Versjon 16.10.1 er nå klar. Ligger ute i Visma Business 16.10.1 patch og som egen installasjon. Nedlastning   Den er inkludert i Visma Business sin patch 16.10.1, og finnes også som separat Document Center installasjon (for Visma Global og Visma Contracting).  Denne versjonen kan brukes sammen med Visma Business 16.10, Visma Global 16.10 og Visma Contracting 16.0. Det er også mulig å bruke denne versjonen sammen med Global 16.01, hvis man ikke bruker VUD i Document Center.   Her er hva som er nytt i denne versjonen: Tillater å koble til SMTP-server uten brukernavn/passord I versjon 16.10 oppgraderte vi tjenesten som gjør at du kan koble til en SMTP-server og sende eposter fra Visma Document Center. Det viste seg at det da ikke lenger var mulig å koble til SMTP-server uten brukernavn/passord. Enkelte SMTP-servere tillater tilkobling uten brukernavn/passord, så derfor har vi rettet dette i denne patchen. Mulighet for å scrolle og kopiere fra PDF når «Ny leverandør» er åpen Hvis man trykker på «Opprett leverandør» i Tolkningsvinduet, så er det nå mulig å scrolle og kopiere fra PDF-fakturaen. Scrollbar lagt til på det nye leverandørvinduet I versjon 16.10 la vi til et nytt leverandørvindu på hovedsiden ved siden av kommentarene. Dette vinduet manglet scrollbar, som nå er lagt til. Mer informasjon i tittellinjen på dokument viseren Når man har åpnet dokumentviseren i et eget vindu, så ser man nå også informasjonen om firma, bruker og dokument i tittellinjen på vinduet. Avgiftskode og Linje Avgiftskode er lagt til som mottaksfelt i ordlista Det betyr at man kan legge til alias som brukes til å tolke fakturaen, slik at avgifts kode automatisk blir fylt ut. Begge feltene er som standard ikke krysset av for «I bruk». Det er heller ikke lagt inn noen systemspesifiserte alias for dette. Verdiene som her blir tolket, vil automatisk bli lagt på henholdsvis Debet avgiftskode eller Kredit avgiftskode, avhengig av om dette er pluss eller minus. Verdien fra tolkningen vil bli prioritert høyest, dvs foran f.eks avgiftskode definert på konto. Hvis tolket avgiftskode ikke finnes i ERP, vil systemet håndtere det på samme måte som ingen verdi tolket. Oppdatert PDF-viser Vi har oppdatert PDF-viseren som viser dokumentene i Document Center. For Visma Contracting: Tillat bankkontonummer som starter på 0 Hvis bankkontonummer startet på 0, ble 0’en fjernet. Dette gjør systemet ikke lengre. For dansk OCR-tolk: Tillat fakturanummer med bokstaver. For dansk OCR-tolk vil den nå godta fakturanumre med bokstaver.   ... View more

Versjon 16.10 av Visma Document Center er nå tilgjengelig.    Denne versjonen kan brukes sammen med Visma Business 16.10, Visma Global 16.10 og Visma Contracting 16.0. Det er også mulig å bruke denne versjonen sammen med Global 16.01, hvis man ikke bruker VUD i Document Center.   Her er hva som er nytt i denne versjonen: Vis leverandørinformasjon på hovedsiden For å få bedre oversikt over og i tillegg til å gjøre det lettere å oppdatere leverandøren, vil det fra og med denne versjonen bli mulig å se/redigere informasjon om leverandøren i hovedvinduet til Document Center. Hver bruker kan aktivere/deaktivere dette ved å klikke på vis/skjul ikonet oppe til høyre i notatvinduet. Her kan man Klikke på Rediger for å endre opplysninger i ERP-systemet om leverandøren Se/endre «Motkonto leverandør» (Business), "Foreslått hovedbokskonto" (Global) og "Hovedbok" (Contracting). I dette feltet angir man hvilken kostnadskonto man vil at automatisk skal fylles inn i debet-feltet i Document Center på fakturaer fra denne leverandøren (kreditfeltet for kreditnotaer). Se/endre flytgruppe. Her kan man se/endre verdien som man tidligere måtte legge inn i Verktøy, Systeminnstillinger, Flyt, Administrere mottakere på leverandør. Flytgruppen som her er angitt vil automatisk dukke opp som forslag ved manuell «Send dokument på flyt», når fakturaen/kreditnotaen kommer fra denne leverandøren. Skru av/på linjeimport på fakturaer/kreditnotaer fra denne leverandøren. Ved alle endringer må man trykke på Lagre for aktivere endringene. Identifiser OCR-språk ved bruk av AutoImport Fra denne versjonen er det nå også mulig å bruke språket «OCR-detect» på dokumenter fra AutoImport. Det er spesielt nyttig hvis du mottar fakturaer fra forskjellige land og bruker AutoImport. Når man velger OCR-detect som språk, vil systemet finne riktig språk og automatisk bruke nøkkelordene til det språket. Document Center støtter språkene norsk, svensk, finsk, dansk og engelsk. Hvis den ikke finner språket, vil den bruke OCR-international, som i all hovedsak er lik den engelske. I tolkningsresultatvinduet kan trykke på Ordliste for se/redigere ordene som brukes for å gjenkjenne de forskjellige verdiene på fakturaene. Oppe til høyre i Ordliste kan du du skifte språk for å se de forskjellige ordene tilhørende det valgte språket. "AccountingCost" I elektroniske fakturaer med formatet Peppol BIS 2 eller 3, så finnes det et felt som heter "AccountingCost". Dette feltet kan brukes av avsender for å legge inn informasjon om hvordan fakturaen skal bokføres hos mottaker, da etter avtale med mottaker. Eksempel: <cbc:AccountingCost>Konto=4010;Avd=25;Prosj=4098<cbc:AccountingCost> Fra og med versjon 16.10 støtter Document Center tolkning og bruk av "AccountingCost" når den finnes i XML-fakturaen. "AccountingCost" presenteres som en ny målverdi i XML-ordlisten. Hvis verdien i "AccountingCost" er på formen i eksemplet: navn=verdi adskilt med semikolon, vil hvert navn bli noder i XML-trestrukturen, ved opprettelse av brukerspesifikke alias. Navnet "konto" er lagt til som systemspesifikk alias til målverdien "kostnadskonto". Ønsker man også å tildele verdier til kostnadsenheter, så må de legges inn som brukerspesifikke eller leverandørspesifikke alias.   Kostnadskontoen som tolkes fra "AccountingCost", har høyeste prioritet (sammenlignet med leverandørs motkonto eller interimskonto), og skal brukes som kostnadskonto på bilagslinjene.   "AccountingCost" kan også finnes på linjenivå i XML-filen, og kan håndteres av Document Center på samme måte. Når linjeimport er aktivert, blir den tolkede kostnadskontoen kopiert på alle tolkede linjer fra dokumentet hvis det ikke finnes noen bokføringsinformasjon for linjen. Rapportere om svindel til AutoInvoice Detect Service AutoInvoice tilbyr noe de kaller Detect Service som sjekker faktura og leverandør for deg, og varsler hvis det er noe du bør kjenne til, blant annet varsling om svindelforsøk.   Nå kan du varsle systemet ved mistanke om svindel. Du kan rapportere mistanke om svindel ved å høyreklikkmenyen i dokumentlisten på aktuelt dokument eller velge fra menyen Verktøy, «Rapporter mistanke om svindel». Tjenesten er bare tilgjengelig for fakturaene som importeres fra AutoInvoice. I forbindelse med rapporteringen blir du bedt om å velge en årsak og oppgi en kontakt-e-postadresse. Brukere kan i tillegg beskrive svindelsaken nærmere (valgfritt). På den måten kan du hjelpe andre som mottar falske fakturaer fra den leverandøren.   Rapporten kan vises eller slettes i AutoInvoice-grensesnittet inne i ditt ERP-system. Støtte for "Allowance" i PeppolBis3 "Allowance" finnes som en verdi i Peppol Bis 3 som enten legger til et beløp (frakt etc) eller trekker fra et beløp (rabatt) på hodenivå på fakturaen. Inntil nå har vi bare støttet beløp som skal trekkes i fra, nå støtter vi begge deler. Ved linjetolkning blir denne verdien lagt til som en egen linje, enten på kredit eller debet avhengig av om det skal legges til eller trekkes i fra. Oppdatert PDF-viser Vi har oppdatert PDF-viseren som viser dokumentene i Document Center. Her er noen av forbedringene: Feilen i 16.01 rundt utskrift er rettet. Nå kan man igjen høyreklikke og velge utskrift. Fikset feil på visning av noen PDF-typer Forbedret "Manuell nedlastning fra AutoInvoice" Når man velger å laste ned et eller flere dokumenter fra AutoInvoice fra menyvalget Verktøy / "Manuell nedlastning fra AutoInvoice", så vil dokumentet automatisk få den dokumentprofilen som er angitt i System / AutoInvoice i koblingen for hver klient. Systemet vil også automatisk kjøre tolkning av dokumentet, hvis innstillingen "Tolk dokumenter" er satt i System / AutoInvoice i koblingen for hver klient. NB: Hvis du bruker Visma Business' bokføringsregler, må de kjøres manuelt etter at dokumentet er tolket. Forbedringer for de som bruker Visma Business De automatiske bokføringsreglene støtter nå også kreditnotaer. Man må da lage egne regler for kreditnotaer i Visma Business. I tillegg kan bokføringsreglene også brukes når man ikke bruker linjeimport. Det vil si at man kan lage en regel på en bestemt forhandler, at man ønsker f.eks å splitte kostnaden på flere kostnadsenheter.   ... View more

Versjon 16.01 av Visma Document Center er nå tilgjengelig for nedlastning. Denne versjonen kan brukes sammen med Visma Business 16.01, Visma Global 16.01 og Visma Contracting 16.0.   For det meste er det feilrettinger i denne versjonen. Her er noe av det som er nytt i denne versjonen: Oppdatert versjon av OCR-delen. Vi bruker et eget program for OCR-tolkning, altså tolkning av tekst som er i PDF’er. Vi har lagt inn nyeste versjon av programmet, men dere vil nok ikke merke store forskjeller her. Oppdatert versjon av PDF-leseren. Også her bruker vi et eksternt program for visning av dokumenter. Vi har lagt inn siste versjon av programmet som gir følgende fordeler: Mulighet for å kopiere tekst fra side 2 og utover i  PDF-dokumentet Fikset feil på visning av noen PDF-typer Lettere å kopiere fra PDF’en Dessverre har det sneket seg inn en feil. Utskrift av dokumentet virker ikke. Les mer her. Feilrettinger: Filter på Opprinnelse. Dette filteret virket ikke tidligere. Innstilling Automatisk overfør AutoApproved til ERP. Ved en feil i versjon 16 så overstyrte «Automatisk overfør til ERP» denne innstillingen. Lagt til nytt språk: “Detect OCR language”. Finner automatisk riktig språk og bruker nøkkelord fra dette språket ved manuell import av dokumentet. For ytterligere detaljer, les Release Notes. Versjonen kan du finne her. ... View more

Mange norske bedrifter har utenlandske leverandører og mottar fakturaer på forskjellig språk og form. Her kommer en liten beskrivelse av hvordan man kan håndtere dette best i Visma Document Center. Motta elektroniske fakturaer Det beste er også her om man har mulighet til å motta fakturaene elektronisk. I Norge kan «alle» sende fakturaene elektronisk gjennom Peppol-nettverket, men slik er det ikke i alle andre land. Vi ser likevel at Peppol-nettverket sprer seg til f.eks stadig flere Europeiske land, og også til land utenfor Europa. F.eks har både Tyskland og Singapore vedtatt å bruke Peppol for offentlig sektor. Det er derfor verd et forsøk å høre om de utenlandske leverandørene kan sende fakturaen gjennom Peppol-nettverket. Da trenger de å vite ditt firmas elektroniske adresse. Hvis du f. eks har organisasjonsnummer 987654321, så vil din elektroniske adresse være 0192:987654321, der 0192 viser at det er en norsk Peppol-adresse. 0192 kalles også for Peppol BIS SchemeID og 987654321 er Peppol BIS Identifier. For å motta fakturaer elektronisk, må du selvfølgelig være knyttet opp til et Peppol aksesspunkt, f.eks Visma AutoInvoice, og være registrert i ELMA-registeret via dette aksesspunktet. Motta PDF-fakturaer via AutoInvoice Skanningskonto Du kan aktivere en skanningskonto i Visma AutoInvoice. Da kan du selv eller din leverandør sende PDF-fakturaer til epostkontoen 987654321@autoinvoice.no (hvis ditt orgnr er 987654321). Denne skanningsløsningen håndterer og tolker fakturaer på de fleste språk. Les mer om skanningstjenesten her. Motta PDF-fakturaer og legg dem manuelt inn i Visma Document Center Hvis man ønsker å manuelt importere PDF-fakturaer inn i Visma Document Center, så må man passe på å ha valgt riktig OCR-språk. Dette gjøres nederst til høyre i Visma Document Center. Systemet støtter følgende språk: Norsk, svensk, dansk, finsk, engelsk og nederlandsk. I tillegg har man et valg «International», for andre språk (i utgangspunktet også engelsk). For hvert av språkene finnes det en ordliste med system-ord som er knyttet opp mot hvert felt i Document Center. Her kan man forbedre systemet ved å legge til egne ord kalt «Brukerspesifikke alias», evt «Leverandørspesifikke alias» som da kun gjelder valgt leverandør. Disse ordene brukes av OCR-tolkeren til å finne de riktige verdiene. Ved å legge til ord, kan man øke treff-prosenten og forbedre tolkningen av PDF’ene. Hvis man ikke klarer å finne en verdi basert på slike ord, kan man legge inn en maske på fakturaen. Da angir man den nøyaktige plasseringen for den verdien man er på jakt etter. Både Ordliste og Maske finner du i Tolkningsresultat-vinduet.   I versjon 16.01 av Visma Document Center, kan man velge OCR-språk «Detect»: Ved å bruke dette «språket» vil systemet automatisk finne det beste språket, og bruke den ved tolkning av dokumentet. Den vil da bruke samme ordliste som det språket den velger å bruke har, f.eks hvis den finner ut at språket er svensk, så vil den bruke den svenske ordlisten. Fra versjon 16.10, vil det også være mulig å bruke dette «språket» ved AutoImport. ... View more

Vi har nå laget en ny patch for Visma Document Center versjon 15.10. Den vil ha navnet 15.10.4 og er nå tilgjengelig her på Community. Denne versjonen leveres sammen med Visma Business 15.10.2.   Her er feilrettingene/forbedringene som er gjort i denne patchen: Oppdatert PDF-leser slik at den nå blant annet støtter å vise kommentarer som er lagt inn på PDF’en. Ny innstilling: Alltid bruk bankkontonummeret fra ERP-systemet. Da vil den aldri bruke verdien som er tolket fra fakturaen. Innstillingen som lå der fra før «Bruk alltid ERP-verdi ved manglende samsvar mellom bankkontoer» (kom i 15.01), er flyttet til Tolkningsresultat-vinduet. (NB! Denne endringen er ikke med i versjon 16.00, men vil være der fra versjon 16.01) Forbedring for svenske firmaer: Forbedret valg av bankkontonummer fra PEPPOL BIS 3 formatet. Nå velger den bankkontonummer ut fra denne prioriteringen: BANKGIRO, PLUSGIRO, BBAN, LOCAL, IBAN. Verdiene hentes fra FinancialInstitutionBranch/ID. Forbedring i tolkning av KID for danske fakturaer + Noen små feilrettinger (se releas notes) ... View more

Her er nyhetene i den versjonen: AutoApprove-avtaler Denne funksjonaliteten gjør det mulig å automatisk godkjenne innkommende fakturaer. Tjenesten må aktiveres av administrator i Document Center. Deretter er det regnskapsførerne som kan opprette reglene for disse avtalene, og dermed blir ansvarlig for de automatiske godkjenningene. Dette er ment for fakturaer som stort sett er like og man mottar flere ganger, f.eks husleie. Da vil fakturaene komme fra samme leverandør og være på samme beløp hver måned. Dette kan registreres som en avtale, slik at disse blir automatisk godkjent. Man definerer en avtale basert på leverandør (obligatorisk), referanse (valgfritt), beløp fra/til (valgfritt), frekvens (valgfritt) og varighet på avtalen. Det er en innstilling som gjør at man kan velge å automatisk overføre automatisk godkjente fakturaer til økonomisystemet. AutoInvoice Detect Service AutoInvoice tilbyr noe de kaller Detect Service som sjekker faktura og leverandør for deg, og varsler hvis det er noe du bør kjenne til, blant annet varsling om svindelforsøk. Det er tre typer kontroller som kan brukes i Document Center ved AutoInvoice-import: Orgnummer-/konkursstatus sjekk – Kontrollerer fakturaavsenderen mot det nasjonale selskapsregisteret for å se om firmaets orgnummer er registrert og aktiv. Kontrollen returnerer også informasjon om eventuell konkursbehandling for bedriften. Denne kontrollen er nå tilgjengelig for Finland og Norge. Advarsel-liste – Kontrollerer avsenderen av fakturaen mot en liste over mistenkelige/falske bedrifter. MVA – Hvis fakturaen innehar merverdiavgift, kontrolleres det at avsenderen av fakturaen er MVA-registrert (dette fantes også i tidligere versjoner av Document Center, men nå i en ny versjon). Tjenestene aktiveres i System/Visma AutoInvoice/Rediger eller Legg til kobling. Her kan du også velge om advarsler fra tjenesten skal stoppe AutoFlow.  Les mer om tjenesten her: https://documentation.autoinvoice.visma.com/detect/guide/    Nye ikoner og layout i hovedvinduet og i noen små vinduer Håper dere liker de nye ikonene 🙂  Filtreringsvinduet har også endret design   Identifiserer OCR-språk Ved OCR-tolkning vil systemet tolke på det språket som er valgt som OCR-språk. Men fra nå av vil den også forsøke andre språk, hvis OCR-tolkningen ikke gir forventet resultat. Den vil altså først prøve på valgt språk. Hvis resultatet ikke er tilfredsstillende, vil den prøve å identifisere språket, og prøve tolkning på det språket. Hvis det heller ikke er tilfredsstillende, vil den til slutt prøve alle språk vi støtter, og velge den med best treff. OCR-maske på flersidig dokument Nå er det mulig å plassere maske for OCR-tolkning av data også for andre sider enn førstesiden i et PDF-dokument. Bla til riktig side før du trykker på maske.   Endre forfallsdato fra Approval Nå er det mulig å tillate godkjenneren i Approval og endre forfallsdato. Det har vært flere som ønsker å gjøre dette, for på den måten å styre hvilken dato fakturaen skal betales på. Denne muligheten kan skrus på per firma under System/Visma.net Approval/   Andre nyheter/forbedringer Leverandørnummer legges til feltet Leverandørnr på alle linjer ved linjetolkning Eksternarkiv viser nå også MVA-kode Ny menyplass til AutoFlow og AutoApprove, de er nå flyttet til Verktøy Oppfølging AutoInvoice laster nå også ned manglende vedlegg Servicekonsoll for alle servicer Nå kan man åpne Servicekonsoll og se status for alle de 5 servicene som kjøres på server. 64 bits versjon Visma Document Center leveres nå i 64 bits versjon. For å bruke denne versjonen, må du også bruke 64-bits på ditt økonomisystem. Visma Business Visma Business har en pilotversjon med 64-bits. Avklar med din Visma-partner om dette er noe der kan gå inn i. Visma Business 64-bits støtter per i dag ikke BIG. Visma Global Visma Global støtter 64-bits. Mange velger å kjøre 64-bits på server og 32-bits på arbeidsstasjon. Da må man gjøre tilsvarende med Document Center.  Visma Contracting Støtter ikke 64-bits   Nyheter for de som bruker Visma Business Bokføringsregler i Visma Business Nå er det mulig å lage bokføringsregler i Business. Fra Document Center kan man aktivere at disse reglene skal kjøres ved mottak av fakturaer.  Denne tjenesten aktiveres av administrator i Verktøy/Systeminnstillinger/Generelt/Firmainnstillinger. Huk av for “Foreslå bokføring fra regler”.  Når denne innstillingen er på, vil alle dokumenter som importeres og tolkes automatisk, kjøre denne behandlingen og få forslag til bokføring hvis kriteriene for bokføringsbehandling oppfylles. Reglene sjekkes på hver konteringslinje bortsett fra leverandørlinjen (den første linjen). Hvis man ikke får tolket linjer (enten fordi linjetolkning ikke er skrudd på, eller at man har OCR-tolket en PDF), så kan man velge å legge kostnadsføring på en egen linje. På den måten kan bokføringsreglene også kjøres på en tolket PDF. Dette aktiveres ved å skru på “Splitt kostnad og leverandør på hver sin linje” under Verktøy/Systeminnstillinger/Firmainnstillinger. Betingelsene for at bokføringen skal slå til legges i Business-tabellen Regnskap/Faste opplysinger/Bokføringsregel-kriterie. Selve bokføringen finner du i tabellen Regnskap/Faste opplysinger/Bokføringsregel-handling.  Bokføringsreglene kjøres ikke på kreditnotaer. ... View more