Woensdag 7 december hebben we het mogelijk gemaakt om een KM-declaratie te splitsen zodat er meerdere variabele mutaties naar Gemal aangeleverd worden. (https://community.visma.com/t5/Nieuws-Youforce-APP/Splitsen-van-kilometer-declaraties-beschikbaar/ba-p/541174)   Kort daarna hebben enkele klanten contact opgenomen omdat zij hadden verwacht dat het aantal kilometers waarop gesplitst wordt, beïnvloed zou worden door een enkele reis of retour.   Het betrof hier klanten die gebruik maken van de functionaliteit KM-declaraties om woon-werk te vergoeden. En het komt regelmatig voor dat er een afspraak geldt als “de afstand wordt vergoed tot 30 km enkele reis”, wat impliceert dat als de reis een retour betreft de te vergoeden afstand verdubbeld wordt. Vanaf nu ondersteunen we ook deze variatie, door het aanvinken van de extra instelling “Verdubbel de kilometers indien het een retour betreft”        Dient een medewerker een enkele reis in van 100 km, dan zullen de volgende variabele mutaties worden aangeleverd bij Gemal: 30 km naar invoercode 2576 70 km naar invoercode 1970   Dient een medewerker een retour-reis in van 100km, dan zijn dit de mutaties: 60 km naar invoercode 2576 40 km naar invoercode 1970   In het laatste geval verdubbelen we de waarde van “Splitsen vanaf aantal kilometers” indien het een retour betreft. (alleen indien de instelling “Verdubbel de kilometers indien het een retour betreft” actief is) ... View more

Gebruik je de module "Gewerkte dagen" van de Youforce app en desktop, dan heb je mogelijk een belangrijke aankondiging gemist enkele maanden geleden over de jaarovergang. Lees daarom dit vernieuwde bericht wat we vandaag op de Youforce app community hebben geplaatst: https://community.visma.com/t5/Nieuws-Youforce-APP/URGENT-Gewerkte-dagen-en-jaarovergang-22-23/ba-p/544058 ... View more

2 maanden geleden hebben wij een bericht gepubliceerd met betrekking tot de jaarovergang en de Gewerkte dagen functionaliteit. (https://community.visma.com/t5/Nieuws-Youforce-APP/Update-Aankondiging-jaarovergang-Gewerkte-dagen/ba-p/528070)   Wij zien dat niet iedereen tijdig actie heeft ondernomen, vandaar dit aanvullende bericht.   Het is niet mogelijk om invoercode 02508 (Reisbewegingen) met terugwerkende kracht over het vorige jaar te muteren (VTWK). Dit betekent dat voordat de 2022-12 productie gedraaid heeft, alle mutaties (dus ook die van Gewerkte dagen) aangeleverd moeten zijn.   Praktisch betekent dit, dat alle maanden van 2022 tot en met November ingediend moeten zijn. 2022-11 krijgt immers de ingangsdatum 1-12-2022.   De maand december (2022-12) krijgt de ingangsdatum 1-1-2023 mee en kan dus meelopen met de 2023-01 productie of later.   Als toch bij productie 01-2023 of later blijkt dat er nog reisbewegingen over 11-2022 verwerkt moeten worden, dan is het jaar 2022 reeds fiscaal gesloten. De werkwijze om in dat stadium nog reizen te verwerken is arbeidsintensief. Daarom adviseren wij je ten strengste om de reizen op tijd te verwerken zoals aangegeven in deze instructie. Als je toch te laat bent, dan kun je alleen nog zelf de reiskostenvergoeding berekenen en deze op een netto (of bruto) diversen code in vorig jaar uitbetalen. Die mutatie lever je dan niet aan via de app, maar via je HR systeem. Daarnaast zul je zelf handmatig in de loonaangifte de rubriek ‘bedrag vergoeding reiskosten’ in de betreffende maand moeten corrigeren. Deze mutatie werkt niet door in eventuele fiscale ruimte over het vorige jaar. Als de werknemer gebruik heeft gemaakt van een uitruil reiskosten, dan zal die uitruil dus niet worden aangepast.   Afgekeurde mutaties Heb je de 2022-12 productie gedraaid, dan kun je met behulp van de CSV export zien welke mutaties zijn afgekeurd.   Filter de kolom “Status beheerder” op “Payroll integratie mislukt”:     Je ziet in bovenstaand voorbeeld dat er diverse medewerkers zijn die oudere maanden hebben ingediend na het draaien van de 2022-12 productie. We raden je aan om deze mutaties alsnog te verwerken in de 13de of uiterlijk 14de productie. (de waarde in de kolom “Totaal” betreft het totaal aantal dagen dat door de medewerker is ingediend).   Concept Het zou ook kunnen dat medewerkers al wel dagen in oudere maanden hebben geregistreerd, maar deze nog niet hebben ingediend. Wijzig het filter naar voor “Status beheerder” naar “Concept” om deze inzichtelijk te maken. Pas het filter verder aan om de december 2022 uit te sluiten (deze maand is immers nog nog niet voorbij, maar zal ook aangeboden worden aan Gemal met ingangsdatum 2023-01-01. Daarmee is de mutatie geen terugwerkende kracht en kunnen verwerkt worden in een toekomstige periode, bijvoorbeeld 2023-01)   Gebruik deze lijst om de betreffende medewerkers te informeren dat het zeer urgent is om de maanden alsnog in te dienen zodat je deze op dezelfde wijze kunt corrigeren in de 13de of 14de productie   Startperiode aanpassen Door de startperiode aan te passen, voorkom je dat medewerkers nog oude maanden kunnen indienen.   Wijzig de startperiode naar december en het jaar naar 2022 (als dat nog niet het geval is). Hiermee zorg je er voor dat de medewerkers de kalendermaand december 2022 nog wel in kunnen dienen, maar voorgaande maanden niet. (kalendermaand 2022-12 krijgt ingangsdatum 2023-01-01 en is dus geen mutatie over het jaar heen)     ... View more

  Zojuist (woensdag 14 december, 18:15) hebben we functionaliteit geactiveerd om onkosten-declaraties te kunnen splitsen. Dit is met name interessant voor klanten die een bepaald maximum bedrag netto vergoeden en het bovenmatige deel bruto.   Splitsen van onkosten In dit voorbeeld gaan we er vanuit dat de maximale netto vergoeding 17,44 euro betreft. De (bestaande) Gemal invoercode verwijst naar een netto component (886 in dit geval). Door 17,44 in het veld Splitsen vanaf bedrag in te vullen, zal het deel van de declaratie groter dan 17,44 aangeleverd worden op de bijbehorende invoercode (1120 in dit voorbeeld).   Voor de medewerkers verandert er niks, zij zorgen er voor dat de juiste invoer wordt gedaan. In dit voorbeeld 75 euro.   Na goedkeuring en het aanleveren van de declaratie bij Payroll Gemal zullen we zien dat er 2 mutaties klaar staan die tijdens de volgende productie worden meegenomen. Export naar CSV De export naar CSV was al gewijzigd zodat de nieuwe gegevens ook zichtbaar zijn, zo kun je optimaal blijven controleren.     De mutaties richting Gemal zijn opgesplitst in setjes van twee kolommen: Primair Bovenmatig ... View more

Het zou kunnen dat een bepaalde locatie wel beschikbaar is maar dat de aanvullende gegevens onjuist zijn of ontbreken.     Je ziet in bovenstaand voorbeeld dat we zoeken op de tekst “raet” en ons adres (Plotterweg 38) een aantal keren voorkomt. Dit komt omdat bij onze locatie aanvullende gegevens zijn opgenomen, bijvoorbeeld omdat we beschikken over een parkeerplaats… Dit soort plaatsen noemen we POI's, Point of Interests   Mocht jouw organisatie niet bekend zijn onder de juiste naam, dan kun je zelf onze leverancier hier op attenderen via de volgende website: https://wego.here.com/   Je zult daarvoor eerst een account moeten aanmaken als je dat nog niet gedaan hebt Zodra je dit gedaan hebt, en bent ingelogd, kun je wijzigingen voorstellen:   Zoek de locatie en klik op “Een bewerking voorstellen”   Voer de juist informatie in en klik op “Verzenden ter beoordeling”   Jouw aanvraag zal worden beoordeeld en indien goedgekeurd, worden doorgevoerd in het kaartmateriaal. ... View more

Het zou kunnen dat een bepaalde locatie (bijvoorbeeld een postcode/huisnummer combinatie) niet gevonden kan worden.    Standaard activeren we Nederland voor het zoeken naar adressen. Op verzoek kunnen we dit uitbreiden met andere landen. Vraag dit aan met behulp van een ticket bij ons Service Center. Na het activeren zoeken we door alle toegevoegde landen heen. Vraag dus alleen een extra land aan als dit strikt noodzakelijk is. Je gebruikers krijgen immers resultaten te zien uit alle landen. Mocht een adres (bij een van de geactiveerde landen) niet beschikbaar zijn / gevonden kunnen worden, maak je ook een ticket aan bij ons Service Center met daarin een link (URL) naar de betreffende locatie uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Klik hier voor een voorbeeld   Houd er rekening mee dat een verbetering van het kaartmateriaal een minimale doorlooptijd heeft van 4 tot 6 weken. ... View more