Mededelingen In deze release notes van versie 211.02 vind je alle informatie over de patch die wij uitvoeren op Visma.net Payroll release versie 211.      Versie 211.02 zal op dinsdagavond 17 januari 2023 worden geïnstalleerd.         Wijzigingen in bestaande inrichting Bijspaarregelingen pensioenfonds PGB In release V211.01 hebben we het mogelijk gemaakt om de bijspaarregelingen van pensioenfonds PGB te gebruiken. Door in de regelingtabel de parameter Regeling is in gebruik met "Ja" in te richten worden alle werknemers in de UPA gemeld met het regelingkenmerk, maar met onder andere regelingloon 0. PGB heeft ons nu echter laten weten dat door het leveren van het regelingkenmerk automatisch een brief wordt aangemaakt, die PGB uitsluitend wil versturen aan deelnemers aan de bijspaarregelingen. Daarom hebben we de inrichting voor de PGB bijspaarregelingen gewijzigd.   Zowel tabel 60600 PGB Pensioen Plus bijsparen als tabel 60700 PGB Ouderdomspensioen Plus bijsparen staan nu op cao-niveau ingericht met de parameter Regeling is in gebruik op "Ja" en met de parameter Alleen voor op "Handmatig". Hierdoor is de regeling wel standaard actief, maar worden werknemers uitsluitend op basis van handmatige deelname aan de regelingen in de UPA opgenomen. Deze handmatige deelname voer je op met een transactie op de betreffende salariscomponent, met een begin- en indien van toepassing een einddatum.   Afhankelijk van welke regeling van toepassing is, is dit salariscomponent 541810 Dwing deelname aan PGB pensioen Plus bijsparen af of salariscomponent 542010 Dwing deelname aan PGB Ouderdomspensioen Plus bijsparen af.   PGB onderscheidt de volgende situaties:   Er is sprake van een maandelijkse inleg In dit geval voer je de volgende transacties op Actie Regeling PGB pensioen Plus bijsparen Regeling PGB Ouderdomspensioen Plus bijsparen Dwing deelname af 541810 Dwing deelname aan PGB pensioen Plus bijsparen Voer de begin- en indien van toepassing de einddatum op 542010 Dwing deelname aan PGB Ouderdomspensioen Plus bijsparen af Voer de begin- en indien van toepassing de einddatum op Bedrag inleg opgeven 42600 Vast bedrag voor PGB pensioen Plus Voer de begin- en indien van toepassing de einddatum op Voer als prijs het maandelijks in te houden bedrag op 42610 Vast bedrag voor PGB Ouderdomspensioen Plus Voer de begin- en indien van toepassing de einddatum op Voer als prijs het maandelijks in te houden bedrag op   De inhouding van de inleg zal worden gedaan op respectievelijk salariscomponent 51920 Inleg PGB Pensioen Plus of salariscomponent 52120 Inleg PGB ouderdomspensioen Plus.   Er is sprake van een eenmalige inleg In dit geval voer je de volgende transacties op Actie Regeling PGB pensioen Plus bijsparen Regeling PGB Ouderdomspensioen Plus bijsparen Dwing deelname af 541810 Dwing deelname aan PGB pensioen Plus bijsparen Voer de begin- en de einddatum op 542010 Dwing deelname aan PGB Ouderdomspensioen Plus bijsparen af Voer de begin- en de einddatum op Bedrag inleg opgeven 42600 Vast bedrag voor PGB pensioen Plus Voer de begin- en de einddatum op Voer als prijs eenmalig in te houden bedrag op 42610 Vast bedrag voor PGB Ouderdomspensioen Plus Voer de begin- en de einddatum op Voer als prijs het eenmalig in te houden bedrag op   De inhouding van de inleg zal worden gedaan op respectievelijk salariscomponent 51920 Inleg PGB Pensioen Plus of salariscomponent 52120 Inleg PGB ouderdomspensioen Plus. In de UPA wordt een einddatum voor de regeling meegegeven.   Er is sprake van meerdere inleggen per jaar Het is mogelijk dat een werknemer niet iedere maand, maar wel meerdere malen per jaar inlegt. Bijvoorbeeld bij uitbetaling van vakantiegeld en/of eindejaarsuitkering. Het is dan toegestaan om in de maanden waarin niet wordt ingelegd wel regelinggegevens mee te sturen. In dit geval voer je de volgende transacties op Actie Regeling PGB pensioen Plus bijsparen Regeling PGB Ouderdomspensioen Plus bijsparen Dwing deelname af 541810 Dwing deelname aan PGB pensioen Plus bijsparen Voer de begin- en indien van toepassing de einddatum op 542010 Dwing deelname aan PGB Ouderdomspensioen Plus bijsparen af Voer de begin- en indien van toepassing de einddatum op Bedrag inleg opgeven 42600 Vast bedrag voor PGB pensioen Plus Voer voor iedere inleg de begin- en de einddatum op Voer als prijs het eenmalig in te houden bedrag op 42610 Vast bedrag voor PGB Ouderdomspensioen Plus Voer voor iedere inleg de begin- en indien van toepassing de einddatum op Voer als prijs het eenmalig in te houden bedrag op   De inhouding van de inleg zal worden gedaan op respectievelijk salariscomponent 51920 Inleg PGB Pensioen Plus of salariscomponent 52120 Inleg PGB ouderdomspensioen Plus. In de maanden waarin geen inleg wordt gedaan hoeft er geen bedrag opgegeven te worden, maar kan de deelname door blijven lopen. Actie Als er werknemers deelnemen aan de bijspaarregelingen voor je de hierboven beschreven transacties op. Mogelijk heb je naar aanleiding van de vorige release het bedrag voor de inleg al opgevoerd. Let er dan op, dat je ook een transactie aanmaakt voor de deelname aan de regeling.       Opgeloste meldingen Vastloper op component 440630/440830/5440880 KM Netto bruto Wanneer er sprake is van KM transacties met een transactiedatum vóór de verwerkingsperiode en er is sprake van een netto-bruto vergoeding, dan ontstond er een vastloper na de patch van 16 januari 2023.   Dit is nu opgelost. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen.        Wijzigingen in cao-inrichting Cao Kaaspakhuisbedrijf Pensioenfonds PGB heeft aangegeven dat het de franchise voor 2023 is gewijzigd van € 18.214 naar € 18.199. Daarom is in tabel 60010 Pensioen waardes de franchise gewijzigd naar € 18.199 en maximum grondslag naar € 40.846 - € 18.199 = € 22.647.   ... Visa mer

  Mededeling In deze release notes van versie 211.01 vind je alle informatie over de patch die wij uitvoeren op Visma.net Payroll release versie 211.    Versie 211.01 zal op maandagavond 16 januari 2023 worden geïnstalleerd.       Nieuwe functionaliteit Verlof tijdens ziekte Wanneer er tijdens ziekte verlof wordt opgenomen, heeft dat de volgende consequenties:  De werknemer zal tijdens het verlof niet worden gekort op het salaris. Dit betreft zowel de korting op salaris als ook de korting op pensioen. ORT compensatie tijdens ziekte moet tijdens het verlof niet berekend worden. Hiervoor in de plaats moet ORT bij verlof berekend worden. Meeruren ziek moeten tijdens het verlof niet berekend worden. Immers tijdens verlof worden er geen meeruren gecompenseerd. Om dit mogelijk te maken is een nieuw vast component 10500 Verlof tijdens ziekte toegevoegd. Op dit component geef je de periode van verlof tijdens ziekte op. Dit is een vaste component waarbij een transactie met start- en einddatum van het verlof moet worden opgegeven. Salaris bij verlof tijdens ziekte Wanneer je door middel van het component 10500 Verlof tijdens ziekte de verlofperiode tijdens ziekte opgeeft, zal het systeem voor die periode het loon voor 100% doorbetalen. Tegelijkertijd zal, mocht het pensioen wegens ziekte gekort worden, de pensioenpremie ook weer volledig worden berekend.  ORT en Meeruren compensatie bij ziekte  Wanneer een werknemer tijdens ziekte de ORT gecompenseerd wordt dan kunnen de ziekte uren op twee manieren worden bepaald. De ziekte uren kunnen door het systeem worden bepaald op basis van de ziekte registratie in de verzuimmodule in HRM of de ziekte uren worden geïmporteerd vanuit een roosterpakket.  Middels de opgegeven verlofperiode op component 10500 Verlof tijdens ziekte zal wanneer de ziekte uren bepaald worden op basis van de ziekte registratie in de verzuimmodule er geen ORT en meeruren bij ziekte gecompenseerd worden.  Wanneer er sprake is van ORT tijdens verlof, dan moet, naast het opgeven van component 10500 Verlof tijdens ziekte ook het aantal verlofuren op component 10320 Verlof uren opgegeven te worden. Wanneer ziekte uren worden geïmporteerd dan moeten deze uren niet de verlofuren bevatten, maar moeten die vastgelegd worden op component 10320 Verlof uren.  De referteperiode voor de evt. compensatie ORT en Meeruren bij ziekte zal gebaseerd blijven op de oorspronkelijke startdatum van de ziekte (de koppeldatum). Dus ook voor berekening van de compensatie ORT en Meeruren bij ziekte na het verlof. Blokkade onkostenvergoedingen Als er sprake is van een blokkering van vergoedingen bij ziekte (zoals bijvoorbeeld reiskosten), dan zal deze blokkade ook tijdens het verlof plaatsvinden.         Wijzigingen in bestaande inrichting Bijspaarregelingen pensioenfonds PGB Pensioenfonds PGB kent twee bijspaarregelingen, PGB Pensioen Plus (PGBP) en PGB ouderdomspensioen Plus (OPP). Het gaat om regelingen, waarbij een individuele werknemer ervoor kan kiezen om, maandelijks of eenmalig, een inleg te doen om zo extra pensioen op te bouwen. Deze regelingen zijn niet verplicht bij cao, maar zijn afhankelijk van afspraken die werkgevers hebben gemaakt met PGB. Vanaf 2023 worden de bijspaarregelingen in de UPA opgenomen. De volgende door ons ondersteunde cao's zijn aangesloten bij pensioenfonds PGB: Grafimedia Groothandel in Groenten en Fruit Kaaspakhuisbedrijf Kartoflex Voor deze cao's zijn tabellen 60600 PGB pensioen Plus, 60610 PGB pensioen Plus waardes, 60700 PGB Ouderdomspensioen Plus en 60710 PGB Ouderdomspensioen Plus waardes ingericht. Deze regelingen staan echter standaard uit, zodat voor klanten bij wie geen bijspaarregeling van toepassing is geen gegevens in de UPA worden opgenomen.   Als er bij jullie geen bijspaarregeling van toepassing is, hoef je geen verdere actie te ondernemen. Gebruik maken van de bijspaarregeling op cao-niveau Als je gebruik maakt van onze cao-ondersteuning voor één of meer van de bovenstaande cao's én één of meer van jullie werknemers maken gebruik van een bijspaarregeling, dan voer je eenmalig de volgende acties uit. Bepaal welke van de twee bijspaarregelingen van toepassing is, of dat wellicht beide bijspaarregelingen van toepassing zijn. Voor een werknemer kan er slechts één van de twee regelingen van toepassing zijn, maar bij sommige werkgevers komen zowel werknemers met variant PGB Pensioen Plus als werknemers met variant PGB ouderdomspensioen Plus voor. Zet de regeling die van toepassing is aan. Dit doe je als volgt: Ga naar tabel 60600 PGB pensioen Plus en/of tabel 60700 PGB Ouderdomspensioen Plus (afhankelijk van de variant(en) die bij jullie van toepassing is/zijn) Kies voor Wijzigen Wijzig parameter "Regeling is in gebruik" naar "Ja" Kies voor Opslaan Journaliseer component 51920 Inleg PGB Pensioen Plus en/of component 52120 Inleg PGB ouderdomspensioen Plus debet op balans grootboekrekeningnummer. Met een transactie op component 42600 kun je een inleg opgeven voor PGB pensioen Plus en met een transactie op component 42610 kun je een inleg opgeven voor PGB ouderdomspensioen Plus. Deze inleg wordt hiermee beschouwd als grondslag voor de bijspaarregeling en zal worden gerapporteerd in de pensioenaangifte. De inhouding op het salaris vindt plaats op component 51920 Inleg PGB Pensioen Plus en/of component 52120 Inleg PGB ouderdomspensioen Plus.   Let op: Er kan sprake zijn van een maandelijkse inleg of van een eenmalige inleg. Let er in het geval van een eenmalige inleg op, dat je ook een einddatum voor de transactie opgeeft. Voor een werknemer kan slechts één van deze regeling van toepassing zijn. Let goed op dat je de component voor de juiste regeling gebruikt. Gebruik maken van de bijspaarregelingen zonder cao-inrichting Als je geen gebruik maakt van de bovengenoemde cao's, maar wel bent aangesloten bij pensioenfonds PGB, voer je de volgende acties uit: Je richt de bijspaarregeling(en) in in tabel 60100 (+100). Let hierbij op de inrichting van de volgende parameters: Parameter Keuze Regeling is in gebruik Nee Maar niet voor Pensioen fonds specifiek Rekenwijze Periode franchise Factor in dienst Niet afbreken Eindigen per AOW leeftijd Ja Bepalen einddatum Eerste dag maand gebeurtenis Factor uit dienst Niet afbreken Berekeningsniveau IKV Product kenmerk 07-PGB: U0557-2007: Individueel extra inleggen Product variant 07-PGB: PGBP: PGB pensioen plus of 07-PGB: OPP: PGB ouderdomspensioen plus   Je richt de bijbehorend tabel met percentages, waardes en franchises (60110 +100) als volgt in:     Je richt een component in als grondslag voor de regeling. Je kunt hiervoor een kopie maken van component 42600 Vast bedrag 1 voor pensioen/regeling. Deze component komt niet tot uitbetaling, maar moet wel worden toegevoegd op de periodegrondslag voor de regeling. Deze component gebruik je als een werknemer een bedrag inlegt.         De inleg wordt vervolgens ingehouden op het premie-component 50920 (+200) dat bij de ingerichte regeling hoort. Journaliseer deze premie-component debet op een balansrekening. Let op: Er kan sprake zijn van een maandelijkse inleg of van een eenmalige inleg. Let er in het geval van een eenmalige inleg op, dat je ook een einddatum voor de transactie opgeeft. Voor een werknemer kan slechts één van deze regeling van toepassing zijn. Let goed op dat je de component voor de juiste regeling gebruikt. Actie Als er geen bijspaarregeling van toepassing is, hoef je geen actie te ondernemen Als je gebruikmaakt van onze cao-ondersteuning zet je de regeling(en) aan en journaliseer je de betreffende componenten, zoals hierboven beschreven Als je geen gebruik maakt van onze cao-ondersteuning, maar wel van de bijspaarregelingen van pensioenfonds PGB, richt je een regeling en de bijbehorende componenten in, zoals hierboven beschreven     Indicatie Generatiepact voor pensioenuitvoerders TKP en PGB Voor pensioenuitvoerders TKP en PGB wordt de indicatie Generatiepact is "J" altijd doorgegeven zodra er sprake is van Generatiepact, ook als de Generatiepact regeling geen invloed heeft op het pensioen. De standaard UPA werkwijze is om alleen "J" door te geven bij Generatiepact als deze regeling ook daadwerkelijk invloed heeft op het pensioen. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen.        Opgeloste meldingen Gewijzigde standaard overzichten Verloonde uren / Loon SV Naam standaard overzicht Verloonde uren (loonaangifte) gewijzigd naar Verloonde uren  Het standaard overzicht Verloonde uren toonde niet altijd het gewenste resultaat wanneer er sprake is van aanvullend geboorteverlof en/of betaald ouderschapsverlof. De verlofuren van aanvullend geboorteverlof en/of betaald ouderschapsverlof werden niet altijd correct meegenomen op dit overzicht. Om het juiste aantal uren te kunnen tonen wanneer er sprake is van aanvullend geboorteverlof en/of betaald ouderschapsverlof is er een nieuwe cumulatief 480 - Vaste betaalde uren aangemaakt. Deze cumulatief wordt getoond in plaats van cumulatief 470 - Vaste betaalde uren.   Let op! Dit overzicht toont de actuele uren per periode. Correcties van uren over voorgaande jaren worden in het vorig jaar vermeld op dit overzicht. In de loonaangifte worden deze uren vermeld in de periode waarin de TWK is gedaan.   Actie Je hoeft geen actie te ondernemen.    Naam (en inhoud) standaard overzicht Verloonde uren en Loon SV naar Verloonde uren en Loon SV (loonaangifte) Met ingang van deze release is de naam van het overzicht Verloonde uren en Loon SV gewijzigd naar Verloonde uren en Loon SV (loonaangifte). Tevens is de inhoud van dit overzicht gewijzigd zodat de juiste waardes van de verloonde uren en het loon SV op dit overzicht getoond worden die ook in de loonaangifte gerapporteerd worden. Onderstaande componenten zijn te zien op dit overzicht. Nummer Naam 71480 Betaalde uren 92080 08-Loon WN verz.   Actie Je hoeft geen actie te ondernemen.    Netto-bruto deel KM vergoedingen in 2023 ten onrechte niet berekend Als er sprake is van een KM vergoeding waarhij het bovenmatige deel gebruteerd moet worden, dan werd dit ten onrechte vanaf 2023 niet meer gedaan. Dit is nu hersteld. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen.        Wijzigingen in cao-inrichting Branche Metaal & Techniek Met ingang van 1 januari 2023 eindigt de premieplicht voor de WIA-werknemersverzekering 48 maanden voor de AOW-gerechtigde leeftijd. Voorheen was dit 24 maanden voor AOW-gerechtigde leeftijd. In tabel 60500 WIA-werknemersverzekering is de parameter Correctie maanden per 1 januari 2023 aangepast naar 48. Waar overrides gedaan zijn, kunnen deze verwijderd worden Actie Je hoeft geen actie te ondernemen.    Cao Apotheken Met ingang van 1 januari 2023 maakt de cao Apotheken een onderscheid tussen overwerk (artikel 26) en meewerk (artikel 25). Per 1 januari 2023 is daarom op cao-niveau component 43010 Meeruren ingericht. Op deze component kun je het aantal gewerkte meeruren in een periode opgeven. Dit aantal wordt vermenigvuldigd met het uurloon en er wordt vakantiegeld over gereserveerd. Daarnaast zijn deze meeruren pensioengevend voor pensioenfonds PMA en vormen zij als zodanig grondslag voor de SBA-premie. Voor het bepalen van de transitievergoeding tellen uitsluitend de uren mee.   Let op: uitsluitend de meeruren mogen op deze component geboekt worden. Bij overschrijding van de normale arbeidsduur van 1878 uur per jaar overschreden wordt, is er sprake van overwerk. Als overwerk niet in vrije tijd opgenomen wordt, maar uitbetaald dient te worden, kun je daarvoor onveranderd de uit te betalen overuren boeken op component 41100 Overwerkuren 125%. Deze vergoeding voor overuren is niet pensioengevend.   Daarnaast is per 1 januari 2023 tabel 60020 Pensioen meerdere varianten waardes aangepast naar de per 1 januari 2023 geldende waardes. Actie Journaliseer component 43010 Meeruren debet op een kosten grootboekrekeningnummer. Vanaf 1 januari 2023 boek je gewerkte meeruren op deze component.   Cao Beroepsgoederenvervoer Maximering eenmalige uitkering Werknemers onder de werkingssfeer van de cao Beroepsgoederenvervoer ontvangen in januari 2023 een eenmalige uitkering van € 250 bruto. Deze uitkering wordt berekend pro rata van de gemiddelde deeltijdfactor over het jaar 2022. Echter mag de eenmalige uitkering niet hoger worden dan € 250 bij een deeltijdfactor van meer dan 1. De inrichting in tabel 50500 Eenmalige uitkering januari 2023 is daarom aangepast. Het maximum wordt niet afgebroken. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen.    Cao Gehandicaptenzorg De cao Gehandicaptenzorg kent een eenmalige verhoging van de eindejaarsuitkering met 0,5%, van 8,33% naar 8,83%. Alleen werknemers die in de maand december 2023 in dienst zijn, hebben recht op deze verhoging, werknemers die in de loop van 2023 uitdiensttreden hebben recht op de reguliere eindejaarsuitkering van 8,33%.   Om dit in Payroll mogelijk te maken, is de eenmalige verhoging van de eindejaarsuitkering ingericht als een separate extra uitkering, in tabel 50600 Eenmalig verhoogde eindejaarsuitkering. Op cao-niveau zijn de componenten die de grondslag vormen voor de eindejaarsuitkering ingericht als grondslag voor de eenmalig verhoogde uitkering. Dat zijn de volgende componenten: Nummer Naam 10010  Periode salaris 10060  Gewerkte uren (uurloners) 10260  Uitbetaalde ziekte uren 14110  Korting ouderschapsverlof (inclusief pensioen) 14120  Korting ouderschapsverlof (met voortzetting pensioen) 14140  Korting sabbatical leave (inclusief pensioen) 14150  Korting sabbatical leave (met voortzetting pensioen) 14210  Korting onbetaald verlof (inclusief pensioen) 14220  Korting onbetaald verlof (met voortzetting pensioen) 14240  Korting stakingsuren (inclusief pensioen) 14250  Korting stakingsuren (met voortzetting pensioen) 14270  Korting studieverlof (inclusief pensioen) 14280  Korting studieverlof (met voortzetting pensioen) 14310  Korting aanvullend geboorteverlof (inclusief pensioen) 14320  Korting aanvullend geboorteverlof (met voortzetting pensioen) 14440  Korting betaald ouderschapsverlof UWV (inclusief pensioen) 14450  Korting betaald ouderschapsverlof UWV (met voortzetting pensioen) 14510  Korting salaris n.a.v. generatiepact (inclusief pensioen) 14520  Korting salaris n.a.v. generatiepact (met voortzetting pensioen) 14610  Korting ouderschapsverlof (inclusief pensioen) 14620  Korting ouderschapsverlof (met voortzetting pensioen) 14650  Korting studieverlof (inclusief pensioen) 14660  Korting studieverlof (met voortzetting pensioen) 14670  Korting sabbatical leave (inclusief pensioen) 14680  Korting sabbatical leave (met voortzetting pensioen) 14710  Korting onbetaald verlof (inclusief pensioen) 14720  Korting onbetaald verlof (met voortzetting pensioen) 14730  Korting aanvullend geboorteverlof (inclusief pensioen) 14740  Korting aanvullend geboorteverlof (met voortzetting pensioen) 14750  Korting salaris n.a.v. generatiepact (inclusief pensioen) 14760  Korting salaris n.a.v. generatiepact (met voortzetting pensioen) 14770  Korting betaald ouderschapsverlof UWV (inclusief pensioen) 14780  Korting betaald ouderschapsverlof UWV (met voortzetting pensioen) 42900  Verlof verkopen 42910  Afrekenen verlofsaldo 42920  Afrekenen verlofsaldo negatief 42930  Uitbetalen verlofrecht 42950 Verlof kopen (bron salaris) 42960 Verlof kopen (bron eindejaarsuitkering) 42970 Verlof kopen (bron vakantiegeld) 43000  Meeruren 43960  Meeruren ziek 44510  Korting ivm ziekte   Als je eigen componenten hebt ingericht, die grondslag zijn voor de eindejaarsuitkering, dan richt je deze componenten ook in als grondslag voor de eenmalig verhoogde eindejaarsuitkering. Je maakt daarvoor een versie aan voor de periode van 1-1-2023 tot en met 31-12-2023, waarbij je het component inricht als Eenmalige verhoogde eindejaarsuitkering (geen referentiesalaris).     De reservering van de verhoogde eenmalige uitkering wordt op de salarisstrook getoond als Res. extra eindejaarsuitkering. Als je deze reservering niet op de salarisstrook wilt tonen, kun je dit uitzetten door in cumulatief 50420 Eenmalig verhoogde eindejaarsuitkering reservering de pinnetjes bij Label en bij Tonen op salarisstrook te verwijderen.   Actie Als je eigen componenten hebt ingericht, die grondslag zijn voor de eindejaarsuitkering, dan richt je deze componenten ook in als grondslag voor de eenmalig verhoogde eindejaarsuitkering. Je maakt daarvoor een versie aan voor de periode van 1-1-2023 tot en met 31-12-2023, waarbij je het component inricht als Eenmalige verhoogde eindejaarsuitkering (geen referentiesalaris). Journaliseer component 48200 Uitbetaling eenmalig verhoogde eindejaarsuitkering debet op de kosten grootboekrekeningnummer Als je deze reservering niet op de salarisstrook wilt tonen, verwijder je in cumulatief 50420 Eenmalig verhoogde eindejaarsuitkering reservering de pinnetjes bij Label en bij Tonen op salarisstrook. Het is mogelijk om werknemers uit te sluiten van deelname aan de eenmalig verhoogde eindejaarsuitkering. Je voert dan een transactie op op component 48040 Uitsluiten van deelname aan eenmalig verhoogde eindejaarsuitkering voor de periode van 1-1-2023 tot en met 31-12-2023.   Cao Kaaspakhuisbedrijf Pensioenfonds PGB heeft aangegeven dat het maximum pensioengevend salaris voor 2023 is gewijzigd van € 40.880 naar € 40.846. Daarom is in tabel 60010 Pensioen waardes de maximum grondslag gewijzigd naar € 40.846 - € 18.214 = € 22.632.   Cao Voortgezet onderwijs De inrichting van tabel 52500 Afhandeling werkgeversbetalingen was voor de cao Voortgezet onderwijs anders dan voor de cao Primair onderwijs. Dit kwam voort uit het feit dat er in de cao Primair onderwijs wel een aanvulling bestaat op het geboorteverlof en in de cao Voortgezet onderwijs niet. Daarom was er bij parameter Aanvullingsmethode aanvullend geboorteverlof voor cao Voortgezet onderwijs geen cao-inrichting gedaan. Daardoor stond deze parameter, anders dan bij betaald ouderschapsverlof en anders dan bij de cao Primair onderwijs, default ingericht als Percentage van korting. Vanuit onze klanten bestond er de wens om voor beide cao's voor zowel ouderschapsverlof als geboorteverlof een gelijke werkwijze te hebben en daarmee een gelijke inrichting. Daarom is in tabel 52500 Afhandeling werkgeversbetalingen voor cao Voortgezet onderwijs bij de parameter Aanvullingsmethode aanvullend geboorteverlof per 1 januari 2023 ook de keuze UWV betaling meenemen ingericht. Mocht er in een later stadium wel sprake zijn van een aanvulling op het geboorteverlof vanuit de cao Voortgezet onderwijs, dan zal de werking voor beide cao's en voor beide types verlof gelijk zijn. ... Visa mer

Medio februari 2023 stapt Visma | Raet Academy over op een ander leerportaal (LMS).    Waarom doen we dit? We stappen over naar een andere leeroplossing die intuïtiever en moderner is. Het gaat om de leeroplossing van Visma | PlusPort, waarmee we intensief samenwerken. Straks hebben klanten op een gebruikersvriendelijke wijze toegang tot het opleidingsaanbod van de Visma | Raet Academy in het nieuwe portaal.   Wanneer gaat dit gebeuren? We zullen half februari 2023 ons nieuwe portaal in gebruik nemen.    Hoe kom ik straks bij het nieuwe leerportaal?   Als je user bent van ons huidige leerportaal: Dan ontvang je per e-mail informatie over hoe je inlogt op ons nieuwe portaal. Dit gebeurt vlak voor livegang.  Als  je (nog) user gebruiker bent van ons huidige leerportaal: Dan ontvang je geen mail, maar lees je medio februari op deze community waar je ons nieuwe leerportaal kunt vinden en kunt kijken wat ons aanbod is. Onderstaande impressie toont wat je kunt verwachten van ons nieuwe, frisse portaal.     We hopen je hiermee alvast goed geïnformeerd te hebben.   Mocht je vragen hebben? Stel ze dan gerust! Mail ons dan op academy.raet@visma.com.   ... Visa mer

Medio februari 2023 stapt Visma | Raet Academy over op een ander leerportaal (LMS).    Waarom doen we dit? We stappen over naar een andere leeroplossing die intuïtiever en moderner is. Het gaat om de leeroplossing van Visma | PlusPort, waarmee we intensief samenwerken. Straks hebben klanten op een gebruikersvriendelijke wijze toegang tot het opleidingsaanbod van de Visma | Raet Academy in het nieuwe portaal.   Wanneer gaat dit gebeuren? We zullen half februari 2023 ons nieuwe portaal in gebruik nemen.    Hoe kom ik straks bij het nieuwe leerportaal?   Als je user bent van ons huidige leerportaal: Dan ontvang je per e-mail informatie over hoe je inlogt op ons nieuwe portaal. Dit gebeurt vlak voor livegang.  Als  je (nog) user gebruiker bent van ons huidige leerportaal: Dan ontvang je geen mail, maar lees je medio februari op deze community waar je ons nieuwe leerportaal kunt vinden en kunt kijken wat ons aanbod is. Onderstaande impressie toont wat je kunt verwachten van ons nieuwe, frisse portaal.     We hopen je hiermee alvast goed geïnformeerd te hebben.   Mocht je vragen hebben? Stel ze dan gerust! Mail ons dan op academy.raet@visma.com. ... Visa mer

  Webinar: Werkkostenregeling in de praktijk Datum: 9 februari 2023 Tijd: 13.30-15.30 uur Op 9 februari a.s. organiseert Visma|Raet het eerste Knowledge House webinar ‘’De werkkostenregeling in de praktijk.’’   Sinds 2011 is de werkkostenregeling van kracht. Een regeling waarin alle kosten en de belaste- en onbelaste vergoedingen ondergebracht werden.   Tijdens en na corona is het werken in Nederland echter behoorlijk veranderd. Werknemers werken meer thuis en gaan minder naar hun vaste werkplek. Dat heeft gevolgen voor de kosten die men moet maken en maar ook voor de kosten die men niet meer heeft.   In dit webinar neemt Fred Asbroek, kennismanager bij Visma|Raet je in twee uur mee door de werkkostenregeling zoals deze was vanaf 2011 en hoe de regeling werkt na corona. Zo zijn er nog steeds werkgevers die gedurende het jaar alle kosten boeken op een algemene code, maar mag dat eigenlijk wel?   Tevens spreekt hij een aantal experts over wat de rol van de communicatiedriehoek is en hoe de afdelingen HR, salarisadministratie en financiële administratie samen kunnen werken om dit proces optimaal te laten verlopen.    Doelgroep Dit webinar is bedoeld voor HR- en Payroll professionals en professionals van de Finance afdeling die betrokken zijn bij de werkkostenregeling binnen hun organisatie.   Programma Tijdens dit webinar behandelen we de volgende onderwerpen:   De wet- en regelgeving rondom de Werkkostenregeling, de inwerkingtreding op 1 januari 2011, het doel van de regeling en de werking in de praktijk. De communicatiedriehoek tussen HR, salarisadministratie en de financiële administratie en de samenwerking die tussen deze afdelingen vereist is om het proces goed te laten verlopen. Hoe ziet de HR afdeling de communicatiedriehoek in het kader van de werkkostenregeling en hoe gaan zij hiermee om (denk bijvoorbeeld aan overleg met de ondernemingsraad) met Myrthe Smalbraak - HR Director Visma|Raet Hoe kan de werkkostenregeling ingericht worden in Visma.net Financials, hoe verloopt de samenwerking met andere afdelingen en welke vragen komen er vanuit de markt? Met Han Wurtz - Business Consultant bij Visma Software B.V. Tenslotte komt de salarisadministratie aan bod. Hoe zien zij de samenwerking? De inrichting in het salarissysteem komt aan bod tot en met de berekening van de eindheffing als men de vrije ruimte overschrijdt en *0% eindheffing moet betalen. Met Ab Stoffer - Payroll Consultant Beaufort Gemal Visma|Raet & Kees-Jan de Gier - Payroll Consultant Visma.net bij Visma|Raet Doel van het webinar Na afloop van dit webinar ben je op de hoogte van de laatste ontwikkelingen rondom de werkkostenregeling en hoe je de regeling moet toepassen in de HR, salaris- en financiële administratie. Weet je waarom samenwerking een vereiste is om tot een goede inrichting te komen en een juiste verwerking in de administraties en aangifte richting belastingdienst. Kun je in je eigen organisatie kijken hoe de verwerking daar loopt, of er zaken of inrichtingen zijn die een aanpassing behoeven waardoor je vanaf dat moment  in staat bent om gedurende het hele jaar, gezamenlijk, de vrije ruimte te bewaken om te voorkomen dat jouw organisatie achteraf 80% eindheffing moet betalen. Daarnaast kun je kijken of je hierbij ondersteuning wil vanuit Visma | Raet. Door de werkkostenregeling tijdig en correct uit te voeren kan jouw organisatie geld besparen en voorkomen jullie problemen bij een controle van de belastingdienst.   PE Punten Voor het volgen van dit webinar kun je PE punten krijgen als je bij het Nirpa geregistreerd staat.   Aanmelden Als je je wil aanmelden voor dit webinar, dan kan dat hier: https://academy.raet.com   —--------------------------------------------------------------------------------------------------------------     ... Visa mer

Het jaar loopt ten einde, wat een mooi moment is om te reflecteren op de afgelopen periode. Natuurlijk hebben we traditiegetrouw ons uiterste best gedaan om tijdig alle wettelijke wijzigingen voor 2023 in onze payroll applicatie beschikbaar te maken, maar we hebben gelukkig ook mogelijkheden gezien om op basis van jouw feedback nieuwe functionaliteit en/of verbeteringen aan te brengen.    De feedback verzamelen we onder andere uit surveys, natuurlijk het wensenportaal, de pNPS, CES, en de gebruikersoverleggen. Als je meer wilt weten over hoe we feedback vragen en wat we met je feedback doen, kijk dan vooral even naar het artikel: Waarom jouw feedback zo belangrijk is.    Wat hebben we in het afgelopen kwartaal gedaan? Verbeteringen aangebracht in de release notes Op basis van jouw input, worden cao specifieke onderdelen in een apart hoofdstuk genoemd. Zo kun je makkelijk zien of nieuwe functionaliteit op jouw organisatie van toepassing is. Ook hebben we in de release notes de specifieke actie benoemd die benodigd is om van nieuwe functionaliteit of een wijziging gebruik te maken.    Nieuw veld Vervanging op de salarisstrook In de Salarisstrook configuratie is het nieuwe veld Vervanging toegevoegd aan de sectie Contracten Dit veld geeft aan of het getoonde contract een vervanging is of niet.  De gebruiker kan het nieuwe veld in de Salarisstrook configuratie toevoegen via drag en drop. We adviseren u rekening te houden met de beperkte ruimte op de loonstrook en goed te controleren of de loonstrook leesbaar blijft.   Kilometervergoeding met aantal èn totaal bedrag Het is inmiddels mogelijk om kilometervergoeding met aantal èn totaal bedrag te verwerken. Dit was met name een wens met externe aanleverende pakketten die naast de aantallen kilometers ook het totaal bedrag aan reiskostenvergoeding berekenen en doorgeven, waardoor kilometerprijs op individueel niveau kan afwijken.   Bruto werktijdfactor Voor de sector Onderwijs bestond de wens om een zogeheten Bruto werktijdfactor te tonen in rapporten. Dit is een inkomensfactor waarop bijv. onbetaald verlof geen invloed heeft.   Premie Awf - 30% herzieningsregel geautomatiseerd Als onderdeel van Covid19 maatregelen hoefde de 30% herzieningsregel niet toegepast te worden. Voor 2022 gold dat echter niet meer. Daarom was er behoefte aan een automatisch toepassing van de 30% herzieningsregel.    Betalingsoverzicht afdrachten beschikbaar Voor onze klanten in de sector Onderwijs is voor elke afdrachtbetaling een betalingsoverzicht beschikbaar. Dit overzicht geeft op leesbare wijze de inhoud van het betaalbestand weer.    Ook voor 2023 hopen we je feedback te mogen ontvangen, zodat we verder kunnen bouwen aan Visma.net Payroll die jou het beste helpt en aansluit bij jouw wensen en behoeften.     ... Visa mer

  Introductie In dit document wordt toegelicht hoe de jaarovergang 2022/2023 in Visma.net HRM en Visma.net Payroll kan worden afgehandeld. Let op: Mutaties die nog betrekking hebben op 2022, zullen na de jaarafsluiting fiscaal worden belast in 2023. Dat betekent dat deze niet meer in de jaaropgave van 2022 verwerkt zullen worden. Als de mutatie een ingangsdatum heeft in het voorgaande jaar, dan zal dit op de loonstrook worden getoond door middel van de component 40000 Fiscale verrekening ivm inkomenswijziging vorige jaren. Indien mutaties fiscaal belast moeten worden in 2022, dien je hiervoor een extra salarisrun aan te maken over de laatste periode van 2022. Dit moet je verwerken voordat je aan de slag gaat met de jaarovergang 2022/2023.   Direct na het verwerken de laatste periode van 2022 in Payroll, moet je in HRM de jaarafsluiting 2022 uitvoeren. Als je dat nalaat, loopt de salarisrun van de eerste periode in 2023 vast.   Op zaterdag 17 december 2022 installeren wij HRM versie 1.137.00 en op dinsdag 20 december Payroll versie 210. In deze releases zijn de wetswijzigingen voor 2023 meegenomen. Lees ook de releasenotes van deze versies. Begin januari zal er mogelijk nog een Payroll release plaatsvinden waarin alle tarieven, bedragen en percentages voor 2023 zijn geactualiseerd. Na deze release kan de eerste periode van het nieuwe jaar worden verwerkt.       Visma.net HRM In Visma.net HRM dienen voor de jaarovergang een aantal acties te worden uitgevoerd. Deze acties worden hieronder beschreven. Loonjaar 2022 afsluiten Goedkeuringen voor contractverlengingen/nieuwe contracten Het is van belang dat je openstaande taken voor goedkeuringen van contractverlengingen/nieuwe contracten zo veel mogelijk afhandelt. Als deze taken worden goedgekeurd nadat de jaarovergang is gedaan, moet je handmatig een versie van de sectie Werknemer fiscaal aanmaken per 1 januari.   Toewijzing reden einde contract  APG en UPA maken gebruik van dezelfde lijst als de Belastingdienst. Per 2022 hoefde je de redenen maar 1 keer te koppelen. Als er een andere, oudere code is toegewezen, moet deze opnieuw worden toegewezen. Alle redenen voor alle datums moeten worden toegewezen. Als dit niet wordt gedaan, is de jaarafsluiting niet beschikbaar.   Als je klikt op Toewijzing reden einde contract, wordt de toewijzing van Reden einde contract geopend. Hier kun je de toewijzing voltooien. Als je vervolgens op Sluiten klikt, ga je terug naar de pagina. Als alles is toegewezen, kun je het loonjaar afsluiten.   Loonjaar controleren De jaarafsluiting is beschikbaar als het loonjaar op 2022 staat. Dit kun je controleren bij Applicatiebeheer → Organisatie → Bedrijf → tabblad Algemeen.   Grondslag bijzonder tarief Het loonjaar in Visma.net HRM kan in Persoonsgegevens → Onderhoud → Instellingen worden afgesloten. Voordat je dat doet, moet je de optie Grondslag bijzonder tarief controleren:     Payroll berekent de grondslag voor bijzonder tarief aan de hand van het fiscaal loon van afgelopen jaar. Indien Payroll geen waarde kan berekenen, bijvoorbeeld omdat het een nieuwe klant betreft, wordt de grondslag bijzonder tarief handmatig opgegeven in Visma.net HRM. In andere gevallen zal de waarde 0,00 zijn, omdat de berekening plaatsvindt in Payroll. Ook voor nieuwe medewerkers hoef je dit niet langer meer handmatig op te geven. In Talent is het veld % loonheffing b.t. zichtbaar op de pagina Belastingregels werknemer algemeen (in Persoonsgegevens → Belasting).   Bij de jaarafsluiting kun je zelf bepalen wat moet gebeuren met de grondslag bijzonder tarief van de werknemers. Je hebt twee opties: Grondslag bijzonder tarief niet wissen Hiermee wordt bij geen enkele werknemer de grondslag bijzonder tarief leeggemaakt. Als u een nieuwe klant bent die aankomend jaar (dus 2023) begint, dan dient u te kiezen voor deze optie. Dit omdat de grondslag bijzonder tarief nog niet kan worden bepaald in Payroll. Het percentage bijzonder tarief wordt in Payroll berekend aan de hand van de opgegeven waarde bij de belastingregel in Talent. Grondslag bijzonder tarief wissen voor alle werknemers Dit is de standaard optie als je in 2022 of eerder met Payroll bent gestart. Met deze optie wordt de grondslag bijzonder tarief leeggemaakt, waarmee Payroll het bijzonder tarief zal gaan berekenen op basis van het fiscaal loon van het afgesloten jaar. Er zal een nieuwe Ingangsdatum zichtbaar worden indien de grondslag is aangepast.   Loonjaar afsluiten   Als Grondslag bijzonder tarief goed staat en het Loonjaar staat op 2022, dan klik je op de knop Loonjaar afsluiten. Je krijgt eerst nog de vraag of je het zeker weet. Als je op OK klikt, sluit Talent het loonjaar af. Het afsluiten kan enige tijd in beslag nemen en wordt voltooid op de achtergrond. De voortgang wordt aangegeven en hoef je niet te wachten op de voltooiing. Je kunt de pagina verlaten en terugkomen om te controleren of de afsluiting is voltooid met de vermelding Jaar 2022 afgesloten.....   Het is niet nodig om op Akkoord te klikken in de instellingenpagina.   Controleer vervolgens of in Persoonsgegevens → Belasting de nieuwe “Belastingregels werknemer algemeen” (met ingangsdatum 01-jan-2023) zijn toegevoegd bij de werknemers waarvoor de grondslag bijzonder tarief is leeggemaakt. Voor de overige werknemers zal er geen nieuwe versie voor 2023 zijn aangemaakt.   Salarisschalen aanpassen Wanneer je te maken heeft met salarisschalen die per 01-01-2023 worden verhoogd, dien je de verhoging door te voeren in de salarisschalen in Visma.net HRM. In onderstaand voorbeeld gaan we uit van Algemene schalen en een verhoging van 2%. Voor CATS-schalen werkt dit op dezelfde wijze.   Om per 01-01-2023 de salarisschaalverhoging door te voeren ga je naar: Applicatiebeheer → Algemene definities → Algemene schalen. Hier selecteer je de meest recente versie van een schaal. NB: Waar in de afbeelding voor het nieuwe jaar resp. 2021 of 2022 staat, kun je 2023 lezen.    Wanneer je op de knop Kopiëren klikt, wordt het scherm geopend waar je de ingangsdatum en de procentuele verhoging van de nieuwe schaal kunt invullen. Je kunt hier ook voor een afrondingsmethode kiezen. In onderstaand voorbeeld wordt schaal A per 01-01-2022 met 2% verhoogd en niet afgerond. NB: Waar in de afbeelding voor het nieuwe jaar resp. 2021 of 2022 staat, kun je 2023 lezen.    Wanneer je op de knop Volgende > klikt, worden de nieuw berekende schaalsalarissen getoond. Hier kun je eventueel nog handmatig correcties doorvoeren in de door het systeem berekende bedragen.   NB: Waar in de afbeelding voor het nieuwe jaar resp. 2021 of 2022 staat, kun je 2023 lezen.    Wanneer je op de knop Opslaan klikt wordt de nieuwe versie van de salarisschaal opgeslagen. NB deze actie dien je voor elke schaal apart te doen. Let op: Het aanmaken van een nieuwe versie van de salarisschaal zorgt er niet voor dat dit salaris automatisch bij de werknemers in die schaal wordt toegepast. Als je gebruik maakt van de “Automatische salarisaanpassing” (in Persoonsgegevens → Acties), zal met het berekenen van periode 202201 het nieuwe salaris worden opgehaald. Als je geen gebruik maakt van de Automatische salarisaanpassing, dient een massamutatie op het salaris te worden gedaan zoals beschreven in de volgende paragraaf.   Massamutatie salarissen Wanneer je de verhoging van de salarisschalen hebt doorgevoerd, worden deze nieuwe salarissen niet automatisch bij de werknemers toegepast. Hiervoor dien je een massamutatie op het salaris te doen. Dit kun je doen in Persoonsgegevens → Acties → Massamutaties.   NB: Waar in de afbeelding voor het nieuwe jaar resp. 2021 of 2022 staat, kun je 2023 lezen.   Allereerst dien je bij het veld Mutatie de soort actie ”Toevoegen periode salaris (Algemene schalen)“ te selecteren. Daarnaast kun je in het veld Datum waarop aangeven per wanneer het nieuwe salaris moet worden ingevoerd. In het veld Tijdvak selecteer je het tijdvak waarop de salarisschaal betrekking heeft. Bij Soort salaris kies je voor Vast salaris (of Uurloon). Hierna klik je op de knop Volgende >. Door in het onderstaande scherm bij het veld Selecteer veld de waarde Ingangsdatum te selecteren en bij het veld Actie te kiezen voor Vervangen (=) met de waarde 01-jan-2022 en vervolgens op de knop Uitvoeren te klikken wordt in de tabel per werknemer het nieuwe salaris per 01-01-2023 getoond. NB: Waar in de afbeelding voor het nieuwe jaar resp. 2021 of 2022 staat, kun je 2023 lezen.   Wanneer dit akkoord is, kun je de nieuwe salarissen opslaan door op de knop Akkoord te klikken. Mocht het zo zijn dat er ook een salariswijziging (schaal of trede omhoog) moet worden doorgevoerd, kan dit worden gedaan door i.p.v. het veld Ingangsdatum het veld Salarisschaal of Trede te wijzigen. Let op: Als een medewerker een handmatig berekende vaste vergoeding of inhouding heeft, die gebaseerd is op het salaris van de medewerker, moet het bedrag voor deze vergoeding of inhouding ook gewijzigd worden.   Afsluiten van een verlofjaar Binnen Talent is het mogelijk om het verlofjaar af te sluiten waardoor er geen herberekeningen meer plaatsvinden in voorgaande jaren. Je sluit het verlofjaar af in Verlof → Onderhoud → Instellingen bij het veld ‘Geen herberekening verlofsaldo vóór’. Indien er een datum is ingevuld, dan is het verlofjaar in het verleden al een keer afgesloten.   NB: Waar in de afbeelding voor het nieuwe jaar resp. 2021 of 2022 staat, kun je 2023 lezen.   Als je nooit, of een reeds lang verlopen verlofjaar hebt afgesloten, moet het systeem bij elke aanpassing in een verlofkalender alle historische verlofjaren (vanaf afgesloten jaar) EN een aantal toekomstige verlofjaren (vanaf nu) herberekenen om te zorgen dat de aanspraken en saldi nog kloppen met de aanvragen, correcties, roosters, definities, etc. Hoe meer jaren herberekend worden, hoe langer het duurt voordat het systeem hiermee klaar is en hoe meer kans op ongewenste/onverwachte herberekeningen in kalenderjaren die reeds volledig zijn verwerkt.    Het (dringende) advies is om het voorgaande verlofjaar af te sluiten zodra alle mutaties daarin zijn toegepast en goedgekeurd. De herberekeningen zullen dan sneller gaan en voorgaande kalenderjaren worden niet onnodig herberekend voor verlof. Hierdoor zal er minder kans op zijn op onjuiste TWK berekeningen.    Stappenplan afsluiten verlofjaar Hieronder de aanbevolen volgorde van stappen die meestal in de maand januari doorlopen dient te worden: Controleer eerst in Taken → Overzichten → Openstaande taken welke verloftaken van het afgelopen jaar nog open staan, en handel deze taken alsnog af. Als het om openstaande verlofaanvragen gaat: deze zijn reeds genoten en verrekend (volgens de standaard instelling in de definitie), maar zolang ze niet zijn goedgekeurd kunnen ze "zonder goedkeuring en zonder een spoor achter te laten" verwijderd worden, zodat de balans van de medewerker daarna (plotseling, zonder aanwijsbare reden, maar wel terecht) opgehoogd wordt. Als het om niet goedgekeurde correcties gaat: deze worden wel meegeteld in de balans (dat is de standaardinstelling in de definities), maar als deze niet zijn goedgekeurd, kunnen ze niet daadwerkelijk gebruikt worden, waardoor een balans positief kan zijn, maar toch geen aanvraag mogelijk is. Ga nu naar Verlof → Onderhoud → Instellingen Vul in het veld ‘Geen herberekening verlofsaldo vóór’ de datum 1 januari van het huidige jaar en klik op Akkoord. Als er nog openstaande taken van voorgaande jaren zijn, dan krijg je nu een lijst daarvan te zien, maar als die taken niet meer van belang zijn, dan is hiermee toch het verlofjaar afgesloten.   Let op Elke keer als je een volgend verlofjaar afsluit, krijg je alle openstaande taken weer te zien, van alle voorgaande jaren. Des te meer een reden om de taken altijd af te handelen en gedurende het jaar te controleren of dat op tijd gedaan wordt.   Werknemers verwijderen De jaarovergang is een goed moment om te controleren of er nog gegevens van ex-werknemers verwijderd moeten worden. Ga naar "Verwijder werknemers" in Applicatiebeheer en laat het systeem zoeken naar gegevens.   Het systeem toont na enige tijd een overzicht van de te verwijderen gegevens.   Klik op de knop Verwijderen gegevens om het definitieve verwijderen te starten.   Virtuele mappen voor digitale loonstroken en jaaropgaves Wanneer je de salarisstroken per jaar in een aparte map wilt archiveren, dien je een nieuwe virtuele map aan te maken en deze map te kiezen als standaard virtuele map voor loonstroken. Je moet dit doen na de laatste salarisrun van het oude jaar en voor de eerste salarisrun van het nieuwe jaar. Kies het juiste tijdstip voor het wijzigen van de mappen ! Wijzig de map voor Digitale Loonstroken in E-dossier → Onderhoud → Instellingen nadat in Payroll de laatste loonstroken voor 2022 zijn verzonden en voordat de eerste loonstroken voor 2023 worden verzonden. Wijzig de map voor Jaaropgaven in E-dossier → Onderhoud → Instellingen pas nadat in Payroll de stap “Jaaropgaves aanmaken en versturen” is uitgevoerd. Als de salarisrun is uitgevoerd voordat de map voor loonstroken is gewijzigd, dan staan de loonstroken in de map voor vorig jaar. Je dient hiervoor een support request in te dienen om dit te corrigeren. Hier zijn mogelijk kosten aan verbonden.   Ga naar E-dossier → Onderhoud → Virtuele mappen (in het ‘verwijs’-bedrijf). Klik met de rechtermuisknop op de hoofdmap voor salarisstroken en kies Nieuwe map:     Geef deze map de gewenste naam, bijvoorbeeld 2023.     Selecteer het pictogram (loonstroken). De Volgorde wordt door Talent gekozen zodat de nieuwe map standaard de laatste map wordt. Stel ook de machtigingen in:   Klik dan op Opslaan. Ga naar E-dossier → Onderhoud → Instellingen. Achter de virtuele map Digitale Loonstroken selecteer je de zojuist aangemaakte map voor 2023, waarna je afsluit met twee maal Akkoord. Indien je de jaaropgaves in een aparte map per jaar opslaat kan het nodig zijn bovenstaande te herhalen voor de jaaropgave.     Visma.net Payroll In Visma.net Payroll dienen voor de jaarovergang een aantal acties uitgevoerd te worden. Deze acties worden hieronder beschreven.   Periodes en salarisruns aanmaken In Visma.net Payroll moeten de periodes en salarisruns voor het nieuwe jaar worden aangemaakt. Dit kun je doen in Configuratie → Organisatie configuratie → Salarisrun definities.     Hier kun je het loonjaar selecteren waarvoor je de nieuwe periodes aan wilt maken. In bovenstaand voorbeeld is het jaar 2023 geselecteerd. In dit voorbeeld is ook te zien dat de periodes al bestaan. Er is te zien dat periode 1 van 01-01-2023 t/m 31-1-2023 loopt, etc. Als de kolom Naam leeg is en de kolommen Betaaldatum, Verzenddatum betalingen en Sluitingsdatum mutaties geen datumwaarde bevatten, zijn er nog geen salarisruns aangemaakt.   Door op Nieuwe salarisrun te klikken, kun je een nieuwe salarisrun aanmaken.    Bij het aanmaken van een salarisrun kunt ook direct de salarisruns voor het hele jaar aanmaken. Dit kan door het vakje Terugkerende salarisrun aan te vinken. Het veld Einddatum zal dan ook getoond worden. Hier kan de laatste dag van de laatste periode van het jaar 2023 in worden gezet. Het systeem zal dan salarisruns voor het jaar 2023 aanmaken. Ons advies is om alleen voor het nieuwe jaar salarisruns aan te maken. Als je meerdere salarisruns wilt aanmaken voor verschillende werknemergroepen, kun je via de optie Werknemer selectie een of meerdere werknemergroepen selecteren.     Indien u rapportages beschikbaar wilt hebben in de run, dienen de betreffende rapportages te worden toegevoegd. Door op de knop Opslaan te klikken, worden de salarisruns opgeslagen. Hierna zullen de aangemaakte salarisruns ook in het overzicht worden getoond.   Whk premiepercentage wijzigen  Voor 2023 ontvang je van de Belastingdienst een nieuwe beschikking voor de gedifferentieerde Whk premie. In deze beschikking staat jouw premiepercentage voor 2023. Dit nieuwe premiepercentage dient te worden ingevoerd in Visma.net Payroll. Dit kunt je doen in Configuratie → Regelingen → Tabellen, in de tabel 30000 – Klant instellingen.     Door op de knop Wijzigen te klikken, kunt u het nieuwe premiepercentage gaan inrichten.     Mocht je een deel bij de medewerker inhouden, dan kunt je dat ook in deze tabel wijzigen.Vul eerst in wanneer je de wijziging wilt laten ingaan. Zowel voor maandverloning als bij 4-weken verloning dient deze op 01-01-2023 in te gaan. Het systeem zal vanaf deze datum met het nieuwe premiepercentage gaan rekenen. Je kunt jouw huidige premiepercentage vervolgens aanpassen naar jouw nieuwe premiepercentage en de wijziging via de knop Opslaan definitief maken.   Standaard instelling inzake premie Aof Het analyseteam van de Belastingdienst (AGL) heeft geconstateerd dat een aantal werkgevers onjuiste premie Aof afdraagt: laag in plaats van hoog of andersom.    Vanaf 1 januari 2023 staat er standaard de waarde Onbepaald in de tabel 30000 Klant instellingen. Je moet hier op basis van de beschikking van de Belastingdienst de juiste classificatie voor jouw onderneming kiezen. Als vanaf 2023 de waarde niet is aangepast naar Klein of Middel/Groot zal er een blokkerende melding verschijnen.   Controleer of de juiste grootte classificatie is ingericht in tabel 30000 Klant instellingen en pas indien nodig deze aan.   Journaliseren Afdracht premie WW Awf uitkering contract Journaliseer het volgende component: Nummer Naam Extra opmerking 166460 Afdracht premie WW Awf uitkering contract  Journaliseer component 166460 Afdracht premie WW Awf uitkering contract. Debet koppelen aan een kosten grootboekrekeningnummer en credit aan een balans grootboekrekeningnummer   Thuiswerkvergoeding Per 1 januari 2023 is het gerichte vrijgestelde bedrag voor een onbelaste thuiswerkvergoeding aangepast naar € 2,15.    Het bedrag is ook aangepast in tabel 51100 Reiskosten en thuiswerkvergoeding.   Onbelaste reiskostenvergoeding Per 1 januari 2023 is het gerichte vrijgestelde bedrag voor een onbelaste kilometervergoeding aangepast naar € 0,21.   Premie- en afdrachtspercentages regelingen wijzigen Voor 2023 krijg je nieuwe premiepercentages van bijvoorbeeld jouw pensioenverzekeraar toegestuurd. Dit nieuwe premiepercentage dient te worden ingevoerd in Visma.net Payroll. Dit kun je doen in Configuratie → Regelingen → Tabellen, in de tabel 60010 (+100) – Pensioen percentages, franchises en max. grondslagen.   Indien de cao door Visma wordt onderhouden, zullen de percentages door Visma worden aangepast en zullen zichtbaar zijn na de eindejaar release.   Het wijzigen van de premiepercentages werkt hetzelfde als hierboven beschreven voor het gedifferentieerde Whk premiepercentage.     De kolom PercEmployee bevat het premiepercentage voor de werknemer. De kolom PercRemittance bevat het afdrachtspercentage voor de werkgever. Dit is de totale afdracht, dus inclusief het werknemersdeel. De kolom ThresholdEmployee bevat de franchise voor de werknemerspremie. De kolom ThresholdRemittance bevat de franchise voor de afdracht. De kolom MaxYearBaseEmployee bevat de maximale jaargrondslag voor de werknemerspremie. De kolom MaxYearBaseRemittance bevat de maximale jaargrondslag voor de afdracht.   Let op! In de ingevulde maximale grondslag wordt rekening gehouden met de franchise. Deze moet dus van het maximale premieloon worden afgehaald om tot de maximale grondslag te komen die moet worden ingevuld.   Aanvullend geboorteverlof Vanaf 2023 wordt dezelfde functionaliteit als bij betaald ouderschapsverlof UWV toegepast, wanneer er sprake is van aanvullend geboorteverlof.   Dit houdt in dat vanaf 01-01-2023 de oude werkwijze met betrekking tot aanvullend geboorteverlof komt te vervallen en een nieuwe werkwijze van toepassing is. De stappen met betrekking tot de nieuwe werkwijze zijn als volgt:   Stappen t.b.v. eenmalige inrichting Stappen Beschrijving Aanvulling op de uitkering in Payroll Factor inrichten op component 14940 Aanvulling aanvullend geboorteverlof   Als er sprake is van een aanvulling op de uitkering, dan dient een factor ingericht te worden met de waarde van de aanvulling. Voorbeeld: als er een aanvulling van 10% (van het salaris) is dan dient er een factor ingericht te worden van 0,10. Standaard is ingericht dat er geen aanvulling plaatsvindt. NB: Deze component wordt automatisch berekend zodra er mutaties zijn op de kortingscomponenten t.b.v. aanvullend geboorteverlof  Voor de cao's die wij ondersteunen zal de juiste factor ingericht worden De aanvulling kan op twee manieren berekend worden; als percentage over de korting of ook rekening houden met de hoogte van het voorschot dan wel uitkering. Zie voor een nadere toelichting en waar dit ingericht moet worden hieronder bij de stap Aanvullingsmethode aanvullend geboorteverlof. Voorschotberekening in Payroll In tabel 52500 Afhandeling werkgeversbetalingen kun je bij parameter Voorschot aanvullend geboorteverlof instellen of er een voorschot op de uitkering moet worden betaald. Standaard is bij de parameter Voorschot aanvullend geboorteverlof ingericht dat er een voorschot berekend moet worden:   Splitsen werkgeversbetalingen in vakantiegeld en extra uitkeringen In tabel 52500 Afhandeling werkgeversbetalingen kan aangegeven worden dat het eventuele voorschot en de feitelijke uitkering van het aanvullend geboorteverlof gesplitst moet worden in een salaris-, vakantiegeld-, en extra uitkeringen deel. Standaard is de parameter Splits werkgeversbetalingen ingericht als Niet splitsen.      Wanneer het vakantiegeld en het extra uitkeringen deel van het voorschot en de uitkering gesplitst moet worden dan gebeurt dat o.b.v. percentages berekend vanuit de gegevens waarmee ook het UWV dagloon wordt bepaald: A: SV inkomen (kolom 08 van de loonstaat) in referteperiode B: Uitbetaalde vakantiegeld (VakBsl in de loonaangifte) en arbeidsvoorwaardenbedrag (OpnAvwb in de loonaangifte) in referteperiode C1: Opgebouwde rechten van vakantiegeld (OpgRchtVakBsl in de loonaangifte) in referteperiode C:2 Opgebouwde rechten van arbeidsvoorwaardenbedrag (OpbAvwb in de loonaangifte) in referteperiode Vakantiegeld% = C1 / (A-B) ExtraUitkering% = C2 / (A-B)   Let wel: dit berekende percentage is normaliter hoger dan het standaard vakantiegeld-, resp. extra uitkeringspercentage. Dit komt doordat het vakantiegeld en de extra uitkeringen over het bruto loon worden bepaald, terwijl het dagloon gebaseerd is op het SV inkomen waarop premies al in mindering zijn gebracht.   Door het berekende percentage te vermenigvuldigen met de uitkering wordt het juiste deel bepaald van het voorschot dan wel uitkering dat behoort bij het vakantiegeld dan wel extra uitkering.   Als er geen referteperiode gegevens zijn waarop het percentage bepaald kan worden (wat gebeurt als de werknemer in de eerste periode van in dienst zijn al ouderschapsverlof neemt), dan zal het voor het hierboven genoemde Vakantiegeld% het reguliere vakantiegeld percentage uit de CAO tabel genomen worden. Idem voor de extra uitkering waarbij een totaal percentage bepaald wordt van alle extra uitkeringen waarbij de parameter Arbeidsvoorwaardenbedrag in loonaangifte in de extra uitkeringen tabel op Ja staat en die niet een Vast bedrag als Berekeningsmethode hebben.    Het bepaalde Vakantiegeld% en ExtraUitkering% wordt ook gebruikt als er sprake is van een handmatig opgegeven dagloon op component 92320 HM Dagloon. Uit het opgegeven dagloon kunnen immers niet deze percentages afgeleid worden.   Als er gesplitst wordt dan bevat het voorschot dan wel de uitkering alleen het salarisdeel en wordt het vakantiegeld- en extra uitkeringen deel in onderstaande componenten vastgelegd: 448110 Gereserveerd betaald ouderschapsverlof UWV VU deel 448120 Gereserveerd betaald ouderschapsverlof UWV EU deel 448130 Gereserveerd voorschot betaald ouderschapsverlof UWV VU deel 448140 Gereserveerd voorschot betaald ouderschapsverlof UWV EU deel Het afgesplitste vakantiegeld- en extra uitkeringsdeel wordt gereserveerd en als werkgeversbetaling verwerkt conform de inrichting van de uitbetaling van het vakantiegeld en extra uitkering. Hiermee ontstaat de werkgeversbetaling dus op hetzelfde moment als het reguliere vakantiegeld dan wel extra uitkering uitbetaald wordt. Als er meerdere extra uitkeringen van toepassing zijn die de parameter Arbeidsvoorwaardenbedrag in loonaangifte op Ja hebben staan dan wordt de eerste extra uitkering die dit heeft gebruikt om de reservering dan wel betalingsperiode te bepalen.   Als er gesplitst moet worden en de aanvulling is gebaseerd op een percentage van de korting (zie de hieronder beschreven parameter Aanvullingsmethode aanvullend geboorteverlof) dan moeten onderstaande componenten aangepast worden zodat ze belast worden en getoond worden op de loonstrook. Dit moet omdat bij deze keuze van splitsen en aanvulling het afgesplitste deel van het voorschot dan wel uitkering ook daadwerkelijk betaald wordt.  45310 Vakantiegeld WAZO uitkering 45320 Vakantiegeld voorschot WAZO uitkering 48250 Extra uitkering WAZO uitkering 48260 Extra uitkering voorschot WAZO uitkering Dit kan door bij Algemene informatie het volgende in te richten:   En onder Verschijning het volgende:   Ook moeten onderstaande cumulatieven geconfigureerd worden zodat ze op de loonstrook getoond worden: 4410 WAZO uitkering vakantiegeldreservering 4420 WAZO uitkering reservering extra uitkering 4430 Voorschot WAZO uitkering vakantiegeldreservering 4440 Voorschot WAZO uitkering reservering extra uitkering Dit kan door het vinkje Tonen op salarisstrook te selecteren:   LET OP: Eén en dezelfde waarde voor parameter Splits werkgeversbetalingen geldt voor zowel betaald ouderschapsverlof als aanvullend geboorteverlof. Aanvullingsmethode aanvullend geboorteverlof In tabel 52500 Afhandeling werkgeversbetalingen kan aangegeven worden hoe een aanvulling berekend wordt. Dit kan op basis van een percentage over de korting of ook rekening houden met de hoogte van het voorschot dan wel de daadwerkelijke uitkering.   Het aanvullingspercentage zelf moet op de component ingericht worden zoals hierboven aangegeven bij Aanvulling op de uitkering in Payroll.    Standaard is de Keuze ingericht als Percentage van korting. In dit geval wordt de aanvulling berekend door het ingerichte percentage (bijvoorbeeld 0,1= 10%) te vermenigvuldigen met het berekende 100% gekorte bedrag. Stel een werknemer verdient € 3.000,- en is de hele periode met aanvullend geboorteverlof, dan is de korting € 3.000,- en de aanvulling is dan 10% hiervan zijnde € 300,-.   Als de inrichting aangepast wordt naar UWV betaling meenemen dan wordt de aanvulling zodanig berekend dat de inhouding bij de werknemer 30% (zijnde 100% - wettelijk 70% percentage) - ingerichte aanvullingspercentage is. Stel in bovengenoemd voorbeeld dat het salarisdeel van het voorschot dan wel van de daadwerkelijke uitkering € 2.000,- is, dan berekenen wij een aanvulling van € 400,- waardoor de werknemer feitelijk 20% gekort is. De gehanteerde formule is:   Aanvulling = -1 * Kortingsbedrag * (0,7 + Aanvullingsfactor) - UWV betaling   In genoemde voorbeeld: Aanvulling = -1 * -3000 * (0,7 + 0,1) - 2000 = 400   De berekende aanvulling zal nooit negatief worden. Als het voorschot dan wel de daadwerkelijke UWV betaling dusdanig hoog is, dat er een negatieve aanvulling zou uitkomen, dan wordt de aanvulling op 0 gezet.   Deze berekeningswijze betekent ook dat als het aanvullingspercentage op 0 staat er wel degelijk een aanvulling berekend zal worden omdat veelal het voorschot dan wel de uitkering feitelijk minder is dan 70% van het gekorte bedrag. Dat wordt veroorzaakt doordat het dagloon waarop de uitkering is gebaseerd enerzijds gemaximeerd wordt op het maximum premieloon en anderzijds gebaseerd is op het inkomen gedurende de referteperiode van een jaar (waarin recente salarisverhogingen dus maar deels zijn meegenomen).   Als je gebruikmaakt van deze wijze van berekenen van de aanvulling dan moet het voorschot en de UWV betaling wel gesplitst worden in een salaris-, vakantiegeld- en extra uitkeringsdeel. Zie hiervoor bovenstaande inrichting Splitsen werkgeversbetalingen in vakantiegeld en extra uitkeringen.   Het uitgesplitste vakantiegeld- en extra uitkeringen deel wordt niet daadwerkelijk uitbetaald maar als registratieve werkgeversbetaling vastgelegd. Door het salarisdeel van het voorschot dan wel UWV betaling als grondslag voor vakantiegeld en/of extra uitkering op te nemen (zie hieronder) wordt ervoor gezorgd dat het daadwerkelijk uitbetaalde vakantiegeld dan wel extra uitkering herkenbaar is (dus bijvoorbeeld dat het opgebouwde en uitbetaalde vakantiegeld in bovenstaande voorbeeld 8% van € 2.400,- is).   Het afgesplitste vakantiegeld- en extra uitkeringsdeel wordt gereserveerd en als registratieve werkgeversbetaling verwerkt conform de inrichting van de uitbetaling van het vakantiegeld en extra uitkering. Hiermee ontstaat de registratieve werkgeversbetaling dus op hetzelfde moment als het reguliere vakantiegeld dan wel extra uitkering uitbetaald wordt. Als er meerdere extra uitkeringen van toepassing zijn die de parameter Arbeidsvoorwaardenbedrag in loonaangifte op Ja hebben staan dan wordt de eerste extra uitkering die dit heeft gebruikt om de reservering dan wel betalingsperiode te bepalen.   Een werkgeversbetaling is registratief als de component niet belast is (wat in de standaard inrichting ook niet het geval is). Het betreft hier onderstaande componenten: 45310 Vakantiegeld WAZO uitkering 45320 Vakantiegeld voorschot WAZO uitkering 48250 Extra uitkering WAZO uitkering 48260 Extra uitkering voorschot WAZO uitkering Met een registratieve werkgeversbetaling wordt gezorgd dat over de hoogte van dit bedrag een hoge Aof en lage Awf premie wordt berekend en ook als uitkeringsdeel in de loonaangifte wordt opgenomen.     Als de aanvulling rekening moet houden met het voorschot of UWV betaling dan moeten onderstaande componenten aangepast worden zodat ze grondslag zijn voor vakantiegeld en/of extra uitkering (voor zover van toepassing). 33230 Uitkering aanvullend geboorteverlof 14930 Voorschot aanvullend geboorteverlof  Dit kan door bij Algemene informatie het volgende in te richten (voor zover van toepassing:   Journalisering van kortingscomponenten, voorschot, UWV betaling en aanvulling Bij onderstaande componenten moet de journalisering ingericht worden: 14310 Korting aanvullend geboorteverlof (inclusief pensioen) 14320 Korting aanvullend geboorteverlof (met voortzetting pensioen) 14730 Korting aanvullend geboorteverlof (inclusief pensioen) 14740 Korting aanvullend geboorteverlof (met voortzetting pensioen) 14940 Aanvulling aanvullend geboorteverlof 33230 Uitkering aanvullend geboorteverlof 14930 Voorschot aanvullend geboorteverlof 110000 (+200) Pensioen premie WG-deel vanwege aanvullend geboorteverlof   Als de werkgeversbetalingen gesplitst worden naar een vakantiegeld- en extra uitkeringen deel (zie hierboven bij Splitsen werkgeversbetalingen in vakantiegeld en extra uitkeringen) dan dienen ook onderstaande componenten gejournaliseerd te worden: 45310 Vakantiegeld WAZO uitkering 45320 Vakantiegeld voorschot WAZO uitkering 48250 Extra uitkering WAZO uitkering 48260 Extra uitkering voorschot WAZO uitkering   Als naast splitsing ook de aanvulling gebaseerd is op een percentage van de korting dan dienen ook onderstaande componenten gejournaliseerd te worden: 45350 Res. soc. premies vakantiegeld WAZO uitkering 48510 Res. soc. premies extra uitkering WAZO uitkering (On)betaald verlof periode normuren methode Deze inrichting is van toepassing voor variabele (on)betaald verlof componenten waarbij het Aantal type staat op Periode aantal.   De inrichting in tabel 50320 Uurlonen dient aangepast te worden als het uurloon gebaseerd moet worden op het maximaal aantal te werken uren in de periode. Standaard is ingericht bij parameter (On)betaald verlof periode normuren methode dat het uurloon is gebaseerd op het normsalaris gedeeld door de normuren. Dit betekent dat als de werknemer bijvoorbeeld de hele maand januari met verlof is de werknemer een negatief loon zal ontvangen (indien er 100% gekort wordt).   Wil je dat het uurloon gebaseerd wordt op het aantal ma-vr dagen in de periode dan dien je de waarde bij parameter (On)betaald verlof periode normuren methode aan te passen naar de waarde Gemiddeld o.b.v. werkdagen in de periode. In dit geval zal één uur verlof in januari tot een ander bedrag leiden dan in februari.   NB: Dit gegeven is van toepassing op alle onbetaalde verloven.     LET OP: Eén en dezelfde waarde voor parameter (On)betaald verlof periode normuren methode geldt voor zowel betaald ouderschapsverlof en aanvullend geboorteverlof. Vastleggen startwaardes t.b.v. dagloon berekening Als een bedrijf start met het gebruiken van Payroll voor de verloning dan kan in de eerste verloonde periode geen dagloon bepaald worden omdat er geen resultaten zijn in de referte periode voor de dagloonbepaling. Enerzijds zorgt dat ervoor dat Payroll geen dagloon zal kunnen bepalen en anderzijds kan dan ook niet het aandeel aan vakantiegeld en extra uitkering bepaald worden (benodigd wanneer het voorschot dan wel de uitkering gesplitst moet worden zoals hierboven benoemd bij Splitsen werkgeversbetalingen in vakantiegeld en extra uitkeringen.   Om wel het dagloon (en het aandeel in vakantiegeld en extra uitkering) te kunnen bepalen kunnen startwaardes ingevuld worden tijdens de migratie naar Payroll. Hiervoor zijn onderstaande variabele componenten beschikbaar die gevuld moeten worden in de eerste verloningsperiode: 886010 Kolom 08-Loon WN verz t.b.v. UWV dagloon 886020 VakBsl t.b.v. UWV dagloon 886030 OpnAvwb t.b.v. UWV dagloon 886040 OpgRchtVakBsl t.b.v. UWV dagloon 886050 OpbAvwb t.b.v. UWV dagloon 886060 Aantal ma-vr dagen t.b.v. UWV dagloon In principe kan hier het totaal van het voorgaande jaar ingevuld worden. Het component 886060 Aantal ma-vr dagen t.b.v. UWV dagloon moet het aantal werkdagen bevatten dat overeenkomt met de gegevens die opgenomen zijn in de andere startwaarde componenten (gemaximeerd op 261). Dit speelt met name als de werknemer niet het hele voorgaande jaar in dienst is geweest.   Als er aanvullend geboorteverlof opgenomen wordt in de eerste of tweede periode van het eerste verloningsjaar dan zullen deze startwaardes gebruikt worden voor de dagloon bepaling (en het aandeel in vakantiegeld en extra uitkering). Vanaf de derde periode zal het dagloon bepaald worden o.b.v. de berekende resultaten in Payroll.   Let wel: Als het verlof start in de eerste twee periodes en verder loopt gedurende het jaar zal wel steeds hetzelfde dagloon, zoals bepaald voor de start van het verlof, gebruikt worden.   LET OP: Bovenstaande componenten gelden zowel voor betaald ouderschapsverlof als voor aanvullend geboorteverlof.   Stappen t.b.v. aanvraag van de werknemer: Stappen Beschrijving Aanvraag werknemer De werknemer dient een verzoek in voor aanvullend geboorteverlof. De aanvraag vindt plaats zoals het nu ook is: handmatig (buiten het HRM-systeem). Goedkeuring werkgever Je gaat de aanvraag van de werknemer beoordelen en goedkeuren. Dit gebeurt ook handmatig buiten het HRM-systeem. Transactie aanvullend geboorteverlof  Ten behoeve van de korting op het salaris dient in HRM een transactie opgevoerd te worden op één van onderstaande componenten.   Voor de vaste componenten voer je het aantal uren verlof in via het scherm Persoonsgegevens / Salaris overig / Vaste salariscomponenten met als start- en einddatum de daadwerkelijke start- en einddatum van de periode van het aanvullend geboorteverlof: 14310 Korting aanvullend geboorteverlof (inclusief pensioen)  14320 Korting aanvullend geboorteverlof (met voortzetting pensioen) Voor de variabele componenten voer je het aantal uren verlof in via het scherm Persoonsgegevens / Salaris overig / Variabele salariscomponenten: 14730 Korting aanvullend geboorteverlof (inclusief pensioen) 14740 Korting aanvullend geboorteverlof (met voortzetting pensioen)   Pensioenopbouw: Bij geen of deels pensioen opbouw dien je componenten met de tekst inclusief pensioen in de naam van de component te gebruiken. En bij volledig pensioen opbouw dien je componenten met de tekst met voortzetting pensioen in de naam van de component te gebruiken.   Vaste componenten: Je maakt gebruik van vaste componenten als je voor een langere duur in HRM het aantal verlofuren per periode of per week wilt opgeven. Als je gebruik maakt van aantal uren per week dan is de berekening vergelijkbaar met een deeltijdfactor wijziging.   Een voorbeeld:  Een fulltime werknemer neemt elke week 8 uur verlof. Dit is vergelijkbaar met 20% minder werken (uitgaande van een 40-urige werkweek).   In bovenstaand voorbeeld is de kortingscomponent ingericht met Aantal type = Week aantal   Een vaste kortingscomponent kan ook gebruikt worden met Aantal type = Periode aantal. Dit kan gebruikt worden als je gedurende een langere periode het exacte aantal verlofuren hebt bepaald en van daaruit het gemiddelde per periode hebt bepaald. Bijvoorbeeld de werknemer neemt in totaal gedurende 4 maanden 80 uur verlof op. Je kan dan een transactie met een duur van 4 maanden opgeven met een aantal van 20 uur. Hierbij moet erop gelet worden dat de kortingscomponent NIET Tijdsgevoelig is omdat anders, als de transactie gedurende de periode start of eindigt, het opgegeven aantal geprorateerd zal worden.   Ook kan Aantal type = Factor aantal gebruikt worden. Deze methode kan gebruikt worden als je in plaats van het aangeven van het aantal uren dat gekort moet worden, wilt aangeven met welke factor het salaris verminderd moet worden. De factor die toegepast moet worden moet als Aantal opgegeven worden op de kortingstransactie. De korting op het salaris wordt: Opgegeven factor * deeltijdfactor * voltijdssalaris. Het aantal verlofuren wordt als volgt berekend: Opgegeven factor * deeltijdfactor * periode normuren / (-1 * factor op de component).   De factor op de component is in geval van aanvullend geboorteverlof -1 waardoor de uren dus zijn: Opgegeven factor * deeltijdfactor * periode normuren   Variabele componenten: Je maakt gebruik van variabele componenten als je de daadwerkelijk genoten verlofuren per periode in HRM wil opgeven. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij aanvullend geboorteverlof dat afkomstig is uit planningspakketten zoals bijvoorbeeld uit ONS van NEDAP. Transactie dagloon t.b.v. voorschotberekening Als een voorschot moet worden berekend, dan kun je het dagloon van de werknemer handmatig in HRM invoeren op component 92320 HM Dagloon. Als dit dagloon aanwezig is, zal dit gebruikt worden voor de vooschotbepaling van het aanvullend geboorteverlof. Deze component hoeft maar op één contract vastgelegd te worden en zal gebruikt worden voor alle contracten.   Als er geen dagloon is opgegeven, dan zal voor het voorschot gebruik gemaakt worden van een door het systeem berekende dagloon. Zie voor meer informatie over de berekening van het dagloon de handleiding Betaald ouderschapsverlof door UWV in Visma.net Payroll.   Als de referteperiode (deels) buiten het Payroll systeem valt (met name bij start Payroll) dan is het zeker verstandig om het dagloon van de werknemer handmatig op te geven omdat het door het systeem berekende dagloon een grotere afwijking kan hebben. Transactie t.b.v. afwijkend gedrag voorschot berekenen Als in tabel 52500 Afhandeling werkgeversbetalingen staat ingericht om: wel voorschot te berekenen en je voor een werknemer geen voorschot wilt berekenen dan dien je een transactie op te geven in HRM op component 3830 Blokkeer voorschotberekening aanvullend geboorteverlof voor deze werknemer zodat er, ondanks dat de inrichting ingesteld is om voorschot te berekenen, toch geen voorschot berekend wordt; geen voorschot te berekenen en je voor een werknemer wel voorschot wilt berekenen dan dien je een transactie op te geven in HRM op component 3820 Afdwingen voorschotberekening aanvullend geboorteverlof voor deze werknemer zodat er, ondanks dat de inrichting ingesteld is om geen voorschot te berekenen, toch wel voorschot berekend wordt. Administratieve handeling in HRM t.b.v. verlof In HRM dient de volgende administratieve handeling plaats te vinden: Incidentele inkomstenvermindering: Als je niet hebt aangegeven dat het gegeven Incidentele tijdelijke inkomstenvermindering in HRM automatisch moet worden bepaald via het scherm Persoonsgegevens / Belasting / IKV belastingregel details dan dien je bij dit gegeven de waarde Kindverlof op te geven tenzij er sprake is van 100% aanvulling op het salaris.  Eventueel de bovenwettelijke verlofrechten van de werknemer corrigeren Het verlofsaldo van de werknemer kan gecorrigeerd worden als de werknemer met aanvullend geboorteverlof / betaald ouderschapsverlof gaat. Om het verlof in de verlofmodule in te voeren kun je een boekbare definitie aanmaken om een saldo op te kunnen geven zodat het inzichtelijk wordt wat opgenomen is.   Stappen ten behoeve aanvraag & afhandeling uitkering: Stappen Beschrijving Aanvraag UWV uitkering De wijze van aanvraag van de UWV uitkering blijft plaatsvinden op dezelfde manier Transactie UWV uitkering Op het moment dat de UWV uitkering binnen is dien je de UWV uitkering als transactie op te geven in HRM op component 33230 Uitkering aanvullend geboorteverlof.    Hierop registreer je het bedrag van de uitkering als gevolg van aanvullend geboorteverlof dat je doorbetaalt aan de werknemer.   De datum ingang en einde van de transactie dient overeen te komen met het aanvullend geboorteverlof waarop de uitkering betrekking heeft. Op het Aantal dient het totaal aantal uren aanvullend geboorteverlof waarop de uitkering betrekking heeft vastgelegd te worden t.b.v. een juiste verdeling van de uitkering over de verschillende periodes. Wordt geen Aantal opgegeven dan zal het bedrag aan uitkering in elke periode gelijk zijn aan het betaalde voorschot m.u.v. de laatste periode waarin ook het verschil tussen het totale voorschot en uitkering wordt geboekt. Wordt er geen Aantal ingevoerd en is er geen sprake van een voorschot, dan zal de uitkering op basis van werkdagen verdeeld worden over de periodes.   Kortdurend zorgverlof  Met ingang van 01-01-2023 is de functionaliteit met betrekking tot kortdurend zorgverlof uitgebreid. Tot en met 2022 kan je, indien van toepassing, ervoor zorgen dat het bedrag als gevolg van kortdurend zorgverlof gekort wordt op het pensioengevend loon. Hierdoor kun je via parameter Grondslag aanpassing i.v.m. verlof in de 50000 CAO tabel aangeven hoe het pensioengevend salaris gekort moet worden (met een vast kortingspercentage of met het bedrag waarmee het salaris gekort wordt). Door een transactie op component 44200 Korting kortdurend zorgverlof op te geven wordt dan ook het pensioengevend salaris gekort via component 44300 Toepassen korting kortdurend zorgverlof.   De volgende twee opties waren mogelijk: Korting op het salaris waarbij het pensioen niet gekort wordt Korting op het salaris waarbij het pensioen gekort wordt d.m.v. het pensioengevend loon Vanaf 2023 is er naast bovenstaande twee opties ook een nieuwe optie toegevoegd om het pensioen te korten d.m.v. de deeltijdfactor: Korting op het salaris waarbij het pensioen gekort wordt d.m.v. de deeltijdfactor Naar aanleiding hiervan hebben wij twee nieuwe componenten 44210 Korting kortdurend zorgverlof (met voortzetting pensioen) en 44220 Korting kortdurend zorgverlof (inclusief pensioen) aangemaakt. Tevens is de werking van de bestaande component 44200 Korting kortdurend zorgverlof aangepast: De naam van component 44200 Korting kortdurend zorgverlof is met ingang van 01-01-2023 gewijzigd naar Korting kortdurend zorgverlof (inclusief pensioen). Het pensioen zal tevens met ingang van 01-01-2023 aangepast worden d.m.v. de deeltijdfactor. Dit in tegenstelling tot voorgaande jaren waarmee het pensioen gekort wordt via het pensioengevend salaris: Indien het pensioen gedurende kortdurend zorgverlof gekort moet worden via het pensioengevend loon (dit o.b.v. de inrichting van de parameter Grondslag aanpassing i.v.m. verlof in de 50000 CAO tabel) dien je met ingang van 01-01-2023 de nieuwe component 44220 Korting kortdurend zorgverlof (inclusief pensioen) te gebruiken.  Indien het pensioen niet gekort moet worden gedurende kortdurend zorgverlof dien je met ingang van 01-01-2023 component 44210 Korting kortdurend zorgverlof (met voortzetting pensioen) te gebruiken.    Let op: Met ingang van 01-01-2023 zal component 44200 Kortdurend zorgverlof (inclusief pensioen) altijd ervoor zorgen dat het pensioen gekort wordt (via de deeltijdfactor).    Actie De nieuwe componenten 44210 en 44220 dienen gejournaliseerd te worden. Debet koppelen aan een kosten grootboekrekeningnummer Voor cao's (o.a. cao Woondiensten) waarvoor het kortdurend zorgverlof geen effect heeft op de pensioenberekening moet gebruik gemaakt gaan worden van component 44210 Korting kortdurend zorgverlof (met voortzetting pensioen) i.p.v. component 44200 Korting kortdurend zorgverlof (inclusief pensioen).   Jaaropgaves aanmaken en versturen In de salarisrun wizard wordt een “extra run” getoond van waaruit de jaaropgaven kunnen worden verstuurd. Voordat u de jaaropgaves aanmaakt en verstuurt, dient de laatste run van december volledig te zijn afgehandeld.   Door net als bij een reguliere salarisrun, op de betreffende salarisrun te klikken, start u de “jaaropgave-run”. Onderstaand scherm wordt getoond.   De jaaropgave-run bevat eigenlijk maar één stap, namelijk het versturen van de jaaropgaven. Via de knop Download kunt u alle jaaropgaven in PDF downloaden. Door op de knop Versturen te klikken worden de jaaropgaven naar het Elektronisch dossier in Visma.net HRM gestuurd. Let op: Lees de informatieve tekst goed. Hierin wordt uitgelegd wat u dient te doen wanneer je naast de reguliere december salarisrun nog een extra salarisrun zou willen draaien.   Nadat de jaaropgaven zijn verstuurd, kunt op de knop Afsluiten klikken en zal de jaaropgaven-run worden afgesloten.         Controlelijst Loonjaar 2022 afsluiten Voer de jaarafsluiting in HRM uit direct nadat de laatste periode van 2022 is verwerkt in Payroll.   Visma heeft HRM versie 1.137.00 (17 december) en Payroll 210 (20 december) geïnstalleerd. De laatste salarisrun van december is uitgevoerd in Payroll. Jaaropgaves aangemaakt en verstuurd in Payroll Taken voor contractverlengingen/nieuwe contracten afgehandeld in HRM Huidige loonjaar is 2023 in HRM Grondslag bijzonder tarief gekozen in HRM Loonjaar afgesloten in HRM Premiepercentages invoeren en salarisruns aanmaken in Payroll Je kunt dit doen zodra je de nieuwe percentages hebt ontvangen van de Belastingdienst / uw pensioenverzekeraar. Whk premiepercentage gewijzigd in tabel 30000 Klant instellingen Aof klein of middel/groot invoeren in tabel 30000 Klant Instellingen Journaliseer component 166460 Afdracht premie WW Awf uitkering contract. Debet koppelen aan een kosten grootboekrekeningnummer en credit aan een balans grootboekrekeningnummer Premie- en afdrachtspercentages van de regelingen gewijzigd (als de cao niet door Visma wordt onderhouden) Periodes en salarisruns aangemaakt in Payroll Eerste salarisrun in 2023 Salarisschalen aangepast in HRM  Massamutatie salarissen uitgevoerd in HRM (als je geen gebruik maakt van Automatische salarisaanpassing) Virtuele mappen voor digitale loonstroken en jaaropgaves aangemaakt Virtuele mappen voor digitale loonstroken en jaaropgaves gewijzigd in E-dossier → Onderhoud → Instellingen. Dit moet je doen ná de laatste salarisrun van 2022 en vóór de eerste salarisrun van 2023. Visma heeft begin januari de extra release uitgeleverd waarin alle tarieven, bedragen en percentages over 2023 zijn geactualiseerd. Afsluiten van het verlofjaar in HRM en Personeelsdossier opschonen Stappenplan afsluiten verlofjaar gevolgd Gegevens van ex-werknemers verwijderd   ... Visa mer

  Introductie In dit document wordt toegelicht hoe de jaarovergang 2022/2023 in Visma.net HRM en Visma.net Payroll kan worden afgehandeld. Let op: Mutaties die nog betrekking hebben op 2022, zullen na de jaarafsluiting fiscaal worden belast in 2023. Dat betekent dat deze niet meer in de jaaropgave van 2022 verwerkt zullen worden. Als de mutatie een ingangsdatum heeft in het voorgaande jaar, dan zal dit op de loonstrook worden getoond door middel van de component 40000 Fiscale verrekening ivm inkomenswijziging vorige jaren. Indien mutaties fiscaal belast moeten worden in 2022, dien je hiervoor een extra salarisrun aan te maken over de laatste periode van 2022. Dit moet je verwerken voordat je aan de slag gaat met de jaarovergang 2022/2023.   Direct na het verwerken de laatste periode van 2022 in Payroll, moet je in HRM de jaarafsluiting 2022 uitvoeren. Als je dat nalaat, loopt de salarisrun van de eerste periode in 2023 vast.   Op zaterdag 17 december 2022 installeren wij HRM versie 1.137.00 en op dinsdag 20 december Payroll versie 210. In deze releases zijn de wetswijzigingen voor 2023 meegenomen. Lees ook de releasenotes van deze versies. Begin januari zal er mogelijk nog een Payroll release plaatsvinden waarin alle tarieven, bedragen en percentages voor 2023 zijn geactualiseerd. Na deze release kan de eerste periode van het nieuwe jaar worden verwerkt.       Visma.net HRM In Visma.net HRM dienen voor de jaarovergang een aantal acties te worden uitgevoerd. Deze acties worden hieronder beschreven. Loonjaar 2022 afsluiten Goedkeuringen voor contractverlengingen/nieuwe contracten Het is van belang dat je openstaande taken voor goedkeuringen van contractverlengingen/nieuwe contracten zo veel mogelijk afhandelt. Als deze taken worden goedgekeurd nadat de jaarovergang is gedaan, moet je handmatig een versie van de sectie Werknemer fiscaal aanmaken per 1 januari.   Toewijzing reden einde contract  APG en UPA maken gebruik van dezelfde lijst als de Belastingdienst. Per 2022 hoefde je de redenen maar 1 keer te koppelen. Als er een andere, oudere code is toegewezen, moet deze opnieuw worden toegewezen. Alle redenen voor alle datums moeten worden toegewezen. Als dit niet wordt gedaan, is de jaarafsluiting niet beschikbaar.   Als je klikt op Toewijzing reden einde contract, wordt de toewijzing van Reden einde contract geopend. Hier kun je de toewijzing voltooien. Als je vervolgens op Sluiten klikt, ga je terug naar de pagina. Als alles is toegewezen, kun je het loonjaar afsluiten.   Loonjaar controleren De jaarafsluiting is beschikbaar als het loonjaar op 2022 staat. Dit kun je controleren bij Applicatiebeheer → Organisatie → Bedrijf → tabblad Algemeen.   Grondslag bijzonder tarief Het loonjaar in Visma.net HRM kan in Persoonsgegevens → Onderhoud → Instellingen worden afgesloten. Voordat je dat doet, moet je de optie Grondslag bijzonder tarief controleren:     Payroll berekent de grondslag voor bijzonder tarief aan de hand van het fiscaal loon van afgelopen jaar. Indien Payroll geen waarde kan berekenen, bijvoorbeeld omdat het een nieuwe klant betreft, wordt de grondslag bijzonder tarief handmatig opgegeven in Visma.net HRM. In andere gevallen zal de waarde 0,00 zijn, omdat de berekening plaatsvindt in Payroll. Ook voor nieuwe medewerkers hoef je dit niet langer meer handmatig op te geven. In Talent is het veld % loonheffing b.t. zichtbaar op de pagina Belastingregels werknemer algemeen (in Persoonsgegevens → Belasting).   Bij de jaarafsluiting kun je zelf bepalen wat moet gebeuren met de grondslag bijzonder tarief van de werknemers. Je hebt twee opties: Grondslag bijzonder tarief niet wissen Hiermee wordt bij geen enkele werknemer de grondslag bijzonder tarief leeggemaakt. Als u een nieuwe klant bent die aankomend jaar (dus 2023) begint, dan dient u te kiezen voor deze optie. Dit omdat de grondslag bijzonder tarief nog niet kan worden bepaald in Payroll. Het percentage bijzonder tarief wordt in Payroll berekend aan de hand van de opgegeven waarde bij de belastingregel in Talent. Grondslag bijzonder tarief wissen voor alle werknemers Dit is de standaard optie als je in 2022 of eerder met Payroll bent gestart. Met deze optie wordt de grondslag bijzonder tarief leeggemaakt, waarmee Payroll het bijzonder tarief zal gaan berekenen op basis van het fiscaal loon van het afgesloten jaar. Er zal een nieuwe Ingangsdatum zichtbaar worden indien de grondslag is aangepast.   Loonjaar afsluiten   Als Grondslag bijzonder tarief goed staat en het Loonjaar staat op 2022, dan klik je op de knop Loonjaar afsluiten. Je krijgt eerst nog de vraag of je het zeker weet. Als je op OK klikt, sluit Talent het loonjaar af. Het afsluiten kan enige tijd in beslag nemen en wordt voltooid op de achtergrond. De voortgang wordt aangegeven en hoef je niet te wachten op de voltooiing. Je kunt de pagina verlaten en terugkomen om te controleren of de afsluiting is voltooid met de vermelding Jaar 2022 afgesloten.....   Het is niet nodig om op Akkoord te klikken in de instellingenpagina.   Controleer vervolgens of in Persoonsgegevens → Belasting de nieuwe “Belastingregels werknemer algemeen” (met ingangsdatum 01-jan-2023) zijn toegevoegd bij de werknemers waarvoor de grondslag bijzonder tarief is leeggemaakt. Voor de overige werknemers zal er geen nieuwe versie voor 2023 zijn aangemaakt.   Salarisschalen aanpassen Wanneer je te maken heeft met salarisschalen die per 01-01-2023 worden verhoogd, dien je de verhoging door te voeren in de salarisschalen in Visma.net HRM. In onderstaand voorbeeld gaan we uit van Algemene schalen en een verhoging van 2%. Voor CATS-schalen werkt dit op dezelfde wijze.   Om per 01-01-2023 de salarisschaalverhoging door te voeren ga je naar: Applicatiebeheer → Algemene definities → Algemene schalen. Hier selecteer je de meest recente versie van een schaal. NB: Waar in de afbeelding voor het nieuwe jaar resp. 2021 of 2022 staat, kun je 2023 lezen.    Wanneer je op de knop Kopiëren klikt, wordt het scherm geopend waar je de ingangsdatum en de procentuele verhoging van de nieuwe schaal kunt invullen. Je kunt hier ook voor een afrondingsmethode kiezen. In onderstaand voorbeeld wordt schaal A per 01-01-2022 met 2% verhoogd en niet afgerond. NB: Waar in de afbeelding voor het nieuwe jaar resp. 2021 of 2022 staat, kun je 2023 lezen.    Wanneer je op de knop Volgende > klikt, worden de nieuw berekende schaalsalarissen getoond. Hier kun je eventueel nog handmatig correcties doorvoeren in de door het systeem berekende bedragen.   NB: Waar in de afbeelding voor het nieuwe jaar resp. 2021 of 2022 staat, kun je 2023 lezen.    Wanneer je op de knop Opslaan klikt wordt de nieuwe versie van de salarisschaal opgeslagen. NB deze actie dien je voor elke schaal apart te doen. Let op: Het aanmaken van een nieuwe versie van de salarisschaal zorgt er niet voor dat dit salaris automatisch bij de werknemers in die schaal wordt toegepast. Als je gebruik maakt van de “Automatische salarisaanpassing” (in Persoonsgegevens → Acties), zal met het berekenen van periode 202201 het nieuwe salaris worden opgehaald. Als je geen gebruik maakt van de Automatische salarisaanpassing, dient een massamutatie op het salaris te worden gedaan zoals beschreven in de volgende paragraaf.   Massamutatie salarissen Wanneer je de verhoging van de salarisschalen hebt doorgevoerd, worden deze nieuwe salarissen niet automatisch bij de werknemers toegepast. Hiervoor dien je een massamutatie op het salaris te doen. Dit kun je doen in Persoonsgegevens → Acties → Massamutaties.   NB: Waar in de afbeelding voor het nieuwe jaar resp. 2021 of 2022 staat, kun je 2023 lezen.   Allereerst dien je bij het veld Mutatie de soort actie ”Toevoegen periode salaris (Algemene schalen)“ te selecteren. Daarnaast kun je in het veld Datum waarop aangeven per wanneer het nieuwe salaris moet worden ingevoerd. In het veld Tijdvak selecteer je het tijdvak waarop de salarisschaal betrekking heeft. Bij Soort salaris kies je voor Vast salaris (of Uurloon). Hierna klik je op de knop Volgende >. Door in het onderstaande scherm bij het veld Selecteer veld de waarde Ingangsdatum te selecteren en bij het veld Actie te kiezen voor Vervangen (=) met de waarde 01-jan-2022 en vervolgens op de knop Uitvoeren te klikken wordt in de tabel per werknemer het nieuwe salaris per 01-01-2023 getoond. NB: Waar in de afbeelding voor het nieuwe jaar resp. 2021 of 2022 staat, kun je 2023 lezen.   Wanneer dit akkoord is, kun je de nieuwe salarissen opslaan door op de knop Akkoord te klikken. Mocht het zo zijn dat er ook een salariswijziging (schaal of trede omhoog) moet worden doorgevoerd, kan dit worden gedaan door i.p.v. het veld Ingangsdatum het veld Salarisschaal of Trede te wijzigen. Let op: Als een medewerker een handmatig berekende vaste vergoeding of inhouding heeft, die gebaseerd is op het salaris van de medewerker, moet het bedrag voor deze vergoeding of inhouding ook gewijzigd worden.   Afsluiten van een verlofjaar Binnen Talent is het mogelijk om het verlofjaar af te sluiten waardoor er geen herberekeningen meer plaatsvinden in voorgaande jaren. Je sluit het verlofjaar af in Verlof → Onderhoud → Instellingen bij het veld ‘Geen herberekening verlofsaldo vóór’. Indien er een datum is ingevuld, dan is het verlofjaar in het verleden al een keer afgesloten.   NB: Waar in de afbeelding voor het nieuwe jaar resp. 2021 of 2022 staat, kun je 2023 lezen.   Als je nooit, of een reeds lang verlopen verlofjaar hebt afgesloten, moet het systeem bij elke aanpassing in een verlofkalender alle historische verlofjaren (vanaf afgesloten jaar) EN een aantal toekomstige verlofjaren (vanaf nu) herberekenen om te zorgen dat de aanspraken en saldi nog kloppen met de aanvragen, correcties, roosters, definities, etc. Hoe meer jaren herberekend worden, hoe langer het duurt voordat het systeem hiermee klaar is en hoe meer kans op ongewenste/onverwachte herberekeningen in kalenderjaren die reeds volledig zijn verwerkt.    Het (dringende) advies is om het voorgaande verlofjaar af te sluiten zodra alle mutaties daarin zijn toegepast en goedgekeurd. De herberekeningen zullen dan sneller gaan en voorgaande kalenderjaren worden niet onnodig herberekend voor verlof. Hierdoor zal er minder kans op zijn op onjuiste TWK berekeningen.    Stappenplan afsluiten verlofjaar Hieronder de aanbevolen volgorde van stappen die meestal in de maand januari doorlopen dient te worden: Controleer eerst in Taken → Overzichten → Openstaande taken welke verloftaken van het afgelopen jaar nog open staan, en handel deze taken alsnog af. Als het om openstaande verlofaanvragen gaat: deze zijn reeds genoten en verrekend (volgens de standaard instelling in de definitie), maar zolang ze niet zijn goedgekeurd kunnen ze "zonder goedkeuring en zonder een spoor achter te laten" verwijderd worden, zodat de balans van de medewerker daarna (plotseling, zonder aanwijsbare reden, maar wel terecht) opgehoogd wordt. Als het om niet goedgekeurde correcties gaat: deze worden wel meegeteld in de balans (dat is de standaardinstelling in de definities), maar als deze niet zijn goedgekeurd, kunnen ze niet daadwerkelijk gebruikt worden, waardoor een balans positief kan zijn, maar toch geen aanvraag mogelijk is. Ga nu naar Verlof → Onderhoud → Instellingen Vul in het veld ‘Geen herberekening verlofsaldo vóór’ de datum 1 januari van het huidige jaar en klik op Akkoord. Als er nog openstaande taken van voorgaande jaren zijn, dan krijg je nu een lijst daarvan te zien, maar als die taken niet meer van belang zijn, dan is hiermee toch het verlofjaar afgesloten.   Let op Elke keer als je een volgend verlofjaar afsluit, krijg je alle openstaande taken weer te zien, van alle voorgaande jaren. Des te meer een reden om de taken altijd af te handelen en gedurende het jaar te controleren of dat op tijd gedaan wordt.   Werknemers verwijderen De jaarovergang is een goed moment om te controleren of er nog gegevens van ex-werknemers verwijderd moeten worden. Ga naar "Verwijder werknemers" in Applicatiebeheer en laat het systeem zoeken naar gegevens.   Het systeem toont na enige tijd een overzicht van de te verwijderen gegevens.   Klik op de knop Verwijderen gegevens om het definitieve verwijderen te starten.   Virtuele mappen voor digitale loonstroken en jaaropgaves Wanneer je de salarisstroken per jaar in een aparte map wilt archiveren, dien je een nieuwe virtuele map aan te maken en deze map te kiezen als standaard virtuele map voor loonstroken. Je moet dit doen na de laatste salarisrun van het oude jaar en voor de eerste salarisrun van het nieuwe jaar. Kies het juiste tijdstip voor het wijzigen van de mappen ! Wijzig de map voor Digitale Loonstroken in E-dossier → Onderhoud → Instellingen nadat in Payroll de laatste loonstroken voor 2022 zijn verzonden en voordat de eerste loonstroken voor 2023 worden verzonden. Wijzig de map voor Jaaropgaven in E-dossier → Onderhoud → Instellingen pas nadat in Payroll de stap “Jaaropgaves aanmaken en versturen” is uitgevoerd. Als de salarisrun is uitgevoerd voordat de map voor loonstroken is gewijzigd, dan staan de loonstroken in de map voor vorig jaar. Je dient hiervoor een support request in te dienen om dit te corrigeren. Hier zijn mogelijk kosten aan verbonden.   Ga naar E-dossier → Onderhoud → Virtuele mappen (in het ‘verwijs’-bedrijf). Klik met de rechtermuisknop op de hoofdmap voor salarisstroken en kies Nieuwe map:     Geef deze map de gewenste naam, bijvoorbeeld 2023.     Selecteer het pictogram (loonstroken). De Volgorde wordt door Talent gekozen zodat de nieuwe map standaard de laatste map wordt. Stel ook de machtigingen in:   Klik dan op Opslaan. Ga naar E-dossier → Onderhoud → Instellingen. Achter de virtuele map Digitale Loonstroken selecteer je de zojuist aangemaakte map voor 2023, waarna je afsluit met twee maal Akkoord. Indien je de jaaropgaves in een aparte map per jaar opslaat kan het nodig zijn bovenstaande te herhalen voor de jaaropgave.     Visma.net Payroll In Visma.net Payroll dienen voor de jaarovergang een aantal acties uitgevoerd te worden. Deze acties worden hieronder beschreven.   Periodes en salarisruns aanmaken In Visma.net Payroll moeten de periodes en salarisruns voor het nieuwe jaar worden aangemaakt. Dit kun je doen in Configuratie → Organisatie configuratie → Salarisrun definities.     Hier kun je het loonjaar selecteren waarvoor je de nieuwe periodes aan wilt maken. In bovenstaand voorbeeld is het jaar 2023 geselecteerd. In dit voorbeeld is ook te zien dat de periodes al bestaan. Er is te zien dat periode 1 van 01-01-2023 t/m 31-1-2023 loopt, etc. Als de kolom Naam leeg is en de kolommen Betaaldatum, Verzenddatum betalingen en Sluitingsdatum mutaties geen datumwaarde bevatten, zijn er nog geen salarisruns aangemaakt.   Door op Nieuwe salarisrun te klikken, kun je een nieuwe salarisrun aanmaken.    Bij het aanmaken van een salarisrun kunt ook direct de salarisruns voor het hele jaar aanmaken. Dit kan door het vakje Terugkerende salarisrun aan te vinken. Het veld Einddatum zal dan ook getoond worden. Hier kan de laatste dag van de laatste periode van het jaar 2023 in worden gezet. Het systeem zal dan salarisruns voor het jaar 2023 aanmaken. Ons advies is om alleen voor het nieuwe jaar salarisruns aan te maken. Als je meerdere salarisruns wilt aanmaken voor verschillende werknemergroepen, kun je via de optie Werknemer selectie een of meerdere werknemergroepen selecteren.     Indien u rapportages beschikbaar wilt hebben in de run, dienen de betreffende rapportages te worden toegevoegd. Door op de knop Opslaan te klikken, worden de salarisruns opgeslagen. Hierna zullen de aangemaakte salarisruns ook in het overzicht worden getoond.   Whk premiepercentage wijzigen  Voor 2023 ontvang je van de Belastingdienst een nieuwe beschikking voor de gedifferentieerde Whk premie. In deze beschikking staat jouw premiepercentage voor 2023. Dit nieuwe premiepercentage dient te worden ingevoerd in Visma.net Payroll. Dit kunt je doen in Configuratie → Regelingen → Tabellen, in de tabel 30000 – Klant instellingen.     Door op de knop Wijzigen te klikken, kunt u het nieuwe premiepercentage gaan inrichten.     Mocht je een deel bij de medewerker inhouden, dan kunt je dat ook in deze tabel wijzigen.Vul eerst in wanneer je de wijziging wilt laten ingaan. Zowel voor maandverloning als bij 4-weken verloning dient deze op 01-01-2023 in te gaan. Het systeem zal vanaf deze datum met het nieuwe premiepercentage gaan rekenen. Je kunt jouw huidige premiepercentage vervolgens aanpassen naar jouw nieuwe premiepercentage en de wijziging via de knop Opslaan definitief maken.   Standaard instelling inzake premie Aof Het analyseteam van de Belastingdienst (AGL) heeft geconstateerd dat een aantal werkgevers onjuiste premie Aof afdraagt: laag in plaats van hoog of andersom.    Vanaf 1 januari 2023 staat er standaard de waarde Onbepaald in de tabel 30000 Klant instellingen. Je moet hier op basis van de beschikking van de Belastingdienst de juiste classificatie voor jouw onderneming kiezen. Als vanaf 2023 de waarde niet is aangepast naar Klein of Middel/Groot zal er een blokkerende melding verschijnen.   Controleer of de juiste grootte classificatie is ingericht in tabel 30000 Klant instellingen en pas indien nodig deze aan.   Journaliseren Afdracht premie WW Awf uitkering contract Journaliseer het volgende component: Nummer Naam Extra opmerking 166460 Afdracht premie WW Awf uitkering contract  Journaliseer component 166460 Afdracht premie WW Awf uitkering contract. Debet koppelen aan een kosten grootboekrekeningnummer en credit aan een balans grootboekrekeningnummer   Thuiswerkvergoeding Per 1 januari 2023 is het gerichte vrijgestelde bedrag voor een onbelaste thuiswerkvergoeding aangepast naar € 2,15.    Het bedrag is ook aangepast in tabel 51100 Reiskosten en thuiswerkvergoeding.   Onbelaste reiskostenvergoeding Per 1 januari 2023 is het gerichte vrijgestelde bedrag voor een onbelaste kilometervergoeding aangepast naar € 0,21.   Premie- en afdrachtspercentages regelingen wijzigen Voor 2023 krijg je nieuwe premiepercentages van bijvoorbeeld jouw pensioenverzekeraar toegestuurd. Dit nieuwe premiepercentage dient te worden ingevoerd in Visma.net Payroll. Dit kun je doen in Configuratie → Regelingen → Tabellen, in de tabel 60010 (+100) – Pensioen percentages, franchises en max. grondslagen.   Indien de cao door Visma wordt onderhouden, zullen de percentages door Visma worden aangepast en zullen zichtbaar zijn na de eindejaar release.   Het wijzigen van de premiepercentages werkt hetzelfde als hierboven beschreven voor het gedifferentieerde Whk premiepercentage.     De kolom PercEmployee bevat het premiepercentage voor de werknemer. De kolom PercRemittance bevat het afdrachtspercentage voor de werkgever. Dit is de totale afdracht, dus inclusief het werknemersdeel. De kolom ThresholdEmployee bevat de franchise voor de werknemerspremie. De kolom ThresholdRemittance bevat de franchise voor de afdracht. De kolom MaxYearBaseEmployee bevat de maximale jaargrondslag voor de werknemerspremie. De kolom MaxYearBaseRemittance bevat de maximale jaargrondslag voor de afdracht.   Let op! In de ingevulde maximale grondslag wordt rekening gehouden met de franchise. Deze moet dus van het maximale premieloon worden afgehaald om tot de maximale grondslag te komen die moet worden ingevuld.   Aanvullend geboorteverlof Vanaf 2023 wordt dezelfde functionaliteit als bij betaald ouderschapsverlof UWV toegepast, wanneer er sprake is van aanvullend geboorteverlof.   Dit houdt in dat vanaf 01-01-2023 de oude werkwijze met betrekking tot aanvullend geboorteverlof komt te vervallen en een nieuwe werkwijze van toepassing is. De stappen met betrekking tot de nieuwe werkwijze zijn als volgt:   Stappen t.b.v. eenmalige inrichting Stappen Beschrijving Aanvulling op de uitkering in Payroll Factor inrichten op component 14940 Aanvulling aanvullend geboorteverlof   Als er sprake is van een aanvulling op de uitkering, dan dient een factor ingericht te worden met de waarde van de aanvulling. Voorbeeld: als er een aanvulling van 10% (van het salaris) is dan dient er een factor ingericht te worden van 0,10. Standaard is ingericht dat er geen aanvulling plaatsvindt. NB: Deze component wordt automatisch berekend zodra er mutaties zijn op de kortingscomponenten t.b.v. aanvullend geboorteverlof  Voor de cao's die wij ondersteunen zal de juiste factor ingericht worden De aanvulling kan op twee manieren berekend worden; als percentage over de korting of ook rekening houden met de hoogte van het voorschot dan wel uitkering. Zie voor een nadere toelichting en waar dit ingericht moet worden hieronder bij de stap Aanvullingsmethode aanvullend geboorteverlof. Voorschotberekening in Payroll In tabel 52500 Afhandeling werkgeversbetalingen kun je bij parameter Voorschot aanvullend geboorteverlof instellen of er een voorschot op de uitkering moet worden betaald. Standaard is bij de parameter Voorschot aanvullend geboorteverlof ingericht dat er een voorschot berekend moet worden:   Splitsen werkgeversbetalingen in vakantiegeld en extra uitkeringen In tabel 52500 Afhandeling werkgeversbetalingen kan aangegeven worden dat het eventuele voorschot en de feitelijke uitkering van het aanvullend geboorteverlof gesplitst moet worden in een salaris-, vakantiegeld-, en extra uitkeringen deel. Standaard is de parameter Splits werkgeversbetalingen ingericht als Niet splitsen.      Wanneer het vakantiegeld en het extra uitkeringen deel van het voorschot en de uitkering gesplitst moet worden dan gebeurt dat o.b.v. percentages berekend vanuit de gegevens waarmee ook het UWV dagloon wordt bepaald: A: SV inkomen (kolom 08 van de loonstaat) in referteperiode B: Uitbetaalde vakantiegeld (VakBsl in de loonaangifte) en arbeidsvoorwaardenbedrag (OpnAvwb in de loonaangifte) in referteperiode C1: Opgebouwde rechten van vakantiegeld (OpgRchtVakBsl in de loonaangifte) in referteperiode C:2 Opgebouwde rechten van arbeidsvoorwaardenbedrag (OpbAvwb in de loonaangifte) in referteperiode Vakantiegeld% = C1 / (A-B) ExtraUitkering% = C2 / (A-B)   Let wel: dit berekende percentage is normaliter hoger dan het standaard vakantiegeld-, resp. extra uitkeringspercentage. Dit komt doordat het vakantiegeld en de extra uitkeringen over het bruto loon worden bepaald, terwijl het dagloon gebaseerd is op het SV inkomen waarop premies al in mindering zijn gebracht.   Door het berekende percentage te vermenigvuldigen met de uitkering wordt het juiste deel bepaald van het voorschot dan wel uitkering dat behoort bij het vakantiegeld dan wel extra uitkering.   Als er geen referteperiode gegevens zijn waarop het percentage bepaald kan worden (wat gebeurt als de werknemer in de eerste periode van in dienst zijn al ouderschapsverlof neemt), dan zal het voor het hierboven genoemde Vakantiegeld% het reguliere vakantiegeld percentage uit de CAO tabel genomen worden. Idem voor de extra uitkering waarbij een totaal percentage bepaald wordt van alle extra uitkeringen waarbij de parameter Arbeidsvoorwaardenbedrag in loonaangifte in de extra uitkeringen tabel op Ja staat en die niet een Vast bedrag als Berekeningsmethode hebben.    Het bepaalde Vakantiegeld% en ExtraUitkering% wordt ook gebruikt als er sprake is van een handmatig opgegeven dagloon op component 92320 HM Dagloon. Uit het opgegeven dagloon kunnen immers niet deze percentages afgeleid worden.   Als er gesplitst wordt dan bevat het voorschot dan wel de uitkering alleen het salarisdeel en wordt het vakantiegeld- en extra uitkeringen deel in onderstaande componenten vastgelegd: 448110 Gereserveerd betaald ouderschapsverlof UWV VU deel 448120 Gereserveerd betaald ouderschapsverlof UWV EU deel 448130 Gereserveerd voorschot betaald ouderschapsverlof UWV VU deel 448140 Gereserveerd voorschot betaald ouderschapsverlof UWV EU deel Het afgesplitste vakantiegeld- en extra uitkeringsdeel wordt gereserveerd en als werkgeversbetaling verwerkt conform de inrichting van de uitbetaling van het vakantiegeld en extra uitkering. Hiermee ontstaat de werkgeversbetaling dus op hetzelfde moment als het reguliere vakantiegeld dan wel extra uitkering uitbetaald wordt. Als er meerdere extra uitkeringen van toepassing zijn die de parameter Arbeidsvoorwaardenbedrag in loonaangifte op Ja hebben staan dan wordt de eerste extra uitkering die dit heeft gebruikt om de reservering dan wel betalingsperiode te bepalen.   Als er gesplitst moet worden en de aanvulling is gebaseerd op een percentage van de korting (zie de hieronder beschreven parameter Aanvullingsmethode aanvullend geboorteverlof) dan moeten onderstaande componenten aangepast worden zodat ze belast worden en getoond worden op de loonstrook. Dit moet omdat bij deze keuze van splitsen en aanvulling het afgesplitste deel van het voorschot dan wel uitkering ook daadwerkelijk betaald wordt.  45310 Vakantiegeld WAZO uitkering 45320 Vakantiegeld voorschot WAZO uitkering 48250 Extra uitkering WAZO uitkering 48260 Extra uitkering voorschot WAZO uitkering Dit kan door bij Algemene informatie het volgende in te richten:   En onder Verschijning het volgende:   Ook moeten onderstaande cumulatieven geconfigureerd worden zodat ze op de loonstrook getoond worden: 4410 WAZO uitkering vakantiegeldreservering 4420 WAZO uitkering reservering extra uitkering 4430 Voorschot WAZO uitkering vakantiegeldreservering 4440 Voorschot WAZO uitkering reservering extra uitkering Dit kan door het vinkje Tonen op salarisstrook te selecteren:   LET OP: Eén en dezelfde waarde voor parameter Splits werkgeversbetalingen geldt voor zowel betaald ouderschapsverlof als aanvullend geboorteverlof. Aanvullingsmethode aanvullend geboorteverlof In tabel 52500 Afhandeling werkgeversbetalingen kan aangegeven worden hoe een aanvulling berekend wordt. Dit kan op basis van een percentage over de korting of ook rekening houden met de hoogte van het voorschot dan wel de daadwerkelijke uitkering.   Het aanvullingspercentage zelf moet op de component ingericht worden zoals hierboven aangegeven bij Aanvulling op de uitkering in Payroll.    Standaard is de Keuze ingericht als Percentage van korting. In dit geval wordt de aanvulling berekend door het ingerichte percentage (bijvoorbeeld 0,1= 10%) te vermenigvuldigen met het berekende 100% gekorte bedrag. Stel een werknemer verdient € 3.000,- en is de hele periode met aanvullend geboorteverlof, dan is de korting € 3.000,- en de aanvulling is dan 10% hiervan zijnde € 300,-.   Als de inrichting aangepast wordt naar UWV betaling meenemen dan wordt de aanvulling zodanig berekend dat de inhouding bij de werknemer 30% (zijnde 100% - wettelijk 70% percentage) - ingerichte aanvullingspercentage is. Stel in bovengenoemd voorbeeld dat het salarisdeel van het voorschot dan wel van de daadwerkelijke uitkering € 2.000,- is, dan berekenen wij een aanvulling van € 400,- waardoor de werknemer feitelijk 20% gekort is. De gehanteerde formule is:   Aanvulling = -1 * Kortingsbedrag * (0,7 + Aanvullingsfactor) - UWV betaling   In genoemde voorbeeld: Aanvulling = -1 * -3000 * (0,7 + 0,1) - 2000 = 400   De berekende aanvulling zal nooit negatief worden. Als het voorschot dan wel de daadwerkelijke UWV betaling dusdanig hoog is, dat er een negatieve aanvulling zou uitkomen, dan wordt de aanvulling op 0 gezet.   Deze berekeningswijze betekent ook dat als het aanvullingspercentage op 0 staat er wel degelijk een aanvulling berekend zal worden omdat veelal het voorschot dan wel de uitkering feitelijk minder is dan 70% van het gekorte bedrag. Dat wordt veroorzaakt doordat het dagloon waarop de uitkering is gebaseerd enerzijds gemaximeerd wordt op het maximum premieloon en anderzijds gebaseerd is op het inkomen gedurende de referteperiode van een jaar (waarin recente salarisverhogingen dus maar deels zijn meegenomen).   Als je gebruikmaakt van deze wijze van berekenen van de aanvulling dan moet het voorschot en de UWV betaling wel gesplitst worden in een salaris-, vakantiegeld- en extra uitkeringsdeel. Zie hiervoor bovenstaande inrichting Splitsen werkgeversbetalingen in vakantiegeld en extra uitkeringen.   Het uitgesplitste vakantiegeld- en extra uitkeringen deel wordt niet daadwerkelijk uitbetaald maar als registratieve werkgeversbetaling vastgelegd. Door het salarisdeel van het voorschot dan wel UWV betaling als grondslag voor vakantiegeld en/of extra uitkering op te nemen (zie hieronder) wordt ervoor gezorgd dat het daadwerkelijk uitbetaalde vakantiegeld dan wel extra uitkering herkenbaar is (dus bijvoorbeeld dat het opgebouwde en uitbetaalde vakantiegeld in bovenstaande voorbeeld 8% van € 2.400,- is).   Het afgesplitste vakantiegeld- en extra uitkeringsdeel wordt gereserveerd en als registratieve werkgeversbetaling verwerkt conform de inrichting van de uitbetaling van het vakantiegeld en extra uitkering. Hiermee ontstaat de registratieve werkgeversbetaling dus op hetzelfde moment als het reguliere vakantiegeld dan wel extra uitkering uitbetaald wordt. Als er meerdere extra uitkeringen van toepassing zijn die de parameter Arbeidsvoorwaardenbedrag in loonaangifte op Ja hebben staan dan wordt de eerste extra uitkering die dit heeft gebruikt om de reservering dan wel betalingsperiode te bepalen.   Een werkgeversbetaling is registratief als de component niet belast is (wat in de standaard inrichting ook niet het geval is). Het betreft hier onderstaande componenten: 45310 Vakantiegeld WAZO uitkering 45320 Vakantiegeld voorschot WAZO uitkering 48250 Extra uitkering WAZO uitkering 48260 Extra uitkering voorschot WAZO uitkering Met een registratieve werkgeversbetaling wordt gezorgd dat over de hoogte van dit bedrag een hoge Aof en lage Awf premie wordt berekend en ook als uitkeringsdeel in de loonaangifte wordt opgenomen.     Als de aanvulling rekening moet houden met het voorschot of UWV betaling dan moeten onderstaande componenten aangepast worden zodat ze grondslag zijn voor vakantiegeld en/of extra uitkering (voor zover van toepassing). 33230 Uitkering aanvullend geboorteverlof 14930 Voorschot aanvullend geboorteverlof  Dit kan door bij Algemene informatie het volgende in te richten (voor zover van toepassing:   Journalisering van kortingscomponenten, voorschot, UWV betaling en aanvulling Bij onderstaande componenten moet de journalisering ingericht worden: 14310 Korting aanvullend geboorteverlof (inclusief pensioen) 14320 Korting aanvullend geboorteverlof (met voortzetting pensioen) 14730 Korting aanvullend geboorteverlof (inclusief pensioen) 14740 Korting aanvullend geboorteverlof (met voortzetting pensioen) 14940 Aanvulling aanvullend geboorteverlof 33230 Uitkering aanvullend geboorteverlof 14930 Voorschot aanvullend geboorteverlof 110000 (+200) Pensioen premie WG-deel vanwege aanvullend geboorteverlof   Als de werkgeversbetalingen gesplitst worden naar een vakantiegeld- en extra uitkeringen deel (zie hierboven bij Splitsen werkgeversbetalingen in vakantiegeld en extra uitkeringen) dan dienen ook onderstaande componenten gejournaliseerd te worden: 45310 Vakantiegeld WAZO uitkering 45320 Vakantiegeld voorschot WAZO uitkering 48250 Extra uitkering WAZO uitkering 48260 Extra uitkering voorschot WAZO uitkering   Als naast splitsing ook de aanvulling gebaseerd is op een percentage van de korting dan dienen ook onderstaande componenten gejournaliseerd te worden: 45350 Res. soc. premies vakantiegeld WAZO uitkering 48510 Res. soc. premies extra uitkering WAZO uitkering (On)betaald verlof periode normuren methode Deze inrichting is van toepassing voor variabele (on)betaald verlof componenten waarbij het Aantal type staat op Periode aantal.   De inrichting in tabel 50320 Uurlonen dient aangepast te worden als het uurloon gebaseerd moet worden op het maximaal aantal te werken uren in de periode. Standaard is ingericht bij parameter (On)betaald verlof periode normuren methode dat het uurloon is gebaseerd op het normsalaris gedeeld door de normuren. Dit betekent dat als de werknemer bijvoorbeeld de hele maand januari met verlof is de werknemer een negatief loon zal ontvangen (indien er 100% gekort wordt).   Wil je dat het uurloon gebaseerd wordt op het aantal ma-vr dagen in de periode dan dien je de waarde bij parameter (On)betaald verlof periode normuren methode aan te passen naar de waarde Gemiddeld o.b.v. werkdagen in de periode. In dit geval zal één uur verlof in januari tot een ander bedrag leiden dan in februari.   NB: Dit gegeven is van toepassing op alle onbetaalde verloven.     LET OP: Eén en dezelfde waarde voor parameter (On)betaald verlof periode normuren methode geldt voor zowel betaald ouderschapsverlof en aanvullend geboorteverlof. Vastleggen startwaardes t.b.v. dagloon berekening Als een bedrijf start met het gebruiken van Payroll voor de verloning dan kan in de eerste verloonde periode geen dagloon bepaald worden omdat er geen resultaten zijn in de referte periode voor de dagloonbepaling. Enerzijds zorgt dat ervoor dat Payroll geen dagloon zal kunnen bepalen en anderzijds kan dan ook niet het aandeel aan vakantiegeld en extra uitkering bepaald worden (benodigd wanneer het voorschot dan wel de uitkering gesplitst moet worden zoals hierboven benoemd bij Splitsen werkgeversbetalingen in vakantiegeld en extra uitkeringen.   Om wel het dagloon (en het aandeel in vakantiegeld en extra uitkering) te kunnen bepalen kunnen startwaardes ingevuld worden tijdens de migratie naar Payroll. Hiervoor zijn onderstaande variabele componenten beschikbaar die gevuld moeten worden in de eerste verloningsperiode: 886010 Kolom 08-Loon WN verz t.b.v. UWV dagloon 886020 VakBsl t.b.v. UWV dagloon 886030 OpnAvwb t.b.v. UWV dagloon 886040 OpgRchtVakBsl t.b.v. UWV dagloon 886050 OpbAvwb t.b.v. UWV dagloon 886060 Aantal ma-vr dagen t.b.v. UWV dagloon In principe kan hier het totaal van het voorgaande jaar ingevuld worden. Het component 886060 Aantal ma-vr dagen t.b.v. UWV dagloon moet het aantal werkdagen bevatten dat overeenkomt met de gegevens die opgenomen zijn in de andere startwaarde componenten (gemaximeerd op 261). Dit speelt met name als de werknemer niet het hele voorgaande jaar in dienst is geweest.   Als er aanvullend geboorteverlof opgenomen wordt in de eerste of tweede periode van het eerste verloningsjaar dan zullen deze startwaardes gebruikt worden voor de dagloon bepaling (en het aandeel in vakantiegeld en extra uitkering). Vanaf de derde periode zal het dagloon bepaald worden o.b.v. de berekende resultaten in Payroll.   Let wel: Als het verlof start in de eerste twee periodes en verder loopt gedurende het jaar zal wel steeds hetzelfde dagloon, zoals bepaald voor de start van het verlof, gebruikt worden.   LET OP: Bovenstaande componenten gelden zowel voor betaald ouderschapsverlof als voor aanvullend geboorteverlof.   Stappen t.b.v. aanvraag van de werknemer: Stappen Beschrijving Aanvraag werknemer De werknemer dient een verzoek in voor aanvullend geboorteverlof. De aanvraag vindt plaats zoals het nu ook is: handmatig (buiten het HRM-systeem). Goedkeuring werkgever Je gaat de aanvraag van de werknemer beoordelen en goedkeuren. Dit gebeurt ook handmatig buiten het HRM-systeem. Transactie aanvullend geboorteverlof  Ten behoeve van de korting op het salaris dient in HRM een transactie opgevoerd te worden op één van onderstaande componenten.   Voor de vaste componenten voer je het aantal uren verlof in via het scherm Persoonsgegevens / Salaris overig / Vaste salariscomponenten met als start- en einddatum de daadwerkelijke start- en einddatum van de periode van het aanvullend geboorteverlof: 14310 Korting aanvullend geboorteverlof (inclusief pensioen)  14320 Korting aanvullend geboorteverlof (met voortzetting pensioen) Voor de variabele componenten voer je het aantal uren verlof in via het scherm Persoonsgegevens / Salaris overig / Variabele salariscomponenten: 14730 Korting aanvullend geboorteverlof (inclusief pensioen) 14740 Korting aanvullend geboorteverlof (met voortzetting pensioen)   Pensioenopbouw: Bij geen of deels pensioen opbouw dien je componenten met de tekst inclusief pensioen in de naam van de component te gebruiken. En bij volledig pensioen opbouw dien je componenten met de tekst met voortzetting pensioen in de naam van de component te gebruiken.   Vaste componenten: Je maakt gebruik van vaste componenten als je voor een langere duur in HRM het aantal verlofuren per periode of per week wilt opgeven. Als je gebruik maakt van aantal uren per week dan is de berekening vergelijkbaar met een deeltijdfactor wijziging.   Een voorbeeld:  Een fulltime werknemer neemt elke week 8 uur verlof. Dit is vergelijkbaar met 20% minder werken (uitgaande van een 40-urige werkweek).   In bovenstaand voorbeeld is de kortingscomponent ingericht met Aantal type = Week aantal   Een vaste kortingscomponent kan ook gebruikt worden met Aantal type = Periode aantal. Dit kan gebruikt worden als je gedurende een langere periode het exacte aantal verlofuren hebt bepaald en van daaruit het gemiddelde per periode hebt bepaald. Bijvoorbeeld de werknemer neemt in totaal gedurende 4 maanden 80 uur verlof op. Je kan dan een transactie met een duur van 4 maanden opgeven met een aantal van 20 uur. Hierbij moet erop gelet worden dat de kortingscomponent NIET Tijdsgevoelig is omdat anders, als de transactie gedurende de periode start of eindigt, het opgegeven aantal geprorateerd zal worden.   Ook kan Aantal type = Factor aantal gebruikt worden. Deze methode kan gebruikt worden als je in plaats van het aangeven van het aantal uren dat gekort moet worden, wilt aangeven met welke factor het salaris verminderd moet worden. De factor die toegepast moet worden moet als Aantal opgegeven worden op de kortingstransactie. De korting op het salaris wordt: Opgegeven factor * deeltijdfactor * voltijdssalaris. Het aantal verlofuren wordt als volgt berekend: Opgegeven factor * deeltijdfactor * periode normuren / (-1 * factor op de component).   De factor op de component is in geval van aanvullend geboorteverlof -1 waardoor de uren dus zijn: Opgegeven factor * deeltijdfactor * periode normuren   Variabele componenten: Je maakt gebruik van variabele componenten als je de daadwerkelijk genoten verlofuren per periode in HRM wil opgeven. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij aanvullend geboorteverlof dat afkomstig is uit planningspakketten zoals bijvoorbeeld uit ONS van NEDAP. Transactie dagloon t.b.v. voorschotberekening Als een voorschot moet worden berekend, dan kun je het dagloon van de werknemer handmatig in HRM invoeren op component 92320 HM Dagloon. Als dit dagloon aanwezig is, zal dit gebruikt worden voor de vooschotbepaling van het aanvullend geboorteverlof. Deze component hoeft maar op één contract vastgelegd te worden en zal gebruikt worden voor alle contracten.   Als er geen dagloon is opgegeven, dan zal voor het voorschot gebruik gemaakt worden van een door het systeem berekende dagloon. Zie voor meer informatie over de berekening van het dagloon de handleiding Betaald ouderschapsverlof door UWV in Visma.net Payroll.   Als de referteperiode (deels) buiten het Payroll systeem valt (met name bij start Payroll) dan is het zeker verstandig om het dagloon van de werknemer handmatig op te geven omdat het door het systeem berekende dagloon een grotere afwijking kan hebben. Transactie t.b.v. afwijkend gedrag voorschot berekenen Als in tabel 52500 Afhandeling werkgeversbetalingen staat ingericht om: wel voorschot te berekenen en je voor een werknemer geen voorschot wilt berekenen dan dien je een transactie op te geven in HRM op component 3830 Blokkeer voorschotberekening aanvullend geboorteverlof voor deze werknemer zodat er, ondanks dat de inrichting ingesteld is om voorschot te berekenen, toch geen voorschot berekend wordt; geen voorschot te berekenen en je voor een werknemer wel voorschot wilt berekenen dan dien je een transactie op te geven in HRM op component 3820 Afdwingen voorschotberekening aanvullend geboorteverlof voor deze werknemer zodat er, ondanks dat de inrichting ingesteld is om geen voorschot te berekenen, toch wel voorschot berekend wordt. Administratieve handeling in HRM t.b.v. verlof In HRM dient de volgende administratieve handeling plaats te vinden: Incidentele inkomstenvermindering: Als je niet hebt aangegeven dat het gegeven Incidentele tijdelijke inkomstenvermindering in HRM automatisch moet worden bepaald via het scherm Persoonsgegevens / Belasting / IKV belastingregel details dan dien je bij dit gegeven de waarde Kindverlof op te geven tenzij er sprake is van 100% aanvulling op het salaris.  Eventueel de bovenwettelijke verlofrechten van de werknemer corrigeren Het verlofsaldo van de werknemer kan gecorrigeerd worden als de werknemer met aanvullend geboorteverlof / betaald ouderschapsverlof gaat. Om het verlof in de verlofmodule in te voeren kun je een boekbare definitie aanmaken om een saldo op te kunnen geven zodat het inzichtelijk wordt wat opgenomen is.   Stappen ten behoeve aanvraag & afhandeling uitkering: Stappen Beschrijving Aanvraag UWV uitkering De wijze van aanvraag van de UWV uitkering blijft plaatsvinden op dezelfde manier Transactie UWV uitkering Op het moment dat de UWV uitkering binnen is dien je de UWV uitkering als transactie op te geven in HRM op component 33230 Uitkering aanvullend geboorteverlof.    Hierop registreer je het bedrag van de uitkering als gevolg van aanvullend geboorteverlof dat je doorbetaalt aan de werknemer.   De datum ingang en einde van de transactie dient overeen te komen met het aanvullend geboorteverlof waarop de uitkering betrekking heeft. Op het Aantal dient het totaal aantal uren aanvullend geboorteverlof waarop de uitkering betrekking heeft vastgelegd te worden t.b.v. een juiste verdeling van de uitkering over de verschillende periodes. Wordt geen Aantal opgegeven dan zal het bedrag aan uitkering in elke periode gelijk zijn aan het betaalde voorschot m.u.v. de laatste periode waarin ook het verschil tussen het totale voorschot en uitkering wordt geboekt. Wordt er geen Aantal ingevoerd en is er geen sprake van een voorschot, dan zal de uitkering op basis van werkdagen verdeeld worden over de periodes.   Kortdurend zorgverlof  Met ingang van 01-01-2023 is de functionaliteit met betrekking tot kortdurend zorgverlof uitgebreid. Tot en met 2022 kan je, indien van toepassing, ervoor zorgen dat het bedrag als gevolg van kortdurend zorgverlof gekort wordt op het pensioengevend loon. Hierdoor kun je via parameter Grondslag aanpassing i.v.m. verlof in de 50000 CAO tabel aangeven hoe het pensioengevend salaris gekort moet worden (met een vast kortingspercentage of met het bedrag waarmee het salaris gekort wordt). Door een transactie op component 44200 Korting kortdurend zorgverlof op te geven wordt dan ook het pensioengevend salaris gekort via component 44300 Toepassen korting kortdurend zorgverlof.   De volgende twee opties waren mogelijk: Korting op het salaris waarbij het pensioen niet gekort wordt Korting op het salaris waarbij het pensioen gekort wordt d.m.v. het pensioengevend loon Vanaf 2023 is er naast bovenstaande twee opties ook een nieuwe optie toegevoegd om het pensioen te korten d.m.v. de deeltijdfactor: Korting op het salaris waarbij het pensioen gekort wordt d.m.v. de deeltijdfactor Naar aanleiding hiervan hebben wij twee nieuwe componenten 44210 Korting kortdurend zorgverlof (met voortzetting pensioen) en 44220 Korting kortdurend zorgverlof (inclusief pensioen) aangemaakt. Tevens is de werking van de bestaande component 44200 Korting kortdurend zorgverlof aangepast: De naam van component 44200 Korting kortdurend zorgverlof is met ingang van 01-01-2023 gewijzigd naar Korting kortdurend zorgverlof (inclusief pensioen). Het pensioen zal tevens met ingang van 01-01-2023 aangepast worden d.m.v. de deeltijdfactor. Dit in tegenstelling tot voorgaande jaren waarmee het pensioen gekort wordt via het pensioengevend salaris: Indien het pensioen gedurende kortdurend zorgverlof gekort moet worden via het pensioengevend loon (dit o.b.v. de inrichting van de parameter Grondslag aanpassing i.v.m. verlof in de 50000 CAO tabel) dien je met ingang van 01-01-2023 de nieuwe component 44220 Korting kortdurend zorgverlof (inclusief pensioen) te gebruiken.  Indien het pensioen niet gekort moet worden gedurende kortdurend zorgverlof dien je met ingang van 01-01-2023 component 44210 Korting kortdurend zorgverlof (met voortzetting pensioen) te gebruiken.    Let op: Met ingang van 01-01-2023 zal component 44200 Kortdurend zorgverlof (inclusief pensioen) altijd ervoor zorgen dat het pensioen gekort wordt (via de deeltijdfactor).    Actie De nieuwe componenten 44210 en 44220 dienen gejournaliseerd te worden. Debet koppelen aan een kosten grootboekrekeningnummer Voor cao's (o.a. cao Woondiensten) waarvoor het kortdurend zorgverlof geen effect heeft op de pensioenberekening moet gebruik gemaakt gaan worden van component 44210 Korting kortdurend zorgverlof (met voortzetting pensioen) i.p.v. component 44200 Korting kortdurend zorgverlof (inclusief pensioen).   Jaaropgaves aanmaken en versturen In de salarisrun wizard wordt een “extra run” getoond van waaruit de jaaropgaven kunnen worden verstuurd. Voordat u de jaaropgaves aanmaakt en verstuurt, dient de laatste run van december volledig te zijn afgehandeld.   Door net als bij een reguliere salarisrun, op de betreffende salarisrun te klikken, start u de “jaaropgave-run”. Onderstaand scherm wordt getoond.   De jaaropgave-run bevat eigenlijk maar één stap, namelijk het versturen van de jaaropgaven. Via de knop Download kunt u alle jaaropgaven in PDF downloaden. Door op de knop Versturen te klikken worden de jaaropgaven naar het Elektronisch dossier in Visma.net HRM gestuurd. Let op: Lees de informatieve tekst goed. Hierin wordt uitgelegd wat u dient te doen wanneer je naast de reguliere december salarisrun nog een extra salarisrun zou willen draaien.   Nadat de jaaropgaven zijn verstuurd, kunt op de knop Afsluiten klikken en zal de jaaropgaven-run worden afgesloten.         Controlelijst Loonjaar 2022 afsluiten Voer de jaarafsluiting in HRM uit direct nadat de laatste periode van 2022 is verwerkt in Payroll.   Visma heeft HRM versie 1.137.00 (17 december) en Payroll 210 (20 december) geïnstalleerd. De laatste salarisrun van december is uitgevoerd in Payroll. Jaaropgaves aangemaakt en verstuurd in Payroll Taken voor contractverlengingen/nieuwe contracten afgehandeld in HRM Huidige loonjaar is 2023 in HRM Grondslag bijzonder tarief gekozen in HRM Loonjaar afgesloten in HRM Premiepercentages invoeren en salarisruns aanmaken in Payroll Je kunt dit doen zodra je de nieuwe percentages hebt ontvangen van de Belastingdienst / uw pensioenverzekeraar. Whk premiepercentage gewijzigd in tabel 30000 Klant instellingen Aof klein of middel/groot invoeren in tabel 30000 Klant Instellingen Journaliseer component 166460 Afdracht premie WW Awf uitkering contract. Debet koppelen aan een kosten grootboekrekeningnummer en credit aan een balans grootboekrekeningnummer Premie- en afdrachtspercentages van de regelingen gewijzigd (als de cao niet door Visma wordt onderhouden) Periodes en salarisruns aangemaakt in Payroll Eerste salarisrun in 2023 Salarisschalen aangepast in HRM  Massamutatie salarissen uitgevoerd in HRM (als je geen gebruik maakt van Automatische salarisaanpassing) Virtuele mappen voor digitale loonstroken en jaaropgaves aangemaakt Virtuele mappen voor digitale loonstroken en jaaropgaves gewijzigd in E-dossier → Onderhoud → Instellingen. Dit moet je doen ná de laatste salarisrun van 2022 en vóór de eerste salarisrun van 2023. Visma heeft begin januari de extra release uitgeleverd waarin alle tarieven, bedragen en percentages over 2023 zijn geactualiseerd. Afsluiten van het verlofjaar in HRM en Personeelsdossier opschonen Stappenplan afsluiten verlofjaar gevolgd Gegevens van ex-werknemers verwijderd ... Visa mer

  Balansregeling In juli 2022 is de balansregeling in werking getreden voor de cao GGZ. Werknemers ontvangen een balansbudget van € 500, dat op onderstaande wijze kan worden gebruikt: Uitbetaling als brutoloon Omzetting in extra verlofuren Omzetting naar bruto opleidingsbudget Uitbetaling als brutoloon Voor de uitbetaling van de balansregeling als brutoloon kan je de release notes van release 203 raadplegen.   Omzetting in extra verlofuren Informatie over het omzetten van de balansregeling in extra verlofuren vind je in de release notes van release 203.    Omzetting naar bruto opleidingsbudget In  de release notes van release 203 hebben we de inrichting van het balansbudget toegelicht. Wij adviseerden in de release notes om gebruik te maken van de uitruilfunctionaliteit, wanneer de medewerker kiest voor de omzetting naar een een bruto opleidingsbudget. Dit had het ongewenste gevolg dat het geregistreerde saldo door Visma.net payroll als een schuld werd gezien en niet als een uit te betalen budget. Daarom adviseren wij niet langer deze functionaliteit voor dit doeleinde te gebruiken.   Het omzetten van het balansbudget naar een opleidingsbudget wordt nog niet automatisch ondersteund. Hieronder zullen wij de stappen weergeven die nodig zijn om dit toch te kunnen registreren. Eenmalige inrichting Hieronder worden de stappen beschreven die nodig zijn om nu handmatig de balansregeling naar een opleidingsbudget om te zetten. De stappen voor de eenmalige inrichting zijn achtereenvolgend: 1. Je maakt een jaaroverschrijdend cumulatief aan.  2. Je maakt een variabel component aan 3. Je maakt een salariscomponent aan voor de uitbetaling van studiekosten 4. Je maakt een component aan waarmee studiekosten uitbetaald kunnen worden, welke gebruteerd zullen worden 5. Je maakt een salariscomponent aan dat dient voor de uitbetaling van het opleidingsbudget bij einde dienstbetrekking 6. Maak een component die niet tot uitbetaling komt, maar slechts het cumulatief kan verhogen of verlagen   1. Je maakt een jaaroverschrijdend cumulatief aan. Dit kun je doen door te gaan naar Configuratie → Regelingen → Cumulatieven en daar op de knop Nieuw cumulatief te drukken. Vervolgens neem je de gegevens uit onderstaande afbeelding over:   2. Je maakt een variabel component aan waarmee je een inhouding kunt doen op de uitbetaling van het balansbudget t.b.v. het opleidingsbudget. Het is de bedoeling dat dit component direct het cumulatief Saldo bruto opleidingsbudget vult. Een nieuw component aanmaken kun je doen door te gaan naar Configuratie → Regelingen → Salariscomponenten.  Klik vervolgens op de knop Nieuw component.  In het volgende scherm kun je vervolgens ervoor kiezen een kopie te maken van een bestaand component. Hier kun je bijvoorbeeld 42300 Variabel: totaal bedrag 1 (of 2,3) voor gebruiken. Je geeft op het tabblad Algemene informatie een naam in en gaat vervolgens naar het tabblad Journaalpost. Ga vervolgens naar het tabblad Journaalpost en selecteer debet de balans grootboekrekening waarop het opleidingsbudget moet worden geboekt in de loonjournaalpost. Je neemt vervolgens op het tabblad Geavanceerde informatie onderstaande instellingen over.    Dit zorgt ervoor dat je een positieve waarde, ter hoogte van het uitgekeerde balansbudget, kunt ingeven welke vervolgens bruto tot een inhouding zal leiden. Tevens zal het cumulatief Saldo opleidingsbudget met een positieve waarde worden gevuld. 3. Je maakt een salariscomponent aan dat dient voor de uitbetaling van studiekosten uit het opleidingsbudget. Dit component kan gebruikt worden voor het uitbetalen van studiekosten welke gericht zijn vrijgesteld in de werkkostenregeling. Als er bepaalde studiekosten die door de werknemer gedeclareerd worden die niet gericht zijn vrijgesteld dan moeten die studiekosten worden gebruteerd. Natuurlijk kan er dan ook voor gekozen worden deze studiekosten toe te wijzen aan de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Wanneer je dat laatste doet dan zal deze stap herhaald moeten worden, maar dan met 2 extra instellingen. Op het tabblad Algemene informatie moet een vinkje worden gezet bij Overig → Ten laste van vrije ruimte WKR en op het tabblad Verschijning moet een vinkje worden gezet bij Component types → Ovz WKR. Bij stap 4 staat een beschrijving voor het aanmaken van het netto - bruto component. Ga naar Configuratie → Regelingen → Salariscomponenten.  Klik vervolgens op de knop Nieuw component.  In het volgende scherm kun je vervolgens ervoor kiezen een kopie te maken van een bestaand component. Hier kun je bijvoorbeeld 84030 Declaratie studiekosten voor gebruiken. Door dit component te gebruiken is het mogelijk dit component te gebruiken in de Declaratie module in HRM. Je geeft op het tabblad Algemene informatie een Naam in en gaat vervolgens naar het tabblad Journaalpost. Ga vervolgens naar het tabblad Journaalpost en selecteer debet de balans grootboekrekening waarop het opleidingsbudget moet worden geboekt in de loonjournaalpost. Door hier bij Cumulatieven het Saldo opleidingsbudget te kiezen met als factorscript General.MinusOne2 zal de uitbetaling leiden tot een verlaging van het cumulatief Saldo opleidingsbudget. 4. Maak een component aan waarmee studiekosten uitbetaald kunnen worden welke gebruteerd zullen worden. Dit component kan worden gebruikt voor opleidingen die niet gericht zijn vrijgesteld en waarvoor is gekozen om die niet onder te brengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Is dat het geval dan zullen de studiekosten gebruteerd moeten worden.  Je gaat weer naar Configuratie → Regelingen → Salariscomponenten.  Klik vervolgens op de knop Nieuw component.  In het volgende scherm kun je vervolgens ervoor kiezen een kopie te maken van een bestaand component. Hier kun je bijvoorbeeld 12000 Netto-Brutto voor gebruiken.  Je geeft op het tabblad Algemene informatie een Naam in en zet een vinkje bij Gedrag → Variabel en gaat vervolgens naar het tabblad Verschijning. Zet op het tabblad Verschijning een vinkje bij het component type Variabele bedragen/aantallen Ga vervolgens naar het tabblad Journaalpost en selecteer debet de balans grootboekrekening waarop het opleidingsbudget moet worden geboekt in de loonjournaalpost. Op het tabblad Geavanceerde informatie richt je weer als cumulatief het saldo opleidingsbudget in en het factorscript General.MinusOne2, om ervoor te zorgen dat het uitbetaalde gebruteerde bedrag in mindering wordt gebracht op het saldo. 5. Je maakt een salariscomponent aan dat dient voor de uitbetaling van het opleidingsbudget bij einde dienstbetrekking. Je gaat weer naar Configuratie → Regelingen → Salariscomponenten.  Klik vervolgens op de knop Nieuw component. In het volgende scherm kun je vervolgens ervoor kiezen een kopie te maken van een bestaand component. Hier kun je bijvoorbeeld 42300 Variabel: totaal bedrag 1 (of 2,3) voor gebruiken. Je geeft op het tabblad Algemene informatie een Naam in en gaat vervolgens naar het tabblad Geavanceerde informatie. Ga vervolgens naar het tabblad Journaalpost en selecteer debet de balans grootboekrekening waarop het opleidingsbudget moet worden geboekt in de loonjournaalpost. Op het tabblad Geavanceerde informatie richt je weer als cumulatief het saldo opleidingsbudget in en het factorscript General.MinusOne2, om ervoor te zorgen dat het uitbetaalde bedrag in mindering wordt gebracht op het saldo. 6. Maak een component die niet tot uitbetaling komt, maar slechts het cumulatief kan verhogen of verlagen. Je gaat weer naar Configuratie → Regelingen → Salariscomponenten.  Klik vervolgens op de knop Nieuw component.  In het volgende scherm kun je vervolgens ervoor kiezen een kopie te maken van een bestaand component. Hier kun je bijvoorbeeld 42600 Vast bedrag 1 voor pensioen/regeling voor gebruiken. Met dit component kun je de 20% of 40% opslag toevoegen aan het cumulatief. Je kunt het ook gebruiken om het cumulatief te verlagen in het geval deze opslag van het saldo afgehaald moet worden voordat er uitbetaald wordt aan het einde van het dienstverband of als er eind 2024 nog een resterend bedrag is. Ga vervolgens naar het tabblad Journaalpost en selecteer debet de kosten grootboekrekening waarop het balansbudget en credit de balansrekening waarop het opleidingsbudget moet worden geboekt in de loonjournaalpost. Bij dit component stel je op het tabblad Geavanceerde informatie in dat de waarde van het component wordt toegevoegd aan het cumulatief, maar in dit geval voeg je geen factorscript toe. Omzetten van balansbudget naar opleidingsbudget Als een werknemer aangeeft het balansbudget te willen omzetten naar een opleidingsbudget, voer je een transactie op op het salariscomponent Inh. balansbudget t.b.v. opleidingsbudget (dat in bovenstaande stap 2 is aangemaakt). Bij Totaal vul je het bedrag in dat de werknemer aan balansbudget ontvangt. Dit bedrag komt automatisch in het cumulatief terecht. Daarnaast voer je voor de opslag een vaste transactie op op het salariscomponent Verhogen/verlagen opleidingsbudget (dat bij bovenstaande stap 6 is aangemaakt) ter hoogte van 20% - of 40% als er ten minste 20 LFB uren in tijd worden ingezet - van het bedrag van het balansbudget.  Uitbetalen balansbudget Als om de opleidingskosten te vergoeden (een deel van) het opleidingsbudget moet worden uitbetaald, voer je een transactie op op salariscomponent Uitbetaling opleidingsbudget (dat bij bovenstaande stap 3 is aangemaakt). Bij Totaal vul je het bedrag in dat moet worden uitbetaald. Hierbij gaan we er vanuit dat de opleidingskosten die door de werknemer gemaakt zijn onder de gerichte vrijstelling van de WKR vallen. Is dat niet het geval dan zal de uitbetaling gebruteerd moeten worden waarbij het bruto deel het saldo moet verlagen. Is dat het geval dan moet het NB - Uitb. studiekosten t.l.v. opleidingsbudget worden gebruikt. Afrekenen bij einde dienstverband of eind 2024 Als aan het einde van het dienstverband nog sprake is van een resterend opleidingsbudget, of als er na afloop van het jaar 2024 nog een resterend opleidingsbudget is, keer je dit uit onder aftrek van de opslag van 20% of 40% op salariscomponent Uitbetaling opleidingsbudget (dat bij bovenstaande stap 3 is aangemaakt). Het in mindering gebrachte deel kun je in mindering brengen op het saldo door een transactie op te voeren op het salariscomponent Verhogen/verlagen opleidingsbudget (dat bij bovenstaande stap 6 is aangemaakt). Voorbeeld: Werknemer ontvangt € 500 balansbudget. Omdat werknemer dit balansbudget omzet in een opleidingsbudget, ontvangt zij 20% * € 500 = € 100 opslag. In totaal is er dan een opleidingsbudget van € 500 + € 100 = € 600 bruto. De werknemer treedt per 1-2-2023 uit dienst. Van het opleidingsbudget is nog € 150 bruto over. Op dit resterende bedrag breng je 20/120 deel in mindering, je betaalt 100/120 deel uit. Je betaalt € 150 * 100/120 = € 125 uit op salariscomponent Uitbetaling opleidingsbudget. Het in mindering gebrachte deel van 20/120 * € 150 = € 25 kun je in mindering brengen op het saldo door een transactie op te voeren op het salariscomponent Verhogen/verlagen opleidingsbudget (dat bij bovenstaande stap 6 is aangemaakt).   ... Visa mer