Inhoudsopgave   Gewijzigd en verbeterd Van IBU naar File API Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Waarom IBU is een Visma|Raet applicatie die wordt gebruikt om bestanden te downloaden vanuit en/of te uploaden naar Youforce. Deze manier van bestanden up- en downloaden gaan wij moderniseren. Hiervoor hebben wij een aantal redenen.  Ten eerste zero footprint. IBU.exe (een Visma|Raet-applicatie) moet lokaal door jullie beheerder worden geïnstalleerd. Het lokaal installeren van software past niet meer bij onze, maar vaak ook jullie IT-strategie. Een API is een moderne en duurzame techniek die nog beter voldoet aan de huidige eisen m.b.t. GDPR en Security.  Omdat voor de File API geen Youforce-certificaat meer nodig is, is het beheer eenvoudiger en minder foutgevoelig. En tenslotte is de File API volledig gebouwd voor de cloud en wordt daardoor automatisch geschaald zodra er meer of minder capaciteit nodig is. Dit komt de performance ten goede. Zie het bericht Van IBU naar File API  op de Youforce community. Wij bereiden Flex Benefits erop voor om de File API te gaan ondersteunen. Voor Flex Benefits is de overgang naar de File API van toepassing voor organisaties die Beaufort on premise gebruiken (een lokale installatie van Beaufort).  Voor organisaties die Beaufort Online gebruiken is de overgang niet van toepassing. Voor Beaufort Online verzorgt Visma|Raet het transport tussen de verschillende applicaties. Hoe Bestandssoorten Bestandssoort verklaring upload/download ondersteuning File API TI*.xml bestand bestand met persoons-, dienstverband- en verlofgegevens, aangemaakt door HR Core Beaufort upload ja, vanaf april 2023 TE*.dat bestand bestand met salaris- en verlofmutaties, aangemaakt door Flex Benefits download ja, vanaf april 2023 rbp_basis.xml bestand alternatief bestand met persoons-, dienstverband- en verlofgegevens (voor organisaties die een ander HR-systeem gebruiken) upload wordt nog niet ondersteund Menu Beheer > Onderhouden werkgever Het scherm Onderhouden werkgever is uitgebreid met het kenmerk Gebruik File API. Standaard is dit kenmerk niet aangevinkt. Dan wordt de IBU nog gebruikt. Jouw actie Op het moment dat jouw organisatie overgaat van de IBU naar de File API moet je het kenmerk Gebruik File API aanvinken.   Opgeloste meldingen Opgenomen verlofuren zijn niet correct geïmporteerd (change 3078609) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Verlofuren verkopen. Hierbij heeft hij meer verlofuren verkocht dan er beschikbaar zijn. Oplossing De fout werd veroorzaakt doordat er op de rubriek Opgenomen verlofuren een te lage waarde was geïmporteerd. Hierdoor werden er te weinig verlofuren afgetrokken van het verlofrecht. De functie voor het importeren van Beaufort bestanden (BINT-bestanden) is verbeterd. Foutmelding na het indienen van een keuze (change 4439675) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Bij veel medewerkers toont Flex Benefits een foutmelding, nadat de medewerker een keuze heeft ingediend. De foutmelding is: "Er is een fout opgetreden tijdens het indienen van uw keuze. Probeer het later nog eens." Oplossing De foutmelding werd veroorzaakt door het onderdeel dat contact maakt met Personeelsdossier, om op te vragen of er al een overeenkomst bestaat voor het gekozen doel.  We hebben op 13 maart een hotfix uitgebracht, waarin de functie voor het indienen van keuzes is verbeterd. Daarna hebben we alle keuzes, waarbij een foutmelding was ontstaan, opnieuw ingediend met behulp van een datafix. Exportfunctie maakt geen exportbestand aan (change 4464028) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding De beheerder van een organisatie start de functie Nieuwe export om een exportbestand voor de maand maart aan te maken. Na enige tijd toont Flex Benefits een melding op het scherm dat de export is voltooid. Melding: Exportbestand aangemaakt. Export proces is afgerond met 0 fout(en). Er is echter geen exportbestand aangemaakt. Oplossing De fout werd veroorzaakt door een aanpassing van Flex Benefits ten behoeve van de ondersteuning van de File API. De fout is opgelost met behulp van een datafix op 16 maart. ... Meer weergeven

Op dinsdagavond 4 april zal Flex Benefits vanaf 18:00 uur tijdelijk niet beschikbaar zijn wegens onderhoud. Het onderhoud betreft voorbereidingen voor de uitbreiding van de koppeling met MijnYouforce.  ... Meer weergeven

Inhoudsopgave Mededelingen Release 2023-03 Opgeloste meldingen In december verschijnt een foutmelding over de uitdienstdatum (change 4062878) Keuzes uit het keuzejaar 2022 zijn niet verwijderd door de Wizard jaarovergang (change 4130743) Medewerkers maken keuzes voordat de Wizard jaarovergang is gedraaid (change 4227683) Exportmutaties voor het doel Uitruilen reiskosten aanvragen worden niet aangemaakt (change 4252193) Medewerkers kunnen geen keuzes maken voor het doel Budget uitbetalen (change 4270452) Medewerkers kunnen geen keuzes maken voor het doel Budget uitbetalen (change 4331746)   Mededelingen  Release 2023-03 We hebben release 2023-03 geannuleerd. De opgeloste changes zijn opgenomen in release 2023-04.   Opgeloste meldingen In december verschijnt een foutmelding over de uitdienstdatum (change 4062878) Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Vakbondscontributie. Hij opent het keuzevenster voor dit doel. Flex Benefits toont dan direct de foutmelding: "Uw contract eindigt op 00-01-1900.  U kunt geen keuzes maken na deze datum en sommige bronnen kunnen voor u niet beschikbaar zijn.".  Deze melding is niet terecht. Bij de medewerker is geen uitdienstdatum vastgelegd. Oplossing Flex Benefits toont een verkeerde foutmelding. De medewerker probeerde de keuze te maken op 6 december. De parameter PARR_LaatsteIndiendag van het flexpakket van de medewerker heeft de waarde 5.  Dit betekent dat de medewerker t/m 5 december keuzes mag indienen voor de maand december. Vanaf 6 december mag hij geen keuzes meer maken voor december. We hebben de tekst van de foutmelding aangepast naar:  "U kunt geen keuzes meer maken voor de maand december, omdat de keuzeperiode is verstreken." Keuzes uit het keuzejaar 2022 zijn niet verwijderd door de Wizard jaarovergang (change 4130743) Melding Een beheerder van een organisatie heeft de Wizard jaarovergang gedraaid op 21 december 2022. De volgende dag controleert hij de gegevens in Flex Benefits. Hij ziet dat sommige keuzes uit het keuzejaar 2022 nog in Flex Benefits staan. Oplossing Als de beheerder overdag de Wizard jaarovergang draait, dan moet de opschoonfunctie van Flex Benefits in de volgende nacht om ca. 04.00 uur alle keuzes uit het afgelopen keuzejaar verwijderen / verplaatsen naar de tabel Historische keuzes. Dit is niet correct gebeurd op 22 december. Op 23 december heeft de opschoonfunctie wel correct gedraaid. Alle keuzes uit 2022 zijn verwijderd / verplaatst naar de tabel Historische keuzes. Het niet-functioneren van de opschoonfunctie werd veroorzaakt door een combinatie van omstandigheden. We hebben de opschoonfunctie verbeterd, zodat de functie in de toekomst ook onder soortgelijke omstandigheden wel correct functioneert. Medewerkers maken keuzes voordat de Wizard jaarovergang is gedraaid (change 4227683) Melding Deze melding komt uit januari 2023. De beheerder van een organisatie heeft de Wizard jaarovergang nog niet gedraaid. De parameter PARR_Keuzejaar heeft nog de waarde 2022. De beheerder heeft het flexpakket ook niet geblokkeerd, nadat de laatste keuzes voor december zijn ingediend.  Hierdoor was het mogelijk dat medewerkers in het jaar 2023 nog keuzes maakten voor 2022. Oplossing We hebben een extra controle toegevoegd die de systeemdatum vergelijkt met de waarde van de parameter PARR_Keuzejaar.  Als de waarde van de parameter kleiner is dan de systeemdatum en een medewerker probeert een keuze te maken voor een doel, dan toont Flex Benefits de foutmelding: "U kunt nog geen keuzes maken, omdat uw beheerder het programma nog niet heeft voorbereid voor het nieuwe keuzejaar." Exportmutaties voor het doel Uitruilen reiskosten aanvragen worden niet aangemaakt (change 4252193) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding In release 2022-04 hebben we het nieuwe doel Uitruilen reiskosten aanvragen toegevoegd aan het standaard flexpakket. De bedoeling van dit doel was dat medewerkers één keer een aanvraag voor dit doel zouden kunnen indienen. De exportfunctie van Flex Benefits zou daarna doorlopend exportmutaties maken voor het uitruilen van de fiscale ruimte reiskosten woon-werk. Dit zou zonder einddatum ook doorlopen in het volgende keuzejaar. We hebben gezien dat de exportfunctie in januari 2023 geen exportmutaties heeft aangemaakt voor het doel Uitruilen reiskosten aanvragen voor medewerkers die in 2022 een aanvraag voor dit doel hebben ingediend. Bovendien heeft een beheerder van een organisatie gemeld dat de exportmutaties voor dit doel niet worden opgenomen in het overzicht Overzicht openstaande keuzes bij uitdienst. Oplossing In de tabel Toekomstmutaties stonden verkeerde einddatums bij de mutaties voor het doel Uitruilen reiskosten aanvragen. Dit veroorzaakte de hierboven genoemde fouten. De gegevens in de tabel Toekomstmutaties zijn verbeterd door middel van een datafix op 7 februari 2023. De fouten zouden nu opgelost moeten zijn. Medewerkers kunnen geen keuzes maken voor het doel Budget uitbetalen (change 4270452) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business (Budget reserveren systeem) Melding Voor de medewerkers van deze organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard gereserveerd. De medewerkers zouden elke maand een keuze moeten kunnen maken voor het doel Budget uitbetalen, waarbij ze de bron Gereserveerd budget moeten kunnen inzetten.  De beheerder meldt dat het beschikbare bedrag voor de bron Gereserveerd budget op het keuzevenster van het doel Budget uitbetalen op 0,00 euro staat. De medewerkers kunnen dus geen keuzes maken. Oplossing Er zat een fout in de berekening van het beschikbare bedrag voor de bron Gereserveerd budget. Deze fout is ontstaan in release 2023-02. Wij hebben de berekening verbeterd en hiervoor een hotfix uitgebracht op 31 januari 2023. Medewerkers kunnen geen keuzes maken voor het doel Budget uitbetalen (change 4331746) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business (Budget uitbetalen systeem) Melding Voor de medewerkers van deze organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt elke maand standaard uitbetaald aan de medewerkers. Bij medewerkers, die in januari een keuze hebben gemaakt voor het reserveren van budget, staat het beschikbare bedrag van de bron Gereserveerd budget op het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen voor de maand februari op 0,00 euro. Hier zou het in januari gereserveerde bedrag moeten staan. De medewerkers kunnen geen keuzes maken voor het uitbetalen van gereserveerd budget. Oplossing Er zat een fout in de berekening van het beschikbare bedrag voor de bron Gereserveerd budget.  Wij hebben de berekening verbeterd en hiervoor een hotfix uitgebracht op 9 februari 2023. ... Meer weergeven

13-03-2023 17:00u - We gaan onderstaand probleem oplossen door middel van een hotfix. Hierdoor zal Flex Benefits vanavond vanaf 18:00 uur enige tijd niet beschikbaar zijn. We gaan eerst een nieuwe versie van de functie voor het indienen van aanvragen installeren en zullen daarna alle aanvragen, waarbij een foutmelding is ontstaan, automatisch opnieuw indienen.   10-03-2023 17:30h - We hebben geconstateerd dat sommige medewerkers een foutmelding in beeld krijgen nadat ze een aanvraag voor een doel hebben ingediend. De melding is: "Er is een fout opgetreden tijdens het indienen van uw keuze. Probeer het later nog eens.". Onderzoek heeft uitgewezen dat de foutmelding veroorzaakt wordt door het onderdeel dat contact maakt met Personeelsdossier, om op te vragen of er al een overeenkomst bestaat voor het gekozen doel. De melding is vastgelegd in change 4439675. De ontwikkelteams van Flex Benefits en Personeelsdossier zijn bezig met het onderzoek en werken aan een oplossing. ... Meer weergeven

Op woensdagavond 15 februari zal Flex Benefits vanaf 18:00 uur tijdelijk niet beschikbaar zijn wegens onderhoud. We gaan een hotfix installeren die de volgende change zal oplossen:   Change 4354382 - Medewerker kan geen keuze maken voor Budget uitbetalen Deze change is alleen van toepassing voor organisaties die Payroll Business gebruiken. Als een medewerker een keuze probeert te maken voor het doel "Budget uitbetalen" en daarbij zijn volledige beschikbare bedrag van de bron "Gereserveerd budget" wil inzetten, dan toont Flex Benefits een foutmelding. ... Meer weergeven

Op donderdagavond 9 februari zal Flex Benefits vanaf 18:00 uur tijdelijk niet beschikbaar zijn wegens onderhoud. We gaan een hotfix installeren die de volgende change zal oplossen:   Change 4331746 - Geen gereserveerd budget in de maand februari Deze change is alleen van toepassing voor organisaties die Payroll Business gebruiken en die het Budget uitbetalen systeem hebben. Bij medewerkers, die in januari een keuze hebben gemaakt voor het reserveren van budget, staat de bron "Gereserveerd budget" op het keuzevenster voor het doel "Budget uitbetalen" voor de maand februari op 0,00 euro. Hier zou het in januari gereserveerde bedrag moeten staan. ... Meer weergeven

In release 2022-04 hebben we het nieuwe doel "Uitruilen reiskosten aanvragen" toegevoegd aan het standaard flexpakket. De bedoeling van dit doel was dat medewerkers één keer een aanvraag voor dit doel zouden kunnen indienen en dat de exportfunctie van Flex Benefits daarna doorlopend exportmutaties zou maken voor het uitruilen van de fiscale ruimte reiskosten woon-werk. Dit zonder einddatum, ook doorlopend in het volgende keuzejaar. We hebben gezien dat de exportfunctie in 2023 geen exportmutaties heeft aangemaakt voor het doel "Uitruilen reiskosten aanvragen" voor medewerkers die in 2022 een aanvraag voor dit doel hebben ingediend. We hebben dit vanmiddag verbeterd door middel van een datafix. De gegevens in de tabel Toekomstmutaties zijn aangepast. De exportfunctie zou nu wel weer exportmutaties moeten aanmaken. ... Meer weergeven

31-01-2023 15:00u - We gaan onderstaand probleem oplossen door middel van een hotfix. Hierdoor zal Flex Benefits vanavond vanaf 19:00 uur enige tijd niet beschikbaar zijn.   31-01-2023 13:00u - Deze melding geldt alleen voor organisaties die Payroll Business gebruiken. We hebben van 2 klanten een melding ontvangen dat het beschikbare bedrag bij de bron "Gereserveerd budget" op het keuzevenster van het doel "Budget uitbetalen" op 0,00 euro staat, hoewel er in Payroll Business wel een bedrag is gereserveerd voor de medewerkers. We onderzoeken deze melding. ... Meer weergeven

Inhoudsopgave Opgeloste meldingen Diagram van het Overzicht applicatiegebruik is niet correct (change 2303528) Te hoog bedrag bij de bron Gereserveerd budget (change 2396856) Budgetsaldo op Budget overzicht is niet correct (change 2686288) Controle op wettelijk minimumloon is niet correct uitgevoerd (change 3746861) Beheerder kan de export niet starten (change 3847236) Bij sommige medewerkers wordt een dubbele exportmutatie aangemaakt (change 4037375) Medewerkers kunnen geen keuzes maken na het draaien van de wizard jaarovergang (change 4105937) Wet- en regelgeving  Wettelijk minimumloon Reiskostenvergoeding Opgeloste meldingen Diagram van het Overzicht applicatiegebruik is niet correct (change 2303528) Melding Een beheerder opent het overzicht Beheer > Overzichten > Overzicht applicatiegebruik.  Hij meldt dat het diagram verkeerde aantallen toont voor de categorieën 3 en 4. Oplossing Het Overzicht applicatiegebruik toont een taartdiagram waarin 4 categorieën worden onderscheiden: Aantal medewerkers dat niet heeft ingelogd in de geselecteerde periode Aantal medewerkers dat wel heeft ingelogd, maar geen keuzes heeft gemaakt Aantal medewerkers dat wel een keuze heeft gemaakt, maar deze keuze niet heeft ingediend Aantal medewerkers dat een keuze heeft ingediend. De bepaling van het aantal medewerkers dat valt in de categorieën 3 en 4 is verbeterd. Te hoog bedrag bij de bron Gereserveerd budget (change 2396856) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Voor de medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt automatisch gereserveerd. Als de medewerker het budget niet heeft gebruikt, dan wordt het saldo gereserveerd budget in december automatisch uitbetaald. In de maand december opent een medewerker het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen. Bij de bron Gereserveerd budget staat een bedrag dat twee keer zo hoog is als verwacht. Oplossing We hebben al vaker aan dit soort meldingen gewerkt. We hebben eerder de onderstaande verbeteringen aangebracht: Voor organisaties die het saldo gereserveerd budget in december automatisch uitbetalen, is op het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen de maand december niet meer beschikbaar. De berekening van het beschikbare bedrag voor de bron Gereserveerd budget is verbeterd.  Budgetsaldo op Budget overzicht is niet correct (change 2686288) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Voor de medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend en dit budget wordt elke maand automatisch uitbetaald. Een medewerker van deze organisatie heeft in de maanden januari t/m april een keuze gemaakt voor het reserveren van persoonlijk budget. Er wordt hierdoor een saldo van gereserveerd budget opgebouwd.  De medewerker opent het tabblad Budget overzicht in Flex Benefits. Hij controleert zijn Saldo gereserveerd budget voor de maanden januari t/m april. Zijn saldo voor de maand april is niet correct. Oplossing De fout kwam voor in de volgende situatie: De medewerker heeft een keuze ingediend voor het doel Budget reserveren voor de huidige maand. De keuze voor reserveren van budget is nog niet verwerkt in Payroll Business. Er is in Payroll Business al wel een (voorlopige) salarisproductie gedraaid voor de huidige maand. De gegevens van de voorlopige salarisproductie zijn geïmporteerd in Flex Benefits. De berekeningen van de waarden in de kolom Saldo gereserveerd budget op het Budget overzicht zijn voor deze situatie verbeterd. Controle op wettelijk minimumloon is niet correct uitgevoerd (change 3746861) Melding Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Fiets en daarbij de bron Brutoloon ingezet. Na verwerking van deze keuze in de salarisadministratie blijkt dat het brutoloon door deze keuze zover verlaagd zou worden, dat het beneden het wettelijk minimumloon uitkomt. Dit is niet toegestaan. Oplossing Het beschikbare bedrag voor de bron Brutoloon wordt in Flex Benefits berekend door het wettelijk minimumloon af te trekken van het brutomaandloon. Het wettelijk minimumloon is afhankelijk van de leeftijd van de medewerker. De medewerker is in de loop van het jaar 21 jaar oud geworden. Flex Benefits heeft het wettelijk minimumjeugdloon voor 20-jarigen toegepast. Dit is niet correct. De berekening van het beschikbare bedrag voor de bron Brutoloon is verbeterd.  Beheerder kan de export niet starten (change 3847236) Melding De beheerder van een organisatie probeert de export voor de huidige maand te starten.  Dit lukt echter niet. Hij opent de pagina Beheer > Verwerken keuzes > Exporteren keuzegegevens. De knop Nieuwe export is niet toegankelijk. Oplossing De knop Nieuwe export moet worden geblokkeerd zodra een beheerder van een organisatie de exportfunctie start, zodat de exportfunctie niet twee maal tegelijk gestart kan worden. De knop moet weer vrijgegeven worden, zodra de exporttaak is afgerond. Het vrijgeven is niet correct gebeurd. De functionaliteit voor het blokkeren en vrijgeven van de knop Nieuwe export is verbeterd. Bij sommige medewerkers wordt een dubbele exportmutatie aangemaakt (change 4037375) Melding Een beheerder meldt dat Flex Benefits bij sommige medewerkers twee exportmutaties heeft gemaakt voor de inhouding van het brutoloon. Ook ziet hij dat de rubriek BronTekortInGeld dezelfde waarde bevat als de gekozen bron. Oplossing In de rubriek BronTekortInGeld wordt het bedrag opgeslagen, dat bij de medewerker op het keuzevenster in het veld Nog nodig staat. In het veld Nog nodig staat het verschil tussen de totale kosten van het doel en de som van de inzet van alle bronnen. Als de medewerker zijn keuze wil opslaan of indienen, dan moet de waarde in het veld Nog nodig op 0 staan, of kleiner dan 0,99 euro zijn. Flex Benefits controleert dit. Als de medewerker de keuze opslaat/indient en de waarde in Nog nodig is groter dan 0,99 euro, dan moet het programma een rode blokkerende melding tonen. Deze controle werkte niet correct, waardoor de medewerker een keuze kon opslaan met een grote waarde in het veld Nog nodig. De controle is verbeterd. De oplossing is gereleased d.m.v. een hotfix op 08-12-2022. Medewerkers kunnen geen keuzes maken na het draaien van de wizard jaarovergang (change 4105937) Melding Een beheerder heeft de Wizard jaarovergang gedraaid in december. De volgende dag zet hij Flex Benefits open voor gebruik. Medewerkers proberen dan keuzes te maken voor het keuzejaar 2023, maar dat lukt niet. Het programma toont de foutmelding: "Uw contract eindigt op 00-01-1900.  U kunt geen keuzes maken na deze datum en sommige bronnen kunnen voor u niet beschikbaar zijn." Oplossing Er zat een fout in de bepaling wanneer de genoemde foutmelding moet worden getoond. De fout is opgelost. De oplossing is gereleased d.m.v. een hotfix op 20-12-2022. Wet- en regelgeving Wettelijk minimumloon We hebben de parameters voor het wettelijk minimum(jeugd)loon aangepast aan de waarden die gelden per 1 januari 2023. De parameters worden gebruikt voor het berekenen van het beschikbare bedrag voor de bron Brutoloon. Deze datafix is uitgevoerd op 19-12-2022. Reiskostenvergoeding We hebben de parameter voor de reiskostenvergoeding per kilometer aangepast aan de waarde die geldt per 1 januari 2023. De nieuwe waarde is 0,21 euro. De parameter wordt gebruikt voor het berekenen van de fiscale ruimte voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk. Deze datafix is uitgevoerd op 19-12-2022. ... Meer weergeven

Op woensdagavond 18 januari zal Flex Benefits vanaf 18:00 uur tijdelijk niet beschikbaar zijn wegens onderhoud. Het onderhoud betreft wijzigingen in het installatieprogramma. Flex Benefits zelf wordt niet gewijzigd. ... Meer weergeven

Op donderdagavond 29 december zal Flex Benefits vanaf 18:00 uur tijdelijk niet beschikbaar zijn wegens onderhoud. Het onderhoud betreft wijzigingen in de configuratie van de koppeling met HR Self Service. Flex Benefits zelf wordt niet gewijzigd. ... Meer weergeven