Nå kan du sende inn dine reiseutlegg direkte fra mobiltelefonen!    App'n Visma Employee er utvidet med Expense.    Ta bilder av kvitteringene som før, i Attach. De er deretter tilgjengelig for bruk i Visma Employee. Legg til alle reisens kvitteringer, og send til godkjenning - direkte fra mobilen!   Du kan lese mer og se visning av App'n i en video her   Om reisen inkluderer bruk av privat bil, får du dessverre ikke registrert det på mobilen - enda. Ei heller om det er en reise med diettgodtgjørelse.   PS! Visste du at det også finnes andre muligheter i Visma Employee? Du kan registrere timer, ferieønsker, fravær  og motta dine lønnsslipper.           ... Vis mer

Expense er oppdatert med nytt reiseregulativ, gjeldende med virkning fra 22. juni. Du kan lese mer om endringene her   Nye satser og logikk vedr "6 og 12 timers regelen", ble oppdatert 28. juli.            ... Vis mer

Kostnader betalt av arbeidsgiver kan registreres i Expense. Med riktig håndtering i lønn og regnskap (se her for overføring rett til regnskap)   Slik fungerer det: Angi at ansatte skal kunne registrere utgifter betalt av arbeidsgiver  Innstillinger | Typer | Annet, aktiver typen "Betalt av arbeidsgiver".  MERK! er Expense satt opp med integrasjon med Financials, er denne muligheten ikke tilgjengelig. Feltet "Betalt av arbeidsgiver" fremkommer når ansatte registrerer sine transaksjoner.  Firmakredittkort kan integreres med Expense, da vil hake for det normalt automatisk bli satt. Om ikke må haken angis av bruker.  På utleggstypene må du angi hvilken lønnsart kostnader betalt av arbeidsgiver skal overføres til. Lønnsarttypen på denne lønnsarten skal være "Trekk", slik at den ansatte ikke får utlegget utbetalt. Remittering av reiser vil ta hensyn til "betalt av arbeidsgiver", enten man remitterer direkte fra Expense, eller via lønnssystemet. Utgifter kostnadsføres normalt på samme måte uavhengig hvem som har betalt dem. Dvs. at det vil komme 2 lønnsarter, en for utlegget og kostnadsføring av dette. Og en "minus" linje fordi det er betalt av arbeidsgiver.   Om noen ansatte har firmakort hvor arbeidsgiver betaler fakturaen, er det ofte tidkrevende å avstemme det. Det finnes dessverre ingen god standardiserte rutine for det. Erfaringsmessig er det derfor ofte mer effektivt med kredittkort med personlig ansvar, slik at de ansatte levere sine reiseregninger og kvitteringer innen rimelig tid.      Ofte stilte spørsmål Kan betalt av arbeidsgiver føres mot forskjellige hovedbokskontoer eller reskontro? Da det kun er en type og en lønnsart, er det kun en hovedbokskonto føring blir postert på. ... Vis mer

Visma Lønn og GDPR   Retten til å bli glemt Dette punktet omhandler sletting av data. Det er arbeidsgiver sitt ansvar å sørge for at data som ikke lenger kreves for å ivareta oppbevaringsplikten blir slettet. Dette gjelder f.eks.pårørende informasjon og fravær som ikke er rapporteringspliktig i a-melding. Dette er opplysninger som kan slettes på vanlig måte fra systemet. Visma Lønn har rutine for å slette sluttede ansatte. Du kan lese om det her. Du kan også slette ikke oppbevaringspliktige ansattopplysninger, les om det her.   Innsyn i egne data Visma  Lønn har i dag en rekke rapporter som samlet vil kunne gi den ansatte informasjon om hvilke opplysninger som er lagret om vedkommende. Rapportene blir i versjon 13 samlet i en mappen “Personalrapporter”, for å gjøre en totaloversikt enkel.   Hvem har innsyn? Alle som er gitt tilgang til Visma Lønn, har normalt tilgang til alle ansatte og samtlige data. Hvem som har tilgang er bedriftens eget ansvar.     Portabilitet Du kan eksportere personopplysninger fra Visma Lønn. Rutinen kan benyttes om ansatt ønsker “portabilitet”, “ta med seg dataene sine”. Om vi tenker ansattopplysninger og mulig  ny “samarbeidspartner”, som i denne sammenheng vil si ny arbeidsgiver - så er det i praksis svært få opplysninger som kan være aktuelle. Du kan lese om eksport av data her.   Lønnsslipper og kryptering Lønnsslipper har i alle år blitt sendt kryptert fra Visma Lønn. Dette betyr at den ansatte må angi sitt passord for å få åpnet dem.   Utvidet passordbeskyttelse sikrer ulovlig adgang Den sikres måten å sende lønnsslipper på, er via Visma.net. Tjenesten er gratis, og heter Visma.net Payslip. Du kan lese mer om Payslip her.   I Visma.net kan bruker benytte 2-faktor-autentisering. Det innebærer at man i tillegg til brukernavn og passord også vil benytte en engangskode fra mobil.   Sensitive data - rapporter (fødselsnummer) Vedr rapporter som skriver ut fødselsnummer, kan skrives ut uten. Vi gjør oppmerksom på at lønnsslipp lovpålagt skal inneholde fødselsnummer.   Rapporter som sendes ledere sendes kryptert Visma Lønn har en rekke rapporter som kan sendes bedriftens ledere. Rapportene sendes kryptert på e-post.   Logg Alle opprettelser, endringer og slettinger som utføres i systemet, kan logges. Du kan lese om logg her.   Generell sikkerhet Visma Lønn har i alle år hatt streng sikkerhet. Denne er ytterligere sikret i versjon 13.     For generell GDPR-informasjon fra Visma https://www.visma.no/gdpr/ https://www.visma.com/trust-centre/   For "spørsmål & svar", les her.   ... Vis mer

Visma Lønn GDPR informasjon finner du her     Kan jeg slette sluttede ansatte? Ja. Når oppbevaringsplikten er utløpt. Husk at alle personens data blir borte. Vi anbefaler at du leser dette.   Slettes sluttede ansatte automatisk når oppbevaringsplikten er utløpt? Nei. Men det er veldig enkelt å slette ansatte manuelt.   Kan jeg slette ikke oppbevaringspliktige ansattopplyssninger? Ja. Les om det her.   Kan "gammelt" fravær slettes? Fraværsregistrering er å anse som "sekundær informasjon" i hht regnskapsloven. Slik informasjon kan slettes etter 3,5 år. Det kan du slette i rutinen som beskrevet over, eller via skjermbildet som viser alt fravær sortert etter dato. Gå inn på "Rutiner / Fravær / Fraværsregistrering, alle". Søk frem eller sorter på dato, slik at du ser alle linjer som er 4 år eller mer. Merk linjene og trykk på "Delete".   MERK! sletting kan ta litt tid.  Du kan også kjøre denne rapporten her, med kun utvalg for fraværsdata.   En ansatt vil ha innsyn i sine data - hva gjør jeg? Kjør ut alle rapporter i mappen "Personalrapporter” (unntatt “ansatt sluttet”). Disse kan lagres som pdf-filer (via knappen “Eksport”).   Kan ansatte anonymiseres? I praksis står valget mellom å slette sluttede ansatte eller slette ikke oppbevaringspliktige data.   Hvordan kan vi se hvem som har tilgang til Visma Lønn? Du se hvem som har tilgang til Visma Lønn under “Verktøy / Administratorfunksjoner / Adgang / Brukeroppsett” NB! Benytter du VUD eller RAC , styres brukertilgangen der.   Sendes elektroniske lønnsslipper kryptert? Ja. Lønnsslipper har i alle år blitt sendt kryptert fra Visma Lønn. Dette betyr at den ansatte må angi sitt passord for å få åpnet dem.    Våre sikkerhetskrav er i henhold til Datatilsynets forslag om kryptering av lønnsslipper er gjennomført med 128-bits nøkkel. Denne krypteringen ivaretas også ved videresending.   Hva med rapporter jeg sender elektronisk til eksterne? Skal du sende rapporter til eksterne elektronisk, bør du ved generering angi at disse skal lages uten ansattes fødselsnummer. Rutinen i Visma Lønn for å sende rapporter til (avdelings)ledere, sendes alltid kryptert.      Jeg har et gammelt firma jeg ønsker å slette Det må du evt. gjøre i SQL (databasen), ikke i Visma Lønn. Du kan lese om det her.     Trenger vi en Databehandleravtale (DPA - Data processing Agreement) med Visma? Svaret på det finner du her     Hvor lagres våre data?  Er alle data kryptert? Visma Lønn data lagres i en SQL databasen (fra Microsoft). Sikkerheten av den er utenfor Vismas leveranse av Visma Lønn. Kontakt din IT-ansvarlig for mer informasjon.     Er Visma Lønn GDPR godkjent? Det finnes ingen slik betegnelse. Systemer får ikke et “godkjenningsstempel” fra EU eller norske myndigheter. Visma har tilpasset sine produkter og tjenester i forhold til hva vi mener er relevant i den nye personvernloven.   Garanterer Visma for at vi forholder oss til GDPR ved bruk av Visma Lønn? Nei. Det er deres eget ansvar å sørge for at personopplysninger blir behandlet i tråd med regelverket. Med Visma Lønn har du et verktøy som støtter dere i dette arbeidet.   Les mer generelt her ... Vis mer

Visma Lønn har en generell rutine hvor du kan eksportere data. Du finner den under "Verktøy" I dette tilfelle lager vi csv-fil med enkle ansattopplysninger. Finn tabellen "ansatt" - og "dra med" deg ønskede felter til høyre del av skjermbildet (se eksempel). Når det er gjort, angir du hva filen skal hete, og hvor den skal legges (på maskin/server).   Det finnes mange andre rutiner for eksport også, Det kan være ditt behov bør løses på en annen måte enn ihht denne beskrivelse, så kontakt gjerne din partner for rådgivning.    I filen vil samtlige ansatte eksporteres. Gjør du dette med tanke på GDPR - og kompabilitet, "ta med seg data" - kan også alternativet under være et alternativ.   Velg ønsket felter i tabelloppsettet under "Ansattlister", finn aktuell person, klikk høyre-mus i tabellen, og velg kopier til excel NB! I dette skjermbildet har vi tatt med fødselsnummer og bankkontonr. I hvert fall fødselsnummer er sensitiv informasjon, og anbefales utelatt     Et alternativ til utlesing i CSV format, er heller å hente ut dataene rett fra databasen. Dette kan du lese mer om her. Relaterte brukertips Databasespørring  Eksport til Visma.net Payroll ... Vis mer