Aanstaande dinsdag (29 maart, rond 16:00) activeren we de retour-mogelijkheid voor KM-declaraties.   Naast hoge scores van medewerkers over de eenvoud, snelheid en gemak van het invoeren van KM-declaraties, ontvangen we ook feedback dat het niet duidelijk genoeg is hoe je als medewerker een retourtje declareert. (bijv. van adres A naar adres B en weer terug naar A). De medewerker kan nu makkelijk aangeven of de betreffende route een retourtje betreft. In dit geval wordt er een locatie aan het einde van de route toegevoegd met de inhoud van het vertrekpunt.     Oh ja, mocht een medewerker vergeten het vinkje aan te zetten, maar het wel blijkt een retourtje te zijn (vertrekpunt = eindpunt), dan zet het systeem tijdens het indienen het vinkje aan. Aan gebruikers die moeten goedkeuren (bijv. managers), laten we door middel van een label zien dat het een retour betreft. Zo hoeft men dus niet zelf te vergelijken.   Uiteraard hebben we ook aan de beheerders en salarisadministreurs gedacht; de export is uitgebreid met de kolom retour zodat je makkelijk kan analyseren of rapporteren.     Fijn weekeinde! ... View more

Enkele klanten merkten op dat de locaties die gebruikt kunnen worden voor de kilometer declaraties, ook gehele straten en postcodes kunnen zijn. Een postcode als 6515 of 6515ZB is in dat geval ook een valide locatie: Of een gehele straat: Hoewel dit heel handig kan zijn, is het vaak niet accuraat. Het systeem zal in dit geval een punt pakken op de betreffende straat of in het postcode-gebied en op basis daarvan de afstand bepalen. Vanmiddag hebben we een wijziging doorgevoerd waarbij het verplicht is om een (exact) adres te selecteren. De medewerker kan nog steeds gebruik maken van de handige zoekmethode maar moet uiteindelijk een specifiek adres selecteren. In bovenstaande voorbeelden zal de medewerker dus specifieker moeten zijn. Dus niet Maar En niet Maar De klanten die reeds gebruik maken van de KM-declaraties en waar de medewerkers de huidige werkwijze gewend zijn, zijn via e-mail geinformeerd. Zij hebben de keuze om de huidige methode te blijven hanteren, of om over te stappen op de meer exacte methode van adressen. Alle overige klanten zijn automatisch overgezet op de meer exacte methode. Uiteraard is het nog steeds mogelijk voor medewerkers om te zoeken op bekende locaties (of POI's):       ... View more

Het kan voorkomen dat een gebruiker wel via Single Sign On (SSO) kan inloggen op een laptop/desktop, maar dat dit niet lukt op een telefoon. In het geval van Youforce accounts (gebruiker@onyouforce.com) is Visma|Raet de zogenaamde Identity Provider (IDP) en is dit FAQ-item niet van toepassing. Indien er gebruik gemaakt wordt van Single-Sign-On, is (of beheert) de klant de Identity Provider en geldt dan ook de configuratie zoals deze is ingericht door de klant. Nadat de gebruiker heeft gekozen voor "Inloggen via je organisatie" en het ingeven van het (zakelijk) e-mailadres zal de Youforce app de gebruiker doorsturen naar de inlogpagina van de Identity Provider. Bijvoorbeeld een MS Azure Active Directory. We zijn twee situaties tegengekomen die een wijziging in de configuratie van de Identity Provider vereisen. Omdat de IDP niet tot de infrastructuur van Visma|Raet behoort, kunnen we geen ondersteuning geven, maar wel enkele tips. We raden dan ook om contact op te nemen met de IT afdeling van je organisatie en deze tips te delen. De Youforce app zal na het doorverwijzen een browser openen - als onderdeel van de app - om de inlogpagina van de IDP te tonen. Situatie 1 Indien er tijdens het aanmelden een melding als hier onder komt, staat de IDP niet toe om via de zogenaamde user-agent in te loggen. De user-agent geeft aan welke browser gebruikt wordt. In het geval van een MS Azure Active Directory is gebleken dat een aanpassing van de zogenaamde "Conditional Access" het probleem verhelpt. Zie https://docs.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/conditional-access/   Situatie 2 Indien op iOS een blanco pagina wordt getoond Of op een Android telefoon onderstaande foutmelding   dan heeft dit hoogstwaarschijnlijk te maken met Windows Integrated Authentication.  Dit is bijvoorbeeld de meest gebruikelijke configuratie voor ADFS (Microsoft IDP), omdat het enkele voordelen voor gebruikers en Single Sign-on in meerdere toepassingen introduceert. Deze configuratie vraagt ​​om de gebruiker en het wachtwoord via pop-ups van de browser. Omdat onze Youforce app een browser gebruikt om de inlogpagina te tonen en deze geen pop-ups ondersteunt, zal de authenticatie met Windows Integrated Authentication daarom niet werken. De oplossing is om Forms-authenticatie te gebruiken in de mobiele apps. In ADFS kan dit worden geconfigureerd door verschillende configuratieregels in te stellen op basis van user agents.   In dit Microsoft-artikel wordt uitgelegd hoe u deze configuratie uitvoert: https://docs.microsoft.com/en-us/windows-server/identity/ad-fs/operations/configure-intranet-forms-based-authentication-for-devices-that-do-not-support-wia ... View more

Als beheerder kun je nu inrichten of de toelichting bij een declaratie verplicht is.    De inrichting is beschikbaar op het niveau van een declaratie-categorie. Zowel voor Kilometers, het voorbeeld hier onder, als voor Onkosten. Voor alle items onder Instellingen, geldt dat het systeem deze controles tijdens het indienen en het opnieuw indienen toepast. Als de toelichting verplicht is, maar ontbreekt, kan de medewerker de declaratie niet indienen. Standaard is de toelichting optioneel, je kunt deze vanaf nu verplichten.   ... View more

Zoals eerder gemeld op de oude community hebben we de integratie naar Payroll Gemal voor Gewerkte dagen gewijzigd.   De ingediende maanden worden nu verwerkt met een ingangsdatum. We hanteren hier dezelfde systematiek zoals die geldt voor bijvoorbeeld onregelmatigheidstoeslag, meeruren of overwerk. Namelijk verwerking 1 maand achteraf. Op deze manier zorgen we voor een consistente manier van afhandeling van de gegevens (ook wel consistente gedragsregel genoemd). Voorbeeld   Medewerker dient de kalendermaand januari 2022 in. De mutaties ten gevolge van deze declaratie krijgen de ingangsdatum 1 februari 2022 (kalendermaand + 1).   De mutaties zoals deze zijn aangeleverd bij Payroll Gemal na het indienen door de medewerker; 4 dagen Werk (02508) en 17 dagen Thuis (03020).  De ingangsdatum bepaalt de salarisperiode, in dit geval worden de mutaties geboekt in periode 2022-02.   ... View more

Hier vind je enkele templates voor medewerker en manager met een korte instructie (Quick Reference Card). De templates zijn beschikbaar als PDF en MS Word document zodat je deze eenvoudig kunt aanpassen.   💡Als Visma|Raet zien we dat medewerkers & managers nóg enthousiaster worden van video's dan van instructie van een Quick Reference Card. Kijk dus ook in de 'kennisbank met filter Video's' naar welke video's je kunt delen binnen jouw organisatie. ... View more

Via zowel de app als Mijn Youforce kan een medewerker, afhankelijk van toegekende autorisaties, de volgende gegevens wijzigen: Adresgegevens (zowel woon- als postadres) Contactgegevens (zowel privé als werk)  Persoonlijke gegevens (o.a. gewenst naamgebruik & partner gegevens) Contactpersonen bij nood Betalingsgegevens ... View more

Ja dat kan, maar is wel onhanding.   Want via de Youforce App kan je als beheerder bepalen of een medewerker de volgende gegevens kan wijzigen: Adresgegevens (zowel woon- als postadres) Contactgegevens (zowel privé als werk)  Persoonlijke gegevens (o.a. gewenst naamgebruik & partner gegevens) Contactpersonen bij nood Betalingsgegevens   Al deze processen zijn ook als desktop-variant beschikbaar via Mijn Youforce. In de kennisbank van het Portaal vindt je het volgende artikel:  Welke proces/module link in Mijn Youforce is gekoppeld aan welk recht in Autorisatiebeheer?   Daarin is precies uitgelegd welke link je kunt koppelen, zodat de medewerker in Mijn Youforce dezelfde ervaring heeft als in de App.   ... View more

In de release notes van HR Core Beaufort Online van 2018-07 zijn de meest voorkomende landen opgenomen. Deze landen worden ook ondersteund in de Youforce app   ... View more

Gelukkig vergissen medewerkers zich niet zo vaak. Als ze een nieuw adres opgeven in de Youforce app is dit in meer dan 99% van de gevallen natuurlijk juist. Is er toch een reden om het te verwijderen? Dan werkt het als volgt: In Self Service zijn er twee manieren om een workflow te verwijderen. De volgende activiteit (b.v. Salarisadministratie) stuurt de workflow retour en daarna verwijderd de medewerker in Te doen van Self Service de workflow. Of de Functioneel Beheerder verwijderd het via Beheer / Verwijderen formulierinstanties. In beide gevallen zal de medewerker in de Youforce app toch nog een tijdje zijn gewijzigde adres zien. Want de Youforce app had verwacht om na verloop van tijd vanuit Beaufort het gewijzigde adres door te krijgen. Na verloop van tijd zal de Youforce app toch weer het ongewijzigde adres vanuit HR Core Beaufort laten zien. Wil je dit proces versnellen? Doe dan een (fictieve) wijziging in HR Core Beaufort bij de adresgegevens van de medewerker. Zoals het toevoegen van een huisnummer toevoeging, opslaan, die daarna weer verwijderen en opnieuw opslaan.   ... View more

De werking verschilt afhankelijk van de gekozen inrichting.   Gebruik Youforce app -> HR Core Beaufort Zowel het woonadres en post-adres zijn persoonsgegevens. De wijziging wordt direct verwerkt en er is géén enkele bijzonderheid als iemand meerdere dienstverbanden heeft.   Gebruik Youforce app -> Self Service -> HR Core Beaufort Self Service workflows werken altijd op basis van dienstverbanden. Daarom wordt, als een medewerker meerdere dienstverbanden heeft de workflow ''adreswijziging'' voor het eerst actieve dienstverband gestart.    💡 Tip!: Het kan zijn dat bij een ''adreswijziging'' er ook gegevens worden gewijzigd die voor de salarisverwerking belangrijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan de ''enkele reisafstand''. Je kunt eenvoudig in Self Service hiervoor een waarschuwing opnemen. Daarvoor zijn de volgende zaken van belang: We gaan ervanuit dat je in HR Core Beaufort de dienstverbanden koppelt (via functie 700170 koppelen dienstverbanden) We gaan ervanuit dat je in HR Core Beaufort in 'Samenstellen rubriekenset TM/HSS' (via functie 175530) de rubriek P02950 Gekoppeld DV hebt opgenomen Vervolgens zorg je dat deze rubriek (P02950 Gekoppeld DV) in je Self Service formulier zichtbaar is voor de PSA-gebruikers. Je kunt natuurlijk volledig je eigen werkwijze en instructie toepassen. Maar een melding zoals ''Is er een gekoppeld dienstverband? Controleer of er aanpassingen nodig zijn bij de andere dienstverbanden'' zou kunnen werken. Als je veld P02950 Gekoppeld DV opneemt in Self Service is dit als volgt zichtbaar:     ... View more

In de beheerdershandleiding (Handleiding Youforce app voor functioneel beheerders) is beschreven welke informatie hiervoor nodig is.   Vanuit Self Service is het nodig om de volgende informatie te weten De naam van de workflow die gekoppeld moet worden (b.v. Adreswijziging) Note: er kan dus één workflow worden gekoppeld De naam van de activiteit (b.v. Indienen MW) Note: de activiteit moet in Self Service zijn aangemerkt als ''start activiteit'' De naam van de knop (b.v. verzenden) Vervolgens worden de volgende gegevens vanuit de Youforce app naar Self Service verstuurd:   Item in Youforce app Verwerking in Self Service Opmerking Woonadres     Ingangsdatum FS0060   Woonadres met ingang van P01012 Deze rubriek is niet noodzakelijk op het Self Service formulier. Woonland P01024   Postcode P01020   Huisnummer P01016   Huisnummer toevoeging P01018   Straat P01014   Woonplaats P01022   Postadres     Gebruik een specifiek postadres  A00001 De vraag ''Is dit ook uw postadres ?'' zal de waarde ''Nee'' krijgen. De rubriek A0001 mag dus maar één keer als input veld in het Self Service formulier opgenomen worden  Postadres met ingang van P01011 Deze rubriek is niet noodzakelijk op het Self Service formulier. Land P00847   Postcode P00313   Huisnummer P00367   Huisnummer toevoeging P00368   Straat P00365   Plaats P00847     ... View more

Voor de velden E-mail privé (P01034) en E-mail werk (P01035) wordt gecontroleerd is er minimaal en maximaal één @ wordt gebruikt, minimaal en maximaal één punt (.) achter het @, minimaal één teken vóór @, mininmaal één teken achter @ en minimaal één teken achter de punt (.).     De aanwezige controle in de Youforce app is niet aan te passen als beheerder.   ... View more

Via de Youforce app & desktop is het mogelijk om de volgende velden voor telefoonnummer te wijzigen: Vast telefoonnummer (P01027) Mobiel telefoonnummer (P01036) Telefoonnummer werk (P01037) Telefoonnummer 1 contactpersoon 1 bij nood (PI0035) Telefoonnummer 2 contactpersoon 1 bij nood (PI0036) Telefoonnummer 1 contactpersoon 2 bij nood (PI0039) Telefoonnummer 2 contactpersoon2 bij nood (PI0040)   Bij al deze telefoonnummers worden de volgende controles toegepast: De lengte mag maximaal 15 tekens zijn Speciale tekens (zoals -) zijn niet toegestaan Als het telefoonnummer begint met een 0 moet het bestaan uit 10 cijfers (zoals alle Nederlands telefoonnummers). Een Nederlands telefoonnummer kan dus niet beginnen met +31 of 0031 Als e een niet-Nederlands (buitenlands) telefoonnummer wil invoeren moet je beginnen met + of 00 (bijvoorbeeld +32 voor België)   Op deze manier ondersteund de Youforce app dus zowel Nederlandse telefoonnummers, maar ook de contactgegevens van medewerkers die bijvoorbeeld in Duitsland, België of Luxemburg wonen. De aanwezige controles in de Youforce app is niet aan te passen als beheerder. ... View more

In de beheerdershandleiding (Handleiding Youforce app voor functioneel beheerders) is beschreven hoe de beheerder per veld kan bepalen of deze zichtbaar of wijzigbaar moet zijn. ... View more

Visma|Raet heeft bepaald welke velden er zichtbaar zijn. Dit zijn:   Veld Waarde (Beaufort rubriek) Dienstverbandnummer P01101 Soort arbeidsrelatie P01102 Begindatum P00322 Datum in dienst CAO P00834 Functie P01107 Uren per week P01109 Salarisschaal P01151 Anciënniteit Als P00600 een waarde heeft. Anders P00326 Berekend bruto salaris P01161 Laatst toegekende periodiek P00836 Enkele reisafstand woon-werk P00372 Loonheffingskorting P00354 ... View more

Visma|Raet heeft bepaald welke velden er zichtbaar zijn. Dit zijn: Veld Waarde (Beaufort rubriek) Persoonsnummer P01001 Naam  Combinatie P01003 & P01009 & P01008 Geboortedatum P00321 Gewenst naamgebruik P00304 Burgerlijke staat P00329 Naam partner P00391 & P00390 Als beheerder kan je bepalen of de velden 'roepnaam','burgerlijke staat' en 'naam partner' ook wijzigbaar zijn door de medewerker. Hoe je dit instelt staat beschreven in de handleiding van het onderdeel inloggen, dossier & profiel.  ... View more