Visma Novassa on tähän saakka pystynyt vastaanottamaan verkkolaskuja minkä tahansa operaattorin kautta, mutta 2023 vuodenvaihteesta alkaen ainoa käytettävissä oleva operaattori on Maventa (Autoinvoice-integraatio).
Hei,
Olemme saaneet paljon kysymyksiä etenkin kuluttajakaupasta, joissa halutaan tietää minkä takia brutto-tavalla laskuriveillä näkyvät verolliset summat eivät sentilleen täsmää laskun verollisen loppusumman kanssa. Suosittelemme nettotavan käyttöä jos se on mahdollista.
Esimerkki
Tehdään lasku, jossa on 3 riviä samaa tuotetta, 1 kpl per rivi. Annetaan bruttosummaksi (ALV sisältyy) jokaiselle riville 15€.
1. Jos lasketaan verollinen summa riveiltä, saadaan tässä vaiheessa 45,00€, joka voitaisiin olettaa myös laskun loppusummaksi
2. Koska laskulle vaaditaan myös veroton summa, lasketaan 15€:sta jokaisen rivin veroton, joka muodostuu monella desimaalilla
3. Seuraavaksi verottomat summat tulee pyöristää 2 desimaaliin, eli jokaisen rivin veroton summa on 12,10€. Nyt kun meillä on verottomat summat olemassa, voidaan laskea laskun ALV.
4. Lasketaan laskun loppusumma. Saadaan veroton 24% summa 36,30€
5. Lasketaan laskun veron määrä: veroton 36,30€ * 24% = 8,712 joka täytyy pyöristää 2 desimaaliin, saadaan 8,71
6. Laskun loppusummaksi tulee 45,01, mikä ei ole sama kuin riveiltä jos laskettaisiin verollisen summat yhteensä. Tärkein syy tähän on se, että arvonlisäveron lopullinen summa lasketaan vasta laskun verottomasta loppusummasta, ja se pyöristetään 2 desimaaliin per verokanta.
Vinkkejä pyöristykseen
A/ Pyöristys joka laskulla: Jos haluttaisiin että esimerkissä loppusummaksi tulee 45,00€, voidaan käyttää ohjelman tekemää pyöristystä Novan päänäkymä | Ohjaustiedot | Ominaisuudet | Ei pyöristyksiä laskulla -valinta pois päältä, eli ohjelma alkaa pyöristämään loppusummia. Tällöin ohjelma pyöristää aina eikä sitä voi muuttaa laskukohtaisesti.
B/ Pyöristys oletuksena pois, mutta saa päälle laskukohtaisesti tarpeen mukaan: Ohjaustiedoissa | Omnaisuudet | Ei pyöristyksiä laskuilla
Jos yksittäiseltä laskulta halutaan pyöristys päälle, se voidaan tehdä Lasku | Näytä | Laskun muut tiedot | Pyöristetään -option avulla -> Lasku muokkaustilaan -> Tallennus
C/ Vaihtoehtona on joissain tilanteissa käyttää laskulla pyöristysriviä. Pyöristysrivillä käytetään tiliä, jonka verokanta on 0% (esim. pyörityserot-tili).
Kirjanpidossa esimerkkilaskun tiliöinnit ovat seuraavanlaiset.
Kirjanpidossa voidaan kuukausittain muistiotositteella oikaista myyntejä pyöristyseroilla. Toimintatapa tulee tarkastaa kirjanpitäjänne/tilintarkastajanne kanssa.
Tällä käyttövinkkivideolla kerrotaan miten Visma Novan Hintojen hallinta -työkaluja käytetään manuaalisen työn sekä näppäilyvirheiden vähentämiseksi.
Hintojen hallinta -toiminnolla pidät tuotteidesi osto- ja myyntihinnat ajan tasalla ja varmistat liiketoimintasi kannattavuuden. Toiminnon avulla luot ja ylläpidät myös hinnastoja. Saat luettua ostohinnat ja omien toimittajien hinnastot järjestelmään massana ilman manuaalista työtä tai näppäilyvirheitä. Voit myös esimerkiksi asettaa valitsemasi tuoteryhmän tuotteiden hinnat niin, että myyntihinta antaa aina 20 prosentin myyntikatteen ostohintaan nähden.
Voit ulkoistaa maksuhuomautusten ja perinnän käsittelyn Visma Duetto Oy:n tarjoaman palvelun avulla. Alla ohje Visma Perintä -integraation käyttöönotosta.
Sähköisten allekirjoituskutsujen lähettäminen on mahdollista suoraan Visma Novan päävalikosta.
Esimerkki
Halutaan allekirjoituttaa sopimus sähköisesti. Valitaan sopimus PDF-muotoisena palveluun, mistä se lähtee allekirjoittajan sähköpostiin tai puhelimeen kutsulinkkinä. Vastaanottaja saa linkin, josta hän voi allekirjoittaa PDF-sopimuksen webbiselaimessa käyttäen pankkitunnuksia. Kun allekirjoitukset on tehty, allekirjoitettu sopimus tulee osapuolille sähköpostilla.
🎬 Tallenne: Allekirjoituskutsujen lähettäminen suoraan Visma Novasta
Katso video käyttöönotosta ja prosessista https://dreambroker.com/ channel/97scpjte/wxp3cp2b
Sähköisen allekirjoituksen käynnistys 00:25
Ympäristön rekisteröinti 00:32
Yrityksen rekisteröinti 01:04
Allekirjoituskutsun lähetys 02:40
Miltä kutsu näyttää vastaanottajalle? 05:39
Varsinainen allekirjoittamisprosessi 06:20
Miltä allekirjoitettu PDF näyttää käytännössä 07:32
Miten allekirjoituskutsuja lähetetään Visma Novasta?
1. Sähköisen allekirjoituksen käynnistys
Sähköinen allekirjoitus löytyy Novan päävalikosta
2. Rekisteröi ympäristö
Ensimmäinen vaihe on rekisteröidä Nova-ympäristö:
3. Rekisteröi yritys
Toinen vaihe on rekisteröidä valittu yritys Visma Sign -palveluun:
4. Allekirjoituskutsun lähetys
Kutsu lähetetty, miltä allekirjoituskutsu ja prosessi näyttää?
1. Miltä sähköpostikutsu näyttää vastaanottajalle?
Allekirjoittajat saavat sähköpostiinsa (tai tekstiviestillä) viestin, josta löytyy linkki allekirjoituskutsuun:
2. Miltä allekirjoittamisvaihe näyttää?
Kun linkkiä on klikattu ja salasana annettu, tulee näkyviin asiakirja ja tunnistautumistapa:
3. Miltä allekirjoitettu PDF näyttää käytännössä?
Kun dokumentti on allekirjoitettu, se näkyy PDF-tiedostossa omana sivunaan:
Verkkolaskulaki sähköisestä laskutuksesta astui voimaan 1.4.2020. Visma Nova versiosta 10 lähtien voi lähettää lain mukaisia sähköisiä laskuja - tällöin Novassa puhutaan Finvoice 3.0 EN16931 -muodosta.
Tietoa Finvoice EN16931 käyttöönotosta:
Nova ja erityishuomioita EN16931 standardiin liittyen: linkki
Nova ja tietojen sijainti verkkolaskuaineistossa: linkki
Nova ja Finvoice EN16931 validointivirheet: linkki
EU ohjeistukset verkkolaskustandardiin liittyen: linkki
Virallinen lista yksiköistä - Excel-tiedosto, josta löytyy välilehti "Unit".
Tallenna tiedosto omalle koneellesi ja avaa taulukkolaskentaohjelmassa.
Tässä esimerkkinä EU-yksikkö EA eli 'Each' joka vastaa KPL yksikköä Suomessa.
Varmista mitä yksiköitä teidän tulee käyttää ja päivitä tiedot Novan ohjaustietoihin alla olevan ohjeen mukaisesti.
Ota käyttöön Finvoice 3.0 EN16931
* 1. Ota uusi laskulähetysmuoto käyttöön
Laskutus | Laskuta | Aloita laskutus | Asetukset Ota lähetysmuoto käyttöön: Valitse lähetysmuodoksi Finvoice 3.0 EN16931
* 2. Määritä EU-yksiköt
Selvitä käytössänne olevat yksiköt(m,kpl,ym..)
Määritä niitä vastaavat EU-yksiköt(MTR,EA,ym..) Novan ohjaustietoihin Ohjaustiedot | Ehdot ja ryhmät |Yksiköt
* 3. Tarkista myyntitilien ALV-koodit
Kirjanpidon tilin takana täytyy olla asianmukainen ALV-koodi. ALV-koodien lista löytyy Ohjaustiedot | ALV-koodit.
Kotimaan 10,14,24% -> S
Kotimaan 0% -> Z
Rakennuspalv.käännetty -> AE
Tili, jonka verokoodiksi annetaan S ei saa olla rivejä, joilla veroprosentti on 0%
Jne.
4. Laskut julkishallinnolle
Jos lähetätte laskuja julkishallinnolle, lisäksi pitää täyttää seuraavat tiedot
Kilpailutuksen viite
Alueellinen yksikkö
Tiliöintiviite
Tiedot voi täyttää Asiakaskortisto | Näytä | Lisätiedot (F8) | Lisätiedot-välilehti
Kun asiakkaalle tehdään lasku, tiedot tulevat verkkolaskulle
5. Kokeile!
Lähetä muutama lasku Finvoice 3.0 EN16931 muodolla
Valitse Novan aloitusnäkymästä > Asetukset > Tilikartta. Tilikartta näkymässä valitaan Tiedosto > Tallenna nimellä.
Anna omalle mallitilikartalle nimi > Ok-painikkella tallennat tilikartan, tämän jälkeen avautuu lista tallennetuista tilikartoista ja viimeisenä näkyy tämä juuri tallennettu tilikartta.
Tämän jälkeen valitaan Novan aloitusnäkymästä yritys mihin tallennettu tilikartta halutaan käyttöön. Valitaan Asetukset > Tilikartta > Tiedosto > Avaa.
Avautuu ikkuna missä on tallennetut tilikartat, ja listalta valitaan haluttu tilikartta ja klikataan OK.
Hei! Jos käytät verkkolaskujen lähetyksessä EU-normin mukaista "Finvoice 3.0 EN16931" laskumuotoa, mikäli saat validointivirheitä, tarkista seuraava lista ja sen mukaiset toimenpiteet:
Virhe
Sending to operator failed: XML invalid | [BR-23]-An Invoice line (BG-25) shall have an Invoiced quantity unit of measure code (BT-130)
✔️ Ratkaisuehdotus
Selvitä käytössänne olevat yksiköt(m,kpl..). Määritä niitä vastaavat EU-yksiköt Novan ohjaustietoihin Ohjaustiedot | Ehdot ja ryhmät |Yksiköt
Yleisimmin käytetyt yksiköt:
m = MTR kpl = EA m2 = MTK m3 = NM3 h = HUR pak = XPK sarja = SET erä = XPC kaikki EU-yksiköt löytyvät Euroopan komission sivuilta tästä LINKISTÄ (excelin välilehti Units).
Euroopan komission sivuilta ladattavasta .xls tiedostosta voi katsoa mitä EU-yksikköä tulee käyttää. Kaikkia ei tarvitse Novaan perustaa vaan riittää, että ohjaustiedoista löytyy yrityksen käyttämät yksiköt.
Virhe
[BR-S-05]-In an Invoice line (BG-25) where the Invoiced item VAT category code (BT-151) is "Standard rated" the Invoiced item VAT rate (BT-152) shall be greater than zero.
✔️ Ratkaisuehdotus
Virhe tulee yleensä silloin, jos laskurivillä on 0% ALV, mutta kyseisen tilin ALV-koodi tilikartassa on "S" mikä on EU-standardissa väärin.
Myyntitilin ALV-koodi löytyy Tilikartta | (valitse Tili)| ALV-tiedot | ALV-koodi
Jos joku ALV-koodi puuttuu, lisää se ohjaustietoihin. Lista ALV-koodeista löytyy Ohjaustiedot | ALV-koodit.
-Kotimaan 10,14,24% -> valitaan koodi S
-Kotimaan 0% -> valitaan koodi Z
-Rakennuspalv.käännetty -> valitaan koodi AE
-Tili, jonka verokoodiksi annetaan S ei saa olla rivejä, joilla veroprosentti on 0%
Virhe
Sending to operator failed: XML invalid | [BR-CO-09]-The Seller VAT identifier (BT-31), the Seller tax representative VAT identifier (BT-63) and the Buyer VAT identifier (BT-48) shall have a prefix in accordance with ISO code ISO 3166-1 alpha-2 by which the country of issue may be identified. Nevertheless, Greece may use the prefix 'EL'.
✔️ Ratkaisuehdotus
Tarkista, että kyseisen asiakkaan y-tunnus on oikein Asiakaskortistossa. Kun y-tunnus on korjattu muista hakea asiakas laskulle uudelleen ja lähetä sen jälkeen verkkolaskuaineisto uudelleen Laskuta > Aloita laskutus- näkymästä.
Asiakasyritysten luottotiedot ja perustiedot voidaan tarkistaa Suoraan Novan kautta Suomen Asiakastieto -integraation kautta. Linkkinä alla integraation käyttöönotto-ohje
Ennakkoperintärekisterin ensimmäinen tarkistuspäivä lähenee. Uudet tarkistuspäivät ovat 1.3., 1.6., 1.9. ja 1.12. Voit tehdä tarkistuksen suoraan Novasta - toiminto tarkistaa kaikkien toimittajien ennakkoperintärekisterin tiedot ja ilmoittaa poikkeamista.
Toiminto on ilmainen.
1. Avaa Infoline | Asiakaskortisto, valitse Lajiksi "toimittaja"
2. Avaa valikosta Tiedosto | Ennakkoperintärekisterin tarkistus
3. Paina Tarkista
Lisätietoja löydät asiakaskortiston käsirkirjasta s53 Ennakkoperintärekisterin tarkistus
Visma Nova 9.6 versiossa julkaistiin uusi raportointityökalu, jonka avulla voit helposti muodostaa erilaista raportointia laskutuksesta. Myöhemmissä versioissa Nova 10.0 versiosta alkaen työkalua laajennettiin myös muiden ohjelmien tietojen käsittelyyn.
Työkalun avulla voit rakentaa erilaisia raportteja Novan eri tietolähteistä ja tiedot saa vietyä jatkojalostettavaksi esimerkiksi Excel-ohjelmistoon tai muuhun taulukkolaskentaohjelmistoon.
Raportoinnin esittelyvideo katsottavissa tässä linkissä.
Raportointityökalulla pystyt muodostamaan haluamaasi raportointia helposti joko taulukkomuodossa käyttäen hyväksi työkalun laajoja datan ryhmittely-, suodatus- ja järjestysmahdollisuuksia tai käyttämällä työkalun Pivot-toiminnallisuutta, jolla pystyt muodostamaan mm. asiakas- tai tuotemyynnistä raportointia, jossa vuosimyynti voidaan jakaa kvartaaleille, kuukausille jne.
Voit tallentaa muodostamasi valmiit raportointinäkymät joko itsellesi tai kaikille käyttäjille jatkokäyttöä varten.
Raportointi-sovellus on käytettävissä kaikilla Nova-käyttäjillä Sovellus-valikossa. Käyttäjien käyttöoikeudet määrittävät sen mitä tietolähteitä käyttäjille tulee näkyviin raportointiin. Esim. laskutuksen tietolähteet ovat sovelluksessa näkyvillä, mikäli käyttäjällä on oikeudet laskutukseen.
Raportoinnin käyttövinkit
Jos Raportointi sovellus ei näy käyttäjälle
Jos Raportointi-sovellus ei näy aloitusnäkymässä saat sen näkyviin valitsemalla hiiren oikealla sovellukset listalla ja sitten 'muokkaa'.
Raportointi-sovellus tulee näkyä oikean laidan 'näytettävät sovellukset' kohdassa. Jos sovellus ei silti sinulla näy niin voit kokeilla palauttaa Oletukset-painikkeella oletusarvot niin viimeistään sitten sovelluksen tulisi tulla näkyviin.
Taulu-näkymän raportin luominen lyhyesti
Raportointi-sovelluksen taulu-näkymällä saat tehtyä selkeitä listoja eri tietolähteiden avulla.
Tässä ohjeessa on käyty esimerkkinä miten voit viedä esimerkiksi avoimet laskut .csv tiedostoon jatkokäsittelyä varten.
Tietojen käsittely kannattaa aloittaa siitä, että raahaat vasempaan laitaan ne kentät jotka haluat ohjelmasta raportoida. Kenttiä voi myös piilottaa yksitellen mutta tämä on helpompaa tehdä viimeisessä vaiheessa esim. Excelissä.
Esimerkkiraportti Laskutus: Avoimet myyntilaskut vuonna 2022
Voit raahata vasempaan laitaan kentät lasku, pvm, nettopvm, summa ja valuutta. Esimerkissäni käytän suodattimina Avoinna, Tila ja Vuosi- kenttiä. (Avoinna summa on suurempi kuin 0, Tila ei ole 0. Kesken sekä vuosi on 2022)
Avoinna-suodatin. Klikkaa suodatin painiketta ja sitten (Custom). Anna arvoksi "On suurempi kuin >" ja viereen arvo 0. Tämä suodattaa vain laskut joilla on vielä suoritettavaa
Tila- suodatin. Hae näkyviin suodatusrivi klikkaamalla minkä tahansa kentän otsikkoa hiiren oikealla ja valitsemalla näytä suodatusrivi. Voit hakea %-merkin avulla vain KESKEN-tilassa olevat rivit.
Vuosi-suodatin. Klikkaa suodatin kuvaketta ja valitse vuosi jota haluat raportoida
Esimerkkiraportti Asiakkaat: Asiakastiedot ja tietyn kauden myynti
Taulu-näkymästä saat listan asiakkaista ja niiden kauden myyntitiedot sekä lisäksi esimerkiksi osoitetiedot, asiakasryhmä tai y-tunnus.
Nova Asiakaskortistossa ajetaan ensin Tiedosto > Kausitiedot - ajo. Tämä päivittää kauden myynti (esim. tietyn kuukauden myynnit) sekä koko myynti (halutun pidemmän ajanjakson myynnit).
Hae Taulu-näkymän vasempaan laitaan ainakin Numero, Nimi, Y-tunnus, Kauden myynti, Avoin saldo, koko myynti.
Voit suodattaa näkymästä pois asiakkaat joilla ei ole ajetulle kaudelle lainkaan myyntiä kun valitset (Custom)-suodattimen sarakkeessa 'Kauden myynti'.
Anna arvoksi On suurempi kuin > haluttu summa.
Tämän jälkeen raportille ei enää nouse asiakkaat joilla ei ole myyntiä annetulla kaudella.
Taulu-näkymän käyttövinkkejä
Tietojen hakeminen taulu-näkymässä Klikkaamalla hiiren oikealla minkä tahansa kentän päällä saat valittua 'Näytä suodatusrivi' joka tuo näkyviin hakurivin jonka avulla voit hakea tietoa raportilta helposti. Hakurivillä voit käyttää osahakua kun laitat %-merkin hakusanan eteen.
Toinen vaihtoehto on ottaa näkyviin ns. superhaku kenttä joka etsii haluamaasi tietoa kaikista näkyvillä olevista kentistä.
Rivien yhteenlaskettu summa tai lukumäärä Taulu-näkymää voit selkeyttää vielä lisäämällä eri rivien alle esimerkiksi summa tai lukumäärä tiedon riippuen siitä mitä tietoja halutaan nähdä yhdellä silmäyksellä. Saat lisättyä esimerkiksi laskujen lukumäärän klikkaamalla hiiren oikealla lasku sarakkeen alla ja valitsemalla 'lukumäärä'.
Summa-sarakkeen alla voit klikata hiiren oikealla ja valita 'summa'-tiedon.
Ryhmittely Voit ryhmitellä dataa raahaamalla vasempaan ylälaitaan haluamasi ryhmittely-tiedon. Eli esimerkiksi vuoden, asiakasryhmän tai muun vastaavan tiedon.
Sarakkeiden leveyden säätäminen
Usein sarakkeisiin haettavat tiedot eivät aina mahdu kokonaan näkyville. Saat sarakkeiden leveydet automaattisesti säädettyä klikkaamalla hiiren oikealla minkä tahanasa kentän päällä ja valitsemalla Sovita (kaikki sarakkeet).
Sarakkeiden leveys säädetään automaattisesti pisimmän arvon mukaan jotta kaikki tekstit mahtuvat näkyviin.
Pivot raportin luominen lyhyesti:
Raportointi-sovelluksen Pivot-välilehdellä saat tehtyä selkeitä raportteja eri tietolähteiden avulla.
Tässä ohjeessa on käyty esimerkkinä miten saat raportille yhteen näkymään tietyn asiakkaan laskut vuosittain.
Raportteja voit rakentaa raahaamalla Pivot-välilehdellä olevia kenttiä alaosaan alla olevan esimerkin mukaan. Yläosan kenttä-listalta voi raahata haluamansa arvoja eri kohtiin alaosan pivot-taulukolle ja sen avulla rakentaa juuri haluamansa näköisen raportin jos Novan olemassa olevat raportit ei sovellu sen hetkiseen tarpeeseen.
Raahaa haluamasi tieto pivot raportille. Voit tiputtaa kentän kolmeen eri kohtaan riippuen millaisen raportin haluat saada.
Esimerkkiraportti: Tietyn asiakkaan laskut Pivot-raporttina
Tässä esimerkki Pivot-raportista esimerkissä on rakennettuna raportti joka rajaa asiakkaan 106 kaikki laskut päiväkohtaisesti ja näyttää niiden summan ja avoinna-olevan summan. Pivot-näkymän vasemmassa yläkulmassa on kentät: Summa sekä Avoinna Pivot-näkymän oikeassa yläkulmassa on kentät: Vuosi, KK sekä Pvm Pivot-näkymän vasemmassa alakulmassa on kentät: Lasku, Asiakas sekä Asiakkaan nimi
Raportille on haettu nyt vain asiakas joka on numerolla 106. Tämän suodatuksen saa tehtyä klikkaamalla kentän oikean yläkulman suodatinta ja rajaamalla sen avulla tuo asiakasnumero. Vuosi, KK tai Pvm tiedoilla voisi rajata tietyn ajanjakson laskut jos näin halutaan.
Pivot-näkymän käyttövinkkejä
Tietyn summan ylittävät tai alittavat rivit näkyviin
Voit suodattaa summa-kenttien suodattimien avulla esimerkiksi niin, että raportilla näytetään vain tietyn arvon ylittävät lukemat. Tässä Pivot-raportille halutaan vain yli 0,01€ arvoiset luvut.
Ajanjakso-kenttien ulkoasu
Oletuksena osa kentistä näyttää pvm lisäksi esimerkiksi kellonajan. Tämän saat muokattua siistimmäksi klikkaamalla kenttää hiiren oikealla ja valitsemalla avautuvasta valikosta arvon 'Päivä'.
Näin pvm tieto näkyy selkeämpänä sarakkeissa:
Suodattaminen tietyn kentän arvojen perusteella
Vaikka et raahaa kenttää itse Pivot-raportille voit silti suodattaa kaikkien kenttien avulla dataa. Yläosan kentissä tehdyt suodatukset vaikuttavat raportille nouseviin tietoihin mutta eivät vie tilaa sarakkeina itse raporteilla.
Yleisiä käyttövinkkejä
Tietojen suodattaminen
Monissa kentissä on pieni suodattimen kuva oikeassa ylälaidassa jolla saat tehtyä erilaisia rajauksia. Esimerkiksi klikkaamalla suodatinta Vuosi-kentässä voit rajata vain tietyn vuoden näkyville tai klikkaamalla Asiakas-kenttää voit rajata tietyt asiakkaat.
(Custom)- arvolla voit luoda myös erilaisia tarkempia suodattimia kuten tässä esimerkissä jossa halutaan suodattaa näkyviin vain laskut joilla ei ole lainkaan suorituksia:
Tiedon vieminen .csv muodossa
Kun haluamasi raportti on valmis voit viedä sen CSV muodossa ulos Novasta. (Tai vaihtoehtoisesti Excel-muodossa myös jos haluat).
Tiedoston voi nyt tuoda taulukkolaskentaan esim. Exceliin. Tässä esimerkkinä tiedosto tuotuna Google Sheetiin.
Tiedostosta voi poistaa ylimmän rivin ja muut turhat tiedot oikeasta laidasta ja jättää vain nuo vasemman laidan tiedot joita halutaan tässä esimerkissä raportoida.