Releases Youforce Performance Management

New Beoordeling voortijdig beëindigen moet beschikbaar zijn voor meerdere rollen. Message De functionaliteit voor het voortijdig beëindigen van een beoordelingscyclus moet beschikbaar gesteld kunnen worden aan diverse rollen. Solution Wij hebben in de Inrichtingsconsole Einde beoordeling voortijdig toegevoegd aan de toegangsniveau's. Dit toegangsniveau is te gebruiken door alle rollen behalve de rol Medewerker. Na deze release kan de applicaitebeheerder dit toegangsniveau aan rollen toekennen. Publishing Date : 7/26/2019

Mededelingen Visma | Raet logo We hebben alle pagina's van het Visma | Raet logo voorzien. Aangepast en verbeterd Verbeterde pagina navigatie Waarom Naar aanleiding van commentaar hebben wij de pagina navigator verbeterd. In sommige situaties was deze niet duidelijk of zichtbaar. Hoe We hebben de verbeterde navigator toegevoegd aan diverse onderdelen. In de kaders Functies, Afdelingen, and Medewerkers zijn deze nu geïmplementeerd. TMA Uitnodigingen Als TMA uitnodigingen niet kunnen worden verzonden, vanwege bijv. ongeldige werknemersgegevens, worden deze weergegeven met status rejected. Door de betreffende medewerkers te selecteren wordt de reden van afwijzing getoond en kan je de afwijzingsoorzaak corrigeren. Nadat de juiste gegevens zijn ingevoerd, komt de TMA-analysepagina beschikbaar en wordt de uitnodiging verzonden. Als de uitnodiging wordt afgewezen nadat de oorzaak van de afwijzing is opgelost, wordt de TMA-uitnodiging niet verzonden. In dat geval moet je een nieuwe uitnodiging maken. Opgeloste meldingen Ontbrekende knoppen bij aanvragen feedback (change #2312696) Melding Bij het aanvragen van feedback waren de knoppen Annuleren en Klaar niet zichtbaar, waardoor de actie niet afgerond kon worden. Oplossing We hebben de ontbrekende knoppen toegevoegd. Jouw actie Geen acties noodzakelijk. Publishing Date : 11/23/2020

General Visma | Raet logo We have added the Visma | Raet logo in the left part of the footer on all pages. Modified and Improved Improved page counter Why We received feedback from customers. The page counter was not clear or shown on some screens. How We have improved the page counter on several screens. In the sub-windows Functions, Departments, and Employees we added the new pagination functionality. TMA Analysis If TMA analyses can't be sent due to invalid employee data, this will be presented with the status rejected. By selecting this employee, the reason for rejection is shown and you can correct the cause of rejection. After the correct details are entered, the TMA analysis page becomes available and the invitation will be sent. If the invitation is rejected after the fix of the cause of rejection the TMA invitation will not be sent. In that case, you have to create a new invitation. Solved Changes Missing buttons at feedback form (change #2312696) Message In the feedback screen, it was not possible to add respondents, because the buttons in the lower part of the screen were not visible. Solution We added the missing buttons. Your action No actions are required. Publishing Date : 11/23/2020

Aangepast en verbeterd Knop in Vastleggen algemene doelen en delen van tekst niet zichtbaar. Waarom In de Engelse versie zijn delen van tekst knoppen niet of gedeeltelijk zichtbaar. In de Nederlandse versie wordt de tekst in het kader niet goed afgebroken. Hoe Na deze release zijn de genoemde tekortkomingen verholpen. Jouw actie Geen actie noodzakelijk. Grootte van notificatie banner aangepast Waarom De banner met de notificatie van de uitgevoerde actie had foutieve afmetingen waardoor delen van de banner niet zichtbaar waren. Hoe De breedte van de banner is nu in overeenstemming met de breedte van de rest van de pagina. Jouw actie Geen actie noodzakelijk. Actieknop was niet volledig zichtbaar bij Aanvragen van feedback. Waarom Gebruikers die werken met kleinere schermen / lagere resoluties hadden niet de volledige actieknop in beeld.  Hoe De knoppen zijn nu volledig zichtbaar. Jouw actie Geen actie noodzakelijk. Zoekresultaten voor Personeelsdossier werden verkeerd gepositioneerd Waarom Tijdens het zoeken van documentsoorten uit Personeelsdossier werden de gevonden zoekresultaten op de verkeerde plek op de pagina getoond. Hoe De zoekresultaten worden nu direct bij het zoekveld gepresenteerd. Jouw actie Geen actie noodzakelijk. Publishing Date : 7/23/2021

Solved Changes Error during review cycle component filling (10945478) Message Unexpected error when saving a review cycle. Solution A user was not able to save an already started review cycle after the performance cycle step was removed by the administrator. The saving process of the review cycle has a check whether the review is finalized by the manager and the review phases are digitally signed. When the review cycle step is removed, the review phase check returns a Null for this removed review cycle step and produced an error. After updating the software, the digital signature will be updated after removing a review cycle step. This prevents the digital signature check being run for the removed review cycle steps and therefore it will not result in an error. When a type of review in the cycle is disabled, and for some employees still open, only the manager will be able to sign that review to give the review the finished status and to continue the HR-cycle. Publishing Date : 6/27/2019

Opgeloste wijzigingen Fout bij opslaan van beoordelingscyclus (10945478) Melding Onverwachte fout bij het opslaan van een beoordelingscyclus. Oplossing Een gebruiker kan een beoordelingscyclus die al was gestart niet opslaan nadat de stap van de beoordelingscyclus door de beheerder is verwijderd. Tijdens het opslaan van een beoordelingscyclus wordt gecontroleerd of de beoordeling door de beheerder is voltooid en of de beoordelingsfasen digitaal zijn ondertekend. Wanneer de stap van de beoordelingscyclus is verwijderd, wordt tijdens de controle van de beoordelingsfase Null geretourneerd voor deze stap, wat resulteert in een fout. Nadat de software is bijgewerkt, wordt de digitale handtekening voortaan bijgewerkt nadat een stap van de beoordelingscyclus is verwijderd. Hierdoor wordt de digitale handtekening niet meer uitgevoerd voor de verwijderde stappen van de beoordelingscyclus, waardoor de fout zich niet meer voordoet. Wanneer een gesprekssoort in de cyclus wordt uitgeschakeld, en bij sommige medewerkers nog niet is afgerond, kan uitsluitend de manager dat gesprek nog ondertekenen om dit gesprek de status voltooid te geven en daarna de HR-cyclus voort te zetten. Publishing Date : 6/27/2019

Solved messages Company-specific terminology (change #2741758) Message When a user was entering company-specific terminology and saving an empty value for the text field, an error message was produced. No data was saved. Solution If a user now is saving entries with an empty field, the save will continue without any error message. Action No action is required. Competency text is not displayed correctly (change #2772305) Message If the administrator previously had logged in and created a translation for the competency under one language, but a user logs in under a different language, which does not have translation attached to it, a default translation (of less than 300) characters was used for that competency. Solution We have removed text length restrictions for the competency default languages and any formattings are allowed now. Action No action required. Publishing Date : 6/18/2021

Opgeloste meldingen Bedrijfsspecifieke terminologie (change 2741758) Melding Als een medewerker bedrijfsspecifieke terminologie invoerde en met een leeg veld wilde opslaan, kreeg hij een melding. Er werden geen gegevens opgeslagen. Oplossing Als een medewerker nu invoer met een leeg veld opslaat, volgt er geen medling meer. De ingevoerde gegevens worden gewoon opgeslagen. Jouw actie Geen. Competentietekst vertaling niet correct getoond (change 2772305) Melding Als de beheerder een vertaling had ingevoerd voor een bepaalde taal, maar een gebruiker logt in met een andere taal waar nog geen vertaling aanwezig is, toonde het scherm een standaardvertaling - met een maximum van 300 tekens - zoals in gebruik is voor die competentie. Oplossing We hebben de beperking in de lengte van de tekst voor de standaard talen van de competentie verwijderd. Alle opmaak is nu toegestaan. Jouw actie Geen. Publishing Date : 6/18/2021

Solved Messages "End scores" translation issue (change 999343) Message "End scores" names were not changed according to translations added in settings. Solution Translations for end scores that were added in Settings | Organization-Specific Terminology | Other Terminology were not shown. After this change, translated end score names are shown as they appear in settings.   Publishing Date : 5/24/2019

Opgeloste meldingen Vertaalprobleem in eindbeoordelingen (change 999343) Melding De namen van eindbeoordelingen werden niet gewijzigd volgens de vertalingen in Beheer. Oplossing De vertalingen die voor eindbeoordelingen zijn toegevoegd in Beheer | Eigen terminologie | Overige terminologie werden niet weergegeven. Na deze wijziging worden de vertalingen van de eindbeoordelingen weergegeven zoals deze zijn vermeld in Beheer. Publishing Date : 5/24/2019

New Spider graph setting for showing all competencies of the employee Why In the employee feedback overview spider graph customers want that all competencies are presented which exist in the review for a particular employee. How For this, we added a new configuration setting in Feedback settings - Administrator., which controls the presentation of the spider graph. Your action The new setting can be accessed by the following steps: Login to Performance management Navigate to "Settings" Open "Feedback settings" Mark setting "Show all Competencies in spider graph" When the setting Show all Competencies in spider graph is marked, the employee feedback review spider graph will include all employee feedback competencies (department- and position default competencies and additionally added competencies). Solved Changes Review signing signal is sent to an incorrect manager (change #9776392) Message When only the second manager has to sign the employee review and the employee has added text to the review, only the first manager gets an e-mail with signing for review. Solution After this release, the first and second manager will receive an email when the employee uses the Signal to manager button in the last step of the review. Publishing Date : 4/18/2019

Nieuw Instelling spider graph voor weergave van alle vakbekwaamheden van een medewerker Waarom In de spider graph van het feedbackoverzicht van een medewerker moeten alle vakbekwaamheden zichtbaar zijn die beschikbaar zijn in de beoordeling van een bepaalde medewerker. Hoe Er is een nieuwe configuratie-instelling toegevoegd in Feedback instellingen - Administrator voor de weergave van de spider graph. Uw actie U kunt de nieuwe instelling als volgt openen: Meld u aan bij Performance Management Navigeer naar Beheer Open Feedback instellingen Markeer de instelling Toon andere Competenties in spider graph Als de instelling Toon andere Competenties in spider graph is gemarkeerd, bevat Feedbackoverzicht medewerker spider graph feedback over alle vakbekwaamheden (bijvoorbeeld standaardvakbekwaamheden met betrekking tot de afdeling en functie en extra vakbekwaamheden) van de medewerker. Opgeloste meldingen Melding voor ondertekening van beoordeling wordt naar de verkeerde manager gestuurd (change #9776392) Melding Wanneer een medewerker iets toevoegt aan de tekst van zijn beoordeling, hoeft alleen de tweede manager de beoordeling te ondertekenen. De e-mail voor ondertekening van de beoordeling wordt echter alleen naar de eerste manager gestuurd. Oplossing Vanaf deze release ontvangen zowel de eerste als de tweede manager een e-mail wanneer een medewerker de knop Signaal manager in de laatste stap van de beoordeling heeft gebruikt.   Publishing Date : 4/18/2019

Modified and Improved Performance Management new look and feel Why After Home, Self Service, Dossier, and Flex Benefits now also Performance Management gets a new look and feel How With the upcoming October release, Performance Management gets a new look and feel. The functionality will remain the same as before presented with a more consistent layout, font usage, and color scheme. These user interface elements will be more aligned with our other apps which already received this new user interface. Next to this, we added a small number of usability improvements like the use of text on specific buttons instead of the use of outdated icons and a wider review cycle widget for better readability (see screenshots below under manager and review cycle) In a nutshell, the following changes will be noticeable: New fonts for all screens. The new color scheme throughout the application. Reduced white labeling for better consistency with other Youforce apps. The top line in the application will adopt the main white labeling color. All popup and confirmation screens have been redesigned with consistent layout and text on the buttons instead of icons. New design for all used icons and tile images Remark: Starting with the October release, you will have this new interface to your disposal. You do not need to do anything, it will be implemented automatically. To get a good idea of the new look and feel please find below some screenshots of relevant and most used screens. Manager landing page Employee landing page Employee review cycle Competencies in HR Cycle with TMA Competency details in HR Cycle with TMA TMA learnability popup Administrator settings Pop up feedback respondents Feedback request Employee feedback Publishing Date : 9/14/2020

This document describes the new functionality and improvements introduced by this release. Some of these changes have been inspired by messages and reports from customers. Where relevant, we have included a number in the section title to refer to the identification of the message (change .....) in question in our system. New A customer-defined name for Performance Management Why Customers want to give a custom name to the Performance Management module. How We added the possibility to change the application name into any desired organization-specific terminology. The changed name will reflect in the Youforce Portal tile and in the application at all places where the application name is used. Example: the application name in the header will be changed. Your action Follow the necessary steps to change the name of Performance management into the name you want. Login to Performance management Navigate to Settings Under Organization specific terminology select Other terminology. You can define the name of the application, as shown below. Please take care of the following: The name on the portal tile will be changed one night after the name was changed in the application due to caching mechanisms. The name reflected on the portal tile has limitations in terms of text length. If a word, separated by a space, does not fit on the same line it will appear on the next line. There are three lines available. It is not possible to define a maximum amount of characters because non-proportional fonts are used. Example: a "W" consumes more space than an "i". Here some examples of terms to use and how they are presented in the tile. If you are not sure whether your specific name will fit on the tile, please contact your HCM consultant. They have tools to check whether the name will fit on the tile or not. The new name will not reflect in Email templates automatically. Administrators can change this in the Email Templates menu item. Under Management | Device | Email templates you can change the content of the email including the custom name. Solved Changes Long name of employee causes issues in loading employee overview (change #1225195) Message Long Employee Name (more than 50 characters) were not supported in the Employee Overview Page. Solution In this page, we will now present the Employee name up to 100 characters. Text in textboxes in reviews were limited to 1000 characters (change #1225195) Message Customers want to use more than 1000 characters in textboxes. Solution From now on Customers can add more than 1000 characters in the description of a Review. Translate conversation pointers (change #999343) Message In Performance management, the Dutch translation for organization-specific terminology terms was overwritten with English, in case English translation was applied. When system language was changed from Dutch to English and translation option was used ("Translate" button in organization-specific terminology terms window), the English translation (en-GB field value) was saved with a link to NL language translation identifier. As a result - every organization-specific terminology term translation, added to en-GB field, when system language is not English, was saved as translation in the Dutch language. Solution The update-procedure on language identifiers is now changed (values en-GB, nl-NL etc). Translations are now applied to correct language.   Publishing Date : 4/4/2019

Solved messages Competency translation issue with long text (change 1976604) Message Users are unable to see the translation pop-up window when the default text is too long. Also added translations to multiple text fields which were not translated in Functie edit and Details pages. Solution The length restriction is modified. The translation pop-up window is now visible. Your action No action required. Publishing Date : 5/21/2021

Opgeloste meldingen Probleem met vertaling van competenties met lange tekst (wijziging 1976604) Melding De vertaal pop-up is niet zichtbaar als de tekst te lang is. Ook hebben we vertalingen toegevoegd aan meerdere tekstvelden die niet werden vertaald. Oplossing Het vertaal pop-up venster is nu zichtbaar en ontbrekende vertalingen zijn toegevoegd. Jouw actie Geen actie nodig. Publishing Date : 5/21/2021

Dit document beschrijft de nieuwe functionaliteit en verbeteringen die met deze release zijn geïntroduceerd. Een deel van deze veranderingen is gebaseerd op berichten en meldingen van klanten. Waar relevant hebben we een nummer opgenomen in de paragraaftitel, dat verwijst naar het identificatienummer van de betreffende melding (wijziging .....) in ons systeem. Nieuw Klantspecifieke naam voor Performance Management Waarom Klanten willen graag een klantspecifieke naam geven aan de Performance Management applicatie. Hoe Wij hebben de mogelijkheid ingebouwd om de naam van de applicatie klantspecifiek te maken. De gewijzigde naam komt terug op de tegel in het Youforce Portal en in de applicatie op alle plaatsen waar de applicatienaam wordt gebruikt. Voorbeeld: de naam van de applicatie wijzigt in de kopregel van het hoofdscherm. Uw actie Volg de benodigde stappen om de naam Performance Management te wijzigen in uw klantspecifieke naam. Login in Performance Management. Navigeer naar Beheer Selecteer onder Inrichtingsconsole | Eigen terminologie het tabblad Overige terminologie. Hier is de naam te wijzigen in degene die u wilt toepassen. Let hierbij op het volgende: Na wijziging wordt de naam op de tegel één nacht later zichtbaar. Dit heeft te maken met de caching mechanismen. De naam op de tegel kent een limiet in de te gebruiken tekstlengte. Als een naam, met een spatie, in de breedte niet past, komt het tweede deel van de naam op de volgende regel. Er zijn drie regels beschikbaar. Het is niet aan te geven hoeveel karakters er beschikbaar zijn voor de naam omdat er een niet-proportioneel font wordt gebruikt. Dit betekent dat een "W" meer ruimte gebruikt dan een "i". Hier ziet u enkele voorbeelden van namen en hoe deze zich presenteren in de tegel. Als u twijfelt of de naam die u wilt gebruiken correct gaat passen, kunt u contact opnemen met uw HCM consultant. Hij heeft de middelen om dit te controleren. De nieuwe naam is niet automatisch zichtbaar in de E-mail templates. Administrators kunnen dit doen via het Email Templates menu item. Onder Beheer | Inrichting | E-mail templates is de inhoud van de e-mail - inclusief de naam - te wijzigen. Opgeloste meldingen Lange werknemersnamen veroorzaken problemen in het laden van het medewerkeroverzicht (change #1225195) Melding Lange werknemersnamen (meer dan 50 tekens) werden niet ondersteund op de pagina Medewerker overzicht. Oplossing Deze pagina toont nu werknemersnamen tot maximaal 100 tekens. Tekstblokken in onderdelen van gesprekken waren beperkt tot 1.000 tekens (change #1225195) Melding Klanten willen meer dan 1.000 tekens gebruiken in tekstblokken Oplossing Voortaan kunnen klanten meer dan 1.000 tekens invoeren in de beschrijving. Vertalen gespreksidentifier (change #999343) Melding In Performance Management werden de Nederlandse vertalingen voor eigen terminologie in het Engels overschreven waar Engelse vertalingen beschikbaar waren. Wanneer de systeemtaal werd gewijzigd van Nederlands naar Engels en de vertaaloptie werd gebruikt (knop "Vertalen" in het venster Eigen terminologie), werd de Engelse vertaling (en-US veldwaarde) opgeslagen met een koppeling naar de Nederlandse identifier. Hierdoor werden alle vertalingen die voor eigen terminologie in het en-US veld werden toegevoegd, opgeslagen als Nederlandse vertalingen wanneer de systeemtaal niet Engels was. Oplossing De updateprocedure voor taal-identifiers is nu gewijzigd (waarden en-US, nl-NL etc.). Vertalingen worden nu toegepast voor de juiste taal. Publishing Date : 4/4/2019

Gewijzigd en verbeterd Performance Management – Nieuwe look and feel Waarom Na Home, Self Service, Dossier en Flex Benefits krijgt ook Performance Management een nieuwe look and feel. Dit om meer consistentie te krijgen in de uitstraling en beleving van de Visma | Raet applicaties. Hoe Met de komende oktober release krijgt dus ook Performance Management de nieuwe look and feel. De functionaliteiten blijven in hoofdlijnen gelijk; de presentatie kent na de release een consistentere layout, een ander lettertype én kleurenpalet. De gebruikersinterface komt volledig in lijn met de applicaties die de nieuwe interface al hebben. Naast dit introduceren we een aantal kleine verbeteringen in de functionaliteiten zoals het gebruik van knoppen met tekst in plaats van de icoontjes. Én de feedback widget is breder zodat deze beter leesbaar is. In het kort de meest opvallende veranderingen: Nieuw lettertype voor alle schermen Nieuw kleurenpalet voor de hele applicatie Aangepaste whitelabeling voor meer consistentie met de andere Youforce apps. De lijn bovenin het scherm neemt de hoofdkleur aan van de whitelabeling-settings Alle popup- en bevestigingsmeldingen zijn opnieuw vormgeven voor een consistente layout; de knoppen hebben nu een tekst in plaats van icoontjes Alle resterende icoontjes en de tegels kennen een nieuw design Opmerking: Vanaf de oktober release heb je deze nieuwe interface tot je beschikking. Hier hoef je verder niets voor te doen. Hier volgen screenshots om je een idee te geven hoe het er na de oktober release uitziet. Manager landingspagina Medewerker landingspagina Beoordelingscyclus Competenties in HR-cyclus met TMA Competentie details in HR Cycle met TMA TMA popup voor Leerbaarheid competenties Beheerder - settings Feedback popup respondenten Feedback aanvraag Feedback medewerker Publishing Date : 9/11/2020

Gewijzigd en verbeterd Dubbele vertalingen voor competenties Waarom Tot nu toe was het mogelijk twee competenties met dezelfde naam op te slaan. Dat is nu niet meer mogelijk. Hoe Instellingen | Competenties | Bewerken | Vertaal naam In deze functie is het nu niet meer toegestaan om verschillende competenties op te slaan onder dezelfde naam.  Als je een tweede competentie wilt opslaan die al in gebruik is, dan krijg je een melding: Deze naam is reeds in gebruik. Actie Geen actie nodig Opgeloste berichten Verbetering van de stabiliteit voor de aanvraag van de groepslijst (change 19089467) Melding Tijdens het selecteren van de lijst van bestaande groepen wordt soms onderstaande foutmelding getoond. Oplossing De oorzaak van dit probleem is opgelost. Actie Geen actie vereist. Probleem met vertaling van competenties bij lange tekst (change 1976604) Bericht  Het is niet mogelijk om vertalingen van competenties op te slaan als de vertaling langer is dan 300 tekens. Oplossing Deze restrictie is verwijderd. Actie Geen actie vereist. Publishing Date : 4/22/2021

Modified and Improved Duplicate translation options for competencies Why Previously it was possible to store two competencies with the same name. This is no longer possible. How Settings | Competencies | Edit | Translate name In this feature, it is now no longer allowed to save different competencies under the same name.  If you want to save a second competence that is already in use, you will get a message that this name is already used. Action No action required Solved messages Improve application stability in the area of group list request (change #19089467) Message While selecting the list of existing groups, sometimes the error message below is displayed. Solution The cause of this problem has been resolved. Action No action required. Competency translation issue with long text (change #1976604) Message The customer is unable to save translations when the translation is longer than 300 characters. Solution This restriction has been removed. Action No action required. Publishing Date : 4/22/2021