstaan. Voor iedere soort aangifte naar APG is er een apart signaal. Dit signaal is van de categorie Pensioenaangifte en ernst Fout. Wanneer een van deze signalen aanwezig is op het signaleringsverslag dienen de grondslagen ( vermeld in de online help ) te worden aangepast. Aangifte APG - Controle door APG en terugkoppeling (Payroll) Zodra een aangifte door APG is ontvangen, stuurt APG een zogenaamd "response-bericht" terug, waaraan je kunt zien of de aangifte kan worden verwerkt, en of de inhoud is goedgekeurd. Deze berichten worden voortaan getoond, zodat je kunt zien wat de status is, en zodat je eventueel kunt ingrijpen als dat nodig is. Tot op heden werden de response berichten nog niet getoond in Payroll Business en was je altijd afhankelijk van de berichtgeving in het portaal van APG. De response zal hetzelfde getoond worden zoals deze ook zichtbaar is voor de UPA en de Loonaangifte.  Ook zal, wanneer het bericht verwerkt is met meldingen, er een specificatie te downloaden zijn in Excel. Alle dagelementen weer zichtbaar bij conversieregel externe mutaties Beheer > Externe mutaties > Conversieregel Bij het maken van een conversieregel kon je sommige dagelementen niet selecteren. Dit is opgelost: alle elementen zijn nu selecteerbaar.   Opgeloste meldingen Verlofregeling wordt niet altijd getoond binnen Self Service (change 7826313) (HR Core) Oorzaak Wanneer de verlofregeling op bedrijfsniveau is vastgelegd, wordt deze automatisch overgenomen door de medewerker als er geen afwijkingen zijn. Dit proces staat bekend als het gebruik van "opgeschakelde waarden." In het geval van een opgeschakelde waarde werd deze eerder niet getoond binnen Self Service. Oplossing  Er is een wijziging doorgevoerd waardoor ook opgeschakelde waarden nu zichtbaar zijn binnen Self Service. Nadat een mutatie bij een medewerker wordt doorgevoerd, zal vanaf deze release ook de opgeschakelde verlofregeling worden meegestuurd en weergegeven. Houd er rekening mee dat het enige tijd kan duren voordat de verlofregeling voor alle medewerkers in Self Service beschikbaar is. Invoeren van speciale tekens binnen Vergoedingen en inhoudingen (dagvergoedingen) nu mogelijk (Change 7553926) (Payroll) Oorzaak   Op de pagina Vergoedingen en Inhoudingen (dagvergoedingen) was het eerder niet mogelijk om speciale tekens in te voeren of te zoeken naar woorden die dergelijke tekens bevatten. Oplossing Het is nu mogelijk om op de pagina te zoeken met behulp van de volgende speciale tekens: &, @, #, $, %, ^, *, (, en ). UPA aanvullend geboorteverlof uren (7680362) (Payroll) Oorzaak In periode 1 van 2025 werd het payrollelement "UPA verlof uren (aanv geb verlof)" niet juist berekend en doorgegeven richting UPA. Hierdoor werden er cumulatieve uren doorgegeven in plaats van de gewenste uren over de periode. Oplossing Vanaf deze release wordt met ingang van periode 1 het payrollelement correct berekend. Hier is geen extra actie voor nodig. In de eerstvolgende aangifte zal er een correctieperiode worden aangemaakt in de pensioenaanlevering waarbij alsnog de juiste uren worden doorgegeven over periode 1. Verwekingsverslag toont onjuiste waarden bij periodes met aanvullende verwerking (7655771) (Payroll) Oorzaak Wanneer je een verwerkingsverslag payroll probeert te draaien over een periode waarin ook een aanvullende run is gedraaid geeft deze de verkeerde data. Voor medewerkers die in zowel de aanvullende run als in de gewone run resultaat hebben werden de resultaten uit de gewone run niet meer getoond in het rapport. Oplossing Vanaf deze release is de rapportage zo aangepast dat deze wel weer alle data van de originele run laat zien. Datum notatie binnen Adhoc niet consistent. (change 7575655) (HR Core & Payroll) Oorzaak Bij het genereren van een Adhoc-rapport werd soms de datum weergegeven met een tijd erachter. Dit gebeurde wanneer je een bedrijf in de selectie had opgenomen waarbij de gekozen output geen waarde had. Oplossing  De configuratie is aangepast zodat bij datumvelden nu alleen de datum wordt weergegeven, zonder een tijdsaanduiding erachter. UPA onterecht ingezonden bij instelling op Nee " Automatisch inzenden" Oorzaak Wanneer je voor een onderneming het pensioenbestand naar meerdere instanties moet versturen kun je per instantie kiezen of je het bestand automatisch wilt laten inzenden. Wanneer je bij 1 van de instanties deze optie gebruikt werd voor alle instanties het bericht automatisch verzonden, ook al was de instelling voor een ander bericht "Nee" . Oplossing  De code is aangepast dat vanaf nu alleen de instantie automatisch wordt verzonden als de instelling "automatisch zenden "op ja staat. Looncomponent inhouding "Flow" aangepast van netto naar bruto (56648303) (Payroll) Oorzaak Voor klanten vallen onder de CAO Woondiensten (833) en gebruik maken van de Interface APG SPW werd tot nu toe de inhouding FLOW als onbelast looncomponent berekend. Vanaf 01-01-2025 is dit gewijzigd naar een bruto belaste inhouding. Oplossing  Om gebruik te maken van de bruto inhouding is voor deze CAO de referentietabel voor Pensioen benoemd Extra (04) ingericht. Deze is gekoppeld aan de Interface APG SPW, zodat aan APG de correcte gegevens van de FLOW premie worden doorgegeven. Om de berekening en aangifte juist te laten verlopen dien je de arbeidsvoorwaarde van de netto inhouding (Opleidingsfonds) per 01-01-2025 te verwijderen bij de medewerkers. Vervolgens kan de nieuwe arbeidsvoorwaarde  Pensioen Extra worden toegevoegd voor de betreffende medewerkers zodat er vanaf 01-01-2025 de inhouding bruto berekend zal worden.   APG BOUW BEXC weer actief per 1-1-2025 (Payroll) Oorzaak Vanuit APG hadden wij doorgekregen dat het product voor de Beter excedent (de BEXC-premie) gestopt was per 1-1-2025. Het product werd waarom ook niet meer berekend in de Payroll en niet meer aangeleverd in de APG aangifte. Uit nadere informatie blijkt dat dit product nog een half jaar vrijwillig door kan lopen en in de aangifte aangeleverd dient te worden. Oplossing In deze release is het met ingang van 1-1-2025 mogelijk dat de BEXC-premie weer aangeleverd wordt in de APG aangifte, Wanneer de premie normaal berekend is op de strook, dan adviseren wij om bij de eerste volgende salarisverwerking na de release een geavanceerde salarisberekening te doen per 1-1-2025. Medewerker onterecht in APG aangifte en Signalering Medewerker gekoppeld aan ABP maar geen pensioenln onterecht gegeven (7822075) (Payroll) Oorzaak Op het signaleringsverslag werd het signaal Medewerker gekoppeld aan ABP maar geen pensioenln gegeven wanneer een medewerker uit dienst was en nog een betaling ontving. Ook in een bepaalde situatie kwam de medewerker die uitdienst was onvolledig en onterecht in de APG aangifte. Oplossing Met ingang van 1-1-2025 worden medewerkers die uitdienst zijn automatisch geblokkeerd in de periode na uitdienst via het veld Blokkeren interface APG (pensioenuitvoerder) in het interfacescherm Periodieke interface APG (pensioenuitvoerder). Door deze blokkering wordt het signaal ook niet meer naar voren na uitdienst. (NB. De pensioenuitvoerder kan ABP, SGB, SPW, Bouw of PFAB zijn.)  

Mededelingen Onderhoudsbericht tijdens release en hotfix (HR Core & Payroll)  Tijdens het uitrollen van een release en/of een hotfix wordt er vanaf deze release een onderhoudsbericht getoond met de volgende tekst:   Wegens gepland onderhoud is het op dit moment niet mogelijk om in te loggen. We zijn bezig met het onderhoud en zorgen ervoor dat je snel weer toegang hebt. Excuses voor het ongemak en bedankt voor je geduld! Zodra het onderhoud gereed is, is het mogelijk om weer in te loggen in het systeem.  Wijziging in de afzender van verstuurde mail (HR Core & Payroll)  In deze release is de afzender van de e-mails die vanuit het systeem worden verzonden gewijzigd naar:  noreply@youserve.nl. Het is belangrijk om binnen je eigen organisatie te controleren of deze e-mails niet als spam worden gemarkeerd. Zorg ervoor dat de juiste whitelisting maatregelen zijn genomen om een vlotte communicatie te garanderen. Wet- en regelgeving Wijziging XML formaat voor betalingen (Payroll) Waarom De European Payments Council heeft wijzigingen aangekondigd in het XML formaat waarmee betalingen doorgegeven kunnen worden aan de banken, de zogenaamde SEPA Credit Transfers. Het officiële plan dat men gebruikt om deze wijzigingen door te voeren heet "Rulebook 2023". Het gewijzigde formaat wordt SEPA XML versie 2019 genoemd, maar de officiële naam is PAIN 001.001.09. Vanaf deze release is deze wijziging beschikbaar. Je bepaalt zelf in overleg met je bank wanneer je dit in gebruik neemt. Let op: vanaf 22 november 2025 hoeven de banken het oude formaat niet meer te ondersteunen. Stap dus in de loop van 2025 over naar het nieuwe formaat! Hoe Gebruikersgroep Betalingen > Instellingen > Betaalrekening In dit scherm zie je de eigenschappen van de betaalrekeningen die jouw organisatie gebruikt. De Betaalroute bepaalt waar de betalingen naar toe gestuurd worden. Hier is een nieuw element beschikbaar: SEPA Credit Transfer formaat. Deze hebben we standaard op het oude formaat gezet (PAIN 001.001.03), dus er verandert in eerste instantie niets. Pas als jij zelf het formaat wijzigt naar PAIN 001.001.09 zal het nieuwe formaat vanaf dat moment toegepast worden, voor alle betalingen vanaf die betreffende rekening. Actie Als jij verantwoordelijk bent voor het aanmaken van de betaalbestanden, overleg dan met degene die de bestanden verwerkt: dat kan bijvoorbeeld een collega zijn die de bestanden inleest in een betaalapplicatie. Maar als je het betaalbestand rechtstreeks naar een bank stuurt, neem dan contact op met de bank. Controleer of de ontvangende partij klaar is voor het nieuwe SEPA formaat, zodat je deze eventueel vast kan omzetten. Als er twijfel is, of gewoon als je extra voorzichtig wilt zijn, stap dan over bij het afsluiten van een aanvullende payroll verwerking, of als er een tussentijdse betaling plaatsvindt. Zodoende loopt de maandelijkse betaling van alle salarissen geen enkel risico. De bank kan je eventueel meer informatie over dit onderwerp geven. Ook zijn er algemene publicaties over het onderwerp, bijvoorbeeld: European Payments Council: https://www.europeanpaymentscouncil.eu/document-library/rulebooks/2023-sepa-credit-transfer-rulebook-version-11 Betaalvereniging Nederland: https://www.betaalvereniging.nl/betalingsverkeer/standaardisatie/sepa-xml-v2019/ Terugkoppeling afgekeurde betalingen (Worldline CPS) (Payroll) Waarom Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor organisaties die de betalingen verwerken via Worldline CPS. Worldline controleert de betaalbestanden, en stuurt een antwoord terug als één of meer betalingen niet verwerkt kunnen worden. Dit kan bijvoorbeeld in onderstaande situaties voorkomen: Bijvoorbeeld als een medewerker per ongeluk een verkeerde BIC code heeft opgegeven, dan wordt die specifieke betaling afgekeurd.  Ook zijn er situaties waarbij het hele bestand wordt afgekeurd, bijvoorbeeld als er een verkeerd rekeningnummer voor de afschrijvingen is opgegeven. Wanneer bovenstaande zicht voordeed, werd je tot nu toe door ons benaderd. Vanaf deze release gaat dit automatisch, op het e-mailadres (indien aanwezig) dat is opgegeven voor de signalering betalingen. Hoe Gebruikersgroep Betalingen > Beheer > Controleren betaalbestanden Als er één of meer betalingen zijn afgekeurd, krijg je in dit scherm een duidelijke waarschuwing te zien (een rood kruis). In de detailweergave zul je bij het tabblad Verzending en verwerking kunnen zien dat er een terugkoppeling is binnengekomen. In het bijbehorende XML bericht kun je in dat geval zien wat de foutmeldingen zijn. De manier waarop banken eventuele foutcodes in de XML verwerken is niet uniform: Als je hier foutcodes ziet kun je daarom het beste bij je bank navragen wat de foutmelding precies betekent.   Gebruikergroep Betalingen > Instellingen > Betaalrekening In dit scherm zie je de eigenschappen van de betaalrekeningen die jouw organisatie gebruikt. Als bij Betaalroute de keuze Worldline CPS is ingevuld, dan betaal je via Worldline. Onderaan kun je een e-mail adres opgeven. Op het moment dat er betalingen zijn afgekeurd krijg je automatisch een bericht op dit mail adres.   Actie Als jouw organisatie de betalingen via Worldline verzorgt, controleer dan of de instellingen voor het signaleren van afkeuringen zijn ingevuld: Afkeuring betalingen signaleren (Worldline): vul hier Ja in E-mail signalering betalingen (Worldline): vul hier het gewenste e-mailadres in Nieuw Rapport overzicht WAZO, WIEG en OSV (HR Core) Waarom Op verzoek van klanten is er een nieuw rapport ontwikkeld dat een overzicht biedt van medewerkers voor wie tijdens een specifieke periode gegevens met betrekking tot Zwangerschaps- en Bevallingsverlof (WAZO), Aanvullend Geboorteverlof (WIEG), of Ouderschapsverlof (OSV) zijn geregistreerd. Dit rapport met de basisgegevens van al deze vastgelegde verlofsoorten en bijbehorende informatie werd tot nu toe vaak nog specifiek gemaakt in ons Management Informatie rapportage tool ( MI). Hoe Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht WAZO, WIEG en OSV Dit rapport levert een overzicht van medewerkers voor wie in een bepaalde periode WAZO-gegevens zijn geregistreerd, evenals gegevens over aanvullend geboorteverlof of ouderschapsverlof. Eventuele ziekteregistraties die voorafgaand aan een WAZO-periode aansluiten, worden ook weergegeven. Het rapport kan zowel op klant- als op bedrijfsniveau worden opgevraagd. Bij een aanvraag op klantniveau moet worden gespecificeerd voor welke bedrijven het rapport moet worden uitgevoerd. Het rapport houdt rekening met de instellingen zoals aangegeven in het scherm HR Stuurgegevens (te vinden onder Instellingen > Algemeen > HR Stuurgegevens). Het rapport bestaat uit vijf tabbladen: Tabblad Kindgegevens Op dit tabblad worden kinderen weergegeven die jonger zijn dan 6 maanden, of waarvoor het veld 'Ouderschapsverlof opnemen' op 'Ja' staat en het kind jonger is dan 8 jaar. Tabblad WAZO Dit tabblad toont medewerkers waarvoor een WAZO is geregistreerd binnen de aangegeven periode. Alle velden die beschikbaar zijn in het scherm 'Zwangerschaps- en Bevallingsverlof (WAZO)' worden hier weergegeven. Niet alle velden hoeven per se ingevuld te zijn. Indien er een ziekteregistratie is in verband met de zwangerschap voorafgaand aan de WAZO-periode, dan wordt deze ook weergegeven. Tabblad WIEG Op dit tabblad worden medewerkers weergegeven die in de opgegeven periode aanvullend geboorteverlof hebben opgenomen. Als er meerdere opnames van aanvullend geboorteverlof door één medewerker zijn, verschijnt deze medewerker meerdere keren in het rapport. Saldo's kunnen dus meerdere keren worden getoond, maar de begin- en einddatum van het verlof en de opgenomen uren kunnen verschillen. De kolom 'Aantal uren opgenomen' toont het totale aantal uren van de gehele verlofopname, wat meer kan zijn dan de periode waarvoor het rapport werd opgevraagd. Tabblad OSV Op dit tabblad worden medewerkers weergegeven die in de opgegeven periode ouderschapsverlof (zowel betaald als onbetaald) hebben opgenomen. Net als bij het WIEG-tabblad zal het saldo meerdere keren worden getoond als een medewerker meerdere verlofopnamen heeft; echter, de begin- en einddatum van het verlof en de opgenomen uren kunnen verschillen. De kolom 'Aantal uren opgenomen' toont het totale aantal uren van de gehele verlofopname, wat meer kan zijn dan de periode waarvoor het rapport werd opgevraagd.   Tabblad Raport-parameters Dit tabblad toont een overzicht van de opgegeven parameters van dit rapport. Actie Dit rapport kan worden opgevraagd wanneer er een overzicht gewenst is van de medewerkers die in de opgegeven periode gebruikmaken van de Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG), Ouderschapsverlof (OSV) of van Zwangerschaps- en/of bevallingsverlof (WAZO). Terugzetten van een backup in de API Configuratie (HR Core & Payroll) Waarom Vorige maand is in de delivery update een demo gepresenteerd van de API Configuratie. Met deze functionaliteit is een uitbreiding gemaakt, waardoor het mogelijk is de configuratie van alle bestanden naar een specifieke datum terug te zetten.  Hoe Hulpmiddelen >Inrichting terugzetten In het menu aan de linkerkant is er een optie "Hulpmiddelen" toegevoegd, waaronder de mogelijkheid om de inrichting terug te zetten naar een specifieke datum. Het is belangrijk te weten dat de back-ups van de bestanden 's nachts worden gemaakt tussen 00:00 en 02:00. Je kunt maximaal een back-up van 30 dagen geleden herstellen. Let op: de back-up wordt voor alle bestanden teruggezet. Het is niet mogelijk om slechts één van de bestanden afzonderlijk terug te zetten. Actie Onder "Hulpmiddelen" en vervolgens "Inrichting Terugzetten", kies de gewenste dag om de back-up terug te kunnen zetten. Gewijzigd en verbeterd Ad-hoc rapportage verbeteringen (HR Core & Payroll) In de release van december 2024 hebben wij een verbetering van de ad-hoc rapportage naar productie gebracht. Echter, vanwege performance problemen moesten deze aanpassingen worden teruggedraaid. Inmiddels is er een verbetering doorgevoerd, waardoor het rapport niet langer voor performance problemen zal zorgen. Hieronder de tekst die in december 2024 werd gepubliceerd: Waarom  In het kader van standaardisatie en vermindering van handmatige acties is bij het openen van een rapport in Excel, de Ad-hoc rapportage, bij het uitvoeren de kopregel vastgezet en staat automatisch het filter aan.   In de situatie waarin op klantniveau bedrijven waren geselecteerd en je daarna de peildatum aanpaste, werden de geselecteerde bedrijven verwijderd. Hoe  Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Enige aanpassing is dat op klantniveau geselecteerde bedrijven niet meer worden opgeschoond bij het aanpassen van de peildatum. Actie De Ad-hoc rapportage opvragen. Payroll berekening voor medewerkers langer dan 2 jaar uitdienst (Payroll) Waarom Alle medewerkers, inclusief de medewerkers die uit dienst zijn, werden standaard geselecteerd voor de payrollberekening van de huidige periode, hoewel er uiteindelijk geen berekening hoefde te worden gedaan. Dit kan in sommige situaties zorgen voor extra lange doorlooptijden van de salarisverwerking wanneer je veel verloop hebt in een bedrijf. Om de doorlooptijden van de payroll te verbeteren zullen we alle medewerkers die voor 1-1-2024 uit dienst zijn gegaan niet meer standaard meenemen in de salarisberekening. Als het toch nodig is dat deze medewerkers nog een berekening moeten krijgen, is het mogelijk om dit aan te sturen via een nieuw gegevenselement. Hoe Medewerker > Medewerker > Arbeidsrelatie Op het scherm Arbeidsrelatie is het nieuwe gegevenselement "Payroll berekening medewerker uitdienst" toegevoegd. Als dit element de waarde "Ja" heeft dan wordt er ook voor medewerkers die langer dan 2 jaar uitdienst zijn een payrollberekening uitgevoerd. Actie Standaard worden de medewerkers zoals hierboven benoemd niet meer meegenomen in de salarisverwerking. Voor medewerkers die langer dan 2 jaar uitdienst zijn en toch een payroll berekening moeten krijgen kun je bovenstaand element op "Ja" zetten. Signaleringsverslag (Payroll) Waarom Om het signaleringsverslag ook op klantniveau beschikbaar te maken, hebben we enkele aanpassingen doorgevoerd. Bovendien hebben we het opvragen van het verslag gebruiksvriendelijker gemaakt door het selecteren van periodes te vereenvoudigen. Met deze wijzigingen is dit rapport in lijn gebracht met de werkwijze die we hanteren voor nieuwe rapporten. Zo is in Excel de kopregel vastgezet en staat filtering standaard ingeschakeld. De inhoud van het rapport is onveranderd gebleven. Hoe Rapporten > Berekening > Signaleringsverslag Het vernieuwde rapport kan nu zowel op klant- als op bedrijfsniveau worden opgevraagd. Bij een opvraag op klantniveau moet worden aangegeven voor welke bedrijven het rapport moet worden uitgevoerd. Doordat meerdere bedrijven geselecteerd kunnen worden, is het noodzakelijk dat de periodiciteit voor de geselecteerde bedrijven gelijk is. Als dat niet het geval is, kan het voorkomen dat periodes worden geselecteerd waarvoor nog geen data beschikbaar is, waardoor er geen data in het rapport wordt getoond. Actie Geen extra actie nodig, vanaf nu kan het rapport op de verschillende niveaus gedraaid worden. Uitbreiding voortzetten van pensioen bij verlof - Pensioen vast en variabel en doorgifte aan UPA (Payroll) Waarom In de voorgaande release is het voor een aantal arbeidsvoorwaarden van pensioen vast en variabel mogelijk gemaakt om de pensioenopbouw tijdens verlof te laten doorlopen. Zie ook de release notes hierover van release 2025-01. Binnen deze release is het aantal arbeidsvoorwaarden van pensioen vast en variabel, waarvoor dit mogelijk is verder uitgebreid.  Hoe De aanpassingen hiervoor zijn tevens uitgevoerd voor de volgende vaste arbeidsvoorwaarden:  Vroegpensioen extra met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). WIA Hiaat met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). WIA Hiaat extra met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). en voor de volgende variabele arbeidsvoorwaarden: VUT met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). Vroegpensioen met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). Vroegpensioen extra met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). WIA hiaat met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). WIA hiaat extra met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). AOP met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). Actie Wanneer er sprake is van voortzetting van de pensioenpremie bij verlof en er is sprake van aanlevering van de gegevens via de UPA aangifte en bovengenoemde arbeidsvoorwaarden zijn hiervoor van toepassing, dan dien je gebruik te maken van deze nieuwe functionaliteit. Zie ook de release notes 2025-01 voor een nadere uitleg van deze functionaliteit.  Verlofuren Pensioen doorgeven in UPA aangifte (Payroll) Waarom In de uniforme pensioenaangifte wordt verwacht dat de verlofuren apart doorgegeven worden, wanneer de premie opbouw over het verlof voortgezet wordt. Ter voorbereiding hierop zijn in de release van 2025-01 de pensioenregelingen aangepast.  Hoe Vanaf 1-1-2025 worden nu de verlofuren waarmee rekening is gehouden bij de berekening van de pensioenregeling doorgegeven in de uniforme pensioen aangifte. Voor periode 01-2025 zal dit indien nodig met terugwerkende kracht doorgegeven worden. Actie Wanneer er gebruik gemaakt wordt van de uniforme pensioenaangifte, dan zal de pensioenregeling (mogelijk) aangepast moeten worden, wanneer er sprake is van voortzetting bij verlof. Zie hiervoor de release notes van 2025-01. De doorgifte van de uren zal na inrichting automatisch gaan met terugwerkende kracht januari 2025. Dit kan betekenen dat er in de aangifte van februari een correctie aangifte zit over de eerste periode van 2025.  Voor het doorgeven zelf in de pensioenaangifte is geen extra actie nodig. Uitbreiding Kopen, verkopen, verrekenen dagen/uren met Uren verkopen 3 (Payroll) Waarom Bij sommige klanten is er behoefte om een derde variant te hebben voor uren verkopen. Hoe Bij de arbeidsvoorwaarde Kopen, verkopen, verrekenen uren/dagen is er nu een 3de mogelijkheid om uren te verkopen; net zoals bij verkopen uren en verkopen uren 2 kan je de keuze maken uit uurloon standaard, uurloon 2, 3, 4, 5 en vast. Deze keuze maak je op het scherm met bedrijfsinstellingen. Bij de medewerken kan je de te verkopen uren als periode element of als dag element opvoeren. Actie De nieuwe elementen voor verkopen 3 zijn per 1 januari 2025 beschikbaar gesteld en mogelijk te gebruiken. Opgeloste meldingen  OrgSight laat functiecodes zien ipv Functienamen (change 7398219) (Hotfix 13-01-2025) (HR Core & Payroll) Melding In orgsight wordt de functie naam niet weergegeven, maar staat er een code. Oplossing In sommige situaties kon het voorkomen dat er een code getoond werd in plaats van de omschrijving. Dat is op 13 januari opgelost. Actie Bij het openen van OrgSight dienen de functieomschrijvingen getoond te worden. Geen verdere actie noodzakelijk. Autorisatie op bedrijf selectie werk niet volledig door bij het bureaublad (Change 7553814) (HR Core) Waarom Bij een medewerker is ingesteld dat deze maar twee bedrijven mag zien in de autorisatie van de gebruiker. Echter, op het bureaublad worden ook medewerkers getoond die niet binnen de desbetreffende bedrijven vallen. Hoe Met deze release hebben wij het bureaublad zo aangepast dat alleen de medewerkers worden getoond van een bedrijf waarvoor autorisatie bestaat. Het is niet mogelijk om een overzicht voor de volledige klant hier te zien; de gegevens kunnen alleen per bedrijf worden getoond.  Actie Er is geen verdere actie vereist. Instellingen van de waardes in profielen (Change 7328153) (Payroll) Melding Instellingen > Vastlegging > Profielen  Binnen een profiel waren de instellingen voor het code-element niet consistent met de instellingen in het arbeidsvoorwaardenscherm. Dit beperkte de invoer tot waarden met maximaal 2 decimalen. Oplossing In deze release zijn de instellingen van elementen aangepast zodat ze overeenkomen met die in het arbeidsvoorwaardenscherm. Hierdoor is het nu mogelijk om waardes met bijvoorbeeld 1, 3 of 5 decimalen in te voeren. Actie Na deze release kun je waarden met de juiste precisie invoeren in de profielen. Vreemde omschrijving in het signaleringsverslag (Change 7606310) (Payroll) Waarom Vanaf periode 01-2025 kon het voorkomen dat op het signaleringsverslag de melding AOW gerechtigde werknemer: werkn. verz. foutief werd gegeven voor een medewerker die inmiddels al uitdienst was. Hoe Met deze release hebben wij het signaal aangepast dat deze signalering onder de juiste condities afgaat. Actie Er is geen verdere actie vereist.